1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

O largă categorie de persoane. dr. drd. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. Aceste documente. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. procesare texte. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. operarea bazelor de date. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. alfabetizarea digitală. . Este cunoscut faptul că. ing. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. Cornelia Maxim. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. care lucrează curent cu informaţia. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. transportul şi prezentarea datelor. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. univ. fie în format pentru tipărire sau nu. prelucrare tabelară. organizarea documentelor Office în colecţii. Prof. utilă studenţilor atât pentru studiu. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. Cu atât mai mult. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. Pentru ei. Studentul. Vasile Baltac. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. sau pentru trecerea testelor ECDL. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. operaţii cu date şi fişiere. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. stocarea. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi.

Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. încet-încet. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. Office Binder. Prin urmare. gestionarea bazelor de date. Excel. aranjarea unui tabel pentru tipărire. privind procesarea. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. a devenit realitate incontestabilă. animarea prezentărilor cu efecte speciale. În Capitolul 2. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. vă oferă informaţii. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. a cunoscut evoluţii impresionante. Capitolul 3. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. construirea diagramelor organizaţionale. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. proiectare. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. economie. asemenea telefonului sau televizorului. Publisher şi Outlook. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. Apoi. PowerPoint. Cu atât mai mult. crearea şi editarea graficelor. numite centre de calcul. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. De asemenea. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. stocarea. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. constituie un dezavantaj competitiv. . introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. administraţie sau afaceri. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. Capitolul 1. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. În acest context. chiar fireşti. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului.

participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. editaţi. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. verificarea corectitudinii publicaţiilor. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic.8 Capitolul 4. afişaţi. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. modificarea aspectului unei publicaţii. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. De asemenea. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. În capitolul 6. După parcurgerea capitolului 5. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. Capitolul 7. Partajarea datelor între aplicaţii Office. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. . folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului.

− înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Documentul principal conţine informaţiile fixe. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc.). indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). − documentului de tip plic (Envelopes). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale.9 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. Excel. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. Pentru a tipări o scrisoare tip. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri).1. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). Documentul principal. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: .1. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. nemodificabile. 1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date.1. Access sau Outlook. Sursa de date conţine informaţiile variabile. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters).

ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. Editarea se realizează în mod obişnuit. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. Editarea documentului principal. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal.1. Figura 1.10 1. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Din caseta Mail Merge Helper. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. Validându-se această opţiune. formatat şi salvat. După ce documentul a fost editat. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. 2. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . opţiunea Mail Merge. cu ajutorul meniului Tools. Se editează documentul principal.

Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). First Name. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. . În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. sau în totalitate (13 rubrici). Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Company etc. Job Title. corespunzător rubricii Data Source.) ale sursei de date nou generate. Figura 1.11 Data. sau selectiv.2. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. Last Name.

După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. din caseta Data Form.. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. localitatea. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). . În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat.3. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. nume. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date.12 Figura 1. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. Figura 1.4. adresa.. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. După salvare.

Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări.6. Toolbars. Database. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source.5.13 Figura 1. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.6. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară.). Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. după care se apasă butonul Remove. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. . alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

19 1. se alege comanda Options din meniul Tools. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. 3. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes.2. aceasta se scrie în caseta Return Address. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Figura 1. se şterge textul din caseta Return Address. dacă este cazul. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. 4. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook.1. 2. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address.14. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. . În acest caz. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. se poate edita textul. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. atunci pot fi preluate. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă se execută clic pe Yes. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.

Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). . . Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.16). Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. respectiv adresa de retur.16. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Figura 1. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.20 Figura 1. Modificarea poziţiei adresei destinatarului.

Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. . se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document.17. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. Dacă este cazul. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. cu aceeaşi adresă sau informaţie.18). după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Figura 1. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii.17.21 5. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.

se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. − Pentru a tipări o singură etichetă. Figura 1. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. Din lista cu etichete Product number se .19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.22 Figura 1. de exemplu. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur.18. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă.

Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label).23 selectează formatul exact al etichetei. precum şi un dicţionar de sinonime. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. dar la etapa 1.1.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului.20). Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare.. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. 1. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale.S. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document.. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact.. 3.). din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1.2. 1. se procedează astfel: 1.. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language.2. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. Dacă se execută clic pe butonul Default. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. adică în engleza americană.. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. 2. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. se execută clic pe butonul Print. .. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. Pentru a încheia tipărirea etichetei.

Figura 1. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar.20. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. 1. .2. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.2.24 Figura 1.21. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).

îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. De acum încolo. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente.22). Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. se plasează punctul de inserare undeva în text. Word va corecta. . vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. dacă există. 2. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. în lista Suggestions. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. În această casetă de dialog. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul.21). Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit).25 Din fereastra de mai sus. 3. fie se selectează forma corectă. Apoi. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. se procedează astfel: 1. Dacă se execută clic pe Change All. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. se selectează porţiunea respectivă. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie.

−Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. Însă. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. el va rămâne afişat ca formă greşită). .K. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. dacă s-a scris coluor. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent.22. se execută clic pe butonul Add. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. se execută clic pe butonul Undo. De exemplu. Figura 1. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. −Pentru a revoca ultima corectură.) din caseta cu listă Dictionary Language.

23). Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. în timp ce se introduce textul. specific fiecărui document în parte. General. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. Hide speling errors in this document. se poate alege şablonul dorit.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. În caseta de dialog New (Figura 1. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. . Letters & Faxes.1. Se selectează şablonul care va fi modificat. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. Se alege opţiunea New din meniul File. ca de exemplu.3. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. 1. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. pagina cu antet etc. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. fax. dar câteva pot ridica probleme. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. lăsând însă loc procesului de creativitate. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. scrisoare. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. care se repetă de la un document la altul.3.

se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. În acest caz.dot). Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. fax. În mod implicit. 4. respectiv formatarea. antet de pagină). Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). 3. şablonul este salvat în subdosarul General. în caseta de text corespunzătoare File name. 1. 2. iar sub el. prin dublu clic pe numele său. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. 3. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. General. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. care se doresc întotdeauna incluse în el. De asemenea. În funcţie de tipul şablonului creat (memo.În caseta de dialog Save As. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. nu numai Word. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. Letters & Faxes.23.3. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. Se execută clic pe butonul Save. se alege. . Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). dosarul corespunzător: Memos. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. 5. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates.28 Figura 1. se respectă următorii paşi: 1. 2.

pe tab-ul: Memos. Letters & Faxes. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. 2.29 6. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. 3.3. General. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. 1. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. În caseta de dialog New se execută clic. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. 4. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3).23. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Se completează documentul cu restul informaţiilor. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. . Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1.3. se pot proiecta noi documente.

30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. nr. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . Lungă.

.. În aşteptarea răspunsului Dvs. pe data de 15. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs.2004.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. nr.233780 0268. Lungă. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi. în vederea încheierii formalităţilor de predare. marca Toyota. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. privind livrarea a două autoturisme de teren. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări .05. Cu sinceritate.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268.

ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. Noţiuni de bază 2. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii.32 2. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. foi de calcul). Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. multiple. 2. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. vizualizarea (partajarea în ferestre. − lucraţi cu baze de date Excel. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. sau de tipuri diferite. linii. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. calculate) . Prin urmare. − creaţi şi să editaţi grafice. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. ştergere). coloane. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple.1. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. − introduceţi imagini în foaia de calcul. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. mutare. − introduceţi automat date într-un tabel. d) posibilitatea validării datelor din baza de date.1. În exploatarea bazelor de date. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase.1. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. Astfel. − actualizaţi datele unui tabel. manipularea acestuia (copiere. . demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale.

dacă este prezentă pe ecran. Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). iar în partea dreaptă .1. Figura 2. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare.33 2.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1).1. În ambele situaţii. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. restaurare şi de . deasupra zonei de lucru. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.2.3. El este compus din: bara de titlu. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . Figura 2. bara de meniu. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ .

256 coloane). iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. Figura 2. Figura 2. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Sheet3 etc. în care . Ele conţin butoane de comandă.4. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele.6. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii.5. Sheet2. de la A la IV (max. butonul de anulare (Cancel) .7 . Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. butonul de şi zona de editare a Figura 2.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Coloanele sunt identificate prin litere. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit.). Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2.

Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3.1.XLS. identificate prin nume (etichete).8.4. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.). . Error – Excel semnalează o eroare. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul).2. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. Num – A fost acţionată tasta Num Lock. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Edit − Conţinutul unei celule este corectat. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Celula curentă Celula Figura 2. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării.

Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. 4. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. În meniul Start. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. De asemenea. din lista documentelor recent create. 3.36 2. . 2.9. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. prezent pe bara de instrumente Standard. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2.3.1. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. Atunci când se activează meniul File. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. se alege fişierul dorit. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis.

3. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv.4. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. 2. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). sau se apasă simultan tastele Ctrl+N.10. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. 2. se alege comanda New Excel Worksheet.1. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. Pentru crearea unui registru de calcul. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. Se activează meniul File şi se alege comanda New. . Din meniul contextual afişat.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus.

Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. se va alege tipul Web page (*.5. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. *. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se activează meniul File şi se alege comanda Close. 2. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:).html).). Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. 2.htm.11. . În fereastra Save As corespunzătoare. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page.1.12. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. fără închiderea aplicaţiei Excel.

sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. 2. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. . astfel că se pot citi indicaţiile precizate.39 Figura 2. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel.6.12. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. ea devine activă. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului.1. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant.

. 2. a barei de stare.1. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni.2. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2.40 Figura 2.13. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. De exemplu. aceasta se anulează sau se activează. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. Pentru închiderea asistentului. ca de exemplu: afişarea barei de formule. afişarea liniilor de grid etc. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.14.2. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. Figura 2.

16. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard. .15.41 Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.

Figura 2.17. de exemplu. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Pentru realizarea acestei operaţii.3.2. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. . se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora.2.16). deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. S-a ales. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. 2. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente.2.42 2. bara de instrumente Standard.

Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Figura 2.18.43 Figura 2. .19.

Close.4.3. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . New. Acesta va conţine patru foi de calcul. Figura 2. 2. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent). O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). un număr zecimal (340.3. (virgula) . Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.44 2. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.2.20. . o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.1. Operaţii de bază 2. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul.75). Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. Se va deschide fereastra de dialog Options.08E+10). În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul.

Dacă celula este activă. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . Dacă numărul nu încape în celulă. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). . Se tastează numărul dorit. sau se apasă tasta BackSpace.21. indiferent de ceea ce afişează în celulă. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. Se apasă apoi tasta Enter. 2.5.3. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. afişând mai puţine zecimale. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap.

23. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. .22. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2. sau prezent în bara de formule. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. Se tastează o valoare de text. Se apasă apoi tasta Enter.

24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. operatori matematici. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. împărţire (/). Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). Figura 2. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2.25. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Însă. Toate . care trebuie înregistrate ca text.24. la fel ca în cazul valorilor numerice. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. numere. Dacă se introduce o valoare numerică. se alege comanda Comments din meniul View. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). Dacă celulele adiacente conţin informaţie. o dată calendaristică sau oră. textul mai lung este trunchiat. înmulţire (*). Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. scădere (-).47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie.

iar în bara de formule va fi afişată formula. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant.26. Introducerea formulei folosind tastatura. . Când se execută clic pe celulă. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. 2. Se tastează formula. Dacă formula a fost introdusă corect. =30+75-20. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). =A5/10*2 . De exemplu : =A1+A2-A3. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +).48 formulele încep cu semnul egal (=). cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. sau se execută clic pe butonul Enter formule. Se apasă apoi tasta Enter. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2.27. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). prezent în bara de Figura 2.

2. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula.28.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.3. . Dacă se activează comanda Go To…. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. 2. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. în ecran se deschide fereastra GoTo. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard.

. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. se va intra în prima celulă din grup. cu ajutorul tastelor săgeţi. Pentru aceasta. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. Se ţine apăsată tasta Shift. Când s-a terminat selecţia. Pentru aceasta. se ţine apăsată tasta Ctrl. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. se eliberează butonul mouse. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente.50 Figura 2. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Pe bara de stare apare butonul ADD. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii.29. Figura 2. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup.30.

Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane.31. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. se ţine apăsată tasta Ctrl.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. . sau litera coloanei.

Figura 2. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. .32.33. la intersecţia rândurilor cu coloanele. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul.52 Figura 2. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. se alege comanda Select All Sheets. d) Selectarea foilor de calcul.

Mutare. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copiere.3.53 Figura 2. 2. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. şi apoi poziţionarea. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. în altă foaie sau în alt registru de calcul. şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.34. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Figura 2.35.3. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. . Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.

Formats (formate). Dacă copierea se face în alt registru de calcul. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V.36. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Values (valori). Comments (comentarii). Formulas (formule). . Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. în altă foaie sau în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. şi apoi poziţionarea. Se execută clic pe butonul Copy . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se execută clic pe butonul Paste . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat.54 Figura 2. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.

Figura 2. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.37. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. . Dacă mutarea se face în alt registru de calcul.38. Se execută clic pe butonul Paste . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se execută clic pe butonul Cut . se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul.55 Figura 2.

Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . În exemplul prezentat. s-a ales opţiunea All. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Contents. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Se acţionează tasta Delete. Formats. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. .56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se va şterge doar conţinutul celulelor.39. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. şi apoi se face poziţionarea. Figura 2. Comments). c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear.

când a fost găsită valoarea respectivă. În ecran se deschide fereastra Find. în întreaga foaie de calcul.57 Figura 2. Se deschide fereastra Replace. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită.40 2. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. De fiecare dată. Se execută clic pe butonul Find Next.41.4. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find.3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. Figura 2.

58 Replace.43. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Figura 2. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.42. f 2. . Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.5. se acţionează butonul Replace All.3. Figura 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.

Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row.46. pentru inserare linii. sau opţiunea Entre column.45. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. . Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.44. pentru inserare coloane. Figura 2. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru a modifica lăţimea coloanei. Figura 2. Figura 2. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană.

pentru a modifica înălţimea rândului. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. În caseta de text Row Height. Figura 2.47. se poate alege comanda AutoFit. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters.48. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. Figura 2. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. Figura 2. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. .49. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul.

b) Sortarea datelor după mai multe coloane.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare.3. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane.50. În Figura 2.50. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. sau clic pe butonul Sort Descending . Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters.6. 2. În exemplul din Figura 2. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. .GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. tabelul este sortat crescător după Figura 2. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. pentru sortare crescătoare. Din meniul Data se alege comanda Sort. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA.51. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare.

îl adaugă la conţinutul celulei B2. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). Dacă acesta este omis. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici.4. În această situaţie. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă.4. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. apoi scade conţinutul celulei C3. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2.51. 2. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. se folosesc parantezele rotunde (). Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule.). Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. iar la sfârşit adunările şi scăderile. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. Formule şi funcţii 2. Aşadar. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Excel consideră formula ca fiind un text.62 Figura 2. referinţe de celule. C7 etc. . formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. apoi înmulţirile şi împărţirile.1. B3.

Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. − eticheta „TOTAL“).53. − celula E4). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. În această situaţie. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. . Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.54. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. în celula E4 se afişează rezultatul. Figura 2.53. iar în bara de formule este afişată formula. Se repetă procedura pentru celelalte produse.52.53. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Figura 2.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). Dacă formula a fost tastată corect. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.

Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. Figura 2.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.57. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Se execută clic pe celula B4. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. coloana „VALOARE“).55.57. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. b) Înmulţirea numerelor.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. .

65 Editarea (corectarea) unei formule. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. în locul celui de înmulţire (*). se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. În urma editării. Figura 2. Figura 2.58. Cu această formă a pointerului de mouse. ea poate fi corectată. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. rezultatul va fi cel dorit. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Figura 2. Formula va fi afişată în bara de formule. . se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea.60. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Pentru corecţie se va edita formula. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date.59. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule.

Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. Figura 2.63. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.61. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. . Figura 2. Figura 2. Figura 2. Figura 2.64. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică.62. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. în orice format.65.

se alege direcţia de umplere. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. În exemplul de mai jos.67 − Folosirea comenzilor de umplere. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.68.67. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill.66. Figura 2. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Din submeniul afişat. Figura 2. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. Din submeniul afişat. . se comanda Fill Series. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. − Crearea unei serii de date. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. Figura 2.

De exemplu. sau date din alt registru de calcul. Figura 2. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. celulă domeniu Figura 2. D5. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). De exemplu. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. E7 etc. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.). prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă.70. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. sau B3 :E10. se va modifica automat numărul rândului. De asemenea. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană.69. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. . Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. În construirea formulelor. De exemplu D2:E5.

Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere.71.69 Figura 2.73 . Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6. rezultatul formulei nu se schimbă. Figura 2. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.72. Figura 2. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute.

Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. Excel permite folosirea funcţiilor. Excel introduce Figura 2. adică o anumită structură.).).). În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. cu litere mari. Figura 2.2.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. nume de domenii sau chiar alte funcţii. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat.74. referinţe de domenii. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. . grupate pe categorii (vezi matematice. Ea calculează total pentru un grup de celule. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Funcţia SUM. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. financiare etc. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. statistice. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. mici sau combinate (de exemplu SUM. s-a selectat celula E4). 2. Se activează meniul Insert.4. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). referinţe de celule. MAX etc. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Funcţiile sunt formule gata elaborate. se alege comanda Name şi apoi Define. Deoarece este folosită foarte des. Average. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“.75.

Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2.76. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert.71 Figura 2.78.75. Figura 2. . Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Dacă s-a ales funcţia dorită. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK.

77.78. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. . butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Figura 2. Figura 2. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.

ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. 2. pentru că lipseşte o informaţie. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare.5. Figura 2. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number.79 .1.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege. Formatarea unei foi de calcul 2.5. care în prealabil a fost ştearsă.

Excel afişează două zecimale. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). Astfel. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. Ca o particularitate. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Figura 2. dacă este cazul. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Dacă se renunţă la zecimale. Se specifică.80. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă.) ca şi separator de mii. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Din rubrica Category se alege Currency. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. În mod implicit.77 devine 5. Excel 2000 acceptă moneda Euro. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). numărul de zecimale. care activează lista de .

Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools.77%. Figura 2. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. valoarea implicită fiind 2. De cele mai multe ori.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. . Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage.81. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ).75 componente incluse la cerere. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. De exemplu. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). Pe bara de instrumente Formatting. cu multe zecimale. numărul zecimal 78. devine 7898.

iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. De asemenea. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. fie direct în forma numerică. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. se execută clic pe butonul Font.82. Figura 2. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. . Pentru schimbarea tipului de font. Din rubrica Category se alege Date. a stilului. dimensiunii şi culorii fontului. În caseta de dialog Format Cells afişată. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. datele calendaristice se pot introduce. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. a stilului. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. suprapunându-se regulilor de formatare numerică.

Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). se selectează celula sau grupul de celule în cauză.83. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting .84.77 Figura 2. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. În exemplul prezentat în Figura 2.83. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2.

Right (aliniere dreapta). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.) şi se execută clic pe butonul Alignment. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.78 executând clic pe modelul prezentat.85. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Left (aliniere stânga). cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). . Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting.43 caractere). Justify (aliniere stânga-dreapta).86. Center (aliniere centru). Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. De asemenea. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat.

d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. . Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare.79 Figura 2. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.86. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border.

Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. . aplicând combinaţii de efecte.80 Figura 2.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK.87. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat.

81 Figura 2. prezentată mai jos. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. se deselectează caseta de validare Border.5.. executând clic pe butonul Options. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. Patterns. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. De exemplu..89 2.88. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. În configuraţia prestabilită. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul.89). Font. Figura 2.2. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. . Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. Border. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare.

Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type.90. în caseta de text Replace. Când opţiunea este activă. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare.82 Figura 2. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. De asemenea. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. apoi se execută clic pe butonul Add. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. . . Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. De exemplu. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday.

83 Figura 2. Figura 2.91.92. . apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.

iar în modul de orientare Landscape.93 .5. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Se selectează apoi. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). În modul de orientare Portrait.84 2. pagina este rotită cu 90 grade. . se selectează ambele opţiuni. În ecran este afişată fereastra Page setup.3. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. Figura 2. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. cu clic mouse. Referitor la dimensiunea paginii.

se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. În ambele situaţii. sau se activează meniul File. Figura 2.94. a datei când a fost creat. . Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului.85 Figura 2. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.95. a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.

se află trei opţiuni: Left section. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. În partea de jos a ferestrei. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Se caută în foaia de opţiuni Page. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. Pentru aceasta se activează meniul File. trebuie forţată să se potrivească în pagină. respectiv subsol. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. introducerea datei curente. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. Figura 2. La revenirea în pagină. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. . inserarea numărului de pagină. clic pe butonul Custom Footer.96. iar pentru subsol.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. Modificând scala. afişarea numărului total de pagini. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. secţiunea Scaling. introducerea orei.

2. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. Tipărirea foilor de calcul 2. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.6.97. Figura 2.98. .87 Figura 2.6. sau prin comanda Print Preview din meniul File. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.1.

în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. se activează opţiunea Print to File. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. 2. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. a marginilor.6. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). se activează meniul File şi se alege comanda Print. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. În ecran se va afişa fereastra Print. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Tipărirea foii de calcul active. posibilitatea setărilor de pagină. 2. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire.2.99. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Figura 2.88 După cum se observă. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer).

Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. ca zonă de imprimare. .89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Figura 2. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1.3. 2. tipărirea realizându-se în 3 exemplare.100. Se execută clic pe butonul OK. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. În caseta Print.6. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. din secţiunea Print what. 2. se alege opţiunea Entire Workbook. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă.101. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. se alege opţiunea Selection. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. de copii Figura 2. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s).

Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. rapoarte.1. poze scanate. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. pliante etc. Obiecte. linii şi alte forme. − Organization Chart . − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator.102 −celula A10). fişiere text. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. grafice. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Figura 2. grafice şi diagrame 2.102.90 2.7. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică.7. 3. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. 2. titluri şi elemente de text scrise artistic. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. După introducerea datelor. pentru prezentări. etc. organigrame etc. .un program care permite crearea de organigrame. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi.

Pentru realizarea acestei operaţii. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. . Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). sus. jos). Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Se deschide fereastra ClipArt. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. se execută clic pe clipul dorit. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. Figura 2. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. dreapta.103. Excel va ascunde bara de instrumente Picture.91 4.

se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii.104. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. .92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Pentru redimensionare. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare.

Figura 2. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. bare. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. tendinţelor. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. suprafeţe. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). ajustându-se la noile valori. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).7. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică.). După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. .2. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. Asistentul ChartWizard.105. sectoare de cerc etc. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. sub formă de diagrame.93 2. Reprezentarea grafică este dinamică.105). Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard.

106.107. .94 Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe. Figura 2.

raportate la un întreg.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2. .109. Figura 2.108. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY.

110. g) Grafice concentrice (Doughnut). Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Figura 2. . Figura 2. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.111.

112. Figura 2. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.113 . Figura 2. faţă de un punct central.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial.

115. .98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. Figura 2. Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Dacă seriile sunt orientate în linie. În exemplul din Figura 2.99 2. Dacă seriile sunt orientate în coloană. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data). .117.. seriile de date au fost orientate în linie. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. Butonul Collapse Dialog Figura 2.116. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. După selecţie se închide caseta de text.

afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. Figura 2. titlul abscisei (Category X axes ). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). titlul ordonatei (Value Y axes). . legenda graficului (Legend).117. definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). 3.100 Legenda Etichete abscisă .

Figura 2. . În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă.119. 4. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location).118. Acesta este ultimul pas. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options.101 Figura 2.

120.102 Figura 2. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. . se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.121. Figura 2. De exemplu.

se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. Se execută apoi clic pe butonul OK. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.123.122. . Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 2. Figura 2.

Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Când acesta ia forma tastelor săgeţi. opţiunea de ştergere totală All. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Formats (şterge formate). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.104 Mutarea. Series (şterge seriile de date). Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. pentru exemplificare. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. S-a ales. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Figura 2. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2.125 . Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Se acţionează tasta Delete (ştergere All).124. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. .

Culegerea datelor este importantă. În general însă. inventare de produs sau registre de verificare. Figura 2. De exemplu. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. listele se mai numesc şi baze de date. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). pe linii şi coloane. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. . Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). nici una. specific. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător.8. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse.126. În contextul aplicaţiei EXCEL. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. În listele Excel. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri.8. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. pe înregistrări şi câmpuri.105 2. Cu doar câteva clicuri de mouse.1. Pentru a înţelege listele Excel. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană.

se vor plasa înainte sau după listă. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. date calendaristice. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. modificare. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). 3. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. ştergere de informaţii). ca pentru început. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. modificare sau ştergere de înregistrări. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. fără nici un fel de informaţii suplimentare. Pentru a realiza o bază de date este necesar. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. . Indiferent de modalitate. adică adăugare. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. se folosesc alte fonturi. După ce informaţia respectivă a fost localizată. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. cifre. însă pentru ca Excel să le recunoască. presupune că acesta este capătul listei. 5. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. însă se recomandă acest lucru. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. nuanţe. imprimări de date structurate. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). 2. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. 4. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. chenare şi alte elemente de format pentru celule. să se definească structura bazei de date. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). chiar imagini grafice. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie.

În formularul astfel afişat. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. după care se alege comanda Form. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. 2.2. criterii calculate). 4. 3. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. se execută clic în orice locaţie a listei.. − Close realizează închiderea casetei de dialog. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. din meniul Data. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple.107 − metoda filtrului automat (Filter . Figura 2. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. − Restore anulează înregistrarea curentă. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. 2.8.127). criterii multiple. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). . − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter)..127. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. precum şi pentru actualizarea acesteia.AutoFilter).

Pentru a trece la câmpul următor. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. După ce se termină de introdus datele. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. Se observă faptul că. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. Dacă s-a greşit ceva. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). afişând cuvântul Criteria). pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. cu excepţia celor calculate. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. Se introduc datele în casetele de text din formular. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. se execută clic pe butonul Close. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. precum şi a câmpurilor protejate. butonul Restore devine activ. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date.108 De exemplu. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. În final. . acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. se execută clic pe butonul New. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă.

Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. − Toate valorile coloanei respective. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. Figura 2. Practic. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. . Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice.128. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. prin filtrare. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Înregistrările filtrate pot fi formatate. editate şi chiar reprezentate grafic. iar numărul maxim este de 500 înregistrări).109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie.128.

3. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp.000.000 şi 8.000“.110 2. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“.129. . Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.000“. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. iar din câmpul „SALARIU.130. aşa cum arată Figura 2. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“. Figura 2. Pentru această filtrare. Fiind vorba despre un criteriu cumulat.800.800. Figura 2. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. 4. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. se alege valoarea „4.129. Fiind vorba despre un criteriu cumulat.000. .000. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.

comanda Filter. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. Definirea criteriilor. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. formatat sau chiar tipărit. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Definirea opţională a unei zone de extragere. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. 2. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. al cărei conţinut poate fi modificat. la o interogare a bazei de date. Definirea unei zone de criterii. 3. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. 4.111 Figura 2. .

: D2>Max(D2:D10). Definirea criteriilor. OR. 2. . Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. <=. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date).112 Figura 2. criterii multiple şi criterii calculate. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. > =. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. Adesea. Se pot defini criterii de comparaţie. − un operator logic de comparaţie (=. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii.: = B2>C2). >=. <. o funcţie predefinită (ex. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. 1. < > urmaţi de o valoare. într-o altă foaie de calcul. Zona de criterii.< . <=. AND. constituind astfel un criteriu multiplu. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. ele trebuie îndeplinite simultan. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. OR). Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. o expresie (ex. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). NOT) .: =B2>C2*12%).132. <. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală.

domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. Zonă de extragere. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location.133. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. dacă se execută clic pe butonului OK. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. 4. Figura 2. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Implicit. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. comanda Filter − Advanced Filter. . atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) .113 3. în raport cu sursa de date. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range).

134. Figura 2. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date). Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare.135.114 Figura 2. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. . De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega).144. 4. Figura 2. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools.120 Figura 2.142. În caseta de text afişată. . 3. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. În acest mod. Figura 2. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. în celulele în care s-a aplicat Hidden. în caseta de dialog Format cells.143. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. se activează opţiunea Hidden.

care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . Bara de instrumente Standard.9.121 2. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.

43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.

123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart. Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .

Crt. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). Completaţi automat coloana Nr. 10. . 8. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. Deschideţi aplicaţia Excel. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. Crt.R. ELECTRICA S. 3.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 12. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. PETROM S.1. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. 2. 5. PREMIERE 4.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 1 1. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. 9. PETROM S. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S.A. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).10. ELECTRICA S.L. folosind instrumentul AutoFill. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2.A. 7. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (.A. 6. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 11.A.

Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. 8. 7. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. Stergeţi coloana C. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. Căutaţi în tabel numele ENACHE. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. 2 1. Testul nr. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8.125 Testul nr. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 3. 9. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 12. 2. 6. 11. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 5. 4 1. 2. 6. 2. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 4. Testul nr. . 9. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 12. 5. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. începând cu celula A1. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. 10. 7. 4. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Deschideţi aplicaţia SITPERS. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. 5. 10.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 11. 6. 9. 7. Deschideţi aplicaţia SITPERS.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 4. 8.XLS prezentă pe dischetă. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 3. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). 3 1. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare.

Salvaţi fişierul în format html. . 8. pe disc. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 12. 6 1. 9. 9. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. Testul nr. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. roşu şi verde. 2. 11. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu.145. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. 11. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 11. 3. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. Testul nr. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 6. 8. Închideţi aplicaţia EXCEL. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. 7. 5. Deschideţi aplicaţia Excel. 10. 5 1. 10.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 6. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. 4. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. 3. 4. 2. I. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. 12. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. 7. 5. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help.126 10. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 12. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. Tipăriţi graficul în trei exemplare.

mărind astfel impactul prezentării. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării.127 3. − animarea prezentărilor cu efecte speciale. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). − construirea diagramelor organizaţionale. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. Noţiuni de bază 3. evidenţiate prin buline sau alte marcaje. pentru a găsi tonul. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele.1. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. − derularea prezentărilor. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. imagini grafice şi alte obiecte.1. 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. este numit machetă (layout). O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. cuvintele şi grafica adecvate. . O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). − crearea /editarea prezentărilor interactive. la care să reveniţi pe parcurs.1. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal.

Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Tipuri de auditoriu. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. discuta cât şi pentru a entuziasma. cu clienţii şi partenerii de afaceri. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. ea merită cultivată. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. ilustra. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. În ultimă instanţă. convinge. prezentatorul este cel care dă tonul. fiecare având logică proprie. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. motiva. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. oficial sau neoficial. Dacă prezentatorul este impresionist. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. atât inter cât şi extra organizaţional. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. decide. pune întrebări. Ca să capteze atenţia auditoriului. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. .

repetările şi omisiunile. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. pentru a stârni interesul asistenţei. flipchart-ul. proiectorul de diapozitive. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. după următoarele reguli: 1. sensul şi pronunţia. hârtie.. . deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). aparatul video. 4. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. calculatorul PC. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. de mărimea şi compoziţia asistenţei. 2. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. retroproiectorul. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. Evitarea jargonului. diapozitive de 35 mm.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. Timpul acordat prezentării. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. Folosirea de cuvinte. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. Utilizarea de formule de început eficiente. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. 2. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). proiectorul de diafilme. 5. 4. 5. cu informaţii audio şi video. Evitarea frazelor lungi. 3. acronimelor şi pleonasmelor. 3. PowerPoint). accesibil asistenţei. În cazul unei prezentări oficiale. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. Pot fi utilizate în prezentare. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare.

din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video.3. dacă este prezentă pe ecran.2.1. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.1. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. 3. În ambele situaţii. . se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare.1. 3. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. Figura 3.

din lista documentelor recent create. c) Atunci când se activează opţiunea File.3. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. Figura 3. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open.131 Figura 3. se alege fişierul dorit.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. . d) În meniul Start.

4. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. .5. Figura 3. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. Figura 3.

.1. 3. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).6.. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate..4. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. Figura 3. folosind una din metodele precizate mai sus. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. prezentă sub bara de meniu.

. se va alege tipul Web page (*. corespunzătoare (Figura 3. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). fără închiderea aplicaţiei PowerPoint.134 Figura 3..1. corespunzătoare (Figura 3. *.7.7. se activează meniul File şi se alege comanda Close.html). c) Salvarea unei prezentări în format web. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.). Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume. . sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.htm...7. În caseta de dialog Save As. 3. De asemenea. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.5. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. în alt format şi în alt loc.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).

Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint. 3. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine.135 Figura 3. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.1.8. . el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.6. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. se activează meniul File şi se alege comanda Exit.9. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. În ambele situaţii.). Dacă asistentul nu este prezent în ecran. ea devine activă.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint.19. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.2.4. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. 3. Figura 3. ca de exemplu: numele utilizatorului. Figura 3.20. .

142 Pentru realizarea acestei operaţii.21. 2. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. schema de culoare.1. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. 3. Crearea unei prezentări de la zero. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). după dorinţă.3.3. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. un text-model. . 3. Crearea unei prezentări 3. Figura 3.. În figura de mai jos. Utilizare Template (şablon predefinit). Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. pot fi modificate diverse opţiuni. care poate fi înlocuit cu textul dorit. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. în care. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă.

22. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK.143 Figura 3. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.23 . se execută următorii paşi: 1. Figura 3. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. Pentru realizarea acestei operaţii.

2. kiosk.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. înştiinţări neplăcute. 5. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. informal meetings. vânzări. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. sau se selectează opţiunea Internet. Apoi se execută clic pe butonul Next. Figura 3. . Marketing Plan). 3. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană.24. rapoarte. handouts. În caseta de dialog care se deschide. Apoi se execută clic pe butonul Next. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. pregătire. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. 4. fără intervenţia unui moderator.

26. 7. 6. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. apoi se execută clic pe butonul Next. 8. . Figura 3.145 Figura 3. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.25. Se execută clic pe butonul Finish. Se execută apoi clic pe butonul Next.

− Presentation Design Templates. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. .27. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3.27). Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. − Presentation Templates. Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. se execută paşii următori: 1. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. se alege şablonul dorit. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. 2. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane.

Din fereastra PowerPoint. 3. 4. se efectuează paşii următori: 1. Pentru inserarea textului. 2.3.2. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.147 3. la fiecare apăsare a tastei Enter. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. va apare un nou marcaj de listă. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie.28. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Pentru a crea o prezentare albă. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. . Se începe editarea diapozitivelor. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. 3.

Se alege. forma de vizualizare Outline View. În partea dreapta a ferestrei.29.148 Figura 3. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Figura 3.30 . se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes.

se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.31. 3. Pentru numerotarea diapozitivul curent. Figura 3. 3. se acţionează butonul Apply to All. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply to All. Dacă se doreşte actualizarea .32. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. Adăugarea textului în zona de subsol.149 3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3. se acţionează butonul Apply to All.4. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele.33) şi apoi se alege formatul dorit. Figura 3. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. se activează opţiunea Footer şi apoi. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.5.3.3. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele.32).3. în câmpul de editare. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se introduce textul dorit. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.3.31). Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv.

Figura 3.34. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.6. Figura 3.3. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. 3. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. se selectează opţiunea Update Automatically.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.150 permanentă a datei.33. se alege modul de afişare Slide View. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. . aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. complementare pentru text şi fundal.35) . apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. Figura 3. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.35. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite).

În ecran se deschide caseta de dialog Background. Figura 3. Background. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. din care se alege culoarea dorită. Title text etc. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului).38. se execută clic pe butonul Apply. Figura 3. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. . se activează meniul Format şi se alege comanda Background.37.36. De exemplu. Figura 3. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. se execută clic pe butonul Apply to All.

Figura 3. obiecte clip art. Figura 3. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. sunete şi videoclipuri.3. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.7. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive.152 3.39. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine.40. .

− Se selectează comenzile Insert . sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. − Se selectează comenzile Insert. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Movie from File. . From File. Sound from Gallery. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert Picture. − Se selectează comenzile Insert . sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Movies and Sounds. Sound from File.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). Movie from Gallery. Picture. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite.41. Movies and Sounds. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Clip Art. − Se selectează comenzile Insert . Inserare imagini. 2. − Se selectează comenzile Insert. Movies and Sounds. Inserare imagini grafice (clipuri). Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini.

Picture. Figura 3.154 Figura 3. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv.43. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.42.8. . se afişează diapozitivul în modul Slide View.3. 3.

10. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Figura 3. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând. Figura 3. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.44) în care se va introduce textul dorit.47.44 3.9. cum sunt imaginile grafice de fundal. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. apoi se execută clic pe butonul OK. fonturile. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3. .45. Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. Pentru a crea o casetă de text.3.46 3. O casetă de text are rolul unui suport pentru text.3.155 Se alege modelul dorit. memorează elementele de format caracteristice prezentării. Primul .).47.45).

48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.). Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).156 Al doilea . Pentru realizarea acestei operaţii. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Pentru realizarea acestei operaţii.1. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. se afişează unul din cele două diapozitive.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. se . Se selectează textul (imaginea) de copiat. Copierea. Clipboardul este o memorie temporară. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Se execută clic pe butonul Paste. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Figura 3. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. Master. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.4. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite.48. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Pentru realizarea acestei operaţii. Editarea unei prezentări 3. Title Master.4. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. 3. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. 2. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. 3. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste.

2. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaţii. prin apăsarea tastei . Figura 3. Se execută clic pe butonul Paste. 3. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Se selectează textul (imaginea) de mutat. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea.49 2. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de şters. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut.

respectiv Ctrl+V. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. respectiv Ctrl+V. Copierea. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Se execută clic pe butonul Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se execută clic pe butonul Paste. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. . Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Cut. 3. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor).4. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.2. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se execută clic pe butonul Paste. 2. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se execută clic pe butonul Copy. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. 2. Se execută clic pe butonul Cut. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. 2. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat.

4. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. Figura 3. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. se folosesc două metode şi anume: 1. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat.3. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining.50). Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări.159 3. . PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte.50. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. afişată în partea stângă a ecranului.4. prezente pe bara de instrumente Outlining. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. 3. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.4.

160 Figura 3.51. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. Figura 3. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul. .52.

Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În partea superioară a ecranului. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. . Se selectează textul dorit.1. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Italic). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 3. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului.161 2. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Se selectează diapozitivul care va fi mutat.53. Bold. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. se activează meniul Format şi se alege comanda Font.53). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului.5. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. prezente în bara de instrumente Formatting.5. Formatarea unei prezentări 3. Font Size.

162 Aplicarea sublinierii. unei umbre textului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. printr-un clic pe nume. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Shadow (umbrire).54. Din paleta de culori More Color. Figura 3. se poate acţiona butonul More Color. Se selectează textul dorit. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3.53) din care. Superscript (la putere). Se execută apoi. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). se poate acţiona butonul Custom. clic butonul OK. se activează opţiunea Format şi comanda Font.55. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. Subscript (indice). se activează opţiunea Format şi comandă Font. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului.53) şi se va activa lista derulantă Color. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. . se alege culoarea dorită. printr-un simplu clic. pentru . Se selectează textul dorit. Figura 3. pentru umbrirea textului textului.

Se selectează textul dorit. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. .57.56. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează textul dorit. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case.163 Alinierea textului unui diapozitiv. Figura 3. Figura 3. sau combinaţia de taste Ctrl+E. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. . Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View.

În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Se selectează paragraful dorit. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Figura 3.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Figura 3. Figura 3.59. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing.58.60.61. Figura 3. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. .

se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. Se selectează paragraful dorit. se pot acţiona butoanele Size sau Color. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se economiseşte timp. Pentru aceasta. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. din care se vor alege marcatorii doriţi. Folosind butoanele Numbering Formatting. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate.62. şi Bullets prezente în bara de instrumente .165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru aceasta. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Figura 3.

5. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.63. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing.166 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines.2. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. . Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). Figura 3. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie).

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. 5. apoi comanda Slide Layout. În fereastra Slide Layout.75. bară cu instrumente şi bară de stare. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete.74). Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. Ramură −managerul plus subordonaţii. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. subordonaţi aceluiaşi şef. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Figura 3. .172 4. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. subordonaţi aceluiaşi şef. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format.

. − crează un element de acelaşi rang. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri.173 − crează un element de acelaşi rang. După cum am menţionat mai sus. . Figura 3. la stânga casetei „bază“. în limbajul folosit pentru organigrame... se alege comanda Select din meniul Edit. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate.76. Odată ce organigrama a fost construită. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. la dreapta casetei „bază“. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. cât şi pentru ramuri. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. apoi opţiunea All. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. a) Schimbarea stilului unei organigrame.

Figura 3. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Figura 3. −Formatarea textului dintr-o organigramă. −Schimbarea culorii chenarului. Se selectează casetele. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă.78. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. Right şi Center. Se selectează casetele. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită.174 b) Formatarea unei organigrame.78). Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. Comenzile pentru aliniere sunt Left.77. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. . În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style.

etc. Figura 3. pie chart.80.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă.79. Style sau Color.3. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. apoi se va executa clic pe butonul OK. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. Figura 3. se parcurg următorii paşi: 1. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. se va selecta macheta Chart. Crearea unui grafic. În acest fel liniile au fost selectate. 3.. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. După ce organigrama a fost modificată. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.6. 3. Se afişează caseta New Slide. . Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to.. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart.

Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. apoi comanda Slide Layout. Data Labels etc). . Figura 3.176 4. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. pentru finalizarea graficului. Editarea unui grafic. Figura 3. legenda.). În Datasheet se vor introduce datele.81. seriile de date etc. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles.82. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. Legend. După introducerea datelor. ca în orice foaie de calcul. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta.

Modificarea tipului de grafic.83. .84. Figura 3. În ecran se deschide fereastra Chart Type. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. Figura 3.

178 3. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Set Language. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. Figura 3. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. Tipărirea unei prezentări 3.7. această funcţie este activă. Figura 3. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. Prin urmare. În mod implicit. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . Înainte de tipărire. prezentă în meniul Tools. apoi clic pe butonul OK. trebuie realizată configurarea prezentării. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită.86.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. Corectarea erorilor gramaticale.1.7. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv.

Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. .87. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Pentru corectarea automată. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Tipărirea efectivă a unei prezentări. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. apoi clic pe butonul OK. din bara de Figura 3. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. AutoCorect. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Erorile pot fi corectate manual sau automat. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:).2. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…).7. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). din submeniul care va fi afişat.179 roşie. 3. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Pentru realizarea acestei operaţii.

b) Tipărirea prezentării în modul broşură. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. liste marcate.8. imagini. Din submeniul afişat se alege efectul dorit . Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. .1. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation.8.). În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. 3. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură.88. diagrame etc.180 Figura 3. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3.

respectiv validarea opţiunii Automatically.90) şi se aleg efectele dorite. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. . Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing.181 Figura 3. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. Figura 3.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. 90. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3.

. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). acesta se alege din caseta derulantă Sound. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse.).91. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik.92. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. Figura 3. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. alegând comanda Select All din meniul Edit. Pentru realizarea acestei operaţii. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. Medium sau Fast. După alegerea efectelor dorite. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. în secţiunea Effect. sau prin validarea opţiunii Automatically after.

coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Vizionarea unei prezentări 3.9. . 3. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Previous. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show .183 Figura 2. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive.1. sau se apasă tasta F5. Începe derularea prezentării. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Figura 3.9. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter.92.93. Go).

ele pot fi ascunse. . Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Se activează meniul Slide Show şi. aceste diapozitive vor fi omise. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. Figura 3.184 Ascunderea unor diapozitive. În timpul derulării prezentării. 3. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Pentru realizarea acestei operaţii.10. Se deschide prezentarea PowerPoint. 4. se alege comanda Hide Slide. Se lansează programul Internet Explorer. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. 2.94 3. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv).). care va converti temporar fişierul curent în format HTML. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. din submeniul afişat.95.

. Figura 3. 5.96. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As.. . Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint.185 Figura 3.95. 6.

9.97 8. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. . Figura 3. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate.98. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.186 7. Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 3.

fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. 3. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. 13. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. . PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. − primul slide (First Slide). Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. − anteriorul slide (Previous Slide).187 10. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. 14. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. 11.11. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext).99.100) şi se alege slide-ul destinaţie. sau sub formă grafică (obiect sau buton). Figura 3. 12.

− ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). de exemplu un buton de acţiune. (Other File) – legătură hypertext locală. − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − sfârşitul prezentării (End Show).100. De asemenea. Word. . Figura 3. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. se pot insera sunete predefinite.188 − ultimul slide (Last Slide). corespunzătoare efectului de tranziţie. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Excel etc. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. − un alt fişier: PowerPoint.

cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv.). se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). etc.102). în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate. bloc de text.). mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. De asemenea. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. se pot crea pe baza prezentării existente.102 . organigrame. etc. Figura 3. Previous. Home. Pentru aceasta. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next.189 Figura 3. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. imagini.

dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. . O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. care o va trece cu vederea. Figura 3. 3.12. invers.1.103. Sau. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator.12. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove .190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. iar a doua se referă la logistică. fie el şi experimentat. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. 3. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator.

Dacă trebuie să se facă o pauză.105. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. 5. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Acest proces. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. 4. Figura 3. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). 3. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. Indiferent de soluţia . În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter.105). Next Pause Repeat Figura 3. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. Dacă durata este prea scurtă. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor.104).104 2. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. se execută clic pe butonul Yes.

PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. Dacă se apasă din nou tasta S. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. if present şi apoi se execută clic pe OK. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show.106. Figura 3. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation.192 aleasă. şi dacă da. 3. derularea prezentării va fi reluată. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. 6. Pentru astfel de cazuri. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). de pildă. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator.13. b) Se execută clic pe butonul Next. .

107 c) În mod implicit. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog.193 Figura 3. pentru memorarea fişierelor rezultate. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită. Figura 3. este selectată unitatea de floppy (A:\drive).108 . Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.

În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. . Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. imagine etc. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. apoi se execută clic pe butonul OK.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. apoi se execută clic pe butonul OK. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Se închide aplicaţia PowerPoint. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. Figura 3.

Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.195 3. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.14. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.

Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. 2. 3. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter.15. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 7. 5.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. Alegeţi şablonul de proiect Blends. 12. 8. 6. 3. 2. 9. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). text şi imagine. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. 8. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. 4. 2. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 1 1. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. Testul nr. 7. . 9. 3 1. 11. 10. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. 6. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. 5. Selectaţi formatul Title Only. 3. 11. Alegeţi modul de vizualizare Slide View.ppt prezentă pe dischetă. 10. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. Testul nr. 4. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis.

Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. Introduceţi numele organizaţiei S.ppt. 12. 5. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents.N. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 3. 12. Testul nr.P. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. 2. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 5. Publicã Decan Management Figura 3. Deschideţi prezentarea SNSPA. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. 4 1.199 4. 9.S. 10. 8. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. 6. . Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. Studenţi 10500 11000 12500 9. 6.A ca titlu. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. 7. 11.110 11. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. 8. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. 10. 4.

Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Schimbaţi culoarea formei în roşu. 8.L. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. 6. 6 1. II Trim. 11. Selectaţi formatul Title Slide. 5 1. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări.R. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Aplicaţi graficului un efect de animaţie. 4.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. 9. 10. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. 7. 6. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. 4. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 5. Testul nr. Adăugaţi un efect de animaţie formei. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. I Trim.200 Testul nr. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 2. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. 5. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 2. . Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. 9. 3. Introduceţi numele firmei OMEGA S. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 10. 7. 3. Deschideţi prezentarea OMEGA. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv.ppt prezentă pe dischetă. 12.

datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. . 3. apoi. De exemplu. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Paste. Cu OLE se pot. însă. Prin includere. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. 4. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. totuşi.1. Link . − transformarea unui document Word într-o prezentare. Dacă se editează documentul sursă. 2. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. se pot partaja datele creând o legătură. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. copiindu-le şi. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. Se pot insera datele în mai multe feluri. Atunci când se schimbă graficul în Excel. Embed.201 4. se pot totuşi partaja datele între programe. include datele dintr-un fişier în altul. inserându-le. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. după aceea. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. Se poate. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. de asemenea. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. apoi. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. modificările vom influenţa şi documentul Word. Datele inserate nu vor păstra. nu toate aplicaţiile suportă OLE. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. Dacă se selectează date dintr-un document şi. Deci. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. Printr-o legătură. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură.

Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. 4. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. 3.1. se execută dublu clic asupra lui. Figura 4. de exemplu. Se execută clic pe OK. 2. Copia poate fi editată. se vor insera date copiate din Excel. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Pentru a include date într-un document. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. .202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Dacă.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. Pentru a edita un obiect inclus. de exemplu. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. toate acestea fără a afecta originalul. 5. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea.

un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). De aceea. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment.203 Figura 4. Totuşi. Word. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. documentul sursă nu va fi modificat. trebuie respectaţi următorii paşi: . Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). Crearea unei legături între două fişiere Office. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă.2. În acest caz. Dacă un program nu suportă OLE. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. În cele mai multe cazuri. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. În cele mai multe cazuri.

2. Figura 4. Figura 4. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. 3. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. 4. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link.3. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. În mod implicit.204 1. metoda de reactualizare este Automatic Update. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links.4 . Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. aşa cum prezintă figura de mai jos. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Pentru a rupe legăturile.

Aceasta este. dar este nevoie de el rapid. 4. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. Pentru a insera un obiect.5). Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. Se execută clic pe butonul Browse.5. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. care are două casete. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. Figura 4. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). . După ce s-a creat obiectul. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Tabelul nu este creat. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Se poate. de asemenea. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. de asemenea. de asemenea. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Se va deschide fereastra de dialog Object. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. În loc să se insereze datele. Pentru a crea un obiect nou. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. E posibil.

Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). fără a rescrie toată prezentarea în Word. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. se activează meniul File. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. Figura 4. Pentru aceasta se deschide documentul Word. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK.2. De asemenea. . se activează meniul File.206 4.6.

5. se activează meniul File. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File.1. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. anteturi şi subsoluri uniforme. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente.207 5. cu numere de pagină consecutive. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. o prezentarea PowerPoint). editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. − afişaţi. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. în care este afişat documentul activ. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5.1. editaţi. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. un registru Excel. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. . dacă este prezent pe ecran.1.

Se execută clic pe butonul Add. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.2. .208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5.1. 5.1. Figura 5.2. Se activează meniul Section. se alege comanda Add from File. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5.2) din care se selectează documentul care va fi inclus.

. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add.3.1. 5. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. se activează aplicaţia Microsoft Binder. între cele două nu există nici o legătură. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. în acesta va fi plasată o copie a documentului. Când se include un document într-un biblioraft. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu.209 În urma acestei operaţii.3.

din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK .210 Figura 5. De exemplu. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon.5. se alege butonul Letters&Faxes. Figura 5.4. . Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. pentru a crea un şablon de fax.

iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. Pentru editarea unui document.211 5. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica.obd. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. .2.2.obd). În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. 2. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. se parcurg următorii paşi: 1.ppt (document PowerPoint).6. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Figura 5. Se deschide biblioraftul dorit. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.1. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. Editarea unei colecţii de documente office 5.

PowerPoint etc. nu numai documentul din biblioraft activat.212 Figura 5.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.7. Figura 5. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.8. 3. .8. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. aplicaţia sursă este PowerPoint).

2. 3. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. 5. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit.9. 2. Se activează documentul care va fi editat. iar comenzile afectează numai documentul activat. .213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă.obd). sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.). Figura 5. PowerPoint etc.2. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Se deschide biblioraftul dorit. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel.

Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Documentul editat reapare în biblioraft. 5. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint.11.3. Figura 5.10.3. .214 Figura 5. 4.

215 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK.2. . Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. 4. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft.12.3. 2. Se deschide biblioraftul dorit. Figura 5. În ecran este afişează fereastra Print Binder. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. 3. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune.

Publisher este la fel de prietenos. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. Noţiuni de bază 6. de timp şi de aspect sporesc. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. cataloage. cum ar fi buletine informative. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. site-uri Web sau meniuri.1. este momentul orientării către Publisher. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. capabile să atragă atenţia. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. până la publicitate tipărită comercial. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. sau îngreunează. comunicarea. 6. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. . − modificarea aspectului unei publicaţii. foi volante. Opţiunile de culoare.1. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. foi volante. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. − Publicaţii cu aspect profesional. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Pe lângă claritatea scrisului. broşuri. − tipărirea publicaţiilor.1. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. oficiale sau juridice.

buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. verificând automat ortografia. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. în publicaţii. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori.1.2.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. etichete. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. Figura 6.1. . cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. 6. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. în timpul lucrului. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. până când este închisă e utilizator.

6.2. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6. 6. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML.2.3. dacă este prezent pe ecran. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător.1. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. pe o unitate locală sau pe Web. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? . Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor.

cărţi de vizită etc. şi anume: − Publicaţie din Catalog. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia.3. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. Figura 6. de pildă o foaie volantă. care pot fi create în câteva minute. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul.).) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. dacă este necesar.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. din meniul File..3. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. − Se imprimă sau se publică pe Web. site Web. . Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. Dacă se execută clic pe acest buton. − Se adaugă text şi imagini. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. − Se face revizuirea.. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New.

În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. Se alege. ca exemplu. Figura 6. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).4. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6. . Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard.5. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. modelul Arcs. de exemplu.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. 3. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 2.

6 6. Figura 6. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Când se termină dialogul. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4.– Editarea unei publicaţii). 5. Tilt. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Floating Oval etc. . Se execută clic pe butonul Next. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. 6. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. Bars. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse.3. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. şi deci s-a creat cartea de vizită.

Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. Web page şi Book Fold. . Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.8. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. Figura 6.7.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. de pildă Postcard.

se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. Figura 6. telefon.2. trei sau patru foi. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. produs sau serviciu est prezentat. setul de informaţii personale se editează o singură dată. fax. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. din panoul Wizards. produs sau serviciu. referitoare la utilizator sau la organizaţie. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. 6.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. El poate fi împărţit în două. funcţie. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. pentru a permite ochiului să se odihnească. clare şi echilibrate. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. adresă. nume organizaţie etc. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. Dacă informaţiile importante se modifică.9.1. În eticheta Publication By Wizard. .

3. modelul Bar.). aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale.10 4. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. Se alege. Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6.9. de exemplu. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. 5. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. .

Când se termină dialogul. 6. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. prin operaţii de editare (subcap. Figura 6. 7. – Editarea unei publicaţii). se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare.11. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. Pe ecran va fi afişată . şi deci s-a creat pliantul. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran.3. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. Formatarea textului Textul într-un pliant. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. 8.

Figura 6. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). fontul (Font).DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. De asemenea.12. . Figura 6. Se execută apoi clic pe butonul OK. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters.13. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. stilul (Font Style) şi culoarea (Color).

4.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. Pliantul va deveni opac.14.15. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. . se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Columns. 2. 3. Figura 6. Figura 6. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel.

6.3. dar nu apar în materiale imprimate. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. 6. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Fie că se întreprind ajustări minore. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. instrumente de desen şi zone de lucru.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. Figura 6.3. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange.16. Ghidajele apar ca linii pe ecran. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. Editarea unei publicaţii 6. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. . 7.1.

. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. ( Figura 6.17. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Scara riglelor se modifică proporţional.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6.18. Figura 6. Atunci când se activează comanda Snap To…. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.19. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.

Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini. 6.3. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran.20. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. Figura 6. ele sunt asociate fiecărui obiect. F Figura 6. decât dacă li se adaugă o bordură. . Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru .21. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului.2. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View.. text sau reprezentare grafică. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil.

se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Se activează comanda Text file din meniul Insert.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Text Frame Figura 6.22. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat.23. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. Pentru preluarea textului dintr-un document. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. . atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. .

După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. ulciorul se va inclina. atunci când se deplasează în pagină.. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Pointerul de mouse.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. de exemplu. 6. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. va lua forma unui ulcior drept. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame.. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. ..24.25. Figura 6.. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A.

se execută clic pe butonul Font. se execută clic pe butonul Font Size. din bara de instrumente Formatting. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. din bara de instrumente Formatting. Pentru aceasta. .26. După inserarea textului.27. b) Stabilirea mărimii caracterului.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Figura 6. Pentru aceasta. sau din meniul Format se alege comanda Font. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size.

Figura 6. Pentru aceasta. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. din meniul Format . Figura 6.30. Se deschide fereastra Text Frame Properties. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. . se alege comanda Text Frame Properties.28.29. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.

dreapta sau prima linie. Pentru aceasta. e) Stabilirea identărilor spre stânga.32. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list.31. Figura 6. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. înainte şi după paragrafe. din meniul Format. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. Figura 6. se alege comanda Line Spacing. înainte şi după paragrafe.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. Pentru aceasta. dreapta sau prima linie. se alege comanda Idents and Lists. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. din meniul Format. .

Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. . 236 236 Figura 6. text. aflate în relaţie. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. Fiecare grup de obiecte mici.34. Microsoft Excel sau Microsoft Access.33. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Imagini. Figura 6.

Figura 6. selectarea coloanelor. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard.35.). disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Figura 6. . pe laturile de sus şi din stânga cadrului. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel.36. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. În continuare. liniilor sau a întregului tabel etc. Publisher afişează butoane distincte. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. de rând şi de coloană.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects.

.37. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală.. se revine în mediul Publisher. Făcând clic în afara cadrului. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. se alege comanda Cells Diagonals. Figura 6..38. Figura 6. cum ar fi text ondulat sau umbrit. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. Din meniul Table. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus.

În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. Figura 6.3. De obicei. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. acolo unde se doreşte. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format.DESKTOP PUBLISHING 6. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important.3. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit.39. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. coloanele. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. . − Fonturi fără serife. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create.

DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting.40. Size (Dimensiunea Fontului). 240 240 Figura 6. Se activează comanda Font din meniul Format. Font Style (Stilul fontului). În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font).41. . Figura 6.

se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. Right. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie..43. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). În cazul unui obiect imagine sau WordArt. . Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Bottom). de o valoare bine stabilită (Custom Rotate.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text.42. Figura 6. Figura 6. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Top. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. De asemenea. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office.44. fie pentru efect de formă. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. Figura 6. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. În cazul setării implicite. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange..) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). Textul poate înconjura cadre care nu sunt text.

Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6.46.45. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Figura 6. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup. .

Selectarea obiectelor din Design Gallery.DESKTOP PUBLISHING 6. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. pentru a îmbunătăţii publicaţia. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. Grupurile conţin articole cu titluri globale. Figura 6.48.49. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Figura 6. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. cuprinsuri. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. cum ar fi un formular de răspuns. .47. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente.3. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. sigle şi aşa mai departe. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Figura 6.4.

urmând ca selectarea culorilor. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. . Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. atunci ea aparţine altcuiva. Adăugarea de imagini. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii.50. Figura 6. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei.

de dimensiunea stabilită. . în moduri foarte diverse. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat). În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale.52. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine.). Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. Figura 6. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects.51.

. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File. Figura 6. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera)..DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6.53.52. ... În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă. c) Comanda Picture din meniul Insert.

55.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. forma şi culoarea liniilor de contur. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei. După inserarea imaginii. culoarea şi poziţia umbrei etc. Pentru aceasta. .54.). Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. Figura 6. Figura 6.56. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins).

În ecran se deschide o casetă care conţine formele. redimensiona şi modifica după dorinţă. etc. dar care lucrează în acelaşi fel.). de pe scaner sau cameră digitală. borduri şi fundaluri.57. Adăugarea formelor. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor.58. verticală sau înclinată la 450. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. Figura 6. 248 248 Figura 6.59. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Figura 6. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes. Linia. recolorarea imaginii. la un cerc sau la un pătrat. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Formele creează diagrame. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. . Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta.

− Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). se execută clic pe butonul Options. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. 6.61. Figura 6. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region).5. − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features).). Se execută clic pe butonul dreapta mouse. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). se alege opţiunea Pages. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames).3. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. . − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. . Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). ca de exemplu: un cadru gol.60. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). 2. Figura 6. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. Line Color etc. În mod implicit. Pentru utilizarea acestui instrument. Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. se parcurg următorii paşi: 1. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări.

Figura 6. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. 250 250 Figura 6. sugerând şi modalitatea de rezolvare. Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). 3. 4. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). apoi se execută clic pe butonul OK.63. .62. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite.

galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. O specificaţie de culoare standardizată. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. cum ar fi Pantone Matching System. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). În acest caz. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. cu cât este mai mare rezoluţia. de regulă. magenta. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite.4. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. cu atât este mai bună calitatea. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. Puncte per inci. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. Roşu.

1. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. Figura 6. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). Pentru aceasta. .DESKTOP PUBLISHING 6.64. se execută clic pe butonul Start. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei.65. Figura 6.4.

sursa (opţiunea Paper Source. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. .2.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. Atributele selectate în această casetă de dialog. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. orientarea paginii. până la noi modificări 6. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher.). În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. Figura 6. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color).66.4.

68. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.67. .

cu culori spot sau cu culori de proces. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). Current page − pagina curentă).DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. . Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie.4. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie.69. se va realiza tipărirea efectivă.3. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. numărul de copii (opţiunea Number of copies). 6. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Pages from − numărul de pagini. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). . Apoi. Figura 6. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. se parcurg paşii următori: 1.

3. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics).DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6.71. . Figura 6. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts).70.

folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. 6. Bara de instrumente Standard. 4. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară.5.72. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată .exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei.

Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.

Testul nr. Oval Tool. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 5. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Pentru modelul selectat. 2. Deschideţi documentul Card. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. . 3. 1 1.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Completaţi setul de informaţii personale. 8. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. 7. 10. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. 3. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. 6. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 7. 8.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. 11. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. 9. un contur cu linii albastre. 6.25. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. 2. 2 1.6. 4. Deschideţi aplicaţia Publisher. 4. alegeţi schema de culoare Olive. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. 5. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art.

Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. 6. 8. 10. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). dacă consideraţi necesar. . pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. 2. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. Tipăriţi documentul . 11. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 2. 5. informaţiile personale. Testul nr. 4 1. Actualizaţi. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 6. alegeţi schema de culoare Iris. 3. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. 8. 3. 12. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. Alegeţi pentru cadrele din grup. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Pentru modelul selectat. 4. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. 10. Deschideţi aplicaţia Publisher. 9. 5. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. Deschideţi documentul cu numele Pliant. 4.Închideţi documentul cu numele Pliant. 7. 9.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 7. 3 260 260 1. fundalul de culoare verde. Realizaţi împăturirea pliantului. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8.

Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . memorând agenda de adrese. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. maximizare . Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. se realizează operaţia corespunzătoare. la îndemâna utilizatorului. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Tasks. Journal sau Notes. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Calendar. 7. În ambele situaţii.1. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. În primul rând este verticală. − gGestionarea notiţelor. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. Bara de meniu este dinamică. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. My Shortcuts şi Other Shortcuts. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. Contacts. .

Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. adică mesaje e-mail şi faxuri. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. Astfel mesajele . − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. − Journal nu este chiar un jurnal personal. adrese e-mail etc). Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. planificate sau repartizate altcuiva. adrese. numere de telefon. calendar şi componenta de poştă electronică. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. diverse evenimente şi şedinţe programate.1.

care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise.2.2. De asemenea. Utilizarea poştei electronice 7. se pot vedea. potrivit cerinţelor utilizatorului. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. de . − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. Figura 7.). 7. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. Aceste setări introduc. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office.2.1. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View.2. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. organiza. şterge şi reconfigura grupurile existente. My Documents şi Favorites din propriul calculator. putându-se adăuga noi grupuri. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. în cadrul grupului activ. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. gestiona. fără să se închidă programul Outlook. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea.

Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. 4. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. Se poate folosi orice nume sau parolă. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. 6. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). crearea formatarea şi transmiterea lor. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Dacă nu s-a realizat conectarea. Se apasă butonul Next. 2. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. dar care nu pot fi expediate imediat. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. apoi Next. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. atunci când a deschis prima dată Outlook.2. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. . Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail.3). Se vor introduce informaţiile necesare. 7. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. ce spune „Bun venit în Outlook“. 3. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Drafts. 5. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. Pentru conectarea la serverul de mail. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. articolele din cadrul unei discuţii. Dosarele Inbox.2.

se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. De exemplu. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). Pe ecran apare fereastra Untitled Message. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. . Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. se execută clic pe titlul acesteia. plicul se deschide. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. − From afişează numele expeditorului. Atunci când se afişează fereastra Inbox.3. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului.

acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. prezentări din PowerPoint. dacă se doreşte expedierea acestora. registre de calcul de din Excel. 2. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File.4. se introduce subiectul mesajului. 3. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. urmată de clic pe butonul To . Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. . Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. 4. În caseta de text Subject. Se pot trimite prin mail şi documente din Word.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. 5.

Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. − Protejarea mesajele. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului.. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Figura 7. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail.5. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send.6). Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Normal sau High – ridicat. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Word sau Excel. .

Reply to All (răspunde la tot). care este cel implicit.7. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). Pentru marcarea mesajelor. Forward (înaintează altor persoane). Reply (răspunde). Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). No Response Necessary (nu este necesar răspuns). . − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. Figura 7. Read (citeşte).DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. For Your Information (spre informare). Figura 7.6. dacă este validată caseta Save Sent Massage To.

8. . Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). sunt recepţionate noi mesaje.2.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. În cazul în care. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. 5. 3. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message.3. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. 4. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. Figura 7. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. Dacă există fişiere ataşate. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. 2. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. după contactarea serverului de e-mail. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă.

Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. 6. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. adresele de email. 7. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. sub forma cărţilor de vizită. numerele de telefon.9. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. .3.

În ecran se deschide caseta Contact. .10.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7.11. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). Figura 7.

DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. în dreapta. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). . De exemplu. În caseta Distribution List (Figura 7. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. faxul şi telefonul mobil. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. de acasă. Figura 7. Sunt solicitate funcţia persoanei. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. în stânga.12. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. a unei scrisori. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. numărul telefonului de la firmă. trimiterea unui mesaj. adresa de e-mail şi site-ul de Web. Distribution List. 2. firma unde îşi desfăşoară activitatea. Se activează meniul File şi se alege comanda New.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as).

Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. în intervalele în care există timp disponibil.4. dar şi planificări de şedinţe. 7. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. săptămânile. marcării evenimentelor (aniversări. În final se apasă butonul Save and close.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7.14).13. lunile şi chiar anii următori. . zile de naştere). prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. Calendarul de activităţi Outlook. 3.

în vederea redimensionării. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni.15). indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor.14 În mod implicit. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. . comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7.15. iar sarcinile în panoul de activităţi. Figura 7.

nu săptămânală ori lunară). Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice.16 . − pentru vizualizarea unei întregi luni. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice.4.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. cum ar fi zilele de naştere. Se începe apoi editarea denumirii programării. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. sau a mai multor zile. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7.16). care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. fără repetabilitate. Figura 7. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. după care se validează cu tasta Enter. 7. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică.1. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. − pentru vizualizarea unei săptămâni. seminarii etc. pe durata desfăşurării programării astfel create.

ce simbolizează . − Tentative (Provizoriu liber). Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. categoria căreia îi aparţine. − Out of Office (Plecat din birou). fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. proporţională ca mărime cu durata activităţii. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). Figura 7. locul de desfăşurare etc. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). loc de desfăşurare.17. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. − Free (Liber). Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. Oricare ar fi modalitatea de apelare. precum şi data şi ora terminării.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului.17. data şi ora începerii. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. deşi este extrem de facilă şi rapidă.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată.

există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. În cazul activităţilor online. etc. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. Favorities.18. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. Gifts. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services.2. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. . se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente.4. Holliday. 7.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. fie de natura prezentărilor online. Figura 7. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. International. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. fie de natura colaborării la anumite documente. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. Activitatea poate fi una fizică. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting.

Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.4.). 7.19. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.19).3. . iar caseta All Day Event este bifată. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. Figura 7. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.20. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră.

Celelalte caracteristici ale programării rămân identice.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. din bara de instrumente. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. săptămânală. iar dacă este cunoscută.. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice.20.. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. . data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. chiar şi durata. durata periodicităţii (zilnică. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. în dreptul altei ore. în cadrul zonei de programări.

4. . De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. faţă în faţă ori la distanţă. sau zi.21. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere.DESKTOP PUBLISHING 7. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor.21. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.4. spre noua oră. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. În cazul în care după un timp. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Figura 7. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor.

data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă.5. cât şi în componenta Tasks. datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. High (Maximă prioritate). Normal (Normală). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). În Progress (În curs de desfăşurare).22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject).22 . Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. Completed (Rezolvată). Figura 7. Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. Fereastra Task (Figura 7. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. 7. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.

) doar la cererea utilizatorului.23.). pe verticală. Figura 7. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi.) persoana de contact. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail.23.DESKTOP PUBLISHING 7. invitaţii la şedinţe etc. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. documente Office deschise. Fereastra astfel activată (Figura 7. fax. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. e-mail. sarcina etc.6. data şi ora începerii şi durata. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. . Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook. tipul activităţii (transmitere fax etc.).

25.24 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară.25) pe care se pot nota diferite mici remarci.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi.7. idei. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. Figura 7. transmise altor persoane. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. . numere de telefon.

Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. Figura 7. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive.25). urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). plecând tocmai de la analogia cu Post-it. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. se va salva acest nou articol. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. Yellow (galben) sau White (alb). Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. După o anumită perioadă. După completarea datelor necesare ferestrei. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. Se va deschide o fereastră Message. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. . Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. Green (verde). Pink (roz). Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. subiect al transformării. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. transmiterii lor persoanelor interesate.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. peste pictograma Calendar a barei Outlook.26. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei.

Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Ionescu Iuliana. Dumitrescu Emil. (2002). Comunicarea în afaceri. 10. 9. Somnea Dan. Cosăcescu Luana. Bucureşti: Editura Comunicare. (2001). Oancea Mirela. Michael Halvorson.ro. 8. Bibliografie 1. Bucureşti: Editura Tehnică. 11.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8.ro.Baird.0 cu aplicaţii în management. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). Birotica 2000. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Teora. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). (1994). Bucureşti: Editura Comunicare. John W. 6. Maxim Cornelia. Office XP. Birotica. Bucureşti: Editura ALL. (1998). 12. Calciu Mihai. Bucureşti: Editura Tehnică. (2001). 2. Somnea Dan. Secretariat şi corespondenţă.ro. (1997). Chiriacescu Adriana. Calciu Mihai. Bucureşti: Editura Comunicare. 4. Excel 5. (1999). Stull. Bucureşti: Editura Teora. . Internet cu Windows. Microcalculatorul .mediu şi canal de comunicare. Mureşan Laura. (2002). (1994). 13. Bucureşti: Editura InfoMega. 5. 3. (2000). Kasser Barbara. Bucureşti: Editura Teora. Microsoft PowerPoint 2000. (2001). Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Bucureşti: Editura Teora. Kraynak Joe. Kent Peter. Stanciu Andrei. 7. Microsoft Office2000 Small Business. James B. Găitănaru Andrei. (2003).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful