TEMA 5

Microsoft PowerPoint

PROGRAMA

1. Introducción al PowerPoint XP
¿Qué es una herramienta de presentación? MS PowerPoint XP Iniciar MS PowerPoint XP Descripción de la Pantalla Principal Las Vistas Elementos de la Presentación El Patrón Guardar una presentación Cerrar una Presentación salir de MS PowerPoint XP

2. Creando una presentación
Crear una presentación nueva El Asistente para autocontenido Usar una plantilla Presentación en blanco Texto de la diapositiva Generar una nueva diapositiva Comentarios en una presentación Para Añadir Dibujos Manipulación de las imágenes Formato a la imagen

3. Dibujando en MS PowerPoint XP
Descripción de cada herramienta Cambiando los atributos de los objetos Fondo de la diapositiva Combinación de colores de la diapositiva

4. Editando los objetos
Seleccionar múltiples objetos Copiar, Cortar y Pegar Menú contextual Mover y copiar con MS PowerPoint XP Pegado especial Pegar como hipervínculo Deshacer acciones Eliminar un objeto o una diapositiva Zoom Edición de un dibujo a mano alzada Mostrar Regla y Guías

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El orden de apilamiento de los Objetos Agrupando y desagrupando objetos Dibujando con Precisión

5. Manipulando texto
Formato a los caracteres Alineación Sangrías Viñeta Cambiar mayúscula Interlineado Tabuladores Buscar un texto Reemplazar texto Reemplazar fuentes Idioma Revisar Ortografía Tareas por realizar

6. Inserción
Fecha, Hora y Número de diapositiva/ Encabezado y pie de página Diapositivas de un archivo Imagen Objeto Objetos Sonido y Película

7. Presentación en pantalla
Creando una presentación en pantalla Controles durante la presentación Diapositiva Oculta Manejo de la presentación desde el Clasificador de Diapositivas Preparar la transición Ocultar diapositiva Opciones de una presentación Animación Presentación personalizada

8. Presentaciones en papel y presentaciones portátiles
Introducción Configuración de diapositiva Impresión Presentaciones portátiles

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9. PowerPoint XP en Internet e Intranet
Introducción Las direcciones en la red URL Intranet Hipervínculos La barra de herramientas Web Publicación

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1. Introducción a PowerPoint XP
¿Qué es una herramienta de presentación?
Una herramienta de presentación es una utilería diseñada para facilitar a cualquier expositor la creación e implementación de una presentación. Sus características nos permiten trabajar con gran versatilidad, logrando un impacto visual tanto en pantalla como en acetato o transparencia.

MS PowerPoint XP
MS PowerPoint XP o PowerPoint como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa herramienta de presentaciones, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: • • • • • • Presentaciones en pantalla, impresas o para diapositivas de 35 mm Plantillas y formatos predeterminados Asistentes de contenido Notas para el expositor y asistentes Objetos multimedia interactivos Herramientas para Internet

Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS PowerPoint XP maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión. MS PowerPoint XP tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnología OLE 2.0 (Object Linking and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) está basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando productos de alta calidad.

Iniciar MS PowerPoint XP
Para iniciar el MS PowerPoint XP debemos iniciar Windows. Estando en Windows, debemos buscar el icono de MS PowerPoint XP en alguno de los grupos de programas. El icono puede estar alojado en MS Office dentro del menú Programas del

menú Inicio o en cualquier otra carpeta. También puede aparecer como el icono

.

Descripción de la Pantalla Principal
La presentación aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que la componen.

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Esta pantalla está contenida en una ventana de Windows por lo que mantiene los elementos comunes a todas las ventanas: Iconos para Maximizar y Minimizar la aplicación, la caja de control de la ventana y la barra con el nombre de la aplicación. Aparece también la Barra de Herramientas, la Barra de Estado y las de Desplazamiento. En la barra de menús aparecen los menús disponibles en MS PowerPoint XP. Cada menú nos proporciona funciones y acciones específicas. Así tenemos: • • • Archivo: Este menú nos permitirá manipular archivos: abrir, cerrar, imprimir o generar una presentación. Edición: Con este menú podremos hacer tareas de edición como son: copiar, pegar, cortar o borrar objetos. Ver: Utilizando este menú podremos acceder las distintas vistas de las que nos provee MS PowerPoint XP. Las vistas nos permiten ver con más detenimiento, acercamos a una diapositiva o ver nuestra presentación desde distintos ángulos: esquemático, notas, todas las diapositivas o una diapositiva. También nos permitirá ver las hojas maestras de cada uno de estos ángulos, así como las guías, regla, etc. Insertar: Para insertar en la diapositiva elementos como objetos, fecha, etc. además de insertar nuevas diapositivas a la presentación. Formato: En este menú están las opciones para dar formato o cambiar la presentación de los objetos, textos, formación etc. Herramientas: Con este menú obtenemos ayudas adicionales como son: la corrección ortográfica, las transiciones, mostrar texto paulatinamente, etc. y opciones en general para configurar MS PowerPoint XP. Presentación: Todos los comandos referentes a la manipulación de la presentación. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?: Ayuda en línea que proporciona MS PowerPoint XP al usuario.

• • • • •

Además de la barra de menús, tenemos la barra y la paleta de herramientas, el área de trabajo, los iconos de las vistas y la barra de diseño.

Las Vistas
Cuando estamos generando una presentación utilizamos distintas vistas para trabajar y observar los resultados. A cada vista le corresponde un icono. Las vistas que podemos utilizar son:

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Vista Normal: Cambia a la vista Normal, en la que podrá trabajar con una diapositiva cada vez y organizar la estructura de todas las diapositivas de la presentación.

Vista Clasificador de diapositivas: Muestra versiones en miniatura de todas las diapositivas de la presentación, incluyendo en ellas el texto y los gráficos. En la vista Clasificador de diapositivas puede volver a ordenar las diapositivas, agregar transiciones y efectos de animación, así como establecer los intervalos de las presentaciones con diapositivas electrónicas.

Presentación (a partir de la diapositiva actual): Ejecuta la presentación comenzando por la diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas.

La vista Esquema
Las presentaciones pueden mostrarse en un modo esquemático. Al revisar el esquema podemos enfocarnos en el contenido de las diapositivas más que en su presentación. Para cambiar a modo esquema presionamos el botón Esquema:

Al cambiar a Esquema aparece una pantalla similar a la que se muestra a continuación:

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Cuando nos encontramos en el Esquema podemos revisar el contenido de nuestra presentación, podemos importar esquemas de otras aplicaciones, para que posteriormente automáticamente genere el número de diapositivas necesarias para acomodar el cuerpo del texto.

Elementos de la Presentación
Todas las diapositivas estarán compuestas por un título y por un cuerpo. Los cuerpos serán diferentes dependiendo del tipo de Diseño que hayamos seleccionado. Diapositiva de Titulo Viñetas

Gráficas

Texto a dos columnas

Texto y Gráfica

Texto e imagen

Organigrama

Tabla

Objeto y Texto

Objeto grande

Película y texto

Cuatro objeto

Los elementos comunes en todas las diapositivas son considerados como elementos del Patrón de Diapositiva es la que da continuidad a la presentación en sus atributos y objetos.

El Patrón
El Patrón de Diapositiva de la presentación es la plantilla de la cual parte el MS PowerPoint XP para darles formato a todas las diapositivas. Cualquier elemento que sea incluido en el Patrón aparecerá en el resto de las diapositivas. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo: Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de diapositivas.

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Aparecerá una pantalla similar a ésta:

Los cambios que realicemos a esta diapositiva se verán reflejados en todas las diapositivas de la presentación. Al cambiar al Patrón de Diapositivas, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de diapositivas.

Los iconos significan: Insertar nuevo patrón de diapositivas Insertar nuevo patrón de títulos Eliminar patrón Conservar patrón Cambiar nombre del patrón Diseño del patrón Cerrar vista patrón

El Patrón de documentos muestra el patrón de documentos donde puede agregar o cambiar la información del encabezado y pie de página que desee que aparezca en cada documento. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo:

Menú
Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de documentos.

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Aparecerá una pantalla similar a ésta.

Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de documentos.

Los iconos significan: Mostrar posición de documentos uno por página Mostrar dos por página Mostrar tres por página Mostrar posición documentos con diapositivas por página Mostrar seis por página en cuatro

Mostrar posición en documentos con nueve diapositivas por página Mostrar distribución del esquema Diseño del patrón del documento Cerrar vista patrón

El Patrón de notas puede modificar el diseño y el formato de las páginas de notas. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo:

Menú
Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de notas.

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Aparecerá una pantalla similar a ésta.

Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de notas.

Los iconos significan: Diseño del patrón de notas Cerrar vista patrón

Guardar una presentación
La presentación la podemos guardar de la siguiente manera. Para hacerlo utilizamos: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Guardar. Presionamos simultáneamente <ctrl> + <G>. Damos un clic sobre el icono guardar .

Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Poner imagen
En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Si cambiamos de carpeta, el botón regresar se activara y nos permitirá retroceder hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono , con el icono nos remitirá a buscar en el Web, con el icono se puede

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eliminar el archivo seleccionado, con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitirá cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono para guardar el archivo, ver imagen B. nos permite configurar los parámetros

Imagen A.

Imagen B. En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de guardado. Al presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Permitir guardar rápidamente: Guarda más rápidamente grabando sólo los cambios de una presentación. Cuando termine de trabajar en la presentación, desactive la casilla de verificación Permitir guardar rápidamente para guardar la presentación entera con un guardado completo. Un guardado completo puede reducir el tamaño de archivo de la presentación.

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• •

• • • •

Solicitar propiedades del archivo: Abre el cuadro de diálogo Propiedades (menú Archivo) cuando guarda una presentación por primera vez. En este cuadro puede especificar las propiedades de la presentación, tales como título, asunto, autor, palabras clave y comentarios. Guardar info. De recuperación cada x minutos va a guardar el documento, sin preguntar al usuario, cada determinado tiempo en minutos. Guardar archivos de PowerPoint como: Haga clic en el formato de archivo predeterminado que desea que PowerPoint proponga cada vez que guarde una presentación nueva. Si en su oficina se está implantando una actualización progresiva a PowerPoint 2000 a partir de versiones anteriores de PowerPoint, esta configuración ayuda a que todos los usuarios recuerden guardar las presentaciones en el formato de archivo correcto. Ubicación predeterminada de los archivos: Esta es la carpeta que PowerPoint abre automáticamente al hacer clic en Guardar o en Abrir (menú Archivo). Escriba una nueva ubicación para cambiar la ubicación de archivo predeterminada. Incrustar fuentes TrueType empotra las letras TrueType al documento para que otros usuarios puedan leer el documento sin sufrir alteraciones en el tipo de letra. Incrustar sólo caracteres en uso empotra sólo los caracteres TrueType del documento siempre y cuando el número de caracteres no exceda de 32. Incrustar sólo caracteres: Para las fuentes TrueType que se utilizan en la presentación, incrusta el juego de caracteres completo. Los usuarios que no tengan instaladas en sus equipos las fuentes True Type utilizadas en la presentación podrán modificar la presentación.

En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de seguridad. Al presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

• • • •

Contraseña de apertura: definen una Contraseña para poder abrir el documento. Contraseña de escritura: los usuarios podrán modificar el documento si escriben la contraseña correcta. Recomendado sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólolectura. Seguridad de macros: Establece o comprueba las opciones de seguridad de las macros.

En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestra presentación. A las presentaciones se les asignará automáticamente la extensión PPT. En Guardar archivo como: seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar la presentación, MS PowerPoint XP lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo. Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del menú Archivo.

Cerrar una presentación

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Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana de la presentación, . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron también podemos dar un clic sobre este icono modificaciones desde la última vez que se guardó, MS PowerPoint XP preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de MS PowerPoint XP
Para salir de MS PowerPoint XP utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de MS PowerPoint XP o dar un clic: sobre el icono .

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2. Creando una presentación
Crear una presentación nueva
Para iniciar una presentación nueva, podemos utilizar el icono presentación nueva y vacía. De otra forma, realice alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Nuevo. Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + U>. Aparecerá en pantalla la nueva presentación: que automáticamente crea una

El Asistente para Autocontenido
Si en la ventana inicial seleccionamos el Asistente de Autocontenido el MS PowerPoint XP del panel de tareas, nos mostrará una serie de pantallas donde iremos definiendo el contenido de la presentación. Los pasos que nos ayudarán a definir el contenido de ésta son: Bienvenida: El MS PowerPoint XP presenta una pantalla que nos da la bienvenida al Asistente. En ella aparecen unos botones que nos permitirán manipular los Asistentes en cualquiera de sus pasos. Los botones son: • • • • Siguiente >: Permite cambiar al paso siguiente en el Asistente, una vez definidos los parámetros de ese paso. < Anterior: Regresa al paso anterior. Este botón no está activo hasta que ejecutamos un paso. Cancelar: Cancela la ejecución del Asistente. Terminar: Termina la ejecución del Asistente y se genera la presentación.

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En esta primera pantalla aparecen las opciones que contendrá el asistente. Para cambiar a cualquiera de éstas bastará con dar un clic sobre el paso adecuado.

Tipo de Presentación
En este paso indicaremos sobre qué tratará la presentación. Entre los temas que podemos seleccionar se encuentran: recomendación de una estrategia, Venta de un producto, servicio o idea. Capacitación, Informe de desarrollo, etc. Del lado izquierdo de la caja de diálogo aparece la descripción del contenido del tipo de presentación seleccionado.

Estilo de presentación
La opción está habilitada únicamente si creamos una presentación para reunión o conferencia. En este paso deberemos indicar sí se realizará una presentación en pantalla, si utilizaremos transparencias en blanco y negro o en color, o si la fotografiaremos en diapositivas de 35 mm.

Opciones de presentación
Este paso nos permitirá definir qué información se colocará en la diapositiva de título o en cada una de las diapositivas de la presentación, dependiendo de la opción de salida seleccionada.

Finalizar
El MS PowerPoint XP termina Asistente. Es importante presionar el botón de Terminar para que la presentación se genere. Una vez que terminamos de usar el Asistente se genera automáticamente la presentación de nuestra elección.

Usar una plantilla
Una plantilla es un conjunto de atributos de color, diseño, tipo de letra, etc., que se puede asignar a una presentación nueva sin importar la temática o contenido que ésta tenga. Para aplicarla a una presentación que ya ha sido creada, seleccionamos del menú Formato el comando Estilo de la diapositiva. Cualquiera de estas opciones muestra las siguientes vistas en el panel de tareas:

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Al hacer clic sobre alguna de las plantillas situadas en el panel de tareas, que se adecue más a nuestro trabajo, se aplicara a nuestra presentación actual de manera automática, como lo muestra la imagen.

Presentación en blanco
Si no se desea crear una presentación con un formato o contenido determinado, se puede crear una presentación en blanco.

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Al seleccionar esta opción del panel de tareas, se despliega el siguiente bloque de opciones:

Esta opción, contiene una serie de diapositivas predeterminadas que se pueden elegir según el contenido de dicha diapositiva. La diapositiva que se genere, estará lista para incluir cualquier elemento como organigramas, imágenes, texto, tablas, etc. Si se desea una diapositiva en blanco se puede elegir en la parte final de la lista. Una vez creada o generada la diapositiva, se puede cambiar el diseño de ésta, seleccionando del menú Formato la opción Diseño de la diapositiva.

Texto de la diapositiva
El título y el cuerpo del texto se pueden añadir desde la diapositiva. Para añadir un texto directamente en la diapositiva: 1) 2) 3) Damos un clic sobre el rectángulo del texto. Escriba el texto de la diapositiva. Observe como cambia la presentación del texto al comenzar a escribir. Al terminar de escribir, dé un clic sobre otro lugar de la diapositiva. El texto automáticamente adquiere las características definidas por la plantilla.

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Generar una nueva diapositiva
Cuando las diapositivas están listas en apariencia y/o contenido, puede resultar que deseamos una nueva diapositiva. Para crear una nueva diapositiva podemos hacerlo con: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nueva diapositiva. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl +I>. Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

Comentarios en una presentación
Al desarrollar una presentación en ocasiones, dejamos temas pendientes, cifras por revisar, etc. o queremos hacer un comentario a la presentación que estamos trabajando. El MS PowerPoint XP nos permite escribir comentarios dentro de la presentación. Para insertar un comentario seleccionamos del menú Insertar la opción Comentario. Inmediatamente se abre una caja de texto con el nombre del usuario donde podremos añadir comentarios:

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Imagen
MS PowerPoint XP cuenta con unas imágenes que se pueden incluir en las presentaciones a modo de ilustración para las mismas. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imágenes Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:

Si es la primera vez que ejecutamos esta opción nos pedirá agregar clips del disco duro en un proceso de exploración. Terminado este ingresamos en Buscar Texto: alguna categoría o nombre de imagen, podemos personalizar la búsqueda en Buscar en: que Selecciona una o más colecciones a buscar.

El resultado es el siguiente:

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Donde podremos inserta el clip a nuestro documento. Podemos ampliar nuestra búsqueda de recursos en Internet.

Al dar un clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando que ha sido seleccionada de la siguiente forma.

Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido y llevándolo a la nueva posición. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen.

Herramientas de Imagen
Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de herramientas de imagen que se define a continuación.

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Icono

Tarea Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de diálogo similar a la de abrir. Controla la imagen. Al dar clic sobre este icono aparece un menú donde podemos seleccionar como se mostrará la imagen: Automático: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a Blanco y Negro Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una marca de agua Aumenta el contraste de la figura Disminuye el contraste de la figura Da mayor brillo a la figura Disminuye el brillo de la figura Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla únicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recorta la imagen, colocándose en uno de los cuadros negros de los extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuación. Permite rotar la imagen. Permite definir bordes para las imágenes Permite comprimir imágenes en cuanto a su tamaño. Permite hacer ajuste del texto. Esta opción nos permite cambiar el formato de la imagen. Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, éste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen. Esta opción regresa la imagen a su estado original.

También se pueden hacer cambios a la imagen seleccionándola, y utilizando del menú Formato el comando Imagen. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Con esta caja podemos Recortar una imagen por la Izquierda:, Derecha:, Superior:, Inferior:. En control de imagen se regulan: Color, Brillo y Contraste. Además podemos insertar imágenes Desde archivo que permite Insertar una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo.

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3. Dibujar
Dibujar en MS PowerPoint XP El MS PowerPoint XP nos provee de herramientas para generar dibujos. Estas herramientas se encuentran agrupadas en la Paleta de Herramientas. La Paleta de herramientas se muestra a continuación:

Con esta Paleta podremos generar los objetos que se incluirán en nuestra diapositiva. Posteriormente, podremos cambiarles el color, tipo de línea, sombra, etc. Cada herramienta se activa al dar un clic sobre el icono que la representa. Descripción de cada herramienta Herramienta de Selección Esta herramienta nos permite seleccionar, mover o redimensionar objetos. Al activar está herramienta podemos: Seleccionar un objeto Dé un clic sobre el objeto, aparece alrededor de éste una serie de cuadros en negro. Mover un objeto Seleccione el objeto. Dé un clic dentro del objeto o en el marco gris y sin soltar deslice el ratón. Observe como al deslizar el ratón, el objeto cambia de posición. Redimensionar Seleccione el objeto. Aparecen el marco gris y una serie de cuadros pequeños. Estos cuadros nos permitirán redimensionar la figura. Dé un clic sobre uno de los cuadro negros y sin soltar deslice el ratón. Observe como el objeto cambia de tamaño.

Una vez seleccionado el objeto, este puede ser eliminado utilizando la tecla <Supr> o <Retroceso>, ó seleccionando del menú Edición la opción Borrar. Caja de Texto Esta herramienta nos permite generar texto corrido o con cambio de línea automático, y seleccionar texto. Para: Generar texto corrido Generar texto con cambio de línea automático Dé un clic sobre la diapositiva y sin soltar deslice el ratón. Aparece una caja de texto donde al escribir se irá efectuando el cambio Seleccionar texto

Dé un clic sobre la diapositiva. Empiece a escribir, el texto se acomodará en una sola línea.

Dé un clic sobre el texto ya escrito. Automáticamente, aparecerá la caja de texto. Para seleccionar el texto, dé un clic sobre el inicio

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automático de línea.

de la palabra y deslice el ratón. El texto seleccionado aparecerá en letras blancas con fondo de color.

Líneas Con esta herramienta podemos generar líneas. Las líneas pueden tener cualquier longitud y ángulo de inclinación. Para generar una línea damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Aparece la línea. Para generar líneas horizontales, verticales y a 45 grados, realizamos la misma operación pero presionarnos simultáneamente la tecla <Mayús>. Si deseamos dibujar la línea a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener una línea horizontal, vertical o 45 grados desde el centro. Flechas Esta herramienta dibuja flechas y funciona exactamente igual que la Línea. Rectángulo Con esta herramienta podemos dibujar un rectángulo. Para hacerlo damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener cuadrados presionamos la tecla <Mayús> al dibujar el rectángulo. Si deseamos dibujar el rectángulo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <CtrI>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un cuadrado desde el centro. Si damos un doble clic sobre el cuadro, podemos escribir un texto dentro de el que va a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Elipse Utilizando está herramienta podemos dibujar elipses. Para hacerlo damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener círculos presionamos la tecla <Mayús> al dibujar la elipse. Si deseamos dibujar el círculo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un círculo desde el centro. Si damos un doble clic sobre la elipse, podemos escribir un texto dentro de el a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Autoformas El botón de Autoformas abre un menú como el que se muestra a continuación:

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En este menú a su vez cuenta con submenús. Cada uno de ellos cuenta con herramientas de dibujo adicionales. Líneas Este menú cuenta con las siguientes herramientas:

Las primeras tres herramientas dibujan líneas. genera arcos. La herramienta nos permite dibujar a mano La herramienta alzada. Los dibujos creados con está herramienta pueden ser de dos formas. En la primera, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón al deslizarse. Para dibujar en esta forma, damos un clic y sin soltar deslizamos el ratón, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón. Esta forma de dibujo también se obtiene con la herramienta , pero los objetos dibujados cuentan con relleno.

En la segunda forma, se generan líneas unidas unas con otras con cualquier ángulo de inclinación. Para dibujar de esta forma se da un clic sobre la diapositiva y se suelta el botón. Donde se dio el primer clic es el punto de partida de la primera línea, donde demos el segundo clic termina la primera línea y empieza la segunda. Podemos dibujar tantas líneas como queramos. En ambos casos terminamos de dibujar cuando cerramos la figura y obtenemos una figura completa, presionamos la tecla <Esc> o ejecutamos un doble clic. Podemos mezclar ambos métodos de dibujo para obtener figuras irregulares. Si deseamos que las líneas sean trazadas en forma vertical, horizontal o a 45 grados, presionamos <Mayús> al dibujar. Conectores Dibuja líneas de conexión entre objetos. Pueden utilizar cualquiera de los siguientes formatos:

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Formas básicas Dibuja formas básicas. Podemos escoger entre las siguientes:

Flechas de bloque Dibuja flechas pero de bloque, no líneas simples. Podemos escoger entre las siguientes:

Diagrama de Flujo Dibuja elementos de un diagrama de flujo. Podemos escoger entre las siguientes:

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Cintas y estrellas Dibuja estrellas o cintas. Podemos escoger entre las siguientes:

Llamadas Dibuja globos de diálogo para los personajes de nuestra presentación. Podemos escoger los siguientes:

Botones de acción Dibuja botones que posteriormente ejecutarán alguna acción. Podemos escoger los siguientes:

Una vez que seleccionamos un botón y dibujamos, éste mostrará la siguiente caja de dialogo:

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Esta caja de diálogo contiene dos separadores: Clic del Mouse y Acción del Mouse. Clic del mouse se refiere a la acción que se llevará a cabo cuando demos un clic sobre el botón. Entre las acciones que podemos ejecutar se encuentran las relacionadas crear una hiperliga a una diapositiva, a un URL, a un archivo, a otra presentación, etc. Si es un archivo podemos utilizar rutas relativas. También podemos ejecutar un programa con Ejecutar programa, correr una macro con Ejecutar Macro, realizar alguna acción con Acción de objeto. Si queremos que se escuche cualquier sonido, utilizamos Reproducir sonido y seleccionamos uno de la lista. El botón resaltará si seleccionamos la opción Clic para resaltar. Acción del mouse muestra la misma caja de diálogo pero opera para cuando movemos el ratón sobre el botón. Una vez definida la acción para el botón ésta se llevará a cabo únicamente durante la presentación. Para insertar un botón de acción también podemos seleccionar del menú Presentación la opción Botones de acción y controlar sus opciones utilizando la opción Configuración de la acción, los objetos quedan de la siguiente manera.

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Si damos un clic sobre algunas de las figura, podemos escribir un texto dentro de ella a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Para añadir un texto a la figura podemos dar un clic con el botón secundario de ratón y del menú contextual que aparece seleccionamos Añadir Texto. Más autoformas Permite seleccionar formas de Galería de imágenes, Galería de medios y Galería de medios con conexión. Word Art Este botón inicia el MS Word Art. Su manejo se revisa en el Anexo A. Diagrama u organigrama Crea un organigrama o un diagrama cíclico, radial, piramidal, de Venn o de destino en el documento. Imagen Prediseñada Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. En PowerPoint, este comando sólo está disponible en vistas de diapositivas y notas. Imagen Desde archivo (menú Insertar, submenú Imagen), Inserta una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo. Cambiando los atributos de los objetos Una vez dibujado el elemento podemos canibiarle sus atributos utilizando diversos métodos. Uno de ellos es dando doble clic sobre el objeto. Dependiendo del objeto aparecerá una caja de diálogo con diferentes separadores. Otra manera de hacerlo es utilizando las herramientas que se encuentran en la barra de herramientas de dibujo. Relleno Esta herramienta nos cambiar el color de relleno del objeto. El relleno que se aplica es el relleno que tenemos definido por omisión en la Combinación de colores de la diapositiva (esta opción se revisará posteriormente). Al dar clic sobre esta opción aparece el siguiente menú:

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Sin relleno deja a la figura sin relleno, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o dar un clic sobre Más colores de relleno. Esta opción nos muestra la siguiente caja de diálogo:

Donde podremos seleccionar un color. Si la lista de colores no nos satisface, podemos utilizar el separador Personalizado.

En esta caja de diálogo se puede realizar una selección más detallada de los colores o especificando las cantidades exactas de colores básicos Rojo, Verde y Azul, así como de Matiz, Saturación y Luminosidad.

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Podemos utilizar en vez de colores, Efectos de relleno. Esta opción nos muestra la siguiente caja de diálogo:

El separador Degradado muestra los posibles degradados. Tanto de un solo color como de Dos colores. En Estilos de sombreado seleccionamos el estilo: Vertical, Horizontal, Diagonal, etc. y la Variante que necesitemos. El separador Textura, que se muestra a continuación, nos permite asignar texturas.

El separador Trama, asigna entramados.

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Los patrones están basados en el color de Primer plano y en él de Segundo plano. El separador Imagen nos permite seleccionar una imagen como relleno.

Con el botón Seleccionar imagen podemos seleccionar la imagen que servirá como relleno. La caja de diálogo que aparece es muy similar a la de Abrir. También podemos cambiar los colores de relleno y el formato de las líneas seleccionado con el menú Formato la opción Colores y Líneas o Autoformas. Línea

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Esta herramienta nos permitirá cambiar el color de la línea del objeto. Al seleccionarla aparece el siguiente menú:

Sin línea deja a la figura sin línea, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o dar un clic sobre Más colores de línea. Esta opción nos muestra la caja de diálogo donde podemos seleccionar otro color o definir uno nuevo. Líneas de entramado, nos muestra la siguiente caja de diálogo:

En donde podremos definir un patrón para línea. Para que el patrón pueda verse en forma apropiada la línea debe ser gruesa. Grueso y estilo de la línea Con estas herramientas podemos definir el grueso de la línea y el estilo que tendrá continua, punteada, etc. Flechas

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Si dibujamos una línea y ahora queremos cambiarla a flecha, o si dibujamos una flecha y ahora se quiere cambiar el tipo de flecha, utilizamos esta herramienta. Al seleccionarla aparecen todos los posibles estilos de flecha. Sombra Esta herramienta nos permitirá asignar una sombra al objeto. Podemos seleccionar entre todas las posibles o utilizar la opción Configuración de la sombra que nos muestra la siguiente barra de herramientas.

Efectos de tercera dimensión Con estas herramientas podemos un efecto de tercera dimensión a los objetos. Podemos seleccionar entre los posibles o utilizar la opción Configuración 3-D que nos muestra la siguiente barra de herramientas:

Algunos de estos cambios a los objetos también se pueden realizar utilizando el menú contextual que aparece a dar un clic con el botón secundario del ratón.

Seleccionado Formato de autoforma

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Fondo de la diapositiva El fondo de cada una de las diapositivas se puede modificar o si no existe, crearlo con el comando Fondo del menú Formato, que nos muestra la siguiente caja de diálogo:

Seleccione de la lista el color que desee y puede verificar su combinación con los colores que se muestran en el ejemplo. Si no desea que se vean los gráficos del fondo definidos por el patrón seleccione Omitir imágenes gráficas del fondo del patrón. Ya que se determinó la combinación, se puede realizar una Vista previa antes de que realicen los cambios permanentemente. Finalmente, seleccione Aplicar o Aplicar a todo si desea que el color de fondo seleccionado se aplique a toda la presentación. Combinación de colores de la diapositiva Cada presentación tiene una cierta combinación de colores determinada, utilizando colores que no contrasten fuertemente para evitar que se distraiga la audiencia de la presentación. Esta combinación se puede cambiar o determinar para una diapositiva en específico con el comando Combinaciones de colores del Panel de tareas. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

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4. Editando los objetos
MS PowerPoint XP nos proporciona herramientas que nos permiten editar objetos que hemos creado o importado. En el menú Edición, en el menú contextual y en la Barra de Herramientas encontraremos opciones y comandos que nos facilitarán la edición de los objetos. La edición de los objetos se puede realizar objeto por objeto o en múltiples objetos. Para poder editar múltiples objetos es necesario tenerlos seleccionados. Seleccionar múltiples objetos Para seleccionar un objeto damos un clic con la herramienta de Selección sobre éste. Para seleccionar múltiples objetos podemos utilizar dos procedimientos: 1) Damos un clic con la herramienta de Selección sobre el primer objeto, presionamos la tecla <Mayús> y sin soltarla damos un clic sobre el segundo objeto. Podemos continuar seleccionado tantos objetos como deseemos utilizando el mismo procedimiento. 2) Con la herramienta de Selección damos un clic en la zona circunvecina a los objetos que deseamos seleccionar. Sin soltar el botón del ratón, trazamos un rectángulo que englobe a todos los objetos que deseamos seleccionar. Al soltar el botón los objetos han sido seleccionados. Estos dos procedimientos se pueden combinar para seleccionar múltiples objetos. Para seleccionar todos los objetos de la diapositiva podemos: Menú Seleccionamos del menú de Edición el comando Seleccionar todo. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + E>. Los procedimientos descritos a continuación funcionan de la misma manera para un objeto que para múltiples objetos. Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.). Copiar

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La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Copiar.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono Cortar El comando Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma: .

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

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Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Cortar.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario. La información que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos: .

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

Sí se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Word XP, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto. Menú contextual Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón secundario del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar.

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Cuando el objeto se utilizará en la misma diapositiva, es más cómodo duplicarlo. Duplicar implica la operación de copiado y pegado en una sola instrucción. Para duplicar un objeto se selecciona el o los objetos y se realiza cualquiera de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del Edición el comando Duplicar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + M> Mover y copiar con MS PowerPoint XP Además de los métodos que ya se vieron, MS PowerPoint XP tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente. Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Aparece una línea punteada que indica la posición que tendrá el texto en el momento de soltar el ratón. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de Pegado especial, Esta vincula el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino.

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Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información, se selecciona del menú Edición el comando Pegado especial. Aparece la siguiente caja de diálogo:

Esta opción permite Pegar con vínculo. Crea una liga con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con otra aplicación. Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino. Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar con vínculo de la caja de diálogo y definir como se hará éste: • • • • • Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto Formateado (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato. Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows metafile. Bitmap: Una representación aplicaciones como Paint. gráfica usada para dibujos de otras

Una vez establecida el vínculo, podemos indicarle al MS PowerPoint XP que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono. Vínculos Cuando alguna presentación tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Edición y el comando Vínculos. Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita.

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Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta caja definir si las actualizaciones serán Manual o Automáticamente. Si seleccionarnos Manualmente podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar Origen. También podemos Romper el vínculo. Pegar hipervínculos El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en MS PowerPoint XP como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como hipervínculo. Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo. Deshacer y repetir acciones MS PowerPoint XP ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Deshacer.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Z>.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

Con el teclado o con el menú se deshace la última operación, pero con el icono se abre una lista de las acciones realizadas y se pueden seleccionar varias o todas. El número de acciones que se pueden almacenar depende de la cantidad de memoria que disponga la computadora.

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La acción contraria es Repetir que anula a Deshacer. Para repetir:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Repetir.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Y>.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono . Igual que con Deshacer se tiene con el icono una lista de acciones que se pueden repetir. Eliminar un objeto o una diapositiva Al borrar un objeto o varios objetos se eliminan de la diapositiva. Para borrar un objeto lo seleccionamos y realizamos alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Borrar. Con el teclado Presionamos <Retroceso> o Presionamos <Supr>. Para eliminar una diapositiva, seleccionamos del menú Edición el comando Eliminar dispositiva. Si estamos en el Clasificador de diapositivas, se puede seleccionar la diapositiva y presionar <Retroceso> o <Supr> para eliminarla. Zoom Cuando estamos dibujando o editando una presentación es usual que necesitamos trabajar con mayor precisión o a detalle algunos de los objetos. El MS PowerPoint XP nos ofrece un método para revisar a detalle nuestra presentación. Para aumentar el acercamiento a la diapositiva, utilizamos cualquiera de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Zoom. Con el mouse y seleccionamos la medida deseada. Damos un clic en la lista Si utilizamos la opción del menú, muestra la siguiente caja de diálogo:

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En esta caja seleccionamos el porcentaje en el que ver nuestra presentación. Edición de un dibujo a mano alzada Los dibujos hechos con la Herramienta para dibujo a mano alzada o con algunas otras herramientas están compuestos por nodos. Cada nodo define un cambio en la inclinación de la línea o el cambio en el radio del arco. Para editar estas figuras, se seleccionan y después se utiliza la opción Modificar puntos del menú que aparece del botón Dibujo.

Al ejecutar esta operación aparecen unos cuadros que delinean el objeto como se muestra a continuación.

Dando un clic sostenido sobre cualquiera de los nodos y arrastrando el ratón podemos modificar la figura hasta obtener el resultado deseado. Mostrar Regla y Guías En ocasiones es útil tener herramientas que nos ayuden a realizar un mejor dibujo. Para esto MS PowerPoint XP cuenta con dos opciones. La primera es la regla, que se puede utilizar si se selecciona del menú Ver con el comando Regla. El resultado es que va a mostrar dos reglas (una horizontal y otra vertical) en el área de la diapositiva.

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Otra herramienta que puede ayudar para realizar dibujos con las guías, que se pueden utilizar seleccionando del menú Ver el comando Guías. Como resultado va a mostrar un par de líneas atenuadas que no se van a ver al realizar la presentación, son únicamente para realizar los dibujos. Para mover estas guías se puede dar un clic sostenido sobre éstas y se coloca en el nuevo lugar. Al estar moviendo las guías se va a mostrar la medida en que se está colocando. El orden de apilamiento de los Objetos Cuando tenemos dos o más objetos apilados es útil cambiar el orden en el que se sobreponen. Para hacerlo, se selecciona el o los objetos y utilizamos del botón Dibujo la opción Ordenar. Al seleccionarlo aparecen las siguientes opciones:

• • • •

Traer al frente: Se utiliza para traer al frente un objeto seleccionado una sola capa. Enviar al fondo: Se utiliza para enviar hacia atrás un objeto seleccionado una sola Traer adelante: Trae hasta el frente el objeto seleccionado, ocupando la primer posición de los objetos apilados. Enviar atrás: Envía hasta atrás el objeto seleccionado, ocupando la última posición de los objetos apilados.

Agrupando y desagrupando objetos Para manipular los objetos en algunas ocasiones es necesario tratar varios objetos como si fueran uno solo. Para hacerlo le indicamos al MS PowerPoint XP que deseamos agruparlos. Para agrupar objetos, se seleccionan los objetos a agrupar seleccionamos del botón Dibujo el comando Cuando los objetos se encuentran Agrupar. agrupados, podemos desagruparlos

seleccionando el o los objetos seleccionando del botón Dibujo el comando Desagrupar.

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Si deseamos reagrupar el último objeto desagrupado utilizamos del botón Dibujo el Reagrupar. Esta opción sólo se habilita si seleccionamos un objeto comando que era parte del grupo anterior y si no se han cambiado diapositivas o modos de ver las mismas desde que se desagruparon los objetos. Dibujando con Precisión El MS PowerPoint XP nos facilita herramientas para dibujar con gran precisión. Todas estas opciones se encuentran en el botón Dibujo y se explican a continuación. Alinear Un objeto se puede alinear con respecto a otro elemento para ajustarlo en la diapositiva. Para utilizar esta opción es necesario tener seleccionados por lo menos dos objetos. Una vez seleccionados del botón Dibujo el comando Alinear o distribuir, que nos muestra las siguientes opciones:

Ajustar a cuadrícula Esta opción establece una cuadrícula invisible para ayudar a alinear objetos. A medida que dibuje objetos, las esquinas de los mismos se alinearán con la intersección más cercana de la cuadrícula permitiendo mayor precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar la cuadrícula no serán influenciados por ésta. Ajustar a la forma Esta opción establece que los objetos previamente dibujados atraigan a los que se dibujan cerca de ellos, facilitando la precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar el Ajustar a la forma no serán influenciados por éste. Girar o voltear Con estas opciones podemos girar o voltear un objeto. Las formas en las que podemos rotar la imagen son las siguientes:

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Con el comando de Rotación libre podemos hacer girar a cualquier ángulo nuestras figuras. Para utilizarla, señalamos el objeto al que queremos hacer rotar, damos un clic sobre la herramienta. Al colocar el apuntador sobre cualquiera de los cuadros negros, dando clic y sin soltar podemos hacer girar la figura a partir de su centro. Si queremos que la figure gire a desde el punto contrario al que seleccionamos presionamos la tecla <Ctrl>. Empujar Con esta opción podemos mover nuestros objetos con mayor precisión, al seleccionar esta opción podemos indicar en que sentido realizaremos un pequeño movimiento del objeto.

Otra forma de realizar estos pequeños movimientos es utilizando las flechas de movimiento del teclado para desplazar el objeto. Cambiar autoforma Si tenemos un objeto que ha sido dibujado con la Autoforma, podemos cambiar con esta opción, su forma sin necesidad de redibujarlo. Los atributos del objeto se mantendrán intactos y los textos del mismo permanecerán iguales. Valores predeterminados de autoforma Si constantemente estamos cambiando los atributos que por omisión tenemos definidos en la plantilla, podemos definir nuevos atributos utilizando dos opciones. La primera de ellas es utilizar del botón Dibujo la opción Valores predeterminados de autoforma. La otra es señalar en la caja de diálogo de Colores y Líneas, la opción Predeterminado para objetos nuevos.

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5. Manipulando texto
En ocasiones el Patrón de la diapositiva del que iniciamos nos proporciona definiciones de los títulos y cuerpos del texto que no son de nuestro completo agrado. Para dar formato al texto lo primero que se debe hacer es seleccionarlo. Formato a los caracteres
El formato de caracteres sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de las letras o caracteres. Para cambiar el formato, de carácter de un texto lo seleccionamos y utilizamos el comando Fuentes del menú Formato. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja, cada vez que realicemos una modificación, ésta se verá reflejada en Vista Previa. Podemos seleccionar la Fuente, su Estilo, Tamaño y Color. También, podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado, bajo Relieve, Superíndice y Subíndice. De estas dos últimas opciones se puede determinar el Desplazamiento en un cierto porcentaje. Además, en la barra de herramientas encontramos iconos para darle formato a los caracteres:

También, se tienen estos botones para los estilos:

Negrita Cursiva Subrayada Sombreado Aumentar el tamaño de la letra Disminuir el tamaño de la letra Color de texto

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La tercera forma de cambiar el formato del carácter es presionando el botón derecho del ratón sobre el texto seleccionado. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección:

De este menú podemos seleccionar el comando Fuente y nos aparece la misma caja de dialogo que al seleccionar el comando Fuente del menú Formato.

Alineación
El texto se puede alinear con respecto al margen a la izquierda, centrado, a la derecha o justificado. Para hacer esto realice alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú formato el comando Alineación y se elige el tipo de alineación deseada. Con el mouse Se da un clic sobre los iconos para alineación deseada: Izquierdo Centrado Derecho

Sangrías
La sangría es el espacio entre la orilla de la caja del texto y el texto.

El triángulo superior representa la primera línea y el inferior el resto del párrafo. Para modificar la sangría, de un clic sostenido sobre cualquiera de los triángulos y deslice el ratón a la derecha o a la izquierda.

Números y Viñetas
Hay textos que se escriben en forma de lista, tópicos, contenido, subdivisiones de un tema, etc., en los cuales se utilizan las viñetas o los números para dividirlos. PowerPoint para Windows puede colocar estas viñetas o números sin necesidad de que se escriba cada uno.

Viñetas Para colocar viñetas al texto, éste se selecciona y se realiza alguna de las siguientes operaciones:

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Menú
Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y viñetas, el separador Viñetas.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

Numeración Para colocar numeración (por párrafo), se selecciona alguna de las siguientes opciones: Menú
Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y Viñetas y el separador Numeración.

Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

La operación de la caja de diálogo que aparece al utilizar el menú es la misma que para Viñetas pero utilizando números. Si se desea modificar la numeración se da un clic sobre el botón de Personalizar.

Cambiar mayúscula
Es común que al capturar texto, éste haya sido capturado todo en mayúsculas o que sin damos cuenta el Bloqueo de mayúsculas esté activado y cambiemos el uso de mayúsculas y minúsculas. Para evitar la recaptura del texto podemos utilizar del menú Formato el comando Cambiar mayús/minús. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En ella podemos cambiar el texto capturado a: Tipo oración, minúsculas, MAYÚSCULAS, Tipo Título y tlPO iNVERSO.

Interlineado
Para cambiar el espacio entre las líneas el MS PowerPoint XP cuenta con las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Interlineado. Si utilizamos el menú aparecerá la siguiente caja de diálogo:

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La distancia entre líneas de un mismo párrafo se define utilizando Interlineado. Si lo que queremos definir son líneas antes o después del párrafo (un párrafo se genera cuando se presiona la tecla Enter), utilizando Antes del párrafo ó Después del párrafo, respectivamente. Todos los cambios de interlineado se pueden definir en líneas o en puntos, según sea necesario.

Tabuladores
Los tabuladores son una medida que asignamos a la tecla <Tab>, sirven para posicionar el cursor en un punto específico del renglón. Tiene una medida predefinida de 2 cm, pero podemos cambiar esta medida o colocar los tabuladores en la medida deseada. Definimos directamente en la regleta el lugar y tipo de tabulador deseado. Para colocar un tabulador se selecciona el tipo de alineación del cuadro izquierdo de la regleta y se da un clic sobre la regleta en la posición deseada.

Teniendo un texto con los distintos tipos de tabuladores quedaría de la siguiente forma:

Izquierda
3443343 879879

Centrada 99999 888

Derecha 009899 89999

Decimal
556.7778 898989.0099

Barra

Mover tabuladores
Para mover un tabulador de su posición, basta con dar un clic sostenido sobre el símbolo del tabulador en la regleta, moverse sobre ésta hacia su nueva posición y soltar el botón del ratón en la nueva posición.

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Eliminar tabuladores
Para eliminar un tabulador, se da un clic sostenido sobre el símbolo del tabulador en la regleta, y se mueve hacia arriba o hacia abajo fuera del área de la regleta y se suelta el botón del ratón. En ese momento desaparece el tabulador. Los cambios que realice serán para el renglón en el que está el cursor en ese momento. Si se desea hacer cambios en varios renglones tendrá que seleccionar toda la información que requiera de los tabuladores, antes de mover o eliminar cualquier tabulador.

Buscar un texto
MS PowerPoint XP ofrece ayuda para buscar un texto dentro de la presentación. La manera de llevar a cabo esta operación es:

Menú
Seleccionamos del menú Edición el comando Buscar.

Con el Teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <B>, Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece la siguiente caja de diálogo:

En la caja Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Si seleccionamos Coincidir mayús/minús, MS PowerPoint XP encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas. MS PowerPoint XP considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas así como también buscar Sólo Palabras completas. Buscar siguiente busca y selecciona el texto especificado. Reemplazar inicia la caja de dialogo Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazarlo. Una vez que hemos terminado con la búsqueda y reemplazo de texto, MS PowerPoint XP lo notifica. Para cerrar la ventana utilizamos el comando Cerrar.

Reemplazar texto
Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir del comando Buscar del menú Edición. Las otras opciones son:

Menú
Seleccionamos del menú Edición el comando Reemplazar.

Con el teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <L>. Utilizando cualquiera de los métodos o desde la caja de diálogo de Buscar aparece la siguiente caja de diálogo:

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Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar todas podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias.

Reemplazar fuentes
Para reemplazar tipos de letra de una presentación por fuentes que la impresora pueda imprimir, no es necesario hacerlo por partes, PowerPoint XP permite hacerlo directamente. Para hacer esto utilizamos del menú Formato el comando Reemplazar fuentes. Al seleccionarla aparece una caja de diálogo a la que se muestra a continuación:

En Reemplazar está la lista de fuentes usadas en la presentación, indique las que desee reemplazar. En Con se indica la fuente a usar como reemplazo, dé un clic a una fuente de la lista desplegable.

Idioma
Es importante aclarar que al seleccionar del idioma de nuestra presentación ya que el diccionario de ortografía y él de sinónimos se ajustará al nuevo idioma. Para cambiar el idioma que queremos que utilice el MS PowerPoint XP para la presentación se utiliza del menú Herramientas, el comando Idioma y del submenú Definir idioma. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

De la caja seleccionarnos el idioma. Si queremos que éste sea el mismo idioma determinado para todas las presentaciones, así lo indicamos dando un clic sobre el botón de Predeterminar.

Ortografía
MS PowerPoint XP puede revisar y corregir la ortografía de la presentación, una de las opciones es que automáticamente cuando se escriba una palabra con alguna falta de ortografía o que MS PowerPoint XP no reconozca, automáticamente colocará una línea ondulada de color rojo bajo dicha palabra de la siguiente forma:

Para corregir alguna palabra que se encuentre en este caso presione el botón secundario del ratón para que aparezca un menú contextual similar al siguiente:

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Si MS PowerPoint XP encuentra sugerencias las mostrará para elegirlas y reemplazarlas directamente. Si no, se pueden Omitir todas las palabras de este tipo que se encuentren en este documento o Agregar para que la palabra encontrada se incluya en el diccionario. Otra opción más es iniciar el proceso de revisión de la Ortografía. La revisión ortográfica de la presentación, se puede iniciar seleccionando alguna de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Herramientas el comando Ortografía. Con el teclado Presionamos <F7>. Con el mouse Damos un clic sobre el icono .

MS PowerPoint XP comienza la revisión ortográfica.

Tareas por realizar
Una vez que la presentación tiene su forma final, es muy recomendable su revisión. El MS PowerPoint nos proporciona una herramienta que permite que las tareas de revisión sean automáticamente incluidas en nuestra agenda. Para iniciar la programación de tareas, o definitivamente la cita para la presentación utilizamos del menú Herramientas la opción Notas de la reunión. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Esta opción nos permite escribir una tarea por hacer aún cuando no la programemos. Si deseamos programar la tarea utilizamos el botón Plan. El separador Elementos de acción, define la asignación de tareas.

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En Descripción definimos la tarea y en Asignado a: es responsable de la misma. Podemos Agregar, Modificar, Eliminar tareas, el botón Programar nos permite interactuar con otros usuarios a través de Outlook.

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6. Inserción
Introducción
En ocasiones es necesario insertar archivos, dibujos u otros objetos dentro de un documento. A lo largo de esta sección se revisarán todos los elementos que se pueden insertar, junto con sus características y forma de trabajar.

Insertar Fecha y hora y Número de diapositiva / Encabezado y pie de página
No es necesario escribir la fecha y/o el número de diapositiva si se desea incluir en una presentación MS PowerPoint XP la puede insertar en el patrón de diapositivas y actualizar estos datos cada vez que ocurran cambios. Para insertar numero de diapositiva, presionamos el menú de Insertar, y damos clic sobre la opción Número de diapositiva o el comando Fecha y hora, el resultado es el siguiente:

Desde esta caja de dialogo también podemos modificar el Encabezado y el Pie de Página del menú Ver. En la pestaña Notas y documentos para distribuir, seleccione los elementos que desea incluir en la diapositiva, como se muestra en la siguiente imagen:

Las opciones se pueden aplicar a todas las diapositivas Aplicar a todas o solamente Aplicar a una diapositiva.

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Imagen
Para incluir una imagen desde un archivo predeterminado se utiliza el comando Desde archivo del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Se puede insertar cualquier imagen siempre y cuando MS PowerPoint XP la reconozca y/o tenga instalada la aplicación. Entre los tipos de archivo que podemos seleccionar se encuentran los generados por: Windows, CorelDraw, Autocad, etc., además de los tipos TIF, PCX, etc.

Objeto
En las aplicaciones de Windows se pueden insertar objetos, que son elementos de otros programas o variaciones sobre lo que puede producir el mismo programa. La lista de objetos que se pueden incluir depende de las aplicaciones que se tengan instaladas. Para colocar un objeto utilizamos el comando Objeto del menú Insertar.

El separador Crear Nuevo se utiliza cuando deseamos abrir la aplicación de la cual se traerá el objeto. Una vez que creamos el objeto en la otra aplicación, al salir de ésta, el objeto se empotra en la presentación de MS PowerPoint XP. Si lo que deseamos es abrir un objeto ya existente, utilizamos el separador Crear desde un archivo.

Con Examinar podemos establecer el camino o ruta de disco donde se encuentra el archivo. Al insertar un objeto desde un archivo podemos establecer una liga con Vínculo o insertarlo como

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icono con Mostrar como icono. Los objetos insertados se manejan igual que los dibujos, en cuanto al movimiento, el cambio de tamaño y la edición.

Objetos
La lista de objetos varía según los programas o aplicaciones instaladas. Hay objetos que trae MS PowerPoint XP por omisión. Estos objetos son: Microsoft Editor de ecuacíones Microsoft Graph Microsoft WordArt

Como ya se mencionó anteriormente, la lista de objetos depende de las aplicaciones instaladas en la computadora. Pero hay ciertas aplicaciones con las que MS PowerPoint XP tiene una interfase directa como el caso del MS Excel.

Sonido y Película
Las características multimedia de MS PowerPoint, se pueden tener desde el menú de Insertar se tiene la opción de Películas y sonidos. Esta opción despliega el siguiente menú:

Película de la galería
Abre la Galería de imágenes donde puede insertar un vídeo en la presentación para reproducirlo durante una presentación con diapositivas.

Película de archivo
Inserta un archivo de película en la diapositiva para que pueda reproducir la película durante una presentación con diapositivas.

Sonido de la galería
Abre la Galería de imágenes donde puede insertar un sonido en la presentación para reproducirlo durante una presentación con diapositivas.

Sonido de archivo
Inserta un archivo de sonido en la diapositiva para que pueda reproducirlo durante una presentación con diapositivas.

Reproducir pista de audio de CD
Inserta una pista de audio de un CD en la diapositiva para que pueda reproducirlo durante una presentación con diapositivas.

Grabar sonido
Graba un sonido o comentario en la diapositiva activa. Para grabar un sonido, el equipo necesita un micrófono.

Nota: Para manejar sonido es necesario que su equipo cuente con una tarjeta de sonido. Para
manejar video digitalizado se requiere que tenga suficiente poder de procesamiento y memoria, así como 256 colores como mínimo de resolución en el monitor.

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7. Presentación en pantalla
Creando una presentación en pantalla
Una vez que creamos y preparamos cada una de las diapositivas podemos generar una presentación en pantalla. Para observar un boceto de la presentación utilizamos el icono .

Al darle clic, empieza a correr en pantalla la presentación. Para ir pasando de diapositiva en diapositiva debemos presionar cualquier tecla o utilizando los controles de la presentación. Controles durante la presentación Al momento de estarse mostrando la presentación podemos hacer uso de algunos controles para mejorar el desempeño dentro de la presentación. Estos controles aparecen en forma de icono en la parte inferior izquierda de la pantalla o con el botón secundario del ratón. Los comandos del menú y su función se describen a continuación:

Comando
Siguiente Anterior Ir

Función
Ir a la siguiente diapositiva. Ir a la diapositiva anterior. Ir: esta opción muestra las siguientes opciones: Explorador de diapositivas: Muestra una lista de todas las diapositivas de la presentación. Por titulo: Muestra el título de las diapositivas. Presentación personalizada: Muestra la lista de presentaciones a la medida. Vista anterior: Muestra la diapositiva vista anteriormente. Inicia una caja de diálogo donde definiremos tareas y podemos utilizar MS Outlook para fijar un recordatorio. Muestra las notas del orador por diapositiva. Muestra las diferentes opciones de vistas del puntero durante la presentación como: flecha, pluma, oculto y automático. Esta opción muestra las siguientes opciones: Pausa: detiene momentáneamente la presentación. Pantalla en negro: Cambiar la pantalla a color negro. Borrar pluma: Borra los dibujos hechos con la pluma. Muestra una lista de teclas útiles para usarse en la proyección. Termina la presentación.

Notas de la reunión Notas del orador Opciones del puntero Pantalla

Ayuda Fin de presentación

la

Manejo de la presentación desde el Clasificador de diapositivas
Para manejar la forma en que la presentación aparecerá en pantalla es más cómodo utilizar el clasificador de diapositivas. Para cambiar al clasificador de diapositivas: Menú: Seleccionamos del menú Ver el comando Clasificador de diapositivas. Con el mouse Damos un clic sobre este icono .

Al cambiar al Clasificador de diapositivas, la pantalla sufre una serie de cambios y aparece como se muestra a continuación:

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Transición de diapositiva
La transición de diapositiva agrega o cambia el efecto especial que presenta una diapositiva durante una presentación. Por ejemplo, cuando aparezca la diapositiva puede reproducir un sonido o puede hacer que la diapositiva se desvanezca en negro. Para seleccionar múltiples diapositivas desde el Clasificador de Diapositivas, damos un clic sobre la primera diapositiva, presionamos la tecla <Mayús> y sin soltar damos un clic sobre la segunda y así sucesivamente hasta señalar todas las diapositivas que deseamos. Después de realizar las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Presentación el comando Transición de la diapositiva. El resultado es mostrado en el panel de tareas, activa las diferentes opciones como se muestra en la imagen.

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Las opciones de Transición de diapositivas: Aplicar a las diapositivas seleccionadas:
Muestra las transiciones de diapositiva que se pueden aplicar a la presentación. Una transición de diapositiva se aplica a la diapositiva actual o las diapositivas seleccionadas. Cada vez que se hace clic en una opción, puede obtenerse una vista previa de la transición de diapositiva.

Modificar transición:
Velocidad: Establece la velocidad de transición de diapositiva. Cada vez que se hace clic en una velocidad, puede obtenerse una vista previa de la transición de la diapositiva seleccionada a esa velocidad. Sonidos: Muestra los sonidos que se pueden utilizar para acompañar a la transición de diapositiva. Repetir hasta el próximo sonido: Establece que el sonido se reproduzca de forma continua hasta que se inicie el sonido siguiente.

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Diapositiva avanzada Al hacer clic con el mouse: La presentación avanzará a la siguiente diapositiva al hacer clic con el mouse (ratón).
Automáticamente después de: La presentación avanzará automáticamente a la siguiente diapositiva una vez transcurrido el número de segundos indicado. Si también está activada la casilla de verificación Al hacer clic con el mouse, la presentación avanzará a la siguiente diapositiva cuando se haga clic con el mouse (ratón) o cuando transcurra el número de segundos indicado en el cuadro, lo que antes suceda.

Aplicar a todas las diapositivas: Aplica la configuración de transición de diapositiva actual a todas las diapositivas de la presentación. Reproducir: Reproduce la diapositiva actual, incluidas animaciones y transiciones.

Inicia la presentación comenzando con la diapositiva actual.

Ocultar diapositiva
Si está en la vista Clasificador de diapositivas, oculta la diapositiva seleccionada. Si está en la vista Diapositiva, oculta la diapositiva actual a fin de que no aparezca automáticamente durante una presentación con diapositivas electrónica. Para esconder una diapositiva, haga lo siguiente: Menú: Seleccionamos del menú Presentación el comando Ocultar diapositiva.

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Al ejecutar está acción, la diapositiva oculta muestra un indicador como se muestra a continuación:

Opciones de la presentación
Para definir otras opciones de relacionadas a como se ejecutará en pantalla la presentación seleccionamos la opción Configurar presentación del menú Presentación, al hacerlo aparecerá la siguiente caja de dialogo.

En Tipo de presentación: Realizada por un orador: Esta es la presentación con diapositivas tradicional en pantalla completa. Las diapositivas y animaciones se pueden avanzar manualmente o pueden establecerse intervalos automáticos mediante el comando Ensayar intervalos. Examinada en forma individual: Ejecuta la presentación con diapositivas en una ventana estándar, con comandos y menús personalizados que permiten que el lector examine la presentación más fácilmente. o Mostrar barra de desplazamiento: Muestra una barra de desplazamiento en la ventana de la presentación con diapositivas. Esta opción sólo está disponible si se selecciona Examinada de forma individual (ventana). Examinada en exposición: Ejecuta la presentación con diapositivas en modo pantalla completa como una presentación automática que se reanuda después de 5 minutos de

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inactividad. La audiencia puede avanzar las diapositivas o hacer clic en hipervínculos y botones de acción, pero no puede modificar la presentación. Al hacer clic en esta opción, PowerPoint activa automáticamente la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar "Esc". En Opciones de presentación: Repetir el ciclo hasta presionar “Esc”: Ejecuta una presentación electrónica una y otra vez hasta que se presiona ESC para detenerla. Este casilla de verificación se activa y no está disponible cuando se selecciona Examinada en exposición (pantalla completa). Mostrar sin narración: Ejecuta la presentación sin reproducir narraciones de voz. Sin animación: Muestra las diapositivas como si todos los efectos de animación ya se hubieran producido. Por ejemplo, los elementos con viñetas no se atenúan y todos los objetos móviles están en sus posiciones finales. Active esta casilla de verificación si la audiencia va a examinar la presentación en lugar de presenciar la ejecución de la presentación con diapositivas. Color de pluma: Haga clic en el color que desee que tenga la pluma que se va a usar para escribir en las diapositivas durante la presentación.

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En Mostrar diapositivas: Todas: Incluye todas las diapositivas en la presentación con diapositivas. Desde: Incluye sólo el intervalo de diapositivas que se define en los cuadros Desde y Hasta de la presentación con diapositivas. Escriba los números de las diapositivas de comienzo y de final en los cuadros Desde y Hasta. Presentación personalizada: Ejecuta la presentación con diapositivas personalizada (una presentación dentro de otra presentación) que se seleccionó en la lista Presentación personalizada. Esta opción no está disponible si la presentación no contiene presentaciones personalizadas. En Avances de diapositivas: Manual: Ejecuta la presentación con diapositivas y avanza a la siguiente diapositiva sólo cuando se hace clic con el botón primario del mouse (ratón) o cuando se hace clic con el botón secundario y, a continuación, se hace clic en Siguiente, Anterior o Ir del menú contextual. Si se hace clic en Manual, PowerPoint suprime los intervalos preestablecidos pero no los elimina. Usar los intervalos de diapositivas guardados: Ejecuta la presentación con diapositivas automáticamente, utilizando los intervalos establecidos previamente. Si la presentación con diapositivas no incluye intervalos preestablecidos, será necesario avanzar manualmente las diapositivas. En Varios Monitores: Mostrar presentación en: Seleccione el monitor en el que se mostrará la presentación. Esta opción sólo estará disponible si utiliza Microsoft Windows 98 o Microsoft Windows 2000 Professional. Además, debe tener instalado más de un monitor o sistema de proyección en el equipo. o Mostrar vista del moderador: Muestra herramientas del moderador en la pantalla del moderador cuando se utiliza la función de varios monitores. Las herramientas del moderador incluyen miniaturas de diapositivas, botones anterior y siguiente para desplazarse, tiempo transcurrido, notas del orador y un botón de pantalla en negro. En Reproducción: Utilizar la aceleración de gráficos de hardware: Si se activa, la reproducción de la presentación puede mejorar si el equipo tiene capacidad de aceleración de gráficos por hardware. Sugerencias: Obtenga más información sobre cómo mejorar la reproducción de la presentación. Resolución de presentación: Cambia la resolución de la presentación con diapositivas.

Ensayar intervalos
Ejecuta una presentación con diapositivas en modo de ensayo, en el que puede establecer o cambiar los intervalos de la presentación con diapositivas electrónica. Para definir los tiempos seleccionamos la opción Ensayar intervalos, del menú Presentación, se podrán asignar tiempos conforme se va corriendo la presentación.

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Al seleccionar inmediatamente MS PowerPoint XP cambia la presentación en pantalla y muestra el tiempo que se lleva conforme se está realizando la presentación.

Al dar un clic, MS PowerPoint XP registra el nuevo tiempo que asignamos a esa diapositiva. Al terminar la presentación se despliega una caja de dialogo de confirmación:

Esto es para confirmar si se desean asignar los nuevos tiempos o permanecer con los que anteriormente se habían asignado o en su caso el avance manual.

Animación
Abra la presentación a la que desea agregar una animación (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto.) y siga uno o todos estos procedimientos: Para ingresar a la animación de una presentación, presionamos el menú Presentación y damos clic en Efectos de animación, el panel de tareas muestra los efectos, con una serie de combinaciones de animación ya preestablecidas:

Para ingresar a la personalización de una animación de una presentación, presionamos el menú Presentación y damos clic en Personalizar animación el panel de tareas muestra los efectos, permite combinar a nuestro criterio los efectos de animación:

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Aplicar una combinación de animaciones preestablecida
1. 2. 3. 4. Si sólo desea aplicar la combinación de animaciones a algunas diapositivas, haga clic en la ficha Diapositivas y seleccione las diapositivas. En el menú Presentación, haga clic en Combinaciones de animación. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, en Aplicar a las diapositivas seleccionadas, haga clic en una combinación de animaciones de la lista. Si desea aplicar la combinación a todas las diapositivas, haga clic en el botón Aplicar a todas las diapositivas.

Aplicar una animación personalizada
1. 2. 3. 4. En la vista Normal, muestre la diapositiva que contiene el texto o los objetos que desea animar. Seleccione el objeto que desea animar. En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en y siga uno o varios de estos procedimientos: Para agregar un efecto que introduzca el texto o el objeto en la presentación con diapositivas, elija Entrada y, a continuación, haga clic en el efecto.

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Para agregar un efecto al texto o al objeto de la diapositiva, elija Énfasis y, a continuación, haga clic en el efecto. Para agregar un efecto que saque el texto o el objeto de la diapositiva en algún momento, elija Salir y, a continuación, haga clic en el efecto.

Nota: Los efectos aparecen de arriba a abajo en la lista Personalizar animación, en función del orden en que se apliquen. Los elementos animados se señalan en la diapositiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir y que guarda correlación con los efectos de la lista. Esta etiqueta no se muestra en la vista Presentación con diapositivas. Cambiar la animación de un objeto o texto
1. Muestre la diapositiva en la que desee cambiar la animación.

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2. 3.

Si no se muestra el panel de tareas Personalizar animación, en el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el elemento de animación que desee en la lista Personalizar animación. Si aplica varias animaciones a un solo objeto, las animaciones aplicadas aparecerán señaladas en la lista. Posiblemente, deberá expandir los elementos de la lista para ver todas las animaciones. Haga clic en y siga uno o varios de estos procedimientos: Para agregar un efecto que introduzca el texto o el objeto en la presentación con diapositivas, elija Entrada y, a continuación, haga clic en el efecto.

4.

Para agregar un efecto al texto o al objeto de la diapositiva, elija Énfasis y, a continuación, haga clic en el efecto. Para agregar un efecto que saque el texto o el objeto de la diapositiva en algún momento, elija Salir y, a continuación, haga clic en el efecto. Para agregar un efecto que mueva un objeto en la trama especificada, elija Trayectorias de movimiento y, a continuación, haga clic en el efecto.

Nota: Si desea quitar un efecto, seleccione el elemento de animación en la lista Personalizar animación y, a continuación, haga clic en . Presentación personalizada
Puede crear presentaciones personalizadas a partir de una única presentación para adaptarla a distintas audiencias. Las presentaciones personalizadas son grupos de diapositivas que se pueden presentar independientemente de toda la presentación; o grupos de diapositivas con un hipervínculo.

Presentación personalizada básica
Por ejemplo, en el caso de que dé una presentación a dos grupos de la organización, que trabajan en dos departamentos distintos, y la presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada denominada "Dpto 1" para el primer grupo que incluya sólo las diapositivas 1, 3 y 5 y crear otra denominada "Dpto 2" para el segundo grupo que incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la secuencia original.

Presentaciones personalizadas vinculadas
Utilice las presentaciones personalizadas vinculadas como una forma de organizar el contenido de una presentación. Por ejemplo, puede crear una presentación personalizada principal sobre la

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nueva organización general de la compañía. A continuación, puede crear presentaciones personalizadas que representen a cada departamento (por ejemplo, los departamentos A y B)

Puede utilizar hipervínculos en las presentaciones personalizadas para crear una diapositiva tabla de contenido que sirva para desplazarse por las secciones de la presentación con diapositivas. De esta forma, puede elegir en todo momento las secciones que desea mostrar a una audiencia determinada.

Crear una presentación personalizada
1. En el menú Presentación, haga clic en Presentaciones personalizadas y, a continuación, en Nueva.

2.

Siga uno de estos procedimientos:

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a. Crear una presentación personalizada
i. En Diapositivas de la presentación, seleccione las diapositivas que desea incluir en la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varias diapositivas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada diapositiva. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, seleccione una en Diapositivas de la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en una de las flechas para subir o bajarla en la lista. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Repita los pasos 1 a 3 para crear más presentaciones personalizadas con las diapositivas de la presentación.

ii.

iii. iv.

b. Crear una presentación personalizada con hipervínculos
i. En Diapositivas de la presentación, seleccione las diapositivas que desea incluir en la presentación personalizada principal y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varias diapositivas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada diapositiva. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, seleccione una en Diapositivas de la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en una de las flechas para subir o bajarla en la lista. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Repita los pasos 1 a 3 para crear más presentaciones personalizadas con las diapositivas de la presentación. Cree hipervínculos de la presentación principal a las presentaciones secundarias.

ii.

iii. iv. v.

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8. Presentaciones en papel y presentaciones portátiles
Introducción
Cuando la presentación está lista es posible utilizar como método de presentación de la misma, la pantalla. Podemos también utilizar otros sistemas como son: la impresión en transparencias de 35 mm., la impresión en blanco y negro o a color, en acetatos o papel.

Configuración de diapositiva
Establece los márgenes, origen, tamaño y orientación del papel y otras opciones de diseño del archivo activo.

Configurar el tamaño de la diapositiva para la impresión
1. 2. 3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. En el cuadro Tamaño de diapositivas para, haga clic en la opción que desee. Si selecciona Personalizado, introduzca las medidas que desee en los cuadros Ancho y Alto.

Imprimir
Para imprimir podemos utilizar alguna de las siguiente opciones:

Menú
Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir.

Con el teclado
Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P>

Con el mouse
Damos un clic sobre este icono .

Al dar clic sobre el icono, automáticamente se imprime una copia. Pero si utilizamos el menú o la tecla rápida aparece la siguiente caja de diálogo:

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En el apartado Impresora: • Nombre: Haga clic en una impresora del cuadro Nombre. La información que aparece debajo del cuadro Nombre se refiere a la impresora seleccionada. La impresora que seleccione será la predeterminada durante el resto de la sesión actual de PowerPoint o hasta que la cambie. • Estado: Describe el estado de la impresora seleccionada, por ejemplo, ocupada o inactiva. • Tipo: Identifica a la impresora seleccionada. • Ubicación: Identifica la ubicación de la impresora y el puerto de impresora que se está utilizando. • Comentario: Información adicional acerca de la impresora que aparece en el cuadro Nombre. • Imprimir archivo: Imprime la presentación en un archivo en lugar de una impresora. Al imprimir, PowerPoint le pedirá que escriba un nombre de archivo. En el Intervalo de impresión: • Todas: Imprime toda la presentación. Haga clic en el componente que desee imprimir en el cuadro Imprimir. • Diapositiva actual: Imprime la diapositiva en la que se encuentra el punto de inserción. Si están seleccionadas varias diapositivas, PowerPoint imprimirá la primera de la selección. • Selección: Imprime sólo la selección actual. Sólo está disponible cuando hay algún elemento seleccionado en la presentación. • Presentaciones personalizadas: Imprime la presentación con diapositivas personalizadas "la presentación dentro de una presentación", seleccionada en la lista Presentación personalizada. • Diapositivas: Imprime las diapositivas especificadas en el cuadro Diapositivas. En Copias: • Número de copias: Imprime las diapositivas especificadas en el cuadro Diapositivas. • Intercalar: Imprime las copias de la presentación en el orden correcto de encuadernación. PowerPoint imprime cada copia completa antes de empezar con la siguiente. En Documentos: • Diapositivas por página: Define el número máximo de diapositivas que Microsoft PowerPoint imprimirá en cada página de los documentos. • Orden: Cuando imprima más de una diapositiva por página, elija entre imprimir las diapositivas horizontal o verticalmente en el documento. En Imprimir: Haga clic en el componente de la presentación que desee imprimir.

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En Color o escala de grises: Seleccione el modo de color que mejor se adapte a la presentación y a la impresora. Escala de grises es la mejor opción para imprimir diapositivas en color en una impresora en blanco y negro. La opción Blanco y negro puros cambia la mayoría de los tonos de gris a blanco o negro, y se utiliza para imprimir copias de borrador o notas del orador y documentos legibles. Seleccione Color para imprimir una presentación en color o imprimir en un archivo y almacenar información de color en el archivo *.prn. Si selecciona Color, pero la impresora está configurada en Blanco y negro, la vista preliminar se mostrará en la escala de grises. En Ajustar al tamaño del papel: Reduce o amplía las imágenes de diapositivas para llenar la página impresa. Esta casilla sólo afecta a la impresión, no cambia las dimensiones de las diapositivas en la presentación. En Enmarcar diapositivas: Agrega un fino marco alrededor del borde de las diapositivas, documentos y páginas de notas impresas. En Incluir páginas de comentarios: Imprime páginas que contienen los comentarios de todas las diapositivas. Cuando se imprimen diapositivas, todos los comentarios de una diapositiva se imprimen en una página. Cuando se imprimen documentos, una página de comentarios contiene los comentarios de todas las diapositivas en una página de documentos. En Imprimir diapositivas ocultas: Imprime las diapositivas ocultas junto con el resto del trabajo de impresión. Esta casilla sólo está disponible si la presentación contiene diapositivas ocultas.

Presentaciones portátiles
Si lo que deseamos es llevar nuestra presentación a otras computadoras donde no está instalado MS PowerPoint XP, sin importar el número de discos que necesarios, utilizamos la utilería para generar Presentaciones portátiles. Para iniciarlo seleccionamos del menú Archivo el comando Presentaciones portátiles.

Paso 1:
El MS PowerPoint XP presenta una pantalla que nos da la bienvenida al Asistente para presentaciones portátiles. En ella aparecen los mismos botones de control que ya se describieron en otro Asistente, que nos permitirán manipular los Asistentes en cualquiera de sus pasos.

Paso 2
Debemos indicar la presentación que se desea preparar para portar, la que estamos utilizando actualmente u otra.

Paso 3
Debemos indicar a donde se desea portar la presentación: drive a: drive b: etc. Paso 4 Seleccionamos sí deseamos incluir las ligas Incluir archivos vinculados así como las fuentes TrueType.

Paso 5
Seleccionamos si deseamos incluir el visor de PowerPoint Visor o No incluir el visor, es importante incluir el Visor si el equipo destino no tiene PowerPoint instalado o tiene una versión diferente a XP.

Paso 6

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El último paso, es únicamente informativo. En este momento se inicia la creación de la presentación portátil. Se inicia la creación de la presentación portátil, el tiempo de creación puede variar dependiendo del medio de almacenamiento se use. MS PowerPoint XP dejará un icono en el lugar indicado en el paso 3, que al ejecutarse, iniciará la instalación y extracción donde se indique y al terminar se podrá mostrar la presentación.

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9. PowerPoint XP en Internet e Intranet
Introducción
Hoy en día Internet ha causado una revolución en la forma en la que el mundo manipula y trabaja con la información. ¿Pero qué es Internet? Internet es la red de computadoras más grande del mundo. En realidad Internet es un conjunto de redes, la red de redes. Redes corporativas y formales como las de ATT, Digital Equipment conviven con la de la Universidad de Yale o Harvard, y las miles de otras redes micros y pequeñas que existen en el mundo. Esta tan difícil saber como definir y como calcular el tamaño de la Internet que está se representa como aparece en la siguiente figura:

En agosto de 1993, existían más de catorce mil redes en Internet y crecían a un promedio de mil cada mes. Tiene por lo menos un millón de máquinas conectadas y millones de usuarios en todos los continentes. La gran mayoría de los servicios dentro de la red son gratuitos y solamente se carga por el acceso a la misma. Es una de las redes más abiertas, ya que miles de computadoras proporcionan acceso sin restricciones. Internet es una red sin "estratos sociales" ninguna computadora es mejor que otra y ningún usuario es mejor que otro.

Las Direcciones en la red
Lo que hace Internet fundamentalmente es trasmitir datos de una computadora a otra. Para trasmitir información en red, ésta se divide en paquetes. El acuerdo o protocolo que se encarga de pasar los paquetes de información en orden es conocido como IP (Internet Protocol). Existen protocolos que incluyen el protocolo de Internet como son el UDP: User Datagram Protocol (Protocolo para el Datagrama del Usuario o el TCP: Transport Control Protocol (Protocolo para Control del Transporte). TCP se utiliza con tanta frecuencia que muchas personas lo conocen como TCP/IP, que es la combinación entre TCP y el IP de Internet. La mayoría de las aplicaciones Internet trabajan con el protocolo TCP/IP. El TCP/IP se encarga de controlar la forma en la que se envían las comunicaciones pero debe saber cual es el destinatario y cual es el remitente de los datos. Para hacerlo se asignan nombres o direcciones a las computadoras. Todas las máquinas (anfitriones) tienen un número de identificación. El número de identificación preferido es un binario de 32 bits, por ejemplo:

10010100011010101010011010111010
Como este número es difícil de aprender y manejar, los números se agrupan en cuatro conjuntos de ocho bits y cada grupo se traduce en un equivalente decimal, por ejemplo:

140.05.89.9
Estos números se dividen en dos partes: la primera es el número de la red de trabajo y la segunda es la parte local, que representa el número de anfitrión en esa red de trabajo en particular. Ya que algunas redes tienen más anfitriones que otras, éstas se dividen en tres diferentes tamaños: grandes, medianas y chicas. En las redes grandes llamadas Clase A, la primera parte de las cuatro fracciones es el número de la red y las últimas tres son el número local. En las redes medianas, Clase B, las primeras dos parte son el número de la red y las dos últimas corresponden al número local. En las Clase C o pequeñas, las tres primeras partes son el número de red y la última es la parte local. El primer número le indicará el tipo de red:

Clase

Primer número

Número máximo de

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A B C

1-126 128-191 192-223

anfitriones 16,387,064 64,516 254

Las grandes organizaciones son redes de clase A. Por ejemplo, IBM tiene la red 9 por lo tanto su número de anfitrión sería similar a 9.12.345.56. Aun con la simplificación de números, resulta complicado manipular estos números por lo que también se asignan nombres. Los nombres también tienen también una lógica para trabajar, el Anfitrión de Conocimientos se llama conocimientosweb.net. Todos los anfitriones tienen un apellido indicando a que tipo de institución pertenecen. En la siguiente tabla parecen los apellidos que se les asigna a los anfitriones.

Zona com edu gov int mil net org

Tipo de anfitrión
Organizaciones comerciales Instituciones educacionales Cuerpos y departamentos gubernamentales Organizaciones internacionales Emplazamientos militares Organizaciones de manejo de redes Organizaciones que no caben en las otras categorías

Cuando después de] apellido aparece un punto y dos letras indica que se trata de una país en específico. Por ejemplo, la extensión "mx" indica que nos encontramos en México.

URL
Todos los recursos dentro de Internet tienen un identificador único o URL (Uniform Resource Locator; Localizador de Recursos Uniforme), que es simplemente una dirección dentro de Internet. El URL está compuesto por:

http://www.conocimientosweb.net
http:// Método, de acceso Nombre de Dominio www World Wide Web conocimientosweb Nombre del emplazamiento net Tipo de dominio

Intranet
La palabra conectividad se a vuelto uno de los puntos críticos dentro de la aplicaciones para los usuarios, de hecho un 65% de los usuario hoy en día están conectados de alguna manera, a través de un proveedor de servicios o e una red pública o privada. Una investigación realizada por International Data Corporation muestra que el 73% de las compañías de más de 1,000 empleados tienen capacidad en el sistema para montar una Intranet. Una Intranet es una red interna que utiliza las mismas herramientas que se utilizan en Internet. Esta capacidad de conectarse ha motivado a los usuarios a colaborar y compartir su información en línea. Microsoft Office XP nos permite manejar e intercambiar información con otros usuarios con gran facilidad a través de una red, una intranet o Internet.

Hipervínculos
El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.

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El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. MS Office XP contiene una caja de diálogo compartida en todas las aplicaciones que facilitan al usuario la creación y edición de hipervínculos. Estas ligas pueden ser incluidas en cualquier documento de MS Office XP y pueden señalar a cualquier documento de MS Office o en HTML o a cualquier otro archivo con una dirección reconocida a través de URLs o FTP. Los usuarios de PowerPoint XP pueden crear ligas a una variedad de objetos como son: texto, gráficos, objetos OLE, tablas, diapositívas de presentaciones, celdas de hojas de cálculo, dibujos, imágenes, videos o sonidos. Para poder crear una liga es necesario que el documento, hoja de cálculo, etc. sobre el que estemos trabajando haya sido salvado. Para crear una liga, seleccionarnos el texto u objeto que contendrá la misma y luego realizamos cualquiera de las siguientes operaciones:

Menú
Seleccionamos del menú Insertar el comando Hipervínculo.

Con el teclado
Presionamos simultáneamente <CtrI+Alt+K>.

Con el mouse
Damos un clic sobre este icono .

Al ejecutar cualquiera de las acciones anteriores aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja de diálogo se define hacia donde establecer la liga. En vincular a: Podemos seleccionar si deseamos Vincular a Archivo o Página Web existente, Lugar de este documento, Crear nuevo documento, Dirección de correo electrónico, En Texto definimos el texto o palabra que hará la liga. Los URLs previamente utilizados en el MS Internet Explorer aparecerán en Páginas Consultadas. Es importante recordar que para poder hacer una liga a un URL debemos tener acceso a Internet a través de cualquiera de los métodos disponibles. Sí la liga se realizará hacia un archivo del disco duro o de la red de la compañía lo podemos seleccionar utilizando Carpeta Actual. La sub caja diálogo que se abre, se maneja de la misma

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forma que la de la opción Abrir del menú Archivo. Una vez que seleccionamos un archivo en específico, podemos especificar en el área denominada Ubicación dentro del archivo (opcional. Al dar clic en el botón nos mostrará el contenido del archivo para poder crear la liga.

Una vez seleccionado hacia que parte en especial del archivo en que deseamos crear la liga, damos un clic sobre Aceptar y regresamos a la caja de diálogo anterior.

La barra de herramientas Web
Se le llama comúnmente Web al World Wide Web (WWW) o Telaraña a lo ancho del mundo. El Web es el universo de servidores de hipertexto (Servidores HTTP) que permiten mezclar texto, gráficos, archivos de sonido etc. Para hacer más fácil la navegación en la telaraña y en los documentos, el PowerPoint XP cuenta con una barra de herramientas compartida llamada Web. Para mostrar la barra de herramientas basta con dar un clic en el Menú Ver Opción Barra de herramientas, comando Web. Esta barra es muy similar a las barras de herramientas de MS Internet Explorer, navegador o web browser que tiene los botones más comunes para navegar hacia adelante, hacia atrás y para ir a la página inicial o Casa. Un icono de búsqueda permite al usuario hacer búsquedas de contenido completo. Un menú descolgante muestra los URLs o archivos más recientemente visitados. Cómo en el MS Internet Explorer 6 contamos con los sitios favoritos para acceder en una forma sencilla los lugares más comúnmente visitados. A continuación aparece la barra de herramientas Web:

Publicación
PowerPoint XP está diseñado para dar al usuario la capacidad de publicar información en una variedad de formatos. El PowerPoint XP tiene soporte interconstruido para ver y crear archivos HTML. Los usuarios de esta manera pueden crear archivos cuyos contenidos son para Internet o para la Intranet de la compañía a través de archivos HTML. Para crear un archivo para publicación en HTML, se sugiere utilizar una plantilla diseñada para usarse en un quiosco de información. Una vez diseñada seleccionamos del menú Archivo la opción Guardar como Pagina Web. Al seleccionar está opción aparece el la siguiente imagen:

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Guardamos como si fuera un documento normal, podemos cambiar el nombre del archivo y el titulo de la página. Presionamos el botón Guardar. Una vez que obtenemos un archivo HTML, lo podemos ver utilizando las opciones para ejecutar la presentación o podemos abrir el MS Internet Explorer, y seleccionar el archivo HTML que hayamos previamente guardado, para ver los resultados de la conversión y como otros usuarios de Inter o Intranet verá la presentación. A continuación aparece un ejemplo de un documento guardado como HTML, y vista desde el MS Internet Explorer.

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