Notion de manuel de procédures comptables et administratives

Il s'agira de définir le manuel de procédures. Par ailleurs, nous verrons ses implications.

IV.1.1-Définition
Le manuel de procédures comptables et administratives5(*) décrit l'organisation comptable et administrative de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports. Il comprend notamment les informations ayant trait : - à l'organisation générale de l'entreprise ; - à l'organisation comptable de l'entreprise ; - au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables ; - à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ; - à l'organisation des travaux d'élaboration et présentation des états financiers.

IV.1.2-Le manuel de procédures : document décrivant l'organisation comptable
Lorsque l'entreprise opte pour la méthode de centralisation mensuelle des livres et journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilité. Il est établi un document qui prévoit l'organisation comptable et comporte notamment les intitulés et l'objet des documents utilisés pour le traitement des informations et des modalités de liaison entre ces documents et les pièces justificatives y afférentes.

1.3-Le manuel de procédures : document décrivant les supports comptables
Un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu ainsi que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité. Les liens entre pièces et livres comptables, doivent être établis particulièrement pour les entreprises qui procèdent à la centralisation mensuelle ou tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

IV.2- Mise en oeuvre du manuel
Les processus comptables sont souvent organisés de façon à traiter des flux d'opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d'opérations). Le présent guide d'application se propose de décliner les critères de qualité par catégories d'opérations (ventes, achats, etc....) pouvant s'appliquer à chacun de ces processus comptables.

IV.2.1- Le cycle achats/ fournisseurs

IV.1.1. Chaque commande est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée. un timbre « original » et un numéro d'ordre sont portés sur le premier exemplaire par le responsable des achats. Chaque bon de commande est vérifié par le responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières.2-La réception des commandes Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté en trois exemplaires.2. Les doubles sont transmis le jour même au comptable.2.1-Les commandes Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valorisé et établi en quatre exemplaires à partir d'un carnet à souche.par fournisseur.Ce cycle sera analysé en six grands points6(*).par chantier. Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré : .quantité reçue . pour le premier double .date de réception .par ordre numérique selon le numéro attribué à chaque facture. .1.La réception des factures A la réception de la facture. IV. IV. .nombre .référence .visa.3. pour l'original . La comptabilisation . . . . Un numéro identique est attribué à chaque exemplaire reçu (cette référence interne établi un lien précis entre les pièces et l'enregistrement comptable).2. . pour disposer d'un dossier facile à consulter en cas d'appel. Le bon de commande est ensuite signé par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Le classement des factures se fait selon le principe suivant : . dans les entreprises de travaux publics et de bâtiment pour le deuxième double.

.le montant TTC . Les avoirs reçus sont rapprochés des « attente d'avoir » : le comptable veille à ce que la note de crédit correspondant au retour soit bien établie par le fournisseur. les prévisions de règlement sont enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la date d'échéance. . le magasinier établit un bon de retour et actualise son fichier. Après comptabilisation. Chaque écriture doit indiquer : . IV.1. . Le bon de retour anciennement classé dans le dossier « attente d'avoir » est ensuite joint à l'avoir correspondant.2. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classées par numéro. . Un exemplaire est classé dans un dossier « attente d'avoir » annoté des références de la facture .l'identification du fournisseur .2-Le cycle vente Ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande à la comptabilisation. Après délivrance du « bon à payer ». des remises accordées).2. . un autre reste à la souche.la ventilation de la charge par destination .Le règlement Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception (quantités reçues) et le bon de commande (vérification des prix unitaires. IV.La TVA récupérable. A l'aide de son exemplaire. des conditions de règlement. .5. . En cas de retour de marchandises.le numéro de la pièce justificative . le comptable appose le timbre « bon à payer ». l'original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé » ou un visa d'enregistrement.6. le magasinier enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire.Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service comptable après vérification des conditions de prix et de règlement.la date de la facture . IV. des références de la facture.Le traitement des retours de marchandises Un bon de retour pré numéroté est établi par le magasinier en trois exemplaires. Cet original est immédiatement classé par ordre numérique.1.2.le numéro du compte fournisseur mouvementé . du mode de règlement.

IV. le bon de livraison est rapproché du contenu de l'envoi et de l'accusé de réception de la commande. IV.2. prix unitaires. .dénomination sociale .1-Les commandes Les commandes reçues sont transmises au responsable qui étudie les conditions de prix.désignation du représentant . Avant chaque expédition... .nom et adresse du client . Il est transmis ensuite à la comptabilité avec la mention « A facturer ». . de livraison et de crédit du client. Le magasinier indique les quantités reprises sur des bulletins « retours et reprises de marchandises» (trois exemplaires) enliassés sur un carnet à souche (pré numéroté).. IV.la raison sociale de l'entreprise .2. IV.2-Les livraisons Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison pré numéroté émis en trois exemplaires et établi par le magasinier. . L'un des exemplaires est classé par le magasinier dans un dossier « commandes livrées ». de règlement. Les factures sont émises en quatre exemplaires et doivent porter les mentions suivantes : .2.quantités commandées.2.2. et un autre est remis au responsable des ventes qui appose la mention « livré le . Cet exemplaire est joint au dossier client.par .2. » sur le carnet à souche du bon de commande. conditions de paiement .2.2.»..2.délais de livraison.5-La facturation Les factures sont établies par le service comptabilité à partir de bons de livraison portant la mention « A facturer ».2..3-Les règlements La gestion des comptes clients doit être suivie de manière très rigoureuse.adresse de livraison .. Dès réception de l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque. il en est fait mention sur l'exemplaire « réglé le . . .4-Les avoirs -clients Des avoirs aux clients sont établis à chaque retour de marchandises. Elles comportent les éléments suivants : .désignation exacte des produits commandés . Le comptable mentionne également le règlement dans son journal de trésorerie. .IV.

Il faut proscrire ces pratiques et exiger l'inscription manuscrite de l'ordre par le signataire. IV.3-Le cycle trésorerie Il s'agira des opérations de caisse et les autres disponibilités. IV. Les contrôles de caisse périodiques (mensuels voire hebdomadaires) permettent de s'assurer de cette égalité.2-La protection des disponibilités Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans une armoire ou un coffre.6.2. Après enregistrement. Pour effectuer ce contrôle. IV. le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des espèces détenues. il doit .3.2.2.3. » puis est classée dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique).prix unitaire et la mention de la TVA.2. L'existence d'un tel solde constituerait une grave présomption d'irrégularité de la comptabilité. V. il est nécessaire de compter les espèces détenues dans la caisse et de remplir l'imprimé intitulé `'contrôle de caisse `'.numéro d'immatriculation au RCCM . Cette procédure permet de suivre en permanence l'évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur.2...L'émission de chèques Il arrive parfois que l'émetteur d'un chèque avec une légèreté blâmable ne mentionne pas le nom du bénéficiaire... les espèces doivent être rangées chaque jour de la même manière. IV. Les factures doivent être comptabilisées chaque jour. .1-L'inventaire physique de la caisse A une date donnée. Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable et sont classées dans le dossier « en attente de comptabilisation». la facture reçoit la mention « comptabilisée le .La comptabilisation Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai. . .quantité et dénomination des produits vendus et des services rendus . Si par extraordinaire un tel chèque est reçu (en général par correspondance).3.3.2.nom et adresse de l'acheteur . De même. .date de la vente .

le registre du Comité d'Établissement .le registre de la médecine du travail .4-Le cycle personnel-paie Ce cycle est relatif à toutes les actions qui concernent le personnel.le registre de l'inspecteur du travail . Le remboursement doit intervenir par prélèvement sur le salaire du mois au cours duquel l'acompte est versé.le registre des contrôles techniques et de sécurité. dès l'ouverture du courrier.2.le registre unique du personnel .3-Les registres obligatoires Certains registres sont obligatoires : .4.3.impérativement. Au plus tard. -un extrait de casier judiciaire. .2.4. IV. Celui-ci devra respecter le droit du travail en vigueur et la convention collective concernée. IV. entre le journal de banque et les relevés bancaires.2.4-Le rapprochement bancaire Un recoupement au minimum mensuel. De même l'endos doit être inscrit au moyen d'un tampon comportant le numéro du compte bancaire de l'établissement concerné. avant la fin de la période d'essai le nouveau salarié devra fournir : -une fiche individuelle ou familiale d'état civil correspondant à sa situation maritale .1-L'embauche Il est conseillé d'établir un contrat de travail écrit.2.2.2-Les acomptes sur salaires L'acompte sur salaire ne doit pas excéder 80 % du montant du salaire perçu. IV. IV. . . .4. IV. -une carte de sécurité sociale .le registre des délégués du personnel . . rendu obligatoire dans le cas des contrats à durée déterminée ou à temps partiel. . doit être effectué au moyen d'un imprimé modèle. être complété par l'apposition immédiate d'un tampon à l'ordre de l'entreprise.

4. .2. .IV. . .des consignes en cas d'incendie .de la convention collective .du numéro des secours. .de la durée du travail . .des textes généraux .du règlement intérieur .4-Les affichages Il s'agit : .