FISA DE POST 1.

Descrierea postului Denumirea postului: Secretară Cod COR: 412001 Departament : administrativ Locul desfasurarii muncii: Punctul de lucru din Cluj-Napoca, Calea Dorobantilor nr. 18-20 Relaţii ierarhice: se subordonează administratorului Relatii cu alte posturi: 1.Relatii cu nivele ierahice superioare: director / manager / administrator 2.Relatii cu nivele ierahice inferioare: nu e cazul 3.Relatii functionale: cu toate nivele ierarhice Relaţii de colaborare: cu clienti, colaboratori si institutii publice. Scopul postului: asigurarea condiţiilor optime pentru realizarea de către director a unor contacte eficiente cu persoanele din interiorul şi exteriorul firmei, asigurarea unei bune circulaţii a documentelor şi informaţiilor la nivelul firmei, gestionarea bazei de date, introducere de date fiscale, contabile(registru de casa, diverse documente). 2. Atribuţiile principale şi sarcinile specifice: - indeplinirea activităţilor zilnice de secretariat; -efectuează activităţi administrative de rutină în scopul eficientizării timpului de lucru al directorului; - preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati -efectuarea unor lucrări de specialitate: organizarea şi actualizarea unor situaţii, redactarea unor materiale de corespondenţă, păstrarea şi operarea în diverse registre de evidenţă; - asigurarea transmiterii / receptionarii documentelor prin posta, fax, e-mail - rezervari hotel parteneri externi, rezervari auto, etc. - actualizarea bazei de date documente -asigurarea legăturilor telefonice în interiorul şi exteriorul organizaţiei. -furnizarea de informaţii clienţilor în legătură cu activitatea şi programul organizaţiei; -păstrarea evidenţei numelor, adreselor şi numerelor telefonice ale persoanelor şi instituţiilor cu care angajaţii au relaţii de serviciu; -înregistrarea hotărârilor şi deciziilor luate de conducere, aplicarea ştampilei şi repartizarea acestora la compartimentele firmei; - asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei -tehnoredactarea documentelor, clasarea şi ţinerea evidenţei stricte a acestora; -identificarea, selectarea, clasificarea şi păstrarea unor surse şi materiale de informare; -participarea la şedinţele generale ale firmei şi departamentului şi asigurarea protocolului; -la cerere execută orice altă sarcină care are legătură directă cu obiectivul postului ocupat. -ordinea si curatenia in interiorul firmei Atribuţii privind respectarea normelor de sănătate şi securitate în muncă, de prevenire şi stingerea incendiilor: - însuşirea şi aplicarea corectă a legislaţiei, normelor generale şi specifice de sănătate şisecuritate în muncă şi a diferitelor proceduri în conformitate cu specificul locului demuncă; -participarea la instruirea periodică privind sănătatea şi securitatea în muncă, prevenirea şistingerea incendiilor;

-desfăşurarea activităţii la locul de muncă respectând normele de sănătate şi securitate înmuncă, normele P.S.I, regulile de sănătate şi igienă individuală la locul de muncă; -cunoaşterea factorilor de risc şi a bolilor profesionale specifice locului de muncă;identificarea pericolelor care apar la locul de muncă şi raportarea acestor pericole persoaneicompetente să ia măsuri, conform procedurilor specifice locului de muncă; -acordarea primului ajutor rapid şi corect în conformitate cu tipul accidentului produs; 3. Responsabilităţile postului: Legat de activităţile specifice, răspunde de: - calitatea lucrărilor efectuate la locul de muncă de catre ea şi se preocupă permanent de îmbunătăţirea lor; - păstrarea în bună stare a materialelor de lucru, utilizarea şi întreţinerea echipamentelor conform parametrilor de funcţionare. Legat de disciplina muncii, răspunde de : -îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă; -respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său; -respectă normele de sănătate, securitate şi igienă în muncă, normele de prevenire şi stingerea incendiilor şi acţiune în caz de urgenţă, normele de protecţie a mediului înconjurător. 4. Autoritatea postului: Utilizează materiale şi echipamente puse la dispoziţie de firmă specifice muncii de birou (computer,xerox, imprimanta, fax, scanner, etc) 5. Condiţiile de muncă: Munca se desfăşoară în condiţii obişnuite, la birou, cu deplasări pe distanţe scurte sau medii(ridicarea sau plasarea corespondenţei) . Dupa caz munca poate fi efectuata si acasa, pe laptop sau pe PC-ul personal sau oferit de firma. Program de lucru: 8 ore/zi intre orele 9-18 6. Specificaţiile postului: • Nivel de studii: Studii medii sau superioare; Studiile de specialitate în domeniul biroticii şi secretariatului constituie un avantaj. • Experienţă: Minim 6 luni intr-un post similar. • Cunoştinţe necesare: a) specifice domeniului de lucru: - cunoştinţe de operare pe calculator; - cunoaşterea cel puţin a unei limbi străine de circulaţie internaţională. b) în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă: - legislaţia generală şi specifică privind: sănătatea şi securitatea în muncă,prevenirea şi stingerea incendiilor, regulile de sănătate şi igienă specifice locului de muncă; - planul de evacuare al firmei şi procedurile de urgenţă, de prim ajutor şi deevacuare. • Cerinţe pentru exercitare: -rezistenţă la stres; -rezistenţă la sarcini repetitive,

-bune abilităţi de comunicare şi relaţionare -capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca -capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp - capacitate de a respecta termene limita - atentie catre detalii - responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate • Caracteristici de personalitate, aptitudini şi deprinderi necesare : -Punctualitate, atenţie la detalii, spirit de observaţie dezvoltat; -Deprinderi de acordare şi transmitere de informaţii; -Deprinderi de culegere şi clasificare a informaţiilor. -Cunostinte operare PC (Windows, Pachet Office, Internet, email); Prezentul document se constituie în anexa la contractul individual de muncă şi a fost întocmit în 3(trei) exemplare originale. Aprobat, Administrator Titular de post

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful