You are on page 1of 14

IDZ DO

PRZYKADOWY ROZDZIA
SPIS TRECI

KATALOG KSIEK
KATALOG ONLINE
ZAMW DRUKOWANY KATALOG

Zarzdzanie czasem.
Strategie dla administratorw
systemw
Autor: Thomas Limoncelli
Tumaczenie: Tomasz Misiorek
ISBN: 83-246-0581-9
Tytu oryginau: Time Management for System Administrators
Format: B5, stron: 200

TWJ KOSZYK
DODAJ DO KOSZYKA

CENNIK I INFORMACJE
ZAMW INFORMACJE
O NOWOCIACH
ZAMW CENNIK

CZYTELNIA
FRAGMENTY KSIEK ONLINE

Wydawnictwo Helion
ul. Kociuszki 1c
44-100 Gliwice
tel. 032 230 98 63
e-mail: helion@helion.pl

Naucz si organizowa swoj prac


Okrel priorytety swoich zada
Bro si przed stresem
Zautomatyzuj najczciej wykonywane czynnoci
Praca administratora infrastruktury informatycznej w przedsibiorstwie to ciga walka
z czasem. Uytkownicy bezustannie zgaszaj problemy, uniemoliwiajc prac nad
dugoterminowymi projektami zleconymi przez kierownictwo, a dodatkowo komputery
powoduj kopoty w najmniej stosownych momentach. Nawet opanowanie do perfekcji
technicznych aspektw pracy administratora nie poprawia sytuacji. Jedynym
rozwizaniem jest zdobycie umiejtnoci sprawnego zarzdzania swoim czasem
w pracy i ustawienie odpowiedniej hierarchii zada.
Dziki ksice Zarzdzanie czasem. Strategie dla administratorw systemw
poznasz strategie, ktre pomog Ci zorganizowa swoj prac i radzi sobie
w nieprzewidzianych okolicznociach. Jej autor, bazujc na swoim ponad 15-letnim
dowiadczeniu w pracy administratora, przedstawia najskuteczniejsze sposoby
rozwizywania sytuacji kryzysowych, eliminowania poeraczy czasu i zarzdzania
zadaniami tak, aby nie zapomina o adnym z nich i mg zrealizowa je na czas.
Nauczysz si ustala priorytety, definiowa swoje wasne procedury i walczy ze
stresem.
Zasady zarzdzania czasem
Wypracowywanie umiejtnoci koncentracji
Tworzenie procedur roboczych
Planowanie zaj
Okrelanie priorytetw dla zada
Walka ze stresem
Zarzdzanie poczt elektroniczn
Automatyzacja zada
Nie ma nic cenniejszego nad Twj wasny czas. Dlatego zorganizuj go jak najlepiej.

Spis treci
Przedmowa ................................................................................................................................7
Wstp .........................................................................................................................................11
1. Zasady zarzdzania czasem ......................................................................................... 21
Co takiego trudnego jest w zarzdzaniu czasem
Zasady zarzdzania czasem dla administratorw
To nie bdzie atwe
Podsumowanie

22
23
28
28

2. Skupienie kontra przerywanie ..................................................................................... 31


Skupiony mzg
rodowisko sprzyjajce skupieniu
Przerywanie
Przekierowywanie przerywania w inn stron
Moesz powiedzie id sobie i nie wyj na palanta
Podsumowanie

32
33
37
39
40
45

3. Procedury ...................................................................................................................... 49
Przykadowe procedury
Jak tworzy wasne procedury
Usuwanie starych procedur
Podsumowanie

50
59
61
62

4. System Cykl ...............................................................................................................63


Nie ufaj swojemu mzgowi
Dlaczego inne systemy zawodz
Systemy, ktre nie zawodz
Cykl
Podsumowanie

64
66
67
68
70

5. System Cykl: listy rzeczy do zrobienia i plany zaj ...............................................73


Przykadowy dzie
Inne porady
Podsumowanie

74
86
90

6. System Cykl: zarzdzanie kalendarzem ..................................................................93


Jak uywa kalendarza
Podsumowanie

94
102

7. System Cykl: cele yciowe ...................................................................................... 103


Sekretna sztuczka
Ustalanie celw
Planowanie kolejnych krokw
Wcz kroki w plan zaj
Regularnie przegldaj cele
Podsumowanie

104
105
107
108
109
109

8. Priorytetyzacja ............................................................................................................. 111


Ustalanie priorytetw na licie rzeczy do zrobienia
Priorytety projektw
Zgoszenie od szefa
Podsumowanie

111
116
118
122

9. Zarzdzanie stresem .................................................................................................. 123


Nadmiar pracy i sprzeczne polecenia
Urlop
Joga, medytacja i masa
Podsumowanie

124
126
128
129

10. Zarzdzanie poczt elektroniczn ..............................................................................131


Zarzdzanie e-mailami
Rozpoczynanie procesu
Podsumowanie

131
136
137

11. Eliminowanie poeraczy czasu .................................................................................. 139


Co jest poeraczem czasu
Unikanie kuszcych poeraczy czasu
Pospolite poeracze czasu
Bezproduktywne zebrania
Strategiczne a taktyczne
Podsumowanie

139
140
141
142
147
148

12. Dokumentacja ............................................................................................................. 149


Udokumentuj to, co dla Ciebie jest wane
Technologia Wiki
Podsumowanie

Spis treci

149
155
157

13. Automatyzacja ............................................................................................................ 159


Co automatyzowa
Jak automatyzowa
Proste rzeczy wykonywane czsto
Trudne rzeczy wykonywane raz
Pozwalanie innym na wykonywanie operacji
wymagajcych wikszych uprawnie
Podsumowanie

160
162
164
173
183
185

Epilog ...................................................................................................................................... 187


Skorowidz ...............................................................................................................................191

Spis treci

ROZDZIA 1.

Zasady zarzdzania czasem

Czekaj! Zanim zaczniemy, zrbmy co, eby si upewni, e uda nam si doj do koca.
Zdaj sobie spraw z tego, e jako administrator systemu jeste zasypywany nieustannymi
wezwaniami (przez wezwanie lub zgoszenie rozumiem tu prob o interwencj techniczn,
niezalenie od jej formy). Dzwoni telefon, przychodzi klient1 majcy jakie pytania do Ciebie,
Twj program do obsugi poczty elektronicznej informuje o przyjciu nowej wiadomoci, a kto
usiuje skontaktowa si z Tob za pomoc komunikatora. Kurcz, zao si, e kto przerwa
Ci nawet czytanie tego akapitu.
Dopiero w nastpnym rozdziale zamierzam si zagbi w szczegy tego, jak radzi sobie ze
zgoszeniami, i mam nadziej, e nie wemiesz mi tego za ze, ale obawiam si, e przez to nawet
nie dojdziesz do nastpnego rozdziau. eby zagodzi problem, mam zamiar ju teraz podzieli
si wskazwk z rozdziau 2., ktra, jeli j wdroysz, zapewni Ci troch spokoju a do czasu,
gdy bdziemy mogli zaj si problemem zgosze jak naley.
Przypumy, e pracujesz w warunkach, w ktrych jest dwch administratorw. Ty i Twj wsppracownik moecie uzgodni midzy sob ustanowienie wsplnej tarczy przeciw zgoszeniom. Ty bierzesz na siebie wszystkie zgoszenia przed przerw na lunch, tak e Twj kolega moe si zaj
swoimi projektami. Z kolei Twj kolega obsuguje zgoszenia po lunchu, dziki czemu moesz
w tym czasie skupi si na wasnych projektach. Oczywicie, w razie sytuacji awaryjnej albo
pilnego zgoszenia, ktrym tylko Ty moesz si zaj, bdziesz musia przerwa zadanie, ktre
akurat wykonujesz. Jednak szybko zobaczysz, e dziki takiej organizacji swojego dnia pracy
duo dalej posuniesz realizacj projektw. A by moe uda Ci si take znale czas na przeczytanie tej ksiki.
Ta metoda dziaa szczeglnie dobrze w miejscu, gdzie jest wielu administratorw. Byem kiedy
czonkiem wielkiego zespou administratorw, w ktrym bylimy w stanie tak przydzieli okienka czasowe na przechwytywanie zgosze, e wszyscy mogli si skoncentrowa na projektach
przez cay dzie pracy poza jedn godzin.
Ta metoda moe te zosta zaadaptowana dla potrzeb samotnego administratora. Jeli jeste
jedynym administratorem systemu, porozmawiaj ze swoim szefem na temat tego, jak mgby zorganizowa co podobnego. Na przykad szefostwo moe uprzedzi uytkownikw, e
Twoje popoudnia s zarezerwowane na prac nad projektami i wszystkie zgoszenia, prcz
1

W caej ksice bd uywa terminu klient na okrelenie kadego wewntrznego lub zewntrznego uytkownika Twoich komputerw, sieci, aplikacji itd. Wol okrelenie klient od okrelenia uytkownik, poniewa lepiej oddaje relacj, ktra powinna czy administratorw z osobami, ktrych obsug si zajmuj.
21

tych naprawd pilnych, naley wysya do Ciebie (lub Twojego systemu zarzdzania wezwaniami) e-mailem, tak by mg zaj si nimi nastpnego ranka. Mona to dostosowa do
naturalnego rytmu pracy w biurze. Na przykad, jeli wikszo zgosze ma miejsce rano,
atwiej bdzie na popoudnie zaplanowa czas dla projektw. Taki tryb pracy lepiej stosowa
wtedy, gdy pojawia si specjalny projekt, o ktrym si w firmie mwi. Na przykad szef przydziela Ci projekt, ktry przyniesie korzy firmie pod wieloma wzgldami. To doskonaa
okazja, aby poprosi o specjalne traktowanie, tak by mg owo zadanie szybko zrealizowa.
Swj czas dla projektw moesz chroni te metodami innymi ni organizacyjne. Jeli masz
wasny pokj, najbardziej oczywistym rozwizaniem bdzie zamknicie drzwi, eby zapobiec
przypadkowym odwiedzinom i wizytom towarzyskim. Bardziej skutecznym sposobem jest
takie zorganizowanie biura, by klienci musieli spotka si z administratorami pierwszego
szczebla (odpowiedzialnymi za kontakty z klientami), zanim przyjd do pracownikw drugiego
szczebla (czyli do Ciebie). Jeli jeste starszym administratorem, zadbaj o to, eby klienci najpierw
musieli si skontaktowa z modszym administratorem. Jego rol jest zaatwianie 80 procent
zgosze, tak eby tylko tych 20 procent, ktrymi musisz si zaj osobicie, trafiao do Ciebie.
Kluczem do tego jest odpowiednie rozmieszczenie stanowisk pracy w pomieszczeniu, w ktrym
urzdujesz. Odejd na 15 metrw od swojego biurka, odwr si i id z powrotem, wyobraajc
sobie, e jeste typowym klientem. Co widzisz? Zadbaj o to, by najwczeniej dostrzegan osob
by pracownik, ktrego zadaniem jest pierwszy kontakt z klientem i ktry odpowiada na
wszystkie zgoszenia pierwszego szczebla.
Teraz id i zorganizuj swoj tarcz przeciw zgoszeniom. Ja poczekam.
Hej, czego nie rozumiesz w sowie teraz? Umwilimy si co do czego, prawda? Prosz wic,
aby zrobi to teraz, zanim zaczniesz czyta dalej. Naprawd zaley mi na tym, eby by w stanie
doczyta ksik do koca.

Co takiego trudnego jest w zarzdzaniu czasem


Ach, teraz moemy naprawd zacz?
Zarzdzanie czasem jest dla administratorw spraw skomplikowan, poniewa bez przerwy
kto nas odrywa od tego, czym si akurat zajmujemy. Jak moemy zrobi cokolwiek, jeli co
chwil przerywamy, by naprawi co pilnego albo odpowiedzie na zgoszenie, czy to osobiste,
22

Rozdzia 1. Zasady zarzdzania czasem

czy przez e-mail, czy przez najnowsze rdo zgosze komunikator? Ile razy mwie szefowi, e realizacja projektu wymaga dwch nieprzerwanych dni pracy, co oznacza, e bdzie
gotowy za miesic? Powrt do wykonywanego zadania zabiera duo czasu. Jeli kto przerwa
Ci na jedn minut, a powrt do projektu zabierze dwie minuty, w rzeczywistoci cofasz si
w czasie! Herbert George Wells byby pod wraeniem! Co najgorsze, powrt do pracy nad projektem po wezwaniu moe prowadzi do popeniania bdw. Zwykle gdy debuguj problem,
okazuje si, e bdem byo przypadkowe opuszczenie jakiego kroku po powrocie z wezwania!
Kierownictwo ocenia administratora na podstawie tego, czy zrealizowa projekty na czas. Jednak
klienci oceniaj Ci na podstawie tego, czy jeste dla nich dostpny. Te dwie rzeczy s wzgldem siebie sprzeczne, wic Ty znajdujesz si midzy motem a kowadem. Jeli bdziesz bez
ogranicze dostpny dla klientw, nigdy nie wystarczy Ci czasu na realizacj projektw, ktre
zlecio kierownictwo. A kto decyduje o Twojej podwyce?
Po co ksika o zarzdzaniu czasem specjalnie dla administratorw? Ta ksika musi si rni
od typowego poradnika o zarzdzaniu czasem, poniewa zawd administratora rni si od
innych zawodw. Na przykad:
Nasze problemy si rni. Administratorzy musz si zmaga z bardzo du liczb sytu-

acji, w ktrych s odrywani od pracy, co uniemoliwia im efektywn prac nad projektami.

Nasze rozwizania si rni. Administratorzy radz sobie z rozwizaniami technologicz-

nymi, takimi jak: programy do zarzdzania zgoszeniami, filtrowanie poczty elektronicznej


Procmailem, skrypty automatyzujce i inne narzdzia niedostpne dla przecitnej osoby
bez odpowiedniej wiedzy technicznej.

Nie mamy dostpu do dobrych mentorw. Administratorzy musz nauczy si podstaw

zarzdzania listami rzeczy do zrobienia, kalendarzem i celami yciowymi tak jak wszyscy
inni. Jednak nasza naturalna cieka kariery nie sprzyja zdobyciu tych umiejtnoci. Naszymi
mentorami s specjalici techniczni, najczciej z e-mailowych list dyskusyjnych i czsto
mieszkajcy w innych czciach wiata. Mamy mniej okazji do uczenia si przez obserwacj,
tak jak kierownik zwykle uczy si od dyrektora.

Zasady zarzdzania czasem dla administratorw


Jest sze zasad, na ktrych oparem wszystkie swoje techniki. Nie twierdz, e sam je wymyliem, ale z pewnoci dodaem do nich co od siebie. Zasady te bd si przewijay przez
ca ksik:
Jedna baza danych dla informacji zwizanych z zarzdzaniem czasem (uywaj organizera).
Oszczdzaj moc obliczeniow mzgu na rzeczy wane (oszczdzaj RAM).
Opracuj procedury i si ich trzymaj (uywaj gotowych bibliotek, nie wymylaj koa).
Wypracuj nawyki i mantry (zastp kadorazowe szacowanie decyzjami powzitymi z gry).
Skup si na pracy nad projektem (bd jak zmienna semaforowa dla kernela).
Zarzdzaj swoim yciem towarzyskim za pomoc tych samych narzdzi, ktrych uywasz

w yciu zawodowym (nie, ycie towarzyskie nie jest dla Ciebie opcjonalne).

Teraz dokadniej przyjrzyjmy si kadej z powyszych zasad.

Zasady zarzdzania czasem dla administratorw

23

Jedna baza danych dla informacji


zwizanych z zarzdzaniem czasem
Podstawowym narzdziem zarzdzania czasem jest Twj Cyfrowy Asystent Osobisty (ang. Personal Digital Assistant, w skrcie PDA) lub Analogowy Asystent Osobisty (ang. Personal Analog
Assistant, w skrcie PAA), w ktrych bdziesz przechowywa swoje listy rzeczy do zrobienia,
wpisy do kalendarza i listy celw yciowych. Jestem pewien, e wiesz, co to takiego PDA: Palm
Pilot, Zaurus lub podobny produkt. PAA to jego papierowy odpowiednik. Spotykae go pod
rnymi postaciami i nazwami, takimi jak: organizer, binder, notes, datownik czy nawet filofax.
Niezalenie od tego, czy wybierzesz PDA czy PAA, stanie si on platform dla praktycznie
kadej techniki z tej ksiki. Jeli umiecisz wszystkie informacje w jednym miejscu, nie bdziesz
musia przeskakiwa pomidzy rnymi systemami. Jeli Twoje nawyki to chaos, zdobdziesz
narzdzie umoliwiajce Ci waciw organizacj. Jeli jeste za bardzo zorganizowany, to narzdzie posuy do utworzenia prostego, podstawowego systemu, ktry bdzie oszczdza
Twj czas, dziki czemu nie bdziesz go marnowa, organizujc swoj organizacj.
Mam zamiar uywa sowa organizer zarwno na okrelenie PDA, jak i PAA. Nie jest wane,
czy wybierzesz rozwizanie tradycyjne czy technologiczne. Gdy bd mwi konkretnie o PDA
lub PAA, bdzie to w kontekcie techniki bd przykadu, ktre mona zrealizowa jedynie
za pomoc tego konkretnego rodzaju organizera.
Postaramy si o to, aby Twj organizer sta si narzdziem, na ktrym moesz zawsze polega.
To, co napiszesz w swoim organizerze, nie zostanie zapomniane, wymazane czy utracone i nie
zniknie jak atrament sympatyczny. Dopty, dopki nie zaufasz swojemu organizerowi, nie
bdziesz pynnie korzysta z reszty technik zarzdzania czasem. Wypracowanie tego zaufania,
tak jak wyuczenie nowego nawyku, wymaga czasu.

Oszczdzaj moc obliczeniow mzgu na rzeczy wane


Wan rzecz jest niezamiecanie mzgu. Zamiecony mzg jest peen rzeczy uniemoliwiajcych
Ci skupienie si. Nauczysz si uywa pamici zewntrznej dla wszystkiego, na czym nie jeste skoncentrowany w tej wanie chwili.
Nie bierz tego do siebie, ale Twj mzg nie jest tak dobry w zapamitywaniu jak kartka papieru
czy komputer. Nie uywaj mzgu do zapamitywania terminw zada lub spotka. Wykorzystuj
do tego organizer, baz danych do zarzdzania zgoszeniami, Wiki czy cokolwiek innego, byleby
nie swj mzg.
Twj umys ma skoczon pojemno. Moe to by okrelona ilo pamici lub mocy obliczeniowej, w zalenoci od tego, jak sobie swj mzg wyobraasz. Jeli umys zamiecisz informacjami na temat wszystkiego tego, co musisz zrobi w przyszoci, zabierzesz miejsce temu,
nad czym pracujesz teraz.
Tak naprawd, jeli pracuj nad projektem A, ale myl cay czas o projekcie B, najlepsze, co mog zrobi, to wpisa projekt B na list rzeczy do zrobienia i sprbowa wyrzuci go ze swojej
gowy. Wtedy mog si skupi na projekcie A. Wiem, e lista rzeczy do zrobienia bdzie
pamitaa za mnie o projekcie B, wic nie musz marnowa na to energii umysowej.

24

Rozdzia 1. Zasady zarzdzania czasem

By moe to tylko anegdota, ale mwi si, e w szafie Alberta Einsteina wisiao siedem identycznych garniturw po jednym na kady dzie tygodnia. Podobno byy identyczne po to,
eby uczony mg zaoszczdzi sobie trudu zastanawiania si nad tak banaln spraw, jak to,
co woy kadego dnia, i skupi si na fizyce. Moe wanie dlatego Steve Jobs zawsze nosi
golfy. (Sam mam wiele par identycznych skarpetek, ale tylko z tego powodu, ebym po praniu
nigdy nie mia wicej ni jednej skarpetki nie do pary).
Z pomoc tej ksiki wyrzucisz ze swojego sownika wymwk zapomniaem o tym. Moesz
przekroczy termin z innych powodw, ale nigdy dlatego, e prbowae pamita o tak wielu
rzeczach, e ta jedna Ci umkna.
Przeniesienie opisu zada, instrukcji i wiedzy z mzgu na papier albo na nonik cyfrowy jest
pierwszym krokiem do uzyskania pomocy przy tych zadaniach. O ile z ludzkiego mzgu moe
korzysta tylko jeden uytkownik i nikt, mam nadziej, nie moe czyta naszych myli, formaty zewntrzne pozwalaj na dostp wielu uytkownikom i umoliwiaj innym udzielenie
nam pomocy w pracy. Na przykad udokumentowanie procedury i opublikowanie na stronie
internetowej sprawi, e inni ludzie bd mogli si z procedur zapozna i j zastosowa. Wykorzystanie bazy danych zgosze umoliwi innym administratorom robienie w niej wpisw,
klientom ledzenie odpowiedzi na ich zgoszenia, a kierownictwu gromadzenie danych
statystycznych. Po co prbowa zapamita list usug, ktre trzeba przetestowa po aktualizacji
systemu operacyjnego? Umie t list w arkuszu kalkulacyjnym, a nie w gowie. Dziki temu
bdziesz mg dzieli si ni z innymi po to, by upewni si, e niczego na niej nie brakuje.

Opracuj procedury i si ich trzymaj


Dobry programista stara si wymigiwa od pracy jeli jaki fragment kodu dobrze dziaa,
wykorzystuje go wszdzie tam, gdzie tylko to moliwe. Pisz bardzo duo w Perlu. Ludzie uwaaj, e jestem ekspertem w dziedzinie Perla. Prawda jest taka, e znam okoo 10 naprawd
dobrych idiomw Perla i w kko ich uywam. Programy rzadko bywaj pisane naprawd
od zera. Swoim czasem bdziesz zarzdza na tej samej zasadzie. Zastpisz powtarzajce si
czynnoci procedurami, tak eby mniej czasu powica na planowanie rzeczy, ktre tak czy
owak si przydarz.
Kiedy kadego tygodnia spdzaem cae godziny przy telefonie, starajc si umwi na spotkanie z szefem. Teraz w wyznaczonym dniu tygodnia zawsze o tej samej porze widzimy si na
krtkim spotkaniu informacyjnym. Koniec ze zgadywaniem. Mamy nasz procedur. Dziki
niej oszczdzamy obaj duo czasu i nie zaprztamy sobie gowy zbdnym myleniem.
eby si nie okazao, e zarzdzanie wszystkimi technikami zarzdzania czasem zabiera mi
duo czasu, dla nich te znalazem procedur. Na pocztku kadego dnia, zanim jeszcze nawet
sprawdz poczt, przegldam moj list rzeczy do zrobienia i ustalam priorytety na dany dzie.
Wane, aby trzyma si ustalonych procedur, poniewa z czasem inni ludzie si do nich
przyzwyczajaj i zaczynaj na nich polega. To pomaga im zaplanowa swj czas. Wszyscy
na tym korzystaj.

Wypracuj nawyki i mantry


Nawyki to procedury, ktre wykonujesz bez mylenia o nich. Mantry to mentalne wczniki
zasad praktycznych.

Zasady zarzdzania czasem dla administratorw

25

Uzupeniam paliwo w moim samochodzie w kad niedziel. To dobry nawyk. Czasami nawet
ju nie pamitam, dlaczego to robi, ale ufam swojemu przyzwyczajeniu i korzystam z niego.
Ach! Wanie! Wszystko zaczo si od tego, e zwykle w poniedziaek rano spniaem si do
pracy i nie chciaem spnia si jeszcze bardziej przez to, e po drodze musz zatankowa paliwo. Teraz to ju nawyk. Zawsze jad w niedziel na stacj benzynow, chyba e mam peny bak.
Zasady praktyczne to co w rodzaju nawykw, od ktrych rni je to, e nie odnosz si do
rzeczy powtarzanych regularnie. To sposoby na mentalne zakodowanie reakcji, ktre zazwyczaj bd korzystne w okrelonych sytuacjach. Gdy wczam zasad praktyczn, uywam do
tego celu mantry lub powiedzenia. Moja mantra dotyczca drobnych obowizkw, ktre
odwlekam w nieskoczono, brzmi:
Im szybciej, tym lepiej.

Na przykad kiedy do moich obowizkw naleao oprnianie pojemnika na wod w przenonym urzdzeniu klimatyzacyjnym chodzcym niewielkie pomieszczenie z komputerami.
(Owszem, na dusz met lepszym rozwizaniem jest zamontowanie odpywu lub systemu
chodzcego, ktry odparowuje wod do przewodw wentylacyjnych. To byo rozwizanie
tymczasowe). Pojemnik mia dwa poziomy napenienia: Czas na oprnienie pojemnika i Ty
durniu, powiniene ju go oprni. Zanim poziom wody osign pierwsz granic, mg
upyn nawet tydzie, co byo dla mnie dobr wymwk do ignorowania pojemnika przez
cae dnie. Z takiego zachowania wyniky trojakie problemy. Po pierwsze, oprnianie pojemnika,
gdy by napeniony po brzegi, byo o wiele trudniejsze ni oprnianie go, gdy by prawie peny,
co grozio rozlaniem wody. Po drugie, jak to zwykle bywa, najczciej zauwaaem, e poziom
wody by zbyt wysoki, eby to zignorowa, w sytuacji gdy koczyem prac i spieszyem si
w jakie miejsce. Poniewa byem zmuszony powici 15 minut na oprnienie pojemnika,
oczywicie si spniaem. Po trzecie i najwaniejsze, cay czas ryzykowaem tym, e pojemnik
si przepeni. Cho czujnik klimatyzatora wycza go automatycznie, gdy zachodzio ryzyko
przepenienia, w rezultacie to zabezpieczenie mogo spowodowa znaczny wzrost temperatury,
co moe doprowadzi do uszkodzenia komputerw.
Jak moesz si domyli, sytuacja zdecydowanie zmienia si na lepsze, gdy zastosowaem
swoj mantr: im szybciej, tym lepiej. Gdy tylko zauwayem, e woda jest ju powyej
pierwszej granicy, mwiem sobie im szybciej, tym lepiej i oprniem pojemnik. Problem
zosta rozwizany.
W kocu nawyki i mantry staj si drug natur. Jeeli wypracujemy sobie nawyki i mantry,
przyczynimy si do tego, by nasz mzg na dusz met nie zosta kompletnie zamiecony.
Gdy stan si one nasz drug natur, nie bd kolidoway z naszymi codziennymi procesami
mylowymi i tym samym nie bd naruszay zasady oszczdzania pamici.
Oto kolejna mantra, ktra dobrze mi suy:
Ufaj procedurze.

W ktrym z nastpnych rozdziaw bd zachca, aby codziennie rano powici pi minut


na planowanie. Jak na ironi, planowanie przydaje si najbardziej w te najgorsze dni wypenione
po brzegi obowizkami, kiedy nachodzi Ci ogromna pokusa, eby pomin piciominutowe
planowanie. Wtedy mwi sobie: ufaj procedurze i planuj. Zawsze si pniej ciesz, e to
zrobiem.

26

Rozdzia 1. Zasady zarzdzania czasem

Gdy Twj mzg peen jest negatywnych lub toksycznych myli, w rodzaju: zrobi to pniej
albo jestem zbyt zajty, eby powici pi minut na zaplanowanie swojego dnia, mantra
ma si pobudzi w Tobie mylenie pozytywne, ktre wyprze z Twojego mzgu negatywne
pomysy. Jeli zadziaasz podczas ulotnej chwili, w ktrej mantra wypenia Twj umys, bdziesz
dziaa pozytywnie, zanim negatywna myl powrci.
To naprawd wana sprawa. Moesz si przyuczy do oszukiwania swojego mzgu!

Skup si na pracy nad projektem


Na pocztku tego rozdziau mwiem o tym, jak wane jest poradzenie sobie z sytuacjami,
w ktrych musimy przerywa prac, eby zrobi co innego. To wszystko kwestia skupienia.
Zgoszenia s naturalnym wrogiem koncentracji. Musisz nauczy si zachowywa skupienie
na tym, co robisz, przy pomocy organizera i innych technik.
Rozpraszanie jest takie eee rozpraszajce! Pomyl sobie, jak dziaa system operacyjny. Gdy
trzeba w trybie natychmiastowym wykona jakie operacje, kernel zamraa wszystkie inne
zadania i pracuje tylko nad tym jednym, dopki nie zostanie ukoczone. Na przykad gdy zadaniu przydzielana jest pami, kernel zamyka cakowicie dostp do tablicy pamici, tak by to
jedno zadanie zostao przeprowadzone prawidowo, by wiele procesw nie prbowao rwnoczenie modyfikowa tablicy alokacji. Jako administrator chcesz w swojej pracy osign dokadnie ten sam rodzaj idealnego skupienia.
Programici systemw operacyjnych dokadaj wielkich stara, aby proces mg szybko powrci
od przerwania (zwaszcza w przypadku bezustannego przeczania pomidzy procesami w wielozadaniowych systemach operacyjnych). Robi to, poniewa wiedz, e czas powicony na
powrt od przerwania jest czasem straconym i naley go zminimalizowa. Ty powiniene
robi to samo.

Zarzdzaj swoim yciem towarzyskim za pomoc tych samych


narzdzi, ktrych uywasz w yciu zawodowym
Wreszcie nie zapominaj o czasie dla siebie. Te same narzdzia, ktrych uywamy, by zapewni
sobie wystarczajco duo czasu na wane projekty w pracy, mog by wykorzystane do zadbania
o to, aby mie czas na ycie towarzyskie i ycie rodzinne, ktre przecie chcemy prowadzi.
Nikt nie umiera z myl: Kurcz, jak teraz auj, e nie powiciem wicej czasu na siedzenie
w biurze.
Jeeli uywasz tych samych narzdzi do organizowania swojego ycia zawodowego i pozazawodowego, masz okazj dodatkowo praktykowa te techniki! Im czciej je bdziesz praktykowa, tym szybciej wypracujesz sobie lepsze nawyki organizacyjne. Wykorzystujesz te na
nowo dobre, sprawdzone techniki, zamiast wymyla koo.
Nie oznacza to wcale, e Twoje ycie towarzyskie stanie si uporzdkowane i zaplanowane
co do minuty. Nie ma nic zego w zapisaniu w terminarzu wieczoru przeznaczonego na obijanie si!

Zasady zarzdzania czasem dla administratorw

27

To nie bdzie atwe


Mwiono mi, e gdy si uczy, najlepiej ju na samym pocztku powiedzie ludziom, jak trudna
bdzie to nauka, tak by nie byli rozczarowani, gdy zrozumiej, e to nie jest kaszka z mlekiem
(albo redbull z czekolad). Mwiono mi, e szczero jest o wiele lepsza ni obiecywanie
szybkich wynikw bez wysiku, co prowadzi do tego, e ludzie poddaj si ju przy pierwszej przeszkodzie (by moe nawet oskaraj samych siebie o to, e nie osignli obiecanych
wynikw).
Zatem powiem to jasno i wyranie: to moe by najtrudniejsza rzecz, na jak si zdecydowae.
Przez cae ycie wypracowywae sobie ze nawyki w zarzdzaniu czasem, wic nie moesz
si ich pozby w cigu jednej nocy. Bdziesz musia powici cae godziny wicze. Wiele
razy bdziesz si zniechca, wraca do lektury po miesicu, czyta rozdzia raz jeszcze, by
uwiadomi sobie, e poprzednim razem zrozumiae go niewaciwie. Czasami bdzie Ci si
wydawao, e to beznadziejne, e te techniki to strata czasu, a ich stosowanie jest o wiele
trudniejsze ni ycie w baaganie, jak dotychczas.
Mog Ci zapewni, e bdziesz odczuwa to wszystko, poniewa sam przez to przechodziem.
Ale teraz pisz t ksik. Wic musiaem przetrwa. Zatem i Ty przetrwasz.
Za kadym razem, gdy sytuacja bdzie wyglda ponuro i wszystko bdzie Ci si wydawa
trudne, przypomnij sobie, e zmiana nastpuje maymi krokami. Prbuj dalej. Trzymaj si programu. Wyrzu negatywne myli ze swojej gowy, powtarzaj sobie: ufaj procedurze i sprbuj
ponownie.
Kiedy, gdy si bdziesz tego najmniej spodziewa, kto powie: Jeste tak wietnie zorganizowany! Chciabym wiedzie, jak ty to robisz!, i wtedy si zorientujesz, e nie musiae zaglda
do tej ksiki ju od bardzo dawna. Odniose sukces!

Podsumowanie
Zarzdzanie czasem jest dla administratorw szczeglnie trudne, poniewa nasze problemy

s wyjtkowe (poczenie projektw, ktre musimy zrealizowa, i wezwa, na ktre musimy reagowa), nasi mentorzy zawodowi nie posiadaj umiejtnoci zarzdzania czasem,
a nasi nietechniczni kierownicy nie rozumiej specyfiki naszej pracy. Na nasz korzy
przemawia to, e jestemy ludmi o wysokiej wiadomoci technicznej i do zarzdzania
naszym czasem bez trudu moemy zaprzc technologi.

Przeszkody zewntrzne (klienci) oraz przeszkody, ktre sam sobie stawiasz (rozmowy przez

komunikator, e-maile itd.), zabijaj produktywno. Wdraanie si do pracy po przerwie


zabiera czas i sprzyja popenianiu bdw.

Utwrz wraz ze wsppracownikami wspln tarcz przeciw przerywaniu, tak by kto

inny zaj si walk z nimi, gdy Ty musisz popchn do przodu swoje projekty.

Wszystkie informacje zwizane z zarzdzaniem czasem umie w jednej bazie danych.

Trzymanie wszystkich w jednym miejscu uatwia dobr organizacj pracy.

Oszczdzaj moc obliczeniow mzgu na rzeczy wane. Wykorzystuj mzg do spraw bie-

cych, a organizer do zapisywania rzeczy, dat i notatek.

28

Rozdzia 1. Zasady zarzdzania czasem

Sztony pokerowe
Kady ma dobre rady na unikanie odwlekania pracy. Wyszukaj w Googleu fraz unikanie
zwoki, a zobaczysz prawie 10 tysicy odnonikw. Szukajc na stronach anglojzycznych,
znajdziesz ankiety stworzone w uniwersyteckich centrach pomocowych, majce pomc Ci
okreli rda odwlekania. Znajdziesz ksiki i artykuy. Znajdziesz listy 10 najczstszych
powodw, dlaczego ludzie odwlekaj prac i jak temu zapobiega. Znajdziesz profesjonalnych
szkoleniowcw, ktrzy osobicie lub przez telefon pomog Ci przezwyciy t i inne trudnoci yciowe (oczywicie nie za darmo). Nie krpuj si i sprbuj tego, co Ci si wydaje najodpowiedniejsze. Zrb to teraz.
Myl, e najwaniejsz rzecz jest pamitanie o tym, e odwlekanie jest naturalne. Bierze si
ze strachu i braku wiary we wasne siy. Wszyscy lkamy si zmian. Wszyscy wtpimy w nasz
zdolno do odniesienia sukcesu.
Zamiast skupia si na braku wiary we wasne siy, skup si na czym przeciwnym poczuciu wasnej wartoci. Poczucie wasnej wartoci jest jak stosik pokerowych sztonw. Jeli grasz
w pokera i masz tylko par sztonw, moesz stawia tylko niewielkie stawki. A to oznacza, e
nie moesz wygra wielkich pienidzy. Tak naprawd bdziesz czciej zmuszany do pasowania, by nie straci ostatniego sztona. Gdy masz mnstwo sztonw, moesz gra o wysokie
stawki i wygrywa due pienidze. Moesz podejmowa ryzyko. Moesz prbowa rzeczy, ktrych by nie sprbowa, gdyby mia do dyspozycji tylko garstk sztonw. Moesz wygra
fortun!
Gdy mamy niskie poczucie wasnej wartoci, ronie prawdopodobiestwo, e zrezygnujemy albo
nawet nie podejmiemy prby dziaania. Jeeli nie sprbujesz, nigdy nie dasz sobie szansy na
odniesienie sukcesu. W rezultacie nigdy nie poczujesz smaku zwycistwa. Gdy mamy wysokie
poczucie wasnej wartoci, chtniej podejmujemy ryzyko i znajdujemy si na pozycji, na ktrej mamy szanse wygranej.
Rozumiesz ju, dlaczego poczucie wasnej wartoci jest jak wielki stos sztonw pokerowych?
Oto prawdziwe czary: sztony wasnej wartoci istniej tylko w Twojej gowie, wic moesz
stworzy ich wicej!
W pokerze sztony s rzeczywistymi, materialnymi obiektami. Nie moesz sprawi, e si
rozmno jak za dotkniciem czarodziejskiej rdki. Natomiast w codziennym yciu moesz
posuy si dowolnym rytuaem, aby w magiczny sposb otrzyma wicej sztonw poczucia wasnej wartoci. Moja mantra: im szybciej, tym lepiej daje mi sztony, ktrych potrzebuj, eby upora si z tendencj do odwlekania. Sztony w magiczny sposb pojawiaj si,
gdy przytuli Ci kochana osoba. Ciche wsparcie przyjaciela, ktry pomoe Ci przeczyta t
ksik, sprawi, e pojawi si jeszcze wicej sztonw. Terapia polega wanie na zwikszaniu
ich liczby. Jeli krzyczenie na cay gos Mog! sprawi, e Twj stosik sztonw uronie, krzycz
ile si w pucach.
Nieze, prawda?
Specjalici zgadzaj si w jednym: kupienie tej ksiki automatycznie znacznie zwiksza
liczb Twoich sztonw. Przewr stron i zabierz si do roboty.

Podsumowanie

29

Opracuj procedury i si ich trzymaj. Zamiast bezustannie wymyla na nowo koo lub powta-

rza proces podejmowania decyzji, zamie czynnoci czsto si powtarzajce w procedury.

Wypracuj sobie nawyki i mantry. Bd Ci przypomina o tym, by ponownie korzysta z raz

podjtych susznych decyzji.

Podczas pracy nad projektem skoncentruj si na tym, co robisz. Jeli skupisz si tylko na

jednej rzeczy naraz, bdziesz pracowa lepiej.

Zarzdzaj swoim yciem towarzyskim za pomoc tych samych narzdzi, ktrymi zarz-

dzasz yciem zawodowym. Twoje ycie prywatne jest wane i powiniene zarzdza
nim tak samo jak yciem zawodowym, po to, by nie straci z ycia niczego dobrego.

30

Rozdzia 1. Zasady zarzdzania czasem