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Informe de Requerimientos de Proyecto VideoFast

Integrantes: Noviembre de 2002

Indice.
Contenidos. Introducción 1. Analisis del negocio. Pag. 3 5

pues automatizan los procesos operativos de las empresas. Levantamiento de Requerimientos.3. 2.4. ¿Qué se hace?.2. 2. ¿Cuál sería el modelo de datos?. ¿Cuál sería el orden de prioridad en los requerimientos?. 5 6 7 Introducción. lo que es más importante. Conclusión. estrategico). 1. 1. 1. facilitan el logro de los objetivos por las ventajas competitivas de su implementación. tactico. ¿Quiénes participan?. . 2.4.5.3. ¿Cuáles serían los procesos involucrados?.1. ¿Cuáles serian los requerimientos funcionales y cuáles no funcionales?. 2.1.2 1. A través de los sistemas de información se logran importantes mejoras.2. 1. ¿Cuál serían los niveles de los requerimientos? (operacional. ¿Qué se necesita?. ¿Cómo funciona?. Los modernos sistemas de información de hoy están cambiando la forma en que operan las organizaciones. 2. proporcionando información de apoyo en la toma de decisiones y.

Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas. el pronóstico de ventas. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos. Al planear la instalación del SIA. el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. son indispensables su planeación y control. con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización. Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. cuándo se hará y quién lo hará. El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades. personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. equipo. la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información. El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. pero sin facilitar la interconexión entre ellos. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas.3 La administración se inicia con la planeación del negocio. sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema. Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación. ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares. sino tan solo sus propias actividades. cómo ha de hacerse. al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse. Más aun. Este método revela la necesidad de una planeación general. pero la planeación gerencial es bien definida. El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. . La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro. Por consiguiente. los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos. Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.

La investigación de requerimientos es la actividad más importante del análisis del sistema. Esta puede ser la inclusión de determinadas formas para capturar datos o procesar datos. ¿Cómo funciona?. . con ella se logra determinar que desea realmente el usuario y en base a esto entregar una solución a su problemática. Debemos entender por requerimiento. producir información.1. Análisis del negocio. 1. 1. una característica que debe incluirse en un nuevo sistema.4 Para iniciar la determinación de los requerimientos es necesario un estudio del sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Introducción: Esta parte del documento tiene por finalidad el dar a conocer el estado actual de operación del proceso administrativo del video club. Los estudios del sistema dan como resultado una evaluación de cómo trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. controlar una actividad en la empresa o brindar soporte a la gerencia entre otros.

manteniendo constante comunicación de los supervisores de los locales.Informes.Verificación de información detallada de las entradas y salidas de las tiendas por medio de informes que se están emitiendo en forma mensual pero en distintos formatos. . Operación de recursos: De acuerdo a la entrevista que se tubo con el cliente. en la verificación de las labores de cada uno.2. con la información de la venta en recaudación.Distribución de dineros e insumos.Compra de videos. 1. teniendo comunicación con el contador el cual se encarga de la administración de las cuentas (entradas y salidas). El dueño del negocio se encarga personalmente de la compra de los videos a los proveedores. .Compra de material nuevo (videos). . El recibe información detallada de la compra de los locales la ultima semana de cada mes. ¿Quiénes participan?.5 Condición actual: Administración: La administración de los recursos en general la hace el mismo dueño en los siguientes procesos: . . .Verificación de administración de dineros en general. la situación en cuanto a la operación que este. cantidad de películas que se arrendaron en el mes la cantidad de perdida en películas. está llevando es la siguiente: . conforme a la sugerencia del mercado que se presenta de clientes en particular. .Supervisor de personal.

Por cada local se encuentran trabajando tres personas las cuales cumplen las siguientes labores: a) Encargado de local: Esta persona es la responsable de la administración del local. atención de publico en general.3. Labores diarias: Estas son las que se realizan diariamente y que mantienen funcionando hasta el momento los locales. . ¿Qué se hace?. distribución de trabajos. envío de informe estadísticos. Una vez al mes se verifica el stock. rendición diaria de las ventas del local. esta se envía una vez por mes. pero en ocasiones cuando el dueño lo requiere. Administración de local: - El administrador es el encargado de la entrada de los dineros (arriendos). caja del local. de hacer caja todos los días. como responsable de la cuenta exhaustiva de los arriendos (estadística). para así ver las películas que se encuentran perdidas o deterioradas y en este caso enviarlas a gerencia para su venta o darlas de baja. 1. b) Ayudantes: Encargados de reposición de mercaderías en los estantes.6 Administración de locales: Personal.

