1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. Cornelia Maxim. Cu atât mai mult. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. Este cunoscut faptul că. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. . Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. univ. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. operarea bazelor de date. care lucrează curent cu informaţia. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. Prof. operaţii cu date şi fişiere. Pentru ei. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. utilă studenţilor atât pentru studiu. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. sau pentru trecerea testelor ECDL. Studentul. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. drd. Vasile Baltac. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. prelucrare tabelară. stocarea. fie în format pentru tipărire sau nu. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. organizarea documentelor Office în colecţii. ing. procesare texte. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. alfabetizarea digitală. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. Aceste documente. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. O largă categorie de persoane.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. dr. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. transportul şi prezentarea datelor.

a cunoscut evoluţii impresionante. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. Apoi. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. a devenit realitate incontestabilă. chiar fireşti. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Publisher şi Outlook. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. privind procesarea. aranjarea unui tabel pentru tipărire. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. Excel. Prin urmare. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. numite centre de calcul. vă oferă informaţii. construirea diagramelor organizaţionale. încet-încet. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. În acest context. proiectare. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. stocarea. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. Office Binder. gestionarea bazelor de date. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. crearea şi editarea graficelor. Capitolul 3. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. În Capitolul 2. economie. administraţie sau afaceri. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. . au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. Capitolul 1. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. asemenea telefonului sau televizorului. Cu atât mai mult. animarea prezentărilor cu efecte speciale. constituie un dezavantaj competitiv. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. PowerPoint. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. De asemenea.

În capitolul 6. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. Capitolul 7. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor.8 Capitolul 4. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. modificarea aspectului unei publicaţii. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. afişaţi. De asemenea. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. După parcurgerea capitolului 5. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. . vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. verificarea corectitudinii publicaţiilor. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. editaţi. Partajarea datelor între aplicaţii Office.

a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente.). − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. Documentul principal conţine informaţiile fixe. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). nemodificabile. Pentru a tipări o scrisoare tip. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. Excel. Sursa de date conţine informaţiile variabile. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). 1.9 1. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi.1. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. Access sau Outlook. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor).1. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields).1. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. Documentul principal. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. − documentului de tip plic (Envelopes). Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri.

Figura 1. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. Validându-se această opţiune. cu ajutorul meniului Tools. formatat şi salvat. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Se editează documentul principal. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. 2.1. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. Editarea documentului principal. După ce documentul a fost editat. Din caseta Mail Merge Helper. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge.10 1. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. opţiunea Mail Merge. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Editarea se realizează în mod obişnuit.

Job Title. First Name. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). corespunzător rubricii Data Source.) ale sursei de date nou generate.2.11 Data. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. Last Name. Company etc. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. sau în totalitate (13 rubrici). Figura 1. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. sau selectiv. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. .

4. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. adresa. localitatea. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat.. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. .. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field).12 Figura 1. nume. Figura 1. din caseta Data Form. După salvare. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find.3. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date.

după care se apasă butonul Remove. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.13 Figura 1. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Toolbars. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată.6. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare.6.5. .). Database. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. Figura 1. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). se şterge textul din caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită).2.14.19 1. atunci pot fi preluate. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. 2. dacă este cazul. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. Dacă se execută clic pe Yes. 4. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. În acest caz. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale.1. 3. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. . aceasta se scrie în caseta Return Address. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. se alege comanda Options din meniul Tools. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. se poate edita textul. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.

15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.20 Figura 1. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up).16. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. Modificarea poziţiei adresei destinatarului. respectiv adresa de retur. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. . . Figura 1.16).

adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.18). după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Figura 1. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete.17.21 5. cu aceeaşi adresă sau informaţie.17. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. . Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). Dacă este cazul. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1.

se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. Din lista cu etichete Product number se . se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur.22 Figura 1.18. − Pentru a tipări o singură etichetă. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. de exemplu. Figura 1.

se execută clic pe butonul Print. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea.20). iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. se procedează astfel: 1. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label).2. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. Dacă se execută clic pe butonul Default.23 selectează formatul exact al etichetei. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create.2. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. 1. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA.). Prin urmare se urmează aceleaşi etape. adică în engleza americană. 1. dar la etapa 1. Pentru a încheia tipărirea etichetei. precum şi un dicţionar de sinonime. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană.. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. 2.. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor.S..1. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare.. 3. ... se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom.

Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris.21. Figura 1. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos.2. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar.2. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).24 Figura 1.20. . 1. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.

De acum încolo. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. 3. fie se selectează forma corectă. În această casetă de dialog. dacă există. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. se plasează punctul de inserare undeva în text. . Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. 2. Word va corecta. în lista Suggestions. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document.25 Din fereastra de mai sus. se selectează porţiunea respectivă. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Apoi. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. Dacă se execută clic pe Change All. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit).21). fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document.22). Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. se procedează astfel: 1. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul.

22. Însă. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. se execută clic pe butonul Undo. −Pentru a revoca ultima corectură. Figura 1. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos.K. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. . Dacă se execută clic pe butonul Igore All. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă.) din caseta cu listă Dictionary Language. se execută clic pe butonul Add. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. dacă s-a scris coluor. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. el va rămâne afişat ca formă greşită). rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. De exemplu. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare).

fax. lăsând însă loc procesului de creativitate. În caseta de dialog New (Figura 1. se poate alege şablonul dorit. pagina cu antet etc. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. Hide speling errors in this document. 1. General. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. . în timp ce se introduce textul. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. Letters & Faxes. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. scrisoare. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. dar câteva pot ridica probleme.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat.1. Se selectează şablonul care va fi modificat. care se repetă de la un document la altul. specific fiecărui document în parte. Se alege opţiunea New din meniul File. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit.3.23). ca de exemplu. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor.3.

Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). se respectă următorii paşi: 1. 3. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New.28 Figura 1. 5. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente.dot). De asemenea. şablonul este salvat în subdosarul General. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. respectiv formatarea. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. În acest caz. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. 2. 3.În caseta de dialog Save As. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. antet de pagină). dosarul corespunzător: Memos. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). 2. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. iar sub el. Se execută clic pe butonul Save. în caseta de text corespunzătoare File name. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. fax.3. care se doresc întotdeauna incluse în el. 1. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute.23. prin dublu clic pe numele său. se alege. nu numai Word. În mod implicit. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. 4. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine.2. General. . Letters & Faxes.

Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. General.29 6. 3. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Letters & Faxes. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 1. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie.23. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. pe tab-ul: Memos. În caseta de dialog New se execută clic. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). 4.3. Se completează documentul cu restul informaţiilor. se pot proiecta noi documente. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. .3. 2.

14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . nr.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lungă.

233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. Lungă.2004. pe data de 15. în vederea încheierii formalităţilor de predare. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs.. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a două autoturisme de teren. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.. Cu sinceritate. În aşteptarea răspunsului Dvs. nr. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări .233780 0268.05. marca Toyota.

b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. ştergere).1. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. foi de calcul). − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. Astfel. multiple. − introduceţi automat date într-un tabel. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. calculate) . − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). vizualizarea (partajarea în ferestre.32 2. manipularea acestuia (copiere. sau de tipuri diferite. coloane. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. − introduceţi imagini în foaia de calcul. Prin urmare. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − actualizaţi datele unui tabel. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. 2. mutare.1. linii. În exploatarea bazelor de date. Noţiuni de bază 2. . Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. − creaţi şi să editaţi grafice. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. − lucraţi cu baze de date Excel. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ.1.

Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . Figura 2. În ambele situaţii. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel.1. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . Figura 2.33 2.3. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel. iar în partea dreaptă .1. El este compus din: bara de titlu. bara de meniu.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. dacă este prezentă pe ecran. restaurare şi de . deasupra zonei de lucru. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel.2.

6. Figura 2. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor.4. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul.). Butoanele de comandă sunt autodocumentate. butonul de anulare (Cancel) . 256 coloane). Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Sheet2. în care . iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. butonul de şi zona de editare a Figura 2.7 . Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Coloanele sunt identificate prin litere. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. de la A la IV (max. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . Sheet3 etc. Ele conţin butoane de comandă.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului.5. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. Figura 2. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii.

2. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. Celula curentă Celula Figura 2. Error – Excel semnalează o eroare. identificate prin nume (etichete). Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării.XLS.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . .1. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul).8.4. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă.). La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat.

Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. din lista documentelor recent create. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. 2. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. În meniul Start. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. Atunci când se activează meniul File. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.1.36 2. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. 4. 3. . în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.3. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. prezent pe bara de instrumente Standard. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. De asemenea. se alege fişierul dorit. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului.9. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O.

sau se apasă simultan tastele Ctrl+N.10. 3. Se activează meniul File şi se alege comanda New. 2. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse.4. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. Din meniul contextual afişat. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. . În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. 2. se alege comanda New Excel Worksheet. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet).1. Pentru crearea unui registru de calcul. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. Pentru salvarea unui registru de calcul existent.

.5. *.html). noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type).htm. În fereastra Save As corespunzătoare. se va alege tipul Web page (*. fără închiderea aplicaţiei Excel. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.1.12. se activează meniul File şi se alege comanda Close. 2.). Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. 2. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1.11. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2.

În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului.6. astfel că se pot citi indicaţiile precizate.1. 2. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. ea devine activă. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine.12. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. .39 Figura 2. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel.

Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. De exemplu. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.40 Figura 2. .13. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar.2. ca de exemplu: afişarea barei de formule. Pentru închiderea asistentului. Figura 2.14. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. afişarea liniilor de grid etc. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. 2.1. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. aceasta se anulează sau se activează. a barei de stare. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă.2.

. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.15. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.41 Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.16.

16).2. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente.2. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.17. Figura 2. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. 2. de exemplu. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. S-a ales.42 2. Pentru realizarea acestei operaţii. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. . se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars.2. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. bara de instrumente Standard. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii.

Figura 2.18. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.19.43 Figura 2. .

Figura 2. New. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.44 2. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File.2. Close. Se va deschide fereastra de dialog Options.3.08E+10). o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul.4.1.20. Operaţii de bază 2. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . (virgula) .3. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. 2.75). numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Acesta va conţine patru foi de calcul. . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent). un număr zecimal (340.

2. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. .5. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). Se tastează numărul dorit. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.3. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. sau se apasă tasta BackSpace. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. Se apasă apoi tasta Enter. afişând mai puţine zecimale.21. Dacă numărul nu încape în celulă. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. Dacă celula este activă. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. indiferent de ceea ce afişează în celulă. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă.

22. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Se apasă apoi tasta Enter. Se tastează o valoare de text. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Figura 2. . sau prezent în bara de formule.23. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2.

Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). operatori matematici.24. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. textul mai lung este trunchiat. Figura 2. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. Însă. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. o dată calendaristică sau oră. Toate . se alege comanda Comments din meniul View. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. Dacă se introduce o valoare numerică. împărţire (/). Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor).25.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. numere. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. care trebuie înregistrate ca text. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. scădere (-). vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. la fel ca în cazul valorilor numerice. înmulţire (*).

Se tastează formula. iar în bara de formule va fi afişată formula. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. care începe obligatoriu cu semnul egal (=).26. Dacă formula a fost introdusă corect. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Când se execută clic pe celulă. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. prezent în bara de Figura 2. 2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). =A5/10*2 . De exemplu : =A1+A2-A3. sau se execută clic pe butonul Enter formule.48 formulele încep cu semnul egal (=). Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. . Introducerea formulei folosind tastatura. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). =30+75-20.27. Se apasă apoi tasta Enter. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.

sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. . Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. 2. − Prin utilizarea tastelor săgeţi.28. în ecran se deschide fereastra GoTo. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.3. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text.2. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Dacă se activează comanda Go To…. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2.

cu ajutorul tastelor săgeţi. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Figura 2.50 Figura 2. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. se va intra în prima celulă din grup. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Pentru aceasta. Pentru aceasta. Pe bara de stare apare butonul ADD.30. Se ţine apăsată tasta Shift. . apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Când s-a terminat selecţia.29. se ţine apăsată tasta Ctrl. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. se eliberează butonul mouse.

Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. se ţine apăsată tasta Ctrl.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2.31. Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. . Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente.

se alege comanda Select All Sheets. d) Selectarea foilor de calcul. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Figura 2.52 Figura 2. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. la intersecţia rândurilor cu coloanele. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul.33.32. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. .

Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). şi apoi poziţionarea. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. şi apoi se face poziţionarea.34. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Copiere. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste.3. 2. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.35. Figura 2. Mutare. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia.53 Figura 2. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. .3. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.

− Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Formulas (formule). − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Comments (comentarii). Dacă copierea se face în alt registru de calcul. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. şi apoi poziţionarea. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul.54 Figura 2.36. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se execută clic pe butonul Paste . Values (valori). Formats (formate). Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. . Se execută clic pe butonul Copy . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.

37.55 Figura 2. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se execută clic pe butonul Cut . Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. . Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Se execută clic pe butonul Paste . Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.38. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul.

Contents. În exemplul prezentat. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. s-a ales opţiunea All. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V.39. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Figura 2. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Formats. Comments). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. şi apoi se face poziţionarea.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. .se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Se acţionează tasta Delete.

4.3.41.57 Figura 2. Se execută clic pe butonul Find Next.40 2. în întreaga foaie de calcul. Se deschide fereastra Replace. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. când a fost găsită valoarea respectivă. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. În ecran se deschide fereastra Find. De fiecare dată. Figura 2. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next.

Figura 2. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Figura 2.42.43. . Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. f 2.58 Replace. se acţionează butonul Replace All.3.5. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot.

− Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. pentru inserare coloane.46. Figura 2. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. Figura 2. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. pentru a modifica lăţimea coloanei. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width.45. . în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. pentru inserare linii. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană.44. Figura 2. sau opţiunea Entre column. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.

60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Figura 2. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.47. se poate alege comanda AutoFit. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului.48. . Figura 2.49. Figura 2. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. În caseta de text Row Height. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. pentru a modifica înălţimea rândului. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK.

3. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. pentru sortare crescătoare. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după Figura 2.50. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.6. În Figura 2. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. 2. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. . Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. În exemplul din Figura 2. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. sau clic pe butonul Sort Descending .61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare.50. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare.51. Din meniul Data se alege comanda Sort. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.

nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2.1. îl adaugă la conţinutul celulei B2.51. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. apoi înmulţirile şi împărţirile. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă.62 Figura 2.4. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Excel consideră formula ca fiind un text. 2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. iar la sfârşit adunările şi scăderile.4. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. Dacă acesta este omis.). Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. C7 etc. apoi scade conţinutul celulei C3. În această situaţie. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. referinţe de celule. . B3. se folosesc parantezele rotunde (). Formule şi funcţii 2. Aşadar.

Figura 2.53. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. . dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. În această situaţie. Dacă formula a fost tastată corect.54. în celula E4 se afişează rezultatul.52. − celula E4). − eticheta „TOTAL“). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii.53. iar în bara de formule este afişată formula. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule.53. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. Figura 2.

Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). coloana „VALOARE“).57.55. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se repetă procedura pentru celelalte produse. b) Înmulţirea numerelor. .57. Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Figura 2. Se execută clic pe celula B4.

Figura 2. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. în locul celui de înmulţire (*).58. Figura 2. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Figura 2. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). În urma editării. Pentru corecţie se va edita formula. Formula va fi afişată în bara de formule. rezultatul va fi cel dorit. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. ea poate fi corectată. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului.60.65 Editarea (corectarea) unei formule. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit.59. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). . Cu această formă a pointerului de mouse. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule.

61.64.63. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.62. în orice format.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată. Figura 2. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Figura 2. .65.

Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. Din submeniul afişat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Figura 2. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill.66.68. Figura 2. Din submeniul afişat. se alege direcţia de umplere. În exemplul de mai jos. Figura 2. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5.67 − Folosirea comenzilor de umplere. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. . Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei.67. − Crearea unei serii de date. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. se comanda Fill Series.

Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. se va modifica automat numărul rândului. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). . formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. E7 etc. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor.69. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. celulă domeniu Figura 2. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. sau B3 :E10.). prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. sau date din alt registru de calcul. De asemenea.70. De exemplu D2:E5. Figura 2. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. De exemplu. D5. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. În construirea formulelor. De exemplu.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă.

Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. Figura 2.71. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Figura 2. rezultatul formulei nu se schimbă. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă.73 . Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.72.69 Figura 2.

MAX etc. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel.2.74. Ea calculează total pentru un grup de celule.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). s-a selectat celula E4). În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. adică o anumită structură. cu litere mari. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . grupate pe categorii (vezi matematice. 2. mici sau combinate (de exemplu SUM.4. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare.).). Excel introduce Figura 2. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . Deoarece este folosită foarte des. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. se alege comanda Name şi apoi Define. . O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. financiare etc. referinţe de celule. Excel permite folosirea funcţiilor. Funcţia SUM. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ).75. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. Se activează meniul Insert. Figura 2. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. nume de domenii sau chiar alte funcţii. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. referinţe de domenii. statistice. Funcţiile sunt formule gata elaborate.). Average. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia.

coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert.71 Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function.76. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. Figura 2. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4).75.78. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. . Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Dacă s-a ales funcţia dorită.

Figura 2. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare.77. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Figura 2. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. .78. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!).

Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. pentru că lipseşte o informaţie. care în prealabil a fost ştearsă. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. Formatarea unei foi de calcul 2. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.1. Figura 2. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire.79 .5.5. 2.

din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă.80. Excel 2000 acceptă moneda Euro. numărul de zecimale. care activează lista de . necesită activarea unei componente incluse la cerere. Excel afişează două zecimale.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number.) ca şi separator de mii. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. În mod implicit. Din rubrica Category se alege Currency. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Astfel. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Figura 2. dacă este cazul. Se specifică. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit. Ca o particularitate. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Dacă se renunţă la zecimale. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number.77 devine 5. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers.

Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). valoarea implicită fiind 2. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ).98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale.75 componente incluse la cerere. devine 7898. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. cu multe zecimale.81. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Figura 2. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. numărul zecimal 78.77%. Pe bara de instrumente Formatting. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. De cele mai multe ori. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. . Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). De exemplu.

fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. se execută clic pe butonul Font. fie direct în forma numerică. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. a stilului. În caseta de dialog Format Cells afişată. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Figura 2. De asemenea. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. a stilului. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. Din rubrica Category se alege Date. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. . Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. datele calendaristice se pot introduce.82. dimensiunii şi culorii fontului. Pentru schimbarea tipului de font.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font.

84. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.83. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. În exemplul prezentat în Figura 2. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color).83. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală .77 Figura 2. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule.

cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate).) şi se execută clic pe butonul Alignment. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.86. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. . Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Left (aliniere stânga). Center (aliniere centru). respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Right (aliniere dreapta).43 caractere). Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Justify (aliniere stânga-dreapta). Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta).85. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2. De asemenea.78 executând clic pe modelul prezentat. iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting.

Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. .86. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat.79 Figura 2. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style.

Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2.87.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite.80 Figura 2. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. aplicând combinaţii de efecte. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. .

dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. executând clic pe butonul Options. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2.89). Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word.88.. De exemplu. prezentată mai jos.81 Figura 2. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Patterns. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat.2. se deselectează caseta de validare Border. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. .5. Border.. În configuraţia prestabilită. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul.89 2. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. Font. Figura 2.

b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. . Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. De asemenea. Când opţiunea este activă.90. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare.82 Figura 2. De exemplu. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. apoi se execută clic pe butonul Add. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. în caseta de text Replace. . Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar.

Figura 2. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. . e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.83 Figura 2.91.92.

cu clic mouse. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). . iar în modul de orientare Landscape. Figura 2. se selectează ambele opţiuni. pagina este rotită cu 90 grade. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta.3. În ecran este afişată fereastra Page setup. Referitor la dimensiunea paginii. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect.5. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În modul de orientare Portrait. Se selectează apoi.93 .84 2.

95. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer.94. a autorului etc. sau se activează meniul File.85 Figura 2. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer. . Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. a datei când a fost creat. În ambele situaţii. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. Figura 2.

afişarea numărului total de pagini. iar pentru subsol. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. introducerea datei curente. Pentru aceasta se activează meniul File. se află trei opţiuni: Left section. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. În partea de jos a ferestrei. secţiunea Scaling. . clic pe butonul Custom Footer. inserarea numărului de pagină. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. Se caută în foaia de opţiuni Page. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. respectiv subsol. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa.96. introducerea orei. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. trebuie forţată să se potrivească în pagină. La revenirea în pagină. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. Figura 2. Modificând scala.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu).

Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini. Tipărirea foilor de calcul 2.98.97. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. 2.6. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.1.87 Figura 2. Figura 2. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină.6. . sau prin comanda Print Preview din meniul File.

2. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire.99. 2. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. posibilitatea setărilor de pagină. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. se activează meniul File şi se alege comanda Print. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. se activează opţiunea Print to File. Tipărirea foii de calcul active. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. 2. Figura 2. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what).6. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. a marginilor. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. În ecran se va afişa fereastra Print. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul.88 După cum se observă. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print.

foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Se selectează secţiunea care va fi tipărită. . se alege opţiunea Entire Workbook. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. 2. Se execută clic pe butonul OK. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. de copii Figura 2. Se selectează secţiunea care va fi tipărită.100. din secţiunea Print what. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. se alege opţiunea Selection. Figura 2. 2. ca zonă de imprimare.3.101. În caseta Print.6. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…).

poze scanate.102 −celula A10). − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. . Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1.7. 2. − Organization Chart .1. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. linii şi alte forme. pentru prezentări.un program care permite crearea de organigrame. rapoarte. organigrame etc. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. fişiere text. Obiecte. etc. grafice. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. titluri şi elemente de text scrise artistic. grafice şi diagrame 2. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă.90 2. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită.102. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. pliante etc. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. 3.7. După introducerea datelor. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.

care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii.91 4. se execută clic pe clipul dorit. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. jos). Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). dreapta. Se deschide fereastra ClipArt. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. sus. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii.103. . Excel va ascunde bara de instrumente Picture. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Figura 2.

se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Pentru realizarea acestei operaţii. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. . Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Pentru redimensionare. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului).104. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.

sectoare de cerc etc.93 2.105. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. tendinţelor. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. . sub formă de diagrame. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1.). Figura 2. ajustându-se la noile valori. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice).7. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. suprafeţe. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).2. Asistentul ChartWizard. bare. Reprezentarea grafică este dinamică. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul.105). Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart.

106. Figura 2. .107.94 Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.

raportate la un întreg. Figura 2.108. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. Figura 2.109.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. .

96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief. Figura 2. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date. Figura 2. g) Grafice concentrice (Doughnut).110.111. .

112. Figura 2.113 . i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date. Figura 2. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice. faţă de un punct central.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial.

Figura 2. Figura 2. .114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.

Dacă seriile sunt orientate în linie. După selecţie se închide caseta de text. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. .. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column).116. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. Dacă seriile sunt orientate în coloană. seriile de date au fost orientate în linie. În exemplul din Figura 2.117. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Butonul Collapse Dialog Figura 2. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).99 2. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei.

afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). titlul abscisei (Category X axes ). titlul ordonatei (Value Y axes). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines).117. legenda graficului (Legend). . În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. 3. La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). Figura 2.100 Legenda Etichete abscisă . afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes).

Acesta este ultimul pas.101 Figura 2. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. .118. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. 4.119. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Figura 2.

102 Figura 2. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. .121. De exemplu.120. Figura 2. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.

În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.123. Figura 2. Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 2. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. . Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul.122.

125 .104 Mutarea. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Se acţionează tasta Delete (ştergere All). sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Series (şterge seriile de date). Figura 2. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. S-a ales. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. pentru exemplificare. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. opţiunea de ştergere totală All. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Când acesta ia forma tastelor săgeţi. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. .124. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Formats (şterge formate). Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare.

Figura 2. nici una. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. În contextul aplicaţiei EXCEL. pe înregistrări şi câmpuri. Cu doar câteva clicuri de mouse. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare.105 2.8. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). De exemplu. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. Pentru a înţelege listele Excel. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. În general însă. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). . iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. Culegerea datelor este importantă. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. listele se mai numesc şi baze de date. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse.126. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. În listele Excel. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. specific.1. pe linii şi coloane. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele.8. inventare de produs sau registre de verificare. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare.

cifre. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. însă se recomandă acest lucru. ca pentru început. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. Pentru a realiza o bază de date este necesar. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. modificare sau ştergere de înregistrări. imprimări de date structurate. Indiferent de modalitate. chenare şi alte elemente de format pentru celule.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. 5. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. să se definească structura bazei de date. se folosesc alte fonturi. presupune că acesta este capătul listei. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. fără nici un fel de informaţii suplimentare. . datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). nuanţe. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. însă pentru ca Excel să le recunoască. 3. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. 4. chiar imagini grafice. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). ştergere de informaţii). O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. adică adăugare. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. 2. modificare. date calendaristice. După ce informaţia respectivă a fost localizată. se vor plasa înainte sau după listă. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale.

2.127). Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). particularizat cu titlurile din foaia de calcul. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. Figura 2. criterii multiple.8. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. 4.107 − metoda filtrului automat (Filter . 3. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. − Close realizează închiderea casetei de dialog. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). 2.AutoFilter). criterii calculate). − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. În formularul astfel afişat.. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter).127. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. precum şi pentru actualizarea acesteia. după care se alege comanda Form. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază.. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. se execută clic în orice locaţie a listei. din meniul Data. − Restore anulează înregistrarea curentă.2. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. .

−Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. Pentru a trece la câmpul următor. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. precum şi a câmpurilor protejate. În final. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. După ce se termină de introdus datele. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. Dacă s-a greşit ceva. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. afişând cuvântul Criteria). deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. . cu excepţia celor calculate. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. Se introduc datele în casetele de text din formular. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. Se observă faptul că. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. se execută clic pe butonul Close. butonul Restore devine activ. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). se execută clic pe butonul New. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice.108 De exemplu. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare.

În acest caz se acţionează butonul de selecţie. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Înregistrările filtrate pot fi formatate. editate şi chiar reprezentate grafic. .128. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. prin filtrare. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. − Toate valorile coloanei respective. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Practic. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Figura 2.128. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice.

000“.800.129.000. Figura 2.000 şi 8. 3. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“. 4. Fiind vorba despre un criteriu cumulat.800.000. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. aşa cum arată Figura 2. iar din câmpul „SALARIU. Figura 2. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Pentru această filtrare. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. se alege valoarea „4. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.110 2.129. . Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.000. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.000“. . Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp.130.

131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Definirea unei zone de criterii. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. formatat sau chiar tipărit. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. 3. comanda Filter. al cărei conţinut poate fi modificat. Definirea criteriilor. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. .111 Figura 2. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). 4. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. 2. Definirea opţională a unei zone de extragere. la o interogare a bazei de date.

132. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie.: D2>Max(D2:D10). fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI).: = B2>C2). Adesea. constituind astfel un criteriu multiplu. OR). <=. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. NOT) . AND.112 Figura 2. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. Zona de criterii.: =B2>C2*12%). Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. Definirea criteriilor. < > urmaţi de o valoare. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. <. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). <=. ele trebuie îndeplinite simultan. într-o altă foaie de calcul. o funcţie predefinită (ex. . OR. <. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. criterii multiple şi criterii calculate. Se pot defini criterii de comparaţie. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. >=. o expresie (ex. > =. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date.< . 2. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). 1. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. − un operator logic de comparaţie (=. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei.

Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. dacă se execută clic pe butonului OK. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. 4. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Implicit. comanda Filter − Advanced Filter.133. Zonă de extragere. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Figura 2. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). în raport cu sursa de date.113 3. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. . este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date.

134. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date). eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. .135. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date.114 Figura 2. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. Figura 2.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. În acest mod. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. Figura 2.120 Figura 2. 4. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. în celulele în care s-a aplicat Hidden. Figura 2. 3. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet.142. .143. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. în caseta de dialog Format cells. În caseta de text afişată.144. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. se activează opţiunea Hidden.

Bara de instrumente Standard.121 2. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare.9. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.

43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

1. 12.A. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).10.A. Completaţi automat coloana Nr. 5. 1 1.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. ELECTRICA S. Deschideţi aplicaţia Excel. 11. 7. 10. 2. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă.A.A. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. Crt. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). 9. PREMIERE 4. 3. Crt. folosind instrumentul AutoFill. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. 6. . PETROM S. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. PETROM S. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr.R. 8. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (.L. ELECTRICA S.

9. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 8. 3. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 6. 12. 6. 2 1. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. 2. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. 5. 2. 10. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 4. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 6. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 11. 3 1. 4 1. 10. Testul nr. 9. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 4. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Stergeţi coloana C. 5. 11. 5.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale.125 Testul nr. 8. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. începând cu celula A1. Căutaţi în tabel numele ENACHE. 9.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru.XLS prezentă pe dischetă. 4. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). 3. . Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 12. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. 7. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 7. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Testul nr. 7. 2.

10. 12. 6. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. . Închideţi aplicaţia EXCEL. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. 9. 11. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 11. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 5. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. 4. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Deschideţi aplicaţia Excel. 3. 7. I. 6 1. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Salvaţi fişierul în format html. 8. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. 6. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 2. 4. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Testul nr. 7. pe disc. 12. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. 5. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. 9.145. 8. 11. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Testul nr. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 12. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). 5 1. 2. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. 3. 10. roşu şi verde.126 10.

Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. 3. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. la care să reveniţi pe parcurs. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. Noţiuni de bază 3. . − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. − derularea prezentărilor. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. este numit machetă (layout). evidenţiate prin buline sau alte marcaje. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele.127 3. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale.1. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. − crearea /editarea prezentărilor interactive. imagini grafice şi alte obiecte. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). − pregătirea prezentărilor pentru expunere.1. − construirea diagramelor organizaţionale. mărind astfel impactul prezentării. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. pentru a găsi tonul. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides).1. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. cuvintele şi grafica adecvate. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.

atât inter cât şi extra organizaţional. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Ca să capteze atenţia auditoriului. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. Dacă prezentatorul este impresionist. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. prezentatorul este cel care dă tonul. Tipuri de auditoriu. motiva. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. oficial sau neoficial. . În ultimă instanţă. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. ilustra. cu clienţii şi partenerii de afaceri. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. convinge. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. pune întrebări. discuta cât şi pentru a entuziasma. ea merită cultivată. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. fiecare având logică proprie. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. decide.

− Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). 3. sensul şi pronunţia. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. diapozitive de 35 mm.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. Utilizarea de formule de început eficiente. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. acronimelor şi pleonasmelor. În cazul unei prezentări oficiale. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. de mărimea şi compoziţia asistenţei. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. retroproiectorul. . 5. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. Evitarea jargonului. aparatul video. pentru a stârni interesul asistenţei. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. PowerPoint). deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. repetările şi omisiunile. 2. Pot fi utilizate în prezentare. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. Folosirea de cuvinte. după următoarele reguli: 1. hârtie. proiectorul de diafilme. 3. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. 4. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare.. Timpul acordat prezentării. accesibil asistenţei. calculatorul PC. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. 5. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. cu informaţii audio şi video. flipchart-ul. Evitarea frazelor lungi. 2. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. 4. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. proiectorul de diapozitive.

În ambele situaţii. 3.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). dacă este prezentă pe ecran. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti.1. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3.1. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente.2. 3. Figura 3. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK.3. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis.1. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran.

c) Atunci când se activează opţiunea File.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. d) În meniul Start.3. din lista documentelor recent create. . Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. se alege fişierul dorit. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open.131 Figura 3. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Figura 3.

Figura 3.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. .5. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.4. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. Figura 3.

folosind una din metodele precizate mai sus.1. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.. . Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. prezentă sub bara de meniu.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard.6. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Figura 3.. 3. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate.4. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).

Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. 3. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). corespunzătoare (Figura 3.5..htm. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.1. corespunzătoare (Figura 3. . se va alege tipul Web page (*.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. se activează meniul File şi se alege comanda Close.7.html).7. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie.. în alt format şi în alt loc. De asemenea.7.).. *. c) Salvarea unei prezentări în format web. În caseta de dialog Save As. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).134 Figura 3.

el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. Dacă asistentul nu este prezent în ecran.9.135 Figura 3. În ambele situaţii.1. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search.6. 3. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. ea devine activă. se activează meniul File şi se alege comanda Exit. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.). .8.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.20. Figura 3. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente.4. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. ca de exemplu: numele utilizatorului. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc.2. . Figura 3. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. Pentru realizarea acestei operaţii. 3.19.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente.

3. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. în care. Crearea unei prezentări de la zero. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1.3. Crearea unei prezentări 3. 2. 3.. care poate fi înlocuit cu textul dorit. un text-model. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). pot fi modificate diverse opţiuni. Figura 3. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. . Utilizare Template (şablon predefinit). Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă.142 Pentru realizarea acestei operaţii. după dorinţă. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. 3.1. În figura de mai jos. schema de culoare. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint.21.

22. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. se execută următorii paşi: 1.23 . Pentru realizarea acestei operaţii. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.143 Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. Figura 3.

informal meetings.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. Apoi se execută clic pe butonul Next. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. În caseta de dialog care se deschide. Figura 3. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. înştiinţări neplăcute. 2. sau se selectează opţiunea Internet. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). 5. fără intervenţia unui moderator. Apoi se execută clic pe butonul Next. 3. kiosk. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. rapoarte. pregătire. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. 4. handouts. vânzări. Marketing Plan). dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană.24. . În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations.

Se execută clic pe butonul Finish.145 Figura 3.25. Figura 3. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. 8. . 6. apoi se execută clic pe butonul Next. 7. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. Se execută apoi clic pe butonul Next. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.26.

Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). . Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. se execută paşii următori: 1. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). − Presentation Templates. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. se alege şablonul dorit. Figura 3. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. − Presentation Design Templates.27. 2.27).

Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. 4.147 3. Se începe editarea diapozitivelor. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. . 3. Pentru a crea o prezentare albă. 2. Din fereastra PowerPoint.3. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor.28. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. se efectuează paşii următori: 1. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. va apare un nou marcaj de listă. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. Figura 3.2. Pentru inserarea textului. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. la fiecare apăsare a tastei Enter. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. 3.

29. În partea dreapta a ferestrei. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes.30 . Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.148 Figura 3. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. forma de vizualizare Outline View. Figura 3. Se alege.

se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. se acţionează butonul Apply to All. se activează opţiunea Footer şi apoi. se acţionează butonul Apply to All. 3. se introduce textul dorit. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.32.31). În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.3. Dacă se doreşte actualizarea .4. Figura 3.5.33) şi apoi se alege formatul dorit. în câmpul de editare.3.32). În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. Pentru numerotarea diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.31. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply to All. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.3. Figura 3. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Adăugarea textului în zona de subsol. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv.3. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent.149 3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. 3. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent.

Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. complementare pentru text şi fundal. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.3.6.150 permanentă a datei. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. Figura 3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. se selectează opţiunea Update Automatically. se alege modul de afişare Slide View.35) . În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.34. . Figura 3. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme.33.35. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. Figura 3. 3.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă.

Figura 3. De exemplu. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. În ecran se deschide caseta de dialog Background. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. se execută clic pe butonul Apply.37.36. Figura 3. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Background. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. Title text etc. din care se alege culoarea dorită. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. se execută clic pe butonul Apply to All. Figura 3. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă.38. . Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent.

Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite.3. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive.39.152 3.7.40. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. obiecte clip art. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. . sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini. Figura 3. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri).

sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Movie from File. Movies and Sounds. Sound from File. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Clip Art. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Inserare imagini.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). Movies and Sounds. From File. . − Se selectează comenzile Insert. − Se selectează comenzile Insert . Picture. − Se selectează comenzile Insert.41. Inserare imagini grafice (clipuri). Movie from Gallery. Sound from Gallery. − Se selectează comenzile Insert . În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. − Se selectează comenzile Insert . Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert Picture. 2.

Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text. Figura 3.43. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. se afişează diapozitivul în modul Slide View. Picture. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. .8.3.154 Figura 3.42. 3.

44 3. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. cum sunt imaginile grafice de fundal.9. Primul . se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. . apoi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. Pentru a crea o casetă de text. Figura 3. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt.45.45). memorează elementele de format caracteristice prezentării. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.47. fonturile.155 Se alege modelul dorit.44) în care se va introduce textul dorit. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. se alege comanda Master şi apoi Slide Master.3. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.47.46 3. Figura 3. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.3. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv.). Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. Figura 3.10. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3. O casetă de text are rolul unui suport pentru text.

Pentru realizarea acestei operaţii. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. 3.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste.1. Copierea. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard.). Se selectează textul (imaginea) de copiat. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Pentru realizarea acestei operaţii. Figura 3. se . Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. Editarea unei prezentări 3. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Master. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Title Master. se afişează unul din cele două diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. 3. 2.48.4. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Clipboardul este o memorie temporară. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.4. Se execută clic pe butonul Paste.156 Al doilea . Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.

Pentru realizarea acestei operaţii. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaţii. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Se execută clic pe butonul Paste. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se apasă simultan tastele Ctrl +V. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Se apasă simultan tastele Ctrl +V.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Pentru realizarea acestei operaţii.49 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de şters. 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. prin apăsarea tastei . Se selectează textul (imaginea) de mutat. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Figura 3. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. 2.

Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. se ţine apăsată tasta Ctrl. respectiv Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Paste. Copierea. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. 3. Se execută clic pe butonul Cut. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. respectiv Ctrl+V. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor).2. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Copy.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se execută clic pe butonul Cut. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se execută clic pe butonul Paste. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. . 2. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. 2. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 3. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut.4. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor).

Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. 3.4. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3.50. se folosesc două metode şi anume: 1. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.3. prezente pe bara de instrumente Outlining.4. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. afişată în partea stângă a ecranului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv.4.50). Figura 3. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. . din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide.159 3.

executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.51.52. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul. . Figura 3.160 Figura 3.

53). Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Bold. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3.1. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Italic). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. prezente în bara de instrumente Formatting. Se selectează diapozitivul care va fi mutat.53. Se selectează textul dorit. .5. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. 3. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font.5. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Formatarea unei prezentări 3.161 2. Font Size. În partea superioară a ecranului. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului.

Figura 3. clic butonul OK. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se alege culoarea dorită.53) din care. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită.162 Aplicarea sublinierii. Se selectează textul dorit. se poate acţiona butonul More Color. Se execută apoi. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Subscript (indice). unei umbre textului. se activează opţiunea Format şi comanda Font.55.53) şi se va activa lista derulantă Color. printr-un clic pe nume. . Din paleta de culori More Color. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. printr-un simplu clic. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. se poate acţiona butonul Custom. Shadow (umbrire).54. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). Se selectează textul dorit. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). pentru . pentru umbrirea textului textului. Superscript (la putere). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează opţiunea Format şi comandă Font.

Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.56. . − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Figura 3.57. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment.163 Alinierea textului unui diapozitiv. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. Se selectează textul dorit. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. Figura 3. sau combinaţia de taste Ctrl+E.

b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Figura 3. Figura 3. Figura 3.60. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. Figura 3.61.58.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe.59. Se selectează paragraful dorit. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. .

se economiseşte timp. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. din care se vor alege marcatorii doriţi. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. Pentru aceasta. Figura 3. şi Bullets prezente în bara de instrumente . se pot acţiona butoanele Size sau Color. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard.62. Pentru aceasta. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Se selectează paragraful dorit. Folosind butoanele Numbering Formatting. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character.

se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Figura 3. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.166 3.63. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi.5. . Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie).2. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. subordonaţi aceluiaşi şef. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart.75. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. Ramură −managerul plus subordonaţii. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. bară cu instrumente şi bară de stare. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. În fereastra Slide Layout. subordonaţi aceluiaşi şef. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart.74). Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. . Figura 3. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. apoi comanda Slide Layout. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. 5.172 4.

După cum am menţionat mai sus. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. în limbajul folosit pentru organigrame. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. la stânga casetei „bază“. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. Odată ce organigrama a fost construită. la dreapta casetei „bază“.76. cât şi pentru ramuri. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. se alege comanda Select din meniul Edit.. a) Schimbarea stilului unei organigrame. . Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. Figura 3. apoi opţiunea All.173 − crează un element de acelaşi rang. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate.. − crează un element de acelaşi rang.. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi.

Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Figura 3. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. Textul trebuie să fie în prealabil selectat.174 b) Formatarea unei organigrame.77.78). Figura 3. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Se selectează casetele. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului.78. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. . −Schimbarea culorii chenarului. −Formatarea textului dintr-o organigramă. Right şi Center. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Se selectează casetele. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă.

6. se va selecta macheta Chart. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. pie chart. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. Se afişează caseta New Slide. Figura 3. 2. Figura 3.79. După ce organigrama a fost modificată. etc.80. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. Crearea unui grafic. Style sau Color. 3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit..3. 3. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. se parcurg următorii paşi: 1. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. . apoi se va executa clic pe butonul OK.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. se alege comanda Select apoi Connecting Lines.. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. În acest fel liniile au fost selectate. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness.

În Datasheet se vor introduce datele.81. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. Figura 3. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. conţinând un Datasheet şi un model de grafic.176 4. apoi comanda Slide Layout. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Figura 3. După introducerea datelor.82.). . În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. ca în orice foaie de calcul. Legend. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. pentru finalizarea graficului. legenda. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. Data Labels etc). seriile de date etc. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. Editarea unui grafic. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format.

83. În ecran se deschide fereastra Chart Type. Figura 3. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. . din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. Modificarea tipului de grafic. Figura 3.84.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită.

vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . Prin urmare. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. Set Language.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup.7. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. prezentă în meniul Tools. Înainte de tipărire. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. În mod implicit. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Tipărirea unei prezentări 3. această funcţie este activă. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului.1. apoi clic pe butonul OK. trebuie realizată configurarea prezentării. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. Corectarea erorilor gramaticale. Figura 3. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language.7.178 3. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Figura 3.86.

Pentru corectarea automată. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. Tipărirea efectivă a unei prezentări. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. 3. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului.7.2. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. Pentru realizarea acestei operaţii. apoi clic pe butonul OK. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. din bara de Figura 3. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină.87. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). . apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). din submeniul care va fi afişat. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. AutoCorect. Erorile pot fi corectate manual sau automat.179 roşie. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…).

8. . Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. b) Tipărirea prezentării în modul broşură.180 Figura 3.8. diagrame etc.1. imagini. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu. 3. liste marcate. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .).88. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. Pregătirea vizionării unei prezentări 3.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts.

89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. Figura 3. 90. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click.90) şi se aleg efectele dorite.181 Figura 3. . respectiv validarea opţiunii Automatically. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.

Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.92. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. Figura 3. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). Medium sau Fast. acesta se alege din caseta derulantă Sound. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. După alegerea efectelor dorite. sau prin validarea opţiunii Automatically after.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. Pentru realizarea acestei operaţii. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition.91. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. în secţiunea Effect. alegând comanda Select All din meniul Edit. .). se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele.

sau se apasă tasta F5. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Începe derularea prezentării.1. Vizionarea unei prezentări 3.9. 3.92. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. Figura 3. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next.9. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . .93. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Go). Previous. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive.183 Figura 2.

10. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web.94 3. se alege comanda Hide Slide. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi.184 Ascunderea unor diapozitive. 3. aceste diapozitive vor fi omise. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. În timpul derulării prezentării. 2. 4. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. Pentru realizarea acestei operaţii. Se lansează programul Internet Explorer. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). din submeniul afişat.95. Se deschide prezentarea PowerPoint. . în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). ele pot fi ascunse. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3.).

185 Figura 3..96. 5. . Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint.95. 6.. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As. Figura 3.

9. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 3.97 8.186 7. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. Figura 3. . Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.98. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării.

− primul slide (First Slide). 3. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. 12. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. Figura 3. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. 13. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. 11. 14. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish.100) şi se alege slide-ul destinaţie. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. − anteriorul slide (Previous Slide). sau sub formă grafică (obiect sau buton). Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext).11. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. .99.187 10.

Figura 3. − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. (Other File) – legătură hypertext locală. corespunzătoare efectului de tranziţie. se pot insera sunete predefinite. − sfârşitul prezentării (End Show). O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). Excel etc. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. . prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound.188 − ultimul slide (Last Slide). − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). − un alt fişier: PowerPoint. Word.100. de exemplu un buton de acţiune. De asemenea.

Home. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune.102). bloc de text. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. se pot crea pe baza prezentării existente. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. etc. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3.). Figura 3. organigrame. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. De asemenea. Pentru aceasta. etc. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next.102 .189 Figura 3.). se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. imagini. Previous.

În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. care o va trece cu vederea. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. 3.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive.12. 3.12. . O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. Sau. iar a doua se referă la logistică. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator.103. fie el şi experimentat. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv.1. invers. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. Figura 3.

3. Figura 3. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. introducându-l pentru opţiunea Automatically After.104 2. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3.105. Next Pause Repeat Figura 3. se execută clic pe butonul Yes. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. 4. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Indiferent de soluţia . Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Dacă trebuie să se facă o pauză. 5.104). Acest proces. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului).105). Dacă durata este prea scurtă. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el).

se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. 6. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. 3. Figura 3. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. b) Se execută clic pe butonul Next. Dacă se apasă din nou tasta S. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator.106. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. de pildă. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard.13. if present şi apoi se execută clic pe OK. derularea prezentării va fi reluată. . fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. şi dacă da. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show.192 aleasă. Pentru astfel de cazuri. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării).

107 c) În mod implicit. este selectată unitatea de floppy (A:\drive). Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.108 . Figura 3.193 Figura 3. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. pentru memorarea fişierelor rezultate. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.

Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. imagine etc. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. apoi se execută clic pe butonul OK. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. apoi se execută clic pe butonul OK. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. Se închide aplicaţia PowerPoint.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Figura 3. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. . Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run.

folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. Bara de instrumente Standard. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.195 3.14. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .

196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă. restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .

4.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 4. 8. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă.15. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. 7. Testul nr. Alegeţi şablonul de proiect Blends. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 11. 6. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 12. 10. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 3. 5. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 2. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 2. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Închideţi aplicaţia PowerPoint. 3 1. 9. . 6. 3. Selectaţi formatul Title Only. Testul nr. 9. text şi imagine. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art).ppt prezentă pe dischetă. 1 1. 2. 5. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 8. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 11. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. 3. 10. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 7.

Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. 4 1. 7. 9. Introduceţi numele organizaţiei S. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 12. 5. 10.ppt.110 11. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. 4.199 4. Testul nr. 6. 6. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră.N. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. Studenţi 10500 11000 12500 9. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 3. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7.A ca titlu. Deschideţi prezentarea SNSPA. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. 8. 12. 10. 5. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. 11.P. 2.S. Publicã Decan Management Figura 3.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. .

Selectaţi formatul Title Slide. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. 11. 9. 3. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Adăugaţi un efect de animaţie formei. 5 1. 4. 7. 6.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). 3.ppt prezentă pe dischetă.R. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. Deschideţi prezentarea OMEGA. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. 7. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. II Trim. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. 2. 8. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 9. I Trim. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 6 1. 10. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu.200 Testul nr. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu.L. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. Testul nr. . 5. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 12. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Schimbaţi culoarea formei în roşu. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. 10. 5. 6. 4. 2.

se pot totuşi partaja datele între programe. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). copiindu-le şi. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. Cu OLE se pot. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. Paste. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. totuşi. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. însă. De exemplu. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. apoi. Atunci când se schimbă graficul în Excel. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Se pot insera datele în mai multe feluri. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. 3. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel.1. după aceea. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. Dacă se editează documentul sursă. de asemenea. nu toate aplicaţiile suportă OLE. include datele dintr-un fişier în altul. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. Se poate. Datele inserate nu vor păstra. Printr-o legătură. inserându-le. 4. Dacă se selectează date dintr-un document şi. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. 2. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. se pot partaja datele creând o legătură. Deci. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. Link . modificările vom influenţa şi documentul Word. Embed. apoi. în altul proiectat cu o altă aplicaţie.201 4. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. Prin includere. .

se vor insera date copiate din Excel. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie.1.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Dacă. 5. 2. Figura 4. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. de exemplu. 3. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. de exemplu. se execută dublu clic asupra lui. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Copia poate fi editată. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. Pentru a include date într-un document. 4. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. . vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Pentru a edita un obiect inclus. Se execută clic pe OK. toate acestea fără a afecta originalul. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect.

se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. Word. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Totuşi. Crearea unei legături între două fişiere Office. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). documentul sursă nu va fi modificat. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). În cele mai multe cazuri. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. Dacă un program nu suportă OLE. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). trebuie respectaţi următorii paşi: . În cele mai multe cazuri. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie.203 Figura 4. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. În acest caz. De aceea. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment.2.

4 . 3. metoda de reactualizare este Automatic Update. 4.204 1. Figura 4. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. Figura 4. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. aşa cum prezintă figura de mai jos. 2. În mod implicit. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. Pentru a rupe legăturile.3.

. de asemenea. Se poate. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Tabelul nu este creat. Se execută clic pe butonul Browse. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. care are două casete. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. E posibil. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. Figura 4. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. După ce s-a creat obiectul.5. dar este nevoie de el rapid. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. Aceasta este. Pentru a crea un obiect nou.5). folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. de asemenea. Pentru a insera un obiect. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. În loc să se insereze datele. 4. Se va deschide fereastra de dialog Object. de asemenea. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total.

se activează meniul File. Pentru aceasta se deschide documentul Word. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. . se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint.6. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline).2. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. Figura 4. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. fără a rescrie toată prezentarea în Word. se activează meniul File. De asemenea.206 4.

editaţi. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. se activează meniul File. o prezentarea PowerPoint). se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. în care este afişat documentul activ. dacă este prezent pe ecran. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. . Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. − afişaţi. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente.207 5. cu numere de pagină consecutive. un registru Excel. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga.1.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. 5.1. anteturi şi subsoluri uniforme.

2. Figura 5. Se execută clic pe butonul Add. 5.2.1. se alege comanda Add from File.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. . Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.2) din care se selectează documentul care va fi inclus. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5.1. Se activează meniul Section.

3. 5. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. .209 În urma acestei operaţii. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) .1. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. se activează aplicaţia Microsoft Binder. Când se include un document într-un biblioraft.3. între cele două nu există nici o legătură. în acesta va fi plasată o copie a documentului. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original.

210 Figura 5. De exemplu. se alege butonul Letters&Faxes.5. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. Figura 5. .4. pentru a crea un şablon de fax. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.

Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. se parcurg următorii paşi: 1.1. Editarea unei colecţii de documente office 5.2. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta.6.ppt (document PowerPoint).obd).obd.2. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. . 2. Se deschide biblioraftul dorit.211 5. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. Pentru editarea unui document. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. Figura 5.

212 Figura 5.8. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5. Figura 5.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.8. 3.7. . aplicaţia sursă este PowerPoint). nu numai documentul din biblioraft activat. PowerPoint etc. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word.

sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. . PowerPoint etc.9. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă.). 2. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Figura 5. Se deschide biblioraftul dorit. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. 5. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Se activează documentul care va fi editat. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder.obd). În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă.2. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. iar comenzile afectează numai documentul activat. 3.2.

Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.1. Figura 5.3. Documentul editat reapare în biblioraft.3. 5. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print.10.11. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. . În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint.214 Figura 5. 4. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.

Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. 4. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini.2. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. În ecran este afişează fereastra Print Binder.12. 3.215 5. . 2. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune.3. Figura 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Se deschide biblioraftul dorit.

− Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. până la publicitate tipărită comercial.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. capabile să atragă atenţia. comunicarea. foi volante. de timp şi de aspect sporesc. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. broşuri. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. cum ar fi buletine informative. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. oficiale sau juridice.1. 6. foi volante. Pe lângă claritatea scrisului. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. Opţiunile de culoare. − modificarea aspectului unei publicaţii. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. − Publicaţii cu aspect profesional. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. site-uri Web sau meniuri. Noţiuni de bază 6. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. sau îngreunează. − tipărirea publicaţiilor. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare.1. este momentul orientării către Publisher. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. Publisher este la fel de prietenos. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. . cataloage.1. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker.

etichete.1. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul.2.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară.1. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. 6. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. în timpul lucrului. în publicaţii. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. . verificând automat ortografia. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. până când este închisă e utilizator. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. Figura 6. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor.

Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare.2. 6.3.2. dacă este prezent pe ecran. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. pe o unitate locală sau pe Web. 6.1. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML.

− Se imprimă sau se publică pe Web. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. cărţi de vizită etc. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. şi anume: − Publicaţie din Catalog.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior .3. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. site Web. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ.3. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. din meniul File. − Se face revizuirea. care pot fi create în câteva minute. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. de pildă o foaie volantă. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. dacă este necesar. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. Figura 6.. .). − Se adaugă text şi imagini. Dacă se execută clic pe acest buton..

modelul Arcs. Figura 6. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). 2. ca exemplu. 3. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. de exemplu. Figura 6.5.4. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Se alege. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. . Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog.

Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. Figura 6. . Tilt. Floating Oval etc. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. Când se termină dialogul. Se execută clic pe butonul Next. 6. şi deci s-a creat cartea de vizită. 5.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4.6 6. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design.3. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar.– Editarea unei publicaţii). Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Bars.

de pildă Postcard.7. Web page şi Book Fold. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii. Figura 6. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6.8. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. .

. El poate fi împărţit în două.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. produs sau serviciu est prezentat.2. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. nume organizaţie etc.1. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. clare şi echilibrate. referitoare la utilizator sau la organizaţie. din panoul Wizards. adresă. funcţie. fax. pentru a permite ochiului să se odihnească. Dacă informaţiile importante se modifică. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. trei sau patru foi. telefon. În eticheta Publication By Wizard. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. produs sau serviciu. 6. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. setul de informaţii personale se editează o singură dată.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard.9. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Figura 6.

aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. modelul Bar. 3. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. Figura 6. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. de exemplu.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. .10 4. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. Se alege. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. 5.).9. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog.

DESKTOP PUBLISHING 225 225 6.11. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. 8. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. prin operaţii de editare (subcap. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. Figura 6. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. şi deci s-a creat pliantul. Pe ecran va fi afişată . 6.3. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. Când se termină dialogul. – Editarea unei publicaţii). de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. 7. Formatarea textului Textul într-un pliant.

se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). Se execută apoi clic pe butonul OK. fontul (Font).12.13. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. . Figura 6. Figura 6. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. De asemenea.

2. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. 3. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. . 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Columns.14. 4. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. Pliantul va deveni opac. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns.15. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. Figura 6. Figura 6.

DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. . 6. Ghidajele apar ca linii pe ecran.3. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. instrumente de desen şi zone de lucru.3. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. 7. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane.1. dar nu apar în materiale imprimate. Figura 6. Fie că se întreprind ajustări minore. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle.16. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. 6. Editarea unei publicaţii 6.

Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Atunci când se activează comanda Snap To…. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.18. Figura 6. Scara riglelor se modifică proporţional.17. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. ( Figura 6.19. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. . Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.

20. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. 6. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. F Figura 6. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. decât dacă li se adaugă o bordură.3. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.. Figura 6. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. ele sunt asociate fiecărui obiect. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . text sau reprezentare grafică.21.2. . Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher.

iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. . disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.22. Pentru preluarea textului dintr-un document. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Text Frame Figura 6. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. . Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Se activează comanda Text file din meniul Insert. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit.23.

de exemplu. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text... Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Pointerul de mouse. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior.. 6. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. va lua forma unui ulcior drept. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. atunci când se deplasează în pagină. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text.24. ulciorul se va inclina.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. ..25. Figura 6.

se execută clic pe butonul Font. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size.26. Pentru aceasta.27. Pentru aceasta. . sau din meniul Format se alege comanda Font. din bara de instrumente Formatting. Figura 6. După inserarea textului. din bara de instrumente Formatting.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. b) Stabilirea mărimii caracterului. se execută clic pe butonul Font Size.

Pentru aceasta. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. din meniul Format . Figura 6. Figura 6. se alege comanda Text Frame Properties.30. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. Se deschide fereastra Text Frame Properties.29. . Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.28.

se alege comanda Line Spacing.31. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list.32. din meniul Format. e) Stabilirea identărilor spre stânga. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. Figura 6. dreapta sau prima linie. Figura 6. dreapta sau prima linie. .DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. din meniul Format. se alege comanda Idents and Lists. Pentru aceasta. Pentru aceasta. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. înainte şi după paragrafe. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. înainte şi după paragrafe.

butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. 236 236 Figura 6. este un candidat la organizarea sub formă de tabel.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. Fiecare grup de obiecte mici. Figura 6. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. text. aflate în relaţie. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă.33. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. .34. Imagini. Microsoft Excel sau Microsoft Access. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word.

DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. de rând şi de coloană. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. pe laturile de sus şi din stânga cadrului.36. Publisher afişează butoane distincte. selectarea coloanelor. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. Figura 6. În continuare. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. liniilor sau a întregului tabel etc.). .35. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Figura 6.

Figura 6.. cum ar fi text ondulat sau umbrit.37. Figura 6.. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. se revine în mediul Publisher. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. Făcând clic în afara cadrului. Din meniul Table.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. . Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt.38. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. se alege comanda Cells Diagonals.

− Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. − Fonturi fără serife. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. acolo unde se doreşte.3. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text.DESKTOP PUBLISHING 6. . Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. De obicei.3. Figura 6. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. coloanele. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important.39.

În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). . Se activează comanda Font din meniul Format. 240 240 Figura 6.40.41. Font Style (Stilul fontului). Figura 6.DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. Size (Dimensiunea Fontului).

42.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). ..43. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului.44. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. fie pentru efect de formă. Figura 6. Bottom). În cazul setării implicite.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left.. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). Se poate verifica ortografia unei limbi străine. Figura 6. De asemenea. Top. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Right. Figura 6. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie.

.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6.45. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.46. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Figura 6.

Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.4. . Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei.49. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei.47. sigle şi aşa mai departe. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. Selectarea obiectelor din Design Gallery. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. cum ar fi un formular de răspuns. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 6. cuprinsuri. Figura 6.3.48. pentru a îmbunătăţii publicaţia. Grupurile conţin articole cu titluri globale. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă.

Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei.50. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Adăugarea de imagini. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. . Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. urmând ca selectarea culorilor. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. atunci ea aparţine altcuiva. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator.

Figura 6. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).51. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. de dimensiunea stabilită. . În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6.). b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine.52. în moduri foarte diverse.

) dintr-un fişier separat (opţiunea From File. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip... Figura 6..52. .DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă. c) Comanda Picture din meniul Insert.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera).53..

. Figura 6. După inserarea imaginii.56. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). forma şi culoarea liniilor de contur. culoarea şi poziţia umbrei etc. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită.). se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse.55. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. Pentru aceasta.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. Figura 6. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.54.

În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Formele creează diagrame. verticală sau înclinată la 450. borduri şi fundaluri. de pe scaner sau cameră digitală. etc. .). Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. 248 248 Figura 6. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. recolorarea imaginii. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea.58. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. Figura 6. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. dar care lucrează în acelaşi fel. Linia. Adăugarea formelor.57. redimensiona şi modifica după dorinţă.59. la un cerc sau la un pătrat. Figura 6.

Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). În ecran se va afişa caseta de dialog Options. vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). Figura 6. Figura 6.61. Se execută clic pe butonul dreapta mouse. Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. Pentru utilizarea acestui instrument. 2. .). − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects).3. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). se execută clic pe butonul Options.60. 6.5. . Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. Line Color etc.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). se parcurg următorii paşi: 1. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). În mod implicit. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. ca de exemplu: un cadru gol. se alege opţiunea Pages.

. apoi se execută clic pe butonul OK. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. 4.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). sugerând şi modalitatea de rezolvare. 250 250 Figura 6. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume.63. 3. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută.62. Figura 6.

care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. Roşu. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). În acest caz. magenta. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. de regulă. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. Puncte per inci. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). O specificaţie de culoare standardizată. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie.4. cu atât este mai bună calitatea. cum ar fi Pantone Matching System. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. cu cât este mai mare rezoluţia.

Figura 6. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii.1. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. Pentru aceasta. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. . În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). Figura 6.64. se execută clic pe butonul Start.4.65.DESKTOP PUBLISHING 6.

66. .2. sursa (opţiunea Paper Source. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). până la noi modificări 6. Atributele selectate în această casetă de dialog. orientarea paginii. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher.4.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. Figura 6. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată.).

DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6.67. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă. Figura 6.68. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings. .

se parcurg paşii următori: 1.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire.3.4. . Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. Apoi. Figura 6. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. . se va realiza tipărirea efectivă. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie.69. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. numărul de copii (opţiunea Number of copies). Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. cu culori spot sau cu culori de proces. Pages from − numărul de pagini. 6. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Current page − pagina curentă).

şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. 3.71. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. . Figura 6. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics).DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6.70. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard.

folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.72. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. 4. Bara de instrumente Standard. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. 6.5. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish.

care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text . Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

5. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape.25. 7.6.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. 1 1. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. 4. 3. 2. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. . 2 1. 11. alegeţi schema de culoare Olive. 2. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Completaţi setul de informaţii personale. Pentru modelul selectat. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. Testul nr. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 5. Deschideţi documentul Card. 6. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. Oval Tool. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. 10. 8. 8. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. un contur cu linii albastre. 4. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. 6. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. 3. Deschideţi aplicaţia Publisher. 9.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. 7.

9. Deschideţi aplicaţia Publisher. 12.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. 9. Pentru modelul selectat. 5. fundalul de culoare verde. 11.Închideţi documentul cu numele Pliant. 3 260 260 1. 6. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. 4. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 8. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. informaţiile personale. 10. dacă consideraţi necesar. alegeţi schema de culoare Iris. 5. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. 3. 10. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. 4 1. Actualizaţi. Realizaţi împăturirea pliantului. Deschideţi documentul cu numele Pliant. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. 7. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. . 8. Testul nr. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). Tipăriţi documentul . Alegeţi pentru cadrele din grup. 4. 2. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 7. 3. 6. 2. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc.

− gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. În ambele situaţii. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. Calendar. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Journal sau Notes. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. se realizează operaţia corespunzătoare. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. . − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. maximizare . − gGestionarea notiţelor. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. memorând agenda de adrese. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. My Shortcuts şi Other Shortcuts. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Bara de meniu este dinamică. la îndemâna utilizatorului. Contacts. Tasks. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. În primul rând este verticală.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7.1. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook.

− Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Journal nu este chiar un jurnal personal.1.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. adrese e-mail etc). adică mesaje e-mail şi faxuri. Astfel mesajele . numere de telefon. adrese. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. diverse evenimente şi şedinţe programate. planificate sau repartizate altcuiva. calendar şi componenta de poştă electronică. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice.

Aceste setări introduc. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. potrivit cerinţelor utilizatorului. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. fără să se închidă programul Outlook. Figura 7. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate.1. De asemenea.2.2. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine.2. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. putându-se adăuga noi grupuri. My Documents şi Favorites din propriul calculator. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. se pot vedea. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. şterge şi reconfigura grupurile existente. Utilizarea poştei electronice 7. în cadrul grupului activ. de .). − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook.2. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. gestiona.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. 7. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. organiza.

Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. 3. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I.2. atunci când a deschis prima dată Outlook. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Dosarele Inbox. ce spune „Bun venit în Outlook“. Se poate folosi orice nume sau parolă. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. . Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. 2. crearea formatarea şi transmiterea lor. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. Se apasă butonul Next. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. Dacă nu s-a realizat conectarea. 4. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. 6.3).DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. apoi Next. 7. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Pentru conectarea la serverul de mail. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Drafts. articolele din cadrul unei discuţii.2. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. Se vor introduce informaţiile necesare. dar care nu pot fi expediate imediat. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. 5. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts.

− From afişează numele expeditorului. se execută clic pe titlul acesteia.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane.3. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. Atunci când se afişează fereastra Inbox. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. De exemplu. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). Pe ecran apare fereastra Untitled Message. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. plicul se deschide. .

sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. . se introduce subiectul mesajului. urmată de clic pe butonul To . Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor.4. În caseta de text Subject. 4.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. prezentări din PowerPoint. registre de calcul de din Excel. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. 2. 3. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. dacă se doreşte expedierea acestora. 5. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names.

− Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului.. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Normal sau High – ridicat. Word sau Excel. Figura 7. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. − Protejarea mesajele. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. . Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send.6).5. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului.

În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. . Read (citeşte). dacă este validată caseta Save Sent Massage To. No Response Necessary (nu este necesar răspuns). For Your Information (spre informare). Reply to All (răspunde la tot). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). Pentru marcarea mesajelor. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before).DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje.7. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag.6. Reply (răspunde). Figura 7. care este cel implicit. Figura 7. Forward (înaintează altor persoane).

În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message.2. sunt recepţionate noi mesaje. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. 4. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. după contactarea serverului de e-mail. Dacă există fişiere ataşate. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării.8.3. . În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. În cazul în care.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). 5. 3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. 2. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. Figura 7. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message.

DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7.3. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. sub forma cărţilor de vizită. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts.9. numerele de telefon. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. 6. . dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. adresele de email. 7.

În ecran se deschide caseta Contact. . Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). Figura 7.11.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7.10.

o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). firma unde îşi desfăşoară activitatea. 2. Distribution List. în stânga. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). adresa de e-mail şi site-ul de Web.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). în dreapta. Figura 7. Se activează meniul File şi se alege comanda New. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. a unei scrisori. În caseta Distribution List (Figura 7. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. de acasă. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. trimiterea unui mesaj.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. . Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. faxul şi telefonul mobil. De exemplu. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. Sunt solicitate funcţia persoanei. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab.12. numărul telefonului de la firmă. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane.

lunile şi chiar anii următori. zile de naştere). Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie.4.14). Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. În final se apasă butonul Save and close. săptămânile. în intervalele în care există timp disponibil. .DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat.13. 7. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. Calendarul de activităţi Outlook. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. dar şi planificări de şedinţe. 3. marcării evenimentelor (aniversări.

în vederea redimensionării. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile.15. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. iar sarcinile în panoul de activităţi.14 În mod implicit. Figura 7. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor.15). . evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă.

care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. − pentru vizualizarea unei întregi luni.4. nu săptămânală ori lunară).1. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. Figura 7.16). 7. după care se validează cu tasta Enter. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. sau a mai multor zile. − pentru vizualizarea unei săptămâni. fără repetabilitate. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. pe durata desfăşurării programării astfel create. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. cum ar fi zilele de naştere. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. seminarii etc.16 . Se începe apoi editarea denumirii programării. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii.

O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. locul de desfăşurare etc. Figura 7. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. − Out of Office (Plecat din birou). nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). categoria căreia îi aparţine. ce simbolizează . Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. deşi este extrem de facilă şi rapidă.17. loc de desfăşurare. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. precum şi data şi ora terminării. − Tentative (Provizoriu liber).DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. Oricare ar fi modalitatea de apelare. − Free (Liber).17. data şi ora începerii. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. proporţională ca mărime cu durata activităţii.

sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. . caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. 7. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. fie de natura prezentărilor online. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. Favorities. Holliday. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. Gifts. International. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. Activitatea poate fi una fizică. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor).18. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat.2. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. etc. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. Figura 7. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. În cazul activităţilor online. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. fie de natura colaborării la anumite documente. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit.4.

De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră.20.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7.4. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. . se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. 7.19). Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.19. iar caseta All Day Event este bifată. Figura 7. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.3.).

. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit.. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. din bara de instrumente. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. în dreptul altei ore. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. săptămânală. durata periodicităţii (zilnică. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. iar dacă este cunoscută.20. chiar şi durata. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. în cadrul zonei de programări. .

similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată.4. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. În cazul în care după un timp. Figura 7. faţă în faţă ori la distanţă.21. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes.4. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources.21. . Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. spre noua oră. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. sau zi.DESKTOP PUBLISHING 7. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.

În Progress (În curs de desfăşurare). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată).5. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. 7. Normal (Normală).22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). High (Maximă prioritate). Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. Completed (Rezolvată). Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.22 . În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Fereastra Task (Figura 7. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. Figura 7. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. cât şi în componenta Tasks. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare .

Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. tipul activităţii (transmitere fax etc. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului.). Fereastra astfel activată (Figura 7. fax. data şi ora începerii şi durata.) persoana de contact.23. Figura 7. invitaţii la şedinţe etc. documente Office deschise. e-mail.) doar la cererea utilizatorului. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. sarcina etc. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event.23. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. . Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options.6.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. pe verticală.DESKTOP PUBLISHING 7.).

idei.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. numere de telefon. transmise altor persoane.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. Figura 7.24 7. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. .25.7.

Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. transmiterii lor persoanelor interesate. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes.25). subiect al transformării.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. Yellow (galben) sau White (alb). În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. Green (verde). sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Se va deschide o fereastră Message. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. . culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. După o anumită perioadă. se va salva acest nou articol. După completarea datelor necesare ferestrei. peste pictograma Calendar a barei Outlook. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. plecând tocmai de la analogia cu Post-it.26. Figura 7. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. Pink (roz).26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward.

Internet cu Windows. Birotica.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. (2001). (1998). 6. Somnea Dan. 13. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999).Baird. Office XP. Dumitrescu Emil. Cosăcescu Luana. Bucureşti: Editura Comunicare. (1997). Bucureşti: Editura ALL. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Microsoft PowerPoint 2000. Excel 5.ro.ro. Mureşan Laura. Ionescu Iuliana. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. (2003). Bucureşti: Editura InfoMega. . Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Stanciu Andrei. 11. Kraynak Joe. Bucureşti: Editura Teora. Michael Halvorson. John W. Bucureşti: Editura Comunicare. Microcalculatorul . 12. 4. 7. 5. Calciu Mihai. Oancea Mirela. Maxim Cornelia. Bucureşti: Editura Teora. Chiriacescu Adriana. (2000). Calciu Mihai. Bibliografie 1. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). (1999). Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. (2001). James B. Microsoft Office2000 Small Business. (1994). Bucureşti: Editura Comunicare.0 cu aplicaţii în management. 10. Bucureşti: Editura Teora. (2001). Somnea Dan.mediu şi canal de comunicare. 9. Găitănaru Andrei. (2002). (1994).ro. 2. (2002). Comunicarea în afaceri. Kasser Barbara. Birotica 2000. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Tehnică. Bucureşti: Editura Tehnică. Stull. 8. Kent Peter. 3. Bucureşti: Editura Teora. Secretariat şi corespondenţă.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful