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Trabajando con frmulas Una frmula no es ms que una expresin matemtica destinada a procesar valores.

Las frmulas se componen generalmente de operadores, operandos, constantes, funciones y referencias. Los operandos suelen ser valores que pueden ser numricos, texto, valores booleanos o constantes. Adems, estos valores generalmente estn ubicados en otras celdas, por lo que en una frmula tambin estarn incluidas referencias a otras celdas. Los operadores son smbolos que representan las operaciones que Excel llevar a cabo en la frmula. Son a varios los operadores que el Excel reconoce. Tabla Lista de operadores reconocidos por Excel. Operador Nombre

Estas operaciones se ejecutan en un orden determinado, es decir, que existen algunas operaciones que se han de calcular antes que otras, a este orden se le conoce como precedencia. Tabla Operadores y precedencia. Smbolo Operador Precedencia

Cabe resaltar que la precedencia de estos operadores est sujeto a los niveles que agrupacin que se presenten en las frmulas, es decir, que primero se ejecutan las operaciones ubicadas entre parntesis. En la siguiente frmula podemos apreciar las partes que la componen:

Descripcin de las partes de una frmula.

Referencias relativas y absolutas Las referencias relativas, que es el estndar en Excel para la escritura de referencias, bsicamente mantienen la relacin de posicin entre la celda donde estamos escribiendo la frmula y las celdas donde estamos haciendo las referencias. Es decir, al momento de copiar esta frmula, Excel modificar las referencias incluidas en la frmula en la direccin en la que hagamos la copia.

Referencias relativas. Note en la figura anterior en la celda B2 tenemos una frmula que hace referencia a las celdas A1 y A2, al momento de copiar el contenido de la celda B2 en la celda B4 observamos que las referencias se hacen ahora a las celdas B3 y B4. Esto es debido a que las posiciones relativas de las celdas en referencia se conservan en relacin a la posicin de la celda donde est la frmula. Esta misma conducta se observa si llevamos a cabo una copia en sentido horizontal, es decir si cambiamos la columna donde vamos a hacer el pegado.

Referencias relativas con copia horizontal y vertical. Para la figura anterior se puede apreciar un copiado desde la celda B2 hasta la celda B4, en sentido vertical usando el auto llenado de Excel, adems tambin hay una copia en sentido horizontal desde la celda B2 a la celda D2, finalmente hay una copia en sentido vertical desde la celda D2 hasta la celda D4. Se puede observar las celdas en referencia desde las celdas B2, B4, D2 y D4. La forma en la que actualmente se observan las referencias se debe a que stas estn escritas de manera relativa. Ahora procederemos a realizar una modificacin sobre la frmula antes mostrada, estableceremos una referencia absoluta a nivel de filas, de la siguiente manera. Seleccionamos la celda B2 como celda activa, presionamos la tecla F2 para pasar

al modo de edicin, seleccionamos toda la frmula y presionamos la tecla F4 hasta obtener un resultado similar al de la siguiente figura.

Referencia mixta, absoluta a nivel de fila. Procedemos ahora a copiar esa frmula en el mismo sentido en el que hemos copiado la frmula anterior, una vez terminado el copiado podemos observar cmo se comportan las referencias al hacer la variacin de fila y de columna.

Referencias mixtas, absoluta en nivel de fila, con copia horizontal y vertical. Como se puede observar en la figura anterior, la celda B2 hace referencia a las celdas A1 y A2, la copia de esta frmula ubicada en la celda B4 hace referencia a las mismas celdas que la frmula en la celda B2. Esto se debe al hecho de haber fijado el valor de la fila, por lo que una variacin de fila entre las celdas B2 y B4 no afectar a las referencias. Sin embargo, una variacin a nivel de columna s lo har, esto se observa si analizamos la copia de la celda B2 con la celda D2, se puede observar claramente el desplazamiento de las referencias a las celdas A1 y A2 hasta las celdas C1 y C2, esto se debe a que una variacin de columna entre la celda B2 y la celda D2 s genera una variacin a nivel de columna en las referencias. Una conducta similar a la observada entre las celdas B2 y B4 se observar tambin entre las celdas D2 y D4. Ahora modificaremos nuevamente la frmula ubicada en la celda B2. Para ello repetimos los pasos antes mencionados hasta obtener un resultado similar al observado en la siguiente figura.

Referencia mixta, absoluta a nivel de columna. Copiaremos esta frmula en el mismo sentido en el que ya lo hemos hecho anteriormente, finalizada la copia podremos analizar nuevamente cmo se comportan las referencias al hacer la variacin de fila y de columna.

Referencias mixtas, absoluta nivel de columna, con copia horizontal y vertical. Observamos en la figura anterior que la celda B2 hace referencia a las celdas A1 y A2, la copia de esta celda en la celda B4 hace referencia a las celdas A3 y A4, esto quiere decir que una variacin a nivel de fila entre las celda B2 y la celda B4 genera una variacin similar en las celdas de referencia. Por el contrario, si observamos la variacin a nivel de columna entre las celdas B2 y D2, se nota que ambas celdas hacen referencia a las celdas A1 y A2, esto es debido a que en la frmula hemos fijado el valor de la columna por lo tanto una variacin a nivel de columna no afectar a las referencias. Llevaremos a cabo una ltima modificacin en la frmula ubicada en la celda B2. Repetiremos nuevamente los pasos antes mencionados hasta obtener el siguiente resultado.

Referencias absolutas. Nuevamente copiamos esta frmula en el mismo sentido en el que ya lo hicimos anteriormente, finalizada la copia analizaremos cmo se comportan las referencias al existir variaciones de fila y de columna.

Referencias absolutas, con copia horizontal y vertical. Como se puede apreciar en la figura anterior, tanto la celda B2 como las celdas B4, D2 y D4 hacen referencias a las celdas A1 y A2, esto quiere decir que tanto las variaciones de fila como de columna no afectan a la posicin de las referencias originales, esto se debe a que en la frmula hemos fijado tanto el valor de la fila como el valor de la columna, construyendo de esta forma lo que se conoce como una referencia absoluta. En resumen, si deseamos copiar una frmula en sentido vertical, es decir con variacin de filas, debemos emplear el smbolo de dlar antes de la fila en la referencia. S vamos a copiar una frmula en sentido horizontal, es decir con variacin de columnas, es necesario colocar el smbolo de dlar antes de la columna en la referencia. Si vamos a hacer una copia en sentido diagonal, es decir horizontal y vertical en simultneo, es necesario colocar el smbolo de dlar antes de la columna y antes de la fila en la referencia. Para llevar a cabo un ejemplo de cmo realizar las referencias, es necesario llevar adelante un ejemplo prctico, para ello construiremos una hoja de Excel y seguiremos los pasos detallados a continuacin:

1. Prepare una hoja de clculo como se muestra a continuacin.

Preparacin de la hoja de clculo para el ejemplo. 2. Llene los totales, use el botn de Autosuma para llevar a cabo el llenado de la fila total y de la columna total semestre. Note como la frmula ubicada en la celda H2 contiene referencias relativas, al momento de copiar esta frmula siempre va a sumar en su respectiva fila, esto se debe a que la referencia en la frmula es una referencia relativa.

La frmula SUMA tiene internamente una referencia relativa. 3. Ahora escribiremos una frmula en la celda I2, esta frmula evaluar el porcentaje que representa el total del semestre respectivo con relacin al total general, este ltimo ubicado en la celda H12, la frmula debe dividir el valor del total semestre respectivo entre el del total de todos los semestres.

La frmula divide el valor del total entre el valor total de todos los semestres.

4. Si copiamos esta frmula a lo largo de la columna de % Semestre va a fallar, veamos el resultado de la copia de la frmula.

Frmula copiada en la columna % Semestre, mostrando el error generado al copiar. 5. Para observar exactamente porque falla la copia de la frmula, usaremos la barra de auditora, especficamente el rastreo de precedentes, para hacer un seguimiento de cmo se comporta la frmula a lo largo de la columna. Analizando la primera frmula (celda I2) vemos como apunta correctamente a la celda lateral y a la ltima, sin embargo el anlisis de las celdas I5 y I8 nos muestra como en vez de apuntar a la ltima celda sigue movindose de manera relativa con la copia, esto se debe a que la referencia original a la celda H12 no est escrita correctamente, como la fila es la variable entonces debemos escribirla de la siguiente forma H$12, fijando as el valor de la fila.

Anlisis usando la opcin rastrear precedentes de la barra de auditora. 6. Usando esta correccin en la frmula y copindola nuevamente en la columna de % Semestre, observamos como el resultado se ve correcto, un anlisis similar al anterior nos muestra exactamente qu es lo que est pasando. Ahora las referencias son correctas, mientras por una parte tenemos una referencia relativa, la que apunta a la celda lateral, por otra tenemos una referencia mixta, la que apunta a la ltima celda de la columna H, con esta modificacin la frmula para la columna % Semestre queda terminada.

Anlisis con la opcin rastrear precedentes de la nueva frmula modificada.