1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. Vasile Baltac. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. Aceste documente. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. Cu atât mai mult. utilă studenţilor atât pentru studiu. Este cunoscut faptul că. fie în format pentru tipărire sau nu. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. operaţii cu date şi fişiere. transportul şi prezentarea datelor. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. procesare texte. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate. Studentul. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. Prof. Cornelia Maxim. O largă categorie de persoane. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. Pentru ei. drd. prelucrare tabelară. . cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. univ. stocarea. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. sau pentru trecerea testelor ECDL. ing. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. care lucrează curent cu informaţia. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. operarea bazelor de date. organizarea documentelor Office în colecţii. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. alfabetizarea digitală. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. dr. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“.

Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. De asemenea. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. Prin urmare. a cunoscut evoluţii impresionante. proiectare. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. Capitolul 1. administraţie sau afaceri. Publisher şi Outlook. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. chiar fireşti. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. Apoi. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. privind procesarea. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. crearea şi editarea graficelor. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. Excel. Capitolul 3. construirea diagramelor organizaţionale. asemenea telefonului sau televizorului. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. numite centre de calcul. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. stocarea. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. PowerPoint. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. economie. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. Office Binder. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. Cu atât mai mult. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. În acest context. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA.7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. animarea prezentărilor cu efecte speciale. În Capitolul 2. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. aranjarea unui tabel pentru tipărire. încet-încet. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. gestionarea bazelor de date. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. vă oferă informaţii. . Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. constituie un dezavantaj competitiv. a devenit realitate incontestabilă. au dezvoltat abilităţi şi atitudini.

care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. . veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. Partajarea datelor între aplicaţii Office. editaţi. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. modificarea aspectului unei publicaţii. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. Capitolul 7. În capitolul 6. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. După parcurgerea capitolului 5. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. afişaţi. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou.8 Capitolul 4. De asemenea. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate. verificarea corectitudinii publicaţiilor. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse.

Access sau Outlook.1.).1. corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: .1. − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. − documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1.9 1. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. Documentul principal. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . − documentului de tip plic (Envelopes). Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Excel. nemodificabile. Documentul principal conţine informaţiile fixe. 1. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). Pentru a tipări o scrisoare tip. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Sursa de date conţine informaţiile variabile. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields). Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source).

se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). formatat şi salvat.10 1. Validându-se această opţiune. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. Se editează documentul principal. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. Figura 1. sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. După ce documentul a fost editat. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. 2. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. cu ajutorul meniului Tools. opţiunea Mail Merge. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Editarea se realizează în mod obişnuit. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. Din caseta Mail Merge Helper. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. Editarea documentului principal. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal.1.

Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. Company etc. validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. Figura 1. Job Title. First Name.2. . sau selectiv. sau în totalitate (13 rubrici). ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. Last Name.) ale sursei de date nou generate. corespunzător rubricii Data Source.11 Data. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date.

mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări). Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat. localitatea. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source.. nume. prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date. se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK.3. Figura 1.12 Figura 1. adresa.4. . După salvare. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). din caseta Data Form.. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document.

Database. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Toolbars. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View. după care se apasă butonul Remove. .5.13 Figura 1. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului.). a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name.6. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă.6. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. atunci pot fi preluate. se alege comanda Options din meniul Tools. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1.19 1. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). dacă este cazul. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word. .14. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. În acest caz. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. se poate edita textul. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. se şterge textul din caseta Return Address. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. 3. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos.2.1. 2. 4. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. aceasta se scrie în caseta Return Address. Dacă se execută clic pe Yes. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. Figura 1. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită.

Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. Figura 1.20 Figura 1. . .15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Modificarea poziţiei adresei destinatarului.16. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.16). Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method. cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation). respectiv adresa de retur.

21 5. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie. cu aceeaşi adresă sau informaţie.17. Dacă este cazul. Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text).18). după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. Figura 1. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1.17. . Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document.

se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită. − Pentru a tipări o singură etichetă.22 Figura 1. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. Figura 1. Din lista cu etichete Product number se .19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos.18. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. de exemplu. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei.

Dacă se execută clic pe butonul Default. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. . Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. adică în engleza americană. precum şi un dicţionar de sinonime. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat..20).23 selectează formatul exact al etichetei. dar la etapa 1.1. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA.2. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare.2. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor.. 1. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language. întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. Pentru a încheia tipărirea etichetei. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes.... Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. 1. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. Etichetei personalizate i se poate da o denumire. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label).).Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. se execută clic pe butonul Print. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. 2. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools.. se procedează astfel: 1. Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător.S. 3. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document.

Figura 1.2. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. 1. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos.24 Figura 1. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).21.20. .2.

vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte.21). Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. se procedează astfel: 1. . Dacă se execută clic pe Change All. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. Apoi. fie se selectează forma corectă. în lista Suggestions. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. dacă există. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. 2. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1.22). Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. se plasează punctul de inserare undeva în text. De acum încolo. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă.25 Din fereastra de mai sus. Word va corecta. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). În această casetă de dialog. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. se selectează porţiunea respectivă. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. 3.

−Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. Figura 1.) din caseta cu listă Dictionary Language. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare. −Pentru a revoca ultima corectură. el va rămâne afişat ca formă greşită). se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos.K. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. . −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). dacă s-a scris coluor. se execută clic pe butonul Undo. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All.22. se execută clic pe butonul Add. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. Însă. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată. De exemplu. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă.

dar câteva pot ridica probleme. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. General. specific fiecărui document în parte. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK.23). ca de exemplu. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. Se selectează şablonul care va fi modificat. Se alege opţiunea New din meniul File. pagina cu antet etc. se poate alege şablonul dorit. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document. Letters & Faxes.3. . care se repetă de la un document la altul. lăsând însă loc procesului de creativitate. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. 1. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului.3. Hide speling errors in this document. scrisoare. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. în timp ce se introduce textul. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. În caseta de dialog New (Figura 1. fax.1. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo.

În mod implicit. dosarul corespunzător: Memos. se alege. 5. care se doresc întotdeauna incluse în el. Letters & Faxes. nu numai Word. 2. iar sub el. şablonul este salvat în subdosarul General.23.În caseta de dialog Save As. fax.dot). Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. 3. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. se respectă următorii paşi: 1. Se execută clic pe butonul Save. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane.2. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul. prin dublu clic pe numele său. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar.28 Figura 1. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. respectiv formatarea. antet de pagină). . 3. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates.3. De asemenea. lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. În acest caz. 1. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. 4. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. General. în caseta de text corespunzătoare File name. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. 2.

Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. se pot proiecta noi documente. Letters & Faxes. Se execută dublu clic pe numele şablonului. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv.3. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. .23. pe tab-ul: Memos. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. 1. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document. 2. 3. Se completează documentul cu restul informaţiilor. General. 4.29 6. În caseta de dialog New se execută clic. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul.3.

Lungă.30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. nr. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: .

avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt..233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. pe data de 15. privind livrarea a două autoturisme de teren. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. marca Toyota.2004. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs.. Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. În aşteptarea răspunsului Dvs. Cu sinceritate.05.233780 0268. Lungă. nr. în vederea încheierii formalităţilor de predare.

32 2. Prin urmare. vizualizarea (partajarea în ferestre. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. . coloane. ştergere). Noţiuni de bază 2. În exploatarea bazelor de date. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. multiple. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia.1. calculate) . în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. sau de tipuri diferite. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. linii. foi de calcul). − introduceţi automat date într-un tabel. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. − actualizaţi datele unui tabel. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. − creaţi şi să editaţi grafice. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. − introduceţi imagini în foaia de calcul. mutare. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. manipularea acestuia (copiere. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. − lucraţi cu baze de date Excel.1. Astfel.1. 2.

dacă este prezentă pe ecran. mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). bara de meniu. restaurare şi de . iar în partea dreaptă .33 2. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare. Figura 2. În ambele situaţii.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). deasupra zonei de lucru. Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel.1. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . El este compus din: bara de titlu.3. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel.2. Figura 2.1. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2.

Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. 256 coloane). Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). Figura 2. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy).6. − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text.4. butonul de anulare (Cancel) .34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului.7 . Coloanele sunt identificate prin litere. în care . care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ . iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul.5. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Ele conţin butoane de comandă. butonul de şi zona de editare a Figura 2. Figura 2. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. Butoanele de comandă sunt autodocumentate.). Sheet2. de la A la IV (max. Sheet3 etc.

Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor.4. Celula curentă Celula Figura 2.1. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri. Num – A fost acţionată tasta Num Lock. Error – Excel semnalează o eroare. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Edit − Conţinutul unei celule este corectat. .35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). identificate prin nume (etichete). La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă). Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă.8. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3.2.XLS. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4).).

1.3. În meniul Start. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent. Atunci când se activează meniul File. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. . se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia.36 2. 4. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. prezent pe bara de instrumente Standard. din lista documentelor recent create. se alege fişierul dorit. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. 3. 2. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare.9. De asemenea. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.

Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse. Se activează meniul File şi se alege comanda New. Pentru crearea unui registru de calcul. 3. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. 2. Din meniul contextual afişat. 2. Pentru salvarea unui registru de calcul existent.1. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse. sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. . pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As.4. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. se alege comanda New Excel Worksheet.10.

fără închiderea aplicaţiei Excel. În fereastra Save As corespunzătoare. .).1. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1.12. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:). 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2.html). Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume.11.htm. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. 2. se va alege tipul Web page (*.5. În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. *. se activează meniul File şi se alege comanda Close. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language).

. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. 2. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit. ea devine activă. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului.39 Figura 2. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine.6. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant.12.1. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 2. Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar.1. ca de exemplu: afişarea barei de formule. aceasta se anulează sau se activează. Pentru închiderea asistentului. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View.2.14. 2. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. De exemplu. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide. afişarea liniilor de grid etc. a barei de stare. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1.13.2. .40 Figura 2.

În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2.15. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.41 Figura 2. .16. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.

16). se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Pentru realizarea acestei operaţii. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars.3. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. de exemplu.17. 2. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente.2. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente.2. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente.2. bara de instrumente Standard. . Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii.42 2. S-a ales.

.19. Figura 2.18.43 Figura 2. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.

1. Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. Acesta va conţine patru foi de calcul. (virgula) . O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu. Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul.3. 2. .20. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent). un număr zecimal (340. Se va deschide fereastra de dialog Options.3. Figura 2. Operaţii de bază 2. Close.4. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul.75). Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. New.44 2.08E+10). numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.2.

3. Dacă celula este activă. . trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap.21. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. indiferent de ceea ce afişează în celulă. afişând mai puţine zecimale. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule.5. În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######). Se apasă apoi tasta Enter.45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă. 2. Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului). se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . sau se apasă tasta BackSpace. Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. Se tastează numărul dorit. Dacă numărul nu încape în celulă.

Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. .22. sau prezent în bara de formule. Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.23. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. Se apasă apoi tasta Enter. Se tastează o valoare de text.

24. înmulţire (*). o dată calendaristică sau oră.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie.25. scădere (-). Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. împărţire (/). Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus. care trebuie înregistrate ca text. Dacă se introduce o valoare numerică. se alege comanda Comments din meniul View. la fel ca în cazul valorilor numerice. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă. operatori matematici. O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor).24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. textul mai lung este trunchiat. Toate . Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. Figura 2. Dacă celulele adiacente conţin informaţie. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Însă. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+). numere. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2.

Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). care începe obligatoriu cu semnul egal (=). =A5/10*2 . iar în bara de formule va fi afişată formula. sau se execută clic pe butonul Enter formule. Se tastează formula. Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. prezent în bara de Figura 2.26. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). . Se apasă apoi tasta Enter. Când se execută clic pe celulă. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. 2. iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă.27. =30+75-20. Introducerea formulei folosind tastatura. De exemplu : =A1+A2-A3. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Dacă formula a fost introdusă corect. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). ea va fi înconjurată de un chenar pulsant.48 formulele încep cu semnul egal (=). cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.

sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit.3. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula. în ecran se deschide fereastra GoTo. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard.28. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit.2. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2. 2. Dacă se activează comanda Go To…. . Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente.

cu ajutorul tastelor săgeţi.29. se ţine apăsată tasta Ctrl. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup.30. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. Când s-a terminat selecţia. Pentru aceasta. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD. Se ţine apăsată tasta Shift. se eliberează butonul mouse. Figura 2. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. se va intra în prima celulă din grup. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente.50 Figura 2. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8. Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Pentru aceasta. .

se ţine apăsată tasta Ctrl.31. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. . Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. sau litera coloanei.

d) Selectarea foilor de calcul. . Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. la intersecţia rândurilor cu coloanele.52 Figura 2.33. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul.32. Figura 2. se alege comanda Select All Sheets. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat.

Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Mutare. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). în altă foaie sau în alt registru de calcul.53 Figura 2. Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste. Figura 2. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste. Copiere.34.3. şi apoi poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. 2. şi apoi se face poziţionarea. .3.35.

Formats (formate). Comments (comentarii). Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. . şi apoi poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. în altă foaie sau în alt registru de calcul.54 Figura 2.36. Values (valori). Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Formulas (formule). Se execută clic pe butonul Copy . se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se execută clic pe butonul Paste . Dacă copierea se face în alt registru de calcul. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat.

. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Se execută clic pe butonul Paste . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul.37. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste.55 Figura 2. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează.38. Dacă mutarease face în altă foaie de calcul. Se execută clic pe butonul Cut . se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.

Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. s-a ales opţiunea All. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Se va şterge doar conţinutul celulelor. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Contents. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. şi apoi se face poziţionarea. Comments). se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2).se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. . Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. În exemplul prezentat. Se acţionează tasta Delete. Figura 2.39. Formats.

Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. Se execută clic pe butonul Find Next. În ecran se deschide fereastra Find. De fiecare dată.40 2. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană. Figura 2.57 Figura 2. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find.4. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Se deschide fereastra Replace. când a fost găsită valoarea respectivă. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită.3.41. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. în întreaga foaie de calcul. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace.

se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. Figura 2. Figura 2.3. . f 2. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.43. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.5. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.42. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane.58 Replace. se acţionează butonul Replace All. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.

În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Figura 2. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru a modifica lăţimea coloanei. Figura 2. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei.45. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.46.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. pentru inserare coloane. . sau opţiunea Entre column.44. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. pentru inserare linii. Figura 2. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.

Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie. se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete. În caseta de text Row Height. Figura 2. .47. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. pentru a modifica înălţimea rândului. Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor.49. Figura 2. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. se poate alege comanda AutoFit.48. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. Figura 2. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat.

Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare.51. În exemplul din Figura 2.6. tabelul este sortat crescător după Figura 2. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. 2. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. .61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. pentru sortare crescătoare.50.3. sau clic pe butonul Sort Descending . tabelul este sortat crescător după coloanele NR. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane. b) Sortarea datelor după mai multe coloane. Din meniul Data se alege comanda Sort.50. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. În Figura 2. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare.

apoi scade conţinutul celulei C3. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. .4. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. îl adaugă la conţinutul celulei B2. Formule şi funcţii 2. 2. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. apoi înmulţirile şi împărţirile. se folosesc parantezele rotunde (). Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2.4. iar la sfârşit adunările şi scăderile. Aşadar. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. referinţe de celule. Dacă acesta este omis. C7 etc. B3. efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2. În această situaţie. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici.62 Figura 2. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=). Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor. Excel consideră formula ca fiind un text.1.51.). − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.

Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. . Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.54. − eticheta „TOTAL“). Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. − celula E4).63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. În această situaţie. Dacă formula a fost tastată corect. Se repetă procedura pentru celelalte produse.52. Figura 2. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). în celula E4 se afişează rezultatul.53. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.53. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.53. Figura 2. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. iar în bara de formule este afişată formula.

64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. Se execută clic pe celula B4. b) Înmulţirea numerelor. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Figura 2. Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=).55.57. coloana „VALOARE“). Se repetă procedura pentru celelalte produse. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2. .57.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2.

Figura 2. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. În urma editării.60. se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. Dacă o formulă a fost introdusă greşit. rezultatul va fi cel dorit. ea poate fi corectată. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. − Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date.59.65 Editarea (corectarea) unei formule. . în locul celui de înmulţire (*). Formula va fi afişată în bara de formule. Figura 2.58. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Cu această formă a pointerului de mouse. Figura 2. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Pentru corecţie se va edita formula.

Figura 2. în orice format. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1. Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere. vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică.65. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.63. Figura 2. . c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată.64.61. Figura 2.62. Figura 2.

− Crearea unei serii de date. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. . care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată.67 − Folosirea comenzilor de umplere. se alege direcţia de umplere. În exemplul de mai jos. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. Din submeniul afişat.68. Figura 2. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5.66. Din submeniul afişat. Figura 2. se comanda Fill Series. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Figura 2. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill.67.

formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2.). Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. E7 etc. În construirea formulelor. sau B3 :E10. De asemenea. se va modifica automat numărul rândului.68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. celulă domeniu Figura 2.69. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range). prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. De exemplu. − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. De exemplu. sau date din alt registru de calcul. .70. De exemplu D2:E5. D5. Figura 2.

Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.71.73 . Figura 2. Figura 2. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. rezultatul formulei nu se schimbă.69 Figura 2. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute.72. Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6.

se alege comanda Name şi apoi Define.74.). Ea calculează total pentru un grup de celule. . statistice. Funcţia SUM. grupate pe categorii (vezi matematice. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. Average. referinţe de celule. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. adică o anumită structură.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente).75. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. financiare etc. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. iar argumentele sunt separate prin virgula (. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM. nume de domenii sau chiar alte funcţii. Deoarece este folosită foarte des. c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Se activează meniul Insert. referinţe de domenii. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. cu litere mari. Excel introduce Figura 2. Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii.). Excel permite folosirea funcţiilor.4. este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. MAX etc.). Funcţiile sunt formule gata elaborate.2. s-a selectat celula E4). pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . 2. Figura 2. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. mici sau combinate (de exemplu SUM. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“.

Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK. Figura 2. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită. Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4). Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. Dacă s-a ales funcţia dorită. .71 Figura 2. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2.76. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese.75.78.

Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie.78. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. Figura 2. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Figura 2. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog.77. . se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter.

Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere.1. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare.79 . Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. Formatarea unei foi de calcul 2. 2. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. care în prealabil a fost ştearsă. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător. pentru că lipseşte o informaţie. Figura 2.5.5.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat.

Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells. În mod implicit. Dacă se renunţă la zecimale.77 devine 5. necesită activarea unei componente incluse la cerere. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $).74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel). modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting.80. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. dacă este cazul. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. Excel 2000 acceptă moneda Euro. numărul de zecimale. care activează lista de . Ca o particularitate.) ca şi separator de mii. Astfel. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Se specifică. Excel afişează două zecimale. Figura 2. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Din rubrica Category se alege Currency. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză.8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul.

se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. numărul zecimal 78. Pe bara de instrumente Formatting. valoarea implicită fiind 2. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places). calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi.75 componente incluse la cerere. De cele mai multe ori. devine 7898. De exemplu. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. . Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places). cu multe zecimale. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Figura 2. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools.98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale.77%.81. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage.

dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. se execută clic pe butonul Font. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). Pentru schimbarea tipului de font. a stilului. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. În caseta de dialog Format Cells afişată.82. Din rubrica Category se alege Date. dimensiunii şi culorii fontului. De asemenea. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. datele calendaristice se pot introduce. . fie direct în forma numerică. a stilului. Figura 2. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa.

sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule.84. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font).83. stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment. b) Ajustarea orientării textului într-o celulă.77 Figura 2. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală . se selectează celula sau grupul de celule în cauză. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. În exemplul prezentat în Figura 2.83. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2.

. respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte.86. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Left (aliniere stânga). iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Center (aliniere centru). iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat.) şi se execută clic pe butonul Alignment. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). De asemenea. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Excel oferă posibilitatea combinării celulelor. se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2. Right (aliniere dreapta). Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă.78 executând clic pe modelul prezentat. Justify (aliniere stânga-dreapta). cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta).85.43 caractere).

sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.79 Figura 2.86. . Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat.

se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2.87. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. aplicând combinaţii de efecte. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. .80 Figura 2.

dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. executând clic pe butonul Options.. se deselectează caseta de validare Border. .81 Figura 2. În configuraţia prestabilită.. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word.89). Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor.2.88. Border. Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect. chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect. Figura 2.5. De exemplu. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul. Font. Patterns. prezentată mai jos.89 2. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat.

Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. De asemenea. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. .82 Figura 2. apoi se execută clic pe butonul Add. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. De exemplu. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. Când opţiunea este activă. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor.90. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. în caseta de text Replace. se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. .

apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. Figura 2.92.83 Figura 2.91. e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect. .

5. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins.84 2. În modul de orientare Portrait. iar în modul de orientare Landscape.93 . pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. . pagina este rotită cu 90 grade. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). Referitor la dimensiunea paginii. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. cu clic mouse. Figura 2.3. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii. În ecran este afişată fereastra Page setup. se selectează ambele opţiuni. Se selectează apoi. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit.

a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.95.85 Figura 2. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol. sau se activează meniul File. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. Figura 2. a datei când a fost creat.94. . În ambele situaţii.

respectiv subsol. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Modificând scala. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. secţiunea Scaling. introducerea orei. . afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. În partea de jos a ferestrei. se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. Se caută în foaia de opţiuni Page. Pentru aceasta se activează meniul File. trebuie forţată să se potrivească în pagină. Figura 2. inserarea numărului de pagină. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. afişarea numărului total de pagini.96. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. introducerea datei curente. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. se află trei opţiuni: Left section. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu).86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. clic pe butonul Custom Footer. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. La revenirea în pagină. iar pentru subsol.

98.6. 2.6.1. . Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview. Figura 2. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi. sau prin comanda Print Preview din meniul File.97. Tipărirea foilor de calcul 2.87 Figura 2.

2. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer).99. a marginilor.88 După cum se observă. se activează opţiunea Print to File. în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). posibilitatea setărilor de pagină. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . Figura 2. prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. 2. În ecran se va afişa fereastra Print. Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. 2. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. se activează meniul File şi se alege comanda Print. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup. Tipărirea foii de calcul active. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat.6.

de copii Figura 2. Se execută clic pe butonul OK. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. 2. din secţiunea Print what.3.101. se alege opţiunea Entire Workbook. În caseta Print. ca zonă de imprimare. se alege opţiunea Selection. apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. tipărirea realizându-se în 3 exemplare. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. .6.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…).100. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. 2. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr. Figura 2. Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s).

102 −celula A10). grafice.un program care permite crearea de organigrame. rapoarte. Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. După introducerea datelor. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. etc. pliante etc. pentru prezentări.7. 2. Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. titluri şi elemente de text scrise artistic. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi.1. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. Figura 2. linii şi alte forme. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. poze scanate. 3. fişiere text.90 2.7. Obiecte. . Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. grafice şi diagrame 2. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. organigrame etc.102. − Organization Chart . Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture.

Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Figura 2.91 4. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. dreapta. . jos).103. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. sus. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii. se execută clic pe clipul dorit. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. Se deschide fereastra ClipArt. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta.

Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. . Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru redimensionare. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Pentru realizarea acestei operaţii. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri.104. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2.

Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). suprafeţe. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. tendinţelor. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. ajustându-se la noile valori. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. Reprezentarea grafică este dinamică.2.105). propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1.).93 2. Asistentul ChartWizard. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. bare.105.7. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). . sectoare de cerc etc. Figura 2. sub formă de diagrame. adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul.

107.94 Figura 2. Figura 2.106. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe. .

raportate la un întreg.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2. Figura 2.109. . e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY.108.

Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date. Figura 2.111. Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief. g) Grafice concentrice (Doughnut).110. Figura 2.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. .

Figura 2.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial.112. Figura 2. faţă de un punct central. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date. Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice.113 .

Figura 2.115.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate. . Figura 2.

116. Dacă seriile sunt orientate în coloană. În exemplul din Figura 2. Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).99 2.. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column). seriile de date au fost orientate în linie. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă.117. După selecţie se închide caseta de text. . Butonul Collapse Dialog Figura 2. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. Dacă seriile sunt orientate în linie. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range.

legenda graficului (Legend). afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). titlul ordonatei (Value Y axes). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). 3. titlul abscisei (Category X axes ). afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). Figura 2.100 Legenda Etichete abscisă .117. În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). .

101 Figura 2.118. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). 4. .119. Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in). Figura 2. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). Acesta este ultimul pas. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish.

se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă. De exemplu.102 Figura 2. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value.121. Figura 2. .120. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă.

Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. Figura 2.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul.122. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. . În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area. Se execută apoi clic pe butonul OK.123. În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită. Figura 2. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.

Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. . Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Se acţionează tasta Delete (ştergere All).125 . Formats (şterge formate). Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Series (şterge seriile de date). redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.104 Mutarea. pentru exemplificare. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Figura 2. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. opţiunea de ştergere totală All.124. S-a ales.

Cu doar câteva clicuri de mouse.1. În contextul aplicaţiei EXCEL. Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. De exemplu. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. inventare de produs sau registre de verificare. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date).126.105 2. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. listele se mai numesc şi baze de date. pe linii şi coloane. Pentru a înţelege listele Excel. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană.8. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. Culegerea datelor este importantă.8. specific. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. nici una. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită. Figura 2. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. În general însă. pe înregistrări şi câmpuri. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. În listele Excel. . Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele). trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records).

însă se recomandă acest lucru. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). se folosesc alte fonturi. chenare şi alte elemente de format pentru celule. 2. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Odată ce datele au fost introduse în baza de date. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. 3. 4. un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. să se definească structura bazei de date. adică adăugare. presupune că acesta este capătul listei. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei. nuanţe. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. ca pentru început. După ce informaţia respectivă a fost localizată. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. imprimări de date structurate. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. modificare. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. însă pentru ca Excel să le recunoască. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. se vor plasa înainte sau după listă. ştergere de informaţii). Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. 5. Indiferent de modalitate. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. modificare sau ştergere de înregistrări. cifre. Pentru a realiza o bază de date este necesar. . Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. chiar imagini grafice. fără nici un fel de informaţii suplimentare. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. date calendaristice. Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date.

− Restore anulează înregistrarea curentă. se execută clic în orice locaţie a listei. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. Figura 2. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză.127. 2. după care se alege comanda Form. − Close realizează închiderea casetei de dialog. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. 3.8. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare).AutoFilter). cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple.127). Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. din meniul Data. . − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă.. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date.. 4. Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază. criterii calculate). − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului).2. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. criterii multiple. 2. În formularul astfel afişat. precum şi pentru actualizarea acesteia. − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter).107 − metoda filtrului automat (Filter . acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală.

în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. Pentru a trece la câmpul următor. Se introduc datele în casetele de text din formular. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. . Dacă s-a greşit ceva. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. După ce se termină de introdus datele. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior. În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. afişând cuvântul Criteria). În final. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). precum şi a câmpurilor protejate. Se observă faptul că. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria. se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare.108 De exemplu. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. butonul Restore devine activ. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. cu excepţia celor calculate. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. se execută clic pe butonul Close. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. se execută clic pe butonul New. − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“.

Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări. Figura 2. Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). . iar numărul maxim este de 500 înregistrări). Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. prin filtrare. Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. − Toate valorile coloanei respective. Înregistrările filtrate pot fi formatate. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. editate şi chiar reprezentate grafic. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Practic. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare.128. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări.128. − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2.

Fiind vorba despre un criteriu cumulat. iar din câmpul „SALARIU. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“.000“. 3. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp.800.800. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. 4. aşa cum arată Figura 2. . Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date.110 2. Figura 2.129. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4.000. Pentru această filtrare. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5.130. Figura 2. se alege valoarea „4.129.000“. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“.000.000. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ.000 şi 8. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. .

2. al cărei conţinut poate fi modificat. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. la o interogare a bazei de date. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Definirea criteriilor.111 Figura 2. formatat sau chiar tipărit. 3. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. . Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. comanda Filter. se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Definirea opţională a unei zone de extragere. Definirea unei zone de criterii.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. 4.

o expresie (ex. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). Definirea criteriilor. criterii multiple şi criterii calculate. − un operator logic de comparaţie (=. NOT) . Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU).132. OR. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). Adesea. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. o funcţie predefinită (ex.< . într-o altă foaie de calcul. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. > =. AND. Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. OR).: D2>Max(D2:D10). 1. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex.: = B2>C2). <. . <=. Se pot defini criterii de comparaţie. 2. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală.: =B2>C2*12%). Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. >=. <. < > urmaţi de o valoare. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. Zona de criterii.112 Figura 2. <=. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date. ele trebuie îndeplinite simultan. constituind astfel un criteriu multiplu. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >.

atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. Figura 2. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice.113 3. comanda Filter − Advanced Filter. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere. Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. Zonă de extragere. în raport cu sursa de date. 4. . Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date.133. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). dacă se execută clic pe butonului OK. Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. Implicit. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei.

134.135.114 Figura 2. . De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. Figura 2. Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

143. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). Figura 2. Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. în celulele în care s-a aplicat Hidden. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. în caseta de dialog Format cells. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2.120 Figura 2. 4. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. . 3. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. În acest mod.142. În caseta de text afişată. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general.144. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. Figura 2. se activează opţiunea Hidden.

care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.121 2.9. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. Bara de instrumente Standard.

43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

PETROM S. 2. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. 6. folosind instrumentul AutoFill. Deschideţi aplicaţia Excel. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S. ELECTRICA S.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 9. ELECTRICA S.A. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). .1. Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. 5.10. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (.A. PREMIERE 4. PETROM S.L. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 7. Completaţi automat coloana Nr. 3. Crt. 1 1. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. 12.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. 10. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL.R. 11. 8.A. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. Crt.A.

8. Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2).) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. începând cu celula A1. 3. 9. 2. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 6. 4. 2. 9. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. Căutaţi în tabel numele ENACHE. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. 11. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). 7. 10. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. 2 1. În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 6. 8. 3. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 4 1. Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare. 12. 4. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 5. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 11. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing.XLS prezentă pe dischetă. . Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. 2. Testul nr. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. Testul nr. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit.125 Testul nr. 5. Stergeţi coloana C. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. 5. 12. 6. 9. 7. 10. 7. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 3 1. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. 4.

10. 8. I. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. 11. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. . 5. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 6 1. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. 4. 3. 11. 4. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. 2. 6. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. 3. Testul nr. 10. 9. 5 1. 9. 6. 2. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif.145. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1).126 10. 5. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom).XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. Testul nr. Deschideţi aplicaţia Excel. 7. Închideţi aplicaţia EXCEL. pe disc. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 12. roşu şi verde. 11. 12. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5. 8. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. 12. Salvaţi fişierul în format html. 7. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie.

evidenţiate prin buline sau alte marcaje. este numit machetă (layout). la care să reveniţi pe parcurs. − construirea diagramelor organizaţionale. − crearea /editarea prezentărilor interactive. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. − derularea prezentărilor.1. . Noţiuni de bază 3. imagini grafice şi alte obiecte.1. fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale. 3.1. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). − expunerea prezentărilor în internet/ intranet. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. mărind astfel impactul prezentării. − animarea prezentărilor cu efecte speciale. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente.127 3. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. cuvintele şi grafica adecvate. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. pentru a găsi tonul. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente.

Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. oficial sau neoficial. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. ilustra. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. atât inter cât şi extra organizaţional. Dacă prezentatorul este impresionist. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. motiva. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. Tipuri de auditoriu. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. pune întrebări. discuta cât şi pentru a entuziasma. cu clienţii şi partenerii de afaceri. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. . Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. convinge. fiecare având logică proprie. Ca să capteze atenţia auditoriului. decide. În ultimă instanţă. ea merită cultivată. prezentatorul este cel care dă tonul. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre.

pentru a stârni interesul asistenţei. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. acronimelor şi pleonasmelor. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. flipchart-ul. aparatul video. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. de mărimea şi compoziţia asistenţei. sensul şi pronunţia. Timpul acordat prezentării. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. În cazul unei prezentări oficiale. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. calculatorul PC. 2. hârtie. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. . Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. diapozitive de 35 mm. Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. 4. Pot fi utilizate în prezentare. Evitarea frazelor lungi. accesibil asistenţei. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. 4. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. cu informaţii audio şi video. Utilizarea de formule de început eficiente. PowerPoint). Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale. Evitarea jargonului. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului.. retroproiectorul.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. după următoarele reguli: 1. 2. 3. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. 5. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. proiectorul de diafilme. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. proiectorul de diapozitive. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. Folosirea de cuvinte. repetările şi omisiunile. 3. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. 5.

3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente.1.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video.1. În ambele situaţii.2. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. dacă este prezentă pe ecran. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK.1. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. .3. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Figura 3. 3.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile.

131 Figura 3. .3. Figura 3. se alege fişierul dorit. din lista documentelor recent create. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. d) În meniul Start. c) Atunci când se activează opţiunea File.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open.

Figura 3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S.5. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save.4. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului. Figura 3.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. .

folosind una din metodele precizate mai sus. .133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard.1.. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. Figura 3.6.. prezentă sub bara de meniu. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse. 3. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări.4. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu.

7.. în alt format şi în alt loc. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web. *.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). se va alege tipul Web page (*. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. De asemenea.134 Figura 3. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume.1.7. corespunzătoare (Figura 3. se activează meniul File şi se alege comanda Close. . fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. corespunzătoare (Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.7. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). 3.5. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie.htm... c) Salvarea unei prezentări în format web.).. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.html). În caseta de dialog Save As.

.8. ea devine activă. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint. 3.6. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine.9.). se activează meniul File şi se alege comanda Exit.135 Figura 3. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. Dacă asistentul nu este prezent în ecran.1. În ambele situaţii.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

salvarea automată a documentelor după un timp specificat. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. Figura 3. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars.20. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. Pentru realizarea acestei operaţii. Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. Figura 3.2.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.19. ca de exemplu: numele utilizatorului. .4. 3. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.

se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. 3. Utilizare Template (şablon predefinit). Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. 3. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă.3. În figura de mai jos. Figura 3. Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint.142 Pentru realizarea acestei operaţii. schema de culoare. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. care poate fi înlocuit cu textul dorit.21. . pot fi modificate diverse opţiuni. Crearea unei prezentări 3.. s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. un text-model. 2. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). Crearea unei prezentări de la zero.1. după dorinţă.3. în care.

Figura 3. Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. Pentru realizarea acestei operaţii.143 Figura 3.23 . se execută următorii paşi: 1. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.22.

5. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). . Marketing Plan). 3.24. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. Figura 3. sau se selectează opţiunea Internet. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. rapoarte. vânzări. înştiinţări neplăcute. pregătire. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. informal meetings. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare. sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. Apoi se execută clic pe butonul Next. În caseta de dialog care se deschide.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. 2. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. Apoi se execută clic pe butonul Next. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. 4. Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. kiosk. handouts. fără intervenţia unui moderator.

Se execută clic pe butonul Finish.145 Figura 3. 6. Se execută apoi clic pe butonul Next. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. 8. apoi se execută clic pe butonul Next.26. 7. .25. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No. Figura 3.

− Presentation Design Templates. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. . tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. 2.27). se execută paşii următori: 1. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. se alege şablonul dorit. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation). Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului.27. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). − Presentation Templates.

4. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. 2.2. Pentru a crea o prezentare albă. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. la fiecare apăsare a tastei Enter. 3.147 3. Se începe editarea diapozitivelor. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text.3. se efectuează paşii următori: 1. va apare un nou marcaj de listă. Din fereastra PowerPoint. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. 3. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. . Figura 3. Pentru inserarea textului.28. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK.

Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. forma de vizualizare Outline View. În partea dreapta a ferestrei. Figura 3. Se alege.148 Figura 3.30 .29.

se activează opţiunea Footer şi apoi.4.32. Adăugarea textului în zona de subsol. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. Figura 3. se acţionează butonul Apply to All.149 3. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. Figura 3. se introduce textul dorit. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.3.31. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.5. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. în câmpul de editare.3. Pentru numerotarea diapozitivul curent.33) şi apoi se alege formatul dorit.31). se acţionează butonul Apply to All. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. se acţionează butonul Apply to All.3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. 3. Dacă se doreşte actualizarea .3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.32). 3.

câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.35) .33. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv.3.6. . PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. complementare pentru text şi fundal. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide. Figura 3. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. Figura 3.150 permanentă a datei. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.34.35. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). 3. Figura 3. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante. se selectează opţiunea Update Automatically. se alege modul de afişare Slide View. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.

selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă.37. Figura 3. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply. se execută clic pe butonul Apply to All. De exemplu. se execută clic pe butonul Apply. În ecran se deschide caseta de dialog Background.36. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. se activează meniul Format şi se alege comanda Background.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. .38. Background. Figura 3. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. din care se alege culoarea dorită. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color. Title text etc. Figura 3.

Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini. Figura 3. Introducerea unor imagini grafice (clipuri).39. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. sunete şi videoclipuri. .7. Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. obiecte clip art.3. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive.40. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri).152 3.

153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. . From File. Inserare imagini grafice (clipuri). 2. − Se selectează comenzile Insert . −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. − Se selectează comenzile Insert Picture. Picture. Movie from Gallery. Inserare imagini. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert. Movies and Sounds. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. Movies and Sounds. − Se selectează comenzile Insert . Clip Art. Sound from Gallery. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Sound from File. Movies and Sounds. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Movies and Sounds.41. Movie from File.

Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert.3. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. 3.154 Figura 3.43. Figura 3. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv.42. . WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing.8. se afişează diapozitivul în modul Slide View. Picture.

se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând. Figura 3. Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. Figura 3. cum sunt imaginile grafice de fundal.155 Se alege modelul dorit. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3.45. memorează elementele de format caracteristice prezentării.9. Primul . dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Figura 3. . Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.47. apoi se execută clic pe butonul OK. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect.46 3. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text.). fonturile. PowerPoint creează automat două diapozitive importante.3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen.47. Pentru a crea o casetă de text.45). Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. se alege comanda Master şi apoi Slide Master.10.44 3.3.44) în care se va introduce textul dorit.

156 Al doilea . Clipboardul este o memorie temporară. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Se execută clic pe butonul Paste. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Figura 3. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Master. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Pentru realizarea acestei operaţii. Title Master.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. Se selectează textul (imaginea) de copiat.). Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. se . se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy.1. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.4. Editarea unei prezentări 3. 3. 3. se afişează unul din cele două diapozitive. 2. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui.48.4. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste.

Pentru realizarea acestei operaţii. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Figura 3. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se execută clic pe butonul Paste. 2. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaţii. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. prin apăsarea tastei . Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea).49 2. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează textul (imaginea) de şters. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Pentru realizarea acestei operaţii. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. 3. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de mutat. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut.

Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. se ţine apăsată tasta Ctrl. . Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Se execută clic pe butonul Cut. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se execută clic pe butonul Paste. 2. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. respectiv Ctrl+V. respectiv Ctrl+V. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active.2. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se apasă tastele Delete sau Backspace. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 3. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. 3. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive.4. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. se ţine apăsată tasta Ctrl. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Copierea. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. Se execută clic pe butonul Paste. 2. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. 2. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Se execută clic pe butonul Copy. Se execută clic pe butonul Cut. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare.

4. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv.4. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus).50). Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3.3. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. afişată în partea stângă a ecranului.4. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele.50.159 3. se folosesc două metode şi anume: 1. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. Figura 3. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). 3. . Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv. prezente pe bara de instrumente Outlining. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte.

Figura 3. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. .52.160 Figura 3. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.51.

Italic). Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Se selectează textul dorit.53. .5. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. prezente în bara de instrumente Formatting. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Formatarea unei prezentări 3. Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului.53). Se eliberează apoi butonul stânga mouse. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În partea superioară a ecranului. Bold. respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Font Size.5. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.1. 3.161 2.

. Shadow (umbrire). printr-un simplu clic.53) şi se va activa lista derulantă Color. se activează opţiunea Format şi comandă Font. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Figura 3. pentru umbrirea textului textului. se poate acţiona butonul Custom. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se execută apoi. Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare.54. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. se poate acţiona butonul More Color. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. Se selectează textul dorit.162 Aplicarea sublinierii. printr-un clic pe nume. se activează opţiunea Format şi comanda Font. unei umbre textului. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. Se selectează textul dorit.53) din care. pentru . se alege culoarea dorită. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Din paleta de culori More Color. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). Figura 3. Superscript (la putere). Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Subscript (indice). respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. clic butonul OK. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită.55.

se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.57. Figura 3. Se selectează textul dorit. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. Figura 3.56. sau combinaţia de taste Ctrl+E.163 Alinierea textului unui diapozitiv. .

Figura 3.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe.59. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. . se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Figura 3.61.60. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Figura 3.58. Figura 3. Se selectează paragraful dorit. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate.

În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. Pentru aceasta. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. din care se vor alege marcatorii doriţi. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Se selectează paragraful dorit. Pentru aceasta. Folosind butoanele Numbering Formatting. şi Bullets prezente în bara de instrumente . se pot acţiona butoanele Size sau Color. se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. Figura 3.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. se economiseşte timp. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare.62. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z.

166 3. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta.63.2. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj.5. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). Figura 3. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită. .

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

bară cu instrumente şi bară de stare. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel.75.172 4. În fereastra Slide Layout. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. Figura 3. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. 5.74). Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. subordonaţi aceluiaşi şef. apoi comanda Slide Layout. . subordonaţi aceluiaşi şef. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format. Ramură −managerul plus subordonaţii. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“).

După cum am menţionat mai sus. aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. se alege comanda Select din meniul Edit.. la dreapta casetei „bază“. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“.. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. . − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame). termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi. a) Schimbarea stilului unei organigrame. − crează un element de acelaşi rang.. cât şi pentru ramuri.173 − crează un element de acelaşi rang. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. Figura 3. la stânga casetei „bază“. în limbajul folosit pentru organigrame. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation.76. apoi opţiunea All. Odată ce organigrama a fost construită. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul.

−Formatarea textului dintr-o organigramă. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Se selectează casetele.174 b) Formatarea unei organigrame.78). Figura 3. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Textul trebuie să fie în prealabil selectat. Se selectează casetele. −Schimbarea culorii chenarului. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită.77. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color.78. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Right şi Center. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. . se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Comenzile pentru aliniere sunt Left. Figura 3. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului.

2.. pie chart. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. Figura 3. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. Figura 3. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive).3. se va selecta macheta Chart.. Se afişează caseta New Slide. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. În acest fel liniile au fost selectate. Crearea unui grafic. etc. se parcurg următorii paşi: 1. 3. După ce organigrama a fost modificată. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. 3. . Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit.80. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. Style sau Color.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă.6.79. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. apoi se va executa clic pe butonul OK.

. Editarea unui grafic. După introducerea datelor. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. Data Labels etc).82.). pentru finalizarea graficului. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. apoi comanda Slide Layout. legenda.176 4. Legend. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. conţinând un Datasheet şi un model de grafic. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles. ca în orice foaie de calcul. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart. Figura 3. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format.81. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. În Datasheet se vor introduce datele. Figura 3. seriile de date etc.

Modificarea tipului de grafic.83. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 3. . Figura 3.84. din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit.177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. În ecran se deschide fereastra Chart Type.

7. Tipărirea unei prezentări 3. prezentă în meniul Tools.178 3.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language. apoi clic pe butonul OK. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup.86. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului.1. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Figura 3. această funcţie este activă. Prin urmare.7. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Figura 3. Set Language. trebuie realizată configurarea prezentării. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică. Înainte de tipărire. Corectarea erorilor gramaticale. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. În mod implicit.

apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:).7.2. Pentru corectarea automată. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Tipărirea efectivă a unei prezentări.179 roşie. se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range). Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer).87. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies). din submeniul care va fi afişat. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. AutoCorect. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat. 3. apoi clic pe butonul OK. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. . din bara de Figura 3. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Erorile pot fi corectate manual sau automat. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…).

88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. liste marcate. 3. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor.8. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. b) Tipărirea prezentării în modul broşură. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. imagini. . Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.88.180 Figura 3. În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură.1. Din submeniul afişat se alege efectul dorit . În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3. diagrame etc.).8.

. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. 90. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing.181 Figura 3. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet.90) şi se aleg efectele dorite.89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click. respectiv validarea opţiunii Automatically.

se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat). folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). se executată clic pe una dintre opţiunile Slow.91.92. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. sau prin validarea opţiunii Automatically after. Figura 3. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. După alegerea efectelor dorite. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive.). Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul. Medium sau Fast. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. acesta se alege din caseta derulantă Sound. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. . pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. alegând comanda Select All din meniul Edit. în secţiunea Effect. Pentru realizarea acestei operaţii.

3. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei). se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. sau se apasă tasta F5. .1.9. Previous.93.92. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. Figura 3. Vizionarea unei prezentări 3. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea. Începe derularea prezentării.183 Figura 2.9. Go).

Se lansează programul Internet Explorer. Se deschide prezentarea PowerPoint. se alege comanda Hide Slide. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Slide Show şi. din submeniul afişat. În timpul derulării prezentării. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). pentru a sări de la un diapozitiv la altul.184 Ascunderea unor diapozitive.10. 4. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview.).95. . ele pot fi ascunse. aceste diapozitive vor fi omise.94 3. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. 3. 2. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. Figura 3.

185 Figura 3. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. . 6. Figura 3...96. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As. 5.95.

Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.186 7.98. Se execută apoi clic pe butonul OK. .97 8. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Figura 3. Figura 3. Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. 9.

Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. Figura 3. se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. sau sub formă grafică (obiect sau buton). 13. − anteriorul slide (Previous Slide). care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită.99. 14. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere. . apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML.100) şi se alege slide-ul destinaţie. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext).187 10. 11. − primul slide (First Slide). 12.

(Other File) – legătură hypertext locală. O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Figura 3. − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală.188 − ultimul slide (Last Slide). De asemenea. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). se pot insera sunete predefinite. de exemplu un buton de acţiune. corespunzătoare efectului de tranziţie. − un alt fişier: PowerPoint.100. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. Word. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. . − un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show). Excel etc. − sfârşitul prezentării (End Show). Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă.

bloc de text. De asemenea.). dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. imagini. Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. Pentru aceasta. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei). organigrame. se pot crea pe baza prezentării existente. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv.102 .189 Figura 3. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. Home. Previous. cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show.102). etc. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu. Figura 3. etc.).

Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. care o va trece cu vederea. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive.12. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi.12. fie el şi experimentat. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. . Sau. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“. Figura 3. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. invers. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii.103. 3.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove .1. iar a doua se referă la logistică. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. 3. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere.

Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive.104). se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. 3. Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv.104 2. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Dacă trebuie să se facă o pauză. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . Indiferent de soluţia . Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. se execută clic pe butonul Yes. poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului.105). Acest proces. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. Figura 3. Dacă durata este prea scurtă. 5. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive. 4. Next Pause Repeat Figura 3.105. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1.

. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. if present şi apoi se execută clic pe OK. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. 3. Dacă se apasă din nou tasta S.192 aleasă. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării). b) Se execută clic pe butonul Next. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. Figura 3. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv.106. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. 6. de pildă. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. şi dacă da. Pentru astfel de cazuri. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File.13. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. derularea prezentării va fi reluată.

Figura 3. pentru memorarea fişierelor rezultate. Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc. este selectată unitatea de floppy (A:\drive).193 Figura 3. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog.107 c) În mod implicit. sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.108 .

În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. imagine etc. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie.) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. Figura 3. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish.109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95. apoi se execută clic pe butonul OK. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat . apoi se execută clic pe butonul OK. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. . Se închide aplicaţia PowerPoint.

14. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.195 3.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie .primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă. restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .

Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. text şi imagine. 6. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă.ppt prezentă pe dischetă. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. 6. 11. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 3. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. 9. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. 4. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. 1 1. 7. 3 1. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. 12. Testul nr. 2. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 10. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 3. 3. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 2. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 5. Testul nr. 8. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. 5. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3. Alegeţi şablonul de proiect Blends. 7. . Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. 2. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). Selectaţi formatul Title Only. 9. 8. 10. 11. 4. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv.15. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List.

Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 6. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. 10. 12. Publicã Decan Management Figura 3. 4. 2. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. 12.N.A ca titlu. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. 11. Testul nr. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. . 5. 7. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 3.S.199 4. 9. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. Introduceţi numele organizaţiei S. 5. 4 1. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. 8. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. 10. Deschideţi prezentarea SNSPA.ppt.110 11. Studenţi 10500 11000 12500 9.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. 6. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. 8.P.

3. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. 11. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 7. II Trim. 3. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă).R. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . Adăugaţi un efect de animaţie formei. 9. Selectaţi formatul Title Slide.ppt prezentă pe dischetă. 6. 6 1. 5. Deschideţi prezentarea OMEGA. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. I Trim. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. 2. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. 10.200 Testul nr. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 8. 12. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. 9. 4. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. Introduceţi numele firmei OMEGA S.L. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. 5 1. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. 6. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. 4. 7. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Testul nr. 10. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. . 2. 5. Schimbaţi culoarea formei în roşu.

nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. Paste. Link . Embed. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. se pot partaja datele creând o legătură. Datele inserate nu vor păstra. totuşi. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows.1. Se pot insera datele în mai multe feluri. Dacă se selectează date dintr-un document şi. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. nu toate aplicaţiile suportă OLE. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint. − transformarea unui document Word într-o prezentare. De exemplu. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. inserându-le. Atunci când se schimbă graficul în Excel. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). . după aceea. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. însă. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. 3. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office. Prin includere. Se poate. Cu OLE se pot. 2. apoi. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. apoi. se poare realiza schimbul de date între documente Office. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate).201 4. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. Dacă se editează documentul sursă. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. copiindu-le şi. Deci. partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. 4. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. modificările vom influenţa şi documentul Word. include datele dintr-un fişier în altul. Printr-o legătură. se pot totuşi partaja datele între programe. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. de asemenea.

5.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. se vor insera date copiate din Excel. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. Pentru a include date într-un document. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Pentru a edita un obiect inclus. de exemplu. Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. 2. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. 4. Se execută clic pe OK. Dacă. Figura 4. se execută dublu clic asupra lui. toate acestea fără a afecta originalul. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea. Copia poate fi editată.1. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. de exemplu. . Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său. 3. Datele copiate vor fi înserate ca obiect.

Dacă un program nu suportă OLE.203 Figura 4. Totuşi. În cele mai multe cazuri. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie).2. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. În cele mai multe cazuri. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. De aceea. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). Word. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea. trebuie respectaţi următorii paşi: . Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. Crearea unei legături între două fişiere Office. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. În acest caz. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). documentul sursă nu va fi modificat. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă.

se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă.3. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. metoda de reactualizare este Automatic Update. Pentru a rupe legăturile. 3. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. 2. se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie.4 . ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. În mod implicit. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. 4. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special. Figura 4.204 1. aşa cum prezintă figura de mai jos. Figura 4. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere.

folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. de asemenea. dar este nevoie de el rapid.5. Pentru a crea un obiect nou. E posibil. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Se va deschide fereastra de dialog Object. Figura 4. Se execută clic pe butonul Browse. care are două casete. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie. În loc să se insereze datele.5). Tabelul nu este creat. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. 4.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. După ce s-a creat obiectul. Aceasta este. Pentru a insera un obiect. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. . de asemenea. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. Se poate. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. de asemenea.

6. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint. . Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. Figura 4.2. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. Pentru aceasta se deschide documentul Word. se activează meniul File. De asemenea. Word va converti aranjamentul într-o prezentare. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. fără a rescrie toată prezentarea în Word. se activează meniul File. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline).206 4.

− tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. cu numere de pagină consecutive.1. se activează meniul File.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. dacă este prezent pe ecran.1. 5. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. un registru Excel. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. anteturi şi subsoluri uniforme. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. în care este afişat documentul activ. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. o prezentarea PowerPoint).1. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. editaţi. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5.207 5. . Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. − afişaţi. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex.

Se activează meniul Section.1.2. Se execută clic pe butonul Add.2) din care se selectează documentul care va fi inclus.2. 5. se alege comanda Add from File. .208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5.1. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. Figura 5. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.

fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5.3. Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original. între cele două nu există nici o legătură. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . se activează aplicaţia Microsoft Binder.1. 5. Când se include un document într-un biblioraft. în acesta va fi plasată o copie a documentului.3. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. . În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add.209 În urma acestei operaţii. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft.

5. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. De exemplu.4. pentru a crea un şablon de fax. . din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.210 Figura 5. se alege butonul Letters&Faxes. Figura 5.

2. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft).ppt (document PowerPoint). În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica. Editarea unei colecţii de documente office 5.obd).211 5.2. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*. . Pentru editarea unui document. Se deschide biblioraftul dorit. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol.1. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama.obd. se parcurg următorii paşi: 1. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. Figura 5. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft. Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane.6.2.

212 Figura 5. 3. nu numai documentul din biblioraft activat.8. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. .7. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.8. PowerPoint etc. aplicaţia sursă este PowerPoint). Figura 5.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime.

2.9. Se activează documentul care va fi editat. Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. 5. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. Dacă panoul din stânga nu este vizibil.). Figura 5. 2. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. iar comenzile afectează numai documentul activat. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată.2. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit.obd). sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. 3. Se deschide biblioraftul dorit. PowerPoint etc. .

În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.1. 4. Figura 5.3. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.3.11. Documentul editat reapare în biblioraft. . Tipărirea unei colecţii de documente Office 5.10.214 Figura 5. 5.

2. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate.12.215 5. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK. 3. Figura 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. 4. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. . Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune. Se deschide biblioraftul dorit. În ecran este afişează fereastra Print Binder. 2.3. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft.

Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul. este momentul orientării către Publisher. cum ar fi buletine informative. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. 6. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. Noţiuni de bază 6. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. cataloage.1. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. site-uri Web sau meniuri. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. Publisher este la fel de prietenos. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. − modificarea aspectului unei publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6. sau îngreunează. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. comunicarea. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. foi volante. Pe lângă claritatea scrisului. − tipărirea publicaţiilor. capabile să atragă atenţia. Opţiunile de culoare. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional. . Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. − Publicaţii cu aspect profesional. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. foi volante. broşuri. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate.1. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. de timp şi de aspect sporesc. oficiale sau juridice. până la publicitate tipărită comercial. − folosirea serviciilor specializate de tipărire.1.

o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. în timpul lucrului.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. Figura 6. până când este închisă e utilizator. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii.2. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări. sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. verificând automat ortografia.1. . − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. 6. în publicaţii. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. etichete. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create.1. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural.

pe o unitate locală sau pe Web. 6. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? .2. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii.3. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. 6.1. dacă este prezent pe ecran.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher.2.

. cărţi de vizită etc. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. din meniul File. Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. − Se face revizuirea. care pot fi create în câteva minute. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei.. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia.. − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. Dacă se execută clic pe acest buton. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. şi anume: − Publicaţie din Catalog.3. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). site Web. − Se adaugă text şi imagini. de pildă o foaie volantă. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică.). − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei.3. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. Figura 6. − Se imprimă sau se publică pe Web. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. dacă este necesar.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia.

Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6.5. . Se alege. 3. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată.4. 2. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). modelul Arcs. ca exemplu. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. Figura 6. de exemplu.

Se execută clic pe butonul Next.3. care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii.6 6. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap.– Editarea unei publicaţii). Bars. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. Când se termină dialogul. 6. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor. 5. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. Tilt. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design. . Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs. Floating Oval etc. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. şi deci s-a creat cartea de vizită.

precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. .8. Figura 6. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6.7. de pildă Postcard. Web page şi Book Fold.

se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. 6. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. adresă.9.1. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie. . produs sau serviciu est prezentat. El poate fi împărţit în două. funcţie. nume organizaţie etc. produs sau serviciu. telefon. Dacă informaţiile importante se modifică. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. pentru a permite ochiului să se odihnească. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment.2.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. Figura 6. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. trei sau patru foi. clare şi echilibrate. referitoare la utilizator sau la organizaţie. setul de informaţii personale se editează o singură dată. În eticheta Publication By Wizard. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. fax.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. din panoul Wizards.

5. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. modelul Bar. Figura 6. Se alege. 3. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. de exemplu.10 4. . Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).9.).

Pe ecran va fi afişată .3. poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. Când se termină dialogul. şi deci s-a creat pliantul. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text.11. 8. – Editarea unei publicaţii). Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei. Formatarea textului Textul într-un pliant. 6. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. prin operaţii de editare (subcap. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. 7. Figura 6. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon.

12. . Se execută apoi clic pe butonul OK. Figura 6. fontul (Font). Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. Figura 6. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…). De asemenea. stilul (Font Style) şi culoarea (Color).DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap.13.

2. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător.14.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. 3. Figura 6. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1. Columns. Pliantul va deveni opac. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects.15. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. 4. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns. Figura 6. . În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită.

cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. Fie că se întreprind ajustări minore. instrumente de desen şi zone de lucru. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange.3. 6.16. 6.3. Ghidajele apar ca linii pe ecran.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane. Editarea unei publicaţii 6. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle.1. . dar nu apar în materiale imprimate. 7. Figura 6. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer.

.17.18. Snap to Objects − Alinierea la obiecte. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. ( Figura 6. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte. Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Figura 6. Atunci când se activează comanda Snap To….DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle.19. Scara riglelor se modifică proporţional. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.

ele sunt asociate fiecărui obiect.2. .. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil. unde se pot stoca obiectele publicaţiei. decât dacă li se adaugă o bordură.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran.20. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru . este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. text sau reprezentare grafică. Figura 6.3. F Figura 6. 6. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View.21. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate.

. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects.22. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.23. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. . documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Se activează comanda Text file din meniul Insert. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. Pentru preluarea textului dintr-un document. Text Frame Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit.

.. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects.. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A.DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. va lua forma unui ulcior drept. .25. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). de exemplu.24. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. Figura 6. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. atunci când se deplasează în pagină. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame.. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). 6. ulciorul se va inclina. Pointerul de mouse. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire.

urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. din bara de instrumente Formatting. . Pentru aceasta. Pentru aceasta. După inserarea textului. b) Stabilirea mărimii caracterului. se execută clic pe butonul Font.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Figura 6. se execută clic pe butonul Font Size. din bara de instrumente Formatting.27.26. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. sau din meniul Format se alege comanda Font.

din meniul Format .29.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. se alege comanda Text Frame Properties.30. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.28. c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Pentru aceasta. Se deschide fereastra Text Frame Properties. . Figura 6. Figura 6. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane.

dreapta sau prima linie. Pentru aceasta. se adaugă paragrafelor specificate marcaje.31. din meniul Format. se alege comanda Line Spacing. Figura 6. dreapta sau prima linie. se alege comanda Idents and Lists. Pentru aceasta. înainte şi după paragrafe. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. din meniul Format. Figura 6. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. . înainte şi după paragrafe. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. e) Stabilirea identărilor spre stânga.32.

Imagini.33. .34. Fiecare grup de obiecte mici. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. aflate în relaţie. text. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. Figura 6. Microsoft Excel sau Microsoft Access. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. 236 236 Figura 6.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos.

Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. . pe laturile de sus şi din stânga cadrului.). liniilor sau a întregului tabel etc. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. de rând şi de coloană. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. selectarea coloanelor. Figura 6. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel.35. În continuare. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Publisher afişează butoane distincte. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard.36.

Figura 6. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. se revine în mediul Publisher. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.37. Figura 6. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text.. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. . cum ar fi text ondulat sau umbrit..38. Din meniul Table. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. Făcând clic în afara cadrului. se alege comanda Cells Diagonals.

În interiorul uni cadru text se reglează marginile.3. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. acolo unde se doreşte. Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. − Fonturi fără serife. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. Figura 6. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. coloanele. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă.3. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. .39. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. De obicei.DESKTOP PUBLISHING 6.

41. Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font).40. Size (Dimensiunea Fontului). Font Style (Stilul fontului). 240 240 Figura 6. . Se activează comanda Font din meniul Format.DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting.

Top.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left).DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). . dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). de o valoare bine stabilită (Custom Rotate. Figura 6. Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Figura 6. În cazul setării implicite. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left.44. Figura 6. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. În cazul unui obiect imagine sau WordArt. De asemenea. Right. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. Bottom).42. sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text. fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). fie pentru efect de formă...43.

Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Figura 6. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. .45. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects.46.

este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. . Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei. Figura 6.49. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Figura 6. pentru a îmbunătăţii publicaţia. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole.4. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. Grupurile conţin articole cu titluri globale. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. cuprinsuri.3. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. cum ar fi un formular de răspuns.47. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects.DESKTOP PUBLISHING 6. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. sigle şi aşa mai departe. Figura 6. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei. Selectarea obiectelor din Design Gallery. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie.48. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.

DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. atunci ea aparţine altcuiva. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. . urmând ca selectarea culorilor. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori.50. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. Adăugarea de imagini. Figura 6. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie.

Figura 6.). colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. de dimensiunea stabilită. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat).51. există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. .52. Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. în moduri foarte diverse. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures.DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu.

53. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art.. .. c) Comanda Picture din meniul Insert. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File. Figura 6.. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera).52..

asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.55.56. Figura 6.54. Figura 6. forma şi culoarea liniilor de contur. Pentru aceasta. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi poziţia umbrei etc. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. .). După inserarea imaginii.

. Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. verticală sau înclinată la 450.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. redimensiona şi modifica după dorinţă. dar care lucrează în acelaşi fel. Linia. Figura 6. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme. la un cerc sau la un pătrat.57. Adăugarea formelor. culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. 248 248 Figura 6. de pe scaner sau cameră digitală. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. recolorarea imaginii.58.59. Figura 6. etc. Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. borduri şi fundaluri. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. Formele creează diagrame. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.). − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite.

Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher. Figura 6. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker.3. − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. se alege opţiunea Pages. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures). vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). 2.5. − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area).60. În mod implicit. ca de exemplu: un cadru gol. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems). 6.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). . Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). Figura 6. se parcurg următorii paşi: 1. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). .). Line Color etc.61. Pentru utilizarea acestui instrument. se execută clic pe butonul Options. − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). Se execută clic pe butonul dreapta mouse.

Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută. 250 250 Figura 6.DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences).62. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. apoi se execută clic pe butonul OK.63. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. 3. Figura 6. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All). sugerând şi modalitatea de rezolvare. 4. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). .

Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. În acest caz. Puncte per inci. care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie.4. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. cu cât este mai mare rezoluţia. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. Roşu. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces . verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). magenta. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu. de regulă. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. O specificaţie de culoare standardizată. cu atât este mai bună calitatea. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. cum ar fi Pantone Matching System. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate.

trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet). Pentru aceasta.DESKTOP PUBLISHING 6.4. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer). Figura 6. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers.65.64. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. . Figura 6. se execută clic pe butonul Start.1.

Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher.DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. orientarea paginii. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. Figura 6.66. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. .2.).4. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color). se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File. orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. sursa (opţiunea Paper Source. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. până la noi modificări 6. Atributele selectate în această casetă de dialog. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size).

.68. Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings.67. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.

Apoi.3. se va realiza tipărirea efectivă. . cu culori spot sau cu culori de proces. Pages from − numărul de pagini.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. Figura 6. numărul de copii (opţiunea Number of copies). este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie.4. 6. şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. Current page − pagina curentă). . se parcurg paşii următori: 1. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie.69. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print.

71.70. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. 3. Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics). Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). . Figura 6.

Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack.5. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată . 4. Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6.72. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. 6. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard.

care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text . Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text.DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

5. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. 6. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. Pentru modelul selectat. Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. 9. 4. 11. 2. 7. 2 1. 4.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. . Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. 1 1. un contur cu linii albastre. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. 8. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape.25. Deschideţi documentul Card. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. 5. 8.6. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards. 3. Completaţi setul de informaţii personale. 6. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Oval Tool. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. 10. 2. Deschideţi aplicaţia Publisher. 3. 7. alegeţi schema de culoare Olive. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. Testul nr. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1.

Testul nr. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. 8. Realizaţi împăturirea pliantului. 11. . 10. 2. 8.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 7. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. 2. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. 6. 6. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. 12. 7. 5. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 9. 9. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. Deschideţi aplicaţia Publisher. Tipăriţi documentul . dacă consideraţi necesar. Alegeţi pentru cadrele din grup. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. 4. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. alegeţi schema de culoare Iris. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. 3. 3. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. 5. Deschideţi documentul cu numele Pliant. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. informaţiile personale. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant.Închideţi documentul cu numele Pliant. Pentru modelul selectat. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Actualizaţi. 4 1. 4. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 3 260 260 1. 10. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). fundalul de culoare verde.

Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. Journal sau Notes. 7. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. memorând agenda de adrese. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. la îndemâna utilizatorului. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. My Shortcuts şi Other Shortcuts. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. Bara de meniu este dinamică. Lansarea în execuţie şi modul de lucru. Contacts. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet.1. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Calendar. pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. maximizare . − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . . În primul rând este verticală. se realizează operaţia corespunzătoare. În ambele situaţii.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. − gGestionarea notiţelor. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. Tasks. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului.

adrese. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. numere de telefon.1. − Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. Astfel mesajele . Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. diverse evenimente şi şedinţe programate. Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. adică mesaje e-mail şi faxuri.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. planificate sau repartizate altcuiva. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar. adrese e-mail etc). − Journal nu este chiar un jurnal personal. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. calendar şi componenta de poştă electronică.

După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer.2.). se pot vedea. de . − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. 7.2. organiza. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. putându-se adăuga noi grupuri. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate.1. Utilizarea poştei electronice 7. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. Aceste setări introduc. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. în cadrul grupului activ. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. De asemenea. − Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server. Figura 7.2. My Documents şi Favorites din propriul calculator. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. fără să se închidă programul Outlook. − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. Se va deschide meniul contextual (Figura 7. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. şterge şi reconfigura grupurile existente. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine.2. gestiona. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. potrivit cerinţelor utilizatorului. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi.

6. . − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. ce spune „Bun venit în Outlook“. Dacă nu s-a realizat conectarea. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. dar care nu pot fi expediate imediat. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet.2. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. 3. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. apoi Next. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Dosarele Inbox. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. articolele din cadrul unei discuţii. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise.3). Se apasă butonul Next. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. 4. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. atunci când a deschis prima dată Outlook. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. Pentru conectarea la serverul de mail. crearea formatarea şi transmiterea lor. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul.2. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. Se vor introduce informaţiile necesare. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. 7. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. 5. Drafts. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise. Se poate folosi orice nume sau parolă. 2. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator.

De exemplu. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit.3. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. − Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente).DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. . se execută clic pe titlul acesteia. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. − From afişează numele expeditorului. Atunci când se afişează fereastra Inbox. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. plicul se deschide. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. Pe ecran apare fereastra Untitled Message.

5. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. 2. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. 4. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. registre de calcul de din Excel. dacă se doreşte expedierea acestora. prezentări din PowerPoint.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. se introduce subiectul mesajului.4. În caseta de text Subject. 3. sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. . apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. urmată de clic pe butonul To . se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului.

− Protejarea mesajele.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. Normal sau High – ridicat. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins.5. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător.6). Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. Figura 7. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Word sau Excel. . − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei.

6. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). Reply (răspunde). Forward (înaintează altor persoane). No Response Necessary (nu este necesar răspuns). Reply to All (răspunde la tot). Figura 7. În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. dacă este validată caseta Save Sent Massage To. For Your Information (spre informare). Read (citeşte). . data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ). Figura 7. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. care este cel implicit.7. Pentru marcarea mesajelor.DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items.

2. 2. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox.3. În cazul în care.8. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. Figura 7. Dacă există fişiere ataşate. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. 3. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. . În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. 5. 4. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. selectându-se din listă opţiunea Other Folders. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. sunt recepţionate noi mesaje. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). după contactarea serverului de e-mail. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK.

Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. 7. . apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. 6. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. numerele de telefon. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile.3. sub forma cărţilor de vizită.9. adresele de email. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale.

Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). .11. În ecran se deschide caseta Contact.10. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7.

numărul telefonului de la firmă. faxul şi telefonul mobil. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. Se activează meniul File şi se alege comanda New. în dreapta. trimiterea unui mesaj. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. . Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. 2. adresa de e-mail şi site-ul de Web. în stânga. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). Distribution List. a unei scrisori. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte).12. De exemplu. în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. În caseta Distribution List (Figura 7. Sunt solicitate funcţia persoanei. de acasă. firma unde îşi desfăşoară activitatea. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as).

DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7. 3. În final se apasă butonul Save and close. 7. lunile şi chiar anii următori. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. dar şi planificări de şedinţe. prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. Calendarul de activităţi Outlook.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. săptămânile.4. .14).13. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. în intervalele în care există timp disponibil. zile de naştere). marcării evenimentelor (aniversări. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7.

. în vederea redimensionării. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. iar sarcinile în panoul de activităţi. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. Figura 7.15). se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“.14 În mod implicit. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni.15. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă.DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile.

16). care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. pe durata desfăşurării programării astfel create. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. nu săptămânală ori lunară). fără repetabilitate.4. cum ar fi zilele de naştere. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. − pentru vizualizarea unei întregi luni. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp.1. Figura 7. Se începe apoi editarea denumirii programării. 7. sau a mai multor zile. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică.16 . cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. după care se validează cu tasta Enter. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane. − pentru vizualizarea unei săptămâni. seminarii etc.

deşi este extrem de facilă şi rapidă. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. Oricare ar fi modalitatea de apelare. Figura 7. locul de desfăşurare etc. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7. − Free (Liber). În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus. categoria căreia îi aparţine. proporţională ca mărime cu durata activităţii. loc de desfăşurare. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. data şi ora începerii. − Out of Office (Plecat din birou). ce simbolizează . − Tentative (Provizoriu liber). precum şi data şi ora terminării.17.17.

există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. Holliday. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. etc. International. Gifts. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. Figura 7.2. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor. fie de natura prezentărilor online.4. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. fie de natura colaborării la anumite documente. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. 7.18.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. Activitatea poate fi una fizică. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. . În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. Favorities. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. În cazul activităţilor online. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei.

Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.). se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event. 7. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7.20.3.19.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7. iar caseta All Day Event este bifată. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră. Figura 7. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice.4. .19).

O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence.. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. . Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit. din bara de instrumente. săptămânală. în dreptul altei ore.20. chiar şi durata. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos.. iar dacă este cunoscută.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. în cadrul zonei de programări. durata periodicităţii (zilnică. Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul.

Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7. sau zi. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar.4. spre noua oră. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request.21. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. faţă în faţă ori la distanţă. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor.DESKTOP PUBLISHING 7. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. În cazul în care după un timp. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere.21. . Figura 7.4.

Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Normal (Normală).22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject). Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). În Progress (În curs de desfăşurare). Fereastra Task (Figura 7. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). cât şi în componenta Tasks. High (Maximă prioritate). Figura 7. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“.5. Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi. Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. Completed (Rezolvată). Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. 7. pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare .22 .

24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat.6. Fereastra astfel activată (Figura 7. documente Office deschise. fax. în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi.) doar la cererea utilizatorului.) persoana de contact. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail.DESKTOP PUBLISHING 7. data şi ora începerii şi durata. .). e-mail. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.23. tipul activităţii (transmitere fax etc. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare.).23. invitaţii la şedinţe etc. sarcina etc. pe verticală. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. Figura 7.

24 7. transmise altor persoane. idei.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi.25.7.25) pe care se pot nota diferite mici remarci. . Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. Figura 7. numere de telefon.

expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei.26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. se va salva acest nou articol. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. După completarea datelor necesare ferestrei. Yellow (galben) sau White (alb). anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. subiect al transformării.26. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). După o anumită perioadă. Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Se va deschide o fereastră Message. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. plecând tocmai de la analogia cu Post-it. Green (verde). Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului. peste pictograma Calendar a barei Outlook. transmiterii lor persoanelor interesate. Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual.25). urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. Figura 7. Pink (roz). . Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei.

0 cu aplicaţii în management. Bucureşti: Editura ALL. 8. (2001). James B. . (1999). (1994). (2001). (2002). Bibliografie 1. Calciu Mihai. (1997). 12. (2000). 9. Bucureşti: Editura Tehnică.Baird. Microsoft Office2000 Small Business. Mureşan Laura. Bucureşti: Editura Comunicare. (1998). Bucureşti: Editura Teora. Birotica. Bucureşti: Editura Teora. Maxim Cornelia. 4. Chiriacescu Adriana. Bucureşti: Editura InfoMega. Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Internet cu Windows. 6. 5.ro. Oancea Mirela. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). Cosăcescu Luana. (2001). Bucureşti: Editura Comunicare. Bucureşti: Editura Teora. 3. Comunicarea în afaceri. Somnea Dan. Secretariat şi corespondenţă. Găitănaru Andrei. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). Stanciu Andrei. 13.ro. Birotica 2000. 2. (2002). Bucureşti: Editura Tehnică. 10. Microcalculatorul . Stull.mediu şi canal de comunicare. Bucureşti: Editura Comunicare. 11.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. 7. Microsoft PowerPoint 2000. Calciu Mihai. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Bucureşti: Editura Teora. John W. Ionescu Iuliana. Dumitrescu Emil. Somnea Dan. (1994). (2003). Kraynak Joe. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. Michael Halvorson. Excel 5. Kasser Barbara. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Office XP. Bucureşti: Editura Teora. Kent Peter.ro.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful