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Excel 2003 Curso Avanzado: “Herramientas de Excel”

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Curso Avanzado Excel 2003

Funciones de Arreglo o de Vectores (Array Formulas)
Una función de vectores es una fórmula especializada, un poco más compleja en su funcionamiento que las fórmulas convencionales, pero que tienen gran utilidad una vez que se comprende su funcionamiento. En principio, una formula de vectores permite la evaluación de muchos datos de entrada para obtener un resultado. Permite además la evaluación compleja de información en aras de evitar sobrecargar de información una tabla. No existe mucha bibliografía sobre este tópico en especial, y diversos autores aclaran que la mejor manera de aprenderlas es usándolas. La explicación que se dará de estas funciones será basada en ejemplos prácticos, que sirvan como base para la elaboración e fórmulas complejas. Entre los múltiples usos que tienen las funciones de este tipo, resalta la oportunidad de crear condiciones complejas cuando se utiliza suma condicional. promedios o sumas del producto de dos columnas. Comenzaremos por mostrar una tabla de datos que sirve para nuestro objetivo: Obviamente, estas funciones, cuando son entendidas, permiten crear formulas no sólo para sumar condicionalmente, también es posible contar elementos, calcular

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En ella se aprecian 5 columnas: Sujeto, con valores de A hasta E, Plan que puede tomar uno de los valores P1, P2 o P3, Mes entre 1 y 4, Monto e Incremento, el cual puede ser negativo. Si quisiéramos, con esta información, saber el monto total acumulado por un sujeto o por un Plan, podemos usar la función SUMIF, de la siguiente manera: =SUMIF(A3:A31, "C", D3:D31) En la que decimos que compare cada celda del rango A3:A31 con el valor C y vaya sumando, cuando sea cierta la condición, el valor en la columna D. Esta función es útil en casos de condiciones sencillas, pero si se desea saber, por ejemplo, el monto acumulado por el sujeto C en un plan específico P1, no es posible usarla, ya que sólo acepta una condición. De hecho no es posible utilizar las funciones lógicas AND (Y) u OR (O). En casos como este, es posible utilizar una función de arreglos o de vectores. Una de las funciones de vectores más sencillas y útiles corresponde al caso de suma condicional con más de una condición. Para escribirla, se debe escribir, dentro de la función SUM, ambas condiciones, enlazadas por el signo * cuando es conjunción (Y) y el símbolo + cuando se trate de disyunción (O): =SUM((A3:A31="C") * (B3:B31="P1") * D3:D31) Vamos por partes,

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=SUM: Le indicamos a Excel que queremos utilizar la función de sumatoria (A3:A31=”C”): Corresponde a nuestra primera condición, que el valor en la columna A sea igual al valor C. Note en este ejemplo, que cada condición debe ir entre paréntesis *: El asterisco indica que uniremos dos condiciones con el operador Y (AND) (B3:B31=”P1”): Es la segunda condición, que el valor en la columna B sea igual a P1 *: En este caso, el asterisco indica que valores sumaremos si se cumplen las condiciones D3:D31: Es el rango que queremos sumar. Note que el rango a sumar no va entre paréntesis

En resumen: Utilizamos la función suma, cuando alguna celda en el rango A3:A31 sea igual a C y además, su correspondiente celda en la columna B sea igual a P1, sumaremos el valor en la celda respectiva de la columna D.

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o referencias a celdas. como en este ejemplo. es decir. 5. 8. en las condiciones. deben tener exactamente las mismas dimensiones Los valores a ser comparados con los rangos. Esto sólo se cumple en las filas 4.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Las funciones de vectores evalúan las condiciones celda a celda. 9. Excel buscará el valor en la celda A3 y lo comparará con el valor que buscamos. 5. con lo que el resultado de la función variará cada vez que se cambie este valor. 19. 8. pueden ser valores literales. - 4 . 6. 9. 20. Excel pondrá alrededor de la fórmula un juego de llaves ({}) para indicar que el tipo de función es de vectores Los rangos usados tanto en las condiciones como en el sumando. 28 y 29. Excel evalúa el valor en la fila B de esas filas y lo compara con el valor de nuestra segunda condición. lo que se cumple en nuestra tabla en las filas: 4. 6. Si ambos valores son iguales. Excel sumará entonces los valores en la columna de de estas filas: Algunos puntos importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con funciones de vectores: El ingreso de la fórmula debe hacerse presionando las teclas Control-Mayúsculas-Enter en lugar de hacerlo sólo con Enter.

pero sustituyendo el rango a sumar por un 1. suma todos los resultados parciales. lo que quiere decir. Podemos incluso hacer operaciones dentro de la función SUM. podríamos contar las veces que aparee el sujeto B en el proyecto P2 durante el mes 2. La manera en que Excel resolverá esta fórmula será multiplicando por pares. Supongamos que queremos el total de Monto multiplicado por Incremento. Es decir: ∑M * I % Podríamos agregar otra columna en la que calculemos el Incremento porcentual como Incremento/100. Lo usual es realizar una suma. sin necesidad de incluir nuevas columnas. Podríamos verlo como: =D4*E4/100 + D5*E5/100 + D6*E6/100 + … + D31*E31/100 También es posible contar elementos dentro de un rango cuando se cumplan dos o mas condiciones. Si bien. ese resultado lo sumará al obtenido de realizar la misma operación en la fila 4: D4*E4/100. que multiplicará D3 por E3 y lo dividirá entre 100. Finalmente. una fórmula sería: =SUM(($A$3:$A$31 = H8) * ($B$3:$B$31=H9) * ($C$3:$C$31 = H10) * 1) 5 . con las condiciones que queramos. hay maneras más sencillas. ya que no son parámetros de la función sino una fórmula a evaluar por Excel. resulta poco complicado realizar esta operación. y es realizando una función de vectores que. a fin de obtener los valores que esperamos. Finalmente tendríamos que realizar la sumatoria de esta columna en otra celda. Para el ejemplo expuesto aquí. y en una nueva columna realizar la multiplicación de Monto por este Incremento Porcentual. Eso ira sumando un 1 cada vez que se cumplan las condiciones. El único inconveniente es que no es posible usar la función COUNT con fórmulas de vectores. luego lo sumará a lo obtenido en la fila 5: E5*D5/100 y así sucesivamente. en una sola celda realice toda la operación: =SUM($D$3:$D$31 * $E$3:$E$31 / 100) Excel entenderá esta función como: Multiplica cada celda en el rango D3:D31 por el valor de su respectiva fila en la columna E y divide ese resultado entre 100.SINCOR - Curso Avanzado Excel 2003 No existe limitación en el número de condiciones que se puedan usar. suponiendo que este último corresponde a un porcentaje. Por ejemplo.

Si bien los libros de Excel no suelen tocar el tema muy profundamente.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Las posibilidades que ofrecen las fórmulas de vectores son muy grandes. 6 . Pueden ser aplicadas en diferentes contextos. SUM. Lo más destacable es que ellas van evaluando el rango especificado celda a celda y actuando conforme a lo que encuentran. Internet es un gran aliado a la hora de buscar ejemplos. INDEX. MAX. mas lo importante es entender como funcionan. y con diferentes funciones: MATCH. IF y una larga lista de ellas.

Está herramienta en particular es ideal para cuando se tiene idea del valor que se desea obtener como resultado en una fórmula pero no se conoce el valor que se debe incluir en los valores dependientes de dicha fórmula.57 Eff=85% Entonces el Qo teórico sería. Esta función básicamente tiene la misma funcionalidad del despeje de una fórmula Ejemplo Si se tiene la capacidad de producción teórica de un pozo basado en su completación: Qo = MaxRPM * Disp * Eff Si tenemos un pozo con las siguientes características: MaxRPM=420 Disp=12. Qo=4487 Llevemos este ejemplo a una hoja de cálculo: 7 . Las herramientas de análisis “Y si” representan un proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Valor Objetivo (Goal Seek) Goal Seek es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis “Y si” (“What if”).

con el botón “Step” se puede calcular. entonces sustituyendo la tasa de producción teórica por el potencial de yacimiento matemáticamente se haría un despeje de las RPM: 3260 = MaxRPM *12 . en donde se debe indicar: • • • • La celda a la que se el ajustará el valor “Set cell” (B4) El valor que desea ser alcanzado en la celda definida “To value” (3260) La celda que debe ser modificada para alcanzar el valor establecido “By changing cell” (B1) Al aceptar las condiciones introducidas se despliega la ventana “Goal Seek Status”.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Si tenemos que para ese pozo. si la ecuación tiene una solución alterna. el potencial de yacimiento es de bbls 3260 y deseamos saber a que velocidad de RPM se debe producir el pozo para recuperar ese potencial. hacer clic en Tools – Goal Seek… 3260 12 . 8 .57 * 0.85 Se desplegará la ventana “Goal Seek”. en el caso de que la ecuación a resolver sea muy compleja esta ventana mostrará el estado del cálculo de la solución más acertada.85 ⇒ MaxRPM = MaxRPM ≈ 305 Para aplicar este determinar este valor con Goal Seek se procede de la siguiente manera.57 * 0.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Al aceptar la solución hallada por Goal Seek. la celda indicada que debía ser modificada para alcanzar el valor deseado conservará la solución hallada. 9 .

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Subtotales (Subtotal) Excel cuenta con una herramienta que permite calcular automáticamente valores de subtotales y totales generales en una lista. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. y se desea conocer el corte de agua y la relación gas petróleo promedio y el total de producción probada por cluster: 10 . Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Por ejemplo. la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Excel calcula los subtotales con una función de resumen. Ejemplo Supongamos que se tiene la lista de las últimas pruebas validadas de los pozos. si se utiliza la función de resumen Promedio. primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. con operaciones preestablecidas por Excel. como Suma o Promedio. Para insertar subtotales. de acuerdo a los requerimientos del usuario.

en caso de contar con encabezados inmediatos simplemente se selecciona cualquier celda de la lista. es recomendable que cada una de las columnas posean un encabezado inmediato para que la función pueda determinar los nombres de las columnas por las que se totalizará. Hacer clic en Data – Subtotals… 11 . adicionalmente constatar que no hay filas ni columnas en blanco en el la lista. como en el ejemplo se desea totalizar por cluster. Para solventar el hecho que no todas las columnas tienen un encabezado inmediato (fila 6). se debe seleccionar toda la lista desde esa fila hasta el final de los datos. entonces la lista debe estar ordenada por esta columna.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Para realizar esta totalización hay que asegurarse que los datos estén ordenados por los criterios que deseamos totalizar. como lo muestra la imagen.

Seleccionar la función de total que se desea aplicar en la lista “Use function”. seleccionar en la lista “At each change in” (Con cada cambio en) la columna A (correspondiente a la columna de los clusters por no poseer encabezado inmediato). como se verá a continuación. Las tres casillas de verificación adicionales: • “Replace current subtotals” es útil cuando ya se han adicionado subtotales a una hoja. Finalmente de la lista “Add subtotal in” marcar la casilla de verificación de las columnas a las que se les desea calcular los subtotales. En la ventana “Subtotal”. de la lista. 12 . en este ejemplo y para el primer caso seleccionaremos Average.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Debido a que no todas las columnas poseen un encabezado inmediato se muestra un mensaje de advertencia informando sobre esta situación u otras posibles que se puedan presentar en el uso de la herramienta de subtotales: Hacer clic en “OK” para tomar la primera fila (fila 6) como encabezado de la lista. en el primer caso del ejemplo marcar las casillas de (%) y (SCF/BEHO).

Se desmarcan las casillas de las columnas de corte de agua y de relación gas petróleo para que no sean tomadas en cuenta para totalizar en este caso y se seleccionan las de las columnas de líquido.SINCOR • • Curso Avanzado Excel 2003 “Page break between groups” inserta un salto de página que separa los grupos para la impresión de la lista. “Summary below data” agrega un total general a la lista. Para adicionar los totales de producción probada se repite el procedimiento desde la selección de los datos. petróleo y agua (BLPD. BEHOPD y BWPD). Se selecciona la función de suma “Sum”. 13 . Al hacer clic en “OK” se insertan los promedios de corte de agua y relación gas petróleo por cluster. en caso contrario lo inserta al principio.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Y en este caso se desmarca la casilla de verificación “Replace currents subtotals” para que no sean sustituidos los totales de promedio calculados del caso anterior. Se puede obtener un resumen de estos totales haciendo clic en los botones de esquema ubicados a la izquierda de la hoja de cálculo 14 . Al hacer clic en “OK” se obtienen los cálculos de los subtotales deseados.

15 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Al hacer clic en el botón número 3 se obtiene un resumen de los totales Para remover los subtotales se repite el procedimiento y se presiona el botón “Remove All” de la ventana “Subtotals” en lugar de aceptar los criterios de los subtotales.

