Resolución 2692 de 2010

REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

RESOLUCIN NMERO 2692 DE 2010 ( 15 JULIO 2010 )
Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social EL MINISTRO DE LA PROTECCIN SOCIAL
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 10 del artculo 2 del Decreto Ley 205 de 2003 y el artculo 7 del Decreto 2390 de 2010, RESUELVE:
TTULO I DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1. Objeto. El objeto de la presente resolucin es adoptar el contenido del Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Artculo 2. Campo de aplicacin. La presente resolucin aplica a todos los actores del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social, los operadores de afiliacin, as como a quienes administran el Registro nico de Afiliados. Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de la presente resolucin se tendrn en cuenta las siguientes definiciones: Aportantes: Son las personas naturales o jurdicas que realizan los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al de la Proteccin Social o las obligadas a reportar novedades de afiliacin as no est a su cargo el pago de aportes. Administradoras: Son las entidades tanto pblicas como privadas que tienen a su cargo los procesos de afiliacin, traslados y novedades en el Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social, as: a. En salud: las Empresas Promotoras de Salud - EPS, tanto del rgimen contributivo como del rgimen subsidiado. b. En pensiones: Las administradoras del rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida y las del rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad. c. En cesantas: Las administradoras de Fondos de Cesantas y el Fondo Nacional del Ahorro en su funcin de administradores de los Fondos de Ahorro programado de largo plazo. d. En riesgos Profesionales: Las administradoras de Riesgos Profesionales - ARP. e. En subsidio familiar: las Cajas de Compensacin Familiar Operadores de afiliacin: Son las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social en sus componentes de pensiones, salud, riesgos profesionales y Cajas de Compensacin Familiar, quienes estn autorizadas por ley para afiliar a la poblacin contributiva y subsidiada a dichos Sistemas y las entidades que se encuentren autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social para la operacin de PILA, siempre y cuando su rgimen legal particular se los permita y cumplan con los requisitos de seguridad en el manejo de la informacin, capacidad tcnica, operativa y
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Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________
financiera y sean contratados por las administradoras o la entidad de economa mixta que se conforme en los trminos del Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Centralizador: Es un sistema de informacin que garantiza la operacin transaccional, control, y monitoreo de los procesos de la Afiliacin nica Electrnica, administrado por la entidad descentralizada indirecta mixta, definida en el Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Autorizados: son aquellas entidades o personas naturales autorizadas para reportar informacin relacionada con las afiliaciones, novedades y traslados al Sistema de la Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social, los cuales pueden ser el aportante, el cotizante, las entidades territoriales, los pagadores de pensiones, las administradoras los Sistemas de la Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social, los aportantes facultativos (slo aplica para el Sistema del Subsidio Familiar), los pensionados y el Fondo de Solidaridad Pensional. TTULO II AFILIACIN NICA ELECTRNICA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y DE LA PROTECCIN SOCIAL
CAPTULO I ACTORES Y SUS RESPONSABILIDADES Artculo 4. Actores. Son actores de la Afiliacin nica Electrnica al Sistema de Seguridad Social integral y de la Proteccin Social, los aportantes, las Entidades Territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios), los cotizantes o trabajadores (stos ltimos slo para el Sistema de Subsidio Familiar), los operadores de afiliacin, la entidad administradora del Registro nico de Afiliados, el centralizador y las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Artculo 5. Responsabilidades de los aportantes. Electrnica los aportantes son responsables de: Dentro de la Afiliacin nica
a. Realizar la afiliacin de la empresa a los sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar ejerciendo el derecho a la libre eleccin. b. Realizar el proceso de afiliacin a los sistemas de salud, pensiones y al Fondo de Ahorro programado de largo plazo cuando aplique, con la manifestacin por parte del empleado de la adecuada asesora por parte de las Administradoras y de la libre eleccin mediante la firma del Formato de Eleccin Libre, Espontnea y Voluntaria a la Proteccin Social. c. Verificar el registro por parte de la Administradora de Fondos de Pensiones, del formulario de pre-afiliacin en papel del Sistema General de Pensiones en el Sistema nico de Afiliacin. d. Reportar las novedades que afecten la informacin propia y la de sus trabajadores y los traslados. e. Verificar los resultados de cada afiliacin, traslado o novedad, que se realiz en nombre de sus trabajadores o representados. f. Recopilar y enviar los documentos soporte de la afiliacin de los cotizantes y sus beneficiarios a las respectivas Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social, de acuerdo a las condiciones definidas en la presente resolucin. g. En el Sistema de Riesgos Profesionales deber realizar la afiliacin, retiro, reporte de novedades y pago de los aportes de los trabajadores independientes con quienes tenga un contrato de prestacin de servicios civil, comercial o administrativo de acuerdo a la norma que regule la afiliacin de este tipo de independientes.
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Artculo 6. Responsabilidad de las Entidades Territoriales. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica, las Entidades Territoriales son responsables de reportar las novedades autorizadas de las afiliaciones a salud en el rgimen subsidiado. Artculo 7. Responsabilidades de los cotizantes o trabajadores (stos ltimos para el Sistema de Subsidio Familiar). 1. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica los cotizantes son responsables de: a. Seleccionar las administradoras de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo, ejerciendo el derecho a la libre eleccin. b. Buscar la debida asesora por parte de un representante de la Administradora de Fondos de Pensiones y manifestar que recibi la misma mediante el diligenciamiento del formulario fsico de pre-afiliacin, en forma previa al inicio de su relacin laboral. c. Entregar los documentos soporte de su afiliacin y de la de sus beneficiarios, al aportante para ser enviados a las administradoras respectivas. d. Solicitar el Formato de Eleccin Libre, Espontnea y Voluntaria a los sistemas de salud, pensiones y ahorro programado de largo plazo; firmarlo una vez haya sido ledo en su totalidad y est de acuerdo con el proceso de afiliacin o traslado que deber adelantar su empleador o su representante ante la respectiva administradora, mediante el diligenciamiento de un formulario electrnico, provisto por el operador de Afiliacin. e. Reportar las novedades que afecten su condicin y/o la de su grupo familiar ante la administradora correspondiente 2. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica, especficamente para el Sistema del Subsidio Familiar, los trabajadores debern: a. Verificar con su empleador la afiliacin a una Caja de Compensacin Familiar a la cual est afiliada la empresa. b. Suministrar a su empleador la documentacin soporte de su afiliacin y la de su grupo familiar, para que ste a su vez, la enve a la Caja de Compensacin Familiar correspondiente. c. Los independientes, los facultativos, los pensionados y los afiliados por fidelidad, verificarn su afiliacin a travs del Sistema de Afiliacin nica. Estos debern suministrar la documentacin soporte de la afiliacin directamente a la caja de compensacin correspondiente. d. Los afiliados facultativos se afiliarn a travs de la entidad que hizo el convenio con la Caja de Compensacin Familiar. Artculo 8. Operadores de afiliacin. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica, los operadores de afiliacin son responsables de servir de medio para la afiliacin y cualquier novedad que la afecte entre el aportante, el cotizante o trabajador, el centralizador y las diferentes administradoras de cada subsistema del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social y en particular de: a. Disponer de un software que permita la inscripcin del aportante; diligenciar o cargar un archivo con la informacin del formulario de Afiliacin nica Electrnica, las novedades y traslados; disponer del mecanismo necesario para informar la obligatoriedad de los documentos soporte de la afiliacin, traslado y novedades, la captura y envo de los mismos y la emisin de los reportes necesarios que permitan al autorizado a reportar, tener un soporte de las acciones realizadas en el sistema. b. Disponer de los mecanismos de prestacin del servicio a travs de la Web y de manera asistida. c. Realizar las validaciones de las estructuras y de los valores de datos suministrados en la inscripcin del aportante y en el Formulario de Afiliacin nica Electrnica de acuerdo a las definidas en la presente resolucin. d. Guardar en sus registros la informacin cargada en la inscripcin inicial. Esta informacin deber ser conservada mnimo seis (6) meses. e. Consumir el servicio web de consulta dispuesto por el centralizador que verifica en el RUAF la identificacin del aportante y su afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales y del Subsidio Familiar, los datos de identificacin del cotizante o
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f.
g.
h.
i.
j. k. l.
m. n.
trabajador y de los beneficiarios a afiliar y el histrico de afiliaciones correspondientes con el propsito de validar la condicin de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Desarrollar un servicio web que permita consumir la informacin del estado de cuenta de los aportantes, a travs del servicio web que dispondr para tal fin el centralizador, con el propsito de validar la viabilidad de los traslados en el Sistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar. Enviar las solicitudes de afiliacin, traslados o novedades al centralizador, el cual registrar el evento en su sistema y lo enviar a la administradora correspondiente. Publicar a travs de su Sistema de Afiliacin nica Electrnica o enviar mensajes electrnicos, la informacin del estado del trmite haciendo consultas al sistema del centralizador de tal manera que el aportante y el afiliado puedan estar enterados. Suscribir los contratos correspondientes con las administradoras que hubieran elegido su servicio para la transferencia de la informacin de las afiliaciones y sus novedades. Suscribir contrato con el centralizador para hacer uso del mecanismo de interconexin. Garantizar en lo que le corresponde, el flujo de la informacin contenida en el Formulario nico Electrnico y sus novedades el mismo da en que la reciba. Acreditar la certificacin de calidad de seguridad de la informacin ISO 27001 o las que la modifiquen o complementen, expedida por un ente autorizado. Para nuevos operadores de afiliacin, tendrn un plazo de un ao a partir de la vigencia de la presente resolucin para acreditar este requisito. Registrar las bitcoras transaccionales de la inscripcin del aportante, las solicitudes de afiliacin, traslados y novedades. Llevar la trazabilidad que permita conocer el usuario que realiza la transaccin.
Artculo 9. Responsabilidades de las administradoras. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica, las administradoras tienen las siguientes responsabilidades: a. Contar con un sistema de informacin que permita incorporar las afiliaciones, traslados y novedades generadas a travs del sistema de la Afiliacin nica usando mecanismos de conexin con el centralizador para el intercambio de datos. b. Realizar la asesora para la afiliacin de las nuevas empresas y trabajadores de forma previa al proceso de afiliacin o traslado. c. Realizar la asesora y la afiliacin de la nueva fuerza laboral de forma previa al inicio de su vinculacin laboral, en el caso del Sistema General de Pensiones. d. Revisar el correcto diligenciamiento y la consistencia de las afiliaciones y novedades. e. Solicitar y verificar los documentos soporte de las afiliaciones. f. Aprobar o rechazar las afiliaciones, novedades o traslados. g. Publicar en su pgina web o a travs de otro medio verificable, la informacin del estado del trmite, de tal manera que el aportante y el afiliado queden informados. h. Disponer un servicio web que permita al centralizador consultar el estado de cuenta del aportante, para las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar. i. Para las Administradoras de los Fondos de Pensiones y Cesantas, Riesgos Profesionales y las Cajas de Compensacin Familiar, transferir la informacin de las afiliaciones y las novedades al RUAF, acorde con las especificaciones de la Resolucin 4316 de 2006 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. j. Para las Administradoras de Salud, transferir la informacin de las afiliaciones a la BDUA acorde con la Resolucin 1982 de 2010 o la norma que la modifique, adicione o sustituya y al RUAF de conformidad con las especificaciones definidas en la presente resolucin o la norma que la modifique, adicione o sustituya. k. Las dems definidas por las normas vigentes para cada uno de los subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Artculo 10. Funcionalidades del centralizador. Dentro del Sistema de Afiliacin nica Electrnica, el centralizador deber tener las siguientes funcionalidades:
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a. Disponer de un servicio web de consulta al RUAF, para que el sistema de captura de la Afiliacin nica Electrnica del operador lo consuma y pueda realizar la validacin de la informacin de identificacin del aportante y la afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar; de los datos de identificacin del trabajador y de los beneficiarios y el histrico de afiliaciones correspondientes, con el propsito de validar la condicin de afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Para este fin, el Ministerio de la Proteccin dispondr del servicio web de consulta al RUAF para que el centralizador haga uso de este. b. Disponer un servicio web de consulta del estado de cuenta del aportante que ser consumido por el sistema de captura de la afiliacin nica electrnica del operador de Afiliacin. Esta informacin ser dispuesta al centralizador por las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar a travs de un servicio web. c. Registrar las bitcoras transaccionales de la inscripcin del aportante, las solicitudes de afiliacin, traslados y novedades. d. Controlar el flujo de las operaciones. e. Controlar que todas las solicitudes tengan una respuesta en los trminos definidos en la presente norma y las dems normas vigentes para cada uno de los subsistemas. f. Generar reportes para el Ministerio de la Proteccin Social, los organismos de control y vigilancia. g. Medir los niveles de servicio que se acuerden para la correcta y oportuna respuesta de los involucrados. h. Realizar el registro y control de los cobros de las transacciones entre los actores del sistema. i. Disponer de la informacin que permita autorregular los diferentes problemas, vacos, conflictos de inters y malas prcticas. j. Promover el flujo documental y biomtrico requerido para la afiliacin, movilidad y novedades. k. Desarrollar los servicios de procesos bsicos (afiliacin, traslados y novedades): mallas de validacin para cargues iniciales, servicios de validacin en lnea para los procesos de afiliacin, movilidad y novedades, servicios de intercambiador, compensacin de informacin para los actores del Sistema de Afiliacin nica Electrnica. l. Disponer un servicio web de consulta que permita verificar en el RUAF la informacin de trabajadores y beneficiarios que soporten la operacin de las administradoras. m. Promover la homologacin, estandarizacin y mejora continua del proceso de Afiliacin nica Electrnica al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. CAPTULO II PROCESO DE AFILIACIN NICA ELECTRNICA Artculo 11. Definicin. Es el conjunto de procedimientos interrelacionadas, mediante los cuales el aportante debe realizar la afiliacin de la empresa al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar, la afiliacin de sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensin, Riesgos Profesionales, Caja de Compensacin Familiar y Ahorro programado de largo plazo, as como efectuar la afiliacin de los beneficiarios a los Sistemas de Salud y Cajas de Compensacin Familiar, haciendo uso de los mecanismos electrnicos o asistidos que para tal fin dispongan los operadores de afiliacin. Artculo 12. Procedimientos del proceso de Afiliacin nica Electrnica. El proceso de Afiliacin nica Electrnica, incluye los siguientes procedimientos: a. Inscripcin de los autorizados ante el operador de afiliacin. b. Afiliacin del aportante al Sistema de Riesgos Profesionales y al Subsidio Familiar. c. Afiliacin nica, traslado y novedades de los trabajadores y de los beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. d. Respuesta y publicacin del estado del trmite, por parte de las administradoras. e. Remisin por parte de las Administradoras de las afiliaciones efectivas al Registro nico de Afiliados RUAF y a la BDUA.
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Artculo 13. Inscripcin de los autorizados a reportar al sistema ante el operador de Afiliacin. Los autorizados para reportar a travs del Sistema de Afiliacin nica Electrnica debern inscribirse para acreditar esta condicin, mediante el mecanismo suministrado por el operador de afiliacin, el cual debe contener la siguiente informacin, la cual consta de dos tipos de registro: Registro tipo 1. Datos del encabezado. Registro tipo 2. Datos de las sucursales o dependencias Artculo 14. Definicin del registro tipo 1. Datos del encabezado LONGIT UD
CDIGO
TIPO
DESCRIPCIN Tipo de registro
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
12
Tipo de autorizado a reportar
12 Naturaleza jurdica
Tipo de Aportante
Modalidad del formulario
129 Tipo de pagador de pensin
N Obligatorio. Debe ser 1. Obligatorio. 1 Aportante (Aplica para los aportantes de naturaleza jurdica o natural que afilien personas dependientes). 2 Cotizante (Aplica para cotizantes dependientes e independientes sin personas a cargo). N 3 Entidad territorial 4 Pagador de pensiones. 5 Administradora 6 Aportante Facultativo (solo aplica para CCF). 7 Pensionado 8 Fondo de solidaridad pensional Obligatorio, cuando el campo 18 es J, lo suministra el Aportante 1. Pblica 2. Privada N 3. Mixta 4. Organismos multilaterales 5. Entidades de derecho pblico no sometidas a la legislacin colombiana Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. 1 Empleador. 2 Independiente. 4 Agremiaciones 5 Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado 6 Misiones diplomticas, consulares o de N organismos multilaterales no sometidos a la legislacin colombiana. 7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar. 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales. 9. Asociaciones 10 Aportantes facultativos (aplica solamente para CCF). 11 Pagador de pensiones Lo asigna el sistema N 0 electrnica 1 Asistida Opcional. Lo suministra el pagador de pensiones. N 1. empleador 2. Administradora de pensiones
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LONGIT UD
CDIGO
TIPO A N A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS 3. Pagador de pensiones
5 7
Cdigo del operador de afiliacin Fecha de inscripcin ante el operador de afiliacin
2 10
Tipo de identificacin del autorizado a reportar
Asignado por el sistema del Operador de Afiliacin. Asignado por el sistema. A Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera A NI Nmero de identificacin tributaria TI Tarjeta de identidad PA Pasaporte N Obligatorio. Obligatorio si el tipo de identificacin del Aportante es NI. Lo suministra el Aportante. Obligatorio. En caso de las personas naturales los nombres seguidos de los apellidos. Obligatorio. Excepto para el tipo de autorizado a reportar es Cotizante. Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. Segn tabla CIIU versin 3.1.A.C Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante A Aportante con o ms de 200 cotizantes B Aportante con menos de 200 cotizantes C MIPYME que se acoge a la Ley 590 del 2000. I Independiente Obligatorio para todos los autorizados a reportar. Lo suministra el autorizado. N Natural J Jurdica Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI. Campo Obligatorio Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI. Lo suministra el Aportante. Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI. Lo suministra el Aportante Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI. Lo suministra el Aportante Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de documento es NI. Lo suministra el Aportante
Nmero de identificacin del autorizado a reportar
17 1 200
10 Digito de verificacin 11
Razn social del autorizado a reportar Correo electrnico de
13 contacto del autorizado a
60
reportar
16
Actividad Econmica Principal.
17
Clase de Aportante
18
Tipo de persona
19
Tipo de documento del representante legal
20
Nmero de identificacin del representante legal
17
21
Primer apellido del representante legal
20
22
Segundo apellido del representante legal
30
23
Primer nombre del representante legal
20
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LONGIT UD
CDIGO
TIPO TIPO
DESCRIPCIN
24
Segundo nombre del representante legal
30
14
Nmero de sucursales
Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante y el tipo de A documento es NI. Lo suministra el Aportante Aplica cuando el tipo de autorizado a N reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. Puede ser cero (0).
Artculo 15. Definicin del registro tipo 2. Datos de las sucursales o dependencias Este registro slo aplica cuando el tipo de autorizado sea aportante, debe ser diligenciado cuando en el campo 14, definido en el artculo 14, el valor sea mayor que cero (0). CDIGO LONGIT UD VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN Tipo de registro Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia Nombre de la sucursal
1 25
2 15
N Obligatorio. Debe ser 2. A Obligatorio. Lo suministra el Aportante. Obligatorio. Lo suministra el Aportante. A Si la sucursal no tiene nombre coloque su cdigo. Obligatorio. Lo suministra el Aportante. Cdigo relacionado en la Tabla A departamentos Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el Aportante. Cdigo relacionado en la Tabla Municipios A Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. A Obligatorio. Lo suministra el Aportante. A Obligatorio. Lo suministra el Aportante. A Obligatorio. Lo suministra el Aportante. A Obligatorio. Lo suministra el Aportante
130
40
26
Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia
27
Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia Direccin de la sucursal o dependencia Nmero de telfono de la sucursal o dependencia Correo electrnico de la sucursal Nombres y apellidos del contacto
28 29 131 132
40 17 60 100
Pargrafo. El archivo con la totalidad de la informacin de la inscripcin deber ser enviado por el operador de afiliacin al centralizador y ste a su vez, la remitir a las administradoras que detecte que tiene afiliados o en el momento de la primera afiliacin o traslado. El Aportante deber actualizar esta informacin en el momento en que se presente algn cambio a travs de las novedades de actualizacin del Aportante, las cuales sern enviadas por parte del operador de afiliacin al centralizador y este a su vez a las Administradoras, el mismo da en que se sean reportadas. El autorizado a reportar podr autorizar a otras personas a realizar transacciones con control y registro de acceso por tipo de novedad o por sucursal o centro de trabajo, esta informacin debe quedar registrada en el operador de afiliacin y disponible para las administradoras. Artculo 16: Asignacin de autenticaciones al autorizado para reportar al operador de Afiliacin. Una vez el operador de Afiliacin haya ingresado la totalidad de los datos suministrados por el autorizado a reportar, este le asignar un usuario y una clave para el
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inicio de sesiones futuras, envindolas al correo electrnico suministrado en el campo 13 del Articulo 14, o de manera inmediata por el sistema, en un cuadro de dilogo. Artculo 17. Afiliacin del aportante al Sistema de Riesgos Profesionales y al Sistema de Subsidio Familiar. La informacin del formulario de afiliacin y de traslado del aportante en el Sistema de Riesgos Profesionales y en el Sistema de Subsidio Familiar consta de tres tipos de registros: Registro tipo 3. Datos del encabezado Registro tipo 4. Datos de los centros de trabajo Registro tipo 5. Datos de la afiliacin y el traslado Artculo 18. Definicin del registro tipo 3. Datos del encabezado CDIGO LONGIT UD TIPO A A A A A N A N N VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
1 Tipo de registro 4 Modalidad del formulario 5 Cdigo del operador de afiliacin Cdigo o nmero de referencia en el sistema
2 1 2
N Obligatorio debe ser 3 Lo asigna el sistema. N 0 Electrnico. 1 Asistido. A Asignado por el sistema. Obligatorio, asignado por el sistema. Estar conformado por el cdigo del operador de afiliacin ms un nmero consecutivo por operador Se asigna por cada archivo que se enve. Asignado por el sistema. Formato: AAAA-MM-DD. Aplica solo para nuevas afiliaciones. Obligatorio, lo asigna el sistema. Estar conformado por el cdigo o nmero de referencia en el sistema ms un nmero consecutivo. Obligatorio. Lo asigna el sistema Debe corresponder al registrado en el Campo 8 en el ARTCULO 14 Obligatorio. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 9 en el ARTCULO 14 Obligatorio. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 10 en el ARTCULO 14 Obligatorio. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 11 en el ARTCULO 14 Obligatorio, lo asigna el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 14 en el ARTCULO 14 Aplica cuando el tipo de autorizado a reportar es Aportante. Lo suministra el Aportante. Debe ser mayor que cero (0).
12
30
Fecha de la solicitud de Afiliacin o traslado
10
Nmero del formulario de la 31 solicitud de afiliacin o de traslado 8 Tipo de identificacin del Aportante Nmero de identificacin del Aportante
14
17
10 Digito de verificacin
11 Razn social del Aportante
200
14 Nmero de sucursales
15 Nmero de Centros de trabajo
Artculo 19. Definicin del registro tipo 4. Datos de los centros de trabajo. Este registro sola aplica cuando el tipo de autorizado sea aportante, debe ser diligenciado cuando en el campo 15, definido en el artculo 18, el valor sea mayor que cero (0).
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A TIPO
DESCRIPCIN Tipo de registro Cdigo de la sucursal o de la dependencia
25
15
26
Departamento de la ubicacin de la sucursal o dependencia.
Municipio de la ubicacin 27 domicilio de la sucursal o dependencia
36 Cdigo del centro de trabajo
15
37 Nombre del centro de trabajo
40
Actividad econmica de 38 Riesgos Profesionales del centro de trabajo
133
Departamento domicilio del centro de trabajo
134
Municipio de domicilio del centro de trabajo Direccin del centro de trabajo
222
40 17 60 100
N Obligatorio debe ser 4 Obligatorio. Lo suministra el aportante. Cdigo asignado por el aportante para A cada una de las sucursales. Deben corresponder a los cdigos ingresados en el campo 25 del Articulo 15) Obligatorio. Lo suministra el Aportante. A Corresponde al campo ingresado en campo 26 del artculo 15. Obligatorio. Lo suministra el aportante. A Corresponde al campo ingresado en campo 27 del artculo 15. Obligatorio. Lo suministra el aportante. Cdigo asignado por el aportante para cada una de los centros de trabajo. Se A deben incluir tantos centros de trabajo como el nmero ingresado en el campo 15 del artculo 18) A Lo suministra el aportante. Obligatorio. Lo suministra el aportante de acuerdo con lo definido por la ARP a la cual se va a afiliar. La actividad econmica A de Riesgos Profesionales debe corresponder con las estipuladas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Obligatorio. Lo suministra el aportante. De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla A DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el aportante. De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla A DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el aportante. A Obligatorio. Lo suministra el aportante. Obligatorio. Lo suministra el aportante. Obligatorio. Lo suministra el aportante.
135 Telfono del centro de trabajo Correo electrnico del Centro de trabajo Persona responsable de 137 Salud Ocupacional 136
Artculo 20. Definicin del registro tipo 5. Datos de la afiliacin y del traslado CDIGO LONGIT UD VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
1 Tipo de registro 2 N Obligatorio debe ser 5 Variables de afiliacin al Sistema Riesgos Profesionales Obligatorio. Lo suministra el Aportante. Cdigo Administradora de Este campo se usa para indicar la 6 A Administradora a la cual se afilia por 32 Riesgos Profesionales a la cual se afilia o traslada. primera vez e igualmente cuando se realiza un traslado. Variables de afiliacin al Sistema de Compensacin Familiar 39 Cdigo del Departamento de la 2 A Obligatorio. Lo suministra el Aportante
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
40
33
34
35
25
40
41
42
Caja de Compensacin De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla Familiar a la cual se afilia o DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa traslada de Colombia) del DANE. Cdigo Caja de Compensacin Familiar a la cual se afilia o 6 A Obligatorio. Lo suministra el Aportante traslada Variables adicionales para los traslados en los sistema de Riesgos Profesionales y Compensacin Familiar Cdigo de la Administradora Lo suministra el Aportante. Aplica cuando de Riesgos Profesionales 6 A se va a realizar un traslado. anterior de la que se traslada Opcional. Aplica cuando se diligencia el Fecha de afiliacin de la campo 33. Administradora de Riesgos 10 A Lo suministra el operador de afiliacin Profesionales anterior de la consumiendo el servicio web que que se traslada dispondr el centralizador para este fin. Opcional. Aplica cuando se diligencia el campo 33. Estado de cuenta del Lo suministra el operador de afiliacin Aportante en la ARP anterior 1 N consumiendo el servicio web que de la que se traslada dispondr el centralizador para este fin. 1 Al da 2 En mora Lo suministra el aportante. Aplica cuando Cdigo del Departamento de la se va a realizar un traslado. Caja de Compensacin 2 A De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla Familiar anterior de la que se DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa traslada de Colombia) del DANE. Cdigo de la Caja de Lo suministra el aportante. Compensacin Familiar 6 A Aplica cuando se diligencia el campo 39. anterior de la que se traslada Opcional. Aplica cuando se diligencia el Fecha de afiliacin a la Caja campo 25. de Compensacin anterior de 10 A Lo suministra el operador de Afiliacin la que se traslada consumiendo el servicio web que dispondr el Centralizador para este fin. Opcional. Aplica cuando se diligencia el campo 25. Estado de cuenta del Lo suministra el operador de afiliacin Aportante en la Caja de 1 N consumiendo el servicio web que Compensacin anterior de la dispondr el centralizador para este fin. que se traslada 1 Al da 2 En mora
Pargrafo. Para poder realizar la afiliacin de una empresa al Sistema de Riesgos Profesionales y al Sistema de Subsidio Familiar, se requiere la afiliacin de por lo menos un trabajador. Artculo 21. Afiliacin nica de cotizantes, trabajadores, de cabezas de familia y beneficiarios al Sistema de la Seguridad Social Integral y a la Proteccin Social. La afiliacin nica de los cotizantes, trabajadores, o cabezas de familia y beneficiarios se har electrnicamente a travs de los mecanismos que disponga el operador de afiliacin, ya sea por medio de archivos planos para cargues masivos, digitando directamente la informacin en medios electrnicos o en forma asistida. La informacin del Formulario de Afiliacin nica Electrnica al Sistema de Seguridad Social Integral y Proteccin Social contiene la informacin para la afiliacin y el
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HOJA No 12
traslado para los subsistemas de salud, pensin, riesgos profesionales, subsidio familiar y ahorro programado de largo plazo y consta de cuatro tipos de registros: Registro tipo 7. Datos del encabezado Registro tipo 8. Datos de afiliacin de los cotizantes, trabajadores o cabezas de familia. Registro tipo 9. Datos de afiliacin de los beneficiarios Registro tipo 10. Tiempo de ejecucin de las actividades del trabajador independiente Artculo 22. Definicin del registro tipo 7. Datos del encabezado CDIGO LONGIT UD TIPO VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN Tipo de registro Modalidad del formulario Cdigo del operador de Afiliacin Cdigo o nmero de referencia en el sistema
1 4 5
138
45
Nmero de empleados a afiliar o trasladar
46
Nmero de beneficiarios a afiliar o trasladar
Tipo de Aportante
Tipo de identificacin del aportante Nmero de identificacin del aportante
10 Dgito de verificacin
11 Razn social del aportante
139 Cdigo del Departamento
140 Cdigo del Municipio
N Obligatorio debe ser 7. Lo asigna el sistema. 1 N 0 Electrnico 1 Asistido Asignado por el sistema del Operador de 2 A Afiliacin. Obligatorio, asignado por el sistema. Estar conformado por el cdigo del 12 A operador de afiliacin ms un nmero consecutivo por operador Se asigna por cada archivo que se enve. Lo suministra el Aportante. Debe corresponder al nmero de registros tipo 8 5 Para el caso de la afiliacin al Rgimen N Subsidiado de Salud corresponde al tipo de afiliado cabeza de familia. Lo suministra el Aportante. Debe corresponder al nmero de registros tipo 9. 5 Para el caso de la afiliacin al Rgimen N Subsidiado de Salud corresponde al tipo de afiliado otros miembros del grupo familiar Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 3 1 A definido en el ARTCULO 14. No aplica para Rgimen Subsidiado Asignado por el sistema. Debe 2 A corresponder a lo registrado en el Campo 8 definido en el ARTCULO 18. Asignado por el sistema. Debe 17 A corresponder a lo registrado en el Campo 9 definido en el ARTCULO 18. Asignado por el sistema. Debe 1 N corresponder a lo registrado en el Campo 10 definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder a lo registrado en el Campo 11 definido en el ARTCULO 18 Aplica para el Rgimen Subsidiado en Salud. Corresponde al cdigo del departamento del ente territorial 2 A De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Aplica para el Rgimen Subsidiado en Salud. Corresponde al cdigo del municipio del ente territorial 3 A De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE.
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HOJA No 13
Artculo 23. Definicin del registro tipo 8. Datos de afiliacin de los trabajadores o cotizantes o cabezas de familia. En este tipo de registro se reportan los datos de la afiliacin a cada uno de los subsistemas de la Seguridad Social integral y el Subsidio Familiar de cada cotizante, trabajador o cabeza de familia. La informacin que contiene este registro est clasificada en: Variables de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia. Variables de afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Variables de afiliacin al Sistema General de Pensiones. Variables de afiliacin al Sistema General de Riesgos Profesionales. Variables de afiliacin a la Caja de Compensacin Familiar. Variables de afiliacin al Ahorro Programado de Largo Plazo. CDIGO LONGIT UD TIPO
DESCRIPCIN
Tipo de registro Fecha de la solicitud de 43 afiliacin o traslado Nmero del formulario de 141 solicitud de afiliacin o traslado
2 10
14
N Obligatorio. Debe ser 8 Asignado por el sistema. A Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio, lo asigna el sistema. Estar conformado por el cdigo o nmero A de referencia en el sistema ms un nmero consecutivo. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera A TI Tarjeta de identidad RC Registro Civil PA Pasaporte CD Carnet diplomtico N Obligatorio. Lo suministra el autorizado. Opcional. A Aplica para cdulas de ciudadana y tarjetas de identidad Opcional. A Aplica para cdulas de ciudadana y tarjetas de identidad Opcional. Aplica para cdulas de A ciudadana y tarjetas de identidad Formato AAAA-MM-DD A Obligatorio. Lo suministra el autorizado.
VARIABLES DE IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR O COTIZANTE O CABEZA DE FAMILIA
Tipo de identificacin del 47 trabajador o cotizante o cabeza de familia
Nmero de identificacin del 48 trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de expedicin 196 del documento de identificacin 142 Municipio de expedicin del documento de identificacin Fecha de expedicin del documento de identificacin
17
143
10
Primer apellido del trabajador 49 o cotizante o cabeza de familia Segundo apellido del 50 trabajador o cotizante o cabeza de familia Primer nombre del trabajador 51 o cotizante o cabeza de familia Segundo nombre del 52 trabajador o cotizante o cabeza de familia 53 54 Gnero del trabajador o cotizante o cabeza de familia Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o
20
30
A Lo suministra el autorizado.
20
A Obligatorio. Lo suministra el autorizado.
30
A Lo suministra el autorizado. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. A M Masculino F Femenino Obligatorio. Lo suministra el autorizado. A Formato: AAAA-MM-DD
1 10
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HOJA No 14
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A A A
DESCRIPCIN cabeza de familia
Departamento de nacimiento 209 del trabajador o cotizante o cabeza de familia
210
Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante
55
Nacionalidad del trabajador o cotizante o cabeza de familia
Departamento donde reside 56 el trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio donde reside el 57 trabajador o cotizante o cabeza de familia Direccin de residencia del 144 trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de notificacin o envo de correspondencia 145 del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de notificacin o envo de correspondencia del 146 trabajador o cotizante o cabeza de familia Direccin de notificacin o envo de correspondencia del 58 trabajador o cotizante o cabeza de familia Telfono del trabajador o 59 cotizante o cabeza de familia Correo electrnico del 60 trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de la ubicacin 61 laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia
Para el caso de los trabajadores o cotizantes el sistema de operador de afiliacin debe validar edad permitida para trabajar y no permitir su ingreso. Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. Cdigo del pas de acuerdo al estndar ISO 3166 Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE.
40
A Obligatorio. Lo suministra el autorizado. Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Departamentos Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla A DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE.
40
A Obligatorio. Lo suministra el autorizado.
17 60
A Obligatorio. Lo suministra el autorizado. A Opcional. Lo suministra el autorizado. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. De acuerdo a la Tabla Departamentos Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico A Administrativa de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Obligatorio. Lo suministra el autorizado. De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa A de Colombia) del DANE. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud.
Municipio de la ubicacin 62 laboral del trabajador o cotizante o cabeza de familia
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HOJA No 15
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
Cdigo de la Sucursal o de la 63 Dependencia donde desempeara labores
15
26
Departamento domicilio de la sucursal o dependencia
27
Municipio domicilio de la sucursal o dependencia
Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en A Campo 25 del ARTCULO 15. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 15. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 15. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Obligatorio. Lo suministra el autorizado o el pagador de pensiones. A No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud. Obligatorio A S Si N No Obligatorio, aplica solo para Cajas de N Compensacin Familiar. Obligatorio. Lo suministra el Aportante o el pagador de pensiones. Fecha de vinculacin a la entidad o de inicio del contrato descrito de la siguiente A manera: AAAA-MM-DD. No aplica cuando corresponde al rgimen subsidiado en salud, con excepcin de los casos del Decreto 2060 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Obligatorio. Lo suministra el Aportante. 1 Dependiente 2 Servicio Domstico 3 Independiente 4 Madre comunitaria 10 Pensionado 12 Aprendices del SENA en etapa lectiva 15 Desempleado con subsidio de Caja de Compensacin Familiar 16 Independiente agremiado 18 Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC N 19 Aprendices del SENA en etapa productiva 20 Estudiantes (Rgimen especial Ley 789//2002) 21 Estudiantes de postgrado en salud (Decreto 190 de 1996) 22 Profesor de establecimiento particular 30 Dependiente Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial en Salud. 31 Cooperados de cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado. 32 Cotizante miembro de la carrera
Salario bsico o valor mensualizado del contrato o 64 valor reportado de ingresos o mesada pensional (sin centavos) 65 Salario integral 147 Horas mes contratadas
10
1 3
Fecha de vinculacin con el empleador con el pagador 66 de pensiones o fecha de inicio del contrato
10
67 Tipo de cotizante o trabajador
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HOJA No 16
CDIGO
LONGIT UD
TIPO N N
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS diplomtica o consular de un pas extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislacin colombiana. Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional. Concejal amparado por pliza de salud. Beneficiario UPC Adicional. Cotizante independiente sin ingresos con pago por tercero Cotizante pago solo Salud. Artculo 2 Ley 1250 de 2008. Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero. Literal e) del pargrafo 1 del artculo 15 de la Ley 100 de 1993, modificada por el artculo 3 de la Ley 797 de 2003.
33 34 40 41 42 43
68
Subtipo Cotizante o trabajador
No aplica para los afiliados al Rgimen Subsidiado de Salud Opcional. Lo suministra el Aportante. 1 Dependiente pensionado por vejez activo 2 Independiente pensionado por vejez activo 3 Cotizante no obligado a cotizacin a pensiones por edad. 4 Cotizante con requisitos cumplidos para pensin. 5 Cotizante a quien se le ha reconocido indemnizacin sustitutiva o devolucin de saldos. 6 Cotizante perteneciente a un rgimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores. 7 Afiliado al ahorro programado de largo plazo y cotizante al rgimen contributivo de salud. 8 Afiliado al ahorro programado de largo plazo y no cotizante al rgimen Contributivo de Salud. 9. Independiente pensionado por vejez activo con contrato de prestacin de servicios 10.Independiente con contrato de prestacin de servicios Opcional. Lo suministra el Aportante o el pagador de pensiones 1. 2. 3. 4. Vejez Sobrevivencia vitalicia riesgo comn Sobrevivencia temporal riesgo comn Sobrevivencia temporal riesgo comn, cnyuge o compaera (o) menor de 30 aos sin hijos 5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo
148 Tipo de Pensin
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HOJA No 17
CDIGO
LONGIT UD
TIPO N A N N N
DESCRIPCIN
159 Estado Civil del Trabajador
profesional 6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional 7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cnyuge o compaera (o) menor de 30 aos sin hijos 8. Invalidez por riesgo comn 9. Invalidez por Riesgos Profesionales 10. Jubilacin 11. Jubilacin para compartir 12. Sancin 13. Gracia Obligatorio. 1 soltero 2 casado N 3 separado 4 unin libre 5 viudo Obligatorio. 0 Sin nivel educativo 1 Bsica Primaria N 2 Bsica Secundaria 3 Tcnica o Tecnolgica 4 Universitaria profesional 5 Especializacin, Mster o Doctorado Opcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42.
160 Nivel Educativo
203 Tipo de Vivienda
N 1 Propia 2 Arrendada 3 Familiar 4 Usufructo u ocupacin de hecho Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10.. 1 Civil 2 Comercial 3 Administrativo Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10.. Fecha de terminacin del contrato con el contratante descrito de la siguiente manera: AAAA-MM-DD. Opcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10. Corresponde al valor del contrato con el contratante Opcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10. 1 Anticipado 2 Vencido Opcional. En el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10. Corresponde al monto de las deducciones pactadas con el contratante
211 Tipo de contrato
212 Fecha fin del contrato
10
213 Valor del contrato
12
214 Forma de pago
215 Deducciones
12
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HOJA No 18
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10.. 216 Recibe transporte 1 N 1 Si 2 No VARIABLES DE AFILIACION AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Obligatorio. Lo suministra el Aportante o la EPSS 69 Rgimen de Salud. 1 A C Contributivo S Subsidiado Obligatorio. Lo suministra el Aportante o la EPSS Tipo de afiliado al Sistema de C Cotizante (aplica para el rgimen 70 1 A Salud contributivo) F Cabeza de familia (aplica para el rgimen subsidiado) Cdigo de la Administradora Obligatorio. Lo suministra el Aportante o la 71 6 A a la cual se afilia o traslada EPSS. Obligatorio. Lo digita la administradora CC Cdula de ciudadana Tipo de identificacin del CE Cdula de extranjera 200 representante de la 2 A PA Pasaporte administradora de salud Aplica solo para el sistema de salud. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados que posee el centralizador Nmero de identificacin del Obligatorio. Lo digita la administradora. Se 201 representante de la 17 A valida contra la base de datos de asesores administradora de salud autorizados que posee el centralizador Nmero del formulario en papel que diligenci 202 16 A Obligatorio. Lo digita la administradora. representante de la administradora de salud. Opcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42. De acuerdo a la Tabla Departamento de ubicacin 149 2 A Departamentos Tabla DIVIPOLA de la notara (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE Opcional. Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42 Municipio de ubicacin de la 150 3 A De acuerdo a la Tabla Departamentos notara Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE Nmero de la notara donde Aplica para tipo de cotizantes 41 y 42 se present la declaracin De acuerdo a la Tabla Departamentos 151 juramentada. 3 A Tabla DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE Obligatorio si se selecciona rgimen subsidiado. Lo suministra la EPSS 1 Indgena 2 ROM (Gitanos) 3 Raizal ( Poblacin del Archipilago de N San Andrs y Providencia) 4 Palenquero de San Basilio. 5 Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente. 6 Otras etnias.
75 Pertenencia tnica.
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HOJA No 19
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
76
Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio
77 Nivel Sisben.
78 Nmero de ficha Sisben. 152
17
IPS seleccionada por el 12 afiliado VARIABLES DE AFILIACIN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES Obligatorio. Lo digita la administradora. Cdigo de la Administradora Si el tipo de cotizante es 33 el cdigo de la 79 de Fondos de Pensiones a la 6 A administradora debe ser 25-11 que cual se afilia o traslada corresponde al ISS. Rgimen de la Administradora de Fondos de 80 Pensiones a la cual se afilia o traslada. Persona excluida por edad del rgimen de Ahorro individual (literal b. art 61 de 83 la Ley 100) y se compromete a cotizar 500 semanas al Rgimen de Ahorro Individual Obligatorio. Lo digita la administradora. A P Prima media A Ahorro individual
Obligatorio si se selecciona rgimen subsidiado. Lo suministra la EPSS 1 Indigentes. 2 Poblacin infantil a cargo del ICBF. 3 Madres comunitarias. 4 Artistas, autores, compositores. 5 Otro tipo de poblacin. 7 Discapacitado. 8 Desmovilizados. 9 Desplazados. 12 Poblacin en centros psiquitricos. 13 Migratorio. 14 Poblacin en centros carcelarios. 15 Poblacin Rural no Migratoria. 16 Poblacin de la tercera edad en N proteccin de ancianato 17 Comunidades indgenas 18 ROM (gitanos) 19 Negro(a), mulato(a) o afrocolombiano(a) o afrodescendiente 31 Adulto Mayor 32 Cabeza de Familia 33 Mujer Embarazada 34 Mujer Lactante 35 Trabajador Urbano 36 Trabajador Rural 37 Victima de Violencia Armada 38 Jvenes vulnerable rurales 39 Jvenes vulnerables urbanos 61 Desocupado Lo suministra el sistema. Es obligatorio si se selecciona el rgimen subsidiado. A 1 Nivel I. 2 Nivel II. 3 Nivel III. N No aplica Lo suministra el sistema. N Es obligatorio si se selecciona el rgimen subsidiado. Obligatorio. A
Opcional, lo digita la administradora cuando la persona es excluida por edad de acuerdo al literal b del art 61 de la Ley 100 y se compromete a cotizar 500. Aplica para el rgimen de Ahorro individual. S si A N No
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HOJA No 20
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
76
Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio
Tipo de identificacin del representante de la administradora de pensin o 153 del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional Nmero de identificacin del representante de la administradora de pensin o 154 del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional Nmero del formulario en papel que diligenci el representante de la 155 administradora de pensin o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional
Obligatorio si el tipo de cotizante es 33 Lo digita la administradora. 3 Madres comunitarias. 4 Artistas, autores, compositores. N 7 Discapacitado. 35 Trabajador Urbano 36 Trabajador Rural 61 Desocupado 62 Concejal Obligatorio. Lo digita la administradora CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera PA Pasaporte A Aplica solo para el sistema de pensiones. Se valida contra la base de datos de asesores autorizados que posee el centralizador Obligatorio. Lo digita la administradora. Se valida contra la base de datos de asesores A autorizados por las administradoras de Fondos de Pensiones que posee el centralizador.
17
16
A Obligatorio. Lo digita la administradora.
156
157
32
25
26
27
133
134 84
Opcional lo digita la administradora. Aplica para el rgimen de Ahorro individual. Tipo de Fondo seleccionado 1 N 1 Conservador 2 Moderado 3 De mayor Riesgo Opcional, lo digita la administradora. Se realizarn aportes Aplica para el rgimen de Ahorro individual. 1 A voluntarios S si N No VARIABLES DE AFILIACIN A RIESGOS PROFESIONALES Cdigo Administradora de Debe corresponder a lo registrado en el Riesgos Profesionales a la 6 A Campo 32 en el ARTCULO 20 cual se afilia Obligatorio, lo suministra el Aportante. Cdigo de la sucursal o de la 15 A Debe corresponder a lo registrado en el dependencia Campo 25 del ARTCULO 15. Obligatorio, lo suministra el Aportante. Departamento de domicilio de 2 A Debe corresponder a lo registrado en el la sucursal Campo 26 del ARTCULO 15. Obligatorio, lo suministra el Aportante. Municipio de domicilio de la 3 A Debe corresponder a lo registrado en el sucursal Campo 27 del ARTCULO 15. Obligatorio, lo suministra el Aportante. Departamento de domicilio 2 A Debe corresponder a lo registrado en el del centro de trabajo Campo 133 del ARTCULO 19. Obligatorio, lo suministra el Aportante. Municipio de domicilio del 3 A Debe corresponder a lo registrado en el centro de trabajo Campo 134 del ARTCULO 19. Cdigo centro de trabajo en el 9 A Obligatorio, lo suministra el Aportante.
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HOJA No 21
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A
DESCRIPCIN que desempea labores
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Debe corresponder a lo registrado en el Campo 36 del ARTCULO 19 de acuerdo al centro de trabajo.
Cdigo de la actividad econmica de Riesgos 38 Profesionales del centro de trabajo. 85 Cdigo de la Ocupacin del cotizante
Debe corresponder a lo registrado en el campo 38 del ARTCULO 19.
Lo suministra el Aportante. A De acuerdo a la tabla de cdigos de ocupaciones CIUO 88 A.C VARIABLES DE AFILIACIN A LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR Debe corresponder al registrado en el campo 39 definido en el ARTCULO 20. Cdigo del departamento de Se debe validar que el cdigo del 25 ubicacin de la Caja de 4 N departamento de ubicacin de la Caja Compensacin Familiar corresponda con el departamento de ubicacin laboral del trabajador. Cdigo caja de compensacin Debe corresponder al registrado en el 39 6 A familiar del trabajador campo 40 definido en el ARTCULO 20. Opcional. 1. Afiliado por fidelidad (solo aplica para el 158 Tipo de afiliado tipo de cotizante pensionado) 2. Afiliado facultativo (solo aplica cuando el tipo de aportante es facultativo) VARIABLES DE AFILIACIN AL FONDO DE AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO Cdigo Administradora de 86 cesantas a la que se afilia o 6 A Lo suministra el Aportante. traslada 87 Tipo de afiliacin 1 N 1. Ahorro Programado de Largo Plazo VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE SALUD, PENSIONES Y AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO Opcional, aplica solamente para traslado 88 Cdigo EPS anterior 6 A de Administradora de salud. Lo suministra el Aportante o la EPSS Obligatorio cuando se diligencia el campo Rgimen de salud de la EPS 88. Lo suministra el operador. 89 1 A anterior C contributivo S Subsidiado Cdigo de la Administradora Opcional, aplica solamente para traslado 90 de Fondos de Pensiones 6 A de Administradora de Fondos de anterior Pensiones. Lo suministra el Aportante. Opcional, aplica cuando se diligencia el Rgimen de pensin de la campo 90. Lo suministra el operador. 91 Administradora de Fondos de 1 A P Prima media Pensiones anterior A Ahorro individual Opcional, aplica solamente para traslado de Administradora de Fondos de Traslado por sentencia Pensiones cuando se diligencia el campo 92 1 A (C-1024 o SU062 y otras) 90. Lo suministra el Aportante. S Si N No Opcional, aplica solamente para traslado de Administradora de Fondos de Pensiones cuando la orden de traslado 220 Traslado por fallo judicial 1 A proviene de un fallo judicial, debe ir acompaado del documento del fallo judicial. 4
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HOJA No 22
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
93
Cdigo de la Administradora de Cesantas anterior
S Si N No Opcional, aplica solamente para traslado de Administradora de cesantas en cuentas A de ahorro programado de Largo Plazo. Lo suministra el Aportante.
Pargrafo 1. Aclaraciones para el Sistema General de Pensiones. Las administradoras debern cumplir la obligacin de asesoramiento previa a la afiliacin dejando constancia de ello a travs del diligenciamiento del formulario de pre-afiliacin en papel, que deber ser firmado por el cotizante y el representante de la administradora correspondiente. Por lo tanto, el cotizante podr recibir varias asesoras pero solamente deber firmar un nico formulario de pre-afiliacin. El formulario de asesora deber cumplir con los contenidos especificados en el artculo 23 de esta resolucin. La administradora de pensin deber registrar en el Sistema de Afiliacin nica la informacin del formulario de pre-afiliacin, la cual quedar en estado de espera a que el aportante realice la afiliacin al momento del inicio de la relacin laboral hasta por 30 das. Si pasado este tiempo no se realiza la vinculacin laboral, sta pre-afiliacin quedar en estado anulado. El sistema slo aceptar un formulario de pre-afiliacin en estado de espera por cada trabajador. Las pre-afiliaciones en estado de espera no ser enviada a la administradora como solicitudes de afiliacin hasta tanto no se de el inicio de la relacin laboral. En el momento en que el aportante vaya a registrar el vnculo laboral se deber consultar la existencia de una pre-afiliacin con la administradora a la cual el trabajador se va a afiliar. En el caso en que la pre-afiliacin est en estado anulado se podr activar de tal manera que permita el registro del vnculo laboral por parte del empleador. Los campos 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 del artculo 23 sern diligenciados en el momento en que el aportante registre el inicio de la relacin laboral. El campo 148 deber ser diligenciado en caso de que el aportante sea un pagador de pensin. Pargrafo 2. Aclaraciones para el Fondo de Solidaridad Pensional. El administrador Fiduciario deber cumplir la obligacin de asesoramiento previa a la afiliacin en el sistema de pensiones dejando constancia de ello a travs del diligenciamiento del formulario de solicitud del subsidio al aporte en pensin en papel, que deber ser firmado por el solicitante y el representante del administrador fiduciario. La Administradora de Pensin (ISS) deber registrar en el Sistema de Afiliacin nica las afiliaciones correspondientes a los solicitantes del subsidio al aporte en pensin que le sean entregados por parte del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional. En los campos correspondientes al artculo 22 se debern registrar los del Administrador Fiduciario del Fondo de solidaridad Pensional. La informacin de la persona solicitante del subsidio deber registrarse en los campos correspondientes al artculo 23. Pargrafo 3. Aclaraciones para el Sistema de Riesgos Profesionales. Los trabajadores del SENA en etapa electiva no podrn ser afiliados al Sistema de Riesgos Profesionales. Para permitir la afiliacin del trabajador independiente el tipo de cotizante debe ser 3 y el subtipo de cotizante debe ser 10 y el tipo de aportante debe corresponder a los cdigos 1 4; los que no cumplan estas condiciones no podrn afiliarse. Para que un trabajador se pueda afiliar al Sistema de Riesgos Profesionales debe haber realizado la afiliacin a los sistemas de Salud y Pensin.
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HOJA No 23
Artculo 24. Definicin del Registro tipo 9. Datos de afiliacin de los beneficiarios y otros miembros del grupo familiar Este tipo de registro aplica solamente para los sistemas de salud y Subsidio Familiar. Debe existir un registro por cada uno de los beneficiarios u otros miembros del grupo familiar a afiliar como corresponda. CDIGO LONGIT UD TIPO A VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN Tipo de registro Cdigo o nmero de referencia en el sistema
197
12
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Fecha de la solicitud de afiliacin o traslado
10
Nmero del formulario de 199 solicitud de afiliacin o traslado 47 Tipo de identificacin del cotizante o trabajador o cabeza de familia Nmero de identificacin del cotizante o trabajador o cabeza de familia Tipo de identificacin del beneficiario o miembro del grupo familiar Nmero de identificacin del beneficiario o miembro del grupo familiar Primer apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar Segundo apellido del beneficiario o miembro del grupo familiar Primer nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar Segundo nombre del beneficiario o miembro del grupo familiar
14
N Obligatorio debe ser 9 Obligatorio, asignado por el sistema. Estar conformado por el cdigo del A operador de afiliacin ms un nmero consecutivo por operador Se asigna por cada archivo que se enve. Asignado por el sistema. A Formato: AAAA-MM-DD. Aplica solo para nuevas afiliaciones. Obligatorio, lo asigna el sistema. Estar conformado por el cdigo o nmero A de referencia en el sistema ms un nmero consecutivo. A Obligatorio. Lo suministra el aportante.
48
17
N Obligatorio. Lo suministra el aportante. Obligatorio. Lo suministra el aportante. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera A TI Tarjeta de identidad RC Registro Civil PA Pasaporte N Obligatorio. Lo suministra el aportante.
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20
A Obligatorio. Lo suministra el aportante.
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A Lo suministra el Aportante.
98
20
A Obligatorio. Lo suministra el aportante.
99
30
A Lo suministra el Aportante. Obligatorio. Lo suministra el aportante. A M Masculino F Femenino Obligatorio. Lo suministra el aportante. Formato: AAAA-MM-DD
Gnero del beneficiario o 100 miembro del grupo familiar Fecha de nacimiento del 101 beneficiario o miembro del grupo familiar 102 103 Nacionalidad del beneficiario o miembro del grupo familiar Condicin del beneficiario o miembro del grupo familiar
10
4 1
Obligatorio. Lo suministra el aportante. A Cdigo del pas de acuerdo al estndar ISO 8361 Lo suministra el aportante. A D Discapacidad
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
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Departamento de residencia del beneficiario
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Municipio de residencia del beneficiario Direccin de residencia del beneficiario
E Estudiante Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla A DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. Obligatorio. Lo suministra el autorizado De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla A DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa de Colombia) del DANE. A Obligatorio.
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Obligatorio. Lo suministra el Aportante. 1 Cnyuge o compaero(a) permanente 2 Hijo (a) o hijastros 3 Padre o madre 4 Segundo grado de consanguinidad Parentesco con cotizante o (para el caso de las Cajas de trabajador o cabeza de 1 N Compensacin corresponde a hermanos familia hurfanos de padres) 5 Tercer grado de consanguinidad 6 Menor de 12 aos sin consanguinidad 7 Padre o madre del cnyuge 8 Otros no parientes Obligatorio. 0 Sin nivel educativo 1 Bsica Primaria Nivel Educativo 1 N 2 Bsica Secundaria 3 Tcnica o Tecnolgica 4 Universitaria profesional 5 Especializacin, Mster o Doctorado VARIABLES DE AFILIACIN SISTEMA GENERAL DE SALUD Obligatorio. Lo suministra el Aportante para el caso de rgimen contributivo o la EPSS Rgimen de salud 1 A para el caso del rgimen subsidiado. C Contributivo S Subsidiado Obligatorio. Lo suministra el Aportante para Cdigo de la Administradora 6 A el caso de rgimen contributivo o la EPSS de acuerdo con el rgimen. para el caso del rgimen subsidiado. Obligatorio. Lo suministra el Aportante para el caso de rgimen contributivo o la EPSS para el caso del rgimen subsidiado. Si el rgimen es Contributivo: C Cotizante (aplica cuando el parentesco Tipo de afiliado 1 A es cnyuge o compaero permanente) B Beneficiario A Adicional (UPC-Adicional) Si el rgimen es subsidiado: O Otro miembro del grupo Familiar Obligatorio si se selecciona rgimen subsidiado. Lo suministra la EPSS 1 Indgena 2 ROM (Gitanos) 3 Raizal ( Poblacin del Archipilago de Pertenencia tnica. 1 N San Andrs y Providencia) 4 Palenquero de San Basilio. 5 Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente. 6 Otras etnias.
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CDIGO
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TIPO TIPO
DESCRIPCIN
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Obligatorio si se selecciona rgimen subsidiado. Lo suministra la EPSS 1 Indigentes. 2 Poblacin infantil a cargo del ICBF. 3 Madres comunitarias. 4 Artistas, autores, compositores. Tipo de poblacin beneficiaria 5 Otro tipo de poblacin. 2 N del subsidio 7 Discapacitado. 8 Desmovilizados. 9 Desplazados. 12 Poblacin en centros psiquitricos. 13 Migratorio. 14 Poblacin en centros carcelarios. 15 Poblacin Rural no Migratoria. Obligatorio si se selecciona rgimen subsidiado. Lo suministra la EPSS Nivel Sisben. 1 A 1 Nivel I. 2 Nivel II. 3 Nivel III. Obligatorio si se selecciona rgimen Nmero de Ficha Sisben. 17 N subsidiado. Lo suministra el Aportante o la EPSS IPS seleccionada por el Obligatorio. Debe corresponder al cdigo afiliado de habilitacin de la IPS. VARIABLES DE AFILIACIN A LA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR Obligatorio, lo suministra el Aportante. Cdigo del departamento de De acuerdo a la Tabla Municipios Tabla ubicacin de la Caja de 4 N DIVIPOLA (Divisin Poltico Administrativa Compensacin Familiar de Colombia) del DANE Cdigo caja de Obligatorio. Lo suministra el Aportante. compensacin familiar del 6 A Trabajador Opcional. Aplica cuando en el campo Salario del cnyuge o parentesco se haya seleccionado el valor compaero permanente 1.
Artculo 25. Definicin del Registro tipo 10. Tiempo de ejecucin de las actividades del trabajador independiente. Este tipo de registro aplica para los trabajadores independientes con contrato de prestacin de servicios. Por cada da de la semana debe existir un registro, teniendo un mximo de 7 registros. CDIGO LONGIT UD
DESCRIPCIN Tipo de registro
217 Da laborado
218 Hora Inicio diario
N Obligatorio debe ser 10 Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10. 1 Lunes 2 Martes N 3 Mircoles 4 Jueves 5 Viernes 6 Sbado 7 Domingo A Obligatorio en el caso de que el campo 68
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
219 Hora Fin diario
sea igual al subtipo cotizante 10 y se haya diligenciado el campo 217. Formato HH:MM Obligatorio en el caso de que el campo 68 sea igual al subtipo cotizante 10 y se haya A diligenciado el campo 217. Formato HH-MM
El reporte de novedades de ingreso de trabajadores en el Sistema de Riesgos Profesionales queda congelado durante el tiempo que el aportante se encuentre en mora del pago de sus aportes, por lo tanto el centralizador consumir el servicio web dispuesto por la ARP para validar el estado de cuenta del aportante. Artculo 26. Registro de la libre escogencia por parte del trabajador de la Administradora de Salud, pensin y ahorro programado de largo plazo. Por cada afiliacin o traslado que afecte la afiliacin del trabajador cotizante, realizada por un Aportante a travs del Formulario de Afiliacin nica Electrnica a la Proteccin Social, el operador de Afiliacin debe enviar un archivo imprimible de salida de informacin denominado Formato de Eleccin Libre, Espontnea y Voluntaria a la Proteccin Social. Este documento es el resultado de la validacin de los campos antes del envo de la informacin de la solicitud de afiliacin a las respectivas Administradoras por parte del operador. El formato, una vez verificado y aprobado por el cotizante, deber ser firmado como constancia de manifestacin de la voluntad de quien tiene el derecho de eleccin. Una copia de dicho formato debe reposar en los archivos del aportante, otra copia debe tenerla el afiliado y otra deber ser enviada por el aportante a cada administradora ya sea en medio fsico o a travs de un archivo escaneado a ms tardar el da siguiente hbil de la afiliacin o del traslado a travs del mecanismo que el operador de afiliacin implemente. Este documento deber ser custodiado por el aportante por un perodo no inferior a los tres aos y por las administradoras de acuerdo con las normas que le apliquen. Este formato no aplica para la afiliacin de las personas solicitantes del subsidio al aporte en pensin del Fondo de Solidaridad Pensional. Artculo 27. Texto del Formato de eleccin libre, espontnea y voluntaria a la Proteccin Social. El texto del Formato ser el siguiente: Fecha del trmite: Campo 111 (Formato AAAA-MM-DD)
Yo, (campos 51, 52, 49, 50 separados con espacio), identificado con (campo 47) nmero (campo 48), manifiesto libre, espontnea y voluntariamente que he decidido afiliarme junto con mi grupo familiar, al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social a travs de las siguientes Administradoras: En el Sistema de Salud a la EPS (campo 71, se debe colocar el nombre de la Administradora correspondiente) en el rgimen (campo 69, se debe colocar el nombre del rgimen). En el Sistema de Pensiones a la administradora (campo 79 del articulo 23) en el rgimen (campo 80), el tipo de fondo (campo 156 del articulo 23, debe aparecer en caso de que este campo haya sido ingresado en la preafiliacin), habiendo recibido la debida asesora para seleccionar el rgimen de pensiones y el tipo de fondo Manifiesto que esta asesora la realiz (Campo 204) como representante de la administradora (campo 79 del articulo 23) identificado con la (campo 153 y 154 del articulo 23) mediante el formulario (campo 155 del articulo 23). Por ser persona excluida por edad del Rgimen de Ahorro Individual (literal b, artculo 61 de la Ley 100 de 1993) me comprometo a cotizar durante 500 semanas a este rgimen. (Esta condicin aparece solamente para aquellas personas que en el campo 83 del artculo 23 tiene el valor S).
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Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Manifiesto mi voluntad de acogerme a lo contemplado en la Sentencia C-1024 de 2004 SU062 de 2010 (Este texto aparece cuando en el campo 92 del artculo 23 tiene el valor S). En el Sistema de Ahorro programado de largo plazo a la Administradora (campo 86), (se debe colocar el nombre de la Administradora correspondiente), con el tipo de afiliacin (campo 87). Declaro bajo la gravedad de juramento, que la informacin registrada en el proceso de afiliacin es veraz y que los beneficiarios del grupo familiar relacionado dependen econmicamente de m. Para constancia firmo, _____________________.
Los campos requeridos para el texto del Formato de eleccin libre, espontnea y voluntaria son los siguientes: CAMPO DESCRIPCIN 111 Fecha del trmite 47 VALOR PERMITIDO Formato AAAA-MM-DD Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del cotizante o corresponder al registrado en el cabeza de familia Campo 47 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del cotizante o corresponder al registrado en el cabeza de familia Campo 48 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Primer apellido del cotizante o cabeza corresponder al registrado en el de familia Campo 49 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Segundo apellido del cotizante o cabeza corresponder al registrado en el de familia Campo 50 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Primer nombre del cotizante o cabeza corresponder al registrado en el de familia Campo 51 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Segundo nombre del cotizante o cabeza corresponder al registrado en el de familia Campo 52 definido en el ARTCULO 23 AFILIACIN SISTEMA GENERAL DE SALUD Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Rgimen de Salud. Campo 69 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la Administradora de acuerdo corresponder al registrado en el al rgimen seleccionado. Campo 71 definido en el ARTCULO 23 AFILIACIN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la Administradora de Fondos corresponder al registrado en el de Pensiones. Campo 79 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Rgimen de la Administradora de corresponder al registrado en el Fondos de Pensiones. Campo 80 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Corresponde Tipo de fondo al campo 156 del artculo 23, en caso
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CAMPO
DESCRIPCIN
VALOR PERMITIDO de que este campo haya ingresado en la preafiliacin.
sido
153 154
Tipo de identificacin del representante de la administradora de pensin Nmero de identificacin del representante de la administradora de pensin Nombre del representante de la administradora de pensin
Asignado por el sistema. Corresponde al campo 153 del artculo 23 Asignado por el sistema. Corresponde al campo 154 del artculo 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al del registro de representantes autorizados por la administradora.
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155
83
Nmero del formulario que diligenci el Lo asigna el sistema. Corresponde al representante de la administradora de campo 155 del artculo 23. pensin. Debe aplicarlo si en el 83 del artculo 23 la respuesta es S (si), en cuyo caos el texto debe decir: Por ser persona Persona excluida por edad del rgimen excluida por edad del Rgimen de de Ahorro individual (literal b. art 61 de Ahorro Individual (literal b, artculo 61 la Ley 100) y se de la Ley 100 de 1993) me compromete a cotizar 500 semanas al comprometo a cotizar durante 500 Rgimen de Ahorro Individual semanas al Rgimen de Ahorro Individual. Si en el campo 92 del artculo 23 la respuesta es S (si) debe colocar el texto: Traslado Sentencia C-1024 de 2004 SU062 de 2010 Manifiesto mi voluntad de acogerme a lo contemplado en la Sentencia C-1024 de 2004 SU062-2010. AFILIACIN AL AHORRO PROGRAMADO DE LARGO PLAZO Asignado por el sistema. Debe Cdigo Administradora de cesantas corresponder al registrado en el Campo 86 definido en el artculo 23 Asignado por el sistema. Debe Tipo de afiliacin corresponder al registrado en el Campo 87 definido en el artculo 23.
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Artculo 28. Documentos soportes de la Afiliacin. Los documentos soportes de la afiliacin son de carcter obligatorio y aplican para cada uno de los sistemas como se sealan en los siguientes artculos. Pargrafo. El operador de afiliacin deber proveer un mecanismo que permita validar, adjuntar y trasmitir las imgenes escaneadas de los documentos, relacionndolos con la respectiva afiliacin a las administradoras. Estas debern remitirlos al RUAF a travs de los mecanismos que este Ministerio disponga para tal fin, el da siguiente hbil a la fecha de recepcin por parte de la administradora. Artculo 29. Documentos soportes de la afiliacin en salud. Los documentos soportes para afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Salud son: 1. Para afiliados beneficiarios, cnyuge o compaero(a) permanente a. Registro civil de matrimonio en el caso de cnyuge. b. Declaracin juramentada de convivencia igual o superior a dos aos en el caso de compaero(a) permanente.
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2. Para afiliados beneficiarios, hijos o padres, o parientes hasta tercer grado de consanguinidad: a. Registro civil de nacimiento del hijo o del cotizante para el caso de los padres donde conste el parentesco b. Certificado de escolaridad en donde conste edad, escolaridad, perodo y dedicacin acadmica (para los hijos entre 18 y 25 aos para el rgimen contributivo de salud) c. Certificado de incapacidad permanente emitido por la Junta de Invalidez (para los hijos mayores de 18 aos segn lo establecido en los trminos del Decreto 2463 de 2001 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya). 3. Para afiliados beneficiarios adicionales: Registro civil de nacimiento donde conste el parentesco.
4. Para los independientes con bajos ingresos: Debern enviarse a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) donde estn Afiliados o se vayan a afiliar los documentos establecidos en la Resolucin 1155 de 2009 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya y los anexos correspondientes. Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaracin de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaracin debe ser firmada por el representante legal de la misma. 5. Para el cotizante y para los beneficiarios: Para la afiliacin al rgimen Contributivo del subsistema de Salud tanto del cotizante como de los beneficiarios se debe diligenciar el formato del estado de salud contemplado en el artculo 15 de la Resolucin 5261 de 1994 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Pargrafo. En caso de no entregar la debida documentacin en los 8 das siguientes al envo de la solicitud, la administradora de salud proceder a realizar la correspondiente suspensin por no acreditar la condicin de beneficiario del grupo familiar, conforme a la normatividad vigente.
Artculo 30. Documentos soporte para la afiliacin en Pensiones: Los documentos soportes para la afiliacin al Sistema de Seguridad Social en Pensiones son: 1. Si el trabajador es independiente, declaracin de Ingresos (Decreto 510 de 2003 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya). 2. En el caso de de las novedades de retracto se debe adjuntar carta firmada por la persona solicitando el retracto. 3. En el caso de la novedad de anulacin se debe adjuntar la imagen del documento soporte de la anulacin. Pargrafo. Para el caso del Fondo de Solidaridad Pensional aplica lo contemplado en el numeral 2 de este artculo. Artculo 31. Documentos soporte para la afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales: 1. Para las Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA): a. Certificado de Existencia y Representacin expedidos por la Superintendencia de Economa Solidaria. b. Resolucin de aprobacin del Ministerio de la Proteccin Social para sus regmenes de trabajo asociado y compensaciones. 2. Para las Agremiaciones de Trabajadores Independientes: resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiacin y en consecuencia, como autorizada para realizar afiliacin colectiva de trabajadores independientes a la seguridad social.
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3. Para las entidades pblicas del orden nacional, departamental, distrital o municipal: Documento que acredite que hubo invitacin a concurso pblico en los trminos del artculo 24 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 4. Para las personas naturales: Copia del documento de identificacin 5. Para Personas jurdicas : Certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio o personera jurdica 6. Para las notarias: Acta de posesin del notario 7. Para los colegios y universidades: Resolucin o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES 8. Para establecimientos de comercio: Certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio 9. Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud Pblicas: Documento de existencia y representacin legal expedido por la Direccin Territorial de Salud. 10. Para las alcaldas: Acta de posesin del alcalde. 11. Para los consorcios: Certificado de existencia y representacin legal de cada una de las empresas que conforman el Consorcio y el acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio. Artculo 32. Documentos soporte para la afiliacin al Sistema del Subsidio Familiar. 1. Para una empresa: a. Certificado de existencia y representacin legal o personera jurdica. b. Paz y salvo expedido por la ltima caja de compensacin familiar donde haya estado afiliada la empresa. En el Sistema de Afiliacin nica, este paz y salvo no ser requerido dado que las Cajas de Compensacin Familiar debern disponer de un servicio web donde reportar el estado de cuenta del aportante (es decir si est al da o est en mora) 2. Para las personas naturales: copia del documento de identificacin 3. Para afiliar una Cooperativa de Trabajo Asociado CTA, los requisitos contemplados en el artculo 2 del Decreto 400 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya: a. El certificado de existencia y representacin legal de la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado, expedido por la Superintendencia de Economa Solidaria. b. Copia de estatutos donde conste la facultad de afiliarse a una caja de compensacin familiar. c. Copia del documento de la acreditacin de su personera jurdica d. Copia de la Resolucin de aprobacin del Ministerio de la Proteccin Social para sus regmenes de trabajo asociado y compensaciones e. Paz y salvo expedido por la ltima caja de compensacin familiar donde haya estado afiliada la empresa. Con la implementacin del Sistema de Afiliacin nica, este paz y salvo no ser requerido dado que las Cajas de Compensacin Familiar debern disponer de un servicio web donde reportar el estado de cuenta del aportante (es decir si est al da o est en mora) 4. Para las Agremiaciones o Mutuales: Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, puesto que los asociados no pueden estar afiliados a las Caja de Compensacin Familiar. 5. Para la afiliacin de los trabajadores y de los beneficiarios: No se requiere ningn documento soporte.
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6. Para tener derecho al pago de la cuota monetaria, los afiliados beneficiarios requieren los siguientes documentos soporte: a. Registro civil de nacimiento del hijo, hijastro o hermano. b. Registro civil de nacimiento del trabajador si los beneficiarios son los padres o hermanos y adicional para los hermanos el registro de defuncin de los padres. c. Certificado de escolaridad, cuando el beneficiario es mayor de 12 aos. d. En el caso de los hijastros, declaracin juramentada de convivencia igual o superior a dos aos y dependencia econmica. e. Certificado de discapacidad (si aplica) para el reconocimiento de la doble cuota monetaria. f. Certificado del ingreso del cnyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar y por quin recibe. g. En los casos de los retiros por fallecimiento del trabajador beneficiario de la cuota monetaria o de su(s) beneficiario(s) debe enviarse Registro civil de defuncin (para el reconocimiento del subsidio extraordinario). El sistema facilitar el envo de los documentos para hacer uso del derecho del subsidio en dinero (cuota monetaria). Artculo 33. Estructura y especificacin de los archivos y carpetas El aportante, el cotizante, el trabajador debern garantizar que las imgenes de los soportes son los correspondientes y conjuntamente con el operador de afiliacin garantizar que se cumplan las especificaciones establecidas en este artculo. 1. Siglas para los nombres de los archivos y carpetas
SIGLA COM DESCRIPCIN Componente : PE = Pensiones SC = Salud Rgimen Contributivo SS = Salud Rgimen Subsidiado RP = Riesgos Profesionales SF = Subsidio Familiar EA = Ahorro programado de largo plazo DA Carpeta o archivo de informacin de documentos soporte de la afiliacin del aportante DC Carpeta o archivo de informacin de documentos soporte de la afiliacin del cotizante o beneficiario Tipo de identificacin del aportante al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente Nmero de identificacin del aportante al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente. Tipo de identificacin del afiliado o beneficiario al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente Nmero de identificacin del afiliado o beneficiario al cual pertenece el documento soporte incluido en el archivo correspondiente. Cdigo del documento de acuerdo a los definidos en el numeral 3 de este artculo. Cara del documento de identificacin que se ha digitalizado, cuyos valores solo pueden ser A para el anverso y R para el reverso. LONGITUD MXIMA 2
DA DC
TDAPOR IDAPOR TDAFIL IDAFIL
2 17 2 17
CD C
2 1
2. Nombres de carpetas y archivos

TIPO DE ARCHIVO Carpeta informacin de documentos soporte de la afiliacin de la empresa. Carpeta informacin de documentos soporte de la afiliacin del cotizante o trabajador o los beneficiarios Archivo documento soporte de afiliacin del aportante NOMBRE DE ARCHIVO COM_DA_APOR LONGITUD MXIMA
COM_DC_AFIL
COM_DA_TDAPOR_IDAPOR_CD Nombre que el aportante debe dar a cada uno de los
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TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO archivos soporte de la afiliacin COM_DC_TDAFIL_IDAFIL_CD_C Nombre que el aportante o el cotizante o trabajador debe dar a cada uno de los archivos soporte de la afiliacin COM_DA_TDAPOR_IDAPOR Nombre que el operador de afiliacin debe dar al archivo comprimido que contiene el total de archivos soporte de la afiliacin del aportante COM_DC_TDAFIL_IDAFIL Nombre que el operador de afiliacin debe dar al archivo comprimido que contiene el total de archivos soporte de la afiliacin del cotizante o beneficiario LONGITUD MXIMA 31
Archivo documento soporte de afiliacin del cotizante o beneficiarios Archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del aportante Archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante o beneficiario
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En la construccin del nombre de los archivos donde se utilice el nmero de identificacin del afiliado (IDAFIL o IDAPO) se debe hacer con el nmero completo, sin rellenar con ceros o blancos cuando la longitud de este nmero sea inferior a 17 dgitos. 3. Codificacin de los documentos soportes Los documentos soportes deben ser identificados de la siguiente manera:
Cdigo del documento (CD) 01 02 Descripcin del documento
03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17
Documento de identificacin Declaracin juramentada de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Resolucin 1155 de 2009 o la norma que la modifique, adicione o sustituya - Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaracin de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaracin debe ser firmada por el representante legal de la misma. Para los trabajadores independientes : Declaracin de Ingresos (Decreto 510 de 2003 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya) Registro civil de defuncin Registro civil de matrimonio en el caso de cnyuge. Declaracin juramentada de convivencia y dependencia econmica Certificado del ingreso del cnyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar. Certificado de escolaridad Certificado de incapacidad permanente Certificado de discapacidad Formato del estado de salud Certificado de Existencia y Representacin expedidos por la Superintendencia de Economa Solidaria. Copia de estatutos Acreditacin de Personera Jurdica Resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiacin Los contratos de trabajo de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo a la agremiacin Documento que acredite que hubo invitacin a concurso pblico en los trminos del artculo 24 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Certificado de existencia y representacin legal expedido por la cmara de comercio Para las notarias: Acta de posesin del notario Para los colegios y universidades: Resolucin o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud pblicas: Documento de existencia y representacin legal expedido por la Direccin Territorial de Salud. . Para las alcaldas: Acta de posesin del alcalde Para los consorcios: Acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio. Carta firmada por el cotizante solicitando el retracto en el Sistema de Pensiones Documento soporte de la anulacin en el Sistema de Pensiones Comunicacin firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminacin del contrato. Contrato de trabajo del trabajador
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2.
Para la toma de las copias de los documentos Los escneres deben tener una resolucin mnima de 200 DPI. Generar los archivos en formato TIFF4, JPG o PDF. Tamao mximo de 100 Kb. Las condiciones de Brillo y contraste deben permitir la visualizacin correcta de la imagen. e. Para el caso de los documentos de identificacin cuyo tipo sean CC, TI, CE y PA el afiliado debe presentar el original del mismo. Para el caso de los documentos que tengan informacin por ambas caras, se deben escanear ambas caras, como por ejemplo las cdulas de ciudadana nuevas que esta expidiendo la Registradura Nacional del Estado Civil. Cada una de las caras debe ser escaneada en archivos separados. f. Para el caso del documento cuyo tipo sea RC el afiliado debe presentar el original expedido por la Registradura Nacional del Estado Civil o la Notara correspondiente. a. b. c. d.
3. Matriz de documentos soporte por sistema El aportante, el cotizante y el operador de afiliacin deben validar el cumplimiento de los debidos soportes de la afiliacin tanto para el aportante as como para los cotizantes o trabajadores y para las novedades de acuerdo a lo definido en la siguiente tabla :
DOCUMENTO SALUD PENSION RIESGOS SUBSIDIO FAMILIAR
Cotizante o trabajador y beneficiarios 02 Declaracin juramentada de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante para el cotizante (cotizante 41 sin ingresos con pago por tercero) 03 Declaracin de Ingresos (Decreto 501 de 2003) 04 Registro civill de defuncin Cotizante o trabajador Los independientes con bajos ingresos debern enviarse a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) donde estn Afiliados o se vayan a afiliar los documentos establecidos en la Resolucin 1155 de 2009 y los anexos correspondientes. Para los casos de los cotizantes que se registren como cotizante 41 (Cotizante sin ingresos con pago por tercero), se debe anexar una declaracin de la persona, entidad o empresa que indique que este hace los aportes al respectivo afiliado o cotizante. Para los casos de las empresas o entidades, la declaracin debe ser firmada por el representante legal de la misma. Para beneficiario cnyuge o compaero(a) permanente: Registro civil de matri monio en el caso de cnyuge. Declaracin juramentada de convivencia igual o superior a dos aos en el caso de compaero(a) permanente. Si el trabajador es independiente, declaracin de Ingresos (Decreto 510 de 2003)
05 Registro civil de matri monio en el caso de cnyuge. 06 Declaracin juramentada de convivencia y dependencia econmica 07 Certificado del ingreso del cnyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar. 01 Documento de identificacin 08 Certificado de escolaridad 09 Certificado de incapacidad permanente 10 Certificado de discapacidad 06 Declaracin juramentada de convivencia
Beneficiarios
Para ejercer el pago de la cuota monetaria, los afiliados beneficiarios requieren los siguientes documentos soporte: Certificado del ingreso del cnyuge, donde indique si recibe o no subsidio familiar.
Para hijos o padres, o parientes hasta tercer grado de consanguinidad Registro civil de nacimiento del hijo o del cotizante para el caso de los padres donde conste el parentesco Certificado de escolaridad en donde conste edad, escolaridad, perodo y dedicacin acadmica (para los hijos entre 18 y 25 aos para el rgimen contributivo de salud) Certificado de incapacidad permanente emitido por la Junta de Invalidez (para los hijos mayores de 18 aos segn lo establecido en los trminos del Decreto
Registro civil de nacimiento del hijo, hijastro o hermano. Registro civil de nacimiento del trabajador para el caso de los padres o hermanos donde conste el parentesco. Certificado de escolaridad, cuando el beneficiario es mayor de 12 aos. Certificado de discapacidad (si aplica) para el reconocimiento de la doble cuota monetaria. Hijastros : En el caso de los hijastros, declaracin juramentada de convivencia igual o superior a dos aos y dependencia econmica. Para los hermanos :
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DOCUMENTO SALUD 2463 de 2001). PENSION RIESGOS SUBSIDIO FAMILIAR adicionalmente el Registro civil de defuncin de los padres.
01 Documento de identificacin 11 Formato del estado de salud
Para Beneficiarios adicionales Cotizante y beneficiario
Registro civil de nacimiento donde conste el parentesco Para la afiliacin al subsistema de Salud del rgimen Contributivo tanto del cotizante como los beneficiarios se debe diligenciar el formato del estado de salud contemplado en la Resolucin 5261 artculo 15 de 1994 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Aportante Certificado de Existencia y Representacin expedidos por la Superintendencia de Economa Solidaria. Resolucin de aprobacin del Ministerio de la Proteccin Social para sus regmenes de trabajo asociado y compensaciones. Para afiliar a una Cooperativa de Trabajo Asociado CTA, l os contemplados en el Decreto 400 de 2008, articulo 2: El certificado de existencia y representacin legal de la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado, expedido por la Superintendencia de Economa Solidaria. Copia de estatutos donde conste la facultad de afiliarse a una CCF Copia del documento de acreditacin de la Personera Jurdica Resolucin de aprobacin del Ministerio de la Proteccin Social para sus regmenes de trabajo asociado y compensaciones En cuanto a las Agremiaciones o Mutuales: Los contratos de trabajo de l as personas vinculadas mediante contrato de trabajo, puesto que los asociados no pueden estar afiliados a las CCF.
12 Certificado de Existencia y Representacin expedidos por la Superintendencia de Economa Solidaria. 13 Copia estatutos de
Para la s Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA)
14 Acreditacin de Personera Jurdica
15 Resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante la cual se l es autorice en forma expresa para actuar como agremiacin 16 Los contratos de trabajo de l as personas vinculadas mediante contrato de trabajo a la agremiacin 17 Documento que acredite que hubo invitacin a concurso pblico en los trminos del art. 24 de l a Ley 1 1 2 2 /0 7 . 01 Documento de identificacin 18 Certificado de la Cmara de Comercio para personas jurdicas 14 Personera jurdica 19 Acta de posesin del notario 20 Resolucin o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES 21 Documento de existencia y representacin legal expedido por la Direccin Territorial de Salud. 22 Acta de posesin del alcalde 18 Certificado de existencia y representacin legal 23 Acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio. 12 Certificado de Existencia y Representacin expedidos por la Superintendencia de Economa Solidaria.
Para la s Agremiaciones de Trabajadores Independientes
Resolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante la cual se les autorice en forma expresa para actuar como agremiacin y en consecuencia, como autorizada para realizar afiliacin colectiva de trabajadores independientes a la seguridad social.
Para las entidades pblicas del orden nacional, departamental, distrital o municipal Personas naturales Para personas jurdicas
Documento que acredite que hubo invitacin a concurso pblico en los trminos del art. 24 de la Ley 1122/07.
Fotocopia del documento de identificacin para personas naturales. Certificado de existencia y representacin legal o personera jurdica
Fotocopia del documento de identificacin para personas naturales. Certificado de existencia y representacin legal o personera jurdica
Para las notarias Para los colegios y universidades
Para las notarias: Acta de posesin del notario Para los colegios y universidades: Resolucin o permiso de funcionamiento expedido por el ICFES Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud pblicas: Documento de existencia y representacin legal expedido por la Direccin Territorial de Salud. Para las alcaldas: Acta de posesin del alcalde Para los consorcios: Certificado de existencia y representacin legal de cada una de las empresas que conforman el Consorcio. El acta o acuerdo donde registren las firmas de quienes van a conformar el consorcio. Adjuntar el documento del certificado de existencia y representacin o personera jurdica correspondiente Novedades Adjuntar el documento del certificado de existencia y representacin correspondiente o personera jurdica correspondiente Adjuntar el documento del certificado de existencia y representacin correspondiente o personera jurdica correspondiente Adjuntar el documento del certificado de existencia y representacin correspondiente o personera jurdica correspondiente
Para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud pblicas
Para las alcaldas Para los consorcios
G01 Actualizacin del documento de identificacin del aportante G02 Actualizacin de la Razn Social
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DOCUMENTO 18 Certificado de existencia y representacin legal expedido por la cmara de comercio 14 Acreditacin de Personera jurdica 01 Documento de identificacin del cotizante o trabajador SALUD PENSION RIESGOS SUBSIDIO FAMILIAR
G40 Actualizacin del documento de identificacin del cotizante o trabajador o cabeza de familia G41 Actualizacin o correccin del nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia H01 Actualizacin del documento de identificacin del beneficiario H02 Actualizacin o correccin de datos bsicos del beneficiario G53 Retiro por fallecimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia H04 Retiro por fallecimiento del beneficiario
Adjuntar el documento de identificacin
01 Documento de identificacin del beneficiario
04 Registro civill de defuncin
Adjuntar Registro civill de defuncin
Adjuntar Registro civill de defuncin En los casos de los retiros por fallecimiento del trabajador beneficiario de la cuota monetaria o de su(s) beneficiario(s) debe enviarse Registro civill de defuncin (para el reconocimiento del subsidio extraordinario )
24 Carta firmada por la persona solicitando el retracto en el Sistema de Pensiones 25 Documento soporte de la anulacin en el Sistema de Pensiones 26 Comunicacin firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminacin del contrato. 27 Contrato de trabajo del trabajador
P02 Retracto
En el caso de de las novedades de retracto se debe adjuntar carta firmada por la persona solicitando el retracto. En el caso de la novedad de anulacin se debe adjuntar la imagen del documento soporte de la anulacin. Adjuntar una comunicacin firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminacin del contrato.
P03 Anulacin
G5 4 Desvinculaciones laborales
G52 Correccin de la fecha de vinculacin laboral
Adjuntar a la novedad una copia del contrato de trabajo del trabajador
CAPITULO IV NOVEDADES DE AFILIACIN Artculo 34: Reporte de novedades de las afiliaciones. La informacin de las afiliaciones podr ser actualizada mediante el reporte de novedades una a una a travs de archivos en forma masiva a travs del sistema Web dispuesto por el operador de afiliaciones o por el sistema asistido. Las novedades se clasifican en generales y particulares de cada sistema. Si el tipo de novedad es general, el operador de afiliacin debe enviar las novedades al Centralizador y este a su vez, a las Administradoras correspondientes de todos los Sistemas de la Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social y si por lo contrario, es particular, nicamente a la administradora del sistema afectado, as: 1 Novedades Generales: Son aquellas novedades que afectan a todos los componentes y por lo tanto tienen que ser enviadas a cada Administradora de los sistemas de la Proteccin Social; Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensacin Familiar y Ahorro programado de largo plazo, en los cuales el Aportante, el trabajador o el beneficiario se encuentre afiliado. Dichas novedades empezarn por la siguiente letra: G General
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HOJA No 36
2 Novedades Particulares: Son aquellas que afectan slo uno(s) de los sistema(s) y por lo tanto tienen que ser enviadas nicamente a la(s) Administradora(s) del sistema de la Proteccin Social afectado(s). Dichas novedades empezarn por las siguientes letras: S Salud P Pensin C Cajas de Compensacin Familiar R Riesgos Profesionales E Ahorro programado de largo plazo H Salud y Cajas de Compensacin Para las novedades de cambio de datos bsicos de identificacin, fecha de nacimiento, nombres o razn social de personas y/o aportantes, el sistema del operador consumir un servicio que dispondr el centralizador, el cual validar la pertinencia del cambio verificando contra el RUAF u otras bases de datos certificadoras que este disponga. Si coincide la informacin, el centralizador aceptar la novedad y la enviar a las administradoras. En caso de no coincidir o no existir en las bases de datos certificadoras, el autorizado a reportar la novedad deber adjuntar la imagen del documento que certifique la pertinencia del cambio. El centralizador deber validar la novedad contra la imagen del documento antes de aceptar y enviar la novedad a las administradoras. Los documentos validos para estas novedades son los legalmente expedidos por la Registradura Nacional del Estado Civil, el DAS, el Ministerio de Relaciones Exteriores para personas naturales; la DIAN, la Cmara de Comercio o las entidades que expidan los certificados de existencia y representacin legal para las personas jurdicas. Las novedades constan de cuatro tipos de registros: Registro tipo 11. Registro de detalle encabezado Registro tipo 12. Registro de detalle de las novedades de aportantes Registro tipo 13. Registro de detalle de las novedades de cotizantes o trabajadores Registro tipo 14. Registro de detalle de las novedades de beneficiarios Artculo 35. Definicin del registro tipo 11. Registro de detalle encabezado CDIGO LONGIT UD TIPO N A N A VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
1 4 5
Tipo de registro Modalidad del formulario
2 1 2 12 1
N Obligatorio debe ser 11 Obligatorio. Lo asigna el sistema. N 0 Electrnica. 1 Asistida. A Obligatorio. Asignado por el sistema. A Obligatorio. Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 2 definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 8 definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo registrado en el Campo 9 definido en el ARTCULO 14 Obligatorio. Asignado por el sistema. Formato: AAAA-MM-DD
Cdigo del operador de afiliacin Cdigo de referencia en el 164 sistema 2 Tipo de autorizado a reportar Tipo de identificacin del autorizado a reportar Nmero de identificacin del autorizado a reportar
9 112
17 10 8
Fecha de reporte de las novedades Total de registros tipo 12, 13 113 y 14 relacionados en el archivo
N Obligatorio. Lo suministra el Aportante.
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Artculo 36. Definicin del registro tipo 12. Registro de detalle de las novedades de aportantes CDIGO LONGIT UD TIPO A TIPO VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
Tipo de registro Nmero del formulario de 114 novedad 165 Cdigo de la administradora 166 167 Tipo de documento del aportante Nmero de identificacin del aportante
2 14 6 2 17
N Obligatorio debe ser 12 Obligatorio, debe ser asignado por el A operador. Obligatorio, debe ser asignado por el operador
A Obligatorio. Lo suministra el Aportante A Obligatorio. Lo suministra el Aportante Obligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el Aportante pueda modificarlo. A Formato: AAAA-MM-DD Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. Obligatorio. Lo suministra el aportante. A Ver Cdigos de novedades de aportantes (artculos 39 y 40) A A A Dependiendo del cdigo de la novedad se A deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla A Cdigos de novedades para aportantes, A que se incluye en los artculos 39 y 40 de la A presente Resolucin. A A A
115 Fecha de inicio de la novedad
10
116 Cdigo de la novedad Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
Artculo 37. Definicin del registro tipo 13. Registro de detalle de las novedades de los cotizantes o trabajadores o cabeza de familia CDIGO LONGIT UD VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
Tipo de registro Nmero del formulario de 117 novedad 168 Cdigo de la administradora
2 10
Tipo de identificacin del 47 cotizante o trabajador o cabeza de familia
48
Nmero de identificacin del cotizante o trabajador o
17
N Obligatorio debe ser 13 Obligatorio, debe ser asignado por el A operador. Obligatorio, debe ser asignado por el operador. A Aplica para las novedades particulares para aportantes. Obligatorio. Lo suministra el aportante. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera A TI Tarjeta de identidad RC Registro Civil PA Pasaporte CD Carnet diplomtico Obligatorio. Lo suministra el autorizado a A reportar.
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A A A A A A A A A A TIPO A
DESCRIPCIN cabeza de familia Primer apellido del cotizante o trabajador o cabeza de familia Segundo apellido del cotizante o trabajador o cabeza de familia Primer nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia Segundo nombre del cotizante o trabajador o cabeza de familia
49 50 51 52
20 30 20 30
Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
A Lo suministra el autorizado a reportar. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
A Lo suministra el autorizado a reportar. Obligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el autorizado a reportar pueda modificarlo. A Formato: AAAA-MM-DD Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Ver Cdigos de novedades de cotizante o A cabeza de familia que se incluyen en los artculos 41 y 42 de la presente Resolucin.
10
119 Cdigo de la novedad
Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
Dependiendo del cdigo de la novedad se deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en los respectivos artculos 41 y 42.
Artculo 38. Definicin del registro tipo 14. Registro de detalle de las novedades de beneficiarios CDIGO LONGIT UD VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
Tipo de registro Nmero del formulario de 120 novedad 169 Cdigo de la administradora
2 10 6
Tipo de identificacin del 47 cotizante o trabajador o cabeza de familia
N Obligatorio debe ser 14 Obligatorio, debe ser asignado por el A operador. Obligatorio, debe ser asignado por el A operador. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera A TI Tarjeta de identidad RC Registro Civil PA Pasaporte CD Carnet diplomtico Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar.
Nmero de identificacin del 48 cotizante o trabajador o cabeza de familia
17
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CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A A A A A A A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. CC Cdula de ciudadana CE Cdula de extranjera TI Tarjeta de identidad RC Registro Civil PA Pasaporte Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Lo suministra el autorizado a reportar. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Lo suministra el autorizado a reportar. Obligatorio. Asignado por el sistema, permitiendo que el Aportante pueda modificarlo. Formato: AAAA-MM-DD Fecha desde la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. Obligatorio. Lo suministra el autorizado a reportar. Ver Cdigos de novedades de beneficiarios (artculo 43) Dependiendo del cdigo de la novedad se deben registrar los nuevos valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla Cdigos de novedades para beneficiarios que se incluyen en el artculo 43 de la presente Resolucin.
94
Tipo de identificacin del beneficiario
95
Nmero de identificacin del beneficiario
17 20 30 20 30
96 Primer apellido beneficiario 97 Segundo apellido beneficiario 98 Primer nombre beneficiario 99 Segundo nombre beneficiario
10
122 Cdigo de la novedad Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
Artculo 39. Cdigos de Novedades Generales para aportantes Orden de los Cd. nuevos Observaciones Descripcin Nov. valores en la novedad Para actualizacin del tipo y/o nmero de documento de Actualizacin del documento de identificacin del Aportante. identificacin del Aportante 8 Tipo de Identificacin del G01 8,9 Aportante 9 Nmero de Identificacin del Aportante. No incluir el dgito de verificacin Actualizacin de la Razn Social G02 11 11 Razn social del Aportante del Aportante 13 Correo electrnico Actualizacin informacin bsica G04 13,16,17 16 Actividades Econmica principal Aportante 17 Clase de Aportante Para actualizacin del tipo y/o Actualizacin documento de nmero de documento de G05 identificacin del representante 19,20 identificacin del representante legal legal.
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HOJA No 40
Cd. Nov.
Descripcin
Orden de los nuevos valores en la novedad
Observaciones
19 Tipo de Identificacin del representante legal 20 Nmero de Identificacin del representante legal 23 Primer nombre del representante legal 24 Segundo nombre del Actualizacin nombres del representante legal G06 23,24,21,22 representante legal 21 Primer apellido del representante legal 22 Segundo apellido del representante legal 25 Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia. Obligatorio 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia. Actualizacin de la ubicacin de 25,26,27,28,29, G07 130, 131,132 28 Direccin de la sucursal o sucursal o dependencia dependencia 29 Nmero de telfono de la sucursal o dependencia 130 Nombre sucursal 131 Correo electrnico 132 Nombre del contacto 25 Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia. Obligatorio 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia. 28 Direccin de la sucursal o dependencia 29 Nmero de telfono de la Adicin de Sucursales o 25,26,27,28,29, sucursal o dependencia G08 dependencia 130, 131,132 130 Nombre sucursal 131 Correo electrnico 132 Nombre del contacto Todos los campos son obligatorios. La apertura de una nueva sucursal requiere el envo de la novedad de adicin de centros de trabajo y la afiliacin de por lo menos un trabajador. 25 Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia. 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia. Todos los campos son obligatorios. Fecha de liquidacin (Formato: AAAA-MM-DD)
G09
Cierre de Sucursales o dependencia
25,26,27
G10
Cancelacin por Liquidacin de la empresa
170
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Cd. Nov. G11
Descripcin
Observaciones
Cancelacin por Sustitucin patronal G12 Cancelacin por Fusin
G13 Cancelacin por Absorcin
171 Tipo de identificacin 172 Nmero de identificacin de la 171, 172, 173 empresa que asume la sustitucin 173 Fecha de cancelacin (Formato: AAAA-MM-DD) 174 Tipo de identificacin 175 Nmero de identificacin de la 174, 175, 176 empresa creada en la fusin 176 Fecha de cancelacin (Formato: AAAA-MM-DD) 177 Tipo de identificacin 178 Nmero de identificacin de la empresa que absorbe 177, 178, 179 179 Fecha de cancelacin (Formato: AAAA-MM-DD) 180 Fecha de la cancelacin (Formato: AAAA-MM-DD)
G14
Cancelacin por Cambio de NIT
180
Adicionalmente debe enviar una novedad de actualizacin del documento de actualizacin del aportante. 181 Fecha de retiro (Formato: AAAA-MM-DD)
G15
Cancelacin por retiro de trabajadores de empleador persona natural y/o Persona Jurdica Cancelacin por Cese de actividades definitivas. (Desafiliacin de la empresa)
181
G16
182
Fecha del cese de actividades (Formato: AAAA-MM-DD) 183 Fecha de inicio del receso (Formato: AAAA-MM-DD) 184 Fecha de finalizacin del receso (Formato: AAAA-MM-DD) 185 Fecha de inicio de la Reestructuracin (Formato: AAAAMM-DD) 186 Fecha de finalizacin de la Reestructuracin (Formato: AAAAMM-DD) 187 Fecha de inicio del Concordato (Formato: AAAA-MM-DD)
G17 Receso temporal de actividades del empleador G18 183, 184
Reestructuracin
185, 186
G19 Concordato 187, 188
188 Fecha de finalizacin del Concordato(Formato AAAA-MMDD)
Artculo 40. Cdigos de Novedades Particulares para aportantes Cd. Nov. Descripcin Orden de los nuevos valores en la novedad 26,27,25,36,37,222, 135,136,137 Observaciones 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o
Actualizacin de los datos R01 del centros de trabajo
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Descripcin
Observaciones
R02 Adicin centros de trabajo
R03 Cierre centros de trabajo
dependencia 25 Cdigo de la sucursal o dependencia. Obligatorio 36 Cdigo del centro de trabajo. Obligatorio 37 Nombre del centro de trabajo. 222 Direccin centro de trabajo 135 Telfono del centro de trabajo 136 Correo electrnico del centro de trabajo 137 Persona responsable de salud ocupacional Todos los campos son obligatorios. 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia 25 Cdigo de la sucursal o dependencia. Obligatorio 36 Cdigo del centro de trabajo. Obligatorio. 37 Nombre del centro de trabajo. Obligatorio. 38 Actividad econmica de Riegos Profesionales del Centro de Trabajo. 133 Departamento de ubicacin del centro de trabajo 134 Municipio de ubicacin del centro de trabajo 26,27,25,36,37,38, 133,134,222,135,136,137 222 Direccin centro de trabajo 135 Telfono del centro de trabajo 136 Correo electrnico del centro de trabajo 137 Persona responsable de salud ocupacional La adicin de un nuevo centro de trabajo implica adicionalmente en diligenciamiento de la afiliacin de los nuevos trabajadores y/o el reporte de la novedad R05 para los trabajadores que ya se encuentran afiliados. Todos los campos son obligatorios. 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia 26,27,25,36,37 25 Cdigo de la sucursal o dependencia. Obligatorio 36 Cdigo del centro de trabajo. Obligatorio. 37 Nombre del centro de
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Descripcin
Observaciones trabajo. Todos los campos son obligatorios. 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin domicilio de la sucursal o dependencia 25 Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia 36 Cdigo del centro de trabajo 37 Nombre del centro de trabajo 38 Cdigo de la actividad econmica de riegos profesionales Todos los campos son obligatorios. Solo podr realizarse cumplidos tres meses del traslado. Esta novedad requiere una respuesta de la ARP en el caso en que la solicitud la haga el aportante. La ARP podr realizar la reclasificacin sin que medie solicitud del aportante en cuyo caso deber reportarlo al aportante. 189 Fecha del retracto (Formato: AAAA-MM-DD) El aportante podr retractarse de su decisin de traslado a otra ARP a ms tardar en el trmino de los 30 das calendario de la solicitud de traslado, este trmino deber ser validado por el centralizador. En este caso debe adjuntar la carta de retracto firmada por el representante legal (Decreto 1772 de 1994 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya)
Solicitud de reclasificacin de la actividad econmica R04 de Riesgos Profesionales para los centro de trabajo
26,27,25,36,37,38
R05 Retracto de traslado
189
Artculo 41. Cdigos de Novedades Generales para cotizantes o trabajadores o cabeza de familia Cd. Nov. Orden de los nuevos valores en la novedad Observaciones
Descripcin
G40
Actualizacin o correccin del documento de identificacin del cotizante o trabajador o cabeza de familia
47,48
G41
Actualizacin o correccin del nombres del cotizante o trabajador o cabeza de familia
49, 50, 51,52
Para actualizacin del tipo y/o nmero de documento de identificacin del trabajador. Si se desea actualizar cualquiera de las variables se deben reportar obligatoriamente las dos. 47 Tipo de Identificacin 48 Nmero de Identificacin 49 Primer apellido 50 Segundo apellido 51 Primer nombre
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HOJA No 44
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
52 Segundo nombre Actualizacin o correccin del G42 gnero del cotizante o trabajador o cabeza de familia Correccin de la fecha de G43 nacimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia Actualizacin o correccin de G44 nacionalidad del cotizante o trabajador o cabeza de familia Actualizacin o correccin del G45 lugar de residencia del cotizante o trabajador o cabeza de familia G46
53
53
Cdigo del gnero
54
54 Fecha de nacimiento
55
55 Nacionalidad
G47 G48 G49
G50
G51
G52
56 Departamento del lugar de residencia 57 Municipio del lugar de residencia 58 Direccin de notificacin o envo Actualizacin informacin de de correspondencia. contacto del cotizante o 58,59,60 59 Telfono trabajador o cabeza de familia 60 Correo electrnico Cambio del tipo de cotizante o 67 Cdigo tipo de cotizante. La 67 trabajador suministra el Aportante. 68 Cdigo subtipo de cotizante. La Cambio del Subtipo de cotizante 68 suministra el Aportante o trabajador 85 Cdigo de la ocupacin del Actualizacin o correccin de la 85 cotizante. La suministra el ocupacin Aportante 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del aportante Actualizacin o correccin de la 61 Departamento de la ubicacin ubicacin laboral del cotizante o 8,9,61,62 laboral del cotizante trabajador o cabeza de familia 62 Municipio de la ubicacin laboral del cotizante La suministra el Aportante 8 Tipo de identificacin del aportante Actualizacin o correccin del 9 Nmero de identificacin del cdigo de sucursal o aportante dependencia donde 63 63 Cdigo de la Sucursal o de la desempear labores el cotizante Dependencia donde desempear o trabajador o cabeza de familia labores La suministra el Aportante 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del aportante Correccin de la fecha de 66 66 Fecha de vinculacin con el vinculacin laboral empleador o fecha de inicio del contrato. La suministra el Aportante 123 Fecha de fallecimiento Formato: AAAA-MM-DD. La suministra el Aportante 56,57 Para el caso del sistema de salud : Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarn es estado RETIRADO.
G53
Retiro por fallecimiento
123
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HOJA No 45
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante ste pasa a ser Cotizante principal con su grupo familiar. En el Rgimen Subsidiado cuando se reporta esta novedad para un cabeza de familia los dems miembros del grupo familiar pueden hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario pasan a ser cabeza de familia. Se debe adjuntar el Registro civill de defuncin. Todos los campos son obligatorios. 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del 8,9,124 aportante 124 Fecha de desvinculacin con el aportante Formato: AAAA-MM-DD. 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del aportante 67 Tipo de cotizante o trabajador 85 Cdigo de la Ocupacin del trabajador (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 2) 61 Departamento de la ubicacin laboral del trabajador (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 2) 62 Municipio de la ubicacin laboral (aplica para el pensionado si el 8, 9, subtipo de cotizante es 1 2) 67,85,61,62 63 Cdigo de la Sucursal o de la ,63,64,65, Dependencia donde 147, 66 desempeara labores (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 2) 64 Salario bsico o valor mensual del contrato o mesada pensional. 65 Salario integral (aplica para el pensionado si el subtipo de cotizante es 1 2) 147 Horas contratadas mes 66 Fecha de vinculacin con el empleador con el pagador de pensiones o fecha de inicio del contrato. Todos los campos son obligatorios. La suministra el pagador de pensiones. Aplica cuando el tipo de 8,9,127, cotizante es pensionado. 128 8 Tipo de identificacin del pagador de pensiones
G54
Desvinculacin laboral
G55
Vinculacin laboral
G56
Retirar pensin.
DE
2010
HOJA No 46
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
9 Nmero de identificacin del pagador de pensiones 127 Fecha de retiro (Formato:AAAAMM-DD) 128 Causa del retiro Causa de retiro : 1. Traslado de pagador 2. Disminucin de la prdida de capacidad laboral o extincin de pensin (Revisin pensin de invalidez) 3. Sentencia Judicial 4. Revocatoria 5. Sustitucin (Sobrevivencia) 6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 aos, cnyuges menores de 30 aos sin hijos por 20 aos) 7 Revocatoria de resolucin 9 Inclusin errnea Artculo 42. Cdigos de Novedades Particulares para cotizante o trabajador o cabeza de familia Cd. Nov. Orden de los nuevos valores en la novedad 76 Observaciones
Descripcin
Actualizacin o correccin del Tipo de poblacin beneficiaria P01 del subsidio (Fondo de Solidaridad Pensional)
76 Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio 190 Fecha del retracto (Formato
AAAA-MM-DD)
P02 Retracto
190
P03 Anulacin
191
El trabajador tiene el derecho de retractarse de su decisin de afiliarse a la Administradora de Fondos de Pensiones as se haya dado a travs de una vinculacin inicial o a travs de un traslado, durante los cinco das hbiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente seleccin de acuerdo a lo establecido en el artculo 3 del Decreto 1161 de 1994 o la norma que lo modifica, adicione o sustituya. Para el caso de los beneficiarios del subsidio al aporte del Fondo de Solidaridad Pensional, aplica lo establecido en el artculo 16 del Decreto 3771 de 2007 o la norma que lo modifica, adicione o sustituya. Se debe adjuntar imagen de la carta firmada por el afiliado solicitando el retracto. 191 Fecha de la anulacin (Formato AAAA-MM-DD)
DE
2010
HOJA No 47
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
Se debe adjuntar imagen del documento soporte de la anulacin 8 Tipo de identificacin del administrador del Fondo de Solidaridad pensional 9 Nmero de identificacin del Fondo de Solidaridad Pensional) 205 Fecha de retiro (formato AAAAMM-DD)
206 Causal del retiro P04 Retiros (Fondo de Solidaridad Pensional) 8, 9, 205, 206 Causal de retiro : 1 Incumplimiento de los requisitos 2 Pensionado 3 Pensin en trmite 4 Cumplimiento de la edad lmite 5 Cese de la obligacin de cotizar 6 Indemnizacin sustitutiva 7 Cumplimiento del perodo mximo para el otorgamiento del subsidio. Todos los campos son obligatorios. 8 Tipo de identificacin del administrador del Fondo de Solidaridad pensional 9 Nmero de identificacin del Fondo de Solidaridad Pensional) 207 Fecha de suspensin (formato
AAAA-MM-DD)
P05
Suspensin (Fondo de Solidaridad Pensional)
208 Causal de la suspensin 8,9,207, 208 Causal de suspensin: 1 Capacidad temporal de pago 2 Incapacidad de pago para realizar el aporte 3 No pago de aportes durante (6) meses. 4 Desafiliacin del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Todos los campos son obligatorios. 8 Tipo de identificacin del administrador del Fondo de Solidaridad pensional 9 Nmero de identificacin del Fondo de Solidaridad Pensional) 221 Fecha de reactivacin (formato AAAA-MM-DD) 208 Causal de la suspensin (acorde con las establecidas en la novedad P05) Todos los campos son obligatorios 8 Tipo de identificacin del administrador del Fondo de Solidaridad Pensional 9 Nmero de identificacin del del administrador del Fondo de
P06
Reactivacin (Fondo de Solidaridad Pensional)
8,9,221,208
Vinculacin con el Fondo de Solidaridad Pensional P07
DE
2010
HOJA No 48
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
R05
S01
S02
S03
S04
S05
S06
S07
S08
Solidaridad Pensional 67 Tipo de cotizante o trabajador 76 Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio 85 Cdigo de la Ocupacin 66 Fecha de vinculacin Todos los campos son obligatorios 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del aportante 26 Departamento domicilio de la sucursal o dependencia. 27 Municipio de la ubicacin Actualizacin del centro de 8,9,26,27,25,36 domicilio de la sucursal o trabajo del cotizante dependencia 25 Cdigo de la sucursal o dependencia. Obligatorio 36 Cdigo del centro de trabajo en el que desempeara labores. 37 Nombre del centro de trabajo Todos los campos son obligatorios. Aplica nicamente al rgimen Actualizacin de Nivel Sisben subsidiado. y/o Nmero de Ficha SISBEN 77, 78 77 Nivel SISBEN del cotizante o cabeza de familia 78 Nmero de Ficha SISBEN Correccin de pertenencia Aplica nicamente al rgimen tnica del cotizante o cabeza de 75 subsidiado. familia 75 Pertenencia tnica. Aplica nicamente al rgimen Correccin del tipo de poblacin subsidiado. beneficiaria del subsidio del 76 76 Tipo de poblacin beneficiaria cotizante o cabeza de familia del subsidio. 125 Tipo de identificacin del cotizante principal o cabeza de Cambio de segundo cotizante a familia con el cual se tiene cotizante principal o de otro inscrita la relacin familiar. 125,126 miembro del grupo familiar a 126 Nmero de identificacin del cabeza de familia. cotizante principal o cabeza de familia con el cual se tiene inscrita la relacin familiar. Cambiar el estado de interrupcin por residencia temporal en el Activacin Interrupcin por viaje exterior. Si la activacin es a un al exterior cotizante principal, los beneficiarios y/adicionales heredarn el estado del cotizante. Interrumpir la afiliacin por residencia temporal en el exterior. Interrupcin por viaje al exterior Los beneficiarios y/adicionales heredarn el estado del cotizante. Interrumpir la afiliacin por perodo Interrupcin por perodo de de huelga. huelga Los beneficiarios y/adicionales heredarn el estado del cotizante. Cambiar el estado por terminacin Activacin Interrupcin por del perodo de huelga. terminacin perodo de huelga Si la activacin es a un cotizante principal, los beneficiarios
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HOJA No 49
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
S09
Interrupcin por suspensin disciplinaria
Activacin Interrupcin por S10 terminacin suspensin disciplinaria
y/adicionales heredarn el estado del cotizante Interrumpir la afiliacin por suspensin disciplinaria. Los beneficiarios y/adicionales heredarn el estado del cotizante. Cambiar el estado por terminacin de la suspensin disciplinaria. Si la activacin es a un cotizante principal, los beneficiarios y/adicionales heredarn el estado del cotizante En el Rgimen Contributivo aplica nicamente cuando: - Inclusin de un nuevo beneficiario o adicional al grupo familiar que no est registrado en el sistema de salud. -Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional de un grupo familiar en la misma administradora. En el Rgimen Subsidiado aplica nicamente cuando: -Un cabeza de familia pasa a ser otro miembro de un grupo familiar.
Inclusin de afiliado beneficiario S11 o adicional (cotizante o cabeza de familia) a un grupo familiar.
125,126,70 o 106,104,103
C01
Retiro del trabajador por reubicacin laboral
8,9,192
125 Tipo de identificacin del cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 126 Nmero de identificacin del cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 70 o 106 Tipo de afiliado: para contributivo (C cotizante, A adicional, B beneficiario), para subsidiado (O otro miembro del grupo familiar) 104 = Parentesco con el cotizante o cabeza de familia 103 = Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados). 8 Tipo de identificacin del aportante 9 Nmero de identificacin del aportante 192 Fecha de retiro (Formato AAAAMM-DD).
H05
Estado civil y nivel educativo del trabajador
159, 160
159 Estado civil del trabajador 160 Nivel educativo
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HOJA No 50
Artculo 43. Cdigos de Novedades Particulares para beneficiarios Cd. Nov. Orden de los nuevos valores en la novedad Observaciones
Descripcin
H01
Actualizacin documento de identificacin del beneficiario
H02
Actualizacin o correccin de datos bsicos del beneficiario
H03
Actualizacin por cambio de condicin del beneficiario
H04 Retiro por fallecimiento
Para actualizacin del tipo y/o nmero de documento de identificacin del beneficiario. 94,95 94 Tipo de Identificacin del beneficiario 95 Nmero de Identificacin beneficiario 96 Primer apellido del beneficiario 97 Segundo apellido del beneficiario 98 Primer nombre del beneficiario 96,97,98 99 Segundo nombre del 99,100,101,102 beneficiario 100 Gnero del beneficiario 101 Fecha de nacimiento 102 Nacionalidad del beneficiario 103 Condicin del afiliado o 103 beneficiario 123 Fecha de fallecimiento Formato: AAAA-MM-DD 123 Se debe adjuntar certificado de fallecimiento 204 Causa de la exclusin. separacin (aplica 1. Por solamente para cnyuge o compaero permanente) 2. Por no cumplimiento de condiciones del beneficiario (estudiante) 3. Pasa a otro grupo familiar 4. Pasa a ser cotizante a otro grupo familiar Aplica nicamente al rgimen subsidiado. 109 Nivel SISBEN 110 Nmero de Ficha SISBEN Aplica nicamente al rgimen subsidiado. 107 Pertenencia tnica. Aplica nicamente al rgimen subsidiado. 108 Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio. En el Rgimen Contributivo aplica nicamente cuando: Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad.
C02 Exclusin del beneficiario
204
Cambio de Nivel Sisben y/o S13 Nmero de Ficha SISBEN del beneficiario S14 Correccin de Pertenencia tnica del beneficiario
109,110
107
Correccin de tipo de poblacin S15 beneficiaria del subsidio del beneficiario
108
Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad. S16
125, 126, 70 o En el Rgimen Subsidiado aplica 106,104,103 nicamente cuando: Un miembro del grupo familiar Un miembro del grupo familiar cambia de grupo familiar dentro cambia de grupo familiar dentro del del mismo contrato. mismo contrato. 125 Tipo de identificacin 126 Nmero de identificacin del
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HOJA No 51
Cd. Nov.
Descripcin
Observaciones
cotizante o cabeza de familia en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 70 o 106 Tipo de afiliado: para contributivo (C cotizante, B beneficiario, A adicional) y para subsidiado (O otro miembro del grupo familiar) 104 Parentesco con el cotizante o cabeza de familia 103 = Exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 aos. (Estudiantes o Discapacitados). 193 Causa de la exclusin. 1 Por separacin (aplica solamente para cnyuge o compaero permanente) Por no cumplimiento de 2 193 condiciones del beneficiario (discapacidad y estudiante) 3 Pasa a otro grupo familiar 4 Pasa a ser cotizante a otro grupo familiar (aplica para el tipo de parentesco diferente a cnyuge o compaero permanente). 194 Departamento de residencia del beneficiario 195 Municipio de residencia del 194, 195,161 beneficiario 161 Direccin de residencia del beneficiario 160 160 Nivel educativo
S17 Exclusin de beneficiario
Actualizacin o correccin de S18 datos de ubicacin del beneficiario S19 Nivel educativo
Pargrafo. Aclaraciones de las novedades que definen cobertura:

SISTEMA Salud G54 Desvinculaciones laborales El reporte de esta novedad en el sistema PILA se usar para el clculo del aporte, pero no eximen del reporte oportuno de ellas por el sistema de afiliacin nica. Se permitir el reporte de esta novedad hasta el ltimo da del mes siguiente de ocurrido el hecho. Pensin Se podrn reportar desvinculaciones laborales de meses anteriores y su aplicacin no implica el otorgamiento de derechos o coberturas retroactivas, conforme a las normas vigentes del sistema. Riesgos Profesionales La cobertura de un trabajador finaliza el da de su desvinculacin laboral del trabajador, por tal razn las novedades de retiro de trabajadores debern reportarse a ms tardar el mismo da en que se realiza dicha desvinculacin laboral Excepcionalmente, en caso de que el aportante no haya reportado oportunamente la novedad, podr reportarla extemporneamente mximo hasta los 30 das calendario siguientes de ocurrido el hecho. En todo caso, el nmero de retiros laborales reportados extemporneamente en un mes calendario no podr representar ms del 5% de los cotizantes a cargo del aportante. Adjunto al envo de esta novedad, debe adjuntar una comunicacin firmada por el representante legal en la que relacione el nombre del trabajador(es) y la correspondiente fecha de terminacin del contrato. Para el caso del Sistema de Riesgos Profesionales, la cobertura de un trabajador inicia al da siguiente en que se realiza su afiliacin a la ARP, para el efecto, las novedades de ingreso de trabajadores debern reportarse a ms Subsidio Familiar Para la cuota monetaria Se podrn reportar novedades extemporneas de meses anteriores y su aplicacin no implica el otorgamiento de derechos o coberturas retroactivas, conforme a las normas vigentes del sistema.
Se debe tener en cuenta lo contemplado en el artculo 6 de la ley 21 de 1982 y el artculo 37 de la ley 21 de 1982 .
N O V E D A D
G53 Vinculacin laboral El reporte de esta novedad en el sistema PILA se usar para el clculo del aporte, pero no eximen del
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HOJA No 52
SISTEMA Salud reporte oportuno de ellas por el sistema de afiliacin nica. Pensin Riesgos Profesionales tardar un da antes del ingreso del trabajador. En todo caso, la afiliacin no se podr realizar en forma retroactiva a la fecha de reporte de la novedad Se validar que la nueva fecha de correccin no puede ser inferior a la fecha de la afiliacin. Se debe adjuntar a la novedad una copia del contrato de trabajo del trabajador En caso de que esta actualizacin implique cambio de la clase de riesgo respecto al anterior su aplicacin se realizar a partir de la fecha de respuesta de aceptacin por parte de la administradora. Subsidio Familiar Para la cuota monetaria
G52 Correccin de la fecha de vinculacin laboral
R05 Actualizacin del centro de trabajo del cotizante
Artculo 44. Permisos para los tipos de autorizados a reportar afiliaciones y novedades.
Cd. Nov. Descripcin de la Novedad Afiliacin del Aportante a Riesgos Profesionales y a Cajas de Compensacin familiar Autorizados a reportar 1 Aportante Observaciones
No aplica
1 Aportante 2 Cotizante No aplica Afiliaciones de los cotizantes 4 Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional No aplica Afiliaciones de los beneficiarios o adicionales Afiliaciones de cabeza de familia Afiliaciones de otros miembros del grupo familiar 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial / EPSS 3 Entidad territorial / EPSS 1 Aportante 2 Pagador de pensiones nicamente aplica cuando el Aportante es persona jurdica o cuando es un pagador de pensiones.
No aplica
No aplica
No aplica
Traslados del Aportante
1 Aportante 2 Cotizante No aplica Traslados de los cotizantes 4 Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional Traslados de los cabeza de familia y otros miembros del grupo familiar Entidad territorial / EPSS
No aplica
Aportantes G01 Actualizacin del documento de identificacin del 1 Aportante 2 Cotizante 4 Pagador de
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2010
HOJA No 53
Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Cd. Nov. Descripcin de la Novedad Aportante Autorizados a reportar pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 3 Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora Observaciones
G02
Actualizacin de la Razn Social del Aportante
G04
Actualizacin informacin bsica Aportante
G05
Actualizacin documento de identificacin del representante legal
G06
Actualizacin nombres del representante legal
G07
Actualizacin de la ubicacin de sucursal o dependencia Adicin de Sucursales o dependencia Cierre de Sucursales o dependencia Cancelacin por Liquidacin de la empresa Cancelacin por Sustitucin patronal Cancelacin por Fusin Cancelacin por Absorcin Cancelacin por Cambio de NIT Cancelacin por retiro de trabajadores de empleador persona natural y/o Persona Jurdica Cancelacin por Cese de actividades definitivas. (Desafiliacin de la empresa) Receso temporal de actividades del empleador Reestructuracin
G08
G09
G10 G11 G12 G13 G14 G15
G16
1 Aportante 5 Administradora
G17
1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora
G18
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HOJA No 54
Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Cd. Nov. G19 Descripcin de la Novedad Concordato Autorizados a reportar 1 Aportante 5 Administradora Observaciones
Novedades particulares para aportantes R01 R02 R03 Actualizacin del nombre centros de trabajo Adicin centros de trabajo Cierre centros de trabajo Solicitud de reclasificacin de la actividad econmica de Riesgos Profesionales para los centro de trabajo Retracto de traslado 1 Aportante 1 Aportante 1 Aportante
R04
5 Administradora
R05
1 Aportante
Cdigos de Novedades Generales para cotizantes Actualizacin o correccin del documento de identificacin del cotizante o trabajador o cabeza de familia 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5. Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional
G40
G41
Actualizacin o correccin del nombres del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G42
Actualizacin o correccin del gnero del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G43
Correccin de la fecha de nacimiento del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G44
Actualizacin o correccin de nacionalidad del cotizante o trabajador o cabeza de familia
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HOJA No 55
Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Cd. Nov. Descripcin de la Novedad Autorizados a reportar 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora Observaciones
G45
Actualizacin o correccin del lugar de residencia del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G46
Actualizacin informacin de contacto del cotizante o trabajador o cabeza de familia
G47
Cambio del tipo de cotizante o trabajador
G48
Cambio del Subtipo de cotizante o trabajador Actualizacin o correccin de la ocupacin Actualizacin o correccin de la ubicacin laboral del cotizante o trabajador o cabeza de familia Actualizacin o correccin del cdigo de sucursal o dependencia donde desempear labores el cotizante o trabajador o cabeza de familia Correccin de la fecha de vinculacin laboral
G49
G50
1 Aportante 5 Administradora
G51
G52
G53
Retiro por fallecimiento
G54 G55 G56
Desvinculacin laboral Vinculacin laboral Retirar pensin.
1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 5 Administradora 1 Aportante 5 Administradora 4.Pagador de pensiones 5 Administradora
Cdigos de Novedades Particulares para cotizante o cabeza de familia Actualizacin o correccin del Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio (Fondo de Solidaridad Pensional) Retracto
P01
8 Fondo de Solidaridad Pensional 1 Aportante 2 Cotizante
P02
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HOJA No 56
Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Cd. Nov. Descripcin de la Novedad Autorizados a reportar 4 Pagador de pensiones 5 Administradora 8 Fondo de Solidaridad Pensional 5 Administradora 5 Administradora 6 Fondo de solidaridad Pensional 5 Administradora 6 Fondo de solidaridad Pensional 5 Administradora 6 Fondo de solidaridad Pensional 5 Administradora 6 Fondo de solidaridad Pensional 1 Aportante 5 Administradora Observaciones
P03 P04
Anulacin Retiros (Fondo de Solidaridad Pensional) Suspensin (Fondo de Solidaridad Pensional) Reactivacin (Fondo de Solidaridad Pensional) Vinculacin con el Fondo de Solidaridad Pensional Actualizacin o correccin del centro de trabajo del cotizante Actualizacin de Nivel Sisben y/o Nmero de Ficha SISBEN del cotizante o cabeza de familia Correccin de pertenencia tnica del cotizante o cabeza de familia Correccin de tipo de poblacin beneficiaria del cotizante o cabeza de familia Cambio de segundo cotizante a cotizante principal o de otro miembro del grupo familiar a cabeza de familia. Activacin Interrupcin por viaje al exterior
P05
P06
P07
R05
S01
3 Entidad territorial
S02
3 Entidad territorial 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 2 Cotizante 4. Pagador de pensiones 5 Administradora 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 4. Pagador de pensiones 1 Aportante 2 Cotizante 4. Pagador de pensiones
S03
S04
S05
S06
Interrupcin por viaje al exterior Interrupcin por perodo de huelga Activacin Interrupcin por terminacin perodo de huelga Interrupcin por suspensin disciplinaria Activacin Interrupcin por terminacin suspensin disciplinaria
S07
S08
S09
S10
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HOJA No 57
Continuacin de la resolucin Por la cual se adopta el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social _____________________________________________________________________________ Cd. Nov. Descripcin de la Novedad Autorizados a reportar 5 Administradora Inclusin de afiliado beneficiario o adicional (cotizante o cabeza de familia) a un grupo familiar. Retiro del trabajador por reubicacin laboral Estado civil y nivel educativo del trabajador Observaciones
S11
4. Pagador de pensiones
C01 H05
1 Aportante 1 Aportante 2 Cotizante 5 Administradora
Cdigos de Novedades Particulares para beneficiarios Actualizacin documento de identificacin del beneficiario Actualizacin o correccin de datos bsicos del beneficiario Actualizacin por cambio de condicin del beneficiario Retiro por fallecimiento Exclusin del beneficiario Cambio de Nivel Sisben y/o Nmero de Ficha SISBEN del beneficiario Correccin de Pertenencia tnica del beneficiario Correccin de Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio del beneficiario Exclusin beneficiario de 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 5 Administradora 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 5 Administradora 1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 5 Administradora 1 Aportante 3 Entidad territorial 5 Administradora 1 Aportante 2 Cotizante 5 Administradora 3 Entidad territorial 5 Administradora
H01
H02
H03
H04
C02
S13
S14
3 Entidad territorial
S15
3 Entidad territorial 5 Administradora 1 Aportante 2 Cotizante 5 Administradora
S17
S16
Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma Entidad. Un miembro del grupo familiar cambia de grupo familiar dentro del mismo contrato. Actualizacin o correccin de datos de ubicacin del beneficiario
1 Aportante 2 Cotizante 3 Entidad territorial 5 Administradora
S18
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HOJA No 58
CAPITULO V ARCHIVOS DE SALIDA HACIA LAS ADMINISTRADORAS Y DE RESPUESTA DE LAS ADMINISTRADORAS Artculo 45. El operador de informacin remitir al centralizador y este a su vez a las administradoras la informacin de la inscripcin, las afiliaciones, traslados y novedades recibidas de los operadores de afiliacin. Esta informacin la remitir en las estructuras definidas a continuacin. Artculo 46. Definicin de los archivos de salida con informacin del autorizado a reportar: Contiene la informacin correspondiente al autorizado para reportar, la cual debe ser nica para cada autorizado. Este archivo debe corresponder a lo especificado en los artculos 14 y 15, y debe ser enviado por el operador de afiliacin al centralizador y este a su vez a las administradoras. Artculo 47. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del Aportante para la Administradora de Riesgos Profesionales: Contiene la informacin de la afiliacin del Aportante a la Administradora de Riesgos Profesionales. Este archivo debe ser enviado por el operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la administradora, una vez el aportante haya confirmado la afiliacin a travs del sistema. Este archivo consta de cuatro tipos de registro por Aportante, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos de las sucursales. Corresponde a los datos de cada una de las sucursales. Debe existir un registro por cada una de ellas. Registro tipo 3 Datos de los centro de trabajo. Corresponde a los datos de cada una de los centro de trabajo. Debe existir un registro por cada una de ellos. Registro tipo 4 Datos del traslado. Corresponde a los datos del traslado.
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
8 9
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO Tipo de registro 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Modalidad del formulario 1 N ARTCULO 18. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Cdigo del operador de afiliacin 2 N ARTCULO 18 Debe corresponder al Cdigo o nmero de referencia en el asignado en el Campo 6 sistema 12 A definido en el ARTCULO 18 Debe corresponder al Fecha de la solicitud de afiliacin o asignado en el Campo 30 traslado 10 A definido en el ARTCULO 18 Debe corresponder al Nmero del formulario de la solicitud asignado en el Campo 31 de afiliacin o de traslado 14 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el Tipo de Aportante 1 A ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Tipo de identificacin del Aportante 2 A ARTCULO 18 Nmero de identificacin del Aportante 17 A Asignado por el sistema. Debe
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HOJA No 59
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
10
11
12
13
14
15
16
17 18
19
20
21
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corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Digito de verificacin 1 N ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en 200 A el Campo 11 definido en el Razn social del Aportante ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Correo electrnico de contacto del el Campo 13 definido en el autorizado a reportar 60 A ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 14 definido en el Nmero de sucursales 4 N ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 15 definido en el Nmero de Centros de trabajo 4 N ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Actividad Econmica principal. 4 A ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Clase de Aportante 1 A ARTCULO 14 Cdigo de la administradora de Asignado por el sistema. Debe Riesgos Profesionales a la cual se corresponder al registrado en afilia o traslada 6 A el campo 32 del artculo 20. REGISTRO TIPO 2. Datos de las sucursales Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Cdigo de la Sucursal o de la el Campo 25 definido en el Dependencia 15 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Departamento de domicilio de la el Campo 26 definido en el sucursal o dependencia 2 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Municipio de domicilio de la sucursal o el Campo 27 definido en el dependencia 3 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 28 definido en el Direccin de la sucursal o dependencia 40 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Nmero de telfono de la sucursal o el Campo 29 definido en el dependencia 15 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de la sucursal 60 A corresponder al registrado en
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HOJA No 60
CDIGO
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el Campo 131 definido en el ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 132 definido en el Nombres y apellidos del contacto 100 A ARTCULO 15 REGISTRO TIPO 3. Centros de trabajo Tipo de registro 2 N Debe ser 3 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Cdigo de la Sucursal o de la 10 el Campo 25 definido en el Dependencia A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Departamento de domicilio de la el Campo 26 definido en el sucursal o dependencia 2 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Municipio de domicilio de la sucursal o el Campo 27 definido en el dependencia 3 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 36 en el ARTCULO Cdigo del centro de trabajo 15 A 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 37 en el ARTCULO Nombre del centro de trabajo 40 A 19 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la actividad econmica de corresponder al registrado en Riegos profesionales del centro de el Campo 38 en el ARTCULO trabajo 7 A 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Departamento de domicilio del centro el Campo 133 en el de trabajo 2 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Municipio de domicilio del centro de el Campo 134 en el trabajo 3 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 222 en el Direccin del centro de trabajo 40 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 135 en el Telfono del centro de trabajo 17 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 136 en el Correo electrnico del centro de trabajo 60 A ARTCULO 19 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Persona responsable de salud el Campo 137 en el ocupacional 100 A ARTCULO 19 REGISTRO TIPO 4.Datos del traslado Tipo de registro 2 N Debe ser 4 para este caso
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HOJA No 61
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A N A TIPO
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 33 en el ARTCULO 20 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 34 en el ARTCULO 20 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 35 en el ARTCULO 20 Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el ARTCULO 33 numeral 2.
40
41
Cdigo de la administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada Fecha de afiliacin de la administradora de Riesgos Profesionales anterior de la que se traslada Estado de cuenta del Aportante en la Administradora anterior de la que se traslada Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del aportante
10
42
43
26
Artculo 48. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del aportante para la Caja de Compensacin Familiar: Contiene la informacin de la afiliacin del aportante a la Caja de Compensacin Familiar. Este archivo debe ser enviado por el operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la Administradora una vez el Aportante haya confirmado la afiliacin a travs del sistema del operador de afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registro, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos de las sucursales. Corresponde a los datos de cada una de las sucursales. Debe existir un registro por cada una de ellas. Registro tipo 3 Datos de la afiliacin. En el se enva los datos de la afiliacin. Pueden existir varios registros si ha realizado afiliaciones en varios departamentos. Registro tipo 4 Datos del traslado. Corresponde a los datos del traslado. CDIGO LONGIT UD
DESCRIPCIN
6 7
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el Modalidad del formulario 1 N ARTCULO 18. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el Cdigo del operador de afiliacin 2 N ARTCULO 18 Debe corresponder al Cdigo o nmero de referencia en el asignado en el Campo 6 sistema 12 A definido en el ARTCULO 18 Debe corresponder al Fecha de la solicitud de afiliacin o asignado en el Campo 30 traslado 10 A definido en el ARTCULO 18 Debe corresponder al Nmero del formulario de la solicitud asignado en el Campo 31 de afiliacin o de traslado 14 A definido en el ARTCULO 18 Tipo de Aportante 1 A Asignado por el sistema. Debe Tipo de registro
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HOJA No 62
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corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el Tipo de identificacin del Aportante 2 A ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 9 definido en el Nmero de identificacin del Aportante 17 A ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el Digito de verificacin 1 N ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en 200 A el Campo 11 definido en el Razn social del Aportante ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Correo electrnico de contacto del el Campo 13 definido en el autorizado a reportar 60 A ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 14 definido en el Nmero de sucursales 4 N ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el Actividad Econmica principal. 4 A ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el Clase de Aportante 1 A ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos de las sucursales Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Cdigo de la Sucursal o de la el Campo 25 definido en el Dependencia 15 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Departamento de domicilio de la el Campo 26 definido en el sucursal o dependencia 2 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Municipio de domicilio de la sucursal o el Campo 27 definido en el dependencia 3 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 28 definido en el Direccin de la sucursal o dependencia 40 A ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en Nmero de telfono de la sucursal o el Campo 29 definido en el dependencia 15 A ARTCULO 15 Correo electrnico de la sucursal 60 A Asignado por el sistema. Debe
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HOJA No 63
CDIGO
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corresponder al registrado en el Campo 131 definido en el ARTCULO 15 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 132 definido en el Nombres y apellidos del contacto 100 A ARTCULO 15 REGISTRO TIPO 3. Datos de la afiliacin Tipo de registro 2 N Debe ser 3 para este caso Asignado por el sistema. Debe Cdigo del Departamento de la Caja de corresponder al registrado en Compensacin Familiar a la cual se 2 A el Campo 39 definido en el afilia o traslada ARTCULO 20 Asignado por el sistema. Debe Cdigo Caja de Compensacin corresponder al registrado en 6 A Familiar a la cual se afilia o traslada el Campo 40 definido en el ARTCULO 20 REGISTRO TIPO 4.Datos del traslado Tipo de registro 2 N Debe ser 4 para este caso Asignado por el sistema. Debe Cdigo del Departamento de la Caja corresponder al registrado en de Compensacin Familiar anterior de 2 A el Campo 25 en el ARTCULO la que se traslada 20 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la Caja de Compensacin corresponder al registrado en 6 A Familiar anterior de la que se traslada el Campo 40 en el ARTCULO 20 Asignado por el sistema. Debe Fecha de afiliacin a la Caja de corresponder al registrado en Compensacin anterior de la que se 10 A el Campo 41 en el ARTCULO traslada 20 Asignado por el sistema. Debe Estado de cuenta del Aportante en la corresponder al registrado en Caja de Compensacin anterior de la 1 N el Campo 42 en el ARTCULO que se traslada 20 Nombre del archivo comprimido del Asignado por el sistema. Debe total de archivos documentos soportes corresponder a lo definido en del aportante 26 A el ARTCULO 33 numeral 2.
Artculo 49. Definicin de los archivos de salida de la afiliacin del trabajador para Administradora de Salud: Contiene la informacin de la afiliacin del trabajador correspondiente a cada Administradora de salud, la cual debe ser enviada por el operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la Administradora o al FOSYGA para el caso de los cotizantes que pertenecen al esquema de las coberturas del Programa Social Complementario teniendo en cuenta lo siguiente : 1. Si el empleado o cotizante ya se encuentra afiliado o se va a afiliar a una EPS del Rgimen Contributivo como cotizante, este archivo de salida se debe enviar a la EPS en la que se encuentra afiliado o a la que se est afiliando. 2. Si el empleado o cotizante se va a afiliar a una EPS del Rgimen Subsidiado, este archivo de salida se debe enviar a la EPS donde se est afiliando. 3. Si el empleado o cotizante ya se encuentra afiliado a una EPS del Rgimen Contributivo como beneficiario o a una EPS del Rgimen Subsidiado, este archivo de salida se debe enviar al FOSYGA. El FOSYGA enviar el archivo a la Administradora a las cual se encuentra afiliado el empleado o cotizante. Este archivo consta de cuatro tipos de registros, as:
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HOJA No 64
Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del empleador. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos de identificacin del cotizante o cabeza de familia y los datos que identifican el formulario. En el se enva los datos bsicos del cotizante o cabeza de familia y los datos de identificacin del formulario. Debe existir un registro por cada cotizante o cabeza de familia. Registro tipo 3 Datos de la afiliacin. En el se enva los datos de la afiliacin. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 4 Datos del traslado. En el se enva los datos de traslado. Slo debe haber un registro por archivo.
LONGITU D CODIGO
TIPO
DESCRIPCIN
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso 1 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 definido en el ARTCULO 1 N 22. 2 Modalidad del formulario Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 definido en el ARTCULO 2 N 22 3 Cdigo del operador de afiliacin Debe corresponder al asignado en el Cdigo o nmero de referencia en Campo 138 definido en el ARTCULO 12 A 22 4 el sistema Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 definido en el ARTCULO 5 Tipo de aportante 1 A 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 8 definido en el ARTCULO 6 Tipo de identificacin del aportante 2 A 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Nmero de identificacin del Campo 9 definido en el ARTCULO 7 aportante 17 A 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 definido en el ARTCULO 8 Digito de verificacin 1 N 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el 200 A Campo 11 definido en el ARTCULO 9 Razn social del aportante 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Correo electrnico de contacto del Campo 13 definido en el ARTCULO 10 autorizado a reportar 60 A 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 definido en el ARTCULO 4 A 14 11 Actividad Econmica principal. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 definido en el ARTCULO 1 A 14 12 Clase de Aportante Tipo de registro
REGISTRO TIPO 2. VARIABLES DE IDENTIFICACION DEL COTIZANTE O CABEZA DE FAMILIA
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HOJA No 65
13
Tipo de registro
14
Fecha de solicitud de afiliacin o traslado
10
15
Nmero del formulario de solicitud de afiliacin o traslado
14
Tipo de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de 16 familia Nmero de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Fecha de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Primer apellido del trabajador o cotizante o cabeza de familia del trabajador o cotizante o cabeza de familia
17
17
18
19
20
10
21
20
Segundo apellido del trabajador o 22 cotizante o cabeza de familia
30
Primer nombre del trabajador o 23 cotizante o cabeza de familia
20
24
Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza de familia
30
25
Gnero del trabajador o cotizante o cabeza de familia
Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de 26 familia

27
10 2
A A
Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia
28
Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 141 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 66
Nacionalidad del trabajador o 29 cotizante o cabeza de familia Departamento donde reside del trabajador o cotizante o cabeza de 30 familia Municipio donde reside del trabajador o cotizante o cabeza de 31 familia Direccin donde reside del trabajador o cotizante o cabeza de 32 familia Departamento de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de 33 familia Municipio de notificacin o envo de correspondencia del trabajador 34 o cotizante o cabeza de familia Direccin de notificacin o envo de correspondencia del trabajador 35 o cotizante o cabeza de familia
40
40
36
Telfono del trabajador o cotizante o cabeza de familia
17
37
Correo electrnico del trabajador o cotizante o cabeza de familia
60
Departamento de la ubicacin laboral del trabajador o cotizante o 38 cabeza de familia Municipio de la ubicacin laboral del trabajador o cotizante o cabeza 39 de familia
40
Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia
15 2
A A
41
42
Salario Bsico, valor mensualizado del contrato o valor reportado de ingreso o mesada pensional (sin 43 centavos)
10
44
Salario Integral
10
Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el ARTCULO 23 Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 23. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 23. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 67
Horas mes contratadas Fecha de vinculacin con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del 46 contrato.
45
10
47
Tipo de cotizante o trabajador
48
Subtipo Cotizante o trabajador
49
Tipo de pensin Nivel Educativo
2 1
N N
50
51
Tipo de Vivienda
52 53
Cdigo de la Ocupacin Tipo de registro
4 2
A N
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 203 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el ARTCULO 23 Debe ser 3 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 69 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 70 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 71 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 200 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 201 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 202 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 149 definido en el ARTCULO 23
VARIABLES DE AFILIACION AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
54
Rgimen de Salud.
55
Tipo de afiliado al Sistema de Salud
56
Cdigo de la Administradora a la cual se afilia o traslada Tipo de identificacin del representante de la administradora de salud Nmero de identificacin del representante de la administradora de salud Nmero del formulario en papel que diligenci el representante de la administradora de salud.
1 2
A A
57
17
58
16
59
60
Departamento de ubicacin de la notara
DE
2010
HOJA No 68
Municipio de ubicacin de la 61 notara Nmero de la notara donde se present la declaracin 62 juramentada
63
Pertenencia tnica.
64
Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio.
65
Nivel Sisben.
66
Nmero de ficha Sisben.
17
67 68
IPS seleccionada por el afiliado Tipo de registro
12 2
A N
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 150 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 151 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 75 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 76 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 77 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 78 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 152 definido en el ARTCULO 23 Debe ser 4 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 88 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 89 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el ARTCULO 33 numeral 2.
VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE SALUD
69
Cdigo EPS anterior
Rgimen de salud de la EPS 70 anterior 71 Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del cotizante
26
Artculo 50. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del trabajador para la Administradora de Fondos de Pensin: Contiene la informacin de la afiliacin del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el trabajador eligi para su afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y los especficos de la afiliacin o traslado al fondo de pensiones. CODIGO LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS
1 Tipo de registro
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso
DE
2010
HOJA No 69
3 4
10
11
12 13
14
15
16
17
18
19
20
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe Cdigo del operador de corresponder al registrado en el Campo 5 afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de Debe corresponder al asignado en el referencia en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del aportante definido en el ARTCULO 18 Correo electrnico de Asignado por el sistema. Debe contacto del autorizado a corresponder al registrado en el Campo 13 reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Actividad Econmica corresponder al registrado en el Campo 16 principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2 VARIABLES DE IDENTIFICACIN DEL COTIZANTE Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 43 definido en el ARTCULO Fecha de solicitud de afiliacin o traslado 10 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Nmero del formulario de en el Campo 141 definido en el solicitud de afiliacin o traslado 14 A ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Tipo de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 47 definido en el ARTCULO de familia 2 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Nmero de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 48 definido en el ARTCULO de familia 17 N 23 Departamento de expedicin del Asignado por el sistema. Asignado por el documento de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 196 definido en el de familia 2 A ARTCULO 23 Municipio de expedicin del Asignado por el sistema. Asignado por el documento de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 142 definido en el de familia 3 A ARTCULO 23 Fecha de expedicin del Asignado por el sistema. Asignado por el documento de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 143 definido en el de familia 10 A ARTCULO 23
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2010
HOJA No 70
Primer apellido del trabajador o 21 cotizante o cabeza de familia
20
Segundo apellido del trabajador 22 o cotizante o cabeza de familia
30
Primer nombre del trabajador o 23 cotizante o cabeza de familia
20
Segundo nombre del trabajador 24 o cotizante o cabeza de familia
30
Gnero del trabajador o 25 cotizante o cabeza de familia Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza 26 de familia Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia
10 2
A A
27
28
Nacionalidad del trabajador o 29 cotizante o cabeza de familia Departamento donde reside del trabajador o cotizante o cabeza 30 de familia Municipio donde reside del trabajador o cotizante o cabeza 31 de familia
32
33
34
35
Direccin donde reside del trabajador o cotizante o cabeza de familia 40 Departamento de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia 2 Municipio de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia 3 Direccin de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia 40
Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 71
Telfono del trabajador o 36 cotizante o cabeza de familia
17
Correo electrnico del trabajador 37 o cotizante o cabeza de familia 60 Departamento de la ubicacin laboral del trabajador o cotizante 38 o cabeza de familia 2 Municipio de la ubicacin laboral del trabajador o cotizante o 39 cabeza de familia. 3 Cdigo de la Sucursal o de la 40 Dependencia Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia
15 2
A A
41
42
Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el ARTCULO 23 Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 23. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 23.
10
44 Salario Integral
10
45 Horas mes contratadas Fecha de vinculacin con el empleador o con el pagador de pensiones o fecha de inicio del 46 contrato
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 147 definido en el ARTCULO 23
47
48
49 50
51
52
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 A 66 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el ARTCULO Tipo de cotizante o trabajador 2 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el ARTCULO Subtipo Cotizante o trabajador 1 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el Tipo de pensin 2 N ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Nivel Educativo 1 N corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la cupacin del corresponder al registrado en el Campo cotizante 4 A 85 definido en el ARTCULO 23 VARIABLES DE AFILIACIN SISTEMA GENERAL DE PENSIONES Cdigo de la Administradora Asignado por el sistema. Debe de Fondos de Pensiones a la corresponder al registrado en el Campo cual se afilia o traslada 6 A 79 definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 72
Rgimen de la Administradora de Fondos de Pensiones a la 53 cual se afilia o traslada. 54 Tipo de poblacin beneficiaria del subsidio Persona excluida por edad del rgimen de Ahorro individual (literal b. art 61 de la Ley 100) y se compromete a cotizar 500 semanas al Rgimen de Ahorro Individual Tipo de identificacin del representante de la administradora de pensin o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional Nmero de identificacin del representante de la administradora de pensin o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional Nmero del formulario en papel que diligenci el representante de la administradora de pensin o del Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional Tipo de Fondo seleccionado 59
1 2
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo A 80 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe N corresponder al registrado en el Campo 76 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 83 definido en el ARTCULO 23
55
A Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 153 definido en el ARTCULO 23
56
57
17
58
16
60
61
62
63
64
65
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 1 N 156 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Se realizarn aportes corresponder al registrado en el Campo voluntarios 1 A 157 definido en el ARTCULO 23 VARIABLES ADICIONALES PARA LOS TRASLADOS DE PENSIONES Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la Administradora de corresponder al registrado en el Campo Fondos de Pensiones anterior 6 A 90 definido en el ARTCULO 23 Rgimen de pensin de la Asignado por el sistema. Debe Administradora de Fondos de corresponder al registrado en el Campo Pensiones anterior 1 A 91 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Traslado por sentencia (C-1024 corresponder al registrado en el Campo o SU062 y otras) 1 A 92 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Traslado por fallo judicial 1 A corresponder al registrado en el Campo 220 definido en el ARTCULO 23 Nombre del archivo comprimido 26 A Asignado por el sistema. Debe del total de archivos corresponder a lo definido en el documentos soportes del ARTCULO 33 numeral 2. cotizante
Artculo 51. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del trabajador para Administradora de Riesgos Profesionales: Contiene la informacin de la afiliacin del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el aportante eligi para su afiliacin.
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HOJA No 73
Este archivo consta de tres tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y los especficos de la afiliacin del trabajador a la Administradora de riesgos profesionales Registro tipo 3 Tiempo de ejecucin de las actividades del trabajador independiente. En este registro se envan los datos del tiempo de ejecucin de las actividades del trabajador independiente con contrato de prestacin de servicios. CDIGO LONGIT UD TIPO VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
3 4
10
11
12
13
14
15
16
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO Tipo de registro 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe Cdigo del operador de corresponder al registrado en el Campo 5 afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de referencia Debe corresponder al asignado en el en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 Aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 Aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del Aportante definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de contacto corresponder al registrado en el Campo 13 del autorizado a reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 Actividad Econmica principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Fecha de solicitud de afiliacin en el Campo 43 definido en el ARTCULO o traslado 10 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Nmero del formulario de en el Campo 141 definido en el ARTCULO solicitud de afiliacin o traslado 14 A 23 Tipo de identificacin del Asignado por el sistema. Asignado por el trabajador o cotizante o cabeza sistema. Debe corresponder al registrado de familia 2 A en el Campo 47 definido en el ARTCULO
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HOJA No 74
CDIGO
LONGIT UD
TIPO N A A A A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 196 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 142 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 143 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el ARTCULO 23
17
18
19
20
Nmero de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia Fecha de expedicin del documento de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza de familia
17
10
Primer apellido del trabajador o 21 cotizante o cabeza de familia
20
Segundo apellido del trabajador 22 o cotizante o cabeza de familia
30
Primer nombre del trabajador o 23 cotizante o cabeza de familia Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza 24 de familia
20
30
Gnero del trabajador o 25 cotizante o cabeza de familia Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza 26 de familia Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia
10 2
27
28
Nacionalidad del trabajador o 29 cotizante o cabeza de familia Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 30 de familia
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HOJA No 75
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el ARTCULO 23 Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 23. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 23.
Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 31 de familia Direccin donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Direccin de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia
32
40
33
34
35
40
Telfono del trabajador o 36 cotizante o cabeza de familia Correo electrnico del trabajador o cotizante o cabeza 37 de familia Departamento de la ubicacin laboral del trabajador o 38 cotizante o cabeza de familia Municipio de la ubicacin laboral del trabajador o 39 cotizante o cabeza de familia Cdigo de la Sucursal o de la 40 Dependencia Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia
17
60
15 2
41
42
10
44 Salario Integral
10
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo N 147 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 A definido en el ARTCULO 23
10
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HOJA No 76
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
47
48
49
50
51 52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el ARTCULO Tipo de cotizante o trabajador 2 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el ARTCULO Subtipo Cotizante o trabajador 1 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el ARTCULO Tipo de pensin 2 N 23 Asignado por el sistema. Debe Nivel Educativo 1 N corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la ocupacin del corresponder al registrado en el Campo 85 cotizante 4 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Tipo de contrato 1 N corresponder al registrado en el Campo 211 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Fecha fin del contrato 10 A corresponder al registrado en el Campo 212 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Valor del contrato 10 N corresponder al registrado en el Campo 213 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Forma de pago 1 N corresponder al registrado en el Campo 214 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Deducciones 12 N corresponder al registrado en el Campo 215 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Recibe transporte 1 N corresponder al registrado en el Campo 216 definido en el ARTCULO 23 DATOS AFILIACIN SISTEMA RIESGOS PROFESIONALES Asignado por el sistema. Debe Cdigo Administradora de corresponder al registrado en el Campo 32 Riesgos Profesionales. 6 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Departamento de domicilio de corresponder al registrado en el Campo 26 la sucursal 2 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Municipio de domicilio de la corresponder al registrado en el Campo 27 sucursal 3 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la sucursal o de la corresponder al registrado en el Campo 25 dependencia 15 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Departamento de domicilio del corresponder al registrado en el Campo centro de trabajo 2 A 133 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Municipio de domicilio del corresponder al registrado en el Campo centro de trabajo 3 A 134 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo del centro de trabajo en corresponder al registrado en el Campo 84 el que desempea labores 9 A definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 77
CDIGO
LONGIT UD
TIPO TIPO
DESCRIPCIN
65
66 67
68
69
Cdigo de la actividad Asignado por el sistema. Debe econmica de Riesgos corresponder al registrado en el Campo 38 Profesionales del centro de definido en el ARTCULO 23 trabajo 7 A REGISTRO TIPO 3 Tiempo de ejecucin de las actividades del trabajador independiente Tipo de registro 2 N Debe ser 3 para este caso Asignado por el sistema. Debe Da laborado 1 N corresponder al registrado en el Campo 217 definido en el ARTCULO 25 Asignado por el sistema. Debe Hora inicio diario 5 A corresponder al registrado en el Campo 218 definido en el ARTCULO 25 Asignado por el sistema. Debe Hora fin diario 5 A corresponder al registrado en el Campo 219 definido en el ARTCULO 25
Artculo 52. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del trabajador para la Caja de Compensacin Familiar: Contiene la informacin de la afiliacin del trabajador correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la Administradora que el Aportante eligi para su afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y los especficos de la afiliacin del trabajador a la Caja de Compensacin Familiar.
CDIGO
LONGIT UD
DESCRIPCIN
1 Tipo de registro
3 4
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 5 Cdigo del operador de afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de referencia Debe corresponder al asignado en el en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 Aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 Aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18
DE
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HOJA No 78
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
10
11
12 13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Asignado por el sistema. Debe A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del Aportante definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de contacto corresponder al registrado en el Campo 13 del autorizado a reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 Actividad Econmica principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Fecha de la solicitud de en el Campo 43 definido en el ARTCULO afiliacin o traslado 10 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Nmero del formulario de en el Campo 141 definido en el ARTCULO solicitud de afiliacin o traslado 14 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Tipo de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 47 definido en el ARTCULO de familia 2 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Nmero de identificacin del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 48 definido en el ARTCULO de familia 17 N 23 Departamento de expedicin Asignado por el sistema. Asignado por el del documento de sistema. Debe corresponder al registrado identificacin del trabajador o en el Campo 196 definido en el ARTCULO cotizante o cabeza de familia 2 A 23 Municipio de expedicin del Asignado por el sistema. Asignado por el documento de identificacin sistema. Debe corresponder al registrado del trabajador o cotizante o en el Campo 142 definido en el ARTCULO cabeza de familia 3 A 23 Fecha de expedicin del Asignado por el sistema. Asignado por el documento de identificacin sistema. Debe corresponder al registrado del trabajador o cotizante o en el Campo 143 definido en el ARTCULO cabeza de familia 10 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Primer apellido del trabajador o en el Campo 49 definido en el ARTCULO cotizante o cabeza de familia 20 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Segundo apellido del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 50 definido en el ARTCULO de familia 30 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado Primer nombre del trabajador o en el Campo 51 definido en el ARTCULO cotizante o cabeza de familia 20 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Segundo nombre del sistema. Debe corresponder al registrado trabajador o cotizante o cabeza en el Campo 52 definido en el ARTCULO de familia 30 A 23 200
DE
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HOJA No 79
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 144 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 145 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 146 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el ARTCULO 23
Gnero del trabajador o 25 cotizante o cabeza de familia Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia
1 2
26
27
Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza 28 de familia
10
Nacionalidad del trabajador o 29 cotizante o cabeza de familia Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 30 de familia Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 31 de familia Direccin donde reside el trabajador o cotizante o cabeza de familia Departamento de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia Direccin de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza de familia
32
40
33
34
35
40
17
Correo electrnico del 37 trabajador o cotizante Departamento de la ubicacin laboral del trabajador o 38 cotizante o cabeza de familia Municipio de la ubicacin laboral del trabajador o 39 cotizante
60
DE
2010
HOJA No 80
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
Cdigo de la Sucursal o de la 40 Dependencia Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia
15 2
41
42
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 A definido en el ARTCULO 23 Opcional. Lo suministra el autorizado. A Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 23. Opcional. Lo suministra el autorizado. A Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 23.
10
44 Salario Integral
10
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo N 147 definido en el ARTCULO 23
47
48
49
50
51
52
53
54
55
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 66 10 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el ARTCULO Tipo de cotizante o trabajador 2 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el ARTCULO Subtipo Cotizante o trabajador 1 N 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 148 definido en el ARTCULO Tipo de pensin 2 N 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo Estado civil del trabajador 159 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe 1 N corresponder al registrado en el Campo Nivel Educativo 160 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo de la ocupacin del corresponder al registrado en el Campo 85 cotizante 4 A definido en el ARTCULO 23 DATOS AFILIACIN SISTEMA COMPENSACIN FAMILIAR Cdigo del departamento de Asignado por el sistema. Debe ubicacin de la Caja de corresponder al registrado en el Campo 25 Compensacin Familiar 2 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo caja de compensacin corresponder al registrado en el Campo 39 familiar del trabajador 6 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo Tipo de afiliado 1 N 158 definido en el ARTCULO 23
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2010
HOJA No 81
Artculo 53. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del trabajador para la Administradora de Fondos de Cesantas: Contiene la informacin de la afiliacin del trabajador al Fondo de Ahorro programado de largo plazo, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al centralizador y este a su vez a la Administradora que el trabajador eligi para su afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del empleador y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y los especficos de la afiliacin o traslado al fondo de Ahorro programado de largo plazo. CDIGO LONGIT UD TIPO VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN
3 4
10
11
12 13
14
15
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe Cdigo del operador de corresponder al registrado en el Campo 5 afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de referencia Debe corresponder al asignado en el en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del aportante definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de contacto corresponder al registrado en el Campo 13 del autorizado a reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 Actividad Econmica principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 47 definido en el ARTCULO Tipo de identificacin 2 A 23 Asignado por el sistema. Asignado por el Fecha de solicitud de la sistema. Debe corresponder al asignado Afiliacin o traslado 10 A en el Campo 43 en el ARTCULO 23 Tipo de registro 10 Asignado por el sistema. Obligatorio, debe A ser asignado por el operador. Debe
Nmero del formulario de la 16 afiliacin del trabajador o
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HOJA No 82
CDIGO
LONGIT UD
TIPO N A A A A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN cotizante o cabeza de familia
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS corresponder al asignado en el Campo 141 en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 48 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 49 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 50 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 51 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 52 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 53 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 209 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 210 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 54 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 55 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 56 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 57 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 58 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 59 definido en el ARTCULO 23
Nmero de identificacin del trabajador o cotizante o cabeza 17 de familia
17
Primer apellido del trabajador o 18 cotizante o cabeza de familia Segundo apellido del trabajador o cotizante o cabeza 19 de familia
20
30
Primer nombre del trabajador o 20 cotizante o cabeza de familia Segundo nombre del trabajador o cotizante o cabeza 21 de familia
20
30
Gnero del trabajador o 22 cotizante o cabeza de familia Departamento de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza de familia
1 2
23
24
Fecha de nacimiento del trabajador o cotizante o cabeza 25 de familia
10
Nacionalidad del trabajador o 26 cotizante o cabeza de familia Departamento donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 27 de familia Municipio donde reside el trabajador o cotizante o cabeza 28 de familia Direccin de notificacin o envo de correspondencia del trabajador o cotizante o cabeza 29 de familia
40
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HOJA No 83
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A N N A A A A A A
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 60 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 67 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 68 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 85 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 61 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 62 definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 25 definido en el ARTCULO 23 Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 26 del ARTCULO 23. Opcional. Lo suministra el autorizado. Debe corresponder a lo registrado en Campo 27 del ARTCULO 23.
Correo electrnico del trabajador o cotizante o cabeza 31 de familia
60
32 Tipo de cotizante o trabajador
33 Subtipo Cotizante o trabajador Cdigo de la Ocupacin del 34 cotizante Departamento de la ubicacin laboral del trabajador o 35 cotizante o cabeza de familia Municipio de la ubicacin laboral del trabajador o 36 cotizante Cdigo de la sucursal o de la 37 Dependencia Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia Municipio de domicilio de la sucursal o dependencia
15 2
38
39
10
41 Salario Integral 10 Fecha de vinculacin con el empleador o con el pagador de Asignado por el sistema. Debe pensiones o fecha de inicio del corresponder al registrado en el Campo 66 42 contrato 10 A definido en el ARTCULO 23 Datos Afiliacin y traslado Cdigo Administradora de Asignado por el sistema. Debe Fondos de cesantas a la que corresponder al registrado en el Campo 86 43 se afilia o traslada 6 A definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 87 44 Tipo de afiliacin 1 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe Cdigo Administradora de corresponder al registrado en el Campo 93 45 Fondos de Cesantas anterior 1 N definido en el ARTCULO 23 46 Nombre del archivo Asignado por el sistema. Debe comprimido del total de corresponder a lo definido en el A archivos documentos soportes ARTCULO 33 numeral 2 del cotizante o beneficiario 26 47 Nombre del archivo Asignado por el sistema en el caso que comprimido del total de 26 A aplique. Debe corresponder a lo definido
Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 64 N definido en el ARTCULO 23 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 65 N definido en el ARTCULO 23
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HOJA No 84
CDIGO
LONGIT UD
TIPO TIPO
DESCRIPCIN archivos documentos soportes del cotizante o trabajador
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS en el ARTCULO 33 numeral 2.
Artculo 54. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del beneficiario para la Administradora de Salud: Contiene la informacin de la afiliacin del beneficiario correspondiente a cada administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la administradora que el trabajador eligi para su afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador y del beneficiario. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y del beneficiario, y los especficos de la afiliacin a salud del beneficiario.
CDIGO
LONGIT UD
DESCRIPCIN
3 4
10
11
12 13
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe Cdigo del operador de corresponder al registrado en el Campo 5 afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de referencia Debe corresponder al asignado en el en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 Aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del aportante definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de contacto corresponder al registrado en el Campo 13 del autorizado a reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 Actividad Econmica principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos del cotizante y beneficiario Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Tipo de registro
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HOJA No 85
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
Fecha de solicitud de afiliacin 14 o traslado
15
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18
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32
Asignado por el sistema. Debe A corresponder al registrado en el Campo 198 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Nmero del formulario de 14 A corresponder al registrado en el Campo solicitud de afiliacin o traslado 199 definido en el ARTCULO 24 Tipo de identificacin del Asignado por el sistema. Debe cotizante o trabajador o cabeza corresponder al registrado en el Campo 47 de familia 2 A definido en el ARTCULO 23 Nmero de identificacin del Asignado por el sistema. Debe cotizante o trabajador o cabeza corresponder al registrado en el Campo 48 de familia 17 N definido en el ARTCULO 23 Tipo de identificacin del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 94 grupo familiar 2 A definido en el ARTCULO 24 Nmero de identificacin del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 95 grupo familiar 17 A definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Primer apellido del beneficiario corresponder al registrado en el Campo 96 o miembro del grupo familiar 20 A definido en el ARTCULO 24 Segundo apellido del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 97 grupo familiar 30 A definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Primer nombre del beneficiario corresponder al registrado en el Campo 98 o miembro del grupo familiar 20 A definido en el ARTCULO 24 Segundo nombre del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 99 grupo familiar 30 A definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Gnero del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo miembro del grupo familiar 1 A 100 definido en el ARTCULO 24 Fecha de nacimiento del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo grupo familiar 10 A 101 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Nacionalidad del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo miembro del grupo familiar 4 A 102 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Condicin del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo miembro del grupo familiar 1 A 103 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Parentesco con cotizante o corresponder al registrado en el Campo trabajador o cabeza de familia 1 N 104 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Departamento de residencia corresponder al registrado en el Campo del beneficiario 2 A 194 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Municipio de residencia del corresponder al registrado en el Campo beneficiario 3 A 195 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Direccin de residencia del corresponder al registrado en el Campo beneficiario 40 A 161 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Nivel Educativo 1 N corresponder al registrado en el Campo 160 definido en el ARTCULO 24 Datos Afiliacin Sistema General de Salud 10
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HOJA No 86
CDIGO
LONGIT UD
TIPO A A A N A N A A TIPO
DESCRIPCIN
VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 105 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 69 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 106 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 107 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 108 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 109 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 110 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 162 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe corresponder a lo definido en el ARTCULO 33 numeral 2.
Cdigo de la administradora de 33 acuerdo con el rgimen
34 Rgimen de salud
35 Tipo de afiliado
36 Pertenencia tnica. Tipo de poblacin beneficiaria 37 del subsidio.
38 Nivel Sisben.
17
39 Nmero de ficha Sisben
40 IPS seleccionada por el afiliado 12 41 Nombre del archivo comprimido del total de archivos documentos soportes del beneficiario 26
Artculo 55. Definicin de los archivos de salida de afiliacin del beneficiario para la Caja de Compensacin Familiar: Contiene la informacin de la afiliacin del beneficiario correspondiente a cada Administradora, este archivo debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al Centralizador y este a su vez a la administradora que el aportante eligi para su afiliacin. Este archivo consta de dos tipos de registros, as: Registro tipo 1 Encabezado. En el se enva los datos bsicos del Aportante y los datos que identifican el formulario. Slo debe haber un registro por archivo. Registro tipo 2 Datos del trabajador y beneficiario. En este registro se envan los datos bsicos del trabajador y del beneficiario, y los especficos de la afiliacin del beneficiario a la Caja de Compensacin Familiar. CDIGO LONGIT UD
DESCRIPCIN
3 4
REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO Tipo de registro 2 N Debe ser 1 para este caso Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 4 Modalidad del formulario 1 N definido en el ARTCULO 22. Asignado por el sistema. Debe Cdigo del operador de corresponder al registrado en el Campo 5 afiliacin 2 N definido en el ARTCULO 22 Cdigo o nmero de referencia Debe corresponder al asignado en el en el sistema 12 A Campo 138 definido en el ARTCULO 22
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HOJA No 87
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
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10
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Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 3 Tipo de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe Tipo de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 8 Aportante 2 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Nmero de identificacin del corresponder al registrado en el Campo 9 Aportante 17 A definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 10 Digito de verificacin 1 N definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe 200 A corresponder al registrado en el Campo 11 Razn social del Aportante definido en el ARTCULO 18 Asignado por el sistema. Debe Correo electrnico de contacto corresponder al registrado en el Campo 13 del autorizado a reportar 60 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 16 Actividad Econmica principal. 4 A definido en el ARTCULO 14 Asignado por el sistema. Debe corresponder al registrado en el Campo 17 Clase de Aportante 1 A definido en el ARTCULO 14 REGISTRO TIPO 2. Datos del trabajador y beneficiario Tipo de registro 2 N Debe ser 2 para este caso Tipo de identificacin del Asignado por el sistema. Debe cotizante o trabajador o cabeza corresponder al registrado en el Campo 47 de familia 2 A definido en el ARTCULO 23 Nmero de identificacin del Asignado por el sistema. Debe cotizante o trabajador o cabeza corresponder al registrado en el Campo 48 de familia 17 N definido en el ARTCULO 23 Tipo de identificacin del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 94 grupo familiar 2 A definido en el ARTCULO 24 Nmero de identificacin del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 95 grupo familiar 17 A definido en el ARTCULO 24 Primer apellido del beneficiario Asignado por el sistema. Debe del beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 96 grupo familiar 20 A definido en el ARTCULO 24 Segundo apellido del Asignado por el sistema. Debe beneficiario del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo 97 miembro del grupo familiar 30 A definido en el ARTCULO 24 Primer nombre del beneficiario Asignado por el sistema. Debe del beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo 98 grupo familiar 20 A definido en el ARTCULO 24 Segundo nombre del Asignado por el sistema. Debe beneficiario del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo 99 miembro del grupo familiar 30 A definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Gnero del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo miembro del grupo familiar 1 A 100 definido en el ARTCULO 24 Fecha de nacimiento del Asignado por el sistema. Debe beneficiario o miembro del corresponder al registrado en el Campo grupo familiar 10 A 101 definido en el ARTCULO 24 Nacionalidad del beneficiario o Asignado por el sistema. Debe miembro del grupo familiar 4 A corresponder al registrado en el Campo
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HOJA No 88
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
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102 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Condicin del beneficiario o corresponder al registrado en el Campo miembro del grupo familiar 1 A 103 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Parentesco con cotizante o corresponder al registrado en el Campo trabajador o cabeza de familia 1 N 104 definido en el ARTCULO 24 Datos Afiliacin Caja de compensacin Asignado por el sistema. Debe Fecha de solicitud de afiliacin 10 A corresponder al registrado en el Campo o traslado 198 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Nmero del formulario de 14 A corresponder al registrado en el Campo solicitud de afiliacin o traslado 199 definido en el ARTCULO 24 Cdigo del departamento de Asignado por el sistema. Debe ubicacin de la Caja de corresponder al registrado en el Campo 25 Compensacin Familiar 2 A definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Cdigo caja de compensacin corresponder al registrado en el Campo familiar del trabajador 6 A 111 definido en el ARTCULO 24 Asignado por el sistema. Debe Salario del cnyuge o corresponder al registrado en el Campo compaero permanente 10 N 163 definido en el ARTCULO 24 Nombre del archivo Asignado por el sistema. Debe comprimido del total de corresponder a lo definido en el ARTCULO A archivos documentos soportes 33 numeral 2. del beneficiario 26
Artculo 56. Proceso de respuesta por parte de la administradora de la afiliacin nueva y de las novedades. Las administradoras debern responder al centralizador el estado o la respuesta definitiva de las solicitudes de afiliacin, traslado o novedades en los trminos y estructuras que se desarrollan a continuacin. Una vez se haya realizado el proceso de afiliacin, o registro de novedades la Administradora deber publicar en la pgina web de la entidad, la informacin del estado del trmite o enviar mensajes que explique su estado, de tal manera que el aportante, el cotizante puedan estar enterados ya sea consultando o imprimiendo. Igualmente, el operador de afiliacin deber publicar en su pgina web, la informacin del estado del trmite para lo cual realizar una consulta al centralizador. Artculo 57. Respuesta de la afiliacin del aportante y del trabajador por parte de la Administradora de Riesgos Profesionales o la Caja de Compensacin Familiar. Este archivo contiene la informacin de la respuesta que la administradora de Riegos Profesionales o la Caja de Compensacin Familiar dan al aportante respecto a la afiliacin de la empresa y de los trabajadores. Este archivo contiene cuatro tipos de registros: Registro tipo 1. Datos de la respuesta de la afiliacin en el subsistema de Riesgos Profesionales. Registro tipo 2. Datos de los centros de trabajo. Registro tipo 3. Datos de la respuesta de la afiliacin en el subsistema del Subsidio Familiar
DE
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HOJA No 89
Registro tipo 4. Respuesta de la afiliacin del trabajador al subsistema de Riesgos Profesionales y subsidio Familiar Los datos que debe contener la respuesta es la siguiente: LONGITUD CDIGO
TIPO A A A A A A
DESCRIPCIN
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Respuesta de la afiliacin en el Subsistema de Riesgos Profesionales Obligatorio, debe ser 1. Tipo de registro 1 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Cdigo Administradora Actual 6 A Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud del afiliacin o traslado Tipo de identificacin del Aportante Nmero de identificacin del Aportante Razn social del Aportante Fecha de solicitud de la afiliacin Fecha de respuesta de la afiliacin 12 14 2 17 200 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema 10
Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la 10 Fecha de la afiliacin 10 A administradora Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio. Suministrado por La administradora. 11 Resultado del proceso 1 N 1 Aprobacin 2 Negacin 3 En Proceso Obligatorio. Suministrado por La Cdigo de la aprobacin o administradora. 12 3 A negacin Ver- Cdigos de aprobacin o negacin Artculo 58 Valor 1 A Valor 2 A Valor 3 A Valor 4 A Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo Valor 5 A orden en que aparecen en la tabla Cdigos Valor 6 A de aprobacin o negacin.. Valor 7 A Valor 8 A Valor 9 A Valor 10 A Datos de los centros de trabajo Este registro se enva en el caso en que la afiliacin sea aprobada, confirmando los datos de la actividad econmica de cada centro de trabajo N Obligatorio, debe ser 2. 1 Tipo de registro 2 Suministrado por el sistema A Obligatorio suministrado por la Departamento de la ubicacin 2 3 administradora de la dependencia. 3 Municipio de la ubicacin 2 A Obligatorio suministrado por la
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HOJA No 90
LONGITUD
CDIGO
TIPO A A A A A A A A N A A A
DESCRIPCIN
domicilio de la sucursal o dependencia 4 Cdigo de la sucursal o de la dependencia Departamento domicilio del centro de trabajo Municipio de la ubicacin domicilio del centro de trabajo Direccin del centro de trabajo Cdigo del centro de trabajo 15
administradora A Obligatorio suministrado por la administradora A Obligatorio suministrado por la administradora A Obligatorio suministrado por la administradora A Obligatorio suministrado por la administradora A Obligatorio suministrado por la administradora A Obligatorio suministrado por la administradora
40
15
Nombre del centro de trabajo
40
Actividad econmica de A Obligatorio suministrado por la 10 Riesgos Profesionales del 7 administradora centro de trabajo Respuesta de la afiliacin en el sistema de Caja de Compensacin Familiar Obligatorio, debe ser 3. 1 Tipo de registro 2 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema 2 Cdigo Administradora Actual 6 A 3 4 5 6 7 8 9 Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud del traslado Tipo de identificacin del Aportante Nmero de identificacin del Aportante Razn social del Aportante Fecha de solicitud de la afiliacin Fecha de respuesta de la afiliacin 12 14 2 17 200 10 10 10 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la administradora Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio. Suministrado por La administradora. 1 Aprobacin 2 Negacin 3 En Proceso Obligatorio. Suministrado por La administradora. Ver- Cdigos de aprobacin o negacin Artculo 58 Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo
10 Fecha de la afiliacin
11 Resultado del proceso
12
Cdigo de la aprobacin o negacin Valor 1 Valor 2
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HOJA No 91
LONGITUD
CDIGO
TIPO N A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
A orden en que aparecen en la tabla Cdigos A de aprobacin o negacin A A A A A A
Respuesta afiliacin del trabajador a los Sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar Este registro se enva en el caso en que la afiliacin sea aprobada
1 2 3 4 5 5 6
Tipo de registro Cdigo Administradora Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud de la afiliacin Fecha de solicitud de la afiliacin Fecha de la respuesta de traslado Fecha de la afiliacin
1 6 12 14 10 10 10
Obligatorio, debe ser 4. Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la administradora. Slo aplica para el sistema de Riesgos profesionales. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la administradora.
Fecha de inicio de cobertura
10
Tipo de identificacin del trabajador Nmero de identificacin del trabajador
17
Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la administradora. Obligatorio suministrado por la administradora. N 1 Aprobacin 2 Negacin 3. En proceso Obligatorio suministrado por la A administradora. Ver- Cdigos de
10 Primer apellido del trabajador Segundo apellido del trabajador
20
11
30
12 Primer nombre del trabajador Segundo nombre del trabajador Fecha de nacimiento del trabajador
20
13 14
30 10
16
Cdigo de la aprobacin o negacin
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HOJA No 92
LONGITUD
CDIGO
TIPO A A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
aprobacin o negacin. Artculo 58 Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla Cdigos de aprobacin o negacin.
Pargrafo 1. Para el subsistema de Riesgos Profesionales: La administradora deber remitir al aportante la respuesta de aceptacin o de rechazo a la solicitud de la afiliacin dentro de los 8 primeros das siguientes a la fecha de recibido, confirmando o modificando la actividad econmica de cada centro de trabajo segn el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique sustituya o reemplace. Pargrafo 2. Para el Sistema del Subsidio Familiar: La respuesta por parte de la administradora al aportante deber ser dentro de los 8 primeros das hbiles siguientes al recibo de la solicitud de afiliacin. Artculo 58. Cdigos de negacin de la afiliacin Cd. Descripcin En el subsistema de Riesgos Profesionales Cdigos de negacin de la afiliacin del aportante No se recibi documento soporte de la afiliacin de la empresa Entidad (asociacin) no reglamentada para afiliarse al sistema de Riesgos Profesionales (Decreto 3615 de 2005 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen) Entidad (agremiacin) no autorizada por el Ministerio de la Proteccin Social (Decreto 2313 de 2006 o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen) Retracto del traslado del aportante No acredita autorizacin previa para ejercer la actividad econmica en los casos requeridos por las normatividad vigente. Cdigos de negacin de la afiliacin del trabajador Independiente sin contrato de prestacin de servicios En el Sistema del Subsidio Familiar Cdigos de negacin de la afiliacin del aportante La afiliacin de la empresa es rechazada porque la ubicacin laboral de todos sus trabajadores no corresponde con el departamento de la Caja de Compensacin La afiliacin de la empresa es rechazada porque el empleador no cumple con las normas del salario mnimo legal vigente. Cdigos de negacin de la afiliacin del trabajador La empresa no est afiliada a la Caja de compensacin El trabajador devenga menos del salario mnimo legal vigente La ubicacin laboral no corresponde con el departamento de la Caja de Compensacin Familiar
El trabajador es el empresario de una empresa unipersonal (Ley 222 de 1995 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya)
1 2 3 4 5 8
20 21 25 26 27 28
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HOJA No 93
29 35 36 37 38 39 40 41
El trabajador es empleador persona natural Cdigos de negacin de la afiliacin de beneficiarios Hijo mayor de 23 aos o hijo no discapacitado Registra otro cnyuge en el sistema Padres ya figuran afiliados con otro trabajador Hermanos ya figuran afiliados con otro trabajador Padre o madre figuran afiliados como trabajadores Hijastro solo para trabajadores con estado civil casado o unin libre Beneficiario figura como cnyuge de pensionado o trabajador cotizante
Artculo 59. Respuesta de las afiliaciones y novedades por parte de las administradoras. Para el subsistema de Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar, esta estructura ser utilizada para enviar la respuesta de las novedades. Para los Sistemas de Salud y Pensiones, esta estructura ser utilizada para enviar la respuesta de las solicitudes de afiliacin y las novedades. CDIGO LONGIT UD TIPO N VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS
DESCRIPCIN Cdigo del operador de afiliacin Cdigo Administradora Fecha de solicitud de la afiliacin o novedad Nmero del formulario de afiliacin o novedad Tipo de novedad Cdigo de la novedad Tipo de documento de identificacin del aportante Nmero de documento de identificacin del aportante
1 2 3 4 5 6 7
2 6 10 10 1 3 2
A Asignado por el sistema. A Obligatorio lo suministra la administradora A Obligatorio lo suministra la administradora. A Obligatorio lo suministra la administradora 1.Afiliacin 2.Novedad Obligatorio lo suministra la administradora. A Aplica cuando el valor del campo 5 es 2. Obligatorio lo suministra la administradora. A Aplica cuando el cdigo de la novedad es del aportante. Obligatorio lo suministra la administradora. A Aplica cuando el cdigo de la novedad es del aportante. A Obligatorio lo suministra la administradora. A Obligatorio lo suministra la administradora. A Obligatorio, lo asigna el sistema. Obligatorio lo suministra la administradora. A Aplica cuando es aprobado. Obligatorio lo suministra la administradora. A Aplica para el sistema de salud. Obligatorio lo suministra la administradora 1 Aprobado N 2 Rechazado 3. En proceso Obligatorio suministrado por la administradora. Ver- Cdigos de negacin. Artculo 60 A A A A Obligatorio si el resultado del proceso del A campo 14 es rechazado. A A A
8 9
17 2 17 10 10 1
Tipo de documento del cotizante o beneficiario Nmero de documento de 10 identificacin 11 Fecha de la respuesta Fecha de efectividad de la 12 afiliacin 13 Tipo de afiliado
15 Cdigo de negacin Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8
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HOJA No 94
CDIGO
LONGIT UD
TIPO
DESCRIPCIN
Valor 9 A Valor 10 A Artculo 60. Cdigos de negacin. Los cdigos de respuesta a las solicitudes de afiliacin y las novedades por parte de las administradoras sern definidos por el Ministerio de la Proteccin Social en el marco del plan de implementacin.
CAPITULO VI PROCESO DE TRASLADOS PARA EL APORTANTE, COTIZANTES Y BENEFICIARIOS Artculo 61. Proceso de solicitud de traslado frente a la administradora actual y la administradora destino del traslado. El proceso de traslado, a diferencia de la afiliacin, se debe realizar entre la administradora actual y la administradora escogida para el traslado, por lo cual el formulario de traslado ser enviado al centralizador y ste a su vez a las dos administradoras involucradas en el proceso. Artculo 62. Traslado del aportante de Administradora de Riesgos Profesionales y Caja de Compensacin Familiar. Para traslado del aportante de Administradora de Riesgos Profesionales o de Caja de Compensacin Familiar se utilizar el formulario definido en los artculos 18, 19 y 20 de la presente resolucin, el cual debe ser enviado por parte del operador de afiliacin al centralizador y este a su vez a la Administradora actual as como a la Administradora escogida para el traslado el mismo da que se haya realizado el trmite. El traslado del aportante de Administradora de Riesgos Profesionales implica el traslado de los trabajadores y de los independientes que tengan contratos con el aportante que se hayan afiliado al Sistema de Riesgos Profesionales. Para este caso, la administradora actual de la que se traslada deber enviar a la administradora de traslado, los trabajadores que tiene actualmente en el formulario definido en el artculo 65 en el trmino de 8 das siguientes a la aprobacin del traslado del aportante. Respecto al traslado de Caja de Compensacin Familiar se debe validar que para el traslado de una Caja de Compensacin a otra, se debe cumplir con lo establecido en el artculo 15 de la Ley 21 de 1982 y en los artculos 43 y 44 del Decreto 341 de 1988, sobre el principio de territorialidad. Es decir, que se debe hacer a travs de una Caja de Compensacin Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja ms prxima dentro de los lmites de los respectivos departamentos. El traslado del aportante de Caja de Compensacin Familiar implica el traslado de sus trabajadores y beneficiarios. Artculo 63. Traslado de administradora en el Sistema de Salud, Pensiones y Cuentas de de Ahorro programado de largo plazo. La solicitud del traslado se realizar frente a la administradora actual y la administradora escogida para el traslado, por lo cual el formulario definido en el artculo 23 ser enviado por parte del operador de afiliacin al centralizador en el mismo momento en que sea terminado el registro, el cual a su vez deber enviar la misma informacin a las dos administradoras, el mismo da en que se haya realizado la solicitud del traslado. En el caso de pensiones la administradora destino del traslado debe enviar al centralizador y este a su vez a la administradora origen la imagen de formulario de traslado. Artculo 64. Proceso de respuesta de la solicitud de traslado por parte de la Administradora actual a la Administradora de traslado. La administradora actual una
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HOJA No 95
vez recibida la solicitud de traslado contar con el plazo establecido en esta Resolucin para cada sistema para realizar el estudio de la viabilidad del traslado y enviar la respuesta a la administradora a la cual se va a trasladar el cotizante o el empleado o el aportante. El envi se har a travs del centralizador, el cual deber realizar la remisin a la administradora el mismo da en que sea recibida la respuesta. Los tiempos para la respuesta de la administradora origen a la administradora destino son: a. Caja de Compensacin: (4) das hbiles b. Administradora de Riesgos Profesionales: (4) das hbiles. c. Administradora de Fondo de Pensiones: Regirn los tiempos que aplican en las normas vigentes. d. Administradora de Fondo de Ahorro programado de largo plazo: (4) das hbiles e. Administradora de Salud: (4) das hbiles. La administradora actual debe enviar la respuesta del traslado al centralizador y este a su vez a la administradora, en la estructura definida a continuacin. Artculo 65. Datos de respuesta de la administradora actual LONGITUD CDIGO
TIPO A A A A A
DESCRIPCIN
1 2 3 4 5 6 7 8
Respuesta traslado de Aportante en el Subsistema de Riesgos Profesionales Obligatorio, debe ser 1. Tipo de registro 2 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Cdigo Administradora Actual 6 A Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud del traslado Fecha de solicitud del traslado Cdigo administradora a la cual se traslada Fecha de la respuesta de traslado Fecha del traslado 12 14 10 6 10 10 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema
10 Aprobacin o negacin
11
Cdigo de la aprobacin o negacin Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7
Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema A Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio. Suministrado por la administradora. N 1 Aprobacin 2 Negacin 3 En Proceso Obligatorio. Suministrado por la administradora. A Ver- Cdigos de aprobacin o negacin. Artculo 66 A A Dependiendo de la aprobacin o negacin A se deben registrar los valores en el mismo A orden en que aparecen en la tabla Cdigos A de aprobacin o negacin.. A A
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HOJA No 96
LONGITUD
CDIGO
TIPO A A A A A A A A A
DESCRIPCIN
1 2 3 4 5 6 7
Valor 8 A Valor 9 A Valor 10 A Respuesta traslado de aportante en el sistema del Subsidio Familiar Obligatorio, debe ser 2. Tipo de registro 2 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Cdigo administradora actual 6 A Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud del traslado Fecha de solicitud del traslado Cdigo administradora a la cual se traslada Fecha de la respuesta de traslado 12 14 10 6 10 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema
Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la 8 Fecha del traslado 10 A administradora Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio. Suministrado por la administradora. 10 Aprobacin o negacin 1 N 1 Aprobacin 2 Negacin 3 En Proceso Obligatorio. Suministrado por la Cdigo de la aprobacin o administradora. 11 3 A negacin Ver- Cdigos de aprobacin o negacin. Artculo 66 Valor 1 A Valor 2 A Valor 3 A Valor 4 A Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo Valor 5 A orden en que aparecen en la tabla Cdigos Valor 6 A de aprobacin o negacin.. Valor 7 A Valor 8 A Valor 9 A Valor 10 A Respuesta traslado para el cotizante o cabeza de familia o trabajador a los subsistemas de Salud, Pensin, Riesgos Profesionales y Subsidio Familiar y cuentas de Ahorro programado de largo plazo Obligatorio, debe ser 3. 1 Tipo de registro 2 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema 2 Cdigo Administradora Actual 6 A 3 4 5 6 7 Cdigo o nmero de referencia en el sistema Nmero del formulario de solicitud del traslado Fecha de solicitud del traslado Cdigo administradora a la cual se traslada Fecha de la respuesta de 12 14 10 6 10 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema
A Obligatorio suministrado por el sistema
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HOJA No 97
LONGITUD
CDIGO
TIPO A
DESCRIPCIN
traslado 8 Fecha del traslado 10
Fecha de fin de vigencia o efectividad de la administradora actual Fecha de inicio de cobertura o efectividad en la 10 administradora que solicita el traslado 9 11 Tipo de identificacin del afiliado Nmero de identificacin del afiliado
10
Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora.
10
12
17
13 Primer apellido del afiliado
20
14 Segundo apellido del afiliado
30
15 Primer nombre del afiliado
20
16 Segundo nombre del afiliado 17 Fecha de nacimiento del afiliado
30 10
Obligatorio suministrado por la administradora. Obligatorio suministrado por la administradora. 18 Aprobacin o negacin 1 N 1 Aprobacin 2 Negacin 3. En proceso Obligatorio suministrado por la Cdigo de la aprobacin o administradora. 20 3 A negacin Ver- Cdigos de aprobacin o negacin. Artculo 66 Valor 1 A Valor 2 A Valor 3 A Valor 4 A Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo Valor 5 A orden en que aparecen en la tabla Cdigos Valor 6 A de aprobacin o negacin.. Valor 7 A Valor 8 A Valor 9 A Valor 10 A Respuesta traslado para beneficiarios en el subsistema de Salud Obligatorio, debe ser 4. 1 Tipo de registro 2 N Suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema 2 Cdigo administradora actual 6 A 3 Cdigo o nmero de 12 A Obligatorio suministrado por el sistema
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HOJA No 98
LONGITUD
CDIGO
TIPO A A A A A A
DESCRIPCIN
referencia en el sistema 4 5 6 7 8 Nmero del formulario de solicitud del traslado Fecha de solicitud del traslado Cdigo administradora a la cual se traslada Fecha de la respuesta de traslado Fecha del traslado 14 10 6 10 10 Obligatorio suministrado por el sistema Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por el sistema
Fecha de fin de vigencia o efectividad de la administradora actual Fecha de inicio de cobertura o efectividad en la 10 administradora que solicita el traslado 9 11 Tipo de identificacin del cotizante o cabeza de familia Nmero de identificacin del cotizante o cabeza de familia Primer apellido del cotizante o cabeza de familia Segundo apellido del cotizante o cabeza de familia
10
Obligatorio suministrado por el sistema Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Formato: AAAA-MM-DD. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la A administradora. Obligatorio suministrado por la administradora.
10
12
17
13
20
14
30
Primer nombre del cotizante o 15 cabeza de familia 16 Segundo nombre del cotizante o cabeza de familia Fecha de nacimiento del cotizante o cabeza de familia 17 Tipo de identificacin del beneficiario Nmero de identificacin del beneficiario Primer apellido del beneficiario Segundo apellido del beneficiario Primer nombre del beneficiario Segundo nombre del beneficiario
20
30 10 2
12
17
18
20
19
30
20 21
20 30
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HOJA No 99
LONGITUD
CDIGO
TIPO A
DESCRIPCIN
22
Fecha de nacimiento del beneficiario
10
23 Aprobacin o negacin
24
Cdigo de la aprobacin o negacin Valor 1 Valor 2 Valor 3 Valor 4 Valor 5 Valor 6 Valor 7 Valor 8 Valor 9 Valor 10
Obligatorio suministrado por la administradora. Obligatorio suministrado por la administradora. N 1 Aprobacin 2 Negacin 3. En proceso Obligatorio suministrado por la administradora. A Ver- Cdigos de aprobacin o negacin. artculo 66 A A A A Dependiendo de la aprobacin o negacin se deben registrar los valores en el mismo A orden en que aparecen en la tabla Cdigos A de aprobacin o negacin.. A A A A
Artculo 66. Cdigos de aprobacin y negacin 1. Cdigos de aprobacin Cd. Nov. A01 A02 A03 A10 A20 A21 A22 A23 A24 A25 A26 A27 A28 A29 Descripcin Para todas las Administradoras Traslado aprobado Traslado aprobado por conciliacin entre administradoras Por fallo judicial Exclusivas de Pensin Traslado aprobado por pertenecer al Fondo de Solidaridad Pensional Exclusivas de Salud Afiliacin con prdida de la antigedad o su estado es RETIRADO en la entidad que lo tiene. Por unificacin de grupo familiar No existe cobertura geogrfica Mal servicio comprobado Prdida de capacidad de pago. Pasa a ser beneficiario. EPS en liquidacin Traslado al Rgimen de Excepcin Fallecimiento del cotizante Incumplimiento del Margen de Solvencia Aprobacin por respuesta no oportuna
2. Cdigos de negacin Cd. Nov. Descripcin Para el aportante Para Riesgos Profesionales No se puede trasladar de administradora porque est en mora. No se puede trasladar de Administradora porque no cumple con el tiempo de permanencia Perdi la autorizacin del Ministerio de la Proteccin Social para hacer afiliacin colectiva Retracto del aportante Para las Cajas de Compensacin Familiar
N01 N02 N03 N04
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HOJA No 100
N05 N06
N10 N11 N12 N13 N25 N26 N27 N28 N29 N30 N31 N32
N40 N41 N42 N43 N44 N45 N46 N47 N48 N49 N50 N51
El traslado de la empresa, no puede realizarse porque la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene restringido el proceso de traslados dentro del Departamento de la Caja de Compensacin reportada No cumple con el tiempo establecido Ley 789 de 2002 Art. 21 numeral 10 Para el cotizante o trabajador Para todas las Administradoras El afiliado no aparece inscrito en la Administradora El afiliado aparece inscrito en la Administradora en estado fallecido No se recibi documento soporte del traslado Nombres no coinciden con los de la administradora Para Salud Es beneficiario cnyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual se solicita el traslado. Usuarios con tratamiento en curso. No se ha diligenciado el formulario del estado de salud No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por concepto de cotizaciones No se puede trasladar de administradora porque adeuda sumas por copagos o cuotas moderadoras No se puede trasladar de administradora porque los beneficiarios no cumplen con el tiempo de permanencia en la Administradora anterior. No se puede trasladar de administradora porque el cotizante no cumple con el tiempo de permanencia en la administradora anterior. No se recibi el formato de libre eleccin o el formato est sin firma o enmendado Para Pensin No se puede trasladar de rgimen porque le faltan 10 aos o menos para obtener la pensin. No se puede trasladar de rgimen porque no cumple con el tiempo de permanencia en el rgimen anterior. No se puede trasladar de Administradora de Fondos de Pensiones porque no cumple con el tiempo de permanencia en la Administradora de Fondos de Pensiones anterior. Solicitud de pensin en trmite En disfrute de pensin. Recibi pago de indemnizacin sustitutiva Recibi pago de devolucin de saldos. Afiliado con compartibilidad de pensin no se puede trasladar al RAIS Afiliado no cumple con requisitos de sentencia C-1024, SU062 y otras, para el traslado Traslado no realizado por retracto No se recibi el formato de libre eleccin o el formato est sin firma o enmendado Existe solicitud de traslado en proceso
Artculo 67. Aclaraciones al presente captulo. Los afiliados y los aportantes en proceso de traslado sern bloqueados para todos los efectos de la afiliacin por parte del centralizador, es decir no se permitir registrar novedades de modificacin o correccin hasta tanto la administradora actual enve la respuesta a la administradora de traslado, as mismo impedir que esta pueda avanzar en el proceso. En el sistema de salud, el bloqueo ser aplicado para el cotizante as como para sus beneficiarios. En el caso de traslado del aportante en Riesgos Profesionales, no sern bloqueadas las novedades de afiliacin de los cotizantes. El centralizador realizar el registro del envo de la respuesta por parte de la administradora actual y la trasmitir el mismo da en que sea recibida a la administradora de traslado, lo cual habilitar en el sistema del operador y en el centralizador a recibir novedades sobre estas afiliaciones. En este sentido, el sistema del operador de afiliacin deber estar consultando en el sistema del centralizador, el estado del proceso para
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HOJA No 101
saber si est bloqueado o desbloqueado y as permitir el registro o no de novedades en su sistema. Durante el proceso de traslado, el aportante y el cotizante podrn estar enterados del estado del trmite a travs de la consulta que dispondrn los operadores de afiliacin y la administradora de traslado en sus respectivas pginas web, que contendr la informacin especificada en este artculo. Adicionalmente, debern utilizar otros medios verificables adicionales para comunicar el estado del trmite. El centralizador dispondr un servicio web para que tanto el operador de afiliacin as como la administradora puedan consultar el estado del traslado, adems garantizar el control del estado del trmite y de los tiempos establecidos. Para el Fondo de Solidaridad Pensional: los traslados de los beneficiarios del subsidio al aporte de pensiones, se regir por lo establecido en el artculo 25 del Decreto 3771 de 2007 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. Artculo 68. Mecanismos de excepcin. Para los casos en los cuales la respuesta de la administradora actual no sea satisfactoria para la administradora de traslado, sta tendr un plazo de dos (3) das hbiles en el subsistema de salud y de cinco (5) das hbiles en los dems subsistemas, para dirimir las diferencias existentes y determinar si aplica el traslado. En el caso que proceda el traslado, la administradora actual enviar al centralizador una respuesta de aceptacin de traslado por conciliacin mximo al da siguiente de la conciliacin; conservndose los datos y condiciones de la solicitud del traslado correspondiente. Si agotado este recurso no se resuelven las diferencias, el caso ser reportado por la administradora de traslado a la superintendencia del subsistema que corresponda y adicionalmente en el caso del sistema de Riesgos Profesionales al Ministerio de la Proteccin Social. TTULO III OTRAS DISPOSICIONES Artculo 69. Reporte de la informacin de la afiliacin al Ministerio de la Proteccin Social. Las afiliaciones y novedades que sean efectivamente aceptadas, las administradoras debern reportarlas diariamente al Registro nico de Afiliados RUAF para el caso de Pensiones, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar de acuerdo con los anexos tcnicos definidos en la Resolucin 4316 de 2006 o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Las administradoras del Sistema de Salud, debern reportar diariamente al RUAF la informacin de las afiliaciones en las mismas estructuras de los maestros de afiliados del rgimen Subsidiado y Contributivo definidas en la Resolucin 1982 de 2010 o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, incluyendo los siguientes campos al final de cada una de las estructuras: 1. Para el rgimen Contributivo:
NOMBRE DEL CAMPO Fecha de vinculacin con el aportante Estado del Afiliado Fecha de desvinculacin con el aportante Nombre del Aportante Longitud Mxima del campo 10 2 10 200 VALOR PERMITIDO COTIZANTE BENEFICIARIO Formato DD/MM/AAAA AC, RE, SU, DE, AF, RX, IH, IS Formato DD/MM/AAAA X X X
X X
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HOJA No 102
2. Para el rgimen Subsidiado :

Longitud Mxima del campo 2 VALOR PERMITIDO
NOMBRE DEL CAMPO Estado del Afiliado
AFILIADO
AC, RE, AF
Adicionalmente, las administradoras de salud continuarn reportando las afiliaciones, traslados y novedades a la (BDUA) conforme con las especificaciones de la Resolucin 1982 de 2010 o aquellas que la adicionen, modifiquen o sustituyan. Artculo 70. Validaciones. El sistema del operador de afiliacin, deber realizar las siguientes consultas al Registro nico de Afiliados RUAF a travs de los servicios web que dispondr el centralizador para estos fines: 1. Cuando el autorizado vaya a realizar la inscripcin ante el operador de afiliacin, el sistema deber realizar la consulta para validar la identificacin del aportante, ya sea persona jurdica o natural. 2. Una vez realizada la inscripcin del Aportante ante el operador de afiliacin y vaya a realizar la afiliacin a los Sistemas de Riegos Profesionales y Cajas de compensacin Familiar, antes de tramitar la solicitud de afiliacin, el sistema deber consultar la afiliacin del Aportante a estos dos sistemas. 3. En el proceso de la afiliacin de los cotizantes o cabeza de familia, de los beneficiarios o miembros del los grupos familiares se deber realizar la consulta de la afiliacin de stos a los Sistemas de Salud, Pensin, Ahorro programado de largo plazo, Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar de tal manera que se oriente al Aportante sobre la accin que debe realizar, es decir, si debe realizar una afiliacin, dado que el empleado o beneficiario no tiene afiliacin, o si lo que debe realizar es la aplicacin de una novedad. El sistema verificar igualmente, si la persona que se va a afiliar est fallecida y la comunicar al autorizado a reportar. 4. Cuando se vaya a realizar un traslado, el sistema del operador de afiliacin deber consultar respecto a: Si la persona o el Aportante que se va a trasladar existe como afiliada en la Administradora de la cual se va a trasladar. Por cada subsistema verificar los tiempos mnimos de permanencia dependiendo si el traslado es entre Administradoras o es entre regmenes. Para el caso de traslado en el susbsistema de Pensiones, consultar si la persona ya existe como una persona pensionada, ha recibido indemnizacin sustitutiva, devolucin de saldos o se encuentra fallecido. El sistema del operador de afiliacin, a travs del servicio Web que el centralizador dispondr, consultar el estado de cuenta del Aportante para los casos de traslado en los Sistemas de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar. Las Administradoras correspondientes a estos sistemas, deben disponer para tal fin un servicio web que ser consumido por el centralizador. Artculo 71. Validaciones para los cotizantes que forman parte del esquema de la cobertura del programa social complementario. Para el caso de los cotizantes que forman parte del esquema de la cobertura del programa social complementario, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones 1. Afiliacin a Salud a. Una vez hechas las validaciones con respecto a la afiliacin del cotizante al Sistema General de Seguridad Social en Salud, si ste no se encuentra afiliado a dicho Sistema y
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decide afiliarse al Rgimen Subsidiado, se proceder a la afiliacin de transicin a este rgimen por un perodo no inferior a seis (6) meses, a una EPS pblica del Rgimen Subsidiado, que cuente con cobertura en todo el territorio nacional, siempre y cuando cumpla con lo dispuesto en el artculo 4 del Decreto 2060 de 2008 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Una vez transcurrido este lapso, el afiliado podr trasladarse libremente a cualquier otra EPS que opere el Rgimen Subsidiado en su municipio de residencia. b. Si el trabajador eligiera afiliarse al Rgimen Contributivo, se debe verificar que la EPS seleccionada est debidamente autorizada para operar dicho rgimen. En este caso, el operador de afiliacion deber notificar al Aportante que el pago correspondiente al afiliado deber hacerse a travs de PILA por el mes completo a las tasas establecidas por ley para el efecto. c. Si la persona a afiliar se encuentra ya afiliada al Rgimen Subsidiado de salud o al Rgimen Contributivo de salud en calidad de beneficiario y quiere permanecer en esta condicin, slo se requerir la informacin de la EPS correspondiente y no procede la afiliacin de beneficiarios de esta persona. 2. Afiliacin a Riesgos Profesionales: a. Cuando el Aportante no est afiliado a ninguna Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), deber seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores. b. En el caso en que el Aportante ya se encontrara afiliado a una ARP, slo ser vlida la afiliacin de nuevos trabajadores a esa Administradora. 3. Afiliacin a Cajas de Compensacin Familiar. Aplica para aportantes que realicen actividades diferentes a actividades del hogar (servicios domsticos), servicios de transporte pblico o privado por cuenta propia, servicios personales por cuenta propia: a. Cuando el aportante no est afiliado a alguna Caja de Compensacin Familiar (CCF) en el mismo departamento en el que se va a inscribir, deber seleccionar una de la lista de entidades autorizadas para operar este subsistema e informar la totalidad de sus trabajadores. b. En el caso en que el aportante ya se encontrara afiliado a una CCF, slo ser vlida la afiliacin de nuevos trabajadores a esa Administradora si los trabajadores que se afilian prestan sus servicios en la misma zona geogrfica donde opera la CCF. Para los trabajadores que presten sus servicios en un departamento diferente, aplicar lo estipulado en el literal a anterior. 4. Afiliacin al Sistema de Ahorro Programado de Largo Plazo: Se debe verificar que un trabajador se encuentre afiliado a una sola Administradora autorizada para manejar el sistema de ahorro programado de largo plazo, sin importar cuntos empleadores o aportantes tenga dicho trabajador. Artculo 72. Recoleccin de la informacin biomtrica de los afiliados. Los operadores de afiliacin deben incluir dentro del proceso de afiliacin nica, los mecanismos para la recopilacin de la informacin biomtrica y de identificacin de los trabajadores y sus beneficiarios, de acuerdo con lo establecido por las Resoluciones 2455 de 2008, 3755 de 2008 y 4806 de 2009, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
En el caso en que existan convenios entre el operador de afiliacin y las administradoras para la recoleccin de la informacin la informacin, ste deber remitirla a las administradoras correspondientes, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al proceso de afiliacin nica. De acuerdo con las Resoluciones ya mencionadas, es responsabilidad de las administradoras, la remisin de esta informacin al Registro nico de Afiliados RUAF.
En el caso de los beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, el ISS es la entidad responsable del enrolamiento y captura de la informacin biomtrica dado que es la administradora a la cual se afilia esta poblacin y por lo tanto la responsable de enviar la informacin al RUAF.
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Artculo 73. Definicin de los nombres de los archivos

Campo 1 2 3 4 5 6 Descripcin Cdigo del operador de afiliacin Cdigo de referencia en el sistema Cdigo de la entidad Administradora Fecha de envo Modalidad del formulario Componente de la Proteccin Social Valor permitido Cdigo asignado por el Ministerio de la Proteccin Social
Tipo de archivo
Formato AAAA-MM-DD 0 electrnica 1 Asistida P pensiones E Ahorro programado de largo plazo R Riesgos Profesionales C Cajas de Compensacin S Salud A Archivo de la inscripcin de los aportantes (Artculos 14 y 15). F Maestro de afiliacin o traslado del aportante a Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin (Artculos 47 y 48) M Maestro de afiliacin o traslado de los trabajadores (Para los componentes de salud, pensiones, riesgos, cajas de compensacin y Ahorro programado de largo plazo, artculos 49, 50, 51, 52, 53) B Maestro de afiliacin o traslado de los beneficiarios (para lo componentes de salud y cajas de compensacin, artculos 54 y 55). G Respuesta por parte de las Administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar de la afiliacin del aportante y los trabajadores (artculo 57) N Respuesta por parte de las Administradoras de Salud, Pensiones y Ahorro Programado de Largo Plazo de la afiliacin del trabajador y de las administradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensacin Familiar de las novedades del aportante y el trabajador (artculo 59). T1 Respuesta de la solicitud de traslado por parte de la Administradora actual a la Administradora de traslado (artculo 65)
Artculo 74. Caractersticas del formato de los archivos. El sistema del operador debe proveer de una ayuda al aportante para realizar cargas masivas de afiliaciones, traslados y novedades de este y de sus trabajadores. Este archivo deben tener las siguientes caractersticas: a. Todos los datos deben ser grabados como alfanumricos en archivos planos, con extensin.txt b. Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYSCULAS. c. El separador de campos debe ser coma (|) y ser usado exclusivamente para este fin. d. Cuando dentro de un archivo de datos (de trabajadores y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevar ningn valor, es decir debe ir vaco y reportarse en el archivo como (||). e. Ningn dato en el campo debe venir encerrado entre comillas () ni ningn otro carcter especial.
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f. Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carcter guin (-) a excepcin de las fechas incluidas en los nombres de archivos. g. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor. h. Las longitudes contenidas en las tablas de esta resolucin se deben entender como el tamao mximo del campo. i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacin, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos nmero de identificacin, apellidos y nombres. j. Tener en cuenta que cuando el cdigo de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal O la cual es un carcter diferente a cero. k. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni de final de registro. Pargrafo. En una etapa posterior de la implementacin se tendr la posibilidad de poder interoperar no solamente a travs de archivos planos sino que se podr realizar a travs de archivos con el estndar XML. Artculo 75. Modalidades de la Afiliacin nica Electrnica. Los operadores de afiliacin deben prestar el servicio en las modalidades electrnica y asistida. 1. Electrnica: Puede diligenciar la afiliacin al Sistema de Seguridad Social integral y a Compensacin Familiar a travs de las pginas Web de los operadores de afiliacin. En ese caso los autorizados a reportar al sistema nica de afiliacin deben llenar los campos marcados como obligatorios y el sistema le ir indicando los pasos por seguir. 2. Asistida: Es el mecanismo previsto para que los diferentes autorizados a reportar al Sistema de Afiliacin nica, realicen la afiliacin al Sistema de Seguridad Social integral y Compensacin Familiar, las novedades correspondientes y las solicitudes de traslado, sin que sea necesario que stos lo realicen travs de Internet; en cuyo caso el autorizado a reportar remitir la informacin detallada correspondiente, del aportante, los cotizantes o trabajadores y los beneficiarios, por cualquier medio, al operador de afiliacin, quien proceder a digitarla de manera que se transforme en formulario electrnico. Pargrafo. Sin importar la modalidad por la cual se opte, se debe seguir el procedimiento establecido en el artculo 12 de esta Resolucin y todos los artculos que lo desarrollan. Artculo 76. Gradualidad de la implementacin. La gradualidad de la implementacin se dar en varias etapas y condiciones:
ETAPA Piloto Controlado TIEMPO Hasta 3 meses A partir del plazo mximo establecido en el artculo 8 del Decreto 2390 de 2010 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya, para poner a disposicin el Formulario nico Electrnico de Afiliacin y manejo de novedades al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Proteccin Social. Hasta 3 meses Inicia una vez terminada la etapa piloto Inicia una vez terminada la etapa voluntaria Los independientes podrn usar el sistema en forma voluntaria. Ser de obligatorio cumplimiento, a partir del dieciochoavo mes de iniciado el Sistema de Afiliacin nica CONDICIONES En esta etapa podrn ingresar las empresas que el Ministerio de la Proteccin Social autorice
Voluntaria
Podr ingresar cualquier empresa sin importar su tamao Estn obligadas a ingresar todas las empresas La obligacin se har de acuerdo al ltimo dgito de la cdula, as : A partir del dieciochoavo mes los terminados en 1,2,3 El mes siguiente, los terminados en 4,5,6 Y el mes siguiente, los terminados en 7,8,9,0
Obligatorio Para los independientes
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Artculo 77. Vigencia y derogatorias. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Dada en Bogot, D.C., a los 15 JUL 2010
PUBLQUESE Y CMPLESE
(Original firmado por) DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Proteccin Social
Elabor: Stella Snchez Revis: Mara de los ngeles Pascual

Resolución 2692 de 2010

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REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

TTULO I DISPOSICIONES GENERALES

RESOLUCIN NMERO 2692

RESOLUCIN NMERO 2692

RESOLUCIN NMERO 2692

RESOLUCIN NMERO 2692

RESOLUCIN NMERO 2692

DESCRIPCIN Tipo de registro

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

Tipo de autorizado a reportar

Modalidad del formulario

129 Tipo de pagador de pensin

RESOLUCIN NMERO 2692

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS 3. Pagador de pensiones

Cdigo del operador de afiliacin Fecha de inscripcin ante el operador de afiliacin

Tipo de identificacin del autorizado a reportar

Nmero de identificacin del autorizado a reportar

Razn social del autorizado a reportar Correo electrnico de

13 contacto del autorizado a

Actividad Econmica Principal.

Tipo de documento del representante legal

Nmero de identificacin del representante legal

Primer apellido del representante legal

Segundo apellido del representante legal

Primer nombre del representante legal

RESOLUCIN NMERO 2692

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

Segundo nombre del representante legal

DESCRIPCIN Tipo de registro Cdigo de la Sucursal o de la Dependencia Nombre de la sucursal

Departamento de domicilio de la sucursal o dependencia

RESOLUCIN NMERO 2692

Fecha de la solicitud de Afiliacin o traslado

11 Razn social del Aportante

15 Nmero de Centros de trabajo

RESOLUCIN NMERO 2692

DESCRIPCIN Tipo de registro Cdigo de la sucursal o de la dependencia

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

Departamento de la ubicacin de la sucursal o dependencia.

Municipio de la ubicacin 27 domicilio de la sucursal o dependencia

36 Cdigo del centro de trabajo

37 Nombre del centro de trabajo

Actividad econmica de 38 Riesgos Profesionales del centro de trabajo

Departamento domicilio del centro de trabajo

Municipio de domicilio del centro de trabajo Direccin del centro de trabajo

RESOLUCIN NMERO 2692

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

RESOLUCIN NMERO 2692

Nmero de empleados a afiliar o trasladar

Nmero de beneficiarios a afiliar o trasladar

Tipo de identificacin del aportante Nmero de identificacin del aportante

11 Razn social del aportante

139 Cdigo del Departamento

140 Cdigo del Municipio

RESOLUCIN NMERO 2692

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

VARIABLES DE IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR O COTIZANTE O CABEZA DE FAMILIA

Tipo de identificacin del 47 trabajador o cotizante o cabeza de familia

A Obligatorio. Lo suministra el autorizado.

RESOLUCIN NMERO 2692

DESCRIPCIN cabeza de familia

VALIDACIONES Y ORIGENES DE LOS DATOS

Departamento de nacimiento 209 del trabajador o cotizante o cabeza de familia

Municipio de nacimiento del trabajador o cotizante