1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. dr. operaţii cu date şi fişiere. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. . specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. Cornelia Maxim. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. transportul şi prezentarea datelor. utilă studenţilor atât pentru studiu. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. operarea bazelor de date. alfabetizarea digitală. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. stocarea. sau pentru trecerea testelor ECDL. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. prelucrare tabelară. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. ing. fie în format pentru tipărire sau nu. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. Cu atât mai mult. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. drd. Studentul. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. Este cunoscut faptul că. Prof. Pentru ei. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. care lucrează curent cu informaţia. organizarea documentelor Office în colecţii. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. Aceste documente.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. Vasile Baltac. procesare texte. O largă categorie de persoane. univ.

Capitolul 3. privind procesarea. Publisher şi Outlook. economie. încet-încet. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. În Capitolul 2. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. numite centre de calcul. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. . ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. Prin urmare. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. De asemenea. Apoi. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. asemenea telefonului sau televizorului. Cu atât mai mult. stocarea. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. a devenit realitate incontestabilă. crearea şi editarea graficelor. constituie un dezavantaj competitiv. animarea prezentărilor cu efecte speciale. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. construirea diagramelor organizaţionale. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. chiar fireşti. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. aranjarea unui tabel pentru tipărire. gestionarea bazelor de date. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. proiectare. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. PowerPoint. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. În acest context. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. administraţie sau afaceri. Capitolul 1. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Excel. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. Office Binder. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. a cunoscut evoluţii impresionante. vă oferă informaţii. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word.

Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. De asemenea. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate.8 Capitolul 4. După parcurgerea capitolului 5. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. verificarea corectitudinii publicaţiilor. Capitolul 7. modificarea aspectului unei publicaţii. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. În capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. afişaţi. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. Partajarea datelor între aplicaţii Office. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. . Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. editaţi. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru.

Documentul principal conţine informaţiile fixe. 1.1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. nemodificabile. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier.9 1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. Sursa de date conţine informaţiile variabile. Excel. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters).). − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Access sau Outlook. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source).1.1. Documentul principal. Pentru a tipări o scrisoare tip. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. − documentului de tip plic (Envelopes).

Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. Validându-se această opţiune. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. Figura 1. Se editează documentul principal. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Editarea se realizează în mod obişnuit. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal.10 1. cu ajutorul meniului Tools. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. 2. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Din caseta Mail Merge Helper. formatat şi salvat. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări.1. După ce documentul a fost editat. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Editarea documentului principal. opţiunea Mail Merge.

Job Title. sau în totalitate (13 rubrici).2. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. Figura 1. corespunzător rubricii Data Source. Company etc.) ale sursei de date nou generate. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. First Name.11 Data. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. Last Name. . sau selectiv.

. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field).. nume. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. După salvare. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK.4. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. Figura 1. din caseta Data Form. localitatea. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. adresa.3. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări)..12 Figura 1.

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Database. .5. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară.6. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Toolbars. după care se apasă butonul Remove.13 Figura 1.6. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată.). Butonul Delete şterge înregistrarea curentă.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

1. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. atunci pot fi preluate. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. Figura 1. aceasta se scrie în caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. dacă este cazul. 2. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. . Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. se şterge textul din caseta Return Address. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei.19 1.14. se alege comanda Options din meniul Tools. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.2. 3. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. În acest caz. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. Dacă se execută clic pe Yes. se poate edita textul. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). 4. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului.

. Figura 1.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. . Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.16. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.20 Figura 1. Modificarea poziţiei adresei destinatarului. Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. respectiv adresa de retur.16).

Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă.17. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. cu aceeaşi adresă sau informaţie. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Figura 1. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Dacă este cazul. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.21 5.18).17. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. . acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text).

19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.22 Figura 1. Din lista cu etichete Product number se .18. Figura 1. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. de exemplu. − Pentru a tipări o singură etichetă. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă.

Se selectează textul care nu este scris în engleză americană.). se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. 3.. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes... Prin urmare se urmează aceleaşi etape. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create.2. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. 1. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. adică în engleza americană. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. precum şi un dicţionar de sinonime. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. 1. se execută clic pe butonul Print. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. dar la etapa 1. Pentru a încheia tipărirea etichetei. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1.. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. se procedează astfel: 1. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. Dacă se execută clic pe butonul Default. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language.2. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. 2.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului.20). se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. . Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details.. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător.. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale.1.S. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard.23 selectează formatul exact al etichetei.

20. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. 1.21. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type.2. Figura 1.24 Figura 1. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar.2. . Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar). Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.

fie se selectează forma corectă. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. 3. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. De acum încolo. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. . se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. 2. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. în lista Suggestions. În această casetă de dialog. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. Apoi. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. se procedează astfel: 1. se selectează porţiunea respectivă. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. Dacă se execută clic pe Change All. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat.21). Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.22). dacă există. se plasează punctul de inserare undeva în text. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Word va corecta. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect.25 Din fereastra de mai sus. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document.

Însă. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. se execută clic pe butonul Undo. Dacă se execută clic pe butonul Ignore.K. De exemplu. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare.) din caseta cu listă Dictionary Language. dacă s-a scris coluor. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare).26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. el va rămâne afişat ca formă greşită). −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary.22. . −Pentru a revoca ultima corectură. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. se execută clic pe butonul Add. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. Figura 1. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor.

care se repetă de la un document la altul. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. 1. ca de exemplu. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. pagina cu antet etc. dar câteva pot ridica probleme. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. În caseta de dialog New (Figura 1.3. lăsând însă loc procesului de creativitate. General. în timp ce se introduce textul. Se selectează şablonul care va fi modificat. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. scrisoare. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii.1. se poate alege şablonul dorit. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. Se alege opţiunea New din meniul File. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo.23). O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor.3. Hide speling errors in this document. . Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. Letters & Faxes. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. specific fiecărui document în parte. fax. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1.

Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. prin dublu clic pe numele său. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. . care se doresc întotdeauna incluse în el. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. În mod implicit. iar sub el.dot). 2. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. şablonul este salvat în subdosarul General. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates.28 Figura 1. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. antet de pagină). 1.3. 4. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul.23. General. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. fax. 3. De asemenea. Letters & Faxes. În acest caz. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). dosarul corespunzător: Memos. Se execută clic pe butonul Save. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. respectiv formatarea. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. se alege. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. se respectă următorii paşi: 1. în caseta de text corespunzătoare File name. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). nu numai Word.2. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. 5. 2.În caseta de dialog Save As. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. 3. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine.

3. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. se pot proiecta noi documente. Se selectează meniul File şi apoi comanda New.3. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Letters & Faxes. Se execută dublu clic pe numele şablonului. 4. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. pe tab-ul: Memos. Se completează documentul cu restul informaţiilor. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. 3. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). 1.29 6. 2. În caseta de dialog New se execută clic. General.23. .

14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: . nr. Lungă.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt.

. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi. în vederea încheierii formalităţilor de predare. privind livrarea a două autoturisme de teren.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt.2004. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. Cu sinceritate. nr. pe data de 15.233780 0268. În aşteptarea răspunsului Dvs.. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări .233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. Lungă. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă.05. marca Toyota.

În exploatarea bazelor de date. calculate) . − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule.1. mutare. − lucraţi cu baze de date Excel. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. − introduceţi imagini în foaia de calcul. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. ştergere). foi de calcul). linii. manipularea acestuia (copiere. Prin urmare. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. − creaţi şi să editaţi grafice.32 2. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. Astfel. 2. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). − Formatarea spaţiului de lucru (celule. multiple. − actualizaţi datele unui tabel. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare.1.1. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. sau de tipuri diferite. Noţiuni de bază 2. vizualizarea (partajarea în ferestre. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. . coloane. − introduceţi automat date într-un tabel. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple.

33 2. iar în partea dreaptă . A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. Figura 2. Figura 2. dacă este prezentă pe ecran. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.3.1. restaurare şi de .2. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare.1. deasupra zonei de lucru. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . bara de meniu.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). El este compus din: bara de titlu. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . În ambele situaţii. Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel.

Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2.6. Sheet3 etc. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton.5. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton.4. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . Ele conţin butoane de comandă. 256 coloane). Butoanele de comandă sunt autodocumentate. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. în care . butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă).). Coloanele sunt identificate prin litere. butonul de şi zona de editare a Figura 2. de la A la IV (max. Figura 2. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. butonul de anulare (Cancel) . − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Sheet2. Figura 2. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat.7 . care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy).

Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate.2.8. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. Celula curentă Celula Figura 2.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Error – Excel semnalează o eroare. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor.1. identificate prin nume (etichete). Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia .XLS.4. . Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă).). Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri.

2. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.36 2. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. prezent pe bara de instrumente Standard. De asemenea. . Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător.9. În meniul Start. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog.1. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. Atunci când se activează meniul File. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. din lista documentelor recent create. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. 4.3. se alege fişierul dorit. 3.

Se activează meniul File şi se alege comanda New.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. Din meniul contextual afişat. 3. Pentru crearea unui registru de calcul. se alege comanda New Excel Worksheet.10. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard.4. .1. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. 2. 2. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv.

se activează meniul File şi se alege comanda Close. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. În fereastra Save As corespunzătoare.html). 2. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type).). În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page.1.11. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:).5. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.12. se va alege tipul Web page (*. fără închiderea aplicaţiei Excel.htm. . *. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.

Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.6. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine.1. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. ea devine activă. . el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. 2.12. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului.39 Figura 2. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran.

Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel.1. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1.40 Figura 2. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar.13. Pentru închiderea asistentului. Figura 2. afişarea liniilor de grid etc. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule.2. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. ca de exemplu: afişarea barei de formule. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. aceasta se anulează sau se activează. 2. De exemplu.2. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. a barei de stare. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View.14. .

.16. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.15.41 Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. S-a ales. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente.42 2.3. Figura 2.17. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente.2. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. . se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. de exemplu. Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. bara de instrumente Standard.16). Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. 2.2.2.

43 Figura 2. Figura 2.19. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.18. . Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.

(virgula) . Operaţii de bază 2.08E+10). o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3. 2. Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) .3.44 2.3. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul.20. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.1. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Acesta va conţine patru foi de calcul. Figura 2. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. .75). un număr zecimal (340. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).2. Close. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. New. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. Se va deschide fereastra de dialog Options.4. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.

În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). indiferent de ceea ce afişează în celulă. Dacă celula este activă. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. Se apasă apoi tasta Enter. . afişând mai puţine zecimale. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . sau se apasă tasta BackSpace. Se tastează numărul dorit. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. 2. Dacă numărul nu încape în celulă.5. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.3. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică.21.

se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. sau prezent în bara de formule. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. Figura 2. Se apasă apoi tasta Enter.23.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2.22. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. . Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Se tastează o valoare de text.

Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). o dată calendaristică sau oră.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Însă. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. Dacă se introduce o valoare numerică. la fel ca în cazul valorilor numerice. Figura 2. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare.25. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. împărţire (/). textul mai lung este trunchiat. operatori matematici. se alege comanda Comments din meniul View. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. înmulţire (*). Dacă celulele adiacente conţin informaţie.24. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. care trebuie înregistrate ca text.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Toate . scădere (-). numere.

=30+75-20. =A5/10*2 . 2. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. . Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). De exemplu : =A1+A2-A3. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. iar în bara de formule va fi afişată formula.48 formulele încep cu semnul egal (=). Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. Se tastează formula. Se apasă apoi tasta Enter. Când se execută clic pe celulă. prezent în bara de Figura 2. Introducerea formulei folosind tastatura. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3).26.27. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. sau se execută clic pe butonul Enter formule. Dacă formula a fost introdusă corect. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.

în ecran se deschide fereastra GoTo. . Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. Dacă se activează comanda Go To…. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. 2. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula.2. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate.3. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate.28.

Pentru aceasta. Pentru aceasta. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. cu ajutorul tastelor săgeţi. Când s-a terminat selecţia. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. . Pe bara de stare apare butonul ADD. se va intra în prima celulă din grup. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Se ţine apăsată tasta Shift. se ţine apăsată tasta Ctrl. Figura 2. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup.30. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup.50 Figura 2.29. se eliberează butonul mouse.

Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. se ţine apăsată tasta Ctrl. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente.31. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. . sau litera coloanei.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului.

Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. d) Selectarea foilor de calcul. la intersecţia rândurilor cu coloanele. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei.33. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul.32.52 Figura 2. . se alege comanda Select All Sheets. Figura 2.

Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. .3. 2. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. şi apoi se face poziţionarea. Mutare. Copiere. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Figura 2.34. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.53 Figura 2. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste.3. şi apoi poziţionarea. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste.35.

Formats (formate). se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Values (valori). Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C.54 Figura 2. Formulas (formule). Se execută clic pe butonul Paste . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. . Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut.36. şi apoi poziţionarea. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Se execută clic pe butonul Copy . în altă foaie sau în alt registru de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Comments (comentarii). Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia.

se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.55 Figura 2. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste.37. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Figura 2. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se execută clic pe butonul Paste . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.38. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. . Se execută clic pe butonul Cut . Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.

Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. s-a ales opţiunea All. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . şi apoi se face poziţionarea. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). În exemplul prezentat. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. . Formats. Figura 2. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste.39. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Comments). Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Contents. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se acţionează tasta Delete.

Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul .57 Figura 2. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. În ecran se deschide fereastra Find.40 2. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. în întreaga foaie de calcul.4. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find. când a fost găsită valoarea respectivă. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. Figura 2. De fiecare dată. Se execută clic pe butonul Find Next. Se deschide fereastra Replace.41.3.

Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. f 2. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. . se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next.58 Replace.5. Figura 2.43.3. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Figura 2. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii.42. se acţionează butonul Replace All.

în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. pentru inserare linii. Figura 2. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană.44. pentru a modifica lăţimea coloanei. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert.45. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. Figura 2. . sau opţiunea Entre column. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru inserare coloane. Figura 2. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.46.

se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie.47. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. pentru a modifica înălţimea rândului. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. . Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Figura 2.49. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. se poate alege comanda AutoFit. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. Figura 2. Figura 2. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul.48. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. În caseta de text Row Height. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height.

51. În exemplul din Figura 2. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. sau clic pe butonul Sort Descending . tabelul este sortat crescător după Figura 2. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.50. Din meniul Data se alege comanda Sort. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul.3.6. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane.50. . Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. 2. pentru sortare crescătoare. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. În Figura 2.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.

Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. se folosesc parantezele rotunde (). deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). referinţe de celule. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. În această situaţie. Excel consideră formula ca fiind un text. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. Dacă acesta este omis.51. iar la sfârşit adunările şi scăderile.4.). îl adaugă la conţinutul celulei B2. apoi înmulţirile şi împărţirile. Formule şi funcţii 2. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. C7 etc. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. Aşadar. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2.62 Figura 2. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. 2. . apoi scade conţinutul celulei C3.4. B3. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2.1.

Figura 2. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). − eticheta „TOTAL“). Figura 2. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.53.54. În această situaţie.53. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.53. iar în bara de formule este afişată formula. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Dacă formula a fost tastată corect. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. . Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. în celula E4 se afişează rezultatul. Se repetă procedura pentru celelalte produse.52. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. − celula E4).

Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se execută clic pe celula B4. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. coloana „VALOARE“).57.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. b) Înmulţirea numerelor. . Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=). Se repetă procedura pentru celelalte produse.57. Figura 2.55.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2.

Cu această formă a pointerului de mouse. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. Figura 2. Pentru corecţie se va edita formula.59. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. rezultatul va fi cel dorit. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Figura 2. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. ea poate fi corectată.65 Editarea (corectarea) unei formule. Formula va fi afişată în bara de formule. în locul celui de înmulţire (*). În urma editării. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date. .60. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+).58. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Figura 2.

63. .64. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Figura 2.62.61. Figura 2. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere.65. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. în orice format. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare.67. se comanda Fill Series. Din submeniul afişat. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Figura 2.68. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. Din submeniul afişat. Figura 2. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată.66. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. se alege direcţia de umplere. Figura 2. − Crearea unei serii de date.67 − Folosirea comenzilor de umplere. . În exemplul de mai jos. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit.

În construirea formulelor. D5. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor.70. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). Figura 2. De exemplu. celulă domeniu Figura 2. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. sau date din alt registru de calcul. sau B3 :E10. De exemplu D2:E5.).69. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. De exemplu. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. E7 etc. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. . se va modifica automat numărul rândului. De asemenea. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4.

Figura 2. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.73 . Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4.69 Figura 2. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante. Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute.72. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. rezultatul formulei nu se schimbă. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă.71.

b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. se alege comanda Name şi apoi Define. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Funcţiile sunt formule gata elaborate.4. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. cu litere mari. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. . nume de domenii sau chiar alte funcţii.). Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM.). s-a selectat celula E4). statistice. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul.75. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. Se activează meniul Insert. referinţe de celule. 2. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. Funcţia SUM. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. MAX etc. referinţe de domenii. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Figura 2.). grupate pe categorii (vezi matematice. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. adică o anumită structură. mici sau combinate (de exemplu SUM.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). Excel permite folosirea funcţiilor. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Ea calculează total pentru un grup de celule. Average. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. Deoarece este folosită foarte des. financiare etc. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. Excel introduce Figura 2.2.74. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text.

Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. Dacă s-a ales funcţia dorită. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“).76. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4).78. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul.75. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2.71 Figura 2. .

butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Figura 2. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială.77. . Figura 2. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul.78.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero.

Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere. care în prealabil a fost ştearsă.5. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire.1.79 .5. Figura 2. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. 2. pentru că lipseşte o informaţie. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. Formatarea unei foi de calcul 2. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante.

Figura 2. Excel 2000 acceptă moneda Euro. În mod implicit. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Din rubrica Category se alege Currency. dacă este cazul. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. Excel afişează două zecimale. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). numărul de zecimale. Astfel. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number.) ca şi separator de mii.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. Ca o particularitate. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Se specifică. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul.77 devine 5. Dacă se renunţă la zecimale. care activează lista de . numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit.80.

Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent.77%. De cele mai multe ori.81. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. devine 7898. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Figura 2. De exemplu. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). cu multe zecimale. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. valoarea implicită fiind 2. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools.75 componente incluse la cerere. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. numărul zecimal 78. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Pe bara de instrumente Formatting. .

fie direct în forma numerică. a stilului. Din rubrica Category se alege Date. se execută clic pe butonul Font. . Pentru schimbarea tipului de font. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. De asemenea.82. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. a stilului. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. dimensiunii şi culorii fontului. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Figura 2. În caseta de dialog Format Cells afişată. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. datele calendaristice se pot introduce.

Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. În exemplul prezentat în Figura 2. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.84.77 Figura 2.83. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting .83. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style).

78 executând clic pe modelul prezentat. Left (aliniere stânga). Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta).85. Right (aliniere dreapta). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut.43 caractere). se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Justify (aliniere stânga-dreapta).) şi se execută clic pe butonul Alignment.86. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. . c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Center (aliniere centru). Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. De asemenea.

Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. . Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None.86. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.79 Figura 2. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting.

88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză.80 Figura 2.87. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. aplicând combinaţii de efecte. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. . Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.

81 Figura 2.5. se deselectează caseta de validare Border. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. În configuraţia prestabilită. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. Patterns. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Figura 2. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. executând clic pe butonul Options.. Font. De exemplu. Border.88. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. prezentată mai jos. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare.2. .. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat.89 2.89).

Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. Când opţiunea este activă.90. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. De asemenea. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. apoi se execută clic pe butonul Add. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. De exemplu. . economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. în caseta de text Replace. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. .82 Figura 2.

e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.83 Figura 2.92. .91. Figura 2. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps.

Referitor la dimensiunea paginii.84 2. se selectează ambele opţiuni. cu clic mouse. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm).3. Figura 2.5. pagina este rotită cu 90 grade. .93 . Se selectează apoi. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. iar în modul de orientare Landscape. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. În modul de orientare Portrait. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. În ecran este afişată fereastra Page setup.

a datei când a fost creat. .94. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. În ambele situaţii. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer. sau se activează meniul File. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. Figura 2.95.85 Figura 2.

secţiunea Scaling. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. clic pe butonul Custom Footer. La revenirea în pagină. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. Figura 2. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall.96. Modificând scala. iar pentru subsol. trebuie forţată să se potrivească în pagină. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). inserarea numărului de pagină. se află trei opţiuni: Left section. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. introducerea orei. respectiv subsol. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. . În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. introducerea datei curente. Pentru aceasta se activează meniul File. În partea de jos a ferestrei. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. afişarea numărului total de pagini. Se caută în foaia de opţiuni Page.

87 Figura 2.97. Figura 2. sau prin comanda Print Preview din meniul File. 2.6.98. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard.6.1. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. . Tipărirea foilor de calcul 2. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.

Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. posibilitatea setărilor de pagină. Tipărirea foii de calcul active. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup.88 După cum se observă. 2. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. se activează opţiunea Print to File. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran.6. se activează meniul File şi se alege comanda Print. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. În ecran se va afişa fereastra Print. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire.99. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. a marginilor. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. Figura 2. 2.2.

Se execută clic pe butonul OK. În caseta Print. ca zonă de imprimare.100. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. din secţiunea Print what. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s).89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. 2. 2. de copii Figura 2. se alege opţiunea Entire Workbook. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. se alege opţiunea Selection. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. . dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection.101. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1.6. Figura 2.3.

fişiere text. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. poze scanate.7.90 2.7. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. titluri şi elemente de text scrise artistic. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. 2. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. rapoarte. linii şi alte forme.102. . Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. etc. Figura 2. 3. grafice şi diagrame 2. pliante etc. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. organigrame etc.1. pentru prezentări. Obiecte. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine.102 −celula A10). grafice. − Organization Chart . o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. După introducerea datelor.un program care permite crearea de organigrame. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere.

sus. jos). Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Pentru realizarea acestei operaţii. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită.103. se execută clic pe clipul dorit. Figura 2. dreapta. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Se deschide fereastra ClipArt. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. .91 4.

Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Pentru realizarea acestei operaţii. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Pentru redimensionare.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. .104. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului).

Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1.7. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. bare. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). . Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. ajustându-se la noile valori. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. Figura 2. Asistentul ChartWizard.105). adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. Reprezentarea grafică este dinamică. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type).93 2. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. sub formă de diagrame.2. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică.105. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart.). sectoare de cerc etc. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. suprafeţe. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. tendinţelor.

94 Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.107.106. . Figura 2.

raportate la un întreg.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. . Figura 2. Figura 2. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY.109.108.

. g) Grafice concentrice (Doughnut). Figura 2.111. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi.110. Figura 2.

113 . Figura 2. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice. faţă de un punct central.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. Figura 2.112.

114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Figura 2.115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. . Figura 2.

99 2. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). seriile de date au fost orientate în linie. După selecţie se închide caseta de text. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Dacă seriile sunt orientate în coloană. Butonul Collapse Dialog Figura 2.116. Dacă seriile sunt orientate în linie. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. . iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei.117. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. În exemplul din Figura 2.

La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title).117. Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). legenda graficului (Legend).100 Legenda Etichete abscisă . În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. titlul abscisei (Category X axes ). 3. titlul ordonatei (Value Y axes). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). . Figura 2. afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes).

Acesta este ultimul pas. 4. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă.118. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. Figura 2. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3).119. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. . sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet).101 Figura 2.

pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă. .120. De exemplu. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă.121. Figura 2.102 Figura 2.

În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul.122. Figura 2.123. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. . Se execută apoi clic pe butonul OK. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. Figura 2.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul.

124. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Series (şterge seriile de date). Figura 2. Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. S-a ales. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Formats (şterge formate).104 Mutarea. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se acţionează tasta Delete (ştergere All). pentru exemplificare. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. opţiunea de ştergere totală All. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare.125 . Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. . redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.

În contextul aplicaţiei EXCEL. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. pe linii şi coloane. pe înregistrări şi câmpuri. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe.126. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. Culegerea datelor este importantă.8. . Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită.8. inventare de produs sau registre de verificare. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. specific. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. Figura 2. De exemplu. nici una. Cu doar câteva clicuri de mouse. listele se mai numesc şi baze de date. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. În general însă. În listele Excel. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. Pentru a înţelege listele Excel. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields).105 2. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă.1.

− Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. nuanţe. ca pentru început.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. se vor plasa înainte sau după listă. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. chenare şi alte elemente de format pentru celule. presupune că acesta este capătul listei. După ce informaţia respectivă a fost localizată. se folosesc alte fonturi. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. cifre. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. modificare sau ştergere de înregistrări. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. adică adăugare. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. imprimări de date structurate. fără nici un fel de informaţii suplimentare. 2. Indiferent de modalitate. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. . să se definească structura bazei de date. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. chiar imagini grafice. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. modificare. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. Pentru a realiza o bază de date este necesar. 4. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. 3. însă pentru ca Excel să le recunoască. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. însă se recomandă acest lucru. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). 5. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). date calendaristice. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. ştergere de informaţii). Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular.

după care se alege comanda Form. se execută clic în orice locaţie a listei. 2. Figura 2.107 − metoda filtrului automat (Filter . − Restore anulează înregistrarea curentă. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. 2. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă.8. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). precum şi pentru actualizarea acesteia. 4. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. criterii multiple. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. particularizat cu titlurile din foaia de calcul.. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). criterii calculate).. − Close realizează închiderea casetei de dialog. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. din meniul Data. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii.AutoFilter).127. . În formularul astfel afişat. 3.127). ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări.2.

se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. . Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). se execută clic pe butonul New. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. butonul Restore devine activ. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). După ce se termină de introdus datele. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. Pentru a trece la câmpul următor. Se introduc datele în casetele de text din formular. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. În final.108 De exemplu. Se observă faptul că. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. se execută clic pe butonul Close. precum şi a câmpurilor protejate. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. afişând cuvântul Criteria). Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Dacă s-a greşit ceva. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. cu excepţia celor calculate.

Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. editate şi chiar reprezentate grafic. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. iar numărul maxim este de 500 înregistrări).109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Practic. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. prin filtrare. − Toate valorile coloanei respective. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie.128. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Figura 2. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. Înregistrările filtrate pot fi formatate. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. . Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“.128. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse.

aşa cum arată Figura 2. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4.000.000“. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ.129. se alege valoarea „4. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.000 şi 8. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“.110 2. Pentru această filtrare.129. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. Figura 2.800. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.800. Figura 2. Fiind vorba despre un criteriu cumulat.130. 3. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.000.000“. . iar din câmpul „SALARIU. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5. .000. 4.

4. al cărei conţinut poate fi modificat. formatat sau chiar tipărit. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. . 2. la o interogare a bazei de date. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Definirea unei zone de criterii. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Definirea opţională a unei zone de extragere. 3. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. comanda Filter.111 Figura 2. Definirea criteriilor. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel.

Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). OR. <=. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. <=. într-o altă foaie de calcul. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. ele trebuie îndeplinite simultan. < > urmaţi de o valoare. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. Zona de criterii. NOT) . Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie.112 Figura 2.: D2>Max(D2:D10).: = B2>C2). Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >.: =B2>C2*12%). pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. <. Adesea. >=. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. 2. OR). . Se pot defini criterii de comparaţie. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. > =. o funcţie predefinită (ex. constituind astfel un criteriu multiplu. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. Definirea criteriilor. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. − un operator logic de comparaţie (=. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). <. AND. 1. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie.132.< . criterii multiple şi criterii calculate. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. o expresie (ex.

Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Figura 2. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. . Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. 4. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii).133. Implicit. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. Zonă de extragere. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. dacă se execută clic pe butonului OK. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). în raport cu sursa de date. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date.113 3. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. comanda Filter − Advanced Filter.

− înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor.134. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. Figura 2.135.114 Figura 2. . Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. 4. 3. Figura 2. Figura 2. se activează opţiunea Hidden.142. în caseta de dialog Format cells. În caseta de text afişată. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor.144. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2.143. În acest mod.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). . în celulele în care s-a aplicat Hidden.120 Figura 2. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2.

care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare.121 2. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . Bara de instrumente Standard. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.9. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.

43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

12. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI.10. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. ELECTRICA S. folosind instrumentul AutoFill. Crt. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. PREMIERE 4. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2.L. 5.1. 10. 1 1.R. 11. 7. Completaţi automat coloana Nr. 2. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Deschideţi aplicaţia Excel.A.A.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale.A. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. 9. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Crt. . PETROM S. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. PETROM S. 6. 8. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (.A. ELECTRICA S.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 3. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le.

Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. 3 1. 5. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 3. 2. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 5. 12. 9. 11. 9. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. 4. Testul nr. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. 2.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 10. 7. 11.125 Testul nr. 2. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. 10.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 4. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. 7. 2 1. 4.XLS prezentă pe dischetă. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. . În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 8. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. Testul nr. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. începând cu celula A1. 3. 6. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 12. Stergeţi coloana C. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 5. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. 6. 7. 8. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. 6.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 9. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 4 1. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. Căutaţi în tabel numele ENACHE.

11. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 5 1. 9. 10. 12. 3. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 10. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 4.126 10. 8. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. Testul nr. 11. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). pe disc. Închideţi aplicaţia EXCEL. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 12. 6. 5. 8. 12. I. Salvaţi fişierul în format html. 5. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. Deschideţi aplicaţia Excel. 7. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 2. 11. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. 3. 6.145. 4. 7. roşu şi verde. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 6 1. . 2. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. Testul nr. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. 9. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului.

detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). .1. mărind astfel impactul prezentării. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. pentru a găsi tonul. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. la care să reveniţi pe parcurs. − construirea diagramelor organizaţionale. este numit machetă (layout). Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării.1. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. imagini grafice şi alte obiecte. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). cuvintele şi grafica adecvate. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. Noţiuni de bază 3. ca să poată fi înţeles dintr-o privire.1. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. 3. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. evidenţiate prin buline sau alte marcaje. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. − crearea /editarea prezentărilor interactive.127 3. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. − derularea prezentărilor. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.

ea merită cultivată. În ultimă instanţă. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. discuta cât şi pentru a entuziasma. ilustra. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. Dacă prezentatorul este impresionist. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. . O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. cu clienţii şi partenerii de afaceri. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. convinge. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. pune întrebări. Ca să capteze atenţia auditoriului. decide. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. Tipuri de auditoriu.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. atât inter cât şi extra organizaţional. motiva. fiecare având logică proprie. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. prezentatorul este cel care dă tonul. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. oficial sau neoficial. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa.

acronimelor şi pleonasmelor. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. 5. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Utilizarea de formule de început eficiente.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. pentru a stârni interesul asistenţei. 3. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. de mărimea şi compoziţia asistenţei. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. cu informaţii audio şi video. . flipchart-ul. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). diapozitive de 35 mm. Pot fi utilizate în prezentare. calculatorul PC. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. hârtie. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. PowerPoint). accesibil asistenţei. 4. În cazul unei prezentări oficiale. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. sensul şi pronunţia. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. repetările şi omisiunile. proiectorul de diafilme. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. Timpul acordat prezentării. Evitarea jargonului. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. Evitarea frazelor lungi. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. Folosirea de cuvinte. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. proiectorul de diapozitive.. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. 4. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. 5. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). 2. retroproiectorul. aparatul video. 2. 3. după următoarele reguli: 1.

3. În ambele situaţii. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. Figura 3. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.1.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint.1.1. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. . din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente.3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. dacă este prezentă pe ecran. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. 3.2. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente).

c) Atunci când se activează opţiunea File. . d) În meniul Start. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. Figura 3.131 Figura 3.3. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. din lista documentelor recent create. se alege fişierul dorit.

132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. Figura 3.4.5. . se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului. Figura 3. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări.

Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări.. 3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. Figura 3. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). folosind una din metodele precizate mai sus.4. . În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.6.1.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. prezentă sub bara de meniu.

se activează meniul File şi se alege comanda Close. corespunzătoare (Figura 3. De asemenea.1. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.5.7. în alt format şi în alt loc. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint.134 Figura 3. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.).htm. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. *..html).7.. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:).7.. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). .. c) Salvarea unei prezentări în format web. se va alege tipul Web page (*. În caseta de dialog Save As. 3. corespunzătoare (Figura 3.

Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.6. ea devine activă. Dacă asistentul nu este prezent în ecran. . el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. 3. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine.8. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.135 Figura 3. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. În ambele situaţii.9. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.). În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. se activează meniul File şi se alege comanda Exit.1.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.20. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. 3. ca de exemplu: numele utilizatorului.2. . Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Figura 3. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Figura 3. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare.4.19. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc.

după dorinţă. în care. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. un text-model.142 Pentru realizarea acestei operaţii. 3. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. Utilizare Template (şablon predefinit). care poate fi înlocuit cu textul dorit. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite.3. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.3.. În figura de mai jos. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. . 2.1. Figura 3. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă).21. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Crearea unei prezentări de la zero. pot fi modificate diverse opţiuni. 3. schema de culoare. Crearea unei prezentări 3.

Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard.23 . se execută următorii paşi: 1. Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK.22. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Pentru realizarea acestei operaţii. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii.143 Figura 3. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.

2. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. înştiinţări neplăcute.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). informal meetings. sau se selectează opţiunea Internet. vânzări. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. 4. . kiosk. În caseta de dialog care se deschide. Apoi se execută clic pe butonul Next. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. rapoarte. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. 3. Apoi se execută clic pe butonul Next. 5. fără intervenţia unui moderator. pregătire. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu.24. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. Marketing Plan). Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. Figura 3. handouts.

Figura 3. Se execută clic pe butonul Finish. 6.145 Figura 3. apoi se execută clic pe butonul Next. .26. Se execută apoi clic pe butonul Next. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. 8. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No. 7.25.

146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. se alege şablonul dorit. 2. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. se execută paşii următori: 1. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs.27). În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3.27. − Presentation Templates. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. . − Presentation Design Templates. Figura 3.

exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare.2. 3. Figura 3. va apare un nou marcaj de listă. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. 4. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. Se începe editarea diapozitivelor.3. 2. 3. Pentru a crea o prezentare albă. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Pentru inserarea textului.147 3.28. la fiecare apăsare a tastei Enter. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. Din fereastra PowerPoint. . se efectuează paşii următori: 1.

Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. forma de vizualizare Outline View.148 Figura 3. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. În partea dreapta a ferestrei. Se alege.30 . Figura 3.29.

Figura 3.3. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3.32). Pentru numerotarea diapozitivul curent. în câmpul de editare. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.31). Adăugarea textului în zona de subsol.33) şi apoi se alege formatul dorit. se acţionează butonul Apply to All. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv.149 3. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se activează opţiunea Footer şi apoi.3. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. 3. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.5. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Dacă se doreşte actualizarea . Figura 3. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. se introduce textul dorit.3. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele.3. se acţionează butonul Apply to All.32. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. 3. se acţionează butonul Apply to All.31. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent.4. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent.

Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. Figura 3. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă.34. . iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv.33.3. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. se alege modul de afişare Slide View. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. complementare pentru text şi fundal.35) . Figura 3. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3.35.6.150 permanentă a datei. Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. se selectează opţiunea Update Automatically. 3.

Figura 3. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. Figura 3.37. se execută clic pe butonul Apply. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. În ecran se deschide caseta de dialog Background. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. De exemplu.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color.38. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. Title text etc. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. din care se alege culoarea dorită. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). se execută clic pe butonul Apply to All. Background.36. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. Figura 3. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. . selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter.

sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive.152 3. Figura 3.3.39. . sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). obiecte clip art.40. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Figura 3. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. sunete şi videoclipuri.7.

Movie from Gallery. Inserare imagini grafice (clipuri). Clip Art. Sound from File. − Se selectează comenzile Insert . Inserare imagini. − Se selectează comenzile Insert . se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. From File. Movies and Sounds. . Sound from Gallery. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Picture. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert.41. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert Picture.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert. 2. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. Movie from File.

8.43. Figura 3. Picture. 3.154 Figura 3.3. se afişează diapozitivul în modul Slide View. . Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt.42. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing.

Figura 3. Pentru a crea o casetă de text. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. PowerPoint creează automat două diapozitive importante.155 Se alege modelul dorit. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte.47. fonturile. Figura 3.). Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View.10. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt.45. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. cum sunt imaginile grafice de fundal. Primul .47.44) în care se va introduce textul dorit.3.44 3.3. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.9. apoi se execută clic pe butonul OK. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. se alege comanda Master şi apoi Slide Master.46 3. Figura 3.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3. .45). memorează elementele de format caracteristice prezentării. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv.

48. Pentru realizarea acestei operaţii. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Pentru realizarea acestei operaţii. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. 2. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Editarea unei prezentări 3. Pentru realizarea acestei operaţii. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Clipboardul este o memorie temporară. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui.156 Al doilea .).1. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. 3. Se selectează textul (imaginea) de copiat. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea.4. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).4.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. se . Title Master. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Copierea. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. se afişează unul din cele două diapozitive. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea).48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Se execută clic pe butonul Paste. Master. 3. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste.

se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. 2. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Pentru realizarea acestei operaţii. Figura 3. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. prin apăsarea tastei . se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter.49 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se execută clic pe butonul Paste. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. Se selectează textul (imaginea) de şters. Pentru realizarea acestei operaţii. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard.

respectiv Ctrl+V. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). respectiv Ctrl+V. 3. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Se execută clic pe butonul Copy. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se ţine apăsată tasta Ctrl. 3. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor).4. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Se execută clic pe butonul Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Copierea. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. 2. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se execută clic pe butonul Cut. . Pentru selectarea mai multor diapozitive. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. 2. se ţine apăsată tasta Ctrl. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se execută clic pe butonul Cut. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste.2. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. 2.

Figura 3. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare.4. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.4. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte.50. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. 3. se folosesc două metode şi anume: 1. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View.4. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3.50).3. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. prezente pe bara de instrumente Outlining. .159 3. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. afişată în partea stângă a ecranului. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View).

Figura 3. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.51. .52.160 Figura 3. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.

Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.5. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. prezente în bara de instrumente Formatting. Italic). Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Bold. În partea superioară a ecranului. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter.5.53.53). Se selectează textul dorit. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. . 3.161 2. Font Size. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. Formatarea unei prezentări 3.1.

53) din care. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3.162 Aplicarea sublinierii. se poate acţiona butonul Custom. Figura 3. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . se poate acţiona butonul More Color. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). Din paleta de culori More Color. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită.54. se activează opţiunea Format şi comandă Font. se activează opţiunea Format şi comanda Font.55. pentru . Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Superscript (la putere). Dacă se doreşte personalizarea culorilor. Subscript (indice). pentru umbrirea textului textului. clic butonul OK. Figura 3. Se selectează textul dorit. printr-un simplu clic.53) şi se va activa lista derulantă Color. Shadow (umbrire). unei umbre textului. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Se execută apoi. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. printr-un clic pe nume. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se alege culoarea dorită. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se selectează textul dorit.

se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case.57. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. . se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.163 Alinierea textului unui diapozitiv. . În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită.56. sau combinaţia de taste Ctrl+E. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează textul dorit. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. Figura 3. Se selectează textul dorit. Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.

Figura 3. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite.58. Figura 3. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.60. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe. Adăugarea unor marcaje paragrafelor.61. Figura 3.59. . Figura 3. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Se selectează paragraful dorit.

Pentru aceasta. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. se economiseşte timp. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. din care se vor alege marcatorii doriţi.62. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Folosind butoanele Numbering Formatting. Se selectează paragraful dorit. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. Figura 3. Pentru aceasta. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se pot acţiona butoanele Size sau Color. şi Bullets prezente în bara de instrumente .

Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text.5. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. . Figura 3. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie).63. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.166 3.2.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

bară cu instrumente şi bară de stare. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. În fereastra Slide Layout. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. Figura 3. Ramură −managerul plus subordonaţii. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. apoi comanda Slide Layout. subordonaţi aceluiaşi şef. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3.75. 5.172 4. subordonaţi aceluiaşi şef. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“).74). Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. . În mod implicit apare o organigramă cu patru casete.

. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. cât şi pentru ramuri. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. Odată ce organigrama a fost construită. a) Schimbarea stilului unei organigrame. . −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. − crează un element de acelaşi rang. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame).. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. în limbajul folosit pentru organigrame. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. apoi opţiunea All. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. la dreapta casetei „bază“.76.173 − crează un element de acelaşi rang. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. la stânga casetei „bază“.. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. După cum am menţionat mai sus. se alege comanda Select din meniul Edit. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. Figura 3.

Right şi Center. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. Figura 3. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. −Schimbarea culorii chenarului. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color.174 b) Formatarea unei organigrame. −Formatarea textului dintr-o organigramă. Se selectează casetele. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. Se selectează casetele. Comenzile pentru aliniere sunt Left. .77. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color.78).78. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. Figura 3.

se parcurg următorii paşi: 1. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Figura 3. După ce organigrama a fost modificată.. etc. . Pentru crearea unui grafic într-o prezentare.3. 2.6.. se va selecta macheta Chart. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. 3. apoi se va executa clic pe butonul OK. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. Crearea unui grafic. Figura 3. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. pie chart. Style sau Color. 3. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Se afişează caseta New Slide. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive).80.79. În acest fel liniile au fost selectate. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View.

În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply.).81. Figura 3. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. legenda. Editarea unui grafic. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. În Datasheet se vor introduce datele. După introducerea datelor. pentru finalizarea graficului. ca în orice foaie de calcul. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. Legend. seriile de date etc. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. apoi comanda Slide Layout.82. Figura 3.176 4. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. . Data Labels etc).

Figura 3.177 Modificarea culorii de umplere a graficului.84. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. În ecran se deschide fereastra Chart Type. Modificarea tipului de grafic.83. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. Figura 3. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. .

Figura 3.7. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . Figura 3. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup.7. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. apoi clic pe butonul OK. Prin urmare. Corectarea erorilor gramaticale. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. prezentă în meniul Tools. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar.86. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. această funcţie este activă. Tipărirea unei prezentări 3.178 3. trebuie realizată configurarea prezentării. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. Înainte de tipărire.1. Set Language. În mod implicit.

se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup.2. Erorile pot fi corectate manual sau automat. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range).179 roşie. din submeniul care va fi afişat. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. din bara de Figura 3. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Pentru corectarea automată. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran este afişată caseta de dialog Print. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Tipărirea efectivă a unei prezentări. 3. apoi clic pe butonul OK. . Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat.7. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead.87. AutoCorect.

. diagrame etc. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură.88.1. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu. 3.180 Figura 3.). Din submeniul afişat se alege efectul dorit . liste marcate. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation.8. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. b) Tipărirea prezentării în modul broşură.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. imagini. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3.8.

Figura 3.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. 90. . Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing.90) şi se aleg efectele dorite. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. respectiv validarea opţiunii Automatically.181 Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet.

Figura 3. sau prin validarea opţiunii Automatically after.91. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. în secţiunea Effect. acesta se alege din caseta derulantă Sound. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). alegând comanda Select All din meniul Edit. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow.). pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. Medium sau Fast. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). . După alegerea efectelor dorite.92. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik.

Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive.9. . Figura 3.92. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. Go). Vizionarea unei prezentări 3. Previous. Începe derularea prezentării.93. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. sau se apasă tasta F5. 3. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei).9.183 Figura 2. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show .1.

pentru a sări de la un diapozitiv la altul. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Figura 3. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Se activează meniul Slide Show şi. .184 Ascunderea unor diapozitive. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. aceste diapozitive vor fi omise. În timpul derulării prezentării. ele pot fi ascunse. Pentru realizarea acestei operaţii.10. din submeniul afişat. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. 4.). Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. 2. Se deschide prezentarea PowerPoint.94 3. care va converti temporar fişierul curent în format HTML.95. se alege comanda Hide Slide. Se lansează programul Internet Explorer. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). 3.

5.96.. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint.95. 6. . Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As.. Figura 3.185 Figura 3.

97 8. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos. 9. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării.98. Figura 3. Se execută apoi clic pe butonul OK. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. . iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate.186 7. Figura 3.

PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. − primul slide (First Slide).99.100) şi se alege slide-ul destinaţie. sau sub formă grafică (obiect sau buton).187 10. 12.11. 14. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). . apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. 3. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. − anteriorul slide (Previous Slide). Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. Figura 3. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. 13. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. 11.

se pot insera sunete predefinite. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed).188 − ultimul slide (Last Slide). − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. (Other File) – legătură hypertext locală. Figura 3. . − un alt fişier: PowerPoint. Word. Excel etc. corespunzătoare efectului de tranziţie. − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. − sfârşitul prezentării (End Show). prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound.100. De asemenea. de exemplu un buton de acţiune. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse).

Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. Figura 3. Home. organigrame. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. etc. etc. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show.102). în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. se pot crea pe baza prezentării existente. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. Pentru aceasta.189 Figura 3. imagini. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular.102 . De asemenea. Previous. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). bloc de text. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător.).).

190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show.12. 3. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente.103. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. Figura 3. . Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. Sau. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii.1. iar a doua se referă la logistică. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv.12. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. invers. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. fie el şi experimentat. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. care o va trece cu vederea. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. 3. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare.

introducându-l pentru opţiunea Automatically After. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). 3. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată.104 2. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Acest proces. 4. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Figura 3. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. Indiferent de soluţia . Next Pause Repeat Figura 3.105. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului).105). Dacă durata este prea scurtă. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. Dacă trebuie să se facă o pauză. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. se execută clic pe butonul Yes. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. 5.104).

Figura 3. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb.192 aleasă. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. b) Se execută clic pe butonul Next.106. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). şi dacă da. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. 3. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. . if present şi apoi se execută clic pe OK. derularea prezentării va fi reluată. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. Pentru astfel de cazuri. 6. de pildă. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show.13. Dacă se apasă din nou tasta S. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare.

sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.108 .107 c) În mod implicit. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. este selectată unitatea de floppy (A:\drive). pentru memorarea fişierelor rezultate.193 Figura 3. Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc. Figura 3.

Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. Se închide aplicaţia PowerPoint. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. imagine etc.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. . Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. apoi se execută clic pe butonul OK.

Bara de instrumente Standard.14. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare.195 3. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .

196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .

4.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. 10. Selectaţi formatul Title Only. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 11. 3 1. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Alegeţi şablonul de proiect Blends. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 11. Testul nr. 2. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. . Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). 7. 8. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. 9. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. 6. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv.ppt prezentă pe dischetă. Testul nr. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 4. 2. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 9. 3. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 5. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. 3. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. 3.15. 12. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. text şi imagine. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 10. 1 1. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. 7. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. 2. 5. 6. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat.

6. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. 12. 2. Testul nr. Deschideţi prezentarea SNSPA. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 8. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 12.199 4. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 10. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. . Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 5.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Introduceţi numele organizaţiei S. 3. 5.A ca titlu.S.ppt. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table.110 11. Studenţi 10500 11000 12500 9. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. 8. 11.P. 4. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. 7. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. 6. 10.N. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. 9. Publicã Decan Management Figura 3. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. 4 1. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7.

I Trim. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Schimbaţi culoarea formei în roşu. 5 1. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 6 1. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. 7. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. 10. Selectaţi formatul Title Slide. 7.R. 9. 10. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 3. 6. 11. 9.200 Testul nr. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. 5. 12. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. 2.ppt prezentă pe dischetă. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 5. 4. 2. . II Trim. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Adăugaţi un efect de animaţie formei. 3. Deschideţi prezentarea OMEGA. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 4. 8. 6.L. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. Testul nr. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape.

sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Se pot insera datele în mai multe feluri. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. 2. Embed.1. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. Dacă se selectează date dintr-un document şi. după aceea. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. − transformarea unui document Word într-o prezentare. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. Prin includere. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. se pot totuşi partaja datele între programe. Dacă se editează documentul sursă. modificările vom influenţa şi documentul Word. . de asemenea. Deci. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. Se poate. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite.201 4. Atunci când se schimbă graficul în Excel. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. 4. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. Datele inserate nu vor păstra. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. se pot partaja datele creând o legătură. include datele dintr-un fişier în altul. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. Cu OLE se pot. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. totuşi. 3. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. De exemplu. copiindu-le şi. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. Printr-o legătură. Paste. apoi. apoi. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. nu toate aplicaţiile suportă OLE. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. Link . se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. însă. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. inserându-le. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor.

se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Dacă. 3. de exemplu. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. Figura 4. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. 4. Copia poate fi editată. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. 5. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. toate acestea fără a afecta originalul. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Pentru a edita un obiect inclus. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. 2. Pentru a include date într-un document. se vor insera date copiate din Excel. Se execută clic pe OK. se execută dublu clic asupra lui. . Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. de exemplu.1.

De aceea. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. trebuie respectaţi următorii paşi: . PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. În cele mai multe cazuri. Word. Crearea unei legături între două fişiere Office. În cele mai multe cazuri. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie.203 Figura 4. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). În acest caz. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă).2. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. Totuşi. Dacă un program nu suportă OLE. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. documentul sursă nu va fi modificat. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final.

Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. Figura 4. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. Pentru a rupe legăturile.4 .3. Figura 4.204 1. metoda de reactualizare este Automatic Update. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. În mod implicit. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. 2. 4. 3. aşa cum prezintă figura de mai jos. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special.

5. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Se execută clic pe butonul Browse. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. Se va deschide fereastra de dialog Object. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. dar este nevoie de el rapid. de asemenea. Aceasta este. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Pentru a insera un obiect. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. Se poate. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. . un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. În loc să se insereze datele. 4. După ce s-a creat obiectul.5). de asemenea. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Tabelul nu este creat. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. de asemenea. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). care are două casete. Figura 4. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. E posibil. Pentru a crea un obiect nou.

fără a rescrie toată prezentarea în Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word.2.6. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. se activează meniul File. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. Pentru aceasta se deschide documentul Word. . se activează meniul File. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline).206 4. Figura 4. De asemenea.

− afişaţi.1. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. un registru Excel. cu numere de pagină consecutive. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5.207 5. se activează meniul File.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. editaţi. în care este afişat documentul activ. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. dacă este prezent pe ecran.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. 5. . editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. o prezentarea PowerPoint).1. anteturi şi subsoluri uniforme.

208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Figura 5. Se execută clic pe butonul Add. .2.1. Se activează meniul Section.1.2.2) din care se selectează documentul care va fi inclus. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. 5. se alege comanda Add from File.

5.1.3. în acesta va fi plasată o copie a documentului.3. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. Când se include un document într-un biblioraft. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft. se activează aplicaţia Microsoft Binder. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . . între cele două nu există nici o legătură.209 În urma acestei operaţii. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu.

apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . Figura 5.210 Figura 5. pentru a crea un şablon de fax. De exemplu. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. . Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon.4.5. se alege butonul Letters&Faxes. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.

iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. .211 5. Se deschide biblioraftul dorit. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.2. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. se parcurg următorii paşi: 1. Pentru editarea unui document. Figura 5.obd. Editarea unei colecţii de documente office 5. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Dacă panoul din stânga nu este vizibil.2.obd). Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). 2.6.ppt (document PowerPoint). se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol.1.

8. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5. nu numai documentul din biblioraft activat.212 Figura 5.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. .8. Figura 5. 3. PowerPoint etc.7. aplicaţia sursă este PowerPoint).

3. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. Se activează documentul care va fi editat. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel.2. PowerPoint etc. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.2. iar comenzile afectează numai documentul activat.obd). Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside.). 5. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder.9. . 2. Figura 5. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. Se deschide biblioraftul dorit.

214 Figura 5.10. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. .1.3. Figura 5. 4. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Documentul editat reapare în biblioraft. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5.11. 5. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.3.

Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. Figura 5. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. 3. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. . 4.215 5.2.3.12. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Se deschide biblioraftul dorit. 2. În ecran este afişează fereastra Print Binder.

broşuri. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. sau îngreunează. site-uri Web sau meniuri. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. capabile să atragă atenţia.1. comunicarea. foi volante. Noţiuni de bază 6. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. cataloage. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. este momentul orientării către Publisher. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. Pe lângă claritatea scrisului. până la publicitate tipărită comercial. − Publicaţii cu aspect profesional. foi volante. − tipărirea publicaţiilor.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. Opţiunile de culoare. . Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. cum ar fi buletine informative. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. de timp şi de aspect sporesc. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar.1. oficiale sau juridice. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. 6. − modificarea aspectului unei publicaţii. Publisher este la fel de prietenos. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri.

1. etichete. . ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create.2. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. în publicaţii. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. 6. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. Figura 6. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. verificând automat ortografia. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. până când este închisă e utilizator. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare.1. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. în timpul lucrului.

2. 6.2.3. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. 6. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? . pe o unitate locală sau pe Web.1. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. dacă este prezent pe ecran.

. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. care pot fi create în câteva minute. dacă este necesar. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină.3. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. − Se adaugă text şi imagini. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior .). − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei.3. − Se face revizuirea. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. şi anume: − Publicaţie din Catalog. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. Dacă se execută clic pe acest buton. − Se imprimă sau se publică pe Web. . − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker.. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. de pildă o foaie volantă. din meniul File. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. cărţi de vizită etc. site Web. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente.

Figura 6.4. 3. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). ca exemplu. Se alege. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată.5. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 2. modelul Arcs. de exemplu. Figura 6. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). . Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog.

În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. 6.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. Figura 6. Floating Oval etc. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Se execută clic pe butonul Next.– Editarea unei publicaţii). . Bars. şi deci s-a creat cartea de vizită.3. 5. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. Tilt. Când se termină dialogul.6 6.

.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. Web page şi Book Fold. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei.7. Figura 6. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii. de pildă Postcard.8.

− Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. produs sau serviciu.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. setul de informaţii personale se editează o singură dată. El poate fi împărţit în două. Figura 6. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. fax.2. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. nume organizaţie etc. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. adresă. din panoul Wizards.9. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. produs sau serviciu est prezentat. clare şi echilibrate. pentru a permite ochiului să se odihnească. referitoare la utilizator sau la organizaţie. În eticheta Publication By Wizard. trei sau patru foi. 6.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. . funcţie. telefon. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte.1. Dacă informaţiile importante se modifică.

Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată.10 4. 5.).9. modelul Bar.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. de exemplu. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. Figura 6. . În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Se alege. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). 3. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).

Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. prin operaţii de editare (subcap.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Pe ecran va fi afişată . – Editarea unei publicaţii). Figura 6. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. 6. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. 7. Formatarea textului Textul într-un pliant. şi deci s-a creat pliantul. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată.3. Când se termină dialogul.11. 8. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next.

Figura 6. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters.13. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. Se execută apoi clic pe butonul OK. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). fontul (Font). Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. De asemenea.12. .

Columns. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. 3. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. 4. 2. Figura 6. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului.15. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Pliantul va deveni opac. .DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant.14. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Figura 6.

Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer.3. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Editarea unei publicaţii 6. dar nu apar în materiale imprimate. 6. . Ghidajele apar ca linii pe ecran. 7. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. 6. Figura 6. Fie că se întreprind ajustări minore. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane.16. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides.1. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. instrumente de desen şi zone de lucru.3.

Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Figura 6. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. . atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Scara riglelor se modifică proporţional.17.19. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei.18. Atunci când se activează comanda Snap To…. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. ( Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte.

21. decât dacă li se adaugă o bordură. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View.3. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. . ele sunt asociate fiecărui obiect. unde se pot stoca obiectele publicaţiei..DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini. F Figura 6. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate.20. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. 6. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . text sau reprezentare grafică. Figura 6.2.

Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Text Frame Figura 6. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator.22. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Se activează comanda Text file din meniul Insert. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. Pentru preluarea textului dintr-un document.23.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. . iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. . documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit.

Pointerul de mouse.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Figura 6. 6.. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. va lua forma unui ulcior drept.. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). . va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). ulciorul se va inclina. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. de exemplu. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire... După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A.24.25. atunci când se deplasează în pagină.

se execută clic pe butonul Font. din bara de instrumente Formatting. se execută clic pe butonul Font Size.27. . sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. Pentru aceasta.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. După inserarea textului. b) Stabilirea mărimii caracterului. Pentru aceasta. sau din meniul Format se alege comanda Font. Figura 6. din bara de instrumente Formatting.26.

29. .DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. Pentru aceasta. Figura 6. Se deschide fereastra Text Frame Properties.30.28. Figura 6. se alege comanda Text Frame Properties. din meniul Format . c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.

Pentru aceasta. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. înainte şi după paragrafe. se alege comanda Line Spacing. . Figura 6. din meniul Format. înainte şi după paragrafe. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. dreapta sau prima linie.32. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list.31.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. dreapta sau prima linie. Pentru aceasta. din meniul Format. e) Stabilirea identărilor spre stânga. se alege comanda Idents and Lists. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. Figura 6.

Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos.34. Imagini. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. Microsoft Excel sau Microsoft Access. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. . 236 236 Figura 6. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. Figura 6. text. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini.33. aflate în relaţie. Fiecare grup de obiecte mici. este un candidat la organizarea sub formă de tabel.

Publisher afişează butoane distincte. selectarea coloanelor. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. de rând şi de coloană. Figura 6. Figura 6. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. În continuare. liniilor sau a întregului tabel etc. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii.).36.35. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. . pe laturile de sus şi din stânga cadrului.

Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt.38. cum ar fi text ondulat sau umbrit. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. .. Făcând clic în afara cadrului.. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. se revine în mediul Publisher. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. Din meniul Table. Figura 6. se alege comanda Cells Diagonals. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text. Figura 6.37. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

. − Fonturi fără serife. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru.DESKTOP PUBLISHING 6. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână.39. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. acolo unde se doreşte. coloanele. Figura 6. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. De obicei. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create.3.3. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher.

DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting.40. Size (Dimensiunea Fontului). 240 240 Figura 6. Se activează comanda Font din meniul Format. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). Font Style (Stilul fontului). Figura 6.41. .

sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine).42. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. În cazul setării implicite. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). Right. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. Figura 6. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect.. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text.44.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame).43. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. Figura 6. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. .DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. Bottom).. Figura 6. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. fie pentru efect de formă. De asemenea. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. Top.

Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.46. . Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Figura 6. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte.45.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6.

49. cum ar fi un formular de răspuns. pentru a îmbunătăţii publicaţia. . acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Grupurile conţin articole cu titluri globale. Figura 6.4.3. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Figura 6. Figura 6. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei.47. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Selectarea obiectelor din Design Gallery.DESKTOP PUBLISHING 6. cuprinsuri. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. sigle şi aşa mai departe. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.48. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente.

de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. atunci ea aparţine altcuiva.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Adăugarea de imagini. urmând ca selectarea culorilor. Figura 6.50. . Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii.

. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects.51. de dimensiunea stabilită. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. în moduri foarte diverse.). Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. Figura 6.52. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).

În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera).) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.53. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip..DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art. .52... c) Comanda Picture din meniul Insert.. Figura 6.

Pentru aceasta. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi poziţia umbrei etc.). asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei. forma şi culoarea liniilor de contur. Figura 6.54. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. .55.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6.56. Figura 6. După inserarea imaginii.

În ecran se deschide o casetă care conţine formele. 248 248 Figura 6. Figura 6. etc. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. Figura 6. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. la un cerc sau la un pătrat. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. redimensiona şi modifica după dorinţă. Linia. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.57. recolorarea imaginii. . borduri şi fundaluri. Adăugarea formelor. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. dar care lucrează în acelaşi fel. verticală sau înclinată la 450.). Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma.59.58. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. Formele creează diagrame. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. de pe scaner sau cameră digitală.

Figura 6. . sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. 6. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. se parcurg următorii paşi: 1. − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages).61. ca de exemplu: un cadru gol. se alege opţiunea Pages. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). se execută clic pe butonul Options. − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). 2. Figura 6.3. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă).). Line Color etc. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher.5.60.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. . În mod implicit. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). Pentru utilizarea acestui instrument. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. Se execută clic pe butonul dreapta mouse.

sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue).63. 250 250 Figura 6. 3. 4. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume.62. sugerând şi modalitatea de rezolvare.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 6. .

măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. Roşu. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie.4. În acest caz. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. cu cât este mai mare rezoluţia. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. cum ar fi Pantone Matching System. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. cu atât este mai bună calitatea. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. O specificaţie de culoare standardizată. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. Puncte per inci. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. magenta. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). de regulă. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor.

sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Figura 6. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. .65.1.4. Pentru aceasta. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii.64. Figura 6. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. se execută clic pe butonul Start. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei.DESKTOP PUBLISHING 6.

În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. orientarea paginii.4. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. până la noi modificări 6.). numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual.66. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. sursa (opţiunea Paper Source.2. Atributele selectate în această casetă de dialog. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. Figura 6. . vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher.

Figura 6. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.67. .DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6.68.

Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. cu culori spot sau cu culori de proces. 6. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. se parcurg paşii următori: 1. . . Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. Current page − pagina curentă). se va realiza tipărirea efectivă. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file).69. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. Figura 6. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Apoi. numărul de copii (opţiunea Number of copies). şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva).3. Pages from − numărul de pagini.4. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie.

71. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. Figura 6. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). . Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts).70.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. 3. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu.

DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.5. 6. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată .72. 4.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. Bara de instrumente Standard.

Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text . care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. 5. 6. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. 4. 9. alegeţi schema de culoare Olive. 3. 2. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 4. Pentru modelul selectat. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. 10. 2. 2 1. Deschideţi aplicaţia Publisher. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool.6. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc.25. 7. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. 3. 6. Completaţi setul de informaţii personale. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. 8. Deschideţi documentul Card. 11. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. un contur cu linii albastre. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. . 1 1. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 7. Testul nr. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. 5. Oval Tool. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. 8.

. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. 7.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. 2. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Pentru modelul selectat. 5. 8. 2. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. 11. Testul nr. Deschideţi aplicaţia Publisher. 10. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. alegeţi schema de culoare Iris. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 6. Alegeţi pentru cadrele din grup. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. 6. 5. 3. dacă consideraţi necesar. Tipăriţi documentul . 4. 7. Actualizaţi. 8. 12. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 4 1. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule.Închideţi documentul cu numele Pliant. 3.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 4. Deschideţi documentul cu numele Pliant. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Realizaţi împăturirea pliantului. fundalul de culoare verde. 10. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. informaţiile personale. 3 260 260 1. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 9. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 9.

Contacts. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. În primul rând este verticală. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. − gGestionarea notiţelor. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii.1. . Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. la îndemâna utilizatorului. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. În ambele situaţii. My Shortcuts şi Other Shortcuts. se realizează operaţia corespunzătoare. maximizare . Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. Journal sau Notes. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. memorând agenda de adrese. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. Tasks. 7. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Calendar. Bara de meniu este dinamică. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook.

planificate sau repartizate altcuiva. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. adrese e-mail etc). diverse evenimente şi şedinţe programate.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. numere de telefon. Astfel mesajele . − Journal nu este chiar un jurnal personal.1. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. calendar şi componenta de poştă electronică. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. adică mesaje e-mail şi faxuri. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. adrese.

− Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. putându-se adăuga noi grupuri. De asemenea. Utilizarea poştei electronice 7. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. în cadrul grupului activ. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Figura 7. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari.2.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. se pot vedea. fără să se închidă programul Outlook. Se va deschide meniul contextual (Figura 7.2.1. şterge şi reconfigura grupurile existente.2. 7. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook.). potrivit cerinţelor utilizatorului. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat.2. de . Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. My Documents şi Favorites din propriul calculator. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. organiza. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. gestiona. Aceste setări introduc. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office.

Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. Pentru conectarea la serverul de mail. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. . Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. atunci când a deschis prima dată Outlook. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. 7. Se poate folosi orice nume sau parolă. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. Drafts. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului.3). Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. 4. dar care nu pot fi expediate imediat. apoi Next. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. Se apasă butonul Next.2. 2. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. 6. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. ce spune „Bun venit în Outlook“. 5. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. 3. Se vor introduce informaţiile necesare. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. Outlook trimite numele de utilizator şi parola.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. crearea formatarea şi transmiterea lor. Dacă nu s-a realizat conectarea. Dosarele Inbox.2. articolele din cadrul unei discuţii. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului.

3.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). Atunci când se afişează fereastra Inbox. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. plicul se deschide. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. − From afişează numele expeditorului. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. se execută clic pe titlul acesteia. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. De exemplu. . − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat.

3. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. 4. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. se introduce subiectul mesajului. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. 5. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. urmată de clic pe butonul To .4. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. dacă se doreşte expedierea acestora. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. 2. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. .DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. În caseta de text Subject. registre de calcul de din Excel. prezentări din PowerPoint. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names.

DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Word sau Excel. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server.6). Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. − Protejarea mesajele. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Normal sau High – ridicat. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. Figura 7. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. .5. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items.. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei.

care este cel implicit. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). Reply to All (răspunde la tot). Pentru marcarea mesajelor. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. Forward (înaintează altor persoane). Read (citeşte). No Response Necessary (nu este necesar răspuns).6. Figura 7. Reply (răspunde). . For Your Information (spre informare). dacă este validată caseta Save Sent Massage To. data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. Figura 7.7.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items.

DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. Figura 7.8. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. sunt recepţionate noi mesaje. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. . 3.2. 2. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. 5. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. 4. În cazul în care. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Dacă există fişiere ataşate. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard.3. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. după contactarea serverului de e-mail.

3. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile.9. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. 7. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. sub forma cărţilor de vizită. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. 6. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. .DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. adresele de email. numerele de telefon.

DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. Figura 7. În ecran se deschide caseta Contact.11. . Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N).10.

2. De exemplu. de acasă. faxul şi telefonul mobil. firma unde îşi desfăşoară activitatea. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. . Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). trimiterea unui mesaj. adresa de e-mail şi site-ul de Web. Se activează meniul File şi se alege comanda New. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. Distribution List. a unei scrisori. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. în dreapta. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). În caseta Distribution List (Figura 7. Figura 7. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. Sunt solicitate funcţia persoanei. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add.12. în stânga. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. numărul telefonului de la firmă. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab.

DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. 7. 3. în intervalele în care există timp disponibil. Calendarul de activităţi Outlook.14). În final se apasă butonul Save and close.4. lunile şi chiar anii următori. săptămânile. marcării evenimentelor (aniversări. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. . Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. dar şi planificări de şedinţe.13. zile de naştere). Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele.

evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7.14 În mod implicit. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.15). iar sarcinile în panoul de activităţi. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă.15. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. . comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. Figura 7. în vederea redimensionării.

seminarii etc. după care se validează cu tasta Enter.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. Figura 7.4. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. pe durata desfăşurării programării astfel create. − pentru vizualizarea unei săptămâni. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. cum ar fi zilele de naştere.16). cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. − pentru vizualizarea unei întregi luni. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice.1. nu săptămânală ori lunară). sau a mai multor zile. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri.16 . 7. Se începe apoi editarea denumirii programării. fără repetabilitate. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp.

fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. loc de desfăşurare. proporţională ca mărime cu durata activităţii. − Out of Office (Plecat din birou). nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. − Free (Liber).DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). ce simbolizează . O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. deşi este extrem de facilă şi rapidă. Figura 7.17.17. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. Oricare ar fi modalitatea de apelare.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. data şi ora începerii. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. precum şi data şi ora terminării. categoria căreia îi aparţine. − Tentative (Provizoriu liber). locul de desfăşurare etc.

prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. Favorities. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. . Figura 7. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit.2. fie de natura colaborării la anumite documente. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi.4.18. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. etc. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. fie de natura prezentărilor online. În cazul activităţilor online. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. International. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. Holliday. Gifts. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. Activitatea poate fi una fizică. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. 7.

Figura 7. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7.4. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.19). 7. iar caseta All Day Event este bifată. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.19.). fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.20. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. .3.

în cadrul zonei de programări. . Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. săptămânală. iar dacă este cunoscută. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos. din bara de instrumente. în dreptul altei ore. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit..20. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. chiar şi durata. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. durata periodicităţii (zilnică.. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent.

Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. ) asemănătoare cu fereastra Appointment.DESKTOP PUBLISHING 7. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor.21. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. spre noua oră. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request.21. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. .4. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare.4. În cazul în care după un timp. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. faţă în faţă ori la distanţă. Figura 7. sau zi. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.

DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . High (Maximă prioritate). Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). Fereastra Task (Figura 7. Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). cât şi în componenta Tasks. Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal.22 . Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. Normal (Normală).5. Figura 7. În Progress (În curs de desfăşurare). Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). Completed (Rezolvată). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. 7. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă.

).23. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. tipul activităţii (transmitere fax etc.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat.6.DESKTOP PUBLISHING 7. documente Office deschise. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Figura 7. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. sarcina etc. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare.) persoana de contact. pe verticală. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. invitaţii la şedinţe etc.23. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event.). componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. Fereastra astfel activată (Figura 7. .) doar la cererea utilizatorului. fax. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook. e-mail. data şi ora începerii şi durata.

idei. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transmise altor persoane. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară.25. Figura 7. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite.24 7.7.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. . numere de telefon.

26. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). plecând tocmai de la analogia cu Post-it.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei.25). Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. subiect al transformării. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. peste pictograma Calendar a barei Outlook. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. se va salva acest nou articol. Se va deschide o fereastră Message. Figura 7. . După completarea datelor necesare ferestrei.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. Green (verde). Pink (roz). Yellow (galben) sau White (alb). După o anumită perioadă. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. transmiterii lor persoanelor interesate.

(2003). Găitănaru Andrei. 5. (1994).Baird. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Michael Halvorson. Somnea Dan. Maxim Cornelia. John W. Bucureşti: Editura Teora. . Office XP. Bucureşti: Editura Teora. Cosăcescu Luana. Bucureşti: Editura Comunicare. 4. Mureşan Laura. 13. Dumitrescu Emil. Kasser Barbara. Birotica. 3. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). James B. Bucureşti: Editura Tehnică. (1999). Kent Peter. Calciu Mihai. Bucureşti: Editura ALL. 7. 8. (2001). (2001). (2001).0 cu aplicaţii în management. 6. Bucureşti: Editura Tehnică.ro. 11. 10. 2. Bibliografie 1. Calciu Mihai. Oancea Mirela. Stull. Kraynak Joe. (2000).mediu şi canal de comunicare. Microcalculatorul .ro. Ionescu Iuliana. Bucureşti: Editura InfoMega. Bucureşti: Editura Comunicare. 12. (2002).ro. Chiriacescu Adriana. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Microsoft Office2000 Small Business. Microsoft PowerPoint 2000. Birotica 2000. (1997). Comunicarea în afaceri. Somnea Dan. (2002). Bucureşti: Editura Teora. 9. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Internet cu Windows.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. Excel 5. Secretariat şi corespondenţă. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). Stanciu Andrei. Bucureşti: Editura Comunicare. (1994). (1998).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful