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Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http:// www.manizales.unal.edu.co /archivo/descargas/acuerdo_042. Pdf LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO Facilita el acceso a los documentos y a la información Favorece el control por parte del encargado del archivo Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan Agiliza la Gestión de la Entidad Beneficia al usuario Refleja una Buena organización DOCUMENTO DE ARCHIVO Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, toda información textual, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades Decretos - Archivo General de la Nación CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO VALORES PRIMARIOS Administrativos Legales Fiscales Contables Funcionales VALORES SECUNDARIOS Históricos Científicos Culturales Misionales DISPOSICION FINAL ELIMINACION ALMACEN DE PAPEL Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay Los documentos llegan como pueden Cada persona conserva o elimina o le qué le parece oportuno Es difícil encontrar y consultar un documento

.Todo el mundo puede acceder ARCHIVO DE DOCUMENTOS Documentos importantes que hay que conservar. tarjetas. ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados. clasificar y ordenar Inventario de los documentos con la descripción correspondiente Traslado organizado al archivo central Criterios únicos de conservación y eliminación Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna Acceso para el personal autorizado Manual de gestión de documentos DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO ABARCA EXCLUYE Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativa Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento Documentos que establecen responsabilidad fiscal Documentos que aporten valor legal. contable o jurídico en las actuaciones de la empresa Documentos que reflejan la historia de la entidad Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta Las copias de documentos originales. excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente Notas. el cualquier momento en que parte se hallan. para ejercer sobre ellos un control que permita saber. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan. PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. invitaciones particulares Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que no tiene valor jurídico PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja.

30/07 Descargos Agosto 15/07 Indagación Julio 05/ Denuncia Junio 30/07 Investigación Disciplinaria COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTOS RECIBIDOS CORRESPONDENCIA RECIBIDA Solicitud Serie Respuesta Correspondencia despachada COMUNICACIONES INTERNAS SUB.SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general. FINANCIERA DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA PROVEEDORES INVENTARIOS CUENTAS DE COBRO CAJA MENOR Capacitación de personal Actas Consejo Directivo ACTAS VIATICOS ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclarse con otros. TECNICA TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR LICENCIAS CONTABILIDAD DIRECCION GENERAL COMUNICACIONES INTERNAS SUB. Cajas e inventario TRANFERENCIAS DOCUMENTALES ARCHIVO CENTRAL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Cumplir con el cronograma (del 1 de enero al 31 de enero de todos los años) Valoración y selección de la documentación. 12/07 Pruebas Ago. Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizarse de acuerdo al orden que le dio el área productora Permite identificar. . deben ser personas altamente reservadas. Verificación de firmas y foliación. localizar Y recuperar la información Para la gestión. Principio de procedencia Principio de orden original Marcación de legajos. Elaboración de Inventario documental PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL Recepción de Transferencias Revisión y cotejo. CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA DAN ORIGEN A: UNIDADES DOCUMENTALES: Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales SERIE: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS ORDEN DE PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico Fallo Sep.

Utilizando lápiz Negro Alcaldía de Bucaramanga 3 Alcaldía de Bucaramanga 2 Alcaldía de Bucaramanga 1 CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION Asignar un número consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento. FOLIACION Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superior Derecha en forma Ascendente de Abajo hacia Arriba haciendo La respectiva Foliación por cada Documento dentro De la carpeta. El número debe ser registrado a lápiz de mina negra. esta se anulará con una línea diagonal (/) o una (X) y quedará como validad la última realizada. libro.. legajo. Si existe otra foliación.. La foliación se efectúa respetando la ordenación cronológica que presenta la unidad de conservación (carpeta.Verificación retiro copias y material metálico. MARCACION Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior derecha y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_____________ Carpeta No ____________________ Código de la Dependencia______ Código de la Serie Documental Nombre de la Serie Documental Fecha Mes___________ Año_________ No de folios______-- MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO Las carpetas o legajos se identificarán con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior izquierda y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_________ Carpeta No___________ Nombre de la Serie Documental Mes_________________ Año__________________Folios___________ MARCACION DE CAJAS No CAJA CODIDO DEL AREA 1 100 ACTAS: Actas Consejo Directivo Vigencia Folios 1 2 3 4 El lomo del legajo o carpeta debe descansar sobre la base de la caja de izquierda a derecha FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AÑO No caja/legajo 1-1 Código 100 NOMBRE DE LA SERIE O CONTENIDO ACTAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AÑO MES DIA VIGENCIA NO DE FOLIOS UNIDAD DE CONSERVACION ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________ . Ubicación. etc.

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