1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. alfabetizarea digitală. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. stocarea. Este cunoscut faptul că. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. dr. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. procesare texte. prelucrare tabelară. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. Vasile Baltac. Prof. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. transportul şi prezentarea datelor. organizarea documentelor Office în colecţii. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. ing. drd. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. . astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Studentul. Cu atât mai mult. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. O largă categorie de persoane. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. utilă studenţilor atât pentru studiu. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. Aceste documente. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. care lucrează curent cu informaţia. Pentru ei. univ. Cornelia Maxim. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. operarea bazelor de date. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. fie în format pentru tipărire sau nu. sau pentru trecerea testelor ECDL. operaţii cu date şi fişiere.

Excel. Capitolul 3. PowerPoint. animarea prezentărilor cu efecte speciale. a devenit realitate incontestabilă. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. Capitolul 1. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. crearea şi editarea graficelor. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. constituie un dezavantaj competitiv. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. Cu atât mai mult. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. economie. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. stocarea. proiectare. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. privind procesarea. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. încet-încet. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. vă oferă informaţii. gestionarea bazelor de date. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. chiar fireşti.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. asemenea telefonului sau televizorului. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. construirea diagramelor organizaţionale. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. Office Binder. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. De asemenea. Apoi. administraţie sau afaceri. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. Prin urmare. . atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. În Capitolul 2. a cunoscut evoluţii impresionante. În acest context. Publisher şi Outlook. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. aranjarea unui tabel pentru tipărire. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. numite centre de calcul. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele.

participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. editaţi. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului.8 Capitolul 4. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. modificarea aspectului unei publicaţii. De asemenea. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. Partajarea datelor între aplicaţii Office. După parcurgerea capitolului 5. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. . În capitolul 6. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. afişaţi. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. Capitolul 7. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. verificarea corectitudinii publicaţiilor. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului.

Excel. Sursa de date conţine informaţiile variabile. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente.9 1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. Documentul principal conţine informaţiile fixe. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. Access sau Outlook. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word.). − documentului de tip plic (Envelopes). Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date.1. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. Pentru a tipări o scrisoare tip. 1. nemodificabile. Documentul principal. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word.1. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale.1.

10 1. cu ajutorul meniului Tools. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Validându-se această opţiune. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. Din caseta Mail Merge Helper. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). Editarea documentului principal. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Se editează documentul principal. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. După ce documentul a fost editat. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get .1. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. Editarea se realizează în mod obişnuit. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. formatat şi salvat. Figura 1. opţiunea Mail Merge. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. 2. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări.

ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Job Title.) ale sursei de date nou generate. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. sau în totalitate (13 rubrici). Company etc. Figura 1. sau selectiv. First Name.11 Data. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. corespunzător rubricii Data Source. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). Last Name. .2. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name.

Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. adresa. După salvare.3. din caseta Data Form. localitatea. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK.. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. Figura 1.12 Figura 1. . prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat.. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. nume. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări).4. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate.

. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. Toolbars.). Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. după care se apasă butonul Remove.13 Figura 1. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare.6. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name.6. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.5. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Database.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

atunci pot fi preluate. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. dacă este cazul. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. se şterge textul din caseta Return Address. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. 4. aceasta se scrie în caseta Return Address. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale.2. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. .1. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. Dacă se execută clic pe Yes. Figura 1. 2. se poate edita textul. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. 3. În acest caz. se alege comanda Options din meniul Tools. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes.14. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook.19 1.

Figura 1.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.16. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation).20 Figura 1. respectiv adresa de retur. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. .16). Modificarea poziţiei adresei destinatarului. .

Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă.17. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. Figura 1. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. . Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri).18). adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options.21 5. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address.17. Dacă este cazul. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. cu aceeaşi adresă sau informaţie. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire.

− Pentru a tipări o singură etichetă.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. de exemplu. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur.18. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.22 Figura 1. Figura 1. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. Din lista cu etichete Product number se . Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. Din caseta Label products se alege categoria de etichete.

1. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale... Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. dar la etapa 1. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. 1. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. se execută clic pe butonul Print.S. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. precum şi un dicţionar de sinonime.1. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. se procedează astfel: 1. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact.).. 3.. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create..2.2. . Dacă se execută clic pe butonul Default. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Pentru a încheia tipărirea etichetei. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK.23 selectează formatul exact al etichetei. 2.. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA.20). adică în engleza americană. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete.

20. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.24 Figura 1.2. . Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar). se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. 1.21.2. Figura 1.

Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. se plasează punctul de inserare undeva în text. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). De acum încolo. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). fie se selectează forma corectă. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. în lista Suggestions. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul.21). Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. se procedează astfel: 1. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Dacă se execută clic pe Change All. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. dacă există. . 3. 2. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie.22). Apoi. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. În această casetă de dialog. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. se selectează porţiunea respectivă. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate.25 Din fereastra de mai sus. Word va corecta. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type.

se execută clic pe butonul Undo. −Pentru a revoca ultima corectură. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. De exemplu. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată.22. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. se execută clic pe butonul Add. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. Figura 1. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. . Însă.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare.) din caseta cu listă Dictionary Language. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. el va rămâne afişat ca formă greşită).K. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. dacă s-a scris coluor. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). Dacă se execută clic pe butonul Ignore.

Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. fax. Hide speling errors in this document. General. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Se alege opţiunea New din meniul File. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. 1. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. dar câteva pot ridica probleme. Letters & Faxes. se poate alege şablonul dorit.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. specific fiecărui document în parte. În caseta de dialog New (Figura 1. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. Se selectează şablonul care va fi modificat. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. . în timp ce se introduce textul. lăsând însă loc procesului de creativitate. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. ca de exemplu.3. care se repetă de la un document la altul.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos.1.23).3. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. pagina cu antet etc. scrisoare.

prin dublu clic pe numele său. Se execută clic pe butonul Save. În mod implicit. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. dosarul corespunzător: Memos. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. fax. care se doresc întotdeauna incluse în el. şablonul este salvat în subdosarul General.28 Figura 1. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New.dot). 3. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. . Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. În funcţie de tipul şablonului creat (memo.2. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. antet de pagină).În caseta de dialog Save As. General. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. se respectă următorii paşi: 1. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. nu numai Word. se alege. Letters & Faxes.3. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. În acest caz. respectiv formatarea. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. 3. 4. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template).23. 2. în caseta de text corespunzătoare File name. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). 1. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. De asemenea. 5. 2. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. iar sub el.

. pe tab-ul: Memos. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. Letters & Faxes. Se completează documentul cu restul informaţiilor. 4.23.3. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon.3. 3. Se execută dublu clic pe numele şablonului.29 6. 2. 1. În caseta de dialog New se execută clic. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. General. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. se pot proiecta noi documente. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1.

Lungă.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . nr.

pe data de 15. în vederea încheierii formalităţilor de predare.. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a două autoturisme de teren.05. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. marca Toyota.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. În aşteptarea răspunsului Dvs.233780 0268.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. nr.2004. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . Cu sinceritate. Lungă..

foi de calcul). − lucraţi cu baze de date Excel. calculate) .1.1. Noţiuni de bază 2. mutare. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. − creaţi şi să editaţi grafice. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. sau de tipuri diferite. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. Astfel. manipularea acestuia (copiere. coloane. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. − Formatarea spaţiului de lucru (celule.1. Prin urmare. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. . linii. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. d) posibilitatea validării datelor din baza de date.32 2. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. − introduceţi imagini în foaia de calcul. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. − actualizaţi datele unui tabel. 2. ştergere). − introduceţi automat date într-un tabel. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. În exploatarea bazelor de date. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. multiple. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. vizualizarea (partajarea în ferestre.

A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel.2. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere .2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare.1. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). iar în partea dreaptă . În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . Figura 2. Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. restaurare şi de . El este compus din: bara de titlu. bara de meniu. Figura 2. deasupra zonei de lucru.33 2. În ambele situaţii. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.1. dacă este prezentă pe ecran.3.

în care . Sheet3 etc. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Sheet2.4. 256 coloane).5. butonul de şi zona de editare a Figura 2. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Figura 2. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. Figura 2. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. Coloanele sunt identificate prin litere.).7 . iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. Ele conţin butoane de comandă. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. butonul de anulare (Cancel) . − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. de la A la IV (max. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy).6.

Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Error – Excel semnalează o eroare. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. . Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Num – A fost acţionată tasta Num Lock.8. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. identificate prin nume (etichete). Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat.4. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate.1.2. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat.XLS.). Celula curentă Celula Figura 2. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia .

se alege fişierul dorit.3. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. 3. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. De asemenea. din lista documentelor recent create.9.36 2. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2.1. 2. În meniul Start. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. 4. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. prezent pe bara de instrumente Standard. . în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. Atunci când se activează meniul File.

în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule.4. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. se poate alege una dintre următoarele variante: 1.10. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet).1. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. Din meniul contextual afişat. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. 3. 2. se alege comanda New Excel Worksheet. Pentru crearea unui registru de calcul. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. 2.

11. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare.1.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. se va alege tipul Web page (*. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). fără închiderea aplicaţiei Excel. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2.htm. . noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). *. 2. În fereastra Save As corespunzătoare. 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).12.html). se activează meniul File şi se alege comanda Close. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul.). în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.5.

12. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel.6. . el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine.39 Figura 2.1. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. 2. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. ea devine activă.

se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide.40 Figura 2. aceasta se anulează sau se activează. . Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. a barei de stare.14.13. Figura 2. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1.2. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. ca de exemplu: afişarea barei de formule. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. De exemplu. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule.1. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel. 2. Pentru închiderea asistentului. afişarea liniilor de grid etc.2.

În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.15.41 Figura 2.16. . sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize.3.2. bara de instrumente Standard. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente.2. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente.2. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. S-a ales.42 2. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. 2.17.16). se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. de exemplu.

18. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.19. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. . Figura 2.43 Figura 2.

Figura 2. . Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. Acesta va conţine patru foi de calcul.1. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File.2. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).4.08E+10). În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. Operaţii de bază 2. 2. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.3. Close. New. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File.20. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.44 2. (virgula) . Se va deschide fereastra de dialog Options.75). un număr zecimal (340. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul.3. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.

21. afişând mai puţine zecimale. . − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). sau se apasă tasta BackSpace. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. Se tastează numărul dorit. Dacă numărul nu încape în celulă. Dacă celula este activă. Se apasă apoi tasta Enter. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule.5. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă.3. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. 2. indiferent de ceea ce afişează în celulă.

23. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.22. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. . Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. sau prezent în bara de formule. Se tastează o valoare de text. Se apasă apoi tasta Enter. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei.

Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. Însă. Figura 2. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. o dată calendaristică sau oră.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2.24. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. împărţire (/). care trebuie înregistrate ca text. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. înmulţire (*). Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment.25. la fel ca în cazul valorilor numerice. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. se alege comanda Comments din meniul View. scădere (-). Toate . Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. operatori matematici. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. numere. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. textul mai lung este trunchiat. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). Dacă se introduce o valoare numerică.

Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2.26. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Când se execută clic pe celulă. prezent în bara de Figura 2. Dacă formula a fost introdusă corect. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Introducerea formulei folosind tastatura. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). . iar în bara de formule va fi afişată formula. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. Se apasă apoi tasta Enter. =A5/10*2 . se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. care începe obligatoriu cu semnul egal (=).27.48 formulele încep cu semnul egal (=). Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). sau se execută clic pe butonul Enter formule. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. =30+75-20. 2. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). De exemplu : =A1+A2-A3. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. Se tastează formula. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă.

. Dacă se activează comanda Go To…. 2. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.28. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text.2. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. în ecran se deschide fereastra GoTo. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard.3.

Pentru aceasta.30. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. se ţine apăsată tasta Ctrl. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. se eliberează butonul mouse. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Figura 2. .29. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD. Se ţine apăsată tasta Shift. Pentru aceasta.50 Figura 2. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. Când s-a terminat selecţia. cu ajutorul tastelor săgeţi. se va intra în prima celulă din grup. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8.

Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. se ţine apăsată tasta Ctrl. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. . Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2.31. sau litera coloanei. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului.

Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. Figura 2.33.52 Figura 2. .32. se alege comanda Select All Sheets. d) Selectarea foilor de calcul. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. la intersecţia rândurilor cu coloanele.

Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. şi apoi se face poziţionarea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). 2.53 Figura 2. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.3. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia.34. Copiere. Figura 2. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Mutare.35.3. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. . Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. şi apoi poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea.

Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). în altă foaie sau în alt registru de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Comments (comentarii). − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Formulas (formule). b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se execută clic pe butonul Paste . Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Values (valori).36. Formats (formate). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. şi apoi poziţionarea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C.54 Figura 2. Se execută clic pe butonul Copy . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.

Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se execută clic pe butonul Cut . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.38. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.55 Figura 2. .37. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se execută clic pe butonul Paste . Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Figura 2. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.

− Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se acţionează tasta Delete. Comments). Contents. Formats. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. . Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete.39. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Figura 2.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . şi apoi se face poziţionarea. În exemplul prezentat. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. s-a ales opţiunea All. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite.

Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. Se execută clic pe butonul Find Next. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. Se deschide fereastra Replace. în întreaga foaie de calcul. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next.4. De fiecare dată. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find.3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. În ecran se deschide fereastra Find.41.40 2. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. Figura 2. când a fost găsită valoarea respectivă.57 Figura 2. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule.

Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii.3.42.43. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.5. se acţionează butonul Replace All. Figura 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. . f 2. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane.58 Replace.

Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru inserare coloane. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Figura 2.45. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. pentru a modifica lăţimea coloanei. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat.44. Figura 2. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. sau opţiunea Entre column.46. Figura 2. . pentru inserare linii. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta.

Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Figura 2. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. În caseta de text Row Height.48. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Figura 2. Figura 2. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. pentru a modifica înălţimea rândului. se poate alege comanda AutoFit. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. .49. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul.47.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.

Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. În Figura 2. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după Figura 2. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. sau clic pe butonul Sort Descending .6.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. pentru sortare crescătoare. În exemplul din Figura 2.51. 2. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare.50. Din meniul Data se alege comanda Sort. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare.3. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. .50. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea.

referinţe de celule. îl adaugă la conţinutul celulei B2.4. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici. apoi înmulţirile şi împărţirile. iar la sfârşit adunările şi scăderile. În această situaţie.4. C7 etc. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. apoi scade conţinutul celulei C3. 2. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. Aşadar. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. Excel consideră formula ca fiind un text.).62 Figura 2. Dacă acesta este omis. B3.1. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). . se folosesc parantezele rotunde (). Formule şi funcţii 2. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta.51. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici.

.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. Figura 2.53.53. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. în celula E4 se afişează rezultatul.52. − celula E4). Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). În această situaţie. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. − eticheta „TOTAL“). dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. iar în bara de formule este afişată formula. Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii.53.54. Dacă formula a fost tastată corect.

Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). .64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2.57. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se repetă procedura pentru celelalte produse. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Figura 2.57. Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4.55. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. coloana „VALOARE“). b) Înmulţirea numerelor.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Se execută clic pe celula B4.

În urma editării. Figura 2.58. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. Pentru corecţie se va edita formula. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului.59. Dacă o formulă a fost introdusă greşit.65 Editarea (corectarea) unei formule. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). . Formula va fi afişată în bara de formule. Figura 2. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. în locul celui de înmulţire (*). Cu această formă a pointerului de mouse. rezultatul va fi cel dorit. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. ea poate fi corectată. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Figura 2. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+).60. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date.

64. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.62.61. în orice format. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.63. Figura 2. Figura 2. Figura 2. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere.65. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Figura 2. .

Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.67 − Folosirea comenzilor de umplere.66.67. . Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. se alege direcţia de umplere. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. În exemplul de mai jos. − Crearea unei serii de date. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. se comanda Fill Series. Din submeniul afişat.68. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Din submeniul afişat. Figura 2. Figura 2. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat.

E7 etc. celulă domeniu Figura 2. În construirea formulelor. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. sau date din alt registru de calcul. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. De exemplu. D5. . Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. De exemplu D2:E5. sau B3 :E10. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită).). De asemenea. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă.70. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Figura 2. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă.69. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. De exemplu. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. se va modifica automat numărul rândului. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.

Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Figura 2. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.71. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.69 Figura 2.72. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere.73 . rezultatul formulei nu se schimbă. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. Figura 2.

grupate pe categorii (vezi matematice. referinţe de domenii.75. s-a selectat celula E4). MAX etc. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Excel introduce Figura 2. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.).). Se activează meniul Insert. .74. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . cu litere mari.2. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. nume de domenii sau chiar alte funcţii. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. Funcţia SUM. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ).70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. Excel permite folosirea funcţiilor. Deoarece este folosită foarte des. adică o anumită structură. Figura 2. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. mici sau combinate (de exemplu SUM. referinţe de celule. Funcţiile sunt formule gata elaborate. Average. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“.). statistice. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. se alege comanda Name şi apoi Define.4. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. Ea calculează total pentru un grup de celule. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . financiare etc. 2.

78.71 Figura 2. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK.76. Dacă s-a ales funcţia dorită. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. . se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese.75. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Figura 2.

. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Figura 2. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. Figura 2.78. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!).77. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.

Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. Formatarea unei foi de calcul 2. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.79 . Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.5. 2.5. Figura 2.1. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. care în prealabil a fost ştearsă. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. pentru că lipseşte o informaţie. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă.

Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial.77 devine 5. Excel afişează două zecimale. Ca o particularitate.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Excel 2000 acceptă moneda Euro. Dacă se renunţă la zecimale. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. Din rubrica Category se alege Currency. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. numărul de zecimale.) ca şi separator de mii. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit. Astfel. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Se specifică. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit.80. Figura 2. În mod implicit. care activează lista de . care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. dacă este cazul. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. necesită activarea unei componente incluse la cerere.

Figura 2.77%. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. De cele mai multe ori.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. valoarea implicită fiind 2. De exemplu.75 componente incluse la cerere. Pe bara de instrumente Formatting.81. devine 7898. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. . numărul zecimal 78. cu multe zecimale. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ).

În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). De asemenea. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. dimensiunii şi culorii fontului. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. fie direct în forma numerică. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. datele calendaristice se pot introduce.82. a stilului. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. se execută clic pe butonul Font. . fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. a stilului. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Pentru schimbarea tipului de font. Figura 2. În caseta de dialog Format Cells afişată. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Din rubrica Category se alege Date. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule.

s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font).83. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule.77 Figura 2.83.84. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. În exemplul prezentat în Figura 2. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală .

Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Center (aliniere centru). Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting.78 executând clic pe modelul prezentat.85. De asemenea. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut.43 caractere). Right (aliniere dreapta). Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. . c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees.) şi se execută clic pe butonul Alignment. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. Justify (aliniere stânga-dreapta). Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.86. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Left (aliniere stânga). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule.

Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. .86.79 Figura 2.

se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. aplicând combinaţii de efecte. . Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite.87.80 Figura 2. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK.

chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. Figura 2. În configuraţia prestabilită. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. De exemplu.88. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Border. prezentată mai jos.5. . se deselectează caseta de validare Border. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word.89 2. Patterns.. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect.81 Figura 2.2.89). Font. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. executând clic pe butonul Options. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel..

De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar.82 Figura 2. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. . economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. . De exemplu. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days.90. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. De asemenea. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. apoi se execută clic pe butonul Add. în caseta de text Replace. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Când opţiunea este activă.

83 Figura 2. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect. . apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. Figura 2.91.92.

84 2. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. pagina este rotită cu 90 grade. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). Referitor la dimensiunea paginii. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. cu clic mouse. . În modul de orientare Portrait. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. Figura 2. se selectează ambele opţiuni. Se selectează apoi. iar în modul de orientare Landscape.93 .3. În ecran este afişată fereastra Page setup. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită.5. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins.

Figura 2.95. sau se activează meniul File. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer.85 Figura 2. . a datei când a fost creat. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. În ambele situaţii. a autorului etc.94. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului.

96. Modificând scala.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. În partea de jos a ferestrei. Se caută în foaia de opţiuni Page. La revenirea în pagină. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. inserarea numărului de pagină. Pentru aceasta se activează meniul File. introducerea orei. Figura 2. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. introducerea datei curente. secţiunea Scaling. trebuie forţată să se potrivească în pagină. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. . afişarea numărului total de pagini. iar pentru subsol. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. respectiv subsol. clic pe butonul Custom Footer. se află trei opţiuni: Left section. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu).

Figura 2. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. sau prin comanda Print Preview din meniul File.6.6. Tipărirea foilor de calcul 2.98. 2.97. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină.1.87 Figura 2. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini. .

Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1.99. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. 2. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. Tipărirea foii de calcul active.6. Figura 2. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. posibilitatea setărilor de pagină. se activează meniul File şi se alege comanda Print. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart.2. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. 2. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). a marginilor. se activează opţiunea Print to File. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. În ecran se va afişa fereastra Print.88 După cum se observă. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup.

6. .89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). ca zonă de imprimare.3. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. Figura 2. 2. de copii Figura 2. Se execută clic pe butonul OK. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr.100.101. din secţiunea Print what. În caseta Print. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. se alege opţiunea Entire Workbook. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. 2. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. se alege opţiunea Selection.

un program care permite crearea de organigrame. pentru prezentări. grafice şi diagrame 2. pliante etc. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. rapoarte. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. Obiecte.102 −celula A10). Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. Figura 2. etc.90 2.1. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. . Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. organigrame etc. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. grafice. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. 2. fişiere text. După introducerea datelor. linii şi alte forme.7. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. titluri şi elemente de text scrise artistic. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2.102. 3. poze scanate. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.7. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. − Organization Chart .

Figura 2. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii. dreapta. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. sus. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Se deschide fereastra ClipArt. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture.91 4. se execută clic pe clipul dorit. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. . Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. jos). se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită.103.

Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. . se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2.104. Pentru redimensionare. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture.

105.). propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).93 2. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. Reprezentarea grafică este dinamică. ajustându-se la noile valori. suprafeţe. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. tendinţelor. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor.7.105). Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. sub formă de diagrame. Asistentul ChartWizard. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. bare. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type).2. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. Figura 2. . sectoare de cerc etc. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul.

106.107. . Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.94 Figura 2.

108.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. . raportate la un întreg.109. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. Figura 2. Figura 2.

Figura 2.111.110. .96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief. g) Grafice concentrice (Doughnut). Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date. Figura 2.

Figura 2. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.112.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial.113 . Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice. faţă de un punct central. Figura 2.

115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. Figura 2. . Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Butonul Collapse Dialog Figura 2.116. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă.99 2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data). seriile de date au fost orientate în linie. După selecţie se închide caseta de text.. Dacă seriile sunt orientate în coloană. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Dacă seriile sunt orientate în linie. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). În exemplul din Figura 2. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei.117. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. .

afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). titlul ordonatei (Value Y axes). legenda graficului (Legend). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options).117.100 Legenda Etichete abscisă . Figura 2. afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). . 3. La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). titlul abscisei (Category X axes ). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului.

sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). Figura 2.118. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. 4. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Acesta este ultimul pas.101 Figura 2. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). . În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3).119.

. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă.120. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.121. De exemplu. Figura 2. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value.102 Figura 2.

Figura 2. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. Se execută apoi clic pe butonul OK. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.122.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. Figura 2. . În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area.123. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type.

Series (şterge seriile de date). se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Formats (şterge formate). Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. opţiunea de ştergere totală All. S-a ales. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear.104 Mutarea. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. Se acţionează tasta Delete (ştergere All). Figura 2. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.125 . se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. pentru exemplificare.124. .

nici una.105 2. În contextul aplicaţiei EXCEL. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). Culegerea datelor este importantă. inventare de produs sau registre de verificare.1. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. specific. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. listele se mai numesc şi baze de date. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. . Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). Pentru a înţelege listele Excel. În listele Excel. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă.8. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. De exemplu. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. pe linii şi coloane. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2.8. Figura 2.126. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. pe înregistrări şi câmpuri. Cu doar câteva clicuri de mouse. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. În general însă.

un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. fără nici un fel de informaţii suplimentare. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. Indiferent de modalitate. însă pentru ca Excel să le recunoască. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. chiar imagini grafice. nuanţe. chenare şi alte elemente de format pentru celule. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. se vor plasa înainte sau după listă. 3. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. . imprimări de date structurate. însă se recomandă acest lucru. date calendaristice. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. modificare. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. 5. cifre. Pentru a realiza o bază de date este necesar. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. 2. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. După ce informaţia respectivă a fost localizată. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. să se definească structura bazei de date. adică adăugare. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. modificare sau ştergere de înregistrări. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). ca pentru început. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. presupune că acesta este capătul listei. ştergere de informaţii). − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). se folosesc alte fonturi. 4. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei.

particularizat cu titlurile din foaia de calcul. 3. Figura 2. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2.127. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. . utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări.8. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. precum şi pentru actualizarea acesteia. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. criterii multiple. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. 2. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului).. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. 2.127).107 − metoda filtrului automat (Filter . criterii calculate).AutoFilter). − Close realizează închiderea casetei de dialog. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter).2. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). − Restore anulează înregistrarea curentă. se execută clic în orice locaţie a listei. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză.. din meniul Data. după care se alege comanda Form. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. 4. În formularul astfel afişat.

− În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). se execută clic pe butonul Close. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. . Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. Dacă s-a greşit ceva. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. butonul Restore devine activ. Se introduc datele în casetele de text din formular. cu excepţia celor calculate. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. Se observă faptul că. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). se execută clic pe butonul New. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. După ce se termină de introdus datele. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date.108 De exemplu. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. În final. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. Pentru a trece la câmpul următor. afişând cuvântul Criteria). deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). precum şi a câmpurilor protejate.

Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel.128. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. prin filtrare. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Practic. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. Figura 2. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Înregistrările filtrate pot fi formatate. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. − Toate valorile coloanei respective. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. editate şi chiar reprezentate grafic.128. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. . Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date.

Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.000.000.000.110 2.129. se alege valoarea „4. 4. Figura 2. . Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. Pentru această filtrare.800. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri.000“. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.000“.800. aşa cum arată Figura 2. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.000 şi 8.130. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. iar din câmpul „SALARIU. 3.129. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5. Figura 2. .

Definirea criteriilor. 4. formatat sau chiar tipărit. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom.111 Figura 2. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. la o interogare a bazei de date. al cărei conţinut poate fi modificat. 2. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. comanda Filter. 3. Definirea unei zone de criterii. Definirea opţională a unei zone de extragere. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. . se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste.

