1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. operaţii cu date şi fişiere. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. Prof. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. transportul şi prezentarea datelor. dr. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. Cu atât mai mult. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. operarea bazelor de date. Aceste documente. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. prelucrare tabelară. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. ing. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. organizarea documentelor Office în colecţii. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. drd. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. alfabetizarea digitală. procesare texte. Este cunoscut faptul că. sau pentru trecerea testelor ECDL. Pentru ei. stocarea. O largă categorie de persoane. . viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. care lucrează curent cu informaţia. Cornelia Maxim. Vasile Baltac. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. utilă studenţilor atât pentru studiu. univ. Studentul. fie în format pentru tipărire sau nu. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare.

relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. a devenit realitate incontestabilă. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. constituie un dezavantaj competitiv. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. . Cu atât mai mult. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Excel. Office Binder. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. a cunoscut evoluţii impresionante. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. chiar fireşti. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. stocarea. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. PowerPoint. asemenea telefonului sau televizorului.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. economie. privind procesarea. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. Capitolul 1. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. aranjarea unui tabel pentru tipărire. încet-încet. crearea şi editarea graficelor. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. vă oferă informaţii. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. Publisher şi Outlook. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. Apoi. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. numite centre de calcul. De asemenea. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. În Capitolul 2. Prin urmare. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. administraţie sau afaceri. construirea diagramelor organizaţionale. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. În acest context. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. animarea prezentărilor cu efecte speciale. proiectare. gestionarea bazelor de date. Capitolul 3. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare.

vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. De asemenea. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. afişaţi. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. În capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. verificarea corectitudinii publicaţiilor. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. editaţi. Partajarea datelor între aplicaţii Office. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. După parcurgerea capitolului 5. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor.8 Capitolul 4. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. modificarea aspectului unei publicaţii. Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. . care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers.

nemodificabile. Excel. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields).). Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori.1. − documentului de tip plic (Envelopes). Access sau Outlook. Pentru a tipări o scrisoare tip. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. 1.1. Documentul principal conţine informaţiile fixe. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi.9 1. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale.1. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Sursa de date conţine informaţiile variabile. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. Documentul principal. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri.

Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. 2.1. Din caseta Mail Merge Helper. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. cu ajutorul meniului Tools. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. Se editează documentul principal. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. Validându-se această opţiune. Figura 1. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Editarea documentului principal. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Editarea se realizează în mod obişnuit. După ce documentul a fost editat. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . formatat şi salvat. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). opţiunea Mail Merge. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal.10 1. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper.

) ale sursei de date nou generate. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. . ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Company etc. Last Name.2. Figura 1. First Name. Job Title.11 Data. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. corespunzător rubricii Data Source. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. sau în totalitate (13 rubrici). sau selectiv.

Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field).. . localitatea. Figura 1. din caseta Data Form.12 Figura 1. nume. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. adresa.4.. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. După salvare. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat.3. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate.

6. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare.6. .5.13 Figura 1. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. după care se apasă butonul Remove. Database. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. Toolbars. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări.). Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word.14. În acest caz. se alege comanda Options din meniul Tools. se şterge textul din caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Figura 1.19 1. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. 3. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. 4. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. 2. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address.1. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book.2. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). se poate edita textul. . Dacă se execută clic pe Yes. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. aceasta se scrie în caseta Return Address. dacă este cazul. atunci pot fi preluate. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address.

Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. respectiv adresa de retur. Figura 1.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.16). Modificarea poziţiei adresei destinatarului. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. . respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.16. . Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.20 Figura 1.

Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Dacă este cazul.17. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. cu aceeaşi adresă sau informaţie. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text).21 5. Figura 1. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. .18). se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete.17. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address.

de exemplu. − Pentru a tipări o singură etichetă. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet.18. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. Din lista cu etichete Product number se . se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.22 Figura 1. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. Figura 1. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi.

În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător.. adică în engleza americană. dar la etapa 1.. . întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. Pentru a încheia tipărirea etichetei. Dacă se execută clic pe butonul Default. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact.2.2. Prin urmare se urmează aceleaşi etape.). se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools.. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului.1. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. 3. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete.23 selectează formatul exact al etichetei. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. 1. se procedează astfel: 1. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. 1.. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language..S. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language.. precum şi un dicţionar de sinonime. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. 2.20). respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. se execută clic pe butonul Print.

Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris.20.24 Figura 1. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type.2.2. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.21. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. . Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar). 1. Figura 1.

Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. . în lista Suggestions. se procedează astfel: 1. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus.21). vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. Word va corecta. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools.22). Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. se plasează punctul de inserare undeva în text. 3. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. În această casetă de dialog. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections).25 Din fereastra de mai sus. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. De acum încolo. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. se selectează porţiunea respectivă. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. dacă există. Apoi. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. fie se selectează forma corectă. 2. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). Dacă se execută clic pe Change All. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat.

22. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. se execută clic pe butonul Add. . se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. De exemplu. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. se execută clic pe butonul Undo. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. el va rămâne afişat ca formă greşită). Figura 1. −Pentru a revoca ultima corectură.) din caseta cu listă Dictionary Language. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. dacă s-a scris coluor. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor.K. Însă. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare).

Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. în timp ce se introduce textul. specific fiecărui document în parte. 1. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Se alege opţiunea New din meniul File. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. În caseta de dialog New (Figura 1.3. . Se selectează şablonul care va fi modificat.23).27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. se poate alege şablonul dorit.1.3. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. Letters & Faxes. General. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. care se repetă de la un document la altul. ca de exemplu. lăsând însă loc procesului de creativitate. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. pagina cu antet etc. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. dar câteva pot ridica probleme. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. Hide speling errors in this document. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. scrisoare. fax. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo.

În mod implicit.3. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. General. De asemenea. Se execută clic pe butonul Save. antet de pagină). respectiv formatarea. nu numai Word. În acest caz. în caseta de text corespunzătoare File name. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. iar sub el. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. .În caseta de dialog Save As. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. dosarul corespunzător: Memos. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. Letters & Faxes. 1. fax. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane.23. care se doresc întotdeauna incluse în el. se respectă următorii paşi: 1. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. 4. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente.2. 5. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). şablonul este salvat în subdosarul General. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. 3. 3. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template).28 Figura 1. 2.dot). prin dublu clic pe numele său. se alege. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. 2.

Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document.23. pe tab-ul: Memos. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. 4. se pot proiecta noi documente. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. 1. Letters & Faxes. Se completează documentul cu restul informaţiilor. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat.3. În caseta de dialog New se execută clic. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. General. Se execută dublu clic pe numele şablonului. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3).29 6.3. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. 3. 2. .

nr.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lungă. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: .

Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. Lungă. marca Toyota. În aşteptarea răspunsului Dvs.233780 0268..31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. nr. privind livrarea a două autoturisme de teren. în vederea încheierii formalităţilor de predare. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. Cu sinceritate. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268.. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.2004. pe data de 15.05.

− ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii.32 2. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. − lucraţi cu baze de date Excel.1. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. linii. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. . vizualizarea (partajarea în ferestre. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. Prin urmare. ştergere). manipularea acestuia (copiere. 2. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. − creaţi şi să editaţi grafice. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. − actualizaţi datele unui tabel. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste).1. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. calculate) . sau de tipuri diferite. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. În exploatarea bazelor de date. Noţiuni de bază 2.1. coloane. mutare. multiple. foi de calcul). − introduceţi imagini în foaia de calcul. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. Astfel. − introduceţi automat date într-un tabel.

33 2. În ambele situaţii. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. Figura 2. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare.1. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. El este compus din: bara de titlu. iar în partea dreaptă . Figura 2. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). restaurare şi de .3. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. dacă este prezentă pe ecran. deasupra zonei de lucru.2. bara de meniu.1.

iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ .34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy).4.6. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Sheet2. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. în care .7 .). de la A la IV (max. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. butonul de anulare (Cancel) . butonul de şi zona de editare a Figura 2. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Ele conţin butoane de comandă. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. Figura 2. 256 coloane). În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele.5. Sheet3 etc. Coloanele sunt identificate prin litere. Figura 2. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton.

Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. Celula curentă Celula Figura 2. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4).8. Edit − Conţinutul unei celule este corectat.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). identificate prin nume (etichete). C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat.4. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.2.1. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. . Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.XLS. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă.). Error – Excel semnalează o eroare.

în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.1. 2. prezent pe bara de instrumente Standard. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. se alege fişierul dorit. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2.3. . Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. 3. din lista documentelor recent create. Se activează meniul File şi se alege comanda Open.36 2. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. 4. În meniul Start. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. De asemenea. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare.9. Atunci când se activează meniul File. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.

. 2. 3. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. se alege comanda New Excel Worksheet.1. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. Din meniul contextual afişat.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus.10. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N.4. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. Pentru crearea unui registru de calcul. Se activează meniul File şi se alege comanda New. 2. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu.

sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2.html).38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). 2.1.htm.). *. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:).11. se va alege tipul Web page (*. se activează meniul File şi se alege comanda Close. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. 2. fără închiderea aplicaţiei Excel. În fereastra Save As corespunzătoare. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.12. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.5. .

Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. ea devine activă. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. . Dacă ajutorul nu este prezent în ecran.1. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. 2.12. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit.39 Figura 2. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.6.

a barei de stare. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1.2. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni.14. 2. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.2. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide.13.40 Figura 2. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. aceasta se anulează sau se activează. . În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. ca de exemplu: afişarea barei de formule. afişarea liniilor de grid etc. Pentru închiderea asistentului.1. Figura 2. De exemplu. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.

.15. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.41 Figura 2.16.

se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Pentru realizarea acestei operaţii. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars.42 2. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii.2. . S-a ales. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. bara de instrumente Standard. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.2.2.16).3. de exemplu. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente.17. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. 2. Figura 2.

43 Figura 2. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Figura 2. .19.18.

Acesta va conţine patru foi de calcul. New. (virgula) .1. Operaţii de bază 2. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).4.3.75). Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230).08E+10).2. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) .3. Figura 2. Se va deschide fereastra de dialog Options. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.20. Close. 2. . un număr zecimal (340.44 2. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.

Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . Dacă numărul nu încape în celulă. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). . În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). Se tastează numărul dorit. indiferent de ceea ce afişează în celulă. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap.3.21. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. Se apasă apoi tasta Enter. sau se apasă tasta BackSpace. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă.5. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Dacă celula este activă. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. afişând mai puţine zecimale. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. 2.

Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.23. Se tastează o valoare de text. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. . se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2. sau prezent în bara de formule. Se apasă apoi tasta Enter.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei.22. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente.

Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+).25. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2.24. Figura 2. împărţire (/). o dată calendaristică sau oră. textul mai lung este trunchiat. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. se alege comanda Comments din meniul View. la fel ca în cazul valorilor numerice. Dacă se introduce o valoare numerică. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. numere.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. Toate . Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. scădere (-). Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor).47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. care trebuie înregistrate ca text. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. operatori matematici. înmulţire (*). Însă. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă.

Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). Se apasă apoi tasta Enter. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă.48 formulele încep cu semnul egal (=). Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Dacă formula a fost introdusă corect. iar în bara de formule va fi afişată formula. . =A5/10*2 .26. Când se execută clic pe celulă. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. 2. prezent în bara de Figura 2. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. =30+75-20.27. Se tastează formula. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. sau se execută clic pe butonul Enter formule. Introducerea formulei folosind tastatura. De exemplu : =A1+A2-A3.

Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. Dacă se activează comanda Go To…. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate.2.28. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. . 2. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. în ecran se deschide fereastra GoTo. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z.3. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.

Pentru aceasta. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. se va intra în prima celulă din grup. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. se eliberează butonul mouse. . Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente.29. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii.30. se ţine apăsată tasta Ctrl. Figura 2. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Se ţine apăsată tasta Shift. Pe bara de stare apare butonul ADD.50 Figura 2. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Pentru aceasta. cu ajutorul tastelor săgeţi. Când s-a terminat selecţia.

Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. sau litera coloanei.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. se ţine apăsată tasta Ctrl. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. .31.

la intersecţia rândurilor cu coloanele. Figura 2. d) Selectarea foilor de calcul.32. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul.52 Figura 2. se alege comanda Select All Sheets.33. . Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei.

3. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. şi apoi se face poziţionarea. . 2. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia.3.35. Mutare. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.53 Figura 2. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. Copiere.34. Figura 2. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. şi apoi poziţionarea.

Values (valori). Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Comments (comentarii). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.54 Figura 2. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut.36. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se execută clic pe butonul Copy . Formulas (formule). Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se execută clic pe butonul Paste . Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Formats (formate). − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. şi apoi poziţionarea.

se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Se execută clic pe butonul Cut . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.38.37. Se execută clic pe butonul Paste . Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.55 Figura 2. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.

Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . Figura 2. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. s-a ales opţiunea All.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Comments). . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Se acţionează tasta Delete. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. În exemplul prezentat. Formats. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Contents.39. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. şi apoi se face poziţionarea. Se va şterge doar conţinutul celulelor.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită.

40 2. Figura 2. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. În ecran se deschide fereastra Find. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace.41. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. Se deschide fereastra Replace. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. Se execută clic pe butonul Find Next. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul .57 Figura 2.4. când a fost găsită valoarea respectivă.3. în întreaga foaie de calcul. De fiecare dată.

se acţionează butonul Replace All.5.42. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.43. f 2. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.3. Figura 2.58 Replace. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Figura 2. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. .

44. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru a modifica lăţimea coloanei. pentru inserare coloane. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.45. Figura 2. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei.46. pentru inserare linii. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. Figura 2. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. . Figura 2. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. sau opţiunea Entre column.

În caseta de text Row Height. Figura 2. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat.49. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul.48. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete.60 Pentru modificarea înălţimii rândului.47. pentru a modifica înălţimea rândului. se poate alege comanda AutoFit. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Figura 2. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. . se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Figura 2. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height.

În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. În exemplul din Figura 2. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă.50. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. tabelul este sortat crescător după Figura 2.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. . Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. Din meniul Data se alege comanda Sort. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. sau clic pe butonul Sort Descending .50.6. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. pentru sortare crescătoare. În Figura 2. 2.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie.3.51. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane.

Aşadar. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.4. apoi înmulţirile şi împărţirile. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. referinţe de celule. . Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei.51.1. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici.4. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Formule şi funcţii 2. îl adaugă la conţinutul celulei B2. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. C7 etc. iar la sfârşit adunările şi scăderile. În această situaţie. se folosesc parantezele rotunde ().).62 Figura 2. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). Dacă acesta este omis. apoi scade conţinutul celulei C3. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. 2. Excel consideră formula ca fiind un text. B3.

iar în bara de formule este afişată formula. Dacă formula a fost tastată corect. Se repetă procedura pentru celelalte produse. în celula E4 se afişează rezultatul. − celula E4).63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor.54. Figura 2. − eticheta „TOTAL“). Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=).53. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2.53. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. . Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. În această situaţie.53. Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.52.

Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). . Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. coloana „VALOARE“).57. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Se repetă procedura pentru celelalte produse.55.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Figura 2. b) Înmulţirea numerelor. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se execută clic pe celula B4.57.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2.

− Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori.60.59. Figura 2. ea poate fi corectată. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. În urma editării. Formula va fi afişată în bara de formule. Figura 2. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Cu această formă a pointerului de mouse. rezultatul va fi cel dorit. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. în locul celui de înmulţire (*). Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. . Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. Pentru corecţie se va edita formula. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.65 Editarea (corectarea) unei formule.58. Figura 2.

d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. în orice format. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere.65. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. . c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.61. Figura 2. Figura 2.62.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Figura 2.63. Figura 2.64.

se alege direcţia de umplere. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. În exemplul de mai jos.67 − Folosirea comenzilor de umplere. Din submeniul afişat.66. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. se comanda Fill Series. Figura 2. Din submeniul afişat.67. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. .68. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Figura 2. Figura 2. − Crearea unei serii de date.

− Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). sau B3 :E10. De asemenea. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. De exemplu.69. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. De exemplu D2:E5.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. sau date din alt registru de calcul. E7 etc. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. De exemplu. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă.). prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. În construirea formulelor.70. celulă domeniu Figura 2. . Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. Figura 2. se va modifica automat numărul rândului. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). D5.

69 Figura 2. rezultatul formulei nu se schimbă. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. Figura 2. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6. Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute.71. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă.73 .72.

.). Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. 2. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Funcţia SUM. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. financiare etc. adică o anumită structură. Excel permite folosirea funcţiilor. Se activează meniul Insert. se alege comanda Name şi apoi Define. Deoarece este folosită foarte des. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .).75. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. MAX etc. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. Ea calculează total pentru un grup de celule. Funcţiile sunt formule gata elaborate. referinţe de domenii. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. grupate pe categorii (vezi matematice. statistice. mici sau combinate (de exemplu SUM. Average.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). nume de domenii sau chiar alte funcţii.74. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. Excel introduce Figura 2. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. Figura 2.). iar argumentele sunt separate prin virgula (. s-a selectat celula E4). Argumentele unei funcţii pot fi: valori.2. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ).4. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. cu litere mari. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. referinţe de celule.

Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Figura 2.71 Figura 2. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită.76.75. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert.78. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. . Dacă s-a ales funcţia dorită. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“).

. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. Figura 2. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1.77. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Figura 2. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice.78. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul.

în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.79 . #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. 2. Figura 2. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă.5. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. care în prealabil a fost ştearsă. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare.5. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. Formatarea unei foi de calcul 2.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. pentru că lipseşte o informaţie. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză.

