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INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE HERRAMIENTA PARA EL DESARROLLO NIT. 800.221.777-4

CASANARE PENSANDO EN TODOS!

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MANUAL DE CARTERA

INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE - IFC


Herramientas para el Desarrollo

GOBERNACION DE CASANARE

CASANARE, MARZO DE 2008

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MANUAL DE CARTERA 1 MARZO DE 2008

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PRINCIPIOS RECTORES

Productividad, eficiencia y servicio: El instituto financiero de Casanare enfoca sus esfuerzos para generar cambios, avanza en la consolidacin de procesos que permitan atender de manera integral las necesidades de los habitantes del departamento; demostrando ser una entidad con altos niveles de productividad, eficiencia y con vocacin de servicio. Tecnologa e innovacin: Alcanzar la eficiencia operativa y tecnolgica, mediante el desarrollo de procesos en lnea que propendan por la agilidad, simplicidad y/o la nula tramitologa. Creacin de identidad corporativa: en el Instituto Financiero de Casanare la unidad de criterio debe ser aplicada en todos sus procedimientos, procesos y actividades. Rentabilidad: El instituto financiero de Casanare, es una entidad financieramente viable, que genera utilidades para su autosostenimiento y se constituye en una de las principales fuentes de financiacin y generacin de capital de trabajo para los casanareos. Participacin y Liderazgo en el mercado: El instituto financiero de Casanare es una entidad especializada en la financiacin de actividades productivas a un sin numero de empresarios, agricultores y ganaderos del Departamento de Casanare bajo condiciones financieras de fomento y de impacto social; con un completo portafolio de servicios que atiende las necesidades de sus usuarios, bajo las condiciones ms favorables del mercado. Inversin Social: El instituto financiero de Casanare como principal herramienta financiera del Departamento propender por la inversin en proyectos productivos con recursos de las regalas, de tal manera que permita crear fuentes sostenibles de ingresos para la poblacin casanarea.

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INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE

El INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE IFC, es una Institucin vinculada a la Secretaria de Agricultura Ganadera y Medio Ambiente de Casanare; encargada de adelantar programas de fomento de actividades Agropecuarias, Industriales, de Comercializacin, Servicios e Inversin social; con el objeto de impulsar el desarrollo sostenible de la regin y el mejoramiento de la calidad de vida de sus gentes.

MISION
Somos una institucin facilitadota del desarrollo econmico, social e institucional del Departamento de Casanare, para lo cual financiamos y operamos proyectos de inversin pblicos y privados con criterios de calidad.

VISION
El Instituto Financiero de Casanare, para el prximo decenio se posicionar como la institucin lder en financiacin y operacin de proyectos enmarcados dentro de los planes de desarrollo del Departamento de Casanare, mejorando sus condiciones de solidez y autonoma.

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PRESENTACION

El INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE - IFC, es una empresa de Gestin Econmica de carcter Departamental, sometida al rgimen jurdico de las empresas industriales y comerciales del Estado de acuerdo a la ley 489 de 1998. Es una entidad dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio vinculada a la Secretara de Agricultura Ganadera y Medio Ambiente de Casanare. Se cre mediante el Decreto No. 107 de 27 de julio de 1992 inicialmente bajo el nombre de FONDESCA; nace de la necesidad de apoyar la ejecucin de las polticas, planes y proyectos de ndole Nacional, Departamental y Municipal diseadas para fortalecer, articular y desarrollar el sector productivo de Casanare. Con el propsito de ampliar su radio de accin y facultarlo para adquirir mayores compromisos, de acuerdo a las exigencias de la modernizacin Departamental; se reorganiza mediante el Decreto No. 0073 del 30 de mayo de 2.002 emanado de la Gobernacin de Casanare y recibe el nombre de INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE. Como institucin financiera lder que dota de las herramientas necesarias a la comunidad para el desarrollo de sus proyectos a travs de financiacin y asesora crediticia con criterios de equidad, productividad, competitividad, sostenibilidad y participacin de los sectores productivos. En virtud de lo anterior, se elabor el presente documento como instrumento tcnico que define y reglamenta el proceso de cartera y sus servicios complementarios. Este documento constituye el soporte legal, jurdico y operativo del IFC; contiene los parmetros y condiciones para la recuperacin de la cartera de crditos y se exponen dos captulos. El Capitulo Primero: ADMINISTRACION DE CARTERA, en el cual se establece la metodologa de cobranza para mejorar las recuperaciones. El Capitulo Segundo: Contiene herramientas para la normalizacin de la cartera.

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TABLA DE CONTENIDO
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5 1.6 2 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 3.3 CAPITULO I ADMINISTRACION DE CARTERA Objetivo Clasificacin de la Cartera de Crdito Criterios de Calificacin de la Cartera Niveles de Calificacin Recalificacin de los crditos reestructurados Suspensin de la causacion de intereses PROVISIONES RECUPERACIONES Etapas de recuperaciones Cobranza Administrativa Cobranza prejuridica Cobranza jurdica CAPITULO II NORMALIZACION DE CARTERA Reestructuraciones Prorrogas Subrogacin Acuerdos de pago Novacin Refinanciacin CASTIGOS DE CARTERA Obligaciones susceptibles a castigo Sancin de clientes Continuacin con la gestin de cobro Recuperacin de cartera castigada GESTION DE CALIDAD Procedimiento amortizacin de cartera Procedimiento de Gestin de cartera morosa Procedimiento arreglo de cartera Pg. 6 7 7 7 8 8 9 9 9 9 9 10 10 12 12 12 13 13 13 13 14 14 15 15 15 16 16 20 23

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ACUERDO No.

Por el cual se modifica el MANUAL DE CARTERA, del Instituto Financiero de CasanareIFC

LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE

En uso de sus atribuciones legales, conferidas por el Articulo 90 de la Ley 489 de 1.998 y Estatutarias, por el Artculo 13 del Acuerdo 035 de 2002 y dems disposiciones concordantes, y CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo 005 de fecha 11 de octubre de 2007, se adopt el Manual de Cartera del Instituto Financiero de Casanare. De acuerdo a los postulados del programa de Gobierno pensando en todos, se hace necesario realizar modificaciones al manual de cartera. Que segn el artculo 13 del Acuerdo 035 de 2002, es facultad de la Junta Directiva formular las polticas de la entidad. Que en reunin de Junta Directiva nmero 002 del Instituto Financiero de Casanare, desarrollada el da 31 de Marzo de 2008, se someti a consideracin, se deliber y se aprob por unanimidad las modificaciones al Manual de Crdito de esta Entidad. ACUERDA ARTICULO PRIMERO: Adoptar las modificaciones al Manual de Cartera para el Instituto Financiero de Casanare IFC, el cual quedar as:

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CAPITULO I 1. ADMINISTRACION DE LA CARTERA 1.1 OBJETIVO Efectuado el desembolso, sobreviene una de las tareas mas importantes del proceso de crdito, que es la de administrar el riesgo asumido, lo cual implica una serie de actividades especiales que deben garantizar dicho control. Dichas actividades estarn encaminadas al seguimiento a la inversin por parte del usuario de crdito. Este trabajo tiene por objeto identificar oportunamente hechos que puedan deteriorar a corto o mediano plazo el cumplimiento de pago de la obligacin. El proceso de seguimiento y gestin, debe consistir en una labor permanente de contacto con el cliente, que permita al IFC en todo momento conocer a sus clientes y el grado de confianza sobre el pago puntual de sus operaciones de crdito, con fundamento en el conocimiento y desarrollo de su proyecto o negocio. La administracin de cartera es indispensable para la toma de decisiones y reducir a los niveles mnimos de cartera vencida e incrementar los resultados de recuperacin. 1.2 Clasificacin de La cartera de crdito Para propsitos de informacin, evaluacin del riesgo crediticio, aplicacin de normas contables y constitucin de provisiones, entre otras, la cartera de crdito se debe clasificar en las siguientes modalidades: Comercial Consumo Cartera Comercial: Se definen como crditos comerciales los otorgados a personas naturales o jurdicas para el desarrollo de actividades organizadas. De acuerdo a la misin del Instituto, al cual le corresponde adelantar programas de fomento de actividades agropecuarias, industriales, de comercializacin, servicios de inversin social, para impulsar el desarrollo sostenible de la regin y mejoramiento de la calidad de vida de sus gentes, los crditos otorgados para tal fin, sern clasificados en cartera comercial. Cartera de consumo: Se entiende por cartera de consumo, los crditos otorgados a personas naturales cuyo objeto sea financiar la adquisicin de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales empresariales. 1.3 CRITERIOS DE CALIFICACION DE LA CARTERA La calificacin del riesgo de los crditos se realizar por edad de vencimiento de los crditos. La mora por incumplimiento de pago de las obligaciones es la variable a tener en cuenta
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para la calificacin de cartera. Para los crditos otorgados por el Instituto, la calificacin se regir por los siguientes parmetros:

DIAS DE MORA 0 - 30 31 - 90 91 - 180 181 - 360 Superior a 360 das de mora 1.4 Niveles de calificacin

CALIFICACION A B C D E

El IFC toma como poltica la definicin de los rangos y categoras A, B, C, D, E a saber: Categora Categora Categora Categora Categora A B C D E o riesgo normal o riesgo aceptable, superior al normal o riesgo apreciable o riesgo significativo o riesgo de incobrabilidad

Categora A: Crdito con riesgo crediticio NORMAL. Los crditos calificados en esta categora reflejan una estructuracin y atencin apropiada. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, as como la dems informacin crediticia, indican una capacidad de pago adecuada, en trminos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. Categora B: Crditos con riesgo ACEPTABLE. Los crditos calificados en esta categora estn aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que potencialmente pueden afectar transitoria o permanentemente la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja de proyecto, en forma tal que de no ser corregidas oportunamente, llegaran a afectar el normal recaudo del crdito. Categora C: Crdito deficiente, con riesgo APRECIABLE. Se califican en esta categora los crditos que presentan insuficiencia en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto, que comprometen el normal recaudo de la obligacin en los trminos convenidos. Categora D: Crdito de difcil cobro, con riesgo SIGNIFICATIVO. Es aquel que tiene cualquiera de las caractersticas del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa. Categora E: Crdito IRECUPERABLE. Es aquel que se estima incobrable. 1.5 Recalificacin de crditos reestructurados Las reestructuraciones conservaran la misma calificacin del crdito origen y pueden mejorar la calificacin solo cuando el deudor demuestre un comportamiento de pago regular y efectivo.
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1.6 Suspensin de la causacin de intereses Dejaran de causarse intereses contables cuando un crdito presente una mora superior a 90 das para los crditos de Consumo y 180 das para la Cartera clasificada como Comercial, por lo tanto, no afectaran el estado de resultado hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuara en cuentas de orden. 2. PROVISIONES Los estados financieros del IFC, deben reflejar la realidad del valor de los activos de la entidad. Por lo anterior, la poltica de provisiones requiere una contabilizacin oportuna y realista conforme al estado de calificacin de la cartera. Esta se realizar simultneamente con la calificacin de los crditos. Las provisiones de los crditos del Instituto se efectuaran individualmente por saldo de capital, intereses y otros conceptos contabilizados en Cuentas por cobrar, conforme a los parmetros descritos en la siguiente tabla:

CALIFICACION DE CREDITO B C D E

PORCENTAJE MINIMO DE PROVISION 1% 20% 50% 100%

3. RECUPERACIONES 3.1 Etapa de recuperaciones Estas etapas van encaminadas a maximizar la recuperacin de crditos no atendidos normalmente, estos procesos identifican claramente los responsables de sus desarrollo as como los criterios con base en los cuales ejecutan las labores de cobranza. Las actividades de cobranza encaminadas a obtener el recaudo de los crditos otorgados por el IFC, estn definidas de acuerdo con la edad de vencimiento de la obligacin y que en su orden cronolgico corresponde a la cobranza administrativa, la cobranza prejuridica y la cobranza jurdica. 3.1.1 Cobranza administrativa. La cobranza administrativa es la etapa en la que se desarrollan las primeras acciones que recaen sobre el cliente. Los clientes cuyas deudas se hayan pactado con periodicidades trimestral, semestral o anual deben ser contactados con anterioridad al vencimiento de sus obligaciones.
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La metodologa de cobro de cartera se hace a travs de algunas de las siguientes actividades: visitas personalizadas, cartas recordatorias o llamadas por telfono. El agente responsable del cobro de la cartera, guarda un alto sentido del respeto hacia el usuario, dejando percibir en todo caso una actitud de acompaamiento institucional. Esta etapa de cobranza administrativa no se vencimiento de la obligacin. 3.1.2 Cobranza prejuridica Como herramienta de apoyo el IFC cuenta con casas de cobranzas y abogados externos, que adelantan la gestin de convencer a los clientes morosos de colocar al da sus obligaciones de crdito. En esta etapa deben estar todos los clientes que fueron renuentes ante las solicitudes realizadas en la etapa de cobranza administrativa o que no fue posible su contacto personal o por va telefnica o de correo. La cobranza prejuridica se desarrolla hasta los 120 das de vencimiento de las obligaciones o hasta cuando despus de esta edad de vencimiento se instaure la demanda judicial para el recaudo de la cartera. Los honorarios que se causen por actuacin del cobro prejuridico sern cubiertos por el deudor, que sern liquidados por la oficina de cartera sobre las cuotas vencidas por capital e intereses correspondientes efectivamente pagados, conforme a las tarifas establecidas por el Instituto. Si por la gestin del cobro prejuridico, resulta arreglos de cartera, se reconocer el cien por ciento (100%) de la tarifa sobre la parte efectivamente cancelada; para el pago a que haya lugar, deben allegar a la oficina de cartera del Instituto informe de gestin o copia de la carta de la gestin de cobro debidamente firmada por el cliente o codeudor, fecha y hora de entrega y el resultado o compromiso de pago por el cliente. Las casas de Cobranza o Abogados externos no deben recibir dinero de los clientes como recaudo o posibles negociaciones de cartera. En el evento de una negociacin con el cliente sobre los honorarios, remitir al Instituto por escrito oficio de los resultados de esta negociacin para hacer efectivo su pago. 3.1.3 Cobranza Jurdica. Una vez agotadas las primeras etapas de cobranza descritas anteriormente, y la obligacin registra ms de 120 das de vencimiento, se debe alistar la documentacin requerida para iniciar el cobro de la acreencia por la va coactiva. La Coordinacin de cartera y la oficina jurdica son las responsables que este proceso se cumpla oportunamente para lo cual debern seleccionar los clientes de acuerdo con situacin en particular y asignar los profesionales externos que adelantaran los procesos jurdicos correspondientes.
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extiende mas all de los 90 das de

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La preparacin de la documentacin requerida se relaciona a continuacin: Original del pagare o documento que preste merito ejecutivo de la obligacin vencida y de las dems obligaciones que posea el cliente. Copia de la escritura de la hipoteca que preste merito ejecutivo, tratndose de obligaciones con garanta hipotecaria. Contrato de prenda, cuando sea el caso. Certificado de Cmara de Comercio, cuando el demandado sea un comerciante o una sociedad comercial. Especificacin de todos los datos e informacin que puedan identificar los bienes muebles e inmuebles (deudor y codeudor). Direccin de domicilio de los demandados, (deudor y codeudor) donde se le pueda notificar. El poder correspondiente Liquidacin detallada de la obligacin objeto de cobro. Los dems que se consideren pertinentes El abogado asignado, procede a instaurar la demanda en un trmino no superior a 8 das hbiles una vez recibidos los documentos. Presentada la demanda, el abogado debe allegar a la oficina jurdica una copia donde se verifique el sello y la fecha de recibido por parte de la oficina de reparto. Los honorarios se determinaran en forma porcentual por el valor efectivamente recaudado o pagado por capital e intereses, conforme a las tarifas definidas por el Instituto en al Manual de Contratacin. Toda la documentacin resultante de la gestin de cobranza, debe reposar en flder del correspondiente cliente debidamente archivada. Los periodos de suspensin de un proceso jurdico estarn sujetos al acuerdo de pago con el usuario y no podr ser superior a seis meses. En ningn caso se otorgara mas de dos suspensiones respecto del mismo crdito u obligacin.

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CAPITULO II 1. NORMALIZACION DE CARTERA 1.1 Reestructuraciones Se entiende por reestructuracin de un crdito cualquier mecanismo, instrumentado mediante la celebracin de cualquier negocio jurdico, que tenga por objeto modificar las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atencin adecuada de su obligacin Toda reestructuracin es un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de crdito y no puede convertirse en una prctica generalizada. Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor Estudio anlisis y conceptualizacin del Comit Tcnico de Cartera Actualizar balance comercial Demostrar ingresos para atender la nueva obligacin Actualizar garantas Firmar nuevo pagare Algunos criterios generales a tener en cuenta para reestructurar las obligaciones vencidas: Por norma general, se exige que el cliente cancele en efectivo como mnimo el 10% del capital, mas el 100% de los intereses y gastos por todo concepto (Honorarios, seguros y gastos judiciales). En casos especiales, para efectos de reestructurar a un deudor, se pueden dar condonaciones porcentuales de los intereses registrados en cuenta de orden. No son sujetos de reestructuracin las obligaciones de clientes cuyos bienes dados en garanta presenten persecucin de terceros. No se debe realizar ms de dos reestructuraciones a un cliente y siempre se debe mejorar la posicin del Instituto. Toda reestructuracin debe contar con una actualizacin del avalo de sus garantas, cuando estos hayan sido practicados con una antigedad superior a dos aos, o antes si es necesario. Cuando no exista la garanta inicial, se exige nueva garanta acorde con el saldo del capital a reestructurar. En las reestructuraciones se pueden conservar los mismos avalistas y las garantas reales o idneas de la obligacin inicial, procurando en todo caso adicionar, para mejorar la posicin de riesgo del IFC, en ningn caso se autorizara la liberacin de garantas. 1.2 Prorrogas Se presenta antes de que llegue el plazo de vencimiento, se acuerda con el deudor extender a una fecha posterior sin modificar las otras condiciones de crdito.
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Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor Estudio anlisis y conceptualizacin del Comit Tcnico de Cartera El periodo de prorroga no podr ser mayor de la mitad del tiempo entre cuotas, sin exceder en ningn caso de 90 das. 1.3 Subrogacin Consiste en el cambio de usuario de crdito siempre y cuando la inversin y la actividad productiva persistan. Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor actual donde presenta al nuevo cliente Estudio anlisis y conceptualizacin del Comit Tcnico de Cartera nicamente se subrogara valores de capital. Diligenciar solicitud de crdito y anexar toda la documentacin del nuevo cliente. La obligacin a subrogar debe estar al da. Actualizar garantas Firmar nuevo pagare 1.4 Acuerdos de Pago. El instituto podr realizar acuerdos de pago con el objeto de normalizar su cartera mediante el diligenciamiento del formato Acuerdo de Pago en el cual el deudor se compromete a cancelar valores vencidos o el total de la obligacin en un termino no mayor de 90 das en una o varias cuotas, previo anlisis del Comit Tcnico de Cartera. 1.5 Novacin Se presenta cuando se le otorga un nuevo crdito, al mismo deudor o a un tercero, con cuyo producto se cancela un saldo pendiente de un crdito anterior, cuyo saldo de capital sea inferior al 50% del crdito inicial. En todos los casos de novacion los deudores debern cumplir los requisitos correspondientes de un crdito, suscribir un nuevo pagare y que la nueva obligacin este suficientemente garantizada. 1.6 Refinanciacin Se refiere al otorgamiento de un nuevo crdito con el fin de inyectar recursos a un proyecto que presenta o pudiere presentar perturbacin en la atencin normal del pago de sus obligaciones debido a factores tales como: fenmenos naturales, de comercializacin, de produccin y de orden publico, que deriven en una situacin econmica critica para la empresa o negocio. Estos eventos se deben constatar por un tcnico del Instituto.

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Criterios a considerar: Solicitud por escrito justificada. Informe de visita tcnica al lugar donde se desarrolla la actividad. El beneficiario debe presentar el nuevo flujo de fondos del proyecto donde se evidencie la capacidad de pago para atender la nueva obligacin. El valor del saldo de la obligacin primaria, se unificara al valor del nuevo crdito, sin que la suma de estos superen los topes mximos de endeudamiento con la entidad. El plazo total del nuevo crdito y la amortizacin se pactarn de acuerdo al nuevo flujo de fondos del proyecto sin exceder los plazos establecidos para cada actividad. El nuevo crdito surtir todos los trmites pertinentes necesarios para su viabilizacin y posterior aprobacin sujeta al estudio de capacidad financiera del Usuario, al mejoramiento de garantas y a lo establecido en manual de crdito.

El monto del nuevo crdito se establecer de acuerdo a la necesidad del proyecto y al criterio tcnico de los profesionales de la unidad de Crdito a cargo del proyecto. Para efectos de las garantas a constituir por parte del usuario, se podrn utilizar las contempladas en el manual de crdito segn el monto, no obstante, para los casos en que sumados el saldo a capital consolidado excedan los 45 S.M.M.L.V , nicamente se aceptar garanta real.

PARAGRAFO. El Instituto financiero de Casanare bajo condiciones especiales de arreglo de cartera har uso de esta herramienta por una sola vez al mismo usuario. 2. CASTIGOS DE CARTERA El castigo de cartera es un mecanismo contable para depurar las cifras e ndices de los estados financieros del Instituto. Debe considerarse el castigo de una obligacin, siempre que se demuestre la imposibilidad de ser recaudada, una vez agotados todos los procedimientos de cobro. As mismo, se puede Castigar por la imposibilidad de pago comprobada por deudor y codeudores, desde la etapa de Cobranza Administrativa. La Junta Directiva ser la nica instancia con facultad para la autorizacin del Castigo de cartera. 2.1 Obligaciones susceptibles a castigo. Obligaciones irrecuperable calificada en la categora E, y se encuentra provisionada al 100% por capital, intereses contabilizados y otros conceptos. En caso de muerte del deudor cuando el seguro del crdito no cubre la totalidad de la obligacin.
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Cuando se trate de ilcitos y se haya presentado la respectiva denuncia penal en averiguacin de responsables, demostrando la irrecuperabilidad de la deuda y la gestin de cobro realizada. Se solicitara el castigo de estas obligaciones, anexando copia de la respectiva demanda y los soportes correspondientes. Cuando existan garantas admisibles o bienes perseguidos, los cuales por su difcil comercializacin no puedan hacerse lquidos, tales como: bienes ubicados en zonas con dificultades de orden publico, en deterioro y abandono total, en aprobacin de extincin de dominio por parte del Estado o embargos de la Administracin de Impuestos Nacionales. Que la regin o zona donde se encuentren ubicadas las garantas, se vea afectada por desastres naturales que dificulten su comercializacin Incapacidad econmica del deudor y codeudor Saldo insoluto como resultado de bienes rematados que no cubran la totalidad de la obligacin Desaparicin o desmejoramiento de las garantas Desconocimiento del paradero de los deudores o codeudores 2.2 Sancin de clientes El nombre de la persona a quien se le castigue obligaciones y su identificacin e informacin relevante sobre el crdito, se incluirn en el archivo histrico del Instituto como CLIENTE CASTIGADO, y se debe reportar a las Centrales de Riesgo. 2.3 Continuacin con la gestin de cobro. Con las obligaciones castigadas se debe continuar con la gestin de cobro hasta su recaudo para su extincin. Cuando el castigo recaiga en obligaciones al cobro judicial, se continuaran con los procesos hasta obtencin de sentencias para que posteriormente pueda hacerse efectiva la deuda, en caso que el deudor adquiera solvencia o se encuentren bienes en su nombre. 2.4 Recuperacin de cartera castigada. Las obligaciones castigadas se pueden extinguir, nicamente mediante la cancelacin en efectivo por parte del deudor y/o codeudor, por lo menos del total del capital, intereses y otros conceptos castigados, as como los honorarios de abogado si a ello hubiere lugar. En consecuencia se podr tener en cuenta la remisin o condonacin de los intereses, segn la situacin de cada negocio.

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3. GESTION DE CALIDAD 3.1 PROCEDIMIENTO AMORTIZACION DE CARTERA

INICIO (1) RECEPCION DE INFORMACION INHERENTE A CADA CREDITO (2)

VERIFICACION DE INFORMACION SOBRE EL RECAUDO (3)

SI

EL ABONO SE PUEDE APLICAR? (4)

NO

CONTABILIZACION CUENTA PENDIENTE POR APLICAR (5)

CLASIFICACION DEL CREDITO (6)

Ver Procedimient o e Arreglos De Cartera (15)

SI

HAY LUGAR A ARREGLO DE CARTERA? (14) NO

EMISION DE INFORMACION INTERNA (7)

EMISION DE INFORMACION EXTERNA (8) HAY ANTICIPOS? (10)

NO

EL CREDITO SE CLASIFICA EN A? (9)

SI

AMORTIZACION DEL CREDITO (12)

SI CAUSAR ANTICIPOS (11) SE RECAUDA LA TOTALIDAD DEL CREDITO? (13)

NO

NO

SI Ver procedimient o de Gestin de Cartera Morosa (16) EMISION DEL PAZ Y SALVO (17)

FIN

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ITEM

PROCEDIMIENTO

ENTRADA

DESCRIPCIN

SALIDAS

RESPONSA BLE

INICIO
* Activacin de crdito por tesorera en el software * Listado de crditos desembolsados * Plan de amortizacin a travs de software * Informacin revisada y actualizada. * Informe de pagos procesados de cartera

RECEPCION DE INFORMACION INHERENTE A CADA CREDITO

Una vez desembolsado el crdito por tesorera, se crea la cuenta en cartera junto con el plan de amortizacin originado en la unidad de crdito. Diariamente se revisa la activacin de cuentas.

Informacin revisada y actualizada sobre nuevos crditos

Tcnico de cartera

VERIFICACION DE INFORMACION 3

Diariamente, se revisa la informacin sobre los abonos aplicados a cartera, informacin originada en tesorera.

Informacin revisada y actualizada Tcnico de sobre pagos cartera aplicados a cartera

EL ABONO SE PUEDE APLICAR?

Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados a cartera

Al revisar la informacin de pagos procesados se deben identificar aquellos que no se han podido aplicar a ningn crdito para proceder a su contabilizacin. Si los pagos procesados han sido aplicados, se procede a la clasificacin del crdito Cuando se detectan abonos que no se han podido aplicar a ningn crdito, se debe hacer trazabilidad partiendo de la copia de la consignacin para identificar la posible cuenta crdito a aplicar. Si an as no se logra identificar, contina en la cuenta Cuenta abonos pendientes por aplicar, hasta que se logre su identificacin. Los pagos procesados que han sido aplicados a los respectivos crditos originan la ubicacin en la categora correspondiente, de acuerdo a los das vencidos, as: A: comprende de 0 a 30 das, B: 31 a 60 das C: de 61 a 90 das D: de 91 a 180 das E: crditos con vencimiento mayor a 181 das.

Abonos pendientes de aplicar

Tcnico de cartera

CONTABILIZACION CUENTA PENDIENTE POR APLICAR

* Abonos pendientes de aplicar * Informe de pagos procesados de cartera

Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados y pendientes de abonar a cartera

Tcnico de cartera

CLASIFICACION DEL CREDITO 6

Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados a cartera

Software actualizado de los crditos clasificados en categoras de acuerdo a la morosidad que presenten.

Tcnico de cartera

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Una vez ubicados los crditos en las diferentes categoras, se emiten listados para las reas de: * Oficina jurdica: Relacin de crditos con vencimiento mayor a 91 das (categoras D y E). * Unidad administrativa: Informe mensual de cartera * Gerencia: Informe mensual de cartera * Presupuesto: Informe anual de proyeccin de recaudo de cartera Una vez ubicados los crditos en las diferentes categoras, se emiten listados para las siguientes entidades: * Centrales de riesgo (CIFIN Y DATACREDITO): Informe mensual detallado de crditos * Compaa aseguradora: Informe mensual de crditos a asegurar. (Se exceptan las personas jurdicas) Teniendo en cuenta la clasificacin de los crditos, se deben identificar aquellos que se encuentren en categora A para continuar con el procedimiento. En los casos en el usuario requiera Certificacin de Deuda al Da se emitir. Con aquellos crditos que no se encuentren en categora A se contina con el procedimiento de gestin de cartera morosa. En los crditos clasificados en A cuyos abonos correspondan al plan de amortizacin se proceder a la amortizacin del crdito. Si el abono es mayor al valor de la cuota se proceder a la causacin del anticipo. * Cuando el usuario realiza abonos por montos superiores a los estipulados en el plan de amortizacin sin consultar en la entidad, el sistema automticamente abonar el excedente del pago a las cuotas pendientes por cancelar, tal como estn estipuladas en el Plan de Amortizacin. * Cuando el usuario manifiesta la voluntad de abonar una cantidad mayor a la estipulada en el plan de amortizacin, podr elegir entre: Abonar a capital con disminucin del plazo final, Abonar al capital de todas las cuotas Abonar a las cuotas futuras. En cualquiera de los tres casos se debe elaborar el formato de Pago anticipado y se expide el plan de amortizacin modificado. * Relacin de crditos con vencimiento mayor a 91 das * Informe mensual de cartera * Informe anual de proyeccin de recaudo de cartera * Informe mensual de calificacin de cartera * Informe mensual de crditos a asegurar Identificacin de crditos clasificados en A y otras categoras. *Certificacin de Deuda al Da

EMISION DE INFORMACION INTERNA 7

Software actualizado de los crditos clasificados en categoras de acuerdo a la morosidad que presenten

Coordinador de cartera

EMISION DE INFORMACION EXTERNA 8

Software actualizado de los crditos clasificados en categoras de acuerdo a la morosidad que presenten

Coordinador de cartera

EL CREDITO SE CLASIFICA EN A?

Software actualizado de los crditos clasificados en categoras de acuerdo a la morosidad que presenten.

Tcnico de cartera

10

HAY ANTICIPOS?

Identificacin de crditos clasificados en A

Identificacin de anticipos en los abonos a crditos.

Tcnico de cartera

11 CAUSAR ANTICIPO

Identificacin de anticipos en los abonos a crditos.

* Pago anticipado * Plan de amortizacin modificado

Coordinador de cartera

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* Software actualizado de los crditos clasificados en categoras de acuerdo a la morosidad que presenten. * Comprobante de ajuste contable * Plan de amortizacin (Original modificado)

12

AMORTIZACION DEL CREDITO

Se aplican los abonos y se disminuye el capital de acuerdo al plan de amortizacin original al plan de amortizacin modificado de acuerdo al anticipo causado.

Crditos actualizados en Tcnico de sus pagos en el cartera software.

13 SE RECAUDA LA TOTLIDAD DEL CREDITO? Crditos actualizados en sus pagos en el software.

Una vez aplicados los pagos, se debe determinar si el crdito ha sido cancelado en su totalidad para emitir la Certificacin de Paz y Salvo de Crdito; o de lo contrario continuar con el procedimiento. Actividad No.14.

*Identificacin de crdito cancelado o con saldos pendientes. * Certificacin de Paz y Salvo de Crdito *Determinacin de arreglo de cartera *Reclasificacin del crdito. Liberacin al procedimiento de arreglos de cartera * Relacin de cartera morosa * Liberacin al procedimiento de gestin de cartera morosa

Tcnico de cartera

14 HAY LUGAR A
ARREGLO DE CARTERA?

Crditos con saldos pendientes

Si habiendo aplicado el pago el crdito contina con saldos pendientes, el usuario puede solicitar un arreglo de cartera; si no lo solicita, se procede a reclasificar el crdito.

Tcnico de cartera

15

PROCEDIMIENTO DE ARREGLOS DE CARTERA

Cuando el usuario considera que no podr cumplir con el plan de amortizacin a Determinacin de futuro, tendr la posibilidad de plantear arreglo de cartera modificaciones al plan de amortizacin original. Para tal efecto, se remite al procedimiento de Arreglos de cartera Identificacin de crdito clasificados en categoras diferentes a A Aquellos crditos que presenten vencimientos mayores a 31 das, debern ser identificados en la Relacin de cartera morosa y continuar segn lo estipulado en el procedimiento de gestin de cartera morosa

Coordinador de cartera

16

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CARTERA

Coordinador de cartera

17

EMTIR SALVO

PAZ

Crditos cancelados en su totalidad

Cuando los crditos no presenten saldo, la entidad deber emitir la Certificacin de Paz y Salvo de crdito y allegarle una copia al usuario si l lo requiere.

Certificacin de Paz y Salvo de Crdito

Coordinador de cartera

18

FIN

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___________________________________________________________________ 3.2 GESTION DE CARTERA MOROSA

INICIO (1)

EL CREDITO SE CLASIFICA EN B? (2)

SI INFORMACION AL CLIENTE (3)

NO

ARREGLO DE CARTERA? (6) SI PROCEDIMIENTO DE ARREGLOS DE CARTERA (7)

NO

SE GENERA RECAUDO? (4)

SI

ITEM 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA (5)

EL CREDITO SE CLASIFICA EN C? (8)

SI INFORMACION AL CLIENTE Y CODEUDOR (9)

NO

LIBERACION DEL COBRO A LA OFICINA JURIDICA (10)

FIN (11)

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ITEM 1 PROCEDIMIENTO ENTRADA DESCRIPCIN SALIDAS
RESPONSA BLE

INICIO

EL CREDITO SE CLASIFICA EN B?

Relacin de cartera morosa

Se debe revisar la Relacin de cartera morosa e identificar aquellos crditos clasificados en categora B (Morosidad de 31 a 60 das) Una vez identificados los crditos que se encuentren en categora B a corte de cada mes, se emite correspondencia de cobro al titular del crdito a travs del Primer aviso de cobro A cierre del siguiente mes se verifica, a travs del Informe de pagos procesados de cartera , si se ha generado recaudo por concepto de la obligacin en categora B

Identificacin de crditos clasificados en categora B *Primer aviso de cobro *Cliente informado sobre estado del crdito Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados a crditos en categora B Liberacin al paso 6 del procedimiento de Amortizacin de Cartera *Determinacin de arreglo de Cartera. *Causacin de la morosidad Liberacin al procedimiento de arreglos de cartera

Tcnico de cartera

INFORMACION AL CLIENTE

Identificacin de crditos clasificados en categora B *Cliente informado sobre estado del crdito *Informe de pagos procesados de cartera Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados a crditos en categora B Informacin revisada y actualizada sobre pagos aplicados a crditos en categora B

Tcnico de cartera

SE GENERA RECAUDO?

Tcnico de cartera

ITEM 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA

Si se han aplicado abonos a crditos clasificados en categora B C, se procede a clasificar nuevamente el crdito (paso 6 del Procedimiento de Amortizacin de Cartera) Si no se han aplicado abonos a crditos clasificados en categora B C, el usuario puede solicitar un arreglo de cartera; si no lo solicita, se continuar causando la morosidad. El usuario que presenta morosidad en categoras B C, tendr la posibilidad de solicitar un arreglo de cartera. Para tal efecto, se remite al procedimiento de Arreglos de cartera Se debe revisar la Relacin de cartera morosa e identificar aquellos crditos clasificados en categora C (Morosidad de 61 a 90 das) Una vez identificados los crditos que se encuentren en categora C a corte de cada mes, se emite correspondencia de cobro al titular del crdito y al codeudor a travs del Segundo aviso de cobro Una vez identificados los crditos con vencimiento mayor a 91 das a corte de cada mes, se libera el recaudo a la oficina jurdica a travs del registro Relacin de crditos con vencimiento mayor a 91 das

Tcnico de cartera

ARREGLO DE CARTERA?

Coordinado r de cartera

PROCEDIMIETNO DE ARREGLOS DE CARTERA

*Determinacin de arreglo de Cartera.

Coordinado r de cartera

EL CREDITO SE CLASIFICA EN C?

Relacin de cartera morosa

Identificacin de crditos clasificados en categora C

Tcnico de cartera

INFORMACION CLIENTE CODEUDOR

AL Y

Identificacin de crditos clasificados en categora C *Relacin de cartera morosa * Formato de Relacin de crditos con vencimiento mayor a 91 das

Segundo aviso de cobro

Tcnico de cartera

10

LIBERACION DEL COBRO A LA OFICINA JURIDICA

Relacin de crditos con vencimiento mayor a 91 das

Coordinado r de cartera

11

FIN

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Yopal, Fecha dd/mm/aa

Seor(es) DEUDOR CODEUDOR Direccin y telfono Deudor Direccin y telfono Codeudor MUNICIPIO REF. PRESTAMO No. 000000000

Reciba un cordial saludo, Nos permitimos recordarle el pago de la(s) cuota(s) de su crdito, la cual en este momento se encuentra vencida. Si usted ya cancelo, le agradecemos reportar la fecha y valor de su pago a nuestras oficinas, Telefono: 6358143/6357057 ext. 14/15/16 rea de cartera. Para su mayor comodidad puede realizar el pago en cualquier oficina del Banco Agrario Cuenta de ahorros No. 8603709566-6 No olvide al momento de realizar su pago anotar nombre completo y numero de cedula de ciudadana del titular del crdito (Si usted ya cancelo, por favor hacer caso omiso a esta comunicacin).

Atentamente,

AREA DE CARTERA Y COBRANZAS I.F.C.

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___________________________________________________________________ 3.3 PROCEDIMIENTO ARREGLO DE CARTERA

INICIO (1)

IDENTIFICACION DEL ARREGLO DE CARTERA (2)

PRORROGA (3)

REESTRUCTURACION (8)

SUBROGACION (9)

ACUERDOS DE PAGO (13)

SI Viable Por Prorroga ESTUDIO Y APROBACION POR COMIT DE TECNICO DE CARTERA (4) No Viable RETORNO A ESTADO DEL CREDITO ANTES DE SOLICITUD(5) SOLICITUD DE DOCUMENTACION (10) NO 5 PERMITE GESTIONAR ARREGLO? (18) SI NO DOCUMENTACION CUMPLE REQUISITOS? (11) SI DILIGENCIAMIENTO Y LEGALIZACION NUEVO PAGARE (12) 5 DILIGENCIAR FORMATO DE ACUERDO DE PAGO (19) Viable por reestructura cin o subrogacin LA OBLIGACION SE ENCUENTRA EN COBRO JURIDICO? (14) SI

(15)SOLICITU D DE CONCEPTO A ABOGADO

NO

(16)CONCEPT O FAVORABLE?

FIN

NO

MODIFICACION DEL PLAN DE AMORTIZACION (6)

Contina en cobro jurdico (17)

CLASIFICACION DEL CREDITO. Ver paso 6 del procedimiento de amortizacin de cartera (7)

SI CUMPLE CONDICIONES? (20)

NO 5

FIN

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ITEM 1

PROCEDIMIENTO

ENTRADA

DESCRIPCIN

SALIDAS

RESPONSA BLE

INICIO
De los procedimientos de Amortizacin de cartera Gestin de cartera morosa, se puede acceder a cualquiera de las herramientas contempladas en el Manual de Crdito para normalizar el pago de cartera: *Prrroga *Acuerdo de Pago *Reestructuracin *Subrogacin *Refinanciacin Se debe diligenciar la solicitud de arreglo de cartera pertinente para cada opcin. PRORROGA * Solicitud de Prrroga 242CC03F01 * Verificacin del estado de crdito en software Se puede gestionar prrroga para la ampliacin del trmino cuando una cuota est prxima a vencer. Se verifica a travs del software que el crdito no presente morosidad. * Solicitud de prrroga verificada.

IDENTIFICACION DEL ARREGLO DE

* Procedimiento de Amortizacin de cartera * Procedimiento de Gestin de cartera morosa * Procedimiento de cobro jurdico * Manual de crdito

* Solicitud de Prrroga * Acuerdo de pago *Formato de Solicitud de arreglos de cartera

Coordinador de cartera

Cliente

ESTUDIO Y APROBACION POR COMIT TCNICO DE CARTERA

* Solicitud de prrroga verificada.

La Solicitud de prrroga verificada es sometida a estudio por el Comit de Coordinacin de Gerencia, quien determina la viabilidad de la solicitud. La decisin tomada se evidencia en el Acta de comit de coordinacin de Gerencia

* Acta de Comit de comit de coordinacin coordinacin de de gerencia Gerencia

RETORNO A ESTADO DEL CREDITO ANTES DE ACUERDO

* Acta de comit de coordinacin de Gerencia

Cuando la decisin tomada por el comit de coordinacin de gerencia es de no viabilidad, el crdito contina en el estado en que se encontraba antes de la solicitud de arreglo de cartera (Procedimiento de amortizacin de cartera de Gestin de cartera morosa).

Crdito ubicado en posicin original antes Coordinador de solicitud de de cartera arreglo de cartera. * Acta de comit de coordinacin de Gerencia (solicitud Tcnico de ratificada) cartera * Plan de Amortizacin modificado * Software de cartera actualizado * Software de cartera actualizado * Crdito dispuesto para su clasificacin

MODIFICACION PLAN AMORTIZACION 6

DEL DE * Acta de comit de coordinacin de Gerencia

Cuando la decisin tomada por el comit de coordinacin de gerencia es de viabilidad, se procede a trasladar la cuota prorrogada a la nueva fecha establecida para su pago, modificando el Plan de Amortizacin

PASO 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA

* Acta de comit de coordinacin de Gerencia (solicitud ratificada)

Una vez ratificado el arreglo de cartera (Prrroga, Reestructuracin, Subrogacin o Refinanciacin) por el comit tcnico de cartera o cumplidas las condiciones de Acuerdo de pago y realizados los ajustes por cada tipo de arreglo, el crdito se remite al paso 6 del Procedimiento de amortizacin de cartera (Clasificacin del crdito). Se puede gestionar reestructuracin cuando el cliente se ve imposibilitado, por alguna situacin adversa, para cumplir con el Plan de amortizacin pactado.

Coordinador de cartera

REESTRUCTURACION

* Solicitud de Reestructuracin * Verificacin del estado de crdito en software

* Solicitud de Reestructuraci Cliente n verificada.

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* Solicitud de Subrogacin * Verificacin del estado de crdito en software Se puede gestionar Subrogacin cuando el cliente transfiere la deuda a un tercero. La solicitud de Subrogacin debe contener la autenticacin de la firma del deudor actual. * Solicitud de Subrogacin verificada.

SUBROGACION

Cliente

SOLICITUD DE DOCUMENTACION 10 * Acta de comit de coordinacin de Gerencia (solicitud ratificada)

DOCUMENTACION CUMPLE REQUISITOS? 11

* Acta de comit de coordinacin de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuracin o Subrogacin

* Acta de comit de coordinacin de Cuando la decisin tomada por el comit Tcnico de Cartera es de viabilidad Gerencia (Reestructuracin Subrogacin), se (solicitud Coordinador ratificada) procede a solicitar al cliente los documentos de cartera relacionados en la lista Requisitos para Reestructuracin o Subrogacin, * Requisitos para contemplados en el Manual de Crdito, de acuerdo al monto de la deuda. Reestructuraci no Subrogacin * Acta de Se verifica que la documentacin solicitada comit de est completa y se adapte a los coordinacin de requerimientos de la entidad estipulados en Gerencia Requisitos para Reestructuracin o (solicitud Subrogacin Si la documentacin se ratificada) Coordinador encuentra incompleta o no cumple requisitos, de cartera el crdito contina en su estado original antes * Requisitos de la solicitud del arreglo. para Si la documentacin cumple todos los Reestructuraci requisitos y se encuentra completa, se no contina con el procedimiento. Subrogacin verificados Si la documentacin cumple todos los requisitos y se encuentra completa, se procede a la reclasificacin del crdito y legalizacin del acuerdo aprobado mediante la elaboracin del nuevo Pagar 241RA01R13 y el diseo del nuevo Plan de amortizacin

12

DILIGENCIAMIENTO Y LEGALIZACION NUEVO PAGARE

* Acta de comit de coordinacin de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuracin o Subrogacin verificados

* Pagar * Plan de amortizacin Tcnico administrativo 241RA01R14 * Software de crdito actualizado

13

ACUERDOS DE PAGO

* Acuerdo de Pago

Se puede gestionar acuerdo de pago cuando el cliente requiere normalizar su deuda o cancelarla en un trmino no mayor a 90 das.

* Acuerdo de Pago verificada

Cliente

14

LA OBLIGACION SE CUENTRA EN COBRO JURIDICO?

* Acuerdo de Pago verificada.

Se debe verificar si la obligacin se encuentra an en cobro administrativo de cartera o si se encuentra en cobro jurdico.

* Obligacin en cobro administrativo de cartera. * Obligacin en cobro jurdico. *Solicitud de concepto remitido a cartera.

Coordinador de cartera

15

(18)SOLICITUD DE CONCEPTO A ABOGADO

* Obligacin en cobro jurdico.

Se solicita el concepto a la oficina jurdica respecto a la posibilidad de gestionar un arreglo de cartera para el crdito en cuestin.

Coordinador de cartera

16

CONCEPTO FAVORABLE?

Solicitud de concepto recepcionado por cartera.

Si el concepto emitido por la oficina jurdica es favorable, y si es viable, se gestiona un acuerdo de pago; de lo contrario el crdito contina en situacin de cobro jurdico.

Concepto jurdica

Oficina Jurdica

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Si se constata que la obligacin an se encuentra en cobro administrativo de cartera, el cliente se debe comprometer a normalizar o cancelar la obligacin dentro del plazo mximo permitido (90 das). Se debe asegurar el acuerdo mediante el cobro de un primer anticipo, del cual el cliente debe allegar consignacin. Para formalizar el acuerdo, se debe diligenciar el Acuerdo de Pago 242CC03F06 y anexar la copia de la Consignacin del primer abono pactado dentro del acuerdo. Se debe incluir en el software de cartera el compromiso pactado dentro del acuerdo de pago, con el fin de evitar que la obligacin pase a cobro jurdico. A corte de cada mes, se debe hacer revisin al cumplimiento de lo pactado dentro del acuerdo de pago. Si se cumplen las condiciones pactadas, se clasifica nuevamente el crdito (paso 6 del procedimiento de amortizacin de cartera). Si no se cumplen las condiciones, la obligacin retorna al estado del crdito antes del acuerdo. * Acuerdo de Pago verificada * Consignacin del primer abono pactado dentro del acuerdo Coordinador de cartera

17

PERMITE GESTIONAR ARREGLO?

* Acuerdo de Pago verificada * Obligacin en cobro administrativo de cartera.

18

DILIGENCIAR FORMATO DE ACUERDO DE PAGO

* Acuerdo de Pago verificada * Consignacin del primer abono pactado dentro del acuerdo

Acuerdo de Pago diligenciado

Coordinador de cartera

19

CUMPLE CONDICIONES ?

* Deuda normalizada o cancelada. * Deuda clasificada de acuerdo al estado de vencimiento. Coordinador de cartera

Acuerdo de Pago diligenciado

20

FIN

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ARTICULO SEGUNDO: Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobacin.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Yopal Casanare a los 11 das del mes de octubre de 2007.

DARQUI LUSAI TORRES MENDOZA Presidente

JOSE LUIS CALDERON LOSADA Secretario

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