LA FORMACIN DE USUARIOS COMO VA EFICAZ PARA LA IMPLANTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LAS UNIVERSIDADES.

TRAINING OF USERS AS A EFFECTIVE KEY TO IMPLEMENTATION A RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVAL PROGRAM IN THE UNIVERSITIES.

Hace unos aos que los archiveros de las universidades hemos asumido nuevas competencias y retos profesionales a las ya tradicionales funciones de recoger, organizar, custodiar y conservar, que sin menoscabar el legado de nuestros predecesores, stas por si solas hoy seran insuficientes y limitadas. Este conjunto de nuevas actividades que han modificado nuestro quehacer se deben contextualizar, adems, en la lnea de las transformaciones experimentadas en las universidades contemporneas que persiguen obtener cotas mximas para rentabilizar sus recursos y el reto de la calidad en todos los procesos. Las universidades, en estas ltimas dcadas, se han preocupado, entre otros temas sustanciales, de elevar el nivel profesional de su personal para alcanzar los objetivos de ser cada vez ms competitivos ante la sociedad que la sustenta, y al mismo tiempo ofrecer elementos de motivacin para su personal. As pues, la formacin, sin ser algo ajeno a su trayectoria anterior, se ha ampliado considerablemente, presentndose como una de las claves para alcanzar los mencionados objetivos. La oferta formativa se presenta a travs de los cursos organizados por la propia universidad, o cursos externos con participacin del personal en campos profesionales de especialidades concretas. En algunos casos, incluso, ante tal diversificacin de la oferta se ha clasificado la formacin por reas o mbitos temticos, entre los cuales aparecen a veces cursos de documentacin y archivo, con espacios propios, o agrupados en reas ms generales, como gestin de la informacin o gestin administrativa. Esta evolucin de la formacin de las universidades ha coincidido, en ciertos casos, con la implantacin de programas de gestin de documentos, que ha conllevado la necesaria intervencin de los servicios de archivos en la fase de produccin, tramitacin y archivo de la documentacin activa. El anlisis de las necesidades formativas pronto puso sobre la mesa de los gestores de las universidades la necesidad de incidir en la organizacin y racionalizacin de los documentos y archivos de oficina. En esta encrucijada de gestin eficaz y eficiente de las universidades, emerge con ms fuerza que nunca el concepto de gestin integral de documentos y archivos, entendiendo como tal el sector de la gestin administrativa general relativo al logro de la economa y la eficacia en el establecimiento, conservacin, uso y archivo o destruccin de los documentos durante su ciclo vital completo.1 A pesar de una cierta reiteracin de este concepto, su incidencia y formulacin en el entorno de las universidades, es todava menor, al menos en las universidades de nuestro pas, por

CHARMAN, Derek. Anlisis y planteamiento de la documentacin: un estudio RAMP condirectrices. Pars: UNESCO, 1984, p 3. 1

varias razones que tienen orgenes tan diversos como los problemas estructurales, orgnicos y de dotacin de recursos, por citar los principales.2 1. El contexto de la formacin en el sistema de gestin documental y de archivo (SGDA): La formacin de archivstica a este nivel, se debera contextualizar en el programa de gestin de documentos y archivos de cada centro, pues no es una actuacin que aparece al margen de una propuesta concreta, sino que la consideramos como parte integrante de la fase de implantacin del mismo. Un programa de gestin documental y de archivos se basa en la fase de planificacin, que incluye la concepcin y desarrollo de los componentes del sistema, y la fase de implantacin y evaluacin de los distintos programas.3 En el marco de esta ltima fase, se inscriben los programas formativos para usuarios del sistema, es decir, nuestros clientes. 1.1. Un entorno: La programacin de la formacin de gestin de documentos y archivos se desarrolla en consonancia con los conceptos fundamentales y bsicos de un sistema de gestin de recursos y de la calidad. En primer lugar, debemos insistir en la necesaria dotacin de un programa corporativo y uniforme de gestionar los documentos y archivos de una universidad, entendiendo como tal el conjunto de operaciones y tcnicas relativas a la concepcin, al desarrollo, a la implantacin y la evaluacin de los sistemas administrativos necesarios, desde la creacin de los documentos hasta su destruccin o transferencia a los archivos 4. En resumen, a partir de este concepto podemos extraer dos principios aplicables en las universidades: La consideracin de la gestin de la documentacin universitaria como un sector de la gestin administrativa general.5

MORENO, ngeles; BORRS, Joaquim. Los Servicios de Archivo en las Universidades: retos y oportunidades. XVII Jornadas Gerenciales de Universidades. Valencia 3, 4 y 5 de noviembre de 1999. 3 ste es el esquema bsico que se incluye en los programas de gestin de documentos y archivos, como el Sistema de Gestin de los Documentos y Archivos de la Universidad Pompeu Fabra, estructurado en distintas fases y componentes. 4 ROBERGE, Michel. La gesti dels documents administratius. Barcelona: Diputaci Provincial Associaci dArxivers de Catalunya, 1993, p. 63. 5 Esta afirmacin se ha presentado con cierta insistencia a lo largo de las jornadas anuales de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espaolas (CAU). As lo demuestran las conclusiones del I Encuentro de Archiveros de las Universidades (Valladolid, 3 de junio de 1994) en las cuales se propone que las Universidades reconozcan a su Archivo como un elemento necesario e imprescindible dentro de la gestin y organizacin administrativa de las universidades espaolas. 2

La afirmacin que la gestin documental incluye todo el ciclo vital sin excepcin, ya sean en las distintas unidades de produccin (rganos, servicios administrativos, departamentos, facultades, escuelas, institutos) o en todas las fases de su evolucin (activa, semiactiva e inactiva) dicho de otra forma, los documentos con valor primario (administrativo, jurdico, financiero y acadmico) y los documentos con valor secundario (histrico y permanente).6

Esto quiere decir que ya en fase de concepcin y desarrollo, se debe incorporar la planificacin de una programa de formacin para usuarios del sistema. Es obvio, que la materializacin de la formacin y los resultados posteriores se observarn en la fase de implantacin del SGDA, pero ya desde el principio hay que elaborar un programa estructurado y con los objetivos bien definidos. Esta tarea no se presenta nada fcil, pues el anlisis de estas necesidades puede requerir mucho ms tiempo del que disponemos, o la informacin puede no ser completa o exhaustiva, y podemos carecer del necesario apoyo institucional, por citar algunos problemas que pueden ocasionar algunas distorsiones importantes. Para encajar todas las piezas, debemos hacer una breve referencia a la propia misin de la formacin en las universidades como la adecuacin y el desarrollo de los profesionales de las universidades a los requerimientos de la organizacin y los cambios del entorno.7 Como consecuencia de esta finalidad, algunas universidades8, estn desarrollando distintos servicios entre los cuales cabe destacar los servicios de formacin para la actualizacin profesional, que tienen como objetivo actualizar, profundizar y adquirir nuevos conocimientos y habilidades relacionados con la especializacin profesional de cada colectivo y de las diferentes funciones de cada puesto de trabajo. La formacin en la gestin de documentos y archivos se inscribe en esta rea, juntamente con la formacin en procedimiento administrativo, o cursos de especializacin para distintos colectivos. Todo ellos nos puede dar una idea del desarrollo que estn adquiriendo estas actuaciones y la necesidad de incluir la archivstica en un lugar apropiado de la formacin del personal universitario. 1.2. Unos recursos: El principal capital de la formacin son los recursos humanos o agentes que intervienen y participan en el proceso de la formacin con sus distintas responsabilidades y niveles. As pues, podemos situar como agentes del proceso al propio archivero en su nueva faceta de gestor o profesional activo al servicio de la institucin; y los usuarios del sistema que se ocupan de la documentacin en la fase primera de produccin. Centrndonos ahora en los usuarios, es preciso remarcar que en esta ocasin vamos a tratar de los usuarios internos (personal administrativos, secretarias y
Segunda conclusin del I Encuentro de Archiveros de las Universidades (Valladolid, 3 de junio de 1994). 7 Serveis formatius adreats al Personal dAdministraci i Serveis de la Universidad Pompeu Fabra (2001-2002), p. 3. 8 ste esquema es una aportacin del desarrollo de la formacin en la Universidad Pompeu Fabra que ha ido consolidando un plan de formacin y un catlogo de servicios para el personal de Administracin y Servicios. 3
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productores de documentos en general), dejando para otra ocasin la formacin de los usuarios externos (investigadores, estudiosos o ciudadanos), y la formacin propiamente de los archiveros y profesionales de los archivos, por razones obvias y de extensin. El usuario o cliente de un sistema de gestin de documentos y archivos, es la persona responsable de la organizacin y custodia de los documentos y archivos en su primera fase. En esta etapa de produccin, recepcin y tramitacin de los documentos y expedientes, que son resultado de la gestin administrativa, docente y de la investigacin, el personal adscrito al archivo de gestin aplica los primeros mtodos uniformes del tratamiento documental.9 La preparacin acadmica y prctica inicial de estos usuarios en la rea de archivos y documentos suele ser bastante precaria, ya que las escuelas de formacin profesional y centros docentes han prestado tradicionalmente poca atencin a la archivstica, y cuando se ha tratado el tema se observa que se hace desde una perspectiva superficial y algo tpica.10 Nuestro objetivo esencial es, pues, la formacin de estos agentes que, mediante el aprendizaje adecuado del programa de gestin de documentos y archivos, sern nuestros principales aliados en la implantacin del sistema y su relacin con el servicio de archivo ser permanente.11 Adems de los productores directos de documentos, podemos considerar tambin como clientes del SGDA, los gestores o jefes de unidades y servicios universitarios que intervienen tambin como agentes, pues de ellos depende, por una parte la toma de decisiones y actuaciones administrativas basadas en el acceso eficazmente a toda la informacin sobre un asunto; y, asimismo, son piezas fundamentales para una coordinacin e implantacin efectiva del sistema, conscientes de la importancia de la gestin de documentos y archivos en sus respectivas unidades, que debera contar con su implicacin y planificacin directa de los recursos necesarios, entre los cuales destacamos la formacin del personal adscrito a su servicio.12 Todava en la bsqueda de la definicin de responsabilidades de los distintos agentes y, considerndolos tambin como clientes, encontramos a distintos cargos intermedios, tcnicos o gestores administrativos que participan en la propia coordinacin y que asimismo pueden ser objeto de programas especiales de formacin de gestin de documentos para ejercer correctamente su coordinacin y control en el proceso. La realidad nos demuestra que muchas decisiones en este terreno dependen directamente de ellos, y su colaboracin es fundamental. Constatamos que, en general,
Reglamento del Archivo Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra, artculo 5 sobre los archivos de gestin. Esta apartado del reglamento desarrolla las principales funciones de los archivos del gestin, entendiendo como tales las unidades que ejercen las funciones de control, descripcin y custodia de la documentacin en su fase activa, mediante la aplicacin de mtodos y tcnicas incluidos en el sistema general de gestin de documentos de la UPF. 10 BORRS GMEZ, J. Les relacions entre els arxivers i els productors de documents, en Janus 1998.1 - Lligall 12 Barcelona (1997) p. 103-105. 11 Inicialmente, los usuarios suelen ser algo reticentes al tema archivo. En nuestras manos est provocar y motivar su inters, en parte a travs de una formacin adecuada con las herramientas del tratamiento y gestin documental. 12 Op. Cit. BORRS GMEZ, J. p. 104. En este trabajo se distingua ya entre los directivos de un organismo que planifican y supervisan los mtodos administrativos en general, y los responsables de las unidades administrativas que se ocupan de la coordinacin, juntamente con el archivero, y la implantacin del sistema de gestin de la documentacin administrativa en sus respectivas unidades. 4
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hay una gran ausencia de mecanismos de coordinacin, algunos de los cuales son tambin causa de la carencia de formacin a este nivel profesional en la administracin universitaria. Sera muy interesante elaborar programas de formacin que tuvieran en cuenta sus necesidades, en aras de una mejor coordinacin para implantar el SGDA y ofrecer el mximo rendimiento de la informacin.13 El formador -usualmente el archivero de la propia universidad-, debe desempea las funciones de disear, impartir y evaluar los programas de formacin en la materia. Estas actuaciones tienen que estar en consonancia con el SGDA y el proceso lgico de su implantacin en los archivos de gestin. Cualquier propuesta que se presente debe reunir una serie de condiciones, entre las cuales cabe resaltar, la participacin activa y esencial del director o responsable del archivo universitario en el programa formativo, ya se trate de una formacin que posteriormente se va encargar su imparticin al propio personal del archivo, o una formacin encargada a unos profesionales externos a la institucin. En cualquier caso, el director debera formular los objetivos de esta formacin, obtener el control y seguimiento del proceso y participar activamente en la valoracin posterior. Los encargos profesionales a grupos o empresas que desconocen las necesidades o aplican frmulas estndares de programas formativos, pueden perjudicar los objetivos corporativos de implantar un sistema eficaz y uniforme de archivos y documentos para una universidad. Igualmente, se debera prestar atencin y ser prudentes con la participacin de profesionales de otros centros, universitarios o de otras administraciones, que no conozcan la problemtica y las necesidades corporativas a las cuales se deberan afrontar para alcanzar unos resultados prcticos de las sesiones impartidas. En nuestro caso, la formacin debe ser eminentemente instrumental, es decir, tenemos que esperar una mejora sustancial en la organizativa de los archivos de gestin y la integracin del usuario en el proceso a partir de la adquisicin de unos conocimientos y la dotacin de autonoma para actuar tcnicamente. En este sentido, es preferible que la eleccin de los programas formativos, sea ajustada a las necesidades y la realidad prctica de cada centro. Las frmulas externas, a pesar que algunas pueden estar muy planificadas y con muchos recursos invertidos, corren un riesgo elevado de fracaso por no adecuarse a las necesidades y al entorno. No existen recetas mgicas para ser un buen formador, el archivero tiene que esforzarse en ser un comunicador y debe utilizar todas las tcnicas y mtodos pedaggicos a su alcance para transmitir los conocimientos y estimular la reaccin positiva del usuario. Para alcanzar este objetivo, se puede contribuir a travs de la imprescindible formacin del archivero como formador, eso es, participar en cursos y programas especiales que nos permitan adquirir estos conocimientos y tcnicas para analizar las necesidades de formacin, establecer los objetivos a distintos niveles, disear y planificar los programas, realizar las acciones necesarias para llevar a efecto el plan de formacin establecido y evaluar el alcance de las actuaciones formativas.14
Referente a los cargos tcnicos e intermedios de la Administracin universitaria, sugerimos que sera interesante incluir la formacin en gestin de documentos y archivos en su carrera administrativa y profesional en trminos generales, como sucede excepcionalmente en algunos casos, pero que tuviera en cuenta las responsabilidades de stos cargos y que fueran conocimientos indispensables para desempear sus funciones. 14 Este esquema parte del Curso de Formacin para formadores, organizado por la Escola dAdministraci Pblica de Catalunya (1992). Hoy en da existen muchas instituciones pblicas 5
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El archivero responsable de la formacin suele colaborar con las unidades de formacin de las universidades y sus tcnicos en el diseo y programacin de estas propuestas formativas. Este nivel de colaboracin profesional es bsico para detectar las necesidades de formacin y obtener el mximo nivel de implantacin del SGDA. Para cerrar este apartado sobre los recursos, citaremos tan solo los recursos materiales y pedaggicos necesarios, hoy en da bastante buenos en nuestras universidades, pues tenemos a nuestra disposicin materiales y tecnologa procedentes de las actividades docentes y del entorno acadmico que suelen ser muy adecuados para el fin que se persigue. Desde los espacios e instaciones apropiadas (aulas convencionales, aulas especiales de formacin, aulas equipadas informticamente, o simples salas de reuniones), los equipamientos y material audiovisual (proyectores, aparatos para dispositivas o transparencias, ordenadores y conexiones de red), recursos o materiales ofimticos y telemticos (aplicaciones y programas informticos, el diseo de pginas web, Intranets de formacin o sistemas interactivos). A parte de esta infraestructura, debemos considerar el propio material elaborado para la accin formativa, es decir, los manuales o documentos que sustentan y refuerzan algunos contenidos de las sesiones programadas.15 Debemos subrayar la importancia que este material adquiere, pues la calidad y utilidad durante y despus de la formacin, son otros elementos fundamentales para conseguir una buena implantacin del sistema, o lo que es lo mismo, una aplicacin real y continuada de los conocimientos adquiridos por el alumno. Todo ello, nos sita en una lnea de salida perfecta para programar nuestras acciones de formacin.16 2. Diseo y programacin de la formacin en gestin de documentos y archivos. Partiendo del punto de vista de un archivero, la formacin de usuarios se inscribe en la implantacin del SGDA, pues siempre precede a la organizacin de una archivo de gestin y las actuaciones que se desarrollan permanentemente, como el seguimiento y consultara en las unidades administrativas. A pesar que la imparticin de los programas formativos pertenece a las acciones de la segunda fase del sistema, se debe ya tener en cuenta algunas premisas desde el principio, cuando se estn planificando los dems programas y recursos que se irn desarrollando.

y privadas que organizan este tipo de curso para el personal de los organismos que deben impartir formacin como parte esencial de sus funciones profesionales. As por ejemplo, la Asociacin de Archiveros de Catalua program dos cursos de Formacin para formadores, en los ltimos aos, conscientes del papel creciente que el archivero ha adquirido en la formacin de los usuarios internos. 15 BORRS GMEZ, J. Les relacions entre els arxivers i els productors de documents, en Janus 1998.1 - Lligall 12 Barcelona (1997) p. 111. 16 Hoy existen buenos ejemplos de manuales y materiales utilizados para formar a usuarios de un sistema, ya sea en nuestro entorno universitario (archivos de algunas universidades catalanas, espaolas, europeas, norteamericana, canadienses y quebequesas, australianas, etc), o manuales de aplicacin en distintas administraciones pblicas. Tambin se han publicado un nmero considerable de manuales de archivstica, que pueden contribuir a definir mejor los contenidos de nuestro futuro manual. 6

As pues, aqu proponemos un modelo de formacin de usuarios vinculada a la implantacin del SGDA en una universidad que lo asume como objetivo estratgico. Los primeros cursos de archivstica en las administraciones pblicas de nuestro pas, eran en exceso generalistas y conceptuales, no estaban integrados en ningn programa corporativo y su accin se limitaba a las sesiones del curso.17 Ante los problemas existentes en las administraciones pblicas y la carencia de formacin archivstica, estos cursos pretenda alcanzar unos objetivos simples y concretos, esos es, sensibilizar al funcionario de la importancia de archivos y documentos y transmitir unos conocimientos bsicos para la organizacin, custodia y transferencia de la documentacin que estaba a su servicio. 2.1 Fases de la programacin: El archivero, como responsable de desarrollar un programa formativo del rea de gestin de documentos y archivos, debe realizar un anlisis previo de las necesidades con la finalidad de formular adecuadamente los objetivos y disear los programas. En este sentido, las necesidades que emanan de la realidad del tratamiento documental en cada universidad o del propio desarrollo de los instrumentos de sistema (el cuadro de clasificacin, los instrumentos de descripcin, los calendarios de conservacin y eliminacin, y otros) son elementos que van a condicionar este anlisis y estudio de la situacin inicial.18 La formulacin de los objetivos es la pieza clave para alcanzar el xito esperado de los programas formativos, si se rene una serie de condiciones. Con la informacin obtenida del anlisis de necesidades podemos formular unos objetivos precisos, operativos e instrumentales que se adapten a la realidad de nuestros usuarios o clientes. Conscientes de los problemas y los retos profesionales de nuestras instituciones, podemos presentar unos objetivos que resuelvan y estimulen la mejora sustancial de la gestin de archivos y documentos en general. La eleccin de los objetivos determina el programa y los mtodos. Inicialmente, podemos establecer tres categoras de objetivos para acciones de formacin en esta rea: objetivos bsicos (conocimiento o comprensin de conceptos fundamentales sobre los documentos y archivos), objetivos intermedios (aplicacin de los conceptos e instrumentos programados, por ejemplo un sistema de clasificacin de documentos) y objetivos avanzados (anlisis de la situacin y bsqueda de nuevos modelos, como por ejemplo acciones para mejorar la coordinacin de los archivos de gestin). Habra muchas otras clasificaciones posibles que seran vlidas para determinar los distintos tipos de objetivos, aunque en resumen podemos afirmar que los objetivos, en trminos muy generales, pueden exigir al usuario el desarrollo de un conocimiento (informacin
La Generalitat de Catalua desde el ao 1985, organiz varias ediciones de los cursos de archivstica para los distintos funcionarios de las administraciones pblicas catalanas a travs de su Escuela (BALADA, Francesc. Els cursos darchivstica de lEscola dAdministraci Pblica de Catalunya En: Els arxius. Lexperincia catalana, p. 109-111). 18 El archivero debe tener los conocimientos indispensables sobre teora del aprendizaje para aplicar a la formacin de usuarios. La base de este aprendizaje empieza con la motivacin de unos usuarios que suelen tener una visin negativa del archivo, como consecuencia del caos preexistente ante la ausencia o desconocimiento de mtodos y tcnicas archivsticas, o a causa de una dejadez general.
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almacenada en la memoria del sujeto) o el desarrollo de una habilidad (acciones y reacciones del sujeto en orden de conseguir unos objetivos). Los objetivos de un programa especfico de gestin de documentos y archivos para usuarios pueden establecerse a partir del simple conocimiento de los conceptos bsicos, introduciendo quizs algn elemento instrumental, u objetivos ms ambiciosos basados en el trabajo de unas habilidades que motivan una reaccin, unos cambios y modificaciones sustanciales en la intervencin del usuario en el sistema. En este ltimo caso, podemos asegurar que detrs de cualquier accin de esta ndole debe existir un programa estructurado y corporativo de gestin de documentos y archivos de una universidad. As pues, los objetivos de la formacin deben programarse en funcin del propio desarrollo del sistema, incluso por fases o mdulos interconectados, que impliquen asumir nuevos retos y habilidades. ste seria el caso, por ejemplo, de la programacin de cursos sobre la gestin de los documentos electrnicos, una vez superado ya los conocimientos y la aplicacin de las tcnicas del tratamiento uniforme de la documentacin en soportes tradicionales; o cuando el SGDA se ha extendido hacia todas las unidades, servicios y secretarias de departamentos, facultades e institutos. La programacin de los contenidos de las acciones formativas en gestin de documentos y archivos, implica el diseo apropiado y acorde con los objetivos descritos del contenido o las materias que se incluirn. El archivero desarrolla el programa de contenidos en funcin de las variables anteriormente mencionadas, siguiendo una estructura modular o por fases. Los contenidos siempre tienen que adaptarse a las necesidades de los destinatarios, una programacin inadecuada de stos excesiva o demasiado elemental, pueden ser un grave problema para alcanzar los objetivos previstos, a pesar que incluso el problema puede tener su origen en la misma formulacin de los objetivos. As pues, por mencionar solo un ejemplo, debemos considerar con mucha cautela y reserva si es preciso que el personal administrativo estudie a fondo toda la legislacin sobre archivos y patrimonio documental de nuestro pas, o conozca la historia sobre archivos, o analice la normativa reciente sobre sistemas telemticos e informticos de las administraciones. Es preciso preguntarnos si Le servir esto de algo? o s Utilizar estos conocimientos en su quehacer diario en los archivos de oficina?.19 Segn mi opinin, y sin caer en consideraciones demasiado generales, los contenidos que deberan irse programando, estructurados en diferentes propuestas formativas sobre la gestin de documentos y archivos en las universidades, siempre pensando en los usuarios que deben implantar un sistema, podran ser los siguientes con las adaptaciones correspondientes: Nociones bsicas: el concepto de documentos y archivos, con especial incidencia sobre el sistema archivstico de cada universidad; conceptos y funciones de la gestin documental como un sistema, especialmente la
Algunas veces, los usuarios pueden tener la sensacin de estar cursando un curso de nivel muy superior a sus posibilidades y de nula aplicacin en su entorno, en este sentido son significativos los comentarios como este curso parece un master de los que se organizar en nuestro departamento, o parece un curso de doctorado, o no voy a aprovechar nada estos conocimientos tan tericos, Con el trabajo que tengo!. 8
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intervencin de los distintos agentes; el ciclo vital de los documentos; el valor de la documentacin; las agrupaciones documentales (expedientes, series, etc.).20 Normativa universitaria en la materia (reglamentos, circulares o instrucciones): es necesario estudiar y analizar la normativa que tiene una incidencia directa, por ejemplo si existe un reglamento del archivo o normativa de desarrollo de distintos aspectos sectoriales. La clasificacin de documentos: el significado de este concepto; como se clasifican los documentos administrativos; como se utilizan los cuadros de clasificacin; como se aplica la clasificacin a cualquier tipo de informacin. Este apartado debe contemplar la realizacin complementaria, pero esencial, de prcticas y casos reales con documentacin actual. Las operaciones de archivos: instrucciones operativas para organizar los expedientes y documentos (intitulacin y ordenacin), e instrucciones para proceder a la sealizacin y archivo de las unidades documentales (archivadores, cajas o armarios). Los mtodos de descripcin: nociones bsicas sobre la descripcin y recuperacin de la informacin; utilizacin de los instrumentos de descripcin programados para ser aplicados en la documentacin activa; sistemas de bsquedas y elaboracin de instrumentos auxiliares; todo ello, ya se trate de un sistema de descripcin manual, parcialmente automatizado o completamente automatizado. Las operaciones de transferencia y evaluacin documental: descripcin de las operaciones de la transferencia de la documentacin de las unidades acadmicas y administrativas al servicio de archivo y presentacin de los criterios de evaluacin documental. Si existiera ya un calendario de conservacin y eliminacin aprobado, estos conceptos y operaciones formaran parte de las tcnicas a desarrollar en este marco. Los servicios de consulta y prstamo: conocimientos fundamentales sobre el acceso a la documentacin y la utilizacin de los mecanismos del servicios de consulta y prstamo. El acceso a la documentacin pblica es, en general, un tema complejo que requiere una reflexin y un conocimiento concreto en lo que atae estrictamente al funcionario o personal al servicio de la Administracin. Debemos insistir en que para obtener el resultado esperado, estos contenidos tiene que basarse en instrumentos reales y operativos para el usuario (por ejemplo, tratando de cuadros de clasificacin, tenemos que utilizar el sistema corporativo y aplicable a nuestra documentacin, y no aportar una visin demasiado terica), adems estos contenidos tienen que reforzarse con casos prcticos sobre nuestro entorno, que posteriormente comentaremos. A partir de estos contenidos generales para todo el personal, es obvio que pueden programarse actuaciones especficas para ciertos colectivos de la Administracin universitaria, como por ejemplo:

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Opcionalmente, cuando el registro de documentos est asociado al programa de gestin de documentos y archivos de una universidad, estos contenidos deberan tambin recoger una accin especfica para los usuarios de este servicio. 9

cursos para secretarias de cargos acadmicos con una problemtica comn y especfica: gestin de la correspondencia, los informes, la proteccin de documentos confidenciales, el circuito de la informacin, la aplicacin del calendario de conservacin y la eliminacin selectiva de la documentacin; cursos para coordinadores de los archivos de gestin: herramientas y mtodos para los responsables de coordinar ciertas operaciones en los archivos de la unidades y servicios, ya sean labores a realizar entre el personal interno o con el servicio del archivo universitario; cursos para responsables o cargos intermedios de la administracin universitaria: propuestas e instrumentos para una mejor coordinacin de archivos y unidades de trabajo que dependen de ellos, valorando y analizando ciertos mtodos para obtener una eficaz gestin de sus documentos; cursos especializados para servicios con documentacin especfica o una problemtica comn; por citar alguno ejemplo, podemos mencionar la organizacin de cursos de tratamiento de material audiovisual para aquellas unidades que disponen de esta documentacin. Completando el panorama de la formacin archivstica, mencin a parte merece la formacin de los usuarios en las nuevas aplicaciones informticas de gestin de documentos y archivos, para tratar y describir automticamente los documentos, asimismo las dems operaciones como las transferencias y el prstamo de documentacin. La implementacin de una nueva aplicacin siempre tiene que ir precedida de una formacin adecuada de usuarios, paralelo al desarrollo de la propia aplicacin en la universidad. Esta oferta formativa en nuevas tecnologas, se debera ampliar considerablemente en los prximos aos hacia la gestin de los documentos y archivos electrnicos, en la medida que las universidades implanten estos sistemas. Acciones formativas que contemplen la gestin del correo electrnico, la conservacin y transferencia de estas tecnologas a los depsitos de archivo, la valoracin y expurgo de la documentacin electrnica, etc. La metodologa es esencial para completar el estudio de los elementos que intervienen en un programa coherente y estructurado de formacin de usuarios. Existen muchos componentes metodolgicos generales aplicables a estas actuaciones. Es importante la seleccin de los mtodos apropiados, segn los objetivos y contenidos previstos. Podemos considerar, en trminos generales, la metodologa participativa como una de las ms esenciales en el proceso de implantacin del SGDA. Habitualmente, y todava en algunos casos, la formacin en gestin de documentos y archivos ha seguido una metodologa clsica de exposicin (clases magistrales, conferencias, etc.), hecho que ha condicionado mucho el resultado obtenido. En la actualidad, nos planteamos tres formatos formativos: Presencial o mtodo directo en el cual el archivero tiene un control de todo este proceso formativo de los usuarios, normalmente a travs de exposiciones acompaadas de material audiovisual (transparencias, diapositivas, vdeos, etc.). En tal caso, el papel del usuario es ms o menos pasivo porque escucha e intenta absorber informacin;

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Semipresencial o mtodo semidirecto, en el cual se combina la intervencin efectiva del archivero durante las sesiones, con algunos ejercicios individuales de cada usuario. El archivero alterna las explicaciones y el control o evaluacin de los ejercicios realizados por los usuarios dentro o fuera de las sesiones; Autoformacin, en cuyo caso el usuario sigue un programa de formacin con total autonoma, es decir un curso no presencial a distancia, a travs de un CDROM u otros sistemas telemticos e informticos (Internet e Intranets institucionales).21 Sea como fuere, cualquier metodologas de hoy en da debe prever la realizacin de ejercicios prcticos y actividades de los alumnos con casos extrados de la realidad de su documentacin. Cada concepto o habilidad expuesta tendra que tener una conexin con la realizacin de alguna prctica, que posteriormente el archivero podr valorar. El usuario puede aprender ms de un ejercicio prctico de clasificacin de documentos o una prctica de descripcin de expedientes, por citar algunos ejemplos comunes, que de las esforzadas explicaciones de los archiveros. Cualquier accin formativa de esta naturaleza, debe contar con la elaboracin de materiales pedaggicos y manuales de calidad, pues adems de ser una gua durante la formacin y un recurso para la consulta de los usuarios, puede ser el mismo material que se utiliza para organizar la documentacin en los archivos de gestin. En general, las universidades disponen de nuevas tecnologas aplicadas a la docencia y la formacin continua, como los mencionados sistemas de autoformacin. Los archiveros de las universidades tenemos una oportunidad nica para desarrollar algunas propuestas formativas con ayuda de esta tecnologa. La formacin de los usuarios en los sistemas corporativos de gestin de documentos y archivos podra partir de la autoformacin, al menos para ciertos niveles o contenidos del programa. Las ventajas de esta propuesta, a parte de las propiamente intrnsecas, es llegar al usuario de forma ms rpida y eficaz, todava ms si tenemos en cuenta las dificultades actuales para dedicar muchos recursos y tiempo a esta actividad importante. 22

2.2 Fase de evaluacin: El sistema de evaluacin de las acciones realizadas y la consultora permanente de los usuarios formados, nos aporta informacin sobre el proceso de aprendizaje y, al mismo tiempo, tambin sobre la implantacin del SGDA.

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Todava son escasos los pocos programas o propuestas formativas de archivstica para usuarios a travs de sistemas telemticos o informticos. La Escuela de Administracin Pblica de Catalua ha editado recientemente (1999) un CD-Rom Documdia con un programa corporativo de formacin en esta rea. 22 MASIE, Elliott. La formacin electrnica o en lnea. AEDIPE, Revista de la Asociacin Espaola de Direccin de Personal, Madrid, junio 2000, 13, p. 39-44. El autor describe las interesantes ventajas que estos nuevos mtodos de formacin electrnica o en lnea suponen para las organizaciones en trminos de adaptacin al entorno cambiante y eficiencia de recursos. 11

La evaluacin de una accin formativa de estas caractersticas puede combinar una valoracin directa de los conocimientos adquiridos por el usuarios, a travs de una prueba o ejercicio (terico y/o prctico), o la valoracin aplicada en el puesto de trabajo, es decir, la valoracin del proceso de implantacin del SGDA en el archivo de gestin. Las sesiones de seguimiento o control de la aplicacin de las tcnicas y mtodos de la gestin documental son el resultado ms evidente y positivo de la accin emprendida, cuando realmente se han cumplido los objetivos iniciales. La evaluacin de la formacin puede efectuarse a travs del seguimiento de la implantacin del sistema, vinculado a la obtencin de la certificacin correspondiente, como parte integrante del programa. Esta sesin debera constar en el programa formativo, como plan de trabajo para cada usuario, considerndola un requisito indispensable para superar el curso. Si esta sesin de seguimiento no se asociada a la evaluacin final del curso, tambin podra constar como una sesin facultativa o una consultora ofrecida a los usuarios. En cualquier caso, este tipo de evaluacin presenta unas ventajas (control del proceso de implantacin, trabajo directo con los usuarios, garantas de aplicacin, etc.) y unos inconvenientes (dedicacin importante de tiempo, inversin de recursos, insuficiente compromiso para su aplicacin, etc.). Esta fase del curso, adems, implica crear indicativos objetivos para valorar el grado de implantacin del sistema y aplicar, si es preciso, ciertos niveles de correccin. 23 En cada caso, tenemos que valorar el sistema de evaluacin de la formacin en gestin de documentos y archivos, pues hay muchas circunstancias que condicionan la eleccin de un sistema u otro, pero siempre en cualquier caso deberamos tener previstos los sistemas ms apropiados desde el mismo diseo del programa.24 Recprocamente, tambin se deben valorar los docentes, es decir, los archiveros que han participado en el programa de formacin. El resultado de esta valoracin nos proporcionar un conocimiento del alcance de los objetivos, del proceso de formacin, y nos ayuda a corregir y mejorar el programa para prximas ediciones. Los servicios de formacin de las universidades ya disponen de estos mecanismos efectivos para obtener esta retroinformacin.

3. Conclusiones:
Ibid. MASIE, Elliott. La formacin electrnica o en lnea. p. 43. Este autor concluye su exposicin con una afirmacin, que bien podra reflejar nuestra realidad: Una buena formacin requiere una buena evaluacin y, en este sentido, quizs uno de los mayores logros se producira si, para evaluar la formacin, nos preguntsemos si la empresa ha conseguido alcanzar el cambio que quera, en lugar de preguntarnos por lo que el trabajador ha aprendido. 24 Igualmente, los archiveros deberamos contemplar las posibles soluciones o alternativas ante una situacin negativa si no se alcanzan los objetivos formativos, pues ello condicionar el futuro de la implantacin del sistema; hay que buscar alternativas para reconducir el caso y analizar las causas, algunas de las cuales pueden estar relacionadas con nuestra responsabilidad directa en el proceso formativo, o pueden radicar en problemas ajenos a nosotros, ya sean del propio usuario o de la unidad administrativa. Algunos fracasos superan el lmite estricto de la actuacin formativa y se encuentran en la propia organizacin (o desorganizacin) de la unidad administrativa o los problemas del personal adscrito. En tal caso, el archivero debe siempre actuar en sentido estrictamente profesional y en el marco de sus competencias. 12
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Como reflexin final, podemos asegurar que la formacin de los usuarios es una va eficaz e imprescindible para establecer un sistema de gestin de documentos y archivos en una universidad, y que adems aporta unos considerables niveles de calidad para el futuro de los archivos. La universidad que hace la apuesta de incluir la formacin en gestin de documentos y archivos para su personal vinculada a un programa especfico, como estrategia institucional, representa la obtencin de los correspondientes beneficios en la organizacin de las unidades y servicios universitarios. Cada vez se imponen ms los criterios de calidad, eficacia y control de las instituciones universitarias, que tienen un componente esencial en la gestin de documentos y archivos, pues la relacin entre ambas condiciones es obvia y as lo demuestran algunos ejemplos relevantes de las universidades actuales. En este contexto, la formacin de los usuarios o clientes del sistema, es fundamental para contribuir a su desarrollo. Adems, las administraciones universitarias se pueden servir de estas acciones para favorecer el cambio hacia una nueva cultura administrativa y la racionalizacin de los recursos. Para los usuarios la participacin en las acciones de formacin en esta materia, les aporta una metodologa corporativa y uniforme para organizar sus documentos y archivos; les ofrece la utilizacin de unas herramientas normalizadas para el tratamiento documental; pero, por encima de todo, la eficacia y rapidez en la consulta y localizacin de los expedientes, aumentando as la confianza en sus fuentes de informacin. Asimismo, se desprenden otros elementos positivos para ellos, como por ejemplo la facilidad para la movilidad del personal con la mnima repercusin en el archivo, la sensacin de formar parte de una organizacin competente e innovadora en la gestin documental, o la simple tranquilidad que el archivo ha dejado de ser un problema. Para los archiveros, la formacin es la llave de acceso para estar permanentemente en contacto con nuestros usuarios y para implantar el sistema diseado y aprobado por nuestras universidades. Ante la ingente masificacin de documentos y archivos de las administraciones actuales, el archivero tiene que buscar nuevas estrategias que le permitan llegar y abarcar todo el ciclo documental y en todas las unidades, secretarias de centros o departamentos de una universidad. La intervencin del archivero en la primera fase del documento, con criterios archivsticos y mtodos apropiados, es la nica manera de obtener el control sobre la documentacin, hoy imposible de ser tratada cuando sta se transfiere a un centro de archivo. Este papel activo del servios de archivo de una universidad en el campo de la formacin de sus usuarios, le aporta una dimensin fundamental para desarrollar su misin institucional y obtener el debido reconocimiento como servicio administrativo, adems de su tradicional apoyo a la docencia y la investigacin. Tan solo para terminar tendramos que cuestionar algunos problemas para encajar las piezas. A parte de los problemas intrnsecos de una correcta programacin de la formacin y una adecuacin de los objetivos de las acciones en la materia, aspectos que ya han sido expuestos, nos centraremos en algunos elementos organizativos y generales que nos parecen importantes. Las acciones formativas de los usuarios en esta materia, deben formar parte del plan de formacin y los programas oficiales correspondientes de cada
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universidad, no como acciones aisladas o puntuales, sino formando parte del catlogo de actuaciones necesarias para el personal en sus distintos grados o niveles. Relacionado con el punto anterior, se debera insistir en la necesidad de incluir la formacin de gestin de documentos y archivos en la carrera administrativa del personal al servicio de la Administracin universitaria. Todava es insuficiente la dotacin de recursos para un servicio de archivo de una universidad, especialmente para poder disear, programar y evaluar la formacin de sus usuarios. Para ello, sera muy aconsejable que la formacin formara parte del catlogo de funciones de un archivo y de su personal tcnico, dedicando al menos un tcnico a programar la formacin entre sus actividades principales. Es igualmente esencial la existencia del marco normativo adecuado en el cual se reconozca oficialmente el SGDA y su aplicacin en todas las unidades y servicios de una universidad, haciendo especial hincapi en la formacin y determinando el grado de responsabilidad de todos los agentes en el proceso. La formacin de los usuarios en la gestin de documentos y archivos ocupa un lugar preeminente en las funciones recientes de los archivos y archiveros de las universidades, y slo mediante la dedicacin de recursos, la innovacin pedaggica, el reconocimiento institucional y la conciencia de los profesionales, alcanzaremos los retos y objetivos programados.

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