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08/03/2007

Archivage Lotus Notes v6
Une fois sur votre base courrier, allez dans le menu Action > Archiver > Paramètres.

Sur l’onglet Paramètres (à gauche), vérifiez que la case Activer l’archivage est cochée, sinon cochez-la. Dans le petit encart en bas, vous pouvez voir le dossier de destination de l’archivage. Pour le changer, cliquez sur la touche Modifier.

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En cliquant sur le bouton Base d’archives, on peut modifier l’endroit où se fera l’archivage.

Cliquez simplement sur l’icône de dossier jaune pour changer le répertoire et validez par OK.

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Optionnel (mais conseillé) : Sur l’onglet Avancé, cochez la case Consigner toute l’activité d’archivage… et cliquez sur le bouton Base de journal pour l’enregistrer au même endroit que votre base d’archives.

Comme pour la base d’archives, cliquez sur l’icône dossier pour sélectionner le répertoire, puis validez par OK.

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Vous pouvez maintenant revenir à votre base courrier pour aller y sélectionner les documents à archiver. Le plus simple est de se mettre sur la vue Tous documents et de faire un tri sur la date.

Ensuite, vous n’avez plus qu’à sélectionner tous les documents jusqu’à une date donnée. NB : Si vous archivez pour la première fois, je vous conseil de faire un test en n’archivant qu’un seul document. Cela permet de créer la base d’archives plus facilement.

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Une fois les documents sélectionnés, retournez dans le menu Actions > Archiver > Archiver les documents sélectionnés.

Ici, laissez la valeur par défaut et cliquez simplement sur OK.

Le processus peut prendre un certain temps si le nombre de documents à archiver est important. Il est recommandé de ne pas utiliser l’ordinateur pour autre chose durant le processus d’archivage. Une fois l’archivage terminé, vos archives sont visibles à partir de la vue Archiver, en double-cliquant sur l’une des vues secondaires Paramètres.

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