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Metodologa de administracin del proyecto

de Licencias













Enero , 2007


1
INTRODUCCIN

Parte del xito de implementar una metodologa de manera eficiente en un proyecto, depende de
la identificacin del personal hacia los procedimientos que establece dicha metodologa.
El esfuerzo por implementar una metodologa para el desarrollo y administracin de un proyecto
depende del grado de identificacin de los participantes hacia la mismos concluyendo que ser
mayor en el tanto esos procedimientos no se vean como mtodos estrictos que acten como
camisa de fuerza, sino ms bien sean una gua sencilla para la obtencin de los objetivos del
proyecto. Tambin ayudar a lograr este propsito el hecho que estos procedimientos sean
adaptados al medio y no simplemente tomados de alguna metodologa extranjera que quiz no se
aplique totalmente a nuestro medio.
Este documento pretende cumplir con el objetivo de generar y definir una serie de formatos
estndar, adecuados a la realidad de nuestro medio, que guen de manera bsica y sencilla el
desarrollo de un proyecto a travs de cada una de las principales etapas de su desarrollo, a saber:
Iniciacin
Planeacin
Ejecucin
Control
Cierre
Debe considerarse que este no es un documento definitivo que no sufrir cambios, sino todo lo
contrario, el proceso natural de desarrollo de un proyecto generar una actividad permanente de
mejora y actualizacin de todos los procedimientos definidos, de tal forma que en paralelo al
proceso de maduracin en la administracin de proyectos, las experiencias y mejores prcticas
determinadas o aprendidas debern verse reflejadas en la actualizacin de este documento.











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OBJETIVO
Definir los lineamientos bsicos que guen de manera ordenada y sistemtica todos los esfuerzos
requeridos para desarrollar un proyecto de tecnologa de Gobierno Digital.
Consecuencia de la aplicacin de estos procedimientos ser el desarrollo de proyectos con ndices
de eficiencia mayores a los actuales asegurando resultados de acuerdo con los planes iniciales
establecidos, niveles altos de calidad en el producto generado y labores de mantenimiento
menores por defectos en el proceso de produccin.


ALCANCE
Para el desarrollo de esta metodologa se ha considerado la situacin en lo que a prcticas de
Administracin de Proyectos se refiere.
Todos los procedimientos establecidos en este manual no necesariamente deben ser aplicados de
manera obligatoria en todo tipo y tamao de proyectos. La definicin acerca de cules
procedimientos aplicar corresponde exclusivamente al Director de Proyecto, quin considerando
los aspectos de tamao y complejidad debe definir cules procedimientos deben ser considerados
y ejecutados.











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ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
El documento establece el detalle de procedimientos definidos para cada una de las fases
mencionadas en la introduccin.
Por cada fase se da una descripcin de la misma, luego se detallan los procedimientos sugeridos
para la fase y por ltimo se presenta una descripcin detallada de los formularios y los campos que
los componen, describiendo el significado de cada uno.

FASE DE INICIACIN.

Definicin

Formaliza y define el reconocimiento a nivel organizacional de la existencia de un
proyecto.

Uno de los objetivos bsicos que persigue esta fase es transformar alguna idea
creativa de la organizacin en un esfuerzo coordinado y bien orientado. La
responsabilidad principal de esta etapa recaer principalmente en la parte
patrocinadora de proyecto.

El principal producto de esta etapa ser el documento denominado Carta
Constitutiva del Proyecto, la cual es un primer esfuerzo bsico de planeacin,
pues para su elaboracin requiere definir alcances generales del proyecto a
desarrollar y una ligera descripcin de sus objetivos generales.

Esta carta debe ser comunicada a toda la organizacin y avalada por la autoridad
administrativa de ms alto nivel posible, la cual debe dirigir todas las reas
involucradas en el proyecto. Este primer paso es fundamental pues desde ese
momento se transmite la idea del inters del cuerpo gerencial en el proyecto, su
apoyo y la solicitud de apoyo de todas las reas involucradas.

Procedimientos
Es importante mencionar que uno de los supuestos fundamentales que se
asumen para la definicin de los procedimientos de la fase de inicio, es que previo
a la elaboracin de la Carta Constitutiva del Proyecto, alguna unidad


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organizacional o comit de trabajo ha tomado la decisin de avalar el desarrollo
de proyecto, luego de valorar sus beneficios y costos y priorizndolo en relacin
con otras iniciativas presentadas, considerando estudios de factibilidad previos
que respaldan la conveniencia de su desarrollo.



Actividad Objetivo(s) Entregable
Elaboracin de la Carta
Constitutiva del
Proyecto
Formalizar la existencia
del proyecto dentro de la
organizacin y asignar
las responsabilidades
iniciales de los
involucrados.

Carta Constitutiva del Proyecto.
Presentacin del
proyecto al cuerpo
gerencial de la
organizacin.


Comunicar la existencia
del proyecto y sus
principales alcances.
Carta Constitutiva de Proyecto
Aprobada.
Reunin de arranque. Formalizar el inicio del
proyecto.
Comunicar y asegurar el
entendimiento de la
naturaleza y alcance
(objetivos, planes,
restricciones, roles,
responsabilidades) del
proyecto por parte de
todos los participantes.
Fomentar desde un inicio
el trabajo en equipo.

Minuta de la reunin inicial.

Presentacin del
proyecto al resto de la
organizacin.
Comunicar a la
organizacin la
existencia del proyecto y
sus principales alcances.




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Formulario Carta Constitutiva del Proyecto
Descripcin
Este documento es el inicial para el arranque de proyecto y se utiliza para definir
formalmente la existencia de un proyecto dentro de la organizacin. Proporciona
informacin general bsica acerca del proyecto, tal como: una definicin general del
proyecto, justificacin del desarrollo del proyecto, nombre del patrocinador, descripcin
del producto, restricciones, supuestos, estimado inicial de costos y fechas de
cumplimiento.

Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha
Se refiere a la fecha de elaboracin de la Carta Constitutiva del Proyecto

Objetivo(s) estratgico relacionado
Se describirn aquellos objetivos estratgicos de la organizacin que estn ligados con la
definicin del proyecto.

Patrocinador
Se especificar el nombre del funcionario de la organizacin que est patrocinando el
desarrollo del proyecto.

reas de negocio relacionadas
Se describirn el nombre de todas aquellas unidades organizacionales ligadas al desarrollo
del proyecto.

Director de proyecto
Se describir el nombre del Director del Proyecto asignado, esto si ya estuviera definido.

Fecha de inicio
Se especificar la fecha de inicio propuesta.

Presupuesto aproximado
Se especificar una primera aproximacin del presupuesto requerido para el proyecto o el
monto aprobado para su desarrollo, si ya se contara con ese dato.

Descripcin situacin actual


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Se describir la problemtica actual que enfrenta la organizacin y que justifica el
desarrollo del proyecto.



Descripcin del producto
Se describir de forma general el proyecto, sus principales objetivos y alcances.

Factores crticos de xito
Se especificarn aquellos factores que al momento de elaborar la Carta Constitutiva del
proyecto han podido determinarse como fundamentales para el xito del proyecto.

