Werkorganisatie De Waard

Informatiearchitectuur

Jan Meijsen Bas Kruiswijk Bram Lankreijer Ronald de Vries Bleskensgraaf, 20 augustus 2010

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6

Inleiding Waarom een ICT architectuur voor De Waard Wat is een ICT architectuur Samenhang met beleid en programma’s binnen De Waard Samenhang met landelijke ontwikkelingen De architectuur is nooit af Informatiearchitectuur de Waard Model voor de Informatiearchitectuur NORA: onderscheid in front-, mid- en backoffice GEMMA voor verdieping naar gemeentelijke situatie De architectuur voor De Waard Toelichting op de onderdelen van de architectuurplaat Frontoffice Midoffice Backoffice Landelijk frontoffice Landelijke midoffice Landelijke backoffice Architectuurprincipes Zaak- en procesgericht werken Ontsluiting en gebruik van basisgegevens Naast koppelen ook kantelen en generiek maken De gemeente ontwikkelt zich tot dé poort tot de overheid (met als intern thema het KCC) Aansluiten op e-overheidsvoorzieningen (volgens NUP) Ketensamenwerking en de federatieve overheid (met als extern thema ook de samenwerking die nodig is om aan thema 2.3.4 invulling te geven) Een groeipad naar serviceoriëntatie Hoe nu verder? Aanbevelingen voor de praktische toepassing Doorontwikkeling van de architectuur

1 1 2 3 3 4 5 5 5 7 8 9 9 11 13 14 14 14 14 15 15 16 17 17

2.3.7 3 3.1 3.2

18 19 20 20 21

onder ander in het programma Andere Overheid. ‐ Sturingsinstrument Daarnaast is de ICT architectuur een sturingsinstrument. excellente dienstverlening en externe oriëntatie. Concreet heeft een ICT architectuur twee hoofdfuncties. In dit rapport worden de hoofdlijnen van de architectuur van De Waard weergegeven. die ervoor zorgen dat ICT beslissingen in samenhang genomen worden. Er zijn principes en richtlijnen die aangeven aan welke kaders men zich bij beslissingen en in projecten moet houden. ‐ Communicatiemiddel In de eerste plaats is de ICT architectuur een communicatiemiddel. Bij ICT architectuur draait het om samenhang.1 Waarom een ICT architectuur voor De Waard De Waard heeft ambities. informatie-intensieve omgeving is het belangrijk om de informatievoorziening goed af te stemmen op de bedrijfsprocessen én de technische mogelijkheden en onmogelijkheden. applicaties en infrastructuur inzichtelijk. en om vandaaruit stapsgewijs naar een gewenste eindsituatie te kunnen toewerken. De architectuur maak door middel van modellen en uitleg de samenhang tussen processen. De kunst is om daarbij naar de toekomst toe zo flexibel mogelijk te blijven zodat de ICT voorzieningen kunnen meebewegen met de behoeften in de bedrijfsprocessen. informatievoorziening en ICT.1 Inleiding In een complexe. Om dit inzichtelijk en mogelijk te maken is een architectuur hét hulpmiddel. Om ambities te realiseren zijn veranderingen nodig op verschillende terreinen: inrichting van organisatie en bedrijfsprocessen. Ook de Nederlands overheid heeft ambities geformuleerd. Daar horen spelregels bij. Een ICT architectuur is een hulpmiddel om de samenhang te zien in al deze aspecten. Alle ICT voorziening moeten zo goed mogelijk in elkaar passen en op een geïntegreerde manier de bedrijfsprocessen ondersteunen. ICT functies. 1/1 . 1. samengevat in de drie e’s: effectieve organisatie. waaraan ook De Waard invulling wil geven.

applicaties en gegevens centraal staan ‐ De technische architectuur waarin de infrastructuur centraal staat 2/2 . en organisatiestructuur centraal staan ‐ De informatiearchitectuur waarin de functionaliteiten. afkomstig van de referentiearchitectuur voor Nederlandse gemeenten. In dit raamwerk wordt onderscheid gemaakt in drie deelarchitecturen: ‐ De bedrijfsarchitectuur. Voor de ICT architectuur van De Waard baseren we ons op het onderstaande raamwerk.Kort gezegd is de ICT architectuur het referentiekader voor alle ICT gerelateerde initiatieven binnen De Waard. Die modellen en principes kunnen betrekking hebben op allerlei aspecten van de architectuur.2 Wat is een ICT architectuur Eenvoudig gezegd bestaat de architectuur uit een verzameling modellen met bijbehorende principes en richtlijnen. maar ook de integratie van de ICT van de drie gemeenten vraagt om en duidelijk kader waarbinnen dat kan worden gerealiseerd. waarin de bedrijfsprocessen. Omdat De Waard nu voor een aantal grote ICT gerelateerde uitdagingen staat is de ontwikkeling van een ICT architectuur ontzettend belangrijk. de GEMMA (waarover later meer). Met name het programma Andere Overheid. producten en diensten. 1.

De kern van dat programma is de totstandkoming van de e-overheid. excellente dienstverlening. 1. Daarbij is het belangrijk dat die dienstverlening ook elektronisch wordt ondersteund. Het is geen doel op zich om al deze architecturen allemaal uit te gaan werken. In de meeste gevallen is een bedrijfsarchitectuur gericht op de bedrijfsprocessen of een informatiearchitectuur gericht op de onderlinge samenhang van functionaliteiten en systemen het beste startpunt.4 Samenhang met landelijke ontwikkelingen Vanuit de landelijke overheid is er een referentiearchitectuur ontwikkeld (de NORA: Nederlandse Overheids Referentie Architectuur). 1. Ook in het visiedocument van De Waard zijn deze ambities benoemd in de 3 e’s: effectieve organisatie. Deze ambities maken grote ingrepen in de bedrijfsprocessen. samenhangende manier te kunnen inrichten. modellen en afspraken voor het (her)inrichten van de elektronische overheid. informatievoorziening en technische infrastructuur noodzakelijk. De NORA is een referentiearchitectuur met ontwerpprincipes. De architectuur moet helpen om dat op een verstandige. NORA gaat onder meer over samenwerking voor integrale dienstver- 3/3 . externe oriëntatie.3 Samenhang met beleid en programma’s binnen De Waard Zoals gezegd is de ontwikkeling van een architectuur geen doel op zich.Uiteindelijk bestaat de ICT architectuur van De Waard uit deze drie deelarchitecturen met bij elke deelarchitectuur een model en een verzameling principes en richtlijnen. De Waard heeft ervoor gekozen om te starten met een informatiearchitectuur. Dat is ook helemaal niet nodig. waarin meer vraaggestuurde en transparante dienstverlening centraal staat. Soms worden daarbinnen nog verschillende deelarchitecturen onderscheiden (bijvoorbeeld een gegevensarchitectuur) of wordt een model gemaakt om de relatie tussen twee architecturen inzichtelijk te maken (bijvoorbeeld welke applicaties welke bedrijfsprocessen ondersteunen). De landelijke overheid zet ook in op deze ambitie door de inrichting van verschillende landelijke voorzieningen zoals basisregistraties. De noodzaak om nu te investeren in architectuur is met name ontstaan vanuit het programma Andere Overheid. DigID en een referentiearchitectuur voor de e-overheid (GEMMA).

Het gaat om het proces van ‘werken onder architectuur’. waarbij wordt gestart met de thema’s die nu prioriteit hebben. Gaandeweg zal de aandacht verschuiven naar andere thema’s waarvoor op dat moment ook de architectuur moet worden doorontwikkeld. met het risico dat het te ver vooruitloopt op de praktische toepassing. Daarnaast gaat het over het koppelen van bedrijfsprocessen tussen overheidsorganen.5 De architectuur is nooit af Zoals gezegd is de architectuur geen doel op zich. Daarin wordt een specifieke doorvertaling gemaakt van de NORA naar de situatie van een Nederlandse gemeente. 4/4 . De Waard heeft voor een pragmatische aanpak gekozen. waarbij er op dat moment niet méér architectuur wordt ontwikkeld dan nodig om verantwoord te beslissen (Just in time. Deze twee referentiearchitecturen zijn vervolgens de basis voor de architectuur van De Waard. Justenough architecture). moet worden vermeden. Kort gezegd wordt er op het juiste moment in architectuur geïnvesteerd. het elektronische berichtenverkeer en het gezamenlijk gebruik van gegevens en netwerkverbindingen. Het dwangmatig ontwikkelen van een architectuur. Daarnaast is er specifiek voor de gemeentelijke overheid een referentiearchitectuur ontwikkeld (de GEMMA: Gemeentelijke Model Architectuur). Om die reden wordt gestart met de ontwikkeling van een informatiearchitectuur waarin de basisvoorzieningen voor het programma Andere Overheid helder zijn gepositioneerd. 1.lening aan burgers en bedrijven. De urgentie ligt nu (binnen het programma Andere Overheid) op het KCC (Klant Contact Centrum). het midoffice en de aansluiting op de basisregistraties.

Het frontoffice kan specifiek voor de eigen organisatie zijn. 2. gecombineerd met een klant contact centrum waarop de diensten kunnen worden aangevraagd en de voortgang van de afhandeling kan worden gevolgd. Het frontoffice is doorgaans een website of een portaal. We baseren ons daarbij op NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur) en de GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur). In de hierna volgende beschrijving lichten we daarom ook eerst deze twee referentiearchitecturen toe om vervolgens de stap te maken naar de architectuur voor De Waard. mid.en backoffice De architectuur van elke overheidsorganisatie wordt in NORA in zijn eenvoudigste vorm als volgt voorgesteld. mid office (oranje) en back office (grijs) die onderling met elkaar zijn verbonden door een servicebus (geel). maar ook (deels) gezamenlijk met andere overheidsorganisaties of zelfs een overheidsbreed frontoffice. De architectuur is opgebouwd uit een front office (blauw).1 Model voor de Informatiearchitectuur NORA: onderscheid in front-. Frontoffice Het frontoffice is de plek waar de diensten worden aangeboden aan burgers en bedrijven.2 Informatiearchitectuur de Waard De kern van de architectuur van De Waard wordt gevormd door de informatiearchitectuur.1. maar ook informatie kan worden gevonden en gedeeld met anderen. maar ook aan andere overheidsorganisaties.1 2. 5/5 .

via de servicebus. Functies in de front-.en back-office wordt ondersteund door een Enterprise Service Bus. Hier bevinden zich de functionaliteiten ter ondersteuning van de primaire processen van de gemeente. mid. Daarnaast is de backoffice niet 24x7 beschikbaar.Backoffice Het back-office is de plek waar de primaire en secundaire processen worden uitgevoerd. Servicebus De communicatie tussen front-. De overheid als geheel wordt in de NORA vervolgens als volgt weergegeven. In het midoffice kan de procesbesturing en het zaakgericht werken worden ondersteund. dus de plek waar de diensten geleverd worden. Sommige informatie kan helemaal niet uit de backoffice worden gehaald. terwijl het frontoffice dat in principe wel is en tenslotte is het backoffice in technische zin niet altijd geschikt voor aansluiting op het frontoffice. Midoffice Het midoffice is de schakel tussen het frontoffice en het backoffice. Burgerzaken en Financiën. zoals de status van een aangevraagde dienst of geïntegreerde managementinformatie. of een dienst door verschillende backoffice functies moet worden afgehandeld. Het mid office zorgt voor de kanteling van het aanbodgerichte backoffice naar het vraaggerichte frontoffice. Het midoffice is ook nodig omdat het frontoffice niet altijd direct van het backoffice gebruik kan maken. zoals Werken en welzijn. Dit is één centrale voorziening die zorgt voor de hele communicatielogistiek.en backoffice communiceren op een gestandaardiseerde manier met elkaar. Dat komt omdat benodigde informatie zich op verschillende plaatsen in de backoffice bevindt. 6/6 . mid.

2.2 GEMMA voor verdieping naar gemeentelijke situatie In de GEMMA is een nadere uitwerking gemaakt van de NORA. onderling verbonden door het stelsel van onderling verbonden servicebussen. 7/7 . ‐ In elke van de zes hoofdgebieden die zo ontstaan (front-. De twee belangrijkste verschillen zijn de volgende. mid office. back office structuur uit de NORA herkenbaar.1. specifiek voor de Nederlandse gemeenten. mid. elke op het niveau van de gemeente en landelijk) zijn de voor de gemeente relevante functies benoemd.Het mid office is hier opgebouwd uit de totale verzameling van overheidsorganisaties.en back-office. Op de schaal van de gehele overheid wordt de back office gevormd door de landelijke basisregistraties en de front office door een gemeenschappelijk front office (voor synchrone en/of interactieve dienstverlening) en een overheidstransactiepoort (voor asynchrone / niet interactieve dienstverlening) Deze landelijke frontoffice voorzieningen zijn gekoppeld met elke van de front offices van de individuele overheidsorganisaties. ‐ De bovenste helft van de plaat is de omgeving van de gemeente zelf. de onderste helft zijn de landelijke voorzieningen waarop de gemeente moet aansluiten. Hierin is dezelfde front office. De hoofdstructuur van de GEMMA Informatiearchitectuur is als volgt.

Dienstverlenings kanalen Midoffice Front office Management Portaal Management rapportage Backoffice Medewerkers portaal Project management Management informatie Kantoor automatisering Financieel management CRM Doelgroepen Informeren Content management Burger Persoonlijk informeren leveren Besturen Intake + E-formulier Zaakmagazijn Bewaken Financiën (belastingen) Projecten & Strategie Toetsing & Handhaving (vergunningen) Betalen Bedrijf Afspraken maken Digitale Klantdossiers Regelgeving Openbare ruimte (beheer) Beheren Documentengegevensmagazijn Specifieke backoffice registraties Rampenbestrijding Bedrijfsvoering Telefoon (Integraal) behandelen GIS-gegevensmagazijn Bestuursondersteuning Burgerzaken Wonen en ondernemen Werken en welzijn Gegevensmagazijn Instelling loketten (integraal) besluiten PD GA gegevens WOZ gegevens Personen Adressen PDC Gebouwen Email AG Post Medewerker WOZ Lokale basisegistraties Gegevensmakelaar Gemeentelijke Servicebus Digikoppeling Digipoort Burger Mijn overheid Regelhulp WMO Landelijke portalen + ingangen andere publieke organisaties WABO portal Verbinden landelijke voorzieningen Ontsluiting landelijke basisgegevens Zaakgegevens partners Personen Adressen Gebouwen Klantcontactgegevens partners Kadaster Bedrijven Topografie Inkomen Kentekens WOZ Legenda Gegevensverzameling Gegevensuitwisseling Services Externe services Externe gegevensverzameling Bedrijf e-Dossiers en verwijsindexen Instelling Samenwerk .2. cat. Landelijke basisegistraties De indeling van deze architectuurplaat voor De Waard heeft dezelfde opbouw als de GEMMA-architectuur (de zes vlakken) en bestaat uit de volgende onderdelen. ‐ Front office  Doelgroepen  Dienstverleningskanalen  Klant Contact Centrum ‐ Mid Office  Procesbesturing  Gemeentelijke servicebus  Mid office registraties (Zaakmagazijn.1. Digitale klantdossiers)  Managementrapportage ‐ Back office  Specifieke back office functionaliteiten  Generieke back office functionaliteiten  Lokale basisregistraties  Medewerkersportaal ‐ Landelijk front office  Landelijke portalen  Ingangen voor andere publieke organisaties 8/8 .3 De architectuur voor De Waard De hiervoor geschetste GEMMA architectuur is vervolgens voor De Waard nader uitgewerkt tot een specifieke architectuur. Prod. Gegevensmagazijnen.

‐ Telefoon. ‐ Burgers. om bijvoorbeeld producten / diensten te selecteren. 2. Een doelgroep heeft toegang tot de functionaliteiten op de website van de gemeente.2.1 Toelichting op de onderdelen van de architectuurplaat Frontoffice Doelgroepen Er worden een drietal doelgroepen onderkend. ‐ Bedrijven. Bij gebruik van dit kanaal komt een doelgroep aan de balie. of in andere gemeenten. ‐ Instellingen. of om een medewerker van de gemeente aan de telefoon te krijgen. De baliemedewerker helpt om een product / dienst te selecteren en om het elektronische formulier in te vullen. Bij gebruik van dit kanaal komt een doelgroep eerst uit op een digitale medewerker van de gemeente. De baliemedewerker werkt hiertoe met de functionaliteit van de klant contact systeem. De onderstaande kanalen worden ondersteund. Dit zijn Bedrijven. of in andere gemeenten. Dienstverleningskanalen Het Klant Contact Centrum van de gemeente ondersteunt meerdere dienstverleningskanalen. Dit is nodig om voor de telefoon één toegangsnummer tot de gemeente te ondersteunen. en Instellingen.2 2.‐ Landelijk mid office  Landelijke voorzieningen voortkomend uit het NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma) ‐ Landelijk back office  Landelijke basisregistraties Deze onderdelen worden in het hierna volgende hoofdstuk meer in detail toegelicht. ‐ Loketten. Dit zijn de burgers die wonen in de gemeente. Voor het verstrekken van persoonsgebonden informatie of openbare informatie heeft de baliemedewerker via het klant contact systeem toegang tot de functionaliteit van de midoffice en het persoonlijk dossier. gevestigd in de gemeente. Burgers. Dit zijn de bedrijven die gevestigd zijn in de gemeente. 9/9 . zoals een verzorgingstehuis. of in andere gemeenten. ‐ Website gemeente. Vervolgens is het mogelijk om digitale keuzen te maken. Dit zijn de instellingen.

Voor het geautomatiseerd ondersteunen van betalingen is een service nodig. Wonen. het Meldpunt Leefomgeving. en andere relevante informatieverstrekking. Dit zijn klantgegevens die meer over een klant vertellen dan in het gegevensmagazijn is vastgelegd. Dit kan verschillende soorten openbare informatie zijn. Er zijn fysieke loketten zoals het Bedrijvenloket. 10/10 . Vervolgens worden geautomatiseerde controles op de indieningvereisten gedaan. De gemeente levert producten en diensten aan doelgroepen. Een doelgroep mailt naar de centrale elektronische postbus van een loket. Bijvoorbeeld Bestemmingsplannen. en Werk & Inkomen. Er worden in de Front-Office betalingen verricht.  Intake. Het is inzichtelijk welke producten en diensten geleverd worden.  Betalen.  Persoonlijk informeren/leveren. Het Klant contact systeem zorgt ervoor dat de gegevens die uitgewisseld worden via de verschillende kanalen worden vastgelegd in het zaakdossier van de belanghebbende (het zaakmagazijn) en het documentair informatiesysteem (het documentengegevensmagazijn). Doelgroepen kunnen zoeken in de verschillende producten en diensten en selecteren welke producten en diensten zij willen gebruiken. De elektronische en fysieke loketten worden Klant Contact Centrum door dezelfde functionaliteiten ondersteund. In een eigen omgeving wordt geïnformeerd over de status van lopende zaken. Zorg en Welzijn. Een doelgroep stuurt een poststuk naar de centrale postbus van een loket. of om bij de balie een afspraak te maken. Informatie wordt hierbij gekoppeld aan een zaak. Vervolgens wordt er verder geleid naar een elektronisch formulier (zie hieronder bij Intake) waarmee een aanvraag ingediend kan worden. e. Functionaliteit op de website voor het elektronisch invullen van formulieren om zaken te doen met de gemeente. Het is mogelijk om elektronische afspraken via de website te maken. die bestaat uit verschillende fysieke en elektronische loketten. ‐ Klant contact systeem. Klant Contact Centrum Met Klant Contact Centrum bedoelen wij een virtueel Klant Contact Centrum binnen de gemeenten. ‐ Website gemeente.  Informeren. ‐ Post. GIS. besluiten van de Raad. en bevat openbare informatie. en als dit niet mogelijk is aan de geregistreerde gegevens van de belanghebbende digitale klantdossier. Dit deel van de website is niet persoonsgebonden.  Afspraken maken.d.‐ Email.

 Post.  Email. Vervolgens wordt vanuit het zaakmagazijn de voortgang gevolgd en het bijbehorende dossier opgebouwd. Documenten worden voor de gehele gemeente centraal in een documentair informatieysteem opgeslagen. Digitale keuzen via de telefoon leiden tot het vastleggen van digitale acties die worden vastgelegd in het zakendossier van de belanghebbende. wordt geregistreerd. In de backoffice is de aansluiting op de basisregistraties Personen. In het zakenmagazijn worden de zakendossiers bijgehouden. en Adressen en Gebouwen geregeld. ‐ Gegevensmagazijn. Het poststuk wordt gedigitaliseerd en opgeslagen in het documentair informatiesysteem. Een aantal gegevens uit de basisregistraties. of als deze er niet is aan het digitale klantdossier. Het documentair informatieysteem ondersteunt de opslag van documenten. met uitzondering van eenvoudige informatievragen. Telefoon.2. Het totaalbeeld is zo in het midoffice beschikbaar. Geografische gegevens komen samen in een GIS gegevensmagazijn. en het Document Structuur Plan van De Waard. Het gaat hier om lopende en afgehandelde zaken.  Balie. Dit magazijn wordt gevuld vanuit verschillende registraties uit de backoffice. ‐ Documenten-gegevensmagazijn. 2. Deze gegevens worden vanuit de backoffice uitgewisseld met het midoffice.2 Midoffice Midoffice registraties ‐ Zakenmagazijn. Daarbij moet het poststuk ook aan het zakendossier gekoppeld worden. Elke aanvraag van een dienst. waar de geografische informatie en de verschillende kaartlagen worden onderhouden. De vakgerichte afdelingen van de gemeente zijn leidend voor het bijhouden van wijzigingen in de basisregistraties. Acties aan de balie leiden tot het vastleggen van digitale acties in het zakendossier. en eventueel ook andere gegevens uit de backoffice zijn noodzakelijk voor het goed laten functioneren van de midoffice. Procesbesturing De procesbesturing zorgt voor ondersteuning van de gemeentelijke processen vanaf de vraag van de klant totaan de levering van de 11/11 . ‐ Digitale klantdossier In het digitale klantdossier worden aanvullende persoonlijke gegevens van een belanghebbende opgeslagen die niet in het gegevensmagazijn staan. ‐ GIS-gegevensmagazijn. De loketmedewerker ondersteunt door de mail te voorzien van een reactie en te verwerken in het zakendossier.

‐ Beheren. Als de zaak is behandeld. Het besluiten over de zaak door de vakspecialisten van de gemeente. Vaak moeten berichten worden geconverteerd of verrijkt om elders verwerkt te kunnen worden. ‐ Transformatie. Managementrapportage Het midoffice is ook de plek waar de managementrapportages over de specialistische vakafdelingen heen kan worden gerealiseerd. ‐ Monitoring & logging. veelal in de vorm van berichten. Gemeentelijke servicebus De gemeentelijke servicebus is een centrale voorziening die ervoor zorgt dat de frontoffice. Voor elke klantvraag start een proces dat als zaak wordt geregistreerd en vervolgens in de juiste stappen wordt uitgevoerd en afgehandeld. Zodra er echter persoonsgebonden informatie bekeken wordt is authenticatie en autorisatie nodig.dienst. en elkaars functies kunnen gebruiken. De gemeentelijke servicebus zorgt ook voor het transport van gegevens. Voor toegang tot de website hoeft een belanghebbende zich niet te authenticeren. In de 12/12 . Het ondersteunt procesgericht werken. een bericht vanuit de procesbesturing dat door het midoffice of de backoffice moet worden afgehandeld. of een bericht vanuit de backoffice dat in het midoffice moet worden verwerkt. wat is de status van het proces. Het kan hier gaan om een bericht vanuit de website of het klant contactsysteem dat door de procesbesturing moet worden afgehandeld. midoffice en backoffice op een uniforme manier gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. zowel in technische zin (gegarandeerd transport) als in logische zin (verwerkingstijden van aanvragen door de backoffice). Hiervoor is het noodzakelijk om stuurindicatoren vast te stellen en stuurinformatie te genereren. Dit kan van applicatie tot applicatie zijn. of van applicatie tot persoon. welke zaken zijn afgehandeld. ‐ (Integraal) behandelen. dan wordt de zaak gearchiveerd en beheerd. ‐ (Integraal) besluiten. Welke zaken staan open. ‐ Besturing. ‐ Transport. Procesgericht werken vraagt om stuurinformatie. ‐ Bewaken. De procesbesturing is erop gericht om geautomatiseerde procesactiviteiten aan te sturen. ‐ Authenticatie en autorisatie. Dat geldt ook voor het aanvragen van een dienst of een andere acties die betrekking heeft op een (nieuwe of lopende) zaak. Het behandelen van de zaak door de vakspecialisten van de gemeente. welke teams halen de gestelde doorlooptijden niet. Het berichtenverkeer moet goed gevolgd worden.

adressen. en ook bruikbaar zijn binnen alle processen in de backoffice. 2. Vanuit het midoffice kan. Generieke backoffice functionaliteiten Naast de specifieke vakgericht registraties is er ook een aantal generieke backoffice functionaliteiten die de backoffice in zijn geheel ondersteunen. zoals de afdeling Financiën. en daarmee op de procesbesturing in het midoffice. Het gaat hierbij om personen. relatiemanagement. 13/13 . Voor deze functionaliteiten is het essentieel dat ze breed worden toegepast. Lokale basisregistraties De hiervoor genoemde backoffice functionaliteit beschikken elk over hun eigen specifieke registraties. vanuit de procesbesturing. Het managementportaal is het dashboard waarbinnen de managementinformatie kan worden geraadpleegd en geanalyseerd. Er zijn ook afdelingen die ten dienste staan van de gehele werkorganisatie. De specifieke backoffice functionaliteiten ondersteunen de processen binnen één vakafdeling. en is het zaakmagazijn met de procesinformatie beschikbaar. Om dit mogelijk te maken moeten de backoffice functionaliteiten kunnen worden aangesloten om de gemeentelijke servicebus. In veel gevallen zijn dat deelprocessen die onderdeel uitmaken van gemeentebrede processen. Medewerkersportaal Ondanks de grote verscheidenheid aan functionaliteiten in het backoffice is het van belang dat gebruiker op een geïntegreerde manier gebruik kunnen maken van deze functionaliteiten en gegevens. ‐ Management portaal. projectmanagament en financieel management. een taak worden uitbesteed aan een vakafdeling. WOZ.2. Dit wordt ook wel een datawarehouse genoemd.3 Backoffice Specifieke backoffice functionaliteiten Elke afdeling gebruikt zijn eigen vakgerichte functionaliteiten voor het uitvoeren van de eigen processen. Naast die specifieke registratie worden ook een aantal basisregistraties onderkend die naar het midoffice en naar de landelijke basisregistraties ontsloten moeten kunnen worden. bedrijven en gebouwen. Het gaat hierbij om de kantoorautomatisering. ‐ Management informatie.midoffice zijn de belangrijkste overkoepelende dossiers beschikbaar. Naast de verschillende backoffice registratie kan er ook een aparte registratie voor managementinformatie worden ingericht waarin informatie uit verschillende backoffice systemen is samengebracht ten behoeven van rapportagedoeleinden.

Dit programma bestaat uit een groot aantal voorzieningen dat gefaseerd beschikbaar zal komen en waarvan De Waard gebruik zal gaan maken.3 Architectuurprincipes Voor de beschrijving van de architectuurprincipes zijn de principes van de GEMMA het uitgangspunt.en procesgericht werken.2. de gemeente ontwikkelt zich tot dé poort tot de overheid (met als intern thema het KCC). Dit landelijke front office moet kunnen aansluiten op het frontoffice van De Waard. ‐ ‐ ‐ ‐ 14/14 . 2. Dit bestaat uit landelijke portale waar burgers en bedrijven terecht kunnen voor bepaalde producten en diensten van de overheid.5 Landelijke midoffice Het landelijke midoffice wordt gevormd door alle e-voorziening die voortkomen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). ‐ aansluiten op e-overheidsvoorzieningen (volgens NUP). 2. Binnen de GEMMA worden 7 kernprincipes beschreven.4 Landelijk frontoffice Landelijke frontoffice functionaliteiten bieden overkoepelende frontoffice diensten voor meerdere overheidsorganisaties.6 Landelijke backoffice Het landelijke backoffice bestaat uit alle landelijke basisregistraties. ‐ ketensamenwerking en de federatieve overheid (met als extern thema ook de samenwerking die nodig is om aan thema 4 invulling te geven).Daartoe dient het medewerkersportaal. Het medewerkersportaal biedt geïntegreerde toegang die gepersonaliseerd en geautoriseerd kan zijn.2. 2. die de optelsom zijn van de lokale basisregistratie van de verschillende overheidsorganisatie. zaak. naast koppelen ook kantelen en generiek maken. Via de landelijke e-voorziening Ontlsuiting landelijke basisregistraties (beschikbaar als e-voorziening in de landelijke mid office) kan De Waard op die basisregistraties aansluiten. bijvoorbeeld Mijn overheid of de Regelhulp WMO. ontsluiting en gebruik van basisgegevens. Vaak wordt dit gecombineerd met lokaal intranet voor nieuws en samenwerkingfaciliteiten. 2.2.

informatievoorziening en techniek. In dit mid office wordt naast een zaakmagazijn een aantal gegevensmagazijnen onderkend die deze werkwijze mogelijk maken.3. 2.en procesgericht werken Processen Voor De Waard betekent dit met name. Informatie Om dit mogelijk te maken wordt een orkestratierol onderkend die de overkoepelende besturing van aanvraag tot en met de levering van een product of dienst verzorgt. en worden zo snel mogelijk kanaal-onafhankelijk uitgevoerd. De diensten zijn via elk kanaal beschikbaar. De Waard kan op elke moment actuele statusinformatie verstrekken over de voortgang van lopende zaken.2 Ontsluiting en gebruik van basisgegevens Processen De dienstverleningsprocessen wordt zo ingericht dat De Waard burgers en bedrijven niet vraagt om gegevens die al binnen het overheidsdomein beschikbaar zijn. Deze orkestratie wordt ondergebracht in een mid office. Eventuele fouten die in deze 15/15 . met uitzondering van vragen om informatie die direct kunnen worden afgehandeld. dat de dienstverleningsprocessen klantgericht worden georganiseerd als een doorgaande stroom van een klantverzoek tot het leveren van het gevraagde antwoord of product.1 Zaak. Alle klantverzoeken worden daarbij zaakgericht afgehandeld. In de hierna volgende paragrafen is bij elk kernprincipe van de GEMMA architectuur aangeven wat dit principe voor De Waard betekent met betrekking tot de inrichting van processen. en die los staat van de gespecialiseerde uitvoering in de backoffice. Deze principes worden vervolgens uitgewerkt naar de specifieke situatie van de Waard. 2. Techniek Systemen in de back office moeten zoveel mogelijk gebruik maken van open standaarden om aansluiting op een generieke integratievoorziening en een generieke voorziening voor procesbesturing (orkestratie) mogelijk te maken.‐ een groeipad naar serviceoriëntatie.3.

De Waard is bronhouder voor de basisregistratie personen. Zo onstaat een overkoepelende besturing m. Techniek De Waard conformeert zich aan alle standaarden die betrekking hebben op de vastlegging en uitwisseling van basisgegevens binnen de Nederlandse overheid. en de inrichting van een midoffice essentieel. gebouwen. de levering van een product of dienst die los staat van de gespecialiseerde uitvoering (behandelen en besluiten). Informatie Om ervoor te zorgen dat De Waard burgers en bedrijven niet om reeds bekende gegevens hoeft te vragen. De Waard gebruikt de landelijke en lokale basisregistraties en werkt actief mee aan de verbetering van de kwaliteit daarvan door fouten terug te melden aan de bronhouder en in principe niet van de gegevens af te wijken. wordt gebruik gemaakt van landelijke en lokale basisgegevens.3. Het behandelen en besluiten wordt daarmee een apart proces in het midoffice. Van al deze gegevens is de bronhouder bekend.t.gegevens worden geconstateerd worden aan de bronhouder teruggemeld. bedrijven en WOZ en ontsluit deze lokale basisgegevens voor de gehele organisatie en zorgt voor de juiste aansluiting van de lokale basisregistraties op de landelijke basisregistraties. 16/16 . ongeacht het kanaal. Daarbij wordt aangesloten op de daarvoor ingerichte landelijke voorzieningen zoals de Digikoppeling (overheidsbrede servicebus) en de e-voorziening voor de ontsluiting van landelijke basisgegevens. Informatie Voor wat betreft de informatievoorziening wordt dit zodanig ingericht dat bij de intake.b. 2. dezelfde informatie wordt vastgelegd.3 Naast koppelen ook kantelen en generiek maken Processen Om de kanteling van aanbod naar vraagsturing mogelijk te maken is de eerder genoemde procesbesturing (orkestratie). De Waard ontsluit en gebruikt daarvoor de lokale basisgegevens en de landelijke basisregistraties binnen alle werkprocessen. adressen.

Daarbij worden voor generieke informatiefuncties ook zoveel mogelijk generieke voozieningen gebruikt. Het gebruik van deze voorzieningen is verplicht.5 Aansluiten op e-overheidsvoorzieningen (volgens NUP) Processen De bedrijfsprocessen worden aangesloten op de in het NUP genoemde landelijke e-overheidsvoorzieningen. en koppelen met producten en diensten van andere overheidsinstelling wordt aangesloten op de landelijke voorzieningen voor de digikoppeling en de digipoort. Voor bijna alle vragen aan de overheid. 2. Daarbij wordt rekening gehou- 17/17 . en voor bijna alle aanvragen van overheidsproducten en diensten kunnen burgers in de toekomst bij De Waard terecht. inclusief die van ketenpartners en uit landelijke basisregistraties. ondersteunt het proces van informeren over de gemeentelijke producten en diensten. alle producten en diensten van De Waard en uiteindelijk de gehele overheid ontsloten wordt.3. Voor het betrekken van. ondersteund door zoekfunctionaliteit en vraaggeleiding.3. 2. Techniek Voor het kenbaar en doorzoekbaar maken van de eigen gemeentelijk informatie worden de overheidsbrede standaarden toegepast.4 De gemeente ontwikkelt zich tot dé poort tot de overheid (met als intern thema het KCC) Processen Alle gemeentelijke onderdelen die zich met klantcontact bezig houden worden ondergebracht in een herkenbare eenheid: het Klant Contact Centrum (KCC). Informatie De informatiehuishouding wordt zo ingericht dat vanuit ket KCC. Het KCC is via alle kanalen bereikbaar. Waar mogelijk worden specifieke processen en systemen vervangen door generieke en herbruikbare oplossingen. en kan inzicht geven in de status van alle lopende zaken. Daarbij kunnen alle relevante gegevens en documenten worden verstrekt. Het KCC handelt eenvoudige vragen zelfstandig af. Techniek Zowel in de midoffice als in de backoffice worden generieke voorziening ingericht die overkoepelend over de specialistische vakafdelingen gebruikt kunnen worden.

den met haar volwassenheidsniveau en de ambities volgens de plateauaanpak van de EGEM i-teams.) Daarnaast wordt in meer algemene zin gestreefd naar het zo breed mogelijk toepassen van open standaarden. 18/18 .3. Hierover worden onderling afsraken gemaakt over de servceniveaus. wanneer zij betrokken zijn bij de afhandeling van de zaak. Omgekeerd moet de intake en/of levering van bepaalde producten en diensten van De Waard kunnen worden verzorgd door ketenpartners. Informatie Aansluiting op de e-overheidsvoorziening betekent voor De Waard zelf dat content en klantgebonden informatie beschikbaar wordt gesteld aan landelijke sites zoals Overheid. wordt de voortgang en status in het zaakmagazijn (onderdeel van het midoffice) gevolgd.nl. Dit zaakmagazijn kan (gedeeltelijk) aan ketenpartners beschikbaar worden gesteld.3. en terugmelding van fouten middels de Digimelding ‐ De aansluiting op de e-overheidsvoorzieningen middels de digikoppeling en de daarmee samenhangende standaarden (OSB. ‐ Authenticatie en autorisatie middels DigID en de gemeenschappelijke machtigings. Voor authenticatie en autorisatie wordt aangesloten op de daarvoor bedoelde landelijke voorzieningen en er wordt aangesloten op de landelijke basisregistraties via de daarvoor bestemde voorzieningen. en het bevorderen van het gebruik van open source software.en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) ‐ De gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB). 2. Informatie Voor alle zaken waarvoor De Waard zelf verantwoordelijk is.6 Ketensamenwerking en de federatieve overheid (met als extern thema ook de samenwerking die nodig is om aan thema 2. StUF etc.4 invulling te geven) Processen Samenwerking in de keten betekent dat De Waard voor bepaald producten en diensten de intake en/of levering moet kunnen uitvoeren voor andere overheidsorganisaties. Techniek De Waard sluit in technische zin aan op de landelijke eoverheidsvoorzieningen middels de volgende voozieningen.

Techniek Voor het beschikbaarstellen van zaakgegevens en andere gegevens en documenten aan ketenpartners worden landelijke standaarden toegepast. Alle services worden gespecificeerd en beschikbaar gesteld conform de landelijke afspraken en specificaties. 2. Het koppelvlak van deze services is gestandaardiseerd qua functionaliteit.3. herbruikbare services. Van deze generieke deelprocessen worden gestandaardiseerde dienstbeschrijvingen gemaakt. Op dezelfde manier worden landelijke voorzieningen en de basisregistraties op basis van gestandaardiseerde services gekoppeld. 19/19 .7 Een groeipad naar serviceoriëntatie Processen De gemeentelijke processen worden zo veel mogelijk opgedeeld in zelfstandige (autonoom uitvoerbare) deelprocessen. Informatie De ICT voorzieningen die de processen ondersteunen zijn bij voorkeur opgebouwd uit zelfstandige. die in meerdere dienstverleningsprocessen kunnen worden gebruikt. gegevens en technische standaarden. Daarbij worden generieke deelprocessen onderkend. Techniek Er wordt een register bijgehouden van alle gemeentelijke services die beschikbaar zijn voor hergebruik. Met name als het gaat om diensten die in verschillende processen of door derden kunnen worden gebruikt.

‐ Toets projecten en producten aan de architectuur Wanneer er concrete projecten zijn gedefinieerd. Zo wordt inzichtelijk welke componenten het raakt.1 Aanbevelingen voor de praktische toepassing ‐ Plaats (voorgenomen) veranderingen in het perspectief van de architectuur Voorgenomen veranderingen. excellente dienstverlening en externe oriëntatie. kan deze keuze wat specifieker worden getoetst aan de architectuur. In het tweede hoofdstuk is de architectuur inhoudelijk verder uitgewerkt in de vorm van een architectuurplaat van de informatiearchitectuur en een aantal belangrijke architectuurprincipes. In dit hoofdstuk wordt een aantal aanbevelingen gedaan om de architectuur in de praktijk te brengen. efficiente organisatie. of concrete software producten worden aangeschaft. Het vetrekpunt zijn de ambities van De Waard. Daarbij spelen ook de landelijke ontwikkelingen een belangrijke rol. samengevat in de drie e’s. Is de keuze in lijn met de toekomstvisie en is aan alle raakvlakken en consequenties met andere onderdelen van de architectuur gedacht? 20/20 . De vraag is nu hoe deze architectuur in de praktijk kan worden gebracht. zoals bijvoorbeeld de introductie van zaakgericht werken of de inrichting van een klantcontactcentrum (KCC) kunnen worden gepositioneerd in de architectuur. Daarnaast wordt op die manier zichtbaar hoe de beoogde verandering zich verhoudt tot de ‘ideale’ situatie zoals in de architectuur weergegeven. zoals het programma Andere Overheid. Deze plaat en bijbehorende principes heeft tot doel om het inzicht te vergroten in de toekomstvisie en de samenhang tussen de verschillende onderdelen van de informatievoorziening. en welk effect de verandering heeft op de andere componenten. het Nationale Uitvoeringsprogramma (NUP) en de referentiearchitecturen NORA en GEMMA.3 Hoe nu verder? In dit rapport is in het eerste hoofdstuk in algemene zin weergegeven waarom het voor De Waard nuttig is om een ICT architectuur te ontwikkelen. 3. Het gevaar is dat het een statisch document is met te weining concrete praktische waarde.

De consequenties van de afwijking kunnen inzichtelijk gemaakt worden.2 Doorontwikkeling van de architectuur De architectuur in dit document is beperkt van opzet. ‐ Wijk beargumenteerd af De architectuur is een hulpmiddel. Daarom wordt geadviseerd deze principes toe te passen. bijvoorbeeld in de volgorde waarin onderdelen van de architectuur achtereenvolgens worden gerealiseerd. maar je weet tenminste dat je dat doet. tenzij er goede argumenten zijn om dat niet te doen (bijvoorbeeld vanwege beleidskeuzes van De Waard). In dat geval kan van de architectuur worden afgeweken. en baseer de migratiestrategie daarop Tenslotte kan het huidige applicatielandschap op de architectuur worden afgebeeld. De Waard zal stappen moeten definiëren om dit toekomstbeeld ook te gaan realiseren. zodat inzichtelijk wordt in hoeverre de huidige situatie van de ‘ideale’ situatie afwijkt. Met behulp van de architectuur kunnen stappen worden gedefinieerd. Daarmee blijft de architectuur compact en overzichtelijk. geen keurslijf. of ze juist uit te faseren of andere acties te ondernemen om het applicatielandschap in lijn te brengen met de architectuur. zijn in de GEMMA nog verder uitgewerkt. ‐ Pas de GEMMA referentiearchitectuur toe De architectuur van De Waard is gebaseerd op de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten.‐ De architectuur is een toekomstbeeld dat stapsgewijs bereikt kan worden De architectuur schetst een toekomstbeeld van de informatievoorziening die mede inhoud geeft aan de ambities van De Waard. Voor het grootste deel zullen deze principes zeer goed toepasbaar zijn voor De Waard. Zowel voor de bedrijfsarchitectuur. In totaal kent de GEMMA een consistente verzameling van meer dan 100 architectuurprincipes. De 7 kernprincipes die in de architectuur van De Waard zijn overgenomen. 3. de GEMMA. de informatiearchitectuur als de technische architectuur bevat de GEMMA per kernthema een aantal specifieke principes. ‐ Beeld de bestaande situatie af op de architectuur. en misschien moet zelfs de architectuur worden bijgesteld. Er is ervoor gekozen om alleen de informatiearchitectuur uit te werken naar een specifiek 21/21 . In praktische situaties kan een oplossing die niet in lijn is met de architectuur toch de verstandigste zijn. Deze analyse kan aanleiding geven om op bepaalde applicaties te investeren.

Ook hiervoor is er in de GEMMA een referentiearchitectuur.en informatiearchitectuur kan er ook een technische architectuur worden uitgewerkt waarin de technische infrastructuur centraal staat. kan er ook een bedrijfsarchitectuur worden uitgewerkt waarin de bedrijfsprocessen centraal staan. De architectuur kan in deze vorm heel goed worden gebruikt om inzicht in de samenhang te krijgen. maar voor een aantal toepassingen is het nog erg algemeen. zullen voor het grootste deel goed toepasbaar zijn voor De Waard. en om alleen de 7 kernprincipes van de GEMMA uit te werken. ‐ Werk architectuurprincipes uit als dat nodig is De architectuurprincipes zoals die in de GEMMA nader zijn uitgewerkt. In de GEMMA is daarvoor ook referentiearchitectuur opgesteld waarvan een specifieke architectuur voor De Waard kan worden afgeleid. Ook kan er op specifieke onderwerpen behoefte zijn aan het opstellen van aanvullende architectuurprincipes.architectuurmodel voor De Waard. Op specifieke onderwerpen kan het nodig zijn om de principes nader uit te werken en te vertalen naar de specifieke situatie van De Waard. Met behulp van deze architectuur kan er ook een relatie worden gelegd tussen de processen in de bedrijfsarchitectuur en de informatiefuncties en gegevens in de informatiearchitectuur: welke informatiefuncties en applicaties ondersteunen welke processen? ‐ Werk ook de technische architectuur nader uit Naast de bedrijfs. ‐ Werk ook de bedrijfsarchitectuur nader uit Naast de informatiearchitectuur. 22/22 . De volgende vervolgstappen liggen het meest voor de hand. waarin de informatiefuncties en gegevens centraal staan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful