MANUAL DE APOYO DE ACCESS XP

ANDREA DEL PILAR NAVARRETE CRUZ

Manual de apoyo de Access XP

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO_________________________________________________ 2 1. INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS ______________________________ 5
1.1 1.2 1.3 DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS______________________________ 5 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS__ 6 CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP __________________ 8 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS_____________________________________ 6 ELEMENTOS__________________________________________________________ 6 CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED ________________________________ ___ 8 IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO _________________________________________________ 8 ACCION MAXIMIZAR __________________________________________________ 9 ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC _____________ 9 UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS ______ 9 PROPIEDAD MODAL ________________________________ __________________ 10 METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO_________________________________ 10 COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO ________________________________________________ 10 AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO________________________________ __ 10 OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO_______________________ 11 ACCION EJECUTAR APLICACION ________________________________ ______ 11 1.4 1.5 REQUERIMIENTOS TECNICOS ___________________________________ 11 CREACION DE UNA BASE DE DATOS ______________________________ 11

PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS___________________________ 11 CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO)_______________ 12 1.6 1.7 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL ______________________ 14 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS__________________________ 14

TABLAS _____________________________________________________________ 14 CONSULTAS _________________________________________________________ 15 FORMULARIOS ________________________________ ______________________ 15 INFORMES___________________________________________________________ 15
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1.8

GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS_________ 16

2.

CREACION Y DISEÑO DE TABLAS __________________________________ 16
2.1 2.2 2.3 DISEÑO DE TABLAS_____________________________________________ 16 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS _________________________ 17 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS________________________________ __ 18

TAMAÑO DEL CAMPO ________________________________________________ 18 NUEVOS VALORES ___________________________________________________ 18 Valor ________________________________________________________________ 18 FORMATO___________________________________________________________ 18 TITULO _____________________________________________________________ 19 INDEXADO ________________________________ __________________________ 19 Valor ________________________________________________________________ 20 2.4 2.5 2.6 2.7 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL______________________________ 21 MODIFICACION DE TABLAS _____________________________________ 21 GUARDAR UNA TABLA ________________________________ __________ 22 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS______________________ 22 DEFINICION DE CONSULTAS_____________________________________ 23 DEFINICION DE SQL ____________________________________________ 23 DISEÑO DE UNA CONSULTA _____________________________________ 24 PROPIEDADES DE LA CONSULTA_________________________________ 25 CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS___________________ 25 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA _____________________________ 28 GENERADOR DE EXPRESIONES ________________________________ __ 29

4.

CONSULTAS ______________________________________________________ 23
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6

CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION __________________________ 26

5.

FORMULARIOS____________________________________________________ 31
5.1 5.2 5.3 FORMULARIOS ________________________________________________ 31 DISEÑO DE UN FORMULARIO ____________________________________ 31 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO ________________________ 33

PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO _______________________________ 34

6.

PAGINA DE ACCESO DE DATOS ___________________________________ 38
6.1 6.2 6.3 OBJETIVOS____________________________________________________ 38 FUNCIONALIDAD_______________________________________________ 38 DISEÑO _______________________________________________________ 38
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CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA _________ 39 6.4 6.5 6.6 ORDENAR MARCOS_____________________________________________ 39 FILTRAR INFORMACION ________________________________________ 40 COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION _________________________ 40

7.

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS _____________________ 41
7.1 7.2 7.3 DEFINICION DE MACRO _________________________________________ 41 CREACION DE UNA MACRO _____________________________________ 41 EJECUTAR UNA MACRO_________________________________________ 42

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Es una colección de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. Base de datos: Un conjunto de tablas que almacena la información de muchos aspectos de la empresa. Campo: Agrupación de caracteres y consiste en una cualidad que describe un aspecto particular de un ser específico. Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Registro: Es un conjunto de atributos que describen a una entidad. Se tiene una jerarquía de componentes que comienza por la unidad de mínimo tamaño. Archivo: Varios registros concernientes a varias entidades. ? ? ? ? ? Carácter: Es la mínima unidad de almacenamiento y consiste en un símbolo alfabético.Manual de apoyo de Access XP 1. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 5 . INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS 1. también conocido como una tabla. Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. de la cual los usuarios pueden extraer información sin considerar las fronteras de los archivos. Los principales componentes de las bases de datos son los archivos.1 DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de archivos relaciona dos entre sí.

Diccionario de datos: Herramienta manual o automatizada que permite almacenar y organizar la información concerniente con los datos. Eliminación de la información inconsistente. Permite catalogar y localizar cada uno de los datos de una base. Lenguaje de manejo de datos: Permite realizar consultas con el fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Este paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos. es una herramienta generalizada para el manejo de grandes bases de datos.Manual de apoyo de Access XP VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ? ? ? ? ? Globalización de la información. Los sistemas de base de datos son un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los accesos a las bases de datos. ELEMENTOS ? ? ? Lenguaje de definición de datos: Lenguaje para especificar el contenido y estructura de datos.2 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. Su objetivo primordial es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer. Sistema Manejador De Bases De Datos (DBMS): Es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas. La tecnología de DBMS Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 6 . Independencia de datos. además debe tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información. almacenar y manipular información de la base de datos. 1. Permite compartir información. Un sistema manejador de base de datos o DBMS. Permite manejar la integridad en la información. La manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para realizar esta manipulación de la información. cada una de las cuales es responsable de una tarea específica.

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 7 . Un DBMS debe proporcionar también independencia de datos. la cual puede lograrse a través de la definición de datos. fueron alterados por un error humano o por algún programa erróneo. interpretando las peticiones de entrada/salida del usuario y las manda al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal. Los objetivos de un manejador de base de datos son: El crear una colección integrada de datos accesible a una amplia variedad de usuarios. sus atributos y relaciones a otros elementos de la base de datos y el diccionario de datos que provee del significado de las definiciones difundidas a la comunidad de usuarios. o lógica. Mantener un control centralizado de los datos para una administración eficiente. El DBMS actúa como interfase entre la base de datos física y las peticiones del usuario. los cuales pueden tener mala calidad debido a que. al introducirlos.Manual de apoyo de Access XP surge desde la búsqueda de un proceso generalizado para construir funciones de datos especiales que permitieran el procesar tareas frecuentemente utilizadas. ya eran de mala calidad. por un error de la máquina o por una catástrofe. llamada también esquema. Proveer calidad e integridad en los datos. determinar como ocurrieron y corregir los datos erróneos. el sistema debe detectar estos errores. Para esto. Asegurar la privacidad a través de medidas de seguridad como passwords o llaves privadas que eviten accesos no autorizados. la cual puede ser física si la solicitud de los datos hecha por el sistema es relativamente independiente del almacenamiento y el método de acceso. que generalmente consiste en sentencias de los nombres de elementos. cuando es posible hacer cambios a la estructura lógica de la base de datos sin necesidad de hacer cambios significativos a los programas que la accedan.

En el cuadro Unidad. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 8 . haga clic en Conectar a unidad de red. 3.3 CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP Algunas de las utilidades que trae Windows XP para Access se presentan a continuación con una pequeña definición de su utilización: CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED 1. escriba la ruta de acceso de la carpeta a la que desea conectarse. a continuación. haga clic en Abrir . se puede impedir que el Editor de Microsoft Visual Basic se inicie al presionar ALT+F1 y que se muestre la ventana Inmediato al presionar CTRL+G. 2. En el cuadro de diálogo Abrir . Nota Los cambios realizados en esta opción de configuración del cuadro de diálogo Inicio no se aplicarán hasta la próxima vez que se abra el archivo de Access. haga clic en Herramientas y. En el menú Herramientas. En el cuadro Carpeta. haga clic en la letra de la unidad que desee. En la barra de herramientas Estándar. IMPEDIR O PERMITIRLE EL ACCESO AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO En un archivo de Microsoft Access. 2. 4. elija Inicio. Active o desactive la casilla de verificación Usar las teclas especiales de Access. 1.Manual de apoyo de Access XP 1.

Esta acción permite ver al tamaño máximo posible el objeto de la ventana activa. Haga clic en Generador de macros para abrir la ventana Macro o haga clic en Generador de código para abrir el Editor de Microsoft Visual Basic. UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS En Microsoft Access. 3. Nota Esta acción no puede aplicarse a las ventanas de código en el Editor de Visual Basic. haga clic en Código en el menú Ver. o las Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 9 .Manual de apoyo de Access XP ACCION MAXIMIZAR Puede utilizar la acción Maximizar para aumentar el tamaño de la ventana activa de manera que ocupe la ventana de Microsoft Access. En la vista Diseño del formulario o del informe. vea el tema de la propiedad WindowState . si desea crear una macro o un procedimiento de evento que se ejecute al hacer clic en un botón de comando. ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC 1. Color De Los Bordes (Border Color) y Color Del Texto (Fore Color) en un formulario o informe. lleve a cabo una de estas acciones: Haga doble clic en el selector de formulari o o selector de informe para abrir la hoja de propiedades del formulario o informe. Por ejemplo. Haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento correspondiente. 2. Para obtener información sobre cómo afectar a las ventanas de código. Haga doble clic en el selector de sección para abrir la hoja de propiedades de la sección. puede crear una combinación de colores que coincida con la combinación de colores utilizada en otras aplicaciones de Microsoft Windows utilizando las propiedades Color Del Fondo (Back Color). Nota Si desea ver todo el código existente tras un formulario o informe. Asegúrese de que hay un control seleccionado y haga clic en Propiedades en la barra de herramientas. haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento Al Hacer Clic (On Click) del botón de comando.

comando o control sin usar el Mouse (ratón). 3. Color De Los Bordes (Border Color) y Color (Color) en una página de acceso a datos.Manual de apoyo de Access XP propiedades Color Del Fondo (Back ground Color). haga clic en Copiar. 4. Pegue el ejemplo en la ventana Código de su módulo. Seleccione el código de ejemplo que desee copiar del tema de Ayuda y luego haga clic en el mismo con el botón secundario. 2. AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO Puede agregar dos tipos de imágenes u objetos: una imagen u objeto independiente . Al establecer las propiedades de color de modo que coincidan con los colores del sistema de Windows. La creación de un esquema de color común resulta particularmente útil si está desarrollando una aplicación que desea distribuir a múltiples usuarios. PROPIEDAD MODAL Puede utilizar la propiedad Modal para especificar si un formulario se abre como un formulario modal. que puede ser distinto al moverse de un registro a otro. COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO 1. podrá especificar una sola configuración capaz de mostrar colores diferentes en diferentes equipos dependiendo de los colores elegidos por sus usuarios en el Panel de control de Windows. debe cerrar el formulario para poder mover el enfoque a otro objeto. que no cambia de un registro a otro. Una imagen u objeto puede estar también inc rustado o vinculado Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 10 . METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO Puede utilizar teclas de método abreviado para acceder rápidamente a comandos u operaciones utilizados con frecuencia. Boolean de Lectura/Escritura. También puede utilizar teclas de acceso para desplazar el enfoque a un menú. Los siguientes temas enumeran las teclas de método abreviado disponibles en Microsoft Access. En el menú contextual. o una imagen u objeto dependiente . Cuando un formulario se abre como un formulario modal. Cambie al Editor de Microsoft Visual Basic.

haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en la ventana Base de datos.4 REQUERIMIENTOS TECNICOS ? ? ? Hardware. También puede ejecutar un procedimiento de Visual Basic al abrir una base de datos creando un formulario con un procedimiento de Visual Basic definido para el evento Al Abrir (On Open). Personal encargado del manejo del sistema. desde dentro de Microsoft Access. puede pegar los datos de una hoja de cálculo de Excel en la base de datos de Access. ACCION EJECUTAR APLICACION Puede utilizar la acción Ejecutar Aplicación para ejecutar una aplicación basada en Microsoft Windows o en MS-DOS. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 11 . 1. con mejor tolerancia de fallos y capacidad para un amplio número de datos. Por ejemplo. como Microsoft Excel. facilitando el desempeño óptimo en arquitecturas de tipo cliente -servidor. 1.Manual de apoyo de Access XP OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO Para ejecutar un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones al abrir una base de datos. no son las mejores soluciones para empresas medianas o grandes. las cuales optan por SQL u Oracle. utilice la acción Ejecutar Código (Run Code) en la macro Auto Exec o en la macro que se ejecuta utilizando la opción de línea de comando /x. Software DBMS y los datos a manejar. que garantizan un soporte mayor. Para establecer este formulario como el formulario de inicio. seleccione Inicio y escriba el nombre del formulario en el cuadro Mostrar formulario/página. Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.5 CREACION DE UNA BASE DE DATOS PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS Microsoft Access o Lotus Approach.

Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.Manual de apoyo de Access XP Al iniciar Microsoft Access XP aparece automáticamente en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. cada “tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 12 . CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO) Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas.

aparece el cuadro de diálogo para grabar la nueva base de datos (a diferencia de la mayoría de programas en los que grabamos el trabajo. En el campo Nombre de archivo: hemos de escribir el nombre de nuestra base de datos.Manual de apoyo de Access XP Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos: 1. una vez hemos terminado). Si tenemos el Access en “memoria” porque estamos trabajando con otra base de datos: “Cerrar” la base de datos que tenemos en memoria Clic en el icono Nueva: Clic en [Aceptar] En ambos casos. Por último clic en Crear Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 13 . ? ? ? En el campo Guardar en: hemos de situarnos en la carpeta donde deseamos grabar la base de datos. Si acabamos de “cargar” el Access: En la Pantalla Inicial del programa: Clic en la opción Base de datos de Access en blanco Clic en [Aceptar] 2.

al tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. es en base a las tablas que se aplicarán las Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 14 . Además. aparece sobre la pantalla este cuadro de dialogo que indica los diferentes componentes de una base de datos en Access. como un inventario o un control de clientes. Se debe recordar que en una base de datos de Microsoft Access. 1. las tablas son consideradas como los elementos primarios.7 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS TABLAS Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto.Manual de apoyo de Access XP 1. La organización de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. ya que son las que contienen toda la información general. Usando una tabla independiente para cada tema. evitará la duplicación de datos.6 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL Una vez creada la base de datos.

modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. líneas. un logotipo de la empresa. aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato específico. agregar logotipos o imágenes. CONSULTAS Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla.Manual de apoyo de Access XP diferentes acciones para la creación de informes. lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. Tal es el caso de elementos gráficos. de texto. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 15 . El resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo. etc. formularios. INFORMES Si bien es cierto. entre otros. Entre las mas habituales están las de examinar. no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. consultas. o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo.

ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS Siempre que se cree una base de datos el programa le pregunta al usuario automáticamente que donde quiere guardar la base de datos. Access XP brinda tres formas de crear una tabla: a.1 DISEÑO DE TABLAS Para crear una tabla en vista de diseño: Aparece la pantalla de Diseño” de la nueva tabla en blanco En la parte superior de la tabla encontramos: Cada fila = un campo: Nombre del campo – Tipo de campo – Descripción del campo Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 16 . CREACION Y DISEÑO DE TABLAS 1.Manual de apoyo de Access XP 1. CERRAR. Crear una tabla en vista de diseño b. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la nueva tabla. esto con el fin de ir guardando cada cambio que se vaya realizando. 2. Crear una tabla introduciendo datos 2.8 GUARDAR. Por lo tanto cuando se desee cerrar todo el programa de Access. 2. Crear una tabla usando el asistente c. y seleccionar de los objetos la opción tablas. este no pregunta si se desean guardar los cambios como ocurre con los demás programas.

“cerramos” la ventana para volver a la pantalla principal de la base de datos. A l acabar es conveniente escoger la opción “Modificar el diseño de la tabla”. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal. Por último. es bueno establecer un orden desde la creación de la tabla. basta pulsar el icono [>>] ? Para colocar un campo concreto. ya que ese es el orden en el que quedarán en la tabla. 5. ? Para cada tabla de ejemplo tenemos una larga lista de campos de ejemplo . antes de guardar la tabla. el asistente nos guía para establecer las “relaciones”. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 17 . 3. 4. 4. Aunque Access le dará la oportunidad de hacerlo posteriormente. El asistente si se desea que se asigne una clave principal. para visualizar la estructura de la tabla y si lo consideramos conveniente podemos modificar algunas características.2 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS Ubicados en el objeto tablas.Manual de apoyo de Access XP 3. 2. En el caso de que no sea la primera tabla de la base de datos. Seleccionando crear tabla usando el asistente: 1. establezca un nombre y una ubicación para la nueva tabla. hemos de tenerlo seleccionado y pulsar [>]. porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente. preocúpese solamente por establecer los no mbres de los campos. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estará preparada. 6. ? Si hacemos algún error podemos volver a comenzar (botón [<<]) o eliminar un campo concreto (botón [<]) 2. En este momento. Hay dos tipos: Negocios o Personal y una larga lista de tablas de ejemplo para los dos tipos. ? Para seleccionar todos los campos de una tabla. Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo. procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico.

La propiedad Formato utiliza valores diferentes: tipos de datos fecha/hora. los nuevos valore. el titulo y si es indexado o no.Manual de apoyo de Access XP 2. las fechas. FORMATO Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números. tipos de datos si/no. Microsoft Access dispone de formatos predefinidos para estos tipos de datos.3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Las propiedades de los campos son aquellas que definen el tamaño del campo. NUEVOS VALORES Puede utilizar la propiedad Nuevos valores para especificar la forma en que se incrementan los campos de tipo Autonumérico al agregar nuevos registros a una tabla. Valor La propiedad Nuevos valores puede tener los valores siguientes: Valor Descripción sólo se aplica a los campos de tipo Incrementalmente (Predeterminado) Los valores de los campos de tipo Autonumérico se incrementan en 1 para los nuevos registros. Aleatoria-mente Se asigna a los campos de tipo Autonumérico de los registros nuevos un valor aleatorio de tipo Entero largo. las horas y el texto se muestran e imprimen. el formato. tipos de datos texto y memo. String de Lectura/Escritura. TAMAÑO DEL CAMPO Ajusta el tamaño de un campo tipo texto o limita el rango de valores permitidos en un campo tipo numérico. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 18 . Formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato. tipos de datos numérico y moneda. Nota La propiedad Nuevos Valores Autonumérico.

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 19 . Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas. puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Los títulos de botones y etiq uetas especifican el texto que aparece en el control. Texto y Memo. Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas: ? ? ? ? Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos. y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo. si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos. No afecta a cómo se almacenan los datos. INDEXADO Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Numérico y Moneda. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista Formulario.) y se ha establecido la propiedad Formato para los mismos datos. Por ejemplo. Los formatos predefinidos dependen del país o de la región especificada Cuando se ha definido una máscara de entrada máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis. puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos. ya sea en la tabla o en un control de un formulario. así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos. Fecha/Hora. y Sí/No. si crea una máscara de entrada Contraseña en la vista Diseño de la tabla y también establece la propiedad Formato para el mismo campo. y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. la máscara de entrada Contraseña se ignora y los datos se muestran según la propiedad Formato TITULO Especifica una etiqueta distinta de la predeterminada (el nombre del campo). la propiedad Formato tiene preferencia al mostrar los datos. Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar. y la máscara de entrada se ignora.Manual de apoyo de Access XP La propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos.

como notas o descripciones. abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver. así también como características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. El índice admite valores duplicados. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matem áticas. A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres.Manual de apoyo de Access XP Valor La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor No Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados) Descripción (Predeterminado) Sin índice. Para establecer índices formados por varios campos. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. El índice no admite valores duplicados. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuénciales (en incrementos de uno). excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario). o números aleatorios insertados automáticamente por Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Auto numérico 20 . Puede soportar hasta 65535 caracteres. También puede llevar combinación de texto y números. utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado Sirven para almacenar fechas y horas. Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla . aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud. así como números que no requieran cálculos. como los números de teléfono o códigos postales. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. TIPO DE CAMPO DESCRIPCIÓN En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números.

sonidos u otros. como: Si/No. Para ello. aquí podemos cambiar el nombre del campo. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel 1 mediante el protocolo OLE. Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local. Al introduc ir los datos de manera manual en una tabla.4 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 21 . el tipo de dato e igualmente se pueden modificar las propiedades de los campos. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Access impedirá que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal. o una dirección URL para acceder a una pagina Web.5 MODIFICACION DE TABLAS Las tablas una vez creadas la podemos modificar dando clic en el icono que nos envía a la vista de diseño de la tabla. Activado/Desactivado En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas. Una vez designada una clave principal para una tabla.Manual de apoyo de Access XP Access cuando se agrega un registro. Esta información se denomina clave principal de la tabla. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Si / No Son campos que solo contienen uno de dos valores. Verdadero/Falso. Objeto OLE Hipervínculo Asistente para búsquedas 2. se inicia un asistente que permite definirlo de manera automática. ? ? Se realiza situando el cursor de escritura en el campo (fila) correspondiente Dar clic en el icono clave principal 2. formularios e informes. como imágenes.

6 GUARDAR UNA TABLA Como se había señalado anteriormente para guardar una tabla y una vez se haya digitado los nombres de los campos la tabla estará lista. Bases de datos de ODBC. 6. en objetos tablas. y establecer un nombre para la nueva tabla . Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access. 4. 2. dBase III. Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes: 1. El Motor de base de datos Jet es la parte del sistema de base de datos de Microsoft Access que recupera y almacena datos en las bases de datos del usuario y sistema.0. Microsoft Foxpro 3. dBase IV. entre otros.7 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa. 3. para que el archivo aparezca en la lista. en la que seleccionará el archivo a importar. el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. usted deberá saber el nombre y la ubicación dicho archivo. es decir. En ese momento aparecerá la ventana Importar. y especificarlo en la opción Tipo de archivo. Asegúrese de abrir la base de datos en la que se creará la nueva base de datos producto del archivo a importar. Selecciones la opción Importar tabla.Manual de apoyo de Access XP 2. para lo cual. Microsoft FoxPro. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 22 . Se puede considerar como el administrador de datos sobre el que se construyen los sistemas de bases de datos. Puede ser un archivo de tipo: texto. dBase V. Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar. Pulse en objetos Tablas y luego en el icono Nuevo que aparece en la parte superior de la plantilla principal. Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar. 5. Posteriormente esta estará ubicada en la base de datos. 2. por lo tanto se debe pulsar en la opción Guardar en el menú Archivo. siempre que esta tenga un formato válido de tabla.

indicando si el archivo se importó correctamente o no.1 DEFINICION DE CONSULTAS Como ya se había señalado anteriormente las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Esto se da. solo que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original. Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta. si le muestra un mensaje indicando que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor de base de datos Jet no pudo reconocer un formato valido de tabla y no podrá importar el archivo.Manual de apoyo de Access XP 7. 4. solo tiene que cerrar la ventana Importar para visualizarla y empezar a trabajar con ella. las tablas conservan su función principal de almacén de datos básico. De esta manera. actualizar y administrar bases de datos relacionales. Una característica muy importante. ya que cuando se crea una consulta. la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 23 . prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba).2 DEFINICION DE SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. como origen de registros para crear formularios e informes. Se puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado SQL para consultar. mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. es que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas. y he ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta. 4. De hecho. Entre las mas habituales están las de examinar. CONSULTAS 4. Después de realizar el paso anterior. si no que presentará solo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos. aparecerá una ventana. Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. Si se importó sin ningún problema se creará automáticamente una tabla. como Microsoft Access.

deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o descendente o si no desea ordenarlo. 9. establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar. Mediante la opción Criterios podrá depurar la información que se mostrara en la consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla debe seleccionar las tablas o consultas que desee incluir. 5.Manual de apoyo de Access XP la vista SQL. 10. puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño. 2. haga clic en la ficha Consulta y luego en el botón Crear una consulta en vista diseño. Para hacer esto. los que definirán los datos que se mostrarán. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 24 . solo debe hacer clic en cada tabla o consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar. solo tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la parte correspondiente a Campo 7. 4. Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva consulta. Sin embargo.3 DISEÑO DE UNA CONSULTA 1. pulse en el botón Cerrar. Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la casilla de verificación Mostrar. Ahí podrá Activar o desactivar la casilla si desea mostrar o no el campo. puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. haga clic en la opción Guardar del menú Archivo. Active la ventana Base de datos. Después que ha pegado los campos que va a utilizar en la nueva consulta. 6. 8. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creara su nueva consulta. Abra la base de datos en la que desee crear la nueva consulta. 4. Para guardar la consulta. Access mostrara la vista Diseño para una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de dialogo Mostrar tabla. Si lo desea. después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL. El siguiente paso consiste en establecer los criterios. 3.

Si queremos ordenar según varios campos.5 CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS Podemos conseguir que la consulta nos pregunte cuál es la condición cada vez que la ejecutemos. MOSTRAR: Podemos ordenar según un campo determinado o varios. columna el campo que deseemos una pregunta o mensaje entre corchetes. de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente. ORDEN: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta. Por ejemplo: Campo: País Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 25 . ? CRITERIOS “Y” “O”: Escribimos la o las condiciones que deben cumplir los registros que deseamos listar. Por defecto si tenemos un campo colocado en la cuadrícula. Al ejecutar la consulta aparecerá una ventana con el texto que habíamos escrito entre corchetes y un campo vacío. donde escribiremos la condición. éstos han de ser contiguos en la cuadrícula QBE.Manual de apoyo de Access XP 11. de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente. pulse en el icono Vista de la barra de herramientas. si no queremos que aparezca hemos de hacer clic en el símbolo del “mostrar” correspondiente al campo que deseamos que no salga en el “listado”. 4. Esto se consigue de la siguiente forma: Escribimos en la fila “Criterios”. 4. este campo aparecerá en la columna porque así lo indica el símbolo de la fila “Mostrar”.4 PROPIEDADES DE LA CONSULTA En la cuadrícula QBE introducimos las características de nuestra consulta: ? ? ? CAMPO: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta. Para ver el resultado de la consulta.

pero para los registros cuyo campo sea igual a Carnes Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 26 . al ejecutar la c onsulta. “Carnes” idem. pero para los números menores de 1000. columna el campo que ha de cumplir la condición. ejecutándose la condición. quedará substituido por lo que contestemos. La consulta nos preguntará una fecha .Manual de apoyo de Access XP Tabla: Clientes Orden: Mostrar: Criterios: [Escribe el País] Al ejecutar la consulta. aparecerá una ventana con el mensaje “Escribe el País”. una vez introducidos. por ejemplo: ? Si escribimos: Entre [Escribe el 1r. tendremos el listado de registros que cumplen la condición introducida. La condición puede ser más compleja. idem. >=#3/06/02# idem. que puede ser: ? Si el campo es numérico o de fecha: >25 <1000 sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente contenga números mayores que 25. Una vez escrito un país determinado y [Aceptar]. es decir los registros cuyo País sea lo que hemos escrito. aparecerán los registros cuyo campo numérico se encuentra entre los dos números que hemos escrito. número [y [Escribe el 2º número]. CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION 1. Un solo criterio Se escribe en la fila “Criterios”. el “criterio” correspondiente. nos preguntará dos números (nos hará dos preguntas). Si escribimos >= [Escribe la fecha]. pero para las fechas a partir del 3/6/2002 (mayor o igual) ? Si el campo es de texto: “Bebidas” sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente sea igual a Bebidas. ? En definitiva lo que escribamos entre corchetes. y una vez introducida aparecerán los registros a partir de dicha fecha.

Variaciones: Negado “Londres” sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente no sea igual a Londres aparecerán los registros cuyo campo sea igual a Bebidas y los que sean igual a Carnes aparecerán los registros cuyo campo esté entre los números 50 y 175 idem pero entre las dos fechas. en campos distintos. “?aco” En definitiva:* substituye lo que sea ? Substituye un solo carácter. 4. aparecerán los registros cuyo campo tenga un primer carácter que puede ser cualquiera pero el segundo. “Bebidas” O “Carnes” Entre 50 Y 175 Entre #1/07/97# Y #31/07/97# Es Nulo Es Negado Nulo aparecerán los registros cuyo campo está vacío. Si escribimos las diferentes condiciones en las filas criterios y o: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones que Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas ? 27 . aparecerán los registros cuyo campo no está vacío . 3. Símbolos Comodín “Pepito*” “*apa*” aparecerán los registros cuyo campo contenga “Pepito” y lo que sea a continuación.Manual de apoyo de Access XP 2. Hay dos posibilidades: ? Si escribimos las diferentes condiciones en la fila criterios de la cuadrícula: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones a la vez. tercer y cuarto carácter han de ser aco. Varias condiciones. aparecerán los registros cuyo campo contenga las tres letras apa en el interior.

1. 2. Los campos que se incluirán en la nueva tabla. En la ventana Base de datos. no se pueden ver los resultados de una consulta de acción al abrirla en la vista Hoja de datos. Es decir: lo que hay en una fila o lo que hay en la otra. Los registros que se eliminarán. haga clic en Ver en la barra de herramientas y compruebe los registros. Abra la consulta de acción en la vista Diseño. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos. 2.6 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA Una consulta de referencias cruzadas: Cuando se abre una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas. Para obtener una vista previa de los registros que se verán afectados en la vista Hoja de datos. Una consulta de acción: A diferencia de lo que sucede con una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 28 . 4. Precaución Se recomienda hacer una copia de los datos que cambia o mueve en una consulta de acción por si necesita restablecerlos a su estado original después de ejecutarla. 1. Haga clic en la consulta que desea abrir. haga clic en Consultas. 3. bajo Objetos.Manual de apoyo de Access XP hay en la fila Criterios a la vez y por otro lado los registros que cumplan las diferentes condiciones que hay en la fila O a la vez. en la vista Hoja de datos puede ver una vista previa de los datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. No obstante. Verá lo siguiente para cada consulta de acción: Para esta consulta Actualización Eliminar Creación de tabla La hoja de datos muestra Los campos que se actualizarán.

Utilice la sección inferior para crear los elementos de la expresión. haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas. 4. Al hacer clic en uno de ellos. Para regresar a la vista Diseño de la consulta. 2. Haga clic en Ejecutar consulta. haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo. También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro. y luego insértelos en el cuadro para formarla. el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción.6 GENERADOR DE EXPRESIONES El Generador de expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba a abajo): 1. y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones. 3. Realice los cambios que desee en la vista Diseño.Manual de apoyo de Access XP Datos anexados Los registros que se agregarán a otra tabla. en la barra de herramientas para ejecutar la 4. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 29 . Botones de operadores En la sección intermedia del generador hay botones para los operadores que se utilizan con más frecuencia. Cuadro de expresiones En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión.

al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio. ? ? Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 30 . Elementos de expresiones En la sección inferior del generador hay tres cuadros: ? El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla.Manual de apoyo de Access XP 3. Por ejemplo. Por ejemplo. consulta. en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access. formulario e informe de la base de datos. en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada. las funciones integradas y definidas por el usuario. El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda. las constantes. los operadores y las expresiones comunes. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio.

Aun teniendo experiencia en la creación de formularios. ? Hemos de situar los campos (que tenemos en el cuadro Campos disponibles). resulta mejor usar el Asistente. como es habitual en Access. o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo. aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. manualmente. un logotipo de la empresa. 5. resulta mas practico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado. existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla. ahorrándonos una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente. en el cuadro Campos seleccionados de la siguiente forma: Botón [>>]: todos los campos se situarán en “Campos seleccionados”. debiendo recurrir a la ventana diseño. Access solicita al usuario toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. o bien crearlo desde el principio. 5.Manual de apoyo de Access XP 5. aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. de texto. Para el caso de los Formularios. Tal es el caso de elementos gráficos. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 31 . etc. Clic – clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente Primera pantalla del Asistente ? En el campo “Tablas/Consultas” Escribimos o seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos construir un formulario. líneas.1 FORMULARIOS FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines. Desde la pantalla principal de la base de datos y el Objeto: Formularios seleccionado.2 DISEÑO DE UN FORMULARIO A la hora de crear un Formulario. ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico.

fondo. Cuarta y última pantalla del Asistente En el campo ¿Qué título desea aplicar al formulario?. Hay la posibilidad de: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 32 . Botón [<]: el campo que esté seleccionado en el cuadro “Campos seleccionados” volverá a colocarse en su origen (cuadro “Campos disponibles”. etc): ? Arenisca ? Estándar ? Expedición ? Guía ? Industrial ? Internacional ? Mezcla ? Papel de arroz ? Piedra ? Pintura Sumi Al escoger uno de los “estilos” aparece gráficamente en que consiste el “estilo” correspondiente. ? Clic en el botón [Siguiente>]. debes escribir el nombre que deseas dar a tu formulario (por defecto. Por último. Está claro que esta opción nos sirve para “corregir” los errores que podemos hacer al colocar los campos en “Campos seleccionados”. de la que hacemos el formulario). aparece el mismo nombre que la tabla o consulta. aparece “gráficamente ” lo que quiere decir la “distribución” correspondiente. Para seguir. Segunda pantalla del Asistente Sirve para escoger la distribución que deseamos dar a los campos de nuestro formulario: ? En columnas ? Tabular ? Hoja de datos ? Justificado Al escoger una de las “distribuciones”.Manual de apoyo de Access XP Botón [>]: el campo seleccionado de “Campos disponibles” se colocará en el cuadro “Campos seleccionados”. tipo de letra. deberás hacer clic en el botón [Siguiente>] para acceder a la siguiente pantalla del asistente. deberás hacer clic en el botón [Siguiente>]. Tercera pantalla del Asistente Sirve para escoger el estilo que deseamos en nuestro formulario. para acceder a la siguiente pantalla del asistente. Es decir volveremos a empezar. es decir el “formato” (colores. Botón [<<]: todos los campos que se encuentren en “Campos seleccionados” vo lverán a situarse en “Campos disponibles”.

formato (colores. 5. Para finalizar la realización del formulario se dará c lic en el botón [Finalizar]. ? Clic en el botón [Abrir]. fondo. modificarlos o introducir nuevos. Desde la pantalla Vista Formulario podemos acceder a las demás vistas: ? Clic en la flecha del icono Vista: ? Clic en Vista Diseño: Accederemos a la pantalla de diseño del formulario. que nos permite visualizar todos los registros que corresponden al formulario. O ? Clic en Vista Hoja de Datos: Accedemos a la pantalla Hoja de datos. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 33 . tipo y aspecto de letra). buscarlos. es decir: ? Desde la “pantalla inicial” de la Base de Datos. Accedemos a la pantalla Vista Formulario Se trata de la pantalla que utilizamos para ver los registros.Manual de apoyo de Access XP ? ? Acceder a la pantalla Vista Formulario (activa la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”). que es la pantalla que utilizamos para cambiar el “diseño”: tamaño y situación de campos. ? “Objeto: Formularios”. etc.3 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO Al abrir un formulario. Acceder a la pantalla Vista Diseño (activa la opción “Modificar el diseño del formulario”). activado ? Seleccionamos el formulario que deseamos abrir.

hasta que su aspecto cambia a una pequeña mano ? Arrastrar Mover sólo el campo o la etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón. si hacemos clic en la flecha del icono Vista: PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO Etiquetas – Campos Etiquet ? ? Camp Si hacemos clic en el campo.Manual de apoyo de Access XP Desde la Pantalla de Diseño del formulario podemos acceder a las demás vistas. ? Arrastrar Cambiar el tamaño de un control ? Seleccionar el control ? Dar clic en uno de los pequeños cuadros negros que aparecen alrededor. se selecciona el campo y también su etiqueta Si hacemos clic en la etiqueta. hasta que su aspecto cambia a un dedo (extremo superior izquierdo del control). se selecciona sólo la etiqueta. ? Arrastrar. Cambiar el tamaño de todo el formulario Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 34 . Mover el campo y etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón.

Manual de apoyo de Access XP ? ? ? Cursor del ratón en la parte inferior de la sección “Detalle” o en el límite derecho del formulario. Cuando el cursor del ratón cambia a una cruz negra Arrastrar Parte inferior de la “Sección: Detalle” Límite derecho del formular Seleccionar todo el formulario ? Clic en el botón: ? Sabremos que hemos seleccionado todo el formulario si aparece un cuadro negro en el botón: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 35 .

disponemos de una barra de iconos “especial”. Formato de un control ? ? Seleccionar el control Utilizar las opciones de la barra: Cuadro de Herramientas En la pantalla de diseño de un formulario.Manual de apoyo de Access XP Acceso a la pantalla de propiedades ? ? Seleccionar el control o todo el formulario Clic en el icono Propiedades: ? Es conveniente que la Solapa: Todas esté activada. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 36 . ? La barra de iconos Cuadro de herramientas: Dispone de una serie de “herramientas” que podemos incluir en nuestros formularios. llamada “Cuadro de Herramientas”… ? Clic en el icono Cuadro de Herramientas: Activa o desactiva dicha barra de iconos “especial”.

“herramienta” en nuestros “disparará” un asistente.Manual de apoyo de Access XP ? El i cono Asistente para controles: al incluir una formularios. ? El icono Etiqueta : Nos permite incluir un título o cualquier texto estático a nuestro formulario. se Si se encuentra activado. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 37 .

estas páginas pueden contener instancias de Microsoft Office XP Web Componentes. los datos almacenados en la base de datos. Una página también puede incluir datos de otros orígenes de estos. por ejemplo. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 38 .1 OBJETIVOS ? ? Permiten crear páginas HTML de datos enlazados dentro de la interfaz de usuario de Access. que pueden conectarse a otros orígenes de datos como Microsoft Excel. 6.5 o bases de datos posteriores. pueden distribuir por correo electrónico páginas de acceso a datos que contengan datos estáticos o dinámicos. que tiene una conexión a una base de acceso a datos. Por ejemplo Excel. PAGINA DE ACCESO DE DATOS Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web que permite ver datos de una base de datos y trabajar con ellos. puede ver. 6. Microsoft Excel. que posteriormente pueden visualizarse con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior.3 DISEÑO Si crea una página de acceso a datos cuando está abierta una base de datos. Microsoft Access creará un acceso directo a la página y lo mostrará en la ventana Base de datos. También puede incluir datos de otros orígenes como.2 FUNCIONALIDAD Página de acceso a datos publicada desde Access. agregar. Access creará una página independiente. El modo de interactuar con la página dependerá de su finalidad Las páginas de acceso a datos se pueden enlazar a datos desde bases de datos de Access o Microsoft SQL Server 6. Además. editar y manipular.Manual de apoyo de Access XP 6. Si crea una página sin abrir una base de datos. 6.

cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda. En Objetos de la ventana Base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos. ? Ordenaciones complejas Al ordenar en una vista Diseño de una consulta. Microsoft Access lo aplicará a la página. Este asistente crea automáticamente una página de acceso a datos en columnas. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado. 4. puede realizar una ordenación simple. Haga clic en la tabla. haga clic en Autopágina: en columnas.Manual de apoyo de Access XP CREAR PAGINA DE ACCESO A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA Utilice el comando Autopágina para crear una página de acceso a datos que contenga todos los registros y campos (excepto los campos que almacenan imágenes) en la tabla. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Haga clic en Aceptar .4 ORDENAR MARCOS Se pueden efectuar dos tipos de ordenaciones: simples y complejas. la vista Tabla dinámica o la vista Gráfico dinámico. En la página de acceso a datos terminada. haga clic en Páginas . la ventana Filtro u orden avanzado. 1. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 39 . ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (pero no puede utilizar ambos órdenes en varios campos). 5. puede modificar la página en la vista Diseño. la vista Diseño de un informe. 6. 3. la vista Diseño de página. Nota Si ha establecido un tema predeterminado. es decir. puede realizar ordenaciones complejas. consulta o vista base. vista Hoja de datos o vista Página. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros. haga clic en Nuevo. consulta o vista que contenga los datos en los que desea basar la página. ? Ordenaciones simples Al ordenar en una vista Formulario.

PEGAR INFORMACION Si está pegando datos de varios campos en una hoja de datos. el nuevo filtro reemplaza al anterior. CORTAR. Microsoft Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen. 6. volver a Word y organizar parte o todos los elementos reunidos en el documento de Word. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 40 . con independencia de su orden en el formulario. Si los nombres de campos en el formulario de origen son distintos de los nombres de campos en el formulario de destino.-formulario.Manual de apoyo de Access XP 6. Cuando pega registros o datos de varios campos en un formulario. Microsoft Access también aplica los filtros creados en cualquier hoja secundaria de datos que contenga.5 FILTRAR INFORMACION ? Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas. datos de Microsoft Excel.6 COPIAR. una lista con viñetas de Microsoft PowerPoint. Si los datos que desea copiar o mover contienen campos que no existen en el formulario de destino. a continuación. Si no hay nombres de campos coincidentes. texto de Microsoft FrontPage o Microsoft Internet Explorer y una hoja de datos de Microsoft Access y. Access preguntará si desea pegar sólo los campos con nombres coincidentes. una hoja de datos principal o una secundaria que ya contiene un filtro de una sesión de trabajo anterior. Por ejemplo. Access pegará los campos según el orden de tabulación del formulario de destino. que puede no ser el orden deseado. Si crea un filtro en un formulario. Access puede aplicar un filtro automáticamente al abrir un formulario si se establece la propiedad Al Abrir (On Open) del formulario a una macro que utilice la acción Aplicar Filtro o a un procedimiento de eventos que utilice el método Aplicar Filtro del objeto Do Cmd. quizás desee pegar los datos en una hoja de datos en lugar de un formulario. El Portapapeles de Microsoft Office le permite reunir elementos gráficos y de texto de distintos documentos de Office y de otros programas y pegarlos en un documento de Office. un sub. Notas ? ? ? Cuando se aplica un filtro a una hoja de datos. puede copiar texto de un documento de Microsoft Word. asegúrese de que las columnas se presenten en el mismo orden que los datos que desee copiar o mover.

las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro. como abrir un formulario o imprimir un informe. Una macro es un conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada. En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una acción. Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office. 7. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. a continuación. puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando. Copie un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y. Por ejemplo. se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. péguelo desde ahí cuando lo desee en un documento de Office. Cuando se crea una macro. Si se utilizan grupos de macros. 7.Manual de apoyo de Access XP El Portapapeles de Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 41 . 2.1 DEFINICION DE MACRO Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS 7.2 CREACION DE UNA MACRO 1.

3 EJECUTAR UNA MACRO Ejecute directamente una macro. ? Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos. haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas. haciendo lo siguiente: ? Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro. ? En el menú Herramientas. haga clic en Macros y después haga doble clic en el nombre de la macro. Ejecute una macro desde un procedimiento de Microsoft Visual Basic mediante el método Run Macro del objeto Do Cmd. ? Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas 42 . haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.Manual de apoyo de Access XP Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones. 7. sitúe el puntero sobre Macro. o puede ser un grupo de macros.

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