1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

procesare texte. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. care lucrează curent cu informaţia. sau pentru trecerea testelor ECDL. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. transportul şi prezentarea datelor. drd. operarea bazelor de date. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. Este cunoscut faptul că. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. Cu atât mai mult. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. dr. fie în format pentru tipărire sau nu. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. prelucrare tabelară. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. univ. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. Aceste documente. . Prof. Vasile Baltac. utilă studenţilor atât pentru studiu. alfabetizarea digitală. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. organizarea documentelor Office în colecţii. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. stocarea. operaţii cu date şi fişiere. Cornelia Maxim. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. Pentru ei. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. Studentul. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. ing. O largă categorie de persoane.

într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. Prin urmare. a devenit realitate incontestabilă. gestionarea bazelor de date. proiectare. crearea şi editarea graficelor. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. Capitolul 3. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. De asemenea. asemenea telefonului sau televizorului. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. animarea prezentărilor cu efecte speciale. PowerPoint. Publisher şi Outlook. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. încet-încet. Excel. Capitolul 1. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. Office Binder. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. privind procesarea. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. numite centre de calcul. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. a cunoscut evoluţii impresionante. Cu atât mai mult. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. Apoi. aranjarea unui tabel pentru tipărire.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. stocarea. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. . ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. construirea diagramelor organizaţionale. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. constituie un dezavantaj competitiv. administraţie sau afaceri. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. vă oferă informaţii. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. economie. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. chiar fireşti. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. În Capitolul 2. În acest context. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere.

crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. modificarea aspectului unei publicaţii. . folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor.8 Capitolul 4. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. În capitolul 6. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. După parcurgerea capitolului 5. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. De asemenea. Capitolul 7. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. afişaţi. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. verificarea corectitudinii publicaţiilor. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. Partajarea datelor între aplicaţii Office. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. editaţi. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite.

a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. Sursa de date conţine informaţiile variabile. − documentului de tip plic (Envelopes).1. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters).1. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. nemodificabile. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. Access sau Outlook.9 1. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Pentru a tipări o scrisoare tip. 1. Documentul principal conţine informaţiile fixe. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date.1. Excel. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Documentul principal. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor).). Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse.

cu ajutorul meniului Tools. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . opţiunea Mail Merge. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). După ce documentul a fost editat. 2. Editarea documentului principal. Din caseta Mail Merge Helper. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal.1. Figura 1. Se editează documentul principal. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie.10 1. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. Editarea se realizează în mod obişnuit. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. formatat şi salvat. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. Validându-se această opţiune. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document.

Company etc. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. sau selectiv. First Name. Job Title. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source.) ale sursei de date nou generate.2. Last Name. sau în totalitate (13 rubrici). corespunzător rubricii Data Source. . validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name.11 Data. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). Figura 1. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title.

corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. . După salvare.. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări).. adresa.4. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. nume. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. Figura 1. localitatea.3. din caseta Data Form. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date.12 Figura 1.

13 Figura 1.6. . Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară.). Butonul Delete şterge înregistrarea curentă.6. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. după care se apasă butonul Remove. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Toolbars. Database. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare.5. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

4. 2. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului.1.2. În acest caz. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale.19 1. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. . Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.14. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. se şterge textul din caseta Return Address. 3. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. se alege comanda Options din meniul Tools. aceasta se scrie în caseta Return Address. Dacă se execută clic pe Yes. Figura 1. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). atunci pot fi preluate. dacă este cazul. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. se poate edita textul. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book.

15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.20 Figura 1.16). . respectiv adresa de retur. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.16. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method. . Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Figura 1. Modificarea poziţiei adresei destinatarului.

acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie.18). Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. . Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address.17. Figura 1. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1.17. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1.21 5. Dacă este cazul. cu aceeaşi adresă sau informaţie. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document.

Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. − Pentru a tipări o singură etichetă. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Figura 1. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Din lista cu etichete Product number se . pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur.18. de exemplu. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.22 Figura 1. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei.

Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard.2.. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language.S. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label).. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului.. 2.). întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. 1. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. se procedează astfel: 1. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. adică în engleza americană. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels.. . 1.23 selectează formatul exact al etichetei. dar la etapa 1. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA.. Pentru a încheia tipărirea etichetei. Dacă se execută clic pe butonul Default.. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete.1.2. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create.20). Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. precum şi un dicţionar de sinonime. se execută clic pe butonul Print. 3.

se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar.20. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar). . îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos.2. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris.2. 1. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. Figura 1.21.24 Figura 1.

Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja.25 Din fereastra de mai sus. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. fie se selectează forma corectă. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). se selectează porţiunea respectivă. În această casetă de dialog. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Word va corecta. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. 3. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei.21). dacă există. se plasează punctul de inserare undeva în text. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. se procedează astfel: 1. De acum încolo. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Apoi.22). . cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. în lista Suggestions. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. Dacă se execută clic pe Change All. 2. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document.

dacă s-a scris coluor. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos.22. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. se execută clic pe butonul Add. De exemplu. Figura 1. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare.) din caseta cu listă Dictionary Language.K. se execută clic pe butonul Undo. el va rămâne afişat ca formă greşită). rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. −Pentru a revoca ultima corectură. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. . astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. Însă.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală.

comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. În caseta de dialog New (Figura 1. se poate alege şablonul dorit.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. .23).1. lăsând însă loc procesului de creativitate. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. Hide speling errors in this document. specific fiecărui document în parte. scrisoare. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. dar câteva pot ridica probleme. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. 1. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. Letters & Faxes. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. fax. pagina cu antet etc. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal.3.3. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. ca de exemplu. care se repetă de la un document la altul. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. General. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. în timp ce se introduce textul. Se selectează şablonul care va fi modificat. Se alege opţiunea New din meniul File.

28 Figura 1. fax. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. 2. 3.3. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. se respectă următorii paşi: 1. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). De asemenea. General. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. Letters & Faxes.2. prin dublu clic pe numele său. antet de pagină). respectiv formatarea. 4. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. 1. Se execută clic pe butonul Save. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. nu numai Word. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. şablonul este salvat în subdosarul General. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates.În caseta de dialog Save As. 5. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). iar sub el. În acest caz. se alege.23. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente.dot). dosarul corespunzător: Memos. în caseta de text corespunzătoare File name. . care se doresc întotdeauna incluse în el. 2. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. 3. În mod implicit.

Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie.3. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. 4. se pot proiecta noi documente.29 6. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. pe tab-ul: Memos. Se completează documentul cu restul informaţiilor. General.23. 2. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. . în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. Se execută dublu clic pe numele şablonului. 1. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document.3. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Letters & Faxes. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. În caseta de dialog New se execută clic. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). 3.

30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. nr. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . Lungă.

pe data de 15. nr. În aşteptarea răspunsului Dvs.233780 0268. privind livrarea a două autoturisme de teren.. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări .. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. Cu sinceritate. marca Toyota.05.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lungă. în vederea încheierii formalităţilor de predare.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.2004. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă.

− Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. − creaţi şi să editaţi grafice. ştergere). − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel.1. manipularea acestuia (copiere. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. − actualizaţi datele unui tabel. multiple. Prin urmare. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. . Noţiuni de bază 2. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). mutare. calculate) .1. Astfel. vizualizarea (partajarea în ferestre. − introduceţi imagini în foaia de calcul. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. 2. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. − introduceţi automat date într-un tabel. linii. − lucraţi cu baze de date Excel. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. coloane. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor.32 2. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase.1. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. sau de tipuri diferite. În exploatarea bazelor de date. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. foi de calcul). Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii.

2. Figura 2.1.33 2. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. Figura 2. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel. bara de meniu. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. deasupra zonei de lucru. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). iar în partea dreaptă .2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1).1. El este compus din: bara de titlu. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. restaurare şi de . maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . În ambele situaţii. dacă este prezentă pe ecran.3.

apare numele acestuia afişat într-o casetă de text.4. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). Figura 2. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul.). Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit.7 . se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. în care . de la A la IV (max. Ele conţin butoane de comandă. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. 256 coloane). − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. Figura 2. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. butonul de şi zona de editare a Figura 2. Sheet2. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. Coloanele sunt identificate prin litere. butonul de anulare (Cancel) .5. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii.6. Sheet3 etc. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul.

Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.XLS. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat.8. Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.2. identificate prin nume (etichete).35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. . Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4).4.). Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Celula curentă Celula Figura 2. Error – Excel semnalează o eroare. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă).1. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock.

din lista documentelor recent create.36 2. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. În meniul Start. 2.3. 4. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. Atunci când se activează meniul File. se alege fişierul dorit. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. De asemenea. . se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog.1. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. prezent pe bara de instrumente Standard. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. 3.9. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.

În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. . Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2.10. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. Pentru crearea unui registru de calcul. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). se poate alege una dintre următoarele variante: 1. 3. 2. 2. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afişat. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus.1. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard.4. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. se alege comanda New Excel Worksheet.

