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MTODOS DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVOLOGIA METODOS DE ARQUIVAMENTO


Prof. Antonio Victor Boto

2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO DIRETO que vai direto ao documento INDIRETO - que necessita consulta por algum mtodo de pesquisa (fichrio, tabela ou ndice). Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, DATA, ASSUNTO.

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BSICOS Alfabtico o mais simples, rpido, sistema direto. Vantagens: rpido, direto, fcil e barato. Desvantagens: erros de arquivamento, cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

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1) Nomes prprios comuns considera-se o ltimo sobrenome seguido de vrgula aps o pr-nome (penltimo sobrenome em letra maiscula ou no) Ex: Luis Antonio Souza SOUZA, Luis Antonio 2 Carmen Ribeiro RIBEIRO, Carmen 1 OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecer a ordem dos pr-nomes. Ex: Arnaldo Gomes GOMES, Arnaldo 1 Pedro Gomes GOMES, Pedro 2

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2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por um hfen, no se separam. Ex: Oswlado Monte Negro MONTE NEGRO, Oswaldo Heitor Villa-Lobos VILLA-LOBOS, Heitor 3) Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e SO, no se separam. Ex: Clarisse Santo Cristo SANTO CRISTO, Clarisse

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4) As iniciais derivadas dos pr-nomes precedem classificao de sobrenomes iguais. Ex: C. SANTORO SANTORO, C. 1 Claudia Santoro SANTORO, Claudia. 2 5) Os artigos e preposies como: a, o, os , as, e, de, da, do, d, no so considerados parte integrante do sobrenome. Ex: Lucia dAguiar AGUIAR, Lucia d Jonas de Lucas LUCAS, Jonas de

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6) As partculas de sobrenomes estrangeiros, podem ou no ser consideradas, o mais comum considera-las parte integrante quando em maiscula. Ex: Pepino di Capri CAPRI, Pepino di Margareth OBrien OBRIEN, Margareth 7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordem alfabtica. Ex: Manuel da Silva Junior SILVA JUNIOR, Manuel da Mauro Gonalves Filho GONALVES FILHO, Mauro OBS: o grau de parentesco s poder ser considerado na ordenao alfabtica quando servir de elemento de distino Ex: Jose Vieira Filho VIEIRA FILHO, Jose 1 Jose Vieira Neto VIEIRA NETO, Jose 2

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8) Os ttulos no so considerados, so colocados aps o nome completo entre parnteses. Ex: Dr. Fernando Figueira FIGUEIRA, Fernando (Dr) General Nelson Teixiera TEIXEIRA, Nelson (General) 9) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome que corresponde famlia do pai. Ex: Jose Oviedo Y Baos OVIEDO Y BAOS, Jose Francisco de Pea de Mello PEA DE MELLO, Francisco de

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10) Os nomes orientais no se alteram. Ex: Farah Diva Ho Tai Che 11) As firmas, empresas, instituies e rgos governamentais, no se alteram. Quando so precedidas de artigos ou preposies so colocados no final entre parnteses. Ex: O Planeta Dirio PLANETA DIRIO (O) Companhia Vale Do Rio Doce COMPANHIA VALE DO RIO DOCE

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12) Congressos, Seminrios, Conferncias, no se alteram, a no ser por um pequeno detalhe, os nmeros que os compem aparecem no final entre parnteses. Seguidos dos nomes dos lugares em que acontecem e as datas. Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em So Paulo 1973. CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SO PAULO, 1973 Quinta Reunio sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande do Sul. REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO GRANDE DO SUL, 1980

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Geogrfico
O sistema direto e utilizado quando o elemento a se considerar a PROCEDNCIA ou LOCAL. As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes dos nomes dos estados.
EX:

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ESTADO AMAZONAS AMAZONAS RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO SO PAULO SO PAULO CIDADE MANAUS (CAPITAL) ITACOTIARA RIO DE JANEIRO (CAP.) CAMPOS SO PAULO (CAPITAL) LORENA CORRESPONDENTE SOBREIRA, LUIZA SANTOS, ANTONIO J. RODRIGUES, ISA ALMEIDA, JOSE DE CORREA, GILSON SILVA, ALBERTO

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CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE CAMPOS RIO DE JANEIRO SOBREIRA, LUIZA ITACOATIARA AMAZONAS SANTOS, ANTONIO J. LORENA SO PAULO RODRIGUES, ISA MANAUS (CAP.) AMAZONAS ALMEIDA, JOSE DE RIO DE JANEIRO (CAP.) RIO DE JANEIRO CORREA, GILSON SO PAULO (CAP.) SO PAULO SILVA, ALBERTO

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Nesse caso no h necessidade do emprego de divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pelas cidades. imprescindvel porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois h cidades com o mesmo nome em estados diferentes. Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) Silva, Jackson BRASILIA (MINAS GERAIS) Leite, Edson ITABAIANA (PARAIBA) Santos, Therezinha ITABAIANA (SERGIPE) Souza, Lourdes da Costa e Vantagens: direto e de fcil manuseio Desvantagens: exige duas classificaes, local e nome do correspondente

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Numricos So mtodos indiretos, pois h que se consultar ndices alfabticos para fornecer o numero sob o qual o documento ou a pasta foram arquivados. A numerao obedece ordem seqencial, recaindo a escolha sobre os seguintes mtodos: SIMPLES, CRONOLGICO, DGITO-TERMINAL.

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1) Simples Atribuio de um nmero a cada cliente ou correspondente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo ordem de entrada, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica, j que o mtodo exige ndice alfabtico remissivo. OBS: correspondentes eventuais tero sua documentao numa pasta chamada miscelnea, que dever conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma srie a parte, podendo sua numerao corresponde a critrios distintos.

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2) Cronolgico Mtodo adotado em quase todas as reparties publicas, alem da ordem numrica, observa-se a data. Numera-se o documento e no a pasta, devendo ser preparados ndices auxiliares para facilitar a recuperao do documento. Quando se anula um registro, s se aproveita o nmero quando for na mesma data. o nico mtodo que dispensa pastas miscelneas por causa de sua rigorosa ordem numrica. Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: mtodo indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.

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3) Dgito-terminal Surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos cuja principal identificao o nmero (INAMPS, INPS, companhias de seguros, hospitais e bancos). Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Ex: decompondo o nmero 829.319, temos: 82-93-19. o grupo 19 primrio (numero da gaveta), o 93 secundrio (numero da pasta) e o 82 tercirio (numero do documento). O arquivamento feito levando-se em considerao em primeiro lugar o grupo primrio e assim por diante.

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NUMERICO SIMPLES 56.212 86.212 94.217 218.703 672.789 972.689 DIGITO TERMINAL 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

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Assuntos ou Ideogrficos Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de assuntos. No existe esquemas de classificao de assuntos como na Biblioteconomia como o CDD Classificao Decimal de Dewey e CDU Classificao Decimal Universal. Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser agrupados em ttulos principais e subdivididos em ttulos especficos, parindo-se sempre dos termos gerais para os particulares.

Vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento; expanso equilibrada do arquivo em trs grandes grupos; distribuio eqitativa do trabalho entre os arquivistas. Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio dos documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura.

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Alfabticos Dicionrio Mtodo alfabtico simples, obedecendo seqncia de letras. Ex: CURSO DE DOUTORADO CURSO DE ESPECIALIZAO CURSO DE FORMAO CURSO DE MESTRADO CURSO DE PS-GRADUAO EXPOSIES DE PUBLICAES IMPRESSO DE LIVROS IMPRESSO DE PERIDICOS PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAO PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA

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Enciclopdico Assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Ex: CURSOS Especializao Cincia da Informao Ps-graduao Doutorado PESQUISAS Administrao Cincia Poltica Economia Custo de vida Desenvolvimento econmico Psicologia Aplicada educao Aplicada ao trabalho

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Numricos indispensvel a elaborao de um ndice remissivo. Duplex A documentao dividida em classes partindo-se do geral para a espcie e desta para a mincia. Ex: 1. Pesquisas 2. Cursos 3. Publicaes 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Administrao 1-1-1 Empresa Privada 1-1-2 Empresa Publica 1-2 Cincia Poltica 1-3 Desenvolvimento econmico 1-3-1 Custo de vida 1-3-1-1 Rio de Janeiro 1-3-1-2 So Paulo

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Decimal

Baseado no sistema de Melvil Dewey e hoje universalmente conhecido, utilizando uma tabela de 1000 assuntos e um ndice que permite sua rpida localizao.

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Ex: CLASSES 0 OBRAS GERAIS 1 FILOSOFIA 2 RELIGIAO 3 CIENCIAS SOCIAI S 4 FILOLOGIA 5 CIENCIAS PURAS 6 CIENCIAS APLICADAS 7 BELAS ARTES 8 LITERATURA 9 HISTORIA E GEOGRAFIA SUBDIVISO DA CLASSE 6 600 CIENCIAS APLICADAS 610 MEDICINA 620 ENGENHARIA 630 AGRICULTURA 640 CIENCIAS E ARTES DOMESTIC 650 SERVIOS GERENCIAIS 660 INDUSTRIAS QUIMICAS 670 MANUFATURAS 680 MANUFATURA-MISCELANEA 690 CONTRUO

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A TCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS 000 ADMINISTRAO GERAL 100 PESQUISAS 110 111 112 PSICOLOGIA APLICADA AO TRABALHO APLICADA A EDUCAO

140 ECONOMIA 141 142 142.1 142.2 142.2.1 142.2.2 142.2.2.1 142.2.2.2 142.2.2.3 142.2.2.3.1 142.2.2.3.2

DESENVOLVIMENTO ECONOMICO CUSTO DE VIDA RIO DE JANEIRO SO PAULO CAPITAL INTERIOR CAAPAVA SO JOSE DOS CAMPOS LORENA AREA URBANA AREA RURAL

SUBDIVISO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISO 610 MEDICINA 616 CLINICA MEDICA 611 ANATOMIA 616.1 CARDIOLOGIA 612 FISIOLOGIA HUMANA 616.2 SISTEMA RESPIRATRIO 613 HIGIENE PESSOAL 616.3 SISTEMA DIGESTIVO 614 SAUDE PUBLICA 616.4 SISTEMA ENDOCRINO 615 TERAPEUTICA 616.5 DERMATOLOGIA 616 CLINICA MEDICA 616.6 UROLOGIA 617 CIRURGIA 616.7 SISTEMA MUSCULAR 618 GINECOLOGIA 616.8 NEUROLOGIA 619 PEDIATRIA 616.9 DIVERSAS DOENAS

Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam retidos em grupos; os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria; expanso ilimitada para subdivises dos assuntos. Desvantagens: limitao de 10 nmeros para classificao; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio bem como preparo e muita ateno do arquivista.

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UNITERMO (INDEXAO COORDENADA)
0 1

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ARQUIVOLOGIA 2 3 4 44 54 5 6 16 36 7 77 97 8 9 19

Sua base a analogia


Fichas em ordem alfabtica 10 colunas em casa ficha (0 a 9) Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um nico termo

10 30

CINCIA DA INFORMAO 0 1 11 21 2 32 3 43 4 5 75 6 7 8 68 9

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PADRONIZADOS O mtodo mais conhecido o VARIADEX, o automtico e o soundex no tm aplicao nos arquivos brasileiros, o rneo e mnemnico so obsoletos. O Variadex utiliza a variante alfabtica introduzindo as cores como elementos auxiliares Ex: A-B-C-D-LARANJA E-F-G-H-AMARELO I-J-K-L-M-N-VERDE O-P-Q-AZUL R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA PEDRO CATUZI CATUZI, PEDRO LARANJA MARIO FELIX FELIX, MARIO AMARELO FLAT E CIA FLAT E CIA VERDE RUI BONALDO BONALDO, RUI AZUL GINO PRATI PRATI, GINO VIOLETA As cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial.

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ALFANUMRICO No considerado mtodo bsico nem padronizado, sua aplicao independe de equipamentos e acessrios especiais. Este mtodo trabalha com uma tabela construda com divises do alfabeto, previamente planejadas a critrio do profissional e numeradas em ordem crescente.

QUESTO 1

EXERCCIOS - MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Prof. Antonio Victor Boto

QUESTES 2 E 3

QUESTES 4 E 5

QUESTES 6 E 7

QUESTES 8 E 9

QUESTO 10

QUESTES 11 E 12

QUESTES 13 E 14

QUESTES 15 E 16

QUESTES 17, 18 e 19

QUESTES 20 E 21

QUESTES 22, 23 E 24

QUESTES 25, 26 E 27

QUESTES 28 E 29

QUESTES 30 E 31

QUESTES 32 E 33

QUESTES 34 E 35

QUESTES 36, 37 E 38

QUESTES 39, 40 E 41

QUESTES 42 E 43 GABARITO
1A 2B 3B 4D 5C 6A 7E 8A 9B 10 D 11 A 12 B 13 A 14 C 15 B 16 E 17 A 18 E 19 D 20 B 21 A 22 C 23 C E C C E 24 B 25 D 26 E 27 B 28 B 29 A 30 C 31 D 32 A 33 D 34 D 35 B 36 E 37 C 38 B 39 D 40 A 41 D 42 E 43 D