PLAN DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

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PLAN DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR ESE III NIVEL

NOVIEMBRE DE 2011

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

3. BASE LEGAL

4. VOCABULARIO

5. POLÍTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL

6. DESARROLLO

7. REGISTROS

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ: Gerencia FECHA: Noviembre de 2011

Grupo Estándar de Gerencia de Grupo Funcional de Calidad la Información FECHA: FECHA: Noviembre de 2011 Noviembre de 2011

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1.

OBJETIVO 1.1 OBJETIVO GENERAL

Gestionar en forma estandarizada, los requerimientos de información de los clientes, internos y externos, integrando la información administrativa y asistencial dentro de los diferentes niveles de gestión y toma de decisiones de la Institución, contemplando los principios de una información eficiente, eficaz y efectiva. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Gestionar los datos y la información de manera priorizada en función de las necesidades, requerimientos y expectativas de información de los clientes, asegurando la estandarización de la misma durante la captura, el análisis, la transmisión, la difusión, con seguridad según niveles de acceso y almacenamiento, integrando y estructurando la coherencia de la información de tal manera que se pueda monitorear su tendencia y trazabilidad  Propender por el mejoramiento continuo del Sistema integrado de Gestión de Calidad.  Identificar oportunidades de mejora y cambios que permitan dar cumplimiento a la normatividad del Sistema Único de Habilitación, el Sistema Único de Acreditación, el Sistema de Información de la Calidad y la Auditoria para el Mejoramiento Continuo de la Atención en Salud.

2.

ALCANCE Y RESPONSABLE (S):

ALCANCE Este documento describe los Procesos institucionales, las Políticas de gerencia de la información e identifica las áreas de intervención del Plan de Gerencia de la Información que articulado con el Plan de Desarrollo institucional guiará los mecanismos de identificación de necesidades de información del HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E., hasta el año 2012. RESPONSABLES:       Gerente Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Subgerente Administrativo Subgerente Científico Subgerente Financiero y Comercial Jefes de Oficina

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3. BASE LEGAL: 

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RESOLUCIÓN 305 DE 2008: «Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre»

    

ISO 27001 Sistema de Gestión de la seguridad de la Información Plan de desarrollo Institucional Hospital Simón Acuerdo 008 de 2011 Decreto 1011 de 2006: Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios DECRETO 176 DE 2010 : "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones"

    

Decreto Nacional N° 4110 de 2004, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, Decreto 4485 de 2009, la actualiza a través de la versión NTCGP 1000:2009. Decreto Nacional N° 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Resolución 3374 de 2000. Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.

Resolución 1895 de 2001. Por la cual se adopta para la codificación de morbilidad en Colombia, la Clasificación Estadística Internacional de Enfermedades y Problemas Relacionados con la Salud - Décima revisión.

   

Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. Ley 23 de 1891. Código de ética médica. Principios éticos en la investigación: Declaración de Helsinki de la Asociación Médica Mundial. Acuerdo 308 de 2008: Concejo de Bogotá D.C. por el cual se adopta el plan de desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá, D. C., 2008 - 2012 "Bogotá positiva: para vivir mejor"

Acuerdo Nº.0002 de 2006 - Hospital Simón Bolívar. Estructura organizacional del Hospital

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  Resolución 2378 de 2008 ética en investigaciones

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Resolución 1896 de 2001. Por la cual se sustituye el anexo técnico de la Resolución 02333 del 11 de septiembre de 2000 (Primera actualización de la Clasificación Única de Procedimientos en Salud - CUPS)

Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.

  

Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Acuerdos 228 de 2002. Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de Salud y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 282 de 2004. Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitación del Plan Obligatorio de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado para el año 2005 y se dictan otras disposiciones

Acuerdo 336 de 2006. Por el cual se actualiza parcialmente el Manual de Medicamentos del Plan Obligatorio de Salud, se incluyen otras prestaciones en los Planes de Beneficios de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, se modifica el valor de la UPC para el 2006 y se dictan otras disposiciones.

Circular Externa 39735 del 15 de febrero de 2008. Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS; adición de variables para identificar desplazados en régimen contributivo y régimen subsidiado.

     

Resolución 1043 de abril 3 de Habilitación.

2006. Por la cual se establece el Sistema Único de

Resolución 1445 de mayo 8 de 2006. Por la cual se establece el Sistema Único de Acreditación. Resolución 1446 de mayo 8 de 2006. Por la cual se establece el Sistema de Información para la Calidad. Resolución 2181 de 2008. Por la cual se establece la guía aplicativa del SOGCS para dar cumplimiento a la Ley 872 de 2003. Decreto 1011 de abril 3 de 2006. Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del SGSSS. Decreto 1599 de mayo 20 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

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La Ley 489 de 1998 o Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública, además de disponer la supresión y simplificación de trámites como un objetivo permanente de la administración pública.

Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Decreto 1151 de 2008, conocido como el decreto del Gobierno en línea. Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.

La Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las TIC, estableciendo al Gobierno en Línea como uno de los principios orientadores.

Decreto 514 de 2006. Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un SIGA (Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

4. 

VOCABULARIO: Información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

Sistema de

administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de alguna de estas categorías. Sus elementos son Personas, Datos, Actividades o técnicas de trabajo, Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente). Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.  Sistema Distrital de Información: Conjunto de políticas, estrategias y metodologías, procedimientos, bases de datos, plataformas tecnológicas y sistemas de información que determine la comisión distrital de sistemas. El SDI se establece como herramienta fundamental para facilitar a la Administración Distrital el ejercicio de su función de una manera efectiva y ágil en vía de la consolidación de un Gobierno Electrónico.

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Confidencialidad: La propiedad que esa información esté disponible y no sea divulgada a personas, entidades o procesos no autorizados.

Seguridad de la Información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además también pueden estar involucradas otras propiedades como la autenticidad, responsabilidad, no-repudio y confiabilidad.

Sistema de Gestión de Seguridad de la información: Esa parte del Sistema gerencial general basada en un enfoque de riesgo comercial; para establecer, implementar, operar, monitorear, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información

Gerencia de la Información: Es la gestión de la institución sobre los requerimientos de información de la organización relacionados con los procesos de atención y necesidades de los clientes, la planeación, direccionamiento y mejoramiento de la organización, la gestión de recursos y la productividad.

5.

POLÍTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL:

POLÍTICAS DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Estas políticas se basan en objetivos tales como:

1. Estandarizar el uso de los Sistemas de Información disponibles dentro del Hospital, para lograr una mayor eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos, en busca de la satisfacción de necesidades y expectativas de los usuarios, en cumplimiento de la resolución 305 de 2008 emitida por la Comisión Distrital de Sistemas.

2. Mejorar la disponibilidad, oportunidad, el grado de seguridad requerido y la integridad de la información y las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) del Hospital.

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POLÍTICAS DE SEGURIDAD Política de control de acceso

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Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en el uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) a las que tienen acceso los usuarios de dichos recursos dentro del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) del Hospital.

Descripción

Todos los usuarios deben ser identificados con permisos de acceso autorizados. Los métodos de acceso de usuarios deben tener un proceso de autenticación, autorización y auditoria confiable.

En el caso de los usuarios que requieran acceso al Sistema de Información Hospitalario HIPOCRATES, la solicitud la debe realizar el respectivo Líder del Módulo pertinente con las siguientes características: nombre de usuario, número de identificación y permisos correspondientes.

A todos los usuarios se les debe asignar una contraseña para ingresar a la red; esta deberá contener una longitud de seis (6) a doce (12) caracteres, los cuales deben ser alfanuméricos.

Cada contraseña es de uso personal e intransferible, cualquier intento de suplantación de usuario dará lugar a las sanciones disciplinarias y legales a que haya lugar, en cumplimiento de la ley 1273 de 2009.

Los funcionarios deben notificar inmediatamente a la oficina de Recursos de Información, si sospechan que alguien ha obtenido acceso sin autorización a su cuenta y debe modificarla en forma inmediata.

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Todos los sistemas conectados a la red deben solicitar el acceso (login) cuantas veces sea necesario; además, si el usuario está utilizando información sensible, clasificada como secreta o delicada, no podrá abandonar su estación de trabajo sin antes salirse de los sistemas o aplicativos pertinentes.

Todo computador deberá contar con una sesión de Sistemas cuyo password de acceso es de conocimiento de la oficina del Grupo Funcional de Recursos de Información.

Cada usuario puede ser monitoreado sin notificación previa para efectos de control y auditoría interna.

El acceso físico o lógico de un tercero a las Tecnologías de Información y Comunicaciones del Hospital puede generar riesgos a la seguridad tales como la posibilidad del compromiso, daño o pérdida de datos. Estos riesgos se deben identificar con anterioridad y las medidas de seguridad apropiadas se deben acordar con el contratista e incluir en el contrato.

Se deben utilizar los bienes y recursos asignados única y exclusivamente para el desempeño de sus funciones, para las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su cargo. En todas las ocasiones los intereses y el buen nombre del Hospital deben ser protegidos.

Política de revisiones de seguridad a los sistemas de información

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto a la periodicidad y tipo de revisiones de seguridad que se realizan a los Sistemas de Información en el Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) del Hospital, los cuales deben estar delimitados previamente dentro de los lineamientos descritos por parte del Hospital.

Descripción

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En forma periódica el Grupo Funcional De Recursos de Información debe efectuar las pruebas necesarias para evaluar el cumplimiento de las diferentes políticas de seguridad, lo mismo que para verificar el cumplimiento de los estándares de configuración en las diferentes plataformas técnicas e instalaciones de tecnología de información.

El proveedor en el mantenimiento preventivo y correctivo (software y hardware) de equipos, debe garantizar y realizar una revisión a los equipos con el fin de detectar que el software instalado esté debidamente legalizado a nivel de licencias. En cumplimiento de la ley 23 de 1982 sobre derechos de autor.

Solo el personal capacitado y autorizado por parte del coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información puede modificar físicamente los equipos y el software instalado en cada equipo. Los responsables de cada una de las áreas y/o servicios deberán reportar la salida de los usuarios que cesen su labor dentro del Hospital, para su exclusión del sistema, por parte del coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información.

Política de confidencialidad de la información

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto al adecuado manejo y grado de seguridad que requiere la información manejada en cada una de las áreas del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios,

contratistas, o terceras personas que accedan a los activos de

información de la Institución, teniendo en cuenta el grado de seguridad que requiere esta en cada una de las áreas del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción

No se debe promover la proliferación de spam (mensajes de correo electrónico no deseado), ni aceptar suscripciones gratuitas con fines no laborales; cada usuario tendrá, únicamente acceso a la

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información que sea de su competencia, los funcionarios en ausencia de instrucciones claras o precisas, considerarán la información como de uso interno exclusivamente.

Toda la información clasificada como secreta, confidencial y sólo para uso interno, debe ser etiquetada (marcada) con base en estándares definidos.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD FISICA Y DEL ENTORNO Política de protección de los recursos tecnológicos

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto a la protección, nivel de seguridad y manejo que se le da a los recursos tecnológicos, propiedad del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a los activos tecnológicos del Hospital.

Descripción

Los recursos tecnológicos serán protegidos y utilizados exclusivamente para desarrollar las actividades laborales y su utilización se hará en forma adecuada, con el máximo de eficiencia y con ejemplar racionalidad.

Los servidores y equipos de telecomunicaciones del Hospital, deben estar ubicados en un área protegida o cerrada en la cual sólo se permitirá el ingreso de personal autorizado, llevando un registro de acceso al centro de cómputo donde se indiquen los horarios y funciones realizadas (bitácora).

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POLÍTICAS DE GESTION DE ACTIVOS Política de responsabilidad

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto al manejo que dan los usuarios a los activos de información propiedad del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a los sistemas de información del Hospital.

Descripción

Los usuarios y custodios de los activos de información del Hospital Simón Bolívar ESE III Nivel, son responsables por el inventario, uso adecuado, protección y privacidad de estos activos.

Política de arrendamiento de hardware

Objetivo

Disponer la forma y características en la que se adquieren los activos informáticos, basados en los lineamientos de calidad adoptados por el Hospital.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que participan en el proceso de contratación para arrendamientos de Tecnologías de Información y Comunicaciones del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

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Descripción

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El Hospital, adopta la figura de arrendamiento de equipos de cómputo, incluyendo el licenciamiento del Sistema Operativo y Ofimática, por las ventajas que representa este modelo para la Institución.

Las características mínimas de requerimiento, serán determinadas por el coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información, tanto para computadores, Impresoras y demás Tecnologías de Información y Comunicaciones. De igual forma, estos deberán estar acordes con la tecnología de punta vigente.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LOS RECURSOS HUMANOS Política de documentación interna

Objetivo

Generar lineamientos para la implementación de las políticas de documentación interna de los sistemas de información del Hospital.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas o terceras personas que accedan a los sistemas de información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción

Los paquetes de software deben contar con manuales de usuario y guías de operación, las cuales se deben complementar y adaptar por cada una de las áreas del Hospital a sus procesos, con el fin de facilitar la capacitación y medición de adherencia.

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Política de educación, formación y concientización sobre la seguridad de la información

Objetivo

Generar lineamientos para la implementación de las políticas de capacitación de los sistemas de información del Hospital.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a los sistemas de información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción Se debe incluir en el programa de Inducción y Reinducción la capacitación sobre las Políticas de Gerencia de la Información.

POLÍTICAS DE GESTION DE COMUNICACIONES Y OPERACIONES Política de control de virus

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto a la activación y/o manejo del programa de antivirus, propiedad del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios,

contratistas, o terceras personas que accedan a los activos de

información del Hospital, mediante el adecuado uso del programa de antivirus con que cuenta el Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

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Descripción

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Los computadores que se sospechen, han sido comprometidos por virus o software malicioso, deben ser apagados y/o desconectados de la red en forma inmediata. La solución de dicho inconveniente debe ser atendido directamente por la persona encargada ò asignada por la Oficina del Grupo Funcional de Recursos de Información.

Todos los archivos en discos flexibles, memorias portátiles o provenientes de Internet, deben ser verificados con el antivirus antes que estos sean utilizados en los computadores personales o servidores de la organización.

Antes de restaurar archivos desde copias de respaldo, estas deben ser verificadas con el software antivirus del Hospital.

Política de respaldo de la Información

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto al respaldo de la información del Hospital.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que participen en el respaldo de la información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción

El Grupo Funcional de Recursos de Información, debe establecer los lineamientos o procedimientos para el respaldo, almacenamiento y destrucción de la información sensible, valiosa o crítica del Hospital.

El backup semanal deberá ser almacenado externamente. Para este propósito se deberá definir una forma de hacerlo. Los respaldos de información sensible, crítica y valiosa deben almacenarse en un sitio protegido contra inclemencias del medio ambiente y con controles estrictos de acceso.

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Política de protección de la información

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Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto al manejo y protección que requieren las Tecnologías de Información y Comunicaciones del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, información del Hospital.

contratistas, o terceras personas que accedan a los activos de

Descripción

Los activos de información serán protegidos con el nivel necesario en proporción a su valor y el riesgo de pérdida de los mismos; la protección debe acentuar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha información.

La copia de seguridad de información exógena al Sistema de Información Institucional, es responsabilidad de cada uno de los funcionarios, contratistas, o terceras personas que accedan a estos activos informáticos.

Ningún usuario está autorizado para usar ni acceder de forma parcial o remota a las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) del Hospital sin previa autorización del coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información. En cumplimiento de la ley 1273 de 2009.

Política de monitoreo y evaluación del manejo de la información

Objetivo

Asignar responsabilidades individuales en cuanto al monitoreo y seguimiento que se da al manejo y uso de los recursos de información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

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Aplica a todos los funcionarios,

contratistas, o terceras personas que accedan a los activos de

información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción

El coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información se reserva el derecho de monitorear o inspeccionar, en cualquier momento todos los sistemas de información de la organización, ya que los datos almacenados por cada usuario no deben tener expectativas de privacidad, puesto que estos son propiedad exclusiva del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

El Grupo Funcional De Recursos de Información conserva el derecho de retirar de los sistemas de información cualquier material que pueda ser considerado ofensivo, dañino o potencialmente ilegal, e informar de forma inmediata a las áreas correspondientes.

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POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Política de adquisición de paquetes de software Objetivo

Establecer lineamientos en la adquisición de paquetes de software para el Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que participen en los procesos de adquisición de paquetes de software para el Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Descripción

Los paquetes utilitarios de software son programas que apoyan al Sistema de Información del Hospital. Como el Hospital no realiza desarrollos de software estos se deben adquirir con características tales como: Deben ser confiables, seguros, actualizados y compatibles; además, deben contar con garantía, capacitación para su manejo, soporte y mantenimiento; adicionalmente deben ser desarrollados por empresas reconocidas en el mercado, con una amplia trayectoria y que apliquen buenas prácticas y estándares superiores de desarrollo de software.

Los paquetes de software deben funcionar en sistemas operativos HP-UX 11.10, Windows 2000, XP, o cualquier otra versión más reciente.

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POLÍTICAS DE GESTION DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Política de disponibilidad de los activos de información

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Objetivo Establecer lineamientos en cuanto a la disponibilidad, información del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E. acceso y tiempos de recuperación de la

Alcance

Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que participan en la disponibilidad de los sistemas de información del Hospital.

Descripción

Los activos de información deben estar disponibles para soportar los objetivos misionales del Hospital. Deben tomarse medidas adecuadas para asegurar el tiempo de recuperación de toda la información en caso de fallas.

El coordinador del Grupo Funcional de Recursos de Información del Hospital debe definir el plan de contingencia en conjunto con los proveedores de servicios, para garantizar la continuidad del negocio.

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POLÍTICAS DE GESTION DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO FÍSICO Definición de activos de información en medio físico: Aquellos documentos, formatos y registros en medio físico, necesarios para la gestión de los procesos de la entidad. Política de disponibilidad y acceso a los activos de información en medio físico.

Objetivo Establecer lineamientos en cuanto a la disponibilidad y acceso de los activos de información en medio físico del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance Aplica a todos los activos de información físicos asociados a la gestión de los procesos del Hospital ESE tercer Nivel.

Descripción

Los activos de información en medio físico deben estar disponibles para soportar el desarrollo de los procesos del Hospital. Su disponibilidad y acceso responde a los lineamientos establecidos en el procedimiento de control de documentos, control de registros establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad del hospital y a lineamientos normativos legales vigentes.

El acceso a los activos de información en medio físico de entidades externas, denomínense entes de control, personas naturales o jurídicas debe ser controlado por personal del Hospital, de acuerdo a la naturaleza de cada documento y deben establecerse mecanismos de trazabilidad que garanticen la ubicación actualizada y datos relevantes sobre el préstamo o consulta de los mismos, sobre todo cuando estos documentos están vinculados al proceso de atención.

Para garantizar la disponibilidad adecuada, pertinente y oportuna de los activos de información en medio físico, la entidad debe establecer e implementar mecanismos sistemáticos y formales en las dependencias para la generación, consulta y archivo de los documentos de acuerdo a la naturaleza de los procesos en donde se utilicen. El almacenamiento y disposición final deben responder a lo definido en las tablas de retención documental de la entidad. Política de protección y salvaguarda de los activos de información en medio físico.

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Objetivo

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Establecer lineamientos en cuanto a la protección y salvaguarda de los activos de información en medio físico del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance Aplica a todos los funcionarios, contratistas, o terceras personas que participan en la disponibilidad de los sistemas de información del Hospital.

Descripción Los activos de información físicos deben estar protegidos de condiciones ambientales adversas, del acceso indiscriminado y no regulado, Deben tomarse medidas adecuadas para asegurar la recuperación de la información en caso de extravío, hurto o fenómeno natural. Las responsabilidades sobre la custodia de los documentos, debe estar establecida en cada proceso de la entidad y en los procedimientos asociados.

8.3

Política de disposición final de los activos de información en medio físico.

Objetivo Establecer directrices para definir la disposición final de los activos de información en medio físico, cuya preservación signifique valor en el desarrollo de las actividades de la institución y sus partes interesadas. Alcance Aplica a todos los activos de información en medio físico derivados de la gestión de los procesos de la institución. Descripción Es necesario decidir objetivamente la conservación, preservación, almacenamiento o eliminación de los activos de información en medio físico que posee la institución, teniendo en cuenta el ciclo de vida de los mismos. La disposición final de información en medio físico en el estudio y desarrollo de las tablas de retención documental de cada área o servicio de la institución, bajo la custodia y acompañamiento del Grupo Funcional de Gestión documental, en cabeza de la subdirección administrativa.

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8.4

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Política sobre la racionalidad de los activos de información en medio físico

Objetivo Establecer lineamientos en cuanto la racionalidad de los activos de información en medio físico del Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E.

Alcance Aplica a todos los activos de información en medio físico derivados de la gestión de los procesos de la institución. Descripción Los activos de información físicos deben generarse de acuerdo a lo requerido por el proceso y solo y solo si estos van a generar valor en la gestión del mismo. Se debe procurar en tanto lo permita la naturaleza del documento, utilizar medios que racionalicen el uso de papel en las actividades propias de las dependencias.

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6. DESARROLLO GENERALIDADES:

GENERALIDADES DEL HOSPITAL Breve reseña histórica El Hospital Simón Bolívar fue creado por el programa de desarrollo de la zona nororiental de Bogotá, el cual contó con un equipamiento para beneficiar la zona oriental y nororiental de la Capital. Como proyecto inicial se planteó construir un hotel al servicio de la Policía Nacional, pero el mismo fue reevaluado y se decidió construir el Hospital por etapas; fue construido entre los años 1973 y 1982, cuenta con un área de lote aproximado de 21.891 m2 y con un área construida de 21.806.74 m2 .

El Hospital se encuentra ubicado en la Calle 165 No. 7-06 Localidad No. 1 de Usaquén, en la zona nororiental del Distrito Capital, sobre un lote de forma irregular y topografía inclinada.

El Hospital Simón Bolívar Empresa Social del Estado, III Nivel, fue fundado el 24 de julio de 1982 y transformado en Empresa Social del Estado mediante acuerdo 17 del 19 de diciembre de 1997 emanado del Honorable Concejo Distrital de Bogotá.

La primera etapa de apertura del hospital la constituía la entrega de los servicios ambulatorios de la Unidad Regional Simón Bolívar, un recurso de singular importancia, ya que el 80% de la demanda de servicios de atención médica permanente y servicios complementarios de Rayos x, Laboratorio Clínico, Rehabilitación, Servicio Social y otros podían ser satisfechos en la Consulta Externa. El servicio de emergencia y los servicios periféricos de atención primaria (Centros y puestos de Salud), vinculados al hospital regional representaban el 20%.

Además, el contacto estrecho de la comunidad a través de sus programas de educación para la salud, vacunaciones, vigilancia de las enfermedades y aspectos de saneamiento del medio ambiente, uso de agua potable y condiciones de vida saludable, constituirían el primer escalón de importancia en la organización de los servicios del Hospital Simón Bolívar, con activa participación comunitaria. Direccionamiento estratégico Determinados los ejes centrales sobre los cuales se adelantará este Plan, el objetivo general del mismo tiene como finalidad principal la sostenibilidad del hospital, mediante una productividad con calidad, un servicio ejemplar hacia el usuario y su familia y una gestión eficiente que responda a la dinámica del hospital, al Plan de Gobierno para Bogotá D.C. 2008-2011, “Bogotá Positiva”, y en la medida de las posibilidades y concertaciones que se den, a las políticas nacionales de Salud en el sentido de su articulación con los planes y programas distritales.

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MISION

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Somos una Empresa Social del Estado, referente a nivel Distrital y Nacional que presta servicios de salud integral y de alta complejidad con calidad científica y humana, seguridad, ética, responsabilidad social; comprometidos con el medio ambiente, para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y sus familias; siendo gestores de la formación de talento humano y desarrollo de la investigación.

VISION

Para el año 2016 el Hospital Simón Bolívar III Nivel Empresa Social del Estado, será

un

modelo

de

organización, cumpliendo estándares de acreditación, liderando la prestación de servicios de salud especializados, reconocidos nacional e internacionalmente por la calidad de la atención y el respeto pleno a los derechos del usuario, participando en la formación de profesionales de la salud con genuina vocación de servicio, que sean altamente competitivos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1, Prestar servicios integrales en salud de alta complejidad con calidad, que respondan a las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, fortaleciendo el trabajo en red.

2, Liderar los programas de gestión del conocimiento e investigación en salud, para el desarrollo del talento humano calificado acorde a los principios y valores institucionales y al III nivel de atención del hospital.

3. Fortalecer los mecanismos de participación social para garantizar el control y representación de los usuarios y sus familias en la institución.

4, Desarrollar y mejorar continuamente el sistema integrado de gestión del hospital simón bolívar, bajo el enfoque de acreditación y orientado a garantizar una efectiva gestión institucional que apunte a la satisfacción de necesidades y expectativas del usuario y su familia.

5. Fortalecer la gestión de la organización a partir de la formulación, aplicación y control de estrategias y acciones para la sostenibilidad, mejoramiento financiero y administrativo. Política de la Calidad Brindar atención con calidad, mediante la actividad y decidida participación de todo el personal, satisfaciendo las necesidades y expectativas de los usuarios con un alto sentido de Humanización, asegurando la mejora

continua en los procesos para el logro de los objetivos del Hospital en su gestión social ,asistencial y financiera.

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Objetivos de Calidad • Atención con Calidad: como atención oportuna y amable y suministrando la

Brindar a los usuarios con calidad, entendiéndola información requerida. • • • Satisfacción de necesidades y expectativas:

Prestar servicios de salud que cumplan con las necesidades y expectativas de los usuarios. Humanizacion.

Implementar periódicamente estrategias tendientes a Humanizar la atención del personal. Mejora Continua:

Implementar periódicamente planes institucionales de mejora continua. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL El Hospital Simón Bolívar cuenta con un organigrama estructural, aprobado mediante Acuerdo 02 de 17 de marzo de 2006 de la Junta Directiva, en donde se establece la estructura orgánica de la entidad.

GERENCIA OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA DE GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

OFICINA ASESORA JURÍDICA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

SUBGERENCIA CIENTÍFICA

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

SUBGERENCIA FINANCIERA Y COMERCIAL

No obstante, mediante Resolución 0083 de 16 de Marzo de 2007, fue aprobado el Organigrama Funcional del Hospital, en donde se establece la composición de los diferentes Grupo Funcionales de la entidad.

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ORGANIGRAMA FUNCIONAL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E .S.E. GERENCIA
OFICINA DE GESTION PUBLICA Y AUTOCONTROL OFICINA ASESORA DE JURIDICA

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

OFICINA DE ATENCION AL USUARIO Y PARTICIPACION SOCIAL

GRUPO FUNCIONAL DE CALIDAD

SUBGERENCIA CIENTIFICA

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

SUBGERENCIA FINANCIERA Y COMERCIAL
GRUPO FUNCIONAL DE CONTABILIDAD

SERVICIOS MEDICO CLINICOS Y CONSULTA EXTERNA

UNIDAD DE PEDIATRIA
UCI PEDIATRICA UNIDAD DE RECIEN NACIDOS NEUROLOGIA PEDIATRICA REUMATOLOGIA PEDIATRICA GASTROENTEROLOGIA PEDIATRICA ONCOHEMATOLOGIA PEDIATRICA NEUMOLOGIA PEDIATRICA CARDIOLOGIA PEDIATRICA INFECTOLOGIA PEDIATRICA

GRUPO FUNCIONAL DE GESTION HUMANA

GRUPO FUNCIONAL DE ACTIVOS FIJOS

GRUPO FUNCIONAL DE PRESUPUESTO

UNIDAD DE MEDICINA INTERNA
CARDIOLOGIA NEUROLOGIA NEUMOLOGIA REUMATOLOGIA HEMATOLOGIA ENDOCRINOLOGIA DERMATOLOGIA GASTROENTEROLOGIA NEFROLOGIA UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO ADULTO

GRUPO FUNCIONAL DE SERVICIOS GENERALES

GRUPO FUNCIONAL DE ADMISIONES Y FACTURACION

GRUPO FUNCIONAL DE INGENIERIA

GRUPO FUNCIONAL DE COSTOS

GRUPO FUNCIONAL DE RECURSOS DE INFORMACION

GRUPO FUNCIONAL DE CARTERA

UNIDAD DE SALUD MENTAL UNIDAD DE INFECTOLOGIA UNIDAD RENAL SERVICIOS MEDICO QUIRURGICOS Y HOSPITALIZACION

GRUPO FUNCIONAL DE GESTION DOCUMENTAL

GRUPO FUNCIONAL DE TESORERIA

UNIDAD QUEMADOS Y CIRUGIA PLASTICA UNIDAD DECIRUGIA PEDIATRICA UNIDAD CIRUGIA GENERAL Y VASCULAR UNIDAD DE NEUROCIRUGIA UNIDAD DE OFTALMOLOGIA UNIDAD TRAUMATOLOGIA Y ORTOPEDIA UNIDAD DE UROLOGIA UNIDAD CIRUGIA CARDIOVASCULAR UNIDADOTORRINOLARINGOLOGIA UNIDAD DE GINECOOBSTETRICIA UNIDAD DE SALUD ORAL UNIDAD DE SALAS DE CIRUGIA Y SALA DE PARTOS

GRUPO FUNCIONAL DE SUMINISTROS Y ALMACEN

GRUPO FUNCIONAL DE AUDITORIA DE CUENTAS

GRUPO FUNCIONAL DE SALUD OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL GRUPO FUNCIONAL DE CONTRATACION

GRUPO FUNCIONAL DE GESTION COMERCIAL

SERVICIO DE URGENCIAS

SERVICIO DE APOYO DIAGNOSTICO

UNIDAD DE NUTRICION UNIDAD DE TERAPIA RESPI RATORIA UNIDAD DE LABORATORIO CLINICO

SERVICIO DE REHABILITACION

UNIDAD DE PATOLOGIA
UNIDAD DE IMÁGENES DIAGNOSTICAS

UNIDAD TRANSFUSIONAL UNIDAD FARMACEUTICA

AUDITORIA DE SERVICIOS

UNIDAD DE AUDITORIA DE SERVICIOS UNIDAD DE AUDITORIA DE GESTION Y CONCURRENCIA

SERVICIO DE ENFERMERIA

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PROCESOS INSTITUCIONALES Mapa de procesos

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El mapa de Procesos del Hospital Simón Bolívar E.S.E III nivel, resume de manera general la Operación de la Institución, en él se observa un enfoque sistémico de Procesos Articulados / interrelacionados, como pilares fundamentales del Mejoramiento continuo. Este mapa de procesos, fue reformulado en el año 2011, bajo el acuerdo 011 de 2011, Este esquema está basado en la Administración en procesos, en los cuales intervienen actores de distintas áreas de forma secuencial organizada, y con responsabilidades claras.

Se despliegan en color azul claro los procesos estratégicos, en color verde los procesos misionales y en color azul oscuro los procesos de apoyo. Adicionalmente contamos con un proceso de control de la gestión institucional que es transversal a la gestión de procesos de la entidad.

Toda nuestra estructura de procesos tiene un enfoque en la gestión del riesgo, humanización y responsabilidad social.

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CARACTERIZACIÓN DE LOS MECANISMOS PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE INFORMACIÓN El Hospital cuenta con diversos mecanismos para identificar necesidades de información, tanto de clientes externos como de clientes internos. El Hospital cuenta a su vez con un desarrollo de sus procesos y procedimientos que responden a las necesidades de información de sus clientes internos y externos. En las matrices siguientes, se presentan los diversos mecanismos existentes en la E.S.E. para identificar las necesidades de información, tanto para clientes externos como internos.

CLIENTES EXTERNOS En la identificación de necesidades de información de clientes externos contamos con los siguientes mecanismos principales:

EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN DE USUARIOS DESCRIPCIÓN: Metodología de medición, evaluación y seguimiento de la prestación de servicios del Hospital Simón Bolívar. Se realiza bimensualmente y aborda diferentes aspectos del proceso de atención en la entidad, tanto a nivel administrativo como asistencial. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: En esta mecanismo es posible valorar que y con qué atributos debe salir la información en las diferentes fases del proceso de atención. Ya que se valora la completitud, claridad, oportunidad y calidad de la información transmitida al usuario en el servicio recibido. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Oficina de Atención al Usuario.

EVALUACIÓN INFORME SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE BARRERAS DE ACCESO DESCRIPCIÓN: Es el Sistema Distrital de Información Sobre Barreras de Acceso a Los Servicios De Salud QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Se valoran necesidades de información relacionadas con la inadecuada orientación sobre derechos, deberes y trámites a realizar y dificultades de acceso a servicios por inconsistencias en la base de datos que son las barreras de acceso ligadas directamente con la gestión de información en la prestación de servicios de salud del Hospital Simón Bolívar. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Oficina de Atención al Usuario. REGISTRO DE CONSULTAS LINEA DE ATENCIÓN AL USUARIO HOSPITAL SIMON BOLIVAR, CONSULTAS CADE, SUPERCADE. LINEA 195 DESCRIPCIÓN: Mecanismos de atención al usuario donde se reciben, registran y gestionan diferentes inquietudes y solicitudes de los usuarios del Hospital. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Con este mecanismo es posible detectar las consultas de mayor frecuencia y aquellas de mayor criticidad para los usuarios, para realizar acciones que vayan encaminadas a fortalecer la gestión de la información con los usuarios. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Oficina de Atención al Usuario.

ANALISIS DOFA DE LA ENTIDAD (Debilidades, oportunidades, Fortalezas y amenazas relacionadas con

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la gestión de información de la entidad) DESCRIPCIÓN: Es un mecanismo en donde se valoran las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la entidad, en esta mecanismo participan diversos niveles de la entidad y con base en el se construye el Plan de Desarrollo Institucional. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Con este mecanismo es posible valorar debilidades y amenazas en el tratamiento de información de la entidad, por lo que es posible determinar estrategias que vayan en pro de la eficiencia del sistema de información de la entidad como eje estratégico de la estructura de procesos del Hospital. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Oficina asesora de Planeación CARACTERIZACIONES DE PROCESO DESCRIPCIÓN: es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gestionarlo. Estos elementos son: Objetivo, alcance, dueño del proceso, entradas, salidas, actividades del proceso, indicadores, riesgos del proceso, entre otros. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: En las caracterizaciones se registra en el ítem de entradas las necesidades de información requeridas para llevar a cabo el proceso, particularmente para procesos misionales se evidencia insumos de información clave requeridos en el proceso de atención en salud. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Todos los procesos.

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AUDITORIAS DE SERVICIO DESCRIPCIÓN: Mecanismo de monitoreo y seguimiento de la prestación de los servicios del hospital Simón Bolívar. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Es posible detectar hallazgos relacionados con el tratamiento de la información en los servicios de salud de la Entidad. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Subgerencia Científica – Auditoría de Servicios

PROGRAMA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE (RONDAS DE SEGURIDAD) DESCRIPCIÓN: Dentro del programa de seguridad del paciente se estableció una estrategia denominada rondas de seguridad donde se realizan visitas por piso a los servicios del Hospital. Estas visitas las realizan integrantes del comité de seguridad del paciente y se valoran diferentes aspectos del proceso de atención. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Con este mecanismo se aborda a los usuarios y es posible detectar hallazgos en el tratamiento de la información transmitidas a estos en todas las fases del proceso de atención. RESPONSABLE DEL MECANISMO: : Subgerencia Científica – Auditoría de Servicios ACCIONES DE MEJORA RELACIONADAS CON NECESIDADES DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE EXTERNO DESCRIPCIÓN: Acciones correctivas, preventivas o correcciones generadas en la gestión del proceso. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Acciones relacionadas con el tratamiento de información de la entidad. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Todos los Procesos

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CLIENTES INTERNOS En la identificación de necesidades de información de clientes internos contamos con los siguientes mecanismos principales: MECANISMOS DESDE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PARA EVALUAR EL CLIMA LABORAL, LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN, LA COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE OTROS DESCRIPCIÓN: Mecanismos que permiten evaluar diferentes necesidades del talento humano del Hospital Simón Bolívar y se encuentra relacionados con los flujos de información y de comunicación en la entidad. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Con estos mecanismos pueden detectarse cuál es la calidad de los flujos de información en la comunicación interna de la entidad y pueden llevarse a cabo acciones que agilicen y faciliten la misma. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Subgerencia administrativa-Talento humano CARACTERIZACIONES DE PROCESO DESCRIPCIÓN: Es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gestionarlo. Estos elementos son: Objetivo, alcance, dueño del proceso, entradas, salidas, actividades del proceso, indicadores, riesgos del proceso, entre otros. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: A nivel interno se identifican la información y características requeridas de la misma para la gestión de procesos en el ítem entradas de la matriz de caracterización. Aquí se establecen que necesidades de información se requieren como insumo para un proceso para poder llevarlo a cabo. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Todos los procesos MATRICES DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN: Instrumento que recopila por proceso la información que ingresa y se genera en el mismo, enumerando, su frecuencia, medio de soporte, responsable, trámite que requiere al interior de la dependencia entre otros. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Este instrumento describe específicamente los insumos de información requeridos para realizar las actividades propias de cada dependencia y proceso. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Alimentación: Todos los procesos Consolidado: Oficina Asesora de Planeación.

MECANISMOS GESTIONADOS POR RECURSOS DE LA INFORMACIÓN EN SOFTWARE Y HARDWARE COMO SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN: Mecanismos establecidos para recopilar necesidades relativas al sostenimiento del hardware y software soporte del sistema de información. QUÉ TIPO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN SE DETECTAN: Con este mecanismo es posible detectar necesidades en el flujo de información de la entidad relacionadas con los sistemas de soportes duros y blandos del Sistema de Información de la Entidad. RESPONSABLE DEL MECANISMO: Subgerencia Administrativa- Recursos de la Información.

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PLAN DE ACCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR El plan de acción para el SISTEMA DE INFORMACIÓN HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR está basado en el plan de desarrollo institucional y el desarrollo de proyectos de inversión encaminados a la consolidación de la gerencia de la información en todos sus componentes.

A continuación se enumeran las metas de plan de desarrollo institucional y proyectos dirigidos al desarrollo del Sistema de Información de la Entidad.

PROYECTOS DE INVERSIÓN

Proyecto para el fortalecimiento de la plataforma informática de la entidad: Adquisición de servidores para sistemas del Hospital Simón Bolívar E.S.E.

LINEAMIENTOS BÁSICOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Actualmente, el HOSPITAL SIMÓN BOLIVAR E.S.E III NIVEL, cuenta con un servidor de aplicativos y otro servidor de base de datos, con más de 16 años de uso respectivamente; dichos servidores, poseen problemas de obsolescencia, baja capacidad de procesamiento y almacenamiento de información, generando largos tiempos de respuesta de información, saturación del sistema al conectarse determinada cantidad de usuarios, de otra parte el difícil acceso al soporte técnico y mantenimiento que requieren los equipos por el tipo de tecnología del que actualmente se dispone en el mercado; generando esto, altos riesgos para la confiabilidad, seguridad y disponibilidad de la Información. El servidor de aplicativos es el que proporciona el acceso a los usuarios, almacena y soporta las aplicaciones sobre las que opera la base de datos; y en el servidor de base de datos reposa la información del sistema de información hospitalaria Hipócrates, el cual está compuesto por 16

módulos y la información almacenada es considerable, igualmente a él se conectan en línea entre 120 y 150 usuarios, quienes hacen peticiones a la base de datos como son consultas, grabación de nuevos registros, modificaciones a los registros existentes, corren procesos especiales como son interfases contables, actualización de información y generan reportes institucionales, pero los

tiempos de procesamiento y de respuesta cada vez se tornan más lentos, lo que ocasiona demoras en los procesos administrativos relacionados con la atención a los usuarios tanto internos como externos.

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Entre las prioridades del hospital, se encuentra la mejora de la prestación del servicio, para los usuarios internos y externos. Lo anterior, teniendo en cuenta que para obtener un mejor funcionamiento y brindar un mejor servicio al ciudadano se requiere la obtención tecnología moderna en busca de una mayor agilidad en la información.

Para lograr dicho objetivo, la entidad requiere el cambio del servidor de base de datos y del servidor de aplicaciones en la sede central, con características técnicas de mayor configuración en memoria, y acceso a disco duro que facilite reducir los tiempos de acceso, disponibilidad. y permita la oportuna y eficiente administración, manejo y optimización de la información que generan las diferentes áreas del hospital Simón Bolívar III Nivel Empresa Social del Estado. La plataforma seleccionada debe permitir crecimiento en servidores de manera que permite integrar todos los elementos típicos de un servidor, que permita compartir los elementos comunes como la ventilación, los switches de red, alimentación eléctrica entre otros, lo que permite reducir el consumo eléctrico, cables, sistemas de enfriamiento, salvar espacio para ubicación entre otros. Lo anterior implica que el hospital con apoyo de la Subgerencia Administrativa, estudian y solicitan los recursos físicos y tecnológicos para atender adecuadamente con la finalidad de las tareas conforme al funcionamiento del soporte técnico. De dichos estudios, se desprende la necesidad de equipar la plataforma tecnológica con unos Servidores que sean óptimos a lo esperado con la modernización de las nuevas tecnologías.

CARACTERÍSTICAS MINIMAS DEL SERVIDOR Un servidor es un sistema informático con un hardware y unas características especiales que son las que lo diferencian de los sistemas domésticos, este hardware debe ser más preciso y soportar configuraciones más complejas que permitan un rendimiento mayor, el servidor debe ofrecer un servicio o un recurso necesario para desempeñar las funciones o tareas utilizando una infraestructura de red para poder hacerlo, este servidor debe estar diseñado para mejorar la gestión y administración de la propia red que debería estar diseñada para ofrecer una funcionalidad y un mejor servicio a los usuarios.

El hospital cuenta con personal competente para recibir la capacitación sobre el sistema operativo, manejo del hardware y de la base de datos, actividad que coordinará el responsable designado por el hospital.

El servidor requerido debe contar con las siguientes características técnicas mínimas.

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    

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Redundancia en hardware de procesamiento, comunicaciones, ventilación, almacenamiento y backup Licenciamiento de Sistema operativo incluido a última versión. Licenciamiento de Motor de base de datos a última versión en caso que la solución de hardware supere el licenciamiento actual. Soporte, garantía y mantenimiento de 3 años. Capacitación sobre el sistema operativo, manejo del hardware y de base de datos.

Con la adquisición del servidor se debe incluir:      

Instalación y configuración del hardware Instalación y configuración del Sistema operativo Instalación y configuración de software de base de datos. Migración del sistema de información hospitalario Hipócrates Soporte, mantenimiento de la migración del sistema Hospitalario Hipócrates. garantía de fábrica mínimo por cinco (5) años y los manuales de uso y soporte respectivos. Entregar al hospital en sus instalaciones, las licencias de software, acompañadas de los manuales de uso y soporte respectivos, debidamente instaladas y configuradas en los servidores, de acuerdo a la instrucción que para el efecto señale el Gerente del Hospital licenciado,

Capacitar mínimo a tres (3) tres funcionarios del hospital en las actividades de configuración, diagnóstico y administración de los equipos adquiridos.

Vigencia del proyecto: Cuenta con una viabilización a finales del año 2010 y para ejecución en el año 2012 si se aprueban los recursos financieros, por parte del Fondo Financiero Distrital de Salud.

METAS DE PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Las siguientes son las metas relacionadas con la gestión de información en el hospital y con los mecanismos establecidos para la identificación de necesidades de información del Hospital.

DEL OBJETIVO ESTRATÉGICO 3: FORTALECER LOS MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL PARA GARANTIZAR EL CONTROL Y REPRESENTACIÓN DE LOS USUARIOS Y SUS FAMILIAS EN LA INSTITUCIÓN.

OBJETIVO ESPECÍFICO

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Reportar en aplicativo SIDBA la totalidad de barreras de acceso identificadas y elaborar el informe trimestral para remitir a la SDS.

META PLAN 2011-2012 REALIZAR 4 INFORMES TRIMESTRALES DE BARRERAS DE ACCESO Y REMITIR A LA SDS

INDICADOR REPORTE TRIMESTRAL DE BARRERAS DE ACCESO ENVIADO TRIMESTRAL A LA DE

SDS/REPORTE

BARRERAS DE ACCESO GENERADO

DEL OBJETIVO ESTRATÉGICO 4: DESARROLLAR Y MEJORAR CONTINUAMENTE

EL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR, BAJO EL ENFOQUE DE ACREDITACIÓN Y ORIENTADO A GARANTIZAR UNA EFECTIVA GESTIÓN INSTITUCIONAL QUE APUNTE A LA SATISFACCIÓN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL USUARIO Y SU FAMILIA.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Ampliar la certificación ISO 9001:2008 incorporando los procesos financieros y administrativos.

META PLAN 2011-2012 DOCUMENTAR PROCESOS Y EL 100% DE LOS

INDICADOR

PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICADOS EN EL PERIODO

NUMERO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS / TOTAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS EN EL PERIODO *100 NUMERO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS IMPLEMENTADOS / TOTAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS Y DOCUMENTADOS *100

IMPLEMENTAR PROCESOS Y

EL

100%

DE

LOS

PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTADOS EN EL PERIODO

DEL OBJETIVO ESTRATÉGICO 5: FORTALECER LA GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN A PARTIR DE LA FORMULACIÓN, APLICACIÓN Y CONTROL DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES PARA LA SOSTENIBILIDAD, MEJORAMIENTO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO.

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OBJETIVO ESPECÍFICO Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar y salvaguardar los archivos de la institución, así como la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de las diferentes áreas de la entidad.

META PLAN 2011-2012 ENTREGAR EL 100% DE COMUNICACIONES RECIBIDAS LAS

INDICADOR (NO. DE COMUNICACIONES ENTREGADAS / NO. TOTAL DE COMUNICACIONES RECIBIDAS) * 100 (NO. DE CAJAS DE DOCUMENTACION ARCHIVADA CON TABLAS DE RETENCION / NO. TOTAL DE CAJAS RECIBIDAS CON SISTEMA SIGA) * 100

ARCHIVAR EL 100% DE LA DOCUMENTACION CON TABLAS DE RETENCION RECIBIDAS DEL SISTEMA SIGA.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS DEL PLAN DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN 1. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2011-2012 ACUERDO 008 DE 2011 2. PORTAFOLIO DE SERVICIOS HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR ESE TERCER NIVEL (GRUPO FUNCIONAL DE GESTIÓN COMERCIAL- SUBGERENCIA FINANCIERA Y COMERCIAL) 3. CARACTERIZACIONES DE PROCESOS HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR ESE TERCER NIVEL (GRUPO FUNCIONAL DE CALIDAD) 4. PROYECTOS DE INVERSIÓN (OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN)

7.

REGISTROS:

Matriz de Información Plan de mejoramiento Estándar de Gerencia de la Información.

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