1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

prelucrare tabelară. sau pentru trecerea testelor ECDL. Cu atât mai mult. organizarea documentelor Office în colecţii. drd. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. stocarea. transportul şi prezentarea datelor. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. care lucrează curent cu informaţia. . informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. Cornelia Maxim. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. operarea bazelor de date. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. alfabetizarea digitală. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. procesare texte. fie în format pentru tipărire sau nu. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. Pentru ei. dr. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. Este cunoscut faptul că. utilă studenţilor atât pentru studiu. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Studentul. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. ing. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. Aceste documente. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. O largă categorie de persoane. univ. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. Vasile Baltac. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. operaţii cu date şi fişiere. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. Prof.

imposibil de schimbat în lumea de astăzi. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. animarea prezentărilor cu efecte speciale. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. aranjarea unui tabel pentru tipărire. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. Publisher şi Outlook. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. încet-încet. De asemenea. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. gestionarea bazelor de date. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. Apoi. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. a devenit realitate incontestabilă. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. Capitolul 3. În acest context. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Excel. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. PowerPoint. crearea şi editarea graficelor. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. Office Binder. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. Cu atât mai mult. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. . În Capitolul 2. economie. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. stocarea. chiar fireşti. Capitolul 1. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. a cunoscut evoluţii impresionante. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. proiectare. Prin urmare. constituie un dezavantaj competitiv. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. vă oferă informaţii. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. administraţie sau afaceri. asemenea telefonului sau televizorului. construirea diagramelor organizaţionale. privind procesarea. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. numite centre de calcul.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire.

veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului.8 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office. afişaţi. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. După parcurgerea capitolului 5. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. verificarea corectitudinii publicaţiilor. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. În capitolul 6. . modificarea aspectului unei publicaţii. De asemenea. Capitolul 7. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. editaţi. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru.

). Documentul principal conţine informaţiile fixe. Documentul principal.1. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri.9 1. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). nemodificabile. Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Excel. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor .1. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source). corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. − documentului de tip plic (Envelopes). 1. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . Access sau Outlook.1. Sursa de date conţine informaţiile variabile. Pentru a tipări o scrisoare tip.

2. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. formatat şi salvat. După ce documentul a fost editat.1. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Se editează documentul principal. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. opţiunea Mail Merge. se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Din caseta Mail Merge Helper. Figura 1.10 1. Editarea documentului principal. Validându-se această opţiune. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. cu ajutorul meniului Tools. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Editarea se realizează în mod obişnuit. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal.

sau în totalitate (13 rubrici). Last Name.) ale sursei de date nou generate. Figura 1. First Name. sau selectiv. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. Job Title. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. corespunzător rubricii Data Source. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move.2. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. Company etc. . Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor).11 Data.

Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. Figura 1. localitatea. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find.. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). După salvare. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. .. adresa. nume.4. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. din caseta Data Form. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source.12 Figura 1.3.

c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară.13 Figura 1. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source.5.6. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. Database.6. Toolbars. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. după care se apasă butonul Remove. .). Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

2. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită).19 1. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. se şterge textul din caseta Return Address. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. 4. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. În acest caz. Dacă se execută clic pe Yes. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. Figura 1. aceasta se scrie în caseta Return Address.1. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.14. dacă este cazul. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. 2. se poate edita textul. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. se alege comanda Options din meniul Tools. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. atunci pot fi preluate. . 3.

respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top. respectiv adresa de retur. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.20 Figura 1.16.16). . cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. . Figura 1. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. Modificarea poziţiei adresei destinatarului.

Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. cu aceeaşi adresă sau informaţie. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri).18). acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. . Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie.17. Dacă este cazul. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options.21 5. Figura 1. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address.17. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent.

Din lista cu etichete Product number se . pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. de exemplu. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. − Pentru a tipări o singură etichetă. Figura 1. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă.18. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos.22 Figura 1.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită.

2.S. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. ..Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului.20). se procedează astfel: 1. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. Dacă se execută clic pe butonul Default.23 selectează formatul exact al etichetei. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1.. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. adică în engleza americană. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. dar la etapa 1. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare.2. 1. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor.. 3. se execută clic pe butonul Print.. 2..). Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. Pentru a încheia tipărirea etichetei. precum şi un dicţionar de sinonime.. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. 1.1. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language.

se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. . Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar). îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii.2.20.21.2.24 Figura 1. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. 1. Figura 1.

. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. 3. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. în lista Suggestions. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Apoi. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. fie se selectează forma corectă. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). ca să se poată corecta cuvântul scris greşit.21). De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. se plasează punctul de inserare undeva în text. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Dacă se execută clic pe Change All.22). se procedează astfel: 1. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. 2. Word va corecta. vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. În această casetă de dialog. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. De acum încolo. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. dacă există. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. se selectează porţiunea respectivă. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja.25 Din fereastra de mai sus. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type.

−Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare).) din caseta cu listă Dictionary Language. De exemplu. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. se execută clic pe butonul Undo. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. Însă. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat.22. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. dacă s-a scris coluor.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. el va rămâne afişat ca formă greşită). . −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. se execută clic pe butonul Add. Figura 1.K. −Pentru a revoca ultima corectură.

comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. Hide speling errors in this document. Se selectează şablonul care va fi modificat. lăsând însă loc procesului de creativitate. fax. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. . În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. care se repetă de la un document la altul. 1. În caseta de dialog New (Figura 1.23). în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. ca de exemplu. General. Letters & Faxes. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK. specific fiecărui document în parte.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. scrisoare. în timp ce se introduce textul. Se alege opţiunea New din meniul File. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. pagina cu antet etc. se poate alege şablonul dorit.3. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor.1. dar câteva pot ridica probleme.3. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite.

Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. 5. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. 2. În acest caz. De asemenea. şablonul este salvat în subdosarul General. iar sub el. Letters & Faxes.2. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. se respectă următorii paşi: 1.dot). În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. 4. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. În mod implicit. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente.28 Figura 1. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. dosarul corespunzător: Memos. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. fax. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. 3. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. se alege. 1. Se execută clic pe butonul Save. General. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. în caseta de text corespunzătoare File name. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. nu numai Word. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). care se doresc întotdeauna incluse în el. antet de pagină). respectiv formatarea.23. . se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. 2.3. prin dublu clic pe numele său.În caseta de dialog Save As. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. 3.

Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. 1.23. 3. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. În caseta de dialog New se execută clic. pe tab-ul: Memos. 4. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. se pot proiecta noi documente. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. 2.3. General. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. . Se completează documentul cu restul informaţiilor. Letters & Faxes.29 6.3.

14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: .30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. Lungă. nr.

26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. pe data de 15.. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. nr.233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi..233780 0268. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . privind livrarea a două autoturisme de teren. Lungă. marca Toyota.2004. în vederea încheierii formalităţilor de predare.05. Cu sinceritate. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. În aşteptarea răspunsului Dvs. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă.

− creaţi şi să editaţi grafice. sau de tipuri diferite. multiple. vizualizarea (partajarea în ferestre. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. Prin urmare. − lucraţi cu baze de date Excel. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. . Astfel.32 2. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. Noţiuni de bază 2. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare.1. 2. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. foi de calcul). − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele.1. linii. − introduceţi automat date într-un tabel. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. − introduceţi imagini în foaia de calcul. ştergere). − actualizaţi datele unui tabel. calculate) . − Formatarea spaţiului de lucru (celule.1. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. În exploatarea bazelor de date. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. mutare. coloane. manipularea acestuia (copiere. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste).

restaurare şi de . bara de meniu. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.2. deasupra zonei de lucru. Figura 2.1.1. Figura 2. Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel.33 2. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. dacă este prezentă pe ecran. El este compus din: bara de titlu. În ambele situaţii. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). iar în partea dreaptă .2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1).3. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere .

apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul.34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. Coloanele sunt identificate prin litere. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă).).7 . de la A la IV (max. Ele conţin butoane de comandă. Sheet2. iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). 256 coloane). Figura 2. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. Sheet3 etc. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. în care . iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. butonul de şi zona de editare a Figura 2.5. butonul de anulare (Cancel) .6.4. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Figura 2. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2.

Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Celula curentă Celula Figura 2. identificate prin nume (etichete). Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul.XLS. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Error – Excel semnalează o eroare. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia .). . De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4).8. Edit − Conţinutul unei celule este corectat.1. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă. Num – A fost acţionată tasta Num Lock.2.4.

3. De asemenea. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. .1. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. prezent pe bara de instrumente Standard. Atunci când se activează meniul File. 2. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. din lista documentelor recent create. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. În meniul Start. 4.3. Se activează meniul File şi se alege comanda Open.9. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent.36 2. se alege fişierul dorit. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2.

Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pentru crearea unui registru de calcul. se alege comanda New Excel Worksheet.4. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. Din meniul contextual afişat.1. 3. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. 2. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. . se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. 2. Pentru salvarea unui registru de calcul existent.10. se poate alege una dintre următoarele variante: 1.

2.11. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As.htm. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. . 2.1. În fereastra Save As corespunzătoare. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). se activează meniul File şi se alege comanda Close. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). *.12. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume.). se va alege tipul Web page (*. fără închiderea aplicaţiei Excel.html). în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.5.

Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search.1. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel.12. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit.6. ea devine activă. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. . sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. 2. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. astfel că se pot citi indicaţiile precizate.39 Figura 2.

se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule.1.40 Figura 2. afişarea liniilor de grid etc. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. ca de exemplu: afişarea barei de formule. De exemplu. a barei de stare. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. aceasta se anulează sau se activează. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel. Figura 2. 2.2. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View.2. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2.13.14. . Pentru închiderea asistentului.

.41 Figura 2.15.16. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom. În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.

2.2. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize.3.16).2. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2.2. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente.17. S-a ales. de exemplu.42 2. . Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. bara de instrumente Standard. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Figura 2. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars.

Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.43 Figura 2. .19. Figura 2.18. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.

Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul.20. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.4. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul.75). Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . un număr zecimal (340. (virgula) . 2. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent). Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.44 2. New. Se va deschide fereastra de dialog Options. Acesta va conţine patru foi de calcul. . Close.1. Operaţii de bază 2.3.2. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.3. Figura 2.08E+10).

45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). 2. Se tastează numărul dorit. Dacă numărul nu încape în celulă. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul .5. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.21. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. Dacă celula este activă. Se apasă apoi tasta Enter. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. sau se apasă tasta BackSpace. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. afişând mai puţine zecimale. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. . indiferent de ceea ce afişează în celulă.3. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului).

sau prezent în bara de formule. Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice.23. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente. .46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. Se apasă apoi tasta Enter. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2.22. Se tastează o valoare de text. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei.

Toate . Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. scădere (-). se alege comanda Comments din meniul View. o dată calendaristică sau oră. operatori matematici. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. textul mai lung este trunchiat. care trebuie înregistrate ca text. Însă.24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. împărţire (/).47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. numere. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). la fel ca în cazul valorilor numerice. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. Dacă se introduce o valoare numerică. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul.25. Figura 2.24. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. înmulţire (*).

27. =A5/10*2 . Se tastează formula. Dacă formula a fost introdusă corect. iar în bara de formule va fi afişată formula. De exemplu : =A1+A2-A3. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. Când se execută clic pe celulă. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). . Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Se apasă apoi tasta Enter. Introducerea formulei folosind tastatura. =30+75-20.48 formulele încep cu semnul egal (=). 2. prezent în bara de Figura 2. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. sau se execută clic pe butonul Enter formule.26. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.

Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. 2. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. .49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z.2. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text.3. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit. Dacă se activează comanda Go To…. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate.28. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. în ecran se deschide fereastra GoTo. Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.

Pe bara de stare apare butonul ADD. Când s-a terminat selecţia. se ţine apăsată tasta Ctrl. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8.50 Figura 2. Figura 2. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente.30. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. . se va intra în prima celulă din grup. Se ţine apăsată tasta Shift. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Pentru aceasta. se eliberează butonul mouse. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. cu ajutorul tastelor săgeţi. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta.29.

sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. .31. se ţine apăsată tasta Ctrl. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente.

la intersecţia rândurilor cu coloanele. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat.33. se alege comanda Select All Sheets.32. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Figura 2.52 Figura 2. . d) Selectarea foilor de calcul.

Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. 2.3. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.3. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. şi apoi poziţionarea. Copiere. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Mutare.35. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. . Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.34. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.53 Figura 2. şi apoi se face poziţionarea.

Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Se execută clic pe butonul Paste . Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Se execută clic pe butonul Copy . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul.36. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. Formulas (formule). Comments (comentarii). Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.54 Figura 2. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. în altă foaie sau în alt registru de calcul. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. şi apoi poziţionarea. Values (valori). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Formats (formate).

Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul.55 Figura 2. . − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.37. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Se execută clic pe butonul Cut . Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Figura 2. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.38. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se execută clic pe butonul Paste . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul.

Formats. Se acţionează tasta Delete. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . În exemplul prezentat. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. şi apoi se face poziţionarea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). s-a ales opţiunea All. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Comments). Figura 2.39.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Contents. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. . Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită.

3. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată.41. Se execută clic pe butonul Find Next. În ecran se deschide fereastra Find. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. De fiecare dată. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find.40 2. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace. în întreaga foaie de calcul. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. când a fost găsită valoarea respectivă. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată.57 Figura 2.4. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Se deschide fereastra Replace. Figura 2. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule.

3.43. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii.42. Figura 2. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. Figura 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next.58 Replace. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. se acţionează butonul Replace All. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. .5. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane. f 2.

Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta.44. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. Figura 2. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Figura 2. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. Figura 2.46. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. pentru a modifica lăţimea coloanei. pentru inserare coloane. .45.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. pentru inserare linii. sau opţiunea Entre column.

Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. pentru a modifica înălţimea rândului. se poate alege comanda AutoFit. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Figura 2. Figura 2. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. . În caseta de text Row Height.48. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK.49. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Figura 2.47.

Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. pentru sortare crescătoare. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Din meniul Data se alege comanda Sort. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. În Figura 2. sau clic pe butonul Sort Descending . pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. . Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. 2. tabelul este sortat crescător după coloanele NR.3. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane.6. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare.50. tabelul este sortat crescător după Figura 2. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete.51. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. În exemplul din Figura 2. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea.50. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.

− Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. iar la sfârşit adunările şi scăderile. Excel consideră formula ca fiind un text. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip.4. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. C7 etc. Formule şi funcţii 2. îl adaugă la conţinutul celulei B2. Aşadar. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. se folosesc parantezele rotunde (). efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori.). . apoi scade conţinutul celulei C3. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei.62 Figura 2. B3.51.4. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. apoi înmulţirile şi împărţirile. În această situaţie. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2. referinţe de celule.1. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). Dacă acesta este omis. 2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.

54. iar în bara de formule este afişată formula. Dacă formula a fost tastată corect. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.53. .53. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. − eticheta „TOTAL“). În această situaţie. Figura 2. Se repetă procedura pentru celelalte produse.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). − celula E4).53. în celula E4 se afişează rezultatul.52. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Figura 2.

57.64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. b) Înmulţirea numerelor. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2.55. Figura 2. .57. Se repetă procedura pentru celelalte produse. coloana „VALOARE“).56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. Se execută clic pe celula B4. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=).

Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Formula va fi afişată în bara de formule. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. în locul celui de înmulţire (*). În urma editării. rezultatul va fi cel dorit. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Cu această formă a pointerului de mouse. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. . În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Figura 2.60. Pentru corecţie se va edita formula.58. ea poate fi corectată. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. Figura 2. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date.65 Editarea (corectarea) unei formule.59. Figura 2.

61.62. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică.63. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată. Figura 2.64. Figura 2.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. în orice format.65. Figura 2. Figura 2. . Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Din submeniul afişat. se comanda Fill Series. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. se alege direcţia de umplere. Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. În exemplul de mai jos. Din submeniul afişat. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Figura 2. − Crearea unei serii de date. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute.67 − Folosirea comenzilor de umplere.66. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. .67.68. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată. Figura 2. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit.

sau date din alt registru de calcul. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). În construirea formulelor. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. se va modifica automat numărul rândului. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. De exemplu. D5. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul.). prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. De asemenea. Figura 2.69. E7 etc. celulă domeniu Figura 2. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. De exemplu. . formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. sau B3 :E10.70. De exemplu D2:E5. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul.

71. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.69 Figura 2. Figura 2.72. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.73 . Figura 2. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. rezultatul formulei nu se schimbă. Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4.

Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Funcţiile sunt formule gata elaborate. MAX etc. referinţe de domenii. Se activează meniul Insert. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM.2. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia.). se alege comanda Name şi apoi Define. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. mici sau combinate (de exemplu SUM. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Figura 2. statistice. 2. adică o anumită structură.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente). Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“.). Excel permite folosirea funcţiilor. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul.). care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. Average. Deoarece este folosită foarte des. cu litere mari. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii. Funcţia SUM. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. Excel introduce Figura 2. iar argumentele sunt separate prin virgula (. nume de domenii sau chiar alte funcţii.74. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. Ea calculează total pentru un grup de celule. financiare etc. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. s-a selectat celula E4). Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.75. . referinţe de celule.4. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. grupate pe categorii (vezi matematice. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .

Figura 2. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Dacă s-a ales funcţia dorită.76. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“).78. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită.71 Figura 2. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. . Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2.75.

Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero.78. Figura 2. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. . afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard.77. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Figura 2. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.

Figura 2. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat.5. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.5. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire.79 . în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. 2. pentru că lipseşte o informaţie. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. care în prealabil a fost ştearsă. Formatarea unei foi de calcul 2.1.

numărul de zecimale. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. Figura 2. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells.) ca şi separator de mii. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Dacă se renunţă la zecimale. Astfel. care activează lista de .80. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Ca o particularitate.77 devine 5. Excel afişează două zecimale. dacă este cazul. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. În mod implicit. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Din rubrica Category se alege Currency. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Se specifică. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Excel 2000 acceptă moneda Euro.74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.

.75 componente incluse la cerere. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. valoarea implicită fiind 2. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage.77%. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Figura 2.81. cu multe zecimale. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Pe bara de instrumente Formatting. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. numărul zecimal 78. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. devine 7898. De cele mai multe ori. De exemplu. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale.

dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Figura 2. se execută clic pe butonul Font. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. fie direct în forma numerică. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. Din rubrica Category se alege Date. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. dimensiunii şi culorii fontului. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. Pentru schimbarea tipului de font. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. a stilului. În caseta de dialog Format Cells afişată. a stilului. datele calendaristice se pot introduce.82. De asemenea. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. .

83. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . În exemplul prezentat în Figura 2.77 Figura 2. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style).83. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.84. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font).

iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă.85. . deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Justify (aliniere stânga-dreapta).78 executând clic pe modelul prezentat. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). Left (aliniere stânga). se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). De asemenea. Right (aliniere dreapta). Center (aliniere centru). Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Excel oferă posibilitatea combinării celulelor.) şi se execută clic pe butonul Alignment.86. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees.43 caractere).

Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting.79 Figura 2. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. . iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare.86.

În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite.80 Figura 2. . e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2. aplicând combinaţii de efecte.87. se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză.

81 Figura 2.89). comanda AutoFormat alege opţiunile Number.2. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. . Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect.89 2. Font. prezentată mai jos. Border. Figura 2. executând clic pe butonul Options. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat.. Patterns.5. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. În configuraţia prestabilită. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. De exemplu.. se deselectează caseta de validare Border. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul.88.

c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“.90. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. în caseta de text Replace. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. De asemenea. Când opţiunea este activă.82 Figura 2. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. . Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. . apoi se execută clic pe butonul Add. De exemplu. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare.

83 Figura 2. . Figura 2.92. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect.91.

5. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. Referitor la dimensiunea paginii. cu clic mouse. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. se selectează ambele opţiuni. iar în modul de orientare Landscape. În modul de orientare Portrait.84 2. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii.93 . Figura 2. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. . pagina este rotită cu 90 grade. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Se selectează apoi. În ecran este afişată fereastra Page setup.3. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically).

a autorului etc.95. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer.94. sau se activează meniul File. .85 Figura 2. a datei când a fost creat. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. Figura 2. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer. În ambele situaţii.

96. afişarea numărului total de pagini. introducerea datei curente. . Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. secţiunea Scaling. La revenirea în pagină. Figura 2. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. introducerea orei. trebuie forţată să se potrivească în pagină. Se caută în foaia de opţiuni Page. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. respectiv subsol. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. Pentru aceasta se activează meniul File. se află trei opţiuni: Left section. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. În partea de jos a ferestrei. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. inserarea numărului de pagină. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Modificând scala. clic pe butonul Custom Footer. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). iar pentru subsol.

. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.6. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview.6. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină.98.1. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. sau prin comanda Print Preview din meniul File.87 Figura 2. 2. Figura 2.97. Tipărirea foilor de calcul 2.

la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. se activează meniul File şi se alege comanda Print. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. 2. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. Tipărirea foii de calcul active. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul.2. 2. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. posibilitatea setărilor de pagină.99. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Figura 2. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). a marginilor. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. În ecran se va afişa fereastra Print. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what).6. se activează opţiunea Print to File.88 După cum se observă. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart.

Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Se execută clic pe butonul OK. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. de copii Figura 2. Figura 2. 2. se alege opţiunea Entire Workbook. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. ca zonă de imprimare.6. În caseta Print. 2. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection.3. . Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Se activează meniul File şi se alege comanda Print.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). se alege opţiunea Selection. din secţiunea Print what. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit.101. tipărirea realizându-se în 3 exemplare.100. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Se selectează secţiunea care va fi tipărită.

Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. titluri şi elemente de text scrise artistic.1.7. linii şi alte forme. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Figura 2. pliante etc.90 2. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. etc. grafice şi diagrame 2. poze scanate. Obiecte. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. . grafice. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt.102 −celula A10).un program care permite crearea de organigrame. După introducerea datelor. − Organization Chart .102. organigrame etc. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. fişiere text.7. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. rapoarte. 3. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. pentru prezentări. 2.

se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. se execută clic pe clipul dorit. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Pentru realizarea acestei operaţii. jos). Figura 2. dreapta. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. . Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Se deschide fereastra ClipArt.91 4. sus. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii.103. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga.

Pentru redimensionare. Pentru realizarea acestei operaţii. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2.104. . Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare.

Asistentul ChartWizard. ajustându-se la noile valori. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). sub formă de diagrame. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. Reprezentarea grafică este dinamică. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). sectoare de cerc etc. suprafeţe. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. . sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart.105). Figura 2. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next.105. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor.).7. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. bare. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1.93 2. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. tendinţelor.2.

.106.107. Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe.94 Figura 2.

95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. Figura 2. raportate la un întreg.109. Figura 2.108. .

111. . Figura 2. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. g) Grafice concentrice (Doughnut).110. Figura 2. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.

Figura 2. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice. faţă de un punct central.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial.113 . i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.112. Figura 2.

Figura 2.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie. .114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Figura 2.115.

Butonul Collapse Dialog Figura 2. Dacă seriile sunt orientate în linie. După selecţie se închide caseta de text. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). seriile de date au fost orientate în linie. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. În exemplul din Figura 2.99 2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data)..117. Dacă seriile sunt orientate în coloană. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog.116. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. . informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range.

Figura 2. 3. .117. definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines).100 Legenda Etichete abscisă . Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). titlul abscisei (Category X axes ). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). legenda graficului (Legend). titlul ordonatei (Value Y axes). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului.

Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Acesta este ultimul pas. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options.118. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Figura 2. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. 4.101 Figura 2.119. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). . În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3).

Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value.121. Figura 2. . De exemplu.102 Figura 2.120. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.

Se execută apoi clic pe butonul OK.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. Figura 2. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. Figura 2.123. .122. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.

redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Series (şterge seriile de date). Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului.124. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Figura 2. Se acţionează tasta Delete (ştergere All). Formats (şterge formate). se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. opţiunea de ştergere totală All. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2.125 . . Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.104 Mutarea. S-a ales. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. pentru exemplificare. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. Când acesta ia forma tastelor săgeţi.

În general însă.126. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă.105 2. Figura 2. Culegerea datelor este importantă. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. De exemplu. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. pe linii şi coloane. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri.8. specific.8. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. Cu doar câteva clicuri de mouse. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records). Pentru a înţelege listele Excel. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. listele se mai numesc şi baze de date. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele.1. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). pe înregistrări şi câmpuri. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. În listele Excel. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. În contextul aplicaţiei EXCEL. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. nici una. inventare de produs sau registre de verificare. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). .

însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. cifre. date calendaristice. Indiferent de modalitate. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. ştergere de informaţii). 5. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. modificare sau ştergere de înregistrări. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). . să se definească structura bazei de date.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). Pentru a realiza o bază de date este necesar. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. 3. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. ca pentru început. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. presupune că acesta este capătul listei. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. 2. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. După ce informaţia respectivă a fost localizată. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. însă se recomandă acest lucru. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). 4. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. nuanţe. se vor plasa înainte sau după listă. imprimări de date structurate. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. chenare şi alte elemente de format pentru celule. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. modificare. se folosesc alte fonturi. fără nici un fel de informaţii suplimentare. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. chiar imagini grafice. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. adică adăugare. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). însă pentru ca Excel să le recunoască. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1.

− Restore anulează înregistrarea curentă. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie..127). . Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. criterii multiple.107 − metoda filtrului automat (Filter . În formularul astfel afişat.8. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. 2. − Close realizează închiderea casetei de dialog. 2. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. 4. criterii calculate).2. precum şi pentru actualizarea acesteia. din meniul Data. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă.. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. Figura 2. se execută clic în orice locaţie a listei. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. după care se alege comanda Form. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului).127. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date.AutoFilter). Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. 3.

în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. Dacă s-a greşit ceva. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. afişând cuvântul Criteria). cu excepţia celor calculate. În final. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. Pentru a trece la câmpul următor. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. butonul Restore devine activ. se execută clic pe butonul Close. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). Se observă faptul că. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date.108 De exemplu. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. se execută clic pe butonul New. Se introduc datele în casetele de text din formular. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. precum şi a câmpurilor protejate. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. . − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). După ce se termină de introdus datele.

prin filtrare. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Practic.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Înregistrările filtrate pot fi formatate. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Figura 2. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). . Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. editate şi chiar reprezentate grafic. − Toate valorile coloanei respective. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date.128. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate.128. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită.

se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. aşa cum arată Figura 2. Figura 2.110 2. se alege valoarea „4. 4. Figura 2. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.129.000.000“.800. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze.000. iar din câmpul „SALARIU.130.129. Pentru această filtrare. 3.000 şi 8. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. .000“. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.000. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.800. . Fiind vorba despre un criteriu cumulat. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri.

al cărei conţinut poate fi modificat.111 Figura 2. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. 2. 4. formatat sau chiar tipărit. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. Definirea opţională a unei zone de extragere. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. 3. la o interogare a bazei de date. Definirea criteriilor. . Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. Definirea unei zone de criterii. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter).131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. comanda Filter. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data.

În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie.132. >=. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. 1. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora.< . fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). <. Zona de criterii. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală. Definirea criteriilor. 2. AND.: =B2>C2*12%). Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. Adesea. constituind astfel un criteriu multiplu.112 Figura 2. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). <.: D2>Max(D2:D10). <=. ele trebuie îndeplinite simultan. într-o altă foaie de calcul. <=. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). OR. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. . o expresie (ex. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. − un operator logic de comparaţie (=. NOT) . Se pot defini criterii de comparaţie. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. o funcţie predefinită (ex. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. > =. < > urmaţi de o valoare. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. OR). Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >.: = B2>C2). Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. criterii multiple şi criterii calculate.

dacă se execută clic pe butonului OK.133. în raport cu sursa de date. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Zonă de extragere. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. 4. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Figura 2. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. Implicit. .113 3. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). comanda Filter − Advanced Filter.

114 Figura 2. Figura 2. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. . Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori).135. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).134. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare.

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor.142. în caseta de dialog Format cells. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools.144. În caseta de text afişată. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. Figura 2.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega).120 Figura 2. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1.143. 4. 3. se activează opţiunea Hidden. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general. în celulele în care s-a aplicat Hidden. În acest mod. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. Figura 2. .

9. Bara de instrumente Standard. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.121 2. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.

43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

3. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. Completaţi automat coloana Nr. 10. 8.L. 12. . ELECTRICA S. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Crt. Crt.1. 6. 1 1. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. PETROM S. Deschideţi aplicaţia Excel. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 9.R. PETROM S. ELECTRICA S. 7. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL. 2. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. folosind instrumentul AutoFill. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 11.A. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI.A. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic).A. 5.A. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. PREMIERE 4.10.

3. 4. . 7. 7. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents.125 Testul nr. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. 4. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. 8. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. 3 1. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. 9. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. 12. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. 5. 2. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. 12. 9. 10. 2. 5. 2 1. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 11. 4 1. 9. 3. 6. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Căutaţi în tabel numele ENACHE. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Testul nr. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. Deschideţi aplicaţia SITPERS. începând cu celula A1. 11. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Stergeţi coloana C. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. 6. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 7. 2. 10.XLS prezentă pe dischetă. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. Testul nr. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. 6. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. 4. 5.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents.

6. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). 5. 11. 8. Salvaţi fişierul în format html. 3. 2. . 10. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat.126 10. 6 1. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. Tipăriţi graficul în trei exemplare. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. 12. 9. 12. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Deschideţi aplicaţia Excel. Testul nr. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. roşu şi verde. 4. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 5 1. 12. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. 7. 7. Testul nr. 11.145. 4. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. 10. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 8. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 5. 6. 9. I. 11. 3. pe disc. Închideţi aplicaţia EXCEL. 2.

O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. pentru a găsi tonul. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. la care să reveniţi pe parcurs. − derularea prezentărilor. − construirea diagramelor organizaţionale. − crearea /editarea prezentărilor interactive. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. − animarea prezentărilor cu efecte speciale. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. . este numit machetă (layout).1. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. cuvintele şi grafica adecvate. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. evidenţiate prin buline sau alte marcaje.1. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. 3.1. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). Noţiuni de bază 3. mărind astfel impactul prezentării.127 3. imagini grafice şi alte obiecte. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise.

să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. motiva. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. decide. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. ea merită cultivată. prezentatorul este cel care dă tonul. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. cu clienţii şi partenerii de afaceri.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. fiecare având logică proprie. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. oficial sau neoficial. pune întrebări. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. Dacă prezentatorul este impresionist. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. În ultimă instanţă. convinge. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. discuta cât şi pentru a entuziasma. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Ca să capteze atenţia auditoriului. . ilustra. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. Tipuri de auditoriu. atât inter cât şi extra organizaţional. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială.

5. calculatorul PC. repetările şi omisiunile. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. Evitarea frazelor lungi. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. . să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. flipchart-ul. pentru a stârni interesul asistenţei. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. 3. 3. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. 5. 4. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). 2. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. diapozitive de 35 mm. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. accesibil asistenţei. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. proiectorul de diafilme. proiectorul de diapozitive. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. aparatul video. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. sensul şi pronunţia. după următoarele reguli: 1. hârtie. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. Utilizarea de formule de început eficiente. acronimelor şi pleonasmelor. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. de mărimea şi compoziţia asistenţei. În cazul unei prezentări oficiale. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). Folosirea de cuvinte. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. Pot fi utilizate în prezentare. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. 4. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. cu informaţii audio şi video.. PowerPoint). deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. Evitarea jargonului. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. retroproiectorul. 2. Timpul acordat prezentării.

din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. dacă este prezentă pe ecran. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. Figura 3.2.3. 3. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. 3.1.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente).1. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. . se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video.1. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. În ambele situaţii. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile.

d) În meniul Start. . Figura 3.131 Figura 3. din lista documentelor recent create.3. c) Atunci când se activează opţiunea File. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. se alege fişierul dorit.

.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save. Figura 3. Figura 3.4. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S.5. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului.

folosind una din metodele precizate mai sus.. .1.4. prezentă sub bara de meniu.6. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. Figura 3.. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. 3. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu.133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.

7. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. în alt format şi în alt loc. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.. se va alege tipul Web page (*. 3. .) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:)..). fără închiderea aplicaţiei PowerPoint.5. se activează meniul File şi se alege comanda Close. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. În caseta de dialog Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).html). *. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.htm.7. corespunzătoare (Figura 3. corespunzătoare (Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare. De asemenea..1.134 Figura 3. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie.7. c) Salvarea unei prezentări în format web.. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:).

el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search.9. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Dacă asistentul nu este prezent în ecran.135 Figura 3.8. În ambele situaţii. . 3.). ea devine activă. se activează meniul File şi se alege comanda Exit.1.6. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

2. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars.20. salvarea automată a documentelor după un timp specificat.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Figura 3. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. .4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.19. ca de exemplu: numele utilizatorului. Pentru realizarea acestei operaţii. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. 3. Figura 3.

3. pot fi modificate diverse opţiuni. Crearea unei prezentări de la zero.3. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. În figura de mai jos. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. Crearea unei prezentări 3. . s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute.142 Pentru realizarea acestei operaţii. 2. un text-model.3. în care.21. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. care poate fi înlocuit cu textul dorit. Utilizare Template (şablon predefinit). Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. 3..1. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. după dorinţă. Figura 3. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. schema de culoare.

143 Figura 3. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii.22.23 . În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. se execută următorii paşi: 1. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare. Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. Pentru realizarea acestei operaţii.

kiosk. înştiinţări neplăcute. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. 3. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). 4. pregătire. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. Apoi se execută clic pe butonul Next. În caseta de dialog care se deschide. 2. vânzări. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex.24. informal meetings. handouts. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. 5. rapoarte. .144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. Figura 3. fără intervenţia unui moderator. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. sau se selectează opţiunea Internet. Marketing Plan). Apoi se execută clic pe butonul Next.

Se execută clic pe butonul Finish. . Figura 3. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. 6. Se execută apoi clic pe butonul Next.26. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No.25. 7.145 Figura 3. 8. apoi se execută clic pe butonul Next.

2. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. se execută paşii următori: 1. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK.27. − Presentation Design Templates. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Figura 3.27). Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). . Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. − Presentation Templates. se alege şablonul dorit. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului.

Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Din fereastra PowerPoint. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text.2. Figura 3. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. va apare un nou marcaj de listă. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Pentru inserarea textului. la fiecare apăsare a tastei Enter. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se începe editarea diapozitivelor.28. 4.147 3. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. 3. Pentru a crea o prezentare albă. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. . Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor.3. 3. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. se efectuează paşii următori: 1. 2.

se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Figura 3.148 Figura 3. În partea dreapta a ferestrei.29. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu.30 . Se alege. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. forma de vizualizare Outline View. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Inserarea comentariilor într-un diapozitiv.

se introduce textul dorit. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. se activează opţiunea Footer şi apoi.3. se acţionează butonul Apply to All.32). se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.32.4. 3.3. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.31.149 3. Figura 3.5. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. în câmpul de editare. Figura 3. Pentru numerotarea diapozitivul curent. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3. Dacă se doreşte actualizarea . Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply to All. Adăugarea textului în zona de subsol. 3. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. se acţionează butonul Apply to All.3.31). se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.33) şi apoi se alege formatul dorit. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer.3.

6. Figura 3.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.35. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template.34. . Figura 3. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. se alege modul de afişare Slide View.33. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv. 3. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Figura 3.3.150 permanentă a datei. se selectează opţiunea Update Automatically. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite).35) . aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. complementare pentru text şi fundal.

Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. Figura 3. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. De exemplu. se execută clic pe butonul Apply to All.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. din care se alege culoarea dorită. se execută clic pe butonul Apply. Background. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. .151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Figura 3.36.37. Figura 3. se activează meniul Format şi se alege comanda Background.38. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. Title text etc. În ecran se deschide caseta de dialog Background.

obiecte clip art. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. sunete şi videoclipuri. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Figura 3. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.39.152 3.40. Figura 3.3. . Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice.7. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK.

Movies and Sounds.41. Movie from File. . sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. − Se selectează comenzile Insert Picture. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. 2. Movie from Gallery. Sound from File. Sound from Gallery. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Movies and Sounds. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Clip Art. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. Inserare imagini. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Picture. From File. Movies and Sounds. Movies and Sounds.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. Inserare imagini grafice (clipuri). Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. − Se selectează comenzile Insert .

Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv.8.42. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. 3. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.43. Picture. Figura 3. .3. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text.154 Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View.

9. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. O casetă de text are rolul unui suport pentru text.45).155 Se alege modelul dorit.46 3. fonturile. Figura 3. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită.3. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte.44) în care se va introduce textul dorit. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. Figura 3. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect. Pentru a crea o casetă de text.47. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.10. .45. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. apoi se execută clic pe butonul OK. memorează elementele de format caracteristice prezentării. se alege comanda Master şi apoi Slide Master.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.44 3. cum sunt imaginile grafice de fundal.47.). PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt.3. Primul . Figura 3. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.

Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Title Master. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Copierea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru realizarea acestei operaţii. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Editarea unei prezentări 3. se . Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Clipboardul este o memorie temporară. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView.1. 2. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C.4.156 Al doilea . Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. Se execută clic pe butonul Paste.48. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. 3. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.). se afişează unul din cele două diapozitive. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui.4. Master. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Figura 3. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu.

Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se selectează textul (imaginea) de şters. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). 2. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.49 2. Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Figura 3. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. prin apăsarea tastei . 3. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Se execută clic pe butonul Paste. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea).157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView.

se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Copy. Se execută clic pe butonul Paste. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se execută clic pe butonul Cut. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. 3. Se execută clic pe butonul Cut. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut.2. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. 2. . Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. se ţine apăsată tasta Ctrl. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru selectarea mai multor diapozitive. 2. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se execută clic pe butonul Paste. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se execută clic pe butonul Paste. 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. 2. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). respectiv Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Pentru selectarea mai multor diapozitive.4. respectiv Ctrl+V. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Copierea. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.

159 3.50).4. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. se folosesc două metode şi anume: 1. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. 3. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. . Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining.4.50.4. afişată în partea stângă a ecranului. prezente pe bara de instrumente Outlining. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View.

executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. . Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul. Figura 3.51.52.160 Figura 3.

Formatarea unei prezentări 3. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. 3. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. prezente în bara de instrumente Formatting. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Se selectează textul dorit.161 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Font Size. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.53.1. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Bold. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font.5. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului.53).5. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Italic). . În partea superioară a ecranului.

pentru umbrirea textului textului. Se selectează textul dorit. se poate acţiona butonul Custom. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.53) şi se va activa lista derulantă Color. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . se activează opţiunea Format şi comanda Font. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Figura 3. clic butonul OK. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. Shadow (umbrire). printr-un simplu clic.53) din care. Din paleta de culori More Color. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. pentru . Se selectează textul dorit. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). Se execută apoi.54. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. Subscript (indice). se poate acţiona butonul More Color. printr-un clic pe nume.162 Aplicarea sublinierii. unei umbre textului. se alege culoarea dorită. Figura 3. Superscript (la putere). se activează opţiunea Format şi comandă Font.55. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.

se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. . . Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.56. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. Se selectează textul dorit. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv.163 Alinierea textului unui diapozitiv. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. sau combinaţia de taste Ctrl+E. Figura 3. Figura 3. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L.57.

Figura 3. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.58. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe.59. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. Figura 3.60. . Figura 3. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate.61. Se selectează paragraful dorit. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Figura 3. Adăugarea unor marcaje paragrafelor.

165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru aceasta. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. se pot acţiona butoanele Size sau Color. şi Bullets prezente în bara de instrumente . Se selectează paragraful dorit. Pentru aceasta.62. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. din care se vor alege marcatorii doriţi. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. Folosind butoanele Numbering Formatting. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Figura 3. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. se economiseşte timp. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare.

În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia).2. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului.166 3. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Figura 3. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines.63. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. . Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing.5. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. apoi comanda Slide Layout. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“). Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. subordonaţi aceluiaşi şef. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. . Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart.75. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. 5. bară cu instrumente şi bară de stare. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. Ramură −managerul plus subordonaţii.74). Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. subordonaţi aceluiaşi şef. În fereastra Slide Layout.172 4. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Figura 3. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View.

termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi... Odată ce organigrama a fost construită. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). cât şi pentru ramuri. la dreapta casetei „bază“. . În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. apoi opţiunea All.173 − crează un element de acelaşi rang.76. a) Schimbarea stilului unei organigrame. După cum am menţionat mai sus. − crează un element de acelaşi rang. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. în limbajul folosit pentru organigrame.. Figura 3. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. la stânga casetei „bază“. se alege comanda Select din meniul Edit. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri.

Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Figura 3. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Textul trebuie să fie în prealabil selectat.77. Figura 3. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului.78). Se selectează casetele.78. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. −Schimbarea culorii chenarului. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. −Formatarea textului dintr-o organigramă.174 b) Formatarea unei organigrame. Se selectează casetele. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. . Right şi Center. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului.

3. .80. După ce organigrama a fost modificată. Style sau Color. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. Figura 3. se va selecta macheta Chart. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to.6. apoi se va executa clic pe butonul OK. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Figura 3. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. 3.79. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. se parcurg următorii paşi: 1. Se afişează caseta New Slide. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit.3. pie chart. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. 2.. Crearea unui grafic. etc.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. În acest fel liniile au fost selectate. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart..

81.). Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. Figura 3. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. Legend. pentru finalizarea graficului. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. După introducerea datelor. . seriile de date etc. apoi comanda Slide Layout.82. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. legenda. Figura 3. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. ca în orice foaie de calcul. Editarea unui grafic. Data Labels etc). Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. În Datasheet se vor introduce datele. conţinând un Datasheet şi un model de grafic.176 4.

177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Figura 3. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Modificarea tipului de grafic. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. . În ecran se deschide fereastra Chart Type.84.83. Figura 3.

Tipărirea unei prezentări 3. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. Set Language.178 3. Figura 3. Prin urmare. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead.7. apoi clic pe butonul OK.86. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. Corectarea erorilor gramaticale. În mod implicit.7. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. trebuie realizată configurarea prezentării. această funcţie este activă. Figura 3.1. prezentă în meniul Tools. Înainte de tipărire. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare .

Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. Tipărirea efectivă a unei prezentări. . Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. apoi clic pe butonul OK. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard.179 roşie. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar.2. din submeniul care va fi afişat. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). Pentru corectarea automată.87. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Erorile pot fi corectate manual sau automat. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. AutoCorect. 3. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia.7. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. din bara de Figura 3. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. În ecran este afişată caseta de dialog Print. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:).

. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. imagini. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts.180 Figura 3. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. liste marcate. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .). Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu. diagrame etc. 3.8. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.1. b) Tipărirea prezentării în modul broşură. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură.88.8. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină.

90.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie.181 Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation.90) şi se aleg efectele dorite. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. . Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. respectiv validarea opţiunii Automatically. Figura 3.

. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). în secţiunea Effect. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). se executată clic pe una dintre opţiunile Slow.). folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. După alegerea efectelor dorite. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). alegând comanda Select All din meniul Edit.91. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. Figura 3. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse.92. Medium sau Fast. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. acesta se alege din caseta derulantă Sound. sau prin validarea opţiunii Automatically after.

coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). sau se apasă tasta F5. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. Previous. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . Figura 3. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter.9. Go).9.92. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. .93. Vizionarea unei prezentări 3. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Începe derularea prezentării. 3.1.183 Figura 2.

94 3. Se deschide prezentarea PowerPoint. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. Se activează meniul Slide Show şi. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). În timpul derulării prezentării. 4.184 Ascunderea unor diapozitive. din submeniul afişat. Se lansează programul Internet Explorer. .95.10. ele pot fi ascunse. Pentru realizarea acestei operaţii. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. se alege comanda Hide Slide. 3.). Figura 3. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. aceste diapozitive vor fi omise. 2. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3.

6. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. . Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As.96. 5.95..185 Figura 3.. Figura 3.

iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. 9. Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 3. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos. Figura 3.186 7. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. . Se deselectează caseta de validare Display speaker notes.97 8.98.

va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. 11. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă.99. Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. − primul slide (First Slide). sau sub formă grafică (obiect sau buton). . 14. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. − anteriorul slide (Previous Slide). Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext).100) şi se alege slide-ul destinaţie.187 10. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită.11. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. Figura 3. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. 13. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. 12. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. 3.

iar din lista afişată se alege un buton de comandă. Excel etc. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. se pot insera sunete predefinite. − un alt fişier: PowerPoint. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). Word. . − sfârşitul prezentării (End Show). Figura 3. − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. De asemenea. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. (Other File) – legătură hypertext locală. corespunzătoare efectului de tranziţie. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. de exemplu un buton de acţiune.100. − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show).188 − ultimul slide (Last Slide).

De asemenea. organigrame.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv.102). Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.).102 .). Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. bloc de text. se pot crea pe baza prezentării existente. Pentru aceasta. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). etc. Figura 3. Home. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. imagini. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu.189 Figura 3. etc. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. Previous.

O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. fie el şi experimentat.1. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator.12. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. 3. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. . Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . invers. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. Sau. care o va trece cu vederea. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. 3.12. Figura 3. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. iar a doua se referă la logistică.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator.103.

Dacă trebuie să se facă o pauză. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. Next Pause Repeat Figura 3. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. 5. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Acest proces. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Figura 3. Indiferent de soluţia . 3. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. Dacă durata este prea scurtă. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. se execută clic pe butonul Yes. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată.105. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent.105). Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc.104). Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. 4. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv.104 2. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el).

se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. 6. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. b) Se execută clic pe butonul Next. şi dacă da. if present şi apoi se execută clic pe OK. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. derularea prezentării va fi reluată. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. 3. Pentru astfel de cazuri. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor.13. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. . se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). Figura 3. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb.192 aleasă.106. Dacă se apasă din nou tasta S. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. de pildă. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator.

193 Figura 3. este selectată unitatea de floppy (A:\drive). Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog. Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc.108 . Figura 3. pentru memorarea fişierelor rezultate.107 c) În mod implicit. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.

apoi se execută clic pe butonul OK. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. . Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat .) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. imagine etc. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. Figura 3. apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. Se închide aplicaţia PowerPoint.

care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor .14. Bara de instrumente Standard.195 3.

196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie . restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.

15. 5. 2. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. 3. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 7. 3. 6. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 1 1. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Închideţi aplicaţia PowerPoint. 12.ppt prezentă pe dischetă. 6. 2. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. 8. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 2. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 10. 4. 3. Selectaţi formatul Title Only. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Testul nr. 10. 11. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 9. 4. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. . 7. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). 3 1. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. 11. Testul nr. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 9. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. Alegeţi şablonul de proiect Blends. text şi imagine. 8. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 5. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului.

4 1. Introduceţi numele organizaţiei S. 6. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 10. Studenţi 10500 11000 12500 9. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. 8. Testul nr.S. Deschideţi prezentarea SNSPA. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad.P. 4. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Publicã Decan Management Figura 3.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents.110 11. 8. Centraţi textul prezent în casetele organigramei.ppt. . Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. 6. 9. 5. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. 10. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7.A ca titlu. 3. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. 2.N. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 12. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 7. 5. 11.199 4. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. 12.

9. 4. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. 9.R.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). 8. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 2. 2. II Trim. 6. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. 7. 10. Introduceţi numele firmei OMEGA S.200 Testul nr. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări.L. 3. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 11. Adăugaţi un efect de animaţie formei. 5. 5 1. 6. Schimbaţi culoarea formei în roşu. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. 6 1. 3. 12.ppt prezentă pe dischetă. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. 4. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 5. I Trim. 10. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. Selectaţi formatul Title Slide. Deschideţi prezentarea OMEGA. . 7. Testul nr. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon.

201 4. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. 3. 2. . datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. modificările vom influenţa şi documentul Word. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. 4. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. Paste. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). Embed. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. copiindu-le şi. după aceea. Se poate. de asemenea. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. include datele dintr-un fişier în altul. inserându-le. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. Dacă se editează documentul sursă. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. Printr-o legătură. Prin includere. De exemplu. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. se pot partaja datele creând o legătură. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. se pot totuşi partaja datele între programe. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. totuşi. apoi. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent.1. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. Datele inserate nu vor păstra. însă. Cu OLE se pot. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. Link . Deci. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. Dacă se selectează date dintr-un document şi. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. apoi. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. Atunci când se schimbă graficul în Excel. se poare realiza schimbul de date între documente Office. − transformarea unui document Word într-o prezentare. nu toate aplicaţiile suportă OLE. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. Se pot insera datele în mai multe feluri. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei.

se vor insera date copiate din Excel. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. Pentru a include date într-un document. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. toate acestea fără a afecta originalul. Copia poate fi editată. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. 5. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. se execută dublu clic asupra lui. Se execută clic pe OK.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. 2. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său.1. Pentru a edita un obiect inclus. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Figura 4. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. de exemplu. . de exemplu. 3. 4. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Dacă.

Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. În cele mai multe cazuri. Word. Dacă un program nu suportă OLE. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie.203 Figura 4. documentul sursă nu va fi modificat. De aceea. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. Totuşi. trebuie respectaţi următorii paşi: .2. Crearea unei legături între două fişiere Office. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. În cele mai multe cazuri. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. În acest caz. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă).

Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. 4. 2. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie. În mod implicit. Figura 4. Figura 4. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Pentru a rupe legăturile.204 1. 3. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links.4 . se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. aşa cum prezintă figura de mai jos. metoda de reactualizare este Automatic Update.3. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK.

Pentru a crea un obiect nou. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Se poate. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object.5).205 Include unui obiect nou prin Insert Object. După ce s-a creat obiectul. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. Se va deschide fereastra de dialog Object. de asemenea. 4. Aceasta este. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. de asemenea. Pentru a insera un obiect. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. care are două casete. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. de asemenea. În loc să se insereze datele. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Tabelul nu este creat. dar este nevoie de el rapid. . se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. Figura 4. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. E posibil.5. Se execută clic pe butonul Browse.

Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. Figura 4. De asemenea.6. fără a rescrie toată prezentarea în Word. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link.206 4. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. se activează meniul File. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. Pentru aceasta se deschide documentul Word. se activează meniul File.2. . se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint.

el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder.207 5. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. se activează meniul File.1. în care este afişat documentul activ. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. o prezentarea PowerPoint). Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. cu numere de pagină consecutive. . dacă este prezent pe ecran.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. editaţi.1. 5. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. anteturi şi subsoluri uniforme. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. un registru Excel. − afişaţi.

.1.2. Se activează meniul Section. 5. Figura 5.1. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.2) din care se selectează documentul care va fi inclus.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. Se execută clic pe butonul Add. se alege comanda Add from File.2.

în acesta va fi plasată o copie a documentului.209 În urma acestei operaţii. Când se include un document într-un biblioraft.3. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . între cele două nu există nici o legătură. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft.3.1. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. se activează aplicaţia Microsoft Binder. . 5. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat.

pentru a crea un şablon de fax. se alege butonul Letters&Faxes.5.4. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. . Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. De exemplu. Figura 5. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.210 Figura 5.

obd). Figura 5. se parcurg următorii paşi: 1. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. Se deschide biblioraftul dorit. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane.6. În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. .2. Pentru editarea unui document. 2.obd. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit.ppt (document PowerPoint). În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft).2. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.211 5.1. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Editarea unei colecţii de documente office 5.

nu numai documentul din biblioraft activat. 3.8. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. PowerPoint etc.7. . Figura 5.212 Figura 5. aplicaţia sursă este PowerPoint).) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.8. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.

2. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. Figura 5. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel.obd). PowerPoint etc. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. Se deschide biblioraftul dorit. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. 3. 2. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. 5. Se activează documentul care va fi editat. iar comenzile afectează numai documentul activat. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. .). În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit.9. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut.2. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1.

10. Figura 5. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare. 4.1. .214 Figura 5.3.3.11. Documentul editat reapare în biblioraft. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. 5. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Tipărirea unei colecţii de documente Office 5. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.

În ecran este afişează fereastra Print Binder.12. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft. Figura 5.2. .215 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. 2. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. 3. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. 4. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. Se deschide biblioraftul dorit. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate.3.

cum ar fi buletine informative. 6. de timp şi de aspect sporesc.1. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. . − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. foi volante. broşuri. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. − modificarea aspectului unei publicaţii. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6.1. − tipărirea publicaţiilor. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. capabile să atragă atenţia. comunicarea. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. Noţiuni de bază 6. sau îngreunează. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. foi volante.1. Pe lângă claritatea scrisului. Opţiunile de culoare. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. oficiale sau juridice. este momentul orientării către Publisher. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. − Publicaţii cu aspect profesional. site-uri Web sau meniuri. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. cataloage. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. Publisher este la fel de prietenos. până la publicitate tipărită comercial.

AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. 6. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000.1.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. până când este închisă e utilizator. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. verificând automat ortografia. etichete. în timpul lucrului. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări.2. Figura 6. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. . − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. în publicaţii. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii.1.

3. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher.1. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. 6. dacă este prezent pe ecran.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor.2. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. 6. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? . Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.2. pe o unitate locală sau pe Web. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML.

asigură accesul la fişierele deja create în Publisher.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design).DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare.. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Dacă se execută clic pe acest buton. şi anume: − Publicaţie din Catalog. − Se face revizuirea. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie.3. site Web.). Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . Figura 6. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. . Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. dacă este necesar. cărţi de vizită etc.3. − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. de pildă o foaie volantă.. − Se imprimă sau se publică pe Web. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. care pot fi create în câteva minute. − Se adaugă text şi imagini. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. din meniul File. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip.

Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Figura 6. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. . de exemplu.4. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). 2. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. modelul Arcs. 3. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6. Se alege. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. ca exemplu. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).5.

aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse.3. Tilt. 5. Se execută clic pe butonul Next. Figura 6.– Editarea unei publicaţii). Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs.6 6. 6. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. şi deci s-a creat cartea de vizită. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. Floating Oval etc. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Bars. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Când se termină dialogul. . În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar.

Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6. Figura 6. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei.7. Web page şi Book Fold. de pildă Postcard. . Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.8.

1.9. trei sau patru foi. pentru a permite ochiului să se odihnească. produs sau serviciu est prezentat. funcţie. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Dacă informaţiile importante se modifică. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. setul de informaţii personale se editează o singură dată. referitoare la utilizator sau la organizaţie.2. 6. produs sau serviciu. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. clare şi echilibrate. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. Figura 6. . adresă. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. El poate fi împărţit în două. telefon. din panoul Wizards.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. nume organizaţie etc. În eticheta Publication By Wizard. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. fax.

Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. . 3. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. modelul Bar. 5.9. Se alege.). de exemplu.10 4. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6. În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).

6.11. 7. Formatarea textului Textul într-un pliant. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. Figura 6. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. – Editarea unei publicaţii). de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. Pe ecran va fi afişată . Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. şi deci s-a creat pliantul.3. prin operaţii de editare (subcap. 8. Când se termină dialogul. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap.

DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. . Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. fontul (Font).13. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). De asemenea. Se execută apoi clic pe butonul OK. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată.12. Figura 6. Figura 6. stilul (Font Style) şi culoarea (Color).

Se activează meniul Table şi se alege comanda Select.14. Pliantul va deveni opac. 4. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. . 3. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Figura 6. Columns. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant.15. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. Figura 6. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. 2. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns.

DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. Editarea unei publicaţii 6.3. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. 6. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. Fie că se întreprind ajustări minore. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides.16. Ghidajele apar ca linii pe ecran. Figura 6. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. 6. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje.3. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. . Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange. instrumentele de lucru sunt aceleaşi.1. 7. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. dar nu apar în materiale imprimate. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. instrumente de desen şi zone de lucru.

Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei.17. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. Atunci când se activează comanda Snap To…. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. Scara riglelor se modifică proporţional. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. .18. Snap to Objects − Alinierea la obiecte.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. ( Figura 6. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.19. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Figura 6.

Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran.2. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.21. Figura 6. decât dacă li se adaugă o bordură.3. . Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. F Figura 6. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . unde se pot stoca obiectele publicaţiei. ele sunt asociate fiecărui obiect. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View. 6. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher..20. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. text sau reprezentare grafică.

documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. . Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. .23. Se activează comanda Text file din meniul Insert.22. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Pentru preluarea textului dintr-un document. Text Frame Figura 6. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects.

Pointerul de mouse. 6. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. . ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior.25..24. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects.. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). Figura 6... − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. va lua forma unui ulcior drept. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. atunci când se deplasează în pagină.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. ulciorul se va inclina. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. de exemplu.

După inserarea textului. din bara de instrumente Formatting. . b) Stabilirea mărimii caracterului.26. se execută clic pe butonul Font Size.27. din bara de instrumente Formatting. Figura 6. sau din meniul Format se alege comanda Font. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. se execută clic pe butonul Font. Pentru aceasta. Pentru aceasta.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6.

Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. se alege comanda Text Frame Properties. .29. Pentru aceasta. din meniul Format . Se deschide fereastra Text Frame Properties. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane.30.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. Figura 6.28. Figura 6.

se alege comanda Line Spacing. e) Stabilirea identărilor spre stânga. . din meniul Format. înainte şi după paragrafe. din meniul Format. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. Figura 6. dreapta sau prima linie. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. înainte şi după paragrafe.32. Pentru aceasta. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. Figura 6. dreapta sau prima linie. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. Pentru aceasta. se alege comanda Idents and Lists.31. se adaugă paragrafelor specificate marcaje.

Microsoft Excel sau Microsoft Access. aflate în relaţie. Figura 6. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Fiecare grup de obiecte mici. 236 236 Figura 6. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. text.34. Imagini.33. .

Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. de rând şi de coloană. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel.35. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. În continuare.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. liniilor sau a întregului tabel etc. Figura 6. . Publisher afişează butoane distincte. pe laturile de sus şi din stânga cadrului.). selectarea coloanelor. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. Figura 6.36.

Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. se alege comanda Cells Diagonals. Din meniul Table. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt..38. se revine în mediul Publisher. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. Figura 6. Figura 6.37. . Făcând clic în afara cadrului.. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. cum ar fi text ondulat sau umbrit. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.

În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. − Fonturi fără serife. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. coloanele. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor.DESKTOP PUBLISHING 6. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei.3. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife.3. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. acolo unde se doreşte. . Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text.39. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. Figura 6. De obicei. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. În interiorul uni cadru text se reglează marginile. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word.

Size (Dimensiunea Fontului).40. 240 240 Figura 6.DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. Se activează comanda Font din meniul Format. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font).41. Figura 6. . Font Style (Stilul fontului).

Figura 6. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. Right. Top. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office.42. . fie pentru efect de formă. De asemenea. În cazul setării implicite. dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only).. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine).44. Figura 6. Bottom). de o valoare bine stabilită (Custom Rotate.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left).43.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie.. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). Figura 6. În cazul unui obiect imagine sau WordArt.

Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. . Figura 6.46.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6.45.

este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori.4.49. Selectarea obiectelor din Design Gallery. Grupurile conţin articole cu titluri globale. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects.DESKTOP PUBLISHING 6. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. Figura 6. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei.48. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. . Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. Figura 6. cum ar fi un formular de răspuns. Figura 6.3. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente.47. cuprinsuri. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie. sigle şi aşa mai departe. pentru a îmbunătăţii publicaţia.

atunci ea aparţine altcuiva. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos.50. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. urmând ca selectarea culorilor. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. . Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Figura 6. Adăugarea de imagini. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei.

51. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).). Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. de dimensiunea stabilită. în moduri foarte diverse. . Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. Figura 6.52.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu.

se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip... Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art. c) Comanda Picture din meniul Insert.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera)..) dintr-un fişier separat (opţiunea From File. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.. Figura 6.52.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6. .53.

55. Pentru aceasta. Figura 6.54. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.).DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. culoarea şi poziţia umbrei etc. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. Figura 6. . se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită.56. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). După inserarea imaginii. forma şi culoarea liniilor de contur.

). borduri şi fundaluri. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes. Figura 6. dar care lucrează în acelaşi fel. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. . Linia. la un cerc sau la un pătrat. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. redimensiona şi modifica după dorinţă. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma.57. 248 248 Figura 6. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. de pe scaner sau cameră digitală. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Adăugarea formelor.59. etc.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. verticală sau înclinată la 450. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. Formele creează diagrame. Figura 6.58. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. recolorarea imaginii.

un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. ca de exemplu: un cadru gol. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. 6. În mod implicit. Se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area). Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker.). În ecran se va afişa caseta de dialog Options. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). se execută clic pe butonul Options. se parcurg următorii paşi: 1.61.3. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). 2. − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). .5. se alege opţiunea Pages. . Figura 6. Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. Pentru utilizarea acestui instrument. Figura 6. Line Color etc.60. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features).

Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. Figura 6. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All).DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. 250 250 Figura 6.62. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. apoi se execută clic pe butonul OK. sugerând şi modalitatea de rezolvare.63. 4. . 3.

O specificaţie de culoare standardizată. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. Puncte per inci. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. cu atât este mai bună calitatea. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Roşu. În acest caz. de regulă. cum ar fi Pantone Matching System. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă.4. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. cu cât este mai mare rezoluţia.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. magenta. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat.

DESKTOP PUBLISHING 6. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer).4. . Pentru aceasta. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei.64.65. Figura 6. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). se execută clic pe butonul Start.1. Figura 6. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii.

Atributele selectate în această casetă de dialog. orientarea paginii. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. Figura 6. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. până la noi modificări 6. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. sursa (opţiunea Paper Source.). vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source.2.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size). Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size).66. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei.4. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. .

Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Figura 6.68.67. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. .

4. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). 6. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. cu culori spot sau cu culori de proces. Current page − pagina curentă). se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File.3. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. .DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. se va realiza tipărirea efectivă. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Apoi. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. . Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. se parcurg paşii următori: 1.69. este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. numărul de copii (opţiunea Number of copies). Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. Pages from − numărul de pagini. Figura 6. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie.

DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul.70. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse.71. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. . ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). 3. Figura 6.

5. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. Bara de instrumente Standard. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish.72. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next. 4.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. 6.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.

DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text .

Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. 3. Completaţi setul de informaţii personale. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 3. Testul nr. 9. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. 8. 10. 7.25. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 6. .DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. 7. Oval Tool. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Deschideţi documentul Card. Deschideţi aplicaţia Publisher. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. 1 1. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. 4. Pentru modelul selectat. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. 2. alegeţi schema de culoare Olive. 11. 5. un contur cu linii albastre. 4. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. 2 1. 8. 5. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher.6. 2. 6. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt.

Închideţi documentul cu numele Pliant. Pentru modelul selectat. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Deschideţi aplicaţia Publisher. fundalul de culoare verde. 3. 10.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. Alegeţi pentru cadrele din grup. 8. 12. 3 260 260 1. 4. Actualizaţi. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. 10. informaţiile personale. 4 1. 5. alegeţi schema de culoare Iris. 2. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. 7. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 6. 9. Deschideţi documentul cu numele Pliant. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. Tipăriţi documentul . 11. Realizaţi împăturirea pliantului. 2. Testul nr. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. 8. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. 4. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 9. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. dacă consideraţi necesar. 3. 5. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. 6. 7. .

Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. În ambele situaţii. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de .1. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. Contacts. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. Journal sau Notes. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. Tasks. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. Bara de meniu este dinamică. . ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. maximizare . Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. Calendar. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . memorând agenda de adrese. În primul rând este verticală.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. se realizează operaţia corespunzătoare. 7. − gGestionarea notiţelor. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. la îndemâna utilizatorului. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. My Shortcuts şi Other Shortcuts.

− Journal nu este chiar un jurnal personal. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. adică mesaje e-mail şi faxuri. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri.1. adrese e-mail etc). diverse evenimente şi şedinţe programate. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. Astfel mesajele . numere de telefon. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). calendar şi componenta de poştă electronică. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. planificate sau repartizate altcuiva.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. adrese.

Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. My Documents şi Favorites din propriul calculator. gestiona. organiza. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere.1. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. putându-se adăuga noi grupuri. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. şterge şi reconfigura grupurile existente. Figura 7. Aceste setări introduc.2. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise.2. potrivit cerinţelor utilizatorului. în cadrul grupului activ. 7. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. de . − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul. fără să se închidă programul Outlook.2. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate.2. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Utilizarea poştei electronice 7. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse.). Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. se pot vedea. De asemenea.

dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. 4. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. 7. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. 3. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Se vor introduce informaţiile necesare. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Se poate folosi orice nume sau parolă. atunci când a deschis prima dată Outlook. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Drafts. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea.2. Dacă nu s-a realizat conectarea. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. apoi Next. . Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. 5. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv.2. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. Dosarele Inbox. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Se apasă butonul Next. 6. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. 2. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. dar care nu pot fi expediate imediat. ce spune „Bun venit în Outlook“. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. crearea formatarea şi transmiterea lor.3). Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. articolele din cadrul unei discuţii. Pentru conectarea la serverul de mail.

− Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. plicul se deschide. Pe ecran apare fereastra Untitled Message. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. . În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. De exemplu. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. se execută clic pe titlul acesteia. Atunci când se afişează fereastra Inbox.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received.3. − From afişează numele expeditorului. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions.

Se introduce adresa de e-mail în caseta To. 5. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. prezentări din PowerPoint. urmată de clic pe butonul To . În caseta de text Subject. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. 2. 4.4. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. 3. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). registre de calcul de din Excel. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. dacă se doreşte expedierea acestora. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. . În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. se introduce subiectul mesajului.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message.

Normal sau High – ridicat. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală.5. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. Word sau Excel. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. .DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7.6). Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. − Protejarea mesajele. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător.. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. Figura 7. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard.

Figura 7. în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. Pentru marcarea mesajelor.6. Figura 7. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). Read (citeşte). No Response Necessary (nu este necesar răspuns). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). Reply to All (răspunde la tot). În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). − Utilizarea marcajelor pentru mesaje.7. care este cel implicit. dacă este validată caseta Save Sent Massage To.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. Forward (înaintează altor persoane). Reply (răspunde). For Your Information (spre informare). .

Figura 7. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. 4. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. În cazul în care. Dacă există fişiere ataşate. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. 3. 5. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox.8. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK.3. 2. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. sunt recepţionate noi mesaje. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders.2. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. după contactarea serverului de e-mail. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. . Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5.

Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts.3. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts.9.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. 6. numerele de telefon. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile. . 7. adresele de email. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. sub forma cărţilor de vizită.

.11. În ecran se deschide caseta Contact.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N).10. Figura 7.

Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). de acasă. Sunt solicitate funcţia persoanei. 2.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. în stânga. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. trimiterea unui mesaj. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă.12. În caseta Distribution List (Figura 7. faxul şi telefonul mobil. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. . Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). Distribution List. a unei scrisori. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. numărul telefonului de la firmă. în dreapta. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. adresa de e-mail şi site-ul de Web.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. firma unde îşi desfăşoară activitatea. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. De exemplu. Se activează meniul File şi se alege comanda New. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Figura 7. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab.

prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. .Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. 3. în intervalele în care există timp disponibil. În final se apasă butonul Save and close. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. dar şi planificări de şedinţe.14). De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. 7. lunile şi chiar anii următori. săptămânile. zile de naştere). marcării evenimentelor (aniversări.4.13. Calendarul de activităţi Outlook.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie.

În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. . indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor.14 În mod implicit.15. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. iar sarcinile în panoul de activităţi. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. în vederea redimensionării. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. Figura 7.15). se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“.

cum ar fi zilele de naştere. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. − pentru vizualizarea unei săptămâni. − pentru vizualizarea unei întregi luni.16 . sau a mai multor zile. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. seminarii etc. Figura 7. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. pe durata desfăşurării programării astfel create.16). Se începe apoi editarea denumirii programării.4. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. nu săptămânală ori lunară).1. fără repetabilitate. 7. după care se validează cu tasta Enter.

proporţională ca mărime cu durata activităţii. categoria căreia îi aparţine. data şi ora începerii.17. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. − Tentative (Provizoriu liber). nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). loc de desfăşurare. ce simbolizează . Figura 7. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). precum şi data şi ora terminării. Oricare ar fi modalitatea de apelare. − Out of Office (Plecat din birou). Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. deşi este extrem de facilă şi rapidă.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. locul de desfăşurare etc. − Free (Liber).17.

aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. . În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. fie de natura colaborării la anumite documente. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition.18. Holliday.2. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. etc.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder.4. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei. 7. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. Activitatea poate fi una fizică. Gifts. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. fie de natura prezentărilor online. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). În cazul activităţilor online. International. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. Figura 7. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. Favorities. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit.

19.3.). celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.4. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment. Figura 7. iar caseta All Day Event este bifată. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.20. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. . Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. 7. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event.19).

. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos.20. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. chiar şi durata. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. . Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. în cadrul zonei de programări. durata periodicităţii (zilnică. iar dacă este cunoscută. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare.. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. din bara de instrumente. în dreptul altei ore. săptămânală.

4.21. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare.4.DESKTOP PUBLISHING 7. . şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. sau zi. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere.21. spre noua oră. În cazul în care după un timp. faţă în faţă ori la distanţă. Figura 7. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor.

În Progress (În curs de desfăşurare).DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare . Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). 7. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă.22 .5. Figura 7. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. Normal (Normală). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). High (Maximă prioritate).22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). Completed (Rezolvată). lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. Fereastra Task (Figura 7. cât şi în componenta Tasks. În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.

Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. tipul activităţii (transmitere fax etc. Fereastra astfel activată (Figura 7. Figura 7.). .DESKTOP PUBLISHING 7. e-mail. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi. invitaţii la şedinţe etc.) doar la cererea utilizatorului.24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat. data şi ora începerii şi durata. sarcina etc.23. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event.) persoana de contact.6. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. fax. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.23.). documente Office deschise. pe verticală. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate.

DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. Figura 7.24 7.25. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. numere de telefon. transmise altor persoane.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. . idei. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite.7.

peste pictograma Calendar a barei Outlook. Se va deschide o fereastră Message.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. transmiterii lor persoanelor interesate. subiect al transformării. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. . sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7.26. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru).26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. După completarea datelor necesare ferestrei.25). Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. Pink (roz). plecând tocmai de la analogia cu Post-it. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. Figura 7. După o anumită perioadă. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Green (verde). Yellow (galben) sau White (alb). se va salva acest nou articol. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată.

Office XP. 9. 5. 3. John W. Bucureşti: Editura ALL. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. (2002). 13. Maxim Cornelia. 8. (2002). (1999). Birotica. (2001). Bucureşti: Editura Teora. 7. 2. Comunicarea în afaceri. 10. 6. Cosăcescu Luana. Bucureşti: Editura Comunicare. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză.ro. Kraynak Joe. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Dumitrescu Emil. Bucureşti: Editura Teora. (2001). Bucureşti: Editura Tehnică. Internet cu Windows. Bucureşti: Editura Tehnică. Excel 5. James B. (1994). Kasser Barbara. Microsoft Office2000 Small Business. Oancea Mirela. Somnea Dan. Mureşan Laura. Bucureşti: Editura Teora. Calciu Mihai.0 cu aplicaţii în management. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). (2000). Chiriacescu Adriana. (2003). Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura InfoMega. Microsoft PowerPoint 2000. Găitănaru Andrei. Bibliografie 1. Kent Peter. Stull. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. (1998). (1997).Baird. Stanciu Andrei. 12. (1994). (2001). Bucureşti: Editura Comunicare. Calciu Mihai.ro. Bucureşti: Editura Teora. 11. Bucureşti: Editura Comunicare. Michael Halvorson. .DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. Somnea Dan. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999).mediu şi canal de comunicare. Secretariat şi corespondenţă. Ionescu Iuliana.ro. Birotica 2000. Microcalculatorul . 4.