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Maximização de recursos: o uso de gestão de risco para repensar as opções orçamentais em tempos difíceis

por Lauren C. Cragg

Gestores do setor público são confrontados com alterações que não foram previstos no final de 1990. Confrontados com as receitas fiscais em declínio, bases menores impostos, recursos limitados, e um desejo de manter os níveis de serviço atual, gestores públicos voltaram a técnicas de gestão de corte. "Fazer mais com menos" possa parecer a resposta adequada, mas os gestores devem desenvolver respostas mais inovadoras para enfrentar os desafios fiscais. Existem alternativas ao convencional "carne machado do orçamento" estratégias políticas. Maximização de recursos de gestão de risco usa para focar as escolhas de uma agência do orçamento e aplicar as ferramentas, tais como custeio baseado em atividades e inovação de processos de negócios ou a reengenharia a esses programas e funções que são os mais críticos. Ele também esclarece essas escolhas orçamentais em que o órgão deve considerar a eliminação do programa ou outsourcing. Este artigo irá detalhar o conceito de maximização de recursos, explorar a forma como ele pode trabalhar eo que ele oferece como uma alternativa para redução de despesas. O que é a maximização de recursos e como ele é diferente? Maximização de recursos é uma abordagem de gestão multidisciplinar para identificar e avaliar os recursos de uma organização e os riscos correspondentes. O objetivo é ajudar uma organização a identificar como ela pode fazer as coisas mais importantes com o melhor uso dos recursos da organização, em suma "melhores serviços com melhores recursos." Recursos: incluem mas não estão limitados à infra-estrutura de dinheiro, tecnologia, pessoal, sistemas, formação, conhecimentos, equipamentos e. Os componentes individuais de maximização de recursos não será novidade para os gestores públicos veterano. Os componentes incluem a gestão de risco, custeio baseado em atividades, a inovação de processos de negócios ou de reengenharia, e competitivasourcing (usando o termo federal atual preferido, ou terceirização usando o termo genérico). O que é aqui proposto que é novo, porém, é a seqüência de como esses componentes fornecem oportunidades para os recursos a serem utilizados. Resumo definições são garantidos antes de se aprofundar na discussão da importância da maximização de recursos e como ele funciona: Gestão de risco: uma abordagem de gestão cujo objetivo é maximizar os recursos de uma organização, eliminando ou reduzindo o seu nível de perda.

de modo específico cria recomendações sinérgica. Finalmente as recomendações sejam implementadas e podem ser comparados com outras entidades e prestadores de serviços externos. A integração da função de gestão de risco acrescenta uma dinâmica fundamental para este processo. peneiração de alternativas. Competitiva Sourcing: Uma comparação quantitativa e qualitativa dos serviços existentes e / ou produtos com as capacidades de uma agência externa ou empresa. a administração de cortes convencionais assume que depois de tomar as primeiras medidas para congelar os gastos. Inovação de Processos de Negócio (ou reengenharia): O repensar fundamental e redesenho radical dos processos para trazer grandes melhorias na performance. gestão de risco. e processos radicalmente melhorado. reduz indo a demanda com o aumento de taxas ou a adição de novas receitas. os custos do programa. muitas vezes.em uma fase inicial projetado para concentrar as escolhas da agência orçamento ou prioridades. historicamente. Gestão de risco vem em primeiro lugar . pode considerar a interrupção primeiro e depois a terceirização para fora potencial (ou interna) prestadores de serviços e empreiteiros. reengenharia de processos. O processo de maximização de recursos faz avaliações pró -ativa.Activity-BasedCosting: Um processo de contabilização pelo qual as atividades são quantificados incluindo todos os custos necessários para prestar um serviço e produzir uma saída do programa. custeio baseado em atividades e reengenharia de processos de negócios são usados para mover para a frente. Esta mistura de abordagens. como o que deve ser mantido. segue uma mistura e mistura de abordagem somando poupança de cortar a qualidade do serviço. Como mencionado. onde os custos podem ser drasticamente reduzida. é o componente chave. o que eles custam para substituir? * É o que estamos fazendo vale o risco? * Será que devemos reter certos equipamentos. O risco saídas processo de gestão tipicamente incluem respostas a perguntas tais como: * Quais são os nossos prédios. estas ferramentas e metodologias são aplicadas em uma ordem. redução de despesas em seguida. O que torna o trabalho maximização de recursos? Maximização de recursos é uma integração seqüenciada da função de gestão de risco. Em contraste. A Tabela 1 mostra o contraste. incluem benchmarking. baseada em actividades de contabilidade. e então o que pode ser efetivamente terceirizados. que é um meio de quantificar o desempenho e serviço / produto critérios e usá-la como uma comparação com outras organizações. pessoas e sistemas de valor. então cria recomendações e assegura que elas serão implementadas coletivamente. Para aqueles programas que as questões agência ou prestação ou produção. nós fornecemos? . Relativamente a esses programas e serviços que a agência sabe que deve fornecer e produzir. ou dentro de uma organização entre as disciplinas / departamentos ou ao longo do tempo. BPI ou R. Mas o primeiro elemento. os empregados? * Devemos eliminar programas ou serviços que. e outsourcing.

Note-se que a gestão de risco correlaciona-se bem com o resultado do custeio baseado em atividades.quando os serviços e procedimentos de se cortar para trás. incluindo. o "recurso maximizada" entidade tem os dados que permitam determinar se a eliminar um serviço ou terceirizálo. Para serviços críticos. mas o potencial risco não vale a pena a troca. tê-lo.Tendo mais voluntários para ajudar a executar o programa . os pedidos de dados. portanto. É que a opção vale o risco? Integração Em organizações selecionadas. e vale a pena o risco . serviços de governo podem ser avaliadas e medidos quantitativamente. Através da avaliação de riscos. Custeio baseado em atividades responde à pergunta. As pessoas não são diferentes do que uma "limpeza da casa primavera". para fazer um alvo orçado. as oportunidades podem ser identificadas para estender os recursos e minimizar os riscos a longo prazo. pode ser absorvido os custos globais ao longo do tempo. O que pode parecer a melhor alternativa . Mas de gestão de risco é ainda mais importante. melhoria e inovação em relação ao enraizamento de apenas fazer menos.pode impactar a exposição responsabilidade da entidade. refletindo que o risco pode ser pequeno. Esta fase envolve uma extensa coleta de informações de recursos. Como funciona a maximização de recursos? A primeira fase do processo de maximização de recursos é uma análise de gestão de riscos. por exemplo.por exemplo: a recreação e parques departamento pode estar à procura de opções para manter suas instalações abertas ao eliminar um grande déficit. Na outra pista. ou ele próprio? Gestão de risco determina o quanto poderia custar. edifícios e veículos podem proporcionar redução de custo real e reduzir a exposição ao risco. É a mistura de realinhamento. valores.O processo de avaliação de risco prevê especificamente uma dimensão que permitam determinar o valor potencial e do custo de cada recurso ou função. Ao capturar o custo de custo e potencial de cada serviço existente ou propostas. O risco frase jargão de gestão para tais eventos é "drop-buraco grande pequeno". pessoal e propriedades. ou ter voluntários auxiliar no trabalho de apoio. dado o estado actual dos orçamentos governamentais . Pode considerar cortar para trás horas. fluxo de caixa e conhecimento de sistemas. eliminando. as coisas caem através das rachaduras. como custeio baseado em atividades é aplicada com a gestão de risco de uma entidade descobre quais são os riscos e custos associados são para suas atividades. Maximização de recursos não é uma solução rápida. Entrada de funcionários é a chave para a identificação de recursos. tendo o pessoal operacional recolher receitas para admissão. Institucionalização A institucionalização do processo de maximização de recursos baseia-se na atividade de dados baseados em custeio. é uma mudança na abordagem à alocação de recursos e. quanto custa-nos a fazê-lo. As informações são coletadas através de questionários. quando as propostas de terceirização são apresentados. gestão de risco tem sido integrado na função de gestão global. locais de propriedade. e bem estruturadas. mas também eles têm problemas de risco e responsabilidade. porque . Cada uma dessas opções podem diminuir os custos.

como podemos fazê-lo funcionar melhor. Através de equipes de consultoria empregado os seguintes tipos de perguntas são respondidas: como é que vamos manter o que é realmente importante. bem como a probabilidade de desvio de recursos com base no perfil do personagem e procedimentos de gestão de caixa.uma vez que tenham sido informados no processo global de gestão de risco. A tecnologia tem proporcionado enormes vantagens para o processo de gestão de riscos.(este seria aplicado para os recursos mais valorizadas. por exemplo. cada um risco potencial também é avaliada em termos de potencial de baixa freqüência e gravidade: freqüência sendo quantas vezes algo pode ocorrer e é o nível de severidade do impacto. por exemplo. Então. qual é o valor de um caminhão de bombeiros. após o custeio baseado em atividades foi concluída os resultados e recomendações são priorizados e analisados no âmbito processo de reengenharia. conhecimento e bancos de dados. edifícios vagos. Uma vez que uma lista exaustiva de recursos é criado. o seu valor potencial e exposições. e como podemos melhorar o valor para o público? . a decisão é feita para ir para qualquer ABC/BP-. Valor associados Depois que a lista de recursos é criado. contra os riscos envolvidos. ou eliminação. O processo de avaliação de risco de gestão de risco das forças de uma entidade para discutir as realidades e as eventualidades futuras. bancos de dados fornecem o que outras entidades identificaram como recursos-chave que resultou o delineamento de serviços ou a prestação de serviços impactado negativamente. ABC / BPI decisão Uma vez que o processo de gestão de risco identificou cada recurso. agora que sabemos que os custos de tudo. a fim de planejar respostas estratégicas e contingências. Modelagem estatística pode ser usado em previsões de queda de neve. Bases de dados e modelos estatísticos ajudam a determinar a probabilidade de que as ocorrências proporcionará triggers para a identificação de maior freqüência de exposição ao risco. quanto custa para manter. uma organização pode determinar o que precisa ser interrompido. etc. a lista será ainda mais alargado. Em seguida. Em suma. os funcionários são capazes de identificar os recursos que os gestores podem ter negligenciado. Através de avaliação de cada recurso de acordo com seu valor e os riscos associados. Avaliação de risco dos recursos mais vitais também ajuda a uma entidade para identificar seus principais serviços e preservar seus ativos mais importantes. Por exemplo. e assim por diante. pode ser arrendadas. cada recurso é avaliado em termos de seu valor para a entidade e seu potencial risco para a entidade. em parceria com outra entidade. peculato. sistemas. cada recurso é avaliado de acordo com seu valor para a missão global da organização. prever a probabilidade ea possibilidade de uma base tributável encolhendo. ou outsourcing). olhando para as informações do banco de dados público e modelagem estatística. veículos antigos. acidentes ou ações judiciais. Na rota ABC / BPI. Avaliações de gestão de riscos se aplicam a pessoas. A maioria dos orçamentos governamentais são insuficientes quando a entidade miscalculates.

Por exemplo. etc) Contrato 2 Out (terceirizar noncore funções e atividades de apoio) Base de dados da Receita segundo Augment(taxas de crescimento.e as pressões competitivas internas dentro do governo para garantir os níveis de valor serviço comparável com os melhores. e reparação de estradas pode ser determinada a ter prioridades mais altas do que os serviços sociais ou programas de recreação.Uma vez que a reengenharia de processos tenha sido concluída. não significa que ele não deve ser competitivo. bombeiros. por que estamos fazendo isso? 2 ABC: Custeio Baseado em Atividades para o núcleo serviços e produtos . etc) 2 Reduzir Níveis de Serviço (corte horas de serviço. viagens. de recursos e . criar novas taxas) Prioridade Track "B" Maximização de Recur sos (Avaliação de Riscos) "Melhores serviços com melhores recursos" 1 Gestão de Risco Não: Determinar o potencial valor e custo (responsabilidade) de cada programa. estamos realmente fazê-lo melhor e pelo menos riscos para a organização e como podemos comparar com outras organizações?" Só porque a agência optou por colocar o programa em seu "melhores serviços com melhores recursos" categoria. "Agora que nós reengineered tudo. os processos mais viáveis são implementadas. função. como podemos redesenhar processos de trabalho fundamentais para maximizar o valor e reduzir o tempo de ciclo? Eliminação Programa 2 1: Rescisão de um .ou seja. tecnologia. 1 locais.isto é. Eles são priorizados e selecionados com base no custo / hora de implementar e as economias de custo estimado e determinação como um serviço essencial. TABELA 1 Comparando Gestão Cutback a maximização de recursos Gestão prioridade C utback (Retrenchment) Track "A" "Fazer Mais com Menos" 1 Congele Programa níveis de despesa (atraso Sim contratação.ou seja. Mas os números custeio baseado em atividades serão avaliados ao longo do tempo e esses dados podem ser comparados com os custos originais e os custos de outra organização. treinamento. etc) Aumento de Produtividade 2 (substituto inferior 2 custo do trabalho. o que é custo para proporcionar um nível de qualidade de serviço para o público? BPI 2: Inovação de Processos de Negócio para serviço e programa de processos . A competição virá de ambas as oportunidades estratégicas de terceirização solicitados pela entidade em outras áreas . Responder às perguntas. polícia.

ou seja.programa ou atividade de questionável valor .:http://findarticles.com/p/articles/mi_m0HTO/is_2_32/ai_n25073340/ . quem pode fazer isso por nós por um preço justo para o adequado níveis de qualidade? FONTE. quando podemos parar de fazer isso? 2 Competitiva 2 Sourcing: qualidade comparando e custos dos serviços com outros fornecedores ou contratados .ou seja.