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Los desafos de implementar un ERP Autor: Javier Mozqueda Lafarga Otros conceptos de economa ERP es una palabra de moda,

hoy en da. Hay bastante directivo desorientado, buscando soluciones a sus requerimientos de informacin, en el lugar equivocado. O posiblemente han encontrado el ERP adecuado, pero no estn siendo asesorados de la manera correcta. La empresa intermedia, atraviesa serios problemas al momento de implantar un ERP. Hacerlo es cuestin de orden, visin, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios, y la necesidad de un cambio cultural en la empresa. Introduccin Cuando la mayora de las personas se imaginan los sistemas de tecnologas de Informacin, estas probablemente se les viene a la mente personas una visin de cuartos de aires acondicionados llenos de computadoras. Y cuando se habla de ERP el trmino por si solo no nos dice nada de lo que realmente el software hace. As pues, ERP es un software que integra la informacin usada por una organizacin de muchas diferentes funciones y departamentos dentro de un sistema de computacin. ERP, lejos de ser un concepto interesante, es un requerimiento bsico para toda empresa, hoy en da. Cada vez ms, el mercado se hace ms grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de servicios y productos, o especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el apoyo tecnolgico para poder administrar eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de informacin capaces de identificar exactamente la situacin actual y futura de sus negocios. Esto se logra por medio de ERPs. Con el crecimiento de la tecnologa de Internet, estas empresas se enfrentan a mercados electrnicos, los cuales harn posible sus transacciones comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERPs, ser el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarn saliendo del mercado. ERP es una palabra de moda, hoy en da. Y la verdad es que existen muchas empresas que no tienen un verdadero concepto de lo que significa. Hay bastante directivo desorientado, buscando soluciones a sus requerimientos de informacin, en el lugar equivocado. O posiblemente han encontrado el ERP adecuado, pero no estn siendo asesorados de la manera correcta. Pero, qu es lo que est pasando entonces? La empresa intermedia, atraviesa serios problemas al momento de implantar un ERP. La mayor parte de las veces, fracasan los proyectos porque se vuelven demasiado largos y cansados y la compaa debe moverse segn las tendencias del mercado, y an estn implantando un proceso obsoleto.

Hoy en da, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una implantacin de ERP en poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestin de orden, visin, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios y la necesidad de un cambio cultural en la empresa. Los principales retos son: Es evidente que la mayora de las empresas, tienen problemas en la implementacin de una solucin de este tipo. En cuanto a lo econmico, muchas empresas no encuentran la formula exacta para poder soportar un gasto de esta magnitud, y las que pueden, tienen que enfrentarse al aspecto intercultural de la empresa. Si se desea implementar aplicaciones ERPs de primer nivel, el costo de solo unas 4 soluciones, oscilara arriba del milln de pesos, y este mismo numero de aplicaciones, estara en el margen de los 800 mil pesos con proveedores de otros niveles. Por lo que algunas empresas, han tenido que buscar otras opciones. Para aquellas empresas de bajos recursos, ya estn surgiendo soluciones ms factibles y justificables, como lo son los PSA (Proveedores de Servicios de Aplicaciones), con los cuales, no es necesario comprar la aplicacin y toda la infraestructura que esta implica, en cambio, se renta o alquila las aplicaciones necesarias para la integracin de la empresa. A pesar de esto, la principal dificultad a la cual se tendra que enfrentar la alta direccin de una empresa, es a la cultura de a empresa. Dentro de cualquier organizacin, es difcil romper con las practicas, actitudes, y maneras de hacer las cosas. En especial cuando la empresa no es muy flexible, y no se puede adaptar a los cambios de una manera rpida. Lo cual, puede hacer que la fase de implementacin de la solucin sea ms larga y por lo tanto ms costosa, debido a la cantidad de capacitacin del personal y a la resistencia al cambio. Uno de los principales problemas, es que al momento de la implementacin, van surgiendo defectos graves en los procesos de la empresa, adems, habr personal, que por seguridad de la informacin, o por puro egosmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir que son importantes como parte de la empresa, se negaran a compartirlos o lo harn de una manera parcial. De hecho Derek Slater lo dijo de una mejor manera en su articulo What is ERP? del ao 1999: "La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalacin de un ERP, enorme. Pero tambin lo son los gastos que conlleva en trminos de dinero, esfuerzo y tiempo. Implementar este tipo de software en una compaa, de forma habitual, hace necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los empleados de la compaa se puede convertir fcilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al mximo sus capacidades de gestin del cambio. Con una planificacin cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor." (Traduccin por Baquia.com, 2003). Todo apunta a que el principal obstculo no se encuentra en el propio software, ya que todos los componentes que lo integran, ya formaban parte de la gestin de procesos

tradicional de la empresa, por lo que es la resistencia de los empleados, en lo que se debe enfocar los administradores. Ahora que se identifico el problema, como se puede solucionar? Lo primero que debe de hacer la empresa, es contar con Administradores de proyecto o lideres encargados de la fase de implementacin, que sean personal interno de la misma empresa, y no esperar a que los encargados de la proveedora del ERP se encargue de todo. A su vez estos lideres, junto con los altos directivos, son los primeros que deben de estar totalmente implicados en esta fase. Ahora estos deben de encargarse que exista comunicacin interna de cada uno de los movimientos que se vayan generando durante este proceso, para que los empleados sean participes de cada una de las etapas y se sientan, una pieza fundamental en el triunfo de la misma, y con esto, sentirn que estn realizando una labor que les da sentido a sus vidas, a sus capacidades, y que llena sus expectativas de desarrollo individual. Alcanzando con esto, una coherencia entre los valores explcitos y las practicas reales. En pocas palabras se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podr desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Bennis (1.972) define este concepto como: una respuesta al cambio, una estrategia educativa compleja cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructuras de las organizaciones de tal forma que estas puedan adaptarse mejor a las nuevas tecnologas, mercados y retos as como al ritmo vertiginoso del cambio mismo. Esto no quiere decir que un cambio cultural se puede realizar con un par de cursos o que existe una receta mgica que lo lograr. En este artculo, se dan las bases para abrirse camino en esta tarea, pero esta requiere una planeacin especfica y completa. Jos M Garalla plantea los siguientes puntos para dirigirse hacia una nueva cultura organizacional, y que pueden ser de utilidad a los directivos en esta tarea: y y y y y y y y y y y Apoyemos la diferenciacin. A veces los equipos funcionan en base a la uniformidad. Hay que fomentar la expresin individual. Cooperacin y competitividad. Visin global e integral. Debemos conjugar el xito de la organizacin y el xito de las personas dentro de ella. Cada uno debe ser consciente de su contribucin al total. Disposicin a aceptar responsabilidades. Capacidad de asumir riesgos. Capacidad de autocrtica y escucha a los dems. Gestionemos los conflictos, no los ocultemos. Aprendamos a desaprender para aprender. Cuidemos al cliente para que nos compre el producto. Consigamos la vinculacin por medio del contrato psicolgico. Seamos animales curiosos. Busquemos nuevas iniciativas, formas de actuacin. Divirtmonos en el trabajo.

Conclusiones Los desafos que supone implementar una tecnologa a todo lo ancho de la empresa: conversin de datos, tentacin de tomar atajos, falta de recursos, temor al cambio, y

planificacin de nuevos procesos de negocios, entre otros son factores obstaculizan la implementacin de un ERP. Los recursos que demanda la modernizacin de la tecnologa consumen, por un tiempo, todos los esfuerzos de una organizacin. A medida que avanza la tecnologa y la globalizacin, generando con esto una necesidad enorme de manipular grandes volmenes de informacin; se crea un fuerte deseo, por parte de las empresas, de poseer sistemas de informacin robustos, capaces de satisfacer todos los requerimientos para operar en un mercado altamente exigente. o o Los sistemas ERP iniciaron su ascenso, luego del problema de ao dos mil, aprovechando la ventana de oportunidad creada, motivo de la necesidad de muchas empresas de redefinir sus aplicaciones. o o Hoy en da, los ERP son sistemas de informacin centrales, que se conectan con diferentes aplicaciones especficas de la compaa, como el CRM, SCM, MRP, MRP-II, DW, entre los ms comunes de la regin. o o El mercado estimado de Latinoamrica para desarrollar el comercio electrnico es impresionante. Tanto as, que las potencias mundiales tienen sus expectativas creadas y han destinado miles de dlares en inversin para aprovechar dicho mercado. o o La transicin mundial hacia el comercio electrnico, ha afectado drsticamente las compaas de software, pues stas han tenido que acomodarse a las exigencias de los mercados actuales. Esta es una de las razones por las cuales, varios proveedores de ERP, se han aliado, buscando unir sinergias y maximizar beneficios de sus productos. o o La integracin de un ERP con otras aplicaciones es una fase crtica en la implantacin del sistema de gestin empresarial. Por lo tanto la naturaleza unificada de un sistema de un ERP puede dejar beneficios significativos, incluyendo menores errores, eficiencia y mayor velocidad de improvisacin, y un acceso ms completo a la informacin. Con mejor acceso a la informacin, los empleados y directores pueden tener una mejor comprensin de lo que pasa en la empresa de esta forma ellos hacen mejores decisiones del negocio. De esta forma se puede ver que los ERPs, ser el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarn saliendo del mercado. Referencias Bibliogrficas -Bednarz, A. (Abril 28 del 2003). All for one and one for all saves money . Consultado en Mayo 18 del 2003 en http://biblioteca.itesm.mx/cgibin/nav/salta?cual=bases:36&recargar=574. -Burleson Donald (Agosto 6 del 2001 ). Selecting an ERP system: Build or buy?. Consultado en Mayo 18 del 2003 en http://www.techrepublic.com/article_guest.jhtml?id=r00620010806brl03.htm. -Chiruvolu, R. (Mayo 1 del 2003). The Software Seller's Dilemma . Consultado en Mayo 18

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