Restricciones/Supuestos
Se especificarn todos aquellos factores que al momento de elaborar la Carta Constitutiva
del Proyecto se ha definido como restricciones para su desarrollo o aquellos que no se
conocen con certeza y que podran influir sobre el mismo.






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Formulario
Carta Constitutiva del Proyecto


Nombre del Proyecto: Fecha:

Patrocinador:

reas de Negocio Relacionadas:



Objetivos Estratgicos Relacionados





Descripcin Situacin Actual




Descripcin del Proyecto




Factores Crticos de xito


Restricciones/Supuestos


Director del Proyecto: Fecha de inicio:

Presupuesto:
Aprobado por:
______________________ ____________________________


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Formulario Minuta Reunin de Arranque
Descripcin
Se describe en trminos generales el formato que debe tener dicha minuta, sin embargo,
son lineamientos generales que deben ser acatados para el resto de actividades del
proyecto que requiera documentarse por medio de minutas.

Descripcin del procedimiento.
Cualquier reunin del equipo de proyecto donde se tomen acuerdos que definen cursos de
accin dentro del mismo deber ser documentada por medio de una minuta.
En toda sesin de trabajo el primer punto deber ser revisar los puntos pendientes y
compromisos adquiridos en la anterior.
Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha
Se refiere a la fecha de realizacin de la reunin.

Consecutivo
Nmero consecutivo dado a lo interno por el proyecto para efectos de orden.

Participantes
Nombre y oficina de los participantes.

Ausentes
Nombre y oficina de las personas ausentes.

Temas tratados
Descripcin general de los temas tratados

Acuerdos

Descripcin
Descripcin concisa de acuerdo tomado




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Responsables
Nombre de la o las personas responsables de ejecutar las actividades producto de
acuerdo.

Fechas de cumplimiento
Detalle de la fecha de cumplimiento del acuerdo definido.



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FASE DE PLANIFICACIN
Definicin
Esta fase es la de mayor importancia para el proyecto, porque de acuerdo con la definicin de
proyecto, se ejecutar algo que nunca antes se haba realizado.

La cantidad de planificacin requerida en el proyecto est en funcin directa con el alcance del
proyecto y la medida en que la informacin provista sea utilizada dentro del mismo.

La fase de Planificacin crea y mantiene un enfoque trabajable para cumplir con los objetivos del
proyecto. Entre las salidas de la planificacin se pueden encontrar la lista y descripciones de las
actividades, calendarizacin, presupuesto, y otros. El plan debe incluir los procedimientos,
estndares, metodologas y herramientas requeridas para la ejecucin del proyecto.

Esta fase no termina en un punto determinado del proyecto, sino que es un proceso constante.
Debe continuar a travs del ciclo de vida del proyecto. La planificacin en la fase de Iniciacin se
realiza con un conocimiento relativamente de alto nivel. El revisar y refinar el plan a lo largo de la
ejecucin del proyecto es una actividad imperativa, esto debido a que los requerimientos del
producto final se definen en mayor detalle. El objetivo de esta fase es brindar a los actores del
proyecto de una estimacin lo ms cercana posible a la realidad futura.





















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Procedimientos de la Fase de Planificacin

Actividad Objetivo Entregable
Definir Stakeholders Poner en claro cuales con
los individuos y
organizaciones que
tomarn parte en el
proyecto y su grado de
envolvimiento e
influencia.
Formulario de Actores del Proyecto
Definir Alcance (WBS) Obtener una
descomposicin del
alcance del proyecto de
forma tal que sea ms
manejable por parte de
los participantes del
proyecto.
Formulario de WBS
Definir esquema
organizacional.
Definir en un esquema
organizacional las lneas
de responsabilidad a lo
interno del proyecto.
Organigrama del proyecto.
Definir el Calendario del
proyecto.
Establecer la
calendarizacin de todas
las actividades con su
secuenciacin, para
permitir la visualizacin
general y la forma en la
que ser ejecutado el
proyecto.
Cronograma del Proyecto en
Microsoft Project
Definicin de Costos del
Proyecto
Establecer una forma en
la cual los costos del
proyecto puedan ser
llevados y tener as, un
conocimiento
aproximado del costo
general.
Formulario de costos
Costos en Microsoft Project
Definicin del plan de
revisiones de la gestin
de Gerencia de
Proyectos
Permitir visualizar las
revisiones que se llevarn
a cabo durante la
ejecucin del proyecto de
forma tal que se asegure
que las prcticas de
Formulario de revisiones de calidad a
la Gestin de Gerencia del Proyecto.


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Actividad Objetivo Entregable
Gerencia de Proyectos
estn aplicndose.
Definicin de la tabla de
participantes
Definir, de acuerdo con
los perfiles requeridos, el
equipo del proyecto.
Tabla de Equipo del proyecto.
Actualizar cronograma
de responsables
Formalizar la
responsabilidad de cada
uno de los participantes
en las actividades del
proyecto.
Cronograma de actividades
actualizado con las personas
responsables de cada una de las
actividades..

Definicin del Plan de
comunicaciones
Asegurar la
comunicacin efectiva
entre todos los
participantes del
proyecto.
Definir las necesidades
de comunicacin e
informacin de todos los
participantes del
proyecto, as como el
medio de comunicacin
por el cual les ser
enviado.
Suplir a los interesados
informacin oportuna y
efectiva sobre el avance
del proyecto.
Plan de Comunicacin.
Definicin del plan de
Riesgos
Determinar los riesgos
del proyecto.
Definir la estrategia a
desarrollar para cada uno
de los riesgos
determinados.
Tabla de Definicin y Administracin
de los Riesgos del Proyecto.
Definicin del plan de
adquisiciones
Permitir establecer cuales
son las organizaciones
externas que pueden
proveer bienes o
servicios necesarios para
la elaboracin del
producto final del
proyecto.
Formulario de adquisiciones


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Formulario de actores del proyecto
Descripcin
Este formulario describe cuales son los actores que intervienen en el proyecto en cuestin.

Descripcin de campos
Nombre del actor

En este campo se consigna el ttulo y nombre de las personas que formarn parte del
equipo del proyecto, que van desde los patrocinadores hasta cada uno de los que cumplen
con acciones especficas dentro del proyecto (ej. Programacin) Si no se cuenta con el
nombre, por no contar con la asignacin final, se puede poner el rol dentro del proyecto.
Pero posteriormente se debe actualizar con los datos finales.

Puesto

Se refiere al rol que ocupar dentro del proyecto.

Nmeros de telfono

Son los nmeros de telfono donde se le puede localizar.

Email

Se debe consignar la o las direcciones electrnicas del actor.

Responsabilidad

Se debe dejar clara la responsabilidad mayor dentro del proyecto, que sea congruente con
el puesto que estar desempeando.

Fechas

Se deben consignar las fechas de inicio y final de la asignacin dentro del proyecto. Esto
indicar disponibilidad, no si se encontrar tiempo completo o no. Puede que la asignacin
del actor sea intermitente tambin, pero esto no queda plasmado en este documento.



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Formulario Actores del Proyecto
<Nombre de Proyecto>

Nombre del Actor Puesto
Nmeros de
telfono
E-Mail Responsabilidad
Fecha Inicio
Asignacin
Fecha Final
Asignacin







Actores externos al Ministerio










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Formulario de WBS
Descripcin
Este formulario permite obtener una visualizacin grfica del alcance del
proyecto, descomponiendo cada uno de los componentes mayores hasta contar
con el detalle suficiente para que pueda ser asignado para su ejecucin.

Descripcin de campos
En este formulario se debe pegar el WBS. Si el WBS no cabe en una nica vista
se deben generar varias, de forma tal que cada la primera sea una abstraccin de
todo el alcance del proyecto y las siguientes sean el detalle de cada una de las
divisiones mayores y as hasta completar todo el grfico.



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Formulario de WBS
<Nombre de Proyecto>







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Organigrama del Proyecto
Descripcin
El organigrama mostrar de manera grfica las relaciones de jerarqua y reporte
dentro del proyecto.

Para efectos de orden se sugiere que por cada proyecto se defina un esquema
organizacional compuesto de las siguientes figuras:

Comit Director del Proyecto: ser la unidad administrativa de mayor jerarqua.
Estar compuesto por los directores de todas aquellas direcciones con intereses
dentro del proyecto.
Director del Proyecto: es la persona responsable de la administracin de proyecto,
su tarea bsica consiste en la coordinacin de todas las actividades del da a da
definidas en el Plan del Proyecto.
Equipo del proyecto: todas aquellas personas responsables de ejecutar alguna de
las tareas del proyecto y que le reportan directamente al director de proyecto, en
ocasiones desde una perspectiva estrictamente funcional.

Este ordenamiento es sugerido, de nuevo en la realidad de cada proyecto el
director analizar el ambiente del proyecto y definir el esquema organizacional
ms adecuado.
Comit Director
del Proyecto
Director del
Proyecto
Equipo del
proyecto
Equipo del
proyecto
Equipo del
proyecto


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Cronograma del Proyecto

Descripcin
El Cronograma del proyecto permite obtener una visin grfica de las fases,
actividades, tareas, su precedencia, calendarizacin y otras relaciones entre
componentes.

La herramienta Microsoft Project, es ideal para manejar el tipo de proyectos que
normalmente se ejecutan en el Ministerio.

No todas las capacidades del Microsoft Project sern utilizadas, sino una pequea
gama de ellas que sirvan de ayuda en la planificacin y el control. Posteriormente
otras capacidades pueden ser incorporadas dentro de la prctica de Gerencia de
Proyectos de la Institucin.

Las actividades de PMI de la 6.1 a la 6.4 (Definicin de Actividades,
Secuenciacin de Actividades, Estimacin de la Duracin y Desarrollo de la
Calendarizacin) pueden ser ejecutadas con la utilizacin de la herramienta antes
citada.

Descripcin de campos

Formato de fechas

En la direccin Herramientas/Opciones/Vista/formato de fecha se debe establecer
el mejor formato posible de acuerdo con la forma de trabajo de cada Gerente de
Proyecto. Sin embargo para efectos de uniformar las fechas y que sea ms fcil
para el seguimiento por parte de los patrocinadores y la Oficina de Proyectos se
sugiere el formato 31/01/1997.

Se debe revisar y establecer tambin los campos de la direccin
Herramientas/Opciones/Calendario de acuerdo con las normas de la Institucin.

Respecto de la escala temporal lo ms conveniente es establecer la escala
principal en meses con la etiqueta en el nombre del mes y la secundaria en
semanas con la etiqueta en dd mm.


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Sugerimos que se muestren los vnculos entre las tareas dependientes, la ruta
crtica y que no se muestre informacin al lado de las barras del Gantt. Para esto
se debe ejecutar el Asistente para diagramas Gantt. Esto se logra dando clic
derecho en la vista del Gantt.

Fecha de Inicio del Proyecto

Este campo se encuentra en el men proyecto/informacin del proyecto y es el
primer campo que debe establecerse. Tambin en esa misma direccin se debe
verificar el campo Fecha de hoy que contenga la fecha del da del computador.

Nombre de la tarea

En ste se debe consignar el nombre de la fase, etapa, actividad o tarea que se
desee. Debe ser un nombre representativo de no ms de 40 caracteres de longitud.

Duracin

Este campo se refiere a la duracin de la actividad, la cual debe consignarse
normalmente en das. La duracin se establece para las tareas detalle. En el caso
de los milestones se les debe asignar duracin de 0 das.

Comienzo y fin

En estos campos se deben establecer las fechas de inicio y fin estimadas de las
tareas. El sistema las asignar automticamente de acuerdo con la fecha de inicio
del proyecto, la duracin y precedencia de tareas y las cargas de trabajo de los
recursos. Deben drsele seguimiento para efectos de control de la ejecucin del
proyecto.

Establecimiento de los vnculos entre tareas dependientes

Sugerimos que se establezcan las relaciones de tipo Fin-Comienzo para las tareas
dependientes (Finish to Start).





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Sugerencias generales:

La mejor forma de trabajar la calendarizacin es utilizando el siguiente
procedimiento:


1. Definir todas las fases, etapas, actividades y tareas.
2. Definir la duracin de cada una de los paquetes de trabajo (Work Packages).
3. Definir la precedencia de actividades dependientes.
4. Asignar los recursos.
5. Nivelar las tareas de acuerdo con la asignacin de recursos.




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Cronograma del Proyecto
<Nombre de Proyecto>





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Formulario de Costos
Descripcin
Este formulario se utiliza para llevar la informacin relacionada con los costos del
proyecto, diferente al recurso humano.

Definicin de campos

Nmero de recurso

Es un nmero secuencial que se asigna al recurso.

Nombre del recurso

Es el nombre del recurso (ej. Computador personal, notebook, etc.).

Proveedor

Indica cual es la organizacin o persona que proveer el recurso. Puede ser
interno o externo al Ministerio.

Responsable de la adquisicin

Se especifica el responsable de adquirir el bien o servicio. Puede ser la oficina de
proveedura, el gerente de adquisiciones del proyecto u otro.

Fechas

Se debe especificar las fechas de inicio y final de utilizacin del recurso. Esto
quiere decir que el recurso debe estar listo para la fecha de inicio o de lo contrario
alguna tarea podra atrasarse.

Costo

Se debe especificar el costo del recurso para el proyecto. Se sugiere utilizar
dlares para efectos comparativos posteriores en donde devaluacin de la moneda
puede afectar una comparacin ms certera.





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Formulario de Costos
<Nombre de Proyecto>


No. Rec. Nombre del Recurso Proveedor
Responsable de
Adquisicin
Fecha inicio
utilizacin
Fecha final
utilizacin Costo Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20





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Costos en Microsoft Project

Descripcin
En Microsoft Project tambin se pueden llevar costos relacionados a tareas del
proyecto. Basta con asignar un costo por hora por cada uno de los recursos de la
tabla de recursos y luego emitir un informe de costos en la siguiente direccin
Ver/Informes/Costos/Presupuesto.

Descripcin de campos
Tasa estndar

Este campo forma parte de la tabla de recursos y all se debe consignar el costo en
dlares para cada uno de los recursos humanos del proyecto.



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Costos en Microsoft Project
<Nombre de Proyecto>


Id Nombre del recurso Iniciales Grupo Capacidad mxima Tasa estndar Tasa horas extra
1 Recurso Programacin Pgr 100% $15.00/hora $0.00/hora
2 100% $0.00/hora $0.00/hora
3 100% $0.00/hora $0.00/hora
4 100% $0.00/hora $0.00/hora
5 100% $0.00/hora $0.00/hora
6 100% $0.00/hora $0.00/hora
7 100% $0.00/hora $0.00/hora






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Formulario de revisiones de calidad a la Gestin de
Gerencia del Proyecto

Descripcin
El plan de revisiones de calidad a la Gestin de Gerencia del Proyecto, describe
como el equipo de proyecto asegurar la calidad y que el proyecto cumplir con
las expectativas y necesidades establecidas al inicio del proyecto.

El Gerente del Proyecto debe cumplir con los lineamientos establecidos por la
Oficina del Proyecto. Esta oficina es la que debe avalar la programacin de las
revisiones y realizarlas de hecho

Descripcin de campos
Revisin

Indica el nmero de revisin.

Actividad en el Cronograma

Indica el nmero de actividad en el Cronograma (Microsoft Project) que se refiere
a la revisin de la Gerencia del Proyecto.

Descripcin

Describe el tipo de revisin que se realizar. En algunos casos la revisin puede
estar ms inclinada hacia la verificacin de las buenas prcticas en la Gerencia de
Costos, Gerencia de Riesgos, etc.

Revisor

Indica el nombre de la persona que realizar la revisin del proyecto. Puede que
este dato no se sepa al inicio del proyecto, cuando se planifica en los primeros
das del ciclo de vida del proyecto, pero luego el revisor ser asignado por la
Oficina de Proyectos.

Fechas

Las fechas deben indicar cuando se estima que se realizar la revisin y cuando
sta se efecta finalmente, esto es despus de que la revisin se lleve a cabo.


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Estado

El revisor asigna un color al proyecto dependiendo del resultado de la revisin.

Verde. El verde indica que en lo relacionado a la Gerencia de Proyectos se
est cumpliendo con todos los aspectos establecidos en las buenas
prcticas.

Amarillo. Indica que las prcticas de Gerencia de Proyectos no se
encuentran funcionando adecuadamente en el proyecto. Se puede ver
afectado ste, pudiendo ocasionar algn problema en el tiempo, costo o
calidad. Pero no se ven aspectos que puedan parar el proyecto por algn
tiempo.

Rojo. Tiene serios problemas en la implantacin de las buenas prcticas
del proyecto. Alguno de los factores como tiempo, costo o calidad se
pueden ver seriamente afectados. El proyecto tiene indicadores de que va a
parar durante algn tiempo. Se requiere la intervencin de la Oficina de
Proyectos para enrumbar el curso del proyecto y dejarlo gerenciable.




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Formulario de revisiones de calidad a la Gestin de Gerencia del Proyecto

<Nombre de Proyecto>

Revisin
Actividad en el
Cronograma Descripcin Revisor
Fecha de
Estimada de
Revisin
Fecha
Real de
Revisin
Estado
R/A/V Observaciones
01
02
03
04



______________________ _________________________
Planificado Aprobacin de la programacin
Gerente del Proyecto









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Formulario Equipo del Proyecto
Descripcin
Este documento especificar detalladamente todo el personal asignado al proyecto
y que ser responsable de actividades especficas definidas en el cronograma de
actividades, asimismo, especificar el rol de cada una de estas personas, el nivel
de dedicacin al proyecto y las fechas aproximadas de su utilizacin.

Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha
Se refiere a la fecha de elaboracin del documento.

Etapas del proyecto
Se describirn las principales etapas de proyecto


Por cada uno de los roles necesarios en el proyecto se especificarn los siguientes
datos:

Descripcin del rol
Se especificar el nombre de la funcin principal que ejercer la persona.

Nombre del (os) funcionarios asignados
Se especificar el nombre del funcionario asignando para desempear el rol
especificado.

Nivel de dedicacin requerida por el proyecto.
Se especificar en trminos porcentuales el nivel de dedicacin que el proyecto
requiere de la persona que desempear el rol especfico.

Fechas de dedicacin requeridas.
Especificar las fechas que el desarrollo del proyecto requiere de la participacin
especfica de la persona desempeando el rol establecido.


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Nombre del Proyecto:


2006 2007
Mes S O N D E F M A M
Etapas del proyecto


2.1 Etapa 2.1
2.2 Etapa 2.2



Equipo del Proyecto
Nombre del rol Nombre del funcionario
%
Dedic.
Administracin del Proyecto
Patrocinador Nombre Patrocinador 1 5%
Nombre Patrocinador 2 10%
Director de Proyecto Nombre Director del Proyecto 100%

Personal del proyecto
Rol No.1 Funcionario No.1 50%
Rol No.1 Funcionario No.2 100%
Rol No.1 Funcionario No.3 100%
Rol No.2 Funcionario No.2 50%





Dedicacin del
5
Dedicacin del 10%
Dedicacin del 50%
Dedicacin de 100%




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Formulario Cronograma de actividades con personas
responsables.
Descripcin
Este reporte especificar para cada uno de los recursos asignados al proyecto, sus
tareas y fechas de cumplimiento.

Una vez definido el equipo de proyecto se asignarn en el archivo de MS-Project
y se generar uno de los reportes predefinidos en la herramienta y generndose de
acuerdo con los siguientes comandos:

Ver
Informes
Asignaciones
Tareas y recursos humanos

Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha
Se refiere a la fecha de elaboracin del documento.

Nombre del recurso
Se especifica el nombre de la persona responsable de las actividades.

Identificador de la actividad
Especifica el nmero consecutivo que identifica la actividad.

Nombre de la actividad
Especifica el nombre de la actividad asignada al recurso.

Nivel de dedicacin a la tarea
Especifica porcentualmente el grado de dedicacin de la persona para desarrollar
la actividad.

Fecha de comienzo planeada
Especifica la fecha de inicio planeada para la actividad.

Fecha de finalizacin planeada
Especifica la fecha de finalizacin planeada para la actividad.


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Formulario



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Formulario Diseo del Plan de Comunicacin
Descripcin
Este apartado ms que un formulario especfico, define una serie de lineamientos
generales que deber cumplir el documento llamado Plan de Comunicacin.

El propsito bsico de dicho plan ser definir:

1) Quin requiere informacin?
2) Qu informacin requiere?
3) Cundo se requiere?
4) Cmo se generar?
5) Cmo se distribuir?
6) Cmo se almacenar la documentacin importante del proyecto?
7) Formato del Informe General de Avance
8) Otras actividades de comunicacin.

De los 7 puntos planteados anteriormente los 5 primeros debern responderse para
cada uno de los involucrados en el proyecto y el 6 definir una sola vez los
lineamientos generales de almacenamiento y recuperacin de la informacin
importante del proyecto.

Descripcin de campos
Quin requiere informacin?
Se debe revisar la lista inicial de los involucrados (Formulario Actores del
Proyecto) y para cada uno de ellos y de acuerdo con su nivel jerrquico y criterios
de inters sobre el proyecto, se debe definir y documentar su necesidad de contar
con informacin de control sobre el avance de proyecto.

Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con la orientacin profesional y laboral de
la persona, sus intereses y necesidades sobre informacin del proyecto,
probablemente variar.

En este primer punto al menos debera definirse la siguiente informacin:

Nombre del funcionario
Puesto en la organizacin
Rol dentro del proyecto
Ubicacin fsica



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Qu informacin requiere?

Para cada uno de los funcionarios seleccionados en el punto anterior debe
definirse especficamente qu informacin necesita.

Al menos la siguiente informacin debe ser definida:

Nombre de la variable
Unidad de medida

Cundo se requiere?
Para cada una de las variables definidas por usuario en el punto anterior, debe
detallarse la periodicidad y fechas de envo.

Debe tenerse la siguiente informacin:

Fecha de corte del clculo de la variable
Fecha de entrega de la informacin calculada
Periodicidad del clculo y envo de la informacin

Cmo se generar?
Para cada una de las variables definidas por usuario en el punto tras-anterior, debe
definirse el procedimiento de clculo para poder generarla.

Cmo se distribuir?
Para cada una de las variables definidas por el usuario, debe especificarse el
medio por el cual se le har llegar dicha informacin.

Cmo se almacenar la documentacin importante del proyecto?
Un apartado del Plan de Comunicacin del Proyecto debe ser dedicado a
definirlos lineamientos generales sobre el esquema de almacenamiento de la
documentacin generada por el sistema.

Se sugiere el uso de un nico servidor especfico donde se definan carpetas para
cada tipo de informacin. Cada uno de los participantes en el proyecto har llegar
a esas carpetas la informacin a respaldar y este servidor se deber respaldar al
menos una vez al mes.

Formato del Informe General de Avance.
Dentro de los aspectos importantes de control se encuentra que el Director del
Proyecto, al menos, una vez al mes prepare un informe de avance del proyecto, el
cual ser enviado a los miembros de grupo director del proyecto.




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Ver formulario de Informe Mensual del Proyecto de la fase de control.

Otras actividades de comunicacin.
Est establecido que las actividades de comunicacin desempean un rol
importante dentro de la Administracin de Proyectos, pues principalmente ayudan
a manejar y uniformar las expectativas de las personas involucradas en el
proyecto.

De acuerdo con el tipo de organizacin y los medios disponibles se deber definir
una estrategia que a lo largo del desarrollo del proyecto mantenga informado a
todos las personas definidas en la tabla Actores del Proyecto.
Algunas actividades sugeridas son:

Visitas a oficinas que se vern afectadas con la implementacin del sistema,
para explicarles los alcances generales.
Publicacin por medios escritos de los alcances generales del proyecto e
informes resumidos del avance.
Diseo de signos externos relacionados con el proyecto.
Presencia en actividades masivas de la institucin con signos del proyecto e
informacin general.

Formulario Tabla de Definicin y Administracin de los
Riesgos del Proyecto.
Descripcin
Este documento formaliza los riesgos identificados del proyecto, su valoracin de
impacto sobre el mismo y los planes de accin, en el caso que el riesgo se llegue a
formalizar.

Es importante mencionar que deben considerarse tanto los eventos positivos que
podran presentarse, como los adversos a los objetivos del proyecto.

La tabla se divide en tres reas principales:

Definicin: define y describe el riesgo.
Valoracin: valora el impacto del riesgo sobre el proyecto, en caso que
llegue a formalizarse.
Plan de accin: define las principales actividades a desarrollar en caso que
el riesgo llegue a formalizarse.



37
Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha
Se refiere a la fecha de elaboracin del documento.

Definicin
No. del riesgo
Nmero consecutivo que se le asigna a los riesgos identificados.

Descripcin del riesgo
Detalla brevemente la situacin valorada, que puede ser una a que afecte negativa
o positivamente los objetivos del proyecto.

Valoracin
Impacto
Para su valoracin se utilizar uno de los valores especificados en la siguiente
tabla:




Impacto

Definicin de Categora
Critico Un evento, que si ocurre, causara fallas en el proyecto (inhabilita el
alcance de los requerimientos mnimos aceptables).
Serio Un evento, que si ocurre, causara incrementos severos en el costo y el
tiempo. Requerimientos secundarios pueden no ser alcanzados.
Moderado Un evento, que si ocurre, causara incrementos moderados en el costo y
el tiempo, pero los requerimientos importantes pueden an lograrse.
Menor Un evento, que si ocurre, causara incrementos bajos en el costo y el
tiempo. Los requerimientos pueden ser alcanzados.
Despreciable Un evento, que si ocurre, no tendra efecto en el proyecto.


Probabilidad de ocurrencia
Se especifica un valor estadstico entre 0% y 100%. Si no se tiene la informacin
necesaria para determinar el valor estadstico se debe recurrir al juicio del experto.

Categora
Con base en la siguiente tabla y como producto de la relacin del impacto y la
probabilidad de ocurrencia del evento, se obtiene la categora del riesgo.



38

Impacto /
Probabilidad
Despreciable Menor Moderado Serio Crtico
00-10% Bajo Bajo Bajo Medio Medio
11-40% Bajo Bajo Medio Medio Alto
41-60% Bajo Medio Medio Medio Alto
61-90% Medio Medio Medio Medio Alto
91-100% Medio Alto Alto Alto Alto


Plan de Accin
Responsable
Define el nombre de la persona responsable de coordinar y/o ejecutar las acciones
requeridas en el caso que el evento se presente.

Situacin extrema
Conocido tambin como disparador o Trigger, describe la situacin extrema o
mxima permitida, la cual de llegar a presentarse obligar a la ejecucin de las
actividades definidas para atender el evento.


Tipo de respuesta

Por definicin ante la presencia de un riesgo se toma una de cuatro posibles
respuestas

Eliminar el riesgo
Transferir el riesgo
Mitigar el riesgo
Aceptar el riesgo

Una de estas acciones se debe escoger y definirla en la tabla.

Accin
Define la o las actividades que se desarrollarn una vez que el evento de riesgo se
ha llegado a formalizar.

Presupuesto

Se especifica la cantidad presupuestaria asignada al desarrollo de la(s)
actividad(es) definida(s) para atender el evento.


39


Formulario

Tabla de Definicin y Administracin de los Riesgos del Proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO: _______________________________ FECHA: AL __/__/____

Identificacin Valoracin Plan de Accin
No.
Riesgo
Descripcin del Riesgo

Impacto

Prob.
(%)
Categora

Responsable Situacin
extrema
Tipo de
Respuesta

Accin Presup
uesto
1 2 3 4 5 6 7 8 11 12




















40

Formulario de Adquisiciones
Descripcin
Este formulario es una extensin del formulario de costos, debe ser congruente en
cuanto al nmero del recurso que ser utilizado (liga entre ambos formularios para
los recursos externos que deben adquirirse). Este formulario lleva el control del
proceso de adquisicin de los recursos.

Descripcin de los campos
Nombre del Recurso

En este campo se debe establecer el nombre del recurso necesario para la
ejecucin del proyecto.

Definicin de requerimientos

Es estos campos se establecen las fechas de Definicin, estimacin y reales, de los
requerimientos relacionados con en recurso que debe adquirirse.

Publicacin de requerimientos

En estos se consignan las fechas de publicacin de los requerimientos, tanto los
estimados como los reales.

Concurso

Esto se refiere a las fechas de inicio del concurso para conseguir cada uno de los
recursos.














41
Adquisicin

Se refiere a las fechas, estimadas y reales, de la adquisicin de los recursos. Se
deben considerar dentro de estas fechas el proceso de revisin de las ofertas y el
trmite de orden de compra, apelaciones y otros relacionados con el
procedimiento de contratacin de la Institucin.

Costo del Recurso


Se debe anotar el costo estimado del recurso. Y una vez se conozca con detalle
sus caractersticas y precio se debe anotar para efectos comparativos.











42

Formulario de Adquisiciones
<Nombre de Proyecto>




Fechas Definicin de
Requerimientos Fechas de Publicacin Fechas del Concurso
Fechas de la
Adquisicin Costo del Recurso
No.
Rec.
Nombre del
Recurso Estimada Real Estimada Real Estimada Real Estimada Real Estimado Real Observaciones
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20



43

FASE DE EJECUCIN
Definicin
Esta fase involucra la coordinacin del equipo del proyecto y otros que son los que
pueden influir sobre el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Todos los planes
establecidos durante la Fase de Planificacin deben ser ejecutados. Los resultados de la
ejecucin, organizados en entregables, son los que cumplirn con los requerimientos
establecidos o definidos por los clientes finales del proyecto.

En esta fase se debe recolectar informacin que servir para la fase de control.

Cada uno de los componentes de planificacin establecidos en la Fase anterior deben ser
revisados constantemente para verificar su cumplimiento.

Procedimientos de la Fase de Planificacin

Actividad Objetivo Entregable
Asignacin del Trabajo Definir a cada actor el
trabajo que se espera que
cumpla en el prximo
perodo.
Informe de Microsoft Project
organizado por actor y definiendo la
tarea que debe ejecutar.


44
Informe de tareas que deben ejecutarse
Descripcin
Este informe es resultado de Microsoft Project en lo relacionado con tareas y
recursos. Para obtenerlo se debe acceder el siguiente directorio:
Ver/Informes/Asignaciones/Tareas y recursos Humanos. Con este informe se
puede asignar a cada uno de los recursos las tareas que debern desarrollar, all se
nota las fechas, esfuerzo, otras.

Sugerencias
El gerente de proyecto puede entregar una copia de este informe a cada uno de los
actores, as ellos sabrn sus actividades y la del resto de miembros del equipo.
Tambin puede hacer que cada uno de los actores firme a la par de las actividades
que le fueron asignadas.




45
Formulario de Asignacin de Tareas

<Nombre de Proyecto>

















46

FASE DE CONTROL

Definicin
Esta fase se refiere al control del progreso y su informe a las diferentes instancias
involucradas o participantes en l. Cuando es necesario se requieren acciones correctivas
para redireccionar el proyecto para que pueda cumplir con los objetivos establecidos
inicialmente.

Esta fase consiste en dar seguimiento, informar y gerenciar costos, calendarizacin,
problemas y desempeo o calidad del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

Las actividades de control proporcionan retroalimentacin a las actividades de
planificacin para que se incluyan las acciones correctivas que se reflejen en el plan y
ste pueda ser apropiadamente mantenido y que se encuentre en un estado correcto para
su ejecucin total.


Procedimientos de la Fase de Control

Actividad Objetivo Entregable
Atencin de cambios al
proyecto.
Definir un procedimiento
para la solicitud,
valoracin del impacto y
control de los cambios al
proyecto.
Procedimiento para el control de
cambios en el proyecto.
Procedimiento de
control de la ejecucin.
Esta actividad busca
controlar la ejecucin de
cada una de las tareas
asignadas a los diferentes
actores.
Los planes actualizados.
Cronograma actualizado.
Informe Mensual del Proyecto.

Control de los riesgos
del proyecto.
Actualizar los riesgos de
proyecto conforme este
avance en su desarrollo.
Tabla de Administracin de los
Riesgos del Proyecto actualizada.





47
Formulario Solicitud de Cambios al Proyecto
Descripcin
Los cambios dentro del proyecto es una situacin natural e inevitable, de ah que
debamos aprender a convivir con ellos. Un proyecto exitoso no es aquel que no
tiene ningn cambio a lo largo de su desarrollo, sino aquel que administre de
manera correcta y bajo control los cambios que se presenten.

Procedimiento para la presentacin, valoracin, control y aprobacin de
cambios al proyecto.

1. Presentacin de la solicitud.

Cualquier usuario relacionado con el proyecto podr presentar ante el
Director del Proyecto una solicitud de modificacin. Esta podr ser originada
por un cambio en las definiciones actuales o producto de una nueva
funcionalidad que se desea incorporar.
Para la presentacin deber llenar el formulario descrito ms adelante,
detallando:

Justificacin de la solicitud
Descripcin de la solicitud
Solucin sugerida

2. Analizar la solicitud.

El Director del Proyecto analizar en conjunto con personal de apoyo tcnico
la solicitud planteada y medir el impacto que generar atender dicha
solicitud. Para ello especificar este impacto en 4 reas:

Alcance
Actividades del proyecto
Calendario
Costos

3. Aprobacin de la solicitud.

Con base en los resultados de la actividad anterior el Director del Proyecto en
conjunto con el rgano competente analizarn la solicitud y tomarn una
resolucin.
El Director del Proyecto redactar una nota al solicitante informndole la
resolucin tomada en relacin con la solicitud.



48

Conforme se avanza en la ejecucin del procedimiento para la atencin de los
cambios se debe ir llenando el formulario con la informacin correspondiente.
Descripcin de campos
Nombre del proyecto
Se describe el nombre con el cual se conocer el proyecto.

Fecha de solicitud
Se refiere a la fecha de redaccin de la solicitud.

Nombre del solicitante
Se especifica el nombre de la persona que est solicitando el cambio.

No. del cambio
Consecutivo que se asigna a las distintas solicitudes presentadas.

Prioridad
El solicitante de acuerdo con su criterio le asignar un nivel de prioridad al
desarrollo de la solicitud. Debe escoger entre los trminos Alta, Media, Baja.

Justificacin de cambio
Se especifica en trminos generales las razones que originaron y justifican la
presentacin de la solicitud de cambio.

Descripcin del cambio
Se especifica en trminos generales el cambio que se est solicitando.

Solucin sugerida
Se especificar una posible solucin, desde la perspectiva del solicitante, para
resolver la problemtica que gener dicha solicitud.

Anlisis del impacto
Alcance
Se describen las principales implicaciones en el alcance del proyecto, que
generar la atencin de la solicitud de cambio.

Actividades
Se describen las principales implicaciones sobre las actividades del proyecto que
generar la atencin del cambio.

Calendario
Se describen las principales implicaciones sobre el calendario del proyecto que
generar la atencin del cambio.


49



Costos
Se describen las principales implicaciones sobre los costos del proyecto que
generar la atencin del cambio.

Resolucin
Aprobado/Rechazado
De acuerdo con la resolucin tomada por el rgano competetente se seleccionar
una de las dos opciones.

Fecha de resolucin
Se especificar la fecha en que se tom la determinacin final sobre l aprobacin
o rechazo de la solicitud.

Resuelto por
Se especificar el nombre y la firma de todas las personas involucradas en la
decisin final de aprobar/rechazar la solicitud planteada.




























50





Formulario


Solicitud de Cambio No.

Nombre del Proyecto:

Fecha de Solicitud:

Nombre del Solicitante:

Prioridad: (Alta, Media, Baja)

Justificacin del Cambio


Descripcin del Cambio


Solucin Sugerida


Anlisis del Impacto
Alcance


Actividades


Calendario


Costos





51


Resolucin

Aprobado Rechazado

Fecha de Resolucin:

Resuelto por:

Nombre: Firma:

Nombre: Firma:



52

Planes actualizados
Descripcin
De acuerdo con el avance de las actividades que se desarrollen cada uno de los
planes deben ser actualizados. Esto por cuanto nuevos riesgos pueden aflorar,
nuevas actividades pueden surgir en respuesta a solicitudes de cambios, puede que
se incorpore nueva tecnologa, los costos pueden variar, etc.

Cada uno de los planes debe ser cuidadosamente revisado por el Gerente del
proyecto y equipo de proyecto de forma semanal.

Los cambios que afecten costos, calendarizacin, calidad o desempeo y recursos
deben ser claramente identificados y reestimados para su aprobacin posterior por
parte del o los patrocinadores del proyecto.


53
Cronograma actualizado
Descripcin
Cada una de las actividades y/o tareas asignadas deben ser revisadas en cuanto a
su ejecucin. Se debe actualizar porcentualmente cada una de esas tareas en su
grado de avance, en el cronograma, para que sea incluido dentro del informe
mensual del proyecto.

Descripcin de campos
Porcentaje completado

Este campo se refiere al porcentaje de la tarea que ha sido completado con xito.
Esta es una estimacin con base en la apreciacin del equipo del proyecto y del
Gerente del Proyecto en ltima instancia. La tarea se completa en un 100%
cuando el entregable de ella est concluido y es utilizable. Para incluir el
porcentaje en cada tarea se debe dar doble clic sobre ella, en el recuadro de
informacin de la tarea se debe ir a la cejilla General y en el campo porcentaje
completado incluir el grado de avance.

Despus de lo anterior el cronograma podr ser observado con una raya negra en
cada una de las tareas que presentan grado de avance.




54
Informe Mensual del Proyecto
Descripcin
Este informe debe ser elaborado en los primeros das del mes siguiente al perodo
de ejecucin del proyecto que concluye y presentado a los patrocinadores y a la
Oficina de Gerencia de Proyectos para su aprobacin.

Este informe debe elaborarse a partir de la actualizacin de los planes y es un
resumen de estos.

Descripcin de campos
Se presenta una lista (outline) del contenido del IMP (Informe Mensual del
Proyecto).

Cada uno de los componentes del informe es importante para los patrocinadores y
personal de alto nivel involucrado en el proyecto.

Portada

En la portada se debe consignar el nmero o identificador del proyecto asignado
por la Oficina de Gerencia de Proyectos, Nombre del proyecto (tal y como se le
conoce en la Oficina de Gerencia de Proyectos).

En nmero del informe debe comenzar en 1 para el informe del primer mes del
ciclo de vida del proyecto y as sucesivamente, conforme pasen los meses.

Mes y ao del informe. Esta fecha corresponde al mes y ao del informe y no a la
fecha de su presentacin.

Lista de distribucin, se refiere a las personas que obtendrn una copia del
informe. La Oficina de Proyectos y los patrocinadores deben ser necesariamente
uno de los entes receptores del informe.

Fecha del Informe. Es la fecha en la cual se est publicando o entregando el
Informe a los actores especificados en la lista de distribucin.

Tareas

Esta parte del informe se refiere a las tareas que estn programadas en el proyecto.



55



Las tareas concluidas del proyecto se deben presentar una a una y elaborar una
pequea descripcin ellas.

Las tareas atrasadas, son aquellas que debieron terminar, segn la programacin
inicial, y lo hicieron. Para cada una de ellas s debe dejar claro cul es la fecha
estimada de reprogramacin y cual es el impacto en el proyecto de ese atraso.

Riesgos

Se deben definir los riesgos que afloraron durante el periodo y para cada uno de
ellos se debe establecer el riesgo, las acciones tomadas y el impacto general en el
proyecto.

Adicionalmente se debe establecer los posibles riesgos para el prximo perodo.

Cronograma actualizado

Se debe presentar una copia del cronograma actualizado. Su detalle depende de la
audiencia que recibir en informe, pero debe ser lo suficiente para que la toma de
decisiones se lleve a cabo de una forma adecuada.

Estado general del Proyecto

En este aparte el Gerente del proyecto puede consignar cualquier informacin
relacionada con el proyecto que brinde un panorama del grado de avance del
proyecto. Adems puede aportar informacin o detalle sobre algn asunto que
requiere que los patrocinadores tomen una decisin para que el desempeo del
proyecto no se vea afectado.







56

Contenido del Informe Mensual del Proyecto

1. Portada.
1.1. Nmero o identificador del proyecto.
1.2. Nombre del proyecto.
1.3. Nmero del Informe.
1.4. Mes y ao del Informe.
1.5. Lista de distribucin del Informe.
1.6. Fecha del Informe.
2. Tareas.
2.1. Concluidas en el perodo.
2.2. Atrasadas en el perodo.
3. Riesgos.
4. Cronograma actualizado.
5. Estado general del proyecto.






57
Formulario Tabla de Definicin y Administracin de los
Riesgos del Proyecto.
Descripcin
Utilizando este mismo documento el propsito es que el Administrador del
Proyecto valore la situacin actual del proyecto y determine si desde la ltima
evaluacin y actualizacin de esta tabla, alguna condicin ha cambiado.
Estas condiciones cambiantes pueden ser sobre los riesgos ya definidos o sobre
nuevos riesgos que se estn dando.

































58

FASE DE CIERRE
Definicin
Esta fase se refiere a las actividades que ejecutan la entrega y aceptacin formal de
actividades mayores, fases o del proyecto, y de cierre ordenado.

Procedimientos de la Fase de Cierre

Actividad Objetivo Entregable
Entregar los productos
de cada fase o
Milestone.
Realizar la entrega de
cada una de las fases o
productos de actividades
y obtener su recepcin
por parte de los actores.
Formulario de entrega y aceptacin de
Entregables y Fases.
Entregar el producto
final del proyecto.
Establecer el fin del
proyecto y la aceptacin
del producto final por
parte de los
patrocinadores.
Formulario de entrega y aceptacin
del Proyecto por parte del
patrocinador.



59

Formulario de entrega y aceptacin de Entregables y
Fases
Descripcin
Este formulario describe el producto que se est entregando y su aceptacin por
parte del actor definido para su recepcin.

Descripcin de campos
Fase del Proyecto

Se refiere a la fase del ciclo de vida del proyecto en la cual se encuentra este.

Nmero y nombre de actividad

Se debe consignar el identificador de la actividad, tanto su nmero como nombre,
puede que en algunos casos no existan actividades, slo tareas en cuyo caso estos
campos se pueden obviar.

Nmero y nombre de tarea

Se debe anotar en nmero y nombre de la tarea que origina el producto que se est
entregando. Estos datos deben ser congruentes con los establecidos en el
cronograma del proyecto.

Nmero y nombre del entregable

Estos datos deben ser congruentes con los establecidos en el WBS.

Fecha de finalizacin del entregable.

Establece la fecha en que el entregable fue concluido en su totalidad.

Persona que recibe

Es el actor al cual se le hace entrega del producto y quin debe aprobarlo.

Comentarios del entregable



60

El Gerente del proyecto puede dejar cualquier informacin que se relacione con el
entregable.

Firmas

Tanto el Gerente del Proyecto como el actor que recibe deben firmar la carta de
entrega del producto.





61


Formulario de Entrega y Aceptacin de Entregables y
Fases
<Nombre de Proyecto>

Descripcin
Fase del Proyecto
Nmero de Actividad
Nombre de la Actividad
Nmero de la Tarea
Nombre de la Tarea
Nmero del Entregable
Nombre del Entregable
Fecha de finalizacin del Entregable
Fecha de esta entrega
Persona que recibe
Comentarios del entregable




_____________________ ______________________
Gerente del Proyecto Recepcin del entregable





62
Formulario de entrega y aceptacin del Proyecto

Descripcin
Con este informe se entrega finalmente el proyecto al patrocinador y se establece la
recepcin formal por parte de ste.

Descripcin de campos
Fecha de entrega del Proyecto

Se establece la fecha en la cual se est haciendo entrega oficial del proyecto a su
patrocinador.

Fecha de Aceptacin del Proyecto

Se debe definir la fecha en la cual el patrocinador est haciendo la recepcin oficial del
proyecto.

Objetivos finales del Proyecto

Con el paso del tiempo los objetivos iniciales del proyecto pudieron cambiar. Aqu se
deben nombrar nuevamente para dejar claro cuales son y que las personas que firman
estn de acuerdo con su definicin.

Objetivos no cumplidos por el proyecto

Por algunas razones puede que el proyecto no cumpla con algunos objetivos
establecidos inicialmente, lo que se debe dejar claro en cuanto a cuales fueron para
incluirlos en algn proyecto posterior.

Fecha de inicio del proyecto

Se debe recordar la fecha de inicio del proyecto para tener as una idea de su duracin
final.

Costo final del proyecto

Se refiere al costo del proyecto de acuerdo con los registros que se llevan en los
formularios de costos y en Microsoft Project. Esto para tener una idea de su costo final.


63


Persona que recibe

Debe ser en nombre del patrocinador.

Comentarios generales

En este campo se pueden dejar claro cualquier tipo de comentario importante para la
ejecucin del producto resultado del proyecto o para la rplica misma del proyecto o las
buenas prcticas empleadas en su ejecucin.

Firmas

Se deben estampar las firmas del Gerente del Proyecto y del Patrocinador avalando la
informacin que se consigna en el documento y su aceptacin con los trminos
establecidos como de entrega y aceptacin formal.




64

Formulario de entrega y aceptacin del Proyecto
<Nombre de Proyecto>

Descripcin
Fecha de entrega del Proyecto
Fecha de Aceptacin del Proyecto
Objetivos Finales del Proyecto 1.
2.
3.
Objetivos no cumplidos por el Proyecto 1.
2.
3.
Fecha de Inicio del Proyecto
Costo Final del Proyecto en US$
Persona que recibe
Comentarios Generales







_____________________ ______________________
Gerente del Proyecto Aceptacin Final del Proyecto



65
GLOSARIO

GLOSARIO


Actor: individuo u organizacin activamente involucrado en el proyecto o cuyos
intereses pueden ser positiva o negativamente afectados como resultado de la ejecucin
de proyecto o su finalizacin completa.

Cronograma: detalle de las actividades del proyecto con las fechas planeadas y reales
de su ejecucin.

Estndares: conjunto de procedimientos o guas generales que definen la forma de
ejecucin de una actividad especfica y que son aceptados formal o informalmente como
de uso general por una organizacin.

Equipo del proyecto: todo el personal asignado al proyecto responsable de la ejecucin
de las actividades del proyecto. Este personal puede reportar directa o indirectamente al
Director del Proyecto.

Gantt: representacin grfica del plan del proyecto, que detalla el nombre de la
actividad, las fechas planeadas y reales, as como la duracin de la misma por medio de
barras horizontales relacionadas con fechas.

Metodologa : conjunto de procedimientos que definen la forma de ejecutar una
determinada actividad

Milestone : evento significativo dentro del proyecto, el cual usualmente se completa con
la generacin de un entregable.

Project Charter: documento generado por la Administracin Superior de la organizacin
donde define formalmente la existencia de un proyecto y otorga al director del mismo la
autoridad para utilizar los recursos de la organizacin en el desarrollo de las actividades
del plan.

Supuestos : factores que para efectos de planeacin son considerados reales, verdaderos
o ciertos. El equipo del proyecto debe documentar y validar los supuestos como parte
del proceso de planeacin. Los supuestos generalmente involucran un grado de riesgo.

Restricciones: condiciones limitantes que deben ser consideradas dentro del proyecto
principalmente en la etapa de planeacin.



66
Reunin de arranque del proyecto: reunin inicial del proyecto donde el objetivo
principal es presentar el proyecto, explicar sus objetivos y alcances y asignar las
responsabilidades generales a cada uno de los miembros del equipo de trabajo


67

Trigger : trmino en ingls utilizado para especificar sntomas de un riesgo o seales de
aviso sobre la posible formalizacin de un riesgo. A partir de que se presente la situacin
definida como trigger se debe activar el plan de atencin definido en el Plan de
Administracin de Riesgos.


WBS : acrnimo de las palabras en ingls Work Breakdown Structure. Es una
representacin grfica orientada hacia los entregables del proyecto que define y organiza
el trabajo y alcance total del proyecto. Cada nivel descendiente del grfico representa un
nivel mayor de detalle y definicin del trabajo del proyecto.

Work Packages: se le llama as al menor nivel graficado en un WBS, el producto de esta
actividad siempre ser un entregable.

Cuerpo Gerencial: se denomina as al grupo de directores de alto nivel que tiene la
responsabilidad de la direccin de la organizacin. Usualmente compuesto por el
funcionario administrativo de mayor nivel (Gerente General, Ministro, Presidente
Ejecutivo) y sus inmediatos colaboradores en un nivel jerrquico inferior)

Gerencia del proyecto: para efectos de este manual ser un sinnimo del trmino
administracin de proyecto.

Relacin fin-comienzo: relacin utilizada para definir una dependencia entre dos
actividades del proyecto, la cual indica que la primer actividad debe finalizar antes de
comenzar la segunda.

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