1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAŢII INFORMATICE DE BIROU
Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureşti 2004 -

CUPRINS

2

Cuvânt înainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei / 9 1.1.1. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea Şabloanelor în Word / 27 1.3.1. Modificarea şabloanelor integrate în Word / 27 1.3.2. Crearea unui şablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea şabloanelor integrate în Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia Microsoft Excel 2.1. Noţiuni de bază / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaţii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaţiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funcţiei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel / 44 2.3. Operaţii de bază / 44 2.3.1. Introducerea datelor în foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, ştergere / 53 2.3.4. Căutare şi înlocuire / 57 2.3.5. Rânduri şi coloane în foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule şi funcţii / 62 2.4.1. Formule aritmetice şi logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcţii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tipărirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tipărirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei secţiuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice şi diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice şi diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor în Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noţiuni de bază / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre / 118 2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunoştinţe / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint 3.1. Noţiuni de bază / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentări PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentări / 133 3.1.5. Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funcţiei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentări / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentări / 142 3.3.2. Adăugarea(inserarea) textului într-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adăugarea textului în zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automată a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete şi videoclipuri în prezentări / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text în prezentări / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentări / 156 3.4.1. Copierea, mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări si între mai multe prezentări active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active / 158 3.4.3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) într-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentări / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text în prezentări / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări / 167 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tipărirea unei prezentării / 178 3.7.1. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire / 178 3.7.2. Tipărirea efectivă a unei prezentări / 179 3.8. Pregătirea vizionării unei prezentări / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentări / 183 3.9.1. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentări în Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări / 187 3.12. Pregătirea unei prezentări pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunoştinţe / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor între aplicaţii Office 4.1. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaţia Office Binder 5.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document într-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecţii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea în fereastra programului sursă / 213 5.3. Tipărirea unei colecţii de documente Office / 214 5.3.1. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tipărirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia Microsoft Publisher 6.1. Noţiuni de bază / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaţiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaţiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaţii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaţii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. Înţelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaţii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tipărirea publicaţiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opţiunilor pentru tipărire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tipărire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunoştinţe / 259

5

Capitolul 7. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare generală / 261 7.2. Utilizarea poştei electronice / 263 7.2.1. Adăugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou şi pregătirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activităţi / 273 7.4.1. Crearea de programări unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programări periodice / 278 7.4.4. Planificarea şedinţelor / 280 7.5. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate / 282 7.7. Gestionarea notiţelor / 283 Bibliografie / 285

Cornelia Maxim. prelucrare tabelară. cât şi ulterior ca manual de referinţă pentru utilizarea produselor Microsoft menţionate. Cu atât mai mult. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea. operaţii cu date şi fişiere. informaţiilor şi cunoştinţelor a devenit o necesitate în orice domeniu profesional. operarea bazelor de date. Aceste documente. Este cunoscut faptul că. cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale. ing. utilă studenţilor atât pentru studiu. un program internaţional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau „Permisul european de folosire a calculatoarelor“. transportul şi prezentarea datelor. alfabetizarea digitală. pentru a fi de calitate şi pentru ca elaborarea lor să se facă în condiţii de eficienţă. şi pe un plan mai larg orice cititor va găsi în curs o paletă largă de subiecte cum sunt: consideraţiile asupra felului cum trebuie să se prezinte „vizual“ şi „funcţional“ un document destinat publicării. trebuie să satisfacă anumite cerinţe privind prezentarea conţinutului. trebuie să stăpânească modalităţile prin care informaţia stocată electronic poate fi transformată. satisface sub forma unui curs universitar tocmai această necesitate. stocarea. astfel încât să se obţină documente în format electronic sau pentru tipărire. Lucrarea „Aplicaţii informatice de birou“ elaborată de lector univ. procesare texte. Evoluţia spre societatea informaţională şi în continuare spre societatea cunoaşterii conduce la o nouă alfabetizare de masă. necunoaşterea tehnicilor şi cunoştinţelor necesare utilizării calculatorului electronic pentru operaţii asupra documentelor şi informaţiilor pe suport electronic. cât şi subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaţii software frecvent utilizate.6 Cuvânt înainte Evoluţia rapidă a tehnologiilor informaţiei a schimbat profund şi modul în care se elaborează documentele. organizarea documentelor Office în colecţii. Studentul. defineşte nivelul minim de cunoştinţe de bază despre calculatoare. O largă categorie de persoane. . specifice domeniului de activitate în care sunt utilizate etc. viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice ce ţin de înţelegerea conceptelor şi utilizarea „Aplicaţiilor informatice de birou“ şi se constituie într-o lucrare didactică de valoare. fie în format pentru tipărire sau nu. care lucrează curent cu informaţia. concepte şi metode pentru gestionarea tabelelor şi construirea unei prezentări electronice. Pentru ei. prezentări şi folosirea reţelelor şi în primul rând a Internet-ului. trebuie să stăpânească noile instrumente puse la dispoziţie de tehnologia informaţiei. drd. sau pentru trecerea testelor ECDL. Informaţia circula rapid şi în volume de neconceput în urmă cu câteva decenii. Prof. gestionarea informaţiilor personale şi obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou. dr. constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat în lumea de astăzi. Cursul abordează tematica prelucrării informaţiilor electronice atingând atât elemente generale teoretice ce ţin de conceptul de „Aplicaţii informatice de birou“. Vasile Baltac. Cea mai mare parte a populaţiei unei ţări trebuie să aibă abilităţi de a folosi tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor în viaţa de zi cu zi. univ.

7 Introducere În urmă cu ani informatica părea o „religie exotică“. Tehnologia informaţiei a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaţii şi instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse şi complexe documente. aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. Ceea ce era de neconceput în urmă cu câteva decenii. gestionarea bazelor de date. vă veţi forma deprinderile pentru crearea şi actualizarea tabelelor de date. acest dezavantaj ar influenţa viitorii profesionişti în comunicare şi relaţii publice. economie. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint. a devenit realitate incontestabilă. stocarea. Prin urmare. Intitulată sugestiv „Aplicaţii informatice de birou“. cu scopul de a le perfecţiona abilităţile de exploatare eficientă a celor mai cunoscute aplicaţii informatice integrate în pachetul Office 2000: Word. asemenea telefonului sau televizorului. Utilizarea calculatorului fără a stăpâni performant facilităţile aplicaţiilor. Capitolul 3. crearea şi editarea graficelor. În Capitolul 2. numite centre de calcul. vă oferă informaţii. expunerea prezentărilor în Internet/ Intranet şi pregătirea prezentărilor pentru expunere. Cele şapte capitole ale lucrării îşi propun să prezinte facilităţile oferite şi instrumentele de lucru ale aplicaţiei informatice abordate. elaborarea şi prezentarea documentelor în format electronic sau pentru tipărire. administraţie sau afaceri. reprezintă standardul modern al alfabetizării de masă. prezintă modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. ci în însăşi viaţa noastră cea de toate zilele. Capitolul 1. cât şi utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotică. Alfabetizarea digitală impusă ca o necesitate a societăţii informaţionale. lucrarea se adresează atât studenţilor iniţiaţi în utilizarea calculatorului. construirea diagramelor organizaţionale. De asemenea. absolvenţi ai învăţământului universitar şi postuniversitar din Facultatea de Comunicare şi Relaţii Publice „David Ogilvy“ din SNSPA. În acest context. lucrarea este un suport practic de însuşire eficientă a facilităţilor oferite de aplicaţiile informatice dedicate automatizării activităţilor de birou. Excel. ale instrumentelor informatice pentru generarea şi prezentarea în format electronic şi/sau pentru tipărire a documentelor. au revoluţionat activităţi şi domenii profesionale. imposibil de schimbat în lumea de astăzi. au dezvoltat abilităţi şi atitudini. pe parcursul acestui capitol sunteţi încurajaţi să vă evaluaţi cunoştinţele dobândite prin testele propuse spre rezolvare. PowerPoint. a cunoscut evoluţii impresionante. încet-încet. Tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au schimbat rapid mentalităţi şi gândiri. ajungând ca astăzi calculatoarele să fie implicate nu numai în ştiinţă. atingând standarde de performanţă pentru procesele decizionale ale oricărei activităţi umane. chiar fireşti. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel. aranjarea unui tabel pentru tipărire. . privind procesarea. gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri şi protejarea datelor dintr-un tabel. relaţiile publiccalculator au devenit mai pământeşti. Cu atât mai mult. animarea prezentărilor cu efecte speciale. o caracteristică fundamentală a societăţii informaţionale de astăzi şi a societăţii cunoaşterii de mâine. Office Binder. Publisher şi Outlook. constituie un dezavantaj competitiv. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word. într-o succesiune logică şi accesibilă oricărui utilizator interesat. practicată în nişte „temple misterioase“ şi îndepărtate. exemple şi teste pentru crearea prezentărilor eficiente. cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri) şi folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. introducerea automată a datelor într-un tabel prelucrarea datelor folosind formule şi funcţii. Apoi. transferul şi prelucrarea unor volume uriaşe de informaţii şi cunoştinţe. în care clipeau sute de luminiţe şi se întâmplau o mulţime de lucruri care depăşeau puterea de înţelegere a profanilor. proiectare.

verificarea corectitudinii publicaţiilor. afişaţi. planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact. folosirea serviciilor specializate de tipărire a publicaţiilor. editaţi. participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. Bibliografia recomandată conţine titluri de referinţă în domeniul abordat şi garantează valoarea ştiinţifică a demersului preponderent practic al lucrării. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook. După parcurgerea capitolului 5. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciţii rezolvate şi la final veţi avea posibilitatea verificării cunoştinţelor dobândite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. lucrarea prezintă o proporţie justă între elementele teoretice şi cele practice. modificarea aspectului unei publicaţii. . care constituie un adevărat ghid pentru generarea şi prezentarea documentelor în format pentru tipărire şi / sau electronic. Partajarea datelor între aplicaţii Office. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. prezintă prin exemple modalitatea de partajare (utilizare în comun) dinamică a datelor între documente din aplicaţii Office diferite. De asemenea. veţi fi în măsură să: creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office. Capitolul 7. vă formează deprinderile pentru: transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word precum şi transformarea unui document Word într-o prezentare şi invers. veţi dobândi cunoştinţe legate de: proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. oferind contextul şi suportul metodologic eficient al unei pregătiri individuale cu minimum de asistenţă din partea specialistului. tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft. În capitolul 6.8 Capitolul 4. crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii şi gestionarea notiţelor. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder. editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente specializate.

− documentului de tip etichetă poştală (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse. Înregistrările sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . nemodificabile.9 1. 1. a cărui utilitate presupune diseminarea unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente. − cele mai importante practici legate de gestionarea şabloanelor (template-uri). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circulară) este un document ce conţine două tipuri de informaţii: informaţii identice (fixe) în toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii. regăsinduse sub forma: − formularului pentru scrisori circulare (Form Letters). corpul scrisorii şi încheierea) şi informaţii variabile care diferă de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele şi adresa destinatarului etc. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri. Un tabel privit şi interpretat ca sursă de date. − folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. Tehnici avansate de utilizare a aplicaţiei MS-Word După parcurgerea acestui capitol veţi putea cunoaşte: − modalităţile de realizare şi tipărire a formelor personalizate (tip) de scrisori. − documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi. Pentru a tipări o scrisoare tip. − înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect real. Tipărirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedură automată de îmbinare a unui document principal cu o sursă de date.1. Documentul principal conţine informaţiile fixe. Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările sursei de date.).1. Automatizarea operaţiilor de întocmire a corespondenţei 1. fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge următoarele etape: . Sursa de date conţine informaţiile variabile. trebuie create două documente: un document principal (Main document) şi un document sursă de date (Data source).1. Documentul principal. Câmpurile mai pot fi numite atribute sau proprietăţi. Access sau Outlook. − domenii: plajele de valori admise de câmpuri. conţine: − câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). − aspecte privind tipărirea plicurilor şi etichetelor poştale. − documentului de tip plic (Envelopes). Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier. Excel. de tip şablon precum şi informaţii cu privire la inserarea textului variabil. indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine: informaţie de tip text şi câmpuri de fuziune (Merge Fields).

se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare). sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca „document principal“ (Main Document). Editarea se realizează în mod obişnuit. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o firmă de construcţii doreşte să trimită scrisori clienţilor săi. După ce documentul a fost editat. Word propune printr-o casetă de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal.10 1.1. cu ajutorul meniului Tools. sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. formatat şi salvat. pentru a-i înştiinţa despre ultimele dezvoltări. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). Editarea documentului principal. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie. Figura 1. opţiunea Mail Merge. 2. existând posibilitatea modificării documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. Din caseta Mail Merge Helper. iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get . Validându-se această opţiune. A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii sursei de date care conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în Anexa 1. iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune „Merge Fields“) vor fi completate cu spaţii. ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Crearea unei surse de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools − Mail Merge. Se editează documentul principal.

ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name.2. Se alege din lista derulantă opţiunea Create Data Source. Figura 1. Last Name. Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. . validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonului Add Field Name. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă la sfârşitul vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii în numele câmpurilor). sau în totalitate (13 rubrici). Company etc.11 Data. sau selectiv. Job Title. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move.) ale sursei de date nou generate. În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title. First Name. corespunzător rubricii Data Source.

se poate repeta operaţia executând clic pe butonul Add New sau se poate încheia executând clic pe butonul OK. În caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat. Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională dacă se execută clic pe butonului Find. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare. din caseta Data Form. sistemul propune editarea sursei de date dacă se execută clic pe butonul Edit Data Source. nume.. Word propune automat salvarea documentului ce conţine sursa de date.4.3. După salvare. adresa. După declararea rubricilor sursei de date (nume_societate. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date.. Sursa de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. Figura 1. . corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). prenume şi funcţia) şi apăsarea butonului OK. mai corect spus documentului ce conţine structura sursei de date (fără înregistrări).12 Figura 1. sau editarea documentului principal dacă se execută clic pe butonul Edit Main Document. localitatea. Dacă se execută succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriul specificat.

6. Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi View.13 Figura 1. Database. b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date în sensul adăugării ştergerii şi modificării numelui acestora.). c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în sursa de date prezentată sub formă tabelară. alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt următoarele: a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form. d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului.6. Vizualizarea tabelară a sursei de date implică afişarea contextuală a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia în caseta Field Name. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.5. cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source. utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată. după care se apasă butonul Remove. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia şi apăsarea butonului Rename după cum în caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Toolbars. Atât introducerea înregistrărilor în baza de date. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Figura 1. .

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a sursei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a sursei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor; h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date; i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a sursei de date după un criteriu de selecţie, corespunzător unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea câmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaţii din sursa de date. Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre sursa de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază. Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document − dacă fereastra activă conţine sursa de date în format tabelar Word), fereastra documentului principal afişează o bară particulară cu instrumente şi anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi înserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul Insert Merge Field, iar din lista derulantă afişată se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi înserate.

Figura 1.8. Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale): − filtrarea sursei de date; − verificarea erorilor de fuziune;

15

− simularea fuziunii pe documentul principal.
Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate în Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge) executând clic pe butonul Query Options. În ecran este afişată caseta de dialog Query Options şi în secţiunea Filter Records se precizează câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici And sau Or. În rubrica Field se precizează câmpul din sursa de date asupra căruia se aplică restricţiile. În rubrica Comparison se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor.

Figura 1.9. În exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrată selectându-se acele înregistrări pentru care localitatea este „Bucureşti“sau funcţia este „Specialist PR“. De asemenea, în secţiunea Sort Records, înregistrările sursei de date filtrate pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dacă se execută clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrată grafic în Figura 1.10. În acest exemplu, sursa de date a fost ordonată crescător după câmpul „localitatea“ şi crescător după câmpul „funcţia“. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date, dacă se execută clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). În documentul principal se declanşează înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din sursa de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, Previeus Record – pentru vizualizarea înregistrării precedente, Last Record – pentru ultima înregistrare, First Record – pentru prima înregistrare, Go to Record – pentru poziţionarea pe a „n“ – a înregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanşarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools – Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opţiunea de fuziune a tuturor înregistrărilor sursei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From… To …).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zisă este operaţională dacă se execută clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile sursei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe, se semnalează erori. Operaţia de verificare se poate declanşa executând clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip „scrisori circulare“ într-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcţii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureşti, 73133

marţi, 26 octombrie 2004 Către, Societatea Comercială: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcţia:

Deoarece sunteţi un client valoros al serviciilor noastre, doresc să vă anunţ ultimele dezvoltări ale Companiei. Astfel:

− S-au modificat orele de funcţionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni până vineri de la 8AM la 7PM, iar sâmbătă, de la 9AM la 1PM. − Avem o nouă pagină de Web. Pentru a putea fi informaţi în orice moment am
deschis o nouă pagină Web. Această pagină conţine răspunsuri la cele mai frecvente întrebări puse de clienţii noştri, precum şi legături cu alte zone de informaţii (site-uri). Vizitaţi-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. şi de aceea încercăm să vă oferim cele mai bune linii şi servicii de produse. Dacă aveţi vreo nelămurire, nu ezitaţi să ne sunaţi. Cu mulţumiri, Viorel POPA, Preşedintele Societăţii

2. 3. atunci pot fi preluate. Pentru a specifica o adresă personală pentru mesaje poştale. În situaţia în care s-a specificat o adresă personală pentru mesajele poştale în Word.1. se execută clic pe eticheta User Information şi se introduce adresa în caseta Mailing Address). sau se selectează opţiunea Omit de deasupra casetei. când se execută clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5). Se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Figura 1. se execută clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. aceasta se scrie în caseta Return Address. dacă este cazul. Dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur.19 1. Word va salva textul ca adresă personală pentru mesaje poştale. Dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului. Automatizarea operaţiilor de tipărire a plicurilor şi etichetelor poştale Tipărirea unui singur plic Pentru a tipări un singur plic se efectuează următorii paşi: 1. dacă se folosesc plicuri cu adresa gata tipărită). În acest caz. Dacă se execută clic pe Yes. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentată în figura de mai jos. Word va întreba dacă se doreşte salvarea noii adrese ca adresă de retur prestabilită. atunci pot fi preluate dacă se execută clic pe butonul Address Book. adresa respectivă va apărea în mod automat în caseta Return Address. Dacă se introduce sau se editează textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentată în figura de mai jos.14. se poate edita textul. dacă se execută clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. Dacă au fost introduse adrese într-a agendă de adrese Outlook. Dacă nu se doreşte tipărirea adresei de retur (de exemplu. 4. se şterge textul din caseta Return Address. 2. . se alege comanda Options din meniul Tools.

cu faţa în jos (Face down) sau în sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation).16). Pentru precizarea direcţiei de introducere a plicului şi poziţia lui în imprimantă se execută clic pe eticheta Printing Options (Figura 1. Butoanele Font permit modificarea opţiunilor de formatare pentru textul din casetele care conţin adresa destinatarului. Figura 1. respectiv adresa de retur. respectiv a poziţiei adresei de retur se face introducând valori corespunzătoare în casetele From left şi From top.20 Figura 1. . Modificarea poziţiei adresei destinatarului. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed method.16.15 Se execută clic pe eticheta Envelope Options. Poziţia plicului în imprimantă poate fi: cu faţa în sus (Face up). Din caseta derulantă Envelope size se alege formatul plicului. .

Pentru tipărirea imediată a plicului se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul Print. acest buton va avea inscripţia Change Document şi va înlocui textul anterior pentru plic cu noul text). se execută clic pe butonul Add To Document (Dacă informaţiile pentru plic sunt deja introduse în document. Această metodă se poate folosi pentru a include în acelaşi document textul pentru scrisoare şi textul pentru plic aşa cum prezintă figura 1.21 5.17. se alege Envelopes And Labels din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1. Plicul va fi tipărit în mod automat odată cu documentul curent. Se scrie textul pentru etichetă în caseta Address. Tipărirea unei etichete Pentru tipărirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activă.17. cu aceeaşi adresă sau informaţie. textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraţii. după cum s-a arătat în secţiunea plicuri). Acestea pot fi tipărite amândouă folosind o singură comandă de tipărire. Figura 1. orientarea pentru tipărire şi sursa de hârtie corespunzătoare pentru tipărirea plicului. Dacă este cazul. Se poate selecta şi opţiunea Use Return Address pentru ca Word să copieze în caseta Address. adresa personală pentru mesajele poştale (adresa care se introduce în eticheta User Information din caseta de dialog Options. Word va insera textul plicului într-o secţiune separată la începutul documentului curent care va fi introdus în plicul tipărit şi va aplica acestei secţiuni formatul de hârtie.18). .

18. Dacă trebuie să se modifice una din opţiunile pentru tipărirea etichetei. Din lista cu etichete Product number se .19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opţiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Se poate indica programului Word câte etichete să tipărească în felul următor: − Pentru a tipări o pagină întreagă de etichete având acelaşi text pe fiecare etichetă. Din caseta Label products se alege categoria de etichete.22 Figura 1. pentru a realiza o foaie întreagă de etichete cu adresă de retur. se execută clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentată în figura de mai jos. Figura 1. − Pentru a tipări o singură etichetă. se alege Single Label şi se introduce poziţia pe linii şi coloane în foaia de etichete a etichetei care va fi tipărită. se alege opţiunea Full page of the same label Această opţiune s-ar putea folosi. de exemplu.

Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din Word să caute dicţionarul corespunzător.). întregul text este marcat iniţial ca fiind English (U. se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word să includă textul etichetei într-un nou document.2. Se alege comanda Language din meniul Tool şi apoi opţiunea Set Language.. 1. 3. Noul document se poate salva pentru a se putea tipări şi altă dată aceleaşi etichete. Prin urmare se urmează aceleaşi etape. din fereastra Mail Merge Helper se execută clic pe butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în cazul plicurilor opţiunea Envelopes. Dacă se doreşte ca anumite blocuri de text să fie excluse de la verificare.S. Din submeniul afişat se alege opţiunea Set Language. 2.20). Etichetei personalizate i se poate da o denumire. dar la etapa 1. Stabilirea limbii folosite În versiunea programului Word comercializată în SUA. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execută clic pe butonul Details. Se alege din această casetă limba folosită în textul selectat şi se execută clic pe butonul OK.. se procedează astfel: 1. Tipărirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosită şi pentru tipărirea seturilor de plicuri sau etichete poştale. Dacă întregul text din document sau o parte a lui este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea. se procedează astfel: − Pentru a tipări eticheta imediat. Dacă se execută clic pe butonul Default.. se execută clic pe butonul Print. se selectează textul exclus de la verificare şi apoi se alege Language din meniul Tools. Dacă foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard. 1. Se selectează textul care nu este scris în engleză americană. iar în cazul etichetelor poştale se alege opţiunea Mailing Labels. se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectând cea mai apropiată etichetă standard din punct de vedere al dimensiunilor.2.23 selectează formatul exact al etichetei. − Dacă se tipăreşte o întreagă pagină de etichete (s-a ales opţiunea Full page of the same label). adică în engleza americană. care apoi poate fi ştearsă prin selectarea ei din lista Product number şi clic pe butonul Delete. În caseta de dialog Language se selectează opţiunea Do not check spelling or grammar. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite în timpul introducerii textului într-un document – mai exact. În ecran este afişată caseta de dialog Language (Figura 1. .1. respectiv executând clic pe butonul New Label şi modificând valorile din caseta de dialog New Custom. Limba reprezintă un tip de atribut de formatare. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi îmbunătăţirea aspectului documentelor create. Pentru a încheia tipărirea etichetei.. rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei şi a sintaxei.Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului sau şablonului. precum şi un dicţionar de sinonime...

Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar).21.2.20. 1.2. se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta Speling & Grammar. Figura 1. Din secţiunea Spelling se selectează opţiunea Check spelling as you type. îl va marca cu o linie roşie ondulată aşa cum arată figura de mai jos.24 Figura 1. Verificarea ortografiei Verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii Pentru ca programul Word să verifice automat ortografia în timpul scrierii. Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt scris. .

se pot localiza (şi corecta) aceste cuvinte. se alege una din următoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvântul. Dacă se doreşte verificarea ortografiei într-o porţiune a documentului. îl va selecta în document şi va afişa caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1. în lista Suggestions. se selectează porţiunea respectivă. astfel încât Word să nu îl mai marcheze niciodată ca fiind ortografiat greşit. fără a marca forma greşită când va mai fi scrisă în documente. ca să se poată corecta cuvântul scris greşit. . Verificarea manuală a ortografiei în timpul scrierii O altă variantă pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manuală a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Pentru a ajunge la această opţiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools. Pentru rezolvarea cuvântului selectat. se procedează astfel: 1.25 Din fereastra de mai sus. trebuie să se aplice una sau mai multe din următoarele soluţii: − Pentru a înlocui cuvântul şi a căuta următoarea greşeală fie se corectează cuvântul în caseta Not in Dictionary (pentru ajutor. se poate selecta opţiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunzătoare (Figura 1. 2. se plasează punctul de inserare undeva în text. AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv din submeniul care va fi afişat. în caseta Not in dictionary este afişată o parte din propoziţia în care apare cuvântul în cauză (care este afişat cu roşu). vor fi corectate toate apariţiile cuvântului respectiv în întregul document (nu vor fi corectate apariţiile anterioare care au fost ignorate. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. De acum încolo. fie se selectează forma corectă. Dacă se doreşte verificarea ortografiei în întregul document. Word va corecta. Dacă se execută clic pe Change va fi înlocuită numai apariţia cuvântului în locul respectiv.21). executând dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. şi apoi se execută clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afişată pe ecran. dacă există. Word selectează următorul cuvânt marcat şi afişează meniul derulant prezentat mai sus. Când rutina pentru verificarea ortografiei întâlneşte un cuvânt care nu este în dicţionar. cu condiţia să fie selectată opţiunea Replace text as you type. Word va corecta cuvântul în document şi va adăuga forma corectă în lista Replace text as you type asociată funcţiei AutoCorrect. Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greşit cu linii roşii ondulate. În această casetă de dialog. Dacă funcţia pentru verificarea ortografiei în timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document. se execută clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.22). Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv în nici un document până când se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. De fiecare dată când se execută dublu-clic pe această pictogramă. Dacă momentan se doreşte ascunderea greşelilor de ortografie. Dacă se execută clic pe Change All. Lista Suggestions conţine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvântului respectiv (dacă rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o formă corectă şi dacă este selectată opţiunea Always Suggest Corrections). Apoi. Add pentru a adăuga cuvântul în dicţionarul personalizat. Word introduce punctul de inserare imediat după cuvântul greşit). 3. dar va continua să controleze ortografia şi va memora cuvintele scrise greşit. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja.

K. astfel ca Word să nu îl mai semnaleze niciodată.22. folosind o listă de cuvinte dintr-o altă limbă. Însă. se execută clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. rutina de verificare a ortografiei va accepta forma şi va căuta următoarea greşeală. . −Pentru a verifica ortografia pentru cuvântul curent. −Pentru a revoca ultima corectură. Dacă se execută clic pe butonul Ignore. se alege limba respectivă în caseta cu listă Dictionary Language (în care sunt afişate limbile pentru care au fost instalate dicţionare). −După ce se selectează forma corectă din lista Suggestion sau se corectează manual cuvântul în caseta Not in Dictionary. se execută clic pe butonul Options şi se afişează caseta de dialog din figura de mai jos. Dacă se execută clic pe butonul Igore All. −Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a-l adăuga în dicţionarul personalizat. în cazul în care cuvântul curent este colour şi s-a ales English (U. Word nu va mai semnala cuvântul respectiv în timpul restului operaţiei de verificare a ortografiei şi nici în timpul altor operaţii de verificare a ortografiei din orice document până când nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word să genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greşeala respectivă de fiecare dată când se va scrie. rutina pentru verificarea ortografiei va continua să semnaleze alte apariţii ale cuvântului pe care le va găsi în continuare.) din caseta cu listă Dictionary Language.26 − Pentru a lăsa cuvântul nemodificat şi a căuta următoarea greşeală. el va rămâne afişat ca formă greşită). Figura 1. De exemplu. dacă s-a scris coluor. −Pentru a schimba modul în care Word verifică ortografia documentelor. se execută clic pe butonul Add. se execută clic pe butonul Undo.

fax. se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) şi apoi se execută clic pe butonul OK.) se execută clic pe butonul corespunzător: Memos. Informaţii despre orice opţiune neclară se pot afla dacă se plasează pointerul de mouse pe numele opţiunii.27 Cele mai multe opţiuni din această casetă sunt evidente. dar câteva pot ridica probleme. comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office. ca de exemplu. Hide speling errors in this document. se poate alege şablonul dorit. în timp ce se introduce textul. General. care se repetă de la un document la altul. Modificarea şabloanelor integrate în Word Şabloanele integrate în Word se pot modifica în felul următor: 1. Se selectează şablonul care va fi modificat. pagina cu antet etc. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi se alege What’s This? 1. 1. O parte din documentele aparţinând corespondenţei au în general o caracteristică comună: ele trebuie să conţină anumite zone standard. documentul va fi creat pe baza şablonului Normal. lăsând însă loc procesului de creativitate. În caseta de dialog New (Figura 1. Şablonul pe baza căruia este creat documentul se mai numeşte şablonul documentului sau şablonul ataşat documentului.1. De aceea este bine ca aceasă opţiune să fie inactivă. scrisoare. Utilizarea şabloanelor în Word Procesul de redactare a corespondenţei poate fi mult uşurat prin facilităţile oferite de programul Word privind generarea şi utilizarea şabloanelor. Aceasă opţiune (dacă este activă) va face ca Word să ascundă liniile roşii de sub cuvintele greşite. Letters & Faxes.23).3. Toate acestea se pot realiza prin intermediul şabloanelor. Şabloanele permit o „semiautomatizare“ a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document.3. în funcţie de tipul şablonului care va fi modificat (memo. Opţiunea Allways suggest corrections (dacă este activă) va face ca Word să afişeze o listă de posibile corecţii pentru un anumit cuvânt greşit. Se alege opţiunea New din meniul File. În cazul în care se creează un nou document executând clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word. Orice document din Word este creat pe baza unui şablon. În cazul în care se creează un document folosind comanda New din meniul File. specific fiecărui document în parte. . dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost proiectat.

3. 5.2. În funcţie de tipul şablonului creat (memo. 2. Şablonul va fi salvat direct în dosarul Templates. dosarul corespunzător: Memos. . lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conţine. se execută clic pe eticheta File Location şi clic pe User Templates. Această modificare va afecta toate aplicaţiile Office care folosesc şabloane. General. Se alege Save din meniul File sau se execută clic pe butonul Save pentru a salva modificările făcute. Crearea unui şablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou şablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). care se doresc întotdeauna incluse în el. se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul. iar sub el. În mod implicit.23. fax. Se execută clic pe butonul Save. Letters & Faxes. În acest caz. El poate fi salvat şi într-un alt sub-dosar al dosarului Templates. „Scheletul“ sau şablonul unui document va conţine textul.28 Figura 1. Se execută clic pe butonul Modify şi apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. 4.dot). prin dublu clic pe numele său. şablonul este salvat în subdosarul General. Pentru ca şablonul să poată fi utilizat pentru crearea altor şi altor documente. nu numai Word.3. şablonul va apărea în mod implicit în eticheta General din caseta de dialog New. De asemenea. se poate defini şi un alt dosar ca dosar User Templates. se respectă următorii paşi: 1. Se selectează meniul File şi apoi comanda Save As. 1. în caseta de text corespunzătoare File name.În caseta de dialog Save As. respectiv formatarea. În caseta Save In apare automat numele dosarului în care se va face salvarea: Templates. 3. Se afişează conţinutul casetei Save as type (se execută clic pe săgeata din extremitatea dreaptă ) şi se selectează din lista afişată Document Template (*. 2. se alege. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools. Se editează şi se formatează şablonul folosind facilităţile oferite de aplicaţia Word. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template). antet de pagină).

În caseta de dialog New se execută clic. 3. General. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. În acest moment numele şablonului apare în caseta de dialog prezentată în Figura 1. Utilizarea şabloanelor integrate în Word Odată ce şablonul a fost creat. Se completează documentul cu restul informaţiilor. în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul. Pe ecran apare un nou document conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. . Se execută dublu clic pe numele şablonului. 4. 1. Tot ce s-a tastat în şablon înainte de salvarea acestuia va rămâne definitiv în şablon. 2.3.29 6.3. Se selectează meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fişier separat. Se selectează meniul File şi apoi comanda Close.23. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie. Se selectează meniul File şi apoi comanda New. având la bază textul şi formatarea prestabilite (Anexa A3). se pot proiecta noi documente. Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce se va crea ulterior pe bază şablonului respectiv. pe tab-ul: Memos. Letters & Faxes. Şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugările operate în acest document.

Lungă. nr. 14 Braşov Anexa 2 (şablon FAX) To: Company: Fax: Phone: From: Pages: Date: .30 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt.

Viorica DINU Şef Serviciu Livrări . Vă anexăm alăturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de aşteptare la Vamă. avem plăcerea să vă anunţăm că transportul va sosi în Gara Bucureştii Noi.2004..233782 From: Pages: Date: Doamna Viorica DINU 5 marţi. 26 octombrie 2004 Ca urmare a cererii Dvs. Vă rugăm să trimiteţi împuternicitul Dvs. Cu sinceritate.31 SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM Srt. în vederea încheierii formalităţilor de predare. privind livrarea a două autoturisme de teren. pe data de 15. Lungă. În aşteptarea răspunsului Dvs.05. marca Toyota.233780 0268. 14 Braşov Anexa 3 (Document creat din şablonul fax) To: Company: Fax: Phone: Domnul Cornel POPA Metrom-Braşov 0268. nr..

1. − introduceţi automat date într-un tabel. d) posibilitatea validării datelor din baza de date. vizualizarea (partajarea în ferestre. linii. Excel oferă utilizatorului următoarele facilităţi: − Efectuarea de calcule utilizând formule şi funcţii. demonstrând faptul că diagramele sunt mai relevante şi mai uşor de interpretat decât prezentarea tabelară a datelor. ştergere). − lucraţi cu baze de date Excel. la care trebuie să reacţioneze baza de date (criterii simple. previzualizarea înaintea tipăririi) şi partajarea acestuia. Utilizatorul îşi poate organiza lucrul – generând aplicaţii complexe care să înglobeze informaţii suficiente din punct de vedere cantitativ. − folosiţi formule şi funcţii pentru realizarea unor calcule. oferit de foi de calcul cu utilizări bidimensionale şi tridimensionale. mutare. − Portabilitatea informaţiilor conţinute în foile de calcul şi implicit în celule. − Exploatarea şi interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste).1. se pot construi aplicaţii ce înglobează calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizări şi extrageri de informaţii ce răspund unor criterii bine definite. ceea ce conduce la schimbul de date între aplicaţii de acelaşi tip. − creaţi şi să editaţi grafice. c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uşoară interpretarea datelor din bază sau a datelor ce tocmai au fost extrase.1. . Excel oferă următoarele facilităţi: a) interogarea bazelor de date prin localizări şi extrageri. foi de calcul). calculate) . Caracteristicile unei aplicaţii Excel Aplicaţia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipulează şi procesează date numerice organizate matricial în linii şi coloane. − pregătiţi şi să tipăriţi un document Excel. b) construirea unor câmpuri de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de cerere de interogare. − actualizaţi datele unui tabel. − introduceţi imagini în foaia de calcul. În exploatarea bazelor de date.32 2. − Formatarea spaţiului de lucru (celule. Gestionarea tabelelor cu aplicaţia MS-Excel După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi şi să formataţi tabele. multiple. − Gestionarea unui spaţiu de lucru mare. Astfel. sau de tipuri diferite. 2. în scopul verificării informaţiilor ce sunt introduse în modele construite de utilizator. Prin urmare. Noţiuni de bază 2. − Reprezentarea grafică a datelor numerice conţinute în foile de calcul. coloane. − ordonaţi după diverse criterii datele unui tabel. manipularea acestuia (copiere.

Figura 2. În ambele situaţii. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunzătoare.3. Figura 2. pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaţiei Excel.2 − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Excel) şi numele fişierului generic Excel (Book1). dacă este prezentă pe ecran. A) Panoul de comandă se află situat în partea superioară a ferestrei Excel.2. maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare închidere . bara de meniu. iar în partea dreaptă . mai multe bare de instrumente şi bara de formule (Formula bar). Deschiderea aplicaţiei Excel Pentru deschiderea aplicaţiei Excel există următoarele posibilităţi: a) Accesarea meniului Start – Programs – Microsoft Excel. În extremitatea stângă se află „butonul sistem“ . Aceasta conţine trei zone funcţionale: A) Panoul de comandă B) Zona de lucru C) Bara de stare Figura 2. restaurare şi de . El este compus din: bara de titlu.1.33 2.1. deasupra zonei de lucru.

Sheet3 etc. Coloanele sunt identificate prin litere. butonul de şi zona de editare a Figura 2. Când se plasează pointerul de mouse pe un buton. − Barele de instrumente Standard şi Formatting sunt afişate implicit. care precizează numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1. B) Zona de lucru reprezintă suprafaţa deţinută de o foaie de calcul încadrată pe de o parte de echerul ce delimitează rândurile şi coloanele. Barade formule conţine următoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editează datele la un moment dat. butonul de anulare (Cancel) . se realizează operaţia corespunzătoare (vezi Copy). în care . Butoanele de comandă sunt autodocumentate. În partea de jos a zonei de lucru se află zona de afişare a foilor de calcul. Figura 2.5. iar în partea dreaptă sunt poziţionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fişierului activ. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare albă). iar pe de altă parte de barele de defilare (orizontală şi verticală) în foaia de calcul. care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. În extremitatea stângă apare „butonul sistem de control al registrului de calcul (fişierului)“ .6. de la A la IV (max. Figura 2.).34 − Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului.7 . − Bara de formule (Formula bar) permite introducerea şi editarea datelor şi formulelor. 256 coloane).4. Atunci când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Ele conţin butoane de comandă. iar rândurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. Bara de instrumente Standard Bara de instrumente Formatting Figura 2. Sheet2.

Un fişier creat în Excel poartă numele de registru de calcul (WorkBook) şi este salvat cu extensia . Preview – Se execută o operaţie de previzualizare înaintea imprimării. Referinţa de celulă este o combinaţie dintre o literă (reprezentând coloana) şi un număr (reprezentând rândul). Celula curentă este celula activă în care se află poziţionat pointerul de mouse la un moment dat. Ea conţine indicatori de stare care precizează modul curent de lucru şi starea în care se află aplicaţia Excel la un moment dat. identificate prin nume (etichete). .4. De exemplu adresa de celulă B4 (coloana B şi rândul 4). C) Bara de stare se află situată la limita inferioară a ferestrei Excel. Edit − Conţinutul unei celule este corectat. Celula curentă Celula Figura 2. Acest număr poate fi setat de utilizator (paragraful 4. La intersecţia unei rând cu o coloană se află celula.1.). Numărul implicit de foi de calcul afişat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Error – Excel semnalează o eroare. Foaia de calcul este practic o matrice şi poate fi asimilată cu un tabel format din 256 coloane şi 65536 de rânduri. Num – A fost acţionată tasta Num Lock.35 Noţiunea de bază cu care operează Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel aşteaptă o intrare într-o celulă sau o comandă.8.XLS. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor.2. Caps – A fost acţionată tasta Caps Lock. Fişierul Excel poate conţine până la 256 foi de calcul. Ea este afişată pe ecran ca un dreptunghi cu marginile îngroşate. O celulă poate fi referită printr-o adresă de celulă (referinţă de celulă).

3.3. prezent pe bara de instrumente Standard. se alege fişierul dorit. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunzător. Fişierul selectat Butonul Open Figura 2. în care se va specifica locaţia (calea) ce conţine fişierul (registrul) care va fi deschis. În meniul Start. De asemenea. 2. se poate alege una dintre următoarele variante: 1.1. se selectează locaţia dorită şi apoi se execută dublu clic pe numele fişierului.9. Pentru deschiderea efectivă a fişierului se selectează fişierul dorit şi se execută dublu clic pe numele lui sau se selectează fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog. din lista documentelor recent create. Atunci când se activează meniul File. În ecran va fi afişată fereastra de dialog corespunzătoare. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Se activează meniul File şi se alege comanda Open. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fişier) existent.36 2. Se va deschide fişierului dorit în urma execuţiei unui clic pe numele acestuia. . 4. Dacă este deschisă aplicaţia Explorer.

În ecran va fi afişată fereastra Save As în care se va transmite locaţia (pe harddisk sau dischetă) în care va fi salvat registrul de calcul respectiv. se alege comanda New Excel Worksheet. pe harddisk sau dischetă se activează meniul File şi se alege comanda Save As. Pentru crearea unui registru de calcul. în care sunt păstrate efectiv datele şi se efectuează calcule. Locaţia în care va fi salvat registrul de calcul Numele registrului de calcul Tipul registrului de calcul Figura 2. Dacă aplicaţia Explorer este deschisă. Pentru salvarea unui registru de calcul existent. Din meniul contextual afişat.10.37 Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. 2. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fişier proiectat pentru stocarea şi organizarea unor foi de calcul (worksheet). 2. 3. Pe ecran fişierele vor fi suprapuse.4. se poate alege una dintre următoarele variante: 1. Se activează meniul File şi se alege comanda New.1. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (prezentă în partea de jos a ferestrei Excel) sau în opţiune Window prezentă în bara de meniu. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunzător prezent pe bara de instrumente Standard. . sau se apasă simultan tastele Ctrl+N. se selectează locaţia (directorul) în care va fi salvat registrul de calcul şi apoi se execută clic pe butonul dreapta mouse.

). se activează meniul File şi se alege comanda Close. în care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:).1. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie (Figura 2. Se activează meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. fără închiderea aplicaţiei Excel. noul nume (File name) şi tipul dorit (Save as type). 2. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Se activează meniul File şi se alege comanda Save As. în alt forma şi în alt loc se activează meniul File şi se alege comanda Save As.htm.html). În fereastra Save As corespunzătoare. 2. *. Pentru realizarea acestei operaţii se alege una dintre următoarele variante: 1. Închiderea registrului de calcul şi a aplicaţiei Excel Pentru închiderea unui registru de calcul. . În ecran se va afişa fereastra Save As corespunzătoare. se va alege tipul Web page (*.38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume.11.12.5. Calea unde va fi salvat registrul de calcul Noul nume Tipul registrului de calcul Figura 2. Registrul de calcul poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.

6. astfel că se pot citi indicaţiile precizate. În ambele situaţii în ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. ea devine activă.12.39 Figura 2. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei Excel. el se va activa din meniul Help şi comanda Show the Office Assistant. În câmpul Type your question here se formulează întrebarea apoi se caută executând clic pebutonul Search. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. Dacă se acţionează clic cu mouse-ul pe această imagine. .1. Dacă ajutorul nu este prezent în ecran. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului. sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard. 2. Pentru închiderea aplicaţiei Excel se activează meniul File şi se alege comanda Exit.

40 Figura 2. a barei de stare.14. afişarea liniilor de grid etc. pentru anularea afişării în ecran a barei de formule. aceasta se anulează sau se activează. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunzătoare unei opţiuni. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul şi a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.1.2.2. se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine şi din meniul contaxtual se alege comanda Hide.13. Pentru închiderea asistentului. se acţionează clic pe caseta de validare care precede opţiunea Formula Bar. 2. . Se pot modifica opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel. ca de exemplu: afişarea barei de formule. Figura 2. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Personalizarea /modificarea setărilor de bază 2. Opţiunile implicite sunt precedate de o casetă de validare care conţine o bifă. În ecran se deschide fereastra de dialog Options şi se execută clic pe butonul View. De exemplu.

16.15. sau se execută clic pe butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.41 Figura 2. . În ecran se deschide caseta de comandă Zoom din care se va alege dimensiunea dorită Figura 2. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom.

17. Figura 2. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă (Figura 2. pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizată.2. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv. se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. de exemplu. .16). Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente.3. 2. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente. În ecran este afişată fereastra care conţine denumirea barelor cu instrumente şi se execută clic pe comanda Customize. Î n caseta de dialog Customize se execută clic pe butonul Toolbars.2. Pentru realizarea acestei operaţii. Pentru afişarea/anularea anumitor bare cu instrumente.2. Modificarea afişării barelor de instrumente Afişarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente.42 2. se activează meniul View şi se alege comanda Toolbars. Pentru realizarea acestei operaţii. bara de instrumente Standard. S-a ales.

Se selectează instrumentul dorit executând clic pe numele lui şi se trage apoi cu mouse-ul în/din bara de instrumente.19. .43 Figura 2. Figura 2. Se execută clic pe butonul Commands şi se va afişa lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă.18.

3. o fracţie întreagă (3/4) sau un număr în notaţie ştiinţifică (3.1.75). (virgula) . Valorile numerice sunt combinaţii de cifre de la 0 la 9 şi caractere specifice + (adunare) (minus) . Se închide registrul de calcul curent prin comenzile File. În figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul. . Operaţii de bază 2. Modificarea unor opţiuni implicite ale aplicaţiei Excel (de exemplu.2. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File. numărului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Tools şi se alege comanda Options. un număr zecimal (340.3. Figura 2. New. Close.4. Introducerea datelor în foaia de calcul Introducerea valorilor numerice în foaia de calcul. Acesta va conţine patru foi de calcul.20.44 2. Se va deschide fereastra de dialog Options. 2.08E+10). O valoare numerică poate fi un număr întreg (230). Se activează butonul General şi apoi în opţiunea Sheets in new workbook (Foi într-un registru de calcul nou) se precizează numărul foilor de calcul. (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracţie) E (exponent).

Excel Cancel redimensionează în mod automat celula respectivă sau va folosi notaţia ştiinţifică. Dacă celula este activă. afişând mai puţine zecimale. indiferent de ceea ce afişează în celulă. sau se apasă tasta BackSpace. Excel înregistrează întotdeauna intern numărul scris. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. . Valorile numerice se vor alinia în mod implicit în partea dreaptă a celulei. trebuie redimensionată lăţimea coloanei respective (vezi subcap.3. Dacă numărul nu încape în celulă. sau clic pe butonul Enter prezent în bara de formule. Se apasă apoi tasta Enter. se poate vedea valoare subadiacentă afişată pe bara de formule. Dacă se doreşte eliminarea numărului afişat în bara de formule se execută clic pe butonul . În situaţia în care Excel afişează într-o celulă numărul cu notaţia ştiinţifică sau plasează un şir de diez (######).45 Pentru introducerea valorilor numerice într-o celulă. Se tastează numărul dorit. − Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului).5. 2. Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter Se introduce numărul 3400 în celula de adresă C3 Figura 2. Numărul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.21.

Textul apare afişat simultan în două locuri: în bara de formule (Formula bar) şi în celula curentă.23. Se apasă apoi tasta Enter.22. sau prezent în bara de formule. Valorile de text se vor alinia în mod clic pe butonul Enter implicit în partea stângă a celulei. Se tastează o valoare de text. Pentru a introduce o valoare de text într-o celulă a foii de calcul curente.46 Valoarea subadiacentă Sir de semne diez Notaţia ştiinţifică Figura 2. . Introducerea valorilor de text (etichete) în foaia de calcul O valoare de text (o etichetă) poate fi formată din orice combinaţie de caractere alfanumerice. se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Figura 2. inclusiv numere şi simboluri existente pe tastatură.

Se scrie un mesaj sub numele afişat (Figura 2. Dacă celulele adiacente conţin informaţie.24. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Comment. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul. Formulele conţin una sau mai multe adrese de celule. textul mai lung este trunchiat. Operatorii matematici utilizaţi în formule sunt: adunare (+).24) şi apoi se execută clic pe orice celulă pentru a închide operaţia. la fel ca în cazul valorilor numerice. Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stânga Text trunchiat Figura 2. scădere (-). ridicare la putere (^) şi parantezele rotunde ( ) care schimbă ordinea de evaluare. vor fi precedate de apostrof (‘) Introducerea comentariilor într-o celulă Pentru a introduce comentarii într-o celulă se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. Introducerea de formule simple în foaia de calcul Una din funcţiile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaţiilor). Însă. înmulţire (*). O formulă este o ecuaţie care calculează o nouă valoare folosind nişte valori. Excel permite textelor mai lungi să fie suprapuse peste celulele din dreapta. o dată calendaristică sau oră. Toate . care trebuie înregistrate ca text. împărţire (/). numere. Dacă se introduce o valoare numerică. operatori matematici. Figura 2.47 Dacă în celulele adiacente nu apare nici o informaţie. se alege comanda Comments din meniul View. Excel înregistrează corect valoarea de text şi este afişată pe bara de formule când celula este activă.25. Celula care conţine un comentariu va avea un triunghi roşu în colţul dreapta sus.

Semnul egal indică începutul unei operaţii matematice şi îi arată programului Excel că trebuie să înregistreze ecuaţia care urmează după formulă. =A5/10*2 .27. Introducerea formulei folosind tastatura. Se apasă apoi tasta Enter. ea va fi înconjurată de un chenar pulsant. De exemplu : =A1+A2-A3. =30+75-20. prezent în bara de Figura 2.48 formulele încep cu semnul egal (=). Când se execută clic pe celulă. care începe obligatoriu cu semnul egal (=). Referinţa celulei în bara de formule Chenar pulsant Figura 2. sau se execută clic pe butonul Enter formule.26. apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziţionarea pe celula respectivă (vezi E3). iar în bara de formule va fi afişată formula. Dacă formula a fost introdusă corect. Se tastează formula. Pentru a introduce o formulă simplă într-o celulă. Se repetă procedura şi pentru celelalte celule referite în formulă apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule. Se execută clic pe prima celulă care va fi introdusă în formulă (vezi B3). . iar adresa (referinţa) celulei apare în bara de formule. Se tastează semnul egal (=) pentru a începe formula. în celula curentă se va afişa rezultatul formulei. 2. se utilizează unul dintre urătoarele moduri: 1. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziţionarea pe celula respectivă cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi. cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor săgeţi.

Funcţia Redo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate.3. Dacă formula generează ca rezultat mesajul Error in Formula. Dacă se activează comanda Go To…. înseamnă a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greşit formula.28.2. . Dacă formula nu începe cu semnul egal (= ). sau se execută clic pe butonul corespunzător de instrumente Standard. În caseta Reference se tastează adresa (referinţa) celulei dorite şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru activarea acestei funcţii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit. 2. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate. Pentru activarea acestei funcţii se alege comanda Undo din meniul Edit. Selectarea unei celule se realizează în mai multe moduri: − Prin folosirea mouse-ului executând clic pe celula dorită. − Prin utilizarea comenzii Go to… din meniul Edit. Funcţia Undo mai poate fi activată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule. − Prin utilizarea tastelor săgeţi. în ecran se deschide fereastra GoTo. Excel va interpreta ecuaţia ca valoare de text. sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard.49 Formula Rezultatul formulei Figura 2.

Se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage (glisează) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup.30. Selectarea unui grup de celule (numit şi domeniu) se realizează în mai multe moduri: − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Când s-a terminat selecţia. Figura 2. se plasează indicatorul de mouse pe prima celulă din grup. apoi se apasă tasta cu săgeata corespunzătoare pentru a selecta celelalte celule din grup. La sfârşit se apasă din nou tastele Shift+F8. Dacă se doreşte selectarea unor grupuri de celule neadiacente. se ţine apăsată tasta Ctrl. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. se va intra în prima celulă din grup. Se ţine apăsată tasta Shift. indicând faptul că se poate selecta un alt grup. Pentru aceasta. Pentru a selecta şi grupuri de celule neadiacente se apasă simultan tastele Shift+F8.29. Au fost selectate grupuri de celule neadiacente − Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii. cu ajutorul tastelor săgeţi. . Pe bara de stare apare butonul ADD. Pentru aceasta. se eliberează butonul mouse.50 Figura 2.

31. Pentru a selecta un rând sau o coloană (în întregime) se execută clic cu butonul stânga mouse pe numărul rândului. Butonul ADD pe bara de stare c) Selectarea unui rând sau a unei coloane. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane adiacente.51 Au fost selectate grupuri de celule neadiacente Figura 2. sau litera coloanei. Dacă se doreşte selectarea mai multor rânduri sau coloane neadiacente. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage peste restul domeniului. se ţine apăsată tasta Ctrl. .

la intersecţia rândurilor cu coloanele. . Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută clic pe butonul de selecţie totală aflat în partea stângă sus a foii de calcul. se alege comanda Select All Sheets. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selectează prima foaie de calcul executând clic cu mouse-ul pe eticheta ei. d) Selectarea foilor de calcul. Figura 2.32.33. Se execută clic cu butonul dreapta mouse şi din meniul contextual afişat.52 Figura 2. Se ţine apăsată tasta Ctrl şi se execută clic pe eticheta altei foi de calcul. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plasează pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul.

Se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. 2. Clipboardul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Mutare. în altă foaie sau în alt registru de calcul. Ştergere a) Copierea conţinutului unor celule în cadrul foii curente.3.53 Figura 2.35. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Copiere. Figura 2. şi apoi se face poziţionarea. Operaţia de copiere se poate realiza în mai multe moduri: − Copierea conţinutului unor celule folosind comenzile Copy şi Paste.3. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. . Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia. şi apoi poziţionarea. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul se va face activarea ei executând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2). Copierea şi mutarea conţinutului unor celule este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.34. Se activează apoi meniul Edit şi comanda Paste.

Comments (comentarii). Se execută clic pe butonul Copy . se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea Se apasă apoi simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. b) Mutarea conţinutului unor celule în cadrul foii curente. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Values (valori). Se execută clic pe butonul Paste . Dacă copierea se face în altă foaie de calcul. Formulas (formule). − Copierea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. Se poate alege una dintre opţiunile: All (totul). . în altă foaie sau în alt registru de calcul. Operaţia de mutare se poate realiza în mai multe moduri: − Mutarea conţinutului unor celule folosind comenzile Cut şi Paste. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat conţinutul Clipboard-ului. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face copierea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.36. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi copiat. Formats (formate). Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. − Copierea conţinutului unor celule folosind butoanele Copy şi Paste din bara de instrumente Standard. şi apoi poziţionarea. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2) şi apoi se face poziţionarea.54 Figura 2. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Dacă copierea se face în alt registru de calcul. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+C. Dacă copierea se face în alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia.

se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se face poziţionarea (clic cu butonul stânga mouse) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea. Se execută clic pe butonul Paste . Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.37. − Mutarea conţinutului unor celule folosind butoanele Cut şi Paste din bara de instrumente Standard.38. se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (Sheet2) şi apoi se face poziţionarea. .55 Figura 2. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. se va face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea. Se execută clic pe butonul Cut . Dacă mutarease face în altă foaie de calcul.

se va face activarea ei acţionând clic pe eticheta corespunzătoare din zona de etichete (vezi Sheet2). − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând comanda Delete. care şterge atât conţinutul cât şi formatele. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Clear. Se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl+V. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Figura 2. − Ştergerea conţinutului celulelor utilizând tasta Delete.39. . şi apoi se face poziţionarea. Celulele vor fi înconjurate de un dreptunghi punctat care pulsează. c) Ştergerea conţinutului celulelor pentru o selecţie de celule dată. Din submeniul afişat se alege opţiunea de ştergere dorită (All. Dacă mutarea se face în alt registru de calcul . Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Se afişează caseta de dialog corespunzătoare (Figura 2. Comments). Se va şterge doar conţinutul celulelor.56 − Mutarea conţinutului unor celule folosind combinaţii de taste. În exemplul prezentat. s-a ales opţiunea All. Se acţionează tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi mutat. Se acţionează simultan combinaţia de taste Ctrl+X. Formats. Dacă mutarea se face în altă foaie de calcul. Comanda Delete şterge atât conţinutul cât şi formatele celulelor referite. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Delete. Operaţia de ştergere se poate realiza în mai multe moduri: − Ştergerea conţinutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaţii se selectează celulele al căror conţinut va fi şters. Contents.30) şi se alege modalitatea de ştergere dorită. Se face poziţionarea (se execută clic) pe celula din colţul stânga sus al domeniului în care se face mutarea.se face deschiderea acestuia şi apoi poziţionarea.

b) Folosirea comenzii „Replace“ (înlocuire) pentru un anume conţinut al unei celule. se întrerupe căutarea iar valoarea apare selectată.3. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Replace. Înlocuirea rapidă a unor date cu alte date se realizează cu ajutorul comenzii Replace.41. Se reia procesul de căutare acţionând din nou butonul Find Next. în întreaga foaie de calcul. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată şi înlocuită.57 Figura 2.4. În ecran se deschide fereastra Find. Se execută clic pe butonul Find Next. iar în câmpul Replace with se va introduce valoarea de înlocuire şi se va executa clic pe butonul . Figura 2. când a fost găsită valoarea respectivă. În mod implicit căutarea are loc în linie sau coloană.40 2. De fiecare dată. În câmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie căutată. Căutare şi înlocuire a) Folosirea comenzii „Find“ (căutare) pentru un anume conţinut al unei celule Căutarea rapidă a datelor în foaia de calcul se realizează cu ajutorul comenzii Find. Se deschide fereastra Replace. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit şi apoi comanda Find.

f 2. Figura 2. Pentru inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul.3. Rânduri şi coloane în foaia de calcul a) Inserare de rânduri şi coloane în foaia de calcul. se alege una dintre variantele următoare: − Inserare de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Insert. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi.42. .5. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii. După înlocuire se poate continua procesul de căutare şi înlocuire executând clic pe butonul Find Next. sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane.43. Figura 2. Dacă se doreşte înlocuirea peste tot. se acţionează butonul Replace All.58 Replace. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.

În caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Figura 2. b) Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului.44.45. Se plasează pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloană. în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând spre dreapta şi spre stânga. Figura 2. Figura 2. Se afişează caseta de dialog Insert şi se alege opţiunea Entre row. Se selectează o celulă din coloana de redimensionat. Se activează meniul Format şi se alege comanda Column Width. pentru inserare coloane. Se selectează o celulă deasupra căreia se doreşte inserarea unui rând nou.46. pentru inserare linii.59 −Inserare de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. Se trage indicatorul de dimensionare spre stânga sau spre dreapta. − Modificarea lăţimii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. pentru a modifica lăţimea coloanei. Pentru modificarea lăţimii coloanei se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a lăţimii coloanei. sau opţiunea Entre column. sau la stânga căreia se doreşte inserarea unei coloane noi. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Insert. .

Pentru ştergerea de rânduri şi coloane din foaia de calcul. Se plasează pointerul de mouse pe latura inferioară a capului de rând în aşa fel încât să ia forma unui indicator de dimensionare cu săgeţi indicând în sus şi în jos. Se activează meniul Format şi apoi comanda Row Height. Figura 2.47. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană. Se trage indicatorul de dimensionare în sus sau în jos. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Figura 2.49. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entier row pentru ştergere linie.60 Pentru modificarea înălţimii rândului. . se scrie noua dimensiune şi se execută clic pe butonul OK. Dacă se doreşte redimensionarea automată a rândurilor şi a coloanelor. se poate alege comanda AutoFit. − Modificarea înălţimii rândului cu ajutorul comenzii Row Height. Figura 2. În caseta de text Row Height. c) Ştergerea rândurilor şi coloanelor din foaia de calcul. Se selectează o celulă din rândul de redimensionat.48. pentru a modifica înălţimea rândului. se alege una dintre variantele următoare: − Modificarea manuală a înălţimii rândului. se alege una dintre variantele următoare: − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Delete.

Se alege apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. În exemplul din Figura 2. pentru sortare crescătoare. se execută clic pe capătul coloanei sau pe o celulă din coloana respectivă. Se selectează o celulă din rândul sau coloana de şters. Se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Delete. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă.50. se execută clic pe o celulă din tabelul ce va fi sortat. Se afişează caseta de dialog Delete şi se alege opţiunea Entre row pentru ştergere linie. Din meniul Data se alege comanda Sort. sau clic pe butonul Sort Descending . În bara de instrumente Standard se execută clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descrescătoare coloana MEDIA OBTINUTA. tabelul este sortat crescător după coloanele NR. sau opţiunea Entier column pentru ştergere coloană.GRUPA şi NOTA LA TEST şi descrescător după coloana MEDIA OBTINUTA. 2. Se precizează apoi ordinea de sortare ascendentă sau descendentă. Se selectează din caseta cu listă derulantă Sort by câmpul principal pentru operaţia de sortare. . În Figura 2. tabelul este sortat crescător după Figura 2. Pentru sortarea unui tabel pe baza a două sau trei coloane.3. Se execută clic pe prima casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a doua coloană pentru sortare. Se execută clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. Excel memorează datele în ordinea introducerii lor. pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Sortarea datelor a) Sortarea datelor după o singură coloană. În anumite situaţii se cere ordonarea crescătoare sau descrescătoare a acestora.50. Excel va selecta întregul tabel şi va afişa caseta de dialog Sort.6.51. Se execută clic pe a doua casetă cu listă derulantă Then by şi se alege a treia coloană pentru sortare. Pentru sortarea rapidă a unui tabel pe baza unei singure coloane.61 − Ştergerea de rânduri şi coloane folosind mouse-ul. b) Sortarea datelor după mai multe coloane.

Formule şi funcţii 2. În această situaţie. 2.62 Figura 2. − Foloseşte unul sau mai mulţi operatori aritmetici.). C7 etc. formula = A2+B2-C2 indică programului Excel următorul lucru: citeşte conţinutul celulei A2.4. Formule aritmetice şi logice Folosirea formulelor aritmetice şi logice de bază într-o foaie de calcul. − Pentru a controla ordinea operaţiilor în formule. Excel consideră formula ca fiind un text. Aşadar. apoi înmulţirile şi împărţirile. Dacă într-o formulă sunt mai mulţi operatori de acelaşi tip. Regulile de executare impun ca primele să fie efectuate calcule exponenţiale. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt următoarele: − Începe cu semul egal (=).1. . efectuarea calculelor se va face de la stânga la dreapta. iar la sfârşit adunările şi scăderile. referinţe de celule. îl adaugă la conţinutul celulei B2. O formulă aritmetică este o expresie care poate să combine valori. − Poate să conţină referinţe de celule (de exemplu A2.51. B3. nume de celule sau domenii (grup de celule) şi operatori matematici. Dacă acesta este omis. Avantajul oferit de prezenţa adreselor de celule în formule este acela că în momentul în care s-au modificat valorile existente în celule se va modifica şi rezultatul formulei. se folosesc parantezele rotunde ().4. Excel respectă regulile obişnuite din algebră care devin reguli de executare a operaţiilor. deoarece Excel va citi conţinutul celulei respective ca şi cum ar fi introdus în formulă. apoi scade conţinutul celulei C3. Una dintre funcţiile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor şi funcţiilor.

Se tastează formula = B4+C4+D4 şi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.52. în celula E4 se afişează rezultatul.53. dacă se modifică conţinutul celulei B4 (se va înlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula. Figura 2. Figura 2. iar în bara de formule este afişată formula. − celula E4).53. în celula E4 va fi afişată formula ca valoare de text. În această situaţie. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2.63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. − eticheta „TOTAL“). . Deoarece în formulă s-au folosit referinţe de celule.53. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (Figura 2.54. Dacă formula a fost tastată corect. Să se calculeze cantitatea totală vândută din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2. Să presupunem că la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Se repetă procedura pentru celelalte produse.

64 Conţinut celulă modificat Noul rezultat Figura 2. Se tastează semnul înmulţire (*) şi apoi clic pe celula C4. coloana „VALOARE“). Se repetă procedura pentru celelalte produse. Figura 2.57. Se execută clic pe celula B4. Se presupune că în foaia de calcul curentă (Sheet1) a fost creat tabelul următor: Figura 2.56 Să se calculeze valoarea fiecărui produs vândut pe trimestrul I (Figura 2. b) Înmulţirea numerelor. Pentru aceasta se selectează celula în care se înscrie cantitatea totală (vezi celula D4) şi se tastează semnul egal (=).57.55. . Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.

− Funcţia AutoFill realizată cu ajutorul mouse-ului. Formula va fi afişată în bara de formule. Figura 2. Figura 2. . se trage („drag and drop“) peste toate celulele în care se doreşte copierea. Marcajul de umplere se găseşte în colţul dreapta jos al celulei selectate şi are forma unui semn plus (+). Figura 2. În felul acesta se obţine o listă cu noi valori. Să presupunem că în exemplul din următoare s-a tastat din greşeală operatorul adunare (+). Cu această formă a pointerului de mouse. În urma editării. în locul celui de înmulţire (*). Dacă o formulă a fost introdusă greşit. Pentru aceasta se selectează celula care conţine formula şi se apasă tasta cheie funcţională F2 sau se execuă clic pe butonul Edit formula din bara de formule. rezultatul va fi cel dorit. Se alege una dintre variantele următoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numărul în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere. ea poate fi corectată. Cea mai simplă metodă de introducere a unor date care se repetă sau formează o serie aritmetică constă în utilizarea funcţiei AutoFill. Această funcţie poate fi executată foarte uşor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Pentru corecţie se va edita formula. se va corecta şi apoi se apasă tasta Enter sau se execută clic pe butonul Enter din bara de formule.60. Folosirea instrumentului de „AutoFill“(completare automată) pentru a copia sau incrementa serii de date.59.65 Editarea (corectarea) unei formule.58.

vezi ian) şi se trage marcajul de umplere. Figura 2. Figura 2. în celula dorită şi se trage marcajul de umplere. c) Pentru a crea o listă de luni sau zile se introduce prima valoare din listă (poate fi şi în forma prescurtată. Se generează o listă care începe cu numărul iniţial şi în care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1. Figura 2. în orice format.61.62.64. Figura 2.63. Se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se trage marcajul de umplere.65. d) Pentru a extinde o listă de date calendaristice se introduce data calendaristică. . Figura 2.66 b) Pentru a crea un şir simplu de numere se introduce numărul de „start“ în prima celulă şi se execută clic pe marcajul de umplere.

Aceste comenzi permit copierea conţinutului unei celule într-un grup de celule adiacente selectate. apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. . se comanda Fill Series. Dacă se doreşte crearea unei serii personalizate se plasează pointerul de mouse pe celula care conţine valoarea de start şi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Pentru a realiza operaţii simple de copiere se poate folosi o colecţie de comenzi de umplere ale meniului Edit. s-a creat o serie lineară cu pasul valoarea 5. Figura 2. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog corespunzătoare. În exemplul de mai jos. Se pot transmite pasul (Step value) şi valoarea de oprire (Stop value) a generării seriei. se alege direcţia de umplere.67. Pentru realizarea acestei operaţii se plasează pointerul de mouse pe celula al cărei conţinut va fi copiat. Se activează meniul Edit şi se alege comanda Fill. Din submeniul afişat.67 − Folosirea comenzilor de umplere. care permite transmiterea tipului de valori şi a tipului de dată.66. Figura 2. Din submeniul afişat.68. − Crearea unei serii de date. Figura 2.

E7 etc. se va modifica automat numărul rândului. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. prin copierea în celula E5 se modifică automat în formula = B5+C5+D5. Referinţa (adresa) domeniului este dată de adresa celulei din colţul stânga sus urmată de ( : ) şi adresa celulei din colţul dreapta jos. se pot accesa date existente pe altă foaie de calcul. sau B3 :E10. Excel modifică formula în mod automat şi anume: − Dacă se efectuează copierea formulei pe coloană. absolute şi referinţe cu ajutorul numelor sau etichetelor. sau se poate utiliza rezultatul unei formule în altă formulă. În construirea formulelor.70. Figura 2. . − Dacă se realizează copierea formulei pe un rând se va modifica automat numărul coloanei. celulă domeniu Figura 2.).68 Înţelegerea şi folosirea referinţei relative a celulei în formule sau funcţii Referinţele de celule sunt utilizate în formule şi funcţii şi indică poziţia celulei al cărei conţinut este preluat în formula/funcţia respectivă. De asemenea. Excel foloseşte mai multe tipuri de referinţe: relative (implicită). Atunci când se copiază o formulă care conţine referinţe de celule. De exemplu D2:E5. Cu ajutorul referinţelor se pot utiliza date existente în diferite părţi ale foii de calcul. Referinţa relativă este referinţa implicită care se modifică prin operaţia de copiere (de exemplu A2. formula =B4+C4+D4 memorată în celula E4. sau date din alt registru de calcul. De exemplu. prin copierea în celula F4 se modifică automat în formula = C4+D4+E4. D5. De exemplu. O referinţă identifică şi un grup de celule adiacente (alăturate) numit domeniu (range).69.

Se plasează poinerul de mouse în faţa literei coloanei şi se acţionează tasta cheie funcţională F4. Exemplul din figura următoare prezintă copierea formulei din celula E4 în celulele F4 şi F6. Pentru transformarea rapidă a unei referinţe relative în referinţă absolută se acţionează dublu clic pe celula a cărei referinţă se va absolutiza. rezultatul formulei nu se schimbă.73 . Ea referă întotdeauna aceeaşi celulă. Figura 2.71. Înţelegerea şi folosirea referinţei absolute a celulei în formule sau funcţii Referinţa absolută nu îşi schimbă coordonatele prin operaţia de copiere. Deoarece în formulă s-au folosit adrese absolute. Pentru a transforma o adresă relativă în adresă absolută se va pune simbolul dolar ($) în faţa rândului şi coloanei care trebuie să rămână constante.72.69 Figura 2. Figura 2.

este cea mai utilizată funcţie din colecţia Excel. Excel permite folosirea funcţiilor. se alege comanda Name şi apoi Define.4. Pentru a crea un nume de domeniu se selectează domeniul căruia i se va atribui un nume. grupate pe categorii (vezi matematice. statistice. Se execută clic pe butonul AutoSum funcţia SUM pe bara de formule şi va selecta în mod automat un grup de celule alăturare ca argumente pentru funcţie.70 Referinţa prin nume sau etichetă de domeniu (grup de celule adiacente).74. pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum .). Figura 2. Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcţia SUM.2. Argumentele unei funcţii pot fi: valori. s-a selectat celula E4). iar argumentele sunt separate prin virgula (.75. Fiecare funcţie este introdusă în foaia de calcul folosind o anumită sintaxă. pentru ca Excel să poată calcula corect rezultatul. Ea calculează total pentru un grup de celule. care execută o serie de operaţii cu o gamă de valori specificate şi generează o singură valoare. b) Numele funcţiei care poate fi introdus în întregime sau abreviat. mici sau combinate (de exemplu SUM. Deoarece este folosită foarte des.). c) Lista de argumente specificată între paranteze rotunde ( ). Numărul maxim de argumente într-o funcţie este 30. Pentru a efectua într-o foaie de calcul mai multe operaţii de prelucrare cu numere şi text. referinţe de celule. În ecran este afişată caseta Define Name şi în zona Names in workbook se introduce numele domeniului şi apoi se execută clic pe butonul Add. MAX etc. Funcţiile sunt formule gata elaborate. se execută clic cu mouse-ul pe celula în care se va introduce funcţia SUM (de regulă se selectează celula din dreapta sau de sub ultimul număr din linia. nume de domenii sau chiar alte funcţii. Numele domeniului nu trebuie să conţină spaţii sau caractere speciale. cu litere mari. referinţe de domenii. adică o anumită structură. Se va apăsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule. Excel introduce Figura 2. . Excel conţine o colecţie de peste 200 de funcţii.). financiare etc. Lucrul cu funcţii Folosirea funcţiei „SUM“. O funcţie conţine următoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificând o formulă. Se activează meniul Insert. Funcţia SUM. respectiv coloana de sumat (în exemplul din . Average. 2.

Folosirea funcţiei „AVERAGEe“ (media aritmetică) Pentru introducerea funcţiilor in foaia de calcul. Figura 2.78. . Pentru exemplificare vom folosi funcţia statistică AVERAGE care calculează valoarea medie a unor numere (Figura 2. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Function. Dacă s-a ales funcţia dorită. se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funcţiei alese. coloana „MEDIA OBTINUTĂ“). Pentru aceasta se selectează celula în care se va afişa rezultatul funcţiei (s-a selectat celula E4).71 Figura 2. Această comandă deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită.75. Excel oferă comanda specială Function din meniul Insert. Din fereastra Paste Function se aleg categoria şi funcţia (vezi categoria Statistical şi funcţia AVERAGE ) şi se execută clic pe butonul OK.76.

77. Recunoaşterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dacă Excel nu ştie cum să trateze anumite formule sau funcţii inserate în foaia de calcul.78. Caseta de dialog va fi micşorată şi este vizibilă caseta de text în care se introduce selecţia. Figura 2. Se selectează celulele care conţin datele pentru calculul mediei aritmetice. se eliberează butonul mouse şi se apasă tasta Enter. Figura 2.72 Se va afişa caseta de dialog prezentată mai jos în care se transmit argumentele (în exemplul din figura următoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) şi se execută apoi clic butonul OK. Caseta de dialog îşi va recăpăta dimensiunea iniţială. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) şi sunt urmate de semnul exclamării (!). butonul cu săgeată mică roşie din dreapta casetei de text Number1. . afişează în celulele corespunzătoare mesaje de eroare. iar grupul de celule selectat va fi afişat în caseta de dialog. Cele mai obişnuite mesaje de eroare sunt următoarele: #DIV/0 ! − Mesajul de eroare apare când s-a efectuat o împărţire la zero. Argumentele funcţiei se pot transmite şi prin selecţie. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activată şi executând clic pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente Standard.

Se selectează meniul Format şi se alege comanda Cells… În caseta de dialog Format Cell se execută clic pe butonul Number. #REF! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o formulă sau funcţie se foloseşte o celulă.79 .1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afişa diverse stiluri de numere Formatarea eficientă a foii de calcul este esenţială pentru prezentarea unor date compatibile importante. #NAME! − Mesajul de eroare apare când Excel nu recunoaşte un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existentă în meniul Insert-Name #NULL! − Mesajul de eroare apare când s-a introdus o referinţă de celulă pe care Excel nu o înţelege.73 #N/A! − Mesajul de eroare apare când răspunsul nu poate fi dat. Figura 2. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula sau grupul de celule în cauză. ci numai modul în care apar informaţiile pe ecran şi la tipărire.5. #VALUE! − Mesajul de eroare apare când se folosesc în formule operatori sau date necorespunzătoare. Formatarea unei foi de calcul 2. care în prealabil a fost ştearsă. pentru că lipseşte o informaţie. 2. #NUM! − Mesajul de eroare apare atunci când într-o anumită formulă există probleme cu anumite numere. Formatarea conţinutului unei celule nu modifică modul în care Excel înregistrează datele intern. în sensul că nu se încadrează în domeniul corespunzător.5.

) ca şi separator de mii. Dacă se renunţă la zecimale. Excel 2000 acceptă moneda Euro. din lista derulantă a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. care activează lista de . Figura 2. necesită activarea unei componente incluse la cerere. Se specifică. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celulă sau un grup de celule se selectează celula au grupul de celule în cauză. În cazul numerelor cu multe cifre se utilizează simbolul virgula (. numărul de zecimale. Ca o particularitate. Excel afişează două zecimale. Formatarea celulelor pentru a afişa diverse simboluri monetare Formatul Currency afişează valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $).74 Din caseta cu listă Category se alege categoria Number. deoarece Excel va folosi numerele introduse iniţial. se activează meniul Tools şi se alege comanda Add-Ins. Dacă în celulă s-a introdus o valoare negativă. care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt încorporate în Excel).8) Rotunjirea numerelor nu afectează însă eventualele formule generate în foaia de calcul.80. numărul va fi rotunjit corespunzător (de exemplu numărul 5. Dacă simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinţelor utilizatorului. Formatul monetar poate fi activat şi cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. iar pentru valorile negative se poate alege modul de afişare dorit.77 devine 5. În caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Number. Din rubrica Category se alege Currency. În mod implicit. Astfel. modul de afişare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. dacă este cazul. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda Cells.

se va afişa butonul Euro Dolar (€ ). Pe bara de instrumente Formatting. De exemplu. Formatarea celulelor pentru a afişa numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul pentru procent. De cele mai multe ori.75 componente incluse la cerere. Se precizează apoi numărul de zecimale (Decimal places).98765 prin aplicarea formatului procent cu două zecimale. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number şi din rubrica Category se alege Percentage. Formatul procent poate fi activat şi cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting. calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi. Se selectează apoi opţiunea Euro Currency Tools. Figura 2. . devine 7898.81. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell.77%. Pentru alegerea formatului Procent Style se selectează celula sau grupul de celule în cauză. acestea putând fi transformate rapid în numere uşor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. cu multe zecimale. valoarea implicită fiind 2. Acest format funcţionează foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezintă rezultatele unor formule care calculează procentaje. numărul zecimal 78. Singura opţiune pentru formatul procent este stabilirea numărului de zecimale (Decimal places).

Pentru schimbarea tipului de font. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. fie într-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. De asemenea. fie direct în forma numerică. plecând de la considerentul că fiecărui număr îi este asociată o dată calendaristică (între 1 ianuarie 1900 cu valoare serială 1 şi 31 decembrie 9999 cu valoare serială 2958525). Se activează meniul Format şi se alege comanda Cells.76 Formatarea celulelor pentru afişarea datei sub diverse formate Formatul Date transformă cifrele în format dată calendaristică. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple şiruri de caractere având în faţă prefixul specific acestora. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Number. datele calendaristice se pot introduce. dimensiunii şi culorii fontului unei celule sau unui grup de celule. . Pentru a stabili un anumit format de afişare a datei.82. suprapunându-se regulilor de formatare numerică. dimensiunii şi culorii fontului. Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi se pot stabili elementele de formatare dorite. Figura 2. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font. se execută clic pe butonul Font. În caseta de dialog Format Cells afişată. iar din rubrica Type se alege formatul de afişare dorit. sau pot fi introduse ca valori de tip număr-dată care participă la calcule. a stilului. Din rubrica Category se alege Date. a stilului. Se activează meniul Format şi se alege comanda Cell. se selectează celula sau grupul de celule în cauză.

stilul de font îngroşat Bold (din rubrica Font style). Caseta de dialog Format Cells se reconfigurează şi în rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe verticală .84. se selectează celula sau grupul de celule în cauză. dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) şi culoarea albastră (rubrica Color). Se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege şi dacă se execută clic pe butoanele corespunzătoare de pe bara de instrumente Formatting . În exemplul prezentat în Figura 2.83. sau grup de celule Pentru ajustarea orientării textului într-o celulă sau grup de celule.77 Figura 2. Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline.83. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font). b) Ajustarea orientării textului într-o celulă. Dimensiune font Scrierea înclinată Culoare de unplere celulă Tipul de font Stilul bold Subliniere font Culoare font Figura 2. În caseta de dialog Format Cells se execută clic pe butonul Alignment.

Pentru a nu înscrie titlul întro singură celulă. cu ajutorul opţiunii Center Across Selection (aliniere centrată peste coloanele selectate). deoarece acest lucru ar da un aspect neplăcut.86. Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stânga-dreapta). Right (aliniere dreapta).85. De asemenea. Fill (conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8. Exemplul ilustrează înclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade Figura 2. Excel oferă posibilitatea combinării celulelor.43 caractere). Justify (aliniere stânga-dreapta).) şi se execută clic pe butonul Alignment. iar înclinarea textului sub un anume unghi (măsurat în grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Sunt situaţii când titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stânga). c) Centrarea şi alinierea orizontală a conţinutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. iar pe de altă parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent în bara de instrumente Formatting. Center (aliniere centru). se poate activa meniul Format şi să se alegă comanda Cells… În ecran este afişată caseta de dialog Format Cells (Figura 2.78 executând clic pe modelul prezentat. . Rubrica Horizontal deschide o listă derulantă care prezintă următoarele opţiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stânga şi numerele la dreapta). respectiv opţiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment. Combinarea celulelor se realizează pe de o parte. Left (aliniere stânga).

Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar şi anume: Outline pentru trasarea conturului şi Inside pentru liniile interioare. Stilul şi grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style.86. În ecran este afişează caseta de dialog Format Cells şi se execută clic pe butonul Border. . Anularea unor chenare deja existente se realizează cu opţiunea None. sau se activează meniul Format şi apoi se alege comanda Cells.79 Figura 2. d) Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors. Adăugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting.

se selectează grupul de celule sau tabelul în cauză.80 Figura 2. . Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2.87. e) Aplicarea unor combinaţii de efecte cu ajutorul funcţiei AutoFormat. aplicând combinaţii de efecte.88 − Colorful2) şi apoi se execută clic pe butonul OK. Pentru formatarea rapidă a unui grup de celule sau a unui tabel. În ecran se va afişa caseta de dialog AutoFormat care conţine mai multe stiluri predefinite. Se activează apoi meniul Format şi se alege comanda AutoFormat.

Border. . chiar în timp ce acestea sunt scrise în celulele din foile de calcul. dacă nu se doreşte chenarul aplicat unui tabel. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificărilor necesare La fel ca şi Microsoft Word. prezent în partea dreaptă a casetei de dialog AutoFormat. executând clic pe butonul Options. prezentată mai jos. Font. Alignment şi Width/Height în funcţie de stilul de tabel ales (Figura 2.89). Pentru afişarea casetei de dialog AutoCorrect.2. În configuraţia prestabilită. Figura 2. Patterns.. Excel oferă funcţia AutoCorrect care corectează în mod automat greşelile ce apar la introducerea textelor. Se poate limita numărul de opţiuni folosite de comanda AutoFormat. se deselectează caseta de validare Border.89 2.5. comanda AutoFormat alege opţiunile Number. Formatele nedorite se pot deselecta executând clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunzătoare.88.81 Figura 2. De exemplu. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului în care sunt corectate greşelile de ortografie şi de capitalizare (scriere cu literă mare) din foile de calcul.. se activează meniul Tools şi se alege comanda AutoCorrect.

se poate folosi această funcţie şi pentru a introduce prescurtări care se doresc a fi scrise în forma lor integrală. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel să modifice textele de genul USdolar în Usdolar. Când opţiunea este activă. se deselectează această casetă de validare executând clic pe ea. Pentru a şterge o pereche de cuvinte pentru corectare. apoi se execută clic pe butonul Add. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la începutul propoziţiei cu literă mare. se deselectează caseta de validare Correct Two Initial Capitals. economisind timp şi având siguranţa corectitudinii lor. c) Deselectând caseta de validare Capitalize name of days. Excel nu va mai scrie zilele săptămânii cu literă mare. Pentru a dezactiva corectarea automată a cuvintelor. Excel nu va mai modifica cuvintele care încep cu trei sau mai multe majuscule. De asemenea. în caseta de text Replace.90. Cuvântul sau expresia cu care se doreşte înlocuirea se scrie în caseta de text With. De exemplu. . Exemple de folosire a funcţiilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel să nu modifice scrierea cuvintelor care încep cu două majuscule. se selectează perechea şi se execută clic pe butonul Delete. cuvântul monday nu va mai fi modificat în Monday. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare. se scrie cuvântul sau expresia pe care Excel să o înlocuiască. De exemplu Excel poate să înlocuiască literele „co“ cu „comunicare“. d) Opţiunea funcţiei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlată de caseta de validare Replace text as you type.82 Figura 2. Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace şi With pentru a corecta greşelile de ortografie din texte. .

e) Pentru a crea o listă cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel în mod automat se execută clic pe butonul Exceptions… din caseta de dialog AutoCorrect. Figura 2.91. apoi se indică forma dorită de scriere în etichetele First Letter şi INitial CAps. .92.83 Figura 2.

astfel încât liniile vor fi citite de la stânga la dreapta. În ecran este afişată fereastra Page setup. . majoritatea imprimantelor din România folosesc hârtie A4 (210 x 297 mm). de-a lungul laturii mai mari a colii de hârtie.5.3. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii şi dimensiunea pagini fizice care va fi tipărită. Modificarea setărilor marginilor documentului În mod implicit.84 2. Dacă se doreşte ca foaia de calcul să fie centrată perfect. Se selectează apoi. pagina este rotită cu 90 grade. Referitor la dimensiunea paginii. Setarea documentului Schimbarea orientării documentului şi dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setări se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. Pentru centrarea automată a foii de calcul între marginile documentului se activează meniul File şi se alege comanda Page Setup. iar în modul de orientare Landscape. casetele pentru centrare fie pe orizontală (Horizontally) fie pe verticală (Vertically). se selectează ambele opţiuni. cu clic mouse. În ecran este afişată fereastra Page setup şi se execută clic pe eticheta Margins. foaia de calcul este plasată în colţul stânga-sus al paginii.93 . În modul de orientare Portrait. pagina este orientată cu latura mai mare pe verticală. Figura 2.

95. a datei când a fost creat. Adăugarea unui antet şi subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocupă mai mult de o pagină ar trebui să aibă un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului. .94. a autorului etc. sau se activează meniul File. Figura 2. Pentru introducerea unui antet sau subsol în foaia de calcul se activează meniul View şi se alege comanda Header and Footer.85 Figura 2. se alege comanda Page Setup şi se execută clic pe eticheta Header/Footer. În ambele situaţii. în ecran va fi afişată fereastra Page Setup în care se pot introduce sau modifica zonele antet şi subsol.

se pot înghesui pe aceeaşi pagină mai multe linii şi coloane. informaţiile înscrise în Header sau în Footer nu mai sunt vizibile. trebuie forţată să se potrivească în pagină. în combinaţie cu opţiunea Fit to: page(s) wide by…tall. inserarea numărului de pagină. Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micşorate/mărite sau automat.86 Pentru a introduce antet se acţionează clic pe butonul Custom Header. Figura 2. Ajustarea setărilor documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină În situaţia în care foaia de calcul nu încape pe pagină. Center section şi Right section care permit alinierea informaţiilor înscrise în antet. introducerea datei curente. Ele apar la previzualizarea sau la tipărirea documentului. . afişarea numărului total de pagini. În partea de sus există o serie de butoane care permit: formatarea textului. Prin precizarea a două valori în rubricile Fit to: şi wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta în funcţie de lăţimea foii (de regulă 1) şi se înălţimea sa. La revenirea în pagină. În ambele situaţii se deschide o altă fereastră care permite particularizarea antetului şi subsolului. clic pe butonul Custom Footer. Modificând scala. afişarea în antet doar a numelui fişierului şi respectiv locaţia fişierului. până se găseşte valoarea potrivită (vezi 80% în exemplu). Pentru aceasta se activează meniul File. se află trei opţiuni: Left section. se alege comanda Page Setup şi apoi se execută clic pe eticheta Page. iar pentru subsol. În partea de jos a ferestrei. Se caută în foaia de opţiuni Page. respectiv subsol.96. Potrivirea foii de calcul în pagină se face încercând diferite valori pentru scală în opţiunea Adjust to: % normal size. secţiunea Scaling. introducerea orei.

6.1. Pe ecran se afişează fereastra Print Preview. Vizualiuarea foii de calcul se face pagină cu pagină. . Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tipărire Previzualizarea foii de calcul înaintea tipăririi este o operaţie recomandată pentru a se observa modul de împărţire a foii în pagini.97. Figura 2. sau prin comanda Print Preview din meniul File.98.6. 2. se poate vizualiza documentul înaintea tipăririi.87 Figura 2. Tipărirea foilor de calcul 2.

în partea de sus a ferestrei se află butoanele de comandă care declanşează următoarele acţiuni : Next − permite vizualizarea paginii următoare. la declararea numărului de copii (secţiunea Copies).99. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Previous − permite vizualizarea paginii anterioare. Margins − permite dimensionarea manuală (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. se activează butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. Print − declanşează operaţia de tipărire prin intermediul casetei de dialog Print. la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range sau Print what). se activează opţiunea Print to File. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga foaie de calcul) şi Pages . prin care se observă modul de împărţire a zonei în pagini. În ecran se va afişa fereastra Print. se trece la imprimarea efectivă alegând una dintre variantele: 1. Setup − declanşează prin intermediul casetei de dialog Page Setup.88 După cum se observă. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). Zoom − permite vizualizarea paginii la nivelul întregului ecran.6. posibilitatea setărilor de pagină. Page Break Preview – comută în modul de vizualizare globală a foii de calcul. Tipărirea foii de calcul active. se activează meniul File şi se alege comanda Print.2. sau a registrului de calcul Dacă documentul a fost aranjat pentru tipărire. Dacă este necesară specificarea unor opţiuni speciale de tipărire. Dacă se doreşte obţinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard. Figura 2. 2. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier. a marginilor. antetului şi subsolului de pagină şi a foii de calcul. 2.

se alege opţiunea Entire Workbook. Exemplul prezentat în figura următoare prezintă fereastra Print pentru tipărirea într-un fişier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activă. 2. dar poate restricţiona domeniul la o zonă selectată de utilizator prin opţiunea Selection. Se activează meniul File şi se alege comanda Print. de copii Figura 2. Se selectează secţiunea care va fi tipărită. Dacă se doreşte tipărirea întregului registru de calcul. Tipărirea în fişier Precizarea paginilor de tipărit Nr.100. În caseta Print. Se execută clic pe butonul OK. tipărirea realizându-se în 3 exemplare.6. foaia de calcul activă prin opţiunea Active sheet(s). Se selectează secţiunea care va fi tipărită. 2. se alege opţiunea Selection.101.3. . apoi se activează meniul File şi se alege comanda Print Area −Set Print Area. ca zonă de imprimare. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul active sau a unei selecţii de celule predefinite Pentru tipărirea unei secţiuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. din secţiunea Print what.89 (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Secţiunea Print what stabileşte în mod implicit. Figura 2.

Pentru exemplificare s-a ales opţiunea ClipArt. poze scanate. După introducerea datelor. − From File este o casetă de dialog Open din care se pot lua fişiere imagine deja existente în calculator.un program care permite crearea de organigrame. . titluri şi elemente de text scrise artistic. 2. Obiecte. organigrame etc.1.7. Se pot alege următoarele opţiuni: − Clip Art este o colecţie de ilustraţii cu mii de ilustraţii de artă în variantă electronică.90 2. o foaie de calcul trebuie făcută atractivă şi interesantă. Importul de obiecte Importul obiectelor într-un registru de calcul: fişiere imagine. − WordArt este un wizard şi o bară de instrumente care permit realizarea unor banere. Se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. etc. fişiere text. Figura 2. Pentru a introduce o ilustraţie se execută următorii paşi: 1. Mecanismul de bază pentru introducerea acestor elemente în celulele foii de calcul este identic în toate aplicaţiile din pachetul Office şi anume: se execută clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activează meniul Insert şi se alege comanda Picture. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice. linii şi alte forme.102 −celula A10). Se selectează celula în care va fi introdusă ilustraţia (Figura 2. Este bine să se lase spaţiu în celulele adiacente pentru a încăpea întreaga imagine. − Organization Chart . 3. grafice şi diagrame 2. pliante etc. rapoarte. pentru prezentări. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraţie artistică care va fi folosită. − AutoShapes este o bară de instrumente din care se pot introduce săgeţi. grafice.7.102.

Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. .91 4. Se deschide fereastra ClipArt. se glisează (se trage cu mouse-ul până când clipul ajunge în poziţia dorită. Mutarea şi modificarea dimensiunilor obiectului importat într-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Se execută apoi clic în afara clipului pentru a-l deselecta. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează imaginea dorită şi se execută clic pe butonul InsertClip. Imaginea va fi inserată în foaia de calcul. se execută clic pe clipul dorit. dreapta. Se execută clic pe colecţia dorită şi se deschide fereastra cu imaginile colecţiei. Figura 2. Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Excel va ascunde bara de instrumente Picture. sus.103. care permite alegerea unei anumite colecţii de ilustraţii. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi (stânga. jos).

92 Forma indicatorului de mouse pentru mutare Figura 2. se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. . Excel va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Pentru realizarea acestei operaţii. Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime. se execută clic pe clip pentru a-l selecta. Pentru aceasta se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Imagine grafică decupată poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. se pot elimina anumite părţi prin operaţia de decupare.104. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Se plasează instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne parte dorită din imaginea grafică. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Pentru redimensionare.

Reprezentările grafice permit o mai bună vizualizare a relaţiilor. ajustându-se la noile valori. suprafeţe.93 2. .105). adică în momentul modificării datelor se actualizează automat şi graficul. a datelor numerice prezente într-un domeniu al foii de calcul. Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type. bare. Figura 2.105.2. Chart sub-type prezent în fereastra ChartWizard. b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar). sub formă de diagrame. propune realizarea unei reprezentări grafice prin parcurgerea a 4 paşi şi anume: 1. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 – Chart Type). După alegerea tipului de grafic se execută clic pe butonul Next.). Asistentul ChartWizard. sau prin activarea meniului Insert şi se alege comanda Chart. Reprezentarea grafică este dinamică. Grafice şi diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante facilităţi Excel o constituie reprezentarea grafică.7. Cu aplicaţia Excel se pot genera următoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column – Figura 1. Pentru crearea unui grafic se utilizează modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). tendinţelor. Acesta se lansează în execuţie acţionând clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard. anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii. sectoare de cerc etc.

94 Figura 2. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe. . Figura 2.107.106.

Figura 2.109. .108. e) Grafice de tip „nor de puncte“(Scatter) cunoscute şi sub numele de diagrame XY. raportate la un întreg.95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce semnifică mărimile părţilor unui element. Figura 2.

110. g) Grafice concentrice (Doughnut).111. Figura 2. Figura 2.96 f) Grafice în arii (Area) sunt reprezentate prin suprafeţe dispuse în straturi. . Graficele în arii pot fi plane (simple) sau în relief. Fiecare cerc (inel) reprezintă o serie de date.

Sunt utilizate în domeniul hărţilor topo-geografice. faţă de un punct central.113 . Figura 2. Figura 2.97 h) Grafice polare (Radar) − reprezintă serii de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial. i) Grafice în suprafaţă (Surface) sunt diagrame care reprezintă optimul combinaţiilor între diferite serii de date.112.

.98 j) Grafice tip „bule“ (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate.115. Figura 2. Figura 2.

După selecţie se închide caseta de text. seriile de date au fost orientate în linie. iar informaţia din prima linie a domeniului va fi atribuită legendei. Seriile de date pot fi orientate în linie (Serie in Rows) sau în coloană (Series in Column).. informaţia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. butonul cu săgetă mică roşie din dreapta casetei Data Range. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 – Chart Source Data).116.99 2.117. Butonul Collapse Dialog Figura 2. . Caseta de dialog va fi micşorată pentru a fi vizibilă caseta de text în care se vor introduce seriile de date selectate. informaţia din prima coloană a domeniului selectat va fi atribuită etichetelor de abscisă. iar informaţia din prima coloană a domeniului va fi atribuită legendei. Dacă seriile sunt orientate în linie. În exemplul din Figura 2. Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecţie dacă se execută clic pe butonul Collapse Dialog. Dacă seriile sunt orientate în coloană.

legenda graficului (Legend). titlul abscisei (Category X axes ).117.100 Legenda Etichete abscisă . afişarea etichetelor de date pe diagramă (Data Labels) şi afişarea alături de diagramă a tabelului de date (Data Table). În exemplul prezentat în figura următoare s-a introdus titlul graficului. La acest pas se pot introduce opţiuni referitoare la titlul graficului (Chart title). titlul ordonatei (Value Y axes). Particularizarea graficului (Step 3 of 4 – Chart Options). 3. afişarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes). definirea de linii orizontale şi verticale (Gridines). Figura 2. .

Graficul poate fi amplasat ca obiect în foaia de lucru curentă (As object in).101 Figura 2. Pentru terminarea generării graficului se execută clic pe butonul Finish.119. Graficul va fi încadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Alegerea locului în care se doreşte afişarea graficului (Step 4 of 4 – Chart Location). 4.118. Se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options. sau poate fi amplasat într-o foaie grafică specială Chart1 (As new sheet). . Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execută clic pe acesta pentru a-l selecta. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se pot activa butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (vezi precizările făcute la pasul 3). În exemplul de faţă s-a optat pentru amplasarea graficului în foaia de lucru curentă. Figura 2. Acesta este ultimul pas.

De exemplu.102 Figura 2.121. Figura 2. se execută clic pe butonul Data Labels prezent în fereastra precedentă.120. pentru adăugarea etichetelor de date pe diagramă. Fereastra Chart Options se reconfigurează şi din lista de opţiuni Data Labels se alege opţiunea Show value. .

se activează meniul Format şi se alege comanda Selected Chart Area. se activează meniul Chart şi se alege comanda Chart Type. Figura 2. În exemplul din figura următoare s-a ales tipul Area.122. Modificarea tipului de grafic Se selectează graficul. . În ecran este afişează caseta de dialog Format Chart Area şi din paleta de culori afişată se alege culoarea dorită.103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selectează graficul. Se execută apoi clic pe butonul OK. În ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit.123. Figura 2.

Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. se glisează până când graficul ajunge la mărimea dorită. sau se activează meniul Edit şi se alege comanda Clear.124. Forma pointerului de mouse pentru mutare Figura 2. Se acţionează tasta Delete (ştergere All).125 . Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. S-a ales. Ştergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.104 Mutarea. pentru exemplificare. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Figura 2. redimensionarea şi ştergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va înconjura graficul cu marcaje de dimensionare. . Series (şterge seriile de date). Se plasează pointerul de mouse pe suprafaţa graficului. Se execută apoi clic în afara graficului pentru a-l deselecta. Formats (şterge formate). opţiunea de ştergere totală All. Când acesta ia forma tastelor săgeţi. se glisează până când graficul ajunge în poziţia dorită. Din submeniul afişat se alege opţiunea dorită: All (ştergere totală). Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe grafic pentru a-l selecta.

fiecare firmă va avea propria sa înregistrare. Când se memorează într-o listă Excel informaţii de genul numelor de persoane şi al adreselor. .8. Figura 2. localităţile şi numerele de fax ale principalelor firme beneficiare. nici una. iar câmpurile fiecărei înregistrări vor conţine tipuri specifice de informaţii despre firma respectivă. iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru câmpuri. Chiar şi în cazul listelor fără valori numerice. se poate realiza sortarea pentru a alătura informaţii de acelaşi tip. O listă este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia în care informaţiile sunt organizate într-un anumit mod. pe înregistrări şi câmpuri. listele se mai numesc şi baze de date. însă datele nu pot fi folosite decât dacă sunt gestionate corespunzător. În listele Excel.8. într-o listă ca cea de mai sus având precizate numele.126. specific. Pentru a înţelege listele Excel. Noţiuni de bază Una dintre cele mai utile facilităţi din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). Excel pune la dispoziţie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste – chiar şi pentru cele mai mari şi mai complexe. trebuie să se cunoască câteva principii de bază privind organizarea: O listă este o colecţie de elemente denumite înregistrări (records).105 2. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor. În contextul aplicaţiei EXCEL. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este întotdeauna prima linie în listă. În acest mod de organizare pe linii şi coloane. Care este diferenţa dintre o bază de date şi o listă? Tehnic vorbind. În figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de listă. Cu doar câteva clicuri de mouse. se pot efectua sortări şi se poate găsi cu exactitate informaţia dorită.1. inventare de produs sau registre de verificare. pentru a uşura adăugarea unor elemente noi în tabel şi pentru a găsi elementele care sunt deja introduse. Gestionarea listelor în EXCEL (Baze de Date) 2. pe linii şi coloane. De exemplu. se pot organiza informaţiile respective în grupuri şi să se pot adăuga subtotaluri. Fiecare înregistrare se compune din unităţi de informaţie denumite câmpuri (fields). În general însă. Culegerea datelor este importantă. fiecare înregistrare este memorată pe o singură linie şi fiecare câmp este definit ca o singură coloană. este uşurată mult sortarea şi căutarea informaţiilor. este numită bază de date o colecţie foarte mare de date care asociază mai multe liste (denumite tabele).

Nu se lasă o linie liberă între capul de tabel şi prima înregistrare. astfel încât să se permită regăsirea rapidă a tuturor informaţiilor de care utilizatorul are nevoie. caz în care apare o fereastră de dialog în care utilizatorul trebuie să precizeze informaţia care să permită poziţionarea pe înregistrarea dorită. se folosesc alte fonturi. Excel prezintă următoarele facilităţi specifice exploatării bazelor de date: 1. ceea ce presupune selectarea informaţiilor care vor figura în cadrul ei. căutări şi extrageri de informaţii din bază pornind de la anumite criterii de selecţie. datele trebuie să fie organizate respectând următoarele reguli: 1. În ceea ce priveşte interogarea (consultarea) bazelor de date. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaţiilor de sortare şi căutare a informaţiilor. chiar imagini grafice. O listă interpretată ca fiind o bază de date are toate proprietăţile care decurg din această ipostază: permite operaţiuni de actualizare a bazei (adăugare. cifre. nuanţe. . presupune că acesta este capătul listei. se vor plasa înainte sau după listă. să se definească structura bazei de date. Se poate memora într-o listă orice tip de date: text. După ce informaţia respectivă a fost localizată. − Modificarea unei înregistrări care presupune în primul rând regăsirea informaţiei respective în baza de date. − Ştergerea unei înregistrări se realizează prin selectarea liniei în care este editată înregistrarea şi apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. Acest demers este foarte important deoarece el reprezintă procesul de creare a bazei de date. Dacă trebuie incluse şi alte date în aceeaşi foaie de calcul. Fiecare înregistrare este memorată pe o linie separată. trebuie evitată inserarea de spaţii suplimentare la începutul unei celule. aceste operaţiuni se pot realiza prin trei metode: − metoda formularului (Form). date calendaristice. operaţia de modificare se realizează prin comanda Replace (meniul Edit). fără nici un fel de informaţii suplimentare. ştergere de informaţii). Indiferent de modalitate. Dacă Excel găseşte o linie liberă în listă. În varianta actualizării direct în listă utilizatorul are următoarele posibilităţi: − Adăugarea unei înregistrări care presupune tastarea conţinutului acesteia după ultima linie a listei.106 Un exemplu simplu de bază de date poate include trei tabele: unul care conţine numele clienţilor. modificare sau ştergere de înregistrări. 4. 3. Multiple posibilităţi de interogare a bazelor de date prin localizări şi extrageri de informaţii utile procesului de luare a deciziilor. Se verifică ca datele din acelaşi câmp (coloană) să fie de acelaşi tip. Este indicat să se păstreze fiecare listă în propria sa foaie de calcul. Acest lucru se poate realiza în două moduri: direct în listă sau prin intermediul unui formular. ca pentru început. 2. însă se recomandă acest lucru. Nu este obligatorie includerea în listă a numelor pentru câmpuri (etichete de coloane). Numele de câmpuri trebuie să apară în capul de tabel de la începutul listei. Pentru a diferenţia capul de tabel de datele din listă. Pentru a realiza o bază de date este necesar. adică adăugare. Nu este nici o problemă dacă nu se completează unul sau două câmpuri dintr-o înregistrare. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit). un altul care conţine inventarele de produse şi un al treilea care memorează vânzările efectuate în firmă. aceasta poate fi supusă unor operaţiuni de actualizare. însă pentru ca Excel să le recunoască. imprimări de date structurate. cu cel puţin un rând diferenţă între ele. însă cel puţin un câmp din înregistrare trebuie să conţină informaţii. modificare. chenare şi alte elemente de format pentru celule. Listele Excel sunt păstrate în foi de calcul normale. 5. ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai multe câmpuri. Odată ce datele au fost introduse în baza de date.

Caseta de dialog conţine următoarele butoane de comandă: − New permite introducerea unei noi înregistrări în baza de date. utilizatorul poate interveni asupra tuturor câmpurilor din baza de date.. Posibilităţi de construire a câmpurilor de criterii în care sunt fixate restricţiile impuse modelului de analiză la care baza de date trebuie să reacţioneze (criterii simple. 3. particularizat cu titlurile din foaia de calcul. cu excepţia celor care rezultă în urma unei formule de calcul sau a unei funcţii Excel şi care sunt afişate numai cu titlu informativ.2. − Find Prev permite poziţionarea pe înregistrarea precedentă. criterii calculate). Figura 2. − Delete permite ştergerea înregistrării curente (poziţia curentă a cursorului). 4. − Criteria permite localizarea unei informaţii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecţie. Excel va afişa pe ecran o casetă de dialog conţinând formularul de date (Figura 2. Pentru utilizarea formularul de date în vederea introducerii şi actualizării de informaţii. Posibilitatea validării datelor conţinute de baza de date în scopul verificării şi parametrii informaţiilor ce sunt introduse de utilizator în modelele sale de analiză.127. − Find Next permite poziţionarea pe înregistrarea următoare.8.AutoFilter). se execută clic în orice locaţie a listei. după care se alege comanda Form. precum şi pentru actualizarea acesteia. ceea ce asigură interpretarea mai facilă a datelor care au fost introduse în bază sau a datelor care au fost extrase în urma unei interogări. 2. Posibilitatea sortării bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 câmpuri de regrupare). din meniul Data. . Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezintă a doua variantă pentru introducerea datelor în baza de date. 2. criterii multiple.127). − metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter – Advanced Filter). acestea putând fi vizualizate în mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe verticală. − Close realizează închiderea casetei de dialog.107 − metoda filtrului automat (Filter . − Restore anulează înregistrarea curentă.. În formularul astfel afişat. Formularul afişează numărul de înregistrări din bază.

În editarea criteriilor se pot utiliza şi operatori de comparaţie. − În caseta text „FUNCTIA“ se tastează criteriul de selecţie („Specialist PR“). Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt următoarele: − vizualizarea se face înregistrare cu înregistrare. Se observă faptul că. Pentru aceasta se localizează înregistrarea ce se doreşte a fi actualizată după care se operează modificarea dorită. − Se declanşează funcţia de căutare prin acţionarea butonului Find Next sau se apasă tasta Enter. cu excepţia celor calculate. chiar dacă pe utilizator îl interesează la un moment dat numai anumite câmpuri din baza de date. deci baza de date nu poate fi afişată în totalitatea ei. precum şi a câmpurilor protejate. Când se ajunge la ultimul câmp din formular. −Excel caută în baza de date şi afişează prima înregistrare care îndeplineşte criteriul specificat (aceasta căutare nu ţine cont de tipul fontului). Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acţionează butonul Form. pentru a introduce o înregistrare nouă în baza de date. Localizarea informaţiei se poate realiza şi prin tastarea primelor caractere ale intrării respective. se verifică vizual corectitudinea modificărilor efectuate. − În caseta de dialog Form se execută clic pe butonul Criteria (se observă că indicatorul de înregistrare din colţul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimbă. Pentru a trece la câmpul următor. . se apăsă tasta Tab după fiecare valoare de intrare. Dacă s-a greşit ceva. butonul Restore devine activ. afişând cuvântul Criteria). − afişarea tuturor informaţiilor legate de o anumită înregistrare. se procedează astfel: − Se poziţionează cursorul în oricare celulă a bazei de date. se recomandă plasarea acestuia la începutul bazei de date. se apăsă tasta Enter pentru a se salva informaţiile introduse şi se începe introducerea unei alte înregistrări. Se introduc datele în casetele de text din formular. Deoarece căutarea informaţiilor are loc începând cu poziţia curentă a cursorului. Dacă se doreşte vizualizarea tuturor înregistrărilor care au în câmpul „FUNCTIA“valoarea „Specialist PR“. acest lucru fiind valabil doar în cazul datelor non-numerice. se apasă combinaţia de taste Shift+Tab pentru a reveni în câmpul anterior. −Pentru a continua căutarea se acţionează din nou butonul de comandă Fiind Next (sau Find Prev dacă se doreşte a se căuta în direcţie inversă). se execută clic pe butonul Close. sau se acţionează butonul Restore dacă se doreşte anularea modificărilor operate anterior.108 De exemplu. După ce se termină de introdus datele. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc următoarele simboluri: Simbol Semnificaţie = „=text“ > >= < <= <> egal cu mai mare decât mai mare sau egal cu mai mic decât mai mic sau egal cu diferit de Prin intermediul formularului se pot opera şi modificări asupra unor câmpuri. În final. se execută clic pe butonul New. În cazul în care se doreşte validarea modificărilor se apasă tasta Enter pentru ca modificările să fie preluate în baza de date. se execută clic pe butonul Clear şi se tastează noul criteriu în rubrica corespunzătoare. în timp ce utilizatorul operează modificări asupra unui câmp. − Pentru a introduce un alt criteriu se acţionează din nou butonul Criteria.

Comanda AutoFilter determină afişarea unor butoane de selecţie pentru fiecare câmp din capul de tabel.) ce conţin o serie de opţiuni care asistă utilizatorul în formularea criteriilor de afişare.128. iar numărul maxim este de 500 înregistrări). − Top 10 este o variantă operaţională numai pentru câmpurile numerice şi cele care conţin date calendaristice. Această opţiune are ca scop afişarea unui număr stabilit de înregistrări.128. . Pentru rezolvarea acestei interogări se va acţiona butonul de selecţie ataşat câmpului „FUNCTIA“ şi se va alege din meniul derulant „Specialist PR“. prin filtrare. baza de date va fi înlocuită temporar cu o listă care va conţine numai înregistrările care satisfac condiţiile de selecţie. Pentru filtrarea automată a unei baze de date se selectează o celulă din tabel şi se alege comanda Filter − AutoFilter din meniul Data. În acest caz se acţionează butonul de selecţie. Lista derulantă conţine următoarele: − Opţiunea All care permite afişarea tuturor înregistrărilor din baza de date. În caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizează dacă doreşte să vizualizeze primele (opţiunea Top) sau ultimele (opţiunea Bottom) „n“ înregistrări din baza de date (numărul minim este 1. − Opţiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. iar din lista derulantă se va selecta varianta dorită. editate şi chiar reprezentate grafic. Practic. Înregistrările filtrate pot fi formatate. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automată este acea metodă de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date. − Toate valorile coloanei respective. Figura 2.109 − imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariaţilor cu salarii cuprinse între 6-7 milioane lei). Caseta de dialog Custom Autofilter are în structura sa: operatorii de comparaţie. Pentru definirea criteriilor de selecţie există următoarele posibilităţi: 1. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur câmp din baza de date. Pentru soluţionarea acestor interogări se apelează la metoda filtrării automate sau elaborate. valoarea cu care se compară şi operatorii logici And/Or pentru definirea condiţiilor compuse. Este de reţinut faptul că Excel permite o singură listă să fie filtrată la un moment dat. Filtrul poate fi schimbat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Aceste butoane activează meniuri derulante (Figura 2. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“. Filtrul activ este salvat odată cu registrul de calcul.

000“.129. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. criterii care trebuie îndeplinite cumulativ. Figura 2.129. iar din câmpul „SALARIU. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentele „Productie“ şi „Financiar“. aşa cum arată Figura 2.000“. se alege opţiunea Custom unde se vor edita restricţiile la care baza de date trebuie să reacţioneze. Fiind vorba despre un criteriu cumulat. Pentru această filtrare. Definirea unui criteriu complex pe un singur câmp.800. se alege valoarea „4. Figura 2. .800. Construirea de criterii complexe pe mai multe câmpuri ale bazei de date. 3. se selectează din lista câmpului „COMPARTIMENT“ opţiunea „Financiar“. Definirea de criterii simple pe mai multe câmpuri. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor din compartimentul „Financiar“ şi care au salariul „4.000.000.110 2.130. .000 şi 8. Exemplu: să se afişeze lista salariaţilor care nu au funcţia „Specialist PR“ şi salariul cuprins intre 5. 4.000.

4. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela că nu se pot defini restricţii bazate pe formule de calcul sau funcţii Excel. Baza de date declarată pe coordonatele A2: E10 este ilustrată în figura de mai jos. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). se afişează toate înregistrările care răspund criteriilor de selecţie sub forma unei liste. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă din baza de date a înregistrărilor ce corespund criteriilor de căutare şi extragere definite în zona de criterii. Definirea criteriilor. 3. Interogările bazate pe procedeul filtrării elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariaţilor firmei Omega. formatat sau chiar tipărit. Definirea unei zone de criterii.131 Câmpul de rezultate va conţine numai înregistrările care îndeplinesc cumulativ condiţiile de selecţie enunţate prin filtrul personalizat Custom. Definirea opţională a unei zone de extragere. comanda Filter.111 Figura 2. . al cărei conţinut poate fi modificat. Avantajul utilizării metodei filtrului automat constă în faptul că. Pentru a reveni la afişarea integrală a bazei de date se alege opţiunea Show All din meniul Data. iar rezultatele filtrării nu pot fi afişate în altă locaţie a foii de calcul desemnată de utilizator. Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultării bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea următoarelor etape: 1. la o interogare a bazei de date. 2.

OR. NOT) . se consideră că ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). <. Zona de criterii. constituind astfel un criteriu multiplu. Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returnează un rezultat logic (TRUE sau FALSE). <=. AND. Criteriile multiple se obţin prin combinarea criteriilor utilizând operatorii logici (AND. − un argument de comparaţie care poate fi: adresa unei celule (ex. − adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date. cu atât mai mult cu cât datele rezultate în urma extragerii vor fi afişate obligatoriu în aceeaşi foaie de calcul în care se află sursa de date.< . <. fiind considerate legate prin operatorul logic AND (ŞI). <=.112 Figura 2. Zona de criterii este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor ce servesc la formularea criteriilor şi una sau mai multe linii pentru definirea acestora. − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe linii diferite. iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective. într-o altă foaie de calcul. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este următoarea: − semnul = (egal) pentru a se specifica faptul că este vorba de o formulă. Prima linie a zonei de criterii se va obţine prin copierea numelor respective de câmpuri din listă (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). ele trebuie îndeplinite simultan.: =B2>C2*12%). . 1. pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conţine baza de date. OR). Aceste criterii respectă următoarea regulă: − dacă valorile diferitelor criterii sunt precizate în zona de criterii pe aceeaşi linie. criterii multiple şi criterii calculate. este necesar ca zonele de criterii odată definite să fie păstrate în vederea unor căutări/extrageri repetate. o expresie (ex. Criteriile de comparaţie se realizează cu ajutorul operatorilor de comparaţie şi anume: >. În caz contrar există riscul apariţiei unei incompatibilităţi între denumirile din listă şi cele din zona de criterii. − un operator logic de comparaţie (=. Se recomandă ca zonele de criterii să fie definite separat.: D2>Max(D2:D10).: = B2>C2). 2. < > urmaţi de o valoare. dar va afişa un rezultat logic al evaluării formulei. > =. o funcţie predefinită (ex. Definirea criteriilor. Aceasta poate fi definită în aceeaşi foaie de calcul (în care se află baza de date) sau într-o altă foaie. În precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. În acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conţine numele câmpului pe care se face selecţia) este goală.132. Adesea. >=. Se pot defini criterii de comparaţie.

Caseta de dialog Advanced Filter corespunzătoare procedeului de extragere este prezentată în figura de mai jos. corespunzător restricţiilor impuse în câmpul de criterii). Este de preferat ca zonele de extragere să fie plasate lateral sau în jos. 4.133. Întrucât caseta de text Copy to nu este activă implicit. dacă se execută clic pe butonului OK. Zonă de extragere este compusă dintr-o linie ce conţine numele câmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se doreşte a se obţine informaţii. Figura 2. . Preluarea acestor nume în prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. Exemplu: Să se extragă lista salariaţilor care au funcţia „Specialist PR“ şi salariul > 5400000. Implicit. În cazul în care a fost definită o zonă de extragere. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Advanced Filter prezentată în figura de mai jos. Lansarea căutării şi extragerii se declanşează. Utilizatorul trebuie să precizeze domeniul de celule care reprezintă baza de date (List Range) şi domeniul care reprezintă zona de criterii (Criteria Range). Zonă de extragere.113 3. Zonă de extragere trebuie definită obligatoriu în foaia de calcul ce conţine baza de date. rezultatul filtrării se va afişa pe baza de date. care va fi redimensionată în funcţie de cerinţele interogării (modul de acţiune Filter the list in-place) . comanda Filter − Advanced Filter. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate în zona de extragere înregistrările duble (care au valori identice. atunci utilizatorul va preciza în caseta de text Copy to. în raport cu sursa de date. Lansarea căutării şi extragerea propriu-zisă Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Data. este necesar ca pentru activarea acesteia să se selecteze modul de acţiune Copy to another location. domeniul de celule care reprezintă zona de extragere.

Figura 2. − înregistrările extrase nu sunt legate de baza de date. . Rezultatul extragerii este prezentat în figura următoare. De aceea când se precizează coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selectează doar o singură linie şi anume aceea care conţine numele câmpurilor. eventualele modificări în baza de date nu se vor reflecta în zona înregistrărilor deja extrase.114 Figura 2.135.134. Câteva precizări privind caracteristicile extragerii: − înregistrările extrase conţin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori). − dimensiunea zonei de extragere este ajustată automat la numărul de înregistrări extrase. − lista (subsetul de înregistrări) afişată în zona de extracţie poate fi prelucrată ca orice listă (bază de date).

115 2.8.3. Gruparea informaţiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaţiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaţii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri şi subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesară sortarea crescătoare a acestora după câmpul la a cărei schimbare se realizează totalul (numit câmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortată ascendent după câmpul „COMPARTIMENT“. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neapărat selectată, fiind suficientă poziţionarea cursorului pe unul din câmpuri). În caseta de dialog Sort se precizează cheia de sortare Sort By (then By) şi ordinea crescătoare (Ascending). După ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe câmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziţionarea pe prima celulă a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfăşoară tehnica de regrupare a informaţiei astfel: − în caseta At Each Change in se precizează rubrica pentru care se face gruparea; − din caseta Use function se alege tipul de operaţie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); − în final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . − după precizarea acestor elemente se execută clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul grupării şi totalizării datelor este prezentat în figura următoare.

116

Figura 2.137. În urma totalizării, foaia de calcul şi-a schimbat aspectul în sensul apariţiei unor elemente (+ şi -) care semnifică gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a făcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrări ulterioare (de exemplu reprezentări grafice de structură) a nivelului dorit astfel încât să fie relevată informaţia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afişării din forma ierarhizată în formă normală se face prin selectarea tabelului sau poziţionarea cursorului pe prima celulă a acestuia şi activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar în caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (câmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bună organizare a spaţiului de lucru prin blocarea sau „îngheţarea“ rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci când mărimea acestora depăşeşte zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. În acest mod, informaţiile conţinute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dacă dimensiunea tabelelor respective depăşeşte cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile şi/sau coloanele ce conţin elemente de identificare a tabelelor rămân fixate, iar restul informaţiei defilează pe linie sau pe coloană. Blocarea orizontală a rubricilor este disponibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi pe o linie aflată sub informaţia referenţială ce se doreşte a rămâne fixată. Comanda Freeze Panes din meniul Window va „îngheţa panourile“ (liniile) situaţia deasupra cursorului. Blocarea orizontală a rubricilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine coloane ce se afişează integral în spaţiul de afişare al unui ecran şi multe linii ce depăşesc pe verticală spaţiul de vizualizare. Exemplu: Să se „îngheţe“ linia care conţine numele câmpurilor din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula A3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

117

Figura 2.138. Blocarea verticală rubricilor este posibilă în urma poziţionării cursorului pe prima linie şi pe o coloană aflată la stânga informaţiei ce se doreşte a rămâne fixată pentru o vizualizare permanentă, după care se execută comanda Freeze Panes din meniul Window, comandă care va fixa coloanele situaţie la stânga cursorului. Blocarea verticală a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine puţine linii ce se afişează integral în spaţiul de vizualizare al unui ecran şi multe coloane ce depăşesc pe orizontală un ecran de afişare. Exemplu: Să se „îngheţe“ primele două coloane din lista salariaţilor firmei Omega. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în celula C3 şi se activează comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat în figura următoare.

Figura 2.139. Blocarea în echer (orizontală şi verticală) a rubricilor se realizează prin poziţionarea cursorului pe o celulă aflată la intersecţia liniilor şi coloanelor de fixat şi prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Această comandă va bloca liniile situate deasupra cursorului şi coloanele aflate la stânga sa. Blocarea în echer a titlurilor se recomandă atunci când tabelul Excel conţine linii şi coloane care depăşesc pe orizontală şi pe verticală dimensiunea maximă de afişare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibilă prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. Împărţirea ecranului în ferestre În mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afişează o fereastră ce conţine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afişarea simultană a mai multor zone îndepărtate din aceeaşi foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea în întregime a datelor amplasate la adrese diferite într-o foaie de calcul, se recomandă împărţirea ecranului în mod multe ferestre. Decuparea ecranului în două ferestre orizontale sau verticale este posibilă prin poziţionarea cursorului pe prima coloană şi o linie oarecare în afară de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie şi o coloană oarecare, mai puţin prima (ferestre verticale) şi prin activarea comenzii Split din meniul Window. În urma execuţiei comenzii, fereastra secundară este deschisă pe linia de sub cursor (fereastră orizontală) sau pe coloana aflată la stânga cursorului (fereastră verticală). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una faţă de cealaltă. Dacă se poziţionează cursorul pe oricare linie şi coloană şi se activează comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi împărţit automat în patru ferestre aşa cum prezintă figura următoare.

Figura 2.140. Împărţirea ecranului în ferestre nu are nici un efect asupra conţinutului spaţiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleaşi foi de calcul. Dacă datele din foaia de calcul vizualizată prin ferestre sunt legate prin formule, intrările sau modificările aduse datelor dintr-o fereastră, influenţează câmpurile din cea de a doua fereastră.

119

2.8.6. Protejarea şi ascunderea formulelor în foaia de calcul Celule din foaia de calcul curentă care conţin formule sau funcţii Excel speciale, pot fi protejate împotriva modificărilor de orice natură sau pot fi ascunse. În mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, însă această protecţie devine operaţională numai în momentul în care se protejează întreaga foaie de calcul. Pentru protecţia celulelor se parcurg următorii paşi: 1. În primul rând, de deprotejează toate celulele asupra cărora utilizatorul doreşte să intervină. Pentru aceasta se selectează celulele în cauză (Figura 2.141 − domeniul A2:D10 din lista salariaţilor firmei Omega), se activează meniul Format şi se alege comanda Cells. În caseta Format Cells se execută clic pe butonul Protection şi apoi se dezactivează opţiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejează foaia de calcul astfel: se activează meniul Tools, se alege comanda Protection şi apoi opţiunea Protect Sheet. Operaţional, utilizatorul poate decide asupra protejării celulelor prin introducerea unei parole.

În caseta de text afişată. Deprotejarea foii de calcul se realizează astfel: se activează meniul Tools. .144. nu şi formulele sau funcţiile Excel care le-au general.142. orice operaţie de actualizare a datelor conţinute în celulele protejate generează afişarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenţionat că nu poate interveni asupra celulelor decât în momentul în care foaia de calcul este deprotejată. în celulele în care s-a aplicat Hidden.143.144 − domeniul E2:E10 din lista salariaţilor firmei Omega). Din momentul în care s-a aplicat protecţia asupra celulelor (Figura 2. 3. vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor. se activează opţiunea Hidden. În acest mod. Pentru ascunderea celulelor se procedează în acelaşi mod ca la protejarea celulelor numai că la pasul 1. Figura 2. se alege comanda Protection şi Unprotect Sheet. Figura 2. 4. utilizatorul tastează parola introdusă la pasul 2. în caseta de dialog Format cells.120 Figura 2.

121 2. care conţine următoarele butoane: Crează un nou registru de calcul Deschide un fişier (registru de calcul) deja existent Salvează conţinutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin poşta electronică Tipăreşte informaţiile dintr-un registru de calcul Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din foaia de calcul curentă Decupează domeniul selectat şi îl duce în Clipboard Copiază în Clipboard domeniul selectat Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un domeniu specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Efectuează automat o sumă pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria şi funcţia dorită Sortarea crescătoare a datelor după o singură coloană Sortarea descrescătoare a datelor după o singură coloană Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Afişează bara de instrumente Drawing Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare. Bara de instrumente Standard. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nouă Foi de calcul într-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporară.9. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.

122 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Fuzionează mai multe celule şi aliniază conţinutul pe centru Aplică valorilor numerice formatul monetar Aplică valorilor numerice formatul procent Aplică valorilor numerice formatul cu separator de mii şi 2 zecimale Măreşte numărul de zecimale pentru valori numerice Micşorează numărul de zecimale pentru valori numerice Deplasează conţinutul celulelor la stânga Deplasează conţinutul celulelor la dreapta Selectează formatele pentru încadrarea celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru umplerea conţinutului celulelor sau domeniilor Selectează culori pentru fontul caracterelor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structurală de bază a foii de calcul) Celula activă (curentă) Linie Înălţime linie Coloană Lăţime coloană Întrega linie Întrega coloană Lăţime standard (8.43 caractere Aliniere stânga-dreapta Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify .43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume în registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Inserează separator de mii la numerele > 999) Adaugă zecimale Micşorează numărul de zecimale Format celule Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată peste coloanele selectate Conţinutul unei celule va fi afişat la maxim 8.

Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcţie Inserează funcţie Lipeşte funcţie (Generatorul de funcţii Excel) Categorii de funcţii Însumare automată pe linie sau coloană Funcţia sumă Funcţia produs Funcţia valoarea minimă Funcţia valoarea maximă Funcţia media aritmetică Fuzionarea celulelor şi centrarea conţinutului Alinierea automată a textului pe rândul următor Chenar Contur Linii interioare Setare pagină Pagina este orientată vertical „pe înălţime” Pagina este orientată orizontal „pe lăţime” Dimensiune hârtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagină Margini subsol de pagină Personalizarea antetului/subsolului de pagină (completarea cu informaţii corespunzătoare) Tipăreşte un domeniu Tipăreşte o secţiune Tipăreşte într-un fişier Foaie (foi) active Întregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientată în linie Serie orientată în coloane Titlul graficului Opţiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legendă Afişare legendă Plasează în partea inferioară Plasează în colţ Plasează în partea superioară Plasează la dreapta .123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart.

Verificaţi dacă există erori gramaticale şi dacă există corectaţi-le. În rândul introdus tastaţi în celula A1 textul următor: SITUAŢIA PERSONALULUI. PETROM S. 11. 9. Crt.1. Formataţi grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. . Crt. Deschideţi aplicaţia Excel. Modificaţi numărul foilor de calcul din registrul curent la 2.A. 2. 12. 5.124 Placement Left Plasează la stânga Data Labels Etichete de date Show value Afişează valoare Show percent Afişează procent Show label Afişează etichetă Show label and percent Afişează etichetă şi procent Data table Tabela de date Show legend keys Afişează reperele legendei sub formă de pictogramă Place chart As new sheet Plasează graficul într-o nouă foaie grafică specială Chart 1 Place chart As object in Plasează graficul ca obiect în foaia de calcul existentă Sheet1 Finish Sfârşit 2. 8. Centraţi textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 şi scrieţi caracterele îngroşat (bold).A. ELECTRICA S.A. Selectaţi al doilea rând al tabelului (capul de tabel) şi scrieţi caracterele îngroşat (bold) şi înclinat (italic). Completaţi automat coloana Nr. Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 75%. Inseraţi un rând nou în faţa rândului nr. Salvaţi registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischetă. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. D SALARIU BRUT 7500000 8200000 6900000 9500000 5600000 E % PREMIERE 20% 17% 15% 10% 15% F VAL.R. PREMIERE 4. PETROM S.A. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: A 1 2 3 4 5 6 Nr. folosind instrumentul AutoFill. 1 B NUME PRENUME COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA C LOC MUNCĂ OMEGA S.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 7. 6.10. 3. 10.L. ELECTRICA S. 1 1.

În celula F3 introduceţi o formulă prin care îmulţiţi conţinutul celulei D3 cu conţinutul celulei E3. Inseraţi un rând nou la sfârşitul talelului. Deschideţi aplicaţia SITPERS. Selectaţi textul din prima linie a tabelului şi schimbaţi culoarea în albastru. Previzualizaţi foaia de calcul şi cu ajutorul butonului Margins plasaţi tabelul în centrul paginii. Stergeţi coloana C. 9.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents.) ca şi separator de mii şi zero cifre zecimale. 12. . Selectaţi celula A15 şi introduceţi din ClipArt din categoria Academic următoarea ilustraţie artistică. Selectaţi domeniul D3:D7 şi modificaţi culoarea de umplere în verde deschis. Căutaţi în tabel numele ENACHE. 2. 2. Formataţi grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel încât cifrele să apară cu simbolul (. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Modificaţi dimensiunea hârtiei din Letter în A4 3. 5. Centraţi textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 şi scrieţi caracterele îngroşa (bold). Tipăriţi foaia de calcul în trei exemplare.XLS prezentă pe dischetă. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 10. 4. Redimensionaţi automat coloanele tabelului la lăţimea optimă. Adăugaţi un chenar tabelului alegând stilul de linie dorit. Sortaţi tabelul alfabetic după coloana NUME PRENUME. Sortaţi tabelul crescător după coloana LOC MUNCĂ şi descrescător după coloana SALARIU BRUT 8. Modificaţi marginile foii de calcul sus şi jos la 3 cm. 6. 11. Testul nr. Testul nr. Selectaţi domeniul F3:F7 modificaţi culoarea de umplere în albastru şi scrieţi caracterele îngroşat (bold). Copiaţi datele din coloanele B şi E în foaia de calcul 2 (Sheet2). 6.125 Testul nr. 4. 9. Adăugaţi un antet aliniat la dreapta în care introduceţi data curentă. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 5.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents. 8. 5. 2 1. începând cu celula A1. 3. Copiaţi formula din celula F3 în domeniul F4:F7. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Deschideţi aplicaţia SITPERS. 3 1. Calculaţi totalul domeniului E3:E7 folosind funcţia AutoSum. 4 1. 3. 12. Tastaţi în prima celulă a noii coloane eticheta FUNCŢIA. 11. 4. Introduceţi o coloană între coloanele C şi D. 7. 8. 10. 9. 7. 7. 2. În acest fel aţi calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. Introduceţi în celula D4 valoarea 7300000. Refaceţi imediat conţinutul iniţial al celulei folosind comanda Undo. 6. Tastaţi în celula A8 textul TOTAL.

10. Reveniţi în foaia de calcul 1 (Sheet1). Salvaţi fişierul în format html. Selectaţi domeniul A2:E2 şi modificaţi fontul acestuia în MS Sans Serif. Testul nr. 2. Mutaţi legenda graficului în partea de jos a acestuia (Bottom). Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia EXCEL. Aflaţi informaţii referitoare la Chart folosind funcţia Help. 8. 10. 11. Modificaţi culorile graficului în nuanţele albastu. Modificaţi tipul graficului din coloană în arie. 7. 9. Introduceţi în antetul foii de calcul numele fişierului. Testul nr. 8. pe disc. 5.XLS prezentă pe disc în dosarul My Documents.145. Tipăriţi graficul în trei exemplare. 4. Selectaţi celula A10 şi calculaţi valoarea maximă a domeniului E3:E7. . 5. Folosind comanda Chart Options adăugaţi etichetele de date pe grafic. 2. 11. 6. Selectaţi titlul graficului şi coloraţi caracterele în albastru. 3. Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât acesta să înceapă din celula A7.126 10. Creaţi un grafic (o diagramă) de tip coloană cu datele cuprinse în domeniul A2:E5. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Aplicaţi tabelului stilul Colorful1 folosind funcţia AutoFormat. În foaia ce calcul Sheet1 introduceţi următorul tabel: Figura 2. Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape. 12. Adăugaţi graficului titlul SITUAŢIA VÂNZĂRILOR PE TRIM. Deschideţi aplicaţia VÂNZĂRI. Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia EXCEL. 6. 9. roşu şi verde. 11. 5 1. 3. Salvaţi registrul de calcul sub numele VÂNZĂRI. Deschideţi aplicaţia Excel. În celula E3 calculaţi totalul domeniului B2:D2. 4. 7. 12. Închideţi aplicaţia EXCEL. 6 1. 12. I. Adăugaţi un subsol aliniat la stânga în care introduceţi textul Vânzări componente. Copiaţi formula din celula E3 în celulele E4 şi E5.

fonturi potrivite şi imagini grafice atrăgătoare pentru fundal. Toate aceste componente fac parte din colecţii de obiecte numite şabloane de proiect(design templates) ce pot fi ataşate prezentării. Se poate rata cu uşurinţă o prezentare construită cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mică. Noţiuni de bază 3. . − construirea diagramelor organizaţionale. Realizarea prezentărilor cu aplicaţia Microsoft PowerPoint După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − caracteristicile prezentărilor eficiente. Se pot construi prezentări rafinate folosind culori adecvate. la care să reveniţi pe parcurs. Nu trebuie să aveţi într-un diapozitiv mai mult de şase subiecte. Pentru construirea diapozitivelor clare şi concise. pentru a găsi tonul. 3. − derularea prezentărilor.127 3. detalii exagerate şi înfrumuseţări care au drept unic rezultat distragerea atenţiei). imagini grafice şi alte obiecte. ca să poată fi înţeles dintr-o privire. cu atât trebuie să folosiţi mai puţine cuvinte pentru fiecare din ele. Fără vorbărie În diapozitive rezumaţi-vă la ceea ce este esenţial. Cu cât aveţi mai multe astfel de subiecte. − pregătirea prezentărilor pentru expunere. Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte. Tema generală Ce idei din prezentarea dumneavoastră doriţi să rămână în memoria auditoriului la o oră după ce aţi încheiat expunerea? Dar după o săptămână? Puteţi să le înlesniţi întipărirea în minte prin stabilirea unei teme generale. evidenţiate prin buline sau alte marcaje. − animarea prezentărilor cu efecte speciale.1. cuvintele şi grafica adecvate. mărind astfel impactul prezentării.1. O singură idee principală Fiecare diapozitiv trebuie să fie purtătorul unei singure idei principale.1. Succesul unei prezentări depinde de o planificare inteligentă şi de atenţia acordată celor mai mici detalii. realizatorul trebuie să ţină cont de următoarele: Auditorul Este necesar să se ştie cât mai mult cu putinţă despre aceştia înainte de a începe construirea prezentării. O prezentare PowerPoint constă din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Caracteristicile unei prezentări PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat în realizarea prezentărilor eficiente. − crearea /editarea prezentărilor interactive. este numit machetă (layout). − expunerea prezentărilor în internet/ intranet.

Nu amestecaţi în diapozitive propoziţii complete cu jumătăţi de propoziţie. Tipuri de auditoriu. pune întrebări. Ca să capteze atenţia auditoriului. Ori de câte ori se realizează şi se susţine o lucrare oficială sau neoficială. să dovedească încrederea în forţele proprii şi deplina cunoaştere a subiectului. Evaluarea auditoriului cuprinde două aspecte: − Starea de spirit şi receptivitatea. Prezentările trebuie să fie mai mult decât un mijloc funcţional de comunicare sau luare de decizii. are tendinţa de a nu da prea multe detalii şi merge pe premisa că dacă omite unele informaţii. ea merită cultivată. Perfecţioniştii au tendinţa de a spune tot ceea ce ştiu despre un anumit subiect. acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibilă şi accesibilă. decide. − Părţile interdependente trebuie să se îmbine în final pentru a realiza scopul general al prezentării. convinge. oficial sau neoficial. Dacă prezentatorul este impresionist. va realiza conştient o sortare şi o selecţie riguroasă a materialului inclus în prezentare şi va respinge ceea ce nu este necesar. chiar dacă presupuneţi că nu vă veţi adresa vreodată unei săli pline. Pregătirea şi planificarea Dacă prezentatorul este perfecţionist. În ultimă instanţă. prezentatorul este cel care dă tonul. − Prezentarea să fie alcătuită din părţi care se interconectează. fiecare având logică proprie.128 Coerenţă Aveţi grijă să folosiţi într-o manieră unitară literele majuscule şi să construiţi titlurile diapozitivele în acelaşi format. prezentatorul trebuie să-şi exprime ideile cu claritate şi hotărâre. O afacere depinde în mare măsură de abilitatea celor implicaţi în comunicare şi colaborare eficientă. Ei rămân la punctul de vedere stabilit şi înlătură „umplutura“. indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut să abordeze problema. . ilustra. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciată doar datorită diapozitivelor. indiferent de caracterul contextului în care sunt susţinute. atât inter cât şi extra organizaţional. Această abilitate de comunicare şi colaborare eficientă este esenţială nu numai pentru a informa. cu clienţii şi partenerii de afaceri. ? − Cu ce scop susţineţi această prezentare ? − De ce aţi fost solicitaţi să o susţineţi ? − Ce speraţi să realizaţi ? − Cum aţi putea să o faceţi interesantă ?În ce măsură cunoaşte auditoriul prezentării? − Are cunoştinţe necesare pentru a înţelege subiectul ? subiectul Care este cadrul prezentării? − Să se stabilească dinainte ordinea şi conexiunile logice între teme. motiva. trebuie să se ţină cont de următoarele : Care este scopul dvs. − Relaţia socială faţă de cel care prezintă. Capacitatea de a putea vorbi în faţa unui grup de oameni este o aptitudine necesară în orice domeniu. discuta cât şi pentru a entuziasma.

Evitarea frazelor lungi. Evitarea jargonului. 5. Cu PowerPoint se pot crea prezentări profesionale pe: folii transparente. 2. repetările şi omisiunile. proiectorul de diafilme. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul şi complexitatea informaţiilor de transmis. proiectorul de diapozitive. Cuvintele tehnice să fie folosite cu mare atenţie. Folosirea de cuvinte. 5. deoarece cititul slăbeşte contactul vizual cu asistenţa. Pot fi utilizate în prezentare. precum şi de facilităţile disponibile la locul prezentării. Planuri şi note Prezentatorul îşi pregăteşte însemnări pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) în prezentare. 4. de mărimea şi compoziţia asistenţei. diapozitive de 35 mm. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului. − Programe extrem de eficiente care pot fi uşor controlate de către prezentator(ex. Exprimarea să se realizeze într-un limbaj comun. Când prezentarea conţine date statistice sau citate exacte. accesibil asistenţei. Structurarea prezentării cu o combinaţie de secţiuni formale şi informale.. cu informaţii audio şi video. PowerPoint). 3. să încerce să se pună in locul asistenţei şi să ţină cont de următoarele: 1. peliculă fotografică şi pe ecranul calculatorului Repetiţia Dacă prezentarea este oficială. se recomandă simularea mai multor ipostaze din prezentare. textul va fi pus la dispoziţia asistenţei şi trebuie să fie asigurată concordanţa dintre însemnări şi conţinut. 2. Legarea cifrelor de fapte şi faptelor de cifre. acronimelor şi pleonasmelor.129 În pregătirea şi planificarea unei prezentări. hârtie. Alegerea modului de abordare a problemei funcţie de asistenţă. În cazul unei prezentări oficiale. după următoarele reguli: 1. aparatul video. Timpul acordat prezentării. Calculatorul-Mediu şi mijloc de prezentare Avantajele utilizării calculatorului ca mediu şi mijloc de prezentare sunt următoarele: − Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). flipchart-ul. . Limbajul şi stilul trebuie adaptate la diverse situaţii şi tipuri de auditoriu. pentru a stârni interesul asistenţei. calculatorul PC. de captare a atenţiei şi de sporire a amplorii subiectului. 4. următoarele mijloace audio-video: table albe şi negre. Acestea nu trebuie citite cuvânt cu cuvânt. persoanele implicate trebuie să-şi analizeze cinstit şi obiectiv punctele tari şi punctele slabe. Prezentatorul trebuie să verifice: desfăşurarea în timp a fiecărei părţi din prezentare. retroproiectorul. Mijloace audio-vizuale utilizate în prezentare. Utilizarea de formule de început eficiente. 3. Utilizarea de informaţii statistice în concordanţă cu subiectul tratat. nu trebuie să se pună niciodată baza pe memorie. propoziţii şi paragrafe clare şi la obiect. sensul şi pronunţia. − Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiectează imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari).

. Pe ecran va fi afişată fereastra de dialog Open în care se va specifica locaţia ce conţine fişierul care va fi deschis. Diapozitivele pot fi scrise şi actualizate rapid. − Aspectul profesionist al prezentării şi la costuri accesibile. b) Se execută dublu clic pe pictograma corespunzătoare. dacă este prezentă pe ecran. − Posibilitatea realizări unor efecte spectaculoase chiar şi de neprofesionişti. − Aspectul materialelor distribuite este acelaşi ca şi al imaginilor de pe ecran. b) Dacă aplicaţia PowerPoint este deschisă. sau se apasă simultan tastele Ctrl+O. În ambele situaţii.1. Figura 3. 3. Deschiderea unei prezentări existente (mai multor prezentări) Pentru deschiderea unei prezentări existente. din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open. Deschiderea aplicaţiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaţiei PowerPoint există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start – Programs – Microsoft PowerPoint. împreună cu sunetul respectiv pe hard disc şi apoi vizionate într-o fereastră din diapozitiv.1) se alege opţiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaţii existente). 3. se poate alege una dintre următoarele variante: a) Din caseta de dialog afişată pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaţiei PowerPoint (Figura 3.3.1. pe ecran este afişată casetă de dialog prezentată în imaginea de mai jos.2.1. ceea ce conferă prezentării caracter profesionist. se selectează prezentarea dorită şi se execută clic pe butonul OK.130 − Posibilitatea înregistrării de imagini din orice sursă video.

131 Figura 3.2 Pentru deschiderea efectivă a prezentării se selectează prezentarea dorită şi se execută dublu clic pe numele ei.3. din lista documentelor recent create. c) Atunci când se activează opţiunea File. . Figura 3. în fereastra verticală sunt afişate în ordinea folosirii ultimele fişiere accesate. Se execută clic pe numele fişierului dorit şi se efectuează deschiderea acestuia. sau se selectează prezentarea dorită si se execută clic pe butonul Open prezent în colţul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. d) În meniul Start. se alege fişierul dorit.

se poate alege una dintre următoarele variante: a) Se activează meniul File şi se alege comanda Save.4. Pentru salvarea unei prezentări în care s-au efectuat eventuale modificări.132 e) Dacă este deschisă aplicaţia Explorer. Figura 3. se selectează locaţia dorită şi apoi dublu clic pe numele fişierului. Figura 3. sau se apasă simultan tastele Ctrl+S. .5.

133 b) Se execută clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard. Prezenţa lor este semnalată în Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau în opţiunea Window prezentă în bara de meniu. . Figura 3. în care se va transmite calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:). 3. prezentă sub bara de meniu. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.6.4. Salvarea unei prezentări a) Salvarea unei prezentări existente pe harddisk sau dischetă.. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As. Nume prezentării (File name) şi tipul (Save as type) rămân nemodificate. Deschiderea mai multor prezentări Pot fi deschide simultan mai multe prezentări. folosind una din metodele precizate mai sus. Pe ecran prezentările vor fi suprapuse..1.

Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As.7. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei de aplicaţie. c) Salvarea unei prezentări în format web. se poate activa meniul File şi se alege comanda Save as Web Page. În caseta de dialog Save As. corespunzătoare (Figura 3.. *.htm. cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Închiderea documentului de prezentare şi a aplicaţiei PowerPoint Pentru închiderea unui document de prezentare.1.). se activează meniul File şi se alege comanda Close. corespunzătoare (Figura 3. De asemenea.. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul File şi se alege comanda Save As. noul nume (File name:) şi tipul dorit (Save as type:). în alt format şi în alt loc. ... se va alege tipul Web page (*. 3.134 Figura 3. În ecran se va afişa caseta de dialog Save As.5. b) Salvarea unei prezentări existente sub alt nume. fără închiderea aplicaţiei PowerPoint. O prezentare poate fi salvat şi într-un format specific paginilor Web.) în care se vor transmite: calea unde va fi salvată prezentarea (Save in:).7.html).7.

). Dacă asistentul nu este prezent în ecran.9. se activează meniul File şi se alege comanda Exit.6. 3. În ambele situaţii. Folosirea funcţiei Help Informaţiile ajutătoare se pot obţine folosind Office Assistant. În câmpul Type your question here (Tipăreşte întrebarea aici) se formulează întrebarea şi apoi se caută executând clic pe butonul Search. el va fi activat din opţiunea Help sau din butonul Help prezent în bara de instrumente Standard.1. Dacă se execută clic cu mouse-ul pe această imagine. sau se execută clic pe butonul de închidere prezent în colţul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3. Pentru închiderea aplicaţiei PowerPoint.135 Figura 3. ea devine activă. .8.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare în partea dreaptă a ecranului, astfel încât se pot citi indicaţiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa şi dacă se apasă tasta cheie funcţională F1. Pentru închiderea asistentului, se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setărilor de bază 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afişare) a unei prezentări PowerPoint permite următoarele moduri de vizualizare a unei prezentări: a) Vizualizare normală (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, cât şi a datelor conţinute de acestea. În acest mod se pot introduce observaţii şi note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structură (Outline View). În acest mod se poate lucra doar cu texte, fără imagini grafice, cu excepţia diapozitivului afişat în miniatură.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). În acest mod se pot adăuga/edita texte sau imagini grafice având un singur diapozitiv afişat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod oferă o vedere de ansamblu a întregii prezentări Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutării şi copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). În acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile şi barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaţiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabilă şi nu de creare sau editare. Pentru a comuta între modurile de vizualizare a unei prezentări se folosesc: − Butoanele situate în colţul din stânga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. − Comenzile corespunzătoare opţiunii View prezentă în bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activează meniul View şi se alege comanda Zoom, sau se activează butonul Zoom prezent în bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afişarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaţii, se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bifă. Pentru afişarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execută clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomandă afişarea unui număr mare de bare de instrumente, deoarece se micşorează spaţiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

Se deschide fereastra care conţine denumirea barelor de instrumente şi se activează comanda Customize. se activează meniul View şi apoi se alege comanda Toolbars. Pentru realizarea acestei operaţii.2. Figura 3. afişarea barei de stare şi a barelor de defilare. Figura 3.141 b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Se execută clic pe butonul Commands şi va fi afişată lista cu instrumentele de lucru care vor fi adăugate în bara aleasă. Se selectează instrumentul dorit şi se va trage cu mouse-ul în/din bara de instrumente.19. salvarea automată a documentelor după un timp specificat. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizată se execută clic pe butonul Toolbars. ca de exemplu: numele utilizatorului. 3. Modificarea unor opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint Se pot modifica opţiuni predefinite ale aplicaţiei PowerPoint. directorul implicit în care vor fi salvate documentele etc. În ecran se va afişa caseta de dialog Customize.4.20. .

Un şablon este un diapozitiv inclus în programul PowerPoint. Crearea unei prezentări 3. schema de culoare.. Utilizare Template (şablon predefinit). s-a setat salvarea automată a documentului după fiecare 30 de minute. care poate fi înlocuit cu textul dorit. se activează meniul Tools şi se alege comanda Options.3. Fereastra PowerPoint de mai jos prezintă modalitatea de alegere a metodei dorite. 3. În figura de mai jos. Crearea unei noi prezentări PowerPoint oferă următoarele metode pentru a crea o nouă prezentare: 1. Prin această metodă se poate personaliza o prezentare după dorinţă. Utilizare rutină AutoContent wizard (Asistentul de prezentări grafice) oferă cel mai ridicat nivel de asistenţă. folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare albă). Se va deschide o casetă de dialog corespunzătoare.21. un text-model. în care. după dorinţă. 2. El indică fiecare pas pentru crearea unei noi prezentări. Fiecare şablon conţine macheta generală a diapozitivului. Crearea unei prezentări de la zero. 3. Figura 3.3.142 Pentru realizarea acestei operaţii. . pot fi modificate diverse opţiuni.1.

Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea AutoContent wizard şi apoi se acţionează clic pe butonul OK. Toate tipurile sunt enumerate în partea dreaptă a casetei de dialog iar butoanele din coloana centrală permit afişarea tipurilor grupate pe categorii. În ecran este afişată caseta de dialog AutoContent Wizard. Pentru realizarea acestei operaţii.143 Figura 3. Figura 3.22.23 . Crearea unei noi prezentări folosind rutina AutoContent wizard. se execută următorii paşi: 1. „Traseu“ afişat în partea dreaptă cere specificarea tipului de prezentare.

Se selectează metoda ce sugerează cel mai bine modul de prezentare a lucrării pe care o realizaţi. În caseta de dialog care se deschide. dacă se intenţionează realizarea unei prezentări care urmează să se deruleze continuu. se execută clic pe butonul corespunzător tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing). pregătire. 3. Din caseta listă derulantă se selectează un tip de prezentare.24. 5. 4. Figura 3. handouts. . sau generalităţi) iar PowerPoint creează o schema generală. 2. vânzări.144 În AutoContent wizard se selectează tipul de prezentare care se doreşte a fi creat (strategie. În fereastra afişată pe ecran se selectează opţiunea Presentations. informal meetings. Apoi se execută clic pe butonul Next. Apoi se execută clic pe butonul Next. pentru a delimita mai exact scopul prezentării ( ex. Se execută clic pe butonul Next pentru a începe lucrul. înştiinţări neplăcute. rapoarte. kiosk. Marketing Plan). fără intervenţia unui moderator. dacă prezentarea urmează să fie făcută de către o persoană. sau se selectează opţiunea Internet.

25. Figura 3. Se introduc titlul prezentării şi numele autorului în spaţiile prezentate în acest scop. Se selectează modul de prezentare finală (de exemplu On-Screen Presentation – prezentarea pe ecran) iar dacă este nevoie de exemplare tipărite pentru distribuire. 6. 8. Se execută clic pe butonul Finish.145 Figura 3. 7. apoi se execută clic pe butonul Next. Se execută apoi clic pe butonul Next.26. se execută clic pe caseta de validare Yes sau No. .

care se poate vedea în secţiunea Preview şi apoi se execută clic pe butonul OK.27. . Aceste şabloane oferă numai o schemă de culori şi o schemă de aranjare a diapozitivului. Denumirile lor reflectă scopul prezentării. − Presentation Design Templates. Se execută clic pe butonul Prezentation Designs. tipurile de prezentări din aplicaţia AutoContent wizard se bazează pe aceste şabloane. Aceste şabloane oferă în mare parte aceleaşi elemente de ajutor ca şi AutoContent wizard – de fapt. se execută paşii următori: 1. În ecran apăre fereastra New Presentation (Figura 3. Figura 3.27). 2. − Presentation Templates. Şabloanele oferă o schemă de culori pentru diapozitive şi o schemă generală pentru textul diapozitivului. Din fereastra PowerPoint se selectează opţiunea Template şi apoi se execută clic pe butonul OK. Şabloanele pot fi împărţite în două categorii: şabloane pentru prezentări (Presentation Templates) şi şabloanele pentru aspectul prezentărilor (Presentation Design Templates). Pentru a crea o nouă prezentare folosind un şablon. se alege şablonul dorit.146 Crearea unei noi prezentări folosind un şablon de machetare Un şablon este o soluţie de compromis între conducerea pas cu pas (oferită de AutoContent) şi lipsa asistenţei (Blank Presentation).

3. se selectează opţiunea Blank Presentation şi apoi se execută clic pe butonul OK.2. Se începe editarea diapozitivelor. . Adăugarea (inserarea) textului într-un diapozitiv (folie) Inserarea textului într-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie. se va executa clic în zona în care scrie Click to add text. la fiecare apăsare a tastei Enter.147 3. Se începe editarea (personalizarea) diapozitivelor. 4. Se afişează fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. se va executa clic în fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului.3. Crearea unei prezentări personalizate pornind de la o prezentare albă O prezentare albă nu conţine nici o schemă de culori sau vreo schemă prestabilită şi nici un text-model care să indice unde şi ce trebuie scris. exact ca în aplicaţia Autocontent wizard. Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter. Pentru a crea o prezentare albă. Figura 3. Se afişează fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit şi apoi se execută clic pe butonul OK. Dacă textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca listă marcată. Dacă într-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare. se efectuează paşii următori: 1. 2. va apare un nou marcaj de listă.28. 3. Pentru inserarea textului. Din fereastra PowerPoint.

Inserarea comentariilor într-un diapozitiv. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare şi apare cursorul de inserţie.29. forma de vizualizare Outline View.30 . Se introduce textul dorit şi la final se apasă tasta Enter.148 Figura 3. Se alege. pentru diapozitivul căruia i se va adăuga un comentariu. Figura 3. se va executa clic în zona în care scrie Click to add notes. În partea dreapta a ferestrei.

se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.3.3. Introducerea datei calendaristice şi a timpului în diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice şi a timpului se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer. Dacă nu se doreşte ca textul să apară şi în subsolul primului diapozitiv. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer. Dacă se doreşte actualizarea . se acţionează butonul Apply to All.31. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3. se acţionează butonul Apply iar pentru a introduce textul în toate diapozitivele. Adăugarea textului în zona de subsol. se acţionează butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor.4. Figura 3. În ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer şi se execută clic pe opţiunea Slide Number (Figura 3.31).5. se acţionează butonul Apply iar pentru introducerea lor în toate diapozitivele. Pentru introducerea acestora în diapozitivul curent. pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text în zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.3. se activează opţiunea Footer şi apoi.149 3. Numerotarea automată a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activează meniul View şi apoi comanda Header and Footer.32. în câmpul de editare.33) şi apoi se alege formatul dorit. Pentru a introduce textul în diapozitivul curent.3. 3. Pentru numerotarea diapozitivul curent. se acţionează butonul Apply to All. se acţionează butonul Apply to All. se introduce textul dorit. Figura 3. 3. se execută clic pe opţiunea Date and Time(Figura 3. Dacă nu se doreşte numerotarea primului diapozitiv. se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.32).

se selectează opţiunea Dont’t show on title slide.3. . iar dacă nu se doreşte introducerea datei şi în primul diapozitiv.150 permanentă a datei.6.34. În ecran este afişată caseta de dialog Apply Design Template din care se alege şablonul dorit.33. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui şablon de proiect (a unei forme implicite). Figura 3. Figura 3. complementare pentru text şi fundal. aşa încât textul să fie uşor de citit iar culorile să nu fie discordante.35) . Figura 3. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. 3.35. Dacă schemele de culoare nu prezintă interes se execută clic pe butonul Custom care prezintă opt căsuţe diferite (Figura 3. PowerPoint sugerează câteva seturi de culori alese cu atenţie. se alege modul de afişare Slide View sau Slide Sorter. Se selectează schema de culoare dorită şi se execută clic pe butonul de comandă Apply. se selectează opţiunea Update Automatically. se alege modul de afişare Slide View. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Color Scheme. În ecran este afişată caseta de dialog Color Scheme.câte una pentru fiecare culoare care face parte din schemă. apoi se activează meniul Format şi se alege comanda Apply Design Template. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare.

37. Figura 3. sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opţiunii More Colors. . iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor. din care se alege culoarea dorită. se alege macheta dorită şi se execută clic pe butonul Apply. De exemplu.36. În ecran se deschide caseta de dialog Background. se activează meniul Format şi se alege comanda Background. Se activează meniul Format şi se alege comanda Slide Layout. PowerPoint pune la dispoziţie o paletă de aproximativ 150 de culori. În ecran este afişată caseta de dialog Slide Layout. pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului). selectându-se diapozitivul căruia i se va aplica o nouă machetă. Figura 3. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afişează prezentarea în modul Slide View sau Slide Sorter. Background. se execută clic pe butonul Apply to All. se execută clic pe una din opţiunile care apar în listă (ex. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent.151 Pentru a alege o altă culoare decât cea din schemă. Title text etc. se execută clic pe butonul Apply.38. Figura 3.) şi apoi se execută clic pe butonul Change Color.

sunete şi videoclipuri în prezentări În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive conţinând imagini.40.39. Figura 3. sunete şi videoclipuri. Se va deschide următoarea fereastră din care se pot alege imagini dorite. sunete şi videoclipuri şi se execută clic pe butonul OK. Clip art reprezintă o colecţie de imagini sau desene ce pot fi introduse în diapozitive. .152 3. Se selectează o machetă desemnată introducerii unor imagini grafice (clipuri).7.3. Introducerea unor imagini grafice (clipuri). Se alege pentru diapozitivul corespunzător modul de afişare Slide View şi se execută dublu clic pe butonul care conţine o imagine. Diapozitivele desemnate acestui scop conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. obiecte clip art. Figura 3.

− Se selectează comenzile Insert Picture. sunete şi videoclipuri dintr-un fişier. . − Se selectează comenzile Insert. Movies and Sounds. Inserare imagini grafice (clipuri).41. Movies and Sounds. sunete şi videoclipuri dintr-o librărie de imagini. iar în prim plan apare eticheta metodei folosite. sunete şi videoclipuri în diapozitive care nu conţin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Picture. Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip Figura 3. Clip Art. Inserare imagini. Movies and Sounds. From File. 2. Sound from File. − Se selectează comenzile Insert.153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri). − Se selectează comenzile Insert . − Se selectează comenzile Insert . −Se execută clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. În toate cazurile menţionate se deschide fereastra Insert corespunzătoare din care se alege fişierul dorit şi apoi se execută clic pe butonul Insert. − Se selectează comenzile Insert . Movie from Gallery. Movies and Sounds. Toate modalităţile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery. se poate alege una din următoarele două modalităţi: 1. Sound from Gallery. Movie from File.

154 Figura 3. 3. Se activează componenta WordArt prin secvenţa de comenzi Insert. Pentru a insera un obiect WordArt într-un diapozitiv. WordArt sau se execută clic pe butonul Insert WordArt prezent în bara Drawing. .43. Introducerea unui obiect WordArt în prezentări PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice în text. se afişează diapozitivul în modul Slide View. În ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conţine modele de obiecte WordArt. Figura 3.42.8. Picture.3.

Primul . Se plasează pointerul de mouse în diapozitiv.). PowerPoint creează automat două diapozitive importante. Pentru a crea o casetă de text.Slide Master (Diapozitivul principal − Figura 3.3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen.44) în care se va introduce textul dorit. O casetă de text are rolul unui suport pentru text. apoi se execută clic pe butonul OK.10. Figura 3.47. fonturile. se ţine apăsat butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează (se trage) spre dreapta până când caseta capătă lăţimea dorită. cum sunt imaginile grafice de fundal. Pentru afişarea diapozitivului Slide Master se activează meniul View. Figura 3. se alege comanda Master şi apoi Slide Master. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.45).47. memorează elementele de format caracteristice prezentării. Figura 3. Introducerea casetelor de text în prezentări Figura 3. dimensiunile fonturilor şi poziţia titlului pe fiecare diapozitiv în parte. Se eliberează butonul mouse-ului iar pe ecran apare o casetă de text cu înălţimea de un rând.45. Efectele WordArt se pot îmbunătăţi utilizând butoanele din bara de instrumente WordArt. Se execută clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3. acolo unde se doreşte introducerea unei casete de text. .155 Se alege modelul dorit.9.44 3.46 3.3. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Când se selectează un şablon de proiect.

Pentru realizarea acestei operaţii. 2. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. se afişează unul din cele două diapozitive. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Figura 3.1. Comanda Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv conţinutul Clipboardu-lui. Se selectează textul (imaginea) de copiat. Aceste modificări vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare cât şi pe cele noi introduse. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. Clipboardul este o memorie temporară. se . Se selectează textul (imaginea) de copiat şi apasă simultan tastele Ctrl+C. Master. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy şi Paste. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de copiat şi se afişează în modul SlideView. 3.Title Master (diapozitiv titlu − Figura 3. Editarea unei prezentări 3.156 Al doilea . Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Se execută clic pe butonul Paste. Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Se selectează diapozitivul în care se va copia textul (imaginea). Title Master. 3. se activează meniul Edit şi apoi comanda Copy. Copierea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste.4. Pentru realizarea acestei operaţii. mutarea şi ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea şi mutarea textului sau imaginilor este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului.4. Diapozitivul Title Master se afişează în ecran prin secvenţa de comenzi View.).48. Se selectează textul (imaginea) de copiat şi se execută clic pe butonul Copy. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. păstrează informaţii privind diapozitivul de deschidere şi celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Pentru realizarea acestei operaţii. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste.48 Când se doreşte realizarea unor modificări asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra căruia se pot realiza modificările dorite.

se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut şi Paste. 3. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). prin apăsarea tastei . Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Mutarea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează textul (imaginea) de mutat şi apasă simultan tastele Ctrl+X. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind comenzile Clear sau Cut. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Pentru realizarea acestei operaţii. Se selectează diapozitivul în care se va muta textul (imaginea). Se selectează textul (imaginea) de mutat şi se execută clic pe butonul Cut. Se selectează textul (imaginea) de şters. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. Se execută clic pe butonul Paste. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. 2. Ştergerea textului sau imaginilor în cadrul unei prezentări folosind tastele Delete sau Backspace. Se selectează textul (imaginea) de mutat. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de mutat şi se afişează în modul SlideView. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Se selectează textul (imaginea) de şters şi se apasă tastele Delete sau Backspace. Stergerea textului sau imaginilor ăn cadrul unei prezentări. se activează meniul Edit şi apoi comenzile Clear sau Cut. Se apasă simultan tastele Ctrl +V. Figura 3. Pentru realizarea acestei operaţii. se activează meniul Edit şi apoi comanda Cut. Ştergerea se poate face şi caracter cu caracter. Pentru realizarea acestei operaţii.49 2. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru realizarea acestei operaţii.157 afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte copierea. se selectează diapozitivul care conţine textul ( imaginea) de şters şi se afişează în modul SlideView. Se activează meniul Edit şi apoi comanda Paste. se afişează în modul Slide View şi se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte mutarea. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaţii de taste.

Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy şi Paste. Se apasă tastele Delete sau Backspace. mutarea şi ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active Copierea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active. Mutarea diapozitivelor se poate realiza şi folosind combinaţia de taste Ctrl+X. Se activează meniul Edit şi se aleg comenzile Clear sau Cut. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) în cadrul unei prezentări. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se execută clic pe butonul Paste. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. respectiv Ctrl+V. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. respectiv Ctrl+V. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) utilizând tastele Delete sau Backspace. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Copy. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy şi Paste din bara Standard. Se execută clic pe butonul Cut.2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de copiat.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut şi Paste. 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.4. se ţine apăsată tasta Ctrl. Ştergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Se execută clic pe butonul Paste. se ţine apăsată tasta Ctrl. Se activează opţiunea Edit şi apoi comanda Paste. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). 3. Se execută clic pe butonul Cut. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive. se ţine apăsată tasta Ctrl. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru selectarea mai multor diapozitive. Se execută clic pe butonul Copy. 2. Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de şters. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Pentru selectarea mai multor diapozitive. Mutarea diapozitivelor în cadrul unei prezentări sau între mai multe prezentări active.158 Backspace (ştergerea făcându-se în direcţia ←) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia →) 3. 2. se ţine apăsată tasta Ctrl. acolo unde se doreşte copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se selectează diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Se plasează cursorul de inserţie în prezentare. . Copierea diapozitivelor se poate realiza şi prin folosirea combinaţiilor de taste Ctrl+C. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut şi Paste din bara Standard. Copierea. Se execută clic pe butonul Paste. acolo unde se doreşte mutarea diapozitivului (diapozitivelor). se ţine apăsată tasta Ctrl. Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1. 3.

Reordonarea diapozitivelor (foliilor) într-o prezentare Când se finisează o prezentare. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj şi va plasa o linie gri sub subiecte. pentru a indica prezenţa unei informaţii ascunse (Figura 3. nu trebuie corectată doar ordinea în care apare textul în diapozitive ci şi ordinea în care apar diapozitivele. 3. Figura 3. Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentări. Pe ecran va fi afişată fereastra New Slide. apoi se execută clic pe butonul Move Down (mutare în jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare în sus). Se execută clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat. Se execută clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare structură (Outline View). din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. prezente pe bara de instrumente Outlining. . se folosesc două metode şi anume: 1. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Outline View. afişată în partea stângă a ecranului.50).4.4. Se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte adăugarea unui nou diapozitiv.50.159 3.4.3.

. executând clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining. Figura 3. Se verifică dacă textul ascuns a fost mutat împreună cu subiectul.52.51.160 Figura 3.

Font Size. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting. prezente în bara de instrumente Formatting. se activează meniul Format şi se alege comanda Font.53.5. În partea superioară a ecranului. 3. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Formatarea unei prezentări 3.1.5. Se selectează textul dorit şi se activează butoanele corespunzătoare (Font. Bold. Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului Figura 3. Se eliberează apoi butonul stânga mouse. PowerPoint a înlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. . Această operaţie se realizează în următoarele moduri: 1.161 2. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter.53). respectiv Ctrl+I pentru scrierea înclinată a textului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează diapozitivul care va fi mutat. Reordonarea diapozitivelor în modul de afişare sortare (Sorter View). Se economiseşte timp folosind combinaţia de taste Ctrl+B pentru scrierea îngroşată a textului. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea în modul Sorter View. În ecran se va afişa caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Italic). Se selectează textul dorit. se ţine apăsat butonul stânga mouse şi se trage punctul de inserţie estompat în stânga sau în dreapta diapozitivului în faţa sau în spatele căruia se mută cel selectat.

53) din care. se vor alege opţiunile dorite: Underline (subliniere). pentru umbrirea textului textului. pentru .55. printr-un clic pe nume. Subscript (indice). Din paleta de culori More Color. se alege culoarea dorită. clic butonul OK. Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. . Se selectează diapozitivul al cărui font va fi modificat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.53) şi se va activa lista derulantă Color. folosirea scrierii subscript (indice) şi superscript (la putere). se activează opţiunea Format şi comandă Font.54. Superscript (la putere). În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. Se execută apoi. În ecran se va afişa caseta de dialog Font (Figura 3. respectiv butonul Text Shadow sau combinaţia de taste Ctrl+U. unei umbre textului. se poate acţiona butonul Custom. se poate acţiona butonul More Color. Se selectează textul dorit. Dacă se doreşte personalizarea culorilor. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi colorat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorită. se activează opţiunea Format şi comanda Font.162 Aplicarea sublinierii. Figura 3. Se economiseşte timp folosind butonul Underline sublinierea textului. printr-un simplu clic. Shadow (umbrire). Dacă se doresc nuanţe speciale de culoare. Figura 3. Se selectează textul dorit.

Se selectează diapozitivul al cărui text va fi aliniat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. sau combinaţia de taste Ctrl+E. . Se selectează textul dorit.57. Figura 3. În ecran se va afişa caseta Change Case şi se execută clic pe opţiunea dorită. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. În ecran se va afişa submeniul corespunzător şi se acţionează clic pe opţiunea dorită. folosind funcţia Change Case… Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. Se selectează textul dorit.56. − Alinierea la stânga-dreapta Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv. − Alinierea la centru − Alinierea la dreapta sau combinaţia de taste Ctrl+R. Figura 3.163 Alinierea textului unui diapozitiv. se activează opţiunea Format şi se alege comanda Change Case. Pentru alinierea textului se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente Formatting şi combinaţii de taste: − Alinierea la stânga sau combinaţia de taste Ctrl+L. se activează meniul Format şi se alege comanda Alignment. . Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View.

În ecran se va afişa caseta Line Spacing din care se aleg opţiunile dorite. Marcajele pot fi de două tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uşor anumite paragrafe. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se activează meniul Format şi se alege comanda Line Spacing. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. .60.58. În prezentările PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conţin paragrafe marcate sau pot fi adăugate marcaje paragrafelor specificate.61. b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor. Figura 3. Adăugarea unor marcaje paragrafelor. Figura 3. Figura 3.59. Se selectează paragraful dorit. Figura 3.164 Schimbarea spaţiului între paragrafe.

se activează meniul Edit şi se alege comanda Redo sau se execută clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard. Pentru aceasta. Funcţia Redo realizează refacerea ultimei operaţii anulate. se activează meniul Format şi se alege comanda Bullets and Numbering. În ecran se va afişa caseta Bullets and Numbering şi se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite. şi Bullets prezente în bara de instrumente . se activează din meniul Edit şi se alege comanda Undo sau se execută clic pe butonul corespunzător bara de instrumente Standard. Folosind butoanele Numbering Formatting. Dacă se doreşte redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuanţe speciale de culoare. se afişează prezentarea curentă în modul Slide Sorter. din care se vor alege marcatorii doriţi. Figura 3. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Z. Aceeaşi funcţie se poate realiza şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+Y.62. În ecran se vor afişa ferestrele corespunzătoare. iar dacă se doreşte personalizarea simbolurilor se execută clic pe butoanele Picture sau Character. Se selectează paragraful dorit. Utilizarea funcţiilor Undo şi Redo Funcţia Undo realizează anularea ultimei operaţii efectuate.165 Pentru adăugarea unor marcaje paragrafelor specificate. Se selectează diapozitivul al cărui text va fi transformat şi apoi se afişează în modul Slide View sau Normal View. se pot acţiona butoanele Size sau Color. se economiseşte timp. Pentru aceasta.

PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj. PowerPoint va înconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Pentru setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se plasează pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi. În ecran se va afişa caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opţiunile corespunzătoare. Pentru redimensionarea casetelor de text într-un diapozitiv. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Line Color (Culoare linie) prezente în bare Drawing. Pentru mutarea casetelor de text într-un diapozitiv se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Modificarea casetelor de text în prezentări Redimensionarea şi mutarea casetelor de text într-un diapozitiv (folie). se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită.166 3.5. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines. se execută clic pe caseta de text pentru a o selecta. Se execută clic pe butoanele Line Style (Stil linie). Setarea stilului şi culorilor liniilor unei casete de text. Figura 3. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri. se glisează până când caseta de text ajunge în poziţia dorită.2. . PowerPoint va înconjura caseta cu un marcaj.63.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor în prezentări Redimensionarea şi mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă cu instrumente Picture. Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaţii se execută clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va înconjura clipul cu marcaje de dimensionare şi va afişa bara flotantă de instrumente Picture. Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa clipului. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită. Se execută apoi clic în afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selectează imaginea grafică şi se execută clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. În ecran va fi afişată caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conţine culorile originale şi culorile noi. În secţiunea Change a casetei de dialog va fi selectată opţiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectată opţiunea Fills.

Figura 3.64. Se execută clic pe o culoare din secţiunea Original, apoi se execută clic pe săgeata din dreptul casetei alăturate din secţiunea New pentru a afişa o paletă de culori, şi se selectează altă

168 culoare. Se vizualizează imaginea executând clic pe butonul Preview şi se continuă experimentul cu alte culori. Când s-a obţinut efectul dorit se execută clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dacă nu se doreşte folosirea unei imagini în întregime, se pot elimina anumite părţi tăind din imprimate. Pentru aceasta se selectează imaginea grafică. Se execută clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tăiere. Se plasează instrumentul de tăiere pe marcajul central de jos al imaginii şi se glisează până rămâne partea dorită din imaginea grafică. Se execută din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tăiere. Imaginea grafică tăiată, poate fi refăcută în forma iniţială executând clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini în fundal. Pentru a adăuga o imagine grafică în fundalul unui diapozitiv, se selectează imaginea grafică apoi se execută clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afişat în ecran, se aleg opţiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice şi diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezentă în partea de jos a ecranului, se pot adăuga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, pătrate, elipse etc. Adăugarea unor tipuri diferite de linii într-un diapozitiv se realizează executând clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simplă) sau Arrow (Linie săgeată). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege opţiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuanţe de culoare şi stiluri de grosime dacă se execută clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie întreruptă) şi Arow Style (Stil săgeată) de pe bara de instrumente Drawing. Acelaşi efect se poate realiza şi dacă se activează meniul Format şi se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adăugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Această operaţie se realizează dacă se execută clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente în bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intră în document şi se trage cu mouse-ul cât de mult se doreşte, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeaşi operaţie se realizează şi dacă se execută clic pe butonul AutoShapes şi, din submeniul afişat, se alege o opţiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului şi culorilor formei se poate realiza dacă se selectează forma corespunzătoare şi se activează meniul Format, apoi comanda AutoShape. În ecran este afişată caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opţiunile corespunzătoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) şi culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea şi mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Când indicatorul ia forma unei săgeţi cu două vârfuri, se glisează până când clipul ajunge la mărimea dorită. b) Mutarea formei. Se execută clic pe formă pentru selecţie. PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se plasează indicatorul mouse-ului pe suprafaţa formei. Când indicatorul ia forma tastelor săgeţi, se glisează până când clipul ajunge în poziţia dorită.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre şi poate fi rotită într-o poziţie dorită. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizează selecţia acesteia, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execută clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaţiei de rotire se execută clic pe formă pentru selecţie, iar PowerPoint va înconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 pătrăţele albe). Se execută clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora în nuanţa verde. Se plasează indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj şi prin glisare se roteşte forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaţionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaţionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al conţinutului. Pentru crearea într-o prezentare a unei organigrame, se parcurg următorii paşi: 1. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activează opţiunea Insert din bara de meniu şi apoi comanda New Slide. 3. Se afişează caseta New Slide şi se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

75. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View. Se începe efectiv construirea organigramei folosind comenzile şi butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bară de meniuri. după care cu mouse-ul se punctează caseta de text ce urmează a fi ierarhizată (casetă numită „bază“).172 4. În fereastra Slide Layout. Co-manageri − echipă de manageri de acelaşi nivel. apoi comanda Slide Layout. . 5. Ramură −managerul plus subordonaţii. Formatul unui diapozitiv se poate alege şi din fereastra Slide Layout care se deschide apelând la meniul Format.74). Instrumentele de ierarhizare se află în bara de instrumente şi au următoarea semnificaţie: − crează un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare. subordonaţi aceluiaşi şef. subordonaţi aceluiaşi şef. Figura 3. Co-subordonaţi − echipă de subordonaţi de acelaşi nivel. Se execută dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Termenii utilizaţi în contextul organigramei sunt: Grup − subordonaţii unui manager. În mod implicit apare o organigramă cu patru casete. bară cu instrumente şi bară de stare. se acţionează clic pe macheta Organization Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply (Figura 3. Construirea ierarhizată a organigramei se realizează activând unul câte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenţei.

aceasta se poate salva în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea. −Se execută clic undeva în afara organigramei pentru a deselecta casetele şi a vedea rezultatul. termenul grup se referă la subordonaţii unui manager iar ramură înseamnă managerul plus toţi subordonaţii săi.. apoi opţiunea All. în limbajul folosit pentru organigrame. la stânga casetei „bază“. − crează un element de acelaşi rang. prin meniulFile şi comanda Close and return to prezentation. cât şi pentru ramuri.. − Se activează meniul Styles şi din lista de opţiuni afişată se alege stilul dorit. − crează un element ierarhic superior faţă de elementul „bază“. Figura 3. În configuraţia prestabilită grupurile sunt plasate în casete alăturate. Modificarea structurii unei diagrame organizaţionale (organigrame).173 − crează un element de acelaşi rang. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedează astfel: − Se selectează organigrama: se execută clic într-o casetă a organigramei. se alege comanda Select din meniul Edit.. − crează elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare faţă de caseta considerată „bază“. a) Schimbarea stilului unei organigrame.76. Programul Microsoft Organization Chart oferă mai multe variante de stil atât pentru grupuri. După cum am menţionat mai sus. . Odată ce organigrama a fost construită. la dreapta casetei „bază“.

Se afişează o listă de opţiuni şi se va selecta cea dorită. a culorii şi a alinierii textului dintr-o organigramă.77. Comenzile pentru aliniere sunt Left. iar alegerea culorilor se realizează cu ajutorul comenzii Color. −Schimbarea culorii chenarului.174 b) Formatarea unei organigrame. −Formatarea textului dintr-o organigramă. Schimbarea fontului se realizează cu ajutorul comenzii Font. Pentru chenar s-a selectează a treia opţiune din a doua coloană (Figura 3. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Color. Pentru aceasta se efectuează următoarele operaţii: − Schimbarea stilului chenarului. Right şi Center. b) Formatarea casetelor dintr-o organigramă. se activează meniul Boxes şi se alege comanda Border Style. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conţine comenzi pentru schimbarea fontului. Figura 3. Se selectează casetele. Se selectează casetele. .78). Figura 3. În ecran este afişată paleta de culori şi se execută clic pe culoarea dorită pentru a o selecta.78. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigramă pentru a le scoate mai bine în evidenţă. Textul trebuie să fie în prealabil selectat.

Figura 3.80. 3.175 c)Formatarea liniilor dintr-o organigramă. aceasta se poate actualiza în documentul PoverPoint ce conţine prezentarea prin comanda Update din meniul File. Pentru revenirea în PowerPoint se activează iarăşi meniul File şi se alege comanda Exit and Return to. se va selecta macheta Chart. În acest fel liniile au fost selectate. Pentru crearea unui grafic într-o prezentare. Se afişează caseta New Slide. .. Style sau Color. Pentru realizarea acestei operaţii se activează meniul Edit. După ce organigrama a fost modificată. După ce s-a realizat formatarea se execută clic în afara organigramei pentru a deselecta liniile de legătură. Se selectează noul diapozitiv şi se va afişa în modul Slide View.3. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart. se parcurg următorii paşi: 1. Figura 3. 3. Se activează meniul Lines şi se alege una dintre comenzile Thickness. se plasează cursorul de inserţie în poziţia în care se doreşte inserarea unui nou diapozitiv.79. În modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Se execută dublu clic pe caseta de rezervare Chart. se alege comanda Select apoi Connecting Lines. etc. 2. apoi se va executa clic pe butonul OK.6. Se activează meniul Insert şi apoi comanda New Slide. Crearea unui grafic. pie chart..

Figura 3. Pe ecran este afişată o fereastră Excel. În Datasheet se vor introduce datele. După introducerea datelor. seriile de date etc. Legend. Figura 3. . apoi comanda Slide Layout. Pentru aceasta se activează meniul Chart şi apoi comanda Chart Options.81. pentru finalizarea graficului. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege şi din fereastra Slide Layout. se va executa dublu clic oriunde în afara graficului sau a ferestrei Chart.). Pentru editarea unui grafic se execută dublu clic pe acesta. Editarea unui grafic. Se deschide fereastra Chart corespunzătoare şi se pot edita elementele graficului (titlul. Data Labels etc).82. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format. În fereastra Slide Layout se alege macheta Chart şi apoi se execută clic pe butonul Apply. În ecran se deschide fereastra Chart Options şi se execută clic pe butoanele corespunzătoare modificărilor dorite (Titles.176 4. ca în orice foaie de calcul. legenda. conţinând un Datasheet şi un model de grafic.

din care se va alege tipul şi sub-tipul de grafic dorit. Figura 3. Modificarea tipului de grafic.83. Se activează meniul Chart prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Chart Type.84. În ecran se deschide fereastra Chart Type. .177 Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activează meniul Format prezent în fereastra Chart şi se alege comanda Selected Chart Area… În ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area şi se alege culoarea dorită. Figura 3.

7. respectiv cea în care se realizează corectarea ortografică.86. Figura 3. Prin urmare. Pentru aceasta se activează meniul Tools şi se aleg comenzile Language.1. această funcţie este activă. Figura 3. apoi clic pe butonul OK. trebuie realizată configurarea prezentării.178 3. toate cuvintele care nu se găsesc în dicţionarul limbii alese sau sunt greşite. Pregătirea diapozitivelor pentru tipărire Stabilirea formatului optim şi alegerea orientării pentru un diapozitiv. vor fi subliniate cu o linie ondulată de culoare . În mod implicit. În fereastra Page Setup afişată în ecran se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. Corectarea gramaticală se realizează cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar. Înaintea verificării ortografice a textului se recomandă alegerea limbii dicţionarului. Tipărirea unei prezentări 3.85 Pentru alegerea orientării diapozitivelor în Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execută clic pe opţiunile Portret sau Landscape prezente în fereastra Page Setup. În ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorită. prezentă în meniul Tools.7. Corectarea erorilor gramaticale. Înainte de tipărire. Pentru aceasta se activează opţiunea File şi apoi comanda Page Setup. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. Set Language.

la stabilirea zonei de imprimat (secţiunea Print range).2. În acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi în totalitate foaia. se activează meniul File şi apoi comanda Page Setup. apare în partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). a) Tipărirea prezentării în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. În partea dreaptă se află butoane de comandă cu următorul rol: Ignore pentru a ignora cuvântul. din submeniul care va fi afişat. AutoCorect. Dacă se doreşte declanşarea opţiunii de imprimare într-un fişier se validează opţiunea Print to File. Ignore All pentru ca rutina de verificare să nu mai marcheze cuvântul respectiv. pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvântul respectiv. Opţiunile disponibile sunt All (se tipăreşte întreaga prezentare) şi Pages (se tipăresc paginile precizate în intervalul From… To…). Din fereastra afişată se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide sized for şi din lista derulantă afişată se selectează opţiunea Overhead. din bara de Figura 3. În partea se jos a casetei se află liste cu opţiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). Se activează apoi meniul File şi se alege comanda Print. În ecran este afişează caseta de dialog Spelling. Pentru corectarea automată.179 roşie. 3. Fiecare cuvânt greşit sau care nu se găseşte în dicţionar. Pentru realizarea acestei operaţii. . la declararea numărului de copii (secţiunea Copies).7.87. Erorile pot fi corectate manual sau automat. apoi clic pe butonul OK. În ecran este afişată caseta de dialog Print. Secţiunea Print range precizează zona de imprimat. Această comandă se poate activa şi prin apăsarea tastei cheie funcţională F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. Tipărirea efectivă a unei prezentări. Opţiunile de tipărire disponibile în fereastra Print se referă la: alegerea tipului de imprimantă (secţiunea Printer). se activează meniul Tools şi apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Change sau Change All pentru corectarea cuvântului. Add pentru a adăuga cuvântul la dicţionarul personalizat.

Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Preset Animation. Din submeniul afişat se alege efectul dorit .88.88) se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Print what şi din lista derulantă se selectează opţiunea Handouts. Pentru aceasta în fereastra Print (Figura 3.180 Figura 3. În opţiunea Slides per page se poate specifica numărul de diapozitive pe o pagină. 3. diagrame etc. Efecte de slide-show Adăugarea (personalizarea) unor efecte de animaţie diapozitivelor. b) Tipărirea prezentării în modul broşură.8. imagini. Se pot aplica efecte de animaţie oricărui obiect (titlu.8.). În situaţia în care este necesar ca auditoriul să aibă o copie a prezentării se realizează tipărirea sub formă de broşură. .1. Pregătirea vizionării unei prezentări 3. liste marcate. Pentru realizarea acestei operaţii se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie.

181 Figura 3. se afişează diapozitivul în modul Slide View şi se selectează obiectul căruia i se va aplica un anumit efect de animaţie. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Custom Animation. Dacă se execută clic pe butonul Effects se adaugă obiectului efecte de animaţie şi sunet. În ecran se afişează caseta de dialog Custom Animation (Figura 3. Ordinea în care se vor realiza efectele aplicate se stabileşte executând clic pe butonului Order &Timing. 90. Modul în care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizează prin validarea opţiunii On mouse click.90) şi se aleg efectele dorite. Figura 3. respectiv validarea opţiunii Automatically. .89 Dacă se doreşte personalizarea efectelor de animaţie.

. în secţiunea Effect. sau prin validarea opţiunii Automatically after. Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Slide Transition. Pentru realizarea acestei operaţii. folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat. Figura 3.182 Aplicarea de tranziţii prezentărilor (trecerea de la un diapozitiv la altul).). pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în mod automat. acesta se alege din caseta derulantă Sound. Pentru modificarea vitezei de tranziţie (Figura 3. se afişează prezentarea în modul Slide Sorter (sortare diapozitive) şi se selectează toate diapozitivele. fără incoerenţa datorată înlocuirii unui diapozitiv cu următorul. se executată clic pe una dintre opţiunile Slow. se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. precizând timpul de aşteptare (în secunde) între afişarea a două diapozitive.91. Tranziţiile sunt efecte vizuale şi/sau sonore care se aplică unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul să treacă uşor de la unul la altul.92. Dacă se doreşte eliminarea din această prelucrare a unor anumite diapozitive. Se selectează efectul Blinds Vertical din lista derulantă şi se urmăreşte cu atenţie diapozitivul din secţiunea Effect. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizează prin validarea opţiunii On mouse clik. alegând comanda Select All din meniul Edit. (sau se execută clic pe săgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). După alegerea efectelor dorite. Medium sau Fast. pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse. Pentru a ataşa prezentării (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor. se execută clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea întregii prezentări) sau se execută clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat).

3. Derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive Pentru derularea (execuţia) unei prezentări de diapozitive se afişează prezentarea în modul de vizualizare Slide Sorter. . Începe derularea prezentării. Vizionarea unei prezentări 3. sau se apasă tasta F5.93. se activează meniul View şi se alege comanda Slide Show. Acelaşi efect se obţine dacă se execută clic pe butonul Slide Show . Previous.1. coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcţie de opţiunile alese la aplicarea tranziţiei).92. Go).183 Figura 2. Se selectează diapozitivul de la care va începe derularea.9. Dacă se doreşte oprirea derulării şi reluarea de la alte diapozitive. Figura 3.9. se execută clic pe butonul dreapta mouse şi din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next.

. din submeniul afişat. Se lansează programul Internet Explorer. în modul de afişare Slide Sorter (sortare diapozitive). Pentru realizarea acestei operaţii. Se deschide prezentarea PowerPoint.). Dacă anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conţin informaţii mai speciale şi nu pot fi afişate. Figura 3. Diapozitivul ascuns va avea numărul de ordine încadrat într-un chenar şi barat cu o linie. În timpul derulării prezentării. pentru a sări de la un diapozitiv la altul. 4. 3.94 3. care va converti temporar fişierul curent în format HTML. ele pot fi ascunse. Pentru aceasta se efectuează următorii paşi: 1. se selectează diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecţie necontinuă se apasă tasta <Ctrl> şi se execută clic pe diapozitivul respectiv). se alege comanda Hide Slide. aceste diapozitive vor fi omise. Expunerea unei prezentări în Internet/ Intranet Prezentarea creată în PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi încărcat de un browser de Web. Se activează meniul Slide Show şi.10.95.184 Ascunderea unor diapozitive. Se activează meniul File şi se alege comanda Web Page Preview. Se execută clic pe hiperlegăturile de text din panoul din stânga (Figura 3. 2.

..96. 6. Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l închide şi a reveni în PowerPoint. Figura 3. . 5.185 Figura 3. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File şi în ecran se afişează caseta de dialog Save As.95.

186 7. Se execută clic pe butonul Publish şi se va afişa casetă de dialog prezentată mai jos.97 8. . Se deselectează caseta de validare Display speaker notes. Figura 3.98. 9. Figura 3. Se execută apoi clic pe butonul OK. iar celelalte opţiuni din secţiunea Browser support rămân nemodificate. Se execută clic pe butonul Change din dreapta opţiunii Page title şi în secţiunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentării.

Se execută clic pe caseta de validare Open published Web page in browser şi apoi clic pe butonul Publish. Figura 3. sau sub formă grafică (obiect sau buton). Se execută clic pe butonul Yes pentru a salva modificările. apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executând clic pe titlul fiecărui diapozitiv prezent în partea stângă a ferestrei.100) şi se alege slide-ul destinaţie. apoi se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Settings. − primul slide (First Slide). Se execută clic pe butonul Close al programului Internet Explorer. Se verifică dacă calea de acces din caseta de editare File name reflectă corect locaţia în care se doreşte salvarea fişierul HTML.187 10. 13. − anteriorul slide (Previous Slide). 14. 3. PowerPoint va îngloba codurile necesare pentru afişarea prezentării într-un browser de Web. În caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulantă a rubricii Hyperlink to (Figura 3. Aceste ramificaţii pot fi definite în PowerPoint sub formă de text de trimitere (hypertext). va salva fişierul sub denumirea dorită şi va preda controlul programului Internet Explorer. 12. care poate fi: − următorul slide (Next Slide) – opţiune implicită. Ramificaţii ale execuţiei unei prezentări Ramificaţiile execuţiei unei prezentări au loc prin intermediul hyperlink-urilor. fie executând clic pe săgeţile de sub fiecare diapozitiv. Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere.11.99. . se selectează textul de trimitere din slide-ul sursă. 11.

− un slide a cărui ordine predefinită de apariţie a fost schimbată (Custom Show).100. − altă prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) – legătură hypertext locală. − ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed). O hyperlegătură poate fi activată şi printr-un element grafic. Excel etc. − sfârşitul prezentării (End Show). se pot insera sunete predefinite. prin alegerea tipului de sunet ataşat tranziţiei din lista derulantă a opţiunii Play Sound. iar din lista afişată se alege un buton de comandă. . − adresă tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) – legătură hypertext externă. de exemplu un buton de acţiune. Pentru aceasta se selectează slide-ul sursă Se activează meniul Slide Show şi se alege comanda Action Buttons. (Other File) – legătură hypertext locală. Figura 3.188 − ultimul slide (Last Slide). De asemenea. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care să fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program şi alegerea acestuia prin butonul Browse). corespunzătoare efectului de tranziţie. − un slide oarecare din cadrul prezentării (Slide). − un alt fişier: PowerPoint. Word.

etc. Pentru aceasta.). Butoanele de comandă generează în mod implicat acţiuni predefinite (Next. se confirmă acţiunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificată cu ajutorul butoanelor săgeţi prezente în partea dreaptă a casetei).102).189 Figura 3. Figura 3. în fereastra Custom Shows se execută clic pe butonul New şi se precizează prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizată. mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stătător.102 . cât şi stabilind în mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabilă din meniul Slide Show. etc. După ce diapozitivele selectate au fost incluse în caseta Slide în Custom show (Figura 3. Home. Caseta de dialog Action Settings va fi afişată în mod automat ca să se poată ataşa butonului o acţiune.). bloc de text. Previous. dar acţiunea lor poate fi personalizată prin alegerea unui slide destinaţie particular. se pot crea pe baza prezentării existente. Hyperlink-urile pot fi generate plecând de la orice element grupat al diapozitivului (titlu.101 Se trage cadrul în zona din diapozitiv în care de doreşte inserarea butonul respectiv. organigrame. De asemenea. imagini. Ordinea derulării prezentării poate fi schimbată atât prin ramificaţiile prezentate.

Cheia pentru evitarea unor situaţii neplăcute este o repetiţie adecvată. creaţi o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive. O astfel de prezentare permite răspunsul la întrebări şi realizarea unor legături pertinente. Dacă aţi alocat 45 de minute expunerii unei prezentări şi.103. Pregătirea unei prezentări pentru expunere Orice prezentator.1. 3. invers. o serie de scăpări pot conduce la un dezastru. nu vă veţi simţi prea bine dacă ajungeţi la ultimul diapozitiv când veţi mai avea 20 de minute de acoperit. dacă sunteţi abia la diapozitivul 20 când vi se termină timpul alocat şi trebuie să treceţi rapid la concluzii. .12. este bine să se pregătească din timp pentru a rezolva problemele care pot apărea la expunerea unei prezentări de diapozitive pe calculator. Repetiţii cu programul PowerPoint Calitatea superioară a unei prezentări planificate este faptul că începe la timp. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizată poate fi ştearsă prin butonul Remove . dar urmăreşte subiectul tratat şi oferă auditoriului informaţiile necesare. O mică scăpare poate fi explicată unui auditoriu înţelegător. Figura 3. folosind o formulă de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv.12. probabil sunteţi nemulţumit că nu aţi prevăzut timpul necesar pentru a repeta în prealabil întreaga expunere. care o va trece cu vederea.190 Prezentarea personalizată primeşte numele implicit Custom Show1 şi poate fi vizualizată prin butonul Show. Sau. În cazul prezentărilor de diapozitive pe calculator. fie el şi experimentat. iar a doua se referă la logistică. 3. se termină la timp şi se derulează într-un ritm bine definit. repetiţia poate implica două aspecte: una este legată de timpii prezentării. Automatizarea unei prezentări cu opţiunea Automatically After din secţiunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentată în secţiunea „Aplicarea de tranziţii prezentărilor“.

104 2. se poate vorbi mai puţin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numărul diapozitivelor. se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot adăuga diapozitive. se poate cere programului PowerPoint să înregistreze durata cât rămâne pe ecran fiecare diapozitiv în timp ce se repetă derularea prezentării. Figura 3. Dacă durata este prea scurtă. 4. iar ceasul din stânga indică timpul scurs pentru diapozitivul curent. Când se ajunge la sfârşitul prezentării se apăsă tasta Esc. apoi se poate folosi timpul înregistrat pentru fiecare diapozitiv. pe lângă faptul că prezintă durata întregii prezentări (când este derulată fără întreruperi din partea auditorului). se execută clic pe butonul Yes. Dacă durata totală a prezentării este prea lungă. se execută clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execută clic din nou pe el). Prezentatorul notează total timp necesar pentru derularea prezentării (04:00 minutes în Figura 3. 3. Ceasul din stânga va trece pe 0 şi va începe să înregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv.105. Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv în caseta de dialog Slide Transition şi a reveni în modul de afişare sortare diapozitive. Dacă trebuie să se facă o pauză. sau se activează comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. Next Pause Repeat Figura 3. PowerPoint va afişa o casetă de mesaje ca în figura de mai jos. PowerPoint va intra în modul de afişare prezentare de diapozitive şi va afişa bara de instrumente Rehearsal în colţul din stânga-sus al diapozitivului (Figura 3. Se execută clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2.104). Dacă să doreşte reluarea pentru un anume diapozitiv. Indiferent de soluţia . Acest proces. introducându-l pentru opţiunea Automatically After. se execută clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . 5. Pentru a înregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectuează paşii următori: 1.191 În loc să se introducă un număr oarecare de secunde cu opţiunea menţionată. Ceasul din dreapta indică timpul scurs de la începutul prezentării. În modul de afişare Slide Sorter se selectează diapozitivul 1 şi se execută clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter. Se repetă pasul 2 pentru celelalte diapozitive.105). poate folosi funcţia din PowerPoint pentru tranziţia automată de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea şi durata procesului.

derularea prezentării va fi reluată. Dacă se apasă din nou tasta S. b) Se execută clic pe butonul Next. astfel: se activează meniul Slide Show şi se alege comasnda Set Up Show. se poate relua repetiţia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv până ce se obţine durata perfectă pentru prezentare. Dacă s-a obţinut durata perfectă se trece de la tranziţia manuală la cea automată. Dacă PowerPoint trece la diapozitivul următor în timp ce vorbiţi se apasă tasta S pentru a întrerupe derularea prezentării. dacă aţi alocat un timp pentru a răspunde la întrebări şi nu vi se pune nici o întrebare puteţi să executaţi clic pentru a avansa manual la dispozitivul următor. În ecran este afişează caseta de dialog Pack And Go Wizard. 3. Se introduce o dischetă goală în unitatea floppy şi apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedăm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expusă pe un alt calculator.192 aleasă. Expunerea unei prezentări în alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expusă o prezentare fără să se ştie dacă calculatorul care va fi folosit în acest scop are aplicaţia PowerPoint. apoi se apăsă fie tasta B pentru a goli ecranul. se execută din nou clic pe butonul Next pentru a afişa caseta de dialog prezentată mai jos. Comenzile Pause şi Blank Screen pot fi accesate şi alegând Screen din meniul contextual Slide Show afişat în ecran dacă se execută clic pe butonul dreapta mouse. if present şi apoi se execută clic pe OK. şi dacă da.13. de pildă. Pentru astfel de cazuri. (Nu uitaţi că aceste ajustări vor mări sau micşora durata totală a prezentării).106. Dacă terminaţi de vorbit înaintea expirării timpului alocat unui diapozitiv. În secţiunea Advance Slides trebuie să fie selectată opţiunea Using timings. Se verifică dacă este selectată opţiunea Active presentation. Figura 3. PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garantează că există tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentării de diapozitive pe calculator. 6. fie tasta W pentru a afişa un ecran alb. .

Dacă se doreşte altă destinaţie se selectează opţiunea Choose destination şi se scrie calea de acces unde vor fi plasate fişierele pe hard-disc. pentru memorarea fişierelor rezultate. Se selectează de exemplu A:\drive corespunzătoare unităţii floppy şi se execută clic pe Next pentru a afişa următoarea casetă de dialog.108 . Figura 3. este selectată unitatea de floppy (A:\drive). sau se execută clic pe Browse pentru a alege destinaţia dorită.107 c) În mod implicit.193 Figura 3.

se creează un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. apoi se execută clic pe butonul OK. Figura 3. se poate cere wizard-ului Pack And Go să includă şi PowerPoint Viewer în pachet. Pentru aceasta se alege opţiunea Viewer for Windows 95 or NT şi se execută clic pe Next. .) vor fi şi ele „împachetate“ ca să poată fi deschise în calculatorul de destinaţie.194 d) Dacă se selectează opţiunea Include linked files. Prezentarea va fi instalată şi la sfârşit va fi afişat un mesaj corespunzător. Se execută clic pe butonul Yes pentru a începe derularea prezentării. wizard-ul va îngloba fonturile folosite în prezentare pentru ca textul să fie afişat corect dacă unele fonturi nu sunt instalate în calculatorul de destinaţie. Se alege opţiunea Include linked files (care este implicită) şi se execută clic pe butonul Next. apoi se execută clic pe butonul OK. Windows 98 sau Windows NT nu însă şi aplicaţia PowerPoint. Pentru a simula derularea aplicaţiei în calculatorul de destinaţie. Se citeşte mesajul din ultima casetă de dialog şi se execută clic pe butonul Finish. La sfârşit apare o casetă de mesaje pentru a anunţa că Pack And Go Wizard a terminat şi se execută clic pe butonul OK. Dacă se execută clic pe opţiunea Embed TrueType fonts. În caseta de text corespunzătoare se scrie A: \Pngsetup. Se închide aplicaţia PowerPoint. Se activează meniul Start din Windows şi se alege comanda Run. toate fişierele legate de prezentare (ca de exemplu fişiere se sunet. În ecran este afişată caseta de dialog prezentată mai jos. imagine etc. Pack And Go Wizard va „împacheta“ pe dischetă toate fişierele necesare. În mod implicit este selectată opţiunea Don’t include the Viewer şi se execută clic pe butonul Next. Pe ecran este afişată caseta de dialog Pack And Go Setup în care se scrie numele dosarului de destinaţie care a fost creat .109 e) Dacă în calculatorul de destinaţie sunt sistemele Windows 95.

14. care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor . care conţine următoarele butoane: Creează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Trimite prezentarea prin poşta electronică Tipăreşte prezentarea curentă Previzualizează înainte de tipărire Declanşează verificarea gramaticală a textului din prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Inserează o legătură hipertext Afişează bara de instrumente pentru crearea tabelelor şi pentru bordarea acestora Inserează unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafică a datelor Inserează un nou diapozitiv În modul de afişare Outline afişează rezumatul diapozitivelor Afişează/inhibă atributele de formatare din diapozitive Comută între culorile negru şi alb şi culorile iniţiale ale diapozitivelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Declanşează Asistentul pentru ajutor Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaţie Diapozitiv Machetă Şablon Machetă diapozitiv Şablon de proiect Memorie temporară. Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor.195 3.

Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dont’t show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up .196 Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplică umbră textului Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Măreşte dimensiunea fontului Micşorează dimensiunea fontului Deplasează la stânga informaţia Deplasează la dreapta informaţia Afişează bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaţie diapozitivelor Afişează submeniul care conţine următoarele butoanele de comandă: New Slide − pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout − pentru afişarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template − pentru afişarea caseteicu şabloane predefinite Adaugă sau elimină butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare albă − fără informaţie Asistentul de prezentări grafice − permite crearea unei prezentări pe o temă predefinită Deschide o prezentare existentă Alege o machetă deja existentă (automachetă) Clic aici pentru a adăuga text Clic aici pentru a adăuga titlul Clic aici pentru a adăuga comentarii Antet şi subsol Aplică Aplică la toate Actualizare automată Nu afişa în diapozitivul titlu − primul diapozitiv din prezentare Aplică şablon de proiect Fundal Schema de culori − combinaţii de culori şi formate pentru diapozitive Filme şi sunete Filme din fişier Sunete din fişier Mutare în jos Mutare în sus Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering.

primul caracter al textului va fi scris cu literă mare Litere mici −toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari − toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu − fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă Prima literă a fiecărui cuvânt este minusculă.197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strânge (pliază) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere centrată Aliniere stânga-dreapta Inserează imagine Mai puţin contrast Mai mult contrast Mai multă strălucire Mai puţină strălucire Decupează imaginea Reface imaginea Trimite în spate Linie simplă Linie săgeată Umple Umbră Rotire liberă Organigramă − o reprezentare grafică arborescentă a elementelor de text. ierarhizat din punct de vedere al conţinutului Tipăreşte numele aici Tipăreşte titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelaşi rang Element ierarhic superior faţă de cel de bază Element ierarhic inferior faţă de cel de bază Linii îngroşate Linii de legătură Actualizarea prezentării Închide şi se întoarce în prezentare Schimbă cazul − în situaţia transformării caracterelor unui text Caz propoziţie . restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziţie între diapozitive Personalizarea animaţiei Introduce textul în întregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere .

ppt prezentă pe dischetă. Selectaţi un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art). Utilizaţi comanda Undo pentru a reface operaţia anterioară. 4. Alegeţi şablonul de proiect Blends. . Adăugaţi un efect de animaţie titlului din primul diapozitiv. 10. 6. 2. 11. Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 12. 6. 9. 11. 10. 3 1. 2 1 Deschideţi prezentarea ALFA. Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în albastru închis. Testul nr. Selectaţi formatul Title Only. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Design Template. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Închideţi aplicaţia PowerPoint. Adăugaţi o imagine adecvată sub titlu. 4. Trimiteţi imaginea în fundalul diapozitivului. 2. Introduceţi numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu în primul diapozitiv. 2.15. 3. Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Aplicaţi prezentării un şablon de proiect adecvat. 8. Utilizaţi funcţia Help pentru a căuta informaţii referitore la Organization Chart. Adăugaţi o notă de subsol cu conţinutul Ofertă. 1 1. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. 5. 7. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 7. 9. 5. Schimbaţi culorile imaginii alegând culori deschise. 3. Salvaţi prezentarea sub numele ALFA pe o dischetă. Salvaţi fişierul pe disc stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Bulleted List. text şi imagine. Primul diapozitiv trebuie să conţină numai titlul. Testul nr. Introduceţi sub titlu o casetă de text în care copiaţi diferite informaţii găsite în urma utilizării funcţiei Help. 3. Introduceţi în acest diapozitiv activităţile firmei sub forma unei liste marcate: • Instruire • Consultanţă • Marketing 12. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Aplicaţi umbră textului din cel de-al doilea diapozitiv.198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after „n“ Efect încet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat după „n“ secunde 3.

Schimbaţi culoarea fontului folosit pentru titlul firmei în verde şi aplicaţi umbră. Coloraţi textul din prima casetă a organigramei în albastru. Adăugaţi după primul diapozitiv un altul care să aibă formatul Table. 6. Introduceţi din ClipArt o imagine adecvată. 11.A ca titlu. 4. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. Centraţi textul prezent în casetele organigramei. Introduceţi numele organizaţiei S.N. Creaţi un tabel cu 2 coloane şi 4 linii conţinând următoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. Schimbaţi stilul chenarului casetelor din organigramă. . Aplicaţi un efect de tranziţie întregii prezentări. 12. 4 1.P. Alegeţi pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter.199 4. 7. Deschideţi prezentarea SNSPA. Introduceţi în acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: • Comunicare şi Relaţii Publice • Administraţie Publică • Ştiinţe Politice • Management 7. Testul nr. 8.ppt. 10. 6.ppt stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Salvaţi fişierul pe disc sub numele SNSPA. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint.S. 5. 8. 3. Adăugaţi numerotarea paginilor întregii prezentări. Publicã Decan Management Figura 3. Aplicaţi efecte de tranziţie diferite celor două diapozitive. Tipăriţi prezentarea în modul broşură. 12. 10. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Organization Chart. 9. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. Construiţi în acest diapozitiv următoarea organigramă: Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. 5. Studenţi 10500 11000 12500 9.110 11. 2.

ppt prezentă pe dischetă. Salvaţi fişierul şi închideţi aplicaţia PowerPoint. Tipăriţi prezentarea în modul fiecare diapozitiv pe o pagină. Introduceţi în partea dreaptă a titlului o formă automată în format de hexagon. Adăugaţi un efect de animaţie formei. 4. Adăugaţi un al doilea diapozitiv care să aibă formatul Chart. 6. 7. Stabiliţi formatul paginii ca fiind Landscape. Testul nr. Aplicaţi câte un efect de tranziţie fiecărui diapozitiv. Alegeţi modul de vizualizare Slide View. 10. 5. Transformaţi caracterele textului din subtitlu în format Title Case (Caz titlu . 5 1. . ca titlu şi PLAN VÂNZĂRI ca subtitlu. 3. II Trim. 12. 5. 10. 9.fiecare cuvânt are prima literă scrisă cu majusculă). Deschideţi aplicaţia PowerPoint şi selectaţi opţiunea Blank Presentation. Deschideţi prezentarea OMEGA. Aplicaţi graficului un efect de animaţie. Adăugaţi graficului titlul următor: PLAN VÂNZĂRI. 2. 6. Realizaţi verificarea ortografică şi gramaticală a întregii prezentări. Selectaţi primul diapozitiv şi alegeţi pentru acesta modul de vizualizare Slide View. Construiţi un grafic coloană cu următoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. Primul diapozitiv trebuie să conţină titlu şi subtitlu. Introduceţi numele firmei OMEGA S. 8.R.200 Testul nr. 2. Afişaţi pe ecran bara de instrumente Drawing. Selectaţi formatul Title Slide. Salvaţi prezentarea sub numele OMEGA pe o dischetă. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980 8. I Trim. 7. 11. Schimbaţi culoarea formei în roşu. Modificaţi culorile graficului în roşu verde şi albastru. 6 1. 3.L. 4. 9.

inclusiv ca obiecte incluse sau prin legături. De exemplu. În cazul acestor aplicaţii ce nu suportă OLE. ele sunt proiectate să lucreze ca o unitate − toţi pentru unul şi unul pentru toţi! Astfel. Atunci când se schimbă graficul în Excel. . 4. dacă se execută dublu clic pe datele incluse. după aceea. nu toate aplicaţiile suportă OLE. vor fi ele schimbate automat şi în celălalt? Răspunsul depinde de cum sunt setate cele două aplicaţii să partajeze datele şi mai depinde de modul în care sunt inserate datele copiate. Deci. Link . Printr-o legătură. Dacă se selectează date dintr-un document şi. modificările făcute nu vor apărea în cel care conţine datele inserate. datele inserate devin o parte a fişierului în care au fost copiate. se pot partaja datele creând o legătură. Datele inserate nu vor păstra. − transformarea unui document Word într-o prezentare. apoi. Dar cum sunt legate datele între două documente? Dacă ele se modifică într-un document. sistemul de operare va crea o scurtătură pentru acele date şi le va marca drept fişier scrap. Datele menţin totuşi o conexiune cu programul în care au fost create. nici o conexiune cu documentul sursă sau cu programul utilizat pentru a le crea. Dacă se utilizează aplicaţiile Office sau alte aplicaţii ce suportă OLE. modificările vor apărea şi în documentul de destinaţie (cel care conţine datele înserate). partajarea datelor se poate realiza pur şi simplu copiindu-le dintr-un document creat într-o aplicaţie. Observaţie Atunci când se lucrează cu pachetul MS-Office.201 4. Se poate. Windows va deschide automat aplicaţia sub care au fost create şi astfel pot fi editate. totuşi. Partajarea datelor între aplicaţii Office În acest capitol veţi învăţa: − schimbul de date între două documente din aplicaţii diferite. Deşi aplicaţiile Office lucrează independent. de asemenea. trage acest fişier scrap într-un document pentru a-l insera. − înserarea porţiunilor din tabelele Excel în documentele Word. Se pot insera datele în mai multe feluri. Prin includere. copiindu-le şi. apoi. modificările vom influenţa şi documentul Word. în altul proiectat cu o altă aplicaţie. Cu OLE se pot. se poare realiza schimbul de date între documente Office. Embed. 2. datele inserate păstrează conexiunea la documentul sursă (documentul din care au fost copiate). să presupunem că s-a inserat un grafic Excel într-un document Word printr-o legătură. Dacă se editează documentul sursă. Partajarea (utilizarea în comun) dinamică a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei. Partajarea datelor se poate realiza în următoarele trei moduri: 1. Ori de câte ori se editează datele din documentul sursă. se pot insera tabele şi grafice din aplicaţii Excel în aplicaţii Word sau se poate transforma un document Word într-o prezentate PowerPoint.1. inserându-le. Paste. 3. una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclusă chiar în Windows – fişierele scrap. În această manieră de lucru se pot crea documente complete şi dinamice şi se economiseşte timp în realizarea lor. însă. se pot totuşi partaja datele între programe. se trag cu mouse-ul într-o porţiune liberă din desktop-ul Windows. include datele dintr-un fişier în altul.

de exemplu. 3. se selectează opţiunea care are inclus cuvântul „Object“ în numele său.1. ştearsă o parte din ea şi aşa mai departe. Copia poate fi editată. În ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special. Pentru a edita un obiect inclus. Dacă. Figura 4. Pentru a menţine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat. Barele de instrumente şi meniurile se vor schimba pentru a oferi opţiunile de editare şi manipulare a obiectului respectiv. Se deschide documentul în care vor fi incluse datele copiate şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea.se selectează opţiunea Microsoft Excel Worksheet Object. de exemplu. Datele copiate vor fi înserate ca obiect. 5.202 Includerea unui obiect prin Copy şi Paste Special… Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. . Printr-o fotocopie originalul rămâne intact în locaţia sa proprie. Pentru a include date într-un document. iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. se execută dublu clic asupra lui. se vor insera date copiate din Excel. Word va trece automat în modul de vizualizare Print Layout atunci când se inserează un obiect. Dacă se execută dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus într-un document Word. pentru că el nu apare în modul de vizualizare Normal. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele care vor fi incluse în alt document. toate acestea fără a afecta originalul. trebuie respectaţi următorii paşi: 1. 2. vor apărea barele de instrumente şi meniurile Excel în interiorul ferestrei Word aşa cum arată figura următoare. 4. Se execută clic pe OK. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special.

Word. trebuie obligatoriu transmis şi acela de care este legat (fişierul sursă). dacă se inserează date dintr-o sursă de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text). În cele mai multe cazuri. Pentru aceasta când fiecare document sursă este terminat se copiază datele corespunzătoare în documentul destinaţie.2. PowerPoint şi alte aplicaţii ce suportă OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. În cele mai multe cazuri. se poate crea o legătură între fişierele sursă şi fişierul final.203 Figura 4. se pot edita datele sursă direct din interiorul documentului destinaţie. atunci când se realizează legături între fişiere trebuie să se aibă în vedere câteva tehnici cheie: − Se pot lega datele între Excel. În acest caz. Crearea unei legături între două fişiere Office. atunci când datele copiate din documentele sursă se schimbă. − Legăturile funcţionează într-o singură direcţie. Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaţie. Pentru a evita includerea informaţiilor depăşite în documentul final. documentul sursă nu va fi modificat. cele inserate în documentul destinaţie vor fi reactualizate. Dacă un program nu suportă OLE. Dacă se modifică în documentul destinaţie datele preluate din documentul sursă. − Atunci când se realizează legătura între două fişiere (documente) din aplicaţii Office diferite şi dacă se transmite cuiva fişierul ce conţine o legătură (fişierul destinaţie). Sunt situaţii când datele din fişierele sursă se pot modifica în ultimul moment. trebuie respectaţi următorii paşi: . Pentru crearea unei legături între două fişiere Office. un document final (numit document destinaţie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente sursă). Totuşi. De aceea. comanda Paste Special nu va fi disponibilă. Crearea unei legături este aproape la fel de simplu ca includerea.

Pentru a rupe legăturile. 4. Se selectează şi apoi se copiază (Copy) datele din documentul sursă. 2. Se activează meniul Edit şi se selectează comanda Paste Special.204 1. Se deschide documentul destinaţie şi se poziţionează cursorul în poziţia în care se doreşte inserarea datele. ce prezintă o listă a tuturor legăturilor din document. Figura 4. se activează meniul Edit şi se selectează comanda Links. Dacă se doreşte anularea legăturii între două fişiere. Aceasta va afişa fereastra de dialog Links. 3.4 . se poziţionează cursorul pe fişierul destinaţie.3. se execută clic pe butonul Break Link aşa cum arată figura următoare. În mod implicit. metoda de reactualizare este Automatic Update. aşa cum prezintă figura de mai jos. Figura 4. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special şi se va activa opţiunea Paste Link. Se alege formatul ce are inclus cuvântul „Object“ în numele său şi se execută clic pe butonul OK.

Se execută clic pe butonul Browse. Se va selecta una din opţiunile: Link to File sau Display as Icon şi se execută clic pe OK. un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) şi se execută clic pe OK (Figura. se deschide meniul Insert şi se selectează comanda Object. se execută clic oriunde în afara sa pentru a reveni la documentul destinaţie.5). Pe poate utiliza această comandă atunci când se doreşte legarea sau includerea unui obiect care nu este încă creat în documentul sursă Să presupunem că se va redacta o adresă pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare şi este nevoie de un tabel care să prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantităţile şi preţurile lor şi preţul total.5. Se va deschide fereastra de dialog Object. Se utilizează caseta Create New atunci când se doreşte crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (şi nu s-a făcut aceasta deja). se poate adăuga o pictogramă (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afişa informaţiile suplimentare. Tabelul nu este creat. În loc să se insereze datele. se selectează tipul obiectului care se doreşte a fi inserat (de exemplu. Din caseta de dialog Browse se va selecta fişierul dorit şi se execută clic pe butonul Insert. E posibil. care are două casete. Pentru a crea un obiect nou. Windows va insera o casetă pentru obiectul selectat şi va executa aplicaţia necesară creării acestuia. folositoare pentru partajarea fişierelor prin e-mail. Se poate. 4. de asemenea. Opţiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci când se lucrează cu fişiere ce sunt partajate pe reţea. Pentru a insera un obiect. de asemenea. Figura 4. . Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. crea o legătură sau o includere prin comanda Insert Object. de asemenea. să se includă sau să lege un întreg fişier creat într-o altă aplicaţie. dar este nevoie de el rapid. După ce s-a creat obiectul. Aceasta este. Caseta Create from File oferă opţiuni pentru legarea sau includerea unui întreg fişier deja existent.205 Include unui obiect nou prin Insert Object. Pentru aceasta se execută clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object.

fără a rescrie toată prezentarea în Word. Pentru aceasta se deschide documentul Word.206 4. se poate transforma un aranjament realizat în Word într-o prezentarea PowerPoint. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft PowerPoint.2. Pot fi înscrise în documentul Word şi paginile şi textele din PowerPoint sau numai text (outline). Transformarea prezentărilor PowerPoint în documente Word şi invers O prezentare PowerPoint poate fi transformată într-un document Word. se alege comanda Send To şi apoi opţiunea Microsoft Word. . Word va converti aranjamentul într-o prezentare. Dacă se doreşte legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opţiunea Paste Link. În ecran se va afişa fereastra de dialog prezentată în figura de mai jos din care se va alege una dintre opţiunile care precizează modul de scriere a informaţiilor din paginile prezentării în paginile documentului Word care se execută clic pe butonul OK.6. De asemenea. Figura 4. se activează meniul File. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint. se activează meniul File.

5. Dacă panoul din stânga nu este vizibil.207 5. Organizarea documentelor Office într-o colecţie (biblioraft) cu aplicaţia MS-Office Binder După parcurgerea acestui capitol veţi fi în măsură să: − creaţi un biblioraft (agrafă de birou) în care includeţi documente Office.1. Caracteristicile şi crearea unei colecţii de documente Office (biblioraft) 5. În ambele situaţii se afişează fereastra Microsoft Binder (Figura 5. apoi din submeniul afişat se alege aplicaţia Microsoft Binder. − tipăriţi sub o singură comandă toate documentele incluse în biblioraft.1. Fereastra Microsoft Binder este împărţită în două panouri: panoul din stânga. cu numere de pagină consecutive. el se poate deschide executând clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent în stânga meniului File. o prezentarea PowerPoint). editaţi. în care este afişat documentul activ. dacă este prezent pe ecran. formataţi toate documentele direct din fereastra Binder. un registru Excel. .1. se activează meniul File. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Binder se alege una dintre următoarele variante: a) Se activează opţiunea Programs din meniul Start. Toate documentele din biblioraft sunt salvate în acelaşi fişier cu extensia obd asupra căruia se vor efectua următoarele operaţii: − Afişarea. ce permite adunarea mai multor obiecte înrudite într-o colecţie (ex. Un biblioraft este o agrafă de birou electronică. editarea şi formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaţiei Binder. Dacă butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent. − Tipărirea sub o singură comandă a întregului set de documente. b) Se acţionează dublu clic pe icon-ul corespunzător. cunoscut sub denumirea de panoul conţinutului în care sunt afişate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus în biblioraft şi panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor. − afişaţi. se selectează comanda Binder Options şi în caseta de dialog afişată se selectează opţiunea Show left pane and left pane button. anteturi şi subsoluri uniforme. Caracteristici generale Aplicaţia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office într-un biblioraft.1) marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.

.2. Se activează meniul Section. 5. Se execută clic pe butonul Add.2) din care se selectează documentul care va fi inclus. În ecran este afişată caseta de dialog corespunzătoare (Figura 5. se alege comanda Add from File. Includerea unui document într-un biblioraft Pentru includerea unui document în biblioraft se deschide aplicaţia Microsoft Binder şi se afişează fereastra de mai sus marcând crearea unui biblioraft în care pot fi incluse documente.1.1.208 Show/Hide Left Pane Panoul din dreapta (panoul documentelor) Panoul stânga (panoul conţinutului) Figura 5. Figura 5.2.

Deşi documentul din biblioraft are aceeaşi denumire ca şi documentul original.1.3. se activează aplicaţia Microsoft Binder. Când se include un document într-un biblioraft. iar fişierul cu documentul original rămâne nemodificat. . 5. Includerea unui document nou gol într-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol într-un biblioraft.209 În urma acestei operaţii.3. Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetei General (de exemplu. pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document şi se execută clic pe butonul OK) . între cele două nu există nici o legătură. fereastra Microsoft Binder va avea următorul format: Figura 5. În ecran este afişată fereastra Binder din care se activează meniul Section şi se alege comanda Add. în acesta va fi plasată o copie a documentului.

Din caseta de dialog afişată se selectează una din pictogramele etichetelor pentru şabloane. De exemplu. apoi tipul de şablon pentru fax şi se execută clic pe butonul OK . Figura 5.5. Dacă se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon. din fereastra Microsoft Binder se activează meniul Section şi se alege comanda Add.4.210 Figura 5. se alege butonul Letters&Faxes. . pentru a crea un şablon de fax.

În exemplul din figura următoare s-a selectat documentul Coreplica.2. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. se parcurg următorii paşi: 1. Editarea secţiunilor dintr-un biblioraft Un document inclus într-un biblioraft.211 5. Pentru editarea unui document.obd. 2. Figura 5. .2. iar meniul aplicaţiei sursă va fi afişat alături de meniul aplicaţiei Binder.obd).1. Editarea unei colecţii de documente office 5. Pentru aceasta se activează aplicaţia Microsoft Binder şi din fereastra afişată se activează meniul File şi se alege comanda Open Binder. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder din care se selectează documentul Binder dorit. se mai numeşte şi secţiune (cuvintele document şi secţiune sunt sinonime în acest capitol. Documentul va fi afişat în panoul din dreapta. pentru a face referire la un document inclus într-un biblioraft). Se execută clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder.ppt (document PowerPoint). Se deschide biblioraftul dorit. În exemplul din figura următoare s-a selectat fişierul Clama. sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.6.

aplicaţia sursă este PowerPoint). 3. PowerPoint etc.212 Figura 5.) există câteva deosebiri generale şi anume: − În aplicaţia Binder comenzile din meniul File afectează biblioraftul în întregime. .7. Între modul de editare în aplicaţia Binder şi editarea în aplicaţia sursă (Word. nu numai documentul din biblioraft activat. Figura 5.8.8. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaţia sursă corespunzătoare fiecărui document (în Figura 5.

Pentru editarea unui document în fereastra aplicaţiei sursă se parcurg următorii paşi: 1. se execută clic pe butonul Show/Hide Left Pane. PowerPoint etc. iar comenzile afectează numai documentul activat. Acest lucru se recomandă atunci când utilizatorul doreşte să beneficieze de toate comenzile aplicaţiei sursă şi să lucreze într-un mediu deja cunoscut. 5. − Bara de stare a aplicaţiei sursă nu este afişată. În ecran este afişată caseta de dialog Open Binder şi se selectează documentul Binder dorit.213 − În aplicaţia Binder meniul Section conţine mai multe comenzi care se găsesc în mod normal în meniul File al aplicaţiei sursă. 2. Se activează documentul care va fi editat. sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.obd).).9. 3.2. Dacă panoul din stânga nu este vizibil. Editarea în fereastra programului sursă Documentele (secţiunile) incluse într-un biblioraft pot fi editate şi în fereastra aplicaţiei sursă în care au fost create (Excel. . În ecran se va deschide fereasta aplicaţiei sursă. Figura 5. ea fiind înlocuită cu bara de stare a aplicaţiei Binder. Se deschide biblioraftul dorit. executând clic pe icon-ul corespunzător prezent în panoul din stânga al ferestrei Microsoft Binder. Se activează meniul Section şi apoi comanda View Outside.2.

Tipărirea unei colecţii de documente Office 5.11.214 Figura 5. Tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului Pentru tipărirea unor anumite secţiuni ale biblioraftului se selectează secţiunea care va fi tipărită executând clic pe numele acesteia.1. 5. 4. Se editează documentul şi apoi se închide aplicaţia sursă corespunzătoare.10. În exemplul din figura următoare se tipăreşte un document PowerPoint. Se activează meniul Section şi se alege comanda Print. . Documentul editat reapare în biblioraft.3. Figura 5.3.

Se deschide biblioraftul dorit. Numbering consecutive pentru tipărirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Figura 5. Se selectează acţionând clic pe nume secţiunea care va fi tipărită. Tipărirea unui biblioraft Pentru tipărirea unui biblioraft se parcurg următorii paşi: 1. 3. Dacă s-au stabilit opţiunile de tipărire se execută clic pe butonul de comandă OK.2. 2.215 5. . Din aceasta se pot alege următoarele opţiuni: All visible sections pentru tipărirea întregul biblioraft.12.3. În ecran este afişează fereastra Print Binder. 4. Se activează meniul File şi apoi comanda Print Binder. Section(s) selected in left pane pentru tipărirea unei secţiuni selectate. Restart each section pentru reînceperea numerotării paginilor în fiecare secţiune.

6. este momentul orientării către Publisher. capabile să atragă atenţia. prin modul în care combină cerinţele unei publicaţii proiectate profesional.1. Opţiunile de culoare. Caracteristici generale ale aplicaţiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaţie completă pentru tehnoredactare. . cataloage. − folosirea serviciilor specializate de tipărire. potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. broşuri. Realizarea publicaţiilor de birou cu aplicaţia MS-Publisher La finalul parcurgerii acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe legate de: − proiectarea şi crearea publicaţiilor de birou. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat în următoarele domenii: − Întreprinderi mari − pentru a realiza rapid publicaţii interne profesionale.1. − editarea publicaţiilor de birou folosind instrumente speciale. Ca parte componentă din seria de aplicaţii de birou Microsoft Office care sunt asemănătoare ca aspect şi mod de lucru. cu uşurinţa în utilizare şi cu caracteristicile complexe de tehnoredactare. − modificarea aspectului unei publicaţii. Publisher este la fel de prietenos. Pe lângă claritatea scrisului. de timp şi de aspect sporesc. Noţiuni de bază 6. − Publicaţii pentru imprimare comercială de înaltă calitate. Publisher permite să se obţină într-un timp scurt rezultate care arată extraordinar. oficiale sau juridice. − tipărirea publicaţiilor. foi volante. Indiferent de modul ales pentru a începe o publicaţie. site-uri Web sau meniuri. − Publicaţii care să comunice un mesaj unui public larg. având drept scop să asigure publicaţiei un aspect excelent în vederea imprimării sau a lucrului interactiv. − verificarea corectitudinii publicaţiilor folosind instrumentul Design Checker. foi volante. comunicarea. − Întreprinderi mici − pentru a realiza broşuri. − Publicaţii cu aspect profesional. Publisher se va utiliza pentru editarea următoarelor documente: − Publicaţii specializate. până la publicitate tipărită comercial. buletine informative şi pentru oricare alt tip de publicaţie necesară desfăşurării activităţii-de la formulare. sau îngreunează. Când se utilizează Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea şi revizuirea de documente simple. una dintre principalele căi prin care o publicaţie îşi promovează mesajul o reprezintă aspectul.1. Permite obţinerea unor lucrări cu aspect profesional care să poată fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare şi la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. Atunci când se plănuieşte o largă distribuire a unei publicaţii tipărite sau interactive. cum ar fi buletine informative. Publisher este unic între programele de tehnoredactare computerizată de birou.DESKTOP PUBLISHING 216 216 6.

sfaturi şi Ajutor pentru ca utilizatorul să înveţe aplicaţia şi să beneficieze de tot ceea ce îi oferă software-ul.1. . în publicaţii. astfel încât un cuvânt care se adaugă dicţionarului să fie disponibil pentru ambele aplicaţii. 6. glisare şi fixare pentru inserarea comodă a imaginilor direct în publicaţie. AutoCorrect corectează automat greşelile obişnuite de tastare. buletine informative de familie şi materiale pentru activităţi comunitare sau voluntare. − ClipGallery pune la dispoziţie noi instrumente de căutare. − Panoramarea şi defilarea oferă o cale mai intuitivă de mişcare printre publicaţii.1. − Spell Checking/AutoCorrect în fundal lucrează exact ca în Microsoft Word. Aplică automat spaţierea rândurilor şi a caracterelor pentru listele numerotate şi cu marcatori. Publisher partajează cu Word dicţionarul particularizat. − Asistentul Office oferă asistenţă interactivă cu recomandări.2. Caracteristici specifice aplicaţiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaţiei Publisher 2000 sunt următoarele: − Integrarea cu Office − partajează o interfaţă familiară cu celelalte aplicaţii. până când este închisă e utilizator.DESKTOP PUBLISHING 217 217 − Utilizatori la domiciliu − realizează invitaţii de calitate superioară. ClipGallery rămâne deschisă pentru a permite selectarea mai multor imagini. − Meniuri şi bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaţii Office 2000. − Interfaţa personalizată permite existenţa unei interfeţe simple care să afişeze doar comenzile utilizate cel mai des. cu mai puţină dezordine şi pune la dispoziţie legături la ultimele douăzeci până la cincizeci de documente pe care s-a lucrat – indiferent de aplicaţia în care acestea au fost create. − Organizaţii non-profit şi grupuri comunitare − pentru a promova conştientizarea unei cauze sau a unui grup. etichete. ceea ce permite să se vadă cu 50% mai multe fişiere. Figura 6. verificând automat ortografia. o interfaţă de tip browser uşor de utilizat. − Ajutorul extins include un Ajutor îmbunătăţit în Hypertext Markup Language (HTML) şi Answer Wizard pentru a răspunde la întrebări formulate în limbaj natural. în timpul lucrului. − Dialogurile Open şi Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000. prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. pentru a face publicitate evenimentelor şi pentru a comunica cu membrii lor. cum ar fi „mai caută ceva asemănător“.

În ambele situaţii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher.1. este necesar ca utilizatorul să gândească strategia de proiectare. Aceasta conţine următoarele elemente: Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu Rigla orizontală Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontală Butonul afişare/ascundere Wizard Butonul Page Navigation Bara de stare Figura 6.3.2.2. Crearea unei publicaţii Înainte de a începe crearea unei publicaţii. Deschiderea aplicaţiei Publisher Pentru deschiderea aplicaţiei Publisher există următoarele posibilităţi: a) Din meniul Start − Programs − Microsoft Publisher. Se vor avea în vedere următoarele: − Cui se adresează publicaţia? − Ce mesaj doreşte să transmită? − Ce fel de conţinut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor? . pe o unitate locală sau pe Web. 6. 6. b) Se acţionează dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunzător.DESKTOP PUBLISHING 218 218 − Save As permite salvarea fişierelor Publisher 2000 în format Publisher pentru o partajare comodă a fişierelor. − Save As Web Page permite salvarea fişierului Publisher în format HTML. dacă este prezent pe ecran.

Aplicaţia Publisher oferă o varietate de moduri pentru a începe lucrul. . − Se utilizează un expert pentru configurarea publicaţiei. site Web. Informaţiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaţiei.. în ecran este afişată fereastra Open (identică cu fereastra Open a publicaţiilor Office) din care se poate selecta un fişier Publisher salvat anterior . − Se verifică problemele de proiectare cu Design Checker. Pentru aceasta se va ţine cont de: − Cât de mult intenţionează să se cheltuiască? − Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odată ce s-au luat deciziile de proiectare există o secvenţă logică. dacă este necesar..).3. Butonul Existing Files din colţul din stânga-jos al ferestrei Catalog. − Se imprimă sau se publică pe Web. Publisher Catalog este un director vizual de publicaţii care se deschide atunci când se porneşte aplicaţia. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afişează întrebări ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaţii. din meniul File.DESKTOP PUBLISHING 219 219 Este important să se stabilească modul de publicare şi opţiunile pentru imprimare. o broşură sau o carte de vizită existând şi opţiuni pentru personalizarea lucrărilor. uşor de urmat pe măsură ce se constituie publicaţia. prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6. Quik Publication Wizard pune la dispoziţie modele profesionale şi opţiuni pentru aspectul publicaţiilor alcătuite dintr-o singură pagină. cărţi de vizită etc. fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegând comanda New. Publicaţiile vor fi grupate după tip (buletin informativ. Dacă s-a intrat deja în aplicaţie. care pot fi create în câteva minute. asigură accesul la fişierele deja create în Publisher. şi anume: − Publicaţie din Catalog. Este posibil să se aleagă dintre publicaţiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. de pildă o foaie volantă. − Se adaugă text şi imagini.3. − Se face revizuirea. Dacă se execută clic pe acest buton. deoarece deciziile în aceste privinţe afectează modul în care se elaborează publicaţia. În eticheta Publications By Wizard se poate crea o întreagă publicaţie de un anumit tip.) sau după tema de proiectare (seturi de publicaţii proiectate cu acelaşi design). Figura 6.

5. modalitatea de creare a unei cărţi de vizită folosind Wizard. . În panoul Plain Paper Business Cards vor fi afişate modele pentru cartea de vizită.DESKTOP PUBLISHING 220 220 În continuare va fi prezentată. de exemplu. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: 1. Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Figura 6. modelul Arcs. ca exemplu. 3. 2. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Business Cards Wizard.4. Figura 6. Next (Înainte) şi Finish (Şfârşit). Se alege. În panoul Wizards se execută clic pe tipul de publicaţie Business Cards şi apoi se alege Plain Paper. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi).

care asigură o flexibilitate sporită în crearea unui set unitar de publicaţii. Bars. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările puse. 5. şi deci s-a creat cartea de vizită. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei prin operaţii de editare (subcap. . Floating Oval etc. 6. În eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaţie unitar. Figura 6. Tilt. Se execută clic pe butonul Next. Publisher 2000 conţine noi seturi Master Design. Wizard-ul ajută în acest caz la personalizarea creaţiilor.DESKTOP PUBLISHING 221 221 4. aplicaţia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaţii de afaceri bazate pe un anumit design.– Editarea unei publicaţii).6 6. Când se termină dialogul.3. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs.

Figura 6.8. . Eticheta Blank Publications este utilizată de cei care au ceva experienţă în crearea unei publicaţii.7. precum şi întrebări la care trebuie să se răspundă pentru a realiza machetarea publicaţiei. Dacă se alege această variantă se pot vedea mai multe tipuri de publicaţii goale. Web page şi Book Fold. de pildă Postcard.DESKTOP PUBLISHING 222 222 Figura 6.

Pentru a mări impactul publicaţiei se recomandă următoarele: − Textele să fie scurte. trei sau patru foi. telefon.DESKTOP PUBLISHING 223 223 Prima dată când se foloseşte un wizard. El poate fi împărţit în două.9. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale. setul de informaţii personale se editează o singură dată. clare şi echilibrate.1. funcţie. produs sau serviciu. nume organizaţie etc. În eticheta Publication By Wizard. − Să nu fie furnizate informaţii exhaustive despre firma al cărui eveniment. se execută clic pe tipul de publicaţie Brochures. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information. . pentru a permite ochiului să se odihnească.) şi apoi se va executa clic pe butonul Update. Figura 6. 6. fax. Acestea reprezintă o înregistrare a informaţiilor frecvent utilizate. Dacă informaţiile importante se modifică. produs sau serviciu est prezentat. referitoare la utilizator sau la organizaţie. − Să fie lăsat spaţiu liber – zone din pagină fără text sau imagini grafice. modificarea fiind reflectată oricând se creează sau se actualizează o publicaţie.2. din panoul Wizards. Se vor completa datele solicitate (nume persoană. Crearea unui pliant Un pliant conţine o scurtă prezentare a unui eveniment. Pentru crearea unui pliant se parcurg următorii paşi: 1. adresă.

Se execută clic pe butonul Start Wizard prezent în colţul dreapta-jos al ferestrei Catalog. În panoul Informational Brochures vor fi afişate modele (şabloane) de broşură. modelul Bar. 3. Se alege. Aceasta are în colţul stânga-jos butoanele Back (Înapoi). În ecran va fi afişată caseta de dialog introductivă Brochure Wizard.DESKTOP PUBLISHING 224 224 2. Figura 6.9. aplicaţia Publisher cere completarea unor seturi cu informaţii personale.).10 4. de exemplu. 5. Crearea sau actualizarea seturilor de informaţii personale se realizează prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6. Next (Înainte) şi Finish (Sfârşit). . În panoul Wizard sunt afişate tipurile de broşuri ce pot fi realizate şi se alege tipul de broşură Informational. Dacă se foloseşte un wizard pentru prima dată.

3. se recomandă tipărirea acestuia înainte de a-l personaliza prin operaţii de editare. de regulă la începutul unui titlul sau paragraf. Pentru realizarea acestei formatări speciale se plasează cursorul de inserţie la începutul textului a cărei primă literă va fi formatată. 7. se execută clic pe butonul Hide Wizard pentru a mări spaţiul de lucru pe ecran. Din acest moment se poate îmbunătăţi aspectul publicaţiei.DESKTOP PUBLISHING 225 225 6. – Editarea unei publicaţii).11. Din acest moment se intră în dialog cu wizard-ul şi se răspunde la întrebările formulate. Deoarece în urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un şablon. Când se termină dialogul. În ecran va rămâne şablonul broşurii şi se execută clic pe butonul Next. Latrinele căzute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rând de text. 6. Iniţialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniază cu linia de bază a primului rând de text. şi deci s-a creat pliantul. Formatarea textului Textul într-un pliant. Pe ecran va fi afişată . poate fi supus unei formatări speciale folosind iniţiale majuscule sau latrine. prin operaţii de editare (subcap. Figura 6. Se activează meniul Format şi se alege comanda Drop Cap. 8.

Figura 6. Figura 6. stilul (Font Style) şi culoarea (Color). fontul (Font). De asemenea. Se execută apoi clic pe butonul OK. Dacă se doreşte formatarea unui număr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap şi apoi opţiunea Number of litters. Se execută clic pe eticheta Drop Cap şi se alege latrina căzută sau iniţiala majusculă preferată. se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters…).13.12.DESKTOP PUBLISHING 226 226 caseta de dialog Drop Cap. .

3. Dacă totuşi se face tipărirea pe o hârtie obişnuită. se recomandă trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o îndoire neglijentă a pliantului. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru îndoire se parcurg următorii paşi: 1.15. Columns. 4. În acest mod se va selecta prima coloană a tabelului. este bine să se realizeze tipărirea pe o hârtie specială care să aibă şi marcaje de ghidare în locurile de îndoire. Pliantul va deveni opac. 2. Se activează meniul Table şi se alege comanda Select. Figura 6. Pointerul de mouse capătă forma unei cruciuliţe subţiri.DESKTOP PUBLISHING Împăturirea unui pliant. Cu această formă a pointerului de mouse se glisează peste suprafaţa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. 227 227 Pentru ca pliantul să aibă un aspect atrăgător. .14. Se execută clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Figura 6. În caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 în caseta Number of rows şi valoarea 3 în caseta Number of columns.

Figura 6. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziţia utilizatorului publicaţii necompletate din Catalog sau posibilitatea începerii unei publicaţii de la zero. Se execută clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting şi se alege Hairline. Se selectează tabelul şi se activează comanda Send To Back din meniul Arrange.DESKTOP PUBLISHING 228 228 5.3.1. 6. instrumentele de lucru sunt aceleaşi. 7. .16. 6. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar găsi pe o masă de lucru reală: rigle. Există de asemenea şi unele avantaje unice prezentate numai în zona de lucru a unui computer. În continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile în Publisher. dar nu apar în materiale imprimate.3. Ghidajele apar ca linii pe ecran. instrumente de desen şi zone de lucru. Se acţionează clic cu mouse-ul în coloana a doua a tabelului şi se repetă paşii 4 şi 5. cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle şi ghidaje. Acestea se activează din meniul Arrange comanda Layout Guides. Editarea unei publicaţii 6. Fie că se întreprind ajustări minore. fie că se face o nouă publicaţie în întregime. Ghidajele Layout şi Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau atâtea câte sunt necesare pentru a defini o aşezare în pagină pe mai multe coloane.

astfel încât măsurile vor fi întotdeauna exacte. Scara riglelor se modifică proporţional. atunci când se realizează micşorarea sau mărirea imaginii. Snap to Objects − Alinierea la obiecte.19. Riglele permit o aliniere precisă a elementelor publicaţiei. Snap to ruler Marks − Alinierea la rigle. ( Figura 6. obiectele care se glisează se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei şi/sau la alte obiecte.17.DESKTOP PUBLISHING 229 229 Figura 6. . Aceste comenzi se activează sau dezactivează din meniul Tools şi sunt următoarele: Snap to Guides − Alinierea la liniile de ghidaj. Atunci când se activează comanda Snap To…. Comanda Snap to alignment ajută la alinierea precisă a obiectelor.18. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers. Figura 6.

unde se pot stoca obiectele publicaţiei. este conţinut în interiorul unui cadru care defineşte marginile obiectului. Deşi cadrele nu sunt vizibile în publicaţiile imprimate. Acest lucru se realizează alegând comanda Two-Page Spread din meniul View.DESKTOP PUBLISHING 230 230 Zona de manevră este zona gri care înconjoară imaginea publicaţiei pe ecran. Înţelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagină Publisher.2. decât dacă li se adaugă o bordură. Această zonă constituie un spaţiu de lucru utilizabil.21. F Figura 6. este posibil să se aleagă afişarea a două pagini alăturate. ele sunt asociate fiecărui obiect. text sau reprezentare grafică. Paginile alăturate sunt imprimate una lângă alta. Figura 6.20. . 6.3. Dacă se lucrează în Publisher la o publicaţie cu mai multe pagini.. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca în zona de manevră exact cum s-ar pune alături foile de hârtie pe o masă de lucru .

disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Inserarea textului se poate face prin tastare explicită sau preluare din fişiere text.22. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications. Text Frame Figura 6. documentul va conţine cadre cu text orientativ care va fi înlocuit. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects. Dacă utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design. Modul în care se introduce textul în cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. atunci se inserează cadre de text proprii în care se va introduce textul dorit. se selectează cadrul text în care urmează să fie inserat textul. Cadrele text conţin text care poate fi editat şi formatat. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o casetă de text cu dimensiunea proiectată în care urmează a se insera textul.DESKTOP PUBLISHING 231 231 Cadru de text Cadru de imagine Figura 6. Pentru preluarea textului dintr-un document. . Se activează comanda Text file din meniul Insert. iar din fereastra de dialog deschisă se selectează fişierul dorit.23. .

Figura 6.25. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permiţând.. Se execută clic pe instrumentul Connect Text Frames. de exemplu.. ulciorul se va inclina. Cadrele text pot fi legate unul de altul permiţând ca textul care depăşeşte dimensiunea unui cadru să apară în cadrul următor. va fi afişată caseta Screen Tip care informează că este vorba de text excedentar (Text In Overflow). Pointerul de mouse.. Dacă se plasează pointerul de mouse pe simbolul A. − Se selectează cadrul text care conţine text în depăşire. .DESKTOP PUBLISHING 232 232 Fig. Se execută clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele două cadre text.24. atunci când se deplasează în pagină.. care atenţionează că există text neîncadrat în caseta deschisă). va lua forma unui ulcior drept. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagină sau din mai multe pagini se procedează astfel: − Se creează cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. După inserarea fişierului text se poate opta între variantele: folosirea dimensiunii de casetă definită anterior (situaţie în care în partea inferioară a casetei de text apare simbolul A. sau extinderea casetei şi folosirea mai multor pagini care se inserează automat pentru inserarea întregului text. − Se plasează pointerul de mouse pe un cadru text gol. ca un text de pe prima pagină să continue pe o pagină din interior. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. 6.

După inserarea textului. . b) Stabilirea mărimii caracterului. din bara de instrumente Formatting. urmează etapele fireşti de aranjare a textului în cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter.DESKTOP PUBLISHING 233 233 Figura 6. Figura 6. Pentru aceasta. Pentru aceasta.26. din bara de instrumente Formatting. sau în meniul Format se alege comanda Font şi apoi opţiunea Size. sau din meniul Format se alege comanda Font. se execută clic pe butonul Font. se execută clic pe butonul Font Size.27.

28. Se deschide fereastra Text Frame Properties. iar opţiunea Columns permite stabilirea numărului de coloane. Figura 6.29. . c) Stabilirea numărului de coloane şi a valorii marginilor. Pentru aceasta. din meniul Format .30. se alege comanda Text Frame Properties. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 234 234 Figura 6. Opţiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor.

înainte şi după paragrafe. Folosirea marcatorilor Bulleted list şi Numbered list. Dacă se activează opţiunea Bulleted list sau Numbered list. Figura 6. dreapta sau prima linie. din meniul Format. e) Stabilirea identărilor spre stânga. Pentru aceasta.31. În cran este afişată fereastra Line Spacing în care se precizează spaţiul între linii.DESKTOP PUBLISHING 235 235 d) Stabilirea spaţiului între linii. În ecran se deschide fereastra Idents and Lists în care se precizează identărilor spre stânga. . Figura 6. înainte şi după paragrafe. din meniul Format. se alege comanda Idents and Lists. dreapta sau prima linie.32. se adaugă paragrafelor specificate marcaje. se alege comanda Line Spacing. Pentru aceasta.

. text. Cadrele tabel sunt structuri care organizează coloane de numere sau de text. 236 236 Figura 6.33. Intersecţia dintre un rând şi o coloană dintr-un tabel se numeşte celulă. Imagini.DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aşa cum prezintă figurile de mai jos. Figura 6. Fiecare grup de obiecte mici. Tabelele se pot crea în Publisher sau se pot importa din alte aplicaţii precum Microsoft Word.34. este un candidat la organizarea sub formă de tabel. Tabelele pot fi considerate o grilă mică în interiorul grile mari a aspectului publicaţiei. butoane şi alte componente pot fi plasate în celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. aflate în relaţie. Microsoft Excel sau Microsoft Access.

liniilor sau a întregului tabel etc. În continuare.). Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar când se selectează un cadru tabel. Cu aceste butoane se selectează şi se modifică porţiuni de tabel sau întregul tabel. de rând şi de coloană. Figura 6. Publisher afişează butoane distincte. Figura 6. pe laturile de sus şi din stânga cadrului. selectarea coloanelor. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul căreia se descrie un cadru de tabel a cărui formă (design) număr de coloane şi linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard.36.35. Meniul Table pune la dispoziţie opţiuni similare cu cele cunoscute (ştergerea sau adăugarea de coloane/linii. lucrul în tabel se face similar cu cel din Word.DESKTOP PUBLISHING 237 237 Tabelele se creează folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects. .

Figura 6. .38. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaţia Word. cum ar fi text ondulat sau umbrit. se revine în mediul Publisher. comenzile şi instrumentele se preschimbă în cele care se utilizează cu WordArt. se alege comanda Cells Diagonals. meniul Table din Publisher pune la dispoziţie opţiunea de împărţire a celulelor pe diagonală. Făcând clic în afara cadrului. Din meniul Table. Atunci când se lucrează într-un cadru WordArt. Acesta este un program care lucrează cu Publisher pentru a crea efecte de text.DESKTOP PUBLISHING 238 238 În plus. Cadrele WordArt conţin text creat cu Microsoft WordArt. Cadrele WordArt se inserează cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects.. disponibilă în partea dreaptă a ferestrei Publisher.. Figura 6.37.

acolo unde se doreşte. se selectează textul din Publisher care va fi prelucrat în Word şi se activează comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit.3.39. Pentru potrivirea textului într-un cadru text se activează comanda AutoFit Text din meniul Format. dimensiunile fontului şi spaţiul dintre rânduri pentru a se obţine aspectul dorit. Figura 6. În alegerea fontului se recomandă următoarele: − Textul principal al publicaţiei să fie scris cu fonturi fără serife. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text şi pentru editarea textului important. sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfârşitul literelor. Se editează textul cu facilităţile oferite de Word. . Incluzând fonturile care însoţesc celelalte aplicaţii Office. Ele se împart în trei categorii: − Fonturi cu serife. Dacă pentru editarea unui text mai lung se doreşte utilizarea facilităţilor oferite de aplicaţia Word. − Pentru un aspect unitar al publicaţiei. Aplicaţia Word deschide un nou document în care va fi inserat textul Publisher. De obicei.DESKTOP PUBLISHING 6. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uşor utilizând un procesor de texte şi importând ulterior textul într-un cadru. − Fonturile Script sunt folosite pentru obţinerea unui efect decorativ şi arată ca scrisul de mână. coloanele. În interiorul uni cadru text se reglează marginile.3. sunt disponibile mai mult de două sute de fonturi dintre care să se aleagă. Tastarea textului se poate face direct într-un cadru text. iar când s-a terminat editarea se activează comanda Close & Return To nume_fişier din meniul File şi Publisher preia controlul. imaginile şi efectele de aspect clarifică sau întăresc semnificaţia textului. − Titlurile şi subtitlurile unei publicaţii au un efect mai puternic dacă se scriu cu fonturi cu serife. Introducerea textului 239 239 Textul predomină în majoritatea publicaţiilor. − Fonturi fără serife. se poate folosi acelaşi font dar cu modificarea mărimii sau grosimii caracterelor. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeaşi formă (de exemplu Arial) şi măresc impactul publicaţiilor create.

41. 240 240 Figura 6.40. Figura 6. În ecran va fi afişată caseta de dialog Font din care se vor alege opţiunile Font (Tipul de font). . Size (Dimensiunea Fontului). Font Style (Stilul fontului).DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizează în următoarele moduri: a) Se execută clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting. Se activează comanda Font din meniul Format.

dacă este instalat un dicţionar corespunzător acestei limbi. În cazul unui obiect imagine sau WordArt.. posibilele erori se afişează subliniate cu o linie ondulată de culoare roşie. . De asemenea. se pot stabili coordonatele încadrării obiectului (Left. fie pentru efect de formă. Top.. de o valoare bine stabilită (Custom Rotate.) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stânga (Rotate Left). Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word şi utilizează puternicul dicţionar care vine cu Office. Right. Figura 6. Aceste comenzi pun la dispoziţie o fereastră de dialog corespunzătoare în care se precizează dacă textul va înconjura cadrul obiectului (Entire Frame). sau textul va înconjura doar obiectul (Picture Only). După selectarea obiectului din interiorul cadrului de text.DESKTOP PUBLISHING 241 241 Rotirea textului presupune rotirea unui cadru conţinând text.43. se poate lăsa ca textul să înconjoare conturul obiectului. Bottom). Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange. În cazul setării implicite. Textul poate înconjura cadre care nu sunt text.44.42. Încadrarea textului permite ca textul să se desfăşoare în jurul unui obiect. Se poate verifica ortografia unei limbi străine. se apelează din meniul Format comanda Object Frame Properties (dacă obiectul este WordArt). fie pentru asigurarea unei cerinţe de aspect. Figura 6. sau Picture Frame Properties (dacă obiectul este o imagine). Figura 6.

. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects şi se execută clic pe acesta. Degruparea obiectelor se face executând din nou clic pe butonul Group Objects. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Figura 6.45.DESKTOP PUBLISHING 242 242 Figura 6. Pentru realizarea acestei operaţii se ţine apăsată tasta Shift şi se execută clic pe fiecare obiect care va fi inclus în grup.46.

sigle şi aşa mai departe. Grupurile conţin articole cu titluri globale. Atunci când se creează sau se modifică un element al publicaţiei.47.3.4. Din aceste grupuri se selectează unul sau două elemente. sau un set întreg pentru a le adăuga la noua publicaţie. Modificarea aspectului unei publicaţii 243 243 Deşi formele pregătite profesional ajută la crearea rapidă de publicaţii eficiente. Secţiunea Objects by design conţine obiecte grupate după aspectul comun sau după tematica formei. Objects by Design afişează toate obiectele grupate după setul de forme. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a înlocui elemente din publicaţie sau se adaugă articole. acel obiect se poate salva în secţiunea Your Objects.DESKTOP PUBLISHING 6. să modifice o imagine sau să aleagă alte culori. Publisher include instrumente care să modifice aspectul unei publicaţii şi să o facă mai atractivă. Figura 6. Figura 6. este posibil ca utilizatorul să dorească să facă unele modificări ale aspectului publicaţiei: să adauge sigla firmei. Secţiunea Objects by category conţine obiecte grupate după rolul lor într-o publicaţie.49. Secţiunea Your Objects conţine obiectele creaţie proprie. . Selectarea obiectelor din Design Gallery. cum ar fi un formular de răspuns. Figura 6. cuprinsuri. Comanda Design Gallery Object se activează din meniul Insert şi este ca o galerie de artă pentru elementele publicaţiei.48. pentru a îmbunătăţii publicaţia. În ecran va fi afişată caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conţine trei secţiuni.

. atunci ea aparţine altcuiva. urmând ca selectarea culorilor. Imaginile adaugă un plus de interes şi îmbunătăţesc aspectul vizual al publicaţiilor. de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri. Schemele de culori din Publisher oferă seturi de culori armonioase pentru o întreagă publicaţie şi pentru toate tipurile de publicaţii. Figura 6. Imaginile electronice sunt salvate într-un anumit format de fişier grafic prezentat în tabelul de mai jos. Apelarea opţiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting. Dacă o imagine nu a fost creată de utilizator. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ întotdeauna o declaraţie care defineşte drepturile utilizatorului. nuanţelor şi efectelor de culoare să se facă din caseta de dialog pusă la dispoziţie. Problema găsirii imaginilor în cazul tehnoredactării computerizate nu se limitează la întrebarea dacă o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Există considerente de ordin tehnic care influenţează alegerea imaginilor. care sunt alese profesional pentru a lucra împreună şi a comunica stările pe care culorile le invocă. Format de fişier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fişierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM Menţinerea în cadru legal a imaginilor necesită înţelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Adăugarea de imagini. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaţiei. Schemele de culori standard oferă un spectru larg de scheme de culori. la culorile îndrăzneţe ale poster-ului pentru un concert.DESKTOP PUBLISHING 244 244 Modificarea schemelor de culori.50.

Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilită.52.51. dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea să fie vândută altcuiva ca miniatură.).DESKTOP PUBLISHING 245 245 De exemplu. Se execută dublu clic şi se alege din fereastra de dialog deschisă fişierul care se doreşte a fi inserat (din locaţia în care a fost în prealabil salvat). există riscul intentării unui proces din partea proprietarului unei imagini. Pentru inserarea imaginilor într-o pagină Publisher se pot folosi următoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. în moduri foarte diverse. Figura 6. de dimensiunea stabilită. . Se selectează o categorie de imagini (Figura 6. Utilizarea imaginilor este restricţionată prin licenţe. Dacă utilizatorul nu se familiarizează cu aceste proceduri şi nu respectă restricţiile legale. colecţia oferită de Publisher este gratuită dacă se utilizează în scop personal. Pentru aceasta se execută clic pe butonul menţionat şi apoi se trasează un cadru pentru imagine. În ecran se afişează fereastra Insert Clip Art şi se execută clic pe butonul Pictures. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects.

c) Comanda Picture din meniul Insert.) sau utilizând un scaner sau o cameră digitală (opţiunea From Scanner or Camera)..53.. Imaginea poate fi adăugată din: Clip Gallery (opţiunea Clip Art.52. În fereastră se vor afişa imaginile din categoria aleasă.) dintr-un fişier separat (opţiunea From File.. . Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 246 246 Figura 6.. se execută clic pe imaginea dorită şi apoi clic pe butonul Insert Clip.

Figura 6.56. se selectează caseta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. După inserarea imaginii.55. Dacă se selectează comanda Picture Frame Properties textul se va aranja în jurul patrulaterului în care se încadrează imaginea – folosind opţiunea Entire Frame. sau textul se va aranja de jur împrejurul imaginii – folosind opţiunea Picture Only – la distanţele stabilite în zona de editare Margins). . forma şi culoarea liniilor de contur. asupra acesteia se pot realiza o serie de modificări legate de: Proprietăţile casetei în care a fost inserată imaginea (culoare de umplere a casetei.). Figura 6.54.DESKTOP PUBLISHING 247 247 Figura 6. Din meniul contextual fişat în ecran se alege comanda Change Frame şi apoi opţiunea dorită. culoarea şi poziţia umbrei etc. Pentru aceasta.

Aceste forme se pot desena oriunde în publicaţie şi apoi se pot muta. Formatele formelor pot fi modificate în următoarele moduri: − Se pot modifica: lăţimea. de pe scaner sau cameră digitală. Pentru aceasta se selectează imaginea şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. În ecran se deschide o casetă care conţine formele. etc. redimensiona şi modifica după dorinţă. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture şi apoi opţiunea dorită. Figura 6. Bara de instrumente Objects conţine patru instrumente de desenare care creează o varietate de forme.58.DESKTOP PUBLISHING Proprietăţile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaţie a calculatorului. recolorarea imaginii. la un cerc sau la un pătrat. Atunci când instrumentul este activat se execută clic şi se glisează pentru a desena forma. 248 248 Figura 6. Apăsarea tastei Shift în timpul desenării restricţionează forma la o linie orizontală.59. dar care lucrează în acelaşi fel. Figura 6. − Se pot adăuga umbre oricărei forme sau oricărui cadru. borduri şi fundaluri.57. ovalul şi dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite. Adăugarea formelor. verticală sau înclinată la 450. . culoarea şi stilul liniilor şi al bordurilor. Linia.). Este posibilă adăugarea formelor săgeţi liniilor. − Formele pot fi umplute cu o varietate de culori şi modele. Formele creează diagrame. Formele particularizate se adaugă executând clic pe instrumentul Custom Shapes.

se alege opţiunea Pages. Din meniul contextual afişat în ecran se alege comanda Change Picture (dacă obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dacă obiectul este o formă). se parcurg următorii paşi: 1. un element grafic acoperit parţial sau un text prezent în zona de depăşire a cadrului. Se execută clic pe butonul dreapta mouse.5. se execută clic pe butonul Options. În ecran se va afişa caseta de dialog Options. Pe ecran se va afişa caseta de dialog Design Checker. Line Color etc. ca de exemplu: un cadru gol. Prin verificare pot fi depistate într-un document următoarele greşeli: − Cadre goale (opţiunea Empty frames). .61.DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selectează obiectul (formă sau cadru) asupra căruia se doreşte executarea unor modificări. Se pot verifica anumite probleme selectate (opţiunea Check selected features). − Obiecte aflate în zone netipăribile (opţiunea Object in nonprinting region). Se alege apoi opţiunea dorită (Fill Color. În mod implicit. Pentru a vedea ce elemente de grafică poate verifica Publisher.). vor fi verificate toate paginile documentului (opţiunea All) precum şi paginile de fundal (opţiunea Check background pages). 6. 2. Pentru utilizarea acestui instrument. Dacă se doreşte verificarea unor pagini specificate. Se activează opţiunea Tools şi se selectează comanda Design Checker. Folosirea instrumentului Design Checker 249 249 Design Checker este un instrument care se foloseşte pentru depistarea într-o publicaţie a unor greşeli neplăcute. − Obiecte acoperite (opţiunea Covered objects). − Text în depăşire (opţiunea Text in overflow area).60. . Figura 6. − Disproporţia imaginilor (opţiunea Disproportional pictures).3. Figura 6. sau se pot verifica toate problemele (opţiunea Check all problems).

62. sugerând şi modalitatea de rezolvare. 4. Dacă se acţionează clic pe butonul Explain. Se selectează opţiunile dorite executând clic pe nume. Va fi lansată în execuţie rutina Design Checker. Publisher va verifica paginile publicaţiei şi informează despre greşelile găsite. Greşelile se pot ignora (butoanele Ignore şi Ignore All).DESKTOP PUBLISHING − Spaţii între propoziţii (opţiunea Spacing between sentences). apoi se execută clic pe butonul OK. 250 250 Figura 6. sau se corectează şi apoi se continuă verificarea (butonul Continue). Publisher va afişa o fereastră de Help pentru fiecare problemă apărută.63. Figura 6. 3. .

care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse într-un set de mostre în cazul unei imprimante obişnuite. Tipărirea publicaţiei Tipărirea publicaţiei este o operaţie foarte importantă. Alegerea acestor variante de tipărire se face pe baza cerinţelor de calitate şi cantitate pentru publicaţia creată. recunoscut de imprimanta ataşată calculatorului). verde şi albastru sunt culorile folosite pentru afişarea pe ecranul calculatorului. cum ar fi Pantone Matching System. cu cât este mai mare rezoluţia. ea trebuie planificată chiar în momentul începerii lucrului la publicaţie. Termeni din procesul de tipărire Termen Rezoluţie Dpi Separaţia de culori Definiţie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimantă. tipărirea se face cu cerneluri preamestecate. Imprimantele obişnuite separă culorile ilustraţiilor în culorile componente (cyan. sau se poate trimite fişierul publicaţiei la un serviciu tipografic specializat. probabil se va realiza tipărirea la imprimanta proprie. Puncte per inci. cu atât este mai bună calitatea. Combinaţia cyan-magenta-galben-negru defineşte modelul de culoare folosit de imprimante. o unitate de măsură indicând numărul de puncte pe care le poate tipări o imprimantă pe un inci liniar. Ele nu au echivalent exact în procesul tipăririi. fiecare culoare fiind tipărită cu o placă separată. cu rezoluţie scăzută alb-negru sau policrom. măsurată în puncte per inci (dpi-dots per inch). culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor. acest sistem reprezintă o soluţie mai ieftină pentru tipărirea color decât policromia. Culoarea este reprodusă prin separarea fiecărui bloc în componentele CMYK. Roşu. O specificaţie de culoare standardizată. magenta.4. Tipărirea publicaţiei poate fi realizată la imprimanta ataşată calculatorului propriu.DESKTOP PUBLISHING 251 251 6. galben şi negru) şi generează separări pe film pentru fiecare cerneală care va fi folosită în publicaţie. de regulă. Opţiunile de tipărire alese au un impact direct asupra aspectului publicaţiei şi mesajului pe care aceasta il transmite. Dacă se doreşte tipărirea unui număr mic de exemplare folosind un format de hârtie obişnuit (sau unul special. În acest caz. Pentru a avea garanţia că această operaţie nu va constitui o dezamăgire. O tipărire de calitate normala este de 600 dpi. RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot Culoare de proces .

Pentru aceasta.64.65. deoarece Publisher generează publicaţia pe baza acestei configuraţii. . Figura 6. Configurarea imprimantei 252 252 Înainte de a începe crearea unei publicaţii. se plasează indicatorul mouse-ului pe Settings şi se execută clic pe dosarul Printers. se execută clic pe butonul Start.DESKTOP PUBLISHING 6. În ecran se deschide fereastra Printers în care este afişat numele imprimantei ataşată calculatorului ( HP Colos LaserJet).4.1. Figura 6. trebuie verificată configuraţia prestabilită a imprimantei. sau se poate adăuga un alt tip de imprimantă (opţiunea Add Printer).

4. vor fi aplicate pentru toate publicaţiile tipărite în Publisher. . orientarea paginii.). Alegerea opţiunilor pentru tipărire Pentru personalizarea opţiunile de tipărire în Publisher. sursa (opţiunea Paper Source. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea următoarelor opţiuni de tipărire: formatul hârtiei (opţiunea Paper Size). orientarea (opţiunea Orientation) şi sursa (opţiunea Source. Se execută clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opţiunile pentru imprimanta instalată. Figura 6. numărul de copii (opţiunea Copy Count) orientarea (opţiunea Orientation) şi tipărirea monocrom (opţiunea Gray Appearance) sau color (opţiunea Color).DESKTOP PUBLISHING 253 253 Se selectează numele imprimantei ataşată calculatorului (HP Colos LaserJet) şi se execută clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers.66. daca hârtia va fi introdusă în tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi făcută manual. se deschide publicaţia care urmează să fie tipărită şi se selectează comanda Print Setup din meniul File.2. Atributele selectate în această casetă de dialog. rezoluţia imprimantei şi alte opţiuni ale imprimantei. În această casetă de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hârtiei. până la noi modificări 6. În ecran este afişată caseta de dialog Print Setup în care se pot stabili formatul hârtiei (opţiunea Size).

Pentru a indica modul în care vor fi tipărite ilustraţiile se execută clic pe butonul Advanced şi se operează modificările dorite în caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaţia curentă.67.DESKTOP PUBLISHING 254 254 Figura 6. Figura 6. .68.

.4. se parcurg paşii următori: 1. Pentru aceasta se execută clic pe comanda Print din meniul File sau se apasă simultan tastele CTRL+P. Folosirea serviciilor specializate de tipărire Dacă se doreşte ca produsul final să fie tipărit în alb-negru la înaltă rezoluţie. Aceasta va fi afişată pe ecran dacă se execută clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezentă mai sus. se execută clic pe Take to a Commercial Printing Service. numărul de copii (opţiunea Number of copies). este bine să se realizeze tipărirea publicaţiei la o tipografie. Finisarea aspectului publicaţiei ce va fi tipărită la imprimanta proprie. Current page − pagina curentă). respectiv tipărirea publicaţiei într-un fişier (opţiunea Print to file). Pages from − numărul de pagini. . şi dacă se doreşte tipărirea pe ambele părţi ale foii de hârtie (şi imprimanta proprie nu poate face aşa ceva). Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Print. Pentru a configura publicaţia în vederea tipăririi la o tipografie.69. se va realiza tipărirea efectivă. Se plasează indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Apoi. cu culori spot sau cu culori de proces.3. 6. In aceasta trebuie selectate opţiunile pentru tipărire cum ar fi: domeniul care va fi tipărit (All − întreaga publicaţie. Figura 6.DESKTOP PUBLISHING 255 255 După ce au fost alese opţiunile de tipărire.

Se execută clic pe unitatea de dischetă A:\ sau se execută clic pe butonul Browse. 2 În ecran va fi afişată caseta de dialog Pack and Go Wizard. Se specifică apoi modul în care se doreşte ca Publisher să se ocupe de fonturi (opţiunea Embed True Type fonts). Figura 6.70.DESKTOP PUBLISHING 256 256 Figura 6. 3. pentru a căuta o locaţie pe discul calculatorului propriu. şi se precizează locaţia în care se va salva fişierul.71. . ilustraţii legate (opţiunea Include linked graphics) şi legăturile pentru ilustraţiile înglobate în publicaţie (opţiunea Create links for embedded graphics).

Se continuă prelucrarea executând clic pe butonul Next.72.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fişierului publicaţiei. Wizard-ul va comprima publicaţia într-un fişier şi îl va stoca împreună cu fişierul Unpack. 4.5.DESKTOP PUBLISHING 257 257 Figura 6. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaţie Director vizual de publicaţii Instrument pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Instrument pentru realizarea rapidă a unei publicaţii Plan de creaţie unitar pentru publicaţii Publicaţii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machetă Afişează/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaţiilor în mod asistat Memorie temporară. Bara de instrumente Standard. folosită la păstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Astfel publicaţia este gata de livrare şi se execută clic pe butonul Finish. 6. care conţine următoarele butoane: Crează un nouă prezentare Deschide un fişier deja existent Salvează conţinutul unei prezentări Tipăreşte prezentarea curentă Decupează informaţia selectată şi o duce în Clipboard Copiază în Clipboard informaţia selectată .

care conţine următoarele butoane: Selectează fontul pentru scrierea caracterelor Selectează dimensiunea (în puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (îngroşate) Scrierea cu caractere înclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniază conţinutul unei celule la stânga Aliniază conţinutul unei celule la centru Aliniază conţinutul unei celule la dreapta Aliniază conţinutul unei celule la stânga-dreapta Aplică/şterge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplasează conţinutul unui cadru de text la stânga Deplasează conţinutul unui cadru de text la dreapta Micşorează dimensiunea fontului Măreşte dimensiunea fontului Selectează culori pentru umplerea conţinutului unui cadru de text Selectează culori pentru chenarul unui cadru de text Selectează culori pentru fontul caracterelor Selectează stiluri de linii/chenare Selectează proprietăţi pentru cadrul de text . Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties 258 258 Lipeşte informaţiile din Clipboard într-un diapozitiv specificat Copiază stilurile de formatare Anulează ultima operaţie realizată Reface ultima operaţie anulată Aduce în faţă Trimite în spate Convenţie de rotire a unui obiect Afişează/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Măreşte/micşorează suprafaţa de lucru pe ecran Micşorează suprafaţa de lucru până la 10% Măreşte suprafaţa de lucru până la 400% Declanşează Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text.DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering. care conţine următoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul următor Bara de instrumente pentru formatare.

Anulaţi Logo-ul din cartea de vizită. Alegeţi pentru cadrul de text ce conţine numele firmei. Din panoul Plain Paper Business Cards alegeţi modelul Bar. alegeţi schema de culoare Olive. Selectaţi cadrul de text care conţine adresa şi precizaţi spaţiul între linii de 1. Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stânga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecţie 259 259 Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini dintr-o locaţie specificată Instrument pentru construirea cadrelor în care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii. 2. 8. 1 1. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Card pe disc. 2. 2 1. Testul nr.DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool. Oval Tool. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia Publisher. ovale şi dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design 6. 10. 4. un contur cu linii albastre.25. 4. Deschideţi documentul Card. 3. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. 8. 5. 11. Inseraţi în colţul stânga jos al documentului o imagine din Clip Art. Scrieţi numele firmei folosind programul WordArt. 7. Alegeţi ca orientare pentru cartea de vizită modul Landscape.6. 7. Teste evaluare cunoştinţe Testul nr. Completaţi setul de informaţii personale. Rotiţi textul cu numele dumneavoastră sub un unghi de 150. . Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Business Cards.pub prezentă pe disc în dosarul My Documents. 9. 3. Deschideţi aplicaţia Publisher. 5. Preluaţi în document informaţiile Primary Business. Pentru modelul selectat. 6. Alegeţi pentru tipărire mai multe cărţi de vizită pe aceeaşi pagină. Selectaţi cadrul de text care conţine numele dumneavoastră şi alegeţi pentru text fontul Verdana. 6.

Testul nr. 3. fundalul de culoare verde. 2. 7. Grupaţi cadrele de text din pagina a doua a pliantului. Ştergeţi imaginea prezentă deasupra titlului. 9. pentru a avea o schiţă care să vă ajute la crearea publicaţiei dorite. 11. 10. 3. Măriţi spaţiul de lucru de pe ecran şi salvaţi documentul sub numele Pliant pe disc. Tipăriţi documentul cu numele Pliant. 4. 6. 2.5 x 11 in) şi pliant cu trei foi. Alegeţi dimensiunea hârtiei Letter (8. Din panoul Wizard alegeţi publicaţia Brochures Informational. Închideţi documentul şi apoi închideţi aplicaţia Publisher. alegeţi schema de culoare Iris. Alegeţi pentru cadrele din grup. 12. 8.DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 5. În cadrul de text Product/Service Information tastaţi denumirea produsului prezentat în pliant. Inseraţi o imagine corespunzătoare din Clip Art. Din panoul Informational Brochures alegeţi modelul Arcs. introducând textul prin tastarea în cadrele de text corespunzătoare. . 4. Personalizaţi documentul cu informaţii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastră (de exemplu Dacia Solenza). 7. 8. stabilind calea implicită ca fiind My Documents. Pentru modelul selectat. Scrieţi denumirea produsului folosind iniţiale majuscule. Deschideţi documentul cu numele Pliant. 10. 3 260 260 1. 4 1. Deschideţi aplicaţia Publisher. 9. informaţiile personale. 6. Actualizaţi. Verificaţi documentul folosind instrumentul Design Checker. Selectaţi eticheta Publication By Wizard. dacă consideraţi necesar. 5.Închideţi documentul cu numele Pliant. Realizaţi împăturirea pliantului. Tipăriţi documentul .

În extremitatea stângă conţine „butonul sistem“ iar în partea dreaptă conţine butoanele de . Bara de meniu este dinamică. Bara Outlook conţine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts. − gGestionarea notiţelor. − Bara de stare furnizează informaţii cu privire la numărul articolelor Outlook disponibile. la îndemâna utilizatorului. Tasks. calendarul întâlnirilor şi lista de sarcini intr-un singur loc. Calendar. Când se acţionează clic cu mouse-ul pe un buton. Lansarea în execuţie a programului Outlook se face alegând Microsoft Outlook din submeniul Start − Programs sau executând dublu clic pe pictograma corespunzătoare de pe suprafaţa de lucru Windows. Când se plasează cursorul de mouse pe un buton. Contacts.1. 7. În ambele situaţii. − organizarea şedinţelor şi urmărirea sarcinilor de lucru. − planificarea activităţilor şi actualizarea calendarului. apare numele acestuia afişat într-o casetă de text. Pictogramele sunt mult mai mari decât cele prezente pe alte bare cu instrumente. se realizează operaţia corespunzătoare. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7. My Shortcuts şi Other Shortcuts. Gestionarea informaţiilor personale cu aplicaţia Microsoft Outlook După parcurgerea acestui capitol veţi dobândi cunoştinţe privind: − transmiterea şi recepţionarea masajelor e-mail atât într-o reţea locală cât şi pe Internet. fiind afişată de sus în jos pe latura stânga a ferestrei Outlook. − Bara Outlook nu seamănă cu nici o altă bară cu instrumente din pachetul Office. ea modificându-şi structura în concordanţă cu domeniul Outlook în care se lucrează: Mail. Butoanele de comandă sunt autodocumentate. Journal sau Notes.1) sunt: − Bara de titlu conţine în partea stângă numele aplicaţiei (Microsoft Outlook). se pot partaja informaţii cu alţi membri ai grupului de lucru şi se poate comunica cu persoane din firmă sau din Internet. − Barele de instrumente conţin butoane de comandă care permit utilizatorului realizarea rapidă a unor operaţii. maximizare . pe ecran este afişată fereastra aplicaţiei Outlook. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activităţilor utilizatorilor. − crearea şi păstrarea unui jurnal de activităţi proprii. Programul combină ce este mai bun la o agendă personală cu o secretară eficientă. memorând agenda de adrese. restaurare şi de închidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . Prezentare generală Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaţiilor personale (Personal Information Manager − PIM) pe calculator. − participarea la întruniri electronice în cadrul grupului de lucru. − Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunzătoare opţiunilor meniului. . Lansarea în execuţie şi modul de lucru. În primul rând este verticală. Barele de instrumente îşi modifică structura în funcţie de componenta Outlook activă. Cu ajutorul acestui program se poate ţine o evidenţă a informaţiilor cu caracter personal.DESKTOP PUBLISHING 261 261 7. − gestionarea agendelor de adrese şi a listelor cu persoane de contact.

− Tasks (Sarcini) accesează lista de sarcini curente. adrese. adică mesaje e-mail şi faxuri. Grupul Outlook Shortcuts conţine pictograme ce accesează principalele articole gestionate de program şi anume: − Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ preluând elementele specifice zilei curente din jurnalul de activităţi. Grupul My Shortcuts conţine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite în mod special pentru gestionarea corespondenţei. − Notes accesează componenta de gestionare a notiţelor (însemnărilor). Documentele şterse din Outlook ajung în acest dosar de unde se pot recupera. diverse evenimente şi şedinţe programate. − Calendar accesează componenta Calendar pentru vizualizarea conţinutului dosarului cu întâlnirile de afaceri.DESKTOP PUBLISHING 262 262 Figura 7. − Contacts (Agenda de adrese) accesează componenta folosită pentru a reţine informaţii cu privire la persoanele de contact înregistrate (nume. Astfel mesajele . − Inbox accesează componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail şi vizualizează dosarulul Inbox care conţine mesaje primite care nu au fost şterse sau mutate în alt dosar.1. mesajele e-mail primite şi transmise şi chiar şi fişierele deschise sau tipărite. adrese e-mail etc). − Journal nu este chiar un jurnal personal. numere de telefon. − Delete Items (Articole şterse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. planificate sau repartizate altcuiva. Utilizatorul poate cere programului Outlook să memoreze apelurile telefonice. calendar şi componenta de poştă electronică.

− Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente.2. Aceste comenzi rapide constituie o alternativă la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fişiere şi cu fişiere propriu-zise.DESKTOP PUBLISHING 263 263 transmise. Pentru afişarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer. − Add New Group pentru adăugarea de grupuri noi. − Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. − Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere în bara Outlook. căuta fişierele şi dosarele de fişiere pe care acesta le conţine. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizării produselor Office. Figura 7. − Remove Group pentru ştergerea grupului activ din bara Outlook. Astfel de conturi pot fi obţinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. De asemenea. Adăugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi şi transmite mesaje prin intermediul poştei electronice este necesară existenţa unui cont de e-mail găzduit de un server.2.2. putându-se adăuga noi grupuri. el va afişa o serie de ferestre de dialog ce ghidează utilizatorul în procesul de creare a unui cont de e-mail. Structura barei Outlook se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului.2.). fără să se închidă programul Outlook. Aceste setări introduc. gestiona. După ce s-a executat clic pe comanda rapidă pentru a deschide un dosar de fişiere. My Documents şi Favorites din propriul calculator. 7. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web în browserul instalat. în cadrul grupului activ. se pot vedea. potrivit cerinţelor utilizatorului. Grupul Other Shortcuts conţine comenzi rapide pentru dosarele cu fişiere de pe hard-discul local sau reţea. se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea conţinutul.1. organiza. Setările pe care le va face utilizatorul îi vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea şi primirea mesajelor. Pentru personalizarea barei Outlook se poziţionează poinerul de mouse pe aceasta şi se execută clic pe butonul dreapta mouse. Atunci când se deschide pentru prima oară Outlook. Utilizarea poştei electronice 7. precum şi cele salvate şi neexpediate încă vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items şi respectiv OutBox. Dosarul Drafs grupează mesajele care nu au fost expediate pentru că nu au fost încă terminate. se poate deschide un document Office sau se poate lansa în execuţie un program. care are următoarele opţiuni: − Large Icons (forma implicită) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. de . − Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. şterge şi reconfigura grupurile existente. Se va deschide meniul contextual (Figura 7.

Dacă nu s-a realizat conectarea. pentru a crea un nou cont trebuie respectaţi paşii următori: 1.2. dar care nu pot fi expediate imediat. articolele din cadrul unei discuţii. Toate mesajele primite sunt plasate în dosarul Inbox. 4. În această categorie de articole intră mesajele de e-mail transmise prin reţea sau prin Internet. Va fi afişată caseta de dialog care va indica faptulul că s-a realizat cu succes setarea contului de mail. Iniţial acest panou conţine un singur mesaj de la Microsoft. mesajele scrise şi salvate dar care încă nu au fost expediate sunt stocate în dosarul Drafts. Se poate folosi orice nume sau parolă. 5. Outlook trimite numele de utilizator şi parola. Dacă în caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apasă pentru testarea realizării conectării la serverul de mail. 3.3). Dosarele Inbox. Sent Items şi Outbox sunt folosite pentru păstrarea şi gestionarea mesajelor. iar în dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise.2. Cel de sus afişează o listă a mesajelor. Dacă fereastra Inbox nu este împărţită în două panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View şi se alege comanda Preview Pane. copiile tuturor mesajelor expediate sunt înregistrate în Sent Items. se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+I. apoi Next. − User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua îl folosesc pentru identificarea utilizatorului. dar de obicei constau în următoarele: − Your Name este numele „expeditorului“ în mesajele de e-mail transmise. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reţeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. În ecran va fi afişată fereastra Inbox împărţită în două panouri (Figura 7. Dacă utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail. crearea formatarea şi transmiterea lor. Atunci când cineva primeşte un mesaj şi apasă butonul Replay pentru a răspunde. 7. chiar şi fişiere de genul Microsoft Office. . Se vor introduce informaţiile necesare. în Outlook numele utilizatorului şi parola necesară accesării contului de mail. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. − Outgoing mail server este adresa serverului de mail care procesează mesajele transmise de utilizator. − E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. atunci când a deschis prima dată Outlook. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicată acestui tip de articole. 6. faxurile primite prin modem-fax instalat în sistem. Se activează meniul Tools şi se alege opţiunea e-mail Accounts. 2. Compunerea unui nou mesaj şi pregătirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de poştă electronică. Ele variază în funcţie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3. − Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stochează mesajele transmise de utilizator. se apasă butonul Back şi se modifică setările acolo unde este necesar. Se apasă butonul Add New e-mail Account şi. Pentru conectarea la serverul de mail. aceasta este adresa la care va fi trimis răspunsul. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit şi apoi Next. ce spune „Bun venit în Outlook“. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail.DESKTOP PUBLISHING 264 264 asemenea. Panoul de jos afişează conţinutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). Drafts. Se apasă butonul Next.

− Attachment arată dacă expeditorul a ataşat un fişier mesajului. De exemplu. Outlook va afişa următoarele titluri de coloane Sort By: − Importance afişează un icon care arată dacă expeditorul a marcat mesajul cu o importanţă mare sau mică. sau se selectează opţiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. Atunci când se afişează fereastra Inbox. − From afişează numele expeditorului.DESKTOP PUBLISHING 265 265 Figura 7. − Icon prezintă o imagine a unui plic sigilat. Pentru a sorta mesajele după una dintre coloane. În fereastra Inbox se execută clic pe butonul New Mail Message (din capătul din stânga al barei cu instrumente). se pot sorta mesajele după data şi ora la care au fost primite executându-se clic pe Received. . Pentru compunerea unui mesaj se parcurg următorii paşi: 1. − Received arată data şi ora la care mesajul a fost primit. − Flag Status afişează un steag dacă mesajul a fost marcat. se execută clic pe titlul acesteia. − Subject prezintă o scurtă descriere a mesajului. plicul se deschide. Dacă se acţionează dublu clic pe mesaj pentru al citi. bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. Pe ecran apare fereastra Untitled Message.3. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor.

prezentări din PowerPoint. apoi se activează meniul Insert şi se alege comanda File. Se introduce adresa de e-mail în caseta To. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizează prin apăsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. sau orice document creat într-o aplicaţie sub Windows. Destinatarii copiilor pot fi specificaţi şi ulterior reapelându-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc… al ferestrei Message. În cazul în care se doreşte trimiterea alături de mesajul respectiv şi a unui fişier (ataşarea unui fişier) se procedează astfel: a) În fereastra Message. Prin urmare se activează meniul Format şi se alege comanda Font. Formatarea mesajului se realizează cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Diferenţa constă în faptul că trimiterea de mesaje drept „copii oarbe“ nu este vizibilă celorlalţi destinatari.4. acesta se alege din lista derulantă Show Names from the. 2. 4. În cazul în care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact. dacă se doreşte expedierea acestora. urmată de clic pe butonul To . Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulantă afişată. registre de calcul de din Excel. sau se execută clic pe butonul To… şi se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook în secţiunea persoanelor de contact Contacts. Se pot trimite prin mail şi documente din Word. . sau se execută clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente. sau se utilizează instrumentele de formatare ale barei Formatting. La apelarea adreselor de mail disponibile este afişată fereastra de selecţie a numelor. Se introduc în caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului şi a „copiei oarbe“ Bc (Blind Copy). se plasează punctul de inserţie pe zona de text a mesajului. 3. 5.DESKTOP PUBLISHING 266 266 Figura 7. Mesajul se transmite executând clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activează meniul File şi se alege comanda Send. În caseta de text Subject. se introduce subiectul mesajului.

5. Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 267 267 b) Din lista derulantă Look In… se selectează unitatea de disc şi dosarul ce conţine fişierul care va fi ataşat. În cazul în care se doreşte selectarea opţiunilor pentru e-mail. în fereastra Message se execută clic pe eticheta Options (Figura 7. Din lista derulantă Sensitivity se selectează una dintre următoarele opţiuni: Normal − pentru a semnala un conţinut standard.6). Word sau Excel. e) Se execută clic pe OK pentru a insera fişierul în mesajul corespunzător. Outlook permite: − Marcarea importanţei mesajului. Fişierul ataşat apare ca un icon (pictogramă) în cadrul mesajului. Normal sau High – ridicat. ele fiind plasate în dosarul Outbox până în momentul conectării la server. Pentru aceasta se selectează caseta de validare Have Replies Sent şi se precizează numele persoanei. După transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts şi a pictogramei Sent Items. Private – pentru a interzice modificarea mesajului după ce va fi expediat şi Confidential – pentru a arăta că mesajul este confidenţial. Din lista derulantă Importance se selectează nivelul de prioritate dorit: Low – scăzut. Trebuie specificat că mesajele nu sunt transmise imediat după apăsarea butonului Send. Se poate folosi şi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese. c) Din lista derulantă Files of Type… se selectează tipul de fişier – de exemplu. Se selectează caseta de validare Use Voting Buttons şi se alege una dintre opţiunile: Approve – aprobat sau Reject – respins. d) Din caseta List se selectează fişierul care va fi ataşat. − Să se precizeze numele persoanei căreia trebuie să-i fie trimis mesajul. − Să se permită destinatarilor să-şi exprime votul într-o anumită problemă. .. − Protejarea mesajele. Personal – pentru a semnala un mesaj de natură personală.

Pentru marcarea mesajelor.7. No Response Necessary (nu este necesar răspuns). For Your Information (spre informare). în fereastra Message se execută clic pe icon-ul Message Flag. . − Precizarea următoarelor opţiuni de expediere: data şi ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before). Forward (înaintează altor persoane).DESKTOP PUBLISHING 268 268 − Salvarea mesajul în dosarul Sent Items. Read (citeşte). Reply to All (răspunde la tot). Reply (răspunde).6. Figura 7. dacă este validată caseta Save Sent Massage To. care este cel implicit. Figura 7. − Utilizarea marcajelor pentru mesaje. În ecran este afişată caseta Flag for follow Up prezentată în figura următoare din care se aleg marcaje executând clic pe săgeata de derulare Flag to. Tipurile de marcaje folosite în Outlook sunt: Follow Up (continuare). data şi a ora la care expiră valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ).

selectându-se din listă opţiunea Other Folders.8. Se completează numele noului folder în rubrica Name a casetei Create New Folder după care se execută clic pe butonul OK. Pentru vizualizarea conţinutului unui mesaj recepţionat din listă. În ecran este afişată caseta Select Folder şi se execută clic pe butonul New. Se alege opţiunea Create a rule to move new messages from… into… (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectivă într-un folder). Recepţionarea mesajelor de e-mail şi organizarea lor în foldere (dosare) diferite Serviciul de recepţionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activează executând clic pe butonul Send/Receive sau prin apăsarea tastei F5. Totuşi Outlook oferă posibilitatea de direcţionare a mesajelor către foldere diferite în momentul recepţionării. sunt recepţionate noi mesaje.2. 3. acestea vor fi afişate în lista ferestrei Inbox. Figura 7. Dacă există fişiere ataşate.3.DESKTOP PUBLISHING 269 269 7. 2. . se execută dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelând fereastra Message. În mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate în dosarul Inbox. În secţiunea Wasys to Organize Inbox se selectează Using Folders. Presupunând că dorim să plasăm mesajele sosite de la expeditorul “Popa Corina” într-un folder separat numit „Corespond-PC” se vor parcurge următorii paşi: 1. în timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul şi toţi destinatarii e-mai-ului original. Se execută clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. acestea sunt vizibile în partea inferioară a casetei Message. Dacă se execută clic pe butonului Reply va apela caseta Message generând automat un mesaj de răspuns pentru expeditorul mesajului selectat. 5. În cazul în care. 4. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectându-l în fereastra Inbox şi executând clic pe butonul Forward. după contactarea serverului de e-mail.

dar şi alte informaţii despre persoanele de contact. 7. . numerele de telefon. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfăşurare a activităţilor desfăşurate sau în curs de desfăşurare este completă în momentul în care contactele cu diferitele persoane şi firme sunt bine structurate. Programul Outlook facilitează lucrul cu adresele poştale.9. 6.DESKTOP PUBLISHING 270 270 Figura 7.3. Se finalizează operaţiunea executând clic pe butonul OK al casetei Select Folder. Afişarea persoanelor de contact se realizează în cadrul ferestrei Contacts. apelabilă din bara Outlook prin pictograma Contacts. sub forma cărţilor de vizită. adresele de email. iar pentru un acces rapid la cartea persoanei căutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreaptă a ecranului de vizualizare. Fereasta Contacts afişează pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile.

Figura 7. Crearea unui nou articol de tip persoană de contact se realizează dacă se execută clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dacă se activează meniul Actions şi se alege comanda New Contact (Ctrl+N). În ecran se deschide caseta Contact. .11.DESKTOP PUBLISHING 271 271 Figura 7.10.

În caseta Distribution List (Figura 7. Există situaţii când este extrem de utilă gruparea mai multor persoane dintre cele înregistrate în agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de corespondenţă. Crearea articolelor persoană de contact îşi găseşte utilitatea atunci când se doreşte comunicarea mai rapidă cu respectiva persoană. faxul şi telefonul mobil.DESKTOP PUBLISHING 272 272 Elementul care trebuie specificat în mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact. Sunt solicitate funcţia persoanei. Următoarea secţiune grupează informaţiile referitoare la adresa poştală (butonul Address). trimiterea unui mesaj. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta Tab.13) se tastează numele sub care va fi înregistrată lista după care se execută clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse în listă (acestea trebuie să fi fost anterior incluse în lista de contacte). De exemplu. adresa de e-mail şi site-ul de Web. o etichetă pentru cartea de vizită ce facilitează organizarea listei persoanelor de contact (File as). în cazurile în care se constată că se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane. Se execută clic pe numele persoanelor şi apoi clic pe butonul Add. sau a unei invitaţii la o întâlnire ori apelarea telefonică a respectivei persoane. numărul telefonului de la firmă. în stânga. Figura 7. firma unde îşi desfăşoară activitatea. Pentru a crea o astfel de listă se vor parcurge următorii paşi: 1.12. După introducerea informaţiilor disponibile se va apăsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adăugarea unei noi persoane. în dreapta. Outlook oferă soluţia înfiinţării unei liste de distribuţie pentru a elimina necesitatea căutării de fiecare dată a respectivelor persoane. Distribution List. a unei scrisori. iar revenirea la câmpul anterior din formular se realizează prin apăsarea simultană a tastelor Shift+Tab. sau se execută clic pe butonul New din bara de instrumenteşi si se alege opţiunea Distribution List. 2. restul informaţiilor fiind completate doar dacă sunt cunoscute. de acasă. . Se activează meniul File şi se alege comanda New.

Calendarul de activităţi Outlook.13.14). prin componenta sa denumită Calendar poate realiza planificarea activităţilor din zilele. lunile şi chiar anii următori. Numele noului grup va fi disponibil în fereastra Contacts însoţit de o pictogramă specifică listelor de distribuţie. zile de naştere). În final se apasă butonul Save and close.DESKTOP PUBLISHING 273 273 Figura 7.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite în continuare în mod separat. . săptămânile. marcării evenimentelor (aniversări. De asemenea oferă posibilitatea rezervării de timp pentru întâlnirile unice sau periodic. 7.4. în intervalele în care există timp disponibil. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook şi are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7. dar şi planificări de şedinţe. 3.

Outlook afişează ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curentă. comutarea de la o lună la alta realizându-se prin săgeţile situate în stânga respectiv în dreapta sa. Dacă se doreşte afişarea a mai mult de două luni. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curentă la cel al altor zile.15. iar sarcinile în panoul de activităţi. în vederea redimensionării. se poate alege o dată calendaristică sau mai multe (prin ţinerea apăsată a tastei CTRL pentru o selecţie discontinuă) din „navigatorul de date“. . Figura 7.15).DESKTOP PUBLISHING 274 274 Zona de evenimente Navigatorul de date Panoul de activităţi Zona programărilor Figura 7. indicând întâlnirile şi şedinţele asociate acesteia în zona programărilor. În mod implicit navigatorul afişează doar două luni (Figura 7. evenimentele neprogramabile în zona evenimentelor.14 În mod implicit. se vor trage cu mouseul marginile din partea stângă şi de jos ale navigatorului.

cea mai rapidă fiind aceea a selectării cu mouse-ul a perioadei programării din zona de programări (este necesar ca fereastara Calendar să se afle în modul de afişare zilnică. Crearea de programări unice Se realizează prin diferite moduri. Figura 7. pe durata desfăşurării programării astfel create. calendarul este indisponibil pentru alte activităţi. 7. Programările sunt activităţi dijn cadrul calendarului cu o anumită durată în timp. Afişarea chenarului de culoare albastră indică faptul că. − pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrătoare ale săptămânii. cum ar fi zilele de naştere. fără repetabilitate.1. Evenimentele sunt activităţi ce se întind pe parcursul unei zile.16). seminarii etc.DESKTOP PUBLISHING 275 275 Schimbarea numărului de zile calendaristice ce vor fi urmărite se realizează cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: − pentru vizualizarea unei singure zi. − pentru vizualizarea unei săptămâni. − pentru vizualizarea unei întregi luni. Se începe apoi editarea denumirii programării. nu săptămânală ori lunară). sau a mai multor zile. care nu implică şi participarea altor persoane la desfăşurarea lor şi alocarea de resurse. cât şi a programărilor şi evenimentelor periodice.16 .4. În zona programărilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafică a perioadei de desfăşurare a programării (Figura 7. după care se validează cu tasta Enter. Microsoft Outlook oferă posibilitatea includerii în calendar atât a programărilor şedinţelor şi evenimentelor unice. Acestea sunt elementele ce deosebesc programările de şedinţe – întâlnirile la care sunt invitate şi alte persoane.

precum şi data şi ora terminării. data şi ora începerii.) în cazul plasării de programări în cadrul calendarului. Starea asociată programării este implicit Busy lucru sugerat de afişarea unei linii albastre în partea stângă a chenarului. O altă posibilitate de creare a unei programări noi este apelarea opţiunii New Appointment din meniul Actions. Oricare ar fi modalitatea de apelare. − Tentative (Provizoriu liber). deşi este extrem de facilă şi rapidă. locul de desfăşurare etc. nu oferă suficiente informaţii referitoare la tipul programării (personală sau nu). − Out of Office (Plecat din birou). Lista derulantă Show time as dă posibilitatea ca timpul derulării să fie marcat ca: − Busy (Ocupat). categoria căreia îi aparţine. ce simbolizează . Acesta este motivul pentru care se recomandă utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7.17. Figura 7. − Free (Liber). loc de desfăşurare. În cazul în care se doreşte averizarea apropierii datei respectivei programări. proporţională ca mărime cu durata activităţii. fereastra Appointment solicită identificarea programării prin subiect.DESKTOP PUBLISHING 276 276 Metoda de creare a programărilor unice prezentată mai sus.17. se bifează caseta Reminder şi se alege din lista derulantă asociată perioada de timp dintre avertizare şi programarea planificată. Apelarea acesteia se realizează prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecţia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor.

Linia este de culoare albă dacă starea asociată programării este Free. fie de natura colaborării la anumite documente. există posibilitatea lansării NetMeeting ori NetShow odată cu avertizorul. prin selectarea din lista asociată: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. . Altă modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opţiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaţa zonei programărilor). 7.DESKTOP PUBLISHING 277 277 programarea în zona special destinată din fereastra Calendar. Figura 7. caz în care nu se bifează căsuţa This is an online meeting using…. bleu pentru Tentative şi mov pentru Out of office. Dacă activitatea ce este planificată este lucrul în colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting. În caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioară a ferestrei.2.4. sau poate fi integrată într-o categorie definită de utilizator. Holliday. Crearea de evenimente unice Evenimentele se diferenţiază de programări prin aceea că sunt asociate unei anumite zile. Gifts.18. În caseta Office document se va specifica calea şi documentul ce va fi preluat în colaborare atunci când participanţii vor fi convocaţi. International. dar nu au oră de debut şi oră de sfârşit. În cazul în care este programată o prezentare ce poate fi urmărită online. În subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programării. se poate plasa o descriere mai amănunţită a programării sau se poate ataşa un fişier exemplificativ efectuând clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. prin bifarea căsuţei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. aceasta putând fi o adresă de e-mail de Intranet sau Internet. În cazul activităţilor online. etc. prin adăugarea în funcţie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja în modulul Contacts. Programarea poate fi asociată uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition. Validarea casetei Private corespunde unei programări private ce nu poate fi vizualizată de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). se va alege din lista This is an online meeting using…opţiunea NetShow Services. ceea ce va implica specificarea în lista intitulată Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. Activitatea poate fi una fizică. care în momentul selecţiei îşi va schimba culoarea în alb şi se începe tipărirea denumirii evenimentului validată prin apăsarea tastei Enter. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicată în caseta Organizer’s e-mail. în funcţie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. sau una online caz în care se va specifica şi modalitatea de comunicare. Favorities. În această situaţie în caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat să fie lansat. fie de natura prezentărilor online. Pentru crearea unui eveniment unic se selectează cu mouseul zona evenimentelor.

Figura 7. iar caseta All Day Event este bifată. se dezactivează caseta All Day Event din fereastra Event.19). cu o structură asemănătoare cu cea a ferestrei Appointment.). 7. fiind solicitate informaţii referitoare la ora începerii şi ora terminării.DESKTOP PUBLISHING 278 278 Se va deschide fereastra Event (Figura 7.19. De remarcat faptul că fereastra Event nu conţine informaţii privitoare la oră.4.3. celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programărilor unice. Pentru transformarea unui eveniment într-o programare.20. Specificul acestor programări este acela că se precizează periodicitatea lor (Figura 7. Crearea de programări periodice Se realizează prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar şi a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecţia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa zonei programărilor. care va solicita o deschidere a evenimentului similară celei făcute pentru programări. .

Se va specifica data primei programări din cadrul setului recurent. Celelalte caracteristici ale programării rămân identice. săptămânală. Singurii parametrii modificaţi sunt ora de început şi ora de terminare. în dreptul altei ore.. data ultimei recurenţe ori numărul de programări după care se va încheia ciclul. în cadrul zonei de programări. Mutarea unei programări sau a unui eveniment la o altă dată se face prin tragerea cu mouseul a programării sau evenimentului peste ziua aleasă din cadrul „navigatorului de date“. O programare unică poate fi transformată într-o programare periodică prin activarea ferestrei Appointment urmată de clic pe butonul Recurrence. din bara de instrumente. iar dacă este cunoscută. .20. Fereastra Appointment Reccurence solicită informaţii privind intervalele de recurenţă ale programărilor: ora de început şi de sfârşit.. durata periodicităţii (zilnică. chiar şi durata. lunară sau anuală) şi data primei şi ultimei programări periodice. În funcţie de tipul periodicităţii programării trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare.DESKTOP PUBLISHING 279 279 Figura 7. Mutarea unei programări la o altă oră se face prin tragerea cu mouse-ul a programării mai sus sau mai jos.

21. şi care este apelabilă executând clic pe butonului To… După completarea câmpurilor de descriere a şedinţei comune cu cele de descriere a programărilor. Figura 7.4. se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafică a şedinţei de pe suprafaţa programărilor din fereastra Calendar.21. sau zi. faţă în faţă ori la distanţă. activându-se meniul Actions din care se optează pentru New Meeting Request. În cazul în care după un timp.4. caz în care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. se va realiza transmiterea invitaţiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. în cazul în care nu a fost selectat butonul Yes. În momentul în care se eliberează butonul mouse-ului se va afişa o casetă de dialog care solicită răspunsul privind dorinţa de notificare a invitaţiilor. De menţionat faptul că se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaţii la şedinţă printr-o casetă denumită Select Attendents and Resources. spre noua oră. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 7. Pentru trnsmiterea ulterioară a noilor coordonate destinatarilor. se va redeschide fereastra şedinţei şi se va alege din bara de instrumente butonul Send Update. ) asemănătoare cu fereastra Appointment. Planificarea şedinţelor 280 280 În Outlook o şedinţă se desfăşoară prin comunicări între două sau mai multe persoane. similară cu fereastra Select Names reprezentată anterior. . din diferite motive se doreşte schimbarea datei şi orei de începere. Destinatarii invitaţiei la şedinţă pot transmite mesaje de confirmare a participării la şedinţă sau de solicitare de informaţii suplimentare referitoare la şedinţa programată. Pentru transmiterea invitaţiei la o şedinţă se va apela la serviciul de e-mail.

High (Maximă prioritate). Crearea unui articol de tip sarcină se poate realiza atât în componenta Calendar în cadrul panoului de activităţi.22 . Figura 7. Prioritatea sarcinii este indicată în lista derulantă Priority şi poate fi: Low (Redusă). data la care se începe rezolvarea sarcinii (Start date). Normal (Normală). Gradul de finalizare a rezolvării sarcinii se indică procentual în caseta % Complete. Atunci când o sarcină ajunge să fie finalizată. 7. Completed (Rezolvată). În ecran se va deschide o casetă de dialog pentru alegerea informării (Send cancellation and delete meeting) sau neinformării (Delete without sending a cancellation) invitaţilor la respectiva şedinţă. cât şi în componenta Tasks.DESKTOP PUBLISHING 281 281 Pentru anularea unei şedinţe se va deschide fereastra Meeting corespunzătoare .5. urmând a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. Urmărirea îndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestionează eficient „sarcinile“. Crearea unei sarcini noi în componenta Tasks se realizează executând clic pe butonul New Task (sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+K). stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost începută). pe care le defineşte ca activităţi ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. Fereastra Task (Figura 7. Waiting on someone clase (Aşteptând pe altcineva) sau Deferrend (Amânată). datei limită de rezolvare a sarcinii (Due date − dacă are). Utilizând cea de-a doua variantă se pot introduce informaţii suplimentare privitoare la sarcina respectivă. lista sarcinilor de îndeplinit din ecranul Task va conţine denumirea sarcinii barată orizontal. În Progress (În curs de desfăşurare).22) solicită specificarea denumirii sarcinii (Subject).

24) va trebui completată cu denumirea subiectului activităţii de înregistrat.) persoana de contact.6. Jurnalul de activităţi desfăşurate 282 282 Jurnalul de activităţi se activează din bara Outlook.). Pentru alegerea categoriilor de activităţi ce vor fi înregistrate de jurnal se deschide meniul Tools şi se alege comanda Options urmând a se specifica în caseta de dialog activă tipurile de activităţi.) doar la cererea utilizatorului. invitaţii la şedinţe etc. Anumite activităţi sunt memorate în mod automat de jurnal (transmitere şi recepţionare de e-mail. data şi ora începerii şi durata.23. e-mail. tipul activităţii (transmitere fax etc. Fereastra astfel activată (Figura 7.DESKTOP PUBLISHING 7. fax. Dacă se doreşte memorarea în jurnal a anumitor acţiuni neincluse în fereastra Options. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event. Jurnalul grupează articolele cronologic pe orizontală şi după tip (scrisoare. se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. componenta My Shortcuts şi are rolul de a înregistra activităţile desfăşurate. documente Office deschise.23.). în timp ce altele vor fi incluse în desfăşurătorul cronologic al jurnalului (Figura 7. pe verticală. Figura 7. sarcina etc. .

25. Figura 7. transformate în alte articole Outlook sau şterse în funcţie de necesităţi. .24 7. informaţii utile notate spre o utilizare ulterioară.25) pe care se pot nota diferite mici remarci.DESKTOP PUBLISHING 283 283 Figura 7. transmise altor persoane. Aceste notiţe vor putea fi apoi citite. numere de telefon. Gestionarea notiţelor Programul Outlook consideră însemnările din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7. idei.7.

fie prin alegerea opţiunii Delete din meniul contextual. Există posibilitatea de a transfera conţinutul unei notiţe într-un articol de tip Calendar în cazul în care aceasta specifică date despre un anumit eveniment. Pink (roz). După o anumită perioadă. culoarea de fundal a notiţei poate fi schimbată. notiţa fiind reprezentată ca pictogramă pe suprafaţa de editare a textului. se va salva acest nou articol. sau mai în concordanţă cu mesajul conţinut.DESKTOP PUBLISHING 284 284 Apelul secţiunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Se va deschide o fereastră Message. anumite notiţe devin inutile datorită preluării informaţiei pe care o conţineau în alte tipuri de fişiere.expirării valabilităţii datelor conţinute sau altor motive. Se deschide astfel o fereastră Appointment căreia i-a fost completată deja informaţia referitoare la subiect cu titlul notiţei. transmiterii lor persoanelor interesate. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. din care se va alege Color şi apoi culoarea dorită: Blue (albastru). Dacă se doreşte comunicarea conţinutului unei notiţe şi altor persoane se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pe notiţa din fereastra Notes. Green (verde). .26) sau se apasă simultan tastele Ctrl+Shift+N. Secţiunea Subject este completată automat cu titlul notiţei. După completarea datelor necesare ferestrei.25). Notiţele şterse vor putea fi regăsite în cadrul gestionarului de obiecte şterse (Deleted Items). Pentru aceasta se execută clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual. Yellow (galben) sau White (alb). Pentru crearea unei notiţe se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7. Culoarea implicită a fundalului notiţelor este cea galbenă (Figura 7. Figura 7.26. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiţei. urmând a se completa doar destinatarul înaintea trimiterii. plecând tocmai de la analogia cu Post-it. subiect al transformării. Ştergerea notiţelor se face fie executând clic pe butonul Delete din bara de instrumente. peste pictograma Calendar a barei Outlook. În măsura în care se consideră o altă culoare mai agreabilă utilizatorului.

Office XP.Baird.DESKTOP PUBLISHING 285 285 8. Chiriacescu Adriana. (1998). Secretariat şi corespondenţă. Microsoft Office2000 Small Business. Bucureşti: Editura Comunicare. (1994). (2000).0 cu aplicaţii în management. Bucureşti: Editura Teora. Internet cu Windows. Oancea Mirela. Kasser Barbara. 7. (2001). Dumitrescu Emil.mediu şi canal de comunicare.ro. Ionescu Iuliana. Calciu Mihai. Somnea Dan. Microcalculatorul . Microsoft PowerPoint 2000. Găitănaru Andrei. 5. (1994). Bucureşti: Editura Teora. Bucureşti: Editura Comunicare. James B. Bibliografie 1. 9. Kent Peter. 13. Michael Halvorson. Birotica. Somnea Dan. Bucureşti: Editura Tehnică. Corespondenţa de afaceri în limbile română şi engleză. Stanciu Andrei. Bucureşti: Editura Teora. Calciu Mihai. Bucureşti: Editura InfoMega. 4.ro. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere). 3. Cosăcescu Luana. John W. Ionescu Cruţan Nicolae (traducere) (1999). Mureşan Laura. Bucureşti: Editura Rentrop&Straton. 10. (2003). Manualul întreprinzătorului − Cum să faci prezentări eficiente. Utilizare INTERNET Ediţia a III –a. Bucureşti: Editura ALL. . Maxim Cornelia. Comunicarea în afaceri. Bucureşti: Editura Tehnică. 6. (2002). 2. 11. (2002). (2001). Bucureşti: Editura Teora. (2001). (1999). 8. (1997). Bucureşti: Editura Teora. 12. Stull. Bucureşti: Editura Comunicare. Kraynak Joe. Birotica 2000. Excel 5.ro.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful