Powerful Meetings 

Meetings ­ An Introduction 

Definition · The  act  or  process  or  an  instance  of  coming  together;  an  encounter. · An  assembly  or  gathering  of  people,  as  for  a  business,  social,  or religious purpose.  A  meeting  is  the  most  common  form  of  collaboration.  Two  or  more  people  get  together  to  'co­labor'  ­  solve  problems,  make  plans  and  decisions,  and  reconcile  differences.  In  the  global  business  environment, meetings are a 24x7 reality. And it takes skill to conduct  a meeting that produces a positive result.  A  meeting  is  usually  the  best  way  to  go  when  you  want  the  key  stakeholders  to  understand,  agree  to,  and  then  help  implement  an  important  course  of  action  (and  you  haven’t  been  able  to  determine  that individually). In that case, you’ll want to see or hear each person  confirm her/his understanding and agreement.  In  addition  to  coming  together  physically  (in  real  life,  face  to  face),  communication  lines  and  equipment  can  also  be  set  up  to  have  a  discussion between people at different locations, e.g. a conference call  or an e­meeting.  Because of its growing importance in business, a career in professional  meeting planning has emerged as one of the hot jobs in recent years.

This  CD­ROM  seeks  to  provide  you  with  the  tools  and  frameworks  required  to  conduct  or  participate  in  productive  meetings  and  get  results from them. 

Do You Really Need One?  Rules  #1  ­  Don’t  hold  a  meeting  just  because  it  is  a  habit.  Research  points out that over 50% of the meetings that eat into productive work  time  are  simply  not  required  in  the  first  place.  While  face  to  face  meetings provide a great opportunity to brainstorm, network and build  relationships,  get  a  reality  check  on  whether  the  purpose  of  the  meeting  could  have  been  accomplished  in  other  ways.  With  the  fast  paced  growth  in  technology,  there  are  other  more  efficient  ways  like  online  meeting  rooms  or  project  management  portals  to  accomplish  routine tasks like status updates or project reviews.  As more and more meetings are held with document­sharing and video  technology,  the  frustrations  can  multiply  ­  especially  when  you  shouldn’t really be having a meeting in the first place! Meetings can be  a real drain on time and productivity.  A  research  study  on  business  meetings  found  that  "57  percent  of  business  leaders  spend  21  percent  to  60  percent  of  their  time  each  week  in  internal  meetings.  Some  56  percent  of  the  executives  found  half of their meetings to be productive." Unfortunately, by implication,  that means that half their meetings were not productive, leading to a  waste  of  10  –  30%  of  these  business  leaders'  work  days.(Show  someone snoozing off )

When Do You Need Meetings?  In  a  meeting,  two  or  more  people  come  together  for  the  purpose  of  discussing  a  (usually)  predetermined  topic  such  as  business  or  community event planning, often in a formal setting.  Here  are  a  few  specific  situations  where  a  meeting  may  forward  the  action: · You  believe  the  synergy  of  a  group  may  generate  a  better  idea or outcome. (Show people, for a comical touch, hugging  and/or jumping together! Almost like in our cricket team) · You are launching a new project team.(As if a rocket launch is  being carried out) · · Planning and/or reviewing the completion of a project. When differences of opinion are holding up a project, and you  want  to  get  to  the  root  cause  and  break  through  it.  (people  struggling  to  fight  off  each  other  around  a  huge  tree,  while  trying to dig it to the roots) · You  want  to  create  alignment  and  commitment  to  an  organizational  change,  and  people  will  have  to  change  their  behavior to make it happen. · You  want  people  to  reconnect  with  their  colleagues  and  maintain a positive team spirit. · Make  presentations  to  clients  ­  sales  presentations,  kickoff  meetings,  interim  status  meetings,  and  final  presentations,  periodic  meetings,  staff  meetings,  One  to  one  meetings,  Share information with a group(Some presentation scene) · · To reduce time in decision making (clock ticking?) Make decisions

·

Training  and  knowledge transfer  (Information transfer  shown  as bubbles moving from one head to another!)

·

Problem solving and brainstorming (Puzzle/ blocks and brains  locking in fight kind of scene!) 

Meeting checklist  Don’t repeat – Meet!  Avoid a meeting if the same information has been covered in a mail or  a  memo.  One  of  the  keys  to  having  more  effective  meetings  is  differentiating  between  the  need  for  one­way  information 

dissemination  and  two­way  information  sharing.  To  disseminate  information you can use a variety of other communication media, such  as  sending  an  e­mail  or  posting  the  information  on  your  company's  intranet.  If  you  want  to  be  certain  you  have  delivered  the  right  message,  you  can  schedule  a  meeting  to  simply  answer  questions  about the information you have sent. By remembering to ask yourself,  "Is a meeting the best way to handle this?" you'll cut down on wasted  meeting  time  and  restore  your  group's  belief  that  the  meetings  they  attend are necessary.  Set Objectives  Set  objectives  before  the  meeting.  Plan  an  agenda  and  keep  the  materials  required  for  the  meetings  like  markers,  handout  etc.  ready  before  hand.  One  benefit  of  setting  objectives  for  the  meeting  is  to  help  you  plan  the  meeting.  The  more  concrete  your  meeting  objectives,  the  more  focused  your  agenda  will  be.  Setting  meeting

4

objectives  allows  you  to  continuously  evaluate  and  improve  your  effective meeting process.  Keep people informed  Provide all participants with an agenda before the meeting starts. Your  agenda needs to include a brief description of the meeting objectives,  a  list  of  the  topics  to  be  covered  and  a  list  stating  who  will  address  each  topic  and  for  how  long.  When  you  send  the  agenda,  you  should  include the time, date and location of the meeting and any background  information  participants  will  need  to  know  to  hold  an  informed  discussion on the meeting topic. Follow it closely!  Warm up ands Discuss  Give  all  participants  something  to  prepare  for  the  meeting.  Like,  for  problem­solving  meetings,  have  the  group  read  the  background  information  necessary  to  get  down  to  business  in  the  meeting.  Ask  each group member to think of one possible solution to the problem to  get  everyone  thinking  about  the  meeting  topic.  For  brainstorming  sessions,  ask  a  trivia  question  related  to  the  meeting  topic  and  give  the correct answer in the first few minutes of the meeting. These are  sure­fire ways to warm up the group and direct participants' attention  to the meeting objectives. 

Assign

Don't finish any discussion in the meeting without deciding how to act  on  it.  Listen  for  key  comments  that  flag  potential  action  items  and  don't let them pass by without addressing them during your meeting.  Assigning  tasks  and  projects  as  they  arise  during  the  meeting  means  that  your  follow­through  will  be  complete.  Addressing  off­topic  statements during the meeting in this way also allows you to keep the  meeting  on  track.  By  immediately  addressing  these  statements  with  the suggestion of making an action item to examine the issue outside  of the current meeting, you show meeting participants that you value  their input as well as their time.  Examine  Assign  the  last  few  minutes  of  every  meeting  as  time  to  review  the  following  questions:  What  worked  well  in  this  meeting?  What  can  we  do  to  improve  our  next  meeting?  Ask  every  participant  to  briefly  provide a point­form answer to these questions.  Types of Meetings  Stand  up  Meeting.  (Show  people  in  Office  standing  in  a  circle  near  some cubicles)  It is a daily team meeting held to provide a status update to the team  members.  The  meetings  are  usually  for  5­15  minutes  and  are  held  standing  up  to  remind  people  to  keep  the  meeting  short  and  to  the  point.  Most  people  usually  refer  to  this  meeting  as  just  the  standup,  although it is sometimes also referred to as the morning roll call  or  the daily scrum.

A stand up meeting every morning is used to communicate problems,  solutions,  and  promote  team  focus.  Everyone  stands  up  in  a  circle  to  avoid long discussions.  The meeting is usually held at the same time and place every working  day.  All  team  members  are  expected to  attend,  but the meetings  are  not  postponed  if  some  of  the  team  members  are  not  present.  One  of  the  crucial  features  is  that  the  meeting  is  intended  to  be  a  status  update  to  other  team  members  and  not  a  status  update  to  the  management or other stakeholders.  Topical Meeting  Topical  meeting  focuses  on  a  particular  topic  which  may  have  been  chosen  to  highlight  certain  events  or  happenings  of  the  season.  They  may also be based on an agenda or business calendar which could be  drawn  up  at  the  beginning  of  the  year.  These  meetings  are  usually  planned well ahead of time, typically a few months in advance, to give  the attendees enough time to choose what meetings they would like to  attend.  In  a  business  context,  managers  usually  send  team  members  who have the right qualifications or experience to represent the team  in these meetings. The agenda is usually published in advance and the  desired outcome well defined – for example, each team will submit the  IT  hardware  requirements  for  the  year  within  3  days  of  the  meeting,  etc  Few examples of topics and scheduling of these meetings would be: · · · October 29 ­ "Budget planning and reporting" December 10 – “IT systems and security meet” February 25 –"Facilities and infrastructure meet"

Presentation  (Most  commonly  used  type  is  a  conference  room  and  power  point  one) 

Presentations  are  the  most  common  excuse  for  convening  a  meeting.  These could be presentations made to present an idea or a project or a  plan to external or internal audiences, to get a buy in from customers,  the management or team members or quite simply to review results of  a project. Usually these meetings are convened on a need­to basis and  usually  a  week  or  fortnight’s  notice  to  participants  is  preferable.  An  agenda  is  typically  published  in  advance  and  a  copy  of  the  presentation  is  also  circulated  to  enable  attendees  study  this  in  advance and prepare discussion points or questions. 

In  a  presentation  meeting,  the  presenter  plays  an  important  role  in  managing  the  progress  and  outcomes  of  the  meeting.  If  you  are  a  presenter, here are a few tips to keep in mind: · · · · · Tailor your presentation to your audience Communicate with clarity and conviction Clearly define desired outcomes Condense a speech outline into notes you can speak from Prepare  well  to  be  able  to  answer  potential  questions  and  objections · · Stick to your time Always allow sufficient time at the end for questions – the thumb  rule is 10 minutes for every 30 minutes of presentation · Assign  a team member  to  make  notes and  send  minutes  of  the  meeting and action points after the meeting to all attendees

Conferences  Conferences  are  large  format  meetings  that  are  convened  to  share  ideas,  best  practices  and  thought  leadership  within  a  community  or  interest  group.  Usually  these  meetings  are  scheduled  a  year  in  advance and usually happen at a fixed time every year. Expert panels,  presentations,  key  note  speeches,  exhibits  and  social  events all  provide  an  opportunity  to  interact  with  the  leaders  and  innovators  in  your  field  of  interest  and  offer  a  unique opportunity  for  developing  a  wide  range  of  professional  relationships.  Usually  there  are  no  defined  outcomes for these meetings and since the audience participation may  reach  a  few  hundreds,  interactivity  is  usually  limited.  If  you  are  attending a conference, here are a few tips that can make it productive  for you: · Study the agenda and speakers decide what sessions you would  like to attend · Look  for  the  list  of  attendees  and  choose  your  peer  group  that  you would like to meet and network with – it is good practice to  reach  out  to  them  before  the  conference  to  schedule  a meeting  time on the sidelines of the conference · Prepare  some  important  questions  you  would  like  to  ask  the  expert  speakers  –  there is  often very limited  time for  questions  and if you are prepared, it helps · Ask  for  copies  of  the  speaker  presentations  or  note  down  their  email ids. This will allow you to send them follow up questions or  simply network with them. 

Emergency meetings (Fire fighting operation)

These  meetings  are  reserved  for  situations  requiring  an  immediate  resolution ­ like a crisis or emergency which could be momentary but  could  create  chaos  throughout  the  organization  or  department,  potentially affecting people, schedules or projects. These meetings are  usually called for with little or no notice and require hard decisions by  the  end  of  the  meeting.  Some  tips  for  getting  decisions  out  of  emergency meetings are: · Clearly  state  the  problem  upfront  and  articulate  what  is  the  potential  impact  of  the  situation  –  e.g.:  loss  of  revenues,  increase in cost, potential conflict with a customer, etc · Go  around  the  table  and  ask  everyone  for  their  views  and  put  them  down  without  dismissing,  debating  or  ridiculing  any  of  them · Then  eliminate  the  improbable  solutions  from  the  list  by  consensus or veto. · Pick up two or three solutions that sound the most feasible and  set apart a few minutes to go through the merits and demerits of  these ideas · Assign  clear  responsibilities  with  well  defined  timelines  to  key  team members  Meeting Management  Meetings  are  a  microcosm  of  an  organization’s  culture.  Sluggish  meetings are may be a sign of a culture that is averse to change and  improvement.  On  the  other  hand,  effective  meetings  –  with  open,  honest and energetic participation – indicate an efficient, collaborative  culture. If you want to make an impact on the way your organization  operates, start with improving the quality of your meetings.

10 

In  organizations,  meetings  are  an  important  vehicle  for  and  personal  contact human communication. They are so common and pervasive in  organizations,  however,  that  many  take  them  for  granted  and  forget  that, unless properly planned and executed, meetings can be a terrible  waste of precious resources. 

Critical Factors For Effective Meetings are:  Selecting Participants  Invite  only  those  directly  involved  in  the  issues  being  discussed.  Meetings can fail because too many or too few participants attend. If a  meeting is too large, for example, discussion may be superficial and it  may take twice as long to make a decision than you originally thought.  If  all  attendees  will  be  affected  by  decisions,  they’ll  be  more  task­  oriented and less distracted by trivial issues. 

Developing Agendas (sample agenda doc) 

If  you  want  an  organized,  structured  meeting,  you  have  to  script  it.  After  all,  a  script  contains  dialogue,  characters,  stage  directions  and  props.  Your  meeting  agenda  should  outline  the  specific  items  to  be  discussed,  the  person  responsible  for  leading  each  agenda  item,  the  time  allocated  to  each  item,  any  supporting  information  to  be  reviewed,  the  desired  outcome  of  the  meeting  and  any  preparation  required. For your agenda to be really effective, you should distribute  it  (along  with  any  supporting  information)  a  day  or  two  before  the  meeting.

11 

Determine the marketing required for a new product launch  Agenda item:  Lead  Supporting  information  Preparation  All  participants  to  review  timeline  prior  to  meeting  and come prepared to discuss possible conflicts  Desired  outcome  Time allocated  20 minutes  Follow­up  tasks  To be determined during the meeting  Finalize the schedule by the close of meeting  Determine a timeline for the launch  Manorama  Tentative timeline included with agenda 

Agenda item: 

Decide 

what 

combination 

of 

print/radio/newspaper  advertising  will  be  used during the launch  Lead  Supporting  information  Shivam  Advertising  budget 

Advertising  rates  for  three  print  publications  Rates  for  two  radio  stations 

Rates for four newspapers  Preparation  Krishna  from  accounting  to  review  and  approve

12 

budget 

prior 

to 

meeting 

Marketing  group  to  review  media  rates  and  determine their preferred combination  Desired  outcome  Finalize  advertising  schedule  (during  meeting)  Gain budgetary approval (next day) 

Time allocated  40 minutes  Follow­up  tasks  Krishna  to  approve  media  budget  the  day  after  meeting  Other tasks to be determined during meeting 

Opening  the  Meeting  (Show  door  opening,  or  introduction  scene, like handshake etc)  Set aside time for introductions or an ice breaker. This is another way  to  ensure  that  people  feel included  and  welcome.  Ask  each  person  to  introduce  himself  or  herself  and  answer  an  additional  question  such  as: How did you hear about/get involved with this project? Or what is  one thing you would like to get out of this meeting? 

Establishing  Ground  Rules (indicate  with  a  road,  signal,  traffic  cop etc)  An  agenda  lists  the  goals  of  the  meeting  and  the  topics  to  be  discussed. Think of it as your roadmap for the meeting. It should give  the  group  a  clear  picture  of  your  destination  and  the  route  you're  taking. Get the group's agreement at the beginning of the meeting on  the issues to be discussed by reviewing the items together. 

It's okay to be flexible ­ don't be afraid to add or subtract items as  long as they are in line with the goal of the meeting. Get group buy­in

13 

and  interest  in  a  general  meeting  by  asking  members  which  issues  need  to  be  addressed.  If  members  feel  that  their  input  is  important  and  that  they  are  involved  in  the  planning  process,  they  are  more  likely to attend meetings and participate actively. 

Time Management in Meetings  If you are the meeting organizer: · State that the meeting will begin promptly at the scheduled time  and that all participants · Send a reminder e­mail thirty minutes before the meeting begins  and encourage meeting participants to arrive on time. · Ensure  that  you  begin  the  meeting  at  the  scheduled  time.  If  you've  encouraged  others  to  be  prompt,  don't  embarrass  yourself by showing up late. · Close  the  meeting  room  doors  at  the  scheduled  time.  There's  nothing  like  late  attendees  to  disrupt  the  flow  of  a  meeting!  Consider  posting  a  note  outside  the  door  stating  the  meeting's  time. · If  your  meeting  starts  a  little  late,  you  should  still  finish  the  meeting at the scheduled time. It's inconsiderate to assume the  participants' schedules revolve around your meeting, so wrap up  the meeting when you promised. · Try  to  ask  only  relevant  questions  during  the  meeting.  If  your  comment  isn't  directly  related  to  the  topic  at  hand,  don't  mention  it.  Getting  off  track  is  one  of  the  main  reasons  that  meetings go over time. If your group can avoid getting off track,  you'll all spend less time in meetings.

14 

Leave the meeting when it was scheduled to end. When the organizer  extended  the  invitation  to  meet,  he  stated  when  the  meeting  would  finish.  It  was  on  this  condition  that  you  accepted  the  meeting  and  committed  your  time.  If  you  have  work  to  which  you  must  attend,  politely  tell  the  organizer  that  you  have  to  leave  and  excuse  yourself  from the meeting. 

Evaluating the Meeting Process  Your bottom line is to get done what you need to get done. You can do  this  within  a  budgeted  amount  of  time.  Once  you’re  in  the  meeting,  watch  the  time  and  the  conversation.  Discuss  only  what  needs  to  be  discussed, and you’ll be saving you and your co­workers valuable time.  If you can successfully do all of this, you’re well on your way to being  a meeting scheduling guru!  The  only  good  reason  to  have  meetings  is  to  do  something  together  that  you  can't  do  better  alone.  In  business,  meetings  have  three  primary  purposes:  communicating,  administering,  and  deciding.  Of  these, the first and last are most worthwhile. But the focus of all three  kinds  of  meetings  should  be  action.  They  should  either  be  communicating the intention to take an action or the results of action  that has been taken, administering a plan of action, or deciding among  alternative actions. 

Evaluating the Overall Meeting  Assign  the  last  few  minutes  of  every  meeting  as  time  to  review  the  following questions: · · What worked well in this meeting? What can we do to improve our next meeting?

15 

Every  participant  should  briefly  provide  a  point­form  answer  to  these  questions.  Answers  to  the  second  question  should  be  phrased  in  the  form  of  a  suggested  action.  For  example,  if  a  participant's  answer  is  stated  as  Jagdish  was  too  long­winded,  ask  the  participant  to  re­  phrase the comment as an action. 

To  determine  if  your  meeting  needs  a  little  tune­up,  set  aside  15  minutes at the end of a meeting and ask your colleagues the questions  related to the meeting and its process. 

Closing the Meeting  At the end of the meeting, the leader should review the action items,  who's responsible and by when. This way, everyone has a clear picture  of who's responsible for what when the meeting's over.  Once  the  meeting  objective  has  been  accomplished,  adjourn  the  meeting.  Even  if  it's  thirty  minutes  earlier  than  expected!  Don't  continue meeting simply because that's what the schedule dictates.  Post­meeting Activities  After  the  meeting  is  over,  send  the  meeting  information  to  all  the  participants.  Because  you  were  responsible  for note­taking  during the  meeting, you may be the only one who has this information after the  meeting  ends.  Whether  you  provide  the  notes  by  e­mail  or  photocopied  hand­outs,  sharing  this  meeting  information  is  vital  for  proper follow­up. It's also a good idea to include a summary of all the  action  items  assigned  during  the  meeting.  This  acts  as  a  reminder  to  all participants of who's responsible for what and by when.

16 

Conference Calls, Webinars and Videoconferencing 

Globally  distributed  organizations  are  here  to  stay  and  with  team  members  and  stake  holders  distributed  across  not  just  multiple  locations,  but  also  time  zones  and  nationalities,  electronic  meeting  forms  are  fast  becoming  the  norm  rather  than  an  exception.  An  average  executive’s  time  in  a  global  organization  is  now  spent  on  global  conference  calls,  web  meetings  and  videoconferencing  in  addition  to  the  good  old  physical meetings.  Here’s  a  preview  of  these  new­age  meeting  forms  and  the  dos  and  donts  to  make  these  meetings more effective. 

Conference Calls: These are telephone calls involving more than two  people  from  different  locations  or  countries.  These  could  be  between  colleagues  or  between  a  client  and  a  partner.  These  are  usually  pre­  scheduled  calls  at  a  mutually  convenient  time  and  participants  are  expected  to  use  a  ‘bridge’  number.  The  bridge  is  used  to  connect  global  participants  through  a  local  dial  in  number.  These  calls  are  forums  to  discuss  key  issues  or  review  progress  and  normally  don’t  have a formal agenda. Some basic tips for conference calls are: 

1.  Dial into the bridge on time – remember this is as formal as any  other physical meeting  2.  Introduce  yourself  every  time  you  speak  or  make  a  point  –  not  everyone can recognize you by voice  3.  Don’t speak loudly – speak in a measured voice

17 

4.  If you are in a noisy place, place yourself on mute when you are  not speaking.  5.  Be  sensitive  to  the  other  person’s  time  zone  and  wish  them  accordingly – no one likes to hear a cheery ‘good morning’ when  they are on a call at 9 in the night!  6.  Agree  before  hand  on  who  is  responsible  for  making  notes  and  circulating  the  minutes  of  the  call  –  since  you  cant  see  each  other,  everyone  assumes  that  that  the  other  person  is  making  the notes!  7.  Don’t ramble – speak to the point  8.  Mind  your language  –  since  people  cant  see  each  other,  even  a  harmless  remark  or  a  casual  observation  may  sound  rude  and  offensive 

Video Conference:  Video conferences are getting amazingly close to  physical meetings with new technology such as Tele­presence making  voice  and  imaging  surprisingly  real  time  and  real  life.  Video  conferences  are  usually  more  expensive  than  audio  conference  calls  and  require  sophisticated  equipment  and  internet  bandwidth  to  work.  Because  of  this,  these  meetings  are  reserved  for  occasions  where  a  face­to­face intervention is mandatory.  Here  are  a few  rules  to follow  for successful video conferences”

·

Remember  people  are  watching  you  –  the  common  mistake  participants make in video conferences is being disengaged. You  should treat the camera before you like a TV cam and remember  you  are  playing  to  an  audience.  The  enthusiasm,  shine  in  the  eyes, all of them matter

18 

·

Don’t  be  sloppy  –  many  a  time  the  video  conference  room  is  a  mess – with empty coffee cups and snack plates. Remember that  this is a formal meeting too

·

Be prepared and confident – unlike audio calls, if you are under  prepared, it shows.

· ·

Make eye contact – it is as simple as looking into the camera. Speak  clearly  and  give  time  for  your  voice  to  carry  –  there  is  usually  a  time  lag  of  a  second  or  two  between  you  speaking  to  you being heard.

·

Eliminate external noise and distractions and switch off that cell  phone as always!

·

Know  who  you  are  talking  to  and  use  their  names  when  you  speak. If it is an important meeting, ask for photos of people in  advance so that you know who you are talking to. 

Webinars:  Webinars  are  the  electronic  equivalent  of  conferences  or  seminars  with  one  or  more  expert  speakers  presenting  on  a  topic.  These  are  usually  scheduled  over  3­4  months  in  advance  and  offer  only  a  limited  participation.  Webinars  are  usually  a  combination  of  a  web  and  telephone  meetings  with  presentations  being  delivered  over  the web using tools like WebEx and the interactivity managed through  an  audio  conference  set  up.  These  meetings  often  have  an  external  moderator  who  manages  the  time,  the  order  of  speakers  and  the  routing of questions to the appropriate panelist to answer. 

Group Roles for Effective Meetings 

Facilitator

19

The facilitator helps accomplish the meeting's goals by presenting the  agenda  and  keeping  the  group  on  track.  This  person,  a  member  of  your group's leadership, should be selected in advance. The facilitator  should rotate to spread out responsibility and allow different people an  opportunity to gain leadership skills.  Consider  using  a  neutral  facilitator  if  the  content  of  the  meeting  is  complex, there are office politics at play, or you expect a high level of  conflict.  Group Member 

Review  the  agenda  before  heading  to  the  meeting.  This  helps  to  be  better  prepared  for  the  meeting  and,  in  turn,  will  help  focus  the  meeting,  enable  all  of  the  agenda  items  to  be  covered  and  allow  the  meeting to finish on time!  Try  to  ask  only  relevant  questions  during  the  meeting.  If  your  comment  isn't  directly  related  to  the  topic  at  hand,  don't  mention  it.  Getting  off  track  is  one  of  the  main  reasons  that  meetings  go  over  time.  If  your  group  can  avoid  getting  off  track,  you'll  all  spend  less  time in meetings. 

Recorder  (Show  a  white  board  with  someone  scribbling  on  it,  one  or  two  members  pointing  towards  it  with  their  biro,  all  have open notepads in front of them)  Write the objective of the session where everyone in the room can see  it.  Put  it  in  a  question  form,  starting  with  either  "How  can  we…?"  or  "What can be done to…?" For example, "How can we better understand

20 

the  needs  of  our  customers?"  or  "What  can  be  done  to  improve  the  quality of this product?" 

Be sure to capture all of the group’s ideas. An interactive whiteboard is  ideal  for  brainstorming  since  ideas  are  displayed  on  the  whiteboard  surface (which can stimulate additional ideas), easily edited and saved  to  a  computer  file.  Whichever  tool  you  use  to  record  your  ideas,  be  sure  that  they’re  saved  for  future  reference.  After  all,  what  good  is  generating ideas if nobody remembers them after the session ends? 

Manager/  indicators) 

Chairperson 

(Show 

tea/coffee/snacks 

time 

As  a  general  rule,  attendees  are  most  receptive  and  participatory  at  the beginning of a meeting. As the meeting wears on, other unrelated  or  partially  relevant  issues  arise  and  off­topic  conversation  ensues.  A  break  can  provide  the  respite  a  chairperson  may  need  to  bring  the  meeting  back  to  order  and  remind  participants  of  the  importance  of  remaining on time and on schedule.  Be sure to let attendees know at the beginning of a meeting that there  will be an opportunity to break and give an approximate time ­ stay on  schedule and stick to the agenda.  If  it’s  an  off­site  meeting  in  an  unfamiliar  location,  the  chairperson  should  advise  participants  of  the  whereabouts  of  both  the  restrooms  and nearest phone, prior to the break.  Guidelines for effective meetings

21 

The  perfect  meeting is  often  as elusive  as  Utopia,  but  here  are  a  few  guidelines  that  will  help  you  get  better  value  for  your  time  when  you  conduct or participate in meetings:

·

Limit  your  objectives  –  often  meetings  with  one  or  two  clearly  defines  objectives  are  more  successful  that  ones  that  try  and  accomplish a lot of stuff in an hour!

·

Limit  your  people  –  the  fewer  the  people  at  the  meeting,  the  quicker the decisions and faster the progress. Call only the most  important team members for your meetings. These people can in  turn debrief or delegate to the rest of the team members.

·

State  expectations  upfront  –  including  what  the  issues  and  expected  outcomes  are.  An  unclear  brief  leads  to  a  confused  meeting

·

Assign roles – make sure your meeting has someone responsible  for taking notes and someone taking care of the logistics – note  pads, coffee, timed breaks, etc

·

Follow  up  ­  it  is  best  practice  to  follow  up  with  your  attendees  not  just  after  the  meeting,  but  before  the  meeting  as  well.  Circulate  the  agenda  and  presentations  and  ask  for  advance  information,  questions  or  data  from  your  attendees.  Make  sure  that the key people confirm to attend – lack of key people may  derail a meeting and necessitate another one. After the meeting  circulate notes, action items and timelines. 

Common Problems With Meetings  In  today's  team­focused  work  environment,  organizations  recognize  the  benefits  of  input  from  a  variety  of  perspectives  and  people.

22 

Unfortunately,  more  teamwork  means  more  meetings  which  translate  into more interactions with diverse personalities. Generally, we can all  work through individual socialization styles, but occasionally, we must  work with someone we find curt, coarse, and crass! 

Difficult people (Show a couple of people “high fiving”, and as having  the “Onida Devil’s” Horns!)

· · ·

Meeting participant drifts off­topic Muddled and confused participants A  participant  makes  a  habit  of  providing  vague  or  unclear  suggestions

·

A  participant  interrupts  other  participants  while  they  are  speaking

· ·

Participant persistently chatting to his neighbor The cynical employee challenging other participants' ideas 

People aren't always aware when they're being difficult. If your team is  to  move  beyond  personal  differences,  everyone  must  realize  that  proving  a  point  or  being  right  should  be  secondary  to  your  team's  objectives.  It's  important  to  differentiate  between  conflict  and  disagreement.  Disagreements are healthy. They force the group to consider different  options and select the most viable course of action. Conflict however is  dangerous because it implies an emotional component.  Most of us are quite happy to express an opinion – whether we know  what  we're  talking  about  or  not.  Opinions  are  easy  because  they're

23 

based  on  preconceived  ideas  and  beliefs.  Facts,  on  the  other  hand,  come  from  external  sources  or  experiences  and  require  some  degree  of research or knowledge.  Unclear agenda

· · ·

Meetings are longer, less efficient and generate fewer results. More meetings are needed to accomplish objectives. With  so  much  time  spent  in  ineffective  meetings,  employees  have less time to get their own work done.

· ·

Ineffective meetings create frustration at all staff levels. Inefficient  meetings  cost  organizations  billions  of  Rupees  each  year in otherwise productive employee work time. 

Lack of leadership 

Meetings also fail because the leader is unable to drive the participants  to a consensus. A good leader should be able to: · · Choose the right people for the meeting Should  be  able  to  control  troublesome  participants  and  resolve  conflict · · Should be able to drive the team towards a solution Should be able to get everyone to participate and contribute

24 

Anatomy of a Great Meeting  The biggest waste of time is meeting when it's not necessary. You'd be  surprised  by  how  many  of  your  weekly  meetings  can  be  eliminated  when you decide to meet only when it's absolutely necessary. Here are  some tips for deciding if a meeting is worth your time.  If  you  want  to  have  more  effective  meetings,  first  you  have  to  learn  the  basics.  Here  are  some  simple,  easy­to­follow  and  proven  guidelines  that  should  be  followed  each  and  every  time  your  group  meets. · · · · Only hold a meeting if necessary All meetings must have clear objectives. Invite a neutral facilitator to sensitive meetings All meetings must have an agenda which includes:  Topics for discussion,  Presenter or discussion leader for each topic,  Time allotment for each topic · Meeting information  needs  to  be  circulated  to  everyone  prior  to  the  Make sure to include:  Meeting objectives,  Meeting agenda,  Location/date/time, meeting. 

25 

Background information,  Assigned items for preparation, · Meetings must start precisely on time so as not to punish those  who  are  punctual.  This  also  sets  the  stage  for  how  serious  you  are about making the meeting effective. · Meeting participants must:  Arrive on time,  Be well­prepared,  Be concise and to the point,  Participate in a constructive manner. · Meeting notes must be recorded and made part of the company's  meeting information archives. · · The decisions made by the group must be documented. Assigned action items must be documented, and the host, or an  appropriate  participant,  must  be  appointed  to  follow­up  on  the  completion of all action items. · Meeting  effectiveness  must  be  reviewed  at  the  end  of  each  meeting  and  suggested  improvements  applied  to  the  next  meeting. 

Summary · · Set and honor time: Start, Break and End on time Keep the participants informed before hand

26 

· · · · · ·

Define the purpose of the meeting Circulate an agenda Have a theme Plan the meeting well in advance Keep the materials required ready Choose a location suitable to your group's size. Small rooms with  too many people get stuffy

· · ·

Avoid electronic grazing. Close laptops, switch off cell phones Do not digress. Stay on target Don't recap what you've covered if someone comes in late:  doing so sends the message that it is OK to be late for meetings,  and it wastes everyone else's valuable time.

· · ·

Be consistent Follow up Finish the meeting before the stated finish time if you have  achieved everything you need to.

·

Always issues minutes of the meeting

27

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful