12 belles histoires

de systèmes d'information

2 ANAP

12 belles histoires
de systèmes d’information
Béatrice Falise-Mirat
Directrice associée, ANAP

BenjaMin leMoine
Chargé de projet, ANAP

PhiliPPe caZaBat PhiliPPe tran Phat
Consultants, ADS Consultants

4 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Préface

L’Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médicosociaux fédère les expériences et les compétences du GMSIH, de la MAINH et de la MEAH, auxquelles viennent s’ajouter des compétences complémentaires.
La loi Hôpital, Patients, Santé, Territoires lui confie la mission d’appuyer les établissements de santé et médico-sociaux afin d’améliorer leur performance. Pour atteindre cet objectif ambitieux, l’ANAP a bâti une méthodologie de travail dont une des règles d’or est la suivante : elle n’impose pas « par le haut » un modèle de performance théorique. Elle a au contraire pour ambition de repérer, susciter, capitaliser et diffuser les expériences des professionnels de terrain. Tel est précisément l’objectif de ce document de retour d’expériences, qui présente douze « belles histoires » d’équipes qui ont mis en musique des projets de systèmes d’information, avec succès. Sans présenter de recommandations officielles, sans caractère prescriptif, cette publication de l’ANAP émane des professionnels de terrain et a été rédigée pour les professionnels de terrain. Elle a pour ambition d’actionner un des leviers de la performance que l’ANAP a identifié pour concentrer son action : optimiser les investissements pour garantir l’impact futur de chaque dépense.

Christian anastasY Directeur général de l’ANAP

Résumé
Ce document présente 12 projets de système d’information menés avec succès dans les établissements de santé, qui concourent à l’amélioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre système de santé. Chacune de ces expériences remarquables est présentée selon le même canevas : rappel du contexte, objectifs du projet, moyens nécessaires pour sa mise en œuvre, retours d’expérience, gains qualitatifs et/ou quantitatifs. Les grands enseignements de cette publication sont autant de conditions de réussite des projets SI : - l’implication de tous, notamment les utilisateurs mais aussi les médecins - la détermination de la direction - la simplicité d’utilisation, la réponse à des besoins concrets - la communication autour du projet - les moyens pour réussir. Mots-clés SIH, système d’information, belle histoire, ville-hôpital, télé cardiologie, prescription, ambulatoire, PACS, télé radiologie, médicament, DPI, comptabilité analytique, garde administrative.

Summary
In this document, 12 case-studies of successful health information system projects are presented. All these projects aim at better work conditions, better care for patients and finally, an increased performance of the healthcare system. Each case study follows the same pattern: context, project objectives, means required for implementation, return of experience, qualitative and quantitative gains. A key message of these case studies is that successfully implemented IT projects are those that: - involve every relevant actor (users, doctors…) - are fully supported by the top management - answer basic and factual needs and are user-friendly - communicate widely about the project - have the relevant means for implementation. Keywords Health Information System, information system, success story, city-hospital, télé cardiology, prescription, ambulatory, PACS, télé radiology, medicine, cost accounting.

Contact : Benjamin LEMOINE Benjamin.lemoine@anap.fr

6 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Sommaire
Introduction ...................................................................................8 Centre hospitalier d’Arras

Projet ville hôpital ........................................................................10

Centre hospitalier universitaire de Caen Clinique Pasteur de Toulouse

Télésurveillance à domicile ..........................................................12

Informatisation de la production médicale ................................14

Centres hospitaliers de Dax et Mont-de-Marsan Centre hospitalier de Douai

Créer les fondations d’un SI prêt aux enjeux des territoires ........16

Ambulatoire : optimisation des processus de soins ..................18

Institut Gustave Roussy (IGR)

Réseau d’échange sécurisé d’images .........................................20

Centre hospitalier de Rouffach

Robotisation de la dispensation du médicament .......................22

Centre de rééducation fonctionnelle Sancellemoz Centre hospitalier universitaire de Tours

Informatisation du dossier patient .............................................24

Mise en place du PACS ..................................................................26

Centre hospitalier d’Ussel / Service des urgences Centre hospitalier de Valenciennes Centre hospitalier de Valenciennes

Projet d’informatisation des urgences ........................................28

Comptabilité analytique pour un management par pôle ..........30

Garde administrative ....................................................................32

Glossaire ......................................................................................34

7

Introduction
Le monde des systèmes d’information hospitaliers a enfin ses « Belles histoires » !
Alors que les projets de systèmes d’information dans le milieu hospitalier sont souvent décriés pour les difficultés qu’ils rencontrent, l’ANAP a souhaité faire connaître ceux qui sont menés à bien avec succès et qui concourent à l’amélioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre système de santé.

Ces projets couvrent volontairement des thèmes variés et innovants tels que : le déploiement d’une comptabilité analytique par pôle et par service pour une autonomie des pôles ; la robotisation de la dispensation médicamenteuse ; l’optimisation du circuit du patient en hospitalisation de jour ; la mise en place d’un suivi télé cardiologique à domicile ; l’interprétation des radiologies à distance... Les établissements qui ont porté ces projets n’ont pas tous été accompagnés par l’ANAP ou par les structures historiques qui la composent (MAINH, MEAH, GMSIH). Leurs expériences méritent cependant d’être mises en valeur : les équipes ont piloté ces projets et les ont déployés dans leur établissement, donnant lieu à des usages quotidiens par les professionnels tout en mesurant les gains qu’ils apportent aux patients, aux professionnels et à l’établissement. Pour identifier ces projets de nombreux acteurs ont été mobilisés : les agences régionales de l’hospitalisation, les fédérations d’établissements, les industriels du secteur… Sur plus de 60 projets ainsi identifiés, 16 ont donné lieu à une rencontre avec les professionnels impliqués et 12 ont été retenus, présentés dans ce livret. Bien que ces « Belles histoires » de projets de SIH couvrent des sujets très divers, la lecture de ces retours d’expérience permet d’identifier de nombreux points communs.

Ce sont les hommes qui font le projet
Les projets ont été pilotés par les utilisateurs, avec une forte impulsion de la Direction et en faisant intervenir toutes les parties prenantes – « … de la direction générale jusqu’aux aides soignants ». Notamment, les médecins – « groupe le plus influent » – ont fréquemment été placés au cœur de la démarche. Bien sûr, une maturité des équipes est souvent constatée : « l’outil doit arriver dans un terrain propice ».

8 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

L ’implication de la direction est totale dans le pilotage stratégique du projet
« Un projet de SIH est un projet organisationnel avant tout » qui redistribue des responsabilités et fait bouger les organisations. À ce titre, le support constant de la Direction apparaît systématiquement comme un élément indispensable à la réussite du projet : « le SI est un outil au service d’une politique ».

Le SI apporte une réponse pragmatique à un besoin
La simplicité et la facilité d’utilisation de la solution priment souvent. Les outils semblent mieux acceptés s’ils offrent du service et répondent à un besoin identifié par les professionnels. Pour de nombreux projets retenus, le déploiement d’outils proches des usages et montrant rapidement des résultats concrets est garant du succès. Une démarche de déploiement revient souvent : « provoquer d’abord l’envie puis le besoin » avec une attention particulière pour les personnes les plus réticentes.

L ’établissement communique autour du projet
La communication est fréquemment citée comme un élément facilitateur et indispensable au projet. Elle accompagne le changement tout comme la formation.

L ’établissement s’est donné les moyens de réussir
Pour réussir ces projets, les établissements n’ont pas hésité à mettre en œuvre les moyens nécessaires en mobilisant les équipes, « se dotant d’infrastructures dimensionnées au besoin avant le déploiement » comme en « acceptant une augmentation de son budget informatique ».

Et bien d’autres clés de succès à découvrir dans ce livret… Chacune de ces expériences remarquables est présentée selon le même canevas : un rappel du contexte, des objectifs et des moyens nécessaires précède les retours d’expérience ainsi que les gains qualitatifs et/ou quantitatifs obtenus dans le cadre de la mise en œuvre du projet, dans un souci de capitalisation et d’accompagnement des établissements pour sécuriser les investissements SI. En ce sens, ce document de retours d’expérience a pour ambition d’actionner un des leviers de la performance tel qu’identifié par l’ANAP et consacré à des « investissements efficaces » : optimiser les investissements des établissements pour garantir l’impact futur de chaque dépense.

9

1

Centre hospitalier d’Arras

Projet ville-hôpital

Améliorer la prise en charge des patients

Tisser une relation privilégiée avec les médecins libéraux pour le bénéfice du patient… comme de l’hôpital

ObjeCTIf

MOyenS

Partager l’information avec les médecins de ville
Le projet est né d’une volonté stratégique d’ouvrir l’hôpital sur son environnement, ouverture se manifestant jusque dans l’architecture du nouveau bâtiment. Par opposition à l’« hôpital silence », le CH d’Arras s’est notamment ouvert à la médecine de ville dès 2005.
Le contexte est favorable : depuis 2002, l’établissement développe un SIH complet générant de nombreuses informations médicales. L ’établissement vise le zéro papier par numérisation de l’ensemble du dossier patient : lettres de sortie, comptesrendus, images, résultats de biologie, etc. Le CH décide alors dès 2005 de faire profiter les médecins libéraux de l’ensemble du contenu disponible dans le SIH. Le CH, à l’extrême sud du département, a en effet une opportunité de développement à travailler avec le médecin de ville car il est situé entre zones urbaines très habitées au nord et zones plus clairsemées voire rurales au sud. À son entrée, il est demandé au patient s’il souhaite que son dossier soit partagé avec son ou ses médecins de ville. Il signe un consentement explicite et désigne nommément les médecins habilités. Si le médecin est dans le système, il reçoit un SMS lui notifiant l’hospitalisation de son patient. Dès lors, le médecin peut accéder à toutes les informations du dossier médical d’établissement de son patient et ainsi suivre son hospitalisation. Le médecin est informé via SMS ou message sécurisé de la sortie puis de toute nouvelle hospitalisation de son patient. La lettre de sortie sera bientôt transmise par messagerie sécurisée au médecin. À terme, le but est de disposer d’un véritable partage d’information dans les 2 sens : ville <-> hôpital. Aujourd’hui le médecin peut déjà partager ses observations via un onglet dans le dossier de l’hôpital.

Un portail d’accès qui fournit des services aux libéraux
Un portail Internet « ville-hôpital » permet aux médecins connus du système d’accéder à différents services.
Les médecins accèdent au portail via leur carte CPS habituelle et un mot de passe délivré par l’hôpital. Ils ont accès directement au dossier médical de leurs patients. Ils disposent également d’autres services : notification par SMS ou par mail sécurisé des informations d’entrée ou sortie de leurs patients.

Présentation de solution au médecin libéral.

Le but était de sécuriser la démarche (carte CPS) et de ne pas être intrusif vis-à-vis de l’équipement du médecin. Le succès de l’opération n’aurait pas été aussi important sans la communication réalisée auprès des médecins libéraux par la coordinatrice réseau ville hôpital, poste spécialement créé par l’établissement. Sa mission consiste à démontrer en temps réel l’intérêt du système aux médecins non encore inscrits. Elle fait la preuve par l’exemple en se connectant directement depuis le cabinet du médecin au portail de l’hôpital. Elle est immédiatement informée de toute nouvelle demande d’un patient pour un médecin non connu par l’établissement. Pour adhérer, le médecin signe alors une charte de bonne utilisation.

10 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Signature du consentement par le patient en hospitalisation de jour.

Le projet est né d’une volonté stratégique d’ouvrir l’hôpital sur son environnement, ouverture se manifestant jusque dans l’architecture du nouveau bâtiment.

ReTOuR d’exPéRIenCe
Une forte organisation a été mise en place dans l’établissement pour permettre ce fonctionnement : le bureau des entrées et les points d’admissions pour le consentement du patient ; le service informatique pour la gestion du portail et des droits d’accès ; la coordinatrice pour l’adhésion des patients et la gestion des chartes médecin. Le projet a fonctionné car il a été piloté par les utilisateurs avec une forte volonté impulsée par la Direction.

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier d’Arras (62) MCO, psychiatrie, moyen & long séjour : 1 118 lits et places SIH intégré depuis 2005 www.charras.fr

GAInS ObTenuS
Le nombre de patients envoyés par les médecins libéraux inscrits a augmenté de 10 %. Le nombre de médecins libéraux adhérents est passé de 233 en 2007 à 292 aujourd’hui pour 350 libéraux sur la zone couverte (soit 83 % de taux de pénétration). Les médecins de ville ont consulté en moyenne 4 000 pages de dossiers médicaux par mois en 2008. Une étude réalisée sur les patients âgés suivis en gérontologie avec ce dispositif a montré, en première approche et avec un suivi aigu en relation avec les médecins de ville, une réduction de la DMs en 1er séjour de 7 jours (de 10,1 à 2,6 jours) et de 1,5 jour ,5 en second séjour. Outre la fidélisation des médecins c’est aussi une nouvelle image de l’hôpital qui est donnée.

le PROjeT
Portail de services sécurisés aux médecins libéraux : accès au dossier patient et alertes aux médecins (SMS et/ou e-mails) Début du projet 2005, mise en œuvre en 6 mois Taux de recouvrement : 83 % des médecins libéraux en 3 ans

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP a travaillé sur le dossier du patient dans les hôpitaux et cliniques. Plus d’informations sur www.anap.fr Des outils sur la sécurité, la gestion des accès, l’interopérabilité et les réseaux ville-hôpital sont disponibles sur www.asipsante.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Portail Internet d’accès au dossier patient informatisé. Contrôle d’accès via CPS. Coordinatrice réseau ville-hôpital.

en SAvOIR PluS...
Natacha Bourdolle, Coordinatrice réseau ville-hôpital natacha.bourdolle@ch-arras.fr

« Ouvrir l’hôpital c’est l’intégrer dans son environnement pour le confort du patient et des professionnels. »

CENTRE HOSPITALIER D’ARRAS 11

2

Centre hospitalier universitaire de Caen

Télésurveillance à domicile

Suivre et éduquer les patients à distance

Améliorer la prise en charge de l’insuffisance cardiaque et réduire les ré-hospitalisations en Basse-Normandie

ObjeCTIf

Éduquer le patient à sa prise en charge
Dans une région à faible densité de population où le nombre de séjours pour maladie cardio-vasculaire chez les plus de 75 ans est le plus élevé de France, les cardiologues ont souhaité organiser la prise en charge de l’insuffisance cardiaque.
De là est née l’APRIC (Amélioration de la Prise en Charge de l’Insuffisance Cardiaque) dont le but est de simplifier le suivi de patients très dispersés et d’éviter les ré-hospitalisations inadéquates et coûteuses. C’est un directeur de CPAM qui est à l’origine du projet suite à un voyage d’études au Québec en 2006. Le service du Professeur Grollier du CHU de Caen y voit l’opportunité de reproduire un projet opérationnel. Le constat est que 54 % des hospitalisations pour décompression cardiaque seraient évitables pour peu que l’on réalise un suivi systématisé à la sortie de l’hôpital. Un projet de suivi systématisé des patients à domicile se met ainsi en place avec mise à disposition d’un terminal téléphonique, le Webiphone, qui permet d’assurer le suivi du patient et l’entraîne quotidiennement à son éducation thérapeutique.

Le patient, formé à l’utilisation du terminal, et dont le consentement libre et éclairé est recueilli, donne alors accord à son cardiologue et médecin traitant pour qu’ils accèdent aux informations recueillies via le terminal. Une évaluation est faite pour chaque patient au bout de 3 mois. Il ne s’agit pas d’un système d’urgence mais bien d’éviter les décompensations en conseillant, voire en déclenchant, des consultations avec le médecin traitant et/ou le cardiologue de ville.

MOyenS

Une technologie simple, un algorithme paramétrable à volonté
Ce qui a séduit les professionnels, c’est tout d’abord la robustesse du dispositif.
Seule une ligne téléphonique est nécessaire. Dans un département où l’ADSL est loin d’être la règle, c’est indispensable ! L ’ergonomie du terminal est simple : un écran tactile avec de grosses icones pour les réponses à saisir par le patient. Priorité à la simplicité pour un apprentissage minimum. Le système n’est pas contraignant : le patient y accède quand il le souhaite dans la journée. L ’interrogation du patient par le terminal se fait selon un cycle hebdomadaire : signes vitaux : lundi, mercredi, vendredi ; règles hygiéno-diététiques : mardi, jeudi ; entraînement à l’effort : samedi ; suivi psychologique : vendredi soir. La simplicité d’utilisation de cet outil cache un algorithme logiciel puissant, modifiable à volonté par l’équipe soignante et qui donne à l’outil toute sa dimension éducative. Les réponses du patient peuvent donner lieu à des alertes de différents niveaux : jaune = contrôle à réaliser par le patient lui-même ; orange = contact téléphonique de l‘infirmière, voire envoi vers le médecin traitant ; rouge = action thérapeutique rapide nécessaire. Des infirmières formées à l’utilisation du SEDIC (Suivi Educatif à Domicile dans l’insuffisance Cardiaque) suivent leurs patients dans chaque centre hospitalier sur un terminal dédié qui leur remonte les informations saisies par le patient, les actions d’éducation réalisées, les données médicales du patient (dont les signes vitaux) et les alertes qui ont été générées automatiquement.

La saisie par le patient sur le Webiphone.

12 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Le centre hospitalier de Caen.

Le Webiphone permet d’assurer le suivi du patient et l’entraîne quotidiennement à son éducation thérapeutique.

ReTOuR d’exPéRIenCe
L ’identification des patients cibles (screening) est essentielle à la réussite du projet ainsi que leur éducation préalable et leur participation à des ateliers thérapeutiques. La simplicité et la facilité d’utilisation de la solution priment. Elles conditionnent l’appropriation du système par le patient. C’est au patient d’aller au terminal au moment où il le souhaite. L ’inverse aboutirait à un rejet du système. Les infirmières sont au premier plan dans la réussite du projet. Elles ont fait évoluer leurs compétences et leur métier pour offrir un nouveau type de service. L ’outil doit être largement paramétrable pour s’adapter à la pathologie concernée et aux différents profils de patients. La solution est largement exportable à d’autres pathologies.

leS éTAblISSeMenTS
Projet conduit par les : CHU de Caen (Pr Grollier, Belin, Sabatier) CH de Trouville/Mer CH William Harvey CH de Cherbourg CH de Flers Comprend aujourd’hui trois hôpitaux et deux centres de rééducation plus 2 autres CH depuis janvier 2010 (St Lô et Alençon). Ce projet est soutenu par l’ARS, l’URCAM et la Région Basse-Normandie.

GAInS ObTenuS
Diminution des ré-hospitalisations pour IC très coûteuses. Développement de la connaissance de la maladie, des signes d’alerte, des régles hygiénodiététiques ; Amélioration possible de la qualité de vie. Amélioration continue des paramètres pronostiques et optimisation du traitement médical. Accompagnement du retour à domicile. satisfaction des patients : « Moi, heureusement que j’ai eu cette boîte sans laquelle je ne me serais occupé de rien ! ».

le PROjeT
Suivi Clinique à Domicile (SCAD) 90 patients équipés depuis avril 2009 en Basse-Normandie. 300 à 500 patients prévus en 2010, nombre suffisant pour valider scientifiquement le modèle par une étude randomisée Coût total estimé du projet : 600 € par patient suivi sur 12 semaines

en SAvOIR PluS...

OuTIlS MIS en œuvRe
Pilote en 2006, déploiement progressif depuis avril 2009 avec 90 patients. Terminaux patients. Sous-traitance de l’installation chez les patients. Un serveur de l’établissement pour le suivi par les infirmières.

Ulricke Sallot, infirmière sallot-u@chu-caen.fr Rémi Sabatier et Annette Belin, médecins sabatier-r@chu-caen.fr belin-a@chu-caen.fr

« Développer l’éducation thérapeutique, c’est diminuer de moitié le risque de ré-hospitalisation. »

CENTRE HOSPITALIER uNIvERSITAIRE DE CAEN 13

3

Clinique Pasteur de Toulouse

Informatisation de la production médicale

L ’utilisation du système d’information par tous les professionnels
Comment amener le corps médical à l’utilisation quotidienne de l’outil informatique ?

ObjeCTIf

MOyenS

informatiser l’ensemble de la production médicale
Au cours d’un conseil d’administration en 2001, la Clinique Pasteur de Toulouse définit comme priorité l’informatisation de l’ensemble de sa production médicale. Dans un contexte où tout le monde parle du Dossier Patient Informatisé (DPI) mais où personne n’en est complètement satisfait, c’est un vrai défi à relever.
Quand on interroge les médecins, il s’avère que l’expression de leurs besoins est très hétérogène. Cette hétérogénéité est le reflet de leur statut de libéral indépendant qui gère son propre cabinet médical. Pour une même pratique, l’écart des demandes ne simplifie pas la réalisation d’un outil générique. Toujours dans l’action immédiate, une demande revient toujours dans leur propos vis-à-vis de l’informatique : celle-ci doit leur faire gagner du temps. Dans ces conditions, comment leur demander de saisir la plus petite information dans un système commun ? Passé ce constat, tout informaticien doit remiser ses certitudes. La Direction informatique de l’établissement décide alors de prendre des chemins de traverses : pas de cahier des charges mais proposer aux médecins de façon progressive et surtout non imposée des fonctionnalités qui offrent du service : on ne fait rien sans les médecins !

Une approche pas à pas où l’on suscite le besoin
L ’idée a été de procéder par étapes en poussant de l’information pour susciter l’envie puis l’usage et, au final le besoin.
Étape 1 : mettre à disposition l’information La première étape a consisté à pousser l’information existante vers les professionnels. Dans la clinique, le système est déjà riche d’informations sur le patient (liste des patients, comptesrendus, lettres de sortie, éléments des séjours précédents, images, résultats de labo…) et sur l’établissement (base de contacts internes, horaires des autres cabinets, services logistiques, plannings…). En poussant ces informations via un portail accessible depuis n’importe quel navigateur, les professionnels deviennent curieux et s’approprient l’outil… puis font des demandes pour faciliter leur activité. Étape 2 : offrir du service L ’étape suivante concerne l’intégration des logiciels de cabinet dans le SI de la clinique. Trois solutions sont alors proposées : interfacer leur logiciel actuel, utiliser l’outil communiquant promu par la clinique ou envoyer un flux d’impression depuis leur logiciel vers la clinique. Chacun est libre de son choix. Aujourd’hui, 90 % des médecins ont fait le choix du logiciel de cabinet de la clinique, un outil parfaitement intégré. Étape 3 : offrir une solution répondant à un besoin Restait à faire passer les médecins de consommateurs à producteurs d’information. L ’objectif d’informatiser les processus de soins reste d’actualité. Le point de départ est la prescription. La T2A arrive à point : facturation clinique et honoraire nécessitent une étroite imbrication. Le processus de facturation peut alors être développé depuis la saisie au cabinet jusqu’à la codification des actes à l’issue du bloc. La demande des médecins est cependant contraignante : « saisir la prescription aussi vite que sur papier ». Ceci n’a pu se faire qu’au travers d’une extrême souplesse de l’outil. Chacun utilise ce qui lui convient, mode structuré ou non : « j’indique le médicament via une recherche informatique mais j’écris au stylet la posologie sur la tablette, comme je le faisais sur papier ». Objectif atteint : les médecins prescrivent le SIH.

14 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

La Clinique Pasteur à Toulouse.

L’idée a été de procéder par étapes en poussant de l’information pour susciter l’envie puis l’usage et, au final le besoin.

ReTOuR d’exPéRIenCe
Les clés de succès identifiées : placer le médecin au cœur de la démarche ; faire rentrer les outils dans les usages le plus naturellement possible sans forcer les utilisateurs ; déployer les fonctionnalités étape par étape en suscitant l’envie puis le besoin ; accepter de se tromper mais sans abandonner ; obtenir le support constant de la Direction ; accepter une augmentation de son budget informatique (en phase de construction comme en phase d’exploitation) ; prendre des décisions collégiales sur certains sujets : par exemple définir une charte pour le partage des informations.

l’éTAblISSeMenT
Clinique Pasteur à Toulouse (31) 197 lits de médecine 131 lits de chirurgie 42 places d’ambulatoire 85 places d’HAD 500 soignants et 150 médecins www.clinique-pasteur.com

le PROjeT
Mise en œuvre de l’informatisation de l’ensemble de la production médicale : dossier patient, plan de soins, prescriptions, bloc, contrat de bon usage du médicament Utilisation par tous les professionnels de l’établissement. Début de mise en œuvre 2002 – Prescriptions 2006 – Contrat de bon usage des Médicaments en 2009.

GAInS ObTenuS
Gain de temps : l’informatique est utilisée par tous (médecins, soignants, services hôteliers…) quotidiennement. L’organisation est plus efficiente avec moins de perte de temps et une communication plus efficace entre les services. Le papier disparaît progressivement. L ’informatique fait partie intégrante de la culture d’entreprise et contribue à son image. Elle fait la fierté des utilisateurs. L’utilisation du bloc a été améliorée. L ’inscription des patients au programme opératoire se fait directement depuis la consultation des médecins dans leur plage opératoire avec validation des inscriptions par la chef de bloc et des praticiens. La traçabilité dans un contexte règlementaire toujours plus complexe.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Circuit du médicament : retours d’expérience, guide d’informatisation, film. Accompagnement au changement, gestion de projet : CD-Rom. Retrouvez ces outils et documents sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Tablettes sans fil. Déploiement du wifi dans tout l’établissement. Formation de 4 heures aux soignants.

en SAvOIR PluS...
Dominique Pon, informatique d.pon@clinique -pasteur.com Paul Meulat, cadre de soin p.meulat @clinique-pasteur.com Christophe Raspaud, médecin c.raspaud @clinique-pasteur.com

«Il n’existe pas de solution informatique, il existe une démarche informatique ».

CLINIquE PASTEuR DE TOuLOuSE 15

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Centres hospitaliers de dax et Mont-de-Marsan

Créer les fondations d’un SI prêt aux enjeux des territoires (CHT)

La mutualisation des moyens du SI pour préparer l’avenir
Comment créer les conditions d’émergence d’un SI support d’une future CHT ?

ObjeCTIf

Faire du si le support d’une véritable politique de coopération entre établissements
Dans les Landes, département faiblement pourvu en établissements de santé, la coopération s’impose pour couvrir les besoins d’une population très dispersée dans le département et pourtant en forte croissance dans toutes les tranches d’âge.
Cette coopération concerne les deux établissements de Dax et Mont-de-Marsan qui la vivent comme une obligation : l’établissement de Dax couvre les besoins de villes éloignées comme Mimizan (population multipliée par 15 l’été et ville la plus éloignée d’un CH en France) et celui de Mont-de-Marsan doit répondre aux besoins d’une population éparse, sur l’axe Bordeaux-Pau et dans le Gers. C’est peu de dire que les deux établissements pratiquent cette coopération depuis longtemps : elle s’est formalisée dès 1994 par la création d’un Syndicat Inter-hospitalier à l’origine de nombreuses mutualisations et où le Système d’Information tient largement son rôle. Les premiers projets ont consisté à mutualiser tout d’abord les équipes et les moyens notamment informatiques entre les deux établissements : fusion des deux SAMU avec passage à une base de données commune aux deux établissements mais avec une régulation spécifique pour chacun ; permanence des soins ; activité de néonatalité-obstétrique partagée avec utilisation de moyens de communication entre les équipes. Par la suite, les besoins d’organisation de la filière en cancérologie (3C, RCP passage de patient d’un établissement à l’autre) , font franchir un cap : utilisation régulière de la visioconférence, échanges d’avis et de documents entre professionnels par messagerie sécurisée. Avec l’arrivée de la phase de préfiguration du DMP en 2006 en Aquitaine, la coopération s’élargit à la médecine de ville. D’autres problématiques sont alors à traiter : gestion du consentement patient, rapprochement d’identités, généralisation de la messagerie sécurisée, identification forte des professionnels de santé.

Ces projets ville-hôpital perdurent, voire prennent d’autres axes de coopération en 2007 et 2008 : pour Dax : échanges avec les médecins traitants avec notification d’admission et de sortie de leur patient ; pour Mont de Marsan : - échanges avec les médecins traitants : envoi de documents médicaux directement depuis le dossier médical ; - échanges avec les pharmacies de ville avec transmission d’ordonnances dans les deux sens par messagerie sécurisée (leur précisant ainsi la sortie du patient, diminuant les risques d’interactions, explicitant les habitudes des patients et les informant sur l’usage de produits complexes notamment rétrocédés).

L’équipement mis à disposition de la régulation libérale pour la permanence des soins : visioconférence et accès aux applications. Le médecin qui passe d’un établissement à l’autre retrouve le même environnement.

MOyenS

Faire travailler les équipes ensemble avant d’ouvrir le si vers la ville
Les obligations de mutualisation se sont naturellement imposées aux deux établissements. C’est progressivement après atteinte d’un équilibre dans la coopération des équipes que les déploiements puis les collaborations avec l’extérieur ont été décidées. Le déploiement du SI de production médicale de façon constante et relativement homogène entre les deux établissements a été aussi une nécessité pour aborder ensemble les problématiques techniques liées à ces nouveaux projets. L ’existence d’une plateforme régionale (Télé Santé Aquitaine) a constitué un support important pour s’orienter vers le choix d’outils étudiés, validés et déployés et rester en cohérence avec les projets régionaux.

16 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe
Les clés de succès identifiées : engagement fort des directions des deux établissements avec formalisation des objectifs de mutualisation au Conseil d’administration afin de garantir la continuité de projets par définition très longs ; susciter les besoins des professionnels puis les associer dès les phases d’étude et de spécification des besoins ; déployer les fonctionnalités et s’assurer de leur usage avant de passer au projet suivant ; se doter d’infrastructures dimensionnées au besoin avant tout déploiement.

leS éTAblISSeMenTS
CH de Dax (40) : 988 lits CH Mont de Marsan (40) : 1 269 lits et places SAMU : 15 médecins – 45 soignants RCP : 3 RCP / semaines 3C : 4 personnes dispatchées sur les 2 établissements www.ch-dax.fr www.ch-mt-marsan.fr

le PROjeT

GAInS ObTenuS
120 à 130 séances de rCP réalisées en visioconférence entre les deux établissements pour 5 à 7 participants, évitant ainsi autant de déplacements (digestif, urologie, sein, gynécologie, thorax, médecine générale). Ce matériel est aussi utilisé pour les 3C, les urgences, la téléformation et les réunions de conduite de projet. Echanges avec les médecins pendant la préfiguration du DMP : 45 médecins, 1 150 dossiers patients créés. Echanges avec les officines : 30 officines concernées soit 50 % de la zone couverte par le CH de Mont-de-Marsan.

Mise en œuvre des échanges entre les deux établissements et ouverture vers la ville avant la mise en place d’un dossier patient partagé incluant l’image.

en SAvOIR PluS...
Centre hospitalier de Dax : Gilbert Martin, responsable système d’information et organisation marting@ch-dax.fr Centre hospitalier de Mont de Marsan : Philippe Viard, directeur informatique philippe.viard@ch-mt-marsan.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Visioconférence : 3 équipements par établissement : RCP - permanence des soins – périnatalité – urgences. Messagerie sécurisée : Utilisation des outils de la plateforme régionale. réseau : Ligne IP entre les deux établissements (voix, données, images) , Liens RNIS pour la visioconférence.

« Ensemble pour mieux servir les patients. »

CENTRES HOSPITALIERS DE DAx ET MONT-DE-MARSAN 17

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Centre hospitalier de douai

Ambulatoire : optimisation des processus de soins

Appliquer les bonnes pratiques
L ’utilisation d’un outil de workflow au service de l’amélioration des processus de soins

ObjeCTIf

appliquer les bonnes pratiques en ambulatoire
La volonté institutionnelle de développement de l’ambulatoire est plus qu’un discours au Centre hospitalier de Douai. Alors que l’hôpital dispose d’un dossier patient informatisé et que les prescriptions sont mises en place depuis 2006, il s’agit d’aller plus loin et d’appliquer les bonnes pratiques en ambulatoire.
Fort de cette volonté, l’établissement participe en 2008 à une expérimentation pilote avec d’autres établissements et la MEAH sur l’ambulatoire. Puis l’établissement applique les bonnes pratiques dégagées : protocolisation du circuit du patient, mise en place de l’assurance qualité dans la prise en charge du patient, prise en compte du rôle de l’accompagnant… Ainsi l’organisation s’adapte avec, par exemple, l’appel systématique à J-1 des patients, afin de s’assurer que les conditions d’accueil sont remplies, et à J+1 pour évaluer l’appréciation par le patient de sa prise en charge. Des formulaires types sont créés et systématiquement complétés informatiquement. Le but est ensuite d’optimiser l’utilisation de l’ensemble des ressources dont celles du bloc. C’est là qu’un outil de workflow devient vite indispensable : en s’appuyant sur le parcours du patient, il diffuse l’information à la bonne personne au bon endroit : si on approche et diffuse au mieux l’heure de sortie du patient, on optimise l’intervention des équipes de bio-nettoyage et celle des brancardiers. On gagne ainsi du temps de bloc. Si le pharmacien connait avec précision l’heure d’arrivée du patient, il optimisera ses préparations de chimiothérapie en étalant la charge de ses préparateurs.

Karine Verdin, cadre du service, s’attaque d’abord aux frontières concernant les macro-process de son activité : consultations / demandes d’hospitalisation / placements / bloc. L ’outil se met en place avant l’été pour être opérationnel en septembre. Pour tout décalage, les médecins et anesthésistes sont alertés en temps réel via bipeur pour mieux s’organiser.

MOyenS

analyser les processus et les optimiser avec un outil de workflow
L ’outil de gestion des flux arrive au bon moment dans un terrain particulièrement favorable. Cet outil, déjà utilisé pour la dictée numérique, paraît rapidement propice au DSIO pour améliorer l’efficience du processus ambulatoire.
La méthodologie n’est pas de résoudre d’un coup l’ensemble des problèmes de l’ambulatoire mais bien de s’attaquer d’abord à celui jugé comme le plus important. En tirant ce fil, on déroule alors progressivement les voies d’amélioration et on optimise pas à pas l’efficacité de l’ensemble du processus de soins. L ’outil est un outil de terrain qui enchaîne des opérations définies par les soignants pour les soignants. De façon concrète, il réalise ainsi une liste de travail pour chaque responsable d’une activité en récupérant des informations du SIH qui seront complétées en temps réel par le personnel soignant. A tout moment, on connaît la situation exacte du patient dans son parcours : « On a toujours le bon patient dans le bon lit ». Tous les moyens techniques sont utilisés : postes de travail classique, tablette PC, iPhone (saisie des signes vitaux, visualisation de l’occupation des chambres.), alertes sur bipeur ou téléphone etc.

18 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe
La maturité de l’équipe soignante doit être importante afin qu’elle soit en mesure d’identifier les points d’amélioration et de protocoliser l’activité. L ’outil doit arriver ainsi dans un terrain propice. En résolvant avec l’outil les difficultés des personnes les plus réticentes, on leur donne du confort et on obtient très vite leur adhésion. La technique des petits pas est la plus pertinente. Elle crée des émulations. On débloque progressivement des verrous dans l’organisation.

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Douai (59) 757 lits et places : MCO, psychiatrie, SSR, moyen & long séjour : 1 118 lits et places SIH médical en 2006 HDJ : 22 lits ; 10 IDE, 4 AS, 1 Cadre www.ch-douai.fr

le PROjeT

GAInS ObTenuS
Gains d’organisation : Pour différentes prises en charge de ses patients, le praticien visualise globalement toute son activité : ambulatoire, hospitalisation, interventions… Il peut mieux se projeter par rapport à une évolution de son activité. Cela optimise l’orientation du patient pour la bonne prise en charge, ainsi que la facturation de l’établissement. Gains quantitatifs : Croissance de l’activité en ambulatoire (en 2 mois de fonctionnement), chaque lit offre deux places par jour au lieu d’une. Gain de temps : 1 heure IDE / jour. « L ’outil nous fait gagner bien plus de temps qu’il ne nous en demande ». Gain en confort pour les soignants et les fonctions supports (moins de collage, de recopies et mobilité). La satisfaction du patient est accrue.

Mise en œuvre d’un workflow de suivi du patient en ambulatoire. Alertes aux soignants sur événement (bipeur, téléphone). Utilisation des outils de mobilité : ardoise, iPhone. Début des travaux : juillet 2009 pour un démarrage en septembre 2009. Coût total : environ 15 k€.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose des rapports et guide de bonnes pratiques organisationnelles sur les thèmes suivants : chirurgie ambulatoire ; gestion des lits ; gestion du bloc opératoire ; transport interne, brancardage ; consultations externes. Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Début des travaux : juillet 2009 pour un démarrage en septembre. Protocolisation de l’activité ambulatoire : 5 jours-homme avec 5 jours-homme en informatique. Tablettes, smartphones ; un serveur de l’établissement pour l’outil de workflow.

en SAvOIR PluS...
Philippe Huddlestone, directeur de l’informatique et des télécommunications philippe.huddlestone@ch-douai.fr

« Un outil défini par les soignants pour les soignants. »

CENTRE HOSPITALIER DE DOuAI 19

6

Institut Gustave Roussy (IGR)

Réseau d’échange sécurisé d’images (PeT-SCAn)

Favoriser le partage de la connaissance dans la lutte contre le cancer
Mise en place par l’IGR d’un réseau d’échange d’images et de données avec cinquante établissements dont vingt CLCC

ObjeCTIf

Échanger les avis avant le début des traitements
Le projet est né il y a dix ans dans le cadre des essais européens sur la maladie de Hodgkin. Le docteur Théodore Girinsky, chef de projet à l’IGR, a très vite perçu « la nécessité d’échanger des images et de comparer les avis avant le début des traitements ».
Ce n’est qu’en 2007 que le projet s’est finalement concrétisé grâce à l’appui financier de l’ARC* et de la FNCLCC* venus compléter le dispositif d’investissements déjà en place. Tous les CLCC peuvent ainsi bénéficier du réseau jusqu’en 2010. Le réseau développé par l’IGR devait permettre : le contrôle qualité des essais cliniques ; la tenue de réunions interdisciplinaires et inter-hôpitaux ; l’envoi de dossiers d’imagerie dans les centres pour un second avis. Selon Théodore Girinsky, l’outil « favorise la culture d’échange, homogénéise les traitements et par conséquent augmente la qualité et au final, la sécurité du patient ».

Une communication indispensable autour du projet Six mois plus tard, un premier bilan faisait apparaître un très faible volume d’échanges. Théodore Girinsky reconnait alors que « nous n’avons pas communiqué, pas formé les autres CLCC sur le projet ! », fort de ce constat et après une campagne de sensibilisation, d’accompagnement et de formation, le projet allait connaître un nouvel essor : les dernières statistiques du second semestre 2009 montrent un volume de transfert aussi important que les 2 dernières années réunies !

Dossiers transmis par le réseau en 2009
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MOyenS

réseau d’échange d’images
Déploiement progressif Initialement, le réseau permettait aux CLCC d’envoyer les informations et les examens PET-SCAN à l’IGR (1 500 images par examen au format Dicom ou Dicom RT) pour un avis avant traitement par radiothérapie sur des patients atteints de la maladie de Hodgkin, dans le cadre d’un essai européen. Lors de sa mise en place, le 15 juillet 2007 six CLCC ont intégré le réseau , d’échanges.

simplicité de mise en œuvre Le réseau s’interface facilement avec les équipements d’imagerie des établissements, dont notamment le PACS et les systèmes de planification des traitements radiothérapiques. Il assure la confidentialité et la sécurité nécessaires aux échanges de dossiers par Internet. Partenariats industriels L ’IGR a fait appel à deux partenaires : un éditeur pour développer la solution d’échange des dossiers d’images et des informations du patient et le SIB*, qui met à disposition son propre réseau, héberge la solution et assure la maintenance. Le réseau d’échange sécurisé d’images s’étend aujourd’hui à vingt CLCC, vingt-trois hôpitaux de l’aP-hP et à sept centres privés.

20 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

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ReTOuR d’exPéRIenCe
La culture de l’échange n’est pas naturelle dans les habitudes de travail. Ainsi, la mise en place d’un tel projet nécessite un accompagnement au changement soigné. Ce réseau trouve sa légitimité dans les usages multiples qu’il permet : recueil d’un second avis, essais cliniques, réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP), en complément des visioconférences… Il est prévu qu’il soit étendu à d’autres « spécialités », comme la neurologie et la pédiatrie.

l’éTAblISSeMenT
Institut Gustave Roussy (94) : Cancérologie : 368 lits et places de jour www.igr.fr

le PROjeT
Réseau d’imagerie médicale reliant 20 CLCC et 30 établissements Débuté en juillet 2007 et déployé en 7 mois Coût global externe du projet : 300 000 € 2 examens en moyenne par patient : 1 scanner et 1 PET soit environ 3 000 images en moyenne par dossier.

GAInS ObTenuS
Amélioration de la qualité des soins par la mise en place de la relecture multidisciplinaire des images. Gain de temps : dans le traitement du patient, les échanges de dossiers. Développement de la culture du partage de la connaissance. Plus grande homogénéité de la prise en charge.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Guide de bonnes pratiques organisationnelles en imagerie Supports de formation pour un projet d’imagerie (gestion de projet, outils métiers, accompagnement au changement) Outil de d’autodiagnostic d’un service d’imagerie Retrouvez ces outils sur www.anap.fr Autour de l’archivage, signalons le projet « Région sans film » de l’Île-de-France.

OuTIlS MIS en œuvRe
Une solution logicielle. Un émetteur / récepteur DICOM. La technologie VPN SSL et l’authentification GIP/CPS pour garantir la sécurité des échanges. Un serveur dédié (12 000 €) pour gérer les flux de messages et un abonnement (3 000 €/an) à la plateforme de SIB.
*ARC : Association pour la Recherche sur le Cancer *FNCLCC : Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer *SIB : Syndicat Interhospitalier de Bretagne.

en SAvOIR PluS...
Dr. Théodore Girinsky, chef de projet à l’IGR : theodore.girinsky@igr.fr Claude Ruelle, chef de projet PACS à l’IGR : claude.ruelle@igr.fr Emmanuel Reyrat, responsable des systèmes d’information de la FNCLCC : e-reyrat@fnclcc.fr

« L’outil favorise la culture d’échange, homogénéise les traitements et par conséquent augmente la qualité et au final, la sécurité du patient. »

INSTITuT GuSTAvE ROuSSY 21

7

Centre hospitalier de Rouffach

Robotisation de la dispensation du médicament

Renforcer la sécurité du circuit du médicament

L ’intégration d’un automate de dispensation nominative complète le circuit informatisé du médicament

ObjeCTIf

MOyenS

renforcer la sécurité du circuit du médicament
Dix ans après avoir informatisé son circuit du médicament, le centre hospitalier de Rouffach a ajouté en juillet 2009, un automate de dispensation des médicaments pour l’EHPAD de 105 lits et l’unité psychiatrique de 21 lits.
Le projet d’automate est apparu dès 2001, deux ans après l’informatisation du circuit du médicament par déploiement du module de prescription médicamenteuse du progiciel de gestion de dossiers patients. Il fait suite à plusieurs audits (2005 et 2007) dont l’analyse estime à 13 % les incidents entre la prescription et le pilulier ou entre les cases du pilulier… Tous les acteurs ont alors été convaincus de la nécessité de mettre en place un automate de dispensation permettant de sécuriser le circuit. La mise en place de cet automate s’inscrit donc dans la recherche constante de sécurité pour le patient.

Mise en œuvre du projet de robotisation
L ’implémentation de l’automate de dispensation de formes orales sèches a été réalisée en mode projet
Fort de l’expérience acquise lors de l’informatisation du circuit du médicament en 1999, l’établissement a pu déployer rapidement le projet. travailler avec toutes les parties prenantes Philippe Noiriel, pharmacien chef de service, résume le déploiement : « Nous avons travaillé avec toutes les parties concernées à partir des informations du circuit du médicament provenant du progiciel de gestion de dossiers patients et des résultats des audits ». Déploiement progressif « Avant une mise en production sur l’ensemble des services de soins, nous avons déployé la solution sur un service pilote afin de nous assurer de l’adéquation de l’interface avec les besoins exprimés » précise Philippe Pospieszynski, directeur adjoint du GIP Sym@ris en charge du développement du progiciel.

Circuit du médicament

Automate

Unité de soin
administration des médicaments

MÉDeCin Prescription informatisée

Complémentation manuelle

PharMaCien Validation des ordonnances nominatives

PLan D’aLiMentatiOn 1. approvisionnement des cassettes 2. alimentation en comprimés fractionnés

sachets nominatifs
Interface avec l’automate

PrÉParateUr Ordre de délivrance des médicaments
Plan de travail

22 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe

L ’installation de l’automate, pour deux unités de soins totalisant près de 130 lits, sécurise davantage la dispensation des médicaments, laissant ainsi du temps au pharmacien pour se consacrer à son activité principale de validation des prescriptions.
L ’automatisation de la dispensation de médicaments optimise aussi les tâches répétitives de préparation des traitements par patient et par heure d’administration. Myriam Benda, infirmière, souligne que « l’automate facilite notre vie, de la prescription jusqu’à l’administration des médicaments ». Bernard Georger, cadre de santé, ajoute qu’ « il nous fait gagner du temps, de la fiabilité, de la sécurité et en plus, les médicaments sont emballés ». Enfin, Philippe Noiriel, pharmacien chef de service, résume parfaitement l’intégration de ce nouvel outil : « après l’informatisation du circuit du médicament qui replace le rôle du pharmacien, l’automate représente ainsi l’aboutissement de cette sécurisation ».

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Rouffach (68) : Psychiatrie de 563 lits 1 300 agents dont 60 médecins www.ch-rouffach.fr

le PROjeT
Automate de dispensation nominative Concernent 126 lits (EHPAD* et unité psychiatrique) Débuté en juillet 2009 et déployé en une semaine Participation de 10 profils métiers pendant 3 mois : de la rédaction du cahier des charges au déploiement Coût de l’automate : environ 180 000 €

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Circuit du médicament : retours d’expérience, guide d’informatisation, film, contenus de formation. Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

GAInS ObTenuS
sécurité accrue : le taux d’incidents (erreur entre prescription et pilulier ou entre les cases du pilulier) passe de 13% à moins de 1% ; Gain de temps dans la préparation : 2 h / jour. Meilleure ergonomie de distribution : gain de place avec des sachets individuels remplaçant les piluliers.

en SAvOIR PluS...
Philippe Noiriel, pharmacien chef de service : ph.noiriel@ch-rouffach.fr Philippe Pospieszynski, directeur adjoint du GIP Sym@ris : ph.pospi@symaris.com

OuTIlS MIS en œuvRe
Module « prescription médicamenteuse » du progiciel de gestion de dossiers patients, le projet de robotisation s’appuie nécessairement sur un circuit du médicament informatisé. Automate de dispensation. Interface entre le progiciel et l’automate, réalisée par le service informatique.

CENTRE HOSPITALIER DE ROuFFACH 23

8

Centre de rééducation fonctionnelle Sancellemoz

Informatisation du dossier patient

Méthode pragmatique et efficace de déploiement

L ’avancement du projet par étape présentant des résultats visibles a contribué au succès du déploiement du dossier patient informatisé
ObjeCTIf

renforcer la sécurité du circuit du médicament
Le Centre de rééducation fonctionnelle (CRF*) a souhaité en octobre 2007 s’engager dans une informatisation du dossier médical et de soins en vue d’une accréditation et d’un besoin ressenti de rationnaliser l’organisation du centre, le tout dans un délai très court (moins de 6 mois).
Afin de s’assurer de la réussite du projet, Sylvain Stefanello, DSIO, s’est appuyé sur une démarche pragmatique issue d’une réflexion au sein de l’établissement. Il se souvient d’un échange avec sa direction : « Si vous voulez des résultats, on va impliquer tous les services sur une seule fonctionnalité à la fois ! On va commencer par la chaîne du médicament et réunir l’équipe des médecins pour travailler sur cet outil ».

impliquer les médecins : « groupe le plus influent » Sylvain Stefanello confirme que « c’est sur cet objectif de déploiement concret et de pas à pas qu’on a pu fédérer et faire adhérer l’équipe des médecins, groupe le plus influent du processus, celui qui entraine les autres ». Présenter rapidement des résultats concrets Sylvain Stefanello confirme : « on s’est organisé pour la première fonctionnalité et on n’a pas ralenti la progression. La mise en place réussie du circuit médicament nous a fait démarrer ! » et s’empresse d’ajouter « quand on a vu que la première brique tenait, c’était bon pour la suite du déploiement ». Proposer accompagnement et formation « Le CRF s’est donné les moyens pour le projet : on a donné du temps en formation et pour l’accompagnement sur site », explique la direction. La formation à l’outil a été menée en deux temps. Pour le circuit du médicament, des référents métiers (infirmières, médecins et un médecin administrateur médical) ont été formés. Ils ont reçu plus de 100 heures de formations. « Les référents ont pu dégager du temps pour former le reste du personnel sur le terrain ». Ainsi l’ensemble du personnel du centre a pu être formé. L ’accompagnement, sur site, quant à lui, a totalisé prés de 635 heures sur 70 profils. initialisation des données par les médecins eux-mêmes ! L ’initialisation des dossiers patients en cours de traitement a été réalisée par les médecins eux-mêmes en 8 jours. L ’éditeur a cependant été sollicité pour une assistance opérationnelle en transposant les documents complexes notamment le recueil des soins infirmiers dans l’outil.

MOyenS

Un déploiement progressif et visible
Le CRF a opté pour un déploiement par étapes avec des résultats concrets. L ’équipe projet a ainsi élaboré une approche en 3 phases visant à se concentrer sur la mise en production d’une fonctionnalité à la fois.
avancer par étape Le projet a été séquencé en 3 étapes : informatisation du circuit du médicament ; informatisation du dossier patient (médical, soins) ; enfin, déploiement au service de rééducation. Contrairement à une approche par service pilote, cette méthode a permis l’implication de tous les acteurs du processus, quel que soit leur profil.

Déploiement d’une fonctionnalité après l’autre en impliquant tous les acteurs
Phase 3 Dossier patient rééducation BiLan et rÉsULtats MÉDeCins

Phase 2 Dossier patient Données médicales et soins

inFirMières aiDes sOiGnantes

PharMaCiens

Phase 1 Circuit du médicament

KinÉs erGOthÉraPeUtes

24 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe

Le déploiement par étape avec des résultats concrets et visibles a permis l’adhésion, dès le départ, des médecins, de l’équipe médicale, de la direction et une réussite complète du projet.
Sylvain Stefanello conclut ainsi : « Si je dois retenir une chose, c’est bien l’adhésion immédiate de l’équipe des médecins qui a ainsi joué un rôle moteur vis-à-vis des soignants et des rééducateurs ». L ’implication des médecins entraîne l’adhésion des autres soignants au projet, et le succès rapide du projet. En effet, l’équipe médicale s’est approprié rapidement l’outil puisqu’au bout de trois semaines toutes les prescriptions ont été réalisées à partir du progiciel.

l’éTAblISSeMenT
Centre de rééducation fonctionnelle Sancellemoz (74) : SSR privé de 190 lits 200 agents dont 9 médecins, 23 kinésithérapeutes et 8 ergothérapeutes et 78 soignants. www.sancellemoz.fr

le PROjeT
Informatisation du dossier patient Débuté en octobre 2007 et déployé en moins de 6 mois Maîtrise d’ouvrage assurée par le chef de projet du CRF Coût total externe du projet : environ 200 k€ (50 licences, 700h de formation et assistance)

GAInS ObTenuS
Gains de qualité : harmonisation de la structure des dossiers ; mise aux normes des dossiers de soins ; meilleure tenue des dossiers. Gains d’organisation : saisie unique ; partage de l’information ; information accessible en temps réel ; plus besoin de se déplacer pour consulter les dossiers.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Rapport « Dossier Patient » Étude « Élaboration d’un schéma directeur SI » Cahier des charges « Mission d’assistance à la réalisation d’un schéma directeur » Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Solution de gestion des dossiers médicaux et de soins ; Licences.
*CRF : Centre de Rééducation Fonctionnelle *SSR : Services de Soins de Suite et de Réadaptation

en SAvOIR PluS...
Sylvain Stefanello, chef de projet et DSIO : sylvain.stefanello@sancellemoz.fr

CENTRE DE RééDuCATION FONCTIONNELLE SANCELLEMOz 25

9

Centre hospitalier universitaire de Tours

Mise en place du PACS

Manager et réussir un projet d’envergure

La mise en place du PACS en 18 mois sur les trois sites du CHRU de Tours a conduit à la disparition du film depuis fin 2007
ObjeCTIf

Partager le dossier d’imagerie avec les acteurs de soins
Selon le Professeur Dominique Sirinelli, copilote du projet, l’objectif pour le CHRU avec trois sites de production d’imagerie, est de « permettre aux acteurs concernés d’accéder instantanément, de visualiser et de partager les images et les comptes rendus des examens présents et passés de leurs patients »
La production d’un important volume d’images due à l’évolution technologique des appareils d’imagerie a nécessité la mise en place d’un outil de gestion de ces données : le PACS*. Ce système gère, conserve et archive les images numérisées ainsi que les comptes rendus (en lien avec le SIR*) pour les rendre consultables sur les stations de travail quel que soit le lieu d’exercice, et permet ainsi leur partage. Comme outil central, il fait évoluer les habitudes de travail en demandant une homogénéisation des procédures de travail. Il n’y a plus de films à produire, à manipuler (disparition du négastoscope !), à conserver ou à archiver : tout ce temps gagné va dans le sens de l’amélioration de la qualité des soins aux patients.

PACS : un comité de pilotage pour valider les décisions (tous les 2 mois), un comité de pilotage restreint après le déploiement pour le suivi opérationnel (tous les 15 jours) et un comité technique pour résoudre tous les problèmes avec le fournisseur du PACS (au moins tous les 15 jours). Phasage du projet Le projet s’est organisé en plusieurs phases : 2004 – avril : constitution d’un groupe projet ; 2005 – février à septembre : mise en œuvre de la procédure « dialogue compétitif ». Quatre sociétés ont été retenues pour l’aide à la définition des besoins et à la rédaction du cahier des charges servant à l’appel d’offres. Le choix final a été fait en septembre ; 2006 – janvier à juin : installation et configuration de l’architecture technique (serveurs, stations PACS, robots de gravage de CD, interfaces avec tous les appareils d’imagerie du CHRU et avec le SIR) et du réseau (renforcement et sécurisation). Ces interventions ont été réalisées sans interruption de service ; 2006 – à partir de juin : démarrage du PACS par établissement : Clocheville, Bretonneau et Trousseau ; 2007 – décembre : arrêt du film sur les trois sites. Formation de 1 400 professionnels 35 référents PACS (manipulateurs et imageurs) ont été d’abord formés. Ils sont aidés et conseillés par 5 administrateurs (informaticiens et cadres d’imagerie) en charge de la surveillance globale du système. Le plan de formations s’est étendu ensuite aux 75 médecins imageurs, 110 manipulateurs et aux 1 200 autres personnes (notamment des cliniciens).

MOyenS

Démarche multi disciplinaire pour parvenir à l’adhésion de tout le personnel
Un projet interdisciplinaire Un projet comme le PACS provoque inévitablement des changements dans l’organisation de chacun des métiers des plateaux d’imagerie : les imageurs (le radiologue, l’échographiste, le médecin nucléaire), les manipulateurs, les médecins cliniciens, le personnel soignant, l’administration, le service biomédical et l’informatique. Mise en place des instances de gestion du projet La conduite du projet est assurée par 3 instances de pilotage réunissant l’ensemble des profils des acteurs concernés par le

sih système d’information hospitalier

sir système d’information radiologique

Modalités Appareils d’imagerie

PaCs
Gestion Images et données

Consultations sur les stations PACS/PC/ DGScospes

stockage

stockage

26 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe
Le PACS est un projet pluridisciplinaire mettant en œuvre deux techniques : l’imagerie et l’informatique. « Il ne faut pas de chef de projet unique mais associer trois domaines : le médical, le biomédical et l’informatique » selon Patrice Luquet, chef de projet informatique et copilote du projet. Patrice Minard, administrateur du PACS et copilote du projet, estime que pour mener un tel projet, « il faut trouver des personnes extrêmement motivées et capables d’assurer une véritable interface entre l’imagerie et l’informatique ». Les changements amenés par le PACS dans l’organisation du travail demandent un accompagnement opérationnel et une communication permanente. Le Pr Dominique Sirinelli note que « tout le monde doit être persuadé de l’importance du changement : de la direction générale jusqu’aux aides soignants, l’outil nous oblige à rentrer dans un cadre homogène ».

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier universitaire régional de Tours (37) MCO, psychiatrie, moyen & long séjour : 2 000 lits Personnel médical : 1 600 personnes Personnel non médical : 6 000 personnes www.chu-tours.fr

le PROjeT
Mise en place du PACS Début du projet en 2004, fin du déploiement en 2007 1 400 personnes formées Coût du PACS : 3 100 K€ Coût de la maintenance : 200 K€ (coût des films en 2006 avant le PACS : 500 K€)

GAInS ObTenuS
rapidité d’accès au dossier d’imagerie et à son historique en tout lieu. Amélioration de la qualité des soins. sécurité accrue : depuis 2007 seulement 10 dossiers , perdus sur 200 000 par an. amélioration de l’environnement liée à la disparition du film.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Guide de bonnes pratiques organisationnelles en imagerie Supports de formation pour un projet d’imagerie (gestion de projet, outils métiers, accompagnement au changement) Outil de d’autodiagnostic d’un service d’imagerie Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Solution PACS. Postes de visualisation : PC, Stations PACS et DGScopes (écrans tactiles pour les blocs). Infrastructure réseau. Serveurs de stockage et d’archivage. Interfaces du PACS avec le SIR*, le SIH, le Dossier Patient et des modalités d’imagerie.
*PACS : Picture Archiving and Communication System (Système d’archivage et de communication des images médicales) * SIR :Système d’Information Radiologique.

en SAvOIR PluS...
Patrice Luquet, chef de projet informatique : p.luquet@chu-tours.fr Patrice Minard, cadre de la santé , administrateur PACS : p.minard@chu-tours.fr Pr Dominique Sirinelli, responsable du pôle imagerie, chef de service de radiologie pédiatrique : sirinelli@med.univ-tours.fr

CENTRE HOSPITALIER uNIvERSITAIRE DE TOuRS 27

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Centre hospitalier d’ussel

Projet d’informatisation des urgences

Maîtriser la gestion de projet par les opérationnels
Un déploiement réussi grâce à une conduite de projet exemplaire

ObjeCTIf

MOyenS

améliorer et sécuriser les soins du patient
Début juin 2006, le Centre hospitalier d’Ussel saisit l’opportunité du plan national d’informatisation des urgences, financé par l’ARH, pour devenir site pilote de la région Limousin.
L ’informatisation du service des urgences est un projet auquel le docteur Daniel Rouby, chef du service des urgences, a depuis longtemps songé. La suppression des dossiers papier optimise l’organisation des équipes, permet de consacrer plus de temps aux patients et par conséquent, améliore et sécurise les soins. Le projet régional d’informatisation des urgences permet dans le même temps la construction de l’ORULIM* alimenté par les résumés de passages, duquel sont extraites les données statistiques permettant d’alimenter l’INVS. Cependant, l’été approchant, le projet est un défi : informatiser les urgences avant l’été (moins de 3 mois) !

Une gestion de projet soignée
Le succès du déploiement dans un délai si court tient à un dispositif mis à place très opérationnel.
L ’association Réimp’Hos* a pris en charge la phase amont du projet (consultations, rédaction du cahier des charges…). Avant la mise en place de la solution retenue, l’équipe projet d’Ussel a contacté le CH d’Alès et le CHU de Rennes, équipés de cette solution, afin de recueillir leur retour d’expérience. Formation d’un comité de pilotage La gestion du projet a été confiée à un comité de pilotage, constitué de quatre personnes en interne, formées en une journée par Réimp’Hos au management de projet. Le docteur Rouby l’évoque : « au début, j’étais sceptique, mais cette formation nous a sacrément aidé en terme de méthodologie et de pilotage ! ». accompagnement au changement et formation La mise en place d’un « bac à sable » (cinq postes en libre accès dans une salle dédiée) a permis au personnel de découvrir le logiciel. Ensuite, comme l’explique Maryline Delbast, cadre de santé, « on a d’abord formé quatre référents métier (deux infirmières et deux aides soignantes) qui ont ensuite formé le reste du service ». implication des acteurs, mobilisation de moyens À tous les niveaux, les acteurs ont été impliqués et les moyens nécessaires mobilisés. Le service informatique « a également joué le jeu et a mis en place une équipe présente dans le service 24H/24 lors du lancement du projet et une astreinte par la suite ». Une main courante a été montée dans le service pour recenser les problèmes bloquants. Aujourd’hui, la solution de gestion des flux et des événements, du dossier médical et des protocoles, est utilisée quotidiennement par les 50 agents du service et 50 intervenants extérieurs.
COnDUite De PrOJet retour d’expériences sur 2 établissements Comité de pilotage Formation de 4 personnes : à la conduite de projet - médecin - chef de projet - cadre de santé - responsable informatique 4 référents métier formés

Clés de succès du déploiement
exPressiOn Des BesOins et ChOix DU PrOGiCieL accompagnement de l’arh par l’intermédiaire de réimp’hos : - rédaction du cahier des charges - processus d’appel d’offres aCCOMPaGneMent inFOrMatiqUe assistance permanente du service informatique et astreinte

Déploiement de la solution en 2 mois et demi

sUiVi terrain Main courante des incidents FOrMatiOn « Bac à sable » salle de formation en libre accès

Formation du reste du personnel par les référents

28 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

ReTOuR d’exPéRIenCe

L ’équipe a beaucoup misé sur l’adhésion du personnel et la bonne conduite du projet.
Maryline Delbast met en avant la très forte implication des acteurs : « c’est la clé du dispositif, à tous les étages, le personnel a été impliqué tant au niveau du service qu’à la direction, qui a fourni les moyens nécessaires ». De plus, la solution retenue est simple d’utilisation ce qui a favorisé son appropriation, comme en témoigne Aurélie Peyraud, infirmière : « c’est un outil central et assez clair, on peut noter tout ce qu’on veut. En plus, on n’a plus besoin de passer dans les box pour faire le point ensemble ».

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier d’Ussel (19) : MCO : 337 places 402 agents dont 42 médecins www.chussel.fr

le PROjeT
Informatisation du service des Urgences Lancement en juin 2006, déploiement en 10 semaines (avant les congés d’été) Coût total externe du projet : environ 36 k€

GAInS ObTenuS
Meilleure organisation : « on n’a plus besoin de suivre les médecins à la trace pour savoir ce que l’on a à faire » (Annie Faure, aide soignante). Codage automatique des actes permettant une meilleure analyse de l’activité. Gain de temps : réduction de 10 minutes à 2 minutes pour saisir et apporter le bon de radio. ergonomie : consultation des données dans la chambre du patient, base de connaissances accessible en temps réel. Amélioration et sécurisation de la qualité de transmission des informations.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Urgences : guide de bonnes pratiques organisationnelles, benchmark, supports de formation, kit de déploiement Rapport « Améliorer la prise en charge de la douleur aux urgences » Rapport « Centres 15 », guide de bonnes pratiques organisationnelles et outil de benchmarking Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Logiciel spécifique. Interface avec la GAM (Gestion Administrative des Malades). Terminaux légers dans les chambres.
*ORULIM : l’Observatoire Régional des Urgences du Limousin *Réimp’Hos : Réseau Régional d’Echanges d’Informations Médicales relatives aux Patients HOSpitalisés.

en SAvOIR PluS...
Dr. Daniel Rouby, chef de service des urgences et chef de projet d.rouby@chussel.fr Maryline Delbast, cadre de santé : m.delbast@chussel.fr

CENTRE HOSPITALIER D’uSSEL 29

1 1

Centre hospitalier de valenciennes

Comptabilité analytique pour un management par pôle

Donner aux responsables des pôles les moyens de leur autonomie
Disposer d’outils d’évaluation de la dépense médicale par poste pour prendre les meilleures décisions

ObjeCTIf

Doter les pôles des outils nécessaires à leur propre gestion
Le Centre hospitalier met en place une délégation de gestion forte en construisant avec les médecins managers de pôle une comptabilité analytique fine.

Parallèlement, on passe de 5 à 3 CREA par an avec des tableaux de bord intermédiaires, la publication d’une analyse détaillée des écarts et un dialogue systématisé avec les pôles. Les managers disposent désormais d’une réelle visibilité avec des prix de cession internes précis.

MOyenS

Dans le cadre de la réforme de la gouvernance, le conseil exécutif a exprimé dès mars 2005 la volonté de mettre en place une véritable autonomie de gestion des pôles. Le terreau était favorable : la direction poussait en ce sens et les responsables de pôles étaient, eux-mêmes, très demandeurs d’une visibilité sur leurs dépenses et l’équilibre de leur compte d’exploitation. Dès lors un projet est mené qui s’appuie sur les travaux du rapport commun élaboré par l’ENSP et la MEAH : en 2005, mobilisation de la DAF construction du modèle, , recherche des solutions logicielles adaptées et renforcement de l’équipe informatique avec un spécialiste décisionnel ; en 2006, mise en oeuvre et réalisation des premiers CREA* avec des unités d’oeuvre concernant principalement le laboratoire, l’imagerie et les prestations hôtelières ; en 2007 affinage des imputations des charges indirectes , en augmentant drastiquement le nombre d’unités d’œuvre (22) pour imputer les coûts à la réalité de la consommation ; en 2008, stabilisation du modèle, calcul des coûts des unités d’œuvre sur la base du constaté 2007 . La chaîne de traitement pour l’obtention des CREA.

Comptabilité analytique, infocentre et conduite du changement
Un tel projet ne peut fonctionner qu’avec de bons outils et une vraie conduite du changement.
Les CREA sont élaborés avec un outil d’infocentre financier et de publication. Entre deux publications, des tableaux de bord sont extraits d’un infocentre global. L ’évolution des recettes T2A est suivie au travers de l’outil du PMSI. La conduite du changement c’est : une commission de la stratégie et des projets qui associe les médecins et les administratifs en amont du conseil exécutif pour valider les investissements, la création de nouveaux services et d’activités nouvelles ; une présentation au pôle du Crea et de l’analyse trois fois par an pour établir le bilan des points forts et faibles de chaque pôle ; une cellule médico-économique qui définit les unités d’œuvre, les éléments du CREA, la périodicité des éditions, le benchmarking ; une présentation des résultats à tous les agents du pôle tous les 2 mois ; des gestionnaires de pôle choisis par les chefs de pôles eux-mêmes pour l’organisation, le contrôle de gestion et l’analyse.
CREA.pdf

La chaîne de traitement pour l’obtention des CREA
Gestion Économique et Financière Gestion administrative des Malades Gestion des ressources humaines
Dépenses Consommations Références des comptes

Séjours / Actes CCAM ICR/ Recettes GAM

Base infocentre
Temps Affectation du personnel

Outil de Comptabilité analytique
Exploitation sous Excel : CREA.xls

noyau / structure

Structure uF - uM

30 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Les responsables de pôles et leurs gestionnaires en réunion de présentation des CREA.

ReTOuR d’exPéRIenCe
Le processus d’affinage des chiffres permet à chacun d’appréhender la réalité des chiffres, de constater l’intérêt du projet, de s’approprier la démarche et de mettre en place la bonne organisation. Le rôle des gestionnaires de pôle est fondamental. Étant directement affectés au pôle, ils acquièrent la connaissance du terrain : il est plus facile d’éclater l’affectation d’une infirmière à travers eux qu’au travers d’une fonction centralisée de DRH. La sensibilisation des gestionnaires à la qualité de la saisie est cruciale : il faut réaliser les imputations aux bonnes UF Rigueur . et respect du délai sont indispensables. La commission CREA doit bien s’entendre sur l’interprétation des résultats pour éviter un « classement » des services.

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Valenciennes (59) : MCO : 867 lits et 69 places Psychiatrie : 109 lits et 54 places SSR, USLD et maisons de retraite 14 pôles (logistique et administration inclus) 800 CREA par an par pôle et par service www.ch-valenciennes.fr

le PROjeT
Mise en œuvre d’outils de gestion pour l’autonomie des pôles (Comptabilité analytique, infocentre) Début de mise en œuvre 2006, finalisation en 2008

GAInS ObTenuS
La marge bénéficiaire de l’établissement est passée de 4 à 11 %. L’écart technique entre la somme des CREA et l’EPRD* a été largement diminué pour passer de 3 millions d’euros à 500 000 euros aujourd’hui, pour un budget de 260 millions. Les investissements mobiliers sont tous passés au crible d’un business plan en phase avec les enseignements des CREA et élaboré par le pôle concerné qui en assume la charge financière. Les conséquences des actions prises tant dans le domaine de l’activité que des évolutions d’organisation sont identifiées : comme disent eux-mêmes les managers de pôle : « quand on s’aperçoit qu’une heure de brancardier coûte plus cher qu’une heure de kiné, il est temps de réagir ». Le corps médical a réellement pris conscience de la structure des coûts de son activité.

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Comptabilité analytique : guide de bonnes pratiques organisationnelles, CREA, TCCM, Supports de formation Rapport « Pilotage des pôles » Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

en SAvOIR PluS...
Pôle biologie : Pr Patrick Duthilleul, chef de pôle : duthilleul-p@ch-valenciennes.fr Mélanie Cornille, gestionnaire de pôle : cornille-m@ch-valenciennes.fr Pôle neuro-dermato-nephro-diabéto-dialyse : Dr Isabelle Girard Buttaz, chef de pôle : girard-i@ch-valenciennes.fr Florine Fagniard, gestionnaire de pôle : fagniard-f@ch-valenciennes.fr Directrice Cellule analyse de Gestion: Audrey Maestre-Lefevre : maestrelefevre-a@ch-valenciennes.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
Outil de comptabilité analytique. Outil infocentre. Outil d’exploitation des résultats PMSI.
*CREA : Comptes de REsultats Analytiques. * EPRD : Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses.

« Un outil au service d’une politique. »

CENTRE HOSPITALIER DE vALENCIENNES 31

1 2

Centre hospitalier de valenciennes

Garde administrative

Des cadres plus mobiles, plus réactifs grâce aux PDA
L ’organiseur électronique au service de la mobilité des cadres pour la garde administrative

ObjeCTIf

MOyenS

simplifier la garde administrative
Le Centre hospitalier optimise la garde administrative en numérisant les nombreux référentiels papiers. Les consultations et les mises à jour sont facilitées par l’utilisation de PDA (Personnal Digital Assistant).
La continuité du service hospitalier exige la mise en place d’un système de garde administrative afin de régler, en dehors des heures et jours ouvrables, des problèmes de type juridiques, organisationnels ou faits particuliers. L ’administrateur de garde se référait alors à une documentation volumineuse, lourde à porter (5kg !), peu accessible en temps réel et difficile à actualiser. Aujourd’hui, la mobilité du cadre fait partie de sa mission. Il doit être accessible partout et réactif. La fameuse « valise de garde » a donc été supprimée et remplacée par un trousseau de clé, un téléphone portable et un PDA.

Dématérialisation sur PDa
La solution déployée met à disposition du cadre un outil complet de documentation de garde associé à la consultation de sa messagerie et de son agenda sur PDA.
Les 17 cadres de directions sont dotés de PDA. Toute la documentation a été convertie au format numérique : le vademecum ; le règlement intérieur ; l’annuaire de crise ; le plan d’opérations internes sécurité ; l’alerte à la bombe ; la procédure de déclenchement du plan blanc ; le planning des gardes médicales ; le planning des gardes administratives. Ces fichiers sont stockés sur un serveur permettant le partage en réseau avec mise à jour par une secrétaire. Il suffit de poser le PDA sur son socle pour déclencher automatiquement la mise à jour du PDA. Un iPhone va bientôt se substituer aux deux outils : téléphone + PDA.

32 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Gérard Mélard, Coordonnateur Général des soins, utilisateur assidu du Pocket PC.

ReTOuR d’exPéRIenCe
Les cadres ont fortement apprécié la solution qu’ils ont accueillie dans une démarche de reconnaissance professionnelle. Les non férus d’informatique ont immédiatement accroché à la simplicité de l’outil, à sa légèreté et sa maniabilité. La valise numérique les rassure. L ’accès à distance à leur agenda et leur messagerie leur fait gagner un temps précieux. Le projet de garde administrative numérique a été la première brique d’un système plus opérationnel, plus efficace, plus sûr et résolument adapté à la contrainte de mobilité du cadre.

l’éTAblISSeMenT
Centre hospitalier de Valenciennes (59) : MCO : 867 lits et 69 places Psychiatrie : 109 lits et 54 places SSR, USLD et maisons de retraite 3 500 agents dont 495 médecins et internes www.ch-valenciennes.fr

GAInS ObTenuS
en l’état, ce projet c’est : moins de volume de documents à transporter ; une mobilité accrue ; la facilité d’accès aux données ; la sécurité de l’information fournie (une seule version : la dernière) ; la simplification des mises à jour (la secrétaire met à jour une seule fois le document sur le serveur, elle n’a plus à diffuser à 17 personnes). C’est aussi : une meilleure image du CH auprès du monde extérieur ; préparer les utilisateurs à l‘avenir : l’iPhone pour le dictaphone numérique déjà en déploiement pour les 350 médecins et pour le futur Dossier Patient Informatisé en 2011.

le PROjeT
Garde administrative, messagerie, agenda Utilisateurs : 17 cadres de direction Débuté en 2006, déploiement en 6 semaines Coût total interne du projet : 5 journées homme de mise en œuvre Coût total externe du projet : Pocket PC : 300 € soit 5 100 € pour 17 utilisateurs Développement : 1 200 €

lA bOîTe à OuTIlS AnAP
Sur cette thématique, l’ANAP propose les outils suivants : Guide méthodologique de mise en œuvre de la mobilité en établissement de santé Retrouvez ces outils sur www.anap.fr

OuTIlS MIS en œuvRe
PDA sous Microsoft Pocket PC (en cours de remplacement par des iPhones). Un dossier partagé sur un serveur en place. 4 jours de développement externalisé. 1 journée de gestion du projet.

en SAvOIR PluS...
Porteur du projet Jean Guicheteau, directeur des finances et du système d’information : guicheteau-j@chvalenciennes.fr Frédéric Andre, directeur technique : andref@chvalenciennes.fr

« Amener le système d’information à l’utilisateur, apporter la bonne information au bon moment. »

CENTRE HOSPITALIER DE vALENCIENNES 33

Glossaire

anaP arC ars CPs Crea CrF DMs DPi DsiO ePrD FnCLCC GMsih haD inVs iP Mainh Meah

agence nationale d’appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux association de recherche contre le Cancer agence régionale de santé Carte de Professionnel de santé Comptes de resultats analytiques Centre de rééducation Fonctionnelle Durée Moyenne de séjour Dossier Patient informatisé Direction des systèmes d’information et d’Organisation etat Prévisionnel des recettes et des Dépenses Fédération nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer Groupement de Modernisation du système d’information hospitalier hospitalisation a Domicile institut national de Veille sanitaire internet Protocol Mission nationale d’appui à l’investissement hospitalier Mission nationale d’expertise et d’audit hospitaliers

OrULiM Observatoire régional des Urgences du Limousin PaCs PDa PMsi rCP Picture archiving and Communication system, Système d’archivage et de communication des images médicales Personal Digital assistant Programme de Médicalisation des systèmes d’information réunion de concertation pluridisciplinaire Réimp’Hos Réseau Régional d’Echanges d’Informations Médicales relatives aux Patients HOSpitalisés réseau numérique à intégration de services suivi Clinique à Domicile suivi educatif à Domicile dans l’insuffisance Cardiaque syndicat interhospitalier de Bretagne système d’information hospitalier système d’information radiologique secure sockets Layer Service de soins de suite et de réadaptation Virtual Private network, réseau privé virtuel

rnis sCaD seDiC siB sih sir ssL ssr VPn

34 12 BELLES HISTOIRES DE SYSTÈMES D’INFORMATION

Nos remerciements vont aux directions et aux équipes des établissements qui ont accepté de partager leurs expériences pour la publication de ce document : Le Centre hospitalier d’Arras Le Centre hospitalier universitaire de Caen La Clinique Pasteur de Toulouse Le Centre hospitalier de Dax Le Centre hospitalier de Mont de Marsan Le Centre hospitalier de Douai L ’Institut Gustave Roussy Le Centre hospitalier de Rouffach Le Centre de rééducation fonctionnelle Sancellemoz Le Centre hospitalier universitaire de Tours Le Centre hospitalier d’Ussel Le Centre hospitalier de Valenciennes

Conception et réalisation : www.pixelis-corporate.fr - 2010. Crédit photos : ANAP et Getty images. Imprimé par I.M.E, usine certifiée ISO 14001, sur du papier 100 % PEFC issu des forêts gérées durablement.

Ce document de retours d’expérience présente douze projets de système d’information menés avec succès dans des établissements de santé.

Alors que les systèmes d’information sont souvent décriés pour les difficultés qu’ils rencontrent, l’ANAP a souhaité capitaliser sur les réussites les plus remarquables en présentant des projets qui concourent à l’amélioration des conditions de travail, de la prise en charge des personnes et, in fine, de la performance globale de notre système de santé. Ces projets couvrent des thèmes variés et innovants tels que : - le déploiement d’une comptabilité analytique par pôle ; - la robotisation de la dispensation médicamenteuse ; - l’optimisation du circuit du patient en hospitalisation de jour ; - la mise en place d’un suivi télécardiologique à domicile ; - l’interprétation des radiologies à distance… L’ANAP a pour mission d’accompagner les établissements de santé et médico-sociaux et les Agences régionales de santé afin d’améliorer leur performance. Pour atteindre ses objectifs, elle a identifié les six leviers de la performance sur lesquels elle souhaite concentrer son action :

1
Des établissements transformés

2
Des processus De proDuction efficients

3
Des parcours De santé optimisés

4
Des ressources humaines valorisées

5
Des investissements efficaces

6
une culture partagée De la performance

Ce document s’inscrit dans le cadre du levier no5, « Des investissements efficaces ».

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

36 ANAP

44, rue Cambronne 75015 Paris - 01 48 56 72 70 contact@anap.fr - www.anap.fr

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