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3. Comment adresser une demande d'aide au SMC

Ce chapitre dcrit comment adresser une demande d'aide ASDI au Conseil sudois des missions, pour diffrents types d'actions. De mme, il prcise les rgles en vigueur pour les demandes d'aide et les rapports. Les documents de l'ASDI rgissant directement l'attribution des aides sont : Les conditions gnrales d'attribution des aides de l'ASDI aux ONG sudoises (2003) Les instructions pour l'affectation des subventions aux ONG (2007) Il existe des recommandations spcifiques pour les subventions humanitaires. En plus des conditions gnrales de l'ASDI, cette aide est rglemente par les documents suivants : Lignes directrices pour l'affectation globale des subventions humanitaires de moindre envergure (2006) Instructions concernant les aides de l'ASDI aux ONG pour des actions humanitaires (2006). Le chapitre comprend dix sections. Les trois premires sections traitent des aides attribues pour des actions de dveloppement et de communication, en gnral : 3.1 Planification de l'action : Cette section explique comment effectuer une demande d'aide et rdiger un rapport par le biais du SMC. Elle comprend aussi deux textes dcrivant la ncessit d'une communication planifie et d'un renforcement de l'organisation dans les actions et les activits qui lui sont lies. 3.2 Domaines spcifiques de politique et d'analyse : Cette section voque les questions fondamentales de dveloppement qui requirent des politiques gnrales ainsi que des directives, analyses et exigences spcifiques. 3.3 Rgles concernant les aides : Cette section voque les rgles officielles qui rgissent les aides, notamment en ce qui concerne les accords, les audits, le budget et la comptabilit. 3.4 3.10 Types d'actions spcifiques Cette section dcrit les aides attribues certains types d'actions : personnel, stagiaires, activits d'changes, tudes de terrain, actions de valorisation des activits, actions de transition et actions humanitaires.

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3.1 Planification de l'action (demande et rapport)

3.1.1 La demande d'aide
Qui peut faire une demande d'aide ? Les organisations membres du SMC, sauf celles soumises d'autres accords cadres avec l'ASDI, peuvent adresser des demandes d'aide ASDI par le biais du SMC. Les objectifs du SMC concernant les aides Les aides que le SMC attribue proviennent de diffrentes subventions de l'ASDI et ont diffrents objectifs. Le SMC se rfre la description de ces objectifs pour administrer les diffrentes aides. C'est pourquoi, les actions doivent toujours tre clairement connectes aux objectifs. L'objectif global de la coopration sudoise au dveloppement est : Contribuer donner aux plus pauvres la possibilit d'amliorer leurs conditions de vie. L'ASDI divise cet objectif global en deux parties. 1. Pour le soutien la socit civile dans les pays partenaires, l'objectif est le suivant : Promouvoir le dveloppement d'une socit civile dynamique et dmocratique qui renforce la possibilit pour les plus pauvres d'amliorer leurs conditions de vie. 2. Pour les actions de communication des ONG en Sude, l'objectif est le suivant : Favoriser un dveloppement mondial juste et durable, en suscitant davantage d'intrt et d'engagement en Sude pour les enjeux mondiaux de dveloppement. Description du projet, du programme et des organisations sous programme d'accord. Une action dsigne une activit, un projet ou un programme. Vous pouvez adresser une demande d'aide au SMC sous forme de projet ou de programme. Un projet est une demande concernant une action en particulier, avec un objectif spcifique.

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Un programme est un ensemble de projets runis sous un objectif commun. Pour les demandes d'aide sous forme de programme, vous devez toujours discuter avec le SMC pour dcider de la prsentation et du format de la demande et du rapport. Pour savoir ce que doit contenir votre demande d'aide, rfrez-vous aux modles de demande du SMC. Le plan de retrait des aides pour un projet ou un programme peut s'taler sur un trois ans. Une organisation recevant, par le biais du SMC, au moins cinq millions de SEK pour soutenir son effort de dveloppement dans le pays partenaire ou un million de SEK pour des actions de communication en Sude, a la possibilit de demander intgrer un contrat de programme. Il faut en faire la demande auprs du SMC. Officiellement, c'est l'ASDI qui dcide quelles sont les organisations qui sont sous contrat de programme. Lorsque votre organisation a t intgre un contrat de programme, vous devez dposer une demande cohrente, concernant l'ensemble de l'activit pour laquelle vous sollicitez une aide. Cette aide peut tre pour une priode d'un trois ans. La demande peut concerner un ou plusieurs programmes. Vous dciderez de la prsentation et du format de la demande en accord avec le SMC. Les organisations sous contrat de programme sont responsables devant le SMC en ce qui concerne la demande et le rapport. Mais elles sont galement d'importants interlocuteurs dans le dialogue avec l'ASDI sur les questions de mthodologie et de politiques gnrales. Liste d'actions pour lesquelles vous pouvez faire une demande d'aide Il existe plusieurs types d'actions pouvant faire l'objet d'une demande d'aide (voir les points A J ci-dessous). Types d'action: L'action a lieu en Sude : A. Un projet ou un programme d'actions de communication en Sude. L'action a lieu en Sude et dans le pays partenaire : B. Projet ou programme d'action de communication en Sude et action de dveloppement dans le pays partenaire L'action a lieu dans le pays partenaire : C. Projet ou programme d'action de dveloppement dans le pays partenaire D. Aides sous forme de personnel

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E. Aides aux stagiaires F. Activits d'change G. tudes de terrain H. Actions de valorisation de l'activit (tudes prliminaires, valuations, etc.) I. Actions humanitaires J. Actions de transition Plus de dtails sur les actions D J sont donns dans les sections 3.4. 3.10. Dates de dpt des demandes Les demandes concernant des actions qui doivent dbuter durant la prochaine anne budgtaire sont dposer auprs du SMC, le 31 mai au plus tard. Pour les types d'actions suivants, la demande peut tre dpose en continu ou diffrents moments de l'anne :

demande d'aide pour un effort de communication en Sude s'levant plus 75 000 SEK demande d'aide pour une action d'change (voir section 3.6) demande d'aide pour une tude de terrain (voir section 3.7) demande d'aide pour une action de valorisation de l'activit (voir section 3.8) demande d'aide pour une action humanitaire (voir section 3.10)

Pour connatre les dates de dpt des demandes, consultez www.missioncouncil.se/utvecklingssamarbete/sokastod. Comment dposer une demande d'aide Au chapitre 8 du manuel, vous trouverez des modles pour tous les types d'actions. Vous ne devez pas utiliser ces modles comme outils de planification. Ils servent faire un bref rcapitulatif du plan de l'action. Des reprsentants de toutes les organisations partenaires officielles doivent signer la demande. Dans votre accord de collaboration avec le SMC vous devez prciser qui est autoris signer votre demande. La demande doit ensuite tre envoye au SMC (en un seul exemplaire), par la poste et par courriel, au format word. Adresse : Svenska missionsrdet SE-172 99 Sundbyberg, Sude. info@missioncouncil.se.

Courriel :

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Si vous modifiez votre demande aprs l'avoir envoye au SMC, il est de votre responsabilit de faire parvenir la version finale au SMC. Celle-ci devra aussi tre envoye par la poste et par courriel. Pensez galement signer la version finale de votre demande d'aide. Le processus de demande et de dcision Ds rception de votre demande, le SMC l'enregistre. Ensuite, nous l'examinons. Si ncessaire, nous vous demandons des prcisions sur l'action envisage ou nous vous prions de fournir des complments ou de faire des modifications. Le secrtariat du SMC rdige ensuite un document destin aux commissions sur le dveloppement et/ou l'information, qui leur servira de base dcisionnelle. Ces commissions sont dsignes par le conseil d'administration du SMC et composes de reprsentants des organisations membres. Les commissions prennent une dcision concernant l'aide et son ampleur, en se basant sur les objectifs fixs pour les diffrents types d'aide. Les commissions peuvent approuver, rejeter ou suggrer d'ajourner une demande d'aide, afin de donner l'organisation demanderesse la possibilit de complter ou de modifier sa demande. Sur notre site, vous trouverez davantage d'informations sur les rles et fonctions des commissions au sein du SMC. www.missioncouncil.se/utskott. Si votre demande est rejete, vous pouvez demander son rexamen, 30 jours au plus tard aprs communication de la dcision. Dans votre demande de rexamen, vous devrez expliquer clairement le motif. Elle devra aussi contenir des informations n'ayant pas t mentionnes prcdemment ou qui, selon vous, ont t mal comprises au moment de l'examen de votre demande. La demande de rexamen doit tre adresse la commission ayant rejet votre demande. Les modalits d'apprciation d'une demande L'organisation sudoise demanderesse et son organisation partenaire doivent satisfaire certaines exigences de base pour que le SMC puisse valuer le contenu de la demande. Les exigences imposes aux organisations sudoises et figurant dans les instructions de l'ASDI sont satisfaites partiellement via leur affiliation au SMC. L'organisation sudoise et l'organisation dans le pays partenaire doivent adopter une approche stratgique dans leur travail, tre capables de mettre en uvre l'action en question et avoir effectu et rapport correctement leurs actions antrieures. Une organisation partenaire doit par ailleurs satisfaire les exigences suivantes :

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1. Elle doit tre une organisation but caritatif ou coopratif. 2. Elle doit tre base sur des valeurs dmocratiques et obir des principes de transparence et de prise de responsabilit. 3. Elle doit uvrer pour un dveloppement de la socit sur des bases dmocratiques. 4. Elle doit avoir exerc une activit durant au moins un an et pouvoir la documenter. Dans des cas exceptionnels, une organisation en cours de cration ou ayant des structures encore informelles, par exemple un rseau, peut tre considre comme une organisation partenaire locale, si elle peut prouver son caractre dmocratique et non lucratif ou ses orientations coopratives. 5. Elle doit pouvoir assumer la responsabilit de son action et disposer des ressources financires et humaines suffisantes. 6. Elle ne doit pas tre un parti politique. Une fois que ces exigences de base sont juges satisfaites, nous procdons une valuation de l'action en elle-mme. Dans notre apprciation, nous prenons d'abord en compte la pertinence de l'action, son potentiel de ralisation, son rapport cot-efficacit et ses effets durables. Pour effectuer cette apprciation, nous nous servons d'un certain nombre de questions. Celles-ci sont disponibles en annexe du manuel, la section 8.10. Demandes du SMC adresses l' ASDI Le SMC fait une demande de subventions auprs de l'ASDI pour une priode de 3 ans. Ensuite, il y a une anne intermdiaire, avant le dbut d'une nouvelle priode de trois ans. Nous dposons notre demande de subvention l'ASDI la mi-octobre, durant l'anne prcdant la nouvelle priode. Fin dcembre, nous sommes aviss de la dcision de l'ASDI. Ensuite, nous la transmettons nos organisations membres. Nous basons notre demande auprs de l'ASDI sur les demandes d'aide que nos organisations membres nous ont adresses et qui ont t approuves par nos deux commissions. Notre demande concerne galement les activits qui sont sous la responsabilit de notre secrtariat et qui bnficient aussi du soutien de l'ASDI. C'est le conseil d'administration du SMC qui prend les dcisions concernant ces activits et actions.

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3.1.2 Les rapports

Le rapport adress au SMC est un lment essentiel du suivi et du rapport de rsultat des organisations. Pour en savoir plus sur le rapport de rsultat, reportez au chapitre 2.1.4. Les modalits de rapport concernant un programme ou pour les organisations sous contrat de programme sont dfinies en collaboration avec le SMC. Rapport final Le rapport final doit comprendre une section financire et une section explicative. Il doit aussi contenir un audit de l'action. Pour l'audit, des rgles spcifiques doivent tre suivies. Vous trouverez plus d'informations ce sujet au chapitre 3.3 Rgles concernant l'aide. La partie explicative du rapport dcrit les rsultats de l'action et prcise si sa mise en uvre a t conforme au plan. Le rapport de rsultat doit montrer dans quelle mesure les objectifs de l'action ont t atteints et de quelle faon. Les objectifs devant tre formuls au prsent, pour dcrire l'amlioration souhaitable de la situation, le rapport de rsultat se prsente comme un compte-rendu des changements obtenus. Il ne s'agit donc pas de simplement numrer les activits mises en uvre. Cette liste devant uniquement constituer une petite partie du rapport. Le rapport de rsultat doit aussi dcrire et analyser les causes de ce qui a march ou de ce qui n'a pas march ainsi que les enseignements qu'en ont tir les intervenants. Il est important que le rapport mette en vidence les connaissances acquises qui auront une incidence sur vos actions et mthodes de travail futures. Nous incitons les organisations partenaires officielles faire, dans le rapport final, un compte-rendu de l'action, en voquant les enseignements et conclusions tirs, les transformations effectues et dans quelle mesure les objectifs ont t atteints. Il est important que vous dcriviez les ventuels changements d'attitudes observs. Ceux-ci tant les conditions dune transformation durable. Rapport intermdiaire Dans le rapport intermdiaire vous devez dcrire comment l'action a volu, si quelque chose a t modifi durant la priode du rapport et pourquoi. Dcrivez les rsultats importants obtenus durant la priode et les leons que vous en avez tir. Le rapport doit aussi comprendre un rapport financier prcisant les sommes verses l'organisation partenaire et les comptes de ce qui a t effectivement dpens durant la mise en uvre de l'action.

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Dates de dpt des rapports Les rapports finaux peuvent tre remis n'importe quand dans l'anne mais au plus tard 18 mois aprs le dernier jour du versement de l'aide par le SMC, ou, d'aprs l'accord que vous avez pass avec le SMC concernant l'aide. Les rapports intermdiaires pour toutes les actions en cours doivent tre dposs le dernier jour de fvrier de chaque anne. Par actions en cours, nous entendons toutes les actions pour lesquelles un rapport final n'a pas encore t tabli. Comment dposer un rapport intermdiaire ou final Au chapitre 8 du manuel, vous trouverez des modles de rapports pour tous les types d'actions. Des reprsentants de toutes les organisations partenaires officielles doivent signer les rapports finaux. Vos accords de collaboration avec le SMC doivent prciser qui est autoris signer les rapports. Pour les rapports intermdiaires, la signature d'une organisation sudoise suffit. Les rapports sont envoyer au SMC, en un seul exemplaire, par la poste et par courriel, dans un fichier de format Word. Vous devez uniquement envoyer des rapports finaux complets (avec audit). Adresse : Svenska missionsrdet SE-172 99 Sundbyberg, Sude.

Courriel : info@missioncouncil.se. L'valuation des rapports Le SMC lit et vrifie tous les rapports reus. Nous utilisons un certain nombre de questions pour effectuer cette vrification. Celles-ci sont disponibles en annexe du manuel, la section 8.10. La vrification sert de base l'valuation du rapport et permet de vous donner un retour d'information. Si ncessaire, nous vous demanderons des complments d'information. Le rapport du SMC l'ASDI Chaque anne, nous faisons un rapport l'ASDI. Celui-ci runit les conclusions globales et les connaissances acquises. Lire et valuer les rapports intermdiaires et finaux joue aussi un rle important dans notre acquisition de connaissances sur le dveloppement auquel nous contribuons. Nous effectuons des analyses et

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rsums gnraux des actions afin de donner l'ASDI une vision cohrente des changements obtenus. De plus, les rapports contiennent des informations sur les activits finances par l'ASDI et qui sont sous la responsabilit du secrtariat du SMC. Le 31 mai au plus tard, nous envoyons notre rapport l'ASDI qui donnera son ventuelle approbation aprs l't.

3.1.3 L'importance du renforcement des capacits

Le soutien du SMC la coopration pour le dveloppement souligne le rle de la socit civile dans le dveloppement social. Une activit, pour donner des rsultats durables, a besoin de personnes motives et d'organisations stables. Aussi le renforcement des capacits des ONG est-il l'une des tches essentielles du SMC. Nous sommes certains que cela cre les conditions d'un dveloppement durable. Nous souhaitons donc comprendre le rle et la capacit des organisations partenaires et comment ces organisations, travers la coopration au dveloppement, se dveloppent pour mieux permettre aux populations vulnrables d'amliorer leurs conditions de vie. Le renforcement des capacits est un terme gnral utilis par le SMC pour regrouper tous les processus et activits visant renforcer la capacit des organisations. Il s'agit par exemple de l'amlioration de l'organisation, du dveloppement des comptences et de la mise en place de systmes performants pour grer l'activit. En accordant des aides pour soutenir les processus de changement planifis au sein des organisations membres et des organisations partenaires, nous souhaitons aider ces organisations mieux grer leur situation, leur activit et leur avenir. Des aides en faveur du renforcement des capacits peuvent tre sollicites, la date habituelle de dpt des demandes d'aide, le 31 mai ou en cours d'anne, voir section 3.8. Actions de valorisation de l'activit. Voir aussi la brochure du SMC The OD Booklet useful models and practices in organisational development .

3.1.4 L'importance d'une communication planifie

Une communication systmatique et planifie est un outil important pour favoriser un dveloppement durable. Il est tout aussi important de planifier la communication que de planifier la structure organisationnelle, le personnel et le budget de l'organisation ou de l'action. Une communication planifie est aussi une mthode pour atteindre les objectifs, qu'il s'agisse d'une action en Sude ou dans le pays partenaire.

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La communication comme activit centrale Dans le cadre d'actions d'ducation populaire ou de sensibilisation, la communication planifie est videmment une activit centrale. Il faut aussi, le cas chant, crer des forums de dialogue, par exemple lorsque deux communauts rivales ont besoin de se parler pour restaurer la paix dans une rgion. La communication dans son rle d'appui Il est galement important de planifier la communication pour qu'elle serve d'appui dans les actions de communication comme dans les actions en faveur du dveloppement. La communication en tant que fonction d'appui doit avoir ses propres objectifs. Ces objectifs doivent montrer en quoi elle permet d'atteindre ceux de l'action mise en uvre. Lorsque la communication planifie joue son rle d'appui, cela permet d'identifier trs tt les intervenants devant participer l'action, afin dobtenir un rsultat aussi durable que possible. L'tape suivante est la planification des processus et routines pour l'engagement, la participation et la collaboration des intervenants (voir section 2.1.2). Une communication ouverte entre les diffrents intervenants est essentielle pour pouvoir atteindre ces objectifs. Ceci explique pourquoi l'identification des intervenants est l'une des principales rubriques dans nos modles de demandes d'aide et de rapport. La coordination des actions en Sude et dans le pays partenaire Planifier la communication permet, terme, de mieux coordonner le travail de communication en Sude et laction de dveloppement dans le pays partenaire. Cette coordination met en lumire le besoin de dveloppement la fois en Sude et dans le pays partenaire, mme si ces besoins semblent diffrents. En coordonnant les oprations, vous amliorez le potentiel de dveloppement. Rassembler les ressources autour d'un objectif commun de dveloppement donne de meilleures chances de russite. C'est pourquoi, il y a des modles de demande d'aide et de rapport spars pour ce type d'action conjointe (voir section 8.1). Les aides accordes aux organisations pour la communication en Sude et le soutien apport la socit civile dans les pays partenaires constituent des postes spars au sein de l'ASDI. Aussi, les rapports financiers doivent-ils se faire sparment lors d'une action conjointe. Le dfi qui se pose vous est donc de dcrire, dans votre demande et dans votre rapport, en quoi le travail conjoint peut contribuer au changement.

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3.2 Domaines spcifiques de politique et d'analyse

3.2.1 Les politiques et lignes directrices du SMC
Dans des politiques gnrales, le SMC exprime son opinion sur diffrentes questions centrales relatives au dveloppement. Celles-ci dcrivent les objectifs et principes qui doivent nous guider dans notre activit, notamment dans notre rle d'intermdiaire dans l'attribution d'aides. Nos politiques gnrales sont dcides par notre conseil d'administration. A l'heure actuelle, nous avons les politiques gnrales suivantes, voir en annexe du chapitre 9 : Le sida nous concerne tous politique gnrale du travail sur le VIH/sida (2007) Politique gnrale sur l'environnement et la prservation des ressources naturelles (2004) Politique gnrale sur l'galit entre hommes et femmes (2003) Le SMC labore aussi des lignes directrices pour l'valuation de certains types d'actions spcifiques. l'heure actuelle, nous avons les lignes directrices suivantes (voir en annexe du chapitre 9) : SMC Guidelines and Criteria for Microfinance (2007)

3.2.2 Questions fondamentales de dveloppement, analyses et exigences spcifiques

Avant chaque action de dveloppement et de communication, le SMC souhaite que les intervenants rflchissent sur la porte de cette action en ce qui concerne le VIH/sida, l'galit des sexes, l'environnement, les conflits et la corruption. Cette rflexion doit vous permettre de dterminer dans quelle mesure ces questions fondamentales de dveloppement doivent tre intgres la planification, la mise en uvre et au suivi de l'action. Votre demande d'aide doit faire apparatre comment cette analyse a t prise en compte dans la planification de l'action. Pour adopter une position, vous devez avoir conscience des effets positifs et ngatifs dans ces domaines et en quoi ils peuvent affecter la ralisation des objectifs de l'action. Vous devez toujours concevoir une action en veillant minimiser les risques et les effets ngatifs. Pour vous aider effectuer cette analyse, vous trouverez, en annexe des modles de demande d'aide de la section 8.6, des analyses spcifiques (sauf pour la corruption). Vous devez toujours effectuer une analyse mais il n'est pas ncessaire
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d'utiliser ces annexes. Celles-ci ne doivent pas non plus tre jointes la demande d'aide. l'origine, ces annexes sont conues pour les actions menes dans des pays partenaires mais l'ensemble ou une partie d'entre elles peuvent tre utilises pour le travail effectu en Sude. Dans le rapport, vous devez ensuite montrer si le travail autour de ces questions fondamentales de dveloppement a contribu au changement. VIH et sida Pour chaque action, vous devez faire une analyse concernant le VIH/sida. Lorsque vous effectuez cette analyse, il est conseill de prendre d'abord connaissance des tudes et rapports manant d'organisations ayant d'autres perspectives, par exemple les mouvements en faveur des femmes, les organisations de lutte pour les droits de l'homme ou celles regroupant des personnes porteuses du VIH. L'objectif de cette analyse est d'attirer l'attention sur certains groupes durant l'action. Vous devez vous pencher sur le rle des organisations partenaires dans le domaine du VIH/sida et rflchir la faon dont la collaboration avec d'autres peut rduire ou renforcer la discrimination de certains groupes. Votre analyse doit montrer si votre travail peut contribuer modifier les hirarchies en place ou s'il risque de les renforcer. Pour vous aider dans votre analyse sur le VIH /sida, un document spcifique est disponible en annexe des modles de demande d'aide. En ce qui concerne le VIH/sida, les instructions de l'ASDI pour l'allocation de subventions aux ONG (2007), pose des exigences spcifiques en ce qui concerne les actions en Afrique subsaharienne. Dans ces rgions, toutes les actions de dveloppement doivent comporter un volet consacr la lutte contre le VIH. Ainsi, toutes vos actions en Afrique subsaharienne devront prendre en compte la perspective du VIH. Cela veut dire que votre action devra inclure une ou plusieurs des trois alternatives suivantes : 1. Rduire l'impact du VIH et du sida. Il est important que l'organisation montre en quoi l'analyse de la situation concernant le VIH/sida a t rattache au projet lui-mme. Comment la lutte contre la pauvret permet de rduire l'impact du VIH/sida ? 2. ducation. Votre action s'efforce de mieux sensibiliser les gens et/ou de faire changer les attitudes autour de la sexualit, par exemple en intgrant votre action des initiatives d'ducation populaire. 3. Soins et traitements. Il peut s'agir par exemple d'un effort de sensibilisation pour que les gens aient accs des soins et traitements.

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L'obligation de prendre en compte la perspective du VIH ne veut pas dire que toutes les actions en Afrique subsaharienne devront comporter de nouvelles initiatives de lutte contre le VIH et le sida. Elle doit plutt permettre l'organisation partenaire de montrer comment son activit est mise en rapport avec l'analyse de la situation locale concernant le VIH et le sida. En principe, toutes les actions contribuent, d'une faon ou d'une autre, rduire l'impact du VIH /sida. L'annexe aux modles de demande d'aide consacre ce sujet vous donnera davantage de conseils sur la faon d'y parvenir. L'galit entre les sexes Pour nous cette galit signifie les mme possibilits de participation pour les hommes et les femmes tous les niveaux de la socit . Pour vous rendre compte du statut de l'galit entre les sexes dans le contexte o votre action va tre mene, vous devrez effectuer une analyse spcifique. Cette analyse devra examiner les rles attribus aux hommes et aux femmes et l'impact de ces spcificits sur le potentiel de dveloppement. Une analyse de l'galit entre les sexes devra tre effectue pour chaque action, afin de dterminer les effets possibles long terme sur les rles et relations entre les sexes dans la socit. L'analyse doit permettre de prendre en compte les structures du pouvoir et les rles, les responsabilits, les priorits et l'influence des hommes et des femmes lors de l'laboration de votre action. Pour vous assister dans votre analyse de l'galit entre les sexes, un document spcifique figure en annexe des modles de demande d'aide, au chapitre 8.6. L'environnement Une apprciation des effets environnementaux doit tre faite avant chaque action. Cette apprciation doit examiner les aspects environnementaux de l'action envisage et ainsi dterminer si celle-ci va contribuer au dveloppement durable ou plutt l'entraver. Pour vous aider dans cette apprciation des effets environnementaux, un document spcifique est disponible en annexe des modles de demande d'aide, au chapitre 8.6. Pour en savoir plus, lisez aussi : Dveloppement durable Instructions pour contrler l'valuation des effets environnementaux (Politique gnrale de l'ASDI sur l'environnement, 2002). Lien : http://www.sida.se/sida/jsp/sida.jsp?d=118&a=2532&searchWords=H%E5llba r%2520utveckling%3F Les conflits Vous devez faire une apprciation des conflits avant chaque action. Celle-ci doit analyser les consquences d'une action dans une perspective de conflit. Toutes les relations et activits ont, d'une faon ou d'une autre, un impact sur le degr de conflit dans une socit. Il est important que vous preniez particulirement en compte les effets de votre action. Peut-elle minimiser ou aggraver les conflits
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existants ou risques de conflit ? Vous devez aussi valuer vos possibilits de grer les consquences de votre action. Pour vous aider faire cette apprciation des conflits dans le cadre d'actions humanitaires, vous trouverez un document spcifique en annexe des modles de demande d'aide, au chapitre 8.6. La corruption Avant chaque action, vous devrez aussi faire une apprciation des risques de corruption. Les organisations partenaires doivent, ensemble, tablir un plan de prvention de ces risques. L'organisation sudoise et son organisation partenaire doivent adopter des lignes directrices afin de pouvoir agir avec pertinence lorsque des irrgularits sont suspectes. Vous devez crer un systme de contrle fiable, afin d'viter tout abus dans l'utilisation des fonds d'aide. Vous serez peut-tre amen faire appel des solutions et stratgies diffrentes, en fonction du pays et de la culture. Il doit exister une politique gnrale de lutte contre la corruption au sein de l'organisation sudoise comme au sein de son organisation partenaire.

3.3 Rgles concernant les aides

3.3.1 Les termes d'accord
Pour tous les types d'actions, l'aide octroye est soumise des termes d'accord spcifiques. Les documents suivants constituent les termes d'accord avec l'ASDI auxquels doit se conformer le SMC. L'accord en vigueur entre le SMC et l'ASDI Les conditions gnrales d'attribution des aides de l'ASDI aux ONG sudoises (2003) Les instructions pour l'affectation des subventions aux ONG (2007) L'tape suivante consiste pour le SMC signer un accord avec l'organisation membre sudoise. L'organisation sudoise est ensuite charge de signer un accord avec son organisation partenaire. Chaque organisation est responsable de l'application en aval des termes de l'accord. Le manuel du SMC et les accords signs constituent ensemble les termes de l'accord entre le SMC et ses organisations membres.

3.3.2 Audit des subventions

Il est essentiel que la gestion, les rapports et le bilan financier concernant les aides de l'ASDI soient fiables. C'est pourquoi, le SMC a labor des instructions d'audit destines ses organisations membres et aux organisations partenaires. Ces

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instructions prcisent les normes et lignes directrices en vigueur pour les aides de l'ASDI distribues par le SMC. Les instructions d'audit expliquent les termes apparaissant dans la comptabilit et la gestion de l'activit attribuant les aides et qu'il est important de saisir. Les instructions d'audit prcisent galement la rpartition des responsabilits entre les auditeurs, les organisations membres et organisations partenaires. C'est le montant de l'aide qui dtermine les orientations et l'tendue de l'audit. Elle influe aussi sur les normes concernant les auditeurs, les rapports d'audit et la forme du certificat d'audit. En annexe des instructions d'audit, vous trouverez des modles de certificats et de rapports d'audit. Vous devrez vous conformer ces modles. Il est important que les responsables au sein des organisations, les auditeurs et les chefs de projet prennent connaissance trs tt des instructions d'audit, afin que vous puissiez effectuer les contrles qui s'imposent. De mme, en aval, il est essentiel que chacun prenne conscience de la responsabilit qui pse sur la gestion financire et l'audit. En annexe des instructions d'audit vous trouverez des listes de contrle, pour vous aider valuer la gestion financire des organisations partenaires et les auditeurs. Les instructions d'audit pour les organisations partenaires sont traduites en anglais, franais, espagnol et portugais. Les instructions d'audit et leurs annexes sont disponibles sur le site Internet du SMC. www.missioncouncil.se/revisionsinstruktion.

3.3.3 L'apport propre

Une organisation membre qui reoit une aide de l'ASDI via le SMC doit financer une partie des cots de son action avec des fonds qui lui sont propres. Cet apport propre souligne les priorits de l'organisation et sa capacit de susciter un engagement. Il est exig que l'apport propre soit d'au moins 10 % des cots de l'activit soutenue par le SMC/l'ASDI. L'apport propre doit tre des sommes en espces, des fonds privs collects en Sude. Ces fonds peuvent provenir aussi d'une activit rgulire de collecte mai aussi de dons, du sponsoring d'entreprises, d'honoraires de services ou d'autres recettes manant de particuliers. Vous ne pouvez pas comptabiliser dans l'apport propre votre propre matriel ou le matriel collect, ni la valeur du travail de l'organisation sudoise ou partenaire. L'apport propre n'est pas requis lorsqu'il s'agit d'une aide pour des activits bnvoles, de stage et d'change.

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3.3.4 L'aide administrative

Une aide administrative est accorde l'organisation sudoise pour assurer le suivi des actions engages. Celle-ci couvre notamment les cots d'audit en Sude. L'aide administrative correspond 8 % de l'aide accorde (2,5 % pour les subventions humanitaires). La somme ne doit pas tre inscrite au budget de votre demande d'aide au SMC. Le SMC calcule l'aide administrative partir du montant de l'aide globale octroye. Vous avez la possibilit d'inscrire d'autres cots de suivi au budget dans votre demande. Ces cots doivent tre prciss, pouvoir tre valus et contribuer valoriser la mise en uvre de l'action. Le versement de l'aide administrative se fait proportionnellement, lors de chaque tranche de versement de l'aide durant la priode concerne.

3.3.5 Autres aides

Vous pouvez combiner les aides avec un autre type d'activit et avec des aides venant d'autres sources, du moment que vous utilisez ces fonds conformment ce que vous avez crit dans la demande approuve par le SMC. Les aides de l'Union europenne (voir chapitre 4) ou les aides provenant de fdrations d'enseignement sont des exemples d'autres sources de financement. Dans votre demande d'aide, vous devez prsenter le budget total, compos de l'aide demande, de l'apport propre et des aides accordes par d'autres donateurs. L'aide du SMC doit toujours tre comptabilise sparment.

3.3.6 Demande de versement de l'aide accorde

Lorsque la demande d'aide a t approuve, l'organisation membre demanderesse sollicite le versement des fonds accords. Cela se fait par crit et en fonction des besoins financiers. Il peut y avoir une quatre tranches de versement dans lanne. Dans votre demande de versement vous devez prciser le montant souhait, le nom et le numro d'identification de l'organisation ainsi que numro de l'action en question et celui du compte bancaire. Une personne de l'organisation ayant la signature sociale devra signer la demande de versement. Vous pouvez scanner et envoyer la demande de versement par courriel.

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Avant le premier versement vous devez envoyer au SMC une photocopie de l'accord pass avec l'organisation partenaire en aval. Nous examinerons l'accord pour nous assurer que les termes sont conformes nos propres conditions d'accord. Le versement des fonds s'effectuera uniquement si les organisations ont suivi les normes en vigueur concernant les rapports. Vous devez demander le versement de l'aide avant le 31 dcembre de l'anne pour laquelle elle a t octroye. Au del de ce dlai, vous ne pourrez plus utiliser ces fonds pour l'action. Pour pouvoir solliciter le versement de l'aide aprs le 31 dcembre, un accord spcifique avec le SMC devra avoir t pass. L'organisation sudoise doit suivre les mmes rgles que celles mentionnes cidessus concernant le versement des fonds son organisation partenaire en aval. Avant de verser les fonds, il est important que vous contrliez les rapports et la ncessit effective des moyens financiers demands.

3.3.7 Comptes bancaires, intrts et remboursements

Les aides verses par l'ASDI doivent tre places sur un compte spar, auprs d'une organisation sudoise. Le compte doit avoir au moins deux signataires. Tous les intrts verss sur le compte sudois doivent tre reverss au SMC chaque anne, le 31 janvier au plus tard. L'organisation sudoise doit s'assurer que l'organisation partenaire, dans le pays o l'action est mise en uvre, place l'aide de l'ASDI sur un compte bancaire. S'il est impossible de placer les sommes verses sur un compte spar du fait de la lgislation en vigueur dans le pays concern, leur seul placement sur un compte bancaire suffit. Il est important que la comptabilit et la gestion financire permettent une sparation comptable. Les intrts ventuels dans le pays partenaire doivent servir aux actions qui ont t approuves et non l'organisation elle-mme ou d'autres actions. Lorsqu'une action est termine, vous devez rembourser au SMC les sommes restantes de l'aide qui vous a t verse pour l'action. Lors du remboursement de ces sommes vous devez mentionner clairement le numro de l'action concerne. Les sommes rembourser doivent tre vires sur les comptes suivants : bankgiro 5873-5937 pour les subventions au dveloppement. bankgiro 5873-6240 pour les subventions de communication. bankgiro 5873-5937 pour les subventions humanitaires.

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Lorsque nous contrlons le rapport final, nous vrifions que le montant correct a t revers.

3.3.8 Quand une action peut commencer

Le SMC n'accorde jamais d'aide pour des activits dj effectues. Si une action est dpendante d'une aide du SMC, vous ne devez pas la commencer avant que les commissions respectives aient pris leur dcision, que les subventions aient t accordes par l'ASDI et que des accords aient t signs avec les organisations partenaires en aval.

3.3.9 Matriel d'information et activits de communication

Sur le matriel d'information et lors d'activits de communication, vous devez mentionner clairement : que votre action bnficie du soutien du SMC et de l'ASDI. que le SMC et l'ASDI n'ont pas particip l'laboration du matriel et des activits. que le SMC et l'ASDI n'ont pas pris position sur les points de vue que vous soutenez. Sur le matriel d'information et lors d'activits de communication finances intgralement ou partiellement par des aides de l'ASDI, le texte suivant doit figurer : A t financ avec le soutien du Conseil sudois des missions et de l'ASDI. Le SMC et l'ASDI ne partagent pas forcment les opinions exprimes ici. La responsabilit du contenu relve exclusivement de l'auteur. Les logos du SMC et de l'ASDI ne doivent pas figurer sur des publications autres que celles du SMC ou de l'ASDI.

3.3.10 Restructurations et modifications

Si vous devez apporter d'importantes modifications un budget dj approuv, celles-ci devront tre pralablement approuves par le SMC. Les fonds restants la fin d'une priode d'activit peuvent tre utiliss dans le cadre de l'action approuve. Si vous souhaitez prolonger l'action, ceci doit aussi faire l'objet de l'approbation du SMC.

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3.3.11 La ncessit de normes comptables fiables

Le SMC exige que les organisations sudoises et les organisations partenaires adoptent des normes comptables fiables. Vos rapports, bilans comptables et autres informations doivent rester disponibles pendant une dure d'au moins dix ans aprs la fin d'une action. L'ASDI et le SMC se rservent le droit d'inspecter et d'valuer votre activit.

3.3.12 Rgles spcifiques concernant certaines dpenses

Les aides octroyes pour couvrir certaines dpenses font l'objet de limitations spcifiques : Des aides destines aux btiments, vhicules et autre quipement forte intensit capitalistique peuvent uniquement tre obtenues si l'investissement n'est pas l'objectif principal de l'action. Vous devez aussi dcrire la faon dont l'quipement doit tre utilis ou vendu une fois l'action termine. Vous ne pouvez pas obtenir d'aide pour l'achat de terres ou de terrains construire. Des aides au transport des biens collects ne peuvent tre obtenues que s'il s'agit dun lment essentiel votre action. Il est trs rare que nous accordions des aides pour l'achat de mdicaments ou autres produits pharmaceutiques de consommation.

3.3.13 Appels d'offre

Tous les appels d'offre effectus par une organisation sudoise ayant pass un accord avec le SMC doivent tre conformes aux rgles spcifies dans les Conditions gnrales de l'ASDI (2003), voir annexe 2. Un appel d'offre dans un pays partenaire doit se conformer aux exigences suivantes : il doit respecter les rgles de la concurrence il doit tre en conformit avec la lgislation locale l'organisation partenaire doit possder et suivre sa propre rglementation sur les appels d'offre.

3.3.14 Rgles spcifiques pour les activits de communication en Sude

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L'aide la communication en Sude ne doit pas tre utilise pour des activits de collectes de fonds, ni servir au renforcement de l'image de votre organisation ou au recrutement de nouveaux membres. Activits spcifiques Vous devez dcrire et motiver les activits suivantes en vous basant spcifiquement sur les objectifs de l'action : Larges productions de matriel, par exemple des magazines quipement forte intensit capitalistique Dplacements et programmes de voyages Pour que la communication soit efficace elle doit tre crdible. L'exprience que l'on tire de voyages peut permettre d'amliorer la crdibilit de votre communication. Vous devez planifier clairement votre voyage et la porte de celui-ci en matire de communication. Le SMC ne finance que partiellement les voyages d'tudes. Nous supposons que vous ou les autres participants ce voyage assument une partie des cots. Production de vido ou DVD. La production de films vido est souvent coteuse. L'exprience nous a montr que souvent les retombes d'une vido ne correspondent pas aux attentes et aux cots engags. Aussi sommes-nous plutt rticents l'octroi d'aides pour financer des productions vido. Nous effectuons une valuation en tant conscients que la production vido est uniquement un lment dans leffort de communication. Pour tre efficace, elle doit tre intgre une vaste initiative de communication. Dans votre demande d'aide, vous devez faire une description prcise du contenu et de l'objectif de la production et expliquer en quoi elle est un moyen adapt votre groupe cible. Personnel et biens immobiliers Vous pouvez obtenir des aides pour recruter du personnel en CDD dans le cadre d'actions de communication en Sude. Par contre, vous ne pouvez pas obtenir d'aides pour recruter du personnel de communication sous CDI, en Sude, car tout personnel titulaire fait partie de votre activit ordinaire. Les aides pour la communication en Sude ne peuvent pas non plus tre utilises pour faire des investissements en biens immobiliers. Actions long terme L'aide destine des initiatives de communication en Sude doit permettre de dvelopper de nouvelles mthodes de communication. Toutefois, les nouveaux projets ne sont pas toujours meilleurs que les anciens.

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Si vous souhaitez solliciter un financement pour poursuivre ou complter une action, vous devrez d'abord procder une valuation ou laborer un plan d'valuation de l'action en cours. Vous devrez nous le prsenter avant de dposer une nouvelle demande d'aide. Si nous accordons des fonds une action long terme, celle-ci doit tre bien planifie, revtir une importance stratgique et tre efficace.

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