You are on page 1of 14

RAPPORTERING

OPVRAGING/CONSULTATIES MET AFDRUKMOGELIJKHEDEN

POSTEN WEERGEVEN
Een overzicht van de geregistreerde en geboekte posten kan in de verschillende submenu’s van de financiële boekhouding opgevraagd worden. Men kan de posten opvragen van : • Debiteurenrekeningen (klanten) • Crediteurenrekeningen (leveranciers) • Grootboekrekeningen (vb wachtrekeningen subsidies) Die geregistreerde en geboekte posten kunnen opgevraagd worden via : Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren of Crediteuren of Grootboek > Rekening > Posten weergeven/wijzigen Het volgend selectiescherm verschijnt: Voorbeeld : posten debiteur

Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën - Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten

Pagina 1 / Opvraging-Consultaties

SELECTIE DEBITEUR Debiteur : vul het nummer van de debiteur in waarvan je de posten wilt bekijken. Via de zoekhulpen kan het debiteurnummer opgezocht worden.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 2 / Opvraging-Consultaties . Er kunnen posten van meerdere debiteuren tegelijk opgevraagd worden. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .

Voor eenmalige klantcontacten wordt er geen debiteurnummer in SAP aangemaakt (aangezien dit het derdenbestand nodeloos zou belasten).Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 3 / Opvraging-Consultaties . Kenmerk hiervan is dat de adresgegevens van de klant bij het document worden opgeslagen. Bijgevolg moet de opvolging van deze debiteuren via een andere werkwijze plaatsvinden Via bijkomende programmatie is het mogelijk gemaakt om via selectieparameters te filteren op naam. Om voor deze klanten toch verkoopdocumenten te kunnen opmaken wordt bij de SD-facturatie dikwijls gewerkt met éénmalige debiteuren. Per toepassing of per dienst wordt er een aparte éénmalige debiteur gebruikt. er wordt niet naar het centrale debiteurenbestand gerefereerd. woonplaats en postcode. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën . straat. Vul in het veld “zoekbegrip 1” op het tabblad Debiteuren algemeen “eenmalig” in om alle reeds bestaande éénmalige debiteuren te zien.

Vb. alle debiteuren uit Destelbergen via ingave van postcode –nummer. worden alle posten die vereffend zijn voor de uitvoeringsdatum weergegeven Alle posten : om de open en vereffende posten te bekijken Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 4 / Opvraging-Consultaties . De opvraging via deze gegevens dient daarom te gebeuren via deze rubriek. EENMALIGE DEBITEUREN Zoals reeds eerder aangehaald worden de naam -en adresgegevens van een eenmalige debiteur niet bijgehouden in de stamgegevens maar op het document zelf. gestorneerd of verminderd) werden. Open posten op peildatum : het systeem geeft een lijst van de posten die op deze peildatum nog niet vereffend waren Vereffende posten : indicator om alle vereffende posten te bekijken = posten met nummer vereffening Vereffeningsdatum : het systeem geeft een lijst van de posten die op deze datum of tijdens deze periode vereffend (betaald. Bedrijfsnummer : GENT of POLI SELECTIE VIA ZOEKHULP Zoekhulp-ID / Zoekstring : indien je een groep van debiteuren tegelijk wenst op te vragen. SELECTIE VAN POSTEN Open posten : indicator opzetten als de open posten gevraagd worden = posten die niet of slechts gedeeltelijk vereffend zijn. Ingave van een deel van het adres of de naam met een “*” ervoor en erna volstaat. Indien je geen vereffeningsdatum meegeeft. Of zoeken op naam bij alle éénmalige debiteuren tegelijk.Via dubbelklik kan dan een éénmalige debiteur geselecteerd worden.

tekens. Als je geen variant selecteert krijg je de lay-out van deze variant. Deze variant zorgt ervoor dat de naam en adresgegevens getoond worden. De variant “/ZDEB_CPD” dient gebruikt te worden bij het opvragen van de éénmalige debiteuren. Dit veld kan enkel gebruikt worden bij opvragen van alle posten. Memoposten : niet van toepassing Geregistreerde posten : om de geregistreerde (nog niet geboekte) posten weer te geven Crediteurenposten: niet van toepassing Meerdere indicators kunnen samen aangevlagd worden zodat bijvoorbeeld een overzicht van zowel de normale als geregistreerde posten getoond worden. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën . SOORT Normale Posten : alle gewone geboekte documenten Speciaalgrootboekboekingen : posten die werden geboekt met gebruik van SGB. Elke dienst kan echter zijn eigen lay-out aanmaken volgens zijn specifieke behoeften (zie verder). LIJSTWEERGAVE Via varianten wordt de lay-out van de lijst bepaald die je wenst op te vragen. Deze eerste velden zijn het belangrijkst voor iedereen.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 5 / Opvraging-Consultaties . De laatste velden zijn vooral belangrijk voor Departement Financiën bij uitbetalingen. Dit is het geval voor bepaalde van de opgeladen posten van vóór 2001. VRIJE INPERKINGEN Hier kunnen bijkomende inperkingen ingegeven worden om de opvraging te verfijnen.Boekingsdatum : het systeem geeft een lijst van de posten die een welbepaalde boekingsdatum hebben. De variant “ /Standaard” is default ingesteld.

boekingsdatum : om een document te bekijken op detailniveau : wijzigen van geboekte documenten. Niet van toepassing voor de diensten : stamgegevens debiteur weergeven : om bepaalde gegevens te filteren : posten oplopend of aflopend sorteren : de layout wijzigen : ze kan uitgebreid worden met extra bijkomende velden. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën . de lengte van de velden kan ingesteld worden. Door te dubbelklikken op een selectieveld verspringt het veld van links naar rechts en kan ook hiervoor de voorwaarden ingevuld worden. Het gevraagde overzicht wordt weergegeven en volgende iconen zijn zichtbaar bovenaan de lijst: : om het overzicht af te drukken : om een welbepaald gegeven in de weergave op te zoeken vb. de volgorde van de velden kan bepaald worden.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 6 / Opvraging-Consultaties . Klik op als je een interval of meervoudige selecties wenst in te vullen. documentnummer. Links zijn nog meer selectievelden voorhanden.Rechts kunnen de selectievoorwaarden ingevuld worden.

Kan enkel gebruikt worden als er reeds een totaal is gemaakt op een kolom met bedragen Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .Links staan de velden die je in de lijst reeds ziet Rechts staan de velden die je nog kan toevoegen aan de lijst : bestaande lay-out kiezen : huidige lay-out bewaren : sommatie uitvoeren op bepaalde kolommen : subtotalen maken.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 7 / Opvraging-Consultaties .

enkel deelbetalingen AB : idem als GB maar volledige vereffeningen ZX : opgeladen posten zowel definitieve rechten als ontvangsten Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 8 / Opvraging-Consultaties . Opgelet Ontvangsten tot 2001 : BEF Ontvangsten vanaf 2002 : EUR SO (documentsoorten) FC : ontvangsten op hoofdzichtrekening Stad Gent FI : ontvangsten aan het loket van Departement Financiën GB : ontvangsten die oorspronkelijk geen bestemming hadden (onafhankelijk werden geboekt) en later toegewezen werden aan een definitief recht . Kies als lay-out /Standaard De posten zijn per definitief recht gegroepeerd op basis van het toewijzingsveld. Ga als volgt tewerk : Vraag de open posten van de gewenste debiteur op via Posten > Weergeven (FBL5N).PRAKTISCHE INFO POSTEN DEBITEUR WEERGEVEN Bij de weegave van de open posten van een debiteur kan een overzicht bekomen worden van de reeds gekoppelde gedeeltelijke ontvangsten (in die gevallen is het veld toewijzing opgevuld met het nummer van het definitief recht). Via kan het nummer van het recht gezocht worden : het systeem toont een overzicht van alle posten waarin het nummer van het definitief recht voorkomt.

klik je op . Vervang het sorteercriteria ‘Toewijzing’ met Vereffeningsdocument. Laat het oplopend sorteren en maak subtalen door aan te vinken.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 9 / Opvraging-Consultaties . Om echter een goede sortering te bekomen.OP: onwaarde via kostenrekening geboekt Het opvragen van de vereffende documenten kan eveneens via de lay-out /Standaard. Of gebruik variant /Vereffend Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën . Nu staan de documenten samen die met elkaar vereffend zijn.

Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 10 / Opvraging-Consultaties . de vereffeningsdatum en het vereffeningsdocumentnummer. In de detail van de debiteurenpositie kan je ook zien of de post vereffend werd a.h.v. Via dubbelklik op deze gegevens komt men in het vereffeningsdocument terecht Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .In het overzicht van de posten kan steeds via drilldown (dubbelklik) tot op het detailniveau van de boeking gegaan worden.

Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .en als dan via het menu Omgeving > Betalingsgebruik gekozen wordt. deze mag je negeren. Soms worden er twee AB-lijnen gecreërd bij een vereffening.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 11 / Opvraging-Consultaties . Dit heeft echter geen belang.30 euro werd rechtstreeks gekoppeld aan het defintief recht en een ontvangst van 3. Een ontvangst van 203.00 euro werd met een bijkomende GBboeking gekoppeld aan het definitief recht. In bovenstaand geval werd het recht met documentsoort DP en documentnummer 206013 van 206. wordt een overzicht getoond van de posten die met elkaar vereffend werden.38 euro vereffend met twee deelbetalingen.

kan via een lijst van documenten het gewenste document opgezocht worden. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .LIJST DOCUMENTEN Als men een document wil oproepen waarvan men het nummer niet meer kent.Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 12 / Opvraging-Consultaties . Ook deze optie kan in de verschillende submenu’s van de financiële boekhouding opgevraagd worden via het volgende menupad : Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren of Crediteuren of Grootboek > Document weergeven Het volgende invulscherm verschijnt : Hier kan men ofwel het documentnummer invullen of een lijst van documenten vragen via de knop .

Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 13 / Opvraging-Consultaties .resultaat = enkel de documenten die via SD aangelegd werden. Alleen eigen documenten kunnen opgevraagd worden via aanvlaggen van dit selectiecriteria Bovenaan het invulscherm krijgt men volgende iconen ter beschikking : : uitvoeren van rapporten : verfijnen van de selectie met extra criteria Het belangrijkste bijkomend invulveld is ‘gebruikersnaam’ : hier kan de login van iemand ingevuld worden. vb collega.Referentie-operatie : waarde ‘VBRK’ . Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën .

Dienst Invorderingen Bureau niet-fiscale ontvangsten Pagina 14 / Opvraging-Consultaties .Om de lijst van documenten uit te voeren klik op de toets Het detail van de documenten kan geraadpleegd worden door op de betreffende lijn op de knop te klikken of te dubbelklikken. Nathalie Van Hyfte afdrukmogelijkheden adjunct van de directie Departement Financiën . De lijst kan ook afgedrukt worden via de knop of via het menu Lijst > Afdrukken.