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Klar und verstndlich erklrt!

Outlook
Schritt-fr-Schritt-Anleitung in Wort & Bild!
t Komplet lt! ha neuer In
Fr Einsteiger und Fortgeschrittene!
Alle wichtigen Funktionen erklrt! Praxisnahe Tipps & Lernbeispiele! Ideal fr Beruf, Schule & Freizeit!

Microsoft Outlook
Schritt fr Schritt erklrt

Neues Handbuch komplett , berarbei tet!


Microsoft Outlook kann viel mehr als nur E-Mails empfangen und versenden! Richtig eingesetzt ist Outlook ein Multitalent mit Adress-, Termin-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung. Dieses Handbuch zeigt Ihnen alle Mglichkeiten, die Microsoft Outlook bietet von einfachen Aufgaben bis zu komplexen Anwendungen. In wenigen Stunden arbeiten Sie wie die Profis! Jede wichtige Funktion wird Bild fr Bild, Schritt fr Schritt und vor allem leicht verstndlich erklrt. Von jedem sofort zu verstehen und sofort am eigenen PC zu verwenden. Einfacher geht es nicht! Super geeignet fr Schule, Ausbildung, Beruf, Verein und Freizeit! Einfach E-Mails, Grukarten oder Briefe selbst erstellen! Briefe und Dokumente mit eigenen Bildern, Fotos und Grafiken versenden! Alle Sicherheitseinstellungen von Microsoft Outlook nutzen! Mit vielen Tipps, die das Arbeiten mit Outlook vereinfachen und leichter machen! Kalender, Termin-, Kontakt- und Aufgabenfunktion anwenden!

Microsoft

Outlook

Einfach Schritt fr Schritt erklrt

Fr alle Versionen! Fr Einsteiger! Auch fr Fortgeschrittene!

Outlook einrichten
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Erstes Postfach einrichten Aufbau von Outlook bersicht behalten Funktionen der Menleiste Arbeiten mit der Aufgabenleiste E-Mail-Konto einrichten lassen Weitere E-Mail-Konten einrichten Datenimport Outlook 2007 als E-Mail-Verwalter Outlook manuell einrichten Gelschte E-Mails wiederherstellen

Ohne Vorkenntnisse:

Sofort mit Outlook arbeiten


Einfacher geht es wirklich nicht! Bild fr Bild, Schritt fr Schritt und in verstndlicher Sprache zeigen wir Ihnen alle wichtigen Funktionen von Microsoft Outlook! Das Beste dabei: Jede Funktion ist bersichtlich, auf nur einer Seite genau erklrt! Mit wenigen Klicks knnen Sie das Gelernte sofort am eigenen PC ausprobieren.

E-Mails senden & empfangen


15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Arbeitsbereich betrachten E-Mail schreiben Posteingangsfach Farbige E-Mails Datei an E-Mail anhngen Textfeld formatieren Lesebesttigung anfordern E-Mail an mehrere Empfnger Fehlerhafter Anhang Mitteilung ber Abwesenheit Ordner personalisieren Farbe ins Spiel bringen Einsatz des Adressbuchs Verteilerliste nutzen Adressfeld in E-Mail einfgen Arbeiten mit dem Regel-Assistenten Eigene Regel erstellen

Kontakte verwalten
32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Personenstammdaten erfassen Dateien in Kontakt einfgen Daten aktualisieren Ordnung in Kontakte bringen Kontakte suchen Einstellungen anpassen Nach Farben sortieren Empfngergruppe erstellen Daten weitergeben Besprechungen und Aufgaben zuweisen Kontakt zu einer Besprechung einladen Telefonliste erstellen

Alle wichtigen Funktionen erklrt

Inhalt

So wird alles ganz einfach!


1. Aufgabe whlen 2. Schritt-fr-Schritt-

Anleitung lesen
3. Sofort am eigenen PC probieren

und in die Praxis umsetzen Anleitung fr:

Microsoft Outlook
Egal ob Sie eine kurze E-Mail schreiben oder eigene Fotos, Bilder und Dokumente einfgen wollen. Mit diesem Handbuch geht das einfach, schnell und unkompliziert auch ohne Vorkenntnisse! Ganz einfach nutzen Sie auch alle anderen Funktionen wie Kontakte, Termin- oder Adressverwaltung von Outlook. Dieses Handbuch ist fr alle Microsoft Outlook-Versionen geeignet!

Aufgaben & Notizen anlegen


56 57 58 59 60 61 62 63 Formular ffnen Neue Aufgabe erstellen An Aufgabe erinnern lassen Wiederholen von Aufgaben Anderen Aufgaben bergeben Statusbericht senden Digitale Notizzettel Ordner erstellen

Kalender nutzen
44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Kalenderaufbau Termin eintragen Arbeiten mit dem Formular Termindaten ndern Einladung zu Termin versenden Termine aktualisieren Weiteren Kalender einrichten Kategorien fr Kalender nutzen Kalender ins Internet stellen Kalender verwalten An Termin erinnern lassen Suchfunktionen nutzen

Alles Schritt-f rSchritt erklrt!

ber 260 Schritte In Wort & Bild Einfach erklrt

Outlook einrichten

Erstes Postfach einrichten


Microsoft hat seinem Programm Outlook 2007 ein komplett neues und eleganteres Erscheinungsbild verschafft. Mit der Optik hat sich auch die Bedienung gegenber den vorherigen Versionen gendert.
Bevor Sie beginnen Outlook 2007 einzurichten, noch eines vorneweg Sie bentigen ein E-Mail-Konto. E-MailKonten-Anbieter finden Sie im Internet (Yahoo, GMX, Web.de etc.). Die E-Mail-Konten sind hier kostenlos.

3. Geben Sie die Daten Ihres bestehenden E-Mail-Zugangs ein. Outlook kennt seit der Version 2007 die ntigen Servereinstellungen der gngigsten E-Mail-Anbieter und richtet diese im Hintergrund automatisch ein. Klicken Sie erneut auf Weiter. Outlook berprft daraufhin die Eingaben und versucht sich mit den E-Mail-Servern Ihres Anbieters zu verbinden.

1. Nachdem Sie Microsoft Office 2007 auf Ihrem Rechner installiert haben, knnen Sie jetzt beginnen Outlook 2007 einzurichten. Klicken Sie dazu in der Startleiste auf Start, dann auf Alle Programme. Whlen Sie im sich ffnenden Fenster Microsoft Office aus und klicken abschlieend auf Microsoft Office Outlook 2007. Nun begrt Sie das Programm mit dem Startfenster. 4. Sind Ihre Angaben in Ordnung, erhalten Sie eine Testnachricht zur Besttigung der erfolgreichen Einstellung. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig. Outlook ffnet sich erstmalig und zeigt Ihnen Ihre empfangene E-Mail im Posteingang.
Mit einem Mausklick auf Weiter fhrt Sie das Programm durch die ntigen Einstellungen.

2. Wenn Sie ein E-Mail-Postfach anlegen mchten, knnen Sie die Voreinstellung auf Ja belassen und klicken auf Weiter.

Outlook einrichten

Aufbau von Outlook


Das Programmfenster von Outlook 2007 erscheint etwas aufgerumter als sein Vorgnger. Es ist in fnf wesentliche Elemente unterteilt, die die tgliche Arbeit mit Outlook sehr bersichtlich gestalten. 1. Die Menleiste in Outlook erlaubt Ihnen, eine Vielzahl von Einstellungen vorzunehmen. ber den Menpunkt Ansicht knnen Sie beispielsweise das Erscheinungsbild nach Ihren Wnschen anpassen. Mit einem Klick auf den Menpunkt Datei und dann auf Neu haben Sie die Mglichkeit schnell Termine, Aufgaben, Nachrichten oder Kontakte zu erstellen.
Doppelklick zu ffnen. Dies sollten Sie jedoch tun, wenn Sie auf die E-Mail antworten mchten.

5. Mit dem Kalender- und Aufgabenfenster behalten Sie die bersicht ber Ihre Termine oder Aufgaben. Erledigte Aufgaben knnen Sie hier als solche markieren, Ihre anstehenden Termine werden der Reihe nach angezeigt.

2. In der Ordnerliste sehen Sie smtliche angelegten


Ordner Ihres Postfachs. Hier knnen Sie Ordner hinzufgen, um die bersicht ber Ihre Nachrichten zu behalten. Nicht bentigte Ordner knnen Sie in der Ordnerliste lschen.

Outlook 2010-Info
Neu in Outlook 2010 ist, dass Sie das Menband nun in allen Outlook-Elementen vorfinden. Das war in den Vorgngerversionen nicht so. Innerhalb dieses Menbandes finden Sie die einzeln aufgefhrten Registerkarten, hinter denen sich wiederum unterschiedliche Gruppen mit Befehlen verstecken. Sollten Sie zum Beispiel die Befehle fr das Erstellen und Arbeiten mit den Outlook-Elementen Nachrichten, Kalender, Kontakte oder Aufgaben suchen, so finden Sie diese in der Registerkarte Start. Hinter der Registerkarte Ansicht verbergen sich alle Befehle zum Anpassen von Outlook an Ihre Bedrfnisse und Wnsche. Die Registerkarte Ordner enthlt alles zum Erstellen, Bearbeiten und Verschieben von Ordnern.

3. In dem Posteingangsfenster werden Sie ber Absender und Betreff einer Nachricht informiert. Eingehende E-Mails werden bersichtlich dargestellt. Sie knnen die E-Mails hier Ihren Wnschen entsprechend sortieren oder nach Absendern oder Inhalten suchen. Bisher ungelesene E-Mails werden in fetter Schriftstrke dargestellt.

4. In diesem Fenster knnen Sie eingehende E-Mails


lesen, ohne im Posteingangsfenster die Nachricht per

Outlook einrichten

bersicht behalten
Zur besseren bersicht ber Ihr Postfach knnen Sie in Outlook Ordner im Ordnerfenster anlegen. Eingegangene Post lsst sich so einfach sortieren, zum Beispiel nach Namen oder auch nach bestimmten Themen. 1. In diesem Fenster sehen Sie die Standard-Ordner, die Outlook fr Sie anlegt. Sie knnen nach Belieben neue hinzufgen und sogar Unterordner erstellen. So lsst sich beispielsweise Ihr Posteingang erweitern, um den berblick ber Ihre Nachrichten zu behalten. 3. Im Ordner Gesendete Objekte finden Sie alle E-Mails, die Sie gesendet, weitergeleitet oder beantwortet haben. Diesen Ordner knnen Sie, ebenso wie den Posteingang, nach Stichwrtern, Empfngern/Absendern durchsuchen. Suchen Sie beispielsweise eine E-Mail, die Sie an eine bestimmte Person gesendet haben, tragen Sie einfach den Empfngernamen in die Suchleiste ein und klicken Sie mit der Maus auf Suche starten.

4. Eine Junkmail ist eine Mll-E-Mail. Es handelt sich


also um unerwnschte Post, die Sie, wenn sie nicht elektronisch wre, in den Mll sortieren wrden. Auf jeden Fall gehrt unerwnschte Werbung in den Ordner Junkmail. Sollten Sie unerwnschte Nachrichten erhalten, knnen Sie diese von Outlook automatisch aussortieren lassen. Klicken Sie dazu im Fenster Posteingang mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und danach auf Absender zur Liste blockierter Absender hinzufgen. Im Ordner Entwrfe werden geschriebene E-Mails, die noch nicht versendet wurden, gespeichert. Mchten Sie eine Nachricht bearbeiten oder verschicken, klicken Sie einfach auf den Ordner und whlen dann im rechten Fenster den Entwurf aus.

2. Unter Gelschte Objekte finden Sie alle E-Mails, die Sie mittels der Taste Entf oder Del oder durch das Klicken auf das Lschzeichen (sieht aus wie ein X) in der Menleiste gelscht haben. Versehentlich gelschte Nachrichten knnen Sie wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf den Ordner Gelschte Objekte und mit der linken Maustaste markieren Sie im Posteingangsfenster die E-Mail, die Sie wiederherstellen mchten. Halten Sie die Maustaste gedrckt und schieben Sie die Maus ber den Posteingang. Dort lassen Sie los. Ihre Nachricht liegt nun wieder im Posteingang.

5. Der Ordner Postausgang sollte im Normalfall leer sein. Befindet sich doch einmal eine E-Mail darin, sollten Sie Ihre Internetverbindung berprfen. Die im Postausgang befindliche E-Mail wurde dann aufgrund bestehender Verbindungsprobleme nicht gesendet. 6. Outlook 2007 speichert smtliche, an Sie gesendete E-Mails im Ordner Posteingang. Dies ist sozusagen Ihr eigentlicher Briefkasten.

Outlook einrichten

Funktionen der Menleiste


Wenn Sie eines der anderen Office-Programme ffnen, finden Sie dort die neue Multifunktionsleiste. Nicht so in Outlook 2007, hier arbeiten Sie immer noch mit der altbekannten Menleiste. 1. Unter dem Punkt Datei knnen Sie E-Mails als Entwrfe speichern, drucken und bisherige Postfcher importieren. Hinter dem Punkt Neu verbirgt sich eine kleine Schaltzentrale, die es Ihnen erlaubt mit nur einem Mausklick eine Aktion in Angriff zu nehmen. 5. In den Extras stehen diverse Sonderbearbeitungsfunktionen Ihres Kontos bereit.

6. Im Menpunkt Aktionen knnen Sie auf E-Mails antworten, Nachrichten als Unerwnscht einstufen oder Weiterleiten. Das Men Aktionen ndert sich, je nach geffneter Anwendung.

2. Der Menpunkt Bearbeiten bietet die Mglichkeiten Kopieren, Ausschneiden und Einfgen.

Outlook 2010-Info
Um mit Outlook 2010 zu arbeiten, mssen Sie zuallererst ein E-Mail-Konto einrichten. Dies ist in der neuen Version noch einfacher geworden als in den lteren Versionen.

3. Mit einem Mausklick auf Ansicht knnen Sie Einfluss auf die Optik von Outlook 2007 nehmen.

4. Unter Wechseln zu haben Sie die Mglichkeit zwischen E-Mail, Kalender, Kontakten usw. zu wechseln.

Sollte Outlook bereits auf Ihrem Rechner installiert sein, bernimmt Outlook 2010 die hier vorhandenen Einstellungen vllig automatisch. Haben Sie jedoch noch kein Outlook auf Ihrem Rechner, wird nach der ersten Installation von Office 2010 und dem Starten von Outlook zunchst ein E-Mail-Konto eingerichtet. Hier mssen Sie nun nur noch Ihre E-Mail-Adresse des E-Mail-Anbieters eintragen und Ihr Passwort eingeben. Danach richtet Outlook automatisch Ihr Konto ein.

Outlook einrichten

Arbeiten mit der Aufgabenleiste


Die Aufgabenleiste in Outlook 2007 hlt Sie stndig ber anstehende Termine und Aufgaben auf dem Laufenden. Sie knnen Aufgaben in Themenbereiche einordnen und nach Wichtigkeit verteilen. 1. Die Aufgabenleiste besteht aus vier Teilen: dem Kalender, 4. und der Aufgabenleiste.

5. Die Aufgabenleiste ist sehr flexibel. Sie knnen diese


minimieren, was zur Folge hat, dass Sie fast komplett am rechten Rand des Programmfensters versteckt wird, Sie jedoch immer noch ber anstehende Aufgaben und Termine informiert werden.

2. dem Abschnitt Termine,

3. dem Bereich, in dem Sie die Aufgaben eingeben,


Sehr praktisch daran ist, dass Sie den gesamten Bereich mit nur einem Mausklick auf die minimierte Leiste wieder in voller Gre angezeigt bekommen. Klicken Sie dann nochmals auf die Leiste am rechten Rand, rollt diese wieder zurck.

Outlook einrichten

E-Mail-Konto einrichten lassen


Ein Postfach in Outlook anzulegen ist relativ einfach. Sie knnen natrlich auch mehr als einen E-Mail-Zugang verwalten. Die Einrichtung eines weiteren E-Mail-Postfaches geht mit nur wenigen Mausklicks vonstatten. 1. Klicken Sie in der Menleiste auf Extras und dann auf Kontoeinstellungen .
Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig. Outlook zeigt Ihnen eine Zusammenfassung, die Sie mit Schlieen besttigen. Die Mails des eben angelegten Kontos werden anschlieend im Posteingangsordner von Outlook gesammelt. brauchen Sie fr die gngigen E-Mail-Anbieter keine Posteingangs- und Ausgangsserver zu definieren. Diese Einstellungen sind dem Programm bekannt und werden automatisch im Hintergrund gefllt. Sind Ihre Angaben richtig eingegeben, so erhalten Sie eine Test-E-Mail.

2. Es ffnet sich ein neues Fenster.

Outlook 2010-Info
Outlook 2010 bietet viele ntzliche Neuerungen. Eine davon ist das Erstellen einer E-Mail mit einem eingefgten Bildschirmfoto oder einem Bildschirmausschnitt. Das schaffen Sie ganz leicht: Gehen Sie in der geffneten E-Mail in die Registerkarte Einfgen und dort in die Gruppe Illustrationen. Klicken Sie auf Screenshot. Es werden Ihnen nun alle geffneten Fenster aufgelistet, von denen Sie ein Abbild erstellen knnen. Suchen Sie das bentigte aus und bernehmen es mit einem Mausklick in Ihre E-Mail-Nachricht. Bentigen Sie nur einen Ausschnitt, so finden Sie unter den hier verfgbaren Fenstern die Option Bildschirmausschnitt. Der Kontrast verringert sich und mithilfe des Mauszeigers, der sich in ein Kreuz verwandelt, legen Sie den Bereich fest. Ein Mausklick und der Ausschnitt befindet sich in der E-Mail.

3. Klicken Sie auf die Schaltflche Neu, belassen


Sie die Voreinstellung wie sie ist und besttigen Sie mit Weiter. Das neu geffnete Dialogfenster fllen Sie nun mit den Daten, die Sie von Ihrem E-Mail Anbieter erhalten haben, also mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort zu Ihrem E-Mail-Zugang. Abschlieend klicken Sie ein weiteres Mal auf Weiter.

4. Outlook prft nun die Angaben und versucht sich mit


Ihrem E-Mail-Anbieter zu verbinden. Seit Outlook 2007

Outlook einrichten

Weitere E-Mail-Konten einrichten


Bei der Vielzahl der E-Mail-Anbieter kann es vorkommen, dass Outlook die Servereinstellungen Ihres E-Mail-Kontos nicht kennt, obwohl Sie alle Felder in der automatischen Kontoanlage richtig gefllt haben.
Hier hilft nur die manuelle Vervollstndigung der bentigten Angaben.

4. Nun mssen Sie die Daten Ihres E-Mail-Anbieters eingeben. Sofern dieser IMAP-E-Mail-Zugnge anbietet, sollten Sie auf jeden Fall ein IMAP-Konto erstellen. Der Vorteil ist, dass die E-Mails auf dem Server des Anbieters verbleiben und Sie im Grunde nur eine Kopie erhalten. Datenverlust ist somit nahezu ausgeschlossen. Groe Anbieter wie Googlemail oder Freenet bieten Ihnen IMAPPostfcher an. Im Internet gibt es unzhlige Foren, in denen Sie die ntigen Einstellungen finden.

1. Klicken Sie in der Menleiste auf Extras und dann auf Kontoeinstellungen .

Whlen Sie nun die Schaltflche Neu und besttigen Sie die Vorauswahl Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP mit einem Klick auf Weiter.

2. Markieren Sie im Folgefenster das Kstchen vor


Servereinstellungen oder zustzliche Servertypen manuell konfigurieren. Es sollte nun mit einem Hkchen versehen sein.

5. Sind Ihre Eingaben abgeschlossen, so klicken Sie auf Kontoeinstellungen testen .

3. Whlen Sie im Menpunkt Neues E-Mail-Konto hinzufgen den Dienst Internet-E-Mail und besttigen Sie dies mit einem Mausklick auf Weiter.

Outlook schickt Ihnen nun eine Testmail. Geschafft!

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Outlook einrichten

Datenimport
Wenn Sie bisher Windows Mail oder auch Live Mail als E-Mail-Zugangsprogramm verwendet haben, ist ein Export Ihrer Daten zu Outlook 2007 sehr einfach und mit ein paar Mausklicks erledigt. 1. Um Dateien aus Live Mail zu importieren, whlen Sie zuerst in Windows Live Mail den Menpunkt Datei, dann Exportieren und anschlieend Nachrichten .
Es ffnet sich hier ein weiteres Men, in dem Sie die Option Erstellung von Duplikaten zulassen mit einem Mausklick auf Fertigstellen besttigen. Outlook meldet sich letztmalig mit einer Zusammenfassung der bernommenen Daten, die ab sofort in Outlook verfgbar sind.

5. Whlen Sie im nchsten Dialogfeld Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x oder Windows Mail und klicken Sie auf Weiter.

2. Ein Fenster ffnet sich. In diesem besttigen Sie die Vorauswahl Microsoft Exchange.

Outlook 2010-Info
3. Outlook meldet sich mit der Nachricht, dass Ihre E-Mails aus Live Mail nach Outlook exportiert werden. Besttigen Sie dies mit einem Mausklick auf OK.
Wie schon an anderer Stelle erwhnt, sind die Neuerungen in Outlook 2010 vielfltig. Sie knnen ein Bildschirmfoto nicht nur in eine E-Mail einfgen, nein, Sie knnen es auch noch auf unterschiedliche Art und Weise berarbeiten. Markieren Sie den Ausschnitt zunchst mit der Maus. Daraufhin ffnet sich die neue Registerkarte Format/Bildtools. Hier stehen die verschiedensten Bearbeitungstools zur Verfgung.

4. Sie knnen nun entscheiden, ob Sie das gesamte Postfach oder nur einzelne Ordner bertragen mchten. Speichern Sie Ihre Exportdatei unter dem von Outlook vorgeschlagenen Speicherort ab. Um von Outlook Daten zu importieren, whlen Sie unter dem Menpunkt Datei die Schaltflche Importieren/Exportieren. Ein Fenster ffnet sich. Markieren Sie Internet-Mail und Adressen importieren und klicken Sie auf Weiter.

Wollen Sie zum Beispiel ein gerahmtes Bildschirmfoto erstellen, dann nutzen Sie dazu die Gruppe Bildformatvorlagen. Dem Screenshot lsst sich ber die Option Bildeffekte eine Schattierung, ein Leuchten oder auch eine 3D-Drehung hinzufgen. Sie sehen also, mit diesen neuen Mglichkeiten in Outlook 2010 knnen Sie noch kreativer arbeiten.

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Outlook einrichten

Outlook 2007 als E-Mail-Verwalter


Sollten Sie bisher ein anderes Programm als Outlook 2007 fr Ihren E-Mail-Empfang genutzt haben, knnen Sie das ganz schnell und einfach ndern. Wie, das erfahren Sie auf dieser Seite. 1. Starten Sie Outlook 2007 wie gewohnt. Outlook berprft in seinen Grund-Einstellungen, ob es als Standard E-Mail-Programm genutzt wird. 3. Outlook 2007 ffnet dieses Fenster nur, wenn Sie zwischenzeitlich ein anderes E-Mail-Programm benutzt und als Standard festgelegt haben, wie beispielsweise das etwas ltere, aber noch gerne genutzte Outlook Express, welches bis zur Microsoft-Betriebssystem-Version Windows Vista auf jedem Computer Bestandteil des Office-Pakets war.

2. Wenn Sie mchten, dass Outlook 2007 Ihr StandardE-Mail-Programm wird, besttigen Sie die Frage mit einem Klick auf Ja. Den Haken vor Diesen Test bei jedem Start von Microsoft Office Outlook ausfhren knnen Sie unverndert belassen.

Mchten Sie Outlook 2007 nicht mehr als E-Mail-Standard-Programm nutzen, knnen Sie ein anderes E-MailProgramm installieren. Smtliche gngigen Anbieter prfen beim Startvorgang, ob sie das Standard-E-Mail Programm sind. Wenn dem nicht so ist, erscheint eine hnliche Abfrage wie unter Outlook 2007. Wenn Sie hier entsprechend antworten, wird das von Ihnen ausgewhlte E-Mail-Konto als Standard festgelegt. Tipp: Verwalten Sie mit Ihrem Outlook 2007 mehrere E-Mail-Anbieter unter einem Dach. Sparen Sie sich das umstndliche ffnen der einzelnen E-Mail-Konten der Webmail-Anbieter im Internet. Sammeln Sie alle Nachrichten komfortabel in Outlook 2007.

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Outlook einrichten

Outlook manuell einrichten


Sicherlich fragen Sie sich, worin der Sinn liegt, E-Mails erst abzuholen und dann zu senden, und warum wir hier auf dieses Thema mit einer ganzen Seite eingehen. Das ist einfach erklrt: Es geht um die Sicherheit.
Es gibt E-Mail-Anbieter, die ein solches Verfahren zum Schutz vor Spammern (also Menschen, die Ihnen unerwnschte Nachrichten schicken, davon eine Vielzahl mit Viren und Trojanern verseucht) anwenden. Somit soll vermieden werden, dass deren Postausgangsserver zum Versenden von SPAM-Mails missbraucht werden. Das Aufkommen solcher Mll-Mails ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Augenblicklich sind ca. 91 Prozent aller verschickten Nachrichten sogenannte SPAM-Mails. Wenn Sie einen solchen Anbieter fr Ihren Mailverkehr nutzen, mssen Sie Outlook 2007 manuell einrichten.

4. Es ffnet sich ein weiteres Fenster. Markieren Sie nun die Schaltflche Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden.

Nachdem Sie dies erledigt haben, wird Outlook 2007 bei dem gewhlten Anbieter, wie dieser es vorschreibt, zunchst Ihre E-Mails abholen. Erst danach ist es Ihnen dann mglich, Ihre E-Mails zu versenden.

1. ffnen Sie dazu die Schaltflche Extras und dann


Konteneinstellungen. Markieren Sie das Postfach, das Sie ndern mchten.

Outlook 2010-Info
Outlook 2010 bietet Ihnen ber das Menband Zugriff auf alle wichtigen Funktionen. So lsst sich der Kalender sofort finden und aufrufen. Mithilfe der Registerkarte Ansicht knnen Sie ihn an Ihre Vorstellungen anpassen. Smtliche Elemente lassen sich verndern und individualisieren. Um einen neuen Termin in Ihren Kalender einzutragen, gehen Sie in die Registerkarte Start und danach in die Gruppe Neu. Hier finden Sie nun die gewnschten Kalenderelemente. Mit einem Mausklick auf eines der Elemente ffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen knnen. Abschlieend klicken Sie dann auf den Befehl Speichern & schlieen.

2. Klicken Sie auf ndern. Es ffnet sich ein neues Fenster. Hier whlen Sie mit einem Mausklick Weitere Einstellungen aus.

3. Whlen Sie das Register Postausgangsserver.

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Outlook einrichten

Gelschte E-Mails wiederherstellen


Ihr Postfach ist sehr voll. Sie bekommen jede Menge Nachrichten und verlieren langsam den berblick. Sie schauen Ihren Posteingang durch und entdecken E-Mails, die Sie nicht mehr bentigen. Da hilft nur Lschen.
Eine Nachricht in Outlook zu lschen ist sehr einfach. Es gibt mehrere Mglichkeiten dies zu tun. Sie mit der Maus nach oben in die Menleiste und klicken Sie auf das Lschen-Symbol (X).

1. Mglichkeit 1: Markieren Sie mit einem Mausklick


die E-Mail, die Sie lschen mchten, im Posteingang. Drcken Sie nun auf Ihrer Tastatur die Entfernen-Taste, die Sie links vom Ziffernfeld finden.

Das Ergebnis ist bei allen genannten Mglichkeiten gleich. Die Nachrichten werden aus Ihrem Posteingang gelscht und im Ordner Gelschte Objekte abgelegt. Wre diese Nachricht ein nicht mehr bentigter Brief (also nicht digital sondern auf Papier), wre der Status vergleichbar mit dem Deponieren dieses Briefes in der Papiertonne. Die Mllabfuhr ist aber noch nicht erfolgt. Wozu dieser Vergleich? Ihre E-Mail ist zwar gelscht, sie existiert aber immer noch auf Ihrem Rechner, im Ordner Gelschte Objekte. Von hier aus kann die Nachricht wieder in den Posteingang verschoben werden, fr den Fall, dass Sie die Nachricht doch noch bentigen. ffnen Sie mit einem Klick den Ordner Gelschte Objekte. Sie sehen smtliche Nachrichten, die sich in diesem Ordner befinden.

2. Mglichkeit 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die Sie lschen mchten. Ein Optionsmen ffnet sich. Klicken Sie auf Lschen.

4. Markieren Sie die Nachricht, die Sie wiederherstellen mchten, mit einem Mausklick und ziehen Sie diese mit gedrckter linker Maustaste auf den Ordner Posteingang. Lassen Sie nun die Maus los. Ihre E-Mail befindet sich wieder in Ihrem Posteingang.

3. Mglichkeit 3: Markieren Sie die E-Mail, die Sie lschen mchten, wie in Mglichkeit 1 beschrieben. Fahren

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E-Mails senden & empfangen

Arbeitsbereich betrachten
Der E-Mail-Bereich ist Ihr eigentliches Briefpapier. Hier adressieren Sie Ihre Nachricht und teilen dem Empfnger mit, was der Betreff Ihrer Nachricht ist, letztlich gestalten Sie Ihre Nachricht hier.
Das E-Mail-Fenster unterteilt sich in vier Elemente. Hintergrund, die Schriftgre sowie der Schriftstil oder die Schriftfarbe sind vernderbar. Fr Geschftsbriefe knnen Sie hier auch Briefkpfe samt Logo erstellen. Haben Sie Ihre Nachricht adressiert, gestaltet und geschrieben, knnen Sie diese im E-Mail-Fenster mit einem Klick auf die Schaltflche Senden verschicken.

1. Die Menleiste des E-Mail-Fensters ermglicht es Ihnen auf Ihr digitales Adressbuch zuzugreifen, Anhnge (Dateien jeglicher Art) zu versenden oder Ihre Nachricht zu formatieren. Dies alles sind gestalterische Manahmen.

Haben Sie mehr als ein Postfach in Outlook angelegt, knnen Sie auswhlen, mit welchem Absender Sie die Nachricht versenden mchten. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Konto und whlen Sie das entsprechende Postfach aus.

2. In der Adressleiste des E-Mail-Fensters geben Sie den


Empfnger der Nachricht ein. In das Feld Cc tragen Sie die E-Mail-Empfnger ein, die die Nachricht als Kopie, zur Kenntnisnahme erhalten sollen. Haben Sie einen Eintrag im Feld Cc ausgefhrt, erscheint zustzlich die Adressleiste fr Bcc . E-Mail-Empfnger, die Sie hier eintragen, werden von den anderen Lesern nicht gesehen, sie erhalten die E-Mail ohne deren Wissen.

Outlook 2010-Info
Zwar nicht ganz neu, jedoch um Einiges ausgereifter als in der Vorgngerversion, ist in Outlook 2010 der Outlook Connector fr soziale Netzwerke. Dies ist eigentlich die einzig herausragende Vernderung im Bereich Kontakte, der sich ansonsten unwesentlich von der Vorgngerversion unterscheidet. Mit diesem Connector lassen sich Ihre sozialen Netzwerke, wie Facebook, MySpace oder Windows Live in Outlook 2010 einbinden, sofern Sie dies wnschen und diese Funktionen vom jeweiligen Netzwerk auch untersttzt werden. Sie knnen daraufhin bei jedem Ihrer Kontakte, die natrlich auch dem entsprechenden Netzwerk angehren sollten, alle Aktivitten in einem Extra-Fenster, direkt unterhalb des Lesefensters, anzeigen lassen.

3. Die Betreffzeile sollten Sie immer aussagekrftig


fllen. Dies hat den Vorteil, dass der Empfnger sofort wei, worum es in Ihrer Nachricht geht. Leere Betreffzeilen werden von vielen E-Mail-Anbietern als Spam-Mails (Mll-Mails) interpretiert und dem Empfnger gar nicht erst zugestellt.

4. Im eigentlichen Nachrichtenfeld schreiben Sie Ihre E-Mail. Dieses Feld knnen Sie beliebig gestalten. Der

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E-Mails senden & empfangen

E-Mail schreiben
Der Dreh- und Angelpunkt eines E-MailProgramms ist das Senden und Empfangen von elektronischer Post. Obwohl das Programm Outlook 2007 noch viel mehr kann, ist dies die zentrale Funktion.
Sie haben Ihr E-Mail-Konto richtig eingerichtet, Outlook hat Ihnen Ihre Test-E-Mail zugeschickt. Nun wollen Sie natrlich auch Nachrichten schreiben und versenden. liegen ist, und die Spam-Filter der E-Mail-Anbieter sortieren Ihre E-Mail dann nicht als Mll-Mail aus.

4. Formulieren Sie Ihren Text. Denken Sie auch an eine Grufloskel zum Abschluss der Nachricht, wie etwa Viele Gre, Mit freundlichen Gren etc. Das gehrt zum guten Umgangston und es gibt viele Menschen, die darauf nach wie vor Wert legen. Ihre Nachricht knnte in etwa so aussehen:

1. Klicken Sie in der Menleiste auf die Schaltflche


Neu. Ist dort schon das Symbol fr eine E-Mail zu sehen, klicken Sie mitten auf die Schaltflche. Sehen Sie ein anderes Symbol, weil Sie beispielsweise gerade einen Termin in Ihrem Kalender eingetragen haben, klicken Sie auf der Schaltflche Neu auf den rechten kleinen Pfeil und whlen in dem sich ffnenden Aufklapp-Men E-Mail-Nachricht.

2. Das E-Mail-Fenster ffnet sich. Geben Sie die Empfngeradresse ein. Haben Sie bereits Kontakte in Ihrem Adressbuch, knnen Sie per Mausklick auf die Schaltflche An das Adressbuch ffnen und den Empfnger aus Ihrer Kontaktliste auswhlen.

5. Fr den Fall, dass Sie mehr als ein Postfach in Ihrem Outlook verwalten, knnen Sie mit einem Klick auf Konto aussuchen, mit welchem Absender Sie die E-Mail versenden mchten.

3. Tragen Sie in der Zeile Betreff: den Grund fr Ihre


E-Mail ein. Der Empfnger wei dann sofort, was Ihr An-

Haben Sie alles bedacht? Dann klicken Sie auf die Schaltflche Senden. Ihre E-Mail wird nun zugestellt.

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E-Mails senden & empfangen

Posteingangsfach
Neben dem Versenden ist natrlich das Empfangen von E-Mails eine weitere wichtige Funktion von Outlook 2007. Das Programm stellt empfangene, ungelesene Nachrichten bersichtlich in fetter Schriftstrke dar.
Sie haben Ihre ersten E-Mails versendet und erhalten bereits Antworten. Outlook verbindet Sie bei jedem Programmstart mit den Mail-Servern Ihres Anbieters und ruft die Nachrichten automatisch ab. So erkennen Sie ungelesene Post in Ihrem Postfach:

4. Es ffnet sich ein E-Mail-Fenster. Outlook fllt das Adressfeld automatisch und setzt in der Betreffzeile die Buchstaben AW voran, was der Hinweis fr Antwort ist. Schreiben Sie Ihren Text oberhalb der Nachricht, auf die Sie antworten mchten. Ihr Text wird zum besseren Erkennen in einer anderen Farbe (blau) dargestellt.

1. Ihr Ordner Posteingang wird in fetter Schriftstrke


dargestellt. Die Anzahl der ungelesenen E-Mails wird in Klammern hinter dem Ordner angezeigt. Klicken Sie nun auf die Schaltflche Senden.

Outlook 2010-Info
2. In Ihrem Posteingang werden die ungelesenen Nachrichten ebenfalls fettgedruckt dargestellt.
Sicherlich haben Sie in Ihrem Postfach auch schon einmal eine sogenannte Phishing-Mail gefunden. Damit werden E-Mails bezeichnet, die Sie dazu verleiten wollen, auf eine ominse Internetseite zu gehen und dort persnliche Daten wie Kontonummer oder Kennwrter preiszugeben.

3. So antworten Sie dem Absender. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Posteingang auf die Nachricht, die Sie beantworten mchten. Es ffnet sich ein Optionsmen. Whlen Sie Antworten.

Mit diesen Informationen machen sich dann Kriminelle auf den Weg und rumen Ihr Konto leer oder, was noch viel schlimmer ist, rauben Ihnen Ihre Identitt. Outlook 2010 kann die meisten dieser PhishingMails erkennen und legt diese dann auch in Ihrem Postfach ab, allerdings werden alle dort hinterlegten Hyperlinks ausgeschaltet und die Mglichkeit darauf zu antworten besteht nun nicht mehr.

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E-Mails senden & empfangen

Farbige E-Mails
Mit den Outlook-Standard-Einstellungen erzeugen Sie E-Mails, die aus weiem Hintergrund und schwarzer Schrift bestehen. Es geht aber auch anders. Verleihen Sie doch Ihren E-Mails eine persnliche Note.
Um die Hintergrundfarbe zu ndern, gehen Sie wie folgt vor: Wichtig! Stellen Sie die Formatierung auf HTML oder Rich-Text. Dazu klicken Sie in der Menleiste auf Extras, dann auf Optionen. ffnen Sie dort die Registerkarte E-Mail-Format. ndern Sie hier im Auswahlfeld Verfassen im Nachrichtenformat die Einstellung entsprechend. Beachten Sie, dass diese Einstellung nun generell auf alle Ihre E-Mails zutrifft. gewnschte Farbe fr Ihre E-Mail mit einem Mausklick bernehmen knnen.

Mchten Sie alle Farben nutzen, dann klicken Sie auf Weitere Farben und whlen hier die von Ihnen gewnschte Hintergrundfarbe.

1. Erstellen Sie jetzt eine neue E-Mail. Klicken Sie danach in das E-Mail-Feld (unter der Betreffzeile). Nun klicken Sie in der Menleiste des E-Mail-Fensters auf Optionen.

4. SmartArts bieten Ihnen zustzlich die Mglichkeit schwierige Zusammenhnge bersichtlich darzustellen. So knnen Sie beispielsweise die Struktur Ihres Vereins bersichtlich prsentieren. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie in das Textfeld der E-Mail, und danach in der Menleiste auf Einfgen und whlen dort SmartArt.

2. Mit einem Klick auf Designs ffnen Sie ein Men, in dem Sie die Hintergrundfarbe ndern knnen.

5. Whlen Sie die passende Grafik fr Ihre Nachricht aus. Den Text knnen Sie nach dem Klicken in die Symbole eingeben. Outlook passt dabei die Schriftgre automatisch an. Ihre Mail knnte dann so aussehen:

3. Klicken Sie nun die Schaltflche Seitenfarbe an.


Outlook ffnet daraufhin eine Farbpalette, aus der Sie die

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E-Mails senden & empfangen

Datei an E-Mail anhngen


Nutzen Sie eine digitale Kamera und mchten Ihren Freunden den einen oder anderen Schnappschuss zukommen lassen? Das funktioniert auch per E-Mail. Sie mssen lediglich Ihr Foto an Ihre Nachricht anhngen.
So versenden Sie ein Foto als Anhang:

1. Mglichkeit 1: Erstellen Sie eine neue Nachricht. Klicken Sie anschlieend in der Menleiste auf das Symbol Broklammer.

5. Outlook fragt Sie, wie gro das Bild sein soll, das verschickt wird. Hier knnen Sie bei den heutigen DSLLeitungen beruhigt auf Orginalgre klicken. Es erstellt sich vllig automatisch eine leere E-Mail mit dem dazugehrigen Anhang. Sogar die Betreffzeile und ein Teil der Nachricht ist gefllt, diese knnen Sie natrlich ndern.

2. Es ffnet sich ein Optionsfenster in dem Sie den Speicherort Ihres Fotos anwhlen. Suchen Sie Ihr Foto und klicken Sie entweder doppelt darauf oder markieren Sie dieses und klicken Sie auf Einfgen.

Outlook 2010-Info
Heutzutage wird der Schriftverkehr hauptschlich ber E-Mails abgewickelt. Um hier die Sicherheit zu haben, dass die erhaltene oder die von Ihnen gesendete E-Mail auch wirklich aus Ihrer Feder stammt, kann eine E-Mail-Nachricht mit einer digitalen ID, das heit, einem digitalen Zertifikat versehen werden. Solch eine digitale Signatur knnen Sie nicht selbst erstellen, Sie erhalten sie bei unabhngigen Zertifizierungsstellen.

3. Outlook 2007 hngt anschlieend Ihr Foto an die


E-Mail an und zeigt Ihnen die neue Zeile Angefgt: unter Ihrer Betreffzeile. Auch die Gre des Anhangs wird dann dort angezeigt.

4. Mglichkeit 2: Whlen Sie im Explorer Ihr Foto aus.


Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und whlen Sie die Option Senden an. Dadurch klappt ein Men auf. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf E-Mail-Empfnger.

Im Normalfall entstehen Ihnen hier monatliche Kosten, es gibt jedoch auch Anbieter, die Ihnen, befristet auf ein Jahr, diese kostenlos zur Verfgung stellen. Mehr Informationen gibt es im Internet: Geben Sie einfach Digitales Zertifikat ein.

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Textfeld formatieren
Eine E-Mail war im Ursprung eine einfache Textnachricht, hnlich einer heutigen SMS. Die erste E-Mail nach Deutschland wurde am 2. August 1984 gesendet und bestand lediglich aus Textzeichen.
Wenn Sie eine E-Mail mithilfe von Hintergrnden und verschiedenen Schriftarten gestalten, nennt man diesen Vorgang Formatieren. So formatieren Sie eine E-Mail:

3. Markieren Sie mit der Maus den Text, den Sie als Aufzhlung formatieren mchten, und klicken Sie in der Menleiste auf das Optionsfeld Aufzhlungszeichen.

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail. Es ist dabei wichtig, dass Sie in der Menleiste unter dem Punkt Optionen die Auswahl HTML aktivieren. Wenn Sie Nur Text whlen, knnen Sie die Schriftgren und Hintergrnde nicht ndern. Rich-Text ist eine Outlook-eigene Formatierung, die nur in Outlook funktioniert. Hat Ihr Empfnger ein anderes E-Mail-Programm, bringt diese Formatierung nicht den gewnschten Effekt.

4. Outlook erstellt automatisch aus Ihren markierten Zeilen eine Aufzhlung. Mit einem rechten Mausklick auf die noch markierte Aufzhlung ffnet sich ein weiteres Optionsfeld, in welchem Sie jetzt entweder den Punkt Aufzhlungszeichen oder Nummerierung anwhlen. Hier knnen Sie die Zeichen nochmals Ihren Wnschen entsprechend anpassen.

Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Zum Schluss markieren Sie die Texte oder Passagen, die Sie umformatieren, also ndern mchten mit der linken Maustaste, und whlen unter dem Menpunkt Nachricht in der Multifunktionsleiste die Schriftart aus. Hier knnen Sie auch die Schriftfarbe und -gre ndern. Mchten Sie beispielsweise Aufzhlungen bersichtlich darstellen, geht das so:

2. Schreiben Sie Ihre E-Mail. Jeder Punkt Ihrer Aufzhlung muss in einer neuen Zeile stehen.

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Lesebesttigung anfordern
Sie haben eine E-Mail versendet und mchten wissen, ob der Empfnger die Nachricht bereits gelesen hat? Verglichen mit einem Papierbrief htte diese Nachricht in etwa den Charakter eines Einschreibens. Fast!
So knnen Sie berprfen, ob der Empfnger die Nachricht gelesen hat: Tipp: Bitte fordern Sie die Empfnger nur bei wichtigen E-Mails zu einer Lesebesttigung auf. Nicht jeder Empfnger mchte Ihnen mitteilen, wann genau er die E-Mail gelesen hat und klickt bei der Anforderung vielleicht auf Nein. Lesebesttigungen funktionieren bei vielen Internet-Mail-Anbietern nicht. Wenn die E-Mail im Outlook in der Vorschau gelesen, jedoch nicht per Doppelklick geffnet wird, erhlt der Empfnger die Besttigungsabfrage ebenfalls nicht. In diesem Fall bekommt er nicht einmal mit, dass Sie eine Besttigung angefordert haben. Heutzutage werden auch viele E-Mails per Smart-Phone abgerufen und beantwortet. Auch hier funktioniert die Lesebesttigung oftmals nicht. Es ist also nicht garantiert, dass Sie eine Besttigung erhalten, obwohl Ihre E-Mail gelesen wurde.

1. Schreiben Sie eine neue E-Mail. Markieren Sie in der Menleiste unter Optionen die beiden Punkte bermittlungsbesttigung anfordern und Lesebesttigung anfordern.

Outlook 2010-Info
2. Wenn der Empfnger Ihre E-Mail ffnet, wird er gebeten, eine Lesebesttigung zu senden. In Outlook sieht das so aus: Outlook-Elemente-Verschicken wird in Outlook 2010 zu einer leichten bung. Wenn Sie an Ihre E-Mail einen Kontakt, Notizen, Kalenderelemente oder einen Termin anhngen wollen, ffnen Sie dazu einfach unter Start/Neu/Neue E-Mail Nachricht eine neue E-Mail. ber die Registerkarte Nachricht gehen Sie in die Gruppe Hinzufgen und klicken dort auf Element anfgen. Ist das erledigt, whlen Sie das anzuhngende Element aus. Ein Mausklick auf Anderes Outlook-Element lsst Sie nun aus der Ordnerliste das Gewnschte whlen. ber Einfgen als Anlage und der abschlieenden Besttigung mit OK wird das Element als Anlage in Ihre E-Mail eingefgt.

3. Klickt er nun auf Ja, sendet er automatisch eine Lesebesttigung.

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E-Mail an mehrere Empfnger


Eine E-Mail an mehrere Empfnger gleichzeitig senden zu knnen ist eine praktische Sache. Sie mssen Ihre E-Mail nur einmal gestalten und knnen smtliche Empfnger gleichzeitig erreichen. 1. Schreiben Sie Ihre E-Mail und gestalten Sie diese nach Ihren Wnschen. Tragen Sie in der Zeile An den ersten Empfnger ein.
angeboten. Besttigen Sie den Vorschlag mit Enter, wenn es die richtige E-Mail-Adresse ist.

4. Haben Sie schon einige Kontakte in Ihrem OutlookAdressbuch eingetragen? Dann knnen Sie diese leicht in das Adressfeld bernehmen. Klicken Sie hierfr auf die Schaltflche An. Es ffnet sich ein Fenster mit Ihren Kontakten. Sie knnen nun den gewnschten Kontakt per Doppelklick bernehmen.

2. Setzen Sie nun hinter dem ersten Empfngernamen ein


Semikolon (;) und tragen Sie den zweiten Empfnger ein. Nach dem zweiten Empfnger wieder ein Semikolon setzen und dann den dritten Empfnger eintragen usw.

5. Mchten Sie einen Ihrer Kontakte in das Cc -Feld


bernehmen, markieren Sie diesen mit einem Mausklick und klicken dann auf die Schaltflche Cc.

3. Haben Sie es bemerkt? Outlook unterstreicht Ihre eingegebenen Adressen und setzt nach jedem Semikolon automatisch ein Leerzeichen zur besseren bersicht. Zudem merkt sich Outlook die eingegebenen Adressen, ohne dass Sie diese in Ihr Adressbuch eintippen mssen. Bei der nchsten Adresseingabe wird Ihnen die bekannte Adresse bereits nach wenigen eingegebenen Buchstaben

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Fehlerhafter Anhang
Sie erhalten eine E-Mail mit Anhang, knnen die angehngte Datei jedoch nicht ffnen. Dafr kann es mehrere Ursachen geben, denen wir an dieser Stelle etwas genauer auf den Grund gehen. 1. Sie ffnen die E-Mail und klicken mit der linken Maustaste einmal auf die Datei. Wenn die Datei in einem Format ist, fr dessen ffnung ein bestimmtes Programm vorgesehen ist, erhalten Sie dazu eine Vorschau. Dies sieht bei dem Bilddatei-Format jpg dann so aus:
Whlen Sie hier den Punkt Programm aus einer Liste installierter Programme auswhlen. Suchen Sie Ihr bentigtes Programm auf Ihrer Festplatte und klicken Sie auf OK. Nun sollte sich die Datei ffnen lassen.

5. Sollte Windows die Verknpfung zur Datei nicht richtig gespeichert haben, ffnet sich dieses Fenster:

Outlook 2010-Info
2. Haben Sie kein Programm installiert, das diese Datei kennt, erhalten Sie in der Vorschau dieses Fenster:
Auch in Outlook 2010 ist es kein Problem Dateien, seien es MP3-Musikdateien, Fotos oder Office-Dateien an eine E-Mail-Nachricht anzuhngen. Was allerdings nach wie vor nicht funktioniert, ist das Versenden von ganzen Ordnern. Das ist jedoch kein Hindernis, wenn Sie Ihren Ordner einfach als ZIP-Datei (ZIP ist ein Programm zum Verkleinern und Verpacken von Dateien) erstellen. Mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Option Senden an finden.

3. Klicken Sie doppelt auf den Anhang. Windows ffnet


einen Warnhinweis.

4. Achtung! Wenn Sie diesen Hinweis mit einem Klick auf ffnen beantworten, knnen Sie sehr schnell Viren und Trojaner auf Ihren Rechner laden. Suchen Sie im Internet nach der Dateiendung und bringen Sie in Erfahrung, welches Programm in der Lage ist, diese Datei zu ffnen.

Wenn Sie nun noch ZIP-komprimierter Ordner anwhlen, wird der gesamte Inhalt Ihres Ordners in eine ZIP-Datei verpackt und lsst sich anschlieend problemlos verschicken.

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Mitteilung ber Abwesenheit


Nach drei Wochen Urlaub erwartet Sie oft ein volles Outlook. Im Bro geht das einfach: Outlook schickt whrend Ihrer Abwesenheit automatisch E-Mails, die darber informieren, dass Sie nicht da sind. 1. Erstellen Sie eine neue E-Mail und verfassen Sie den Antworttext, den Sie versenden mchten. Fllen Sie den Empfnger nicht aus, sondern klicken Sie stattdessen auf den runden Office-Knopf links oben in Ihrer Menleiste und whlen Speichern unter. 4. Outlook startet die Regel mit folgendem Text: Nach Erhalt einer Nachricht. Lassen Sie dies so stehen und besttigen Sie mit Weiter. Markieren Sie nun den Punkt die meinen Namen im Feld An enthlt.

5. Nach einem Klick auf Weiter erscheint ein neues Fenster. Whlen Sie hier diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.

2. Speichern Sie Ihre E-Mail im Dateiformat fr OutlookVorlage (*.oft ).

6. Klicken Sie anschlieend auf den blauen Text in der unteren Box.

3. Schlieen Sie die E-Mail, ohne diese unter Entwrfe


zu speichern. Klicken Sie in der Menleiste auf Extras und dann auf Regeln und Benachrichtigungen. Es ffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier anschlieend auf Neue Regel .

7. Im sich ffnenden neuen Fenster klicken Sie rechts neben dem Suchen in:-Feld auf den kleinen Pfeil und whlen Sie Vorlagen im Dateisystem.

Es ffnet sich ein weiteres Fenster. Whlen Sie mit einem Mausklick Regel ohne Vorlage erstellen aus.

Whlen Sie Ihre eben abgespeicherte Vorlage und klicken Sie auf ffnen. Anschlieend besttigen Sie das Ganze mit Weiter und Fertigstellen. Ab sofort verschickt Outlook automatisch Antwort-E-Mails, bis Sie die Regel wieder deaktivieren.

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Ordner personalisieren
Sie erhalten tglich viele E-Mails und verlieren den berblick? Dann ordnen Sie Ihre E-Mails doch bersichtlich in Ordner ein. Die Ordnerstruktur von Outlook 2007 knnen Sie dabei sehr flexibel Ihren Bedrfnissen anpassen. 1. Mchten Sie beispielsweise einen Ordner in Ihrem Posteingang anlegen, um Ihre Nachrichten nach Absendern zu sortieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Posteingang und whlen dort Neuer Ordner .
soll. Der Ordner frbt sich blau. Lassen Sie nun die Maustaste los. Sie haben die Nachricht erfolgreich in den Ordner verschoben.

Outlook 2010-Info
Im Kalender von Outlook 2010 werden Sie auf manches treffen, das Sie vielleicht schon aus der Vorgngerversion kennen. Einiges ist jedoch neu in Outlook 2010. Zum Beispiel die Mglichkeit, immer smtliche Termine im berblick zu haben. Erhalten Sie eine Einladung zu einer Besprechung, knnen Sie sofort sehen, ob Sie zu diesem Termin Zeit haben oder nicht, weil Ihnen Outlook eine Vorschau Ihres Kalenders zum Zeitpunkt des vorgeschlagenen Termins aufruft. Mit einem Blick sehen Sie nun, ob es passt oder ob Sie einen anderen Terminvorschlag unterbreiten mssen. Bei entsprechender Vernetzung knnen Sie diesen Termin auch gleichzeitig mit allen anderen Teilnehmern abgleichen.

2. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun den gewnschten Namen eingeben.

3. Nach dem Besttigen mit OK enthlt Ihr Posteingangsordner einen neuen Unterordner. Es gibt jetzt mehrere Mglichkeiten, Ihre Mails zu sortieren. Klicken Sie mit der linken Maustaste im Posteingangsfenster auf die E-Mail, die Sie in den Ordner verschieben mchten. Lassen Sie die Maustaste nicht los. Schieben Sie die Maus auf den Ordner, in den die Nachricht einsortiert werden

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Farbe ins Spiel bringen


Outlook bietet Ihnen mehrere Mglichkeiten, den berblick ber Ihre E-Mails zu behalten. Nutzen Sie dazu die Kategorien. Das sind Farben, denen bestimmte Schlsselwrter zugeordnet werden knnen. 1. Klicken Sie in der Menleiste auf das Kategorie-Zeichen und dann auf Alle Kategorien . 4. Nach einem Klick auf Weiter ffnet sich ein neues Fenster. Whlen Sie hier beispielsweise mit bestimmten Wrtern im Betreff oder Text. Um die Wrter festzulegen, nach denen Outlook kategorisieren soll, klicken Sie im unteren Kstchen den blauen Text bestimmten Wrtern an. Es ffnet sich ein Fenster.

2. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie die definierten Kategorien angezeigt bekommen. Markieren Sie die Kategorie, die Sie umbenennen mchten, und klicken Sie auf der rechten Seite auf Umbenennen. Geben Sie eine passende Bezeichnung ein.

5. Geben Sie die Wrter ein, die plausibel fr Ihre Kategorie sind, und besttigen Sie mit OK. In unserem Fall heit das Wort Party. Klicken Sie nun auf Weiter. Im Folgefenster whlen Sie den Punkt diese der Kategorie zuordnen. Klicken Sie nun im unteren Fenster wieder auf den blauen Text Kategorie. Es ffnet sich ein weiteres Fenster mit Ihren angelegten Kategorien. Markieren Sie die gewnschte und klicken Sie auf OK.

3. Damit Outlook Ihre eingehenden Nachrichten den gewnschten Kategorien zuordnet, mssen Sie Regeln definieren. ffnen Sie in der Menleiste Extras den Unterordner Regeln und Benachrichtigungen . Klicken Sie auf die Schaltflche Neue Regel und anschlieend auf Regel ohne Vorlage erstellen.
Um Ihre Regel endgltig festzulegen, whlen Sie Weiter und anschlieend Fertigstellen. Besttigen Sie das Ganze mit OK.

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Einsatz des Adressbuchs


Sie haben Ihre E-Mail-Adressen gepflegt und alle wichtigen Daten zu Ihren Kontakten eingetragen. Mit wenigen Mausklicks knnen Sie nun eine Adresse aus Ihrem Adressbuch in eine E-Mail bernehmen.
Erstellen Sie eine E-Mail und formatieren Sie diese nach Ihrem Geschmack. knnen Sie ihn entweder mit einem Doppelklick bernehmen oder den Kontakt mit einem einfachen Klick markieren.

1. Klicken Sie auf die Schaltflche An ->, um Ihre Kontakte angezeigt zu bekommen. Es ffnet sich ein Fenster. Damit Sie sich in Ihren angelegten Kontakten zurechtfinden, hlt Outlook eine Suche fr Sie bereit.

Dann whlen Sie das Feld, in dem der Kontakt stehen soll (beispielsweise An oder Cc). Haben Sie alle Empfnger ausgewhlt, besttigen Sie mit OK. Outlook schliet das Fenster und kehrt zurck zu Ihrer E-Mail. Mit einem Klick auf Senden verschicken Sie Ihre E-Mail.

Outlook 2010-Info
In Outlook 2010 einen neuen Kontakt anzulegen ist eine einfache Sache. ffnen Sie als Erstes die Registerkarte Start und klicken Sie danach in der Gruppe Neu auf die Option Neuer Kontakt. Es ffnet sich das Kontaktformular und Sie knnen smtliche Daten einfgen und abschlieend mit Speichern & schlieen beenden. Ein bereits bestehender Kontakt lsst sich per Doppelklick ffnen und daraufhin bearbeiten. Mchten Sie eine Verteilerliste erstellen, gehen Sie in die Registerkarte Start, dann auf Neu und abschlieend auf Neue Kontaktgruppe. Benennen Sie nun Ihre Liste und fgen Sie ber Mitglieder hinzufgen die gewnschten Kontakte hinzu. Auch hier speichern Sie das Ganze ber Speichern & schlieen.

2. Geben Sie in das Suchfeld den Anfangsbuchstaben des Namens ein.

3. Outlook sucht fr Sie einen passenden Kontakt


und markiert diesen blau. Ist der Kontakt gefunden,

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Verteilerliste nutzen
Eine Verteilerliste ist eine Ansammlung von Kontakten, die Sie in einer bestimmten Gruppe zusammengefasst haben, wie zum Beispiel Vereinsmitglieder, eine Ortsgruppe, eine Interessengemeinschaft usw.
Sie knnen mithilfe dieser Liste eine E-Mail schnell und einfach an eine Gruppe von Empfngern senden.

3. Wenn Sie Ihre Kontakte ffnen und auf eine Verteilerliste doppelt klicken, sehen Sie alle angelegten Mitglieder Ihrer Liste.

1. Erstellen Sie eine E-Mail und gestalten Sie diese nach Ihren Wnschen.

2. Klicken Sie auf die Schaltflche An . Ihr Adressbuch ffnet sich. Whlen Sie die Verteilerliste, an die Sie Ihre E-Mail senden mchten, und bernehmen Sie diese per Doppelklick in Ihre Adresszeile. Woran erkennt man eine Verteilerliste? Eine solche Liste ist in den Kontakten grundstzlich in fetter Schrift dargestellt.

4. Wenn Sie sich kurzfristig entscheiden, hier noch weitere Empfnger hinzuzufgen, geht das mit wenigen Mausklicks. In der Gruppe Mitglieder finden Sie das Optionsfeld Neu hinzufgen. Ein Klick darauf ffnet Ihre Kontaktliste und Sie knnen den entsprechenden Adressaten anlegen. Dem ndern von Verteilerlisten widmen wir uns spter noch ausfhrlich.

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Adressfeld in E-Mail einfgen


Eine Signatur in einer E-Mail ist vergleichbar mit einem Stempel auf einem Papierformular. Wenn Sie eine E-Mail versenden, ist es immer hilfreich, wenn der Empfnger wei, wer ihm geschrieben hat.
Damit Sie nicht jedes Mal Ihren Namen, die Adresse und Telefonnummer in Ihre E-Mail eintragen mssen, gibt es die Signatur.

4. Sie knnen in Ihre Signatur noch eine Grafik, wie beispielsweise ein Firmenlogo, einbauen. Klicken Sie hierzu auf das kleine Grafiksymbol rechts und fgen Sie Ihre Grafik ein. Ihre Signatur knnte nun so aussehen:

1. Zum Erstellen einer Signatur klicken Sie in der Menleiste auf Extras und dann auf Optionen. Whlen Sie nun die Schaltflche E-Mail-Format.

Mit einem Klick auf OK bernehmen Sie Ihre Signatur. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, wird automatisch Ihre Signatur geladen.

Outlook 2010-Info
Terminplanung mit Outlook 2010 ist schnell erledigt. Um einen Termin einzutragen, gehen Sie zunchst in den Kalender. In der Registerkarte Start finden Sie in der Gruppe Neu die Option fr Neuen Termin. Ein Mausklick, und Sie knnen in dem sich ffnenden Dialogfenster unter Betreff das Terminthema angeben. Darunter, im Feld Ort, informieren Sie ber den Veranstaltungsort und nochmals darunter finden Sie Beginnt um und Endet um. Hier geben Sie die entsprechenden Zeiten fr den Termin ein und klicken abschlieend auf Speichern & schlieen. Terminteilnehmer laden Sie ein, indem Sie auf den Termin klicken und dann in der Registerkarte Termin in der Gruppe Teilnehmer die Option Teilnehmer einladen whlen. Geben Sie nun im Feld An die E-Mail-Adressen ein und senden Sie zum Schluss die Terminanfrage.

2. Klicken Sie auf Signaturen und anschlieend auf Neu und geben Sie dann einen Namen fr Ihre Signatur ein.

3. Fllen Sie jetzt das untere Feld mit Ihren Daten wie: Vor- und Nachname, Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Internetadresse etc.

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Arbeiten mit dem Regel-Assistenten


Mithilfe des Regelassistenten knnen Sie Outlook anweisen, eingehende und teilweise auch ausgehende E-Mails zu sortieren, zu kategorisieren, bei Abwesenheit AntwortE-Mails zu versenden und vieles mehr. 1. In Outlook 2007 finden Sie den Regel-Assistenten, indem Sie in der Menleiste auf Extras und dann auf Regeln und Benachrichtigungen klicken. 3. Sie knnen falsch erstellte oder nicht mehr gltige Regeln auch wieder entfernen. Gehen Sie hierzu auf der Menleiste in das Register Extras und dort zu Regeln und Benachrichtigungen . Im Reiter E-Mail-Regeln markieren Sie die Regel, die Sie lschen mchten, und klicken dann auf Lschen.

2. Sie knnen den Regel-Assistenten nutzen, um Ihre E-Mails nach Themen oder Absendern zu sortieren. Mit dem Assistenten bestimmen Sie die Einstellungen, die ein automatisches Einordnen ermglichen. Der RegelAssistent ist nur verfgbar, wenn Sie sich in einem der E-Mail-Ordner (Posteingang, Postausgang oder Gesendete Objekte) befinden.

4. Wenn Sie die Regeln fr Ihre Postfcher nicht am


Anfang, sondern erst spter erstellen, knnen Sie bereits bestehende Postfcher auch im Nachhinein mit den erstellten Regeln aufrumen. Dazu klicken Sie in der Zusammenfassung auf die links stehende Schaltflche Regeln jetzt anwenden .

Markieren Sie in dem Folgefenster die passenden Regeln und klicken Sie auf Jetzt ausfhren. Hat Outlook Ihre Regel ausgefhrt, klicken Sie auf Schlieen.

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Eigene Regel erstellen


Outlook hlt viele Einstellungen bereit, die Sie mit dem Regel-Assistenten definieren knnen. Mchten Sie beispielsweise fr Ihre Buchhaltung die E-Mail eines Geschftspartners ausdrucken, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie eine Regel zum automatischen Ausdrucken festlegen mchten, starten Sie den Regel-Assistent ber Extras und whlen anschlieendRegeln und Benachrichtigungen . Klicken Sie jetzt auf Neue Regel sowie auf Regel ohne Vorlage erstellen. Outlook startet mit der Definition der Regel, indem es schon mal den Text Nach Erhalt einer Nachricht vorgibt.

4. Whlen Sie im unteren Fenster bestimmte Wrter. Tragen Sie hier nun das Wort Rechnung ein, klicken Sie auf Hinzufgen und dann auf OK. Mit Weiter gelangen Sie zum Folgefenster. Markieren Sie hier diese drucken.

1. Klicken Sie auf Weiter, um in das nchste Fenster zu gelangen. Markieren Sie nun die an eine Person/ Verteilerliste gesendet wurde und klicken Sie auf den blau geschriebenen Text eine Person/Verteilerliste im unteren Kstchen.

Klicken Sie zweimal auf Weiter und geben Sie der Regel einen aussagekrftigen Namen. Whlen Sie dann zum Abschluss Fertigstellen. Ab sofort drucken Sie alle E-Mails Ihres gewhlten Absenders, die in der Betreffzeile das Wort Rechnung enthalten, automatisch aus. Mchten Sie die Regel auch auf bereits erhaltene E-Mails anwenden, klicken Sie auf Regel jetzt anwenden.

Outlook 2010-Info
Etwas vollkommen Neues in Outlook 2010 sind die sogenannten Quicksteps. Mit deren Hilfe knnen Sie schwierige Ablufe, mit zahllosen Befehlen, auf nur einen Mausklick reduzieren. Mit nur einem Klick lsst sich eine Nachricht markieren, gleichzeitig einer Kategorie zuweisen und in den vorgesehenen Ordner verschieben. Zum Anlegen eines Quicksteps gehen Sie in die Registerkarte Start auf die Gruppe Quicksteps. Der nach unten zeigende Pfeil ffnet ein Optionsfenster, das Ihnen ermglicht, die Quicksteps anzupassen oder eventuell Neue zu erstellen, um die gngigsten Aktionen zusammenzufassen. Beim ersten Start knnen Sie in dem sich ffnenden Men die Aktionen festlegen, die in Zukunft mit den Quicksteps ausgefhrt werden sollen.

2. Geben Sie im Folgefenster die E-Mail-Adresse des Absenders ein oder whlen Sie diese aus Ihren Kontakten. Besttigen Sie mit OK. Outlook formuliert die Regel jetzt so um, dass Sie im unteren Kstchen den Absender sehen knnen.

3. Da Sie nicht jede E-Mail Ihres gewhlten Absenders ausdrucken mssen, sondern nur die, die im Betreff das Wort Rechnung aufweisen, markieren Sie zustzlich das Feld mit bestimmten Wrtern im Betreff.

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Kontakte verwalten

Personenstammdaten erfassen
Gedruckte Visitenkarten erfllen ihren Zweck, sie gehen aber auch schnell verloren. Outlook bietet Ihnen die Mglichkeit, smtliche wichtigen Daten zu Ihren Adressaten in Kontakte zu sammeln. 1. Ein Kontakt lsst sich auf unterschiedliche Art anlegen. Klicken Sie in der Menleiste auf den Pfeil neben dem Symbol Neu. Ein Men klappt nach unten auf. Whlen Sie hier Kontakt. 4. Outlook bietet Ihnen eine Reihe von Eingabemglichkeiten. Sie knnen beispielsweise nach geschftlichen oder privaten Adressen unterscheiden.

5. Bei der ersten Eingabe einer Telefonnummer in den


Kontakten fragt Outlook nach einer Ortskennzahl. Geben Sie hier Ihre eigene Vorwahl an und besttigen Sie mit OK. Haben Sie dann alle Daten eingegeben, speichern Sie den Kontakt abschlieend mit einem Klick auf Speichern & schlieen.

2. Oder drcken Sie einfach die Tastenkombination


Strg + Umschalt + C. Ein weiterer Weg wre auch ein Mausklick innerhalb der E-Mail-Ansicht rechts unten, auf die Schaltflche Kontakte.

3. Befinden Sie sich in der Registerkarte Kontakte,


so klicken Sie rechts oben auf Neu, um einen neuen Kontakt in Ihrer Liste zu erstellen.

6. Ab sofort steht Ihnen der Kontakt zur Verfgung. Sie knnen Ihre Kontakte ausdrucken, Listen erstellen und vieles mehr. Outlook ersetzt vollstndig Ihr bisheriges Papier-Adressbuch und ist dabei wesentlich sicherer, weil nichts verloren gehen kann.

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Kontakte verwalten

Dateien in Kontakt einfgen


Outlook bietet eine tolle Mglichkeit, Dateien mit einem Kontakt zu verknpfen. Sie knnen beispielsweise eine wichtige E-Mail-Nachricht speichern und haben so stets Zugriff auf alle wesentlichen Daten. 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Kontakt bereits angelegt ist, indem Sie in der Menleiste im Suchfeld den Namen eingeben und mit Enter die Suche starten. Ist der Kontakt angelegt, wird er aufgerufen. Klicken Sie in der Visitenkartenansicht doppelt auf den gewnschten Kontakt. Es ffnet sich das Kontakt-Fenster. Whlen Sie hier in der Menleiste Einfgen.
anfgen und anschlieend Kalender. Nun knnen Sie den Geburtstag Ihres Kontaktes suchen.

4. Mit einem Doppelklick wird der Geburtstag in Ihren Kontakten gespeichert. Die Voraussetzung fr diese bernahme ist, dass die Daten bereits in Outlook existieren.

Outlook 2010-Info
2. Besttigen Sie die Schaltflche Datei anfgen und suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer, die Sie mit dem Kontakt verknpfen mchten. Klicken Sie doppelt auf das Dokument oder markieren Sie dieses und whlen Sie Einfgen. Outlook speichert die gewhlte Datei in den Kontakten ab und zeigt diese dann im NotizenFenster an.
In einem vorhergehenden Info-Kasten haben wir ja bereits beschrieben, wie leicht sich ein E-Mail-Konto in Outlook 2010 anlegen lsst. Umgekehrt ist es allerdings fast genauso einfach mglich, ein von Ihnen angelegtes E-Mail-Konto auch wieder aus Outlook zu entfernen. ffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie danach auf die Registerkarte Informationen. In der Gruppe Kontoinformationen rufen Sie die Option Kontoeinstellungen auf. Es ffnet sich nun ein Dialogfenster, das Ihnen alle eingerichteten E-Mail-Konten auflistet. Whlen Sie daraus das zu entfernende E-Mail-Konto aus und klicken mit der Maus auf Entfernen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja besttigen. Schon ist das Konto entfernt.

3. Neben Dateien bietet Outlook die Mglichkeit, Elemente in einem Kontakt zu hinterlegen. Dies knnen sowohl E-Mails als auch Termine sein. Der oben genannte Punkt 1 ist identisch. In Punkt 2 whlen Sie Element

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Kontakte verwalten

Daten aktualisieren
Das Pflegen von Kontakten in Outlook ist recht einfach. Wenn Sie ein Bekannter oder Geschftspartner darber informiert, dass er eine neue Telefonnummer hat, knnen Sie diese ganz leicht ndern. 1. Wechseln Sie zu Ihren Kontakten. Klicken Sie unterhalb der Ordnerliste auf die Schaltflchen Kontakte. Sie bekommen Ihre gespeicherten Kontakte in der Visitenkartenansicht angezeigt. Klicken Sie doppelt auf die Visitenkarte, die Sie vervollstndigen mchten.
Ihres Kontaktes einfgen. Klicken Sie mit der Maustaste auf das Fotosymbol.

4. Whlen Sie das Foto auf der Festplatte Ihres Computers aus. Mit einem Doppelklick bernehmen Sie die Datei in Ihre Kontakte. In der Visitenkartenansicht wird Ihnen das Bild sofort angezeigt.

2. Es ffnet sich das Kontakt-Fenster. Vervollstndigen Sie Ihre bisher gemachten Angaben. Wenn dies erledigt ist, klicken Sie auf Speichern & schlieen.

5. Haben Sie nun alle Daten eingetragen, das richtige Foto ausgewhlt, sichern Sie das Ganze mit einem Mausklick auf Speichern & schlieen. Ab sofort sehen Sie in der E-Mail-Vorschau oder in der geffneten E-Mail das Bild des Kontaktes. Dies funktioniert auch rckwirkend, also fr bereits empfangene Nachrichten.

3. Zustzlich zu allen schriftlichen Angaben, die Sie ergnzen knnen, lsst sich in Outlook auch noch ein Bild

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Kontakte verwalten

Ordnung in Kontakte bringen


Haben Sie viele Kontaktdaten in Outlook gespeichert? Legen Sie Kontaktgruppen an. Sie knnen eine Vielzahl von Ordnern erstellen. Trennen Sie Ihre Kontakte beispielsweise nach Geschftlich und Privat. 1. ffnen Sie Ihren Kontakte-Bereich. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Neu-Symbol und dann auf Ordner .
Der Kontakt ist sofort in der ausgewhlten Gruppe verfgbar. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie Ihre Gruppierung abgeschlossen haben.

Ihre Kontakte sind nun nach den Rubriken Geschftlich und Privat gruppiert. Diese Unterteilung knnen Sie jederzeit erweitern und an Ihre speziellen Wnsche anpassen. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und die Adressen aus dem Adressbuch bernehmen mchten, finden Sie auch hier Ihre Gruppen. So knnen Sie effektiv die angelegten Kontakte nutzen.

2. Geben Sie nun einen Namen fr den Kontaktordner


ein und besttigen Sie mit OK. Outlook speichert Ihren neuen Ordner. Mchten Sie mehrere neue Kontaktgruppen anlegen, so wiederholen Sie den Vorgang.

Outlook 2010-Info
Auf einem Brief finden Sie immer einen Absender. Leider nicht in jeder E-Mail. Und gerade da wird die Angabe von Kontaktdaten des Verfassers immer wichtiger, weil inzwischen vieles per E-Mail statt per Postbrief verschickt wird. In Outlook 2010 lsst sich anhand der Signatur ein Feld fr Ihre Adressdaten in Ihre E-Mail einbauen. Sie erscheint fortan in jedem Ihrer versendeten E-Mails. Gehen Sie in die Registerkarte Datei und danach auf Optionen. Im sich ffnenden Dialogfenster whlen Sie das Feld E-Mail und unter dem Punkt Erstellen und ndern finden Sie Signaturen. Ein Mausklick darauf ffnet ein Fenster, das es nun zu fllen gilt. Wie Sie hier vorgehen, beschreiben wir im nchsten Kasten.

3. Neu angelegte Kontaktordner werden sofort unter


Meine Kontakte angezeigt.

4. Sind Ihre Kontaktgruppen angelegt, knnen Sie jetzt Ihre Kontakte in die passende Gruppe verschieben. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf einen Kontakt und ziehen Sie die Maus auf die neue Kontaktgruppe. Ist die Gruppe markiert, lassen Sie die Maustaste wieder los.

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Kontakte verwalten

Kontakte suchen
Sie haben Ihre Kontaktdaten in Outlook eingegeben. Aber eine Adresse auf Anhieb finden ist bei einer groen Anzahl an Kontakten schwierig. Outlook bietet Ihnen zwei Wege an, die gewnschten Daten zu bekommen. 1. Wechseln Sie zum Register Kontakte. In dieser Ansicht sehen Sie zwei Suchfenster.
Mchten Sie in Ihren Kontakten nicht nur nach Namen, sondern vielleicht auch nach Straen suchen, weil Sie den Namen vergessen haben, sich aber noch daran erinnern, dass die betroffene Person in der Soundso-Strae wohnt, nutzen Sie das Suchfeld, rechts oben in der Kontaktansicht. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein und besttigen Sie auch hier mit Enter.

3. Outlook zeigt Ihnen nun die Visitenkarten (in der Standardansicht) an, auf die Ihre Suche zutrifft.

4. Sie knnen natrlich auch aus der E-Mail-Ansicht oder der Kalenderansicht heraus in Ihren Kontakten suchen. Klicken Sie dazu in der Menleiste in das Feld Adressb. durchsuchen und geben Sie den gesuchten Namen ein. Besttigen Sie Ihre Suche abschlieend mit Enter.

2. Wenn Sie im Suchfeld einen Namen eingeben und mit Enter besttigen, ffnet sich ein neues Fenster. In diesem knnen Sie bei mehreren Treffern mittels Doppelklick oder Markieren und OK die Kontaktdaten ffnen. Bei dieser Suche greifen Sie ausschlielich auf Namen zu.

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Kontakte verwalten

Einstellungen anpassen
Outlook 2007 lsst sich leicht an Ihre Bedrfnisse anpassen. Sie knnen dem Programm mit wenigen Mausklicks eine vllig neue Optik verleihen. berall sind Anpassungen mglich. So auch in den Kontakten. 1. Wenn Sie die Standard-Einstellungen nicht verndert haben, startet Outlook den Bereich Kontakte mit der Visitenkartenansicht. Auf der linken Seite finden Sie das Fenster Aktuelle Ansicht. Wenn Sie dort keine Mglichkeiten zum Einstellen von neuen Ansichten sehen, mssen Sie das Fenster erst aufklappen. Klicken Sie dazu auf den Balken Aktuelle Ansicht. Es stehen Ihnen nun acht Mglichkeiten zur Wahl, von denen Ihnen die Visitenkartenansicht bereits bekannt ist. 2. In der Ansicht Adresskarten werden Ihnen die
Kontakte in kleinen Krtchen, jedoch nicht mit ihren vollstndigen Angaben angezeigt.

5. Wenn Sie Ihre Ansicht nach Kategorien sortiert anzeigen lassen mchten, whlen Sie dafr die Ansichtsoption Nach Kategorie.

6. Auch das ist mglich: Sortieren Sie Ihre Kontaktansicht Nach Firma oder Nach Ort.

Outlook 2010-Info
Um eine Signatur in Outlook 2010 zu erstellen, haben Sie das Fenster Signaturen und Briefpapier geffnet. Mit einem Mausklick auf das Optionsfeld Neu knnen Sie nun das Bearbeitungsfeld unter Signatur bearbeiten mit den wichtigen Daten wie: Name, Adresse, Telefonnummer, eventuelle Mobilfunknummer usw. fllen. Es lsst sich auch gleich eine Abschiedsfloskel wie Mit freundlichen Gren einfgen, was Ihnen noch zustzlich ein bisschen Schreibarbeit erspart.

3. In der Ansicht Adresskarten mit Details werden


Ihnen die Krtchen grer angezeigt. Alle eingetragenen Daten sind sichtbar.

4. Die Ansicht Telefonliste stellt Ihnen die Kontakte


sehr kompakt und bersichtlich in einer Liste dar.

Oberhalb des Textfeldes finden Sie die Bearbeitungszeile, in der Sie die Mglichkeit haben, beispielsweise eine Grafik oder ein Bild in die Signatur einzubauen. Damit Ihre Signatur zuknftig in allen E-Mails erscheint, legen Sie dies im Feld Neue Nachrichten fest und beenden mit einem Mausklick auf OK.

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Kontakte verwalten

Nach Farben sortieren


Es gibt eine Menge Mglichkeiten, die Kontaktansicht Ihren Bedrfnissen entsprechend anzupassen. Gehen Sie doch wie bei Ihren E-Mails vor: Legen Sie farbige Kategorien an. Damit wird das Auffinden noch einfacher.
Die Outlook-Kategorien sind im Standard als Farbkategorien hinterlegt. Wenn Sie Ihre Kontakte kategorisieren mchten, funktioniert das so:

4. Wie Sie die Namen der Farbbezeichnungen zu aussagekrftigen Kategorie-Bezeichnungen ndern, ist Ihnen ja bereits bekannt. Fgen Sie einen Kontakt einer solchen umbenannten Kategorie hinzu, wird Ihnen selbstverstndlich auch dieser Kategorie-Name angezeigt.

1. Wechseln Sie zur Ansicht Kontakte.

5. Sie knnen sich Ihre Kontakte natrlich auch nach Kategorien sortiert ausdrucken lassen. Hierfr whlen Sie in Kontaktansicht die Anzeigeart Nach Kategorie oder Telefonliste.

2. Markieren Sie den Kontakt, den Sie einer Kategorie hinzufgen mchten, mit der rechten Maustaste. Whlen Sie anschlieend den Punkt Kategorisieren. 6. Im Standard ist die Telefonliste nach Namen sortiert. Um die Liste nach Kategorien zu sortieren, mssen Sie lediglich auf die Flche Nach Kategorie klicken. 3. Es ffnet sich das Auswahlfenster fr die KategorieWahl. Whlen Sie die gewnschte Kategorie mit einem Linksklick aus. In der Visitenkartenansicht sehen Sie keine Vernderung. Erst wenn Sie eine Visitenkarte doppelt anklicken, ist die vergebene Kategorie sichtbar.
Outlook ndert daraufhin die Anzeige und sortiert Ihre Kontakte wie gewnscht. Und um das Ganze auszudrucken, klicken Sie mit der linken Maustaste in der Menleiste auf das Drucken-Symbol. Es ffnet sich daraufhin ein Optionsfenster, in dem Sie die Einstellungen fr den Druck vornehmen.

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Kontakte verwalten

Empfngergruppe erstellen
Sie gehren einem Verein an und senden regelmig einer Gruppe von Empfngern eine E-Mail. Bisher haben Sie jede Adresse einzeln herausgesucht. Doch damit ist jetzt Schluss! Verwenden Sie eine Verteilerliste. 1. Gehen Sie in der Menleiste auf die Option Neu und dann auf Verteilerliste.
Nachdem Sie alle Kontaktdaten erfolgreich sortiert und gespeichert haben, knnen Sie eine E-Mail an Ihre Verteilerliste senden. Hierfr ffnen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie auf die Schaltflche An. Ihre Verteilerliste wird Ihnen in fetter Schrift angezeigt. Per Doppelklick bernehmen Sie die Verteilerliste in Ihr Adressfeld. Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt und versenden Sie diese. neben Mitglieder auswhlen finden. Im Folgefenster knnen Sie die E-Mail-Adresse eingeben. Klicken Sie zum Speichern auf OK. Abschlieend bettigen Sie Speichern & schlieen in der Menleiste. Fertig!

2. Es ffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie in der Zeile Name: den Namen fr Ihre Verteilerliste ein. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltflche Mitglieder auswhlen.

Outlook 2010-Info
Wem schon einmal der Computer abgestrzt ist, der wei, was dies heit. Oft passiert es, dass Daten verschwunden sind. Deshalb sichert man in regelmigen Abstnden seine Daten. Dies ist auch in Outlook 2010 ohne groen Aufwand mglich. Microsoft stellt hier ein recht kleines, jedoch auch sehr praktisches Programm zur Verfgung. Dieser kleine Helfer nennt sich PFBackup und ist ber die Microsoft-Internetseite kostenlos herunterladbar. Nachdem Sie das Programm auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, mssen Sie es noch installieren. Danach finden Sie es in der Menleiste unter dem Punkt Datei und dort unter dem Auswahlpunkt Sicherungskopie. Mit einem Mausklick darauf wird sofort eine Sicherungskopie Ihrer Outlook 2010-Daten erstellt.

3. Ihre Kontakte ffnen sich. Whlen Sie nun hintereinander die Empfnger, die Ihrer Verteilerliste angehren sollen, per Doppelklick aus. Outlook trennt die Namen mit Semikolon und Leerzeichen. Klicken Sie zum Abschluss auf OK.

4. Outlook speichert Ihre Verteilerliste und zeigt Ihnen nochmals bersichtlich die Mitglieder an. Sie knnen auch Empfnger hinzufgen, die Sie noch nicht in Ihren Kontakten gespeichert haben. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltflche Neu hinzufgen, die Sie rechts

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Daten weitergeben
Outlook 2007 ermglicht es Ihnen, Ihre Kontaktdaten an andere weiterzuleiten. Diese Informationen kann der Empfnger dann ohne lngere Umwege in sein eigenes Outlook einpflegen. 1. ffnen Sie Ihre Kontakte und klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie versenden mchten. Whlen Sie aus Grnden der Kompatibilitt zu anderen Programmen Vollstndigen Kontakt senden und dann Im Internetformat (vCard).

5. Der Empfnger Ihrer E-Mail kann die angehngten Kontakte nun per Doppelklick ffnen, wenn ntig, verndern und abschlieend mit Speichern & schlieen in seine Kontakte bernehmen.

2. Outlook ffnet eine neue E-Mail, in der dieser Kontakt bereits angehngt ist. Um einen weiteren Kontakt hinzuzufgen, whlen Sie in der Multifunktionsleiste Einfgen und anschlieend Element anfgen.

6. Sie knnen natrlich auch Ihre eigene Visitenkarte verschicken. Dazu mssen Sie Ihre eigenen Daten in Ihren Kontakten abspeichern. ffnen Sie eine neue E-Mail und gehen Sie auf Einfgen. Bettigen Sie nun das Feld Visitenkarte.

3. Klicken Sie im neuen Fenster mit der linken Maustaste auf Kontakte und whlen Sie unten den gewnschten Kontakt per Doppelklick aus.

4. Schreiben Sie nun Ihre E-Mail und versenden Sie diese mit einem Klick auf Senden.

Haben Sie Ihre eigenen Kontaktdaten herausgesucht, fgen Sie diese mit einem Doppelklick ein. Alternativ knnen Sie auch in der Kontaktansicht Ihren Kontakt mit der rechten Maustaste markieren und dann die Option Als Visitenkarte senden whlen.

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Besprechungen und Aufgaben zuweisen


Outlook erlaubt es Ihnen, Aufgaben oder Besprechungen anderen Empfngern zuzuteilen. Eine sehr ntzliche Funktion um an anstehende Aufgaben zu erinnern, ohne selbst immer wieder daran denken zu mssen. 1. Sie knnen ganz schnell und einfach einem Ihrer Kontakte eine Aufgabe zuweisen. Whlen Sie hierfr in der Menleiste Neu und im Anschluss die Auswahl Aufgabe. 5. Haben Sie ausgewhlt, dass der Empfnger an die Aufgabe erinnert werden soll? Outlook meldet sich nach dem Senden mit einem Warnhinweis. Dieser besagt, dass Sie nicht an die Aufgabe erinnert werden, da Sie ja nicht mehr zustndig sind. Besttigen Sie mit OK.

6. Wenn der Empfnger die E-Mail mit der Aufgabenzuweisung ffnet, ist die Aufgabe gleichzeitig schon in seiner Aufgabenliste eingetragen.

2. Fllen Sie im Aufgabenfenster die bentigten Felder wie Betreff, Terminierung usw. aus.

Outlook 2010-Info
Haben Sie sich schon einmal gefragt was die Krzel Cc und Bcc... in Ihrem E-Mail-Adressfeld eigentlich bedeuten? Bei beiden haben wir es mit Begriffen aus dem Englischen zu tun. Cc bedeutet Carbon Copy, was bersetzt soviel wie Durchschlag heit.

3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltflche Aufgabe zuweisen.

4. Es ffnet sich ein Fenster, das dem einer E-Mail stark


hnelt. Klicken Sie zum Zuweisen der Aufgabe auf die Schaltflche An und suchen Sie dann den zustndigen Kontakt. Mit OK bernehmen Sie den Empfnger. Verschicken Sie diese Aufgabe durch einen Klick auf Senden.

Cc-Empfnger sollen also ber die gesendete E-Mail informiert werden, sind jedoch nicht in der Verantwortung, etwas zu tun. Sie sollen ber den Inhalt der jeweiligen E-Mail lediglich in Kenntnis gesetzt werden. Bcc heit Blind Carbon Copy. Dieser Empfnger erscheint fr die anderen nicht in der E-Mail. Er bekommt die E-Mail ohne Wissen der anderen zugesandt.

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Kontakt zu einer Besprechung einladen


Ein Besprechungstermin findet statt und Sie mssen einige Personen dazu einladen. Sie knnten jetzt zum Telefonhrer greifen und jeden persnlich anrufen. Viel einfacher ist es allerdings mit Outlook. 1. Klicken Sie in der Menleiste auf den Reiter Neu und whlen Sie aus dem sich ffnenden Optionsmen Besprechungsanfrage aus. 3. Falls es sich um eine ganztgige Besprechung handeln sollte, markieren Sie das Feld Ganztgiges Ereignis mit einem Hkchen. Outlook hinterlegt daraufhin die Uhrzeitfelder in Grau, sodass Sie dort keine nderungen mehr vornehmen knnen.

4. Versenden Sie die Besprechungsanfrage. Der Empfnger erhlt eine E-Mail, die geffnet so aussieht: 2. Fllen Sie alle Felder mit den entsprechenden Daten. Geben Sie den Tag der Besprechung und die dazugehrige Uhrzeit an, teilen Sie dem Teilnehmer die Lnge des Termins mit, indem Sie im zweiten Aufklappmen hinter Endet um eine Zeit angeben. Im Textfeld darunter knnen Sie auerdem genauere Angaben zum Inhalt der Besprechung machen.

Hier kann der Empfnger durch einen einfachen Klick auf Zusagen eine Antwort-E-Mail erzeugen und den Termin durch Outlook in seinen Kalender eintragen oder er schlgt Ihnen mit der Option Andere Zeit vorschlagen einen neuen Termin vor.

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Telefonliste erstellen
Sie knnen aus Ihren gesammelten Kontaktdaten mit nur sehr wenigen Befehlen eine Telefonliste erzeugen. Das Beste daran ist, dass Sie diese mit wenigen Klicks an Ihre Bedrfnisse anpassen. 1. Fr die Erstellung einer Telefonliste ffnen Sie Ihre Kontakte. Wenn Sie die Einstellungen noch nicht gendert haben, sehen Sie in der Standardansicht Ihre Kontakte als Visitenkarten. Klicken Sie seitlich links auf die Ansicht Telefonliste.
Noch bersichtlicher wird Ihre Ansicht und somit auch Ihr Ausdruck, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Optionsfelder klicken und dann hier den Punkt Nach diesem Feld gruppieren auswhlen. der Ansicht Telefonliste auf die Schaltflche Firma. Gegebenenfalls werden Ihnen die Firmen nun ganz unten in Ihrer Liste angezeigt. Klicken Sie in diesem Fall erneut auf Firma und schon werden smtliche Firmenkontakte oben in der Liste angezeigt.

2. Diese Liste knnen Sie durch einen Klick auf das Druckersymbol in der Menleiste ausdrucken.

Outlook 2010-Info
Mit der Zeit fllt sich auch in Outlook 2010 ein Postfach. Da konnte sich bisher das Suchen nach einer speziellen Nachricht oder einem bestimmten Empfnger als recht schwierig gestalten. In Outlook 2010 markieren Sie einfach eine E-Mail des Absenders, den Sie suchen, und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Es ffnet sich ein Men, in dem Sie den Unterpunkt Alle suchen auswhlen und dann den nchsten Punkt Nachrichten vom gleichen Absender. Jetzt wird von Outlook der gesamte E-Mail-Verkehr des Absenders aufgelistet. Wie immer ffnen Sie die E-Mails mit einem Doppelklick. Auf einem hnlichen Weg lassen sich alle Nachrichten zu einem bestimmten Thema finden. Sie mssen hierfr nur nach Alle suchen den Unterpunkt Nachrichten zum gleichen Thema anklicken.

3. Das eigentlich Interessante an dieser Liste ist, dass Sie


mit nur wenigen Mausklicks die gesamte Sortierung gem Ihren Wnschen ndern knnen. Sie mssen gegebenenfalls das Druckformat unter Datei, Seite einrichten in der Menleiste anpassen. Dort sollten Sie das Papierformat auf quer stellen. Eine Standardliste, die nach Namen sortiert ist, sieht gedruckt wie folgt aus:

4. Vielleicht mchten Sie jedoch Ihre Liste nach Firmen


sortieren. Auch das ist mglich. Klicken Sie einfach in

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Kalender nutzen

Kalenderaufbau
Outlook 2007 berzeugt nicht nur mit komfortablem E-Mail-Versand und -Empfang. Es gibt ein weiteres zentrales Werkzeug: den Outlook-Kalender. Verwalten Sie mit ihm Ihre Termine und vieles mehr. 1. Das Kalenderfenster ist im Wesentlichen in zwei Elemente unterteilt: in einen Navigationsbereich mit Miniaturkalender und in Ihre Kalendervorschau.
anzeigen lassen. Klicken Sie zum ndern oberhalb Ihrer Terminvorschau auf Arbeitswoche anzeigen oder auf die Option Volle Woche anzeigen.

5. In der Tag-Ansicht bekommen Sie detailliert die Zeiten Ihrer Termine angezeigt. Wenn Sie hier in der Menleiste auf die Schaltflche Heute klicken, erhalten Sie eine Ansicht mit detaillierten Terminen und eine Aufgaben-Vorschau.

2. Wenn Sie den Kalender zum ersten Mal ffnen, sehen Sie Ihre Terminvorschau fr den laufenden Monat. Diese Ansicht knnen Sie leicht ndern. Klicken Sie dazu einfach auf Tag oder Woche oberhalb der Vorschau.

3. Die Ansicht ndert sich. In der Wochenansicht wird zustzlich eine Aufgabenleiste eingeblendet.

Haben Sie es bemerkt? In dem einen Bild ist im Navigationsbereich nur ein Miniaturkalender zu sehen, im anderen sind es vier. Das Programm versucht Ihnen immer eine optimale Ansicht zu prsentieren. Je nach Auflsung Ihres Bildschirms oder der Ansicht im Fensteroder Vollbildmodus ndert sich ein Teil der angezeigten Elemente.

6. Markieren Sie in einem Miniatur-Kalender mit gedrckter Maustaste einen Zeitbereich, zeigt Ihnen Outlook genau diesen Bereich in der Terminvorschau an. Dabei versucht das Programm die Gre des Fensters so gut es geht auszunutzen. Es sind also auch zwei und drei Wochen-Ansichten mglich.

4. In der Wochenansicht knnen Sie sich die Arbeitswoche (Montag bis Freitag) oder die gesamte Woche

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Kalender nutzen

Termin eintragen
In Outlook knnen Sie Ihre Termine an zentraler Stelle pflegen, egal ob dienstlich oder privat. Lassen Sie sich immer rechtzeitig an anstehende Ereignisse erinnern. So vergessen Sie keinen Geburtstag mehr. 1. Wenn Sie einen Termin in Outlook eintragen mchten, mssen Sie die Kalenderansicht mit einem Klick und die Kalendervorschau mit einem Doppelklick ffnen. 5. Je nachdem, ob Sie Ihren Kalender in der Tages-, der Wochen- oder der Monatsansicht eingestellt haben, sieht das Ergebnis unterschiedlich aus.

Mit den Standardeinstellungen erinnert Sie Ihr OutlookProgramm 15 Minuten vor Flligkeit an Ihren Termin. Es wird ein Windows-Ton abgespielt und ein Erinnerungsfenster ffnet sich. Sie knnen sich auch zu einem spteren Zeitpunkt an den Termin erinnern lassen. Klicken Sie dazu einfach im Erinnerungsfenster links neben die sich ffnende Schaltflche Erneut erinnern.

2. Dieses Fenster dient Ihnen als Eingabefenster fr Ihre Termine. Fgen Sie einen aussagekrftigen Betreff ein und fllen Sie die Zeile Ort. Mit den Standardeinstellungen geht Outlook davon aus, dass es sich um einen ganztgigen Termin handelt. Ist dieser auf eine bestimmte Zeit begrenzt, entfernen Sie den Haken im Kstchen Ganztgiges Ereignis.

Outlook 2010-Info
Mchten Sie Ihrer Maus einmal ein bisschen Ruhe gnnen? Dann steuern Sie das Menband doch einfach ber die Tastatur. Diese Funktion gab es auch schon in in den lteren Outlook-Versionen, doch in Outlook 2010 ist sie ausgereift und perfektioniert. Bettigen Sie die Taste Alt auf Ihrer Tastatur. Ein Blick auf das Menband zeigt Ihnen nun Buchstaben und Zahlen, die zum Ansteuern der einzelnen Funktionen vorgesehen sind. Mit Bettigen der Taste S ffnet sich beispielsweise die Registerkarte Senden und Empfangen.

3. Klicken Sie auf die kleinen Pfeile neben der Uhrzeit. Es klappt ein Men aus, in dem Sie die gewnschte Zeit markieren knnen. So ein ausklappendes Men nennt man auch Drop-down-Men.

4. Whlen Sie Start- und Endzeit und speichern Sie abschlieend mit Speichern & schlieen links oben in der Menleiste.

Um in der Gruppe Senden und Empfangen nun den Befehl Ordner aktualisieren anzuwhlen, mssen Sie dann die Taste K bettigen.

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Kalender nutzen

Arbeiten mit dem Formular


Wie Sie einen Termin in Outlook eintragen, haben Sie schon im Kapitel zuvor erfahren. Doch das ist noch nicht alles. Das TerminFormular hat mit seiner neuen Multifunktionsleiste noch Einiges mehr zu bieten. 1. Zum Termin-Formular gelangen Sie, wenn Sie in Ihrer Kalenderanzeige, genauer gesagt, in der Monatsanzeige doppelt auf einen Tag klicken.
Zudem knnen Sie mittels der Menleiste entscheiden, ob und wie lange vor einem Termin Sie an diesen erinnert werden mchten. Klicken Sie dazu rechts in das Fenster neben dem Glockensymbol. Treffen Sie Ihre Einstellung oder Outlook erinnert Sie mit der Standardeinstellung 15 Minuten vor dem Ereignis.

4. Erstellen Sie einen neuen Termin. Klicken Sie in der Menleiste auf die Schaltflche Einfgen. Whlen Sie Datei anfgen.

2. ffnen Sie beispielsweise die Terminplanung mit einem Klick auf die Schaltflche Terminplanung, so erhalten Sie eine Ansicht Ihrer gebuchten Terminzeiten. Mittels der Zoom-Auswahl, die sich links oben in der Ansicht befindet, knnen Sie mehrere Tage auf einen Blick sehen.

5. Es ffnet sich ein Windows-Fenster, in dem Sie Ihre Datei aussuchen. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf die Datei, die Sie anhngen mchten. Outlook fgt diese Datei in Ihren Termin ein. So sind Sie perfekt vorbereitet!

3. Wenn Sie die Maus ber einer blauen Flche halten, bekommen Sie die Details Ihrer Planung angezeigt.

Weitere wichtige Funktionen, wie beispielsweise die Serien-Termine oder auch die Vergabe von Prioritten, finden Sie ebenfalls in der Menleiste. Auerdem knnen Sie einem eingetragenen Termin Dateien hinzufgen. Dies ist praktisch, wenn Sie zu einem Termin bestimmte Unterlagen bentigen.

Ihr Termin wird nun in der Tages- und Wochenansicht mit einer Broklammer angezeigt. Dies ist der Hinweis fr Sie, dass Sie eine Datei mit dem Termin verknpft haben. Ebenso wie eine oder mehrere Dateien knnen Sie einem Termin auch Outlook-Elemente wie Visitenkarten, E-Mails und sogar Termine anhngen.

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Termindaten ndern
Outlook ist in jeder Hinsicht sehr flexibel. Natrlich knnen getroffene Einstellungen wieder rckgngig gemacht oder gendert werden. Gerade bei Terminen ist das uerst hilfreich. Es gibt mehrere Mglichkeiten. 1. Einen Termin knnen Sie ganz einfach ndern, indem
Sie Ihren Termin ffnen und mit der linken Maustaste auf den Pfeil neben der Zeitanzeige klicken. ndern Sie die Startzeit mit einem Linksklick. mit der linken Maustaste genau auf den Rand des Termins und schieben Sie diesen nach oben oder unten.

Selbst die Verschiebung auf einen anderen Tag stellt kein Problem dar. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Termin, halten Sie die Maustaste gedrckt. Verschieben Sie das Kstchen auf einen anderen Tag und lassen Sie es an geeigneter Stelle los. Auch hier speichert Outlook Ihre nderungen automatisch ab. Sie knnen die gespeicherten Termine auch inhaltlich ndern. Klicken Sie dazu doppelt auf den Termin und passen Sie beispielsweise den Ort oder das Thema an. Vergessen Sie nicht auf Speichern & schlieen zu klicken.

Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern & schlieen Outlook ndert neben der Startzeit auch die Endzeit. Dabei behlt Ihr genderter Termin genau die Dauer, die er im Ursprungstermin hatte. Mchten Sie die Dauer ndern, mssen Sie die Endzeit anpassen. Outlook speichert Ihre nderung automatisch ab.

Outlook 2010-Info
Ein von den groen E-Mail-Anbietern wie Googlemail, Freenet oder AOL oft genutztes E-MailProgramm ist das IMAP (Internet Message Access Protocol). Es hat den Vorteil, dass die E-Mails und Ordner auf dem Mail-Server der Anbieter verbleiben und Sie bei einem Defekt der Festplatte oder einer Neuinstallation des Betriebssystems keine Daten verlieren. Das heit, dass Sie E-Mails von diesen Anbietern auch jederzeit wieder ber das Internet abrufen knnen. Beim E-Mail-Abruf im Outlook des Yahoo-Postfachs bewirken die Standardeinstellungen, dass die abgerufene E-Mail aus dem Yahoo-E-Mail-Konto gelscht wird. Sie ist selbst bers Internet nicht mehr abrufbar. Das knnen Sie ber das Optionsmen von Outlook 2010 jedoch ndern.

2. Alternativ knnen Sie Ihren Termin ber die Tagesoder Wochenansicht Ihres Kalenders ndern. ffnen Sie diese und klicken Sie mit der linken Maustaste in den Termin, den Sie verschieben mchten. Halten Sie die Maustaste gedrckt. Verschieben Sie den Termin auf die neue Anfangszeit. Lassen Sie die Maus nun wieder los.

3. Auch bei dieser Methode behlt der Termin seine ursprngliche Dauer. Mchten Sie diese ndern, klicken Sie

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Einladung zu Termin versenden


Mit Outlook 2007 haben Sie die Mglichkeit, Teilnehmer zu einem Termin einzuladen. Die eingeladenen Teilnehmer haben den Termin bei Zusage automatisch in ihrem Kalender gespeichert. 1. Wenn Sie einen Termin versenden mchten, erstellen Sie einen neuen Termin oder ffnen Sie einen bereits bestehenden. Klicken Sie in der Menleiste auf die Schaltflche Teilnehmer einladen.

4. Der Empfnger erhlt Ihren Termin als E-Mail. Sagt der Empfnger den Termin zu, wird dieser automatisch in seinen Kalender eingetragen. Ist er sich nicht sicher und sagt unter Vorbehalt zu, bedeutet das, dass sich dieser Termin noch ndern kann. Klickt er auf das Optionsfeld Ablehnen, kann er den Termin nicht wahrnehmen.

2. Outlook blendet nun eine Adresszeile in Ihrem Termin ein. Whlen Sie einen Empfnger aus Ihren Kontakten, indem Sie auf die Optionsflche An klicken. Alternativ knnen Sie auch die komplette E-Mail-Adresse in die Adresszeile schreiben. Natrlich lassen sich auerdem mehrere Empfnger gleichzeitig einladen. Daneben ist der Versand an ganze Verteilerlisten mglich.

5. Der Empfnger hat die Mglichkeit Ihnen einen


Alternativ-Termin zusenden, den Sie dann wiederum besttigen knnen.

3. Schreiben Sie bei Bedarf noch etwas in das Textfeld


und klicken Sie dann auf die Schaltflche Senden.

Sie erhalten auf jeden Fall eine E-Mail, in der Sie ber Zusage, Zusage mit Vorbehalt oder Absage informiert werden.

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Termine aktualisieren
Termine sind eigentlich dazu da, eingehalten zu werden. Doch was tun, wenn sich ein Termin ndert? Einer der Teilnehmer ist erkrankt, aber smtliche Teilnehmer sind bereits per E-Mail eingeladen. 1. ffnen Sie den Termin, den es zu ndern gilt. Nehmen Sie Ihre nderungen vor, verschieben Sie den Termin auf einen anderen Tag, eine andere Uhrzeit oder einen anderen Besprechungsort. Dem Programm Outlook ist bekannt, dass Sie zu diesem Termin Teilnehmer eingeladen haben. Nach dem ndern des Termins ffnet das Programm ein Hinweisfenster. Wenn Sie den Termin speichern, versendet Outlook automatisch eine nderungsmitteilung an smtliche Teilnehmer Ihres Besprechungstermins. Besttigen Sie das Hinweisfenster mit der Voreinstellung nderungen speichern und Aktualisierung senden mit einem Klick auf OK.

3. Sagen Sie einen Termin, zu dem Sie Teilnehmer eingeladen haben, komplett ab, indem Sie diesen lschen, erhalten Sie folgende Meldung.

Outlook 2010-Info
Outlook 2010 bietet eine Flle an Formatierungsmglichkeiten. Das ist im ersten Moment sehr reizvoll, doch schnell kann damit eine E-Mail-Nachricht vollkommen berladen werden. Es ist unter Umstnden sinnvoll, wenn Sie Ihre Nachricht nicht mit Smileys und anderen Animationen berhufen. Hier trifft die alte Aussage: Weniger ist mehr sehr gut zu. hnlich verhlt es sich auch mit den bei der jngeren Generation gerne genutzten Abkrzungen wie: rofl (rolling on the floor laughing was soviel wie kaputtlachen heit) oder imho (in my humble opinion das fr meiner bescheidenen Meinung nach steht). Dies sind Abkrzungen, die nicht jeder versteht und vermieden werden sollten.

Die am Termin Teilnehmenden werden so ganz einfach per E-Mail ber die Terminverschiebung informiert. Jegliche nderungen werden von Outlook registriert und sofort gemeldet, wie bei der nderung des Veranstaltungszeitpunktes.

2. Aber das war noch nicht alles. Auch Korrekturen im Textfeld der Einladung werden von Outlook erkannt. Haben Sie beispielsweise einen Tippfehler korrigiert, ffnet sich dieses Fenster:

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Kalender nutzen

Weiteren Kalender einrichten


Wie Sie wissen, kann Outlook 2007 mehrere Postfcher verwalten. Wenn Sie Ihre privaten Termine von den Vereinstreffen und Sitzungen trennen wollen, knnen Sie dazu auch einen zweiten Kalender anlegen. 1. So richten Sie einen weiteren Kalender ein: ffnen Sie die Kalenderansicht von Outlook und klicken Sie mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol Neu. 3. Wenn Sie mit Ihrem neuen Kalender arbeiten mchten, mssen Sie das kleine Kstchen anhaken. Outlook verndert jetzt die Kalenderansicht, indem es einen weiteren Kalender einblendet.

2. Whlen Sie den Bereich Kalender aus und vergeben Sie einen aussagekrftigen Namen fr Ihren neuen Kalender und besttigen Sie mit OK. Outlook speichert nun einen Kalender fr Sie.

4. Achtung! Outlook betrachtet beide Kalender als separate Kalender. Auf Terminberschneidungen zwischen den Kalendern macht das Programm Sie nicht aufmerksam. So kann es passieren, dass Sie zwei Termine gleichzeitig haben.

Sie knnen die Ansichten Ihrer Kalender wie gewohnt anpassen. Wenn Sie nur einen der beiden Kalender in Ihrer Ansicht angezeigt bekommen mchten, entfernen Sie im Navigationsbereich einfach das Hkchen in dem Kstchen vor dem zweiten Kalender. Es ist auch mglich, Termine zwischen den beiden Kalendern zu kopieren. So knnen Sie beispielsweise einen Eintrag aus dem Vereinskalender in den Privatkalender verschieben. Der Ursprungstermin bleibt dabei bestehen. Mchten Sie diesen lschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und whlen Lschen.

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Kalender nutzen

Kategorien fr Kalender nutzen


Damit Sie bei Terminen die bersicht nicht verlieren, trennen Sie diese nach privat und geschftlich. Auch die Ansicht haben Sie nach Ihren Wnschen angepasst. Eine weitere Mglichkeit bieten die Kategorien. 1. So sortieren Sie Ihre Termine nach Kategorien: ffnen Sie Ihre bevorzugte Kalenderansicht. Gehen Sie mit der Maus auf den Termin, den Sie zu einer Kategorie hinzufgen mchten, und bettigen Sie die rechte Maustaste. Whlen Sie im Men Kategorisieren und dann die Kategorie, die Sie Ihrem Termin zuordnen mchten. 4. Stellen Sie sich vor, Sie haben unter anderem eine Kategorie fr sehr wichtige Ereignisse erstellt und eine weitere fr Geburtstage. Es gibt Ereignisse, auf die beide dieser Kategorien zutreffen. Denken Sie an den Geburtstag Ihrer Frau/Ihres Mannes usw. Das ist ein sehr wichtiges Ereignis und eben auch ein Geburtstag. Daher weisen Sie diesem Termin auch zwei Kategorien zu. Nachdem Sie die erste Kategorie zugeordnet haben, klicken Sie einfach noch einmal auf Kategorisieren. Whlen Sie die zweite Kategorie. Sogar die Vergabe einer dritten Kategorie ist mglich. Wenn Sie einen solchen Termin ffnen, sieht dies dann wie folgt aus:

Outlook 2010-Info
2. Outlook stellt Ihren Termin nun in der Farbe der
Kategorie dar. Nach Schtzungen von Experten werden inzwischen tglich weltweit ca. 220 Milliarden E-Mails verschickt. Eine unglaubliche Menge! Noch unglaublicher: Circa 200 Milliarden davon sind sogenannte Spam-Mails. Unter Spam- oder auch Junk-Mails versteht man nicht gewnschte E-MailNachrichten, die in Ihrem Postfach als Werbung oder, was wesentlich schlimmer ist, als schadhaftes Programm landen. In Outlook 2010 steht Ihnen hier eine sehr hilfreiche Funktion, die Junk-Mail-Funktion zur Verfgung. Hilfreich ist hier auch, dass inzwischen die groen E-Mail-Anbieter einen Spam-Filter zwischengeschaltet haben, sodass viele Spams Sie erst gar nicht erreichen.

3. Haben Sie einen Termin per Doppelklick geffnet? Auch hier knnen Sie diesem eine Kategorie zuweisen. Klicken Sie in der Menleiste auf Kategorisieren. Outlook ffnet Ihre Kategorien, die Sie dann mit einem einfachen Doppelklick zuweisen knnen.

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Kalender nutzen

Kalender ins Internet stellen


Zusammenarbeit ist unverzichtbar. Dass die Sekretrin Zugriff auf den OutlookKalender Ihres Chefs braucht, ist unabdingbar. Grundlage im privaten Bereich ist dafr eine Windows Live ID. 1. Microsoft stellt Ihnen eine Plattform zur Verfgung, die Ihnen erlaubt Ihre Kalender fr andere zugnglich zu machen. Der Empfnger muss dabei jedoch ebenfalls eine Live ID haben. ffnen Sie Ihre Kalenderansicht und bettigen Sie mit einem Klick auf Meinen Kalender verffentlichen in der Navigationsleiste. 4. War die Anmeldung erfolgreich, ffnet Outlook erneut ein Fenster. Klicken Sie auf Fertigstellen. Jetzt knnen Sie die Anzeigeoptionen fr Ihren verffentlichten Kalender whlen. Sie sollten auf jeden Fall nur eingeladenen Benutzern Zugriff gewhren.

2. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen kurz erklrt wird, wie Sie Ihren Kalender online stellen knnen. Lesen Sie sich die Angaben aufmerksam durch und besttigen Sie mit einem Mausklick auf Anmelden. 5. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf OK. Outlook fragt nun nach, ob Sie jemanden den Zugriff auf Ihren Kalender gewhren mchten. Geben Sie den Empfnger ein und klicken Sie auf Senden. Der Empfnger enthlt eine E-Mail. Besttigt er nun mit Diesen Kalender abonnieren, steht ihm Ihr Kalender zur Verfgung.

3. Im folgenden Optionsfenster, der Online-Registrierung, geben Sie die Daten Ihrer Windows Live ID ein. Bevor Sie die Anmeldung mit einem Klick auf Anmelden abschlieen, knnen Sie auerdem festlegen, ob Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, nur Ihre E-Mail-Adresse oder keines von beiden gespeichert werden soll. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch keine Windows Live ID haben, ist es auch jetzt noch mglich, dass Sie kurzfristig eine solche anlegen.

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Kalender verwalten
Sie haben Ihren Kalender erfolgreich verffentlicht und nun mchten mehrere Personen Ihren Kalender. Kein Problem, mit sehr wenigen Mausklicks knnen Sie die Freigaben ndern oder auf andere bertragen. 1. Dazu klicken Sie in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf Ihren freigegeben Kalender und whlen im sich ffnenden Optionsmen den Punkt Im Internet verffentlichen und danach klicken Sie auf Freigabeberechtigungen ndern.

Genauso einfach, wie Sie Ihren Kalender eingerichtet haben, lsst er sich auch wieder entfernen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren freigegebenen Kalender in der Navigationsleiste und whlen Sie Im Internet verffentlichen. Im nchsten Men whlen Sie Vom Server entfernen. Die Sicherheitsabfrage von Microsoft beantworten Sie mit Ja und schon ist Ihr Kalender nicht mehr ffentlich einsehbar.

2. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie die verteilten


Freigaben auf Ihren Kalender sehen. Indem Sie den zu entfernenden Benutzer mit der rechten Maustaste markieren und danach das Befehlsfeld Entfernen anklicken, wird er aus der Berechtigtenliste entfernt.

Outlook 2010-Info
Wenn Sie Outlook 2010 zum ersten Mal starten, befindet sich der Junk-E-Mail-Filter standardmig in der niedrigen Schutzebenen-Einstellung Niedrig. Aufgrund dieser Einstellung werden nur die klar erkennbaren Junk-E-Mails von Outlook identifiziert und beseitigt.

3. Wenn Ihnen einer der Nutzer Ihres Kalenders mitteilt,


dass er zu wenig Informationen aus Ihrem Kalender bekommt, knnen Sie die Anzeige der Details nachtrglich an die Ansprche Ihrer Kalenderbetrachter anpassen. Dazu klicken Sie wiederum mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Kalender und whlen Im Internet verffentlichen. Im Folgemen whlen Sie Optionen fr die Verffentlichung ndern , ein Ihnen bereits vom OnlineKalender-Einrichten bekanntes Fenster ffnet sich. Hier knnen Sie die Details fr die Freigabe verndern.

Zum ndern der Schutzstufe gehen Sie in der Registerkarte Start in die Gruppe Lschen. Hier klicken Sie anschlieend auf den Pfeil neben der Option Junk-E-Mail und in dem aufklappenden Men whlen Sie Junk-E-Mail-Optionen. Sie finden in diesen Optionen eine Auswahl an Schutzgraden fr Ihr Outlook, aus der Sie nun den richtigen auswhlen knnen.

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Kalender nutzen

An Termin erinnern lassen


Ein Kalender ist nur dann ein guter Kalender, wenn er Sie an Ihre Termine erinnert. Das ist mit Outlook problemlos mglich. Es meldet sich pnktlich. Die Vorlaufzeit ist dabei variabel einstellbar. 1. Mit wenigen Mausklicks stellen Sie die ErinnerungsVorlaufzeit so ein, wie Sie es fr ntig halten. Dazu ffnen Sie einen vorhandenen Termin und gehen mit der Maus auf das Aufklapp-Men neben Erinnerung.
smtliche Einstellungen in Outlook an Ihre Bedrfnisse anpassen knnen, so auch das Zeitintervall fr die Erinnerungsfunktion.

2. Outlook ffnet nun die Zeitleiste, in der Sie die Vorlaufzeit zu Ihrem Termin einstellen knnen. Whlen Sie Ihre gewnschte Zeit und speichern Sie die nderung mit einem Mausklick auf Speichern & schlieen in der Menleiste.

4. Neben dem Eintrag Standarderinnerung: befindet sich ein Aufklapp-Men, in dem Sie die fr Sie angemessene Zeit auswhlen. Besttigen Sie abschlieend Ihre nderungen mit einem Mausklick auf OK.

Outlook gibt die Standard-Vorlaufzeit bei Terminen immer mit 15 Minuten an. Eine recht kurze Zeitspanne, um sich auf eventuell vergessene Ereignisse vorzubereiten. Um hier eine dauerhafte nderung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

3. Klicken Sie in der Menleiste auf Extras und whlen Sie Optionen. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie

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Kalender nutzen

Suchfunktionen nutzen
Sie haben alle Termine in Ihren Kalender eingepflegt, um nicht mehr an alles denken zu mssen. Was aber, wenn Sie ganz schnell nachschauen mssen, wann die nchste Vereinssitzung des Kegelclubs stattfindet. 4. Ntzlich ist die Suchfunktion, wenn Sie beispielsDie Suche nach Terminen hat Microsoft in Outlook 2007 perfekt gelst. Es werden nicht nur Betreff oder Orte gesucht, sondern zustzlich auch Notizen zu den Terminen abgefragt. Wenn Sie also Ihre Termine mit bersicht eingetragen haben, wird das Programm auf jeden Fall fndig. Und so gehen Sie vor: weise einen bersichtlichen Geburtstagskalender ausdrucken mchten, in dem alle Geburtstage untereinander aufgelistet werden. Die Voraussetzung dafr ist natrlich, dass Sie in die entsprechenden Termine das Wort Geburtstag eingetragen haben.

1. ffnen Sie Ihre Kalender-Ansicht. Rechts oben in


Ihrer Tages-, Wochen- und Monatsansicht gibt es eine Suchleiste, die mit einer Lupe versehen ist.

Outlook 2010-Info
2. Klicken Sie in das Feld und geben Sie ein Stichwort
ein, um nach dem gesuchten Ereignis zu forschen. Besttigen Sie Ihre Suche mit Enter. Outlook durchforstet Ihre Termine und zeigt Ihnen die Ergebnisse bersichtlich in einer Liste an. Dabei kann es auch passieren, dass mehrere Ergebnisse angezeigt werden, je nachdem, wie oft das Suchwort in Ihrem Kalender angegeben ist. Microsoft stellt fr Outlook 2010 vier Schutzstufen zur Verfgung. In der geringsten Einstellung findet so gut wie keine Filterung statt. Outlook greift hier auf eine Liste der hufigsten Spam-Versender zurck, die entsprechend blockiert werden. In der Schutzstufe Niedrig werden die fr Outlook 2010 klar erkennbaren Spams in einen gesonderten Spam-Ordner verschoben. Die nchste Schutzstufe ist dann schon die Einstellung Hoch. Hier ist fast vollkommene Sicherheit garantiert. Aufgrund der Sicherheitsstufe knnen allerdings auch normale E-Mails im Spam-Ordner landen. Hier sollte zwischendurch auch der Spam-Ordner auf korrekte Nachrichten kontrolliert werden. In der hchsten Stufe mssen Sie die sicheren Absender einzeln festlegen was eine recht zeitaufwendige Prozedur darstellt.

3. Um festzustellen, welcher Termin nun der richtige ist, klicken Sie die gefundenen Termine mit der Maus doppelt an und berprfen anhand der von Ihnen gemachten Eintragungen, ob Sie richtig liegen.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Formular ffnen
Outlook kann neben Ihren Terminen auch Aufgaben verwalten. Diese Aufgaben knnen je nach Wichtigkeit sortiert werden und auch Fertigstellungstermine beinhalten. Die Einsatzmglichkeiten sind vielfltig. 1. ffnen Sie die Ansicht Aufgaben, indem Sie in der Navigationsleiste auf die Schaltflche Aufgaben klicken. Dort gelangen Sie in die Vorgangsliste. 4. Alle Aufgaben, die Sie angelegt haben, sind ganz rechts auf Ihrem Bildschirm in einer Auflistung sichtbar, deren Sortierung Sie selbst bestimmen knnen. An der linken Seite des Aufgabenfensters finden Sie unter dem Rubrikpunkt Aktuelle Ansicht alle Einstellungsvarianten. Klicken Sie sich doch einmal durch und suchen Sie die Ansicht, die Ihnen am meisten zusagt. Whlen Sie beispielsweise die Ansicht Aufgaben in Zeitskalaansicht, so erscheinen Ihre Termine wie folgt: 3. Wenn Sie eine Aufgabe mit einem einfachen Mausklick markieren, zeigt Ihnen Outlook im rechten Fenster die Details zu dieser Position an. Sehr wichtige Angelegenheiten knnen Sie auch mit einer Kategorie hinterlegen, sodass Sie sofort darauf aufmerksam werden.

2. In der Ansicht Vorgangsliste knnen Sie Aufgaben eintragen oder sich bereits eingetragene Arbeiten anzeigen lassen. Sie knnen die Aufgaben-Ansicht, je nach Ihren Bedrfnissen, nach Typ, Kategorie, Wichtigkeit und Flligkeit sortieren.

5. Damit Sie auch ja keinen Termin vergessen, zeigt Ihnen Outlook berfllige Aufgaben mit roter Schrift an. Dies gilt sowohl fr die Aufgaben-Ansicht als auch fr die Aufgabenleiste, die Sie im normalen E-Mail-Modus von Outlook sehen.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Neue Aufgabe erstellen


Jeder Tag bringt etwas Neues. So kommen auf jeden von uns auch immer wieder neue Aufgaben zu. Manche lassen sich sofort erledigen, manche dauern auch etwas lnger. Hier untersttzt Sie Outlook. 1. Gehen Sie in die Ansicht Aufgabe. Diese ffnet sich in der Standard-Ansicht als Vorgangsliste und Sie haben sofortigen berblick ber alle anstehenden Aufgaben. 4. hnlich gehen Sie beim ndern der Wichtigkeit einer Aufgabe vor. Sie ffnen wieder die Aufgabe per Doppelklick und mit einem Mausklick auf den Pfeil bei Prioritt: zeigt sich ein Aufklapp-Men, aus dem Sie nun Niedrig, Normal oder Hoch auswhlen knnen. Vergeben Sie die gewnschte Prioritt an die Aufgabe und speichern Sie mit Speichern & schlieen ab.

2. Um eine neue Aufgabe hinzuzufgen, klicken Sie in


das gelb umrandete Feld Neue Aufgabe eingeben. Hier erstellen Sie einen kurzen, aussagekrftigen Titel und besttigen dann mit Enter.

Outlook 2010-Info
Wenn Sie Ihr Outlook 2010 nun schon eine Weile im Einsatz haben, wird Ihnen bereits aufgefallen sein, dass tglich Dutzende von Spam-Mails im Ordner Junk-E-Mail ankommen. Auf die Dauer wird es lstig, immer wieder diesen Ordner leeren zu mssen. Sie knnen die Einstellungen in Outlook 2010 jedoch so verndern, dass diese Spam-Mails gar nicht erst auf Ihrem Computer erscheinen, sondern dass sie sofort gelscht werden. Dazu ffnen Sie die Registerkarte Start und gehen in der Gruppe Lschen auf den Pfeil neben Junk-E-Mail. Im nchsten Schritt whlen Sie den Unterpunkt Junk-E-Mail-Optionen und setzen einen Haken hinter Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben, sondern endgltig lschen. Ein Mausklick auf bernehmen speichert Ihre neuen Einstellungen.

Outlook legt nun automatisch eine Aufgabe an, die nach den Voreinstellungen von Outlook heute fllig ist, und an die nicht erinnert wird. Da dies nicht unbedingt der Fall ist, sollten Sie die einzelnen Daten anpassen.

3. Zum ndern der Flligkeit einer Aufgabe ffnen Sie diese per Doppelklick. Es ffnet sich das AufgabenFormular. Wenn Sie rechts neben das Flligkeitskstchen auf den nach unten weisenden Pfeil klicken, ffnet sich ein Kalender-Fenster. Whlen Sie hier den Tag aus, an dem der Termin fllig sein soll. Speichern Sie mit einem Mausklick auf Speichern & schlieen.

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Aufgaben & Notizen anlegen

An Aufgabe erinnern lassen


hnlich wie im Outlook-Kalender knnen Sie den Aufgaben auch eine Erinnerungsfunktion zuweisen. Somit knnen Sie auch sicher sein, dass Sie wichtige Aufgaben und deren Erledigung nicht vergessen.
Mit den Standard-Einstellungen von Outlook 2007 werden Sie an die von Ihnen eingestellten Aufgaben nicht erinnert. Outlook meldet sich am Erinnerungstag zu dieser gewnschten Uhrzeit mit einem kleinen Erinnerungsfenster und einem Erinnerungston. Die Voraussetzung dafr ist allerdings, dass Sie Outlook dann auch geffnet haben. Tipp: Sie knnen das Erinnerungsgerusch Ihren Wnschen entsprechend anpassen. Sogar das Abspielen ganzer Lieder als Erinnerung ist mglich.

3. Klicken Sie in dem Aufgabenformular mit aktivierter Erinnerungsfunktion auf den kleinen Lautsprecher und dann auf Durchsuchen .

1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe. ffnen Sie diese mit einem Doppelklick und tragen Sie in das Formular alle wichtigen Daten, wie Beginn, Flligkeit sowie gegebenenfalls Prioritten ein. Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Kstchen vor Erinnerung. Jetzt ist die Funktion aktiviert, und Sie knnen einen Erinnerungstermin vergeben. 4. Nun ffnet sich ein Windows-Fenster. Suchen Sie auf Ihrer Festplatte die Klang-Datei, die Sie als Erinnerung wiedergeben mchten, markieren Sie diese und klicken Sie auf ffnen. Anschlieend besttigen Sie mit OK.

2. Outlook setzt die Erinnerung automatisch auf den Flligkeitstermin um 8:00. Sie knnen sowohl den Tag als auch die Zeit ndern. Vergessen Sie nicht, zum Abschluss auf Speichern & schlieen zu klicken. Sowohl in der Vorgangsliste als auch in der Aufgabenleiste wird Ihnen als Zeichen fr eine Erinnerung eine kleine Glocke angezeigt.

Beachten Sie dabei, dass Sie als Erinnerungstne nur Dateien mit der Endung .wav nutzen knnen. Alle anderen werden in Outlook nicht abgespielt.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Wiederholen von Aufgaben


Eine Aufgabe als Serie anlegen heit, dass diese Aufgabe immer zum eingetragenen Intervall ausgefhrt werden soll und Sie aus diesem Grund immer zum selben Termin daran erinnert werden. 1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe oder ffnen Sie eine bestehende. Tragen Sie smtliche wichtigen Daten in Ihre Aufgabe ein und klicken Sie in der Menleiste auf die Schaltflche Serientyp.
Die Eintragung dazu wrde so aussehen: Markieren Sie Monatlich und tragen Sie am zweiten Dienstag jedes dritten Monats diese Notiz ein.

4. Jetzt mssen Sie nur noch die Erinnerungsfunktion in Ihrem Aufgaben-Formular aktivieren, einen passenden Ton auswhlen und auf Speichern & schlieen klicken.

2. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Serienaufgaben genauer definieren knnen. In unserem Beispiel soll immer am Ende eines Monats eine Aufgabenerinnerung angezeigt werden. Dazu tragen Sie als Serienmuster eine monatliche Erinnerung, jeweils am 30. Tag eines Monats, ein. Die Serie soll auf unbestimmte Zeit definiert werden, also belassen Sie die Voreinstellung bezglich des Enddatums, die auf Kein Enddatum steht. Klicken Sie abschlieend auf OK.

Outlook 2010-Info
Damit Ihr Computer sicher ist vor eventuellen Viren, werden in Outlook 2010 einige Dateitypen von vornherein blockiert. Dazu gehrt leider auch das doch recht gngige Dateiformat .exe. Wenn Sie nun per E-Mail eine .exe-Datei fr ein Bildbearbeitungsprogramm erhalten sollten und dieses nicht ankommt, so ist das rgerlich. Hier fhrt aber ein kleiner Umweg zum Ziel. Wenn der Versender nun die Datei umbenennt, beispielsweise in das .docx-Format fr ein WordDokument, dann wird diese Datei von Outlook nicht als Bedrohung erkannt. Nach Erhalt mssen Sie die .docx-Datei nur auf Ihren Rechner laden, mit der rechten Maustaste anklicken und dann die Option Umbenennen whlen. Jetzt wieder .exe angehngt und schon knnen Sie das Bildbearbeitungsprogramm auf Ihrem Rechner installieren.

3. Es gibt natrlich auch sehr viel komplexere Serienaufgaben. Nehmen wir einmal an, Sie htten vierteljhrlich am zweiten Dienstag des Monats Sperrmllentsorgung und wollten sich rechtzeitig daran erinnern lassen.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Anderen Aufgaben bergeben


Mit der Aufgaben-Funktion lsst sich, bis zu einem gewissen Ma, auch ein Haushalt steuern. Denn natrlich knnen Sie genauso wie Termine auch Aufgaben an andere weiterleiten.
Wenn es darum geht, wchentlich den Hausmll an die Strae zu bringen, und Sie diese Aufgabe Ihrem Sohn oder Ihrer Tochter bertragen haben, knnen Sie dies zuweisen.

3. Sie knnen natrlich auch noch weiteren Text, wie beispielsweise Details zu der Aufgabe, in das untere Textfeld eintragen. Haben Sie alles bedacht, so klicken Sie auf Senden.
Der Empfnger erhlt eine E-Mail mit einer AufgabenAnfrage. Sie als Aufgabenersteller und -verteiler werden an die Aufgabe nicht mehr erinnert. Outlook blendet deshalb dieses Fenster ein:

1. Um eine Aufgabe zuzuweisen, erstellen Sie eine neue Aufgabe oder ffnen Sie eine bestehende und klicken danach in der Menleiste auf Aufgabe zuweisen.

4. Sie knnen, wie in unserem Beispiel, sowohl einfache


Aufgaben wie auch Serienaufgaben zuweisen. Der Aufgabenempfnger kann Ihre Aufgabenzuweisung natrlich auch ablehnen. Daraufhin wird die abgelehnte Arbeit in die gelschten Objekte des Empfngers verschoben und Sie erhalten eine E-Mail, die Sie ber die Ablehnung der von Ihnen erstellten Aufgabe informiert.

2. Ihrer Aufgabe wird eine neue Zeile hinzugefgt. Hier tragen Sie den Empfnger der Aufgabe ein.

5. Damit die Aufgabe weiterhin fr Sie sichtbar bleibt,


knnen Sie die nicht angenommene Aufgabe wieder in Ihre Vorrangsliste aufnehmen. Klicken Sie dazu einfach in der Menleiste auf Aufgabe, daraufhin erscheint sie in Ihrer Liste.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Statusbericht senden
Firmen erstellen fr die Umsetzung vieler Aufgaben oftmals Projektplne. Damit einhergehend ist oft eine Abrechnung auf Kostenstellen. Mit Outlook erstellen Sie schnell und einfach die Grundlagen fr dieses Vorgehen.
Sie haben das Projekt Einfhrung einer Fuhrparkverwaltung in Ihrem Unternehmen zugewiesen bekommen. Sie haben bereits die Aufgabe angelegt, nun mssen Sie in gewissen Abstnden den Projektmanager ber den Stand des Projektes informieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: hat bereits smtliche Daten in diese Nachricht bernommen. Geben Sie den Empfnger ein und klicken Sie auf Senden.

1. ffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie in der Menleiste auf die Schaltflche Details. Es ffnet sich ein Fenster mit den genauen Angaben zu Ihrer Aufgabe. In unserem Beispiel haben Sie fr die Erledigung der Aufgabe eine Gesamtdauer von 50 Stunden zur Verfgung gestellt bekommen. Outlook errechnet daraus die Anzahl der Tage, wobei es sich um Arbeitstage handelt, denen acht Arbeitsstunden zugrunde gelegt werden.

Natrlich knnen Sie diesen Status auch ausdrucken. ffnen Sie hier die Aufgabe per Doppelklick. Klicken Sie auf die Office-Schaltflche in der Menleiste. Dies ist der runde Button links oben. Whlen Sie Drucken. Sie erhalten einen detaillierten Statusbericht.

Outlook 2010-Info
In Outlook 2010 wird jede Ihrer E-Mails schon whrend des Schreibens auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik geprft. Outlook geht dabei wie in einem Word-Dokument vor. Rechtschreibfehler werden mit einer roten wellenfrmigen Unterstreichung und grammatikalische Unstimmigkeiten mit einer grnen wellenfrmigen Unterstreichung markiert. Wenn es sich um eine wichtige E-Mail handelt, knnen Sie auch auf Nummer Sicher gehen und die Nachricht einer genaueren Kontrolle unterziehen. In der Registerkarte berprfen, dann in der Gruppe Dokumentenprfung unter Dokumentenprfung finden Sie das dafr entsprechende Werkzeug, die Rechtschreibprfung und Grammatik. Ein Mausklick, und Ihre Nachricht wird berprft.

2. Geben Sie Ihre bisher bentigte Zeit fr die Umsetzung der Aufgabe in das Feld Ist-Aufwand ein. Haben Sie eine Firma besucht? Dann tragen Sie den Namen der Firma sowie die gefahrenen Kilometer ein. In die Spalte Abrechnungsinfo: knnen Sie noch Ansprechpartner oder den Grund der Reise eintragen.

3. Diese Informationen wollen Sie weitergeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Statusbericht senden in der Menleiste. Es ffnet sich ein E-Mail-Fenster. Outlook

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Aufgaben & Notizen anlegen

Digitale Notizzettel
Kennen Sie die kleinen gelben Klebezettel fr Haftnotizen? Sie sind zwar sehr ntzlich, aber allzu viele davon lassen schnell den berblick verloren gehen. Outlook 2007 hlt genau diese Zettel digital fr Sie bereit. 1. Mit wenigen Mausklicks knnen Sie Ihre Notizzettel erstellen. Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste links unten auf das kleine gelbe Notizzettel-Symbol. 5. Wenn Sie den Notizzetteln Kategorien zuordnen, bernehmen diese die Farbe der Kategorie. So behalten Sie auch hier den berblick. 4. Geben Sie Ihre Notiz ein. Klicken Sie zum Abschluss auf das kleine Kreuz rechts oben in dem Zettel. Outlook speichert daraufhin Ihre Notiz automatisch ab. Dies erscheint umgehend in der Auflistung, dabei wird ein Teil des Textes sichtbar unter dem Miniatur-Zettel angezeigt.

2. Es ffnet sich die Ansicht fr Notizzettel, die Ihren ganzen Bildschirm ausfllt. Hier handelt es sich allerdings noch nicht um den Notizzettel.

6. Sie knnen die Gre des Notizzettels nach Ihren Vorlieben anpassen. Dazu mssen Sie nur rechts unten in der Ecke der Notiz mit gedrckter Maustaste den Rahmen verschieben.

3. Mit einem Mausklick in der Menleiste auf das Optionsmen Neu oder alternativ mit einem Doppelklick direkt in das Notizenfeld ffnet sich der typische Notizzettel in Gelb. Dessen Farbe knnen Sie mit einem rechten Mausklick Ihren Wnschen anpassen.

7. Lassen Sie sich Ihre Notizen komfortabel in einer Liste anzeigen. Klicken Sie dazu in der Notizansicht in der Navigationsleiste auf Notizenliste.

Eine bestehende Notiz knnen Sie per Doppelklick ffnen und weiterbearbeiten. Um eine Notiz zu lschen, markieren Sie sie mit der Maus, und ffnen mit einem rechten Mausklick das Menfenster und gehen auf Lschen.

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Aufgaben & Notizen anlegen

Ordner erstellen
Wie fast berall in Outlook knnen Sie auch fr Notizen Ordner anlegen. Sie knnen einfach alle Notizen nach privat oder geschftlich unterscheiden und so den berblick behalten. 1. Um einen Notizordner einzurichten, ffnen Sie das Fenster Notizen durch einen Klick auf das kleine Notizsymbol in der Navigationsleiste links unten. Gehen Sie in der Menleiste auf Neu und dann auf das Optionsfeld Ordner .
und schieben diesen Notizzettel auf den neuen Ordner. Dort lassen Sie die Maustaste los. Der so kopierte Notizzettel ist fortan in dem neuen Ordner zu finden.

4. Mchten Sie die Reihenfolge der Darstellung verndern, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Ordner. Es ffnet sich ein Men. Hier whlen Sie Nach unten verschieben oder Nach oben verschieben.

2. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einen aussagekrftigen Namen fr Ihren neuen Ordner vergeben sollten. In unserem Beispiel nennen wir den Ordner einfach Privat.

Outlook 2010-Info
Wenn Sie sich schon mit den Kontakten in Outlook 2010 beschftigt haben, wissen Sie, dass Sie hier sehr viele Informationen sammeln knnen. Eigentlich viel zu schade fr den reinen E-Mail-Verkehr. Das hat sich scheinbar auch Microsoft gedacht und Ihnen die Mglichkeit eingerumt, die Kontaktdaten in Outlook auch fr andere Microsoft Office-Anwendungen zu verwenden. So knnen Sie die Adressen auch fr einen Serienbrief in Word nutzen. Dazu whlen Sie in Ihrem Word-Dokument die Registerkarte Seriendruck und gehen dann in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten. Im nchsten Fenster whlen Sie unter Empfnger whlen die Option Aus Outlook-Kontakten auswhlen aus. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie unter Kontakte auswhlen die Empfnger bestimmen.

3. Outlook legt daraufhin einen neuen Ordner an, den Sie sofort in der Navigationsleiste sehen knnen. Per Doppelklick knnen Sie diesen ffnen und damit beginnen, neue Notizen fr den Bereich Privat anzulegen.

Haben Sie bereits Notizen erfasst und mchten diese in einen anderen Ordner kopieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihren Notizzettel, halten diese gedrckt

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Weitere Titel dieser Reihe:

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media Verlagsgesellschaft mbH, Moosweg 1719, D-88175 Scheidegg Urheberrecht: Alle in diesem Taschenbuch erschienenen Beitrge sind urheberrechtlich geschtzt. Alle Rechte, auch bersetzungen und Zweitverffentlichungen vorbehalten. Reproduktionen, gleich welcher Art, sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages gestattet.

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Programmansicht und Einstellungen von Microsoft Outlook Wichtige Optionen und Funktionen kennenlernen und nutzen E-Mails bearbeiten, versenden, speichern und verwalten Nachrichten mit Bild und Grafik selbst gestalten

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