.1. 2.11. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. se activează meniul File şi se alege comanda Close.html). fără închiderea aplicaţiei Excel.). Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As.12. se va alege tipul Web page (*. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). 2. *.5.htm. În fereastra Save As corespunzătoare.

2.6. . Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search.12. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. astfel că se pot citi indicaţiile precizate.1. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. ea devine activă. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit.39 Figura 2. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului.

Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. aceasta se anulează sau se activează. Pentru închiderea asistentului. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide.14. De exemplu. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.2. . Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă.40 Figura 2. 2. Figura 2. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. afişarea liniilor de grid etc.1.2. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2.13. ca de exemplu: afişarea barei de formule. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. a barei de stare.

În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.15. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom. . sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.16.41 Figura 2.

16). Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars.2.17. S-a ales. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars.2. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. . se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora.2.3.42 2. bara de instrumente Standard. 2. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. de exemplu. Pentru realizarea acestei operaţii.

Figura 2. .18. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.19.43 Figura 2.

2.44 2. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. un număr zecimal (340. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. Operaţii de bază 2. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul.08E+10).20. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . Se va deschide fereastra de dialog Options. Figura 2. (virgula) .3. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3. New. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. .1. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Acesta va conţine patru foi de calcul.4.3. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).75). 2. Close.

Se apasă apoi tasta Enter. indiferent de ceea ce afişează în celulă. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . Dacă celula este activă.21. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică.3.5. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. afişând mai puţine zecimale. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). 2. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. sau se apasă tasta BackSpace. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Dacă numărul nu încape în celulă. Se tastează numărul dorit. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). .

Figura 2. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. . sau prezent în bara de formule. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. Se apasă apoi tasta Enter. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.22. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei.23. Se tastează o valoare de text.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2.

Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. se alege comanda Comments din meniul View. scădere (-). Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). numere. Toate . ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. înmulţire (*). la fel ca în cazul valorilor numerice. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Figura 2. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus.25.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. Dacă se introduce o valoare numerică. care trebuie înregistrate ca text. textul mai lung este trunchiat. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul.24. o dată calendaristică sau oră. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. Însă. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. operatori matematici. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. împărţire (/).

De exemplu : =A1+A2-A3. Când se execută clic pe celulă. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. Dacă formula a fost introdusă corect. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). =30+75-20. Se apasă apoi tasta Enter. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. iar în bara de formule va fi afişată formula. .27. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. Se tastează formula. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). 2. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Introducerea formulei folosind tastatura. sau se execută clic pe butonul Enter formule. care începe obligatoriu cu semnul egal (=).48 formulele încep cu semnul egal (=). Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. =A5/10*2 . cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. prezent în bara de Figura 2. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei.26.

Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. 2. . În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Dacă se activează comanda Go To….3. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.2. în ecran se deschide fereastra GoTo.28. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule.

se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pe bara de stare apare butonul ADD.30. Când s-a terminat selecţia. Se ţine apăsată tasta Shift. Figura 2. se eliberează butonul mouse.29. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. . Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. se va intra în prima celulă din grup. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului.50 Figura 2. Pentru aceasta. cu ajutorul tastelor săgeţi. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Pentru aceasta. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup.

se ţine apăsată tasta Ctrl. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului.31.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. . Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente.

32. d) Selectarea foilor de calcul. la intersecţia rândurilor cu coloanele. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. . Figura 2. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat.52 Figura 2. se alege comanda Select All Sheets.33.

. 2. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Mutare. Figura 2. şi apoi poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Copiere. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. în altă foaie sau în alt registru de calcul.3. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.53 Figura 2. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste.3.35. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.34. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea.

36. Values (valori). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Formats (formate). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se execută clic pe butonul Copy . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Comments (comentarii). se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Se execută clic pe butonul Paste . .54 Figura 2. şi apoi poziţionarea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Formulas (formule).

Figura 2. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. . Se execută clic pe butonul Cut .55 Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.37.38. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se execută clic pe butonul Paste . se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul.

39. Se acţionează tasta Delete. Formats. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. s-a ales opţiunea All. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. În exemplul prezentat. care şterge atât conţinutul cât şi formatele.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Comments). Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Figura 2. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Contents. şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. .

În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule.40 2. Figura 2. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană.57 Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace.3.41. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. Se execută clic pe butonul Find Next.4. În ecran se deschide fereastra Find. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. în întreaga foaie de calcul. când a fost găsită valoarea respectivă. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. De fiecare dată. Se deschide fereastra Replace.

f 2. se acţionează butonul Replace All.58 Replace.3. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Figura 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. Figura 2.42. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot.5. . Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii.43.

Figura 2. sau opţiunea Entre column. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Figura 2. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. Figura 2. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. pentru inserare linii. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. pentru inserare coloane. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului.44.46. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. pentru a modifica lăţimea coloanei. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. . Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.45.

Figura 2. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. În caseta de text Row Height.48. . Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul.49. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Figura 2. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. pentru a modifica înălţimea rândului. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. se poate alege comanda AutoFit.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Figura 2. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK.47.

61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. tabelul este sortat crescător după Figura 2.6. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete.51. Din meniul Data se alege comanda Sort. În exemplul din Figura 2.3. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora.50. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. pentru sortare crescătoare. 2. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. În Figura 2. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. .50. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. sau clic pe butonul Sort Descending .

apoi înmulţirile şi împărţirile.1. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2.). Aşadar. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. 2. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=).51.4.62 Figura 2. se folosesc parantezele rotunde (). Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. Dacă acesta este omis. iar la sfârşit adunările şi scăderile. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. Excel consideră formula ca fiind un text. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. apoi scade conţinutul celulei C3. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. referinţe de celule. C7 etc. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. În această situaţie. B3. îl adaugă la conţinutul celulei B2. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. . Formule şi funcţii 2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.4.

Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii.53. Figura 2. Figura 2.54.52. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). iar în bara de formule este afişată formula. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule.53.53. . − eticheta „TOTAL“).63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. în celula E4 se afişează rezultatul. − celula E4). Dacă formula a fost tastată corect. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. În această situaţie. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2.

Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului.55. b) Înmulţirea numerelor. .57. Figura 2. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). Se execută clic pe celula B4. coloana „VALOARE“).57. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Se repetă procedura pentru celelalte produse.

Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.60. Figura 2. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+).65 Editarea (corectarea) unei formule. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. rezultatul va fi cel dorit. Figura 2. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. Cu această formă a pointerului de mouse. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. în locul celui de înmulţire (*).58. Figura 2. În urma editării. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Pentru corecţie se va edita formula. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. ea poate fi corectată. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Formula va fi afişată în bara de formule. . Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+).59.

62. în orice format.61.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. . vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere.63. Figura 2.65. Figura 2. Figura 2.64. Figura 2. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică.

Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. − Crearea unei serii de date.67. . care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Din submeniul afişat.66. Figura 2. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate.68. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare.67 − Folosirea comenzilor de umplere. În exemplul de mai jos. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. se alege direcţia de umplere. Figura 2. Figura 2. se comanda Fill Series. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Din submeniul afişat.

De exemplu D2:E5. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). se va modifica automat numărul rândului. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4.69. sau B3 :E10. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. Figura 2. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană.). Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. celulă domeniu Figura 2. D5. De exemplu. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. În construirea formulelor. De asemenea. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. . se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. E7 etc.70. sau date din alt registru de calcul. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. De exemplu. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos.

Figura 2. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. Figura 2.72. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.71.69 Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute.73 . rezultatul formulei nu se schimbă. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă.

. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. Figura 2. Se activează meniul Insert. nume de domenii sau chiar alte funcţii. grupate pe categorii (vezi matematice. Funcţiile sunt formule gata elaborate.). Ea calculează total pentru un grup de celule. statistice.4. referinţe de celule. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Excel permite folosirea funcţiilor. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. Excel introduce Figura 2. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel.74. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . adică o anumită structură. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ).). Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. Average. se alege comanda Name şi apoi Define.2. referinţe de domenii.). Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. Funcţia SUM. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. cu litere mari. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. financiare etc. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. MAX etc.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). Deoarece este folosită foarte des. s-a selectat celula E4). mici sau combinate (de exemplu SUM.75. 2. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. iar argumentele sunt separate prin virgula (.

Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. . Dacă s-a ales funcţia dorită.75. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Figura 2.76. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK.78.71 Figura 2.

Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Figura 2. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.78. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială.77. . Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Figura 2. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter.

Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. Figura 2.5. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător.5. care în prealabil a fost ştearsă. Formatarea unei foi de calcul 2.1. pentru că lipseşte o informaţie. 2. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat.79 . Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.

din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). dacă este cazul.80. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. necesită activarea unei componente incluse la cerere. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Din rubrica Category se alege Currency. Excel 2000 acceptă moneda Euro. În mod implicit. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Se specifică.) ca şi separator de mii. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. Figura 2. Astfel. Ca o particularitate.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. care activează lista de . Excel afişează două zecimale. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). numărul de zecimale. Dacă se renunţă la zecimale.77 devine 5.

În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. numărul zecimal 78. Figura 2.81. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. devine 7898. Pe bara de instrumente Formatting. valoarea implicită fiind 2. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. De cele mai multe ori. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. De exemplu. . acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. cu multe zecimale. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places).98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ).75 componente incluse la cerere.77%.

dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Figura 2. Din rubrica Category se alege Date. datele calendaristice se pot introduce.82. Pentru schimbarea tipului de font. De asemenea. dimensiunii şi culorii fontului. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. a stilului. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525).76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. a stilului. fie direct în forma numerică. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. se execută clic pe butonul Font. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. . se selectează celula sau grupul de celule în cauză. În caseta de dialog Format Cells afişată. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule.

83.83. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting .84. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color).77 Figura 2. În exemplul prezentat în Figura 2. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . se selectează celula sau grupul de celule în cauză. sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă.

Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. . Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Left (aliniere stânga). Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Right (aliniere dreapta). Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting.43 caractere). respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat.78 executând clic pe modelul prezentat. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.86. Center (aliniere centru). Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule.) şi se execută clic pe butonul Alignment.85. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Justify (aliniere stânga-dreapta). Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). De asemenea.

Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border.79 Figura 2. . Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors.86. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None.

se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. aplicând combinaţii de efecte. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2.80 Figura 2. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat. .87.

Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. Figura 2. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. se deselectează caseta de validare Border.89). se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. În configuraţia prestabilită. Patterns. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul.89 2. prezentată mai jos.5.2.88.. Font.81 Figura 2. . prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. Border.. executând clic pe butonul Options. De exemplu. comanda AutoFormat alege opţiunile Number.

De asemenea. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule.82 Figura 2. apoi se execută clic pe butonul Add. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. De exemplu. . se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Când opţiunea este activă. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea.90. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. în caseta de text Replace. . cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete.

83 Figura 2. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect. Figura 2. .92.91.

93 . În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. Referitor la dimensiunea paginii. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. În modul de orientare Portrait. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta.5. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În ecran este afişată fereastra Page setup. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. se selectează ambele opţiuni. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). pagina este rotită cu 90 grade.3. cu clic mouse.84 2. . casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). Se selectează apoi. iar în modul de orientare Landscape. Figura 2. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup.

Figura 2. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.85 Figura 2. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.95. a autorului etc. sau se activează meniul File. a datei când a fost creat.94. În ambele situaţii. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. .

. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). iar pentru subsol. Figura 2. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. introducerea datei curente. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. respectiv subsol. În partea de jos a ferestrei. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. afişarea numărului total de pagini. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. inserarea numărului de pagină. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. clic pe butonul Custom Footer. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. introducerea orei. Modificând scala. secţiunea Scaling. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Pentru aceasta se activează meniul File. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. Se caută în foaia de opţiuni Page.96. se află trei opţiuni: Left section. trebuie forţată să se potrivească în pagină. La revenirea în pagină.

6. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. 2.97. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.6. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. . sau prin comanda Print Preview din meniul File.1. Tipărirea foilor de calcul 2.87 Figura 2. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.98. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Figura 2.

Tipărirea foii de calcul active. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare.6. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Figura 2. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). În ecran se va afişa fereastra Print. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. a marginilor. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. 2. posibilitatea setărilor de pagină. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat.88 După cum se observă. 2. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. se activează meniul File şi se alege comanda Print. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages .2. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier.99. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. se activează opţiunea Print to File.

tipărirea realizându-se în 3 exemplare. se alege opţiunea Selection. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă.3. 2. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul.101. Se execută clic pe butonul OK.6.100. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. de copii Figura 2.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. ca zonă de imprimare. În caseta Print. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. . Se selectează secţiunea care va fi tipărită. din secţiunea Print what. 2. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Figura 2. se alege opţiunea Entire Workbook.

fişiere text. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. 2.90 2. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. titluri şi elemente de text scrise artistic. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1.102. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. . − Organization Chart . Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. poze scanate.7. rapoarte. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. Obiecte. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. organigrame etc. După introducerea datelor. linii şi alte forme. Figura 2. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. etc.102 −celula A10). grafice.7. pentru prezentări. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere.un program care permite crearea de organigrame. 3. grafice şi diagrame 2. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. pliante etc.1.

91 4. se execută clic pe clipul dorit. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. jos).103. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se deschide fereastra ClipArt. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. . sus. Pentru realizarea acestei operaţii. dreapta. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Figura 2. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri).

Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.104. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. . Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. Pentru redimensionare. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Pentru realizarea acestei operaţii.

.2. bare. ajustându-se la noile valori.93 2. Reprezentarea grafică este dinamică. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next.). Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul.105.105). Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. sub formă de diagrame. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. suprafeţe. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. Asistentul ChartWizard. Figura 2. sectoare de cerc etc. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard.7. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. tendinţelor.

94 Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe. .107. Figura 2.106.

95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. Figura 2.108.109. . raportate la un întreg.

Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.111. g) Grafice concentrice (Doughnut).96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Figura 2. .110. Figura 2. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.

Figura 2.112. Figura 2. faţă de un punct central.113 . Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.

. Figura 2.115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. Dacă seriile sunt orientate în linie. Butonul Collapse Dialog Figura 2. După selecţie se închide caseta de text. .117. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei.116. În exemplul din Figura 2. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column).99 2. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Dacă seriile sunt orientate în coloană.. seriile de date au fost orientate în linie. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).

3. Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). Figura 2. definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines).117. afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes).100 Legenda Etichete abscisă . titlul ordonatei (Value Y axes). legenda graficului (Legend). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. titlul abscisei (Category X axes ). .

Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. 4. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location).119. Acesta este ultimul pas. Figura 2.118. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta.101 Figura 2. .

121.102 Figura 2. Figura 2. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă. . se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. De exemplu.120.

. Figura 2. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.123. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. Figura 2.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. Se execută apoi clic pe butonul OK.122. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul.

Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. . Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. pentru exemplificare. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Figura 2. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. S-a ales. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare.104 Mutarea.124. opţiunea de ştergere totală All. Când acesta ia forma tastelor săgeţi.125 . Formats (şterge formate). Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Series (şterge seriile de date). se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Se acţionează tasta Delete (ştergere All).

105 2. . Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. În contextul aplicaţiei EXCEL. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind.126. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. nici una. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. pe înregistrări şi câmpuri. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. inventare de produs sau registre de verificare. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. Cu doar câteva clicuri de mouse.8.1. De exemplu. specific. pe linii şi coloane. Culegerea datelor este importantă. Pentru a înţelege listele Excel. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records).8. listele se mai numesc şi baze de date. În listele Excel. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. În general însă. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. Figura 2. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele).

însă pentru ca Excel să le recunoască. fără nici un fel de informaţii suplimentare. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. cifre. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. 3. modificare sau ştergere de înregistrări. se folosesc alte fonturi. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. După ce informaţia respectivă a fost localizată. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. date calendaristice. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. modificare. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). Indiferent de modalitate. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). ştergere de informaţii). adică adăugare. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. chenare şi alte elemente de format pentru celule. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. 5. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. nuanţe. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. presupune că acesta este capătul listei. . ca pentru început. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. se vor plasa înainte sau după listă. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. să se definească structura bazei de date. Pentru a realiza o bază de date este necesar. 4. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. însă se recomandă acest lucru. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. imprimări de date structurate. 2. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. chiar imagini grafice.

după care se alege comanda Form. 2. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. se execută clic în orice locaţie a listei. 2. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază.8. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. . − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). − Restore anulează înregistrarea curentă. − Close realizează închiderea casetei de dialog.2. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală.107 − metoda filtrului automat (Filter . 3.AutoFilter). Figura 2. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. criterii calculate).127. din meniul Data. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. În formularul astfel afişat.. criterii multiple. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. 4. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2.. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date.127). precum şi pentru actualizarea acesteia. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. particularizat cu titlurile din foaia de calcul.

−Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). butonul Restore devine activ. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se execută clic pe butonul New. În final. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). se execută clic pe butonul Close. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Dacă s-a greşit ceva. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. Se introduc datele în casetele de text din formular. afişând cuvântul Criteria). − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. cu excepţia celor calculate. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. Pentru a trece la câmpul următor. precum şi a câmpurilor protejate. După ce se termină de introdus datele. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. . − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date.108 De exemplu. Se observă faptul că. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie.

− Toate valorile coloanei respective. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. editate şi chiar reprezentate grafic. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Înregistrările filtrate pot fi formatate. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. prin filtrare. . Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Practic. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1.128. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data.128. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. Figura 2. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări.

110 2.800. aşa cum arată Figura 2. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. 3. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Pentru această filtrare. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. se alege valoarea „4. iar din câmpul „SALARIU. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.000 şi 8.130. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.000.800. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Figura 2. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.000“.000. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.000. Figura 2.000“. Fiind vorba despre un criteriu cumulat.129.129. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. . Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. 4. .

111 Figura 2. Definirea unei zone de criterii. la o interogare a bazei de date. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. Definirea opţională a unei zone de extragere. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Definirea criteriilor. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. formatat sau chiar tipărit. al cărei conţinut poate fi modificat. . Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. 3. 4. comanda Filter. 2.

În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date.< . criterii multiple şi criterii calculate. − un operator logic de comparaţie (=.: D2>Max(D2:D10). este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. <. < > urmaţi de o valoare. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. AND.132. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). 2. Adesea. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. <=. . constituind astfel un criteriu multiplu. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE).: = B2>C2). Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie.: =B2>C2*12%). Se pot defini criterii de comparaţie. <. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. o funcţie predefinită (ex. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. Definirea criteriilor. o expresie (ex. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. NOT) . >=. ele trebuie îndeplinite simultan. 1. într-o altă foaie de calcul. Zona de criterii. > =. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date.112 Figura 2. OR. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. OR). <=.

Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location.113 3. Figura 2. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. în raport cu sursa de date. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Zonă de extragere. comanda Filter − Advanced Filter. 4. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos.133. dacă se execută clic pe butonului OK. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. . Implicit. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range).

. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).134.114 Figura 2. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori).135. Figura 2. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. în caseta de dialog Format cells. 3. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools.143. În acest mod. 4. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). Figura 2. .144. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată.120 Figura 2. se activează opţiunea Hidden. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. În caseta de text afişată.142. Figura 2. în celulele în care s-a aplicat Hidden.

Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.9. Bara de instrumente Standard. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .121 2.

43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

1 1. 6. 2.A.1. 9. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Completaţi automat coloana Nr. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. 12. folosind instrumentul AutoFill. 8. PETROM S. 3. ELECTRICA S.A. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. . Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. 7. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. ELECTRICA S.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 11. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic).A. PREMIERE 4. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. PETROM S. 10.R.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Deschideţi aplicaţia Excel. Crt.L.A. Crt. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. 5.10.

XLS prezentă pe dischetă. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. 2. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 2. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 4. 7. 3. 8. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Testul nr. 5. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. 4 1. 6. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 6. 6. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. începând cu celula A1. 11. 8. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Stergeţi coloana C. Căutaţi în tabel numele ENACHE. 7. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 3. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 9. 7.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 5. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. 10. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. 9. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 4. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 12. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. 4. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. 11. 5. 12. Testul nr. 10. 9. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 3 1.125 Testul nr. 2. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. . 2 1.

7. 11. 3. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. 11. Deschideţi aplicaţia Excel. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. 2. 6 1. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. roşu şi verde. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. 6. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. 9. Tipăriţi graficul în trei exemplare. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. 7. Testul nr. 2. 3. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic.126 10. Salvaţi fişierul în format html. 8. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. 12. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. Testul nr.145. 4. 9. 11. 5. pe disc. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 5.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 6. Închideţi aplicaţia EXCEL. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 12. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 10. . Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 5 1. I. 12. 4. 8. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. 10. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7.

1.1. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. − derularea prezentărilor. la care să reveniţi pe parcurs. − crearea /editarea prezentărilor interactive. imagini grafice şi alte obiecte. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii.127 3. cuvintele şi grafica adecvate. 3. mărind astfel impactul prezentării. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. evidenţiate prin buline sau alte marcaje. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. − construirea diagramelor organizaţionale. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Noţiuni de bază 3. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. este numit machetă (layout). Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. .1. pentru a găsi tonul. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.

Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. fiecare având logică proprie. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Tipuri de auditoriu. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. convinge. Ca să capteze atenţia auditoriului. motiva. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. În ultimă instanţă. oficial sau neoficial. ea merită cultivată. . Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. pune întrebări. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. discuta cât şi pentru a entuziasma. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. atât inter cât şi extra organizaţional.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. Dacă prezentatorul este impresionist. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. ilustra. cu clienţii şi partenerii de afaceri. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. prezentatorul este cel care dă tonul. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. decide. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist.

129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. calculatorul PC. Timpul acordat prezentării. Utilizarea de formule de început eficiente. aparatul video. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). repetările şi omisiunile. . persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. În cazul unei prezentări oficiale. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. proiectorul de diapozitive. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. Evitarea frazelor lungi. de mărimea şi compoziţia asistenţei. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. 3. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut.. hârtie. 4. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. PowerPoint). Evitarea jargonului. 4. pentru a stârni interesul asistenţei. Folosirea de cuvinte. diapozitive de 35 mm. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. după următoarele reguli: 1. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. 2. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. 5. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. cu informaţii audio şi video. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. flipchart-ul. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. sensul şi pronunţia. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. proiectorul de diafilme. 2. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. retroproiectorul. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. acronimelor şi pleonasmelor. 5. Pot fi utilizate în prezentare. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. 3. accesibil asistenţei. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare.

pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.3. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. 3. În ambele situaţii.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. Figura 3. dacă este prezentă pe ecran. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. 3. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente).1. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente.1. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare.2. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3.1. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. .

3. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. din lista documentelor recent create. . c) Atunci când se activează opţiunea File. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. Figura 3. d) În meniul Start.131 Figura 3.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. se alege fişierul dorit.

se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului. Figura 3.4. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. Figura 3. .5.

în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări.4.. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. folosind una din metodele precizate mai sus. prezentă sub bara de meniu.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. 3. Figura 3.. . În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.1. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse.6. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă.

cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). în alt format şi în alt loc.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:)... De asemenea. c) Salvarea unei prezentări în format web.7. se va alege tipul Web page (*. În caseta de dialog Save As. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.5. *.). 3. corespunzătoare (Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint.1. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. corespunzătoare (Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.7.134 Figura 3.html). Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.7. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.htm. se activează meniul File şi se alege comanda Close. . noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:)..

6. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.135 Figura 3. 3. În ambele situaţii. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.8.9. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. . pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.1. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. se activează meniul File şi se alege comanda Exit.). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. ea devine activă. Dacă asistentul nu este prezent în ecran.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

2.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. Figura 3. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. 3. . Figura 3. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize. ca de exemplu: numele utilizatorului. Pentru realizarea acestei operaţii.20.19.4. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare.

Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. pot fi modificate diverse opţiuni. un text-model. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. schema de culoare. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). Crearea unei prezentări de la zero. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. 3. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. În figura de mai jos. 3. 2.21.. în care. care poate fi înlocuit cu textul dorit. după dorinţă. Figura 3. Crearea unei prezentări 3. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute.3. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări.3. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare.142 Pentru realizarea acestei operaţii. Utilizare Template (şablon predefinit). .1.

Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. se execută următorii paşi: 1. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.23 .22. Figura 3.143 Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. Pentru realizarea acestei operaţii.

. sau se selectează opţiunea Internet. vânzări. înştiinţări neplăcute. 4. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. rapoarte. Marketing Plan). 3. Figura 3. handouts. Apoi se execută clic pe butonul Next. 5. informal meetings.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie.24. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. pregătire. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. În caseta de dialog care se deschide. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. kiosk. fără intervenţia unui moderator. 2. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. Apoi se execută clic pe butonul Next. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex.

8. 6. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop.26. Se execută apoi clic pe butonul Next. 7. Se execută clic pe butonul Finish. Figura 3.25. apoi se execută clic pe butonul Next. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire.145 Figura 3. . se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.

2. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. se alege şablonul dorit. . tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3.27).27. − Presentation Design Templates.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. − Presentation Templates. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. se execută paşii următori: 1. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt.

3. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. 4. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. se efectuează paşii următori: 1. . exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. va apare un nou marcaj de listă. Pentru inserarea textului. 3. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. 3. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.28. Pentru a crea o prezentare albă. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris.147 3. Din fereastra PowerPoint.2. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se începe editarea diapozitivelor. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. 2. la fiecare apăsare a tastei Enter. Figura 3.

30 . Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Se alege. În partea dreapta a ferestrei. forma de vizualizare Outline View. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Figura 3.29. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes.148 Figura 3. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu.

se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se activează opţiunea Footer şi apoi. se acţionează butonul Apply to All. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. Pentru numerotarea diapozitivul curent. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. 3. Figura 3.4.32). se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.33) şi apoi se alege formatul dorit.31. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele.32.3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. 3. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Dacă se doreşte actualizarea . În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent.3. Figura 3. Adăugarea textului în zona de subsol. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.3.5. în câmpul de editare. se introduce textul dorit. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se acţionează butonul Apply to All. se acţionează butonul Apply to All.31).3. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv.149 3.

complementare pentru text şi fundal. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.34. se selectează opţiunea Update Automatically. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. Figura 3. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3.150 permanentă a datei. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). . Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply.3. Figura 3.35) . Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. 3. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter.35. Figura 3.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. se alege modul de afişare Slide View. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.33. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template.6.

37. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Figura 3. Background. În ecran se deschide caseta de dialog Background. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. se execută clic pe butonul Apply. . se execută clic pe butonul Apply to All. Title text etc. Figura 3.38. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. din care se alege culoarea dorită. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. De exemplu. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. Figura 3. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent.36. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori.

Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite.39.40. sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. obiecte clip art. Figura 3. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK.152 3. . sunete şi videoclipuri. Figura 3. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive.7.3. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice.

Movie from File. Inserare imagini. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Movies and Sounds. 2. . iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert . −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. From File. Picture. Movie from Gallery. Inserare imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert Picture. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Sound from Gallery. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert.41. Clip Art. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Sound from File. − Se selectează comenzile Insert .153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. − Se selectează comenzile Insert. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Movies and Sounds. Movies and Sounds.

Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.42. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert. se afişează diapozitivul în modul Slide View. Figura 3. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt.154 Figura 3. 3.8.3. Picture.43. .

Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. Figura 3. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3. Pentru a crea o casetă de text. apoi se execută clic pe butonul OK.155 Se alege modelul dorit. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.47. Figura 3. Figura 3.9.44 3.47. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. cum sunt imaginile grafice de fundal. Primul .3.3.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.45. memorează elementele de format caracteristice prezentării. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View.10. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. PowerPoint creează automat două diapozitive importante. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen.44) în care se va introduce textul dorit. .45).46 3. fonturile.). se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.

se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Pentru realizarea acestei operaţii. Clipboardul este o memorie temporară. Title Master. se .4. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. Editarea unei prezentări 3. 3. 2.4.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Master.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Se execută clic pe butonul Paste. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se afişează unul din cele două diapozitive. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Pentru realizarea acestei operaţii.156 Al doilea . mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Copierea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste.). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.48. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste.1. Figura 3. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. 3.

se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează textul (imaginea) de şters. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). 2. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. 3. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard.49 2. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. prin apăsarea tastei . Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Figura 3. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut.

Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X.4. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se execută clic pe butonul Cut. 2. . acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se execută clic pe butonul Paste. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). 3. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. 2. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se execută clic pe butonul Paste.2. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se execută clic pe butonul Copy. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Se execută clic pe butonul Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Copierea. respectiv Ctrl+V. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. respectiv Ctrl+V. se ţine apăsată tasta Ctrl.

Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. Figura 3. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.3. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View.159 3. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele.4. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). .4. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.4. 3. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări.50. se folosesc două metode şi anume: 1. afişată în partea stângă a ecranului. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). prezente pe bara de instrumente Outlining.50). PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv.

Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.52.160 Figura 3.51. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. Figura 3. .

1. Se selectează textul dorit. 3. Se eliberează apoi butonul stânga mouse.5. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Bold. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Italic). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Font Size. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. prezente în bara de instrumente Formatting. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului.53.53). Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În partea superioară a ecranului. Formatarea unei prezentări 3.161 2. .5. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului.

unei umbre textului.162 Aplicarea sublinierii. Figura 3. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. pentru . Superscript (la putere). Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se poate acţiona butonul More Color. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.53) din care.54. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). Dacă se doreşte personalizarea culorilor. . Din paleta de culori More Color. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului.55. printr-un clic pe nume. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. pentru umbrirea textului textului. Se selectează textul dorit. Se execută apoi. se activează opţiunea Format şi comandă Font. Subscript (indice).53) şi se va activa lista derulantă Color. se activează opţiunea Format şi comanda Font. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Figura 3. clic butonul OK. se poate acţiona butonul Custom. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). printr-un simplu clic. se alege culoarea dorită. Shadow (umbrire).

folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. Se selectează textul dorit.57. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. sau combinaţia de taste Ctrl+E. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. . În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită.56.163 Alinierea textului unui diapozitiv. Figura 3. Figura 3. . Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează textul dorit. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L.

Figura 3.58. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate.59. Figura 3. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Figura 3. . Figura 3.61. Se selectează paragraful dorit. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor.60. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing.

Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Pentru aceasta. Pentru aceasta. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. Folosind butoanele Numbering Formatting. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. şi Bullets prezente în bara de instrumente . Figura 3. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se pot acţiona butoanele Size sau Color. se economiseşte timp. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.62. Se selectează paragraful dorit. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. din care se vor alege marcatorii doriţi.

Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing.166 3.5. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Figura 3. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. . Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv.63. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.2. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). apoi comanda Slide Layout. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel.74). Figura 3. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. În fereastra Slide Layout. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. Ramură −managerul plus subordonaţii. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3.172 4. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. bară cu instrumente şi bară de stare. subordonaţi aceluiaşi şef.75. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. subordonaţi aceluiaşi şef. 5. . Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart.

− crează un element de acelaşi rang. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. . Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. cât şi pentru ramuri. Odată ce organigrama a fost construită. în limbajul folosit pentru organigrame. apoi opţiunea All.. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. a) Schimbarea stilului unei organigrame. se alege comanda Select din meniul Edit. la dreapta casetei „bază“.173 − crează un element de acelaşi rang. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. la stânga casetei „bază“. Figura 3... După cum am menţionat mai sus. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul.76.

se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Se selectează casetele.78).78. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Right şi Center.174 b) Formatarea unei organigrame. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Figura 3. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. −Schimbarea culorii chenarului. Se selectează casetele. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. −Formatarea textului dintr-o organigramă. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Figura 3. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului.77. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. . iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color.

După ce organigrama a fost modificată. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. se parcurg următorii paşi: 1. 3. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv..79. Crearea unui grafic. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. . 3. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Se afişează caseta New Slide.3. Figura 3. 2.. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). pie chart.6. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Style sau Color. se va selecta macheta Chart. În acest fel liniile au fost selectate. Figura 3.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. etc. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart.80. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. apoi se va executa clic pe butonul OK.

Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Editarea unui grafic.). ca în orice foaie de calcul. Legend. Figura 3. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. pentru finalizarea graficului. conţinând un Datasheet şi un model de grafic.176 4. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. Figura 3. În Datasheet se vor introduce datele. . se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart.81. apoi comanda Slide Layout. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. După introducerea datelor. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. Data Labels etc). Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. seriile de date etc. legenda.82.

83. . În ecran se deschide fereastra Chart Type. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit.84. Figura 3.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. Figura 3. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Modificarea tipului de grafic.

Corectarea erorilor gramaticale. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. apoi clic pe butonul OK.1. trebuie realizată configurarea prezentării. prezentă în meniul Tools.7. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. Înainte de tipărire. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv.178 3. această funcţie este activă. Figura 3. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. Figura 3. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare .86. Set Language. Prin urmare.7. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. În mod implicit. Tipărirea unei prezentări 3.

apoi clic pe butonul OK. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Erorile pot fi corectate manual sau automat. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). din submeniul care va fi afişat. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. 3. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Pentru corectarea automată. din bara de Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii.2. AutoCorect. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range).87. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup.179 roşie. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Tipărirea efectivă a unei prezentări. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. . Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling.7.

diagrame etc.8. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Din submeniul afişat se alege efectul dorit . b) Tipărirea prezentării în modul broşură. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. liste marcate.88.8.1.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. imagini. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. . În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.). Pregătirea vizionării unei prezentări 3.180 Figura 3.

Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. Figura 3. 90. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. . se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.90) şi se aleg efectele dorite.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. respectiv validarea opţiunii Automatically. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click.181 Figura 3.

alegând comanda Select All din meniul Edit. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect.91. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). După alegerea efectelor dorite. acesta se alege din caseta derulantă Sound. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. . precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. Pentru realizarea acestei operaţii. Figura 3.92.). Medium sau Fast. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. în secţiunea Effect. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. sau prin validarea opţiunii Automatically after.

93. 3. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea.183 Figura 2. Previous. Go).9. . se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next.92. Vizionarea unei prezentări 3. Începe derularea prezentării. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show .1. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show.9. sau se apasă tasta F5. Figura 3.

Se activează meniul Slide Show şi. . Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. În timpul derulării prezentării. aceste diapozitive vor fi omise. se alege comanda Hide Slide. 2. Figura 3. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. ele pot fi ascunse.). Se deschide prezentarea PowerPoint. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie.95.94 3. 4. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). 3.10. Se lansează programul Internet Explorer. din submeniul afişat.184 Ascunderea unor diapozitive. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv).

5. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As..95.185 Figura 3. Figura 3.. . 6.96.

Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.97 8. Se execută apoi clic pe butonul OK. . Figura 3.186 7. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. 9. Figura 3. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes.98.

Figura 3. 14. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). 12. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3.187 10.99. − anteriorul slide (Previous Slide). sau sub formă grafică (obiect sau buton). Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. 11. 3.100) şi se alege slide-ul destinaţie.11. . se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. − primul slide (First Slide). 13. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer.

prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). (Other File) – legătură hypertext locală. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. Word. Excel etc. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). Figura 3.188 − ultimul slide (Last Slide). se pot insera sunete predefinite. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). corespunzătoare efectului de tranziţie. − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). De asemenea.100. − un alt fişier: PowerPoint. de exemplu un buton de acţiune. − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. . − sfârşitul prezentării (End Show). − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic.

). etc. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. organigrame. Pentru aceasta. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). bloc de text. Previous. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. imagini.102 . cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show.). Figura 3.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. De asemenea. se pot crea pe baza prezentării existente. etc. Home. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată.102). Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător.189 Figura 3.

Figura 3. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. . Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. care o va trece cu vederea.103. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. fie el şi experimentat. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. iar a doua se referă la logistică.12.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. 3. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. Sau. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“.12. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru.1. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. invers. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. 3.

Next Pause Repeat Figura 3. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. 3. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). Dacă durata este prea scurtă. Figura 3. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. Indiferent de soluţia . În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3.105). se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. 4. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. Dacă trebuie să se facă o pauză. Acest proces. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. se execută clic pe butonul Yes. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2.104).104 2. 5. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1.105. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal .

Dacă se apasă din nou tasta S. . Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. derularea prezentării va fi reluată. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv.106. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. de pildă. şi dacă da. b) Se execută clic pe butonul Next.192 aleasă. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării).13. 3. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. Figura 3. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. 6. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. if present şi apoi se execută clic pe OK. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. Pentru astfel de cazuri.

pentru memorarea fişierelor rezultate. Figura 3.107 c) În mod implicit. Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.108 . sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită. este selectată unitatea de floppy (A:\drive).193 Figura 3. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog.

apoi se execută clic pe butonul OK. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. Figura 3. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. Se închide aplicaţia PowerPoint. apoi se execută clic pe butonul OK. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. . imagine etc. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95.

folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .14.195 3. Bara de instrumente Standard.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie . restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text.primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.

Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 1 1. 8.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3.ppt prezentă pe dischetă. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 5. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. text şi imagine. . Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. 9. 12. 5. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. Selectaţi formatul Title Only. Testul nr. 2. 4. 6. 3. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. 2. Închideţi aplicaţia PowerPoint. 10. 3. Testul nr. 8. 3. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. 11. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 7. 3 1. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. Alegeţi şablonul de proiect Blends. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. 6. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 10.15. 2. 9. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 4. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. 7. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 11. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents.

6. 4 1. 3. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. 8. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Testul nr. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 7. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Studenţi 10500 11000 12500 9.N. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru.110 11. Alegeţi modul de vizualizare Slide View.S.P. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad.A ca titlu. 5. 5. 12. Publicã Decan Management Figura 3.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 10. Introduceţi numele organizaţiei S.199 4. 2. .ppt. 11. 6. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 4. Deschideţi prezentarea SNSPA. 12. 10. 9. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 8. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7.

5 1. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. 10. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. 2. 6. Schimbaţi culoarea formei în roşu. 5. 7.R. 4. 6 1. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Aplicaţi graficului un efect de animaţie. 7. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. Deschideţi prezentarea OMEGA. II Trim. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 4. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 8. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări.L. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 3. 6. 11. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. 3. Testul nr. 2. . Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Selectaţi formatul Title Slide. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon.ppt prezentă pe dischetă. 12. 10. 5. Adăugaţi un efect de animaţie formei.200 Testul nr. 9. I Trim. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . 9.

apoi. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. după aceea. Se poate. Deci. 3. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE.1. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. copiindu-le şi. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. Embed. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. de asemenea. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. Cu OLE se pot. 4. Dacă se editează documentul sursă. 2. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. nu toate aplicaţiile suportă OLE. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. totuşi. Se pot insera datele în mai multe feluri. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. se pot partaja datele creând o legătură. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. Link . modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Prin includere. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). Paste. De exemplu. apoi. se pot totuşi partaja datele între programe. Printr-o legătură. − transformarea unui document Word într-o prezentare. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură.201 4. modificările vom influenţa şi documentul Word. însă. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. . Datele inserate nu vor păstra. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. Atunci când se schimbă graficul în Excel. Dacă se selectează date dintr-un document şi. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. include datele dintr-un fişier în altul. inserându-le. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). se poare realiza schimbul de date între documente Office. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite.

Dacă.1. 4. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. se vor insera date copiate din Excel. trebuie respectaţi următorii paşi: 1.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. de exemplu. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. Se execută clic pe OK. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. Copia poate fi editată. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Pentru a include date într-un document. de exemplu.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. se execută dublu clic asupra lui. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. Figura 4. 2. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. . iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. toate acestea fără a afecta originalul. Pentru a edita un obiect inclus. 5. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. 3. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv.

dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. În acest caz. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. documentul sursă nu va fi modificat. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. În cele mai multe cazuri. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie).203 Figura 4. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. Word. Totuşi. De aceea. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. trebuie respectaţi următorii paşi: . În cele mai multe cazuri. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate.2. Dacă un program nu suportă OLE. Crearea unei legături între două fişiere Office. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea.

Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. Figura 4. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document.3. Pentru a rupe legăturile. metoda de reactualizare este Automatic Update. În mod implicit. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Figura 4. 2. aşa cum prezintă figura de mai jos. 4. 3. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă.204 1.4 .

Se execută clic pe butonul Browse. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. E posibil.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. Pentru a insera un obiect. de asemenea. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Tabelul nu este creat. . După ce s-a creat obiectul. Pentru a crea un obiect nou. În loc să se insereze datele. de asemenea. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. Se va deschide fereastra de dialog Object. de asemenea. 4. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Se poate. care are două casete. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Aceasta este. dar este nevoie de el rapid.5.5). se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Figura 4.

Figura 4. se activează meniul File. . Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint.2. De asemenea. fără a rescrie toată prezentarea în Word. Pentru aceasta se deschide documentul Word. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word.206 4. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. se activează meniul File.6. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link.

207 5. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. în care este afişat documentul activ. anteturi şi subsoluri uniforme. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. editaţi. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. se activează meniul File. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. dacă este prezent pe ecran. . cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. o prezentarea PowerPoint). 5.1. − afişaţi. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start.1. cu numere de pagină consecutive. un registru Excel. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office.1. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.

2) din care se selectează documentul care va fi inclus. Se activează meniul Section. 5.2. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5.2.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Figura 5. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1. se alege comanda Add from File. . Se execută clic pe butonul Add.1.

Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. se activează aplicaţia Microsoft Binder. .209 În urma acestei operaţii. în acesta va fi plasată o copie a documentului. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu.3. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. 5. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) .3.1. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. Când se include un document într-un biblioraft. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. între cele două nu există nici o legătură.

pentru a crea un şablon de fax. se alege butonul Letters&Faxes.4. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. . Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane.210 Figura 5. Figura 5.5. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . De exemplu. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.

2.ppt (document PowerPoint). Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta.2.2. Editarea unei colecţii de documente office 5. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). Figura 5. Pentru editarea unui document. se parcurg următorii paşi: 1. Se deschide biblioraftul dorit. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft.6. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit.211 5.obd). se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.1. .obd. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica.

PowerPoint etc. Figura 5. aplicaţia sursă este PowerPoint). . Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word.212 Figura 5. 3.8. nu numai documentul din biblioraft activat.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.7. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.8.

213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. PowerPoint etc.2.9. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Figura 5. 5.). ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Se deschide biblioraftul dorit. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*. 2. 3. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.2. iar comenzile afectează numai documentul activat. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1.obd). În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. Se activează documentul care va fi editat. .

4. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. .1.3. Documentul editat reapare în biblioraft. 5.3. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare. Figura 5. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.11. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5.10.214 Figura 5.

3. 4. Figura 5. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder.215 5. 2. În ecran este afişează fereastra Print Binder. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Se deschide biblioraftul dorit. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1.3. .2. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune.12.

− Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. sau îngreunează. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. 6. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. foi volante. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. comunicarea. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. cataloage. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. foi volante. de timp şi de aspect sporesc. Opţiunile de culoare.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6.1.1. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. site-uri Web sau meniuri. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. este momentul orientării către Publisher. până la publicitate tipărită comercial. Publisher este la fel de prietenos. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. Pe lângă claritatea scrisului. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. Noţiuni de bază 6. cum ar fi buletine informative. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. − modificarea aspectului unei publicaţii. − tipărirea publicaţiilor. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou.1. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. capabile să atragă atenţia. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. oficiale sau juridice. broşuri. . − Publicaţii cu aspect profesional. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar.

ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. până când este închisă e utilizator.1. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. verificând automat ortografia. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie.2. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. etichete. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. în timpul lucrului. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. Figura 6. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. . buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. în publicaţii.1. 6.

1. dacă este prezent pe ecran. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.2. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher.2.3. pe o unitate locală sau pe Web. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. 6. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. 6.

prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. . care pot fi create în câteva minute. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. cărţi de vizită etc.. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică.3. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia.. − Se face revizuirea.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. dacă este necesar. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia.3. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. Figura 6. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente.). În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. şi anume: − Publicaţie din Catalog. Dacă se execută clic pe acest buton. − Se imprimă sau se publică pe Web. site Web. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. din meniul File. − Se adaugă text şi imagini. de pildă o foaie volantă. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei.

de exemplu.4. modelul Arcs. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). 2. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). Figura 6.5. 3.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Figura 6. ca exemplu. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. Se alege. . Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard.

5. Se execută clic pe butonul Next.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. Tilt. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. .6 6. Când se termină dialogul. 6. Bars. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs.3. şi deci s-a creat cartea de vizită. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Floating Oval etc. Figura 6. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design.– Editarea unei publicaţii).

Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. Figura 6.7. Web page şi Book Fold.8. . de pildă Postcard.

se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. nume organizaţie etc. 6. produs sau serviciu. referitoare la utilizator sau la organizaţie. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Figura 6. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. clare şi echilibrate. telefon.9. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. din panoul Wizards. fax.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update.2. trei sau patru foi. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. produs sau serviciu est prezentat. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. În eticheta Publication By Wizard. pentru a permite ochiului să se odihnească. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. Dacă informaţiile importante se modifică. setul de informaţii personale se editează o singură dată.1. El poate fi împărţit în două. adresă.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. funcţie. .

În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard.9. .DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură.10 4. 3.). Se alege. de exemplu. Figura 6. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. modelul Bar. 5. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit).

8. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. Formatarea textului Textul într-un pliant. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. Când se termină dialogul.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6.11. Figura 6.3. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. 7. 6. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. şi deci s-a creat pliantul. – Editarea unei publicaţii). Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. prin operaţii de editare (subcap. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. Pe ecran va fi afişată . de regulă la începutul unui titlul sau paragraf.

De asemenea.12. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). fontul (Font).13. Figura 6. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. Se execută apoi clic pe butonul OK.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). Figura 6. . Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters.

este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. . se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. Figura 6. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. Pliantul va deveni opac. 4. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. 2. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Figura 6. 3.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant.15. Columns.14. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns.

Figura 6. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. fie că se face o nouă publicaţie în întregime.1. . Editarea unei publicaţii 6. dar nu apar în materiale imprimate. Fie că se întreprind ajustări minore. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer.16. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. instrumente de desen şi zone de lucru. 7. 6. 6. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5.3.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. Ghidajele apar ca linii pe ecran. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero.3. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline.

obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6.18. Atunci când se activează comanda Snap To….19. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. Scara riglelor se modifică proporţional. . Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. ( Figura 6. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii.17. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. Figura 6. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei.

Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . decât dacă li se adaugă o bordură. text sau reprezentare grafică. ele sunt asociate fiecărui obiect. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului.21. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View.20.. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. 6. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. F Figura 6.3. . Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran.2.

Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Text Frame Figura 6.22. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications.23. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. . Se activează comanda Text file din meniul Insert. . Pentru preluarea textului dintr-un document.

Figura 6. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. atunci când se deplasează în pagină. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. . va lua forma unui ulcior drept. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A..24. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text..DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames.25. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). 6. ulciorul se va inclina. de exemplu.. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. Pointerul de mouse..

din bara de instrumente Formatting. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size.27. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. din bara de instrumente Formatting. Pentru aceasta. se execută clic pe butonul Font Size. După inserarea textului.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Pentru aceasta. Figura 6. sau din meniul Format se alege comanda Font. . b) Stabilirea mărimii caracterului.26. se execută clic pe butonul Font.

Se deschide fereastra Text Frame Properties. . Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.28. din meniul Format . se alege comanda Text Frame Properties.30.29. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Figura 6. Pentru aceasta.

înainte şi după paragrafe. Figura 6. Pentru aceasta. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. e) Stabilirea identărilor spre stânga. Pentru aceasta. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. din meniul Format.32. se alege comanda Idents and Lists. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. dreapta sau prima linie. Figura 6. dreapta sau prima linie. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. înainte şi după paragrafe.31. din meniul Format. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. . se alege comanda Line Spacing.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii.

este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. 236 236 Figura 6.34. text. Figura 6. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Microsoft Excel sau Microsoft Access. Fiecare grup de obiecte mici.33. aflate în relaţie. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. . butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Imagini.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos.

disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. pe laturile de sus şi din stânga cadrului. În continuare. Figura 6.35. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word.36. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. Figura 6. Publisher afişează butoane distincte. de rând şi de coloană.). liniilor sau a întregului tabel etc. selectarea coloanelor. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. . Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects.

. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Din meniul Table.. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. se revine în mediul Publisher. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. cum ar fi text ondulat sau umbrit. se alege comanda Cells Diagonals. Figura 6. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus.37. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt.38. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text.. Făcând clic în afara cadrului. Figura 6. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

3. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. Figura 6. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. De obicei.DESKTOP PUBLISHING 6.3. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. acolo unde se doreşte. − Fonturi fără serife. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. . − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. coloanele.39. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife.

În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font).41.40. Figura 6. Se activează comanda Font din meniul Format. Size (Dimensiunea Fontului).DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. . Font Style (Stilul fontului). 240 240 Figura 6.

se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left).44.42. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. Figura 6. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. Bottom). se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt).DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. Top. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only).. De asemenea. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. Right.43. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame).. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Figura 6. . În cazul unui obiect imagine sau WordArt. fie pentru efect de formă. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. Figura 6. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. În cazul setării implicite. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange.

Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.45. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects.46.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. . Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Figura 6.

Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. pentru a îmbunătăţii publicaţia.3. Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. cum ar fi un formular de răspuns. Selectarea obiectelor din Design Gallery. . Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie.47. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. cuprinsuri. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Figura 6. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente.4. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Grupurile conţin articole cu titluri globale. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei.48. sigle şi aşa mai departe.49.DESKTOP PUBLISHING 6. Figura 6.

Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Adăugarea de imagini. Figura 6. atunci ea aparţine altcuiva. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos.50. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. urmând ca selectarea culorilor. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. .

b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. de dimensiunea stabilită. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures.52.51. în moduri foarte diverse. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine.). Figura 6. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. . Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat). Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură.

. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip.. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art..) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6.. .) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera). Figura 6. c) Comanda Picture din meniul Insert.53.52.

culoarea şi poziţia umbrei etc. Pentru aceasta. forma şi culoarea liniilor de contur. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6.55.). După inserarea imaginii.56. Figura 6. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame.54. .

57. Adăugarea formelor. la un cerc sau la un pătrat. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite.58. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. recolorarea imaginii. Linia. .59. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. 248 248 Figura 6. redimensiona şi modifica după dorinţă. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea.). Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. Figura 6. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Figura 6. borduri şi fundaluri. de pe scaner sau cameră digitală. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. etc. verticală sau înclinată la 450. dar care lucrează în acelaşi fel. Formele creează diagrame. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru.

În mod implicit. Line Color etc. se execută clic pe butonul Options. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. se parcurg următorii paşi: 1. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă).DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). 2. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems).5. Figura 6. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). 6. se alege opţiunea Pages. Pentru utilizarea acestui instrument. Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). . un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului.61. ca de exemplu: un cadru gol. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate.60.3. Figura 6. . vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages).). Se execută clic pe butonul dreapta mouse.

Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. 3.63.62. 4. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All).DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). sugerând şi modalitatea de rezolvare. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. . Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. Figura 6. Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. 250 250 Figura 6.

Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. de regulă. În acest caz.4. magenta. cum ar fi Pantone Matching System. cu cât este mai mare rezoluţia. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. Puncte per inci. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. cu atât este mai bună calitatea. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. Roşu. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. O specificaţie de culoare standardizată. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie.

. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers.4. Pentru aceasta.1.65. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 6. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Figura 6. Figura 6. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. se execută clic pe butonul Start.64.

În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Atributele selectate în această casetă de dialog. . daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. orientarea paginii.66. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. până la noi modificări 6.4. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher.2. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). sursa (opţiunea Paper Source.). Figura 6. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher.

DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Figura 6.68.67. . Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.

se va realiza tipărirea efectivă. . Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P.4. 6.69. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Current page − pagina curentă). In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Apoi. Pages from − numărul de pagini. cu culori spot sau cu culori de proces. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus.3. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. . se parcurg paşii următori: 1.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. Figura 6. numărul de copii (opţiunea Number of copies). se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File.

2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. Figura 6. .70. 3. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu.71. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul.

5. Bara de instrumente Standard.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish.72. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată .DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. 4. 6. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară.

DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .

5. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. 8. Completaţi setul de informaţii personale. alegeţi schema de culoare Olive.25. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 2.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr.6. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. 7. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. Deschideţi aplicaţia Publisher. un contur cu linii albastre. 7. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. 4. 6. 2 1. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. 1 1. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. 4. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. 8. 9. 5. Deschideţi documentul Card. Oval Tool. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 3. . 6. 2. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. Testul nr. Pentru modelul selectat. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. 10. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. 11. 3. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher.

6.Închideţi documentul cu numele Pliant. 8. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 9. 3 260 260 1. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. Deschideţi documentul cu numele Pliant. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. 12. 9. 4. 7. 10. alegeţi schema de culoare Iris. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 5. Realizaţi împăturirea pliantului.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 7. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. 3. 2. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. Actualizaţi. Tipăriţi documentul . Deschideţi aplicaţia Publisher. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 11. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 6. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Alegeţi pentru cadrele din grup. 10.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. 2. Pentru modelul selectat. 4. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. 5. 3. 8. Testul nr. fundalul de culoare verde. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. dacă consideraţi necesar. 4 1. informaţiile personale. .

Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). Calendar. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. memorând agenda de adrese. Bara de meniu este dinamică. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. . maximizare . Butoanele de comandă sunt autodocumentate. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. Contacts. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . la îndemâna utilizatorului. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet.1. Journal sau Notes. În ambele situaţii. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. se realizează operaţia corespunzătoare. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. My Shortcuts şi Other Shortcuts. − gGestionarea notiţelor. 7. În primul rând este verticală. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. Tasks. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail.

1. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. numere de telefon. adrese. planificate sau repartizate altcuiva. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. Astfel mesajele . adică mesaje e-mail şi faxuri. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. calendar şi componenta de poştă electronică. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. adrese e-mail etc). Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. diverse evenimente şi şedinţe programate.

Utilizarea poştei electronice 7. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. My Documents şi Favorites din propriul calculator.2. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. 7. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. fără să se închidă programul Outlook. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Aceste setări introduc. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. putându-se adăuga noi grupuri. în cadrul grupului activ. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox.2. organiza. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View.2. potrivit cerinţelor utilizatorului. se pot vedea. gestiona. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. de . căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. Figura 7. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook.2. De asemenea. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului.1.). − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. şterge şi reconfigura grupurile existente.

Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. . Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. Pentru conectarea la serverul de mail.2. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului.2. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. 5. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. Se poate folosi orice nume sau parolă. atunci când a deschis prima dată Outlook. Dosarele Inbox. 6. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Se apasă butonul Next. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. articolele din cadrul unei discuţii. dar care nu pot fi expediate imediat. 7. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. 4. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Dacă nu s-a realizat conectarea. apoi Next. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. 2. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. crearea formatarea şi transmiterea lor. ce spune „Bun venit în Outlook“. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis).3). 3. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. Se vor introduce informaţiile necesare. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. Drafts.

plicul se deschide. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. De exemplu. Atunci când se afişează fereastra Inbox. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. se execută clic pe titlul acesteia. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit.3. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. . − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. − From afişează numele expeditorului. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat.

5. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. 2. prezentări din PowerPoint. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. registre de calcul de din Excel. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. 3. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. urmată de clic pe butonul To . 4. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. . Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte.4. În caseta de text Subject. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. dacă se doreşte expedierea acestora. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). Se pot trimite prin mail şi documente din Word.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. se introduce subiectul mesajului. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message.

DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. − Protejarea mesajele. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. Word sau Excel. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător.5. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat.6). Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Figura 7. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Normal sau High – ridicat. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. . în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu..

Pentru marcarea mesajelor. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Figura 7. Figura 7. Read (citeşte). dacă este validată caseta Save Sent Massage To. care este cel implicit. Reply (răspunde). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ).7. Forward (înaintează altor persoane).6. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). No Response Necessary (nu este necesar răspuns).DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. Reply to All (răspunde la tot). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. . For Your Information (spre informare).

8. Dacă există fişiere ataşate. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. după contactarea serverului de e-mail. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New.3. Figura 7. . Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. 5. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5.2. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. 4. 3. sunt recepţionate noi mesaje. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. 2. În cazul în care.

Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. . Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. numerele de telefon.3. 7. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. 6. sub forma cărţilor de vizită. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. adresele de email. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale.9. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7.

DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. În ecran se deschide caseta Contact. . Figura 7.11. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N).10.

Sunt solicitate funcţia persoanei. a unei scrisori.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. în stânga. adresa de e-mail şi site-ul de Web. de acasă. . faxul şi telefonul mobil. Figura 7. firma unde îşi desfăşoară activitatea.12. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. Distribution List. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. Se activează meniul File şi se alege comanda New. în dreapta. trimiterea unui mesaj. În caseta Distribution List (Figura 7. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. numărul telefonului de la firmă. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. 2. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. De exemplu.

Calendarul de activităţi Outlook.13. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. lunile şi chiar anii următori. 7. dar şi planificări de şedinţe. marcării evenimentelor (aniversări. În final se apasă butonul Save and close. zile de naştere). prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. în intervalele în care există timp disponibil. 3.14).4. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. săptămânile. .

DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. în vederea redimensionării. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. iar sarcinile în panoul de activităţi. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor.14 În mod implicit. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile.15. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. . se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“.15). Figura 7.

Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. cum ar fi zilele de naştere. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. Se începe apoi editarea denumirii programării. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7.4. 7. − pentru vizualizarea unei întregi luni. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. Figura 7. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. pe durata desfăşurării programării astfel create. după care se validează cu tasta Enter. nu săptămânală ori lunară). sau a mai multor zile.1. − pentru vizualizarea unei săptămâni. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. seminarii etc.16). fără repetabilitate. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că.16 .

O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. categoria căreia îi aparţine. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată.17.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. − Out of Office (Plecat din birou). fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. Oricare ar fi modalitatea de apelare. precum şi data şi ora terminării. deşi este extrem de facilă şi rapidă.17. locul de desfăşurare etc. data şi ora începerii. ce simbolizează . Figura 7. − Free (Liber). Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). − Tentative (Provizoriu liber). În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. loc de desfăşurare. proporţională ca mărime cu durata activităţii.

Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online.18. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor).2. 7. . etc. Favorities. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. fie de natura colaborării la anumite documente. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. International. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. Holliday. Figura 7. În cazul activităţilor online. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. Gifts.4. Activitatea poate fi una fizică. fie de natura prezentărilor online. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online.

De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră.19.20. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări.19). . fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. iar caseta All Day Event este bifată. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.4. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. Figura 7. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.3. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.). 7.

din bara de instrumente. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. săptămânală. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. în cadrul zonei de programări. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. . iar dacă este cunoscută. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. chiar şi durata. în dreptul altei ore..20. durata periodicităţii (zilnică. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice..

se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. În cazul în care după un timp. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. faţă în faţă ori la distanţă.DESKTOP PUBLISHING 7.21. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată.4. . De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. Figura 7. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. spre noua oră. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request.21. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. sau zi. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail.4. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor.

Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. cât şi în componenta Tasks. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Normal (Normală).5. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată.22 . Fereastra Task (Figura 7.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută).DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . High (Maximă prioritate). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). În Progress (În curs de desfăşurare). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. Completed (Rezolvată). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). 7. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. Figura 7. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date).

tipul activităţii (transmitere fax etc.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. fax. e-mail. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. pe verticală.). în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7.) persoana de contact.23. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. Fereastra astfel activată (Figura 7. data şi ora începerii şi durata. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail.6. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate.23. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 7. documente Office deschise. invitaţii la şedinţe etc. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.).) doar la cererea utilizatorului. sarcina etc. .

Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. transmise altor persoane. .7.24 7.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. idei.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi.25. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. Figura 7. numere de telefon.

peste pictograma Calendar a barei Outlook. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. subiect al transformării. .25). Se va deschide o fereastră Message. transmiterii lor persoanelor interesate.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. plecând tocmai de la analogia cu Post-it. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Green (verde). anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. Pink (roz). se va salva acest nou articol. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. După completarea datelor necesare ferestrei. Yellow (galben) sau White (alb).26.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. Figura 7. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. După o anumită perioadă.

(2002). Bucureşti: Editura Tehnică.0 cu aplicaţii în management. 3. (2001). Birotica 2000. 7. Kasser Barbara. Dumitrescu Emil. 5. (2001). Calciu Mihai. (1994). Bucureşti: Editura Teora. Excel 5. Găitănaru Andrei. 12. Bucureşti: Editura Comunicare. Bucureşti: Editura Teora. 13. James B.ro. Bucureşti: Editura Tehnică. Oancea Mirela. 11. Bucureşti: Editura Comunicare. Bucureşti: Editura ALL. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. (2000). Somnea Dan. Microcalculatorul .DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. Bucureşti: Editura Teora. (1998). . Ionescu Iuliana. Somnea Dan. Chiriacescu Adriana. (2002). Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999).ro. Internet cu Windows. Calciu Mihai. 9. Comunicarea în afaceri. Birotica. Bucureşti: Editura InfoMega. 10. (1997). (1999).Baird. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Microsoft PowerPoint 2000. Maxim Cornelia. Microsoft Office2000 Small Business. John W. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). Office XP. Bucureşti: Editura Teora. Cosăcescu Luana. 4. Bucureşti: Editura Teora. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. 6. Michael Halvorson. Secretariat şi corespondenţă. Mureşan Laura.ro. Kent Peter. Bucureşti: Editura Comunicare. 2. 8. Bibliografie 1. (2001). (1994). (2003). Stanciu Andrei. Kraynak Joe. Stull.mediu şi canal de comunicare.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful