You are on page 1of 7

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Introdução Administrar o tempo não significa tornar-se escravo do relógio.

A verdade é que, quem o administra coloca-o sob controle. Quem não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e na hora em que desejaria. Muitas pessoas acreditam que é possível programar 100% do seu tempo, mas não podemos programar a vida nos mínimos detalhes, devemos adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida, mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário dentro da vida profissional ou pessoal e não programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. Aquele que “tem tempo” não é quem não faz nada: e sim, aquele que consegue conciliar suas tarefas dentro do tempo que possui. Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está sempre ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir alguém que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras - e, geralmente, produz muito mais. Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. Administração do Tempo Tempo é Vida Embora o equipamento básico de que dispomos para viver seja a nossa mente, o tempo é o recurso fundamental da nossa vida, a matéria prima básica de nossa atividade. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneiras de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. O tempo não pode ser acumulado para uso posterior. Quem não administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. Se as horas de um dia não forem usadas sabiamente, não há como aproveitá-las no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e o hoje perdido terá sido perdido para sempre. Mas, embora não renovável, o tempo é um recurso democraticamente distribuído. A capacidade mental, a habilidade, a inteligência, as características físicas são muito desigualmente distribuídas entre as pessoas. O tempo, porém, enquanto estamos vivos, é distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto executivo como para o mais pobre desempregado. Todos recebemos 24 horas de tempo por dia. Ninguém consegue roubar nosso tempo: outra pessoa só consegue determinar como eu vou usar meu tempo se eu o consentir. Se é assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com o tempo de que dispõem e outros não conseguem produzir nada - no mesmo tempo. Não que os últimos não

que não têm a menor importância. Por outro lado. não é a mesma coisa que ser ocupado. Produtividade é o produto da eficácia pela eficiência. Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer. Esse indivíduo parece ocupado . Ser produtivo é fazer certo as coisas certas. etc. ou gastam muito dinheiro. Aqui também a ideia de mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de objetivos. etc. de maneira extremamente eficiente. Por isso ele é frequentemente escasso e caro. Tempo é Dinheiro É importante se compenetrar do fato de que nosso tempo é valioso. Por isso é que se diz que tempo é dinheiro. portanto. Há pessoas e instituições que estão dispostas a pagar dinheiro pelo nosso tempo. Ser eficaz é fazer as coisas certas. do que pagar um lava-carro para fazer o serviço. e. no entanto. nesse caso. A explicação está no seguinte: o importante é o que fazemos com nosso tempo. conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa fora. você concluir que há coisas que você queira fazer que são mais importantes do que o dinheiro que irá gastar. porém. todos conhecemos pessoas que fazem. precisamos investir fundamentalmente tempo e/ou dinheiro. para concluir. talvez até mais frequentemente. fazer o que precisa ser feito. Quem administra o tempo. com a menor quantidade de recursos possível. isto é. aumenta sua produtividade. assistir a um jogo de futebol na TV. provavelmente vai concluir que vale mais a pena você mesmo lavar o carro. Para alcançar um determinado resultado ou produzir alguma coisa. com determinado nível de qualidade. fazer aquilo que consideramos importante e prioritário. É possível ser eficaz.mas é improdutivo: no mais das vezes não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem fazer o que faz de maneira correta. Seu carro está precisando de uma limpeza. Ser produtivo.façam nada: às vezes são ocupadíssimos. Se.). Imaginemos exemplos corriqueiros. e que este serviço vai levar cerca de uma hora de seu tempo. O uso de seu tempo economiza dinheiro. A pessoa pode ser ocupada e não produtiva. isto é. Administração do Tempo e Redução de Stress Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso dele. ganha não apenas vida: pode também transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro. na verdade. Tornar mais eficiente quem é ineficaz (por exemplo. sem ser eficiente. coisas que são inessenciais. Quem consegue colocar cem mil pedras de dominó em pé‚ sem derrubar nenhuma. possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa mas extremamente ineficaz. Se você não tem mais nada que realmente queira fazer (como dormir. Se não tenho nenhum . em cujo caso não fará a tarefa adicional que lhe está sendo pedida. que simultaneamente tenta responder às perguntas de outro. Administração do Tempo e Produtividade Quem administra o tempo. fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. Essas pessoas são eficazes mas ineficientes. Ser eficiente é fazer as coisas certo. Suponhamos que você saiba lavar um carro com um nível de qualidade aceitável. provavelmente vai concluir que vale mais a pena pagar um lava-carro para fazer o serviço. isto é. pessoas que são ineficazes e ineficientes. Vemos. isto é. pouco ou mesmo nada produzem.na verdade está ocupado . mas levam tempo demasiado. E “tempo” é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. dando-lhe um computador) às vezes até piora a situação. Todos já vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que tenta atender a mais de um freguês ou cliente ao mesmo tempo.

entretanto. e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças. suas mesas às custas da nossa. Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da "porta aberta" frequentemente se vêem forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a . tem coisas demais para fazer. alguns colegas e muitos superiores nos mandam papéis que não lhes interessam e com os quais não sabem o que fazer. se é isso que julgamos importante e queremos .exceto. você realmente quer estar lendo um livro.e. Numa situação como essa. ou por terem uma secretária ciente de seus deveres. É sempre bom lembrar que.objetivo. O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos. gastar tempo no lazer. de interrupções. • Excesso de Papéis: Junto do excesso de tarefas. pela sua posição e estilo de trabalho. Quando precisamos de algo importante. a indecisão. talvez. Grande parte das pessoas. aquelas pessoas que. O excesso de tarefas frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada. porém. ou trabalhando num relatório. acabamos gastando minutos preciosos. sentido de realização e felicidade. antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade). ou a entreter familiares. porque o tempo não estará sendo utilizado para aquilo que você considera importante e prioritário naquele momento . tem causas independentes do excesso de tarefas. despreocupadamente. encontramos outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem nossa atenção. seja pessoal. provavelmente não vou ter stress. da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress. o bom uso do tempo normalmente traz satisfação. de telefonemas. não estará sendo bem usado. • Excesso de Interrupções: A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos . A consequência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma montanha de papéis. Os empecilhos de ordem institucional: • Excesso de Tarefas : Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. não sabemos exatamente onde está. então provavelmente vou deixar o tempo fluir. Limpam. às vezes horas. Muitas pessoas e instituições nos mandam papéis não solicitados que não têm relação com as nossas tarefas. Empecilhos à Administração do Tempo A maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo. que quer realizar alguma coisa. e assim por diante. dedicar tempo a hobbies ou à família. mas se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem mesmo impossibilitar o bom uso do tempo. Os principais são de ordem institucional: excesso de tarefas. Se. há o excesso de papéis. O excesso de papéis. seja profissional.e todos nós desejamos isso em determinados momentos. e parcialmente gerado por elas. pior. gastamos tempo a procurar. de reuniões e de ordem pessoal: a tendência à procrastinação e. Por causa do excesso de papéis. Além disso. você se sente tenso. A única coisa que posso querer fazer é "matar o tempo". num dado momento. portanto. de papéis. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo de correspondência que nada significa mas que frequentemente é olhada antes de ser jogada fora (ou. gostaria de fazêlo. assim. Esses empecilhos são de várias naturezas. Não há como avaliar meu uso do tempo nesse caso. conseguem controlar o acesso à sua sala. custamos a achar. Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada.

"Posso fazer uma perguntinha?". Temos muito mais reuniões do que seria necessário. e quando o interrompido se dá conta a "perguntinha". todo mundo parece sentir que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença. As reuniões nunca começam na hora. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. "Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?". Nunca se fixa um limite para a duração da reunião. ou coisa equivalente. • Excesso de Telefonemas: Algo semelhante acontece com telefonemas principalmente para quem tem que atender seu próprio telefone. A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada é muito difícil.cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um minutinho?". A duração e o conteúdo das intervenções não é controlado. Ferramentas de Administração do Tempo Listar os problemas não é difícil. ou num momento inconveniente. É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não tomar uma decisão no calor de uma discussão. Acabam se prejudicando. não raro. Os empecilhos de ordem pessoal: • Tendência à Procrastinação e Indecisão: parecem ser uma característica comum dos seres humanos. Parece que temos esperança de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias. seus objetivos não são anunciados com clareza e antecedência. se as deixarmos sós. elas duram muito mais do que seria sensato esperar. portanto. se preparar. Depois das reuniões nenhum dos participantes tem ideia clara do que ficou resolvido. etc. sem a devida antecedência. a "ajudazinha". nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente. nem é informado do andamento das coisas que foram decididas. o "minutinho" acabou levando meia hora (quando não mais). Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas. A incapacidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a protelar. as pessoas convocadas não sabem porque estão sendo convocadas nem o que se espera delas. não podendo. Uma vez iniciada a reunião. sem o filtro de uma secretária eficiente. ou não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer. se é que alguma coisa foi resolvida. Um telefonema inconveniente. elas ficam sem saber como lidar com o problema sem ser indelicadas. Muitas firmas não têm rotinas e procedimentos bem estabelecidos para responder a perguntas ou a pedidos de informação. Na verdade. ou que levar trabalho para casa. ou desagradável. frequentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica sabendo)‚ indispensável para sua condução. Mais difícil é encontrar soluções para essas . tendo que ficar trabalhando até mais tarde. Além disso. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administração do tempo. de sorte que vários tipos de telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais bem empregado em outras tarefas. causando miséria nas agendas das pessoas. ou quando não há informações suficientes. na esperança de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária. Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior parte das pessoas julga importante. Uma coisa leva à outra. pode estragar um dia. e muito mais gente participa delas do que seria preciso. • Excesso de Reuniões: O problema do excesso no número e na duração das reuniões é dos mais sérios. longa. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato. Nem sempre são. as reuniões são convocadas. complexa. assim que confrontadas com uma tarefa ou um problema. telefonemas são uma forma especial de interrupção.

ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum. Acabará apenas ouvindo críticas a respeito da qualidade do seu trabalho e o tempo que leva para executá-lo. não passam de bom senso. A menos que você seja Relações Públicas. Isolado o problema e descobertas as causas. delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos. Por Quê?. Pesquise também em livros. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Quanto?. As soluções.dificuldades. treine-a. seja breve e objetivo. É só introduzir assuntos não agendados. • Faça uma lista diária e priorize as atividades: Relacione diariamente. se mesmo assim seu chefe insistir. participação e envolvimento dos . • Estabeleça os objetivos com clareza: Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos. Vendedor ou algo semelhante. por exemplo) quiser lhe passar uma atividade e você estiver sobrecarregado de tarefas. deixando-o dopado. Onde?. não há motivo para esticar um telefonema. por menos volumoso que seja. se puder. Depois.Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades. diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho. faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando. quase sempre. todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. em regra. Caso contrário. desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo). Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão . Quando?. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto. Sugira outra pessoa e. Quem?. quando você já está atolado de trabalho. assuntos previamente agendados do conhecimento de todos. Concluído o diálogo. Mas o mais difícil de tudo é seguir o bom senso. Peça à assistente – ou a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde. não lhe trará nenhum reconhecimento. melhor do que não tomar nenhuma decisão. • Saiba dizer NÃO: Não recusar nenhum serviço. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. • Delegue: Divida as tarefas com os seus subordinados. Se alguém (como seu chefe. mas sem nada renderem de efetivo. Trabalhar muito é uma coisa. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Delegando você estará livre para atividades mais prioritárias. sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. agradeça e encerre o contato. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê?. • Saiba tomar decisões: Uma decisão errada é. numa folha de papel ou em sua agenda. em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo. pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram. • Faça reuniões produtivas: Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três “galos de briga” monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. tome a decisão. sem entretanto perder a simpatia. • Seja breve ao telefone: Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho.

Assim. Benefícios Obtidos com a Administração do Tempo: Ao administrar seu tempo você terá realizado seus objetivos dentro do prazo pretendido. sobrará tempo para você fazer mais coisas do seu próprio interesse. e não interrompa o andamento das coisas. • Possibilitar maior domínio e controle do trabalho. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda. A tarde. estabeleça contatos essenciais etc. então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento. . etc. deixe como está. • Organize-se: Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas. você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa. incapacidade de concentração. Os benefícios de saber administrar o tempo são muitos. adiamentos constantes. dedique-se a um projeto importante. • Evite o perfeccionismo: "O perfeito é inimigo do ótimo". contanto que não interfira nas suas prioridades. Agir: Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail). • Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor: Todos temos um "relógio biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. faça reuniões produtivas (e rápidas). Nada melhor então do que se ajudar. sempre que possível. notícias obsoletas. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas. • Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails): Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso. criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. projetos. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele. Quase sempre o perfeito custa tempo. e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio. fazer várias coisas ao mesmo tempo. arquive-o. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. informações que não são de seu interesse. Arquivar: Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura. então utilize estas alternativas: Jogar Fora: Pergunte-se: "Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada". que exijam clareza de raciocínio. tome logo. diz o ditado. Assim. digitação. dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. Se algo já está ótimo. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível. de preferência. com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização. não programar suas atividades. A perfeição é desejável. Existem tarefas que exigem dias. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo neurótico controle de qualidade do perfeccionista– relatórios. ao final. mas raramente necessária. semanas ou meses de trabalho. cópia para todos das decisões tomadas na reunião. dedique-se mais às rotinas e trabalhos corriqueiros. Os principais são: • Desenvolver uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida. Pela manhã.participantes e. • Permitir-se aproveitar mais a vida. limpeza. a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. folders de seminários e conferências a que não irá assistir. execute atividades nobres. completando um segmento de cada vez. cartãoponto. Divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo.

2. Fonte: Jornal Carreira & Sucesso 3. familiar e profissional. Manual da Secretária: técnicas de trabalho.• • • • Evitar pressão interna e pressões externas. HERNANDES.Administração do Tempo. Henrique da Silveira Neto. Fernando – O Profissional da Informática 4. 11.ed. passando pelos fatores que envolvem o planejamento e soluções para otimizar o tempo. utilize seu tempo da forma mais inteligente possível. 1992. Referências Bibliográficas 1. Obter segurança e objetividade no trabalho. 2009 . Super Secretária: um guia para o profissional que quer crescer na vida. Pudemos demonstrar no decorrer do trabalho desde a definição e empecilhos da organização do tempo. O Tempo é um recurso precioso. João Bosco. Aumentar a produtividade. São Paulo: editora Nobel 5. Conclusão A administração do tempo é uma ferramenta essencial para o desenvolvimento pessoal e eficácia do planejamento da rotina diária de trabalho. Sônia. MEDEIROS. Portanto. pois isso proporcionará melhoras impactantes na vida pessoal e profissional. Manter o equilíbrio entre a vida pessoal. que não pode ser recuperado. Eduardo O C Chaves . São Paulo: Atlas. Os benefícios trazidos pela administração do tempo são muitos. ou expandido. Vera. Mattos.