Producto de los valores. estas tienen una fórmula basada en la función “SUBTOTAL” Se puede presionar el botón fórmula: de la barra de herramientas de Excel. Valor máximo. Desviación estándar basada en la muestra. para revisar los argumentos de la Como se puede ver se basa en un código de función (9 en este caso para la suma) y un rango de datos. Cuenta solo números. Cuenta todas las celdas con información. La lista de los códigos de las funciones es la siguiente: Valor Función (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Valor Función (ignora valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 Función AVERAGE COUNT COUNTA MAX MIN PRODUCT STDEV STDEVP SUM VAR VARP Comentario Promedio. Valor mínimo. Varianza basada en la muestra.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Si se observan alguna de las celdas que poseen los cálculos de los subtotales. Desviación estándar basada en la población. Varianza basada en la población. Suma. 16 .

esta función puede trabajar hasta con 29 parámetros. 17 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Los códigos mayores que 100 se utilizan para pasar por alto aquellas filas que poseen valores ocultos.

Especificar el tipo de validación que se desea de acuerdo a los parámetros citados anteriormente Especificar si la celda se puede dejar en blanco (valor nulo). seleccionar la opción Validation y elegir la ficha Settings. En el menú Data. y un mensaje de error para ser mostrado si el valor introducido en la celda no está dentro de los parámetros fijados. Opcionalmente se puede establecer un mensaje indicando que la celda cuenta con validación.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Validación de datos (Validation) Esta herramienta facilita al usuario aprobar o no la inclusión de valores en una celda. de acuerdo a la lista existente en la hoja “Sheet2” (Columna B) • • • • 18 . de acuerdo a los parámetros que se le indiquen. los cuáles pueden ser: • • • • • • Valores provenientes de una lista Valores dentro de un límite Fechas y horas dentro de un período Texto con una longitud específica Valores condicionados al contenido de otra celda Fórmulas para el cálculo del valor permitido El procedimiento general para el uso de esta herramienta es como sigue: • Seleccionar las celdas que se desean validar. Ejemplo Validación con valores provenientes de una lista Se desea validar la entrada de las bombas en la hoja de potencial (columna AH).

escribir “=Bombas” (esto hace referencia al rango llamado “Bombas” de la hoja “Sheet2”). Se aplicará un nombre al rango de manera de ejemplo: seleccionar el rango B1:B21 de la hoja “Sheet2” y en la “casilla de nombre” escribir un nombre para definir la selección. se debe definir un nombre para el rango. Seleccionar las celdas que se van a validar en la hoja “Potencial” (Columna AH). y en la sección “Source”. y recomendado para listas largas). en este caso “Bombas” y aceptarlo. hacer clic en Data – Validation… En la sección “Allow” de la pestaña “Settings” seleccionar “List”. Cuando el rango se encuentra en otra hoja o libro. La opción “Ignore blank” 19 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Estas validaciones se pueden realizar con listas definidas manualmente (recomendado para pocos valores) o con referencias a un rango de celdas (como en este ejemplo.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 permite dejar la celda en blanco. 20 . y la opción “In-cell dropdown” habilita una lista para la selección del valor permitido en la celda con la validación En la pestaña “Input Message” se puede habilitar un mensaje cuando la celda es seleccionada Y en la pestaña “Error Alert” se puede configurar un mensaje para que sea mostrado cuando se introduzca un valor no permitido en la celda.

Seleccionamos las celdas de la hoja de potencial donde se reporta el corte de agua (Columna Y) y en las opciones de validación se selecciona la opción “Whole number”. se permite lo siguiente: Al incluir valores no aceptados por la validación ocurre lo siguiente: Valores dentro de un límite Cuando se requiere validar valores dentro de un rango determinado. por ejemplo el corte de agua. 21 . en este caso “between”. se utiliza esta opción. y el tipo de validación de la data. y como valor máximo 100. y se establecen como valor mínimo cero.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Al aceptar la validación.

Las validaciones “Decimal”. solo se podrán introducir valores entre los parámetros especificados. Los valores máximos y mínimos pueden ser referencias a una celda. un ejemplo sencillo sería la validación para mantener homogéneamente los nombres de los pozos en una lista a un máximo de 4 caracteres 22 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Al aceptar la validación configurada. De igual forma las opciones de validación de rango de valores máximo y mínimo permiten aparte de “between”: • • • • • • • Not between Equal to Not equal to Greater than Less than Greater than or equal to Less than or equal to Texto con una longitud específica Básicamente restringe la entrada a la celda al texto que no cumpla una condición de longitud. “Date” y “Time” funcionan de igual manera que la validación “Whole number” pero con diferencia en el tipo de valor a validar.

“Not equal to”. el procedimiento para validar esta entrada sería como sigue. 23 . Si en la Hoja de potencial el valor de eficiencia de la bomba dependiera de que el pozo tuviera configurada una bomba con su respectiva polea. “Equal to”. basándose en fórmulas de sentido lógico (verdadero o falso) con los operadores AND u OR. se indiquen referencias a celdas. etc. Fórmulas para el cálculo del valor permitido Con esta modalidad.). se establecen los parámetros para validar las entradas a las Celdas. así pues las validaciones se pueden realizar dependiendo del contenido de otra celda. es posible condicionar la validación de los valores ingresados a una celda de acuerdo a una condición personalizada por el usuario.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Valores condicionados al contenido de otra celda La herramienta “Validation” permite la posibilidad que adicionalmente a los valores indicados en las opciones de validación (“Not between”.

que las celdas a las que hacemos referencia contengan algún valor. 24 . deben tener valor para poder reportar una eficiencia de bomba Detalle de la fórmula: De esta manera las tres celdas referidas deben contener un valor para poder reportar una eficiencia. obsérvese que la opción “Ignore Blank” está deshabilitada para que cumpla con la validación que se desea. AH y AI.SINCOR Teniendo los campos de eficiencia. es decir. tipo de bomba y polea Curso Avanzado Excel 2003 Se selecciona el rango correspondiente a las eficiencias (columna AM) para configurar la validación refiriéndose a que los valores de las columnas AG. De igual forma los mensajes de entrada de datos y de error se configuran como se ha visto anteriormente.

es decir.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Marcar datos no válidos (Circle Invalid Data) Hasta ahora se ha visto como configurar la entrada de data válida en una celda. . Para acceder a esta utilidad. pero si se observa con detenimiento esta configuración es flexible (o permisiva). para ello se usa la herramienta de auditoria “Circle Invalida Data”. si esto es posible ¿Cómo identificar las celdas que contienen datos no validos?. y automáticamente las celdas que no cumplan con condiciones establecidas por la herramienta Validation aparecerán resaltadas con un círculo alrededor de 25 . o simplemente si la validación hace referencia a otras celdas y los datos fueron entrados de acuerdo a la validación pero las celdas a las que hace referencia la validación son cambiados entonces es posible que la data incluida no esté cumpliendo con la validación. hacer clic en “Tools – Formula Auditing – Show Formula Auditing Toolbar” Aparecerá la barra “Formula Auditing” Hacer clic en el botón “Circle Invalid Data” ellas. ofrece la posibilidad de incluir un dato no valido en la celda después de la advertencia correspondiente.

se hace clic sobre el botón “Clear Validation Circles” .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Como se puede observar la celda de la columna AM no cumple con la validación que se aplicó en el ejemplo anterior y por ello es resaltada. Para ocultar los círculos que resaltan las celdas con data inválida. 26 .

Para poder entender de mejor manera lo que son las tablas dinámicas veamos la terminología que estas manejan. Puede crear un informe de tabla dinámica a partir de una lista de Microsoft Excel. Puede girar sus filas y columnas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen y mostrar los detalles de las áreas de interés. Excel ofrece diferentes opciones de distinto grado de complejidad a la hora de implementar tablas dinámicas. una base de datos externa. varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica. un informe de Excel con tablas de referencias cruzadas. que combina y compara grandes cantidades de datos rápidamente. Esta herramienta permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una tabla o base de datos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Tablas dinámicas o de pivote (Pivot Table) Una “Pivot Table” o Tabla Dinámica no es más que una tabla interactiva. 27 . Datos Datos de origen Registros de filas o bases de datos subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla dinámica.

el elemento A2 representa a todas las filas de datos en la lista de origen en las que el campo Reservoir contiene la entrada A2. etc. Puede seleccionar otras funciones de resumen. B1. puede provenir de una columna de la lista de origen con el rótulo Reservoir y contiene los nombres de varias arenas (A2. El campo Reservoir. Cluster y Reservoir son Campos.) para los que la lista de origen tiene cifras de Potencial. Elemento Subcategoría o integrante de un campo. Max y Product.SINCOR Campo Curso Avanzado Excel 2003 Categoría de datos que se obtiene a partir de un campo en la lista o base de datos de origen. Los elementos representan las entradas únicas del campo en los datos de origen. Función de resumen Tipo de cálculo utilizado para combinar los valores en un campo de datos. B2. por ejemplo. Min. por ejemplo. HC. 28 . A2. E1. IB…. Average. …. Sum of Potencial Installed. Por ejemplo. B1. Tested. Los informes de tabla dinámica utilizan Sum para los campos de datos que contienen números y Count para los que contienen texto. B2. y (All) son elementos. IA.

al cambiar los datos de la hoja. Reservoir es un campo de fila exterior y Pump Type es un campo de fila interior. Un informe de tabla dinámica que contenga más de un campo de fila tiene un campo de fila interior que es el más próximo al área de datos. En los informes basados en datos de una hoja de cálculo. si un informe de tabla dinámica se basa en datos provenientes de una base de datos. Los elementos situados en la parte más exterior del campo de fila se muestran sólo una vez. Reservoir y Pump Type son Campos de fila. Tipos de campos Campo de fila Los campos de fila sumarizan la información de manera horizontal. Por ejemplo. El resto de los campos de fila son exteriores. de igual forma existen campo de columna interior y exteriores 29 . pero los elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea necesario. al actualizar el informe se ejecutará la consulta que recuperará datos para el mismo. se puede hacer clic en el botón “Refresh Data” para actualizar el informe con los cambios. Campo de columna Los campos de columna sumarizan la información de manera vertical.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Actualizar Actualizar un informe de tabla dinámica con los datos más recientes de una lista o una base de datos de origen.

Cluster es un campo de columna exterior e Injection Point es un campo de columna interior. Campo de página Los campos de página permiten filtrar un informe completo de tabla dinámica para mostrar los datos de un único elemento o de todos los elementos. en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de resumen Contar.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Cluster e Injection Point son campos de columna. pero también pueden contener texto. Habitualmente. 30 . los campos de datos contienen números que se combinan mediante la función de resumen Suma. Puede haber uno o más campos de página Tested es un campo de página. Campo de datos Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse.

arrastre los campos desde la ventana de la lista de campo y póngalos en las áreas de colocación. 31 . denominado Data. como se puede ver se agregó un botón de campo llamado Data. Diseño Áreas de colocación Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos del Asistente para tablas y gráficos dinámicos. @ 28-09-2004. Prod. En este ejemplo se eliminó el campo de columna Cluster y se adicionó el campo de datos Sum of Cum. Si un informe tiene más de un campo de datos. Para diseñar un informe de tabla dinámica.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Sum of Potential Installed es un campo de datos. en el informe de acceso a todos los campos de datos aparece un único botón de campo.

Esta es la lista desplegable del campo de fila Reservoir. Para mostrar los datos de un campo en un informe de tabla dinámica.SINCOR Lista de campos Curso Avanzado Excel 2003 Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen para utilizarlos en el informe de tabla dinámica. Por ejemplo. Área de datos Parte de un informe de tabla dinámica que contiene datos de resumen de los campos de fila y columna. la celda B10 contiene un resumen de todo el potencial instalado de la arena D1D2 en el cluster HC. 32 . arrastre el campo desde la lista de campos hasta una de las áreas de colocación. Lista desplegable de campo Lista de los elementos disponibles para mostrar en un campo. Los elementos que tengan una marca de verificación se mostrarán en la tabla dinámica.

Formato con sangría. Las cifras resumidas de cada campo de datos aparecen en una misma columna. Formato clásico. los datos de cada campo de fila tienen aplicada una sangría. Formato con sangría En un informe de tabla dinámica con formato de sangría.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 El área sombreada en azul es el área de datos. 33 .

sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Una Tabla dinámica no resuelve todos los problemas de manejo de datos que pero es una herramienta muy útil para el manejo y análisis de los mismos. puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes. haciendo clic en “Data – PivotTable and PivotChart Report…”. por eso es conveniente saber cuando es conveniente utilizar una tabla dinámica. Ejemplo Partiendo de los datos mostrados a continuación se creará una tabla dinámica que totalice el potencial instalado pro cluster y por arena Para crear un informe de tabla dinámica. un informe de tabla dinámica es conveniente cuando se desee comparar totales relacionados. como recuentos o promedios. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos. 34 .

35 . también se puede construir la tabla dinámica en este punto mediante el uso del botón “Layout…” y definir si la tabla dinámica será generada en una hoja nueva o en una posición específica de la hoja actual. autoformato de la tabla. A continuación. En el tercer paso del asistente se definen las opciones de la tabla dinámica tales como totales generales.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 En el asistente. seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos externa y el tipo de reporte que se desea obtener. entre otras. de acuerdo a lo detectado en la hoja de cálculo. el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe.

36 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Opciones de Tabla Dinámica Al presionar el botón “Finish” del tercer paso del asistente aparecerá en una nueva hoja de cálculo (o en la ya existente dependiendo de las opciones elegidas) un área de colocación y una lista de campos disponible relacionada con el origen de datos seleccionado en la paso dos del asistente.

el formato de los números. la forma de mostrar la información. debido a que los campos “Cluster” y “Reservoir” pudieran estar juntos en el área de campos de filas o en el área de campos de columnas.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las áreas de colocación. muestra y tipo de totales automáticos. es importante resaltar que esta no es la única y absoluta forma de hacerlo. arrastramos el campo “Potential Installed” al área de datos. Microsoft Excel resume y calcula el informe automáticamente. 37 . el campo “Cluster” al área de campos de filas y al área de campos de columnas arrastramos el campo “Reservoir”. si se quiere totalizar el potencial instalado por cluster y por arena. etc. Entonces. Adicionalmente haciendo doble clic en cada uno de los campos seleccionados se accede a opciones adicionales tales como el tipo de totalización.

0 95.2 88.166 151 1.626 2.4 1.054 Qw 0 6 18 36 58 84 115 151 192 239 292 352 422 503 599 715 858 1.108 0.993 RGP 58 80 1.0 0. Dado que es una curva estimada.100 0. y compararlas de una manera sencilla y práctica.0 95.626 730 2.010 352 974 422 939 503 906 599 874 715 843 858 813 1.400 1.209 115 1. que podrían variar en el campo.0 50.146 704 3.1 68.065 0.299 58 1.041 785 1. Vamos a realizar un pequeño ejemplo a fin de explicar en detalle esta herramienta.072 0.284 757 1.8 25. dados ciertos valores de celdas clave. nos permiten estudiar diferentes situaciones. y los valores que servirán para realizar la comparación serán los de acumulado de petróleo (Np)y número de meses produciendo (m): 38 .0100 1500 0 Caso Base Oil Water BOPD BWPD 1.4 56.112 0.000 0 10 20 30 40 Month On Production 50 60 En ella se muestra la declinación de producción de un pozo cualquiera determinada por el método de declinación exponencial.081 0.9 39.116 0.125 192 1.045 679 4. también llamados ‘What If…’ (Qué pasa si…).7 11. Los escenarios.0360 0.000 800 600 400 200 0 10 20 30 40 Month On Production 50 60 6.2 34.058 0.5 14.097 0.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Escenarios (Scenarios) Escenario.2 6.120 0. existe incertidumbre en cuanto al valor de acumulado y tiempo de producción que este pozo pueda llegar a tener.056 0.600 1.087 0.000 2.396 18 1.253 84 1.1 62.0 21.6 4.6 18.xls): Counter 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Meses 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Gas MMSCFD 0.8 45.146 3.818 0.104 0.6 81.075 0.078 0.045 4.085 239 1.2 74.500 1.067 0.047 292 1.9 30.000 Water Rate (STB/D) 5.084 0. son solamente el valor de tasa inicial de petróleo (Qoi) y el valor de declinación (inclinación) de agua (Dw).447 6 1.284 1.093 0.061 0. Supóngase que se tiene una hoja de cálculo como la que se ve a continuación (Escenarios02. bien sea por que es un pozo nuevo o porque se desconocen los verdaderos valores de declinación.070 0.0 95.346 36 1.041 1.993 0 0 0 Tasas Np 0 43988 86420 127352 166836 204924 241666 277108 311297 344278 376092 406781 436385 464942 492489 519063 544696 569424 593277 616286 638482 659893 680547 680547 680547 680547 WC 0.000 1. Excel cuenta con una herramienta que nos permite definir tantos escenarios como sea necesario y luego resumirlos en una tabla sumario que nos permite ver los cambios en la hoja de cálculo según los cambios en cada celda parte del escenario.000 3.090 0.3 8.3 2. es una condición de nuestra hoja de cálculo en un momento específico. Vamos a suponer que los principales valores de incertidumbre.147 570.000 4.0 Oil Rate (STB/D) TOTALES: Decl: Qoi: Meses 23 OIL AGUA 726.200 1.063 0.

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TOTALES: Decl: Qoi:

Meses 23

OIL AGUA 726,147 570,818 0.0360 0.0100 1500 0 Caso Base

RGP 58 80 Tasas

Número Acumulado de Meses Petróleo

Tasa inicial Petróelo

Declinación Agua

El primer paso consiste en definir cuál será el escenario básico o principal, que en nuestro caso corresponde a los valores actuales de los parámetros (Qoi = 1500, Dw = 0.0100). En el menú Tools (Herramientas), está la opción scenarios (Escenarios):

Que abre una ventana con las opciones necesarias para el manejo de los escenarios:

Las opciones que tiene esta ventana son:

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Show (Mostrar): Selecciona el escenario escogido en el recuadro situado a la izquierda Close (Cerrar): Cierra la ventana actual de los escenarios Add (Añadir): Permite agregar un nuevo escenario para la hoja de cálculo Delete (Borrar): Borrar un escenario previamente definido Edit (Editar): Modifica un escenario previamente creado Merge (Unir): Permite importar escenarios de otra hoja de cálculo Summary (Sumario): Genera una hoja adicional en el libro con un resumen de los escenarios creados

Veremos estas opciones en detalle mientras creamos escenarios para nuestra hoja de cálculo. Como primer paso, vamos a crear un escenario con los valores actuales de loas parámetros Qoi y Dw. Para ello añadimos un nuevo escenario en la ventana mostrada anteriormente:

Esta ventana nos permite definir el escenario, colocándole un nombre (Scenario name) y detallando las celdas en las que puede variar el valor (Changing cells). Para este ejemplo colocaremos como nombre EscenarioBase, a fin de tener un punto de comparación inicial, indicando los valores mostrados en la hoja en las celdas que queremos cambiar. A manera de ejemplo, variaremos los factores de ajuste de los parámetros Qoi y Dw (celdas D6 y E5 del archivo de ejemplo). Esta ventana permite, además colocar un pequeño comentario explicativo el caso y también establecer las opciones de protección, las cuales funcionan si la página está protegida, no serán usadas en este ejemplo.

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Señalamos esas celdas en esta ventana, y al aceptar, Excel mostrará otra ventana en la que nos permite especificar los valores a emplear en este escenario. Usaremos los valores iniciales, los cuales son mostrados en esta ventana:

Las opciones permiten aceptar estos valores, cancelar la entrada de ellos, o agregar un nuevo escenario. De momento, aceptaremos para confirmar este escenario. De la misma manera, crearemos otros escenarios, uno pesimista y uno optimista respecto a estos valores. Para el primero, usaremos una tasa inicial de petróleo de 1000 bls/d y una declinación de agua de 0.02 bls/d/m, es decir el doble del valor actual. Para el caso optimista, usaremos una tasa inicial de 1700 bls/d y una declinación de 0.002 bls/d/m: Cada uno de estos escenarios nos da una visión diferente del caso en estudio:

Para ver un sumario de los casos creados, podemos hacer uso de la opción de Resumen que posee esta herramienta (Summary), la cual crea una hoja de cálculo adicional que contiene la información solicitada:

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0020 58 1. los resultados obtenidos en cada caso para poder compararlos.257 437. base para la comparación Qoi=1000.818 $F$4 102 58 Notes: Current Values column represents values of changing cells at time Scenario Summary Report was created. es mediante una tabla dinámica de Excel: 42 . La segunda manera de reportar los resultados de los escenarios. Dw=0.467 570.280.280. Qoi=1700.147 $E$4 818.002 Escenario inicial. y las celdas a reportar. El primero de ellos muestra una hoja con la información detallada de cada escenario creado y los resultados obtenidos en cada caso: Scenario Summary Current Values: EscenarioBase EscenarioPesimista EscenarioOptimista Caso Optimista. Existen dos posibles reportes generados por esta herramienta: Un Sumario o resumen y un reporte de Tabla Pivote o Tabla Dinámica. 1000 0.0020 0. reportaremos aquellas celdas que muestran los acumulados de fluidos y el número de meses produciendo.414 726.467 102 En esta hoja se aprecia.369 35 1700 0.02 Changing Cells: $D$6 1700 1500 $E$5 0.0200 20 441. de manera sencilla.0100 Result Cells: $C$4 58 23 $D$4 1. Dw=0.414 818.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Esta ventana nos permite seleccionar el tipo de reporte que deseamos ver. El reporte tiene un formato que es automáticamente colocado por Excel y se ajusta al número de escenarios que hayamos creado. Changing cells for each scenario are highlighted in gray. Punto Caso Pesimista. En este ejemplo.

Esta última opción debe ser aplicada con cuidado ya que las celdas que cambian deben coincidir en ambos archivos. Editar (Edit) y Unir (Merge) permiten eliminar de nuestro trabajo el escenario seleccionado. El trabajo con escenarios permite que de una manera rápida se pueda establecer el impacto que tiene el cambio de una variable sobre los cálculos realizados en una hoja de cálculo. Por último. Es una herramienta de análisis de datos muy útil ya que se pueden estudiar diferentes casos con diferentes conjuntos de datos sin necesidad de tener que crear más hojas o nuevos archivos. como son Borrar (Delete).SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 En esta tabla es posible seleccionar la información que se desea ver. desplegando las listas que aparecen en los encabezados de las filas y columnas de esta tabla. Finalmente. es decir si creamos un escenario que modifique la celda D6. En un par de pasos. se puede tener el análisis completo de una información. y ver la evolución de los cambios generados por los escenarios. las otras opciones de esta herramienta. 43 . el sumario permite crear una manera completa de ver todos los casos y su impacto sobre los resultados. modificar alguno de los valores o el nombre del escenario e importar escenario desde otro archivo. el escenario a importar también debe tener esta celda como variable.

en una hoja de cálculo sea necesario sólo ver el resultado total de una tabla. tener también un reporte de totales parciales. sin necesidad de buscarla por toda la tabla (o tablas). incluso las opciones establecidas para la impresión. asignamos un nombre a lo que vemos en el monitor en ese momento: la posición de la hoja de cálculo. si hay filas o columnas ocultas. presentaremos un ejemplo práctico de las Vistas Personalizadas. sin incluir mayor información. Al crear una vista personalizada. Una Vista Personalizada nos permite tener rápido acceso a cierta información de nuestra hoja de cálculo.xls): 44 . por ejemplo se puede tener un reporte general de todos los datos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Vistas Personalizadas (Views) Una vista personalizada es una manera de ver la información definida por el usuario. ocultando el resto de la información. en los cuales se ha ocultado los detalles y una vista de los totales globales. otra vista sería precisamente la de los resultados parciales. usando vistas generar diferentes reportes de una misma hoja de datos. Por ejemplo. Una última vista incluiría toda la información de la tabla. A continuación. detallando la información. empleando para ello una hoja de cálculo que representa una Tabla de Potencial (Escenarios Vistas y Reportes. sin tomar en cuenta resultados parciales ni los datos de la tabla. Es posible.

Para ello. las características de impresión y las características de filtro y ocultamiento de columnas y filas. A la derecha. cuatro botones nos permiten el manejo de las vistas: - Show (Mostrar): Muestra la vista seleccionada Close (Cerrar): Cierra esta ventan sin cambios Add (Agregar): Permite agregar una nueva vista Delete (Borrar): Borra la vista que esté seleccionada Al agregar una nueva vista. un espacio donde estarán listadas todas las vistas que se hagan. la dirección del papel. 45 . tenemos que asignarle un nombre único y establecer las opciones: Las opciones presentes permiten guardar junto con esta vista. Para cada vista creada es posible definir como se va a imprimir. el área de impresión. que impresora y sobre todo. el primer paso es seleccionar la vista desde la primera celda (A1) y seleccionar la opción de Vistas Personalizadas desde el menú View/Custom Views: Con lo que aparece una ventana que nos permite manejarlas: En esta ventana tenemos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 La primera Vista a generar sería la vista básica o normal con la tabla sin modificación alguna. a la izquierda.

vamos ocultando la información de los pozos. omitiendo el detalle de cada cluster en este caso. no es necesario ocultar ninguna fila. dejando visible únicamente los subtotales y procedemos a crear otra vista (Vista Subtotales) 46 . permite que se mantengan esas características en la vista. herramienta. y procedemos a crear la vista como ya fue explicado anteriormente (Vista Totales Final): Antes de usar estas vistas. Para ello. la opción Hidden rows. ya que esta vista será referencial para observar cambios en los totales. los totales del campo que aparecen al final de los datos. o se tiene algún filtro activo.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Si para crear la vista se han ocultado filas o columnas. Si la opción está desactivada. la vista las ignorará y no las tomará en cuenta cuando sea llamada. crearemos otras para que se vea la utilidad de esta Una tercera vista a crear corresponde a sólo los subtotales. Para crearla nos ubicamos en la celda de la tabla que nos permita ver el final. columns and filter settings (Filas o columnas ocultas y filtros). La segunda vista a crear es sólo para mostrar el final de la tabla.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Aprovechando la actual condición de la hoja de cálculo. sólo hay que seleccionarla. cada vez que se necesite cambiar de una vista a la otra. en la ventana de Vistas Personalizadas y elegir la opción “Show”: 47 . dejando ver únicamente el potencial optimizado (Vista Potencial Optimizado Subtotales): Ahora. ocultaremos algunas columnas y crearemos otra vista.

nos permiten ir a cualquier parte de la hoja que tengamos previamente especificada. El siguiente ejemplo permite ver únicamente las fórmulas y ocultar la barra de ingreso de fórmulas (Vista Seguimiento Fórmulas): Las vistas tienen grandes utilidades. Otras opciones que son almacenadas con las vistas corresponden a los que se desea ver: valores o fórmulas en la hoja de cálculo. 48 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Esto nos lleva a la situación de la hoja en la cual fue creada la vista. las cuales corresponden a aquellas que aparecen en la opción View (Vista) de la ventana de opciones de Excel. como cuando se crea un filtro. la barra de fórmulas y otras opciones. es decir. y sirven de base para la creación de reportes. mostrando las filas y columnas que estuviesen visibles al momento de crear la vista. permiten guardar la configuración de líneas o columnas ocultas.

También maneja opciones de escenarios en combinación con las vistas.xla). Los reportes corresponden a vistas específicas de una tabla de datos que se han creado como fue indicado en el punto anterior. como su nombre lo indica. Vistas y Reportes. basándonos en las vistas creadas en el punto anterior en la hoja de cálculo de ejemplo (Escenarios. Esta herramienta se activa desde el menú View (Vista): El manejador de reportes presenta una ventana con las opciones de adición. generar. Usaremos ambas en esta explicación. Es necesario contar con vistas personalizadas ya creadas antes de activar esta herramienta. mantener e imprimir reportes creados en Excel. Es necesario advertir que esta herramienta no es instalada por defecto por Excel.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Manejador de Reportes (Report Manager) El manejador de reportes es una herramienta que permite. hay que instalar un complemento (Reports. edición.xls). borrado e impresión de las vistas: Las opciones presentes son: - Print (Imprimir): Permite imprimir el reporte/vista seleccionado Close (Cerrar): Cierra la ventana del manejador de reportes sin efectuar cambios Add (Añadir): Crea un nuevo reporte basado en las vistas y escenarios disponibles Edit (Editar): Modifica las opciones de un reporte previamente creado 49 .

50 . escogiendo la hoja de cálculo a la que refiere la vista (Sheet). se han creado algunos escenarios que modifican los valores de RPM en la parte de Potencial Optimizado y los valores de Potencial de Yacimiento: Para proceder a crear un reporte.SINCOR Delete (Borrar): Elimina de la hoja de cálculo un reporte Help (Ayuda): Muestra la ayuda sobre esta herramienta Curso Avanzado Excel 2003 Como primer paso agregaremos un reporte. la vista (View) y el escenario a aplicar (Scenario). Al escoger estas opciones y presionar el botón de adición (Add). hay que añadirlo desde la ventana del manejador: Esta ventana permite ir agregando vistas al reporte. se crea una nueva sección del reporte. En esta hoja de ejemplo.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Un reporte puede tener tantas secciones como se desee. ya que al momento de imprimir. Agregaremos. ya es creado y almacenado en la hoja de cálculo: Es necesario tener establecidas las opciones de impresión de cada sección del reporte. Esto mostrará cuatro secciones en la parte inferior de la ventana (“Sections in this report”): A su derecha aparecen tres botones que permiten manejar las secciones dentro de un reporte. no permite la modificación de ningún parámetro de impresión. Al aceptar esta configuración del reporte. sin especificar el escenario. Windows™ Cualquier reporte se imprimirá en la impresora activa de 51 . para este ejemplo. y para imprimirlas se puede tener la opción de que la numeración de páginas sea secuencial o se reinicie en cada sección. la vista “Potencial Optimizado Subtotales”. “Pump+10%” y “Res+10%”. y la vista de “Subtotales” con los escenarios: “EscenarioNormal”. ni la impresora. usando la hoja “Potencial”. modificando el orden en el que serán impresas o eliminando alguna del reporte. el manejador sólo preguntará cuantas copias se desean hacer.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Los reportes nos permiten tener una manera rápida y eficiente de imprimir diferentes vistas de una misma hoja de cálculo. aparecen las tres impresiones con las características que habíamos escogido para ellas. con sólo imprimir un reporte. 52 . Es posible presentar sólo los totales a la gerencia. sin tener que estar modificando las opciones o presentaciones cada vez que sea necesario. los subtotales a un equipo de trabajo y el detalle de los datos para el seguimiento de información.

como es SQL (Structured Query Language). Si bien la base de datos de manejo. además trabajan con un lenguaje de programación específico para ellas.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Conexión con Datos Externos (Import External Data) Gran parte de la información que se maneja a diario. La extracción de información de una base de datos se realiza a través de una “Consulta”. el Asistente nos permite ir creando de manera muy sencilla esta consulta. control y mantenimiento de información de producción OFM. Este punto del curso no pretende ahondar en el manejo de Bases de Datos ni de SQL. sólo intentará mostrar de qué manera es posible extraer información específica desde una base externa a Excel. el cual es muy eficiente. por lo que puede ser leído directamente con otras herramientas del paquete Office. Microsoft™ ha desarrollado una herramienta que permite la conexión de Excel con otras bases de datos a fin de extraer de ellas información en forma de tablas. Las bases de datos externas resultan mucho más eficientes que Excel si se manejan grandes volúmenes de información. Para ello. tiene su propia interfaz de visualización. La primera ventana que se nos muestra permite seleccionar el tipo de Base de Datos de la que se quiere extraer la información. proviene de bases de datos externas a Excel. En este caso específico se debe seleccionar la opción: MSAccess Database*: 53 . es útil saber que su estructura corresponde a una Base de Datos de Access. ya que permiten manejar mayor número de datos que una hoja de Excel. La herramienta se activa desde el menú Data/Import External Data/New Database Query Esto abre el Asistente de Bases de Datos que nos guía durante el proceso. se empleará una Base de Datos en MSAccess™ de uso bastante extendido: OFM.

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Muchas de las opciones de esta ventana sirven para configurar la manera en la que se leerá la información. Para este ejemplo – y para cualquier conexión con Access – estas opciones no serán tomadas en cuenta. o para definir el tipo de base de dato o de manejador que se debe emplear. aparece una ventana en la que se debe indicar la dirección del archivo que queremos conectar: Una vez abierto el archivo. el programa muestra una ventana con dos espacios de selección. Al seleccionar la opción. En el de la izquierda mostrará todas las “Tablas” existente en la Base de Datos: 54 .

En nuestro caso. los siguientes campos. las Vistas (Views). usaremos únicamente las tablas en la base de datos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Esta ventana puede mostrar adicionalmente a las Tablas (Tables). la Tabla se llama “WELL_TESTS” que contiene. De ellas seleccionaremos una de la cual extraeremos información. lo que muestra otra ventana donde se puede seleccionar lo que se desea: Para el ejemplo que nos atañe. Para activar alguna de estas opciones. las Tablas del Sistema (System Tables) y los Sinónimos (Synonyms) que son referencias a otras tablas cuando se trabaja con bases de Datos multiusuarios. Definiremos el ejemplo como búsqueda de información de pruebas de un Cluster específico (JB) durante el presente año. entre otros. los cuales seleccionaremos : 55 . se presiona el botón “Options…” en la parte inferior de la ventana activa. ordenado por pozo y por fechas. Al trabajar con tablas de Bases de Datos de esta manera es necesario conocer los nombres de las Tablas y de los campos en ellas. a fin de extraer la información que realmente queremos y no otra cuyos nombres en la base de datos sea similar.

Recordemos que queremos ver los pozos del Cluster JB cuyas pruebas han sido realizadas durante el año 2005. será el mismo orden en el que aparecerán en Excel cuando finalicemos el proceso: El siguiente paso del Asistente nos permite filtrar la información que queremos extraer. que el orden en el que se seleccionen los campos. Ya que no tenemos el campo Cluster en esta base de datos.SINCOR WELLNAME: DATE EHO_RATE WATER_RATE GAS_RATE DILUENT_RATE PI PUMP_EFFICIENC DURATION Nombre del Pozo Fecha de la prueba Tasa de producción de crudo Tasa de producción de agua Tasa de producción de gas Tasa de inyección de diluente Índice de Productividad del pozo Eficiencia de la bomba Tiempo de la prueba Curso Avanzado Excel 2003 Cabe destacarse. podemos indicarle al Asistente que queremos ver únicamente los pozos que comiencen con las letras JB 56 .

Es posible agregar hasta tres 57 . Las opciones de filtrado son: equals does not equal is greater than is greater than or equal to is less than is less than or equal to begins with does not begin with ends with does not end with contains does not contain like not like is Null is Not Null igual a no es igual a es mayor que es mayor o igual a es menor que es menor o igual a comienza con no comienza con termina con no termina con contiene no contiene es parecido a no es parecido es un valor Nulo no es un valor Nulo Para filtrar por fechas.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Existen varias opciones de filtrado según las necesidades particulares de cada caso. no seleccionando ningún filtro y el Asistente nos traería toda la información en la tabla. usaremos la condición de que sea mayor o igual al primero de enero del 2005. Por supuesto. este paso se puede ignorar. lo que deja la puerta abierta a que la consulta de datos se actualice periódicamente.

Es posible hacerlo por cada campo incluido en la consulta. especificando si se quiere de forma ascendente o descendente: Por último. o el operador de exclusión O (OR). el Asistente muestra. en su última pantalla. con lo que habrá que indicar la primera celda dónde debe ir la información. o se puede crear un 58 . las opciones para establecer qué se va a hacer con la consulta creada. El siguiente paso del Asistente corresponde a cómo se desea ordenar la información resultante. pueden estar unidas por el operador de conjunción Y (AND). Se puede importar los datos directamente a Excel.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 condiciones por cada campo incluido en la consulta de los datos y según el caso. se puede editar la consulta en el programa Microsoft Query ™ si se desea optimizar el proceso o conectar dos bases de datos para la extracción de información.

en las que se puede definir como se actualizará la información y si se deben mantener los formatos: 59 .SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 cubo OLAP que es una herramienta avanzada de análisis de bases de datos relacionales. El Asistente pregunta donde se desea poner la información: Los botones en la parte inferior nos permiten ver las propiedades de esta consulta(“Properties…”). El motivo de este proceso que hemos realizado es extraer información a Excel: Al presionar el botón “Finish” (Finalizar).

SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 El Botón “Edit Query…” (Editar Consulta). Al importar la data extraída a Excel. se nos muestra lo que habíamos solicitado: 60 . Cabe resaltar que para realizar consultas mas especificas se debe tener un conocimiento mínimo de Bases de Datos (MS Access). lo cual no es parte de este curso. Tablas y consultas. o en su defecto de lenguaje SQL. lleva la información que hemos creado al programa Microsoft Query ™ para que sea modificada o ajustada.

en cuyo caso debe eliminarse toda la tabla a fin de que desaparezca la conexión con la base de datos. Excel se conectará nuevamente con la base de datos y hará la consulta otra vez. Si alguna hoja de un archivo de Excel tiene una conexión a una base de datos.SINCOR Curso Avanzado Excel 2003 Ahora esta información puede ser actualizada cada vez que se desee. Abre el programa Microsoft Query Muestra las propiedades de la consulta Definir Parámetros de la consulta Actualizar la consulta seleccionada Cancelar la Actualización Actualizar todas las consultas en el libro de Excel Estatus de la actualización Al actualizar una consulta. 61 . si existen nuevos datos en la tabla que satisfagan la solicitud hecha. también serán incorporados a la tabla resultante. se activa la Barra de Herramientas “External Data”. se le puede agregar formato de tabla o puede ser eliminada. que permitirá manejar ese tipo de información: Las funciones de cada botón son: Editar la consulta. de esta manera.