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Manual de usuario

SisCoE-I
TC&C GROUP 08/08/2011

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Contenido
Introduccin .............................................................................................................................................................2 Acceso al programa ..................................................................................................................................................3 Interfaz del programa ...............................................................................................................................................6 Cerrar sesin .............................................................................................................................................................6 Registro de nuevo expediente..................................................................................................................................7 Bsqueda de expedientes existentes .......................................................................................................................9 Baja de expedientes existentes ............................................................................................................................. 11 Activacin de expedientes dados de baja ............................................................................................................. 13 Uso del reporte general......................................................................................................................................... 14 Uso de la impresin de caratulas .......................................................................................................................... 15

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Introduccin
SisCoE 1.0 es la primera versin de un software que pretende sistematizar la mayor parte de los procesos que se realizan en el departamento de Recursos humanos de una empresa. Dicha versin se llama as porque actualmente solo lleva acabo el control de expedientes personales de los colaboradores o empleados de una empresa, por ello la abreviatura SisCoE, donde Sis hace referencia a sistemas, Co hace referencia al control y finalmente la E a expedientes, por ello su nombre completo es: Sistema de Control de Expedientes. La aplicacin est desarrollada bajo la tecnologa del lenguaje de programacin c#.net interconectndose de manera remota desde cualquier punto por medio del servicio del manejador de base de datos SQL SERVER.

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Acceso al programa
Para acceder a nuestra aplicacin existen dos maneras: La primera de ellas es por medio del men inicio de Windows > Todos los programas > SisCoE > SisCoE-I

La segunda opcin de acceso a nuestra aplicacin es por medio del acceso directo al programa creado en el escritorio durante la instalacin del programa.

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Una vez elegida la opcin de acceso nos abrir la ventana de validacin para poder acceder a la ventana principal del sistema, para ello necesitaremos contar con un nombre de usuario y la contrasea correspondiente al mismo para poder validarnos como usuarios del sistema.

De contar con el usuario contrasea respectivos damos clic en el botn aceptar para obtener el resultado de nuestra validacin.

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Si el resultado es negativo quiere decir que tendremos que verificar que el nombre de usuario y la contrasea introducidos sean correctos.

Por otra parte si la validacin de los datos introducidos resulta exitosa, tendremos acceso a la interfaz de la ventana principal de SisCoE-I.

De esta forma ya tenemos acceso al programa para hacer uso de cada una de las opciones que lo integran.

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Interfaz del programa


De manera general la interfaz de la ventana principal del programa se encuentra integrada por un men de seis opciones: Nuevo expediente, Buscar expediente, Bajas de expedientes, Re-activacin de expedientes, Reporte general e Impresin de caratulas, las cuales se comentaran a detalle. Dichas opciones se encuentran justo en la parte central de la ventana y se identifican porque cada una de ellas cuenta con un icono que hace alusin a la funcin que se realiza al hacer clic sobre una determinada opcin del men correspondiente. As mismo nos indica el nombre del usuario que actualmente inicio una sesin en el sistema, adems de contar con un botn para cerrar dicha sesin en un momento determinado, tambin integra el logotipo de la empresa, el nombre completo del sistema, el nombre comercial y la versin del mismo.

Cerrar sesin
El botn cerrar sesin como su nombre lo dice, permite cerrar una sesin activa, esto puede ser por seguridad cuando el usuario tiene que dejar su equipo de computo encendido y se ve en la necesidad de salir por un momento. Para realizar dicha accin basta con dar un clic sobre el botn que dice cerrar sesin integrado en la parte superior derecha de la ventana principal del sistema. Al realizar esta accin lo que sucede es que regresara la ventana principal a la ventana de validacin de acceso al sistema.

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Registro de nuevo expediente


Para registrar los datos de un nuevo expediente, debemos realizar los tres pasos siguientes: 1. Hacemos clic sobre la opcin Nuevo expediente

2. Llenar los datos del formulario correspondiente, el cual se abre inmediatamente despus de haber hecho clic en la opcin antes mencionada.

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3. Una vez realizado el llenado de los campos del formulario hacemos clic sobre el botn Guardar, para almacenar los datos en la base correspondiente.

Si no hemos dejado espacios en blanco el sistema nos enviara una confirmacin acerca de que el guardado de los datos se ha realizado.

En caso contrario nos enviara la notificacin de que hemos dejado registros en blanco o bien alguno de los tipos de datos introducidos no es el correcto.

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Bsqueda de expedientes existentes


La bsqueda de expedientes puede ser por dos razones: El usuario desea simplemente consultar cierta informacin de un determinado colaborador El usuario desea realizar alguna modificacin a los datos que registro de un colaborador. Cualquiera que fuera la razn para hacer esto seguiremos los siguientes pasos: 1. Nos posicionaremos sobre la opcin Bsqueda de expedientes y Haremos clic sobre ella.

2. Una vez hecho el clic nos cargara la ventana para la realizacin de la bsqueda deseada. (NOTA: Cabe mencionar que cuando se realiza el registro de cada expediente, de manera automtica se genera un nmero de control que se le asigna al colaborador.) Existen dos opciones para las bsquedas, hacerlo por medio del numero de control generado a la hora del registro o bien por medio del nombre del colaborador.

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Elegimos una de esas dos opciones que tenemos y pulsamos la tecla enter del teclado en caso de que sea por medio del nmero de control, mientras que si es por medio del nombre del colaborador, basta con escribir una porcin del nombre del cliente y presionar las teclas de direccin arriba o abajo.

Una vez obtenidos los datos de la bsqueda realizada si deseamos modificar algn dato, es aqu donde tenemos la oportunidad de hacerlo, basta con modificar el y/o los datos deseados y damos clic en el botn guardar.

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Una vez que hemos dado clic en guardar nos enviara la confirmacin de si se ha realizado o no la actualizacin de los datos.

Baja de expedientes existentes


Una de las situaciones que puede suceder ms adelante es que el usuario del SisCoE-I se vea en la necesidad de dar de baja ya sea temporal o definitiva a un colaborador, para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacemos clic en la opcin Bajas de expedientes.

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2. En la ventana Bajas introducimos el nmero de control del colaborador correspondiente y presionamos la tecla ENTER o bien presionamos el botn de la bsqueda, esto para

que el sistema obtenga sus datos principales.

3. Verificamos

que

los

datos obtenidos sean los correspondientes al colaborador que se

tiene que dar de baja, inmediatamente despus elegimos la fecha de la baja y damos clic en el botn guardar, para que la baja se realice.

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Activacin de expedientes dados de baja


Puede darse la situacin de que un colaborador se dio de baja por mera confusin o bien que un colaborador regrese a laborar en la empresa, para esto se incluye la opcin para reactivar expedientes en el sistema. Para el uso correcto de esta opcin, debemos seguir los siguientes pasos: 1. Elegir la opcin Re-activacin de expedientes y hacer clic.

2. Introducir el nmero de control del expediente a encontrar y presionar la tecla ENTER o bien clic sobre el botn de bsqueda (ilustrado con icono de unos binoculares).

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3. Corroboramos que los datos sean los correctos, elegimos una fecha de re-activacin y damos clic sobre el botn guardar para actualizar el estatus del expediente correspondiente.

Uso del reporte general


El sistema incluye un reporte general de los expedientes dados de alta hasta el momento en que se est haciendo uso de dicho reporte. Para tener acceso a este reporte tenemos que seguir los siguientes pasos: 1. Hacemos clic en la opcin que dice Reposte general.

2. Una vez que elegimos dicha opcin el sistema abre una ventana en la que tendremos que hacer una nueva validacin para obtener la informacin de la base de datos (esto por seguridad de la informacin misma).

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3. Validamos con el nombre de usuario y contrasea asignados para la reporteria y nos dar como resultado los datos solicitados.

NOTA: El reporte general brinda la posibilidad de realizar filtros de informacin, esto para obtener la informacin que realmente necesitamos. Las opciones de filtro son dos: por estatus del expediente (ACTIVO O INACTIVO) y por puestos con los que cuenta la empresa.

Uso de la impresin de caratulas


Dado que el departamento de recursos humanos necesita de expedientes fsicos y en ellos incluir lo que es la caratula en la que se detallan los datos generales y de documentacin con la que cuenta un colaborador, el sistema incluye una opcin que permitir realizar la impresin de dichas caratulas.

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Para ello debemos seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la opcin Impresin de caratulas

2. De igual manera que el reporte general, antes de acceder a los datos que conformaran dicha caratula hay que validarse como usuario con permisos a reportes. Por ello realizamos dicha validacin (el usuario siempre ser sa la contrasea ser la proporcionada al momento de la entrega al usuario).

3. Una vez validados los datos de acceso nos permitir abrir el formato general de la caratula de los expedientes (por default a manera de muestra el formato abre la caratula con los datos del primer colaborador registrado).

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NOTA: Para reflejar en dicha caratula los datos de algn otro colaborador, tenemos que introducir en el encabezado el numero de control del colaborador y presionar la tecla ENTER o bien el botn correspondiente a la bsqueda (ilustrado con una lupa al lado de la caja de texto donde se introduce el numero de control), de esta forma se obtiene la caratula deseada.