MANAGEMENT

Communication

russir un vnement 2.0

MES TRUCS POUR

BUZZ

Charg denseignement HEC, conseiller communication au sein du gouvernement, et galement organisateur du Hub Forum Paris (1), Vincent Ducrey nous prsente une approche intgre de lvnement.

ADAPTATION : LENTREPRISE

our russir un vnement, il faut dsormais tout penser lavance. A commencer par le choix de la date. Privilgiez les mardis et les jeudis pour fdrer une audience professionnelle, vitez la rentre scolaire, les vacances et le mois de dcembre Un vnement professionnel doit tre conu comme une vritable production avec un enchanement de squences cohrentes qui dbouchent sur un message clair et impactant. Afin de maximiser votre influence, il faut non seulement matriser toutes les ficelles de lvnementiel, mais aussi les secrets des relais sur internet. Avec lavnement des mdias et du web2.0, la ralisation dune stratgie de buzz en amont de votre vnement et un travail dinfluence en aval sont devenus incontournables. Rien ne doit tre laiss au hasard. Il faudra aussi casser les codes des vnements professionnels statiques, o lon reste assis toute la journe couter des interventions monocordes.

Avant

Faites monter le buzz

Vous pouvez utiliser plusieurs relais web 2.0. Pour commencer, un mini-site vnementiel ddi permet de prsenter correctement le pourquoi et le comment de votre vnement. Bien rfrenc, ce site peut drainer un trafic qualifi et tre le rceptacle de vos autres oprations de communication en ligne. Deuxime relais important, Twitter. Les comptes Twitter vnementiels se gnralisent car ils permettent dinformer vos
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LEntreprise septembre 2011 N 303

PHOTO : DR

peu coteux, permettent ceux qui nont pu se dplacer de participer en direct lvnement.

Des services, dsormais

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participants potentiels de lvolution et de la prparation de lvnement (internautes et blogueurs apprcient particulirement ce ct making-of ). Le compte Twitter du World Economic Forum de Davos (http://twitter.com/davos) est un bon cas dcole. Au-del de lvnement organis tous les ans en janvier, le compte est trs vivant et propose un grand nombre de mises jour et dinformations lanne. Un espace photo sur les sites spcialiss comme Picasa ou Flickr et un espace vido Youtube ou Dailymotion permettent de rfrencer et de mettre en avant les ditions prcdentes. Ces outils peuvent en outre renforcer la confiance des futurs participants grce aux photos des intervenants et une vido de teasing de la nouvelle dition. Sous rserve, pour bien capter lattention, de ne pas dpasser 3 minutes Toujours pour faire monter le buzz, les espaces de mobilisation sur les rseaux sociaux comme Facebook, Linkedin ou Viadeo sont loccasion de fdrer vos contacts autour de votre vnement. Votre page ddie doit tre alimente par des photos, des vidos, et encourager la participation des fans durant toute la prparation de lvnement : photos de maquettes de scne, photos dintervenants, teasing produits, questions ouvertes Tout est bon pour encourager linteraction en ligne! Autre relais de communication, de plus en plus tendance, lapplication mobile. Elle permet vos futurs participants de sinformer et de consulter des contenus multimdias en toute mobilit. Et le prix de production a fortement chut : aujourdhui, on peut avoir son application mobile pour un vnement pour moins de 2000euros. Enfin, loutil de-mailing, plus traditionnel, reste le point central de la priode de prparation. Cest bien entendu un investissement prioritaire. Pour tre efficace, il vous faudra disposer dune base qualifie
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de contacts et dun e-mail court et percutant. Un suivi et des relances priodiques doivent permettre de transformer un maximum de contacts en participants.

LES PLUS QUI FONT LA DIFFRENCE

Pour que votre vnement laisse une trace, vous devez combiner au moins trois actions cls.

Pendant Dmultipliez limpact de votre vnement

Lors dun vnement, il y a toujours des imprvus. Vous devrez les grer au cas par cas de manire ractive. Aussi, pour pouvoir vous consacrer pleinement la gestion de ceux-ci, il est essentiel davoir dj balis la communication pendant lvnement. Celle-ci doit sarticuler autour de plusieurs lments. Le live tweeting , mot mot twit en direct , encouragera vos participants partager lvnement en direct sur Twitter. Un hashtag (#) ddi permettra vos participants de suivre le fil de discussion. Le live streaming sur votre site donnera la possibilit ceux qui nont pas pu faire le dplacement de suivre en direct lvnement en vido sur internet ou depuis leur mobile. Livestream ou Ustream proposent ce type de services pour des sommes raisonnables. Pensez aussi mettre disposition un dossier de presse tlchargeable, pour encourager la reprise par les mdias. Il doit inclure images haute dfinition, tmoignages et brochures produits ou services.

1. Une action dcouverte

Votre vnement doit permettre vos participants de dcouvrir quelque chose : une nouvelle ide, une nouvelle tendance, un nouveau service ou un nouveau produit.

2. Une action exprimentation

Vous devez donner vos participants la possibilit de tester ou exprimenter quelque chose, un nouveau service ou produit, par exemple.

3. Une action out of the box

Cest--dire un minivnement dans lvnement qui peut tre en dcalage, mais dont on se souviendra. Exemples : participer la cration dune uvre murale collective qui sera expose dans le hall de lentreprise ; demander aux participants de planter des arbres dans un champ de culture pour encourager le reboisement A vous de trouver lide, soyez innovant et ne limitez pas votre crativit mme dans un univers trs professionnel.

Aprs Capitalisez dans la dure

Pour ancrer votre vnement dans la dure, vous devez proposer en ligne les prsentations de vos intervenants, mais surtout les vidos des interventions. Chaque vido doit faire lobjet dun travail de rfrencement pour tre positionne correctement sur les moteurs de recherche et participer ainsi la dissmination des contenus . Enfin, noubliez pas de remercier intervenants et participants. Un bon moyen de le faire est de partager avec eux les meilleurs moments de lvnement en photos et vidos. Le web 2.0 enrichit vos vnements. Buzz en amont, interactions en direct avec les participants, vidos voir, revoir et partager autant dopportunits qui permettent aux entreprises dentrer dans lvnementiel nouvelle gnration.
(1) Le Hub Forum aura lieu les 6 et 7 octobre Paris. www.hubforum.org

ILLUSTRATION : CLMENTINE ROCOLLE/ISTOCK

EN SAVOIR PLUS Le Guide de linfluence (2010), Editions Eyrolles, Prix 2011 des sciences commerciales. www.guideinfluence.com

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