Capitulo 12 Sistema de Control

Naturaleza del control La naturaleza de la función de control, nos dicen los autores H.L. Sisk y M. Sverdilik, es tomar la acción correctiva o aplicar el remedio necesario, para asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Las actividades de control producen grupos de planes o acciones que van más allá de la condición que les dio origen. Las obligaciones de planear y organizar están por tanto, unidades de manera directa a los flujos de información. Definición de control El concepto de control es muy grande y puede empleársele como punto central para el sistema administrativo. La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:  Verificar  Regular  Comparar con una norma  Ejercer autoridad sobre (dirigir y ordenar)  Limitar o restringir Lógica del control El administrador guía a los demás, por medio de la planeación, la organización y los dirige con sus decisiones y la motivación, y tiene que controlar, aun cuando su personal se desempeñe conforme a lo planeado, porque no sabrá lo que hacen hasta evaluar, que actividades se han hecho y comparado el desempeño real con la norma deseada. El criterio básico que un administrador puede usar, para determinar si tiene un sistema de control efectivo, es el grado en que este asegura que las actividades se complementan, de manera que lleven al logro de los objetivos de su unidad orgánica. El control como sistema Un sistema de control es aquel que sirve, para mantener las características de los productos de un sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado. Es decir, tenemos un sistema de referencia, que queremos controlar, con el propósito de que los productos del mismo, se ajusten a un patrón o norma preestablecida. Características del sistema de control Características del sistema de control:  Claridad y simplicidad. La claridad y simplicidad en los controles permite efectuar posibles correcciones en un periodo más reducido, con las consiguientes ventajas para el funcionamiento del organismo social.

actuando sobre los factores internos y externos. para extraer conclusiones que eviten futuras desviaciones y permitan mejorar la planeación. respecto de la función o actividad objeto de control. es una cualidad de gran interés para el dirigente. en los momentos oportunos. g) Apoyar y guiar la actuación de los ejecutores. Objetividad. concediéndoles su verdadera importancia d) Suministrar a los responsables. Objetivos del sistema de control El sistema de control tiene por objeto. para luego olvidar por completo el asunto hasta la siguiente comparación. para modificarlas favorablemente en lo posible. buscando el conocimiento de aquello que es mensurable en mayor medida. esto se obtiene mediante:  La obtención de los objetivos en los plazos indicados. con los objetivos asignados a los responsables de obtener tales resultados. La medida de la eficiencia de un sistema de control. Todo control debe alejarse en lo posible. los antecedentes e informes de valoración para efectuar la toma de decisión. sobre el desarrollo de las operaciones. sobre el hecho de que no se controla exclusivamente. sean utilizados en la cuantía prevista en el cumplimiento de los objetivos de la misma. e) Conocer las causas que producen las desviaciones. b) Suministrar información. Un control debe ser capaz. entre lo planeado y los resultados c) Proporcionar políticas. sean operantes y significativos. El control se refiere a la oportunidad de conocer las desviaciones y corregir sus desviaciones. que lo haga adaptable a las circunstancias que así lo exijan. reside en su capacidad para producir medidas correctivas para el sistema administrativo. Esta debe llamar la atención al dirigente. Oportunidad. Adecuación.      Adaptabilidad. f) Que los administradores mantengan una constante atención. reglas y medios para evaluar dichas desviaciones. manteniendo sus esfuerzos en línea con los objetivos y metas perseguidas h) Verificar que todos los recursos y medios de la empresa. el asegurar la eficiencia y la eficacia de la actividad. Los objetivos del sistema de control son los siguientes: a) Comparar los resultados de la actividad. puesto que la rentabilidad de todo sistema de control es fundamental Continuidad. sobre el tipo y el tamaño de las desviación que puedan presentarse. ha de estar el mismo adecuadamente establecido. de llevar en sí mismo el mecanismo de regulación. La eficacia por su parte. por comparaciones en momentos prefijados.  Lograr los objetivos optimizando los recursos. cuyo producto son las medidas correctivas. Para que los resultados alcanzados por un dispositivo de control. mientras ello sea factible. . de lo subjetivo. Eficiencia y eficacia.

 Control gerencial. Se debe de formular necesariamente las siguientes preguntas. Establecimiento de normas o estándares para el control Es una unidad de medida establecida. lógicamente. que se constituyan en las proposiciones de donