ISI KANDUNGAN

Muka Surat Pendahuluan Arkib Negara Malaysia Definisi Rekod Kerajaan Kepentingan Rekod Kerajaan Tanggungjawab terhadap Rekod Kerajaan Kenapa Rekod Kerajaan perlu Diperlihara Usaha-usaha Memelihara Rekod Kerajaan Rumusan Rujukan ii 1 2 3 4 5 7 11 12

PENDAHULUAN

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

1

rekod yang merupakan sumber maklumat dan dokumen bukti kepada urusan rasmi kerajaan hendaklah diuruskan dengan cekap dan teratur. mudah dicapai dan boleh digunakan. masih terdapat kelemahan dari segi mendapatkan maklumat dan rekod yang lengkap yang diperlukan semasa membuat kajian. Kebanyakan daripada maklumat yang dihasilkan adalah terkandung di dalam rekod yang diselenggarakan oleh sesebuah jabatan atau agensi. Di samping itu. Keupayaan sesebuah jabatan atau agensi dalam menyampaikan perkhidmatan. Kepentingan maklumat dan rekod sememangnya difahami oleh jabatan atau agensi namun. Teras kepada integriti adalah akauntabiliti dan ketelusan perkhidmatan awam. dicapai serta digunakan. ARKIB NEGARA MALAYSIA Arkib Negara ditubuhkan dengan rasminya pada 1 Disember 1957 dengan nama Pejabat Rekod Awam yang Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 2 Rajah 1 : Logo Arkib Negara Malaysia . pemantauan dan lebih malang lagi dalam membuat sesuatu keputusan. kerajaan juga memberi penekanan kepada integriti perkhidmatan awam.Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan menetapkan prinsip dan teras pengurusan rekod yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap jabatan/agensi kerajaan. pelaksanaan. prinsip dan teras yang ditetapkan dalam Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan ini perlulah dipatuhi oleh setiap jabatan atau agensi kerajaan. membuat keputusan dan melaksanakan transaksi yang berkualiti adalah bergantung kepada sejauh mana maklumat yang diperlukan dapat diwujud. perancangan. sahih. Integriti hanya dapat dizahirkan melalui rekod yang lengkap. Oleh yang demikian. Kerajaan memberi penekanan yang utama terhadap kecekapan jabatan atau agensi kerajaan dalam menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat. Sehubungan dengan ini. disimpan.

pemerolehan. 2. Sini. penyimpanan dan pemeliharaan rekod dan menyediakan kemudahan bagi rujukan. ia juga untuk mewujudkan kecekapan jentera pentadbiran kerajaan dengan cara yang ekonomikal menerusi pengurusan rekod yang sistematik dan moden di agensi-agensi kerajaan. 4. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan orang awam. Mengesan. 3. Selain itu. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair. disertakan beberapa fungsi Arkib Negara Malaysia : 1. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik dan berkesan. mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara. Nama Pejabat Rekod Awam ditukar kepada Jabatan Arkib Negara pada November 1963 dan pada tahun 1977 dinamakan semula sebagai Arkib Negara Malaysia yang digunakan sehingga kini. memelihara dan menyediakan kemudahan penyelidikan ke atas Rekod dan Arkib Awam serta menyebarkan maklumat. Objektif Arkib Negara Malaysia adalah untuk menambahkan ilmu pengetahuan dan menggalakkan kesedaran kebangsaan dengan cara mengumpul. DEFINISI REKOD KERAJAAN Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 3 . penyelidikan dan yang berkaiatan. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai.berperanan untuk menyediakan garis panduan dalam pewujudan. 5.

filem wayang gambar dan rakaman suara. dokumen.” Menurut kamus dewan edisi keempat. ~ campuran pemerintahan yang anggota kabinetnya terdiri daripada berbagai-bagai parti (bukan dari pada satu parti politik). plan.Menurut Undang – undang Malaysia Akta 629 Akta Arkib Negara 2003. bahan bercetak . bahan bercetak. pelan. rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. daftar. diterima dan diselenggara sebagai bukti oleh sesebuah organisasi atau orang perseorangan bagi memenuhi kehendak undang-undang serta semasa melaksanakan transaksi rasmi. ~ pusat pemerintahan yang bersifat kebangsaan (iaitu seluruhnya. lukisan. dokumen. maksud “Rekod Kerajaan”adalah segala jenis surat.buku peta. gambar. lukisan. 2 Pemerintahan atau pemerintah sesebuah negara. Di bawah Akta Arkib Negara No. mikrofilem. bukan kerajaan negeri atau bahagian). yang diterima atau dikeluarkan oleh Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 4 . menjadi raja: Jika ia ~. 3 Naik takhta. mikrofilem. daftar. rekod. 44 Tahun 1966. "rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas. Menurut Dasar Pengurusan Rekod Negara menyatakan “rekod” merupakan maklumat yang diwujud. (Malaysia Standard 22231:2009) Manakala “kerajaan” pula membawa maksud “satu negeri atau negara yang mempunyai raja sebagai kepala pemerintahannya. buku. rakaman bunyi. filem sinematograf. gambar foto. peta. tiada akan sempurna negeri ini.

Rekod Kerajaan bermaksud “ Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas. Rekod Kerajaan mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. Rekod Kerajaan merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai. bahan bercetak. buku. rakaman bunyi.dokumen. Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 5 . daftar. peta.” Dengan kata lain rekod kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugasatau kerja harian jabatan.mana-mana Jabatan Kerajaan didalam apa-apa bentuk jua sekali pun untuk tujuan menjalan dan menunaikan urusan rasmi. pelan. rekod yang dihasilkan secara elektronik oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas rasmi jabatan tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apap-apa salinannya.gambar foto. Rekod Kerajaan mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan kerajaan dan individu. lukisan. mikro filem. KEPENTINGAN REKOD KERAJAAN Rekod Kerajaan adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara. Ketua-ketua Jabatan adalah dilarang sama sekali daripada memusnahkan apa-apa rekod Kerajaan walaupun pada pandangannya rekod itu tiada bernilai tanpa mendapat kelulusan dari Arkib Negara Malaysia terlebih dahulu. Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629). Ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun.

Ini bersesuaian dengan matlamat kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan kerajaan.  Meminta kebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara untuk memusnahkan rekod- rekod yang tidak bernilai. maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan kerajaan untuk menjaga dan memeliharanya.  Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik. TANGGUNGJAWAB TERHADAP REKOD KERAJAAN  Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan perlukan di dalam urusan harian. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 6 .  Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.penting.  Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan.  Memastikan semua rekod yang telah berusia 20 tahun disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.  Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod- rekod yang tidak diperlukan.  Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib mengenai cara pengurusan rekod di jabatan.

Pendedahan kepada pihak yang berkepentingan akan memudaratkan pentadbiran negara.  Kebenaran pemusnahan sesuatu rekod hanya dengan kebenaran KetuaPengarah Arkib Negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan. Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik.  KESALAHAN : Mana-mana pelanggaran akta ini membolehkan seseorang itudidenda tidak melebihi RM5000 atau penjara tidak melebihi 1 tahun atau kedua-duanya. maka sesuatu rekod itu. Rekod-rekod juga merupakan satu element keselamatan kerajaan. rekod kerajaan perlulah sentiasa dijaga dan dipelihara. Justeru itu.  Jika berniat.  Tidak boleh dimusnahkan atau benarkan pemusnahan mana-mana rekod awamyang dalam jagaan atau di bawah kawalan orang itu. KENAPA REKOD KERAJAAN PERLU DIPERLIHARA? Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. hendaklah memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yangditetapkan dengan menyatakan sifat rekod awam tersebut. penyelidik dan generasi akan datang. Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 7 . Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 692) iaitu yang berkaitan dengan kawalan dan larangan berkenaan rekod.

bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Faktor Manusia Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. 2.Terdapat 3 jenis musuh rekod kerajaan iaitu semua agen perosak yang akan memusnahkan rekod kerajaan semasa rekod-rekod berada di simpanan jabatan. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod. sesak dan kotor. lipas. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus. Rajah 2 : Rekod-rekod yang tidak disimpan dengan baik. gegat dan binatang-binatang perosak yang lain. tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat. lembab. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan. 1. anai-anai. Begitu juga dakwat dan bahanbahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Faktor Kimia Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. Faktor Biologikal Terdiri daripada binatang atau serangga perosak seperti tikus. 3. di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 8 . Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar.

Dinding.USAHA-USAHA MEMELIHARA REKOD KERAJAAN Usaha. Alat Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin Rajah 3: Perudaraan yang baik di Bilik Simpanan Rekod 9 . Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus. tetapi jika keadaan tidka mengizinkan. Rekod-rekod akan berlapuk. Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Pegawai-pegawai Rekod Jabatan adalah bertanggungjawab mengurus supaya semua rekod-rekod dijaga dengan baik dan tidak mengalami apa-apa kerosakan. Cara ini. tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut. warna kertas akan menjadi pudar dan serangga akan membinasakannya sekiranya keadaan tempat simpanan itu tidak memuaskan. tingkap-tingkap dan pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari pana. sedikit sebanyak boleh juga menipis udara yang masuk. lantai dan bumbung tempat itu janganlah berlubang-lubang atau bercelahcelah.usaha yang boleh dilakukan oleh Jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan jabatan ialah: 1. 2. Kipaskipas siling dan kipas udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod Jika boleh.

Rekod-rekod yang tidak dipakai. Rajah 4 : SImpan rekod di tempat yang Rekod tempat-tempat yang kecil dari ukurannya. ini hendaklah disenaraikan dan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod. Ini akan membolehkan udara berlegar dengan bebas dan senang untuk dibersih. Rekod-rekod Rajah 5 : Rekod-rekod untuk pelupusan. Rekod-rekod. pelan-pelan dan sebagainya mesti diatur dengan cermat dan dilekat dengan kertas tanda masing-masing. buku. bahan bercetak . sesuai dan berlabel. fail. Rekod-rekod akan berlapuk sekiranya hawa lembab melebihi 75F dalam jangka waktu yang pendek. Mengawasi daripada api Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 10 . 4. 3. tidak dibiarkan bertaburan atau dicampakan ke dalam bilik-bilik setor. di serambi atau tingkat bawah rumah. Arkib Negara Malaysia seberapa awal yang boleh untuk menyelamatkan tempat. Menyimpan rekod-rekod ditempat sesuai Rekod-rekod seboleh-bolehnya mesti disimpan di atas para-para logam yang mempunyai 6 inci lapang antara lantai dan para yang terbawah sekali. Rekod-rekod yang tidak terpakan hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan. peta. 5.penahan lembab udara hendaklah digunakan di pada waktu malam dan masa hujan supaya kelembapan udara boleh dikurangkan bagi mewujudkan keadaan yang selamat.

Dieldrin. Gaama. tempat simpanan rekod-rekod hendaklah Simpanan Rekod disembur dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D. Penggunaan racun serangga Tiap-tiap bulan. ke arah dinding.D. Racun-racun serangga ini boleh disembur dengan Rajah 6 : Alat Pemadam Apidi Bilik menggunakan alat sembur biasa. Membersihkan tempat simpanan rekod Tempat simpanan rekod-rekod mestilah sentiasa bersih dan teratur. bumbung. perkakas buatan kayu dan lubang-lubang dilantai.Menghisap rokok. Rekod-rekod mestilah dijaga supaya tidak terkena racun-racun tadi. Kapur-kapur barus hendaklah juga diletakkan dengan jarak yang dekat di atas rak-rak untuk mengelakan serangan serangga-serangga. dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurangnya seminggu sekali.D. menghidupkan api atau membawa api sangatlah ditegah di dalam kawasan tempat penyimpan rekod-rekod. Racun-racun tersebut mudah dibeli dibawah berbagai nama perniagaannya yang sudah disediakan untuk digunakan. Disamping itu cellulose tape sangat sukar untuk ditanggalkan daripada dokumen tanpa merosakkan kertas dan tulisannya. Muka-muka surat yang terkoyak hendaklah dibaiki dengan menggunakan kertas yang sama sebangsa dan dengan menggunakan pelekat kanji. 8. 6. Pelekat-pelekat dagangan seperti yang boleh didapati dikedai-kedai alatulis yang diakui boleh digunakan. 7. Membaiki muka surat yang koyak Gam dan cellulose tape tidak boleh digunakan untuk membaiki muka-muka surat yang koyak kerana ini akan memecah dan menambah mencacatkan kertas. Alat pemadam api karbon dioksid adalah yang sesuai bagi tempat menyimpan rekod-rekod dan hendaklah diletakkan ditempat-tempat yang sesuai supaya senang apabila hendak digunakan kelak. Mengimbas Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 11 . Pyrethrum. Benzene Hixachloede.

hanya mengalihkan sahaja habuk tersebut. Pecahan dan lubang yang terdapat dilantai-lantai. Mengawasi daripada Anai. Sewajarnya rekod-rekod ini hendaklah dibuka untuk diselerakkan dan dikeringkan dibawah putaran kipas yang perlahan atau dengan diapit diantara kertas( blotting paper) yang bersih 14. 9. 11.atau menyapu habuk dengan begitu sahaja tidak membersihkan sesuatu tempat. Menjaga fail Kulit-kulit fail dan lampiran-lampirannya hendaklah dijaga dengan cermat supaya sudut-sudutnya tiada terlipat. Jagaan yang rapi adalah penting bagi menjauhi daripada serangan anai-anai ditempat simpanan rekod-rekod. Tiap-tiap enam bulan. Menyelitkan semula fail tertanggal Lampiran-lampirannya yang tertanggal daripada fail-failnya mestilah diselitkan semula ke tempat yang sesuai dengan serta merta. Memeriksa tempat simpanan rekod dan kawasannya. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 12 . kayu dan almari-almari hendaklah disapu dengan racun serangga Dieldrin yang senang didapati tetapi mesti dicairkan menurut arahannya. Menyelamatkan rekod-rekod yang terendam air. 10. Menggeringkan rekod basah Rekod-rekod yang basah tidak boleh dikeringkan dibawah sinaran matahari. 12. Kerja hendaklah dibuat dengan menggunakan berus-berus pengecat pada tiap-tiap 6 bulan.anai. 13. tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga.

Bil. lengkap (completeness). jabatanjabatan kerajaan perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan yang menjelaskan prinsip dan teras pengurusan rekod ini hendaklah dijadikan asas bagi perlaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod di jabatan atau agensi kerajaan. penawanan. Langkah penjagaan dan pemeliharaan ini perlu diambil perhatian oleh setiap anggota atau kakitangan agensi kerajaan dalam tadbir urus rekod yang kemas dan teratur. Rekod hendaklah diurus dengan cekap dan teratur bermula dari pewujudan. penggunaan. utuh( integrity) dan boleh digunakan (useable). semasa menjalankan tugas rasmi serta mematuhi kehendak undang-undang dan akauntabiliti. Untuk pemulihannya Arkib Negara hendaklah diberitahu segera. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 13 . 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5. pemeliharaan hingga pelupusannya. Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. RUMUSAN Jabatan atau agensi kerajaan hendaklah mewujudkan dan menyelenggara rekod yang sahih ( authentic).Rekod-rekod terendam air mesti dipindahkan ke bilik masuk udara dan dikeringkan sebagaimana yang tersebut diatas. kebolehpercayaan ( reliable).

1 Tahun 1997 Mok Soon Sang (2010).tripod.Selangor: Penberbitan Multimedia Sdn.my/ http://mamo60.com/2007/11/panduan-pengurusan-rekodkerajaan.Surat Perkeliling Bil.arkib.7/2010 Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan .ANM.RUJUKAN Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan .gov. Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan.htm http://bimbingandankaunseling.com http://www.html http://mivec.gov.wordpress.blogspot.arkib.htm Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 14 .SDSPK. Bhd http://www.my/pengurusanrekod/peng-rekod-kerajaan.com/arkib/profilarkib1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful