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INTRODUCCION El objetivo de esta unidad es conocer una de las herramientas o tcnicas creadas en el mbito de las ciencias administrativas, con

el fin de que los administradores contemos con una adecuada sistematizacin de la informacin que se genera dentro de la organizacin. Los manuales son documentos que indicaran de manera detallada las actividades que se realizan por los miembros de una organizacin y en que forma se deben de realizar. La principal funcin de estos es instruir al personal en las funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos, normas, etc., siempre buscando una mayor eficiencia en el trabajo y permitir un control de los documentos generados. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Definicin De Manuales
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Tipos De Manuales
Los tipos de manuales son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la empresa. Los manuales, de acuerdo a su contenido pueden ser: De Polticas. Departamentales. De bienvenida. De organizacin. De procedimientos. De contenido mltiple. De tcnicas. De puesto.

Manuales De Poltica Los manuales de poltica, tambin llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organizacin. Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc. Manuales Departamentales Contienen Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate, y los de sus secciones bsicas. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente Carta de organizacin general y departamental Reglamentacin de los aspectos de coordinacin Inter departamentales Anlisis de puestos Graficas de procesos, y de flujo Manuales De Organizacin Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los

rganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organizacin, descripciones de trabajo, cartas del lmite de autoridad, entre otras cosas. Manuales De Procedimientos El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la relacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin. Manuales De Contenido Mltiple Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina parece estar diseados intencionalmente para varios fines. Manuales De Tcnicas Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano responsable de la actividad y como informacin general para todo el personal interesado en esa actividad. Manuales De Puestos Tambin llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene la descripcin de las labores sino que explica como deben ejecutarse, es un manual de organizacin y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido mltiple. Manuales De Personal Tambin llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administracin de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios: Para el personal en general. Para los supervisores. Para el personal de departamento o unidad de personal. Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlan el cumplimiento de la funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento d sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

El Por Qu De La Necesidad De Utilizar Los Manuales


Proporciona al usuario un sistema de referencia comn y estandarizada. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma informacin y opera conforme a las mismas reglas. Proporcionan documentacin. El manual estudia las polticas y los procedimientos de la organizacin, de modo que esta informacin no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta informacin vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compaa. Adems, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar polticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos. Sirven como un sistema de archivos porttil y fcil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo. Tiene una influencia definitiva. Una poltica corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene ms impacto que en un memorando Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores. Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar el libro en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta. Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudndose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Los manuales reducen la papelera reuniendo la informacin en un solo lugar.

El Manual Como Instrumento De Comunicacin


La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente.

Actualizacin De Los Manuales


La actualizacin es un objetivo constante debido a la dinmica del contenido de cada uno de los elementos que conforman el manual de procedimientos, tanto de los aspectos normativos como de los aspectos tcnicos y tecnolgicos. Por lo que un mecanismo de simplificacin en apoyo a la innovacin y renovacin del manual de procedimientos, se establece con la revisin de manera anual. Otros mecanismos son las auditorias, la auto evaluacin y la medicin estadstica y la informacin de los clientes. Por lo anterior, el registro de las actualizaciones parciales se llevar a cabo mediante el uso del formato de Control de Cambios por cada uno de los procedimientos, reportndose en forma anual. Por ejemplo: utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente: Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin. Establecer en calendario para la actualizacin del manual Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
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Manual De Normas Y Procedimientos Administrativos De Personal


El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se especifican una serie de normas y procedimientos relacionados bsicamente con las novedades de personal tanto en lo relacionado con nmina, bonificaciones, incentivos de ndole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como tambin las normas relacionadas con las acciones de carcter disciplinario. Este documento, aunque es aparte de los anteriores, tambin especifica un conjunto de procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorizacin requeridos para cada caso. No se debe confundir la finalidad de este documento con el reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere especficamente a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de la compaa. Importancia 5

La importancia de los manuales administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen, tienen ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera les restan importancia, y representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin. Limitaciones Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Se limitan a los aspectos formales de la organizacin y dejan de lado los informales, que tambin son muy importantes. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados. Presentacin Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Los Manuales Y Los Sistemas Computarizados:


Elaboracin De Manuales

Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: Planeacin del Trabajo Aplicacin de Tcnicas de Investigacin Anlisis de la Informacin Estructuracin Validacin de la Informacin Autorizacin del Manual Distribucin.

Planeacin Del Trabajo Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin.

Aplicacin De Tcnicas De Investigacin Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo. Investigacin documental: Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurdicas, administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Observacin: Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental. Cuestionarios: La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Entrevistas: Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes.

Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: * Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas. * Tener claro el objetivo de la entrevista. * Concertar previamente cita con el servidor pblico. Anlisis De La Informacin Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlo en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que se debe hacer es un anlisis de la informacin con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia. * Conocer el hecho o situacin. * Describir ese hecho o situacin. * Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. * Examinarlos crticamente. Estructuracin: En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos. Validacin de la informacin: Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas. Autorizacin del manual: Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento. Distribucin: Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. Funcin Tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretacin con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea til, confiable y oportuna. Ventajas y Desventajas.

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes: Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. Volumen de produccin.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento. Proteccin contra errores.

Se reduce mucho el nmero de errores, por que la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la caracterstica de minimizar los errores.

Pases automticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. Preparacin automtica de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones. Impresin automtica de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podra decirse que son leves en comparacin con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Clasificacin. Manual de Polticas Manual de Estructura organizacional Manual de Organizacin y funciones Manual de proceso o procedimientos operacionales.

Manuales De Organizacin
Es un Manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Definicin El manual de Organizacin es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y las instrucciones sobre su marco jurdico administrativo, atribuciones, historia, organizacin, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyndose adems en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento. Documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin.

Manuales De Normas Y Procedimientos Administracin De Personal:

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El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la relacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin. Importancia. Es importancia porque rige las actividades que se deben cumplir en relacin a las funciones administrativas de la empresa. Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros de la misma

Manual De Polticas
Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Importancia.

Es importante por la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Garantiza la excelencia de nuestros procesos de recursos humanos, fomentando el cambio y asumiendo constantemente nuevos retos, manteniendo un entorno laboral donde las personas estn a gusto midiendo nuestros resultados empleando sistemas de reconocimiento basados en el desempeo, creando un entorno que atraiga, mantenga y desarrolle el talento y al mismo tiempo, optimizando la satisfaccin del cliente y los beneficios financieros de nuestros accionista

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CONCLUSIN

Los manuales en las empresas son necesarios para disear en forma sistemtica los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las diferentes reas de trabajo para que sean utilizados en la ejecucin de los distintos procesos de trabajo, para una buena coordinacin general de las actividades que se encaminan al logro de los objetivos. Estos permitirn que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las polticas de la empresa, y tambin cuando se tenga una plaza vaca se tenga bien claro cuales son los requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupar la plaza sin complicaciones y hacer bien el trabajo. Pero es necesario que estos manuales se estn revisando y actualizando para asegurarse que sean realistas.

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BIBLIOGRAFA

FRANKLIN; Enrique Benjamn, Organizacin de Empresas: Anlisis, diseo y estructura.1 edicin, Editorial McGraw Hill, Mxico 1998, 341p. http://www.monografias.com http://www.gestiopolis.com Colaboracin de la profesora: Maigualida Rondon.

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