BA B 1

A.

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan melibatkan dua orang atau lebih Komunikasi menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal) Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal Verbal == melalui tulisan dan lisan Bentuk Dasar Komunikasi Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis. B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

1

Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini : 1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain 3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain 4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan 5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain 6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produkproduk baru 7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan 9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah 11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji 12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini : 1. Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan 2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir 3. Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya 4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam 5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan 6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain 7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan. 8. Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok 9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

2

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya. Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata. Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini : Menyediakan atau memberikan informasi Mengatur alur suatu percakapan Mengekspresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain Mempermudah tugas-tugas khusus D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

1. 2. 3. 4. 5.

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti : Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, Menyusun rencana kerja, Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi. Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif antarlain : 1. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik. 2. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari. 3. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi. 4. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

3

selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. 7. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan. 10. bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun Jujur. Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis KOMUNIKASI NON VERBAL KREDIBILITAS POTENSI KEPEMIMPINAN SESEORANG KOMUNIKATOR YANG BAIK PENGELOLAAN PESAN BISNIS Gambar 1. 9. Antusias. mempunyai integritas yang tinggi Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif. kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi Sabar dan penuh pengertian .1. 6. Penuh perhatian. 11. Cerdas. Peran komunikasi non verbal PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS BA B 1 4 . juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai. 8.5. selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi.

Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. E. PROSES KOMUNIKASI Secara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar dibawah ini.2. Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif. Proses komunikasi PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 5 . Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya. Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal. terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis. Tahap 1 Pengirim Mempunyai Pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan (feedback) SALURAN Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi Pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 3 Pengirim Mengirim Pesan MEDIA Tahap 4 Penerima menerima pesan Gambar 1. apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar. Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang. tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan tersebut.

yang semua tergantungpada ide. dan gaya. Pihak penerima menerima pesan. ekspresi wajah. nada. Untuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. Umpan balik merupakan unsur utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim. Komunikasi terjadi apabila penerima mnerima pesan terlenih dahulu. Proses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahap. mnerima dan memahaminya. dan suasana hati si pengirim pesan 3. 2. sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. Umoan balik berupa respon penerima. penerima pesan . Penerima menafsirkan pesan. isyarat). yaitu : 1. Apabila pesan yang diterima dalam bentuk presentasi lisan. Penerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak penerima pesan. 6. susunan. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 6 . Saluran dan media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan.Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjebatani informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. penerima telah membacanya dan memahami pesan yang diterima. Pengirim menyampaikan pesan. Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. kemudian pesan yang diterima disimpan dalam pikiran. Pengirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain. dan formalitas. lokasi penerima. ia menentukan bentuk pesan (kata. panjang uraian pesan. Pasa saat ide di ubah menjadi pesan yang akan diterima oleh pihak lain. sifat pesan. Jika pesan yang dikirim dalam bentuk surat. 5. Pengirim mengubah idenya menjadi pesan. 4. penerima harus dapat mendengar pembicara dan memperhatikan pesan yang disampaikan.

Organisasi dan Komposisi. audiens yang akan menerima pesan. proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis. meliputi maksud dan tujuan komunikasi.BA B 2 A. Perencanaan. dan situasi komunikasi. Penentuan Tujuan Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. mudah dipahami. B. saluran atau media yang akan digunakan 2. Revisi. yang meliputi tahapan-tahapan : 1. krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar. kalimat. mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata. dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. gaya penulisannya. paragraf yang sederhana. Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis. ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan. 3. TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadangkadang terjadi kesalahan komposisi. melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan. struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut : 1. kondisi. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 7 .

ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut : a. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi : a. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. bagaimana pemahaman mereka. Keputusan untuk memusatkan isi pesan d. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan. dan menjalin kerjasama dengan audiens. c. dan apa yang ingin mereka ketahui. minat mereka. Menyangkut siapa mereka. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. b.2. menganjurkan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain. Ketepatan waktu. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. latar belakang usia. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis. baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Keputusan untuk meneruskan pesan b. 3. Untuk menjawab semua PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 8 . langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. pendidikan. jenis kelamin. b. Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi. d. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai. penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : a. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Analisis Audiens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas. pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan. c. Keputusan untuk menanggapi audiens c. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Pertimbangan Pengiriman Pesan Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan. Disamping itu.

• Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal. materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal. hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut : a. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik. perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka. perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif. pendidikan. untuk audiens dalam jumlah yang besar. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis. dengan tahapan sebagai berikut: • Menemukan keinginan audiens Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi. perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens. Mengetahui bagaimana reaksi audiens Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut.• • • itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut. Menentukan siapa audiensnya Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator. Jika terjadi kesalahan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 9 . Mengetahui pemahaman audiens Dalam penyampaian pesan-pesan. maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran. Informasi yang diberikan harus akurat Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Sebaliknya. maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Mengembangkan profil audiens dengan cara : Menentukan ukuran dan komposisi audiens Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit. Untuk audiens yang berjumlah kecil. seperti latar belakang audiens. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens. usia serta pengalaman. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan. b. maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan.

Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran. d. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan. Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. dan question and answer chain. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama. seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya. conclusions finding recommendation (CFR) worksheet. menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. tidak diperlukan catatan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 10 . Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera.• dalam penyampaian informasi. untuk mencari berbagai kemungkinan. penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Penentuan Ide Pokok Isi dari pesan bisnis tersurat pada : Topik pokok Ide pokok tujuan topik. • Pembatasan Cakupan Secara umum. 1.menjelaskan tentang isi dan Metode identifikasi terhadap ide pokok : • Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran. terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. random list. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour. subjek pesan yang lebih luas pernyataan tentang suatu topik. dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens. audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. audiens dan fakta yang ada. sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. c. yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). C. harus dirancang agar memiliki tujuan. Beberapa jenis pesan. journalistic approach.

wawancara kerja. antara dua orang atau lebih. perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. LCD Projector. memo. video clip. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik. dan biaya pengiriman serta harapan audiens. pembicaraan melalui telepon. Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat.yang permanen. dan tampilan slide show. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan. emosional. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film. seminar. 2. dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. dan presentasi penting lainnya. tingkat kerahasiaan. program pelatihan. dan laporan. proposal. workshop. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya. pidato formal. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 11 . Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks. formalitas. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. pertemuan kelompok. kompleksitas.

bekerja dalam kelompok. tetapi para penyimak melakukan berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi sebagai penerima dalam proses komunikasi. karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima. Menyimak merupakan rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain : 1. pendengaran yang lemah. atau tingkat perhatian yng rendah. ARTI PENTING MENYIMAK KEAHLIAN KOMUNIKASI : MENYIMAK Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu. Pada saat menetapkan tujuan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan (mendengar). Secara umum. Memperhatikan.BA B 3 A. Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. menganalisis. Memahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. B. Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan. dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan. memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya. Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 12 . Pada waktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan. Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi. SIFAT PROSES MENYIMAK Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal . Pada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. Penerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh. menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk memahami. dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi. dan meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain. mengingat.

audiens harus mengingat pesan yang didengarnya dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan. ide. Terlihat bahwa perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif dalam proses komunikasi. Biasanya orang akan lebih dan ingin berbicara daripada menyimak. Sindrom Hiburan Pada dasarnya. Menafsirkan. biasanya ini terjadi dikarenakan faktor-faktor berikut ini : 1. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan. audiens akan menilai pernyataan yang dilontarkan oleh pembicara.2. 4. membedakan fakta dan opini pembicara 6. Lebih Banyak Berbicara Daripada Menyimak Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bahwa tak satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. dan mengevaluasi bukti yang dikemukakan. seperti tepuk tangan. dengan kemampuan berpikir kritis. C. Mendengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan penyimakan. pada komunikasi yang terjadi dalam kelompok. Menyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan. 5. Hal ini disebabkan dalam proses menyimak seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan kejenuhandan kebosanan. menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk waktu yang akan datang. FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal yang kita simak menjadi tidak efektif. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan penerimaan suara. Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara 4. D. Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara 5. SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF Pada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) berjalan secara efektif antara lain: 1. Memberi tanggapan. tertawa atau diam. tanggapan awal dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat saja bentuk tanggapan berupa hal lain. dan pengalaman pribadi. setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan. Mempunyai atensi untuk mendengarkan 2. memahami pesan sesuai dengan penilaian. membedakan antara fakta dan opini. Satu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada pihak penyimak adalah mendengarkan. 3. Mengingat. 2. Mendengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara 3. Selama menyimak. Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan. harapan. setiap penyimak selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang 13 PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS . Mengevaluasi.

serta bagi pembicara hendaknya mampu mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan disukai audiens. 6. Biasanya hal ini terjadi jika sebelumnya audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. Rasa Takut Terhadap Materi yang Sukar Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Mengutamakan Prasangka Hal ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. sakit kepala. Untuk itu setiap penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan informasi yang bersifat menghibur. Biasanya gangguan tersebut dapat terjadi dari faktor dalam diri audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. Terpengaruh Oleh Gangguan Gangguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi yang disampaikan.3. suara-suara bising d luar gedung. 5. walaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti akan materi tersebut. menarik dan bersifat menghibur mereka. Pada saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar dengan alasan-alasan tertentu. Oleh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar dimengerti tersebut. Oleh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan terhadap materi-materi yang disampaikan. Hal ini tentunya dapat menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh audiens dengan baik. dan lain sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. Tidak betah berlamalama ditempat pertemuan. sifat tergesa-gesa. cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan. Walaupun berprasangka merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens. 4. Ini akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan diberikan oleh audiens. Faktor yang muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang terjadi disekitar mungkin dapat saja disebabkan karena kondisi ruangan yang panas. dan sebagainya dapat saja menjadi gangguan tersendiri bagi audiens dalam memahami informasi yang disampaikan. pengeras suara yang buruk. Menyimak Secara Tidak Kritis Terkadang dalam proses menyimak. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 14 . Tidak semua pembicara mampu menyampaikan informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan. merasa bosan. paudiens dihadapkan pada kondisi dimana kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. Alasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan akan kegagalan yang akan diterimanya. hal ini yang sering kali menyebabkan para audiens menjadi jenuh.

antara lain : 1. Biasanya para pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan dapat mengena pada sasaran. PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF Ada beberapa tips atau petunjuk yang dapat dijadikan sebagai bahan kajian agar proses menyimak dapat berjalan dengan efektif antara lain: 1. 2.E. sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh audiens. Pemahaman ini sangat penting untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari sejaumana lawan komuniasi (audiens) memahaminya. audiens harus dapat menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi. Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang disampaikan. seorang komunikator atau pembicara lebih sering menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami setiap pesan atau informasi. Tidak semua audiens terntunya memiliki kemampuan dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh pembicara. F. hasil penelitian maupun pesan dalam bentuk tertulis lainnya. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 15 . Pesan yang disampaikan harusnya disajikan dalam bentuk yang realistis dan tidak mengada-ada. MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak. Memberikan Perhatian yang Besar Hendaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa untuk memahami pesan-pesan tersebut. inti dari proses menyimak adalah mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Memahami Sifat Komunikasi Non Verbal Terkadang dalam penyampaiannya. Strategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat dibawah ini. Hal ini juga menyangkut dari penyampaian materi pesan yang dibuat. Mengatasi gangguan dengan menutup pintu atau jendela dan lebih mendekati pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petunjuk dalam menggunakan komunikasi nonverbal. 2. dapat berupa data. 3. Mengetahui kelebihan pembicara dalam subjek yang merupakan sesuatu yang belum pernah diketahui oleh audiens. harus mampu menempatkannya dalam kondisi yang sesuai. dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar. 3. Memahami Simbol Verbal atau Pesan Selaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal. Agar mampu menciptakan perhatian yang besar.

5. tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. untuk meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) secara efektif. bertanya. Meskipun tidak bersifat memberi penilaian. serta mengetahui perbedaan antara ide. Umpan balik ini cenderung membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai dengan arah perilaku yang terdahulu. Meninjau ulang pokok pembicaraan. UMPAN BALIK (FEED BACK) Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak (mendengarkan). dan contoh. 7. Umpan balik seringkali diungkapkan secara implisit. Memberikan umpan balik (feed back) 9. melainkan hanya memberikan penjelasan. melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru subjek tertentu. Membuat catatan tentang pokok pembicaraan. Umpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 16 Mendengarkan untuk mengingat isi pesan/informasi Mendengar . yaitu sikap lawan komunikasi semakin percaya pada waktu orang lain mencermati dan menawarkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang dihadapi. Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu : 1. Mendengar konsep dan pokok pikiran. Selain yang sudah disebutkan diatas. 2. Umpan Balik Non-evaluatif Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator).umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang positif. 8. Tetap berpikir terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklarifikasikan pemahaman. bukan pembicaranya.Umpan balik jenis ini juga bersifat korektif yang berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan. G. Pada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. Mengevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan. Umpan balik jenis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi. Tidak menyela pembicaraan. 10. atau menunjukkan minat pada subjek yang sedang dikomunikasikan.4. Pada saat menawarkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan penilaian pribadi. 6. bukti dan argumen. Dapat dilihat pada ilustrasi gambar dibawah ini. Umpan Balik Evaluatif Respon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang dibicarakan. Oengembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara kerja umpan balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan).

Memerlukan banyak energi

Mendengarkan aktif /empatik Mendengarkan untuk analisis dan evaluasi isi informasi Mendengarkan untuk mengingat isi informasi Mendengarkan untuk mengetahui isi informasi Mendengarkan

Memerlukan sedikit energi Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi Menyimak
Keterangan gambar: Gambar dibagian bawah sempit dan mengarah ke atas searah dengan tanda panah semakain lebar menunjukkan bahwa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengetahui isi pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi. Energi terbesar diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif.

Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain : a. Penyelidikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari pihak lain dan menunjukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang dihadapi. b. Pemahaman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. Pengulangan menunjukkan perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

17

c.

Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk membangkitkan semangat dan harapan.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

18

BA B 4

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

A.

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini : 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

19

tidak memiliki suatu muatan yang menarik. kemudian baru PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 20 . dimana bukti-bukti diletakan paling awal. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator. langlah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional. b. rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Selain itu. dan efisien. 2. maka akan mengaburkan fakta yang ada. atau sering disebut dengan pendekatan induktif. semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. antara lain : a. Pendekatan Langsung (direct approach). Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide. maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. dan menetahuo cara menyampaikannya. B. sering disebut juga dengan pendekatan deduktif . Menyatakan hal-hal pendukung yang penting. melalui dua pendekatan yaitu : a. maka outline yang dibuat akan semakin baik. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya. sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan. semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah. b. yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach). akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti. efisien dan efektif. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. cepat. Memulai dengan Ide Pokok.Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator. dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik. sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ideide dengan cara yang lebih sistematik. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan. c. dimana ide pokok muncul paling awal. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. singkat dan tidak bertele-tele. permintaan rutin. Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain: 1. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Dalam kebanyakan organisasi. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas. konsumen. Bagian Pertengahan Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis. klien dan para pemegang saham. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST) Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik. dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan. Oleh karena itu. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.diikuti dengan ide pokok. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. C. good news atau goodwill. aduan atau klaim. Bagian Awal Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan. 3. pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif. sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon. pesan-pesan rutin. Untuk mempermudah pembaca. dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. ketika menulis suatu surat permintaan rutin. berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. D. Jika permintaan lebih dari satu jenis. dan petugas yang dapat dihubungi. lengkap dengan batas waktu. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. 2. jam kerja. tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut. Bagian akhir Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request). Anda harus bertanya pada diri PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 21 . permintaan kredit rutin. yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu.

Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Penyampaian pesan-pesan rutin. 2. pimpinan dengan karyawan. memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan . kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki. 1. klien dan sebagainya. Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estándar perencanaan langsung. namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis. good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach). keinginan untuk berlangganan. mengapa hal ini dapat membantu. katalog buku terbaru. maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. Permintaan dari dalam organisasi Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan. pemasok. Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut. banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting. pimpinan dengan supervisor dan sebagainya. yaitu : apa yang diketahui.sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan. membaca suatu pesan) 3. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 22 . keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali 2. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal. jelaskan apa yang kita maksud. dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu. konsumen. cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan 4. Mulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan. Dalam kaitannya dengan direct request. seperti memo. mengapa hal tersebut perlu diketahui. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan. Disamping itu . Permintaan dari luar organisasi Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama. Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu: 1. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Dalam setiap organisasi. seperti informasi produk baru. E.

2. mereka juga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karyawan. membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru. pemberian kupon diskon harga produk. Disamping itu. maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana. penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. seperti ucapan selamat ulang tahun. Pesan-Pesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak. Pada bagian akhir pesan-pesan positif. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan. produk aksesoris atau produk pelengkap). antara lain penerimaan kerja. yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. seperti pelanggan. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 23 . kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja. ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis. F. Sebagai pelaku bisnis. Good News tentang pekerjaan Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka. klien. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan. tunjangan hari raya. Pada bagian pertengahan. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang lain. yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. ucapan selamat atas penyelesaian studi. umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens. diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. klien dan masyarakat pada umumnya.Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan. seperti kenaikan pangkat atau jabatan. memperoleh bonus kerja. Good News Tentang Produk Good News yang berkaitan dengan produk antara lain. sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free). kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi. pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan. sampaikan penjelasan secara rinci. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif. Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis : 1. Diusahakan dalam bagian awal. bak melalui lisan atau tulisan. 3. hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. karyawan/ pegawai dan masyarakat pada umumnya. pembicaraan diskon harga produk.

Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil. dan lebih menyenangkan. setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan. penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif. 2. bersahabat. • Alasan. Memilih Pendekatan Organisasional Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news.G. hangat. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens. • Bad news. yaitu : a. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 24 . penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis. c. sebelum menyampaikan yang sebenarnya. merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens. PENULISAN BAD NEWS Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas b. Menciptakan Audience – Centerred Tone Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus. namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi. Pendekatan tidak langsung (indirect plan). Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan). berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini : 1. dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil. merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang mendengarnya. maka perlu memperhatikan tiga hal. a. dapat dilakukan dengan dua pendekatan. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu • Pembuka. yaitu penyampaian bad news. mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif. Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan. • Penutup.

dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.1. Secara sederhana. kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya. BAD NEWS Pernyataan Bad News ALASAN Jelakan Alasan Bad News PENUTUP Positif. Pendekatan Organisasi Perencanaan Tidak Langsung b. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 25 .PEMBUK A ALASAN Pernyataan Penjelasan Logis BAD NEWS PENUTUP Nyatakan Positif.2. dan Bersahabat Gambar 4. • Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan • Pesan disampaikan secara empati. PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap. Pendekatan Organisasi Perencanaan Langsung H. Bersahabat. namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Perencanaan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news. dan Gambar 4.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila : • Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news. persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin.

Analisis Audiens Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta. kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama. antusias terhadap materi yang disampaikan. 2. 3. objektif dalam penilaian sesuatu. Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan. statistik. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain : 1. tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. yaitu : 1. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang. berupa dokumen. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens. jaminan. mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya. Memilih Pendekatan Organisasional Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens. maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. dan pengalaman latar belakang baik sikap. apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens. atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang. dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. intensitas yang baik akan membantu minat audiens. kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual. Menetapkan kredibilitas Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya.organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 26 . Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda. Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu. lebih rinci.

kenyamanan. Hal yang PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 27 . mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan. a. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan. serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan. Pemikat Logika Dalam berbagai hal. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan. Memilih Daya Pemikat Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. b. adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. • Induksi. penghargaan. • Deduksi. Interest. Action (Tindakan). dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. keberhasilan. penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. dan keamanan. c. harapan para audiens. Desire (Hasrat). Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus. 3. a. b. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.2. adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula. Membuat kerangka argumentasi audiens Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention. d. Pertimbangan Etika Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. tingkat resistensi yang diatasi. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya : • Analogi. Interest (Minat). Pemikat Emosional Dalam melakukan persuasi audiens. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan. Desire dan Action). c. menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. nilai. Attention (Perhatian). menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut. meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan.

paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 28 .

Pada komunikasi timbal balik Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan wawancara. yaitu : 1. Pada perkembangan dunia bisnis saat ini. dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi pada awal interaksi. kepuasan pelanggan. sering kali kita jumpai mereka melakukan semacam dialog. Namun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak tenaga-tenaga interviewer yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di bidangnya. perundingan atau wawancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). dan penutup (closing). jika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap saja. WAWANCARA DALAM LINGKUNGAN BISNIS WAWANCARA SUATU KETERAMPILAN MANAJEMEN Dalam menjalankan setiap kegiatan bisnis. Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai. ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan (opening). yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan wawancara kerja. tidak mudah untuk menemukan orang yang ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai interviewer.BA B 5 A. pasar produk yang sedang booming. kelangsungan produk dan sebagainya. Wawancara bisnis merupakan keterampilan manajemen (management skill) yang wajib dipelajari dan dilatih apabila seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional. Dalam organisasi teknik wawancara dapt dijumpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia. Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal. yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait. para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan selaku berhadapan dengan lawan bisnisnya. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 29 . Sehingga pewawancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan wawancara tersebut. Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Direktif (perintah). Pada saat terjadi interaksi diantara mereka. Pada kegiatan pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen. Bagi seorang interviewer bisnis. inti wawancara (body).

yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview) Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya khusus seperti wawancara kenegaraan. langkah dan masalah pokok suatu wawancara. begitu pula halnya dengan wawancara. 3. dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang diwawancarai mengendalikan tujuan. Dengan wawancara seperti ini. berada pada pihak pewawancara. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapantahapan sebagai berikut : 1. Dengan wawancara ini. serta pewawancara berhak menentukan kapan wawancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari wawancara tersebut.2. PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI WAWANCARA Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan. pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaranpelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. B. C. Non direktif (nonperintah). Wawancara ini bertujan untuk membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas sesuai dengan peraturan. 2. 5. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini harus PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 30 . JENIS WAWANCARA BISNIS Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi beberapa jenis wawancara. Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview) Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang telah dikerjakan oleh karyawan. perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus. organisasi dapat mengetahui seberapa besar kinerja serta prospek dari karyawan yang bersangkutan. Menentukan tujuan wawancara Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan. Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview) Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan. 4. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiaptiap bagian dalam suatu organisasi. Wawancara peringatan (correction interview) Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu hal. antara lain : 1. Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview) Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor/psikiater).

3. dimana tempat dilakukannya serta waktu pelaksanaan wawancara. 7. mampu menentukan tujuan tersebut. Pertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus. Merencanakan bentuk pertanyaan Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai. Bentuk pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pewawancara. Untuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai wawancara yang berbobot. Oleh karena itu. 6. karena hanya kan membuat orang yang diwawancarai terpojok dan akan menjawab seadanya saja. Usahakan menghindari memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang diwawancarai. 4. Maksud dan tujuan wawancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi. Membuat janji Wawancara biasanya melibatkan dua pihak.2. Membuat kesan yang positif Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann. Menutup wawancara PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 31 . biasanya pihak pewawancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat tercapai. 8. agar yang diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. langkah berikutnya adalah mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. 5. Menyeleksi sumber yang tepat Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai. masing-masing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi mereka. ada baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat hal-hal penting yang menjadi jawaban orang yang diwawancara. perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan wawancara dilakukan. juga jangan pernah membatasi jawaban orang yang diwawancarai. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat wawancara dilakuan. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku. maka perlu diperhatikan mengenai topik atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam wawancara tersebut. Wawancara yang tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya akan menjadi pembicaraan yang “ngalor ngidul” tidak jelas maksud dan tujuannya. Merencanakan perekaman/ mencatat Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah dilakukan. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara. Atau dapat juga dengan merekam hasil dari wawancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang diwawancarai. Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting.

Pada menutup wawancara tersebut jangan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas kehadirannya melakukan wawancara. angket ataupun survey. menyeleksi pegawai. Ceritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda b. pewawancara dapat segera menutup wawancara. Menurut Anda apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda d. antara lain : 1. atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Dengan pertanyaan tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Contoh dari bentuk pertanyaan terbuka. sebaiknya Anda memilih partner siapa? Rudi atau Anto? b. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda. Setujuhkah anda jika para karyawan diberikan tambahan fasilitas. 2. Melakukan evaluasi hasil wawancara Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara. Contih dari pertanyaan bentuk tertutup antara lain : a. Orang yang diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. dan sebagainya. Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan. apakah itu pada saat memimpin survey. Bentuk pertanyaan dalam wawancara. Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang diwawancari dalam menjawab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang dimilikinya. Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami c. yaitu : a. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil questioner. dan sebagainy? PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 32 . Agar tugas ini berjalan dengan baik. Pertanyaan terbuka (open questions) Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng diwawancarai untuk menjawab pertanyaan. juga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang diswawncarai. Pertanyaan tertutup (closed questions) Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. TEKNIK MENGAJUKAN PERTANYAAN D. Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara. melakukan penjualan. dan ruang lingkup pertanyaan ini juga cukup luas. Apakah jumlah penghasilan Anda dibawah 2 juta atau diatas 2 juta? c. hal ini merupakan bahan perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari wawancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.9. Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda e.

Wawancara dalam konteks wawanvara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Kegiatan wawancara kerja ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyawan. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan pendapat antara pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal. 5. Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang diwawancarai. Dalam suatu penarikan tenaga kerja wawancara digunakan untuk menilai capability calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak dilakukan oleh para pejabat kita b. Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang yang diwawancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. Jadi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri Anda? b. suasana keja menjadi tidak baik.” KOMUNIKASI WAWANCARA KERJA E. Contoh dari pertanyaan ini antara lain : Pewawancara : “Jadi anda Sudah merasa tidak berkenan bekerja di perusahaan tempat anda bekerja ?” Yang diwawancarai : “Sebenarnya saya tidak masalah bekerja di perusahaan saya. Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan pilihan yang terbaik buat Anda? dan sebagainya Pertanyaan bermuatan (loaded questions) Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian besar rekan sejawat Anda. Pertanyaan lanjutan (mirror questions) Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan sebelumya. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 33 . Pertanyaan ini juga digunakan untuk menguji konsistensi jawaban yang duberikan sebelumnya.3. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut : a. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif. Pertanyaan yang Mengarah (leading questions) Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tujuan tertentu. dan sebagainya.” Pewawancara : “Ada apa dengan Supervisor yang baru itu ?” Yang diwawancarai : “ Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti. Seperti kebanyakan orang kain. hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu. Contoh dari bentuk pertanyaan tersebut antara lain : a. apakah Anda juga akan menghimbau pemerintah untuk tidak korupsi ? c. 4. Wawancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi.

Bagi seorang pelamar. pengalaman kerja. Kemampuan berkomunikasi 4. Gerak-gerik dan sopan santun 8. Rasa percaya diri 10. Pada tahap ini. maka dillanjutkan dengan wawancara tahap selanjutmya yaitu wawancara seleksi. Inisiatif 11. singkat. Datang tepat waktu 2. Jangan sesekali memberikan jawaban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang diajukan. wawancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar. Bersikap yakin (Optimis) 3. Tanggap dan kerja sama 2. Penampilan anda secara fisik 7.Pelamar Seleksi Penilaian Penerimaan Wawancara Karyawan Gambar 5. yang meliputi : 1. Nada suara (tone voice) 9. serta surat penghargaan 4. Ekspresi wajah 3. Wawancara tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. PERSIAPAN WAWANCARA ada beberap hal yang harus Agar proses wawancara kerja berhasil diperhatikan/dipersiapkan antara lain : 1.1 Proses Seleksi Karyawan Pada proses wawancara kerja ini bagi pihak yang diwawancarai harus mempersiapkan diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Dalam wawancara ini biasanya orang yang diwawancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kualifikasi. Berpakaian rapi dan sopan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 34 . Hal ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang diajukan untuk mengisi suatu posisi jabatan. Siapkan sertifikat. F. Setelah wawancara pendahuluan. pada saat wawancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan secara. Kebijaksanaan Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas. padat dan tidak berbelit-belit. pelatihan dan semangat kerja yang secara umum untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada posisi tertentu. jelas. Biasanya aspek yang akan mendapatkan perhatian pada saat wawancara adalah aspek kepribadian (personality aspect). Sikap terhadap pekerjaan 5. Selera humor 6. pewawancara akan mendapatkan gambaran mengenai calon yang akan terpilih.

16. Membungkuk atau menundukkan kepala 10. Terlihat kesal karena menunggu 3. Emosional 24. 12. hal ini agar nantinya pada saat wawancara berlangsung. Mengajak teman atau keluarga 7. Membawa tas belanja atau sejenisnya 6. Bertopang dagu 11. Melebih-lebihkan diri anda 16. Datang Tanpa Persiapan 4. Memberikan informasi yang tidak relevan 21. Jangan datang terlambat 2. 13. ada beberapa hal-hal lain yang perlu dihindari dalam suatu wawancara yaitu : 1. calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 35 . Tidak sabar G. Merokok atau makan saat wawancara 13. 10. Melipat tangan di dada 12. 15. Mengkritik/menjelekkan atasan tempat bekerja 20. Bersikap tenang Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan Tersenyum Tunggu sampai dipersilahkan duduk Ingat nama pewawancara dengan benar Tataplah pewawancara jika anda berbicara Tunjukkan kemampuan diri Perhatikan setiap pertanyaan yang diajukan Berbicara dengan jelas Atur nada suara dan intonasi Tunjukkan minat dan kesungguhan Bersikap jujur dan terbuka Selain melakukan hal-hal tersebut diatas. Mengkritik diri sendiri 19. Memotong kalimat pewawancara 15. 11. Berpenampilan berlebihan (Norak) 5. Jangan membual 18. Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi) 23. Mendikte pewawancara/perusahaan 17. 8.5. Membuka percakapan 14. Memberikan kesan ditawarkan perusahaan 22. 14. Duduk sebelum dipersilahkan 8. Meletakkan tas di meja wawancara 9. CARA MENGENALI PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyakbanyaknya mengenai bidang pekerjaan yang dimaksud. 9. Membuka rahasia perusahaan yang lama 25. 6. 7.

pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan diajukan antara lain : 1. atau media publikasi yang ada di perusahaan. Pangsa pasar produk yang dihasilkan H. b. Dalam wawancara diperkenankan menanyakan tentang pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara. mengapa? Pembahasan apa saja yang paling menarik Anda dari mata kuliah ? Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu pengembangan karir Anda? Apakan ada keinginan untuk melanjutkan studi anda? dan sebagainya. c. Pesaing perusahaan 7. Bagaimana Anda menjelaskan tentang diri anda? b. Mengapa anda menginginkan bekerja di perusahaan tersebut ? b. Latar Belakang Keluarga Apa pekerjaan orang tua Anda? Apakah Pendidikan terakhir orang tua Anda? Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap pekerjaan yang Anda pilih? dan sebagainya. Pendidikan dan Pelatihan Mata kuliah apa yang paling Anda senangi. Produk unggulan perusahaan 6.pekerjaan tersebut. Jika Anda masih bekerja. 3. Tugas dan jawab pekerjaan 2. 4. bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti : a. Bagaimana Anda menilai orang lain? dan sebagainya. b. mengapa Anda memetuskan untuk beralih pekerjaan ? e. Apakah pengalaman kerja Anda telah relevan dengan posisi yang anda lamar saat ini ? c. Ketersediaan program pelatihan karyawan 5. Apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Anda? c. 2. Pada proses wawancara akan terjadi interaksi antara pewawancara dengan yang diwawancarai. Informasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain jurnal. Apa yang anda ketahui tentang perusahaan ini? dan sebagainya. a. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 36 . Kepribadian a. Kebijakan perusahaan dalam hal promosi 3. dan yang paling Anda tidak senangi. PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA a. Kesempatan berkembang/peningkatan karir 4. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa : 1. d. Pekerjaan yang Dilamar. Mengapa Anda merasa tertarik dengan jabatan dan posisi tertentu yang anda lamar ? d. c.

Menurut Anda. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan Anda? dan sebagainya. 7. Hobi dan lain-lain a. a. Hal ini dimaksudkan agar bidang pekerjaan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan. kemampuan serta keahlian pelamar. Apa yang Anda lakukan pada saat senggang? b. Bagi pelamar pentingnya wawancara ini sangat berguna bagi perkembangan karir dan pekerjaan yang akan diterimanya. Buku. penyelidikan pekerjaan dapat dilakukan dengan menyeleksi setiap lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan dibandingkan dengan latar belakang pelamar. Jenis olahraga apa saja yang paling Anda gemari? e. 6. Secara umum arus proses wawancara kerja terbagi dalam beberapa tahap.5.Dimana wawancara berperan dalam menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu jabatan tertentu. Sebelum pelamar mengajukan lmaran perkejaan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan terhadap bidang pekerjaan yang akan dilamar. majalah. ARUS PROSES WAWANCARA PEKERJAAN Proses wawancara kerja merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga karja. Sedang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai dan cocok dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan. menjengkelkan dan menyebalkan bagi diri Anda? d. dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Apakah anda selalu mengikuti perkembangan berita akhir-akhir ini? f. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 37 . c. Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan yang ada. Penilaian Pribadi a. faktor-faktor apa sajakah yang mampu mengembangkan karir Anda? b. Tujuan Karir Apa yang menjadi tujuan karir Anda? Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan karir Anda? Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri Anda? Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebut? dan sebagainya. 2. Apa yang paling mengesankan. d. Faktor apa saja yang Anda rasa menjadi penghambat karir Anda? c. b. Jelaskan tetantang hobi Anda? d. Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat ? c. surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai ? dan sebagainya. I.

maka pada tahap selanjutnya akan dilakukan tindak lanjut (foloow up) terhadap hasil wawancara pendahuluan dan lanjutan. Bentuk dari follow up tersebut biasanya diadakan seleksi lanjutan atau tes penentuan yang bertujuan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang pekerjaan yang dimaksud. masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii. wawancara penentuan. dapat berupa psikotes. penghargaan-penghargaan yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat “menjual” diri pelamar sehingga layak untuk dipertimbangkan. yang bertujuan mengetahui profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling khusus. Ini merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan awal dalam melamar pekerjaan. Menyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam lowongan kerja dengan berkas-berkas yang dilampirkan.3. tahp selanjutnya adalah melakukan wawancara pendahuluan. Hal ini karena setiap bidang pekerjaan yang ditawarkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang saja. 6. pelatihan yang telah diikuti. Buatlah surat lamaran yang simple. 7. tujuan dari orientasi ini agar karyawan yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam menjalankan pekerjaannya. 8. Setelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak untukmenempati posisi jabatan tertentu. keahlian dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar. hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya haruslah dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan menjadi nilai jual bagi pelamar. padat. Hal-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada tahap ini. Pada tahap ini pewawancara akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang pekerjaan yang akan akan ditawarkan. pada tahap ini dituntut kemahiran pelamar dalam menyajikan sebuah surat lamaran. disesuaikan dengan posisi atau jabatan yang dilamarnya. tugas dari perusahaan adalah menyaring atau menyeleksi lamaran yang diterima. Setelah secara administrasi lmaran yang diajukan telah memenuhi syarat. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang pekerjaan yang dibutuhkan. Pada tahap terakhir setelah menempati posisi jabatan yang sesuai. 5. tes kesehatan. Tahap selanjutnya adalah membuat lamaran. Perlu juga melampirkan resume yang berkualitas. Tidak ada pedoman yang baku terhadap penulisan lamaran ini. setelah lamaran dibuat dan dikirim. atau penentuan akhir dari pihak manajemen perusahaan. bagi karyawan baru perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung jawab bidang pekerjaannya dalam suatu orientasi kerja.pengalaman kerja. 9. 4. termasuk di dalamnya pendidikan. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 38 . jelas dan tidak berbelitbelit. pihak perusahaan akan menentukan di bagian mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan. yang menggambarkan capabity pelamar. apabila telah dinyatakan berhasil pada wawanvara pendahuluan pelamar akan memasuki tahap selanjutnya yaitu wawancara lanjutan. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap lamaran tersebut.

2 Arus Proses Wawancara Pekerjaan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 39 .PEWAWANCAR A ORANG YANG DIWAWANCARAA Menilai Kebutuhan Menyelidiki Pekerjaan Menyaring Pelamar Membuat Lamaran Wwn aa a acr Wawancara Seleksi Tindak Lanjut Penempatan Orientasi Gambar 5.

. Pada saat menerima permintan prosal ini. jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. dan biaya yang harus disediakan. kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang diajukan dalam permintaan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 40 . proposal harus tetap dibuat dan diaujukan untuk bahan peninjauan dan pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan penjual. metode dan prosedur yang digunakan. Permintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk request for proposal atau permintan proposal.BA B 6 A. atau lembaga. Proposal harus disusun dengan cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu kerja sama yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. dan perkiraan waktu yang diperlukan. menetapkan lingkungan pekerjaan. mnajemen hrus menyatakan minat terhadap pekerjaan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang yang ditawarkan. Proposal juga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang telah menjalin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetujui perjanjian untuk bekerja sama sebelum proposal ditulis. Meskipun hubungan bisnis kedua pihak telah berjalan dengan baik. rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. Suatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk menawarkan jasa atau produk dengan mengacu pada permintaan pengajuan proposal yang menyebutkan spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan oleh pihak pembeli. B. Proposal berdasarkan permintaan klien. PROPOSAL KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL Proposal adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk. organisasi. Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk dibuatkan produk tertentu. 1. Proposal dapat diajukan berdasarkan permintaan pihal lain. Perusahaan meninjau persyartan. dan dapat pula dibuat atas inisiatif pihak perusahaan. Permintaan pengajuan proposal menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang harus ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat terwujud. FUNGSI DAN JENIS PROPOSAL Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan.

Bagian ini terdiri atas : a. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 41 . ditulis dengan berorientasi pada audiens. salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa. sedangkan bagian uraian meliputi metode. sebagai pengganti surat kuasa. Proposal terdiri dari komponen-komponen antara lain : bagian pembukaan. dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai surat pengantar yang bernada persuasif. Salinan atau foto kopi permintaan proposal. menetapkan lingkup pekerjaan. rencana kerja. Pembukaan. teks proposal. jika hal ini tidak dilakukan maka proposal harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengujian proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang menytakn tujuan proposal.2. dan bagian tambahan. pembukaan harus mengacu pada permintaan proposal. bagian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang mencakup informasi antar lain : pendekatan yang diusulkan. Jika proposal disusun berdasarkan permintaan klien. dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menunjukkan srgi manfaat hasil riset tersebut KOMPONEN PROPOSAL C. daftar isi. dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak. Badan proposal. Sebagai contoh. perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah terhadap sesuatu hal.proposal ini biasanya berisi penjelasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tujuan proposal. Proposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien. pihak yng membaca proposal. dan menyebutkan persyaratannya. tenaga kerja. b. dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. hlaman judul. dan daftar ilustrasi yang sama dengan yang diterapakan pada laporan. b. fasilitas. Inti Proposal. menyajikan latar belakang informasi. Bagian Pembukaan Bagian ini terdiri dari sampul. pada bagian pembukaan lainnya terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut : a. Tetapi . 1. Bagian akhir biasnya berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen. surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat pemberitahuan. perlengkpan. jadwal. dan biaya. Teks Proposal Teks proposal berfungsi “membujuk” konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan pihak perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal. proposal. 2. yang merupakan bagian pokok. Proposal berdasarkan Inisiatif Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. Surat pengantar. jika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak konsumen. menyebutkan rincian tentang upaya dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang terjadi. pernyataan kualifikasi.

Susunan Isi Proposal Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat disesuaikan dengan tujua. menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami kebutuhan konsumen. Bagian tersebut antara lain : a. E. 6. PENAMPILAN PROPOSAL Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal oleh pengambil keputusan. pengalaman dan kapabilitas perusahan.3. rincian keterangan hasil. Kesimpulan. c. Uraian ditulis dengan jarak 4 sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri. Bagian depan. Menggunakankertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal 3. Lembaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang disesuaikan dengan permintaan. 2. FORMAT PROPOSAL D. prnyelesaian dan keuntungan. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 42 . Untuk itu. segala sesuatunya harus realistis. kanan atas dan bawah 4. Jika perusahaan mengeluarkan petunjuk khusus untuk format proposal. prosedur untuk pemanfaatan jasayang diberikan. Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan. Bagian inti. mendorong minat untuk segera mengambil keputusan. Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan jarak dua spasi 5. Penulisan proposal yang baik perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut : 1. menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat diperoleh. Perusahaan atau elembaga harus mengajukan permintaan secara resmi dengan melampirkan rencana dan kebijaksanaan perusahaan. petunjuk tersebut harus ditepati dan semua formulir yang diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal. diagram yang menunjukkan setiap tahapanpekerjaan. jadwal pelaksanaan tahapan pekerjan. b. kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan. Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca.

Sampul Proposal PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 43 .Gambar 6.1.

2 Bentuk Isi Proposal PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 44 .Gambar 6.

5. kondisi. atau saran pemecahan. 4. Materi laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak pembaca. 2. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan bisnis tertentu. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal perusahaan.BA B 7 A. hasil. Penulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud tertentu. lengkap dan obyektif. dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis. mutu. disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui bantuan komputer. 3. Mengawasi dan mengendalikan operasional perusahaan. antara lain: 1. pemecahan masalah. masalah. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 45 . tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Tujuan pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks. Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif. LAPORAN BISNIS KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat. Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral . perkembangan. tidak memihak. Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian. Membantu mengimplementasikankebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. produk. menyelesaikan tugas-tugas teknik. Memganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas hal-hal tertentu. atau merencanakan prosedur-prosedur. Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.

Aliran Suatu Laporan Bisnis B. pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya. dan menerangkan tujuan laporan. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 46 . KLASIFIKASI LAPORAN BISNIS Ditinjau dari bermacam jenisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang berbeda-beda.1.PEMEGANG SAHAM Laporan DEWAN KOMISARIS Laporan MANAJEMEN EKSEKUTIF Laporan FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF Keuangan Pemasaran Produksi Personalia Gambar 7. pada waktu menyusun laporan individu. Laporan individu dan laporan resmi Laporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain.

j. teks. biaya. Laporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa kolom kosong pada bagian-bagian tertentu. k. Penulisan laporan bisnis yang baik. bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. surat . memo. h. Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi. terdiri dari tujuan . Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan b. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran. Pendahuluan Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis. 3. d. misi. manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. 2. i. 1. waktu. Laayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan. e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis. c. BAGAN LAPORAN BISNIS C. Keterbatasan seperti dana. strategi. Penutup PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 47 . Laporan rutin dan laporan khusus Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yang rutin dilakukan. dan penutup. g. asisten peneliti. atau data yang tersedia. f. Teks Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut. Laporan internal dan laporan eksternal Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal. catatan perusahaan. Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis. Disamping itu. Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan. a. dan sebagainya. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi. Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan tujuan. atau sasaran.2. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut. 3. agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan. hasil wawancara karyawan.

Laporan dokumentasi perkembangan Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan tersebut. yang menekankan transparansi. berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas. Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. 3. tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. mengambil kesimpulan. d. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat. LAPORAN INFORMASIONAL Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi. atau memberikan rekomendasi. Rekomendasi. c.Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh. 4. b. dan akurasi. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 48 . ketelitian. Laporan ini terbagi dalam beberapa jenis antara lain perencanaan. tanpa upaya untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. tanpa memasukkan pendapat pribadi. Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari anggota staf bawahannya yang memberikan informasi. analisis dan rekomendasi. Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya. laporan operasi. merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh. baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan. D. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain : a. anggaran yang diperlukan. Kesimpulan. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan. Rangkuman. Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini. merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan. yang dapat dijadikan catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang. Laporan ini didasarkan pada data. laporan aktivitas perorangan. Rencana tindakan.Laporan ini merupakan laporan pemantauan atau pengawasan bagi pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah. 2. Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan. prospek ke depan serta hasil yang lain. Laporan pemantauan dan pengendalian Aplikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.

menganalisis. dan akurasi Memperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah. Tahap 3 Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli Menguji kredibilitas. Untuk laporan yang penyusunannya memerlukan riset. kelengkapan. Menyiapkan rencana kerja 4. mengintepretasikan data. penyimpangan. • Memahami latar belakang • Mengembangkan pertanyaan sekunder • Ikhtisar pendekatan • Mengidentifikasikan kata kunci dan subjek Tahap 2 Mencari dan mengakses informasi Identifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik Meningkatkan teknik pencarian Mengidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi. Mengembangkan pengungkapan tujuan 3.Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Tahap 4 Proses Informasi Membaca materi dan membuat catatan Memberikan penilaian yang tepat Tahap 5 Analisis dan Intepretasi data Mencari pola yang sesuai Mengujikebenaran atau menolak kesimpulan • • • • • • PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 49 . Penerapannya bergantung pada jenis laporan yang disusun. Menghimpun. Sebelum mengawali laporan. Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi 2. menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi Meskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk setiap laporan. penyusun laporan perlu memperhatikan lima tahapan sebagai berikut : Tahap 1 Mengindentifikasikan pertanyaan yang tepat. Mengisi kesenjangan denganriset tambahan. pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut : 1.

Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi. serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan. 3. 2. Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya. Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis. tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. sederhana . TUJUAN PRESENTASI BISNIS PRESENTASI BISNIS Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. serta mampu menghibur para audiens. Menyentuh emosi audiens Selain muatan inti dari presentasi disampaikan.mudah dipahami . Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan . alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri. presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens.dan enak didengar oleh audiens. monoton. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik. seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain: 1. sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya. Menghibur audiens Selain memberikan informasi. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan.BA B 8 A. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 50 . Namun demikian. suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. intonasi suara. prensentasi juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari presentasi. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. 4.

artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 51 . Penyampaian presentasi atu pidato. perencanaan isi. Agar tujuan presentasi dapat tercapai. C. setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapantahapan sebagai berikut : 1. Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. 3. maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud. slide serta penggunaan audio visual. LCD pojector. Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua. seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Hal ini untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan. TAHAP-TAHAP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi. Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik. seperti OHP. Pengembangan presentasi meliputi pembukaan. analisis audiens.Dalam memotivasi audiens. serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi. B. pokok-pokokpresentasi. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa. kapan. penutup. 2. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi. 3. maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens. dimana. 4. tanya jawab dan alat bantu visual. Persiapan-persiapan tersebut meliputi : 1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. maka audiens akan merasa senag. PERSIAPAN DASAR Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik. 2. mengapa dan bagaimana. Menganalisis siapa audiens. panjang dan gaya bicara.

D. Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens 6. 3. Secara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain: 1. 4. Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan 2. mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya. Menyadari bahwa ia harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan. 6. Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya 4. mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Mengetahu latar belakang audiens 5. 2. Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran 3. PRESENTASI LISAN YANG BAIK Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi 2. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya. sabar. Kepiawaian pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara lain : 1. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens. Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu : 1. Menguasai subjek presentasi 3. Paralaguage PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 52 . dan penuh percaya diri 7. Mempunyai wawasan. 5. Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi : 1. Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi. ramah. Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif E. berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada mereka. Dapat mengetahui dan mengenal audiens. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan. PRESENTASI INFORMATIF Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. Jujur.

Cara pembicara menyampaikan pesan. hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal. termasuk di dalamnya kecepatan berbicara. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya. Faktor-faktor lain Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan. Pola Pemecahan Masalah PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 53 . dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama.2. badan dan bagian badan tertentu dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. pola topikal ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi. sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi tersebut. mata. Pola Spasial Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional. maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat. Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan. nada. 5. 3. volume suara serta artikulasi kata. Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain: 1. Kondisi ruangan presentasi Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu efektifitas presentasi terutama wajah. tangan dan posisi badan selama presentasi. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa. 4. 2. Body language Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens. MENGORGANISASIKAN PRESENTASI F. tujuan atau khalayak. Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu. Seringkali. 3. Pola Kausal Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Pola Kronologis Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang. topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama. 4. tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. kondisi yang terjadi saat ini. Pola Topikal Pola yang berhubungan dengan topik. kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut.

Mempersilahkan pengajuan pertanyaan Pada bagian-bagian tertentu. Hal ini bertujuan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan presentasi. apakah presentasi itu pendek atau panjang. pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan. seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin. Bagian akhir dari presentasi disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut. Memusatkan tema dan tujuan anda Saat penyampaian presentasi dilakukan. berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan pertanyaan. dalam arti hanya pokok-pokok bahasan saja yang disampaikan. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah. Hal ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut terjadi interaksi. Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. terlebih jika menyangkut tentang kebijakan perusahhaa. Meringkaskan hal-hal utama Dalam penyampaian presentasi. 1.Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. MENGAKHIRI PRESENTASI Setiap presentasi. Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya. dan dalam hal kedua memberikan suatu cara. 2. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan. 4. 5. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 54 . jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. G. Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari presentasi. sehingga hal-hal yang belum atau kurang jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak. memerlukan pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan membuang waktu saja.

RAPAT DALAM DUNIA BISNIS RAPAT Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. tujuan yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. B. keputusan dan reaksi langkah lanjut yang sempurna. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih.BA B 9 A. DEFINISI RAPAT Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam pikiran satu orang. penetapan kebijaksanaan. Pengambilan keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 55 . sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung jawab bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi dalam pengambilan keputusan. Rapat yang baik menghasilkan ide. Ketika peserta rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan kepribadian di ruang rapat. pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan. perencanaan. Interaksi peserta rapat harus menuju pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran kelompok. Ketika interaksi berakhir informasi. Pada saat rapat berakhir setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang. rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya. Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang. Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia. konsep dan pemikiran telah teruji dan bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu. Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Perusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan.

perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan. 3. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. 8. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan.C. atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. Tahapan-tahapan tersebut antara lain : 1. Presensi Persetujuan agenda Persetujuan lama (waktu) rapat Laporan pimpinan Laporan manajer a. 4.1 Contoh Agenda Rapat PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 56 . 4. Memilih peserta rapat Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Keuangan Pekerjaan yang ditunda Pengembangan tugas Pengumuman Penundaan Tanya jawab 6. Produk baru c. pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan. Semakin banyak peserta rapat. AGENDA RENCANA RAPAT TAHUNAN 20 Maret 2007 Pukul 10. 2. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo.00 WIB Ruang Rapat Eksekutif 1. 10. Pengembangan pasar b. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. PENYELENGGARAAN RAPAT Sebelum rapat diselenggarakan. 2. 5. pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Sebelum undangan disampaikan. 3. analisis dan pemecahan masalah. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. Gambar 9. Menyusun agenda Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda. 7. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi. Menetapkan tujuan rapat Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. Rapat yang ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. 9.

Untuk Mencapai Keputusan Bersama Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Memimpin rapat Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens. Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tujuan. Program. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan. Dalam rapat. perserta rapat dapat belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. program. Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan. 3. informasi. Rapat dikatakan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima. hal ini membuktikan ” komoditi” tersebut mempunyai daya jual. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira. 6. 7. 8.5. 5. atau Keputusan Ide. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah Pada saat permasalahan teridentifikasikan. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. 2. dan keputusan beru merupakan ”komoditi” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. dan wawasan. diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 57 . Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetujuan bersama. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. pengalaman. Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. 4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide. diantaranya : 1.

hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan ”hujan pendapat” yang tidak akan menimbulkan suatu titik temu. Memberi keleluasaan terlalu longgar. emosi apalagi sampai marah-marah. Namun jika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri.Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat saja. Melawak. 5. Mengumpat. 6. yaitu : 1. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. apabila terjadi perdebatan dalam rapat. seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 58 . Adanya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi kreativitas dari tiap peserta. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan. tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri. perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. 3. Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat menghilangkan kejenuhan. hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. Apabila pertanyaan yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif. Lepas kendali. tidak merasa jengkel. terkadang dalam memimpin rapat. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel. KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM RAPAT Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu sendiri. 2. Hal semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat menjadi lebih mengarah pada tujuan yang sebenarnya. jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti melawak. Monopoli oleh pimpinan rapat. saran atau kritikan. sehingga tujuan rapat yang sebenarnya tidak tercapai. D. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari. dan mungkin saja dari sebagaian mereka akan kecewa dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. 4. memang bagi pemimpin rapat sering harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau ”legowo” karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama. dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak. ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat.

alat bantu. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan.7. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat. Agenda rapat terlalu padat. Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. negatif atau netral. FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat terlalu lama. 7. 9. perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan. 6. 2. 10. 11. pengembangan perusahaan. Kekuatan dinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai. Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat. Peserta rapat terlalu banyak. Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. 5. 8. pemasaran. Tidak siap. Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik. Dalam suasana yang netral. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai E. seperta yang harus diundang. 4. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. manufaktur. Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat. pada saat. Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain. 3. dan sesudah rapat akan sangat menunjang kelancaran rapat itu sendiri. F. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar. Rapat berakhir tanpa kesimpulan. pengembangan produk. dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. materi. Ada beberapa sebab. Orang yang berkompeten tidak hadir. Suasana rapat dapat bersifat positif. undangan bagi peserta. Untuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat. Mereka mengendalikan peserta rapat dan bertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yang kondusif. matangnya persiapan sebelum. rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 59 . Dinamika rapat sangat ditentukan oleh penyelenggaraan rapat. mengapa karyawan enggan atau kurang interest mengikuti jalannya rapat : 1. keuangan dan perencanaan. yakni orang yang mengundang rapat. Persiapan disini menyangkut. ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya.

Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik 3. Peserta rapat datang terlambat 6. 7. Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu 5. PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS 60 . Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar 4. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. Peserta menunjukkan ketidaksiapan. Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila terjadi hal-hal berikut berikut : 1. Pimpinan rapat datang terlambat 2. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.memberikan masukan. Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful