You are on page 1of 13

 

Report on Workshop “Empowering Mission Food Safety”. 
    The Context:    At the present, FSSAI is in the formative stage, it comprises of employees who have come from different  ministries of the Government of India, but are still to be fully absorbed in the formal structure of FSSAI.  The change of workplace has brought a state of lack of clarity in the minds of the employees, especially  in relation to their identity and uncertain future (as it appears to them).     Employees  belonging  to  different  ministries,  have  come  with  a  different  mindset  after  working  for  so  many years in their respective ministries, they focus more on their specialized area of expertise rather  than on the new structure, mainly because lack of understanding of others perspective and the degree  of  consolidation  of  common  systems(  organizational  belongingness)  and  the  degree  of  variability  in  individual specialized   systems to keep the richness of the ground realities(individual pursuits).    Since there are multiple groups & there is lack of communication and understanding between them on  issues, it becomes difficult for them to comprehend a future which takes care of them individually and  yet come out as holding them all in one common structure, without being prejudiced to any groups.    Amidst the prevailing context the workshop aimed at establishing the confidence of the employees and  dedicating  themselves  to  greater  organizational  vision  by  integrating  their  personal  mission  with  the  organizational vision by providing them with necessary tools, capabilities, and necessary mindset to take  action for achieving vision.     Efforts  were  carried  out  to  form  a  cohesive  group  and  inculcating  in  participants,  the  sense  of  belongingness to FSSAI, emerging out as diverse but a part of one large family, with a mission to provide  –food safety for all.         Methodology:   The  safe  and  comfortable  environment  was  maintained  for  the  participants  to  feel  comfortable  and  willing to explore. The ideas transferred to the participants was given with the pre realization that , the  ideas  will  be  challenged  ,criticized,  experimented  and  discussed,  before  being  finally  accepted  and  implemented.   The  people  were  encouraged  to  express  their  views,  bring  in  their  experience  and  take  nourishing  feedbacks.  Efforts  were  specifically  directed  towards  finding  the  positive  intention  behind  every  behavior of the participants, to develop understanding and  trust.  The positioning and the partners in  the  groups  were  regularly  changed,  to  expose  the  participants  to  diverse  group  of  people  and  also  providing them the opportunity to practice the skills learnt with maximum possible number of people.    The learning was experiential in nature and the subject matter was introduced in small chunks before  being finally integrated, to a higher chunk. 

  • Quality feedbacks  • The Ecology Frame  • The Outcome Frame  • The Backtrack Frame  • The Contrast Frame  • The ‘As if Frame’  • The Systemic frame  • The Negotiation frame  • Outcome rather than blame frame  • Possibilities rather than Necessities frame  • Feedback rather than failure frame  • Generation of ideas by process of deletion/Addition and Distortion.(Sharpening the senses)  • Connecting with the individual model of the world. to make the content as real as possible.  role  plays  and  exploration  activities  were  carried  out  in  the  workshop.  • Determining the NOW  • Process of Visioning  • Sharing the Vision in  Groups  • Understanding Overall Issues – problem space  • Moving from Vision to Action.  • Developing Sensory Acuity.( rapport skills‐ generating willingness to  communicate)  • Generating Multiple perspectives ( getting used to different thinking styles)  • Learning to apply the principle of positive intention.  • Framework for evaluating new ideas.     • Setting up frames‐ why we are here?( the purpose)  • Preparing the right environment.A  large  number  of  exercises. realist and critic.  Strategy:     The workshop rolled out in the following sequence to achieve the outcomes it had set for itself.  • Creating the future. (the rules of the workshop)  • Establishing communication lines amongst participants.      .  • Level Alignment Process  • Integrating roles of dreamer.  discussions. (what our sense of personal world composed  of)  • Expanding awareness to multiple maps of reality ( Taking Multiple perspective)  • Awareness of states  • Choices linked with states ( Understanding that the choices we have is linked with state we are  in)  • Techniques in states management  • Anchoring ( Stabilizing and maintaining the states)  • Use of language on state management.

  surer  of  yourself  and  better  able  to  give  your  attention to the outside world.   3)  Taking  multiple  perspectives‐  Awareness  of  mental  maps  and  assumptions. thus enabling us to stand on our own feet. The participants learnt the techniques of  matching and mirroring.   Mission food safety is a people’s mission and affects all of us in some way or another. you enrich your thinking.  For  the  people  involved  in  accomplishing the mission food safety. Our perception  depends  on  the  degree  of  sensitivity  of  your  sense  organs.        2) Establishing trust and rapport between different groups/ stakeholders.   One of the basic skills of being a human being is learning how to use our senses well. you become  more  sensitive  to  your  own  thoughts  and  feelings.Specific Outcomes of the workshop:    1) Developing Sensory Acuity‐Sharpening of senses.  will  always  be  the  subjected  to  the  individuality  of  the  explorer  behind  the  experiment.  unconscious rapport making skills are taught to the field officers.  self  regulation.   where they have been  pushed    into  the  furnace  or  being  locked    inside  the  cold  storage.  By  paying attention on the outside.  no  matter  how  objective  it  is. is  gradually  to  get  back  in  contact  with  our  own  self‐  determining. there is no substitute for clear. pacing and leading that establish rapport and trust quickly between people. citing examples of situations.  Learning  to  lower  the  thresh  hold  of  your  senses  improve  your  perception  of  the  outside  world.  This is especially useful for people who are into field work involving inspection and sampling collection. The purpose. active.  we  have  provided    a  systematic  approach  and  methodology  that  quickly  cuts  across  borders  and establish a sense of belongingness to mission food safety.  The  . open sensory channels.  Attention  is  directed  through  the  senses.  that  there  are  diverse  groups  both  internal  and  external.  The  participants  expressed  confidence  in  the  techniques  taught  in  the  workshop  and  will  prove  to  be  helpful in ensuring safety for them in the field.  The participants have shared  their experiences.  The  sensory  acuity  exercise  goes  to  develop  the  very  basic  of  being  a  human  being  and  is  useful  in  all  human  endeavors.  The workshop takes back to our senses by the use of sensory  acuity exercises. By paying attention on the inside. of course.  such  instances  can  be  avoided  if.  Given  the  context.  self  balancing processes.  self  integration. For the mission to  be  successful  there  needs  to  be  an  intensive  exchange  of  ideas  between  various  stake  holders.  Learning to develop rapport and trust between people was one of the important skills that are learnt by  the  participants  in  the  workshop.   The  entire  scientific  enquiry.

  problem  solving. to keep the richness of the ground realities(i. voice tone.  mainly  because  lack  of  understanding  of  others  perspective and the degree of consolidation of common systems( organizational belongingness) and the  degree of variability in individual specialized   systems. In addition to instruments and tools that allow us to bring our visions and  path for their realization into awareness. It comes in the world through your words. This is most effectively done through management  of our internal states.ability to take multiple perspectives on issues is a prerequisite for winning the trust and confidence of  the stake holders.    The  skill  of  taking  multiple  perspective  will  help  improve  the  understanding  between  different  groups  and establish rapport and understanding between them . they focus more on their specialized area  of  expertise  rather  than  on  the  new  structure.   . employees belonging to different ministries.In  many  ways  the  most  fundamental  instrument  of  change  is  your  own  body  and  nervous  system.  holding  a  meeting.  for  example  a  physical  mental  state  when  conducting  surveys. A good deal of what happens  during the processes of steering the mission is unconscious.  And  your  ability  to  use  these  fundamental  instruments  of  change  and  leadership is greatly dependent on your internal state.  The point is that our internal physiological state stimulates and organizes other neurological activities .  etc. it is also useful to have some way of encouraging and actually  directing or utilizing unconscious processes as well. without being prejudiced to any groups.  giving  feedback  etc  requires  different  states  to  carry  each of these jobs effectively.  Thus one of the most important “self skills’ of leadership is the ability to manage one’s internal state.  You  could go so far as to say that the manifestation of all efforts comes through your body  or physiology in  some way. Many key aspects related to implementing a  path to a vision and managing situations often occurs outside of conscious awareness. They come in the  form of insight or inspiration.  contemplating  a  future  course  of  action.  collecting  sample.   At the internal level.  individual pursuits).e.    Since there are multiple groups & there is lack of communication and understanding between them on  issues. it becomes difficult for them to comprehend a future which takes care of them individually and  yet come out as holding them all in one common structure. body posture. facial expression. the  movements  of  your  hands.     4) Personal State Management  Manifesting our visions is only partially a result of our plans and strategies. have come  with a different  mindset  after working for so many years in their respective ministries.  conducting  test.  report  writing.  This  involves  the  capacity  to  select  and  maintain  the  types  of  internal  states  that  will  promote  and  sustain leadership performance.  We  need  different  types  of  states  to  accomplish  our  jobs.

 the participants have been taught the skill of matching  and  mirroring.   5) Developing Attitudinal Competency  There  are    attitudes  which  have  proved  immensely  helpful  in  understanding  the  world  around  us. anchoring.  Resistance is the sign of lack of rapport and trust. self suggestion  exercise.        6) Overcoming resistance to Persuasion and Recognizing Positive intention.  by  giving us more freedom of choice and action.  (4) All actions have a purpose. We are sure that this skill will contribute heavily in  accomplishing the mission food safety.  (8) No communication is also a communication. not just amongst themselves but with diverse set  of stakeholders  involved with mission food safety.  (11)There is no failure only feedback. These principles are not claimed to be true. Their usefulness lies in the fact that.     7) Effective Communication skills  Needless  to  say.  (3) People make the best choice they can at the time.  (2) People work perfectly. if  you assume them to be true.  (6) Having a choice is better than not having a choice. The workshop has found these principles extremely useful  in sorting out issues.  the  success  of  the  mission  food  safety  stands  on  the  ability  of  the  employees  to  communicate their idea effectively.  (10)Modeling successful performance leads to excellence. to accomplish the task at hand. sliding the anchors and sustaining the state.  (1) People respond to their experience.  .Learning to manage the personal state is like learning to find so my types of levers and learning to pick  and apply them skillfully. not to reality itself.  pacing  and  leading  which  helps  in  regaining  rapport  and  trust  between  the  people  quickly. it lets you think freely.  (9) If you want to understand act.  (5) Every behavior has a positive intention.  The participants learnt various techniques of personal state management like.  (7) We already have all the resources we need or we can create them. The importance and power of these principles have  been duly recognized and appreciated by the participants.

 It is to  be  noted  that  communication  here  means  not  only  what  you  intend  to  communicate  but  also  the  response that it generates.  Success of any mission involves the application of practical communication and relational skills that are  essential for expressing oneself and accomplish goals while working together with others.      8)  Building up new organizational cultural‐ frames. We are always  setting frames.  Question  is  a  powerful  ways  of  setting  frames.  because  they  include  assumptions  about  an  event. The frames we set governs  the questions you ask about what happens.  it  has  to  be  understood  in  context.  Important frames taught in the workshop were:  (1) The Ecology Frame  (2) The Outcome Frame  (3) The Backtrack Frame  (4) The Contrast Frame  (5) The ‘As if Frame’  (6) The Systemic frame  (7) The Negotiation frame  (8) Outcome rather than blame frame  (9) Possibilities rather than Necessities frame  (10)Feedback rather than failure frame    Nothing  has  a  meaning  of  itself.The participants have been trained to communicate in manner that generates desired responses. The meaning we derive from any experience depends on the frame we apply. it is an essential step towards understanding and meaning.   Learning to set up good frames will help people in mission food safety to quickly get into the roots of the  problem and solve them quickly.  If  practiced  by  a  large  number  of  people.  Setting  up  useful  frames  and  learning  to  use  them  effectively  will  help  the  participant  take  a  healthy  frame on so many issues the people need to sort out on a daily basis.  Information  does  not  exist  on  its  own.    . how you feel about it.  The participants have been taught to use proper questions linked with each frame. Once we learn how to put proper  frames around issues we gain a proper attitude to ask the right set of questions.  the  skill  to  set  up  frames  will  go  a  long  way  in  empowering  mission food safety. how you react to it and how you deal  with  it.

  (4) Improper monitoring system.    Overall System (From the Organizational Perspective –(FSSAI)).  (3) Implementation mechanism has been identified and is being implemented.  (5) Absence of surveillance & data management system  (6) Lack of co‐ordination between the state governments and central government.  for better clarity of the problem space.    Community perspective    (1) Socio economic status of the community needs to be taken into consideration.  (5) Manipulative and unfair trade practices of the food manufacturers.        The present problem space of mission food safety was analysed and presented as follows:    The Employees (Self perspective)    (1) Inception stage  (2) Roles not compatible with skills and experience (being lean organization at the present).     Mission Food Safety (Goal)    (1) Lack of awareness amongst masses.  (2) Some sections of the  population because of their  poor economic condition  are not  concerned  about food safety.  (3) Need for continuous capacity building.  (4) Emphasis more on infrastructure but there is lack of emphasis on inspection process (This point  was contributed by MFPO people).  (3) Corruption in social environment.  Finding  the relevant elements and issues.  (3) Employees under stress about their future. Chunking paths to manageable steps  The systems view of all the related issues was also presented and discussed before the participants for  them to form ideas of overall structure and how individual pieces fit together.  (2) Lack of empowerment and sensitivity.      (1) Absence of face recognition of FSSAI in general public.    This exercise helped the participants to learn elegantly to sort out overall issues in manageable chunks.  (2) Needs more participation and understanding amongst food experts.9) Mastery  of  problem  space  –  Thoroughly  examining  the  system.  (4) FSSAI has to create the awareness about food safety at different levels.        .  (6) Unethical/ Bad agricultural/ animal husbandry practices.( Interaction between self‐ Goals‐System‐Others).

  values.  but  one  which  was  so  captivating  and  motivating.e. The visioning process was entailed to set a vision  which was larger than them. can be realized from the fact that.  Once  the  individual  vision  was  in  place.2 and 3 . and finally aligning the members  of the organization.     In view of the above situation into which the employees are.  as  outlined  in  the  annexure 1. culture and path for reaching the desired state and at micro level it supplies  the structure to make the culture and path concrete through specific tasks and relationships.  The change of workplace has brought a state of lack of clarity in the minds of the employees. a typical path of  change in intelligent organizations involves moving from the level of vision to that of action. I had to drop out this step. i. The steps for co‐ alignment involved:  (1) (2) (3) (4) Identifying the environment surrounding the project or goal  Defining the behaviors to be enacted in the environment.    The  employees  underwent  a  systematic  process  of  defining  their  personal  vision.  At  the  macro  level  it  creates  the  strategy  for  manifesting  the  vision  and  mission by defining values.  Identifying the capabilities needed to generate those behaviors.10) Determining the personal vision and mission of the employees and  then translating their vision into action. FSSAI is in the formative stage.  that  it  will  drive  their efforts and resources to achieve them in future.   (6) Identifying the vision and mission that identity is ‘serving’.e. beyond self and related to the larger system.  The participants developed the energetic and powerful vision of the future for themselves. I could only work out their individual vision  and  mission. which was  impossible  to  achieve  in  the  now.  do you think  we can do justice in working out the organizational vision?”. especially  in relation to their identity and uncertain future (as it appears to them).     At the Meta level it provides inspiration and motivation by forming the vision into mission and creating a  community  within  system.  capabilities and behaviors. “When our future with the organization is not clear to us. because I could  . The importance of these steps. it comprises of employees who have come from different  ministries of the Government of India.  the  process  of  co  alignment  with  the  other  members  of  the  organization took place.  (7) Making sure all of the different levels are connected together and are supporting one another.  Establishing  the  beliefs  and  values  necessary  to  support  those  skills  and  capabilities  and  behaviors.  (5) Forming  a  description  (or  a  metaphor)  for  role  identity  expressed  by  those  beliefs. but are still to be fully absorbed in the formal structure of FSSAI.  largely  on  account  of  objection  raised by many employees i.  despite  my  intention  to  evolve  the  organizational  vision.    11) Consolidation of personal vision into Organizational Vision  At the present.

 and emphasis was to help connect the participants to their inner  world  and  develop  the  basic  foundations  of  excellence  in  each  individual. which was  impossible  to  achieve  in  the  now. it was a much better idea to keep the rapport. if I would have continued to work on developing the organizational  vision.       The individual vision of the employee is although limited to his/her area of concern but would certainly  bring clarity and motivation in the work they are carrying on.        The  workshop  provided  the  participants  with  the  opportunity  to  develop  their  self  skills. more sense of belongingness to FSSAI.  The  environment  was  open  and  relaxed.    Overall the workshop aimed at achieving the following objectives to empower mission food safety:‐    Mastery of self (States)  • Aligning Vision and Action  • Congruence of messenger and message  • Awareness of mental maps and Assumptions    . and  this  definitely brings a.( Interaction between self‐ Goals‐System‐Others). i.have lost the rapport with the group.    The participants learnt to define the present and linking the present to the future vision by exploring the  path that linked them together. beyond self and related to the larger system. which can be done at the subsequent workshop.    However. and move ahead with what was possible with  the group.     The systems view of all the related issues was also presented and discussed before the participants for  them to form ideas of overall structure and how individual pieces fit together.  systems  thinking skills.e. and mission food safety.  to  keep  up  the  morale  of  the  employees  and  make  a  transition  as  smoothly  as  possible for them. More over the employees appreciated the  gesture that their contribution is being taken into account in developing the organizational vision.    It  is  advisable  that  the  employees    at  regular  intervals  be  informed  about  the  stage  in  which  the  regularization  process  is  and  expected  time  frame  in  which  they  will  be  fully  absorbed  in  the  formal  structure  of  FSSAI. strategic thinking skills and relational skills.  and  encouraged  the  participants  to  explore  the  ideas. The visioning process was entailed to set a vision  which was larger than them.  but  one  which  was  so  captivating  and  motivating.  that  it  will  drive  their efforts and resources to achieve them in future.  and  learning  was  provided  by  listening and asking quality questions.    The participants developed the energetic and powerful vision of the future for themselves. The organizational vision will simply be an intelligent consolidation of the individual vision of  the employees.       Conclusion:     The workshop was highly participative. and by providing them with constant loop of nourishing feedbacks  until the knowledge was imbibed by the participants and exhibited by them in behavioral forms.

                                                           .Mastery of Problem Space (System)  • Thoroughly examining the system    • Finding out Relevant Elements and issues  • Chunking up path to manageable steps    Mastery of Communication (Message)    • Developing verbal and non verbal skills  • Using different representation channels  • Interpreting and managing meta message    Mastery of Relationship (Rapport)    • Taking multiple Perspective  • Understanding different thinking styles  • Recognizing positive intention    Please Note: The steps involved in developing the vision and mission. is  attached as an annexure to this report. and finding the effective path.

Bring your attention and focus back to the point representing the rest of your life.  7. Note how far from  the tip of your nose this vanishing point appears to be.  Then.  “What  capabilities  do  I  have.  Find  a  vanishing  point  that  represents  the  rest  of  your  life. Imagine a sunrise breaking over the horizon. “When and where will I complete the next  step?”                                                                                                                                                                    . Let the feeling of hope and belief in the  future emerge. Imagine that you are physically moving forward and associating into that point in the future and  the context it represents. Ask yourself the question?  What is my mission with respect to that vision? What is my role and identity with respect to the  larger  system  associated  with  that  vision?  What  is  a  symbol  or  metaphor  for  that  role  and  mission?  4.  3. From this state ask yourself this question. Extend the point of convergence until it  is  farther  away.  inspiration and excitement that you have about the future.  As  you  do.  what  beliefs  are  associated  with  my  vision  and  mission?”  5. Consider what needs  to be done in that time frame in order to move towards the vision. maintaining  the awareness of the sunrise and the feeling associated with your vision. Shift your attention to your spine and chest. With your eyes closed. finding what feels like a close but comfortable distance.  Notice  where  the  horizon  of  your  inner  space  is. Allow  your awareness to go into your belly and muscles and bones of your body. Feel a sense of physical energy and strength in your body.  Ask  yourself. Ask  yourself. Bring your focal point near to you. Feel  what it is like to experience the dawning of a new day.  If  you  need  to.  in  order  to  support  my  beliefs  and  values and reach my mission with respect to my vision?”  6.  Also  notice  the  ‘point  of  convergence’  or  ‘vanishing point’ related to your focus with respect to the inner landscape. Ask yourself the question.  you  can  lower  your  horizon.  lengthen your spine and lift your head slightly. Imagine a vast ‘landscape’. Put yourself in a relaxed and open state in which you can feel fully yourself.  2.Annexure 1  Creating a Vision  1. Feel the sense of motivation. Focus your attention to your body and the feeling and emotions associated with your sense of  vision and mission – especially those that draw you towards them.  extend  your  focus  far  beyond  this  point. Imagine that you could give a ‘voice’  so  that  these  feelings  could  be  put  into  words. Ask yourself ‘What is  my  next  step  towards  achieving  my  mission?”  What  internal  state  will  help  me  to  reach  that  step? Form a plan for taking the next step. create a space for ‘Vision’ in your mind’s eye.  or  need  to  develop.  “What  values  are  expressed  and  represented  by  my  vision  and  mission?”  . What is my vision? Let the images and  words of your answer form out of your feeling and the light coming from the sunrise. Lengthen your spine and open your chest so you  can breathe more freely and fully.

What  is  your  identity  or  role  with  respect  to  your  vision  and  the  community  to  which  you belong? In relation to that vision.  given  the beliefs and values you have expressed? To accomplish my vision and mission I will  use my capabilities to……………  6.Annexure 2  Defining your path  1. What is your mission with respect to that system and vision? My mission is to……. What beliefs and values are expressed by or encompassed by your vision and mission?  I  am committed to this vision because I value……….  5.. What  is  your  vision  with  respect  to  the  larger  system  or  community  in  which  you  are  operating? My mission is to……………  2. What is the specific behavior associated with manifesting your vision and achieving your  mission that will both use your capabilities and fit with your beliefs and values? My plan  is to…………. I am/we are…………  3.                              .  4.. What  capabilities  are  needed  to  manifest  your  vision  and  achieve  your  mission.  7.. What  is  the  environment  in  which  you  will  manifest  your  vision  and  reach  your  vision  and reach your desired state?  This plan will be implemented in the context of…………….

  How  do  I  need  to  use  my  mind  to  carry  out  those  behaviors?  What  capabilities  do  I  have  or  need  to  have  in  order  to  carry  out  those actions and in those times and places?  4.  Combine  and  align  your  spiritual  level  and  identity  level  experiences. Step  into  the  belief  /  Value  space  and  answer  the  questions.  Again  notice  how  this  enhances  or  enriches  your  initial  representation  of  your  beliefs and values. Start by standing in the environment space and answering the question “when and where do I  want to be more aligned?  2. capabilities into the behavior space. Move  to  the  identity  space  and  answer  the  questions. Stand in the spiritual space and answer the questions. Bring all levels of yourself into the Environment space and experience how it is transformed and  enriched.  Who  am  I  if  I  have  those  beliefs  and  values  and  use  those  capabilities  to  accomplish  those  behaviors in  that  environment?  What  is  metaphor or symbol for my identity and mission?  6.  12.  identity.  1.  Bring your vision.  Notice  how  your  spiritual  level  experience  enhances  or  enriches  your  initial  representation  of  your identity and mission.  into  the  capability  space. change or enrich the capabilities you experience within yourself.  Bring  your  vision. Who and what else am I serving? What is  the vision beyond me that I am participating in?  7.      .  belief  and  values.  10. Memorize the feeling of this aligned state. Move  to  the  Behavior  space  and  answer  the  questions?  What  do  I  need  to  do  when  I  am  in  those times and places? How do I want to act?  3. Maintaining the physiology and inner  experience associated with  the spiritual  space step back  into  the  identity  space. beliefs and values.  11.  8. Notice how  even the most seemingly insignificant behaviors are reflections and manifestations of all of the  higher levels within you. Imagine yourself being in this state at key times and  places in future when you will most need it.  Why  do  I  want  to  use  those  particular capabilities to accomplish those activities? What values are important to me when I  am involved in those activities? What believes do I have or need to guide in my heart when I am  doing them?  5.  Experience  how  they  strengthen. Take the experience of both your both your vision and your identity and bring them into your  belief  space.Annexure 3  Level alignment process  Start  by  physically  laying  out  a  space  for  each  of  the  six  level  –  spiritual  –identity‐belief/values‐  capabilities‐ behaviors‐ environment. identity. Stand  in  the  capabilities  space  and  answer  the  questions.  9.