You are on page 1of 26

ABC Word 2007 PL

Autor: Aleksandra Tomaszewska-Adamarek


ISBN: 978-83-246-1039-6
Format: B5, stron: 256

Czasy maszyn do pisania odchodz w niepami. Dzi narzdziami do edycji tekstw s


aplikacje komputerowe, wrd ktrych niekwestionowan palm pierwszestwa dziery
Word. Jego najnowsza wersja Word 2007 ma cakowicie przeprojektowany interfejs
uytkownika i nowe narzdzia przyspieszajce prac nad dokumentami. Za pomoc
Worda mona nie tylko napisa i zredagowa tekst, ale rwnie wstawi do niego
ilustracje, wykresy, przypisy, skorowidz i spis treci. Word to jedno z podstawowych
narzdzi wykorzystywanych w firmach, a umiejtno korzystania z niego jest niemal
podstawow kwalifikacj wymagan przez pracodawcw.
Dziki ksice ABC Word 2007 PL nauczysz si korzysta z tej aplikacji. Poznasz jej
interfejs uytkownika oraz zasady pracy z dokumentami. Dowiesz si, jak wprowadza
i formatowa tekst, drukowa dokumenty i dodawa do nich takie elementy, jak numery
stron, nagwki i stopki. Nauczysz si wstawia do tekstu ilustracje i tabele oraz
korzysta ze stylw i szablonw. Przeczytasz take o tworzeniu skorowidzw, spisw
treci, wykazw ilustracji i przypisw.
Praca z dokumentami
Edycja tekstu
Formatowanie na poziomie akapitw i pojedynczych znakw
Numerowanie stron
Umieszczanie rysunkw w tekcie
Tworzenie list i tabel
Korzystanie ze stylw
Wersjonowanie dokumentw
Generowanie korespondencji seryjnej
Skorzystaj z Worda i stwrz profesjonalnie wygldajce dokumenty
Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

SPIS TRECI
Wstp ............................................................................. 9
1

Zaczynamy! ................................................................... 15
Uruchamiamy program Word i co z tego wynika ..................... 16
Obszar roboczy, czyli miejsce do pracy ......................................... 18
Otwieranie dokumentw w programie Word ............................... 19
Tworzenie nowego dokumentu ................................................ 19
Otwieranie istniejcego dokumentu ........................................ 21
Sposoby na szybkie otwieranie dokumentw ......................... 22
Wymiana dokumentw pomidzy aplikacjami ................................ 23
Inne edytory tekstw ................................................................ 23
Pierwszy dokument ........................................................................ 25
Przygotowanie dokumentu do wydruku ....................................... 26
Przygotowanie dokumentu ...................................................... 26
Drukowanie ............................................................................... 28
Problemy z drukowaniem ........................................................ 32
Zapisywanie dokumentw ............................................................. 33
Usuwanie i zmiana nazwy dokumentw ...................................... 35
Koczenie pracy z programem ....................................................... 36

Edycja dokumentw ....................................................... 37


Zaznaczanie tekstu ......................................................................... 37
Kopiowanie tekstu .......................................................................... 40
Wklejanie tekstu ............................................................................. 41
Wycinanie tekstu ............................................................................ 42
Usuwanie liter i fragmentw tekstu ............................................. 42

ABC Word 2007 PL

Wyszukiwanie fragmentw tekstu ............................................... 44


Wyszukiwanie z uyciem symboli wieloznacznych ............... 45
Cofanie ostatnio wykonanych czynnoci ...................................... 47
Powtarzanie ostatnich wpisw
i ostatnio wykonanych czynnoci .......................................................48
Formatowanie tekstu ..................................................................... 49
Czcionka .................................................................................... 49
Pozycjonowanie i wyrwnywanie tekstu ............................... 51
Odstpy midzy wierszami ...................................................... 52
Wstawianie symboli ................................................................. 54
Znaki podziau .......................................................................... 56
Przykazania efektywnej edycji tekstu ........................................... 56
Najpierw napisz tekst, a pniej zajmuj si
jego formatowaniem .............................................................. 56
Poznaj metody zaznaczania, kopiowania
i przenoszenia tekstu ............................................................. 56
Naucz si korzysta z funkcji cofania i powtarzania polece ......56
Naucz si korygowa bdy w wielkoci liter ......................... 57
Zaprzyjanij si z poleceniami zakadki Widok ...................... 57
Dobierz odpowiedni widok i powikszenie ............................. 57
Naucz si szybko przemieszcza wewntrz dokumentu ........ 57
W pocztkowej fazie dobierz czcionk,
ktr atwo jest odczyta ....................................................... 57
Naucz si korzysta z Autotekstu i funkcji Autokorekta ....... 57
Numerowanie stron ....................................................................... 58
Formatowanie numerw stron ................................................ 59
Numerowanie stron poczwszy od numeru innego ni 1 ...... 60
Usuwanie numerw stron ........................................................ 60
Data i godzina ................................................................................. 61
Obiekty graficzne ........................................................................... 62
Ksztaty ..................................................................................... 62
WordArt .................................................................................... 66
ClipArt ....................................................................................... 70
Obiekty graficzne z innych plikw .......................................... 71

Praca z tekstem .............................................................73


Listy punktowane i numerowane ................................................. 73
Listy numerowane konspektu ................................................. 75
Numerowanie nagwkw utworzonych
za pomoc wbudowanych stylw nagwkw ..................... 76
Numerowanie nagwkw utworzonych
za pomoc stylw niestandardowych ................................... 76
Numerowanie elementw w tekcie akapitu .......................... 77
Tworzenie pustych list numerowanych .................................. 79
Style list wypunktowanych i numerowanych ........................ 79
Punktory ................................................................................... 81
Usuwanie wypunktowania lub numerowania ........................ 82
Przerwanie listy ........................................................................ 83

Spis treci

Kolumny .......................................................................................... 83
Nagwki i stopki ............................................................................ 86
Tworzenie nagwkw i stopek ............................................... 87
Nagwki i stopki w dokumencie zawierajcym wiele sekcji ....88
Przypisy .......................................................................................... 91
Przenoszenie, kopiowanie i usuwanie przypisw ................... 93
Symbole jako znaczniki przypisw .......................................... 93
Bibliografia ..................................................................................... 94
Dodawanie nowego cytatu ....................................................... 94
Znajdowanie rda .................................................................. 95
Tworzenie bibliografii .............................................................. 96

Style i szablony ............................................................. 97


Style ................................................................................................. 97
Typy stylw ............................................................................... 98
Stosowanie stylu ....................................................................... 99
Tworzenie stylw ................................................................... 100
Okienko zada Style ............................................................... 102
Modyfikowanie stylw ........................................................... 102
Usuwanie stylu ....................................................................... 104
Style wbudowane ................................................................... 104
Malarz formatw oraz inne sposoby powtarzania stylu ...... 105
Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu ............................. 105
Porwnywanie podobnego formatowania ............................. 106
Ograniczanie formatowania dokumentu ............................... 108
Problemy ze stylami ............................................................... 109
Szablony ........................................................................................ 112
Szablon standardowy (Normal.dotm) .................................... 113
Praca z szablonem .................................................................. 113
Tworzenie szablonw ............................................................. 114
Modyfikowanie szablonw .................................................... 116
Zabezpieczanie szablonu ........................................................ 119

Tabele ......................................................................... 121


Tworzenie tabel ............................................................................ 122
Szablony tabel ......................................................................... 123
Sekcja Tabela .......................................................................... 123
Polecenie Wstaw tabel .......................................................... 125
Rysowanie tabeli ..................................................................... 125
Konwertowanie tekstu na tabel ........................................... 126
Umieszczanie tabeli wewntrz innej tabeli .......................... 127
Wprowadzanie danych ........................................................... 128
Edytowanie i formatowanie tabel ............................................... 128
Zaznaczanie fragmentw tabeli ............................................. 129
Edycja danych w tabeli .......................................................... 130
Dodawanie i usuwanie komrek, wierszy i kolumn ............. 131
Scalanie lub dzielenie komrek tabeli ................................... 134
Przenoszenie lub kopiowanie tabeli ...................................... 134

ABC Word 2007 PL

Formatowanie tabel ............................................................... 136


Waciwoci tabeli .................................................................. 140
Sortowanie danych w tabeli .................................................. 144
Numerowanie komrek .......................................................... 146
Kierunek tekstu ...................................................................... 147
Obramowanie i cieniowanie .................................................. 147

Konspekty, spisy treci i indeksy ..................................151


Co to jest konspekt? ...................................................................... 151
Widok Konspekt ........................................................................... 152
Tworzenie i modyfikowanie konspektw ................................... 153
Poziomy konspektu a styl akapitu ......................................... 154
Drukowanie konspektu .......................................................... 155
Tworzenie spisu treci ................................................................. 156
Tworzenie i formatowanie spisu treci ................................. 156
Aktualizacja spisu treci ........................................................ 160
Usuwanie spisu treci ............................................................ 161
Spis ilustracji ................................................................................ 161
Tworzenie indeksu ....................................................................... 164
Oznaczanie wyrazw i wyrae ............................................ 165
Plik konkordancji .................................................................... 166
Tworzenie indeksu ................................................................. 168
Edycja indeksu ........................................................................ 169
Aktualizacja indeksu .............................................................. 170

Adresowanie ................................................................171
Korespondencja seryjna pierwsze kroki ................................. 172
Tworzenie korespondencji seryjnej ....................................... 173
Koperty i etykiety ......................................................................... 180
Tworzenie i drukowanie etykiet
dla korespondencji seryjnej ................................................. 180
Tworzenie i drukowanie etykiet
dla pojedynczego elementu lub adresu ............................... 184
Tworzenie i drukowanie kopert dla korespondencji seryjnej ....185
Tworzenie i drukowanie pojedynczej koperty ...................... 186

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu .................189


Opcje edycji dokumentu ............................................................... 189
Poruszanie si w dokumencie ...................................................... 195
Definiowanie wygldu okna programu ................................. 195
Widoki dokumentu ................................................................. 196
Widok Odczyt penoekranowy ............................................... 196
Widok Plan dokumentu .......................................................... 197
Przegldanie dokumentu wedug obiektw .......................... 198
Zakadki ................................................................................... 199
Sprawdzanie pisowni ................................................................... 203
Sprawdzanie pisowni i gramatyki w trakcie pisania ........... 204
Sprawdzanie pisowni w caym dokumencie ......................... 206
Korzystanie ze sownikw niestandardowych ...................... 207

Spis treci

Szybkie wstawianie tekstu .......................................................... 209


Autokorekta ............................................................................. 209
Zmiana wielkoci liter .................................................................. 211
Pisanie i wstawianie rwna ....................................................... 212
Pisanie rwnania .................................................................... 212
Wielokrotne uywanie i rozpowszechnianie czci dokumentu ..... 214
Tworzenie bloku konstrukcyjnego do ponownego uycia .... 214
Znajdowanie i uywanie bloku konstrukcyjnego .................. 215
Zmienianie zawartoci bloku konstrukcyjnego ..................... 215
Zapisywanie i rozpowszechnianie
blokw konstrukcyjnych za pomoc szablonu ................... 217

Praca zespoowa .......................................................... 219


Praca wielu uytkownikw nad jednym dokumentem .............. 220
Zakadka Recenzja .................................................................. 220
Wstawianie komentarzy,
czyli jak skrytykowa cudz prac ...................................... 220
Tworzenie notatek z wykorzystaniem tekstu ukrytego ....... 226
Przegldanie dokumentu ........................................................ 227
Przygotowanie dokumentu do recenzowania ....................... 232
Podpisy cyfrowe ...................................................................... 234
Dokument gwny i dokumenty podrzdne ................................ 239
Tworzenie ............................................................................... 240
Zmiana pooenia i edycja dokumentw podrzdnych ......... 242
Ochrona ................................................................................... 242
Wsppraca ................................................................................... 243

Skorowidz ................................................................... 245

6
KONSPEKTY,
SPISY TRECI
I INDEKSY
Co to jest konspekt?
Konspekt to hierarchiczna struktura dokumentu,
ktr tworz jego nagwki i nagwki podrzdne.
Konspekt tworz tytuy wszystkich rozdziaw
i podrozdziaw, a na tej podstawie dopiero powstaje dokument lub ksika. Rozmiar czcionki
nagwka zaley od poziomu konspektu rozmiar
czcionki ronie wraz z poziomem.
Program Word jest wyposaony, w ramach szablonu Normal.dotm, w dziewi stylw wbudowanych, ktre umoliwiaj tworzenie struktury konspektu. Konspekt przedstawia sposb organizacji
dokumentu i uatwia modyfikacj jego struktury.

ABC Word 2007 PL

Widok Konspekt
W programie Word dostpny jest specjalny widok Konspekt do pracy z konspektami. Typowy konspekt w tym widoku przedstawia rysunek 6.1. Aby wczy widok
Konspekt, kliknij przycisk Konspekt znajdujcy si w dolnej czci okna programu.

Rysunek 6.1.

Dokument przedstawiony w widoku Konspekt

W widoku Konspekt program automatycznie tworzy wcicia nagwkw, aby


pokaza istniejce midzy nimi relacje. Uytkownik moe wywietli lub ukry
okrelony poziom konspektu. Narzdzia do pracy z konspektem znajduj si na
zakadce Tworzenie konspektu tu nad oknem dokumentu (rysunek 6.2).

Rysunek 6.2.

Zakadka Tworzenie konspektu

Aby wywietli okrelony poziom konspektu, wybierz odpowiedni opcj z listy


rozwijanej Poka poziom w sekcji Narzdzia tworzenia konspektu. Jeli chcesz,
aby pokazywane byy jednoczenie wszystkie poziomy konspektu, wybierz opcj
Wszystkie poziomy.

152

Konspekty, spisy treci i indeksy

Inna niezwykle poyteczna funkcja dostpna na zakadce Tworzenie konspektu


to Poka tylko pierwszy wiersz. Jeli klikniesz ikon tej funkcji, to program bdzie wywietla pierwszy wiersz kadego akapitu dokumentu.
Ikona Poka formatowanie tekstu jest odpowiedzialna za wywietlanie formatowania konspektu. Naley pamita, e kady styl nagwka ma wasne formatowanie, ktre moe utrudnia prac nad struktur dokumentu.
Moliwa jest rwnie zmiana kolejnoci nagwkw i tekstu podstawowego,
przenoszenie ich w gr lub w d. Uytkownik moe podnosi poziom nagwka
(polega to na zmianie tekstu podstawowego na nagwek lub podwyszaniu poziomu nagwka, na przykad zmiana z Nagwek 6 na Nagwek 5) lub go obnia.
Su do tego przyciski dostpne w sekcji Narzdzia tworzenia konspektu. Struktur dokumentu mona rwnie organizowa na nowo, przecigajc symbole konspektu w lewo, w prawo, do gry lub do dou.

Tworzenie i modyfikowanie konspektw


W celu utworzenia konspektu naley przypisa odpowiedni styl nagwka do
kadego poziomu konspektu: styl Nagwek 1 do pierwszego poziomu, styl Nagwek 2 do drugiego poziomu itd. Moesz najpierw napisa konspekt, a dopiero
potem przypisa odpowiednie style nagwkw. Moesz rwnie przypisywa
style nagwkw na bieco.
1. W nowym dokumencie przecz si do widoku Konspekt i po wpisaniu
kadego kolejnego nagwka nacinij klawisz Enter. Program Word
formatuje nagwki, stosujc wbudowany styl nagwka Nagwek 1.
2. Jeli chcesz przypisa nagwek do innego poziomu i zastosowa odpowiedni
styl nagwka, umie punkt wstawiania w nagwku, a nastpnie na
pasku narzdzi Tworzenie konspektu klikaj przycisk Podwysz poziom
lub Obni poziom, a nagwek znajdzie si na wymaganym poziomie.
3. Aby przenie nagwek w inne miejsce, umie punkt wstawiania
w nagwku, a nastpnie na pasku narzdzi Tworzenie konspektu klikaj
przycisk Przenie w gr lub Przenie w d, a nagwek znajdzie si
w wymaganym miejscu. Pamitaj, e jeli nagwek jest zwinity,
umieszczony pod nim tekst podrzdny jest przenoszony razem z nagwkiem.
4. Po odpowiednim zorganizowaniu dokumentu przecz si do widoku
normalnego, widoku ukadu wydruku lub widoku ukadu strony sieci
Web, aby doda szczegy i ilustracje do tekstu podstawowego.

153

ABC Word 2007 PL

Mona take zmieni rozmieszczenie tekstu, przecigajc symbole


nagwkw konspektu i tekstu podstawowego w gr, w d,
w lewo lub w prawo. Podczas przecigania zwinitego
nagwka umieszczone pod nim nagwki podrzdne i tekst
podstawowy rwnie s przenoszone lub ich poziom si zmienia.
Podczas przecigania program Word wywietla lini pionow
na poziomie kadego nagwka. Zwolnij przycisk myszy, aby
przydzieli tekst do nowego poziomu. W programie Word do
nagwka zastosowany zostanie odpowiadajcy mu styl lub
do tekstu podstawowego zastosowany zostanie styl Normalny.

Poziomy konspektu a styl akapitu


Standardowo przyjto, e poziom 1 odpowiada stylowi Nagwek 1, poziom 2 odpowiada stylowi Nagwek 2 itd. To oczywicie poziomy konspektu mona dowolnie przypisa do wybranych stylw akapitu. Dziki temu uytkownik ma wiksz
kontrol nad wygldem konspektu.
Poziom konspektu mona przypisa do stylu akapitu w widoku Normalny lub
Ukad wydruku. W tym celu naley przej do jednego z tych widokw i klikn
akapit, do ktrego ma zosta przypisany poziom konspektu. Nastpnie naley
klikn akapit prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybra pozycj Akapit. Pojawi si okno dialogowe Akapit (rysunek 6.3).
Wybierz poziom konspektu z listy rozwijanej Poziom konspektu. Aby usun
istniejcy poziom konspektu, wybierz opcj Tekst podstawowy.

Widok Konspekt nie tylko pozwala utworzy struktur


dokumentu, ale rwnie uatwia prac z dugim dokumentem.
Jeli wczysz widok Konspekt i zwiniesz cay tekst dokumentu
z wyjtkiem nagwkw, to otrzymasz spis treci w, ramach
ktrego moesz si szybko i prosto przemieszcza. Aby przej
do pracy nad konkretnym podpunktem, umie kursor w jego
nagwku i kliknij ikon Rozwi na zakadce Tworzenie konspektu.
Po zakoczeniu pracy z rozdziaem umie kursor w jego
nagwku i kliknij ikon Zwi.

154

Konspekty, spisy treci i indeksy

Rysunek 6.3.
Okno dialogowe
Akapit

Zaznaczenie nagwka, pod ktrym znajduje si zwinity tekst


podrzdny, powoduje jednoczenie zaznaczenie zwinitego
tekstu podrzdnego, mimo e jest on niewidoczny. Wszelkie
zmiany dokonywane w nagwku, takie jak przenoszenie,
kopiowanie lub usuwanie go, maj take wpyw na zwinity
tekst podrzdny.

Drukowanie konspektu
Konspekt moesz drukowa w taki sam sposb, jak drukujesz wszystkie inne
dokumenty programu Word. Przejd do widoku Konspekt, zwi lub rozwi elementy konspektu, a nastpnie z menu Plik wybierz opcj Drukuj. Moesz rwnie
klikn ikon Drukuj na pasku narzdzi Standardowy.

Jeli dokument jest sformatowany przy uyciu wbudowanych


stylw, mona wydrukowa tylko same nagwki. Uyj
przyciskw dostpnych na pasku narzdzi Tworzenie
konspektu, aby wywietli tylko te elementy, ktre chcesz
wydrukowa, a nastpnie wydrukuj konspekt.

155

ABC Word 2007 PL

Tworzenie spisu treci


Spis treci to element niezwykle potrzebny w dokumentach o duych rozmiarach, gdy pozwala on czytelnikowi w prosty i szybki sposb zlokalizowa interesujce go informacje. Spis treci jest zwykle umieszczany na pocztku dokumentu i zawiera spis wszystkich rozdziaw i podrozdziaw w dokumencie wraz
z odpowiadajc im informacj o stronie, na ktrej dany nagwek si znajduje.
Jest to podstawowa rnica pomidzy spisem treci a konspektem dokumentu,
ktry rwnie wywietla charakterystyczn struktur dokumentu. Program Word
posiada wbudowane narzdzie do automatycznego tworzenia spisu treci dokumentu.

Tworzenie i formatowanie spisu treci


Stworzenie spisu treci jest niezwykle proste, pod warunkiem e prawidowo wykorzystywae poszczeglne poziomy nagwkw w dokumencie. Najlepszym rozwizaniem jest wykorzystanie tych samych stylw, ktrych uywa si do tworzenia konspektu. Jeli nie uye stylw nagwkw, moesz utworzy spis
treci, pod warunkiem e uyjesz innego stylu dla kadego poziomu, ktry ma by
uwzgldniony w spisie treci.
Kady wpis w spisie treci jest powizany z nagwkiem, do ktrego si odwouje.
Jeli wskaesz kursorem myszy wpis w spisie treci, pojawi si podpowied informujca, e wystarczy wcisn klawisz Ctrl i jednoczenie klikn lewym przyciskiem myszy na elemencie spisu treci, aby przej do wskazywanego przeze
nagwka.
Zanim zaangaujesz si w tworzenie spisu treci, zastanw si na chwil nad
tym, jak on powinien wyglda, aby rzeczywicie by uyteczny dla czytelnika.
Wielu autorw ulega pokusie umieszczania w spisie treci kadego nagwka.
Jednak takie dziaanie neguje sensowno istnienia spisu treci. W kocu zadaniem
spisu treci jest uatwienie czytelnikom wyszukiwania informacji w dokumencie.
W spisie treci, ktry cignie si na kilkanacie stron, wyszukiwanie informacji
jest jeszcze trudniejsze ni w samym dokumencie, gdy czytelnik musi przeczyta wszystkie nagwki, zanim znajdzie ten, ktry go interesuje.
Jeli chcesz, aby tworzony spis treci by naprawd uyteczny, umie go w osobnej sekcji na pocztku dokumentu oraz nadaj stronom, na ktrych on si znajduje,
osobn numeracj, na przykad uywajc rzymskich cyfr. Takie rozwizanie
jest czsto stosowane w oficjalnych publikacjach i wydawnictwach.
Spis treci moesz formatowa w taki sam sposb, jak kady inny tekst wewntrz
dokumentu wystarczy zaznaczy tekst i nada mu odpowiednie atrybuty.

156

Konspekty, spisy treci i indeksy

Kolejne kroki prowadzce do utworzenia spisu treci s nastpujce:


1. Kliknij miejsce, w ktrym chcesz wstawi spis treci (zwykle na pocztku
dokumentu).
2. Na zakadce Odwoania w sekcji Spis treci kliknij przycisk Spis treci
(rysunek 6.4), a nastpnie wybierz odpowiedni styl spisu treci.

Rysunek 6.4.
Sekcja Spis
treci zakadki
Odwoania

Jest to najprostszy sposb tworzenia spisu treci, gdy uywasz standardowych


nagwkw. Jeli natomiast uywasz nagwkw niestandardowych, musisz
wykona kilka dodatkowych krokw. W tym celu:
1. Kliknij miejsce, w ktrym chcesz wstawi spis treci, i na zakadce
Odwoania w sekcji Spis treci kliknij przycisk Spis treci, a nastpnie
wybierz polecenie Wstaw spis treci.
2. W oknie dialogowym Spis treci (rysunek 6.5) po lewej widoczne jest okienko
podgldu, w ktrym prezentowany jest wygld spisu treci na wydruku
dokumentu. Analogiczne okienko po lewej stronie prezentuje podgld
spisu treci w formacie HTML. Standardowo numery stron w spisie treci
s wyrwnywane do prawej. Spis treci moe rwnie posiada znaki
wiodce tabulacji. Moesz usun numery stron i wyrwnanie do prawej
oraz usun lub zmieni znaki wiodce tabulacji. W wersji HTML elementy
spisu treci s hiperczami do odpowiednich miejsc w dokumencie.
Kliknij przycisk Opcje.

157

ABC Word 2007 PL

Rysunek 6.5.
Okno dialogowe
Spis treci

3. Kliknicie przycisku Opcje powoduje pojawienie si okna dialogowego


Opcje spisu treci (rysunek 6.6). Wywietla ono wszystkie dostpne
w dokumencie style. W sekcji Dostpne style zaznaczone s style, ktre
zostan uwzgldnione w spisie treci, oraz informacja o tym, na jakim
poziomie dany styl bdzie umieszczany w spisie treci. Uytkownik moe
te wszystkie ustawienia zdefiniowa samodzielnie. Jest to szczeglnie
wane, jeli nagwki dokumentu posiadaj niestandardowe style. W sekcji
Dostpne style znajd styl zastosowany do nagwkw w dokumencie,
a w sekcji Poziom spisu treci obok nazwy stylu wpisz liczb od 1 do 9,
aby wskaza poziom, ktry chcesz przypisa do stylu nagwka.

Rysunek 6.6.
Okno dialogowe
Opcje spisu
treci

4. Kliknij przycisk OK, aby powrci do okna dialogowego Indeksy i spis.


5. Wybierz spis treci odpowiedni do typu dokumentu:

158

Konspekty, spisy treci i indeksy

Dokument przeznaczony do wydrukowania jeli tworzysz dokument


przeznaczony do wydrukowania na papierze, moesz utworzy spis
treci, w ktrym kade haso bdzie zawierao zarwno nagwek,
jak i numer strony, na ktrej ten nagwek si znajduje. Dziki temu
uytkownicy bd mogli szybko przej do odpowiedniej strony.

Dokument przeznaczony do czytania na ekranie w przypadku


dokumentu przeznaczonego do czytania na ekranie w programie Word
mona sformatowa hasa spisu treci jako hipercza, dziki czemu
uytkownicy bd mogli przechodzi do nagwka w dokumencie,
klikajc odpowiadajce mu haso w spisie treci.

6. Aby zastosowa jeden z dostpnych projektw, kliknij projekt w polu


Formaty.
7. Kliknij przycisk OK, aby umieci spis treci wewntrz dokumentu
(rysunek 6.7).

Rysunek 6.7.

Przykadowy spis treci

Jak z pewnoci zauwaye, program Word oferuje znaczn rnorodno w zakresie formatu spisu treci. W oknie dialogowym Spis treci moesz wybra jeden
z wielu formatw dostpnych z listy rozwijanej Formaty. Jeli jednak aden
z dostpnych formatw Ci nie odpowiada, moesz samodzielnie zaprojektowa
wygld spisu treci w swoim dokumencie.
Aby stworzy styl spisu treci, przejd do okna Spis treci, upewnij si, e z listy
rozwijanej Formaty wybrana jest opcja Z szablonu i kliknij przycisk Modyfikuj.

159

ABC Word 2007 PL

Pojawi si okno dialogowe Styl (rysunek 6.8) zawierajce list wszystkich stylw
spisu treci w uywanym przez Ciebie szablonie. Wybierz styl i kliknij przycisk
Modyfikuj.

Rysunek 6.8.
Jeli nie
odpowiadaj Ci
dostpne
w szablonie
style spisu
treci, moesz je
samodzielnie
zmodyfikowa

Jeli oznaczye fragment akapitu stylem nagwka, a mimo to nie jest on umieszczany w spisie treci nawet po aktualizacji spisu treci, to pamitaj, e chocia
oznaczenie fragmentu akapitu stylem nagwka jest moliwe, w programie Microsoft Word taki tekst jest umieszczany w spisie treci tylko, jeli oznaczony tekst
znajduje si na pocztku akapitu. Aby umieci w spisie tekst znajdujcy si
w rodku akapitu, naley zaznaczy tekst, ktry ma si pojawi w spisie, nacisn kombinacj klawiszy Alt+Shift+O, a nastpnie postpowa zgodnie z procedur tworzenia spisu treci z pl spisu treci.

Jak wiesz, spis treci jest wstawiany do dokumentu jako pole.


Moe si zdarzy, e zamiast spisu treci bdzie widoczny tylko
kod pola {TOC}. Oznacza to, e zamiast wynikw wywietlane
jest samo pole. Aby zobaczy wyniki spisu treci, zaznacz cae
pole spisu treci, cznie z nawiasami klamrowymi {}, a nastpnie
nacinij kombinacj klawiszy Shift+F9.

Aktualizacja spisu treci


Program tworzy elementy spisu treci za pomoc kodw pl. Jest to najlepsze
rozwizanie, poniewa w wyniku edytowania dokumentu nagwki oraz numery stron mog ulec zmianie. Dziki zastosowaniu kodw pl aktualizacja spisu
treci sprowadza si do aktualizacji pl. Pamitaj, e jeeli dodajesz, usuwasz,

160

Konspekty, spisy treci i indeksy

przenosisz lub edytujesz nagwki lub inny tekst w dokumencie, naley zaktualizowa spis treci. Na przykad naley tak zrobi po dokonaniu edycji nagwka
lub przeniesieniu go na inn stron. W tym celu prawym przyciskiem myszy
kliknij element spisu treci i z menu kontekstowego wybierz opcj Aktualizuj
pole. Pojawi si okno dialogowe Aktualizowanie spisu treci (rysunek 6.9). Dostpne opcje to Aktualizacja wycznie numerw stron oraz Aktualizacja caego
spisu. Kliknij przycisk OK.

Rysunek 6.9.
Okno dialogowe
Aktualizowanie
spisu treci

Usuwanie spisu treci


Jeli zdecydowae, e jednak nie bdziesz korzysta ze spisu treci lub z jakich
innych powodw chcesz go usun, wykonaj nastpujce czynnoci:
1. Na zakadce Odwoania w sekcji Spis treci kliknij przycisk Spis treci.
2. Kliknij polecenie Usu spis treci.

Moesz rwnie zaznaczy spis treci rcznie, po czym nacisn


klawisz Del.

Spis ilustracji
Spis ilustracji to zestawienie wszystkich rysunkw, rwna lub tabel dokumentu.
Spis ilustracji jest tworzony analogicznie jak spis treci. Program szuka elementw
o tym samym stylu (na przykad podpisw) i tworzy spis ilustracji zgodnie z numerami stron, na ktrych ilustracje si znajduj. Dlatego warunkiem koniecznym
stworzenia spisu ilustracji jest zastosowanie jednolitego stylu podpisw rysunkw.
Aby utworzy spis ilustracji, musisz zacz od nazwania rysunkw znajdujcych si w dokumencie. Podpisy rysunkw moesz doda automatycznie lub
rcznie. Jeli chcesz to zrobi w sposb automatyczny:
1. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw
podpis.

161

ABC Word 2007 PL

2. Pojawi si okno dialogowe Podpis (rysunek 6.10), w ktrym naley klikn


przycisk Autopodpis.

Rysunek 6.10.
Okno dialogowe
Podpis

3. W oknie dialogowym Autopodpis (rysunek 6.11) na licie Dodawaj podpis przy


wstawianiu zaznacz elementy, dla ktrych program Word ma wstawi podpisy.

Rysunek 6.11.
Okno dialogowe
Autopodpis

4. Wybierz pozostae opcje.


5. W dokumencie wstaw element, do ktrego ma zosta dodany podpis.
6. Program Word automatycznie doda odpowiedni podpis.
7. Jeli chcesz doda opcjonalny opis, kliknij obszar za podpisem i wpisz
odpowiedni tekst.
Jeli wolisz doda podpisy do rysunkw rcznie to:
1. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw
podpis.
2. W oknie dialogowym Podpis na licie Etykieta zaznacz element, dla ktrego
program Word ma wstawi podpis.
3. Wybierz dowolne z pozostaych opcji.

162

Konspekty, spisy treci i indeksy

Jeli do podpisw ilustracji zostay ju zastosowane style


niestandardowe, mona okreli ustawienia stylw, ktrych
program Word bdzie uywa podczas tworzenia spisw
ilustracji. Naley zauway, e ten sam styl niestandardowy
musi by zastosowany do wszystkich podpisw ilustracji,
przy czym dany styl moe by stosowany tylko do podpisw.
Procedura tworzenia spisu ilustracji jest nastpujca:
1. Umie kursor w miejscu, w ktrym ma zosta wstawiony spis ilustracji.
2. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw
spis ilustracji. Pojawi si okno dialogowe Spis ilustracji (rysunek 6.12).

Rysunek 6.12.
Okno dialogowe
Spis ilustracji

3. Zakadka Spis ilustracji skada si z okienka podgldu, w ktrym


prezentowany jest wygld spisu rysunkw na wydruku dokumentu.
Analogiczne okienko po prawej stronie prezentuje podgld spisu rysunkw
w formacie HTML. Moesz usun lub wywietli numery stron, moesz
wyrwna numery stron do prawej oraz wybra wiodce znaki tabulacji,
a take doczy etykiet i numer. W wersji HTML elementy spisu treci
s hiperczami do odpowiednich miejsc w dokumencie.
4. W sekcji Oglne wybierz format spisu z listy rozwijanej Formaty.

163

ABC Word 2007 PL

Jeli w Twoim dokumencie znajduje si spis treci, jak rwnie


spis rysunkw, wybierz dla obu spisw ten sam format. Dziki
temu oba spisy, wystpujc jeden za drugim, nie bd wyglday
znaczco rnie i ich wygld nie bdzie sprawia, e czytelnicy
zaczn mruga z zaskoczenia.
5. Z listy rozwijanej Etykieta podpisu wybierz odpowiedni etykiet
(dostpne opcje to Rysunek, Rwnanie, Tabela lub (brak)).
6. Przycisk Opcje wywouje okno dialogowe Opcje spisu ilustracji.
Pozwala ono wybra styl, ktrego program ma szuka podczas
tworzenia spisu ilustracji.
7. Kliknij przycisk OK w oknie Opcje spisu ilustracji, a nastpnie ponownie
kliknij przycisk OK w oknie Indeks i spisy. Spis ilustracji zostanie
utworzony.

W przypadku dodawania, usuwania, przenoszenia lub


edytowania podpisw lub innego tekstu w dokumencie naley
zaktualizowa spis ilustracji. Na przykad jeli podpis zosta
poddany edycji i przeniesiony na inn stron, naley si upewni,
e w spisie ilustracji jest zawarty podpis i numer strony po
modyfikacji. Aby zaktualizowa spis ilustracji, naley klikn
po jego lewej stronie i nacisn klawisz F9.

Tworzenie indeksu
Kade powane opracowanie naukowe i ksika powinny zawiera indeks. Uytkownicy sieci WWW przyzwyczaili si do moliwoci przeszukiwania dokumentw witryny przy uyciu wyszukiwarek. Skorowidz takiej elastycznoci nigdy
nie osignie, ale uatwia on szybkie wyszukiwanie interesujcego czytelnika
tematu. Dobry indeks to prawdziwe dzieo sztuki. Jest jedn z dwch moliwoci
wzgldnie szybkiego odszukania interesujcego nas tematu w dugim dokumencie.
Drug jest oczywicie spis treci.
Tworzenie indeksu to praca trudna i czasochonna. Na szczcie program Word
zawiera wbudowane narzdzie, ktre usprawnia proces oznaczania hase indeksu
oraz generowania samego indeksu. Sowa i wyraenia, ktre powinny znale
si w indeksie, trzeba najpierw oznaczy.

164

Konspekty, spisy treci i indeksy

Oznaczanie wyrazw i wyrae


W programie Word dostpne s dwa sposoby zaznaczania sw i zwrotw w dokumencie w celu umieszczenia ich w indeksie. Pierwszy z nich to oznaczanie sw
i wyrae pojedynczo przez uycie okna dialogowego Oznaczanie hasa indeksu,
a drugi stworzenie pliku konkordancji i umieszczenie w nim wszystkich hase
indeksu. Jeli chcesz skorzysta z prostej, aczkolwiek mao eleganckiej metody
tworzenia pliku konkordancji, musisz si liczy z faktem, e tego typu indeks nie
bdzie zbyt uyteczny dla czytelnika. Jeli jednak indeks, ktry tworzysz, ma
jedynie istnie i zostanie doczony do dokumentu, ktrego i tak nikt nie bdzie
czyta, moesz posuy si prostszym sposobem i stworzy plik konkordancji.
Jeli zdecydowae si na rozwizanie bardziej ambitne, chocia niestety czasochonne, to poniej przedstawiona zostaa procedura opisujca sposb oznaczania
wyrazw i wyrae, ktre program ma uwzgldnia podczas tworzenia indeksu:
1. Zaznacz wyraz lub wyraenie, ktre ma sta si hasem indeksowym.
2. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Oznacz
haso. Pojawi si okno dialogowe Oznaczanie hasa indeksu (rysunek 6.13)

Rysunek 6.13.
Okno dialogowe
Oznaczanie
hasa indeksu

3. Zaznaczony wyraz pojawi si w polu Haso gwne.

Oznaczajc hasa, ktre chcesz umieci w indeksie, zastanw


si, w jaki sposb Ty szukaby informacji, gdyby po raz
pierwszy wzi do rki dokument, nad ktrym aktualnie
pracujesz. Sprbuj sobie wyobrazi, jak inni bd szuka
informacji w tworzonym teraz indeksie i dostosuj do tego
sposobu mylenia zakres hase, ktre umieszczasz w indeksie.

165

ABC Word 2007 PL

4. W polu tekstowym Haso podrzdne moesz wpisa haso podrzdne


skojarzone z hasem gwnym.
5. Moesz poda numer strony, na ktrej znajduje si haso, ale moesz
rwnie odesa czytelnika do innego hasa indeksu. W tym celu wybierz
opcj Odsyacz i wpisz odpowiedni tekst we wskazanym polu tekstowym.
6. Standardowo obok hasa program Word umieszcza w indeksie numer
strony, na ktrej to haso si znajduje (opcja Bieca strona).
7. Jeli w indeksie ma zosta umieszczony zakres stron, wybierz opcj
Zakres stron. Moesz to zrobi tylko i wycznie wtedy, gdy zakres stron
zosta oznaczony za pomoc zakadki. Aby wskaza zakres stron, wybierz
nazw odpowiedniej zakadki z listy rozwijanej Zakadka.
8. Okrel format numeru strony, zaznaczajc pola wyboru Pogrubienie
i Kursywa.
9. Nastpnie kliknij przycisk Oznacz w celu oznaczenia wybranego wyrazu
lub przycisk Oznacz wszystko, jeli chcesz oznaczy wszystkie wystpienia
zaznaczonego wyrazu.
Przesu okno dialogowe Oznaczanie hasa indeksu do rogu okna programu i skorzystaj z niego ponownie, gdy natrafisz na kolejne haso, ktre uznasz za godne
umieszczenia w indeksie. Wszystkie kody pl, cznie z kodami pl indeksu,
pojawi si w dokumencie, gdy klikniesz przycisk Oznacz.

Plik konkordancji
Przedstawimy teraz metod, ktra jest niezwykle przydatna, gdy kilka dokumentw zawiera te same wyrazy lub wyraenia. Program Word nie jest wyposaony w specjalne narzdzie do tworzenia pliku konkordancji plik konkordancji
to osobny dokument zawierajcy dwukolumnow tabel.

Tworzenie pliku konkordancji


Plik konkordancji mona utworzy w nastpujcy sposb:
1. Utwrz tabel skadajc si z dwch kolumn.
2. W lewej kolumnie wprowad tekst, ktry program ma odszuka i oznaczy
jako haso indeksu.
3. W prawej kolumnie wpisz haso indeksu, ktre program ma przypisa do
tekstu znajdujcego si w lewej kolumnie. Aby utworzy haso podrzdne,
wpisz haso gwne, znak dwukropka (:) i haso podrzdne.

166

Konspekty, spisy treci i indeksy

4. Powtrz powysze czynnoci dla kadego wyrazu lub wyraenia, ktrych


program ma szuka i ktre ma oznaczy jako haso indeksu.

Aby znale si w indeksie, sowa w dokumencie musz dokadnie


odpowiada sowom znajdujcym si w lewej kolumnie tabeli
pliku konkordancji. Jeli na przykad w lewej kolumnie umiecisz
sowo kowal, to program Word, napotkawszy w tekcie
dokumentu nazwisko Kowal, nie skojarzy go ze znajdujcym
si w pliku konkordancji sowem kowal.
5. Zapisz plik konkordancji.

Szybkim sposobem tworzenia pliku konkordancji jest otwarcie


rwnoczenie pliku konkordancji i indeksowanego dokumentu.
Aby jednoczenie umieci na ekranie obydwa dokumenty, przejd
na zakadk Widok i w sekcji Okno kliknij przycisk Wywietl obok
siebie. Nastpnie naley kopiowa z indeksowanego dokumentu
tekst, ktrym ma si znale w indeksie, i umieszcza go
w lewej kolumnie pliku konkordancji.

Oznaczanie hase indeksu


Pliku konkordancji moesz uy do oznaczenia hase indeksu w dowolnym dokumencie.
1. Otwrz dokument, ktry chcesz indeksowa.
2. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Wstaw
indeks.
3. Kliknij przycisk Autozaznaczanie.
4. Pojawi si okno dialogowe Otwrz plik Autozaznaczania indeksu. Odszukaj
plik konkordancji, utworzony zgodnie z zamieszczonym powyej opisem
i kliknij przycisk Otwrz. Program odszuka wyrazy i wyraenia z lewej
kolumny i oznaczy je wedug instrukcji podanych w prawej kolumnie.
Teraz w caym dokumencie pojawi si kody pl w miejscach, w ktrych plik
konkordancji powiza sowa z indeksem.

167

ABC Word 2007 PL

Tworzenie indeksu
Po zaznaczeniu sw i wyrae, ktre maj si znale w indeksie, moesz przej
do tworzenia samego indeksu. W programie Word indeks przybiera posta kolumn w stylu gazetowym. Dla indeksu tworzona jest nowa sekcja. Aby wygenerowa indeks, wykonaj nastpujce kroki:
1. Przejd na zakadk Odwoania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Wstaw
indeks. Pojawi si okno Indeks (rysunek 6.14).

Rysunek 6.14.
Okno dialogowe
Indeks

2. Z listy rozwijanej Formaty wybierz format indeksu. W oknie Podgld


wydruku zobaczysz, jak bdzie wyglda indeks w wybranym formacie.
3. W sekcji Typ zaznacz opcj Zwarty zamiast opcji Wcity, jeli chcesz, aby
hasa podrzdne byy umieszczane bezporednio, bez wcicia, pod hasami
gwnymi.
4. W polu Kolumny wpisz lub wybierz liczb kolumn tworzonego indeksu.
Jeli chcesz, aby indeks by przedstawiany w wicej ni dwch kolumnach,
koniecznie zaznacz opcj Zwarty, aby kolumny nie nachodziy na siebie.
5. Dodatkowo moesz zaznaczy pole wyboru Numery stron wyrwnaj do
prawej. Jeli zaznaczysz to pole, bdziesz rwnie mg dokona wyboru
wiodcych znakw tabulacji.
6. Kliknij przycisk OK.

168

Konspekty, spisy treci i indeksy

Jeli jeste dny przygd i chcesz opracowa wasny styl


indeksu, kliknij przycisk Modyfikuj w oknie dialogowym Indeks.
Pojawi si okno dialogowe Styl, w ktrym moesz opracowa
wasny styl indeksu. Styl Indeks 1 jest odpowiedzialny za wygld
hasa gwnego, natomiast style Indeks 2, Indeks 3 itd.
odpowiadaj za wygld kolejnych poziomw hase podrzdnych.

Edycja indeksu
Po utworzeniu indeksu koniecznie przeczytaj umieszczone w nim wpisy. Wpisy
indeksu nie s, co ciekawe, przechowywane w samym indeksie, ale w kodach pl
wewntrz dokumentu. Dlatego odszukanie i poprawienie wpisu indeksu, ktry
jest bdnie zapisany lub znajduje si w niewaciwym miejscu, moe by trudne.
Wpisy indeksu s umieszczone wewntrz nawiasu klamrowego w cudzysowie
oraz s poprzedzone kodem XE (ang. Index Entry). Tekst wpisu w indeksie znajduje si wewntrz cudzysowu.
Aby przej do edycji indeksu, kliknij przycisk Poka wszystko znajdujcy si
w sekcji Akapit zakadki Narzdzia gwne. Zobaczysz wtedy kody pl w dokumencie. Nastpnie odszukaj wpis, ktry chcesz poprawi lub usun. Najprostszym sposobem jest kliknicie przycisku Znajd w sekcji Edytowanie zakadki
Narzdzia gwne (lub nacinicie kombinacji klawiszy Ctrl+F), wprowadzenie
sowa indeksu, ktre wymaga modyfikacji, i kliknicie przycisku Znajd nastpny.
Polecenie Znajd wyszukuje wpisy w indeksie rwnie dobrze jak kade inne sowo
w tekcie pod warunkiem oczywicie, e pokazywanie kodw jest aktywne.
Gdy wpis zostanie odszukany, usu go lub zmodyfikuj. Moesz rwnie zastpi
wpis w cudzysowie wpisem poprawnym. Upewnij si tylko, e nie usune
znakw cudzysowu lub nie wprowadzie nadmiarowych spacji.
Jeli pola XE nie s widoczne, kliknij przycisk Poka wszystko. Aby usun haso indeksu, zaznacz cae pole razem z nawiasami {} i nacinij klawisz Delete.
Aby zaktualizowa indeks, kliknij z lewej strony indeksu i nacinij klawisz F9.

Indeks jest wstawiany do dokumentu w postaci pola. Jeli zamiast


indeksu wywietlany jest tekst w rodzaju {INDEX}, to oznacza,
e wywietlane jest pole zamiast wynikw pola. Aby wywietli
wyniki indeksu, zaznacz cae pole indeksu cznie z nawiasami
klamrowymi {}, a nastpnie nacinij klawisze Shift+F9.

169

ABC Word 2007 PL

Aktualizacja indeksu
Jeeli dodawane, usuwane, przenoszone lub edytowane s hasa indeksu lub inny
tekst w dokumencie, naley zaktualizowa indeks. Na przykad jeli haso indeksu
jest edytowane i przenoszone na inn stron, naley si upewni, e w indeksie
znajdzie si haso i numer strony po modyfikacji. W tym celu naley umieci
kursor wewntrz indeksu i nacisn klawisz F9 lub klikn wewntrz indeksu
prawym przyciskiem myszy i wybra z menu kontekstowego opcj Aktualizuj pole.

170