Cahier des charges pour la sous-traitance en Assistance technique d’activités de planification pour les projets TRANSIT

APPROBATION ECRIT PAR : VERIFIE PAR :

Nom A. L. COMBRE S. BORDE

Visa

Date

APPROUVE PAR :

C. DE MEYER

CONFIDENTIALITE (confidentiel ou non confidentiel) :

NON CONFIDENTIEL

PROJET OU PRODUIT : PROJETS TRANSIT FRANCE

Réf. ALSTOM : planif-Transit process Fr-0907
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Cahier des charges pour la sous-traitance d’activités de planification pour les projets TRANSIT France

EVOLUTION DU DOCUMENT

Indice
A

Date
01/10/07

Raison
Méthodologie et outil de planification des Projets ALSTOM/TIS/SIF

SOM MAIRE

1 CONTEXTE GENERAL...........................................................................................................................................................4 2 DOMAINE D'APPLICATION..................................................................................................................................................4 3 PRESCRIPTIONS PARTICULIERES ....................................................................................................................................4 3.1 NORMES.............................................................................................................................................................................4 3.2 EXIGENCES NORMATIVES CEM ..............................................................................................................................................4 3.3 STANDARDS INTERNES............................................................................................................................................................4 3.4 PRESCRIPTIONS GÉNÉRALES DE SOUS-TRAITANCE..........................................................................................................................4 3.5 CONDITIONS D’ACCÈS, D’HYGIÈNE ET DE SÉCURITÉ.......................................................................................................................4 3.6 HABILITATION ELECTRIQUE :....................................................................................................................................................5 3.7 AUTRES PRESCRIPTIONS PARTICULIÈRES......................................................................................................................................5 4 SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES - LISTE DES FOURNITURES...................................................................................5 4.1 LISTE DES ÉLÉMENTS FOURNIS PAR ATIS...................................................................................................................................5 4.2 LISTE DES ÉLÉMENTS À FOURNIR PAR LE SOUS-TRAITANT................................................................................................................7 4.3 DÉLAIS...............................................................................................................................................................................9 4.4 DURÉE DE LA PRESTATION.......................................................................................................................................................9 4.5 CONTRÔLE DE LA PRESTATION..................................................................................................................................................9 4.6 COMPÉTENCES REQUISES........................................................................................................................................................9 5 MÉTHODES ET OUTILS.........................................................................................................................................................9 5.1 CONTRAINTES TECHNIQUES......................................................................................................................................................9 5.2 CONTRAINTES POUR LA DOCUMENTATION..................................................................................................................................10 5.3 CONTRAINTES D'ORGANISATION...............................................................................................................................................10 5.4 CONTRAINTES QUALITÉ.........................................................................................................................................................10 5.5 CONTRAINTES GÉNÉRALES.....................................................................................................................................................10 6 CONTACT TECHNIQUE......................................................................................................................................................10

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1

CONTEXTE GENERAL
ALSTOM Transport Information Solutions, Etablissement de Saint Ouen fait partie du Secteur Transport d’ALSTOM et appartient à la Ligne de Produit Information Solutions qui regroupe environ 3000 personnes à travers le Monde. L’établissement de St Ouen a en charge la conception, le développement, l’installation et la mise en service de produits et systèmes de signalisation ferroviaires pour des clients nationaux et internationaux. Il est certifié ISO 9001, version 2000.

2

DOMAINE D'APPLICATION

Le présent cahier des charges concerne les prestations de l’établissement et du suivi de planning de projets de signalisation au sein de l’entité Transit France d’ALSTOM Transport Information Solutions « Performance & Process Transit France » .

3

PRESCRIPTIONS PARTICULIERES

3.1 Normes
Celles applicables aux activités de gestion de projet et d’assurance qualité ISO 9001 en vigueur dans l’établissement ATIS site de Saint OUEN.

3.2 Exigences normatives CEM
NA

3.3 Standards internes
Les Guides de Rédaction (GR) et Procédures d’Assurance Qualité (PAQ) sont consultables chez ALSTOM Transport SA - Systèmes de Signalisation France (ATIS). Le responsable des travaux ATIS est chargé de la communication des documents utiles à la réalisation de la prestation. Dans le cadre d’une première période de prise de connaissance de l’existant, le sous-traitant devra acquérir la connaissance de : Les process Alstom Transport & Alstom TIS en vigueur, Les outils de gestion (planning/reporting/suivi)

3.4 Prescriptions générales de sous-traitance
Les conditions générales d’Achats de biens et/ou de services Alstom Transport SA ( Février 2005 ) sont applicables.

3.5 Conditions d’accès, d’hygiène et de sécurité
Le personnel du prestataire devant participer à la prestation doit impérativement se présenter, le jour du démarrage des travaux au service logistique de l'établissement pour recevoir les consignes.

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3.6 Habilitation Electrique :
Rappel de la norme C 18-50 :
Travaux BT Personnel concerné Non-électricien 0 Electricien Exécutant 1 Responsable électricien 2 Responsable de la consignation de l'installation Electrique C Hors Tension Au voisinage B0 B1 B2 B0V B1V B2V BR BR Interventions BT Travaux HT Hors Tension Au voisinage H0 H1 H2 H0V H1V H2V

BC

HC

Niveau d’Habilitation demandé pour la prestation objet de ce Cahier des Charges: Néant

3.7 Autres prescriptions particulières
NA

4

SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES - LISTE DES FOURNITURES

4.1 Liste des éléments fournis par ATIS
Les éléments disponibles chez ATIS sont: • Documents : process et projets • Outils de gestion de projet : planification, reporting, suivi de projet Le sous traitant, devra prendre connaissance du contexte de l’élaboration des plannings existants, c’est à dire prendre connaissance des éléments suivants : • • • Organisation, problématiques planning, définition avec l’équipe projet des besoins précis en planification Support aux intervenants des projets dans l’élaboration de planning de détail Collecte des informations de suivi et de consolidation :
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 Entre les interlocuteurs identifiés (Work package owner),  S’appuyant sur des fiches de suivi des tâches, des risques et des actions • Elaboration d’un planning TIS consolidé dont:  La gestion des interfaces et des approvisionnements,  La visibilité sur la logique de déroulement du projet : liens techniques, cycle en V (par exemple)  La fiabilité des données des plannings détaillés par rapport aux principaux jalons et visualisation du chemin critique  La consolidation d’un planning cohérent avec le workload Elaboration / Analyse des écarts entre le planning TIS et le planning contractuel ou macroscopique du projet et proposition d’actions correctives Reporting mensuel destiné à optimiser le pilotage du projet en interne ainsi qu’avec le client :  Le tableau de bord présentant l’avancement des principaux jalons, les points durs et les risques à surveiller, les actions correctives et préventives décidées et leur suivi (avec identification de leur impact en terme d’interface)  Le planning consolidé de pilotage du projet  Le planning destiné au client

• •

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4.2 Liste des éléments à fournir par le sous-traitant
L’objectif de la prestation est de formaliser / implémenter un processus standard de planification associé à un outil de planification de type EPM "Enterprise Project Management" ; ceci afin o De gérer au mieux les activités au niveau d’un projet (visibilité des jalons et ressources) o D’anticiper les conflits en prenant en compte la planification de multi-Projets ayant des activités et des ressources communes o De fournir un véritable outil d’aide à la décision pour les équipes. Les travaux à effectuer, par le sous traitant, sont les suivants : o Phase 1: Formalisation des processus de planification des Offres et des Projets:  la typologie des plannings

Etablir la typologie des plannings de TIS St-Ouen, en accord avec le processus de gestion de projet d’ALSTOM. Cette typologie devra s’articuler autour de plusieurs dimensions, comme la distinction Offres / Projets / R&D, le niveau souhaité (Offre, Work Package, synthèse Projet, livrables Client,...) et la solution déployée associée à la famille des projets URBALIS.  • • • la structuration des plannings

Etablir un standard pour mettre en place la WBS des projets à partir des notions majeures que sont : Le PBS : Product Breakdown Structure L’ABS : Activity Breakdown Structure (inclus le phasage) L’OBS : Organisational Breakdown Structure (interne ALSTOM)

Les niveaux standards de planification seront fixés et établis en fonction des typologies du planning. Une méthode construction de l’arborescence principale d’un projet devra également être décrite en accord avec les outils existants (Mercury, Adel ..). Les arborescences complémentaires types, nécessaires à la planification détaillée des activités pour les projets, devront également être établies selon la granularité associé à la typologie du planning. … Les jalons devront également être définis suivant la typologie du planning en particulier pour les niveaux Work Package, Sous-système, et Projet. Pour conclure le travail sur la structuration, le processus de mise en place, d’actualisation d’un projet ainsi que la définition des rôles et responsabilités des différents acteurs, sera décrit.  Les modèles de planning

Etablir les modèles de plannings à partir des plannings existants. Il s’agira dans un premier temps de déterminer la typologie des modèles, et les plannings qui seront utilisés comme tel.

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Il s’agira ensuite de rendre ces modèles opérationnels un utilisant une approche modulaire. Aussi, des modules types devront être établis afin d’être utilisés notamment et surtout lors de la construction des plannings d’offre, ou d’installation pour un projet.  Mise en place du planning Décrire le processus de mise en place d’un planning pour les offres, mais également pour le projet (à partir du planning d’offre) et pour les projets spécifiques de R&D, les problèmes de Délais (jalons) et de ressources seront pris en considération afin d’éviter tout conflit. De plus , un accent sera mis sur la gestion des interfaces entre les plannings de R&D et les plannings d’affaires (ou de futures affaires/ offres) ceci afin de prévenir des points de désaccord entre projets sur les jalons et les ressources ( bottle neck)  Suivi du planning et contrôle du projet Etablir le processus de suivi et de contrôle d’un projet incluant des « guide lines » ( ou check list ) pour permettre au planificateur de pouvoir optimiser son planning) Etablir également le processus de mise à jour particulier pour les plannings d’offres. (interface MERCURY) Il s’agira notamment de décrire précisément le cycle de mise à jour, et les différents documents de reporting associés à ce cycle de mise à jour. L’accent sera mis sur la standardisation du système de suivi des avancements, et du traitement des données ainsi que la mise en oeuvre une solution globale de control de planification multi-Projets . o Phase 2: Implémentation de l’outil de planification Configurer et implémenter l’outil de planification suivant les processus décrit plus haut. Implémenter l’outil et le process associé sur un projet pilote. Implémenter la mesure de l'avancement technique et les indicateurs de contrôles de projets (jalons tenus, activités , ressources …) Implémenter l’outil et le process associé sur un 2eme projet pilote. Implémenter la mesure de l'avancement technique, les indicateurs de contrôles de projet (jalons tenus, activités , ressources …) ainsi que les indicateurs de contrôle de planification multi-Projets. o Phase 3: Formation au process incluant l’outil de planification choisi Déploiement au sein de la population des Chefs de Projets et des responsables de Work Package, formations associées

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4.3 Délais
Le démarrage des travaux (T0) aura lieu, après accord de l’acheteur responsable, au plus tôt.

4.4 Durée de la prestation
La durée de la prestation est estimée à 6 mois soit 124 jours. Le démarrage des travaux (T0) aura lieu, après accord de l’acheteur responsable, à partir du T0 soit le 15/10/2007. La fin des travaux est fixée à ce jour au 11/04/08. Si une absence impérative supplémentaire a lieu, le nombre de jours de la prestation sera réduit pour que la fin de la prestation soit effectivement le Tfinal au soir.

4.5 Contrôle de la prestation
Le contrôle s’effectuera sur la qualité du travail fourni et le respect des délais pour la réalisation selon un planning à établir dès le premier jour de l’activité en accord avec le prestataire et son manager. Un premier bilan, en présence des responsables des travaux des 2 parties, sera réalisé 2 semaines après le démarrage de la prestation, si le résultat de ce bilan est insatisfaisant, la prestation sera interrompue immédiatement. En parallèle, le prestataire aura pour responsabilité d’alarmer les responsables des travaux des 2 parties dans le cas d’un déficit de données d’entrées, de disponibilité des principaux interlocuteurs projets ou de moyens techniques nécessaires à la bonne réalisation de sa mission.

4.6 Compétences requises
Les compétences suivantes sont requises : • • • • • • • Excellent relationnel Approche pragmatique de la planification Maîtrise des méthodes de planification – au minimum 3 années d’expérience en gestion de projet requises Expérience de projets multi-sites Expérience de projets comportant des systèmes complexes (problématiques matériel & logiciel) Maîtrise d’au moins un outil de planification type MS project, PSN, Primavera Langues : Français, Anglais

5

MÉTHODES ET OUTILS

5.1 Contraintes techniques
Le prestataire devra se conformer aux contraintes en vigueur au sein de P&P Transit France et des projets pour lesquels il interviendra
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5.2 Contraintes pour la documentation
Les documents fournis seront réalisés au format en vigueur chez ATIS conformément aux GR.

5.3 Contraintes d'organisation
La prestation est de type assistance technique. Elle aura lieu dans les locaux de ATIS à Saint-Ouen (93). Chaque semaine, le prestataire communique au responsable des travaux, un rapport d’avancement de ses activités sous la forme en vigueur chez ATIS (à se procurer auprès du responsable des travaux).

5.4 Contraintes qualité
Les documents produits et la prestation du sous traitant doivent permettre à ATIS de procéder aisément, à des modifications ultérieures.

5.5 Contraintes générales
Le sous-traitant se doit d’informer ATIS chaque fois qu’il détecte une anomalie, une incomplétude ou une impossibilité dans la documentation d’entrée. Il en est de même lorsqu’une autre solution que celle proposée par ATIS est susceptible d’améliorer les performances.

6

CONTACT TECHNIQUE
A.L. COMBRE ALSTOM Transport SA Systèmes de Signalisation France 33, rue des Bateliers B.P 165 93404 Saint-Ouen cedex Téléphone : 01.40.10.60 16 e-mail : anne-laure.combre@transport.alstom.com

Le responsable des travaux est :

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