Excel afişează două zecimale. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Se specifică. Excel 2000 acceptă moneda Euro. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. numărul de zecimale. care activează lista de . Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. În mod implicit. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel).80. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Figura 2. Astfel. Dacă se renunţă la zecimale. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. dacă este cazul. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. Din rubrica Category se alege Currency.) ca şi separator de mii. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Ca o particularitate.77 devine 5. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.

numărul zecimal 78. De cele mai multe ori. devine 7898. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. cu multe zecimale.81.75 componente incluse la cerere. Pe bara de instrumente Formatting. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. De exemplu. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. Figura 2.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. valoarea implicită fiind 2. .77%.

82. Figura 2. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. se execută clic pe butonul Font. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. Din rubrica Category se alege Date. a stilului. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. a stilului. Pentru schimbarea tipului de font. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). fie direct în forma numerică. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. datele calendaristice se pot introduce. . dimensiunii şi culorii fontului. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. suprapunându-se regulilor de formatare numerică.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. De asemenea. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. În caseta de dialog Format Cells afişată. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.

83. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. În exemplul prezentat în Figura 2. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment.77 Figura 2. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting .84. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color).83.

85. Center (aliniere centru). Right (aliniere dreapta). Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Left (aliniere stânga). deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule.43 caractere). Justify (aliniere stânga-dreapta).) şi se execută clic pe butonul Alignment. iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta).78 executând clic pe modelul prezentat. De asemenea. . Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta).86. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.

79 Figura 2. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. . iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None.86. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare.

Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. . Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK.80 Figura 2. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. aplicând combinaţii de efecte. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză.87.

89).. prezentată mai jos.81 Figura 2. executând clic pe butonul Options. De exemplu. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. se deselectează caseta de validare Border. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. .2. În configuraţia prestabilită. Font. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Figura 2. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. Patterns. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect..88.5. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul.89 2. Border.

se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască.82 Figura 2. De asemenea. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. apoi se execută clic pe butonul Add.90. . în caseta de text Replace. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. De exemplu. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. Când opţiunea este activă. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. . c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule.

91. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps.92. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.83 Figura 2. Figura 2. .

În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. În modul de orientare Portrait. cu clic mouse.93 . foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie.5. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Referitor la dimensiunea paginii. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. pagina este rotită cu 90 grade. iar în modul de orientare Landscape. Figura 2. Se selectează apoi.3. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. În ecran este afişată fereastra Page setup. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta.84 2. . pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). se selectează ambele opţiuni. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically).

sau se activează meniul File.85 Figura 2.94. În ambele situaţii. . a datei când a fost creat. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. a autorului etc. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. Figura 2. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.95.

inserarea numărului de pagină. iar pentru subsol. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. Modificând scala. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. introducerea datei curente. În partea de jos a ferestrei. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. introducerea orei. Se caută în foaia de opţiuni Page. afişarea numărului total de pagini. secţiunea Scaling. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Figura 2. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. respectiv subsol. se află trei opţiuni: Left section.96. trebuie forţată să se potrivească în pagină. clic pe butonul Custom Footer. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. La revenirea în pagină. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. Pentru aceasta se activează meniul File. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. .

Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Figura 2. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.97. .6.98. Tipărirea foilor de calcul 2. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. 2. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview. sau prin comanda Print Preview din meniul File.87 Figura 2.1.6.

2. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. a marginilor. posibilitatea setărilor de pagină. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran.6. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se activează opţiunea Print to File. În ecran se va afişa fereastra Print. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. 2. 2. se activează meniul File şi se alege comanda Print.88 După cum se observă. Tipărirea foii de calcul active. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Figura 2. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what).99.

Figura 2. 2. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. 2.101.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Se activează meniul File şi se alege comanda Print. din secţiunea Print what.100. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. Se execută clic pe butonul OK. . ca zonă de imprimare. În caseta Print.3. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. se alege opţiunea Entire Workbook. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. se alege opţiunea Selection. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s).6. de copii Figura 2. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. Se selectează secţiunea care va fi tipărită.

Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. poze scanate. − Organization Chart . rapoarte. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. 2. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. 3. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. grafice. organigrame etc.90 2. După introducerea datelor. .1.7.102.102 −celula A10). pentru prezentări. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.7. Obiecte. grafice şi diagrame 2. linii şi alte forme. etc. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. pliante etc.un program care permite crearea de organigrame. titluri şi elemente de text scrise artistic. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. Figura 2. fişiere text. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.

Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Se deschide fereastra ClipArt. Pentru realizarea acestei operaţii. se execută clic pe clipul dorit. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită.103. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. dreapta.91 4. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. sus. . Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. jos). Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Figura 2. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip.

se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.104. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. . Pentru realizarea acestei operaţii. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Pentru redimensionare. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.

).7. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1.105). Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. sectoare de cerc etc.2. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. suprafeţe. ajustându-se la noile valori.105. bare. Reprezentarea grafică este dinamică. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. Asistentul ChartWizard. Figura 2.93 2. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. sub formă de diagrame. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). tendinţelor. . Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard.

. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.94 Figura 2. Figura 2.106.107.

. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY.108. Figura 2.109. raportate la un întreg.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2.

96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi.110. Figura 2.111. g) Grafice concentrice (Doughnut). . Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date. Figura 2. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.

97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.112.113 . faţă de un punct central. Figura 2. Figura 2. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.

98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.115. Figura 2. . Figura 2.

informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Dacă seriile sunt orientate în coloană.. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. Butonul Collapse Dialog Figura 2.116. După selecţie se închide caseta de text. În exemplul din Figura 2. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog.99 2. seriile de date au fost orientate în linie. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. .117. Dacă seriile sunt orientate în linie. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).

titlul abscisei (Category X axes ). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). 3.100 Legenda Etichete abscisă . În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. Figura 2. titlul ordonatei (Value Y axes). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes).117. La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). . legenda graficului (Legend).

sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre.101 Figura 2. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). 4.119. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. . Figura 2. Acesta este ultimul pas.118. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location).

De exemplu.121. Figura 2. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă. . se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value.102 Figura 2.120.

122. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. . În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 2. Figura 2.123. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul.

Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Series (şterge seriile de date). se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare.125 . Formats (şterge formate). opţiunea de ştergere totală All. pentru exemplificare. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Figura 2. S-a ales. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Când acesta ia forma tastelor săgeţi. .124. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Se acţionează tasta Delete (ştergere All).104 Mutarea. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.

specific. În contextul aplicaţiei EXCEL. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod.1. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. De exemplu. inventare de produs sau registre de verificare. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător.126. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. Culegerea datelor este importantă. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. pe linii şi coloane. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. În general însă. Figura 2. pe înregistrări şi câmpuri. listele se mai numesc şi baze de date. . În listele Excel.8. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri.8. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe.105 2. Pentru a înţelege listele Excel. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. Cu doar câteva clicuri de mouse. nici una.

ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. 3. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. modificare. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. însă se recomandă acest lucru. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. imprimări de date structurate. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. modificare sau ştergere de înregistrări. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. să se definească structura bazei de date. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. se folosesc alte fonturi. 4. se vor plasa înainte sau după listă. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Pentru a realiza o bază de date este necesar. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. După ce informaţia respectivă a fost localizată. fără nici un fel de informaţii suplimentare. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. chiar imagini grafice. 5. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. ca pentru început. ştergere de informaţii). − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. însă pentru ca Excel să le recunoască.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. date calendaristice. adică adăugare. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. chenare şi alte elemente de format pentru celule. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. nuanţe. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. presupune că acesta este capătul listei. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). . cifre. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. 2. Indiferent de modalitate. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. Odată ce datele au fost introduse în baza de date.

Figura 2. 3. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii.. 2. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. .127. − Close realizează închiderea casetei de dialog. 4. criterii multiple. precum şi pentru actualizarea acesteia. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. după care se alege comanda Form.. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. În formularul astfel afişat. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie.127).AutoFilter). Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare.107 − metoda filtrului automat (Filter . criterii calculate). acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). 2. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). − Restore anulează înregistrarea curentă. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă.2.8. se execută clic în orice locaţie a listei. din meniul Data.

Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. precum şi a câmpurilor protejate. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. butonul Restore devine activ. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. Pentru a trece la câmpul următor. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. se execută clic pe butonul Close. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. Se introduc datele în casetele de text din formular. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. Dacă s-a greşit ceva. . − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se execută clic pe butonul New. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). În final. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. Se observă faptul că. afişând cuvântul Criteria). se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. cu excepţia celor calculate. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective.108 De exemplu. După ce se termină de introdus datele. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“.

.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date.128. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. editate şi chiar reprezentate grafic. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. Înregistrările filtrate pot fi formatate. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. − Toate valorile coloanei respective. Figura 2. prin filtrare. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. În acest caz se acţionează butonul de selecţie.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1.128. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Practic. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări.

800. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ.000. . se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. aşa cum arată Figura 2. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4.129. 3. Figura 2.800.130. iar din câmpul „SALARIU. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Figura 2.000 şi 8.000“.129. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“. 4.110 2.000.000“. se alege valoarea „4. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. .000. Pentru această filtrare.

2. formatat sau chiar tipărit. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. la o interogare a bazei de date. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. al cărei conţinut poate fi modificat. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. . Definirea unei zone de criterii. comanda Filter. Definirea criteriilor. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter).111 Figura 2. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. 3. 4. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Definirea opţională a unei zone de extragere.

se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). AND. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). Adesea. .: =B2>C2*12%). criterii multiple şi criterii calculate. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. Definirea criteriilor.< . − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. OR). <=.: D2>Max(D2:D10). Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. − un operator logic de comparaţie (=. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. o funcţie predefinită (ex. OR. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. <. > =. Zona de criterii. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. Se pot defini criterii de comparaţie. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI).132. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. <. >=. într-o altă foaie de calcul. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. NOT) . <=. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. 2. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE).: = B2>C2). o expresie (ex. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. < > urmaţi de o valoare. 1. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. constituind astfel un criteriu multiplu. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. ele trebuie îndeplinite simultan. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >.112 Figura 2.

Zonă de extragere. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. Figura 2. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. . Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. comanda Filter − Advanced Filter. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. dacă se execută clic pe butonului OK. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data.133. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Implicit. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos.113 3. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). 4. în raport cu sursa de date.

Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase.114 Figura 2. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date). .134. Figura 2. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare.135. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

În caseta de text afişată. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. în celulele în care s-a aplicat Hidden. 4. . în caseta de dialog Format cells.142. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. 3. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general.143. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată.120 Figura 2. Figura 2. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. În acest mod. Figura 2. se activează opţiunea Hidden.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega).144.

Bara de instrumente Standard. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .9.121 2. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.

122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. 9. Deschideţi aplicaţia Excel. folosind instrumentul AutoFill. PETROM S. 6. PREMIERE 4.A. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. PETROM S. 2. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. Crt. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 11.A.1.L.10.A. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le.A. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%.R. Crt.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. Completaţi automat coloana Nr. 1 1. 10. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). 5. 8. 12. 7. ELECTRICA S. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. ELECTRICA S. . 3.

3 1. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 3. 7. 4. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 5. 11. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 8. 9. 9. Testul nr. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Deschideţi aplicaţia SITPERS. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. 7. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. 10.XLS prezentă pe dischetă. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. 6. 4 1. 11.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. Testul nr. 9.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents.125 Testul nr. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. începând cu celula A1. 2. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. 12. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. 2. 6. Stergeţi coloana C. 4. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 7. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 2. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). Căutaţi în tabel numele ENACHE. 2 1. 3. 6. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). 8. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. 5. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 12. 5. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 4. . 10. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru.

Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 5. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 6. . În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. Salvaţi fişierul în format html. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. 8. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2.126 10. 5. 10. Deschideţi aplicaţia Excel. 6. 3. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 12. 4. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). pe disc. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. 8. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic.145. 9. 9. 12. 6 1.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 3. 11. 2. 11. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. 11. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. 7. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 4. 10. roşu şi verde. Testul nr. 7. 12. Testul nr. 2. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 5 1. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. I. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. Închideţi aplicaţia EXCEL.

− expunerea prezentărilor în internet/ intranet. cuvintele şi grafica adecvate. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). la care să reveniţi pe parcurs. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. Noţiuni de bază 3. este numit machetă (layout). Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. − animarea prezentărilor cu efecte speciale. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). − pregătirea prezentărilor pentru expunere. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. mărind astfel impactul prezentării. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale.1. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele.1. 3. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. pentru a găsi tonul. − derularea prezentărilor. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise.127 3.1. . Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. imagini grafice şi alte obiecte. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. − crearea /editarea prezentărilor interactive. − construirea diagramelor organizaţionale. evidenţiate prin buline sau alte marcaje.

Tipuri de auditoriu. Ca să capteze atenţia auditoriului. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. cu clienţii şi partenerii de afaceri. prezentatorul este cel care dă tonul. ilustra. motiva. atât inter cât şi extra organizaţional. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. convinge. oficial sau neoficial. Dacă prezentatorul este impresionist. discuta cât şi pentru a entuziasma. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. decide. fiecare având logică proprie. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. pune întrebări.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. În ultimă instanţă. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. . Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. ea merită cultivată.

5. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. 2. accesibil asistenţei.. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. În cazul unei prezentări oficiale. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. 5. aparatul video. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. Evitarea jargonului. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. repetările şi omisiunile. Evitarea frazelor lungi.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. după următoarele reguli: 1. acronimelor şi pleonasmelor. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. 4. proiectorul de diafilme. Timpul acordat prezentării. Pot fi utilizate în prezentare. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. 2. cu informaţii audio şi video. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. calculatorul PC. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). sensul şi pronunţia. 3. 3. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. diapozitive de 35 mm. pentru a stârni interesul asistenţei. . Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. 4. Utilizarea de formule de început eficiente. de mărimea şi compoziţia asistenţei. flipchart-ul. proiectorul de diapozitive. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. retroproiectorul. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. Folosirea de cuvinte. PowerPoint). Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. hârtie. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1.

dacă este prezentă pe ecran. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare.1. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran.1. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. În ambele situaţii. 3. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Figura 3.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. 3.1.2.3.

sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. din lista documentelor recent create.3. d) În meniul Start. Figura 3.131 Figura 3. c) Atunci când se activează opţiunea File. . se alege fişierul dorit. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia.

se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului. Figura 3.4. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. .5. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. Figura 3.

4. prezentă sub bara de meniu. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. . 3.. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu.1. folosind una din metodele precizate mai sus.6. Figura 3.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.

fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. corespunzătoare (Figura 3. se va alege tipul Web page (*. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.... Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. c) Salvarea unei prezentări în format web. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).134 Figura 3. 3. .5. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. *.html). se activează meniul File şi se alege comanda Close.7. De asemenea.7.1. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. corespunzătoare (Figura 3. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.). În caseta de dialog Save As..htm. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.7. în alt format şi în alt loc.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).

sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. Dacă asistentul nu este prezent în ecran.1. 3.). pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.6. se activează meniul File şi se alege comanda Exit. ea devine activă. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. În ambele situaţii.8. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint. .9.135 Figura 3. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

. Pentru realizarea acestei operaţii.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc.20. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. Figura 3. ca de exemplu: numele utilizatorului. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Figura 3. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint.2.19. 3. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars.4. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.

care poate fi înlocuit cu textul dorit.3. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. În figura de mai jos. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). Utilizare Template (şablon predefinit). 2. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. schema de culoare. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. pot fi modificate diverse opţiuni. 3. Figura 3. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. Crearea unei prezentări de la zero. după dorinţă. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. în care. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.3.1. Crearea unei prezentări 3.21. 3. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. un text-model.142 Pentru realizarea acestei operaţii. ..

143 Figura 3.23 . În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. se execută următorii paşi: 1. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. Pentru realizarea acestei operaţii. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. Figura 3.22.

sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. Apoi se execută clic pe butonul Next. kiosk. Apoi se execută clic pe butonul Next. pregătire. 2. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. handouts. 5. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing).144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie.24. Figura 3. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. rapoarte. înştiinţări neplăcute. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. 4. Marketing Plan). vânzări. În caseta de dialog care se deschide. sau se selectează opţiunea Internet. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. . 3. informal meetings. fără intervenţia unui moderator.

Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. Se execută clic pe butonul Finish. Se execută apoi clic pe butonul Next. 7. . se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.26.145 Figura 3. 8. apoi se execută clic pe butonul Next. Figura 3. 6.25.

Denumirile lor reflectă scopul prezentării. se alege şablonul dorit. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane.27). . Se execută clic pe butonul Prezentation Designs.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). − Presentation Design Templates. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. 2.27. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. − Presentation Templates. se execută paşii următori: 1. Figura 3. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3.

2. Pentru a crea o prezentare albă. Figura 3. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor.147 3. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. 2. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.28. la fiecare apăsare a tastei Enter. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. Pentru inserarea textului. . Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Din fereastra PowerPoint. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. 3.3. Se începe editarea diapozitivelor. 3. se efectuează paşii următori: 1. 4. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. va apare un nou marcaj de listă. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată.

Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. În partea dreapta a ferestrei. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Figura 3.29.30 .148 Figura 3. Se alege. forma de vizualizare Outline View.

Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se introduce textul dorit. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele.5. se activează opţiunea Footer şi apoi. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele.32. Adăugarea textului în zona de subsol. se acţionează butonul Apply to All.32). Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Figura 3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3. 3. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3.4.3.3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. Dacă se doreşte actualizarea . se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se acţionează butonul Apply to All. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Pentru numerotarea diapozitivul curent. 3. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent.33) şi apoi se alege formatul dorit. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer.149 3.3. în câmpul de editare. se acţionează butonul Apply to All. Figura 3. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.31).3.31.

. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter.6. Figura 3.150 permanentă a datei. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit.35. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite).33. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. complementare pentru text şi fundal. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.3. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Figura 3.35) . Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.34. 3. Figura 3. se selectează opţiunea Update Automatically. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. se alege modul de afişare Slide View.

36. din care se alege culoarea dorită. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. se execută clic pe butonul Apply.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. Background. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. În ecran se deschide caseta de dialog Background. De exemplu. Figura 3.38. Figura 3.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Figura 3. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.37. Title text etc. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. . selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. se execută clic pe butonul Apply to All. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter.

sunete şi videoclipuri. . Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. Figura 3.7.152 3. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK.3. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). obiecte clip art. sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.39. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. Figura 3. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite.40.

−Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Picture. Sound from Gallery.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri).41. Movies and Sounds. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. − Se selectează comenzile Insert. Inserare imagini grafice (clipuri). From File. Movie from File. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. 2. Sound from File. − Se selectează comenzile Insert . Inserare imagini. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert Picture. Clip Art. Movies and Sounds. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert . Movie from Gallery. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. Movies and Sounds. . sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. − Se selectează comenzile Insert.

3. . Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt.43. Figura 3. Picture. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.8.154 Figura 3. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. se afişează diapozitivul în modul Slide View.42.3.

Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3.47.). Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect.155 Se alege modelul dorit.3. PowerPoint creează automat două diapozitive importante.46 3. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. apoi se execută clic pe butonul OK. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită.45). Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View.47. fonturile.3. Figura 3.10. memorează elementele de format caracteristice prezentării. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.44) în care se va introduce textul dorit.45. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. Figura 3. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text. cum sunt imaginile grafice de fundal. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv.44 3. . Figura 3. Primul . Pentru a crea o casetă de text.9. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.

Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Title Master. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Se execută clic pe butonul Paste. Editarea unei prezentări 3. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Figura 3. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Copierea. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Pentru realizarea acestei operaţii. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse.4. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Clipboardul este o memorie temporară. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare.156 Al doilea . 3. Master. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. se . se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. se afişează unul din cele două diapozitive. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). 2.4.1.). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View.48. Pentru realizarea acestei operaţii.

Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView.49 2. Se selectează textul (imaginea) de şters. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Se execută clic pe butonul Paste. Figura 3. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. 3. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. prin apăsarea tastei . se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Pentru realizarea acestei operaţii. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace.

.4. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se ţine apăsată tasta Ctrl. Copierea. Se execută clic pe butonul Paste. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). 3. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se execută clic pe butonul Cut. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. 2. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Se execută clic pe butonul Paste. Se execută clic pe butonul Copy.2. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru selectarea mai multor diapozitive. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 2. respectiv Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 2. se ţine apăsată tasta Ctrl. se ţine apăsată tasta Ctrl. respectiv Ctrl+V. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. 3. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Se execută clic pe butonul Cut.

Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.4.50). Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. 3. se folosesc două metode şi anume: 1. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare.50.4.159 3.4. Figura 3. afişată în partea stângă a ecranului. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. prezente pe bara de instrumente Outlining. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. . Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.3.

executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.51. . Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul. Figura 3.160 Figura 3.52.

Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. . Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. prezente în bara de instrumente Formatting. Italic). În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3.53. 3. Formatarea unei prezentări 3. În partea superioară a ecranului. Bold.53). Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Font Size. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.5. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Se selectează textul dorit. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View.161 2.1. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului.5. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se activează meniul Format şi se alege comanda Font.

Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se alege culoarea dorită.55. Se execută apoi.54. printr-un clic pe nume. . clic butonul OK. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). Superscript (la putere).162 Aplicarea sublinierii. Din paleta de culori More Color. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. se poate acţiona butonul Custom. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). se activează opţiunea Format şi comanda Font. Shadow (umbrire). Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Subscript (indice). pentru umbrirea textului textului. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. unei umbre textului. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. Figura 3. printr-un simplu clic. se poate acţiona butonul More Color. pentru .53) din care.53) şi se va activa lista derulantă Color. Figura 3. Se selectează textul dorit. se activează opţiunea Format şi comandă Font.

folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. sau combinaţia de taste Ctrl+E. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.163 Alinierea textului unui diapozitiv. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.56. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L.57. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. Se selectează textul dorit. . se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. Se selectează textul dorit. . În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv.

În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Se selectează paragraful dorit. Figura 3.59. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing.61. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. .60. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Figura 3. Figura 3.58.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Figura 3.

Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se economiseşte timp. Pentru aceasta. şi Bullets prezente în bara de instrumente . Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. Folosind butoanele Numbering Formatting. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Se selectează paragraful dorit. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Pentru aceasta. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se pot acţiona butoanele Size sau Color. Figura 3.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite.62. din care se vor alege marcatorii doriţi. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.

Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. . se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Figura 3. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.5.2.63. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing.166 3. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

172 4. bară cu instrumente şi bară de stare. subordonaţi aceluiaşi şef. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. . În fereastra Slide Layout. 5. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Figura 3. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). Ramură −managerul plus subordonaţii. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart.74). Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. apoi comanda Slide Layout.75. subordonaţi aceluiaşi şef.

cât şi pentru ramuri. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. la dreapta casetei „bază“. la stânga casetei „bază“. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. Figura 3.. apoi opţiunea All. Odată ce organigrama a fost construită. − crează un element de acelaşi rang. .76. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. După cum am menţionat mai sus. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. se alege comanda Select din meniul Edit. în limbajul folosit pentru organigrame. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“.. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame).173 − crează un element de acelaşi rang.. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. a) Schimbarea stilului unei organigrame.

Right şi Center. .78). −Schimbarea culorii chenarului.78. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. Se selectează casetele.77. −Formatarea textului dintr-o organigramă. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. Figura 3. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta.174 b) Formatarea unei organigrame. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Se selectează casetele. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Figura 3.

După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. Figura 3. 3. Style sau Color. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. 2.80. .175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă.79. După ce organigrama a fost modificată. Crearea unui grafic.6. se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide.. Se afişează caseta New Slide. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. Figura 3. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. În acest fel liniile au fost selectate. etc. 3. se alege comanda Select apoi Connecting Lines.. apoi se va executa clic pe butonul OK.3. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. se va selecta macheta Chart. pie chart.

Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. ca în orice foaie de calcul. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. Editarea unui grafic. Figura 3. seriile de date etc. legenda. apoi comanda Slide Layout.). se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart.82.81. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. pentru finalizarea graficului. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Data Labels etc). Legend. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. După introducerea datelor. . În Datasheet se vor introduce datele.176 4. Figura 3.

83. Figura 3. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit.84. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. În ecran se deschide fereastra Chart Type. Figura 3. .177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Modificarea tipului de grafic. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type.

Set Language. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Figura 3. această funcţie este activă. Prin urmare. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. Corectarea erorilor gramaticale.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. În mod implicit. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . trebuie realizată configurarea prezentării. Tipărirea unei prezentări 3.7. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. Înainte de tipărire. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language.7. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică.86.178 3. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. prezentă în meniul Tools.1. Figura 3. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. apoi clic pe butonul OK.

În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). Pentru realizarea acestei operaţii. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. Erorile pot fi corectate manual sau automat. apoi clic pe butonul OK. Tipărirea efectivă a unei prezentări. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. din bara de Figura 3. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). În ecran este afişată caseta de dialog Print.2. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul.87. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File.179 roşie. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Pentru corectarea automată. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. 3. din submeniul care va fi afişat. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup.7. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). AutoCorect. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. .

Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.1.88. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .8.180 Figura 3. 3. b) Tipărirea prezentării în modul broşură.8. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. imagini. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. Pregătirea vizionării unei prezentări 3.). În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. liste marcate. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. diagrame etc. . Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts.

. 90. Figura 3.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. respectiv validarea opţiunii Automatically.90) şi se aleg efectele dorite. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.181 Figura 3. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet.

Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. sau prin validarea opţiunii Automatically after. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. Figura 3. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. acesta se alege din caseta derulantă Sound. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor.92. în secţiunea Effect. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. alegând comanda Select All din meniul Edit. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. După alegerea efectelor dorite. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.91. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive.). Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. Medium sau Fast. .182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta.

se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Începe derularea prezentării.9. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive.183 Figura 2. 3.1. Vizionarea unei prezentări 3. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter.93.9. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . .92. sau se apasă tasta F5. Previous. Figura 3. Go). se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show.

Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi.94 3. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. . care va converti temporar fişierul curent în format HTML. se alege comanda Hide Slide. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). din submeniul afişat. 4.95. 2. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. ele pot fi ascunse. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. Se deschide prezentarea PowerPoint.184 Ascunderea unor diapozitive. În timpul derulării prezentării. aceste diapozitive vor fi omise. Se lansează programul Internet Explorer.).10. 3. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3.

185 Figura 3. 5. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint.95... 6. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As. .96. Figura 3.

Se execută apoi clic pe butonul OK. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate.98. Figura 3.97 8.186 7. Figura 3. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos. 9. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. .

În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3.187 10. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere.11. 14. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. sau sub formă grafică (obiect sau buton). va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. − anteriorul slide (Previous Slide). apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. 12. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. 11. . Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Figura 3.100) şi se alege slide-ul destinaţie.99. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. 13. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. − primul slide (First Slide). 3. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei.

(Other File) – legătură hypertext locală. Excel etc. Figura 3. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. de exemplu un buton de acţiune. − sfârşitul prezentării (End Show). corespunzătoare efectului de tranziţie. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. se pot insera sunete predefinite. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − un alt fişier: PowerPoint. De asemenea. Word. − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse).188 − ultimul slide (Last Slide). − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). .100.

). se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. etc. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.102). mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. Figura 3. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. Home. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. De asemenea.).102 . în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată.189 Figura 3. se pot crea pe baza prezentării existente. imagini. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. organigrame. Pentru aceasta. Previous. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. bloc de text.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. etc.

iar a doua se referă la logistică. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. Sau. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“.12. 3. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. . dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. Figura 3. invers. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării.12. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv.103. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit.1. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. 3. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. fie el şi experimentat. care o va trece cu vederea. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive.

Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. 3. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor.105). Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. Dacă durata este prea scurtă. 5.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. Next Pause Repeat Figura 3. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Acest proces. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Figura 3. Dacă trebuie să se facă o pauză. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Indiferent de soluţia . Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. se execută clic pe butonul Yes.105. 4. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3.104).104 2. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului).

if present şi apoi se execută clic pe OK. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare.106. Pentru astfel de cazuri. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. Dacă se apasă din nou tasta S. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. Figura 3. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. b) Se execută clic pe butonul Next. 6.13.192 aleasă. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. . Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. derularea prezentării va fi reluată. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. de pildă. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. şi dacă da. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. 3. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator.

Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.107 c) În mod implicit. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. Figura 3. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.193 Figura 3.108 . pentru memorarea fişierelor rezultate. este selectată unitatea de floppy (A:\drive).

apoi se execută clic pe butonul OK. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. imagine etc. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. . se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. Se închide aplicaţia PowerPoint. apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK.

folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.195 3. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. Bara de instrumente Standard.14. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .

196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .

ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .

2. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 9. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. 7. 3. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. 10. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. 5. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 1 1. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. 12. 11. 6. 3 1. 6. 4.ppt prezentă pe dischetă. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. Testul nr.15. text şi imagine. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 10. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. 5. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 2. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Selectaţi formatul Title Only. Testul nr. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 7. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. 3. . Alegeţi şablonul de proiect Blends. 2.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. 11. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 4. 8. 3. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 9. 8.

110 11. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 10. 6. 2. Studenţi 10500 11000 12500 9. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 5. 4 1. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Deschideţi prezentarea SNSPA. 3.199 4. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 10. Testul nr. 8.N. 9. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată.ppt. 5. Publicã Decan Management Figura 3. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 12.P. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad.S. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. 7. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. 4. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 12. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. 11. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 6. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. .A ca titlu. Introduceţi numele organizaţiei S. 8. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table.

Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 8. 7. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 2. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. 6 1. 5. 2. 10. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. 5 1. Selectaţi formatul Title Slide. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon.R. Adăugaţi un efect de animaţie formei. 6. Deschideţi prezentarea OMEGA. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. I Trim. 12. 3. 3.ppt prezentă pe dischetă. 9. II Trim.200 Testul nr. 10. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . 6. 4. 5. . 9.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. Testul nr. 7. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 4. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8.L. Schimbaţi culoarea formei în roşu. 11. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu.

însă. Deci. Cu OLE se pot. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. 3. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. include datele dintr-un fişier în altul. Dacă se editează documentul sursă. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. Prin includere. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. 2. inserându-le. modificările vom influenţa şi documentul Word. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Paste. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Atunci când se schimbă graficul în Excel. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. apoi. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. nu toate aplicaţiile suportă OLE. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Se poate. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. Datele inserate nu vor păstra. Dacă se selectează date dintr-un document şi. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. totuşi. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. . De exemplu. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. în altul proiectat cu o altă aplicaţie.1. de asemenea. copiindu-le şi. Printr-o legătură. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. se pot partaja datele creând o legătură. Embed. după aceea. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. 4. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. Link . una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap.201 4. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. apoi. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. se pot totuşi partaja datele între programe. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. Se pot insera datele în mai multe feluri.

vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. Pentru a include date într-un document. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. toate acestea fără a afecta originalul. se execută dublu clic asupra lui. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. . de exemplu. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. se vor insera date copiate din Excel. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. 4. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. Dacă. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. Pentru a edita un obiect inclus. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său.1. Se execută clic pe OK. Figura 4. de exemplu. 5. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. 2. 3.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Copia poate fi editată.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object.

comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. trebuie respectaţi următorii paşi: . În cele mai multe cazuri. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). În cele mai multe cazuri. Dacă un program nu suportă OLE. Crearea unei legături între două fişiere Office. Totuşi. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie.2. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). În acest caz. De aceea. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. Word. documentul sursă nu va fi modificat.203 Figura 4. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel.

Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. aşa cum prezintă figura de mai jos. 3. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie.4 . Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă.3. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. Figura 4. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Figura 4. 4. Pentru a rupe legăturile.204 1. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. În mod implicit. 2. metoda de reactualizare este Automatic Update. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links.

se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. Se poate. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Tabelul nu este creat. Pentru a crea un obiect nou. 4. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. dar este nevoie de el rapid. E posibil. de asemenea. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Se execută clic pe butonul Browse. Se va deschide fereastra de dialog Object. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. . de asemenea. de asemenea. Figura 4. După ce s-a creat obiectul. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object.5). se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Pentru a insera un obiect. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. care are două casete. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja).205 Include unui obiect nou prin Insert Object. În loc să se insereze datele.5. Aceasta este.

. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. Figura 4. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. se activează meniul File.2.206 4. Pentru aceasta se deschide documentul Word.6. se activează meniul File. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. De asemenea. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. fără a rescrie toată prezentarea în Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link.

editaţi.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. anteturi şi subsoluri uniforme. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. se activează meniul File. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea.1. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. cu numere de pagină consecutive. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex.1. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor.1. 5. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. . Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. un registru Excel. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. în care este afişat documentul activ. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. dacă este prezent pe ecran. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. o prezentarea PowerPoint). Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start.207 5. − afişaţi. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică.

.1. Se activează meniul Section.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.2. se alege comanda Add from File. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. 5. Figura 5.2) din care se selectează documentul care va fi inclus.2.1. Se execută clic pe butonul Add.

pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . se activează aplicaţia Microsoft Binder.3. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. între cele două nu există nici o legătură. 5. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add.209 În urma acestei operaţii. în acesta va fi plasată o copie a documentului.3. Când se include un document într-un biblioraft. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. .1. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft.

pentru a crea un şablon de fax. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK .5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane.210 Figura 5. De exemplu. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. Figura 5.4. se alege butonul Letters&Faxes. . din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.

se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. 2.6. se parcurg următorii paşi: 1. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft).211 5. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit.1.obd. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta.2. . sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. Se deschide biblioraftul dorit. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. Editarea unei colecţii de documente office 5. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama.2. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder.ppt (document PowerPoint).obd). Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. Figura 5. Pentru editarea unui document. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica.

7.8. nu numai documentul din biblioraft activat.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime. aplicaţia sursă este PowerPoint). Figura 5. . Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. PowerPoint etc.8.212 Figura 5. 3.

Dacă panoul din stânga nu este vizibil. 3. PowerPoint etc. Se deschide biblioraftul dorit. . ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. 2. Se activează documentul care va fi editat.obd). − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă.2. 5. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.9. Figura 5. iar comenzile afectează numai documentul activat. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut.).2. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă.

5.10. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. Figura 5.214 Figura 5. Documentul editat reapare în biblioraft.1. . 4.3.3. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.11.

12. 2. În ecran este afişează fereastra Print Binder. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Figura 5.3. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. Se deschide biblioraftul dorit. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. 4. .215 5. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. 3.2.

Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Pe lângă claritatea scrisului. − tipărirea publicaţiilor. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. foi volante. Opţiunile de culoare. − modificarea aspectului unei publicaţii. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. cum ar fi buletine informative. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. 6. − Publicaţii cu aspect profesional. Noţiuni de bază 6. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. cataloage. . oficiale sau juridice. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. broşuri. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. este momentul orientării către Publisher.1. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. Publisher este la fel de prietenos. până la publicitate tipărită comercial. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. de timp şi de aspect sporesc. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate.1. comunicarea. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. capabile să atragă atenţia. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. sau îngreunează. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. foi volante. site-uri Web sau meniuri.

prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. . o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. 6. până când este închisă e utilizator. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. Figura 6. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere.2. etichete. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“.1. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. în timpul lucrului. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create.1. verificând automat ortografia. în publicaţii. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000.

este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. pe o unitate locală sau pe Web.1.2. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher.3. 6. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. dacă este prezent pe ecran. 6. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător.2. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii.

deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. din meniul File. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. care pot fi create în câteva minute.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. − Se imprimă sau se publică pe Web. Figura 6.3. . În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. dacă este necesar.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. − Se face revizuirea.. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei.. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul.3. Dacă se execută clic pe acest buton. cărţi de vizită etc. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină.). site Web. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. − Se adaugă text şi imagini. şi anume: − Publicaţie din Catalog. de pildă o foaie volantă. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii.

Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. modelul Arcs. .DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată.5. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. de exemplu. 2. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. Figura 6. Se alege. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog.4. ca exemplu. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 3. Figura 6. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard.

6 6. . Se execută clic pe butonul Next. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Figura 6.3. Tilt. 5. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Când se termină dialogul. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. Floating Oval etc.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. şi deci s-a creat cartea de vizită. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. 6. Bars.– Editarea unei publicaţii). aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design.

de pildă Postcard. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. Web page şi Book Fold.7.8. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. .

6.9. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. . Se vor completa datele solicitate (nume persoană. nume organizaţie etc. produs sau serviciu est prezentat. trei sau patru foi. fax.2. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. referitoare la utilizator sau la organizaţie. pentru a permite ochiului să se odihnească. telefon. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. El poate fi împărţit în două.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. adresă. produs sau serviciu. Dacă informaţiile importante se modifică. setul de informaţii personale se editează o singură dată. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. clare şi echilibrate. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. În eticheta Publication By Wizard. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. funcţie. din panoul Wizards. Figura 6. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie.1.

Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. de exemplu. . În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. 3. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6.10 4. Se alege. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). 5. modelul Bar. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).).9. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată.

de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. 8. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon.11.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. şi deci s-a creat pliantul.3. Pe ecran va fi afişată . se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Când se termină dialogul. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. 7. – Editarea unei publicaţii). Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. prin operaţii de editare (subcap. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Figura 6. Formatarea textului Textul într-un pliant. 6. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine.

13. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). Figura 6. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. Se execută apoi clic pe butonul OK.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. fontul (Font).12. De asemenea. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. Figura 6. . se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…).

Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Figura 6. . este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. Figura 6.14. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects.15. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. 2. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Columns. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. Pliantul va deveni opac. 3. 4.

dar nu apar în materiale imprimate.3. instrumente de desen şi zone de lucru. fie că se face o nouă publicaţie în întregime.3. 6. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Ghidajele apar ca linii pe ecran.1.16. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. 6. Fie că se întreprind ajustări minore. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. Figura 6. . Editarea unei publicaţii 6. 7.

Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.18. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. . ( Figura 6. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte.19.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Atunci când se activează comanda Snap To…. Figura 6. Scara riglelor se modifică proporţional. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers.17.

Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil.. F Figura 6.20.21. Figura 6.3. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru .2.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. . ele sunt asociate fiecărui obiect. text sau reprezentare grafică. 6. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. decât dacă li se adaugă o bordură. unde se pot stoca obiectele publicaţiei.

Se activează comanda Text file din meniul Insert. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit.22. . Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator.23. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Text Frame Figura 6. Pentru preluarea textului dintr-un document. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. .DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

− Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol..25.24. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând.. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. de exemplu. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. 6. . − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. ulciorul se va inclina.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames... ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. atunci când se deplasează în pagină. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. Pointerul de mouse. Figura 6. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). va lua forma unui ulcior drept.

Pentru aceasta. din bara de instrumente Formatting. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. După inserarea textului.27. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. sau din meniul Format se alege comanda Font. . b) Stabilirea mărimii caracterului. din bara de instrumente Formatting. se execută clic pe butonul Font Size. se execută clic pe butonul Font. Pentru aceasta. Figura 6.26.

Figura 6. din meniul Format . c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6.29. .28.30. Pentru aceasta. Se deschide fereastra Text Frame Properties. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. Figura 6. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor. se alege comanda Text Frame Properties.

31. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. dreapta sau prima linie. . se alege comanda Line Spacing. Figura 6. se alege comanda Idents and Lists. e) Stabilirea identărilor spre stânga. din meniul Format. Pentru aceasta. Figura 6. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. Pentru aceasta. din meniul Format. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. dreapta sau prima linie. înainte şi după paragrafe.32. înainte şi după paragrafe. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii.

. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos.33. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word.34. Imagini. aflate în relaţie. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. text. 236 236 Figura 6. Microsoft Excel sau Microsoft Access. Fiecare grup de obiecte mici. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Figura 6. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text.

Figura 6. Figura 6. În continuare. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. pe laturile de sus şi din stânga cadrului.36. de rând şi de coloană. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. . selectarea coloanelor. liniilor sau a întregului tabel etc. Publisher afişează butoane distincte.).35. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

Făcând clic în afara cadrului. Figura 6.. Din meniul Table. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. se revine în mediul Publisher. se alege comanda Cells Diagonals. . Figura 6. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word.38..37. cum ar fi text ondulat sau umbrit. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt.

Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. . Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word.39. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. acolo unde se doreşte. De obicei. În interiorul uni cadru text se reglează marginile.DESKTOP PUBLISHING 6. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. coloanele. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text.3. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office.3. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. Figura 6. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. − Fonturi fără serife. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher.

Size (Dimensiunea Fontului).41.DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. .40. 240 240 Figura 6. Se activează comanda Font din meniul Format. Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). Font Style (Stilul fontului).

. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. În cazul setării implicite. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. .43. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. Figura 6. Figura 6. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt).42. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. Bottom). Top. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame).DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Se poate verifica ortografia unei limbi străine.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left).44. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. Figura 6. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. fie pentru efect de formă. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office.. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. Right. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. De asemenea. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only).

46.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. . Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects.45. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Figura 6.

49.4. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 6. cum ar fi un formular de răspuns. cuprinsuri. pentru a îmbunătăţii publicaţia. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Figura 6. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. sigle şi aşa mai departe.3. Selectarea obiectelor din Design Gallery. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme.48. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. .47. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. Figura 6. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Grupurile conţin articole cu titluri globale. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei.

Adăugarea de imagini.50. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. atunci ea aparţine altcuiva. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. urmând ca selectarea culorilor.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. . Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Figura 6. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor.

51. . colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Figura 6. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită.52. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. de dimensiunea stabilită. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. în moduri foarte diverse. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).).

.. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera).53.52... Figura 6. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip. c) Comanda Picture din meniul Insert..

DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame.55. . Figura 6. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei. După inserarea imaginii. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. forma şi culoarea liniilor de contur.). Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. Figura 6.56.54. Pentru aceasta. culoarea şi poziţia umbrei etc.

culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Figura 6.57. verticală sau înclinată la 450. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. Formele creează diagrame. dar care lucrează în acelaşi fel. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. de pe scaner sau cameră digitală. recolorarea imaginii.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului.59. redimensiona şi modifica după dorinţă.). ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. borduri şi fundaluri. Linia. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Adăugarea formelor. . Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. la un cerc sau la un pătrat. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.58. Figura 6. etc. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. 248 248 Figura 6. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală.

Se execută clic pe butonul dreapta mouse.). Pentru utilizarea acestui instrument.61. În mod implicit. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. ca de exemplu: un cadru gol. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher.5. Figura 6. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). . sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. se parcurg următorii paşi: 1.60. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). 6. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. se execută clic pe butonul Options.3. Figura 6. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). Line Color etc. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. se alege opţiunea Pages. . − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). 2.

3.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). sugerând şi modalitatea de rezolvare. 4. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Figura 6. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. . Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). 250 250 Figura 6.63. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All).62. apoi se execută clic pe butonul OK.

verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. Puncte per inci. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. cu cât este mai mare rezoluţia. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. În acest caz. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. de regulă. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. cu atât este mai bună calitatea.4. O specificaţie de culoare standardizată. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). cum ar fi Pantone Matching System. magenta. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. Roşu. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu.

deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii.1. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet).64. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. Figura 6. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers.DESKTOP PUBLISHING 6. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. Figura 6.4.65. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Pentru aceasta. . se execută clic pe butonul Start.

4. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată.66. Atributele selectate în această casetă de dialog.2. .DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. sursa (opţiunea Paper Source. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup.). În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. orientarea paginii. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Figura 6. până la noi modificări 6.

Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. .67.68. Figura 6. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.

Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. se va realiza tipărirea efectivă. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. Apoi. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. cu culori spot sau cu culori de proces.4. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva).69. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. Current page − pagina curentă). se parcurg paşii următori: 1. Pages from − numărul de pagini. . numărul de copii (opţiunea Number of copies). 6. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Figura 6.3. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. . Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file).

Figura 6. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. . şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu.70.71.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. 3.

5. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . 6. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. 4. Bara de instrumente Standard. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară.72.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6.

Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.

. Pentru modelul selectat. 5.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. 1 1. 2. 4. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Completaţi setul de informaţii personale. Oval Tool. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Deschideţi aplicaţia Publisher. 4.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. 6. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. Testul nr. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. 2. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 10. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. 7. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. 7. 8. 6. 3.25. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. alegeţi schema de culoare Olive. Deschideţi documentul Card. 3. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. 8. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. 5. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 11. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. 9. 2 1. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei.6. un contur cu linii albastre.

2. Realizaţi împăturirea pliantului. 5. dacă consideraţi necesar. . Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. Tipăriţi documentul . 4. 4. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 7. 3 260 260 1. 2. 7. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 11. Actualizaţi. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. informaţiile personale. Deschideţi documentul cu numele Pliant. Deschideţi aplicaţia Publisher. 8. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. alegeţi schema de culoare Iris. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. 9. 10.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 6. 8. 3. 10. 3. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). Alegeţi pentru cadrele din grup. Pentru modelul selectat. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Testul nr. 5. 12. 9.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art.Închideţi documentul cu numele Pliant. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. fundalul de culoare verde. 6. 4 1.

− planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Tasks. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. − gGestionarea notiţelor. Calendar. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton.1. Bara de meniu este dinamică. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. la îndemâna utilizatorului. My Shortcuts şi Other Shortcuts. 7. se realizează operaţia corespunzătoare. Contacts. În primul rând este verticală. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . Journal sau Notes.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. În ambele situaţii. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). . − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . memorând agenda de adrese. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. maximizare . ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail.

− Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). diverse evenimente şi şedinţe programate. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. adrese. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. Astfel mesajele . − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. planificate sau repartizate altcuiva. adrese e-mail etc). Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. adică mesaje e-mail şi faxuri.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. numere de telefon. calendar şi componenta de poştă electronică. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows.1. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente.

Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru.2. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. Se va deschide meniul contextual (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. putându-se adăuga noi grupuri. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. My Documents şi Favorites din propriul calculator. 7. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. Figura 7. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. în cadrul grupului activ.). se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. potrivit cerinţelor utilizatorului. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise.2. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Utilizarea poştei electronice 7. de .2. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. organiza. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. De asemenea. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Aceste setări introduc. şterge şi reconfigura grupurile existente. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox.1. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. gestiona. fără să se închidă programul Outlook. se pot vedea.2.

în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. dar care nu pot fi expediate imediat. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. 3. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. apoi Next. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. 5. ce spune „Bun venit în Outlook“. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts.3). Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. atunci când a deschis prima dată Outlook. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. Se vor introduce informaţiile necesare. Dacă nu s-a realizat conectarea. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Se apasă butonul Next. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items.2. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. articolele din cadrul unei discuţii. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul.2. 7. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. crearea formatarea şi transmiterea lor. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. Dosarele Inbox. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). Se poate folosi orice nume sau parolă. 6. Pentru conectarea la serverul de mail. . 2. 4. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. Drafts.

Atunci când se afişează fereastra Inbox. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. − From afişează numele expeditorului. se execută clic pe titlul acesteia. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. De exemplu. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. . În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. plicul se deschide.3. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului.

. 3. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. urmată de clic pe butonul To . 5. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. prezentări din PowerPoint. se introduce subiectul mesajului. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. 2. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). dacă se doreşte expedierea acestora. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. În caseta de text Subject. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message.4. registre de calcul de din Excel. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. 4. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting.

− Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. Word sau Excel. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard.5. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial.6). − Protejarea mesajele. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Normal sau High – ridicat. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului.. . Figura 7. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail.

No Response Necessary (nu este necesar răspuns). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). Reply (răspunde). − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). dacă este validată caseta Save Sent Massage To.6. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). Pentru marcarea mesajelor. care este cel implicit. Figura 7. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Forward (înaintează altor persoane). Reply to All (răspunde la tot). Read (citeşte). For Your Information (spre informare). Figura 7. În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to.7.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. .

Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. . 4. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. În cazul în care. 5. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. după contactarea serverului de e-mail.2. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1.3. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. 3. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. 2. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). Dacă există fişiere ataşate.8. sunt recepţionate noi mesaje. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK.

adresele de email. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. . 7. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. numerele de telefon.9. 6. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts.3. sub forma cărţilor de vizită. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts.

10.11. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). În ecran se deschide caseta Contact. .DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. Figura 7.

După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. 2. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as).DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). Figura 7. . în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. faxul şi telefonul mobil. numărul telefonului de la firmă. în dreapta. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. În caseta Distribution List (Figura 7. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. de acasă. în stânga. adresa de e-mail şi site-ul de Web. De exemplu. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab.12. firma unde îşi desfăşoară activitatea. Distribution List. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. Sunt solicitate funcţia persoanei. trimiterea unui mesaj. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). a unei scrisori.

zile de naştere). marcării evenimentelor (aniversări. Calendarul de activităţi Outlook.13. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. În final se apasă butonul Save and close. dar şi planificări de şedinţe. 7. 3. lunile şi chiar anii următori.4. în intervalele în care există timp disponibil.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat.14). săptămânile. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. . De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic.

DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. în vederea redimensionării.15. .14 În mod implicit. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.15). Figura 7. iar sarcinile în panoul de activităţi. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile.

7. nu săptămânală ori lunară). Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. − pentru vizualizarea unei săptămâni. cum ar fi zilele de naştere. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. după care se validează cu tasta Enter. seminarii etc. sau a mai multor zile.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi.1. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. Figura 7. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. fără repetabilitate. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. pe durata desfăşurării programării astfel create. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7.4. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. Se începe apoi editarea denumirii programării. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. − pentru vizualizarea unei întregi luni.16 .16).

− Free (Liber). proporţională ca mărime cu durata activităţii. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. deşi este extrem de facilă şi rapidă. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. Figura 7. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). loc de desfăşurare. precum şi data şi ora terminării. categoria căreia îi aparţine. data şi ora începerii. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). ce simbolizează . locul de desfăşurare etc.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions.17.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. − Out of Office (Plecat din birou). Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. Oricare ar fi modalitatea de apelare.17. − Tentative (Provizoriu liber). se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată.

Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar).18.4. fie de natura prezentărilor online. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. Gifts. fie de natura colaborării la anumite documente. . în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. Holliday. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. 7. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. Figura 7. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. International. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. Activitatea poate fi una fizică. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. etc. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. În cazul activităţilor online. Favorities.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar.2. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder.

19).20.4.3. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării.).DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări.19. 7. Figura 7. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice. . iar caseta All Day Event este bifată. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.

DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7..20. . săptămânală.. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. din bara de instrumente. în cadrul zonei de programări. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. în dreptul altei ore. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. durata periodicităţii (zilnică. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. iar dacă este cunoscută. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. chiar şi durata. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice.

Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources.21. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. spre noua oră.21. Figura 7. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail.4. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior.DESKTOP PUBLISHING 7. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. sau zi. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.4. În cazul în care după un timp. faţă în faţă ori la distanţă. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. .

Completed (Rezolvată). lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. Figura 7. data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). 7.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă.22 . Normal (Normală). Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . High (Maximă prioritate). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). Fereastra Task (Figura 7. Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. În Progress (În curs de desfăşurare). pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. cât şi în componenta Tasks.5. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting.

pe verticală.23.). Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. documente Office deschise. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. fax.23. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. data şi ora începerii şi durata. Figura 7. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.). sarcina etc.) persoana de contact.DESKTOP PUBLISHING 7. invitaţii la şedinţe etc.6.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. e-mail. tipul activităţii (transmitere fax etc. Fereastra astfel activată (Figura 7. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. .) doar la cererea utilizatorului. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail.

idei.7.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transmise altor persoane.25) pe care se pot nota diferite mici remarci.24 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. . Figura 7. numere de telefon. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite.25. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7.

plecând tocmai de la analogia cu Post-it. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Yellow (galben) sau White (alb). subiect al transformării. Figura 7. Pink (roz). În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. Green (verde). transmiterii lor persoanelor interesate. După completarea datelor necesare ferestrei. . urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Se va deschide o fereastră Message. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes.26. După o anumită perioadă. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items).25). Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. peste pictograma Calendar a barei Outlook. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. se va salva acest nou articol.

Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Teora. (1994). Microcalculatorul . 9. Maxim Cornelia. (1994). Kraynak Joe. Calciu Mihai. Kent Peter. Excel 5.Baird. Somnea Dan.ro. 13.0 cu aplicaţii în management. (2003). (2001). Stull. (1998). (2001). Comunicarea în afaceri. Bucureşti: Editura Tehnică. Bucureşti: Editura ALL. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Secretariat şi corespondenţă. 5. Kasser Barbara. John W. Oancea Mirela. Bucureşti: Editura Comunicare. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Comunicare.ro. Calciu Mihai. 10. Office XP. Bucureşti: Editura Comunicare. Chiriacescu Adriana. 12. Internet cu Windows. 4. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. 8. Microsoft PowerPoint 2000. Bucureşti: Editura Teora. 2. Stanciu Andrei. . 7. Ionescu Iuliana. Cosăcescu Luana. (2000). Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Birotica. James B. Bibliografie 1. 3. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). (1997). (2002). Bucureşti: Editura Tehnică. Microsoft Office2000 Small Business. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Bucureşti: Editura InfoMega.ro. (2002). Găitănaru Andrei. (1999). Mureşan Laura. Dumitrescu Emil. (2001). Michael Halvorson. Birotica 2000.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. 11.mediu şi canal de comunicare. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). 6. Somnea Dan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful