ACCESS 2007 NIVEL 2

CONTENIDOS
PERSONALIZAR CAMPOS: .......................................................................................................... 1 INGRESO DE DATOS .................................................................................................................. 1 TIPOS DE DATOS.................................................................................................................... 1 Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: ............................................................. 1 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................................................................. 4 Tamaño del campo ............................................................................................................ 5 Formatos Personalizados Campos ..................................................................................... 6 Máscara de entrada ........................................................................................................ 12 Regla de validación.......................................................................................................... 16 Texto de validación: ........................................................................................................ 20 Requerido: ...................................................................................................................... 20 Permitir longitud cero: .................................................................................................... 20 Indexado: ........................................................................................................................ 21 Los índices:...................................................................................................................... 21 Principal: ......................................................................................................................... 22 CONSULTAS ............................................................................................................................ 23 Consultas con parámetros ................................................................................................... 23 Las consultas multitabla ...................................................................................................... 24 Combinar tablas .................................................................................................................. 24 LAS CONSULTAS DE RESUMEN ............................................................................................ 25 LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS...................................................................... 27 LAS CONSULTAS DE ACCIÓN ................................................................................................ 29 Consultas de creación de tabla. ....................................................................................... 29 Consultas de actualización............................................................................................... 30 Consulta de datos anexados. ........................................................................................... 31 Consulta de eliminación .................................................................................................. 33 LOS FORMULARIOS ................................................................................................................. 34 La vista diseño de formulario .............................................................................................. 34 La pestaña Diseño de formulario ..................................................................................... 34 LOS INFORMES ........................................................................................................................ 40 La vista diseño de informe................................................................................................... 40

La pestaña Diseño de informe ......................................................................................... 40 LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME ........................................................................ 44 Propiedades Generales de los Controles.............................................................................. 44 IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS .............................................................................................. 55 IMPORTACIÓN DE DATOS .................................................................................................... 55 EXPORTACIÓN DE DATOS .................................................................................................... 58

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. los tipos Simple. En resumen los tipos Byte. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. A la hora de crear un campo en una tabla. como números de teléfono o códigos postales. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único. crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos. o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Doble y Decimal permiten decimales. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto. pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. 1 . Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo. tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.PERSONALIZAR CAMPOS: INGRESO DE DATOS TIPOS DE DATOS. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos. el tipo Id.

un documento de Microsoft Word. imágenes. El asistente para búsquedas En algunas ocasiones. Valdivia. gráficos. etc. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. sonidos u otros datos binarios. un campo Ciudad con los valores Santiago. Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.Sí/No: valores Sí y No. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Verdadero/Falso o Activado/desactivado). el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que está extraído de una lista de valores válidos para ese campo. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Por ejemplo un campo Sexo con los valores F o M. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente. Antofagasta. Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseño de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraídos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para búsquedas. A continuación aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sería el caso del campo sexo) o también puede ser una lista de valores extraídos de una tabla existente en nuestra base de datos (podría ser el caso del campo Ciudad si tenemos una tabla de ciudades). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel. y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No. Columna de búsqueda basada en una lista de valores 2 . En Access podemos definir esta lista de valores válidos de una forma cómoda y rápida utilizando el Asistente para búsquedas.

Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista. la parte inferior de la ventana. 3 .Lista de valores Con el asistente hemos definido el campo con una lista de búsqueda basada en una lista de valores. esto indica que a la hora de introducir datos en el campo. mientras que si indicamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente. la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo.Si contestamos la segunda opción (Escribiré los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna: Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botón Siguiente para pasar a la última pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas. A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. La pestaña Búsqueda . esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaña Búsqueda de la siguiente manera: Las propiedades más importantes nos indican lo siguiente: Mostrar control: Cuadro combinado. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna. Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna. Mostrar solo valores de origen de la fila: Muestra sólo los valores que coinciden con el origen de la fila. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Sólo queda hacer clic en el botón Finalizar. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista. Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.

4 . A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. Las propiedades se agrupan en dos pestañas. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado. normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de búsqueda. la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla. Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario.

vea el artículo Insertar. Si se proporcionan los datos manualmente. crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos. Access almacena todas las fechas como enteros de precisión doble de 8 bytes. vea el artículo Insertar. Sí/No Datos booleanos Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los (verdaderos o falsos). vea registro nuevo.Tamaño del campo Tipo de datos Usado para almacenar Texto Limitaciones o restricciones Datos alfanuméricos Almacena hasta 255 caracteres. cambiar o eliminar un campo Memo. El tamaño del campo se puede establecer en 1. 4. crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha. los campos Memo también admiten la edición de texto enriquecido. 5 . 8 ó 16 bytes. Para obtener más información sobre los campos de tipo Número. Para obtener más información. suele usarse en Valores únicos creados claves principales. se pueden proporcionar y ver un máximo de 65. Moneda Datos monetarios Almacena los datos como valores de 4 bytes. el funcionamiento de la base de datos será lento. Use este tipo de datos para almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los valores. cambiar o quitar la clave principal. (texto y números) Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007. (texto y números) Almacena hasta 2 GB de datos (es el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access) si el campo se rellena mediante programación. Autonumérico por Access al crearse un Para obtener más información sobre las claves principales. establecer. Memo Número Datos numéricos Fecha/Hora Fechas y horas Para obtener más información sobre el uso de los campos Fecha/Hora. 2.535 caracteres en el Datos alfanuméricos campo de tabla y en todos los controles enlazados al campo. Almacena los datos como números de 8 bytes con una precisión de cuatro posiciones decimales. el artículo Agregar. formularios e informes. Recuerde que si se agregan 2 GB de datos. Los campos de tipo Número usan un valor de Tamaño del campo que controla el tamaño del valor que el campo puede contener. vea los artículos Formato de datos en tablas. Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido e Insertar. valores No.

el funcionamiento de la base de datos será lento. Si no hay ningún servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado. debe haber un servidor OLE (es decir. deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los archivos. Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Objeto OLE Imágenes. vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos. muestran ese mapa de bits en los campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de datos. sitios o archivos ubicados en una intranet o red local (LAN). sobre todo las imágenes JPEG. gráficos y otros objetos de programas de Office y programas basados en Windows. Hipervínculo Direcciones Web Datos adjuntos Es algo nuevo para los archivos. Los campos de tipo admitido. Para obtener más información sobre cómo usar los datos adjuntos. archivos de hojas de cálculo. Para obtener más información sobre el uso de datos adjuntos. documentos. Formatos Personalizados Campos Aplicar un formato personalizado es una posibilidad que debe tenerse en cuenta cuando se trabaja con tipos de datos que no tienen una opción de formato predefinida en Access o cuando los formatos predefinidos no satisfacen las necesidades del usuario. un programa que admita ese tipo de archivo) registrado en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Cuando se aplica un formato a un campo de tabla. Para que Access represente esas imágenes. se escriben conjuntos de caracteres literales y marcadores de posición en un campo. Se trata de un problema conocido para algunos tipos de imagen.Almacena hasta 2 GB de datos (el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access). dependiendo de cómo el diseñador de la base de Cualquier tipo de archivo datos configure el campo Datos adjuntos. vea la última fila de esta tabla y vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos. Para aplicar formatos personalizados. y sitios o archivos ubicados en un equipo. Access muestra un icono de imagen rota. gráficos y otros tipos de archivo compatibles. También se pueden ver y editar los archivos adjuntos. a continuación. Los campos de tipo Objeto OLE crean imágenes de mapa de bits del documento original u otro objeto y.accdb de Office Access 2007. ese mismo formato se aplicará automáticamente a cualquier control de formulario o informe que se enlace (vincule) a ese campo de tabla. de manera muy similar a como se adjuntan archivos a los mensajes de correo electrónico. documentos. Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Se pueden almacenar vínculos a sitios Web. 6 .accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE registrados. Se pueden adjuntar a los registros de una base de datos imágenes. En general. Recuerde que si se agregan 2 GB de datos.

como "Nulo" o "****".###. el formato trata esos caracteres como literales y los muestra exactamente tal como se escriben. En este caso.00).00.###.).##)[Rojo]. pero su formato específica dos posiciones decimales. si el campo contiene 3. Por ejemplo. con dos posiciones decimales. ven las palabras "No definido"."No definido" Esta cadena tiene cuatro formatos personalizados y muestra lo siguiente: Los valores positivos. Si el dato no es un valor negativo. Access mostrará un espacio en blanco.). la tercera sección define el formato de todos los valores iguales a cero (0). se utiliza la declaración de color [Rojo] para mostrar los valores negativos en rojo.000. no pueden contener un valor Null. Access redondea el valor decimal a 0. como el número 0. separadores (como puntos y comas). Ejemplos de formatos personalizados #.789. con las palabras "No definido".Para crear un formato personalizado. Si desea utilizar un formato con valores más grandes o más posiciones decimales. entre paréntesis y en color rojo. escriba varios caracteres en la propiedad Formato de un campo de tabla. Si hay más valores decimales en el registro que marcadores de posición en el formato personalizado. puede utilizar "Cero" (entre comillas dobles). En este caso. Los valores Null (Null: valor que puede especificarse en un campo o usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. A continuación se describe cada sección: El signo de número (#) es un marcador de posición para dígitos. caracteres literales y colores. En el ejemplo de formato anterior. De forma predeterminada.###. 1234. Si desea mostrar ceros en lugar de espacios en blanco (por ejemplo. por ejemplo. Access deja el campo en blanco. la cuarta sección define lo que ven los usuarios cuando un registro contiene un valor nulo. En Visual Basic. con dos posiciones decimales. los valores negativos están incluidos entre caracteres literales: paréntesis de apertura y cierre. la primera sección muestra los valores positivos.00. De forma predeterminada. Observe que este formato utiliza el punto como separador de miles y la coma como separador decimal. debe definir primero el formato de los valores positivos. puede agregar más marcadores de posición para el valor decimal. utilice el número 0 como marcador de posición. Además. De forma predeterminada. Los valores iguales a cero. siempre con dos posiciones decimales.000.##. Especificar un formato para los tipos de datos Número y Moneda 7 . Algunos campos. la palabra clave Null indica un valor Null.234. Tenga en cuenta que al incluir los caracteres entre comillas dobles.79. luego el de los valores negativos. Por ejemplo. De forma predeterminada. Las cuatro secciones de la cadena están separadas con un carácter de punto y coma (.5678 aparecerá como 1. Para mostrar texto en lugar de números. Access redondea los valores y sólo muestra la cantidad de valores especificada por el formato.568. Además.456. #. después el del cero y por último el del valor nulo. se muestra 0. como los de clave principal. negativo. Estos caracteres incluyen marcadores de posición (como 0 y #). cuando el campo contiene el valor cero. Los valores negativos. la segunda sección sólo muestra valores negativos. Allí donde no se encuentre ningún valor para una posición.0.###. También puede usar otro texto. Si decide crear un formato para cada tipo de valor. puede especificar formatos para cuatro tipos de valores numéricos: positivo. para mostrar el número 1234 como 1234. debe separar los formatos con un carácter de punto y coma. Asimismo. cero (0) y nulo (no definido).(#.

Observe que puede colocarlos en cualquier lugar. Utilice este carácter para que todos los valores se alineen a la izquierda. % E+. Carácter # Descripción Se utiliza para mostrar un dígito.para mostrar exponentes negativos. puede utilizarse como marcador de posición.o e. eSe utiliza como último carácter de una cadena de formato. Estos marcadores de posición se deben utilizar junto con otros caracteres. vea el artículo sobre cómo la configuración regional de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos (en inglés). si aplica el formato #. Si escribe 12. Se utiliza para mostrar los valores con la notación científica (exponencial). Access muestra normalmente los datos numéricos alineados a la derecha y rellena con espacios en blanco el área situada a la izquierda del valor. Utilice esta opción cuando el formato científico predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Separadores de miles y de decimales espacios en blanco. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final. como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*). Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato y. Utilice E+ o e+ para mostrar valores como exponentes positivos y E.00 representa un importe monetario como £45~~~~~. vea Formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo. Cuando se impone la alineación a la izquierda. E–o– e+. en ese caso. Para obtener información sobre esa configuración. es decir. Para crear un formato personalizado. Por ejemplo.145. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles. un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes.$ () \ ! * 8 . También puede especificar en qué color desea que aparezca el valor numérico o de moneda. El número de tildes (~) mostradas en el campo depende del número de espacios en blanco en el campo de la tabla. se verá como 45.Si no especifica un formato personalizado para los valores numéricos y de moneda. coloque esos símbolos entre comillas dobles. Utilice estos caracteres para insertar espacios en blanco. no se pueden usar los marcadores de posición de dígitos # y 0.145 en un campo. utilice los caracteres de formato que se muestran en la tabla siguiente. Access muestra los números en el formato de número general y los valores de moneda en el formato de moneda. Si no hay ningún valor para una posición. + . Utilice estos caracteres para indicar dónde debe colocar Access los separadores de miles y de decimales. aunque se haya definido un único marcador de posición a la izquierda del separador de miles. Access muestra un cero (0). pero se pueden usar marcadores de posición para los caracteres de texto. Se utiliza para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno. Cada aparición del carácter representa una posición numérica. Access muestra un espacio en blanco. cuando sea necesario. caracteres matemáticos (+ ) y símbolos financieros (¥ £ $) en cualquier lugar de las cadenas de formato. Access utiliza los separadores definidos en la configuración regional de Windows. Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado. Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación.### y escribe el valor 45 en el campo. Cada aparición del carácter representa una posición numérica.15. Para obtener más información sobre estos marcadores de posición. el formato £##*~. 0 Utilice este carácter para mostrar un dígito. Access mostrará 12. Además. Si no hay ningún valor para una posición. Por ejemplo.

éstos aparecerán como espacios en blanco. escribe 612345 en el campo. cian. verde. y el valor resultante es el equivalente de 6.) no aceptan formatos predefinidos. Por ejemplo. rojo. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición. Access alinea todo el texto en las hojas de datos a la izquierda. si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC. sólo se mostrará el texto alineado a la izquierda. éstos no mostrarán nada. si utiliza un formulario web para recopilar números de tarjeta de crédito y almacena esos números sin espacios. Carácter @ Descripción Se utiliza para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato.123 x 105. se aplican formatos personalizados a los tipos de datos Texto y Memo para facilitar la lectura de los datos de las tablas. En este caso. A continuación. Access mostrará el valor como 6.123E05.Suponga. el tipo de datos Memo acepta tanto formatos personalizados como de texto enriquecido. Los formatos personalizados para los tipos de datos Texto y Memo sólo permiten dos secciones de formato en la cadena. amarillo o blanco. Por ejemplo. Especificar un formato para tipos de datos Texto y Memo Los tipos de datos Texto (tipo de datos Texto: en una base de datos de Microsoft Access. magenta. El tipo de datos Texto admite solamente formatos personalizados. ! Utilice este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de 9 . Debe incluir el nombre del color entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro. En la tabla siguiente se enumeran y explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos cuyos tipos de datos son Texto o Memo. Si no especifica ningún formato. Por ese motivo. por ejemplo. La primera sección de la cadena de formato controla la apariencia del texto y la segunda sección se aplica a los valores en blanco o cadenas de longitud cero. tipo de datos de campo. si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC. "Texto literal" [color] Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Los campos Memo pueden contener hasta 65. Los campos de texto pueden contener hasta 255 caracteres o el número de caracteres especificado por la propiedad TamañoDeCampo.123E+05. Si Access agota todos los caracteres de los datos subyacentes y quedan más marcadores de posición.000E+00 a un campo numérico y. Por ejemplo. Primero. el que sea inferior.535 caracteres. el texto se alineará a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales. el valor original insertaría "612345" (cinco dígitos) a la derecha de la coma decimal.) y Memo (tipo de datos Memo: en una base de datos de Microsoft Access. que aplica el formato 0. es un tipo de datos de campo. Se utiliza para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. & Se utiliza para mostrar cualquier carácter que haya disponible para esta posición de la cadena de formato. puede utilizar un formato personalizado para agregar los espacios pertinentes y facilitar su lectura. redondea el número de posiciones decimales a tres (el número de ceros a la derecha o a la izquierda del separador decimal). calcula el exponente del número de dígitos que aparecen a la derecha (o a la izquierda. azul. a continuación. Normalmente. según la configuración de idioma) del separador decimal del valor original. Access muestra 6.

+ . Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. cuando sea necesario. pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!). Por ejemplo. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. < Utilice este carácter para convertir todo el texto a minúsculas. Utilice este carácter para convertir todo el texto a mayúsculas. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor.izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. > * espacio en Utilice estos caracteres para insertar espacios en blanco. En ese caso. Se utiliza para mostrar el formato de fecha general. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato. Los formatos personalizados para los campos de tipo Fecha/Hora pueden contener dos secciones: una para las fechas y otra para las horas. rojo. verde. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato.m. "Texto literal" \ [color] Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Utilice este formato para mostrar el día del mes con uno o dos dígitos. es decir. Especificar un formato para el tipo de datos Fecha/Hora Si no especifica un formato predefinido o personalizado. cian. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles. meses y años. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro. vea el artículo sobre cómo cambiar la configuración regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos (en inglés). Si quiere 10 c d o dd . azul. magenta. símbolos financieros (¥ £ $) y paréntesis en cualquier lugar de $ () las cadenas de formato. amarillo o blanco. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato.matemáticos (+ -). Carácter Separador de fecha Descripción Se utiliza para controlar dónde debe colocar Access el separador de días. se puede cambiar el formato de fecha general a dd/m/aaaa. Estas secciones se separan con un carácter de punto y coma. Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato.m./p. el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno. Access utiliza el separador definido en la configuración regional de Windows. Este carácter debe colocarse al principio de la cadena de formato. un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Cuando se utiliza.h:nn:ss. caracteres blanco. como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*). Para obtener información sobre esa configuración. Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado. coloque esos símbolos entre comillas dobles. Access aplicará el formato de fecha general: dd/m/aaaa h:nn:ss a. pero puede ir precedido de un signo de exclamación (!).

lunes aparece como 2. Utilice este formato para mostrar los segundos con uno o dos dígitos. Access utiliza los indicadores de mañana y tarde especificados en la configuración regional de Windows. Si quiere dos dígitos. Utilice este formato para mostrar el número del trimestre en curso del calendario (1-4).$ ($ ¥ £) y paréntesis en cualquier lugar de las cadenas de formato. Utilice este formato para mostrar el formato de fecha corta. utilice un solo marcador de posición. Utilice este formato para mostrar el nombre completo de los meses. + . Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir el valor. símbolos financieros blanco.mostrar un solo dígito. Utilice este formato para mostrar el mes como un número de uno o dos dígitos. ddd dddd ddddd dddddd s m o mm mmm mmmm t Utilice este formato para mostrar el día de la semana abreviado a tres letras. lunes aparece como lun. al final. a aa aaaa Separador de hora h o hh n o nn s o ss ttttt a. del 1 al 366. octubre aparece como oct. como una 11 . Utilice este formato para mostrar el día del año. Access utiliza el reloj del sistema del equipo para definir el valor. Utilice este formato para mostrar los dos últimos dígitos del año. Utilice este formato para mostrar todos los dígitos de un año comprendido en el intervalo 0100-9999. Access utiliza el separador definido en la configuración regional de Windows. Utilice este formato para mostrar el nombre del mes abreviado a tres letras. para una fecha correspondiente al mes de mayo.m.m. Access muestra 2 como valor del trimestre. Nota Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dígitos del año. o p./p. a o p al final. Utilice este formato para mostrar los minutos con uno o dos dígitos.m. Por ejemplo. Utilice este formato para mostrar el nombre completo de los días de la semana. Utilice este formato para mostrar el formato de hora larga.m. P. utilice dos marcadores de posición. Se utiliza para controlar dónde debe colocar Access el separador de horas.p. Por ejemplo. Utilice este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con a. caracteres matemáticos (+ -). Utilice este formato para mostrar valores de un reloj de 12 horas con A. minutos y segundos. Utilice este formato para mostrar la hora con uno o dos dígitos. cuando sea () necesario.m. Se utiliza para mostrar valores de un reloj de 12 horas. espacio en Utilice espacios en blanco. Por ejemplo. Por ejemplo. Si desea utilizar otros símbolos matemáticos comunes. A/P o a/p a. Utilice este formato para mostrar el formato de fecha larga. Utilice este formato para mostrar el número del día dentro de la semana.m.

Observe que puede colocarlos en cualquier lugar. Coloque entre comillas dobles cualquier texto que desee mostrar a los usuarios. Para obtener más información sobre los campos de búsqueda. incluya esos símbolos entre comillas dobles. Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada. puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad. En este artículo se explica cómo crear y usar las máscaras de entrada. Máscara de entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. es posible que se puedan reemplazar los caracteres de marcador de posición con valores 12 . Por ejemplo. vea Crear una máscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado. cree un campo de búsqueda. rojo. aunque en el campo se almacene otro valor diferente. un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. es decir. una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir los números de teléfono en el formato usado en Suecia o escribir las direcciones en el formato usado en Francia. Por ejemplo. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. vea Insertar o agregar un campo de texto enriquecido. \ * Se utiliza para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente a continuación. "Texto literal" [color] Si desea que en un campo de una hoja de datos. Se utiliza para convertir el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco (*) en un carácter de relleno. verde. tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD (___) ___-____ ext. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. Para controlar el formato en el que se especifican los datos. amarillo o blanco. Las máscaras de entrada controlan el modo en que los usuarios escriben los datos en una base de datos. En ese caso. ___ Cuando el enfoque está en un campo o control que contiene una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*). Por ejemplo. azul. Para obtener más información sobre cómo agregar formato de texto enriquecido a un campo. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles. magenta. vea Personalizar la forma en que se muestran los datos mediante la creación de un campo de búsqueda. un formulario o un informe aparezca determinado valor. cian.

Por ejemplo. Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y cuando sea lógico proceder de esa manera. De forma predeterminada. El proceso básico es el mismo para agregar una máscara de entrada a un control ubicado en un formulario. formularios e informes. En la anterior máscara de ejemplo. En la segunda sección se indica si se desean almacenar los caracteres de la máscara y algún dato en la base de datos. Se pueden aplicar asimismo a los controles de formulario. se pueden aplicar máscaras de entrada a los campos de tabla cuyo tipo de datos es Texto. de réplica). Se pueden agregar máscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para máscaras de entrada. Se usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera específica. o bien. Escriba 0 si desea almacenar la máscara y los datos.UU. los usuarios deben escribir los números de teléfono con formato de EE. es posible que pueda rellenar una fecha pero no cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha: 2006-01-09. Access usa el carácter de subrayado (_). Moneda y Fecha/Hora.personalizados.UU. si escribe un número de teléfono pero no un código de área en una máscara (___) 555-0187 ext. si usa las herramientas proporcionadas por Access para crear automáticamente un formulario. una máscara de entrada puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias secciones del campo o control. Si no está familiarizado con los tipos de datos. Escriba 1 si desea almacenar únicamente los datos. las máscaras de entrada no se pueden usar de manera indiscriminada. se pueden agregar manualmente máscaras de entrada a los controles de un formulario. como cuadros de texto. enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Componentes y sintaxis de una máscara de entrada Las máscaras de entrada contienen tres secciones. separadas por signos de punto y coma. El comportamiento exacto depende de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado la máscara de entrada. Asimismo. las máscaras de entrada proporcionan una amplia validación de datos. ___ e intenta guardar los cambios. agregándolas a la propiedad Máscara de entrada del control. pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente. El siguiente ejemplo es una máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE. especificando manualmente las máscaras en una propiedad de campo (la propiedad Máscara de entrada). Sin embargo. o bien. Por ejemplo. De forma predeterminada. el control apropiado hereda las máscaras de entrada aplicadas a los campos de tabla. En la tercera sección se define el marcador de posición usado para indicar las posiciones de los datos. Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera específica. La primera sección es obligatoria y las demás son opcionales. por lo que puede resultar más fácil buscar datos y mantener la base de datos. Si desea usar otro carácter. El 9 indica un dígito opcional (puede que no siempre se especifique un código de área). pero no se puedan cambiar o quitar los caracteres literales o caracteres separadores. Además. escríbalo en la tercera sección de la máscara.0. mientras 13 . Número (excepto Id. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los usuarios escriban datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). De forma predeterminada. una posición sólo acepta un carácter o espacio. La máscara contiene dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. Por ejemplo. no podrá hacerlo si no especifica el código de área. Además. como tablas.: (999) 000-000. se puede agregar una máscara de entrada a un campo de tipo Fecha/Hora de una tabla. vea el artículo Formato de datos en tablas. a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha/Hora.La primera sección define la cadena de la máscara y consta de marcadores de posición y caracteres literales. Por ejemplo.

en la tercera sección se especifica el guión (-) en vez del carácter de subrayado (_) como marcador de posición. el formato de presentación Fecha mediana representa las fechas como DD-MMM-AAAA. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas. vea el tema Formato de datos en tablas. Letra. Letra o dígito. formularios e informes. Letra. Se debe escribir un solo dígito en esta posición. Access inserta un espacio en blanco. Para obtener más información. por lo que los datos son más fáciles de leer.que el 0 indica un dígito obligatorio. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas. el mes y el día. Se debe escribir una sola letra en esta posición. . Cualquier carácter o espacio. a continuación. o bien. Las letras en esta posición son opcionales. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles. 24-ago-2006. recuerde que puede definir primero las máscaras de entrada y. independientemente de la máscara de entrada original. como AAAA. y posteriormente aplicar un formato de presentación que reorganice el año.MM. El carácter que seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows. Letra o dígito. puede definir una máscara de entrada que obligue a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo. > < ! \ "Texto literal" 14 . Los dígitos en esta posición son opcionales. Por último. separadores de fecha y hora. Dígito. vea la sección Probar una máscara de entrada. Para obtener más información sobre cómo usar los formatos de presentación con los datos. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.. un signo más o un signo menos en esta posición. Marcadores de posición de decimales y millares. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición. Por ejemplo. Carácter 0 9 # L ? A a & C . Si se omite esta posición./ Uso Dígito. Se debe escribir un dígito. aplicar otro formato de presentación a los mismos datos. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional. Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.DD. un espacio. Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. recuerde que las máscaras de entrada pueden interferir con los formatos de presentación. El 0 de la segunda sección almacena los caracteres de la máscara con los datos. Referencia a los caracteres de máscaras de entrada En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posición y los caracteres literales que se pueden usar en una máscara de entrada. y viceversa. Cualquier carácter o espacio. Por último. : . Diferencias entre las máscaras de entrada y los formatos de presentación Cuando proceda. Por ejemplo. Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en esta posición.

por tanto. Cuando el usuario escribe una contraseña en el cuadro. el signo de ( ) 555-0199 exclamación (!) hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha. el primer y el último dígito obligatorios y cualquier combinación de letras y caracteres entre esos dígitos. se crea un cuadro de entrada de contraseña. el código de área es un carácter obligatorio. Además. Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y números obligatorios (0). ayudar a los usuarios a escribir números de pieza u otras formas de inventario correctamente.Contraseña En la vista Diseño de las tablas o los formularios. Observe el uso del marcador de posición 0 en la sección de código de área. 15 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 -20 2000 >L????L?000L0 VERDEVE339M3 MAY R 452B7 00000-9999 >L<?????????????? 9811598115-3007 Cecilia Cornejo ISBN 0. por ejemplo. de manera que los códigos (206) 555-0199 de área son opcionales. se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo. Para usar una máscara de entrada como ésta. Esta máscara de Proporciona este Notas entrada tipo de valor (000) 000-0000 (206) 555-0199 En este caso. Una combinación de letras y caracteres obligatorios. (999) 000-0000! En este caso. Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número de teléfono con formato de Estados Unidos por letras. en la sección de código de área se utiliza el marcador de posición 9. Un código postal obligatorio y una sección opcional de cuatro dígitos adicionales. es preciso escribir un código de área porque en esa sección de la máscara (000 entre paréntesis). si se establece la propiedad Máscara de entrada en Contraseña. Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en mayúscula. se usa el marcador de posición 0. El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir todas las letras en mayúscula. 1-55615Un número de libro con el texto literal. Ejemplos de máscaras de entrada Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las máscaras de entrada. Cualquier número positivo o negativo que no supere los cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales. Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*). todos en mayúsculas. Utilice este tipo de máscara de entrada para.ISBN &&&&&&&&&-0 507-7 >LL00000-0000 DB51392-0493 .

las puede usar a su discreción. como resultado. Por ejemplo. De este modo. los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas. se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1. se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo. Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. forman parte de la base de datos de forma predeterminada. se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Algunas de estas características. Por ejemplo. se indica a los usuarios que han cometido un error y se indica cómo corregirlo. un campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios. Microsoft Office Access 2007 permite validar los datos de diversas maneras y. si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación. las reglas de validación y las máscaras de entrada. Por ejemplo. consultas y controles de formulario. se puede configurarlo de modo que acepte un máximo de 20 caracteres.04. los tamaños de campo y las máscaras de entrada. Por ejemplo. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1. los tipos de datos representan la primera capa de validación. y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Puede usar algunas o todas estas técnicas para validar los datos. una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo. Tipos de datos En general.000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación. como las propiedades de campo.2007. obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo. que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo pueda contener un nombre.Regla de validación Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. En este artículo se explica cómo usar las propiedades Texto de validación y Regla de validación en los campos de tabla. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos. si se crea un campo que almacene nombres. se puede establecer la propiedad Requerido en Sí y. 16 . Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos. Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy específicos. se usan varias de esas técnicas para definir una regla de validación. En este artículo no se abordan las demás herramientas de validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos. a menudo. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Por ejemplo. como son los tipos de datos. Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada.000. pero otras técnicas. o bien. como los tipos de datos. etc. como 14.

usar las herramientas de creación de formulario automatizada incluidas en Access para crear un formulario. si no lo hace. Podrá definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de envío (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana. Lo que se puede incluir en una regla de validación Las reglas de validación pueden contener expresiones. Dónde usar las reglas de validación Se pueden definir reglas de validación para las tablas y los controles de formularios. Access evitará que salga del campo hasta que solucione el problema. supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. Cuando se definen reglas para tablas. deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Por 17 . a continuación. Cuando se crean reglas de validación. supongamos que su compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y. Los pasos descritos en la sección Validar datos al incluirlos en un formulario. Las reglas de validación de registro sirven para comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Para agregar reglas de validación a un formulario. funciones que devuelven un solo valor. Para agregar reglas de validación a una tabla. Por ejemplo.[FechaEnvío]) calcula el número de días transcurridos entre la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envío.Tipos de reglas de validación Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación: Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. la expresión <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que 100. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo. Por ejemplo. en las tablas de la sección Lo que se puede incluir en una regla de validación se explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validación de ejemplo. se abre la tabla en la vista Diseño y se configuran varias propiedades de la tabla. se usan las expresiones principalmente para comprobar datos. La expresión ([FechaPedido] . esas reglas se aplican cuando se importan los datos. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. como "Tokio" O "Moscú" O "París" O "Helsinki". que aparece más adelante en este artículo. explican cómo se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. manipular caracteres o comprobar datos. Las expresiones también pueden realizar operaciones matemáticas. Reglas de validación de registro (o tabla) Use una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo. Validar datos al escribirlos en un formulario La manera más fácil y más rápida de aplicar una regla de validación a un formulario es agregar primero la regla al campo de tabla subyacente y. Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica. Las expresiones se pueden usar para realizar cálculos. se abre el formulario en la vista Diseño y se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales. Por ejemplo. Por ejemplo. las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Los pasos descritos en la sección Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla explican cómo se agregan las reglas de validación a las propiedades de los campos de una tabla. es decir. una expresión puede comprobar si existe un valor de una serie de valores.

Asimismo. La fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura. en la ficha Crear. evitar que los usuarios cambien los datos. Ejemplos de reglas de validación La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validación de campo y de registro. La manera más fácil de determinar si se puede agregar una regla de validación a un control es abrir el formulario en la vista Diseño y seguir los pasos descritos en esta sección. recuerde que las reglas de controles y campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y. supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla: <#01/01/2007# Y. Por ejemplo. por lo que no puede especificar ningún dato. <#01/01/2007# >=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# <Fecha() 18 . Especifique un número positivo. En los siguientes pasos se explica cómo agregar reglas de validación a los controles. O bien. la regla definida para el campo de tabla tiene prioridad. a continuación. pero el control de formulario le obliga a especificar fechas posteriores a ese año. Cuando usa una de estas herramientas. un formulario dividido. REGLA DE VALIDACIÓN <>0 >=0 TEXTO DE VALIDACIÓN Especifique un valor que no sea cero. Se pueden agregar reglas de validación a algunos controles de formulario. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios. Especifique una fecha anterior a 2007. puede optar por la creación de un formulario simple. además de texto de validación explicativo. 0 o >100 ENTRE 0 Y 1 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100. (Se usa con los campos que almacenan los valores numéricos como porcentajes). El valor debe ser igual o mayor que cero. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validación. puede aplicar una regla de validación a un control de formulario abriendo el formulario en la vista Diseño y agregando una regla a la propiedad Regla de validación y el texto del mensaje a la propiedad Texto de validación del control. un formulario de varios elementos. inclusive las reglas de validación y el texto de validación. etc. cómo bloquear los controles y. en el grupo Formularios. no a todos. La fecha debe ser del año 2007. por lo que se encontrará en un callejón sin salida. por consiguiente. impedir que se introduzcan datos. aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla: >=#01/01/2007# El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al año 2007. Asimismo. los controles del formulario heredan las propiedades de tabla subyacentes. Recuerde que un control puede tener otra regla de validación que el campo de tabla al que está enlazado. Access le indicará que especifique fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validación en conflicto. por lo tanto.ejemplo. Si lo intenta en estas condiciones. Especifique un valor con un signo de porcentaje.

CompCadena(Mayús([Apellidos]), [Apellidos],0) = 0 >=Int(Ahora()) HOM

Los datos del campo Apellidos deben escribirse en mayúsculas. Especifique la fecha de hoy. Escriba H para hombre o M para mujer.

COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A- Escriba una dirección de correo electrónico Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org" válida que termine en.com,.net u.org. [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escriba una fecha obligatoria que no sea posterior a un plazo de 30 días a partir de la fecha de pedido. Escriba una fecha de finalización que sea igual o posterior a la fecha de inicio.

[FechaFin]>=[FechaInicio] Sintaxis de las reglas de validación comunes

Las expresiones en las reglas de validación no tienen ninguna sintaxis especial. En esta sección se explica la sintaxis de algunos de los tipos más comunes de reglas de validación. Recuerde que las expresiones y funciones pueden llegar a ser muy complejas, por lo que no se abordan de manera exhaustiva en este artículo. Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Para obtener información sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría). Tenga en cuenta estas reglas cuando cree expresiones: Escriba los nombres de los campos [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30. de tabla entre corchetes; por ejemplo:

Escriba las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2007#. Escriba los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN ("Tokio","París","Moscú"). Además, observe que los elementos van separados con una coma y las listas aparecen entre paréntesis. Además de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos comunes y ejemplos de cómo usarlos. OPERADOR NO FUNCIÓN EJEMPLO

Comprueba si hay valores opuestos. Se NO > 10 (es lo mismo que <=10). puede usar delante de cualquier operador de comparación, salvo NO ES NULO. Comprueba si hay valores iguales a los EN ("Tokio","París","Moscú") elementos de una lista. El valor de comparación debe ser una lista de valores separados por comas que aparece entre paréntesis. Comprueba si hay un intervalo de valores. Deben haber dos valores de comparación (un valor alto y un valor bajo) y esos valores deben ir separados por el separador Y. ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que >=100 Y <=1000)

EN

ENTRE

COMO NO

Busca cadenas modelo coincidentes en los COMO "Geo*" campos de tipo Texto y Memo. ES Obliga a los usuarios a escribir valores en el NO ES NULO 19

NULO

campo. Equivale a establecer el valor de la propiedad de campo Requerido en Sí. Sin embargo, cuando se habilita la propiedad Requerido y un usuario no especifica un valor, Access muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general, el uso de las bases de datos resulta más fácil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un mensaje descriptivo en la propiedad Texto de validación. Especifica que todos los datos que se >= #01/01/2007# Y especifiquen deben ser verdaderos o estar <=#06/03/2008# dentro de los límites especificados. NOTA Se puede usar Y también para combinar reglas de validación. Por ejemplo: NO "Reino Unido" Y COMO "R*". Especifica que uno o varios datos pueden ser verdaderos. Menor que. Menor o igual que. Mayor que. Mayor o igual que. Igual que. Distinto de. enero O febrero

Y

O < <= > >= = <>

Texto de validación:
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Requerido:
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Permitir longitud cero:
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

20

Indexado:
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Los índices:
Un índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no. Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población. Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así sucesivamente. Cómo definir un índice Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseño de tabla. Si el índice se basa en un sólo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones: No: no tiene índice. Sí (Con duplicados) :se define un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el índice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana Índices haciendo clic en el botón Índices que se encuentra en la pestaña Diseño. En la primera columna se pone el nombre del índice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el índice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el primer 21

Principal: Indica si el índice es el de la clave principal o no. Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos índices utilizar la misma mecánica que para crear.campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que forman el índice. 22 . Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en el campo serán excluidas del índice. Única = Sí significa que no admite valores duplicados. borrar y modificar campos de una tabla.

Consultas con parámetros A menudo. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos. Consultas de acción. Consultas de selección. En este caso. Consultas específicas de SQL. de datos anexados y de creación de tablas. se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla. Existen varios tipos de consultas de acción. en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir. Existen varios tipos de consultas. de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor. cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. 23 . puedes seguir nuestro Tutorial de SQL. Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla. Por ejemplo. Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este: En el ejemplo anterior. Son consultas que realizan cambios a los registros. después de elegir la opción. Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño. de actualización. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Población. pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. con el que aprenderás a realizar estas consultas. de eliminación. de esta manera: Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro. en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. la población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta).

tablas relacionadas. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas. para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión. utilizaremos la Composición externa.La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que. Cuando dos tablas están combinadas en una consulta. si le hemos asignado un tipo de dato. normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Además. si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla. Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario. la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla. Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la consulta de la siguiente manera: Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas que se combinan. Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. y así sucesivamente. Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño: Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre. veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no tengan curso asignado. estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta. Las consultas multitabla Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condición. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece. Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas. con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente. De hecho si añadimos a la zona de tablas. La composición externa 24 . en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado. en este caso tenemos que combinar las dos tablas.

LAS CONSULTAS DE RESUMEN En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta. una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen. son funciones que sólo se pueden utilizar en 25 . mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen. también se conocen como consultas sumarias. en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas. Combinar las dos tablas por los campos de unión: Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas. por eso las denominamos consultas de resumen. la combinación aparecerá de la siguiente forma: El sentido de la flecha nos indica de qué tabla obtendremos todos los registros. la combinación aparecerá de la siguiente forma: Si seleccionamos la opción 3. Para simplificar. si queremos definir una combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3 según lo que queramos obtener. Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla. Si seleccionamos la opción 2. veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla.La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas. contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen. En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. la fila Total: wk Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila. Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño. esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Este tipo de combinación se define de la siguiente manera: Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de combinación. mientras que la segunda consulta es una consulta resumen. Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales). En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha.

La opción Cuenta. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. decimal.. el resultado es nulo. A continuación describiremos esas opciones. El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión mayor. texto o fecha.. lo cuenta varias veces. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros. también se aplica a datos numéricos. 26 . Mín devuelve la fecha más antigua y Max la fecha más posterior. La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. el resultado es nulo. Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos. Si la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor contenido en la columna. coma flotante o monetario. La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores contenidos en el campo. las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor. Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0. El orden lo determina el orden cronológico en el que se escribieron los registros. si la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer valor en orden alfabético. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan. La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. y la función siempre devuelve un número entero. La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre estas opciones. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrícula como veremos más adelante pero podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción correspondiente a la función. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros. cuenta el número de valores que hay en la columna.). Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico. los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo.una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. En este caso tenemos que seleccionar la opción Expresión y escribirlo así: Agrupar registros. Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una única fila resultado. Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no serán los mismos con valores 0 que con valores nulos. y si la columna es de tipo fecha. si en la columna aparece un valor repetido. Los datos que se suman deben ser de tipo numérico (entero.

Se pueden agrupar las filas por varias columnas.Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen. DesvEst( ). Incluir criterios de búsqueda La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación. en este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la consulta. existe una limitación. De esta manera la función cuenta() la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). Max( ). Incluir expresiones La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna. Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de condición que en una consulta normal.. pasan a formar un único grupo. Promedio( ). por ejemplo en una expresión puedo poner Max(nºhoras)Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)). En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado. para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia. también se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR. NOT). Mín( ). esto se definiría de la siguiente forma: wk También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde.. De esta forma se pueden obtener subtotales. Sólo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ). Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población.) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opción AgruparPor. AND. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupándolos por el campo Poblacion. Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada grupo así formado genera una fila en el resultado de la consulta y además todos los cálculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. 27 . Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos de Valencia. en la fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupación. La consulta quedaría así: Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación. LAS CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla. en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.

Aquí sólo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado. En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta. incluir suma de filas. Si seleccionamos varios campos habrá en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos halla en el origen de la consulta. consultas de tabla ref. hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botón: Podemos seleccionar hasta tres campos. Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente. en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear: Elegir la opción Asist. este nombre también será su título. Para que el asistente añada esta columna tenemos que activar la casilla Sí. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla. A continuación pulsamos el botón Siguiente.Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite calcular ese valor. Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta. El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de cada fila. esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. Para seleccionar el encabezado de filas. la tabla o consulta de donde cogerá los datos. cruzadas del cuadro de diálogo. elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos. En esa ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto. Después de pulsar el botón Siguiente> pasamos a la siguiente ventana: En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de columna y fila. Como hemos dicho una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas. En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta. 28 . y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuará la función de agregado. generará una columna con el valor como encabezado de columna.

Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseño. insertar nuevos registros o eliminar registros. Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño: Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar. aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Para crear una consulta de Creación de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseño. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale un cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo. en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. o para crear copias de nuestras tablas. si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de consulta donde podremos modificar la definición de la consulta. Pulsamos Examinar.. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos. si acaso el título de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna. por ejemplo: o bien: Modificar el diseño. modificar los datos almacenados. Consultas de creación de tabla. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien. Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección. Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta: La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección en ella definimos la consulta de 29 . Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente.Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta. tablas intermedias. la fila Tab ref cruz. Debe ser el nombre completo incluida la ruta. La vista Diseño La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila añadida. las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. LAS CONSULTAS DE ACCIÓN Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.

Consultas de actualización. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más. Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de la tabla. En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. lo que significa que actualizará el campo código curso al valor nulo en los registros donde código curso sea igual a cero.selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla. Si actualizamos una columna definida como parte de una relación. La expresión puede ser un valor fijo. una consulta o una combinación de tablas. Para crear una consulta de actualización Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla. lo mismo para la condición de búsqueda. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. 30 . modifican el contenido de los registros de una tabla. Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos del origen. y en la fila Actualizar a: del campo [código curso] hemos puesto nulo. La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está actualizando. esta columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a. Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo. Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se modifica. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición. también podría ser un parámetro. la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará. el valor que se utiliza es el antes de la modificación. El Origen de la consulta puede ser una tabla. Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. Añadimos la tabla que queremos actualizar. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código curso] = 0. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono. Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño: A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto.

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. El mecanismo es similar al de la consulta de creación de tabla ya que definimos una consulta de selección que permite obtener los datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos en qué columna del destino queremos almacenar cada valor. La consulta quedaría así: Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. nos avisa de esta creación. normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen (la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal. para calcular la expresión. Consulta de datos anexados. Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla. la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería [precio] * 1. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la pestaña Diseño. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artículos. Por ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. 31 . también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. índices. La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con el nºhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de horas del curso.1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). etc. Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. La opción Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Población] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Población. En estos casos se utilizará. Esta opción nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nºhoras del curso en el que está matriculado el alumno. También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta.Por ejemplo. los valores antes de la actualización.

Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error. 32 . por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar. Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino. Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador. o cualquier expresión válida. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Código Curso el valor de la expresión [Código Curso] + 1000 para que no se generen códigos duplicados que ocasionarían errores (suponiendo que los códigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). el campo se rellenará con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla. lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según el contador. Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos. en qué campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. Access no añade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'.Para crear una consulta de datos anexados Abrimos una nueva consulta en vista diseño. De ser el nombre completo incluida la ruta. la única diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a. Si la tabla destino está relacionada con otra. lo indicamos en la fila Campo:. En la fila Anexar a: indicamos el campo destino. un valor fijo. se seguirán las reglas de integridad referencial. Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor. en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán en el destino. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su valor predeterminado). asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla. Pulsamos Examinar. Cuando no rellenamos algún campo del destino. este valor puede ser un campo del origen. Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta. La ventana de diseño será parecida a la de una consulta de selección. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino. Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño: Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que queremos. si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto.

y cambiando la propiedad Registros únicos a Sí. por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas. la opción Dónde indica un criterio de búsqueda. Una vez borrados. 33 . pondremos una columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros. Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación. Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. una consulta o una combinación de tablas. En este caso también debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla.Consulta de eliminación Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas. Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. El Origen de la consulta puede ser una tabla. En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones. Se utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda. los registros no se pueden recuperar. Haciendo clic en el botón Hoja de propiedades de la pestaña Diseño. Para crear una consulta de eliminación: Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Haz clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño: A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto. y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. han desaparecido las filas Orden: y Mostra.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar: Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles. Nos aparece la ventana Diseño de formulario: El área de diseño consta de tres secciones La sección Encabezado de formulario En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. 34 . La sección Detalle En ella aparecerán los registros del origen del formulario. La sección Pie de formulario En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final. debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. Hoja de datos y Gráfico dinámico. que puedes ver en la imagen anterior. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente. Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual. en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario.LOS FORMULARIOS La vista diseño de formulario La vista diseño es la que nos permite definir el formulario. Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario. permite pasar de una vista a otra. para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante. La pestaña Diseño de formulario En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario. También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica. también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios. o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla.

Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. un botón de comando para abrir otro formulario o informe. se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón.En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes. por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura). Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. o para aceptar la entrada de datos de un usuario. se utilizan lo que llamamos controles. podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos. que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño. El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Por ejemplo. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. 35 . En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario. El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles Etiqueta: sirve para visualizar un texto fijo. Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón para acceder a la ayuda de Access. La sección Controles y campos Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato. texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón. Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos. realiza acciones o se utiliza como decoración. Un control no es más que un objeto que muestra datos.

ejecutar una macro. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor. Cuadro combinado. no sólo se ejecutará la acción correspondiente. si el campo contiene el valor Sí. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño. 36 . ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista. Control imagen para insertar imágenes en el formulario. Casilla de verificación. es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. Cuadro de lista. que pueden aparecer con o sin encabezados. en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. el botón aparecerá presionado. sino este otro. se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas.En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo. sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. Si el campo contiene el valor Sí. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado. borrar el registro. la casilla tendrá este aspecto. etc. o para presentar un campo de tipo Sí/No. por ejemplo abrir otro formulario. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas. o para presentar un campo de tipo Sí/No. etc. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaña. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones. Grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. este otro. la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño. sino. Botón de comando. el botón tendrá este aspecto. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. un documento Word. En muchos casos. esta imagen no variará al cambiar de registro. Botón de opción. un gráfico. botones de opción y botones de alternar. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Botón de alternar. Al hacer clic en el botón. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si el campo contiene el valor Sí.

Si queremos añadir otro tipo de control. Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario. Copiar controles Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo. También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen. y un cuadro de texto asociado al campo. todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo. Añadir controles Para añadir al formulario un nuevo campo del origen. apretamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos añadir. cuando soltemos el botón del ratón. como por ejemplo una imagen. lo encontrarás en la pestaña Diseño. verás que el cursor ha tomado otra forma. el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. vemos que aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado. Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo. o bien son demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas). ahora nos posicionamos en el área del formulario donde queremos definir el control. o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la pestaña Diseño. Salto de página. Línea para añadir una línea en el formulario. Trabajar con controles Seleccionar controles. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen: A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque. mantener pulsada la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.Serán controles que no variarán al cambiar de registro. utiliza la sección Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior. 37 .

Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez. seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. se cambiarán todos. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Propiedades en el menú contextual. También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario de la pestaña Diseño (junto al resto de los controles). Este método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operación de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantas opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de los objetos que creemos: 38 . Para mover un control de sitio. El formulario primario se denomina formulario principal. seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de ellos. y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Para mover varios controles a la vez. a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño. Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice arrastrar la etiqueta. En ese momento pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. seleccionarlos y mover uno de ellos. Cuando seleccionamos un control también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su etiqueta. formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. se moverán todos. Cambiar el tamaño de los controles. su copia aparece con un nombre diferente. cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado. Luego pégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la pestaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl + V.Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + C). Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico. son los estilos que aparecen también en el asistente para formularios. También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Con el botón Autoformato que se encuentra en la pestaña Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos. Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo). Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado.

Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto. Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación. hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. Podemos utilizar el botón para que los controles se alineen automáticamente. aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar). podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda. A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula. Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho. Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda. o reducir ese espacio (Disminuir).Para alinear varios controles. 39 . Si queremos cambiar la distancia entre controles. podemos utilizar unas opciones de la sección Posición. además de moverlos libremente por el área de diseño. de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero. Podemos elegir Ajustar. Se procede de la misma forma que para alinear controles. arriba. Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar). Ajustar el espacio entre controles. También podemos hacer lo mismo con el espacio vertical. o reducir ese espacio (Disminuir). como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar). Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes. Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles. abajo. derecha. seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer. aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar).

en ella aparecerán los registros del origen del informe. 3. es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. Aunque se visualicen varios registros en una página. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. sólo tenemos que volver a seleccionar la opción. en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página. 40 . debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. El primer botón nos permite pasar de una vista a otra. Para abrirlas. también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario. Nos aparece la ventana diseño: El área de diseño consta normalmente de cinco secciones: 1. en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página. o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. La sección Pie de informe. La sección Encabezado de página. en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe. si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora. A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. 5. La pestaña Diseño de informe Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones: Esta barra la recuerdas seguro. 2. en la imagen anterior puedes ver estas opciones. Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente.LOS INFORMES La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe. La sección Pie de página. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar: Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. La sección Detalle. La sección Encabezado del informe. la Vista Presentación que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. 4.

La sección Controles y campos Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato. texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Grupo de opciones. Botón de alternar. El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante. Cuadro combinado. sino. a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. la casilla tendrá este aspecto. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar más en formularios. se accede a esa página de código haciendo clic sobre el botón. El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo. el botón aparecerá presionado. se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. 41 . este otro. por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. Para insertar un hipervínculo tenemos un botón. Cuadro de lista.La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón. Casilla de verificación. el botón tendrá este aspecto. Haciendo clic en el botón Agregar campos existentes harás aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. En la pestaña Diseño encontrarás los mismo controles que vimos en el tema anterior: Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura). Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). para más detalle repasar la unidad de formularios. Se suelen utilizar más en formularios. Botón de comando y Control pestaña. Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. si el campo contiene el valor Sí. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo. Si el campo contiene el valor Sí. se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. para más detalle repasar la unidad de formularios. este otro. sino. Botón de opción. Si el campo contiene el valor Sí.

copiarlo. Serán controles que no variarán al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. etc. desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión. Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un formulario. También podemos agregar un subinforme. cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles. Abrir el cuadro de diálogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo y seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office. si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control. Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir. Antes de mandar la primera impresión del documento. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación: Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador. El informe primario se denomina informe principal. Imprimir un informe Para imprimir un informe. en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión Rápida. informe principal/detalle o informe principal/secundario. Rectángulo para añadir un rectángulo al informe. y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Salto de página. cambiar su tamaño. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo. Una combinación informe/subinforme se llama a menudo informe jerárquico. suele ocurrir cuando están instaladas en red. 42 . repasa la unidad anterior. Si queremos imprimir unas páginas. Funciona de forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento. Un subinforme es un informe que se inserta en otro. un gráfico. Imprimir directamente Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración para seleccionarlo. esta imagen no variará al cambiar de registro. para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir. podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros. en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final. podemos especificar el número de copias a imprimir. el salto de página produce un cambio de página aunque no se haya llegado al final de la página. podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas. Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word. cómo moverlo de sitio. Línea para añadir una línea en el informe. En el recuadro Intervalo de impresión. lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. En el recuadro Copias.Control imagen para insertar imágenes en el informe.

También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploración y seleccionar la opción en el menú contextual. Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con el asistente. Se abrirá la sección Agrupación. Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página. el tipo de papel que utilizamos. elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo. La ventana Vista previa En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña (la pestaña Vista preliminar) con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones: El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla.Si la opción Intercalar no está activada. desplegar el Botón de Office. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo. 43 . orden y total que te mostramos a continuación: Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación. Con el botón Configurar podemos configurar la página. O si aparece. mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas. Para definir la ordenación de los registros. cambiar los márgenes. imprime una copia entera y después otra copia. crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido. a la página siguiente o a la última página. colocar el ratón en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el menú desplegable. etc. Abrir el informe en vista previa Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada. también podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe. haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden dentro de ese grupo. en alta calidad o en borrador. a una página concreta. La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora. impresión a varias columnas. lo abrimos en Vista Diseño y hacemos clic sobre el botón de la pestaña Diseño. etc. Del mismo modo. a la página anterior. permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla. Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado. en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales. esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color.

alinearlos. como el píxel. una etiqueta y un cuadro de texto. Por ejemplo. Ancho y Alto Establecen el tamaño del control indicando su anchura y altura. Visible Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el formulario. por ejemplo. ajustarlos. Por el contrario. Podríamos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. También podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles. moverlos. pero asegúrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo más tarde. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. 44 . si lo establecemos a Sí el control sí que será visible. Puedes darle el nombre que tú quieras. pero nos puede ser muy útil para cargar información en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo sí sea accesible desde el diseño. para mostrarlos pulsando. imagina que tenemos dos controles para el campo Curso. Izquierda y Superior Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posición.LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME Propiedades Generales de los Controles En temas anteriores vimos cómo crear formularios e informes utilizando el asistente. De este modo podemos hacer que se muestre únicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy útil por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso). etc. Access tomará ese valor y lo convertirá en centímetros. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes más completos. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Si utilizas otras unidades de medida. Mostrar cuando Utilizaremos esta propiedad para establecer cuándo un control debe mostrarse. también hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos. Normalmente sus unidades deberán ser introducidas en centímetros. Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aquí indicaremos el nombre del control. un botón. Su uso parece obvio. Un buen método sería asignarle el nombre del control más una coletilla indicando de qué control se trata.

teclea el número del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botón que aparecerá a la izquierda. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los títulos. respectivamente. Fuente en Cursiva y Fuente subrayada Estas propiedades actúan sobre el aspecto de la fuente modificando. es la propiedad Origen del control. si debe mostrarse en cursiva o si se le añadirá un subrayado. Texto de Ayuda del control Aquí podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control. Te permite establecer en qué orden saltará el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. Nombre y Tamaño de la fuente Establece el tipo de fuente que se utilizará en el control y su tamaño en puntos. El primer elemento deberá establecerse a 0. Texto de la barra de estado: Aquí podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. luego el salto se producirá al control que tenga un valor inmediatamente superior. También accedemos a este cuadro pulsando el icono en la pestaña Organizar. su espesor (de delgado a grueso). Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En él aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación. Índice de tabulación Una de las propiedades más interesantes de los controles. normalmente será el contenido de un campo del origen de datos. Color y Ancho de los bordes Establece el color del borde del control y su ancho en puntos. mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando. Un ejemplo muy claro de su uso sería que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aquí su nombre. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejará de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada. de esta forma. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras. las propiedades Índice de tabulación de los controles se configurarán de forma automática. Efecto especial Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access. Espesor de la fuente. La propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el cuadro de texto. 45 . La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título.Color del fondo Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo más sobre el resto del formulario. Estilo de los bordes. Estilo de los bordes Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran. Entonces se abrirá el cuadro de diálogo que ya conoces desde donde podrás seleccionar el color que prefieras. Color de los bordes o Ancho de los bordes se verán invalidadas debido a que el efecto elegido necesitará unos valores concretos para estas propiedades. Para cambiar el color. la mayoría de las veces estará representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Etiquetas y Cuadros de Texto Ya hemos visto cómo insertar un campo en el origen de datos. Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo. este campo.

siguiendo unos cuantos pasos sencillos. sólo tendrás que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaña Diseño. También es posible realizar cálculos con constantes. En el tema 3. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. con el asistente para búsquedas. También podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados. Tipo de origen de la fila En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresión que permitirá a Access calcular el valor a visualizar. en el campo correspondiente del registro activo. La opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. Una vez activado el Asistente. estará modificando el valor almacenado en la tabla. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla sólo tenemos precio unitario y cantidad. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un triángulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraíamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertirá en independiente. cuando el usuario escriba un valor en el control.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operación. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Cuadros Combinados y Cuadros de Lista Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. En cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados con la siguiente propiedad: Origen de la fila En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. 46 . precedida del signo igual =.Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o también podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzará un generador automático del control que. Una de las formas más sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista. Su uso es muy sencillo. por lo que nuestro origen de datos podría ser =[precio]*0. aquí repasaremos las propiedades más importantes. cumplimentará las propiedades del control para que muestre los datos que desees.

en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Si cambiamos esta propiedad a Sí. deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1". Ancho de la lista Indica el ancho total de la lista. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro de lista. Si seleccionamos Ninguna el modo de selección de la lista será único. sobre todo aquellas relativas a los orígenes de datos. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista. Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prácticamente todas sus propiedades intactas. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro combinado. mientras que si seleccionamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. 47 ."valor4". Selección múltiple Esta propiedad puede tomar tres valores. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre él. Columna dependiente Podemos definir la lista como una lista con varias columnas.. Limitar a lista Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista. Filas en lista Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados. Si seleccionamos un elemento. todos los elementos entre ellos serán seleccionados.. Lo que indicamos es el número de orden de la columna. Ninguna. Ancho de columnas Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista..Si."valor2". habíamos elegido Lista de valores. Si seleccionamos Simple permitiremos la selección múltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarán. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Simple y Extendida. pero para seleccionar más de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL."valor3". Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Cambiar a. Esta opción también está disponible en el menú contextual de los cuadros de texto.. pulsamos la tecla MAYUS y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento. Seleccionando Extendida permitiremos la selección múltiple. por el contrario. Encabezados de columna Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. es decir sólo podremos seleccionar un valor.

que será el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningún campo. En su lugar. modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuación alguna acción basada en esa entrada. no podrás introducir texto por lo que este tipo de controles únicamente se utilizan para asociarlos con campos numéricos. el control tiene la propiedad Origen del control y deberá establecerse para un campo de tipo Sí/No. En un formulario o infirme. Los controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opción. casillas de verificación o botón de alternar como deseemos. En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El Control Pestaña Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar. se suele organizar esa información en varias pestañas para no recargar demasiado las pantallas. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor. y finalmente tendrás que rellenar la propiedad Valor de la opción de cada control de opción y la propiedad Origen del control del grupo de opciones. ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede elegir una opción cada vez de entre el grupo de opciones. Cuando una casilla de verificación. Casillas de verificación o Botones de alternar. Si no quieres utilizar el asistente. es aconsejable crear estos controles con la opción de Asistente para controles activada. Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botón de opción. Así. Del mismo modo que vimos con los controles de lista. La propiedad Valor de la opción sólo admite un número. Por tanto. La propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. a continuación arrastra sobre él los controles de opción. 48 . el control no tiene la propiedad Valor de la opción. Si queremos utilizar este grupo de controles la forma más sencilla será insertando un control de tipo Grupo de opciones. un botón de alternar o un botón de opción no está en un grupo de opciones.El Control Grupo de Opciones Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirán para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opción. Por ejemplo. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de los controles de opción de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. primero crea el grupo de opciones arrastrándolo sobre el área de diseño. Para ello utilizaremos el control Pestaña: Un control Pestaña es un contenedor que contiene una colección de objetos Página. al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzará el generador y con un par de pasos podrás generar un grupo de controles de forma fácil y rápida.

tú. es decir. Para ello sólo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control. hará que realice su trabajo de una forma más rápida y óptima. Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear líneas sin inclinación. además de causar que el usuario se sienta más cómodo trabajando con el formulario o informe. para ello sólo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaña y seleccionar Insertar página para añadir una nueva página o hacer clic en Eliminar página para eliminar la página activa. lo cual. solamente deberás colocar el cursor sobre la página hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control. y sin soltar el botón del ratón. Estos controles deberán ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. al contrario. Las Herramientas de Dibujo Nuestro siguiente paso será echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarán a mejorar el diseño de los formularios o informes que creemos: las Líneas y los Rectángulos. la que se encuentre en la parte inferior estará situada más hacia la derecha. Una vez insertado el control Pestaña deberemos hacer clic sobre el título de una de las Páginas para modificar sus propiedades. Las propiedades de estos controles son prácticamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. En ambos casos su creación es la misma (e igual también para el resto de los controles). completamente horizontales o verticales. Si tienes más de una página incluida en el control Pestaña deberás utilizar la opción Orden de las páginas en el menú contextual para cambiar su disposición. Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y rellenarla del mismo modo. En el caso del control Línea la tecla MAYUS nos será de mucha utilidad. 49 . Cuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control Pestaña con las Páginas ordenadas. El título de la página se podrá modificar a través de la propiedad Nombre. Es posible añadir nuevas Páginas o eliminarlas. desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamaño deseado. ésta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios.De esta forma cuando el usuario elige una página. un diseño cargado con demasiados controles Línea y Rectángulo al final resultan difíciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que está realizando el diseño. Para insertar elementos dentro de una página deberemos crearlo dentro de ella. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de la página seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará situada más a la izquierda y. De esta forma alcanzaremos diseños más limpios y organizados. Lo único que añadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página individualmente.

Si hacemos más grande el control se mostrará más parte de la imagen. Seleccionando la opción Extender hará que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Word. La imagen estará lista para utilizarse en el formulario o informe. El tamaño de la imagen se verá reducido o aumentado para que quepa dentro del control. Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente. etc.) y su inclusión en un formulario o informe. PDF's.Imágenes y Marcos de Objeto En este apartado veremos cómo mostrar imágenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access. Pero antes de comenzar partiremos desde los principios básicos. En un principio visualizarás la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.. Modo de cambiar el tamaño En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones. Por tanto. Para ello nos serviremos de los controles Imagen. Esta opción deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda. El control Imagen nos va a servir para mostrar imágenes en nuestros trabajos. Mosaico de imágenes: Puede tomar los valores Sí y No. En este momento se abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen que quieras mostrar. Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Recortar. Aquí elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botón Aceptar. En el modo Zoom utilizaremos esta opción para que se rellenen los espacios vacíos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta. Veámoslas: Imagen: Aquí deberá indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. Esta opción es más útil cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Con la opción Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. Distribución de la imagen Esta propiedad nos permitirá escoger la alineación de la imagen dentro del control. Para ello sólo tendrás que seleccionar el control en la pestaña Diseño y dibujarlo sobre el formulario o informe.. De este mismo modo. Si seleccionamos la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la imagen que estará limitado por el tamaño del control Imagen. Centro. Veamos cómo. Primero que nada deberemos saber que una imagen no es más que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicación y que más tarde utilizaremos en Microsoft Access. Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Access nos va a permitir mostrar este tipo de información en nuestros documentos de una forma muy sencilla. PowerPoint. Extender y Zoom. Access permite la visualización de otros tipos de documentos (como archivos de Excel. 50 . Esquina superior derecha.

se mostrará así.Dirección de hipervínculo Puedes incluir una dirección a un archivo o página web para que se abra al hacer clic sobre el control. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado. En este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en él. Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todavía más versátil. o Icono para que se muestre el icono de la aplicación encargada de abrir el archivo. si marcamos la opción. Activación automática: Aquí podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. el objeto se mostrará con una pequeña pre-visualización que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. pero al encontrarse fuera del ámbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opción. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenará el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vinculará y la imagen deberá existir siempre en un archivo externo de imagen. En el caso contrario. Permite la inclusión de un objeto dentro de un formulario o informe. Manual y Recibir Enfoque. El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. el control Marco de objeto independiente se mostrará como el icono de la aplicación que lo abre. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada. Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Una vez hecho esto se abrirá un cuadro de diálogo: Aquí se nos presentan dos opciones. el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. La forma en la que lo insertaremos será el mismo. En otras palabras. El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. Normalmente las dos últimas opciones requerirán de un trabajo de programación adicional. En un principio. Por último hablaremos de la propiedad más interesante del control Imagen: Tipo de imagen. cuando abras la base de datos la imagen se actualizará y mostrará los cambios realizados. por ejemplo si el objeto es un archivo de Word. 51 . Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes: Tipo de presentación: Escoge entre Contenido para pre-visualizar parte del archivo. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero. Podemos elegir entre Doble clic. un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarán únicamente en el archivo en la base de datos. o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la opción de seleccionar un archivo ya existente.

Esta propiedad es de sólo lectura y se nos muestra a título informativo.. para que sea capaz de almacenar la información del archivo y guardarla en la tabla Así. La única diferencia es que este control deberá vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. al insertar el objeto. estás son las consideraciones que deberás tener en cuenta cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto: En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto. Esta función es muy útil para mostrar información que sólo queremos que sea leída. Así que. De este modo. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dará la opción de Vincularlo en vez de Incrustarlo... Se abrirá el cuadro de diálogo que vimos anteriormente cuando queríamos insertar un objeto en un Marco independiente. podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opción Insertar objeto. una vez creado el formulario.Si seleccionamos la opción Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no. éste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente. resumiendo. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. En este caso. El Marco de objeto dependiente es muy similar a un objeto vinculado. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a Sí. no podremos modificarla.. Por último la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo está siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. con este seleccionado. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto. Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE. el objeto se abrirá en modo de sólo lectura. podemos. Activado: Selecciona Sí o No. Sólo existe un modo de que. Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deberá ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante. Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados. por ejemplo. Una de las características que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenarán imágenes (u objetos) diferentes. pulsando la combinación de teclas CTRL + ENTER. de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. 52 . Podrá ser modificado.. pero sus cambios no serán guardados. incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su información. En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera. Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.

Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a través del Asistente wk para controles. También podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. o mostrar una Imagen. Como podrás ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrás realizar. intentamos crear un Botón de Comando nos aparece una cuadro de diálogo. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categorías. Pulsa Finalizar para terminar. Access no será capaz de encontrarlo.. por lo que un archivo incrustado siempre estará disponible. En esta última pantalla le daremos un nombre al control Botón de Comando para poder reconocerlo más tarde en la lista de controles. buscando registros o desplazándote directamente a alguno en particular. Con la categoría de Exploración de registros podrás moverte de forma rápida por todos los datos del formulario. Deberemos actualizar también la ruta almacenada en la base de datos. 53 . Si cambiamos de ruta un archivo vinculado. pero los cambios se almacenarán en un archivo externo. Al ser tan fácil añadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy versátil de añadir acciones a tus formularios e informes. Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable..Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe. Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Access lo guarda en un archivo en la base de datos. que con diferencia es uno de los controles que más nos ayudarán a realizar determinadas acciones. En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botón. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botón. Cuando. y que aparezca la pantalla que veremos en la siguiente página. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación Visual Basic y al uso de macros. Selecciona la Categoría que creas que se ajusta más a lo que quieres realizar y luego selecciona la Acción en la lista de la derecha. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar. teniendo el asistente activado. Veremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo. Marca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las imágenes que Access tiene disponible para los botones. En el caso de escoger Imagen. podrás seleccionar una entre las que Access te ofrece. El Botón de Comando En este apartado hablaremos de los Botones de Comando. Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Pulsa Siguiente para continuar.. pues hace que la base de datos pese más y sea más lenta.

En cualquier momento podrás añadir un botón para abrir. eliminarlos. duplicarlos. guardarlos o imprimirlos. formularios y consultas. 54 . cerrar o imprimir informes.Utiliza las acciones de Operaciones con registros para añadir nuevos. Del mismo modo podrás jugar con los formularios aplicándoles filtros y actualizándolos.

en la ficha DATOS EXTERNOS. 55 . datos procedentes de hojas de cálculo Excel o Lotus 1-2-3. En ese momento deben especificarse: − El nombre del archivo donde se encuentran los datos a importar: municipios. también se pueden importar desde otra base de datos objetos como consultas. datos de una libreta de direcciones de Outlook. de diversas procedencias. En la cinta de opciones de Microsoft Access. datos de SQL Server. datos de Listas de SharePoint. Trabajando con Microsoft Access 2007. Tras la inspección de estos comandos se deducen los formatos de archivo compatibles cuyos datos pueden ser objeto de importación: datos de bases de datos de Microsoft Access. dBase o Paradox. formularios o informes. datos almacenados en archivos de texto delimitado y de ancho fijo. a una tabla de la base de datos 1. debe hacerse un clic en el comando ARCHIVO DE TEXTO del grupo IMPORTAR. las opciones de importación se encuentran en el grupo de comandos IMPORTAR de la ficha DATOS EXTERNOS de la cinta de opciones.IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS IMPORTACIÓN DE DATOS La importación implica una transferencia de datos almacenados en archivos externos.txt 1 Aunque en general se hace referencia a la importación de una tabla. datos de archivos XML. datos de documentos HTML EJEMPLO: Importación de los datos almacenados en el archivo de texto MUNICIPIOS a la tabla MUNICIPIOS.

el asistente para la importación de texto guiará durante todo el proceso de importación. 56 . un espacio…) y el formato de ancho fijo (los datos de cada atributo o cualidad tienen un ancho fijo). una coma.− Si realizar una importación o una vinculación: importación − El destino de los datos a almacenar (nueva tabla o tabla existente): nueva tabla Tras aceptar el cuadro de diálogo anterior. El programa reconoce el formato delimitado (los datos están separados por un delimitador que puede ser un tabulador. un punto y coma. Los pasos a seguir son los siguientes: El primer paso del asistente exige elegir el formato que mejor se adecua a la estructura de los datos.

El cuarto paso del asistente da la opción de fijar la clave principal de la tabla que está siendo creada. 57 . en este caso. el formato delimitado. Asimismo. El tercer paso del asistente permite crear o modificar los nombres de los atributos y fijar el tipo de datos que estos van a presentar. debe indicarse si la primera fila del archivo contiene los nombres de los diversos atributos o cualidades presentados en el fichero.Elegido. el segundo paso del asistente exige elegir el delimitador de los datos.

para repetirlos en caso de tener que importar datos de un archivo con estructura similar. 58 . Trabajando con Microsoft Access 2007.) a un archivo externo nuevo.El quinto y último paso del asistente pide que se fije el nombre de la tabla creada con los datos contenidos en el fichero de texto original. formulario. EXPORTACIÓN DE DATOS La exportación implica la transferencia de datos almacenados en algún objeto de la base de datos (tabla. Microsoft Access da la opción de guardar los pasos seguidos en el proceso. las opciones de exportación se encuentran en el grupo de comandos EXPORTAR de la ficha DATOS EXTERNOS de la cinta de opciones. consulta... Finalizada la importación del archivo de texto.

Finalizada la exportación de la tabla. un punto y coma. EJEMPLO: exportación de la tabla MUNICIPIOS al archivo de texto MUNICIPIOS En la cinta de opciones de Microsoft Access.txt − Si realizar la exportación de datos manteniendo el formato − Si abrir automáticamente el archivo de destino tras la exportación − Si exportar el total de registros o únicamente el conjunto previamente seleccionado Tras aceptar el cuadro de diálogo anterior. Paradox o SQL Server. el formato delimitado. para repetirlos en caso de tener que exportar datos de una tabla con estructura similar. una coma. debe indicarse si la primera fila del archivo debe contener los nombres de los diversos atributos o cualidades presentados en la tabla. a archivos de Word u otro formato de texto. a listas de SharePoint. Elegido.Tras la inspección de estos comandos se deducen los formatos de archivo compatibles a los que se puede realizar la exportación: a bases de datos de Access. 59 . debe hacerse un clic en el comando ARCHIVO DE TEXTO del grupo EXPORTAR. el segundo paso del asistente exige elegir el delimitador de los datos. en este caso. a hojas de cálculo de Excel o Lotus 1-2-3. el asistente para la exportación de texto guiará durante todo el proceso de exportación. un espacio…) y el formato de formato de ancho fijo (los datos de cada atributo o cualidad tienen un ancho fijo). en la ficha DATOS EXTERNOS. Los pasos a seguir son los siguientes: El primer paso del asistente exige elegir el formato de exportación deseado. El tercer y último paso del asistente pide que se confirme el nombre del fichero de salida. Microsoft Access da la opción de guardar los pasos seguidos en el proceso. El programa reconoce el formato delimitado (los datos están separados por un delimitador que puede ser un tabulador. Asimismo. dBase. a archivos XML o a documentos HTML. En ese momento deben especificarse: − El nombre y formato del archivo de destino: MUNICIPIOS.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful