You are on page 1of 24

Komputer PC w biurze

i nie tylko
Autor: Piotr Czarny
ISBN: 978-83-246-1094-5
Format: B5, stron: 184

Usprawnij firmow infrastruktur informatyczn


Jak skonfigurowa firmowe komputery?
W jaki sposb korzysta z aplikacji biurowych?
Jak wykorzysta moliwoci internetu?
Komputer w firmie dawno ju przesta by symbolem innowacyjnoci dzi jest on
po prostu konieczny. Prowadzenie przedsibiorstwa bez pomocy komputera
i odpowiedniego oprogramowania jest niemal niemoliwe. Dostpne na rynku programy
usprawniaj midzy innymi wystawianie i ewidencjonowanie faktur, zarzdzanie
personelem, tworzenie dokumentacji i ledzenie historii kontaktw z klientami. Internet
pozwala na sprawn komunikacj, otwiera dostp do rachunku bankowego firmy
i ogromnych zasobw wiedzy.
Jednak w wielu przedsibiorstwach komputery traktowane s jako zo konieczne,
a przechowywane na ich dyskach twardych dane nie s w aden sposb chronione przed
uszkodzeniem lub dostpem osb niepowoanych. Infrastruktur IT czsto nieumiejtnie
zarzdzaj osoby penice inne funkcje i przydzielane do tego przy okazji.
Ksika Komputer PC w biurze i nie tylko to kompendium wiedzy o odpowiednim
wykorzystywaniu komputerw w firmach. Znajdziesz w niej informacje o aplikacjach
biurowych i ich moliwociach, a take wiele innych przydatnych wiadomoci. Dowiesz si,
jak istotne znaczenie dla firmy ma odpowiednia polityka bezpieczestwa danych, jak
opracowa tak polityk i wdroy j w przedsibiorstwie.
Nauczysz si konfigurowa system operacyjny i sie, instalowa oprogramowanie
antywirusowe i zabezpieczajce przed atakami z sieci. Poznasz sposoby udostpniania
uytkownikom sieci drukarek i plikw, korzystania z poczty elektronicznej i stron WWW oraz
tworzenia dokumentw tekstowych, zestawie i prezentacji za pomoc pakietu MS Office.
Tworzenie zaoe polityki bezpieczestwa danych
Konserwacja komputerw
Projektowanie wizytwek i papierw firmowych
Konfiguracja sieci biurowej
Udostpnianie plikw i drukarek w sieci
Korzystanie z poczty elektronicznej i stron WWW
Tworzenie dokumentw tekstowych w programie Word
Najwaniejsze moliwoci Excela
Prezentacje multimedialne w programie Power Point
Od prawidowego dziaania komputerw moe zalee sukces Twojej firmy. Zadbaj o to,
aby ich awarie nie stany Ci na przeszkodzie.

Spis treci
Rozdzia 1. Bezpieczestwo komputera oraz danych uytkownika ........................ 5
Polityka bezpieczestwa ................................................................................................... 5
Zasady bezawaryjnej pracy ............................................................................................. 11
Co robi, by komputer zawsze by sprawny? ................................................................. 14
Odzyskiwanie danych i naprawa plikw ........................................................................ 20
Usuwanie bdw systemu Windows ............................................................................. 22
Konfigurowanie i optymalizacja Windows XP ............................................................... 27
Nieodwracalne usuwanie danych .................................................................................... 31

Rozdzia 2. Grafika w firmie .............................................................................. 39


Projektowanie wizytwki i papieru firmowego .............................................................. 39

Rozdzia 3. Praca w sieci ................................................................................. 53


Zalety i wady pracy grupowej w sieci ............................................................................ 53
Udostpnianie plikw ..................................................................................................... 55
Zasady korzystania z drukarek sieciowych ..................................................................... 59

Rozdzia 4. Komunikacja .................................................................................. 65


Poczta elektroniczna ....................................................................................................... 65

Rozdzia 5. WWW ............................................................................................ 79


Sie. Wyszukiwanie informacji i komunikacja ............................................................... 79
Grupy dyskusyjne ........................................................................................................... 94

Rozdzia 6. Word ........................................................................................... 107


Jak rozplanowywa dokumenty? .................................................................................. 107
Minimalizowanie skutkw awarii ................................................................................. 112
Grupowa praca nad dokumentami ................................................................................ 118
Import, eksport i konwersja dokumentw .................................................................... 121

Rozdzia 7. Excel ........................................................................................... 129


Jak w Excelu wykona baz danych? ........................................................................... 129
Jak w Excelu wykona program do obsugi magazynu? ............................................... 134
Jak poprawnie importowa pliki tekstowe? .................................................................. 138
Jak usuwa zbdne odstpy pomidzy znakami? .......................................................... 143
Jak wylicza dugo stau pracy? ................................................................................ 144
Jak wyznaczy trend sprzeday? .................................................................................. 146
Jak obliczy odchylenie standardowe wysokoci sprzeday? ....................................... 148
Jak maksymaln kwot mona poyczy na x lat przy staym oprocentowaniu
i maksymalnej wartoci raty? ..................................................................................... 149

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rozdzia 8. PowerPoint .................................................................................. 153


Tajemnice skutecznych prezentacji biznesowych ......................................................... 153
Szybkie formatowanie caej prezentacji ....................................................................... 157
Jak rysowa na slajdach podczas pokazu? .................................................................... 163
Jak wykona automatyczny pokaz slajdw? ................................................................. 166
Jak wzbogaci prezentacj o efekty dwikowe? ......................................................... 168
Jak opublikowa prezentacj w internecie? .................................................................. 170

Skorowidz .................................................................................... 173

Rozdzia 6.

Word
Jak rozplanowywa dokumenty?
Coraz czciej zalewani jestemy mnstwem reklam, folderw, ulotek itp. Na ogldanie
ich mamy jednak coraz mniej czasu. Sytuacja ulega zmianie, gdy z odbiorcw przekazw
stajemy si ich autorami. Chcemy, aby jak najwicej osb zwrcio uwag na dokument.
Do czytania zachca uporzdkowany ukad dokumentu. W jaki sposb rozmieci tekst
i obrazki na stronach? Pomocne w tym bd ramki i pola tekstowe.
Krawdzie ramek wyznaczaj granice, ktrych nie moe przekroczy tekst lub obrazek.
Mona wyczy drukowanie krawdzi ramek. O ich istnieniu bd wiadczyy tylko
niewidoczne granice, ktrych nie bdzie przekracza umieszczony w ich wntrzu obiekt.
Pole tekstowe peni funkcj podobn do ramki. Daje jednak wiksze moliwoci, midzy
innymi ze wzgldu na efekty trjwymiarowoci, wypenienie jednolitym kolorem oraz
gradientowe itp.

Jak wstawi ramk do dokumentu?


Aby wstawi do dokumentu ramk:
1. Wybierz polecenie Format/Ramki/Nowa strona z ramkami.
2. Wywietlony zostanie pasek narzdzi Ramki (rysunek 6.1).
Rysunek 6.1.
Pasek narzdzi Ramki

Kliknij przycisk odpowiadajcy pooeniu ramki, ktre chcesz uzyska.


4. Przecignij krawd, a ramka uzyska odpowiedni rozmiar (rysunek 6.2).
3.

108

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.2.
Szeroko ramki
mona zmienia
przez przeciganie

Jak wpisa tekst do ramki?


Aby wpisa tekst do ramki:
1. Kliknij miejsce, od ktrego ma zosta wstawiony tekst.
2. Wpisz tekst z klawiatury (rysunek 6.3).
Rysunek 6.3.

Ramka z wpisanym
tekstem

Czy mona wstawi ramk do ramki?


Tak! Aby wstawi ramk do ramki:
1. Umie punkt wstawiania wewntrz ramki.
2. Na pasku narzdzi Ramki kliknij przycisk odpowiadajcy pooeniu ramki,
ktre chcesz uzyska (rysunek 6.4).

Rozdzia 6. i Word

109

Rysunek 6.4.

Lewa ramka zostaa


podzielona w poprzek

3.

Przecignij krawd, a ramka uzyska odpowiedni rozmiar.

Jak ukry ramk?


Aby ukry ramk:
1. Kliknij przycisk Waciwoci ramki widoczny na pasku narzdzi (rysunek 6.5).
Rysunek 6.5.
Przycisk Waciwoci
ramki znajduje si
na pasku narzdzi

Ramki

Wywietlone zostanie okno Waciwoci ramek. Kliknij w nim kart


Obramowania.
3. Zaznacz opcj Bez obramowania (rysunek 6.6).
4. Kliknij przycisk OK.
2.

5.

Z dokumentu znikny obramowania (rysunek 6.7).

Aby strona zawieraa u gry ramk nagwka, a u dou ramk stopki zajmujce ca
szeroko, naley je wstawi przed innymi typami ramek.

110

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.6.
Okno Waciwoci

ramek

Rysunek 6.7.
Ramki, mimo i s

niewidoczne,
utrzymuj
uporzdkowany
ukad dokumentu

Czym rni si ramki od pl tekstowych?


Ramki s uywane do pozycjonowania tekstu lub grafiki. Z kolei pola tekstowe stosuje
si, by uzyska przepyw tekstu pomidzy czciami dokumentu.

Jak wstawi pole tekstowe do dokumentu?


Aby wstawi do dokumentu pole tekstowe:
1. Wywietl pasek narzdzi Rysowanie.
2. Kliknij przycisk Rysuj pole tekstowe (rysunek 6.8).
Rysunek 6.8.

Przycisk
Rysuj pole tekstowe

Rozdzia 6. i Word

111

Kliknij dokument w miejscu, w ktrym chcesz wstawi pole tekstowe.


4. Stosujc przeciganie, narysuj pole tekstowe (rysunek 6.9).
3.

Rysunek 6.9.

Pole tekstowe zostao


umieszczone w ramce

5.

Rozcignij pole tekstowe, aby uzyska odpowiedni wymiar.

Jak zmieni kolor wypenienia pola tekstowego?


Aby zmieni kolor wypenienia pola tekstowego:
1. Kliknij pole tekstowe, ktrego kolor wypenienia chcesz zmieni.
2. Kliknij czarn strzak znajdujc si obok przycisku Kolor wypenienia.
3. Z listy kolorw wybierz ten, ktry ma zosta uyty (rysunek 6.10).
Rysunek 6.10.

Zaznaczone pole
tekstowe i palet
dostpnych kolorw

Za pomoc przyciskw dostpnych na pasku narzdzi Rysowanie mona modyfikowa wygld pola tekstowego w podobny sposb jak inne obiekty rysunkowe.

112

Komputer PC w biurze i nie tylko

Jak wpisa tekst do pola tekstowego?


Aby wpisa tekst do pola tekstowego:
1. Kliknij pole tekstowe.
2. Wpisz tekst z klawiatury.

Jak zmieni kolor tekstu w polu tekstowym?


Aby zmieni kolor tekstu wpisanego w polu tekstowym:
1. Zaznacz tekst, ktrego kolor ma zosta zmieniony.
2. Kliknij czarn strzak znajdujc si obok przycisku Kolor czcionki
(rysunek 6.11).
Rysunek 6.11.
Kliknicie strzaki
spowoduje rozwinicie

palety barw

3.

Z palety kolorw wybierz dany kolor czcionki.

Minimalizowanie skutkw awarii


Awaria zasilania, zawieszenie pracy edytora lub systemu operacyjnego, wyjcie bez
wyczenia pamici flash usb, umieszczenie pliku z dokumentem w niewiadomej lokalizacji to tylko niektre sytuacje, ktre mog spowodowa utrat dokumentu. Nie
zawsze utrata pliku jest nieodwracalna.

Gdzie s kopie zapasowe?


Word 2003 podczas edycji dokumentu automatycznie wykonuje kopie zapasowe. Aby
zlokalizowa ich pooenie, wybierz polecenia Narzdzia/Opcje. Po wywietleniu okna
Opcje kliknij kart Lokalizacje plikw. Odszukaj ciek dostpu do Autoodzyskiwania
plikw (rysunek 6.12).
Zamknij okno Opcje. Przejd do foldera z kopiami automatycznymi. Otwrz kopi w edytorze Word.
Jeeli folder z kopiami zapasowymi jest niewidoczny, w Eksploratorze Windows wybierz
polecenia Narzdzia, Opcje folderw. W oknie Opcje folderw wcz opcj Poka ukryte
pliki i foldery (rysunek 6.13). Spowoduje to wywietlenie folderw, ktre maj status
Ukryty (rysunek 6.14).

Rozdzia 6. i Word
Rysunek 6.12.

Lokalizacja foldera
z kopiami zapasowymi

Rysunek 6.13.

Niektre pliki
i foldery s ukrywane

Jak odnale zagubione pliki?


Jeeli nie wiesz, gdzie szuka pliku, do ktrego zosta zapisany dokument,
wybierz polecenia Plik/Otwrz (rysunek 6.15).
2. Po wywietleniu okna Otwrz rozwi list Narzdzia. Kliknij pozycj
Wyszukaj (rysunek 6.16).
3. W oknie Wyszukiwanie plikw w polu Wyszukaj tekst wpisz sekwencj
znakw, ktra znajduje si w poszukiwanym dokumencie. Rozwi list
Wyszukaj w (rysunek 6.17).
1.

113

114

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.14.

Folder Dane aplikacji


ma atrybut Ukryty

Rysunek 6.15.

Fragment menu Plik

Rysunek 6.16.

Word jest wyposaony


w narzdzie do
wyszukiwania plikw

Zaznacz miejsca, ktre maj by przeszukiwane (rysunek 6.18).


5. Rozwi list Wybrane typy plikw (rysunek 6.19).
6. Ogranicz zakresy wyszukiwania tylko do plikw programu Word
(rysunek 6.20).
7. Po wpisaniu kryteriw wyszukiwania kliknij przycisk Przejd (rysunek 6.21).
8. Po chwili w dolnej czci okna wywietlone zostan wyniki wyszukiwania
(rysunek 6.22).
4.

Rozdzia 6. i Word
Rysunek 6.17.

Wyszukiwane
bd dokumenty
zawierajce tekst
Piotr Czarny

Rysunek 6.18.

Lista przeszukiwanych
miejsc

Rysunek 6.19.

Czas wyszukiwania
mona ograniczy,
sprawdzajc wybrane
pliki

115

116
Rysunek 6.20.
Klikniciem usu

zaznaczenie
przy wszystkich
plikach oprcz plikw
programu Word

Rysunek 6.21.
Kliknicie przycisku
Przejd rozpoczyna

wyszukiwanie

Rysunek 6.22.

Wyniki wyszukiwania

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rozdzia 6. i Word

117

Jeeli chcesz uy innych kryteriw wyszukiwania ni sekwencja znakw znajdujca


si wewntrz pliku, kliknij kart Zaawansowane i wybierz inn waciwo poszukiwanego tekstu (rysunek 6.23).
Rysunek 6.23.

Dodatkowe
waciwoci
poszukiwanego tekstu

Czstotliwo wykonywania automatycznego zapisu plikw mona ustawi w oknie


Opcje po klikniciu karty Zapisywanie (rysunek 6.24).
Rysunek 6.24.
Uytkownik
moe zmieni
dugo okresu
czasu pomidzy

automatycznym
zapisywaniem
dokumentu do pliku

118

Komputer PC w biurze i nie tylko

Przy pierwszym uruchomieniu Worda po zakoczeniu pracy programu bez zapisania


wynikw wywietlane jest okno z list plikw, ktre mona odzyska (rysunek 6.25).
Rysunek 6.25.
Aby otworzy
kopi pliku, kliknij
j dwukrotnie

Grupowa praca nad dokumentami


Word 2003 ma wbudowane narzdzia uatwiajce prac nad dokumentem przez wicej
ni jedn osob. Tekst naley przygotowa, a nastpnie przekaza innym autorom. Po
przeczeniu dokumentu w tryb rejestrowania zmian modyfikacje wprowadzane przez
nich nie bd zamazyway treci zasadniczego dokumentu, ale bd widoczne i zaznaczone jako dodane pniej.
Jeeli autor zgadza si ze zmianami, moe je zaakceptowa, uywajc odpowiedniej opcji
w trybie rejestracji zmian MS Word. Po zaakceptowaniu przestan by wyrnione.
Jeeli autor z jak zmian nie zgadza si, powinien pozostawi j niezaakceptowan
i wstawi komentarz z wasn propozycj.
Gdy autor sam postanowi wprowadzi zmian, powinien zrobi to w trybie rejestracji
zmian i nie akceptowa ich przed przekazaniem pozostaym czonkom zespou do zaopiniowania.

Jak wczy rejestrowanie wprowadzanych zmian?


Aby wczy rejestrowanie wprowadzanych zmian:
1. Wywietl pasek
(rysunek 6.26).
2. Kliknij ikon

Recenzja

cz (rysunek 6.27).

Narz dzia Znaczniki poprawek Prze

Jak edytowa tekst?


Aby edytowa tekst w trybie rejestracji zmian:
1. Wywietl dokument (rysunek 6.28).

Rozdzia 6. i Word
Rysunek 6.26.

Lista paskw widoczna


po klikniciu prawym
przyciskiem myszy
wolnego miejsca
na dowolnym pasku

Rysunek 6.27.

Pasek Recenzja

Rysunek 6.28.

Pierwszy akapit
rozpoczyna si
od spacji

2.

Wprowad zmian (rysunek 6.29).

Rysunek 6.29.
Po usuniciu spacji

miejsce
wprowadzenia zmiany
zostao oznaczone

3.

Jeeli poprawka bdzie odpowiadaa autorowi, moe j zaakceptowa, klikajc


przycisk Zaakceptuj zaznaczone zmiany (rysunek 6.30).

Rysunek 6.30.
Poprawka zostaa

wprowadzona
do tekstu,
a wyrnienie zniko

4.

Jeeli poprawka nie bdzie odpowiadaa autorowi, moe j odrzuci, klikajc


przycisk Odrzu zaznaczone zmiany (rysunek 6.31).

119

120

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.31.
Kliknicie ikony

spowoduje odrzucenie
zaznaczonej zmiany

5.

Aby przej do nastpnej zmiany w tekcie, wystarczy klikn ikon Nastpna

zmiana lub komentarz (rysunek 6.32).

Rysunek 6.32. Aby nie przeoczy zmiany, mona w wyszukiwaniu zmodyfikowanych miejsc skorzysta
z ikony Nastpna zmiana lub komentarz
6.

W celu wstawienia do tekstu komentarza zaznacz fragment, do ktrego ma si


on odnosi i kliknij przycisk Wstaw adnotacj (rysunek 6.33).

Rysunek 6.33.

Skomentowany
zostanie wyraz Vir

7.

Komentarz mona wpisa w okienku wywietlanym na marginesie dokumentu


(rysunek 6.34).

Rysunek 6.34.

Dokument z rysunku
6.33 z wstawionym
komentarzem

8.

Aby usun komentarz, kliknij go prawym przyciskiem myszy i z podrcznego


menu wybierz polecenie Usu (rysunek 6.35).

Rysunek 6.35.

Polecenie, ktre
powoduje usunicie
komentarza

Rozdzia 6. i Word
9.

121

Aby ujrze wszystkie zmiany i komentarze, kliknij przycisk Okienko recenzowania


(rysunek 6.36). W dolnej czci dokumentu wywietlone zostao okno
z komentarzami.

Rysunek 6.36.

Niekiedy atwiej zorientowa si w zmianach, gdy zostan wywietlone w jednym oknie

Import, eksport i konwersja


dokumentw
Producenci aplikacji staraj si, by ich programy domylnie zapisyway dokumenty
w formacie, ktrego nie obsuguj poprawnie produkty konkurencji. Jeli do firmy zosta
kupiony sprzt komputerowy z oprogramowaniem Microsoft Office, to nastpne komputery te bd miay zainstalowane oprogramowanie tego producenta.
Aby wymiana dokumentw pomidzy firmami uywajcymi oprogramowania rnych
producentw bya moliwa, aplikacje wyposaone s w filtry. Pozwalaj one na zapis
i odczyt dokumentw w innych formatach ni domylny, ale dzieje si to np. kosztem
utraty formatowania.

Jak otworzy dokument zapisany w formacie


innym ni domylny?
Aby otworzy dokument zapisany w formacie innym ni domylny:
1. Wybierz polecenia Plik/Otwrz (rysunek 6.37).

122

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.37.

Polecenie otwierania
dokumentu
2.

Po wywietleniu okna Otwrz (rysunek 6.38) rozwi list Pliki typu.

Rysunek 6.38.

Format inny
ni domylny
naley wybra z listy

3.

Zaznacz plik, ktry ma zosta otworzony (rysunek 6.39).

Rysunek 6.39.

Wczytana zostanie
strona WWW

Kliknij przycisk Otwrz.


5. W edytorze Word 2003 otworzona zostaa strona WWW (rysunek 6.40).
4.

Rozdzia 6. i Word

Rysunek 6.40.

123

Stron WWW mona edytowa w Word 2003

Jak zapisa dokument


w formacie innym ni domylny?
Aby zapisa dokument w formacie innym ni domylny:
1. Przygotuj dokument.
2. Wybierz polecenia Plik/Zapisz jako (rysunek 6.41).
Rysunek 6.41.

Polecenie
zapisywania
dokumentu

Z listy Zapisz jako typ (rysunek 6.42) wybierz format docelowy.


4. Kliknij przycisk Zapisz.
5. Strona WWW zapisana zostaa do pliku tekstowego (rysunek 6.43). Kliknij go
dwukrotnie.
6. Plik zosta otworzony w Notatniku (rysunek 6.44).
3.

124

Komputer PC w biurze i nie tylko

Rysunek 6.42.

Strona WWW zapisana zostanie do pliku tekstowego.

Rysunek 6.43.
Plik tekstowy,
do ktrego zapisana

zosta a strona WWW

Rysunek 6.44.

Strona WWW po zapisaniu do pliku tekstowego.

Rozdzia 6. i Word

Na czym moe polega


niezgodno formatw dokumentw?
Aby w praktyce sprawdzi, na czym polega niezgodno formatw:
1. Zredaguj dokument z wykorzystaniem grafiki WordArt (rysunek 6.45).

Rysunek 6.45. Polecenie zapisywania dokumentu

Wybierz polecenia Plik/Zapisz jako.


3. Wywietlone zostao okno Zapisz jako (rysunek 6.46).

2.

Rysunek 6.46.

Plik Word 2003


zostanie zapisany
w formacie Works 7

125

126

Komputer PC w biurze i nie tylko

Z listy Zapisz jako typ wybierz Works 7.0.


5. Kliknij przycisk Zapisz.
6. Przed zapisaniem dokumentu program wywietli ostrzeenie o moliwoci
utraty informacji, ktre zostay sformatowane z wykorzystaniem funkcji
niedostpnych w wybranym formacie (rysunek 6.47). Kliknij przycisk Tak.
4.

Rysunek 6.47.

Edytor ostrzega
o niezgodnoci
formatw
macierzystego
i docelowego
7.

Dwukrotnie kliknij zapisany plik (rysunek 6.48).

Rysunek 6.48.

Plik, do ktrego
zapisano dokument
8.

Z plikiem o rozszerzeniu *.wps nie jest skojarzona adna aplikacja (rysunek 6.49).
Zaznacz opcj Wybra program z listy.

Rysunek 6.49.

Uytkownik moe
wybra program,
w jakim zostanie
otworzony plik

Kliknij przycisk OK.


10. Jako edytor, w ktrym ma zosta wywietlony dokument, wybierz Microsoft
Office Word (rysunek 6.50).
11. Kliknij przycisk OK.
12. Dokument zosta otworzony w edytorze Word 2003 (rysunek 6.51). Pozbawiony
jest ozdobnikw WordArt.
9.

Rozdzia 6. i Word

127

Rysunek 6.50.

Plik zostanie
otworzony w edytorze
Microsoft Office Word

Przy zapisywaniu dokumentu do formatu Works utracone zostay elementy obsugiwane


tylko przez format Word

Rysunek 6.51.