>=.112 Figura 2.: D2>Max(D2:D10). <. < > urmaţi de o valoare. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). Se pot defini criterii de comparaţie. o funcţie predefinită (ex.132. 2. > =.: = B2>C2). dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. criterii multiple şi criterii calculate.< .: =B2>C2*12%). 1. NOT) . pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. o expresie (ex. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. <=. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. într-o altă foaie de calcul. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. OR). Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. Zona de criterii. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. <. Adesea. . − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. Definirea criteriilor. ele trebuie îndeplinite simultan. <=. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. OR. constituind astfel un criteriu multiplu. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). AND. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. − un operator logic de comparaţie (=. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU).

Implicit. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. Zonă de extragere. . Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. 4. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere.113 3. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). în raport cu sursa de date. Figura 2. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. dacă se execută clic pe butonului OK. comanda Filter − Advanced Filter.133.

Figura 2.114 Figura 2.135. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date). . De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori).134. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

în celulele în care s-a aplicat Hidden. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. 4. în caseta de dialog Format cells.144. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2.142. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor.143. . Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. 3. Figura 2.120 Figura 2. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. În caseta de text afişată. Figura 2. se activează opţiunea Hidden.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). În acest mod. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată.

Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .121 2. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare.9.

122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

ELECTRICA S. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. .) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale.A. 5. 12. 6. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2.R. ELECTRICA S. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. folosind instrumentul AutoFill. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. 11. Deschideţi aplicaţia Excel. Crt. 9.A. PREMIERE 4. Completaţi automat coloana Nr.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2.L. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr.A. Crt. PETROM S. 3. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL.A. 2. 7. 1 1. 8. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (.10. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 10. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. PETROM S.1.

Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. 10. Testul nr. Testul nr. 8. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 4. 6. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat.125 Testul nr. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. 6. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 7. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). 2 1. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. 11. 4. 4 1. 5. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. 8. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). 12. 2.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. începând cu celula A1. 7. Stergeţi coloana C. 3.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 9. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Deschideţi aplicaţia SITPERS.XLS prezentă pe dischetă. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 10. 12. Deschideţi aplicaţia SITPERS. . 6. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 9. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. 3 1.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 7. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. 5. 3. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Căutaţi în tabel numele ENACHE. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. 5. 4. 11. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 2. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 9. 2. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL.

Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). 2. 3. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 12. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. 9. I. . 5 1. pe disc. 4. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 7. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. 11. 12. Închideţi aplicaţia EXCEL. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. Deschideţi aplicaţia Excel. 2. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 12.126 10. roşu şi verde. 10. 6. 8. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 6.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. 4. 7.145. Testul nr. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 5. 11. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Testul nr. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. Salvaţi fişierul în format html. 3. 5. 9. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 8. 10. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 6 1. 11.

Noţiuni de bază 3. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. − construirea diagramelor organizaţionale. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. − derularea prezentărilor. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.127 3. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. este numit machetă (layout). pentru a găsi tonul. . Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. imagini grafice şi alte obiecte. la care să reveniţi pe parcurs.1. evidenţiate prin buline sau alte marcaje.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării.1. mărind astfel impactul prezentării. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. cuvintele şi grafica adecvate. − crearea /editarea prezentărilor interactive. 3. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale.

va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. ea merită cultivată. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. fiecare având logică proprie. Dacă prezentatorul este impresionist. Ca să capteze atenţia auditoriului. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. discuta cât şi pentru a entuziasma. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. convinge. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. cu clienţii şi partenerii de afaceri. prezentatorul este cel care dă tonul. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. . oficial sau neoficial. atât inter cât şi extra organizaţional. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. Tipuri de auditoriu. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. motiva. decide. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. ilustra. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. În ultimă instanţă. pune întrebări.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format.

pentru a stârni interesul asistenţei. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. sensul şi pronunţia. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. proiectorul de diafilme. cu informaţii audio şi video. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). diapozitive de 35 mm. proiectorul de diapozitive. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. 5. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. . peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. 3. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. acronimelor şi pleonasmelor. flipchart-ul. calculatorul PC. 2. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. 2. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. Folosirea de cuvinte. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. Evitarea jargonului. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. 4. aparatul video. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. accesibil asistenţei. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. hârtie. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. 4. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. În cazul unei prezentări oficiale. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. PowerPoint). 3. de mărimea şi compoziţia asistenţei. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare.. 5. după următoarele reguli: 1. repetările şi omisiunile. Timpul acordat prezentării. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. retroproiectorul. Pot fi utilizate în prezentare. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. Utilizarea de formule de început eficiente. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). Evitarea frazelor lungi.

sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. Figura 3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. 3.1. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. . − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile.1. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3.1. dacă este prezentă pe ecran. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. În ambele situaţii. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente).2. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă.3. 3. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint.

se alege fişierul dorit.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei.3. d) În meniul Start. din lista documentelor recent create. Figura 3.131 Figura 3. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. c) Atunci când se activează opţiunea File. .

Figura 3. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. Figura 3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S.4. . se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save.5. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.

în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).. . Figura 3. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate..1. folosind una din metodele precizate mai sus. 3. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse.6. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.4.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. prezentă sub bara de meniu.

html). se va alege tipul Web page (*..7. corespunzătoare (Figura 3..7. *.7. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.htm.). Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. în alt format şi în alt loc. În caseta de dialog Save As.134 Figura 3.. 3. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).5. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. . b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume. se activează meniul File şi se alege comanda Close. De asemenea. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). corespunzătoare (Figura 3. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page.1. c) Salvarea unei prezentări în format web.

6. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. În ambele situaţii.). ea devine activă. . Dacă asistentul nu este prezent în ecran. se activează meniul File şi se alege comanda Exit. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine.1.9.135 Figura 3. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.8. 3. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize. 3. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. .2. Figura 3. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii. ca de exemplu: numele utilizatorului. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint.20. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize.19.4. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc.

142 Pentru realizarea acestei operaţii.3. În figura de mai jos. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. 3.21. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare.3. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.1. Crearea unei prezentări de la zero. 2. Figura 3. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. care poate fi înlocuit cu textul dorit. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. un text-model. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. 3. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. pot fi modificate diverse opţiuni. schema de culoare. în care.. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. . Utilizare Template (şablon predefinit). Crearea unei prezentări 3. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. după dorinţă.

„Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard.23 . Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. Figura 3. se execută următorii paşi: 1. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii.143 Figura 3.22.

5. Marketing Plan). pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. 3. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. kiosk. pregătire. rapoarte. Figura 3. fără intervenţia unui moderator. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. . Apoi se execută clic pe butonul Next.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. În caseta de dialog care se deschide. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). 4. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. informal meetings. vânzări.24. handouts. 2. sau se selectează opţiunea Internet. înştiinţări neplăcute. Apoi se execută clic pe butonul Next.

Se execută apoi clic pe butonul Next.26.145 Figura 3. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. 8. apoi se execută clic pe butonul Next. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. 6. Se execută clic pe butonul Finish. . Figura 3. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.25. 7.

Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. . Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. se execută paşii următori: 1. − Presentation Design Templates. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). se alege şablonul dorit. 2. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Denumirile lor reflectă scopul prezentării. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane.27. − Presentation Templates. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt.27).

Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. 2. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. 3. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Se începe editarea diapozitivelor. 3. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. .147 3. Din fereastra PowerPoint.2. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru inserarea textului.3. 4. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. va apare un nou marcaj de listă. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor.28. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. la fiecare apăsare a tastei Enter. Figura 3. Pentru a crea o prezentare albă. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. se efectuează paşii următori: 1.

Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. forma de vizualizare Outline View. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Se alege. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Figura 3. În partea dreapta a ferestrei.29.148 Figura 3.30 .

31). 3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3.5. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. se introduce textul dorit.3.32). se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.4. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3. Figura 3. Adăugarea textului în zona de subsol.149 3. se activează opţiunea Footer şi apoi. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.33) şi apoi se alege formatul dorit.3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. Figura 3.31. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. în câmpul de editare. 3.3.32. Pentru numerotarea diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. se acţionează butonul Apply to All. Dacă se doreşte actualizarea . se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. se acţionează butonul Apply to All. se acţionează butonul Apply to All. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.

35.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă.150 permanentă a datei. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.33. Figura 3. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). . Figura 3. se alege modul de afişare Slide View.3. se selectează opţiunea Update Automatically. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme.34. complementare pentru text şi fundal. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie.6. Figura 3.35) . 3.

se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.36. Title text etc. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). . Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. De exemplu. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout.38. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. Figura 3.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. Background. se execută clic pe butonul Apply to All. Figura 3. Figura 3.37. se execută clic pe butonul Apply. din care se alege culoarea dorită. În ecran se deschide caseta de dialog Background. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori.

Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri.39. obiecte clip art.152 3.40. Figura 3. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice.7. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. .3. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.

Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Inserare imagini grafice (clipuri). From File. . Movie from Gallery. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. − Se selectează comenzile Insert Picture. Sound from File. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert .153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice.41. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. Sound from Gallery. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Movies and Sounds. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. Movie from File. Clip Art. Movies and Sounds. 2. Inserare imagini. − Se selectează comenzile Insert. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. Picture. − Se selectează comenzile Insert .

Figura 3. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.43. 3.42.8. Picture. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt.154 Figura 3.3. . WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. se afişează diapozitivul în modul Slide View. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.

Figura 3. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. apoi se execută clic pe butonul OK.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3. PowerPoint creează automat două diapozitive importante.44 3. Pentru a crea o casetă de text.3. Primul . dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte.45). Figura 3. memorează elementele de format caracteristice prezentării.3. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.46 3. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect.155 Se alege modelul dorit. fonturile.). O casetă de text are rolul unui suport pentru text. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.44) în care se va introduce textul dorit.10. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. cum sunt imaginile grafice de fundal. Figura 3. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită.9.47. .47.45. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.

Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.). Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare.156 Al doilea . Master.48. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Se selectează textul (imaginea) de copiat.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. 3. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Copierea. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. Pentru realizarea acestei operaţii. se .4. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Editarea unei prezentări 3. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se afişează unul din cele două diapozitive. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Figura 3. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Clipboardul este o memorie temporară. 3. Se execută clic pe butonul Paste. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu.1. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Title Master. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). 2.4.

Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se execută clic pe butonul Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii. 3. 2. Pentru realizarea acestei operaţii. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. prin apăsarea tastei . Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Pentru realizarea acestei operaţii.49 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea).157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează textul (imaginea) de şters. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Se selectează textul (imaginea) de mutat. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView.

Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). respectiv Ctrl+V. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Se execută clic pe butonul Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. se ţine apăsată tasta Ctrl. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se ţine apăsată tasta Ctrl. 3. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 2. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. se ţine apăsată tasta Ctrl. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se execută clic pe butonul Paste. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 2. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.4.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Se execută clic pe butonul Paste. . Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Se execută clic pe butonul Copy. Pentru selectarea mai multor diapozitive. respectiv Ctrl+V. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Copierea. Se execută clic pe butonul Cut. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 2.2. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se apasă tastele Delete sau Backspace. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.

Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. prezente pe bara de instrumente Outlining. se folosesc două metode şi anume: 1. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Figura 3. .4.4.159 3. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. 3.50).4. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. afişată în partea stângă a ecranului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.3.50. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining.

51. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul. . Figura 3.160 Figura 3. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.52.

se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Se eliberează apoi butonul stânga mouse.1. prezente în bara de instrumente Formatting. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Se selectează textul dorit. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. În partea superioară a ecranului. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.5. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.53). se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View).161 2. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Font Size. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Bold. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font.53.5. . Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. 3. Italic). Formatarea unei prezentări 3.

În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). pentru . unei umbre textului.53) din care. Se selectează textul dorit. se activează opţiunea Format şi comanda Font.54. se poate acţiona butonul Custom. pentru umbrirea textului textului. se poate acţiona butonul More Color. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. Subscript (indice). Se selectează textul dorit. Din paleta de culori More Color. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. se alege culoarea dorită. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.162 Aplicarea sublinierii. Shadow (umbrire). Dacă se doreşte personalizarea culorilor. clic butonul OK. printr-un simplu clic.53) şi se va activa lista derulantă Color.55. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Se execută apoi. printr-un clic pe nume. . Figura 3. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Superscript (la putere). se activează opţiunea Format şi comandă Font.

se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment.163 Alinierea textului unui diapozitiv. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv.57. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. sau combinaţia de taste Ctrl+E. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. Figura 3. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. Se selectează textul dorit. .56. Se selectează textul dorit. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită.

Se selectează paragraful dorit. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor.59. Figura 3. Figura 3. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. Figura 3.61.58.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. .60.

165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. Folosind butoanele Numbering Formatting. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. Se selectează paragraful dorit. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Pentru aceasta. din care se vor alege marcatorii doriţi. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. şi Bullets prezente în bara de instrumente . Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se economiseşte timp. Pentru aceasta. Figura 3. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. se pot acţiona butoanele Size sau Color.62. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard.

Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. . Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text.5. Figura 3. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.2. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.166 3. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines.63. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

5. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. Ramură −managerul plus subordonaţii.75. apoi comanda Slide Layout. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. . Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. subordonaţi aceluiaşi şef. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. În fereastra Slide Layout.172 4. subordonaţi aceluiaşi şef. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. Figura 3. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). bară cu instrumente şi bară de stare. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete.74).

în limbajul folosit pentru organigrame. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation.173 − crează un element de acelaşi rang. cât şi pentru ramuri. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. la stânga casetei „bază“. Odată ce organigrama a fost construită. apoi opţiunea All. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. . − crează un element de acelaşi rang. a) Schimbarea stilului unei organigrame. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame).. la dreapta casetei „bază“. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea.. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi.76. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. După cum am menţionat mai sus. Figura 3.. se alege comanda Select din meniul Edit.

Figura 3.174 b) Formatarea unei organigrame. Se selectează casetele. Figura 3.78. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Right şi Center. . Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă.78). Textul trebuie să fie în prealabil selectat.77. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Comenzile pentru aliniere sunt Left. −Formatarea textului dintr-o organigramă. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. −Schimbarea culorii chenarului. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Se selectează casetele.

Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. etc.. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. Figura 3. . Se afişează caseta New Slide. 2. 3.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. apoi se va executa clic pe butonul OK. Crearea unui grafic. După ce organigrama a fost modificată.79. se parcurg următorii paşi: 1. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness.. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Style sau Color.80. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). În acest fel liniile au fost selectate. Figura 3. se va selecta macheta Chart. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. pie chart.6. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. 3.3.

se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. pentru finalizarea graficului. ca în orice foaie de calcul. Editarea unui grafic.82.81. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Figura 3. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. Figura 3.176 4. legenda. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. . seriile de date etc. apoi comanda Slide Layout. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. În Datasheet se vor introduce datele. Legend. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format.). Data Labels etc). Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. După introducerea datelor.

83. Modificarea tipului de grafic.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Figura 3. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 3. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. .84. În ecran se deschide fereastra Chart Type.

Set Language. apoi clic pe butonul OK. Figura 3. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. Înainte de tipărire. Prin urmare. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite.178 3. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului.7. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead.7. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică.86. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Corectarea erorilor gramaticale. Figura 3. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. trebuie realizată configurarea prezentării.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . În mod implicit. Tipărirea unei prezentări 3. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. prezentă în meniul Tools. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită.1. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. această funcţie este activă.

În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. AutoCorect. . Pentru corectarea automată. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. din bara de Figura 3. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer).179 roşie. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat.7.2. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. din submeniul care va fi afişat. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Erorile pot fi corectate manual sau automat. apoi clic pe butonul OK. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. În ecran este afişată caseta de dialog Print. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. Pentru realizarea acestei operaţii.87. Tipărirea efectivă a unei prezentări. 3. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:).

Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.1. 3.88.180 Figura 3. liste marcate.8. imagini. . Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină.8. Din submeniul afişat se alege efectul dorit . Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.). diagrame etc. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. b) Tipărirea prezentării în modul broşură.

În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. . se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click.181 Figura 3.90) şi se aleg efectele dorite. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. respectiv validarea opţiunii Automatically. 90. Figura 3. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet.

Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. . pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. în secţiunea Effect. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition.92. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. Figura 3. acesta se alege din caseta derulantă Sound. Medium sau Fast. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). sau prin validarea opţiunii Automatically after. După alegerea efectelor dorite. Pentru realizarea acestei operaţii. alegând comanda Select All din meniul Edit. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3.). Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul).91. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul.

1.92.183 Figura 2.9. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive.93. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show.9. sau se apasă tasta F5. . Previous. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Începe derularea prezentării. Go). Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. 3. Figura 3. Vizionarea unei prezentări 3.

184 Ascunderea unor diapozitive. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). aceste diapozitive vor fi omise. 2. .10.). Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. 4. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Slide Show şi. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. Figura 3. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). În timpul derulării prezentării. 3.94 3.95. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. Se deschide prezentarea PowerPoint. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. ele pot fi ascunse. se alege comanda Hide Slide. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. din submeniul afişat. Se lansează programul Internet Explorer.

Figura 3. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As.96.185 Figura 3... 6. 5. .95.

186 7. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos. Figura 3. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes.98.97 8. Se execută apoi clic pe butonul OK. 9. . Figura 3.

Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. − primul slide (First Slide).100) şi se alege slide-ul destinaţie. 12. 14. sau sub formă grafică (obiect sau buton). Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere.99. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. 11. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. .11. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. 13. − anteriorul slide (Previous Slide). În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. Figura 3.187 10. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. 3. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită.

O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). corespunzătoare efectului de tranziţie. Figura 3. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. se pot insera sunete predefinite. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. De asemenea. Excel etc. Word.100. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. − un alt fişier: PowerPoint. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. de exemplu un buton de acţiune. . − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). − sfârşitul prezentării (End Show). (Other File) – legătură hypertext locală.188 − ultimul slide (Last Slide).

imagini. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu.). Previous.102).189 Figura 3. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.). etc. bloc de text. De asemenea. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. se pot crea pe baza prezentării existente. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. etc. organigrame. Figura 3. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. Home. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei).102 . Pentru aceasta.

103. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. Figura 3. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente.12. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. care o va trece cu vederea. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. 3. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. invers. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. iar a doua se referă la logistică. . probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show.12. 3.1. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . fie el şi experimentat. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. Sau.

Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. introducându-l pentru opţiunea Automatically After.105. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. Indiferent de soluţia . pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Dacă trebuie să se facă o pauză. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el).105). Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă.104). poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . 3. 5. Dacă durata este prea scurtă. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. Figura 3. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. 4. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Acest proces. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. se execută clic pe butonul Yes. Next Pause Repeat Figura 3.104 2. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos.

Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării).13. 6. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. if present şi apoi se execută clic pe OK. 3. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. b) Se execută clic pe butonul Next. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. Figura 3. Dacă se apasă din nou tasta S. de pildă. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. derularea prezentării va fi reluată. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Pentru astfel de cazuri. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator.106. .192 aleasă. şi dacă da. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor.

Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.108 .107 c) În mod implicit.193 Figura 3. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. pentru memorarea fişierelor rezultate. Figura 3. este selectată unitatea de floppy (A:\drive). sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.

wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Figura 3.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. apoi se execută clic pe butonul OK. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. imagine etc. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. Se închide aplicaţia PowerPoint. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. . Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea.

Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard.195 3.14. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere . ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text.

ppt prezentă pe dischetă. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. 10. 10. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). 1 1. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. 6.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. 6. 3 1. text şi imagine. Testul nr. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 7. 12. 3. 2. 11. . Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 4. Alegeţi şablonul de proiect Blends. 2. 9. Testul nr. 3. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 5. 3. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă.15. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 8. 4. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 5. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. 11. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 8. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 9. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. 2. Selectaţi formatul Title Only. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 7. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări.

. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări.S. 12.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Publicã Decan Management Figura 3. 6.199 4.N. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. 11. 10. Deschideţi prezentarea SNSPA. 2. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Studenţi 10500 11000 12500 9. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 7.ppt. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. 4. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. 6. 5. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 8.P. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. 12.A ca titlu. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. 5. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. Introduceţi numele organizaţiei S. Testul nr. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. 8. 9. 3. 10.110 11. 4 1. Alegeţi modul de vizualizare Slide View.

5. 4. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 5. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru.ppt prezentă pe dischetă. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. 10. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 7. 6. 8. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. 11.200 Testul nr. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. 2. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View.L. 10. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. 3. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Introduceţi numele firmei OMEGA S. Testul nr. I Trim. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. 2. 7. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 3. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. 4. Schimbaţi culoarea formei în roşu. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 9. 6 1. 12. 9. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 6. . 5 1. II Trim. Selectaţi formatul Title Slide. Adăugaţi un efect de animaţie formei. Deschideţi prezentarea OMEGA.R.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă).

totuşi. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. 3. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. Paste. nu toate aplicaţiile suportă OLE. Se pot insera datele în mai multe feluri. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. se pot partaja datele creând o legătură. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. copiindu-le şi. apoi. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. Embed. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). Dacă se selectează date dintr-un document şi. De exemplu. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. 4. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. Se poate. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. Prin includere. 2. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Cu OLE se pot. include datele dintr-un fişier în altul. însă. se pot totuşi partaja datele între programe. inserându-le. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE.201 4. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. Atunci când se schimbă graficul în Excel. Datele inserate nu vor păstra. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Dacă se editează documentul sursă. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. după aceea.1. apoi. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. modificările vom influenţa şi documentul Word. Printr-o legătură. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). Link . . Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. de asemenea. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Deci.

2. toate acestea fără a afecta originalul. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. Pentru a include date într-un document.1. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Pentru a edita un obiect inclus. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. se vor insera date copiate din Excel. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. 3. 5. 4. se execută dublu clic asupra lui.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. Dacă. Copia poate fi editată. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. . Figura 4. de exemplu. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. de exemplu. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Se execută clic pe OK.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate.

Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. documentul sursă nu va fi modificat. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă).203 Figura 4. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie).2. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. În cele mai multe cazuri. Crearea unei legături între două fişiere Office. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. Word. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. trebuie respectaţi următorii paşi: . În acest caz. În cele mai multe cazuri. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. Dacă un program nu suportă OLE. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. De aceea. Totuşi. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. comanda Paste Special nu va fi disponibilă.

Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. Pentru a rupe legăturile. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere.3. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. 3. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document.204 1. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. 2. aşa cum prezintă figura de mai jos. În mod implicit. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. 4. metoda de reactualizare este Automatic Update. Figura 4. Figura 4.4 .

Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Figura 4. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Tabelul nu este creat. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. de asemenea. dar este nevoie de el rapid. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. 4. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. Aceasta este. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu.5. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. E posibil. Se execută clic pe butonul Browse. care are două casete. de asemenea. de asemenea. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. După ce s-a creat obiectul. Se va deschide fereastra de dialog Object. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object.5). Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. Pentru a insera un obiect. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. Pentru a crea un obiect nou. .205 Include unui obiect nou prin Insert Object. În loc să se insereze datele. Se poate.

Figura 4. se activează meniul File. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. Pentru aceasta se deschide documentul Word. fără a rescrie toată prezentarea în Word. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. se activează meniul File.2. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. De asemenea. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. .6.206 4. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word.

.1. 5. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. în care este afişat documentul activ. − afişaţi.207 5. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. se activează meniul File. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. editaţi. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office.1. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. cu numere de pagină consecutive. o prezentarea PowerPoint). Un biblioraft este o agrafă de birou electronică.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. dacă este prezent pe ecran. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. un registru Excel. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. anteturi şi subsoluri uniforme.

se alege comanda Add from File.1.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. Se execută clic pe butonul Add. 5. Se activează meniul Section. Figura 5.2) din care se selectează documentul care va fi inclus.2.2.1. .

între cele două nu există nici o legătură.209 În urma acestei operaţii. Când se include un document într-un biblioraft. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original.3. 5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. în acesta va fi plasată o copie a documentului.1. se activează aplicaţia Microsoft Binder. . În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft.3. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) .

210 Figura 5. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add. se alege butonul Letters&Faxes. De exemplu. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . Figura 5. . Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane.5. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon.4. pentru a crea un şablon de fax.

ppt (document PowerPoint). 2. Se deschide biblioraftul dorit. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft.obd. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. Pentru editarea unui document. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. Figura 5.211 5. .obd).2. se parcurg următorii paşi: 1. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama.1. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit.2. Editarea unei colecţii de documente office 5.6. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.

8. . PowerPoint etc.212 Figura 5.7. aplicaţia sursă este PowerPoint). Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.8. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. 3. Figura 5. nu numai documentul din biblioraft activat.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.

). Se activează documentul care va fi editat. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.9. 5. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. 2.2. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. Figura 5. iar comenzile afectează numai documentul activat.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. . se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.obd).2. PowerPoint etc. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. 3. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. Se deschide biblioraftul dorit.

10. 4.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.214 Figura 5. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Figura 5.3.11. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Documentul editat reapare în biblioraft. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare. .3. 5.

Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. 3.3. .215 5.2. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. 4. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK.12. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Se deschide biblioraftul dorit. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. 2. În ecran este afişează fereastra Print Binder. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Figura 5.

este momentul orientării către Publisher. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. − Publicaţii cu aspect profesional. Noţiuni de bază 6. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. Opţiunile de culoare. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Publisher este la fel de prietenos. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. foi volante. − modificarea aspectului unei publicaţii. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. până la publicitate tipărită comercial. Pe lângă claritatea scrisului. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare.1. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. sau îngreunează. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. cataloage. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. cum ar fi buletine informative. 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. site-uri Web sau meniuri. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. − tipărirea publicaţiilor. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. . de timp şi de aspect sporesc.1.1. comunicarea. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. broşuri. capabile să atragă atenţia. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. foi volante. oficiale sau juridice. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul.

cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. etichete. în publicaţii. 6. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor.1. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. în timpul lucrului. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. . − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse.1. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. verificând automat ortografia. Figura 6. până când este închisă e utilizator.2. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii.

Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .2. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. dacă este prezent pe ecran.3. 6. pe o unitate locală sau pe Web.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor.2.1. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. 6. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.

− Se adaugă text şi imagini. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. care pot fi create în câteva minute. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New.). Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker.3. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. Dacă se execută clic pe acest buton. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. de pildă o foaie volantă. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. cărţi de vizită etc. − Se face revizuirea. şi anume: − Publicaţie din Catalog.3.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). site Web.. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. dacă este necesar. .. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. − Se imprimă sau se publică pe Web. Figura 6. din meniul File.

modelul Arcs. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. . În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Figura 6. ca exemplu. de exemplu. Se alege. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). Figura 6.4. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. 3.5. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. 2. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1.

6. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. . şi deci s-a creat cartea de vizită. Bars.– Editarea unei publicaţii). Floating Oval etc.3. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. Când se termină dialogul. Se execută clic pe butonul Next. 5. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Tilt.6 6. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Figura 6. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design.

Web page şi Book Fold.8.7. Figura 6. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. . de pildă Postcard.

aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. din panoul Wizards. clare şi echilibrate. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. produs sau serviciu est prezentat. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. produs sau serviciu. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. În eticheta Publication By Wizard. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. adresă. 6. referitoare la utilizator sau la organizaţie. Dacă informaţiile importante se modifică. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1.1. setul de informaţii personale se editează o singură dată. El poate fi împărţit în două. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. funcţie.2. .9. telefon. trei sau patru foi. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. fax. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. nume organizaţie etc. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. pentru a permite ochiului să se odihnească. Figura 6.

modelul Bar. Se alege. .9.10 4. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. de exemplu. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. 5.). În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). 3.

Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. Pe ecran va fi afişată . Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. 6. Formatarea textului Textul într-un pliant.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. 7.11. 8. prin operaţii de editare (subcap. şi deci s-a creat pliantul. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next.3. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. Când se termină dialogul. Figura 6. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. – Editarea unei publicaţii).

Se execută apoi clic pe butonul OK.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. fontul (Font). Figura 6. . stilul (Font Style) şi culoarea (Color).13. Figura 6. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. De asemenea. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…).12.

4.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. 3. . este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire.14. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. Columns. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pliantul va deveni opac.15. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. Figura 6. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. 2. Figura 6. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri.

DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. 6. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane.16. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. dar nu apar în materiale imprimate. instrumente de desen şi zone de lucru. 7. . Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. Figura 6. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. Editarea unei publicaţii 6. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. 6. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero.3. fie că se face o nouă publicaţie în întregime.3.1. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. Ghidajele apar ca linii pe ecran. Fie că se întreprind ajustări minore.

Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. ( Figura 6.19. . Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. Figura 6.18. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Atunci când se activează comanda Snap To….DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6.17. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. Scara riglelor se modifică proporţional. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.

este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.3.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran.20. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru .. text sau reprezentare grafică. Figura 6. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. F Figura 6. decât dacă li se adaugă o bordură. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. . 6. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. ele sunt asociate fiecărui obiect.21.2.

se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Se activează comanda Text file din meniul Insert. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications.23. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. . atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. Pentru preluarea textului dintr-un document.22. Text Frame Figura 6. . documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat.

.25. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior.24... După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). 6. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. de exemplu. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. Pointerul de mouse. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects.. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. va lua forma unui ulcior drept. atunci când se deplasează în pagină. ulciorul se va inclina. Figura 6. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. . care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă).

sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. .DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. din bara de instrumente Formatting. Pentru aceasta.26. din bara de instrumente Formatting. După inserarea textului. Pentru aceasta. Figura 6. b) Stabilirea mărimii caracterului. se execută clic pe butonul Font. sau din meniul Format se alege comanda Font. se execută clic pe butonul Font Size.27.

Figura 6.29. se alege comanda Text Frame Properties. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor. din meniul Format . iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane.28. . c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Pentru aceasta. Se deschide fereastra Text Frame Properties.30. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6.

Pentru aceasta. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. e) Stabilirea identărilor spre stânga. înainte şi după paragrafe. Figura 6.31. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. dreapta sau prima linie. Figura 6. înainte şi după paragrafe. dreapta sau prima linie. Pentru aceasta. din meniul Format. din meniul Format. .DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list.32. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. se alege comanda Idents and Lists. se alege comanda Line Spacing.

DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Figura 6. 236 236 Figura 6. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. . Imagini. Fiecare grup de obiecte mici. text. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Microsoft Excel sau Microsoft Access.34. aflate în relaţie.33.

. selectarea coloanelor. liniilor sau a întregului tabel etc. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Figura 6. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. În continuare. Figura 6. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii.).35. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word.36.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. de rând şi de coloană. pe laturile de sus şi din stânga cadrului. Publisher afişează butoane distincte.

Făcând clic în afara cadrului. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. cum ar fi text ondulat sau umbrit. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. se alege comanda Cells Diagonals. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. Figura 6. Figura 6. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt.37.. se revine în mediul Publisher. .38. Din meniul Table.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus..

− Fonturi fără serife. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format.3. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. acolo unde se doreşte. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. De obicei. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important.39. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. În interiorul uni cadru text se reglează marginile.3. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit.DESKTOP PUBLISHING 6. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. . Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. Figura 6. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. coloanele. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă.

240 240 Figura 6. Se activează comanda Font din meniul Format. Figura 6. .DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. Size (Dimensiunea Fontului).41. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). Font Style (Stilul fontului).40.

) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). De asemenea. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text.. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). fie pentru efect de formă.43. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. Bottom). Se poate verifica ortografia unei limbi străine..42. Figura 6. Right. Top.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. . În cazul setării implicite. Figura 6. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left.44. Figura 6. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi.

Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte.46. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.45. . Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta.

este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Selectarea obiectelor din Design Gallery. Figura 6. Figura 6. pentru a îmbunătăţii publicaţia.48. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.49. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente.DESKTOP PUBLISHING 6.3. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. sigle şi aşa mai departe. Figura 6. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie.4. Grupurile conţin articole cu titluri globale.47. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. . Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. cum ar fi un formular de răspuns. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. cuprinsuri.

Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. Figura 6. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. atunci ea aparţine altcuiva.50. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Adăugarea de imagini.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. urmând ca selectarea culorilor. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. . Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului.

există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini.). Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu.51. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. Figura 6. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. de dimensiunea stabilită. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. în moduri foarte diverse. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal.52. . Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).

. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.53. Figura 6.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File...52. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip. c) Comanda Picture din meniul Insert.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera).DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6. ..

Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame.). se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). Figura 6.54. Pentru aceasta. . forma şi culoarea liniilor de contur.55.56. culoarea şi poziţia umbrei etc.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. După inserarea imaginii. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. Figura 6.

verticală sau înclinată la 450.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. etc. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. dar care lucrează în acelaşi fel. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes. redimensiona şi modifica după dorinţă. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Adăugarea formelor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. .59. borduri şi fundaluri.).58. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. recolorarea imaginii. de pe scaner sau cameră digitală. Figura 6. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. la un cerc sau la un pătrat. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. 248 248 Figura 6.57. Linia. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Formele creează diagrame. Figura 6.

Figura 6. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). se parcurg următorii paşi: 1. 2. vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). . Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. se alege opţiunea Pages. Line Color etc. Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). În ecran se va afişa caseta de dialog Options. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). În mod implicit.61. se execută clic pe butonul Options. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului.3. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems).60. 6. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color.5. . Pentru utilizarea acestui instrument. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. Se execută clic pe butonul dreapta mouse. ca de exemplu: un cadru gol. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute.).DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. Figura 6. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher.

Dacă se acţionează clic pe butonul Explain.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences).62. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). apoi se execută clic pe butonul OK. . Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. sugerând şi modalitatea de rezolvare.63. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. 250 250 Figura 6. 4. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Figura 6. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. 3.

Roşu. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. magenta. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. cum ar fi Pantone Matching System. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. O specificaţie de culoare standardizată.4. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. În acest caz. cu atât este mai bună calitatea. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . cu cât este mai mare rezoluţia. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. Puncte per inci. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. de regulă. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului.

În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet).64. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei.65. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. Pentru aceasta.4. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 6. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. . Figura 6. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). se execută clic pe butonul Start. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers.1.

Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). până la noi modificări 6. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source.).DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. sursa (opţiunea Paper Source. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup.4. Figura 6. Atributele selectate în această casetă de dialog.2. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual.66. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. . se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. orientarea paginii.

Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă. .DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Figura 6. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.67.68.

Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie.3. se va realiza tipărirea efectivă. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Apoi.4. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. 6. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie.69. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. se parcurg paşii următori: 1. numărul de copii (opţiunea Number of copies). Pages from − numărul de pagini. Figura 6. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. . In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Current page − pagina curentă). . se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. cu culori spot sau cu culori de proces.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire.

70. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics).71.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. 3. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. Figura 6. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). . Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse.

Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. 6.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6.5. Bara de instrumente Standard. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . 4.72. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară.

Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. 7. 4. 2. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. 2. Oval Tool. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. 2 1. 8. Deschideţi aplicaţia Publisher.25. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. 9.6.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. 10. alegeţi schema de culoare Olive. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 11. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. 5. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Deschideţi documentul Card. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. 4. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Pentru modelul selectat. Testul nr. 5. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. 3. 7. 3. 8. Completaţi setul de informaţii personale. 1 1. 6. 6.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. un contur cu linii albastre. .

6. Deschideţi aplicaţia Publisher. informaţiile personale. 7. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. 3. 3. alegeţi schema de culoare Iris. 10. 6. 5. 8. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. fundalul de culoare verde. . Selectaţi eticheta Publication By Wizard. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. 5. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. Alegeţi pentru cadrele din grup. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. Pentru modelul selectat.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Deschideţi documentul cu numele Pliant. 4. Actualizaţi. 8. 2. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Testul nr. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. 2. dacă consideraţi necesar.Închideţi documentul cu numele Pliant. 3 260 260 1. 7. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 9.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. 4 1. 10. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 9. Realizaţi împăturirea pliantului. 12. 11. 4. Tipăriţi documentul . Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului.

Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. maximizare . − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. memorând agenda de adrese. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . Contacts.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). My Shortcuts şi Other Shortcuts. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. În primul rând este verticală. se realizează operaţia corespunzătoare. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. Tasks. − gGestionarea notiţelor. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. Bara de meniu este dinamică.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7.1. . Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . la îndemâna utilizatorului. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. În ambele situaţii. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. 7. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Calendar. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Journal sau Notes.

Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. planificate sau repartizate altcuiva. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. adică mesaje e-mail şi faxuri. diverse evenimente şi şedinţe programate. calendar şi componenta de poştă electronică. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. adrese e-mail etc). Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. adrese.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. Astfel mesajele .1. numere de telefon. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar.

Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului.2. se pot vedea. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Utilizarea poştei electronice 7. putându-se adăuga noi grupuri. fără să se închidă programul Outlook. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. în cadrul grupului activ. potrivit cerinţelor utilizatorului. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi.). Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise.1. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. 7. De asemenea. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. de . care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. Aceste setări introduc. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. şterge şi reconfigura grupurile existente. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. organiza. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. My Documents şi Favorites din propriul calculator.2. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. gestiona.2. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View.2. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru.

Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. 6. ce spune „Bun venit în Outlook“. Dacă nu s-a realizat conectarea.2. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. Dosarele Inbox. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. dar care nu pot fi expediate imediat. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. . Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. Se poate folosi orice nume sau parolă. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis).3). Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Pentru conectarea la serverul de mail. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. Drafts. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. apoi Next. atunci când a deschis prima dată Outlook. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next.2. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. 7. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. 3. 5. 4. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. crearea formatarea şi transmiterea lor. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. 2. Se vor introduce informaţiile necesare. Outlook trimite numele de utilizator şi parola.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. articolele din cadrul unei discuţii. Se apasă butonul Next.

DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului.3. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. . De exemplu. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. plicul se deschide. se execută clic pe titlul acesteia. Atunci când se afişează fereastra Inbox. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). − From afişează numele expeditorului. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat.

În caseta de text Subject. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. prezentări din PowerPoint. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. 2. urmată de clic pe butonul To .DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. registre de calcul de din Excel.4. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. 5. . sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. se introduce subiectul mesajului. dacă se doreşte expedierea acestora. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. 3. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). 4.

− Protejarea mesajele. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Figura 7. . în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Word sau Excel. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Normal sau High – ridicat.5.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut.6). Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător.

Figura 7. data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ).6. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Figura 7. dacă este validată caseta Save Sent Massage To. No Response Necessary (nu este necesar răspuns). Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). Reply (răspunde). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. Read (citeşte). Pentru marcarea mesajelor. Forward (înaintează altor persoane). Reply to All (răspunde la tot). For Your Information (spre informare).7. . care este cel implicit. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). − Utilizarea marcajelor pentru mesaje.

În cazul în care.2. Dacă există fişiere ataşate. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. . în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. 2. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. 5. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). după contactarea serverului de e-mail. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. 3.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward.8. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. sunt recepţionate noi mesaje. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. 4. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. Figura 7. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message.3.

Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. sub forma cărţilor de vizită. 7. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. 6.3. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. numerele de telefon. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. . adresele de email.9. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts.

În ecran se deschide caseta Contact. Figura 7.10. . Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N).DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7.11.

a unei scrisori. . de acasă. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). Sunt solicitate funcţia persoanei. În caseta Distribution List (Figura 7. Distribution List. Se activează meniul File şi se alege comanda New. în stânga. Figura 7. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. firma unde îşi desfăşoară activitatea. faxul şi telefonul mobil. De exemplu.12. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. 2. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. numărul telefonului de la firmă. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. în dreapta. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. trimiterea unui mesaj. adresa de e-mail şi site-ul de Web. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă.

lunile şi chiar anii următori. .13. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. în intervalele în care există timp disponibil. 3. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. În final se apasă butonul Save and close. dar şi planificări de şedinţe.4. săptămânile. 7.14). zile de naştere). marcării evenimentelor (aniversări. Calendarul de activităţi Outlook. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie.

în vederea redimensionării.15). Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. Figura 7.14 În mod implicit. iar sarcinile în panoul de activităţi. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.15. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. . comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7.

− pentru vizualizarea unei săptămâni. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. 7. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. Se începe apoi editarea denumirii programării. fără repetabilitate. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi.4.16). Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri.16 . Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp.1. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. − pentru vizualizarea unei întregi luni. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. cum ar fi zilele de naştere. sau a mai multor zile. seminarii etc. pe durata desfăşurării programării astfel create. nu săptămânală ori lunară). după care se validează cu tasta Enter. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. Figura 7. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice.

loc de desfăşurare. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. locul de desfăşurare etc. − Tentative (Provizoriu liber). se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. categoria căreia îi aparţine.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. Oricare ar fi modalitatea de apelare.17. Figura 7. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. − Out of Office (Plecat din birou). precum şi data şi ora terminării.17. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). proporţională ca mărime cu durata activităţii. − Free (Liber). Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. ce simbolizează .DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. deşi este extrem de facilă şi rapidă. data şi ora începerii.

Gifts. International. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail.4. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. fie de natura prezentărilor online. etc. În cazul activităţilor online. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. 7. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. fie de natura colaborării la anumite documente. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. Holliday. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. Favorities. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. Activitatea poate fi una fizică.18. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. . aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat.2. Figura 7. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar).

Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări.19). . celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.3. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event.20.4.19. 7. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare. iar caseta All Day Event este bifată.). fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. Figura 7. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.

. durata periodicităţii (zilnică. chiar şi durata. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. în dreptul altei ore. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. iar dacă este cunoscută. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. din bara de instrumente. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. .20. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice..DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. săptămânală. în cadrul zonei de programări.

) asemănătoare cu fereastra Appointment. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată.21.4. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. faţă în faţă ori la distanţă. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere.21. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. sau zi. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor.DESKTOP PUBLISHING 7. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. Figura 7. spre noua oră. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. În cazul în care după un timp. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. . Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail.4.

lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. Fereastra Task (Figura 7. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K).DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . cât şi în componenta Tasks. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Completed (Rezolvată).22 . urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. În Progress (În curs de desfăşurare). Figura 7. Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. High (Maximă prioritate). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. Normal (Normală). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject).5. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. 7. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută).

documente Office deschise. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. . Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi.6. sarcina etc. tipul activităţii (transmitere fax etc. Fereastra astfel activată (Figura 7. Figura 7. e-mail. invitaţii la şedinţe etc.23.) persoana de contact. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. pe verticală. data şi ora începerii şi durata. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook. fax.DESKTOP PUBLISHING 7.23.).24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului.).) doar la cererea utilizatorului. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7.

7. Figura 7. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. transmise altor persoane.24 7. . Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. idei.25.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. numere de telefon. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară.

notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. plecând tocmai de la analogia cu Post-it.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Se va deschide o fereastră Message. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. După o anumită perioadă. subiect al transformării. Green (verde). În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. După completarea datelor necesare ferestrei. transmiterii lor persoanelor interesate. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual.26. Figura 7. Pink (roz). Yellow (galben) sau White (alb). Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei.25). . Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. peste pictograma Calendar a barei Outlook. se va salva acest nou articol. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru).

Bucureşti: Editura Comunicare.ro. 6. Ionescu Iuliana. Excel 5. (1997). (2002). Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). Găitănaru Andrei. Kent Peter. Chiriacescu Adriana. (2000). Dumitrescu Emil. (1994). Somnea Dan. Bucureşti: Editura Tehnică. (1998). Bucureşti: Editura InfoMega.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. James B. Internet cu Windows. (1994). Birotica. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere).ro. Cosăcescu Luana. Stanciu Andrei. Microcalculatorul . Calciu Mihai. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Office XP. Kraynak Joe. Secretariat şi corespondenţă. Bucureşti: Editura Teora. 3. Maxim Cornelia.ro. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Bucureşti: Editura Comunicare. Michael Halvorson.Baird. 5. (2003). Bibliografie 1.mediu şi canal de comunicare. 12. Calciu Mihai. Oancea Mirela. (2001). (1999). Comunicarea în afaceri. Bucureşti: Editura Teora. Microsoft PowerPoint 2000. Bucureşti: Editura Teora. 8. 9. (2001). 7. . Stull. Bucureşti: Editura ALL. (2001). Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Bucureşti: Editura Teora. Birotica 2000. 2. John W. Bucureşti: Editura Teora. Somnea Dan. 4. Bucureşti: Editura Tehnică. Kasser Barbara. Mureşan Laura. 10. Microsoft Office2000 Small Business. (2002).0 cu aplicaţii în management. Bucureşti: Editura Comunicare. 13. 11. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a.