ventas). Películas que salen del local (arrendadas. 2. Películas que regresan al local (devueltas) y películas nuevas. devolución. Levantamiento de Requerimientos: 2. en el cual se registran dos bases de datos: • Mantenedor de inventario: Esta planilla contiene los siguiente datos.7 Cada vez que un cliente arrienda una película este es ingresado a una base de datos que esta confeccionada en EXCEL. Revisión periódica de los estantes en que se encuentran las películas. dadas de baja y en venta). Al finalizar el día se debe efectuar cuenta de caja. • Mantenedor de cliente: Esta planilla contiene los siguiente datos: Registros de actualización de datos de clientes (arriendos.1 ¿Qué se necesita? .

Como otros requerimientos para el sistema hay que agregar que el tiempo de respuesta del sistema sea el apropiado dentro de las factibilidades técnicas y de las necesidades del usuario. que arroje resultados concretos y que no presenten tecnicismos de desconocimiento para el usuario. para que los informes a gerencia presenten un mismo formato y faciliten la interpretación de los datos que contengan. ventas y que administre las bases de datos de tales operaciones. Este sistema debe actualizarse de manera automática cada vez que el usuario registre un proceso. Podemos agregar dentro de las salidas anteriores que el sistema genere reportes de cada local y que el sistema debe permitir obtener estadísticas generales y por local. • Conocer las películas que se colocan en venta y de estas cuales se venden. Conocer la cantidad de morosidades que hay en el mes y una lista de clientes morosos. Conocer los ingresos diarios y semanales (generales y por ítem).8 Se necesita para este proyecto un Sistema de Información Administrativa destinado a Gerencia que maneje y controle información proveniente de operaciones de inventario y que además registre procesos de arriendo. • Conocer datos de películas dadas de baja. Conocer los actores que el publico prefiere. para que Gerencia cuente con información actual para la toma de decisiones. El sistema debe generar historiales que permitan a Gerencia obtener las siguientes salidas: • • • • • Conocer las películas más arrendadas (cuando lo necesite). . ordenar y estandarizar datos y reportes de los distintos procesos de la empresa. Además la interfaz con el usuario debe ser sencilla y clara. El sistema debe operar. Conocer los géneros más arrendados.

9 2. serán los siguientes: .2 ¿Cuál sería el orden de prioridades en los requerimientos? Entre las necesidades de información solicitadas por Gerencia podemos entonces establecer un criterio de prioridades requeridas por este.

3 ¿Cuáles serían los niveles de los requerimientos? (Operacional. Táctico: • Generar reportes a gerencia.4 ¿Cuáles serían los requerimientos funcionales y cuales no funcionales? Funcionales: . • Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea sencillo. generar. • Administrar la base de datos (mantener. eliminar y ordenar registros tanto de productos como de clientes). Operacional: • Una estandarización de datos. 2.10 • • • • • • Crear la base de datos. dentro de la factibilidad técnica del sistema. Generar estadísticas. Estratégico: • Generar información estadísticas para la toma de decisiones . Que el tiempo de respuesta del sistema se encuentre dentro de los márgenes aceptables para el usuario. • Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros. concisos. 2. Estandarización de los reportes. precisos y de sencilla interpretación. • Tiempo de respuesta. Generar reportes específicos. Estandarización de datos. táctico y estratégico).

Generar reportes a gerencia. Generar estadísticas. Administrar la base de datos. No funcionales: • Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea sencillo. Conclusión: Para finalizar el presente informe podemos destacar que: . Tiempo de respuesta.11 • • • • • Una estandarización de datos.

y darse cuenta de que un sistema de información entregará como resultado una mejora del negocio. y a la vez organizar. Finalmente y como ultima idea. tal como lo señala el detalle de los requerimientos. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones. como productos y sus respectivos proveedores. estimamos que la implantación del sistema debe estar focalizada en un control de ventas e inventario. traducible en terminos monetarios. . debe notarse que para una expansión del negocio y de sus ingresos. controlar y evitar perdidas. capaz de arrojar resultados estadísticos y que maneje una serie de datos provenientes tanto de clientes. una de las soluciones y pasos primordiales es la instauración de un Sistema de Información Administrativa. luego del análisis de la situación actual y de las necesidades de los usuarios. Segundo.12 El primer paso en el diseño no es de índole técnico. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización. sino conductual. condición y poder de los individuos.