Manual de Apoyo Access Xp

MANUAL DE APOYO DE ACCESS XP

ANDREA DEL PILAR NAVARRETE CRUZ

Manual de apoyo de Access XP

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO_________________________________________________ 2 1. INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS ______________________________ 5
1.1 1.2 1.3 DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS______________________________ 5 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS__ 6 CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP __________________ 8 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS_____________________________________ 6 ELEMENTOS__________________________________________________________ 6 CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED ________________________________ ___ 8 IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO _________________________________________________ 8 ACCION MAXIMIZAR __________________________________________________ 9 ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC _____________ 9 UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS ______ 9 PROPIEDAD MODAL ________________________________ __________________ 10 METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO_________________________________ 10 COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO ________________________________________________ 10 AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO________________________________ __ 10 OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO_______________________ 11 ACCION EJECUTAR APLICACION ________________________________ ______ 11 1.4 1.5 REQUERIMIENTOS TECNICOS ___________________________________ 11 CREACION DE UNA BASE DE DATOS ______________________________ 11

PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS___________________________ 11 CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO)_______________ 12 1.6 1.7 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL ______________________ 14 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS__________________________ 14

TABLAS _____________________________________________________________ 14 CONSULTAS _________________________________________________________ 15 FORMULARIOS ________________________________ ______________________ 15 INFORMES___________________________________________________________ 15
Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

2

Manual de apoyo de Access XP

1.8

GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS_________ 16

2.

CREACION Y DISEÑO DE TABLAS __________________________________ 16
2.1 2.2 2.3 DISEÑO DE TABLAS_____________________________________________ 16 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS _________________________ 17 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS________________________________ __ 18

TAMAÑO DEL CAMPO ________________________________________________ 18 NUEVOS VALORES ___________________________________________________ 18 Valor ________________________________________________________________ 18 FORMATO___________________________________________________________ 18 TITULO _____________________________________________________________ 19 INDEXADO ________________________________ __________________________ 19 Valor ________________________________________________________________ 20 2.4 2.5 2.6 2.7 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL______________________________ 21 MODIFICACION DE TABLAS _____________________________________ 21 GUARDAR UNA TABLA ________________________________ __________ 22 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS______________________ 22 DEFINICION DE CONSULTAS_____________________________________ 23 DEFINICION DE SQL ____________________________________________ 23 DISEÑO DE UNA CONSULTA _____________________________________ 24 PROPIEDADES DE LA CONSULTA_________________________________ 25 CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS___________________ 25 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA _____________________________ 28 GENERADOR DE EXPRESIONES ________________________________ __ 29

4.

CONSULTAS ______________________________________________________ 23
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6

CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION __________________________ 26

5.

FORMULARIOS____________________________________________________ 31
5.1 5.2 5.3 FORMULARIOS ________________________________________________ 31 DISEÑO DE UN FORMULARIO ____________________________________ 31 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO ________________________ 33

PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO _______________________________ 34

6.

PAGINA DE ACCESO DE DATOS ___________________________________ 38
6.1 6.2 6.3 OBJETIVOS____________________________________________________ 38 FUNCIONALIDAD_______________________________________________ 38 DISEÑO _______________________________________________________ 38
Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

3

Manual de apoyo de Access XP

CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA _________ 39 6.4 6.5 6.6 ORDENAR MARCOS_____________________________________________ 39 FILTRAR INFORMACION ________________________________________ 40 COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION _________________________ 40

7.

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS _____________________ 41
7.1 7.2 7.3 DEFINICION DE MACRO _________________________________________ 41 CREACION DE UNA MACRO _____________________________________ 41 EJECUTAR UNA MACRO_________________________________________ 42

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

4

también conocido como una tabla. Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Se tiene una jerarquía de componentes que comienza por la unidad de mínimo tamaño. Archivo: Varios registros concernientes a varias entidades. Base de datos: Un conjunto de tablas que almacena la información de muchos aspectos de la empresa.Manual de apoyo de Access XP 1. Es una colección de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. Campo: Agrupación de caracteres y consiste en una cualidad que describe un aspecto particular de un ser específico. ? ? ? ? ? Carácter: Es la mínima unidad de almacenamiento y consiste en un símbolo alfabético. Una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. Los principales componentes de las bases de datos son los archivos.1 DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de archivos relaciona dos entre sí. INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS 1. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 5 . Registro: Es un conjunto de atributos que describen a una entidad. Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. de la cual los usuarios pueden extraer información sin considerar las fronteras de los archivos.

La tecnología de DBMS Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 6 . Permite compartir información. Un sistema manejador de base de datos o DBMS. ELEMENTOS ? ? ? Lenguaje de definición de datos: Lenguaje para especificar el contenido y estructura de datos.Manual de apoyo de Access XP VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ? ? ? ? ? Globalización de la información. Permite catalogar y localizar cada uno de los datos de una base. Permite manejar la integridad en la información. además debe tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información. Los sistemas de base de datos son un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos. Eliminación de la información inconsistente. Su objetivo primordial es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer. Sistema Manejador De Bases De Datos (DBMS): Es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas. cada una de las cuales es responsable de una tarea específica. almacenar y manipular información de la base de datos.2 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. es una herramienta generalizada para el manejo de grandes bases de datos. Lenguaje de manejo de datos: Permite realizar consultas con el fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Diccionario de datos: Herramienta manual o automatizada que permite almacenar y organizar la información concerniente con los datos. Este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos. 1. Independencia de datos. La manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para realizar esta manipulación de la información.

Asegurar la privacidad a través de medidas de seguridad como passwords o llaves privadas que eviten accesos no autorizados. ya eran de mala calidad. Proveer calidad e integridad en los datos. El DBMS actúa como interfase entre la base de datos física y las peticiones del usuario. Mantener un control centralizado de los datos para una administración eficiente. Para esto. al introducirlos. fueron alterados por un error humano o por algún programa erróneo. Un DBMS debe proporcionar también independencia de datos. o lógica. llamada también esquema. por un error de la máquina o por una catástrofe. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 7 . sus atributos y relaciones a otros elementos de la base de datos y el diccionario de datos que provee del significado de las definiciones difundidas a la comunidad de usuarios. interpretando las peticiones de entrada/salida del usuario y las manda al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal. cuando es posible hacer cambios a la estructura lógica de la base de datos sin necesidad de hacer cambios significativos a los programas que la accedan. que generalmente consiste en sentencias de los nombres de elementos. los cuales pueden tener mala calidad debido a que. Los objetivos de un manejador de base de datos son: El crear una colección integrada de datos accesible a una amplia variedad de usuarios. la cual puede ser física si la solicitud de los datos hecha por el sistema es relativamente independiente del almacenamiento y el método de acceso. determinar como ocurrieron y corregir los datos erróneos.Manual de apoyo de Access XP surge desde la búsqueda de un proceso generalizado para construir funciones de datos especiales que permitieran el procesar tareas frecuentemente utilizadas. la cual puede lograrse a través de la definición de datos. el sistema debe detectar estos errores.

se puede impedir que el Editor de Microsoft Visual Basic se inicie al presionar ALT+F1 y que se muestre la ventana Inmediato al presionar CTRL+G. 3. a continuación. En la barra de herramientas Estándar. haga clic en la letra de la unidad que desee. Active o desactive la casilla de verificación Usar las teclas especiales de Access. elija Inicio. 1. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 8 .3 CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP Algunas de las utilidades que trae Windows XP para Access se presentan a continuación con una pequeña definición de su utilización: CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED 1. 2.Manual de apoyo de Access XP 1. 2. En el menú Herramientas. haga clic en Abrir . IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO En un archivo de Microsoft Access. Nota Los cambios realizados en esta opción de configuración del cuadro de diálogo Inicio no se aplicarán hasta la próxima vez que se abra el archivo de Access. En el cuadro Unidad. 4. En el cuadro Carpeta. haga clic en Conectar a unidad de red. haga clic en Herramientas y. escriba la ruta de acceso de la carpeta a la que desea conectarse. En el cuadro de diálogo Abrir .

haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento Al Hacer Clic (On Click) del botón de comando. puede crear una combinación de colores que coincida con la combinación de colores utilizada en otras aplicaciones de Microsoft Windows utilizando las propiedades Color Del Fondo (Back Color). UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS En Microsoft Access. 2.Manual de apoyo de Access XP ACCION MAXIMIZAR Puede utilizar la acción Maximizar para aumentar el tamaño de la ventana activa de manera que ocupe la ventana de Microsoft Access. Haga clic en Generador de macros para abrir la ventana Macro o haga clic en Generador de código para abrir el Editor de Microsoft Visual Basic. Nota Esta acción no puede aplicarse a las ventanas de código en el Editor de Visual Basic. Por ejemplo. Asegúrese de que hay un control seleccionado y haga clic en Propiedades en la barra de herramientas. En la vista Diseño del formulario o del informe. vea el tema de la propiedad WindowState . o las Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 9 . haga clic en Código en el menú Ver. 3. Haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento correspondiente. si desea crear una macro o un procedimiento de evento que se ejecute al hacer clic en un botón de comando. Color De Los Bordes (Border Color) y Color Del Texto (Fore Color) en un formulario o informe. Nota Si desea ver todo el código existente tras un formulario o informe. lleve a cabo una de estas acciones: Haga doble clic en el selector de formulari o o selector de informe para abrir la hoja de propiedades del formulario o informe. Para obtener información sobre cómo afectar a las ventanas de código. ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC 1. Haga doble clic en el selector de sección para abrir la hoja de propiedades de la sección. Esta acción permite ver al tamaño máximo posible el objeto de la ventana activa.

METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO Puede utilizar teclas de método abreviado para acceder rápidamente a comandos u operaciones utilizados con frecuencia. que puede ser distinto al moverse de un registro a otro. Cambie al Editor de Microsoft Visual Basic. que no cambia de un registro a otro. COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO 1. o una imagen u objeto dependiente . 4. También puede utilizar teclas de acceso para desplazar el enfoque a un menú. Al establecer las propiedades de color de modo que coincidan con los colores del sistema de Windows. Cuando un formulario se abre como un formulario modal.Manual de apoyo de Access XP propiedades Color Del Fondo (Back ground Color). Boolean de Lectura/Escritura. Una imagen u objeto puede estar también inc rustado o vinculado Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 10 . Pegue el ejemplo en la ventana Código de su módulo. Los siguientes temas enumeran las teclas de método abreviado disponibles en Microsoft Access. comando o control sin usar el Mouse (ratón). 2. En el menú contextual. podrá especificar una sola configuración capaz de mostrar colores diferentes en diferentes equipos dependiendo de los colores elegidos por sus usuarios en el Panel de control de Windows. AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO Puede agregar dos tipos de imágenes u objetos: una imagen u objeto independiente . haga clic en Copiar. Color De Los Bordes (Border Color) y Color (Color) en una página de acceso a datos. Seleccione el código de ejemplo que desee copiar del tema de Ayuda y luego haga clic en el mismo con el botón secundario. debe cerrar el formulario para poder mover el enfoque a otro objeto. 3. La creación de un esquema de color común resulta particularmente útil si está desarrollando una aplicación que desea distribuir a múltiples usuarios. PROPIEDAD MODAL Puede utilizar la propiedad Modal para especificar si un formulario se abre como un formulario modal.

como Microsoft Excel. con mejor tolerancia de fallos y capacidad para un amplio número de datos. puede pegar los datos de una hoja de cálculo de Excel en la base de datos de Access. seleccione Inicio y escriba el nombre del formulario en el cuadro Mostrar formulario/página. Software DBMS y los datos a manejar.5 CREACION DE UNA BASE DE DATOS PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS Microsoft Access o Lotus Approach. que garantizan un soporte mayor. facilitando el desempeño óptimo en arquitecturas de tipo cliente -servidor.Manual de apoyo de Access XP OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO Para ejecutar un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones al abrir una base de datos. ACCION EJECUTAR APLICACION Puede utilizar la acción Ejecutar Aplicación para ejecutar una aplicación basada en Microsoft Windows o en MS-DOS. Por ejemplo.4 REQUERIMIENTOS TECNICOS ? ? ? Hardware. 1. Personal encargado del manejo del sistema. haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en la ventana Base de datos. Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. También puede ejecutar un procedimiento de Visual Basic al abrir una base de datos creando un formulario con un procedimiento de Visual Basic definido para el evento Al Abrir (On Open). Para establecer este formulario como el formulario de inicio. no son las mejores soluciones para empresas medianas o grandes. 1. desde dentro de Microsoft Access. utilice la acción Ejecutar Código (Run Code) en la macro Auto Exec o en la macro que se ejecuta utilizando la opción de línea de comando /x. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 11 . las cuales optan por SQL u Oracle.

Manual de apoyo de Access XP Al iniciar Microsoft Access XP aparece automáticamente en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. cada “tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 12 . Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos. CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO) Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas.

Si acabamos de “cargar” el Access: En la Pantalla Inicial del programa: Clic en la opción Base de datos de Access en blanco Clic en [Aceptar] 2. Por último clic en Crear Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 13 .Manual de apoyo de Access XP Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos: 1. En el campo Nombre de archivo: hemos de escribir el nombre de nuestra base de datos. ? ? ? En el campo Guardar en: hemos de situarnos en la carpeta donde deseamos grabar la base de datos. Si tenemos el Access en “memoria” porque estamos trabajando con otra base de datos: “Cerrar” la base de datos que tenemos en memoria Clic en el icono Nueva: Clic en [Aceptar] En ambos casos. una vez hemos terminado). aparece el cuadro de diálogo para grabar la nueva base de datos (a diferencia de la mayoría de programas en los que grabamos el trabajo.

aparece sobre la pantalla este cuadro de dialogo que indica los diferentes componentes de una base de datos en Access.7 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS TABLAS Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto.Manual de apoyo de Access XP 1. La organización de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. Usando una tabla independiente para cada tema.6 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL Una vez creada la base de datos. ya que son las que contienen toda la información general. como un inventario o un control de clientes. Se debe recordar que en una base de datos de Microsoft Access. al tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. Además. es en base a las tablas que se aplicarán las Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 14 . 1. las tablas son consideradas como los elementos primarios. evitará la duplicación de datos.

o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato específico. INFORMES Si bien es cierto. El resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo. aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. CONSULTAS Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo.Manual de apoyo de Access XP diferentes acciones para la creación de informes. FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines. líneas. modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. etc. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. consultas. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 15 . los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno. formularios. Entre las mas habituales están las de examinar. agregar logotipos o imágenes. de texto. aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. Tal es el caso de elementos gráficos. no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel. entre otros. un logotipo de la empresa. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla.

ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS Siempre que se cree una base de datos el programa le pregunta al usuario automáticamente que donde quiere guardar la base de datos. Crear una tabla usando el asistente c. y seleccionar de los objetos la opción tablas. CERRAR. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la nueva tabla.1 DISEÑO DE TABLAS Para crear una tabla en vista de diseño: Aparece la pantalla de Diseño” de la nueva tabla en blanco En la parte superior de la tabla encontramos: Cada fila = un campo: Nombre del campo – Tipo de campo – Descripción del campo Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 16 . CREACION Y DISEÑO DE TABLAS 1.Manual de apoyo de Access XP 1. 2. Crear una tabla introduciendo datos 2.8 GUARDAR. Crear una tabla en vista de diseño b. este no pregunta si se desean guardar los cambios como ocurre con los demás programas. esto con el fin de ir guardando cada cambio que se vaya realizando. 2. Por lo tanto cuando se desee cerrar todo el programa de Access. Access XP brinda tres formas de crear una tabla: a.

Hay dos tipos: Negocios o Personal y una larga lista de tablas de ejemplo para los dos tipos. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. 6. basta pulsar el icono [>>] ? Para colocar un campo concreto. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estará preparada. 3. es bueno establecer un orden desde la creación de la tabla. Por último. para visualizar la estructura de la tabla y si lo consideramos conveniente podemos modificar algunas características. En este momento. ya que ese es el orden en el que quedarán en la tabla. el asistente nos guía para establecer las “relaciones”. Seleccionando crear tabla usando el asistente: 1. 2. ? Si hacemos algún error podemos volver a comenzar (botón [<<]) o eliminar un campo concreto (botón [<]) 2.2 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS Ubicados en el objeto tablas. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 17 . hemos de tenerlo seleccionado y pulsar [>]. 4. 4. establezca un nombre y una ubicación para la nueva tabla. ? Para seleccionar todos los campos de una tabla. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal. 5. “cerramos” la ventana para volver a la pantalla principal de la base de datos. ? Para cada tabla de ejemplo tenemos una larga lista de campos de ejemplo .Manual de apoyo de Access XP 3. En el caso de que no sea la primera tabla de la base de datos. porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente. Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo. procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico. preocúpese solamente por establecer los no mbres de los campos. El asistente si se desea que se asigne una clave principal. A l acabar es conveniente escoger la opción “Modificar el diseño de la tabla”. antes de guardar la tabla. Aunque Access le dará la oportunidad de hacerlo posteriormente.

las horas y el texto se muestran e imprimen. tipos de datos texto y memo. el titulo y si es indexado o no. las fechas. los nuevos valore.Manual de apoyo de Access XP 2. NUEVOS VALORES Puede utilizar la propiedad Nuevos valores para especificar la forma en que se incrementan los campos de tipo Autonumérico al agregar nuevos registros a una tabla. Aleatoria-mente Se asigna a los campos de tipo Autonumérico de los registros nuevos un valor aleatorio de tipo Entero largo. Formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato. La propiedad Formato utiliza valores diferentes: tipos de datos fecha/hora. Nota La propiedad Nuevos Valores Autonumérico. el formato. Microsoft Access dispone de formatos predefinidos para estos tipos de datos. tipos de datos si/no. tipos de datos numérico y moneda. Valor La propiedad Nuevos valores puede tener los valores siguientes: Valor Descripción sólo se aplica a los campos de tipo Incrementalmente (Predeterminado) Los valores de los campos de tipo Autonumérico se incrementan en 1 para los nuevos registros.3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Las propiedades de los campos son aquellas que definen el tamaño del campo. TAMAÑO DEL CAMPO Ajusta el tamaño de un campo tipo texto o limita el rango de valores permitidos en un campo tipo numérico. String de Lectura/Escritura. FORMATO Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 18 .

Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas: ? ? ? ? Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos. así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos. y Sí/No. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista Formulario. y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. y la máscara de entrada se ignora. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 19 . y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. Por ejemplo. Los formatos predefinidos dependen del país o de la región especificada Cuando se ha definido una máscara de entrada máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis. si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos.) y se ha establecido la propiedad Formato para los mismos datos. si crea una máscara de entrada Contraseña en la vista Diseño de la tabla y también establece la propiedad Formato para el mismo campo. puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos. Texto y Memo.Manual de apoyo de Access XP La propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos. puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Los títulos de botones y etiq uetas especifican el texto que aparece en el control. la máscara de entrada Contraseña se ignora y los datos se muestran según la propiedad Formato TITULO Especifica una etiqueta distinta de la predeterminada (el nombre del campo). Por ejemplo. Fecha/Hora. ya sea en la tabla o en un control de un formulario. Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar. la propiedad Formato tiene preferencia al mostrar los datos. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas. INDEXADO Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Numérico y Moneda. No afecta a cómo se almacenan los datos.

El índice no admite valores duplicados. así como números que no requieran cálculos. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres.Manual de apoyo de Access XP Valor La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor No Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados) Descripción (Predeterminado) Sin índice. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo. así también como características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos. Para establecer índices formados por varios campos. utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado Sirven para almacenar fechas y horas. También puede llevar combinación de texto y números. abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas. como notas o descripciones. El índice admite valores duplicados. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. o números aleatorios insertados automáticamente por Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Auto numérico 20 . Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matem áticas. Puede soportar hasta 65535 caracteres. aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuénciales (en incrementos de uno). como los números de teléfono o códigos postales. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario). Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla .

Una vez designada una clave principal para una tabla. o una dirección URL para acceder a una pagina Web. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado.Manual de apoyo de Access XP Access cuando se agrega un registro. se inicia un asistente que permite definirlo de manera automática. como: Si/No. Al introduc ir los datos de manera manual en una tabla. Para ello. Esta información se denomina clave principal de la tabla. sonidos u otros. ? ? Se realiza situando el cursor de escritura en el campo (fila) correspondiente Dar clic en el icono clave principal 2. Objeto OLE Hipervínculo Asistente para búsquedas 2. formularios e informes. cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 21 . aquí podemos cambiar el nombre del campo.5 MODIFICACION DE TABLAS Las tablas una vez creadas la podemos modificar dando clic en el icono que nos envía a la vista de diseño de la tabla. Verdadero/Falso.4 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas. como imágenes. Activado/Desactivado En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. el tipo de dato e igualmente se pueden modificar las propiedades de los campos. Access impedirá que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel 1 mediante el protocolo OLE. Si / No Son campos que solo contienen uno de dos valores.

7 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa. dBase III. El Motor de base de datos Jet es la parte del sistema de base de datos de Microsoft Access que recupera y almacena datos en las bases de datos del usuario y sistema. siempre que esta tenga un formato válido de tabla. usted deberá saber el nombre y la ubicación dicho archivo. Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes: 1. 5.0. Se puede considerar como el administrador de datos sobre el que se construyen los sistemas de bases de datos.6 GUARDAR UNA TABLA Como se había señalado anteriormente para guardar una tabla y una vez se haya digitado los nombres de los campos la tabla estará lista. el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. dBase IV. Asegúrese de abrir la base de datos en la que se creará la nueva base de datos producto del archivo a importar. en objetos tablas. para que el archivo aparezca en la lista. en la que seleccionará el archivo a importar. entre otros. 3. Posteriormente esta estará ubicada en la base de datos. Pulse en objetos Tablas y luego en el icono Nuevo que aparece en la parte superior de la plantilla principal. 6. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 22 . y establecer un nombre para la nueva tabla . Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access. En ese momento aparecerá la ventana Importar. Microsoft FoxPro.Manual de apoyo de Access XP 2. 2. por lo tanto se debe pulsar en la opción Guardar en el menú Archivo. Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar. Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar. Microsoft Foxpro 3. es decir. dBase V. y especificarlo en la opción Tipo de archivo. para lo cual. Bases de datos de ODBC. 2. 4. Puede ser un archivo de tipo: texto. Selecciones la opción Importar tabla.

4. Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. Entre las mas habituales están las de examinar. Si se importó sin ningún problema se creará automáticamente una tabla. es que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas. la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 23 . actualizar y administrar bases de datos relacionales. como origen de registros para crear formularios e informes. CONSULTAS 4. Después de realizar el paso anterior.Manual de apoyo de Access XP 7. solo tiene que cerrar la ventana Importar para visualizarla y empezar a trabajar con ella.1 DEFINICION DE CONSULTAS Como ya se había señalado anteriormente las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta. si no que presentará solo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos. y he ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta. si le muestra un mensaje indicando que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor de base de datos Jet no pudo reconocer un formato valido de tabla y no podrá importar el archivo. modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. ya que cuando se crea una consulta. aparecerá una ventana. como Microsoft Access. De esta manera. 4. indicando si el archivo se importó correctamente o no. las tablas conservan su función principal de almacén de datos básico. Una característica muy importante. prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba). Se puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado SQL para consultar. mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. solo que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original. De hecho.2 DEFINICION DE SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Esto se da.

deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o descendente o si no desea ordenarlo. 3. Abra la base de datos en la que desee crear la nueva consulta. solo tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la parte correspondiente a Campo 7. El siguiente paso consiste en establecer los criterios. después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla debe seleccionar las tablas o consultas que desee incluir. Para guardar la consulta. 2. 8.3 DISEÑO DE UNA CONSULTA 1.Manual de apoyo de Access XP la vista SQL. puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Si lo desea. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creara su nueva consulta. haga clic en la ficha Consulta y luego en el botón Crear una consulta en vista diseño. 4. Sin embargo. Mediante la opción Criterios podrá depurar la información que se mostrara en la consulta. pulse en el botón Cerrar. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 24 . Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva consulta. solo debe hacer clic en cada tabla o consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar. 4. haga clic en la opción Guardar del menú Archivo. Access mostrara la vista Diseño para una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de dialogo Mostrar tabla. Después que ha pegado los campos que va a utilizar en la nueva consulta. los que definirán los datos que se mostrarán. 10. 9. Ahí podrá Activar o desactivar la casilla si desea mostrar o no el campo. puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño. 5. Active la ventana Base de datos. establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar. Para hacer esto. 6. Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la casilla de verificación Mostrar.

Para ver el resultado de la consulta. donde escribiremos la condición. Al ejecutar la consulta aparecerá una ventana con el texto que habíamos escrito entre corchetes y un campo vacío. 4. si no queremos que aparezca hemos de hacer clic en el símbolo del “mostrar” correspondiente al campo que deseamos que no salga en el “listado”. MOSTRAR: Podemos ordenar según un campo determinado o varios. 4. de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente. Por ejemplo: Campo: País Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 25 . éstos han de ser contiguos en la cuadrícula QBE. Si queremos ordenar según varios campos.4 PROPIEDADES DE LA CONSULTA En la cuadrícula QBE introducimos las características de nuestra consulta: ? ? ? CAMPO: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta. pulse en el icono Vista de la barra de herramientas. Esto se consigue de la siguiente forma: Escribimos en la fila “Criterios”. ORDEN: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta.5 CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS Podemos conseguir que la consulta nos pregunte cuál es la condición cada vez que la ejecutemos.Manual de apoyo de Access XP 11. de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente. ? CRITERIOS “Y” “O”: Escribimos la o las condiciones que deben cumplir los registros que deseamos listar. este campo aparecerá en la columna porque así lo indica el símbolo de la fila “Mostrar”. columna el campo que deseemos una pregunta o mensaje entre corchetes. Por defecto si tenemos un campo colocado en la cuadrícula.

CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION 1. una vez introducidos. Un solo criterio Se escribe en la fila “Criterios”. al ejecutar la c onsulta. ejecutándose la condición. número [y [Escribe el 2º número]. es decir los registros cuyo País sea lo que hemos escrito. aparecerá una ventana con el mensaje “Escribe el País”. “Carnes” idem. por ejemplo: ? Si escribimos: Entre [Escribe el 1r. Si escribimos >= [Escribe la fecha]. pero para los registros cuyo campo sea igual a Carnes Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 26 . columna el campo que ha de cumplir la condición. idem. pero para los números menores de 1000. La consulta nos preguntará una fecha . La condición puede ser más compleja. pero para las fechas a partir del 3/6/2002 (mayor o igual) ? Si el campo es de texto: “Bebidas” sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente sea igual a Bebidas. que puede ser: ? Si el campo es numérico o de fecha: >25 <1000 sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente contenga números mayores que 25. y una vez introducida aparecerán los registros a partir de dicha fecha.Manual de apoyo de Access XP Tabla: Clientes Orden: Mostrar: Criterios: [Escribe el País] Al ejecutar la consulta. el “criterio” correspondiente. nos preguntará dos números (nos hará dos preguntas). tendremos el listado de registros que cumplen la condición introducida. quedará substituido por lo que contestemos. Una vez escrito un país determinado y [Aceptar]. aparecerán los registros cuyo campo numérico se encuentra entre los dos números que hemos escrito. >=#3/06/02# idem. ? En definitiva lo que escribamos entre corchetes.

3. Símbolos Comodín “Pepito*” “*apa*” aparecerán los registros cuyo campo contenga “Pepito” y lo que sea a continuación. Hay dos posibilidades: ? Si escribimos las diferentes condiciones en la fila criterios de la cuadrícula: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones a la vez. aparecerán los registros cuyo campo no está vacío . Varias condiciones. tercer y cuarto carácter han de ser aco. aparecerán los registros cuyo campo tenga un primer carácter que puede ser cualquiera pero el segundo. en campos distintos. 4. “Bebidas” O “Carnes” Entre 50 Y 175 Entre #1/07/97# Y #31/07/97# Es Nulo Es Negado Nulo aparecerán los registros cuyo campo está vacío. aparecerán los registros cuyo campo contenga las tres letras apa en el interior. Variaciones: Negado “Londres” sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente no sea igual a Londres aparecerán los registros cuyo campo sea igual a Bebidas y los que sean igual a Carnes aparecerán los registros cuyo campo esté entre los números 50 y 175 idem pero entre las dos fechas. Si escribimos las diferentes condiciones en las filas criterios y o: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones que Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas ? 27 .Manual de apoyo de Access XP 2. “?aco” En definitiva:* substituye lo que sea ? Substituye un solo carácter.

bajo Objetos. Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 28 . Es decir: lo que hay en una fila o lo que hay en la otra. Una consulta de acción: A diferencia de lo que sucede con una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas. Para obtener una vista previa de los registros que se verán afectados en la vista Hoja de datos. 1. haga clic en Ver en la barra de herramientas y compruebe los registros. no se pueden ver los resultados de una consulta de acción al abrirla en la vista Hoja de datos. Abra la consulta de acción en la vista Diseño. 2. Verá lo siguiente para cada consulta de acción: Para esta consulta Actualización Eliminar Creación de tabla La hoja de datos muestra Los campos que se actualizarán. Los registros que se eliminarán. 1. 2. Los campos que se incluirán en la nueva tabla. en la vista Hoja de datos puede ver una vista previa de los datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. En la ventana Base de datos. No obstante. haga clic en Consultas. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Precaución Se recomienda hacer una copia de los datos que cambia o mueve en una consulta de acción por si necesita restablecerlos a su estado original después de ejecutarla.Manual de apoyo de Access XP hay en la fila Criterios a la vez y por otro lado los registros que cumplan las diferentes condiciones que hay en la fila O a la vez. 4. 3. Haga clic en la consulta que desea abrir.6 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA Una consulta de referencias cruzadas: Cuando se abre una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas.

3. haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo. Al hacer clic en uno de ellos. Cuadro de expresiones En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión. Para regresar a la vista Diseño de la consulta. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 29 . Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones.Manual de apoyo de Access XP Datos anexados Los registros que se agregarán a otra tabla. Botones de operadores En la sección intermedia del generador hay botones para los operadores que se utilizan con más frecuencia. haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas.6 GENERADOR DE EXPRESIONES El Generador de expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba a abajo): 1. Realice los cambios que desee en la vista Diseño. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada. en la barra de herramientas para ejecutar la 4. y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. y luego insértelos en el cuadro para formarla. el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción. 4. Utilice la sección inferior para crear los elementos de la expresión. 2. Haga clic en Ejecutar consulta. También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

Manual de apoyo de Access XP 3. El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. ? ? Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 30 . las funciones integradas y definidas por el usuario. Por ejemplo. las constantes. Por ejemplo. Elementos de expresiones En la sección inferior del generador hay tres cuadros: ? El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla. los operadores y las expresiones comunes. consulta. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. formulario e informe de la base de datos. en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access. en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada. al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda. al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio.

1 FORMULARIOS FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 31 .Manual de apoyo de Access XP 5. resulta mas practico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado. Desde la pantalla principal de la base de datos y el Objeto: Formularios seleccionado. Cuando se utiliza el asistente. Aun teniendo experiencia en la creación de formularios. de texto.2 DISEÑO DE UN FORMULARIO A la hora de crear un Formulario. resulta mejor usar el Asistente. ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. 5. como es habitual en Access. ? Hemos de situar los campos (que tenemos en el cuadro Campos disponibles). ahorrándonos una buena cantidad de tiempo. Access solicita al usuario toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. debiendo recurrir a la ventana diseño. etc. en el cuadro Campos seleccionados de la siguiente forma: Botón [>>]: todos los campos se situarán en “Campos seleccionados”. Para el caso de los Formularios. o bien crearlo desde el principio. o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla. aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. 5. manualmente. un logotipo de la empresa. existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso. Clic – clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente Primera pantalla del Asistente ? En el campo “Tablas/Consultas” Escribimos o seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos construir un formulario. Tal es el caso de elementos gráficos. líneas.

Para seguir. Botón [<<]: todos los campos que se encuentren en “Campos seleccionados” vo lverán a situarse en “Campos disponibles”. Segunda pantalla del Asistente Sirve para escoger la distribución que deseamos dar a los campos de nuestro formulario: ? En columnas ? Tabular ? Hoja de datos ? Justificado Al escoger una de las “distribuciones”. etc): ? Arenisca ? Estándar ? Expedición ? Guía ? Industrial ? Internacional ? Mezcla ? Papel de arroz ? Piedra ? Pintura Sumi Al escoger uno de los “estilos” aparece gráficamente en que consiste el “estilo” correspondiente. debes escribir el nombre que deseas dar a tu formulario (por defecto. Hay la posibilidad de: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 32 . deberás hacer clic en el botón [Siguiente>]. tipo de letra. Por último. Está claro que esta opción nos sirve para “corregir” los errores que podemos hacer al colocar los campos en “Campos seleccionados”.Manual de apoyo de Access XP Botón [>]: el campo seleccionado de “Campos disponibles” se colocará en el cuadro “Campos seleccionados”. Botón [<]: el campo que esté seleccionado en el cuadro “Campos seleccionados” volverá a colocarse en su origen (cuadro “Campos disponibles”. Cuarta y última pantalla del Asistente En el campo ¿Qué título desea aplicar al formulario?. aparece “gráficamente ” lo que quiere decir la “distribución” correspondiente. Tercera pantalla del Asistente Sirve para escoger el estilo que deseamos en nuestro formulario. deberás hacer clic en el botón [Siguiente>] para acceder a la siguiente pantalla del asistente. ? Clic en el botón [Siguiente>]. aparece el mismo nombre que la tabla o consulta. para acceder a la siguiente pantalla del asistente. Es decir volveremos a empezar. es decir el “formato” (colores. de la que hacemos el formulario). fondo.

O ? Clic en Vista Hoja de Datos: Accedemos a la pantalla Hoja de datos. que nos permite visualizar todos los registros que corresponden al formulario.Manual de apoyo de Access XP ? ? Acceder a la pantalla Vista Formulario (activa la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”). Accedemos a la pantalla Vista Formulario Se trata de la pantalla que utilizamos para ver los registros. Desde la pantalla Vista Formulario podemos acceder a las demás vistas: ? Clic en la flecha del icono Vista: ? Clic en Vista Diseño: Accederemos a la pantalla de diseño del formulario. ? “Objeto: Formularios”. es decir: ? Desde la “pantalla inicial” de la Base de Datos. formato (colores.3 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO Al abrir un formulario. activado ? Seleccionamos el formulario que deseamos abrir. Para finalizar la realización del formulario se dará c lic en el botón [Finalizar]. etc. Acceder a la pantalla Vista Diseño (activa la opción “Modificar el diseño del formulario”). que es la pantalla que utilizamos para cambiar el “diseño”: tamaño y situación de campos. ? Clic en el botón [Abrir]. buscarlos. modificarlos o introducir nuevos. 5. fondo. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 33 . tipo y aspecto de letra).

hasta que su aspecto cambia a un dedo (extremo superior izquierdo del control). se selecciona el campo y también su etiqueta Si hacemos clic en la etiqueta. Cambiar el tamaño de todo el formulario Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 34 . ? Arrastrar Cambiar el tamaño de un control ? Seleccionar el control ? Dar clic en uno de los pequeños cuadros negros que aparecen alrededor. si hacemos clic en la flecha del icono Vista: PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO Etiquetas – Campos Etiquet ? ? Camp Si hacemos clic en el campo. ? Arrastrar.Manual de apoyo de Access XP Desde la Pantalla de Diseño del formulario podemos acceder a las demás vistas. se selecciona sólo la etiqueta. Mover el campo y etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón. hasta que su aspecto cambia a una pequeña mano ? Arrastrar Mover sólo el campo o la etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón.

Cuando el cursor del ratón cambia a una cruz negra Arrastrar Parte inferior de la “Sección: Detalle” Límite derecho del formular Seleccionar todo el formulario ? Clic en el botón: ? Sabremos que hemos seleccionado todo el formulario si aparece un cuadro negro en el botón: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 35 .Manual de apoyo de Access XP ? ? ? Cursor del ratón en la parte inferior de la sección “Detalle” o en el límite derecho del formulario.

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 36 . ? La barra de iconos Cuadro de herramientas: Dispone de una serie de “herramientas” que podemos incluir en nuestros formularios. llamada “Cuadro de Herramientas”… ? Clic en el icono Cuadro de Herramientas: Activa o desactiva dicha barra de iconos “especial”. Formato de un control ? ? Seleccionar el control Utilizar las opciones de la barra: Cuadro de Herramientas En la pantalla de diseño de un formulario. disponemos de una barra de iconos “especial”.Manual de apoyo de Access XP Acceso a la pantalla de propiedades ? ? Seleccionar el control o todo el formulario Clic en el icono Propiedades: ? Es conveniente que la Solapa: Todas esté activada.

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 37 .Manual de apoyo de Access XP ? El i cono Asistente para controles: al incluir una formularios. “herramienta” en nuestros “disparará” un asistente. ? El icono Etiqueta : Nos permite incluir un título o cualquier texto estático a nuestro formulario. se Si se encuentra activado.

Una página también puede incluir datos de otros orígenes de estos.Manual de apoyo de Access XP 6. pueden distribuir por correo electrónico páginas de acceso a datos que contengan datos estáticos o dinámicos. que pueden conectarse a otros orígenes de datos como Microsoft Excel. El modo de interactuar con la página dependerá de su finalidad Las páginas de acceso a datos se pueden enlazar a datos desde bases de datos de Access o Microsoft SQL Server 6. por ejemplo. 6. puede ver. que posteriormente pueden visualizarse con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior.2 FUNCIONALIDAD Página de acceso a datos publicada desde Access. También puede incluir datos de otros orígenes como. estas páginas pueden contener instancias de Microsoft Office XP Web Componentes. editar y manipular. Además. agregar. PAGINA DE ACCESO DE DATOS Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web que permite ver datos de una base de datos y trabajar con ellos. Microsoft Access creará un acceso directo a la página y lo mostrará en la ventana Base de datos. 6. que tiene una conexión a una base de acceso a datos.1 OBJETIVOS ? ? Permiten crear páginas HTML de datos enlazados dentro de la interfaz de usuario de Access. 6.3 DISEÑO Si crea una página de acceso a datos cuando está abierta una base de datos. Microsoft Excel.5 o bases de datos posteriores. Si crea una página sin abrir una base de datos. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 38 . Por ejemplo Excel. Access creará una página independiente. los datos almacenados en la base de datos.

la vista Diseño de un informe. Haga clic en Aceptar . la ventana Filtro u orden avanzado. cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado. puede realizar ordenaciones complejas. la vista Tabla dinámica o la vista Gráfico dinámico. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 39 . vista Hoja de datos o vista Página. es decir.4 ORDENAR MARCOS Se pueden efectuar dos tipos de ordenaciones: simples y complejas. Haga clic en la tabla. Este asistente crea automáticamente una página de acceso a datos en columnas. 5. 2. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros. 1. Microsoft Access lo aplicará a la página. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos. haga clic en Autopágina: en columnas. En Objetos de la ventana Base de datos. 3. ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (pero no puede utilizar ambos órdenes en varios campos). En la página de acceso a datos terminada. puede modificar la página en la vista Diseño. haga clic en Nuevo. consulta o vista base. 6. ? Ordenaciones simples Al ordenar en una vista Formulario. la vista Diseño de página. haga clic en Páginas . En la barra de herramientas de la ventana Base de datos. consulta o vista que contenga los datos en los que desea basar la página. 4. puede realizar una ordenación simple. Nota Si ha establecido un tema predeterminado.Manual de apoyo de Access XP CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA Utilice el comando Autopágina para crear una página de acceso a datos que contenga todos los registros y campos (excepto los campos que almacenan imágenes) en la tabla. ? Ordenaciones complejas Al ordenar en una vista Diseño de una consulta.

El Portapapeles de Microsoft Office le permite reunir elementos gráficos y de texto de distintos documentos de Office y de otros programas y pegarlos en un documento de Office. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 40 .5 FILTRAR INFORMACION ? Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas. Si los datos que desea copiar o mover contienen campos que no existen en el formulario de destino. Si los nombres de campos en el formulario de origen son distintos de los nombres de campos en el formulario de destino. Notas ? ? ? Cuando se aplica un filtro a una hoja de datos. una lista con viñetas de Microsoft PowerPoint. Si no hay nombres de campos coincidentes.Manual de apoyo de Access XP 6. 6. Access pegará los campos según el orden de tabulación del formulario de destino. quizás desee pegar los datos en una hoja de datos en lugar de un formulario. Por ejemplo. a continuación. datos de Microsoft Excel.-formulario. texto de Microsoft FrontPage o Microsoft Internet Explorer y una hoja de datos de Microsoft Access y. asegúrese de que las columnas se presenten en el mismo orden que los datos que desee copiar o mover. el nuevo filtro reemplaza al anterior. PEGAR INFORMACION Si está pegando datos de varios campos en una hoja de datos. una hoja de datos principal o una secundaria que ya contiene un filtro de una sesión de trabajo anterior. un sub. puede copiar texto de un documento de Microsoft Word. Microsoft Access también aplica los filtros creados en cualquier hoja secundaria de datos que contenga. Access preguntará si desea pegar sólo los campos con nombres coincidentes. con independencia de su orden en el formulario. Access puede aplicar un filtro automáticamente al abrir un formulario si se establece la propiedad Al Abrir (On Open) del formulario a una macro que utilice la acción Aplicar Filtro o a un procedimiento de eventos que utilice el método Aplicar Filtro del objeto Do Cmd. Microsoft Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen. Si crea un filtro en un formulario. volver a Word y organizar parte o todos los elementos reunidos en el documento de Word.6 COPIAR. CORTAR. Cuando pega registros o datos de varios campos en un formulario. que puede no ser el orden deseado.

como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes.Manual de apoyo de Access XP El Portapapeles de Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar.1 DEFINICION DE MACRO Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS 7.2 CREACION DE UNA MACRO 1. a continuación. se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. 7. péguelo desde ahí cuando lo desee en un documento de Office. 2. puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando. Si se utilizan grupos de macros. En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una acción. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 41 . Una macro es un conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada. Por ejemplo. 7. Cuando se crea una macro. Copie un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y. las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro. Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office.

? Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos. haga clic en Macros y después haga doble clic en el nombre de la macro. ? Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 42 .Manual de apoyo de Access XP Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones. haciendo lo siguiente: ? Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro. sitúe el puntero sobre Macro. Ejecute una macro desde un procedimiento de Microsoft Visual Basic mediante el método Run Macro del objeto Do Cmd. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro. ? En el menú Herramientas. o puede ser un grupo de macros. 7.3 EJECUTAR UNA MACRO Ejecute directamente una macro. haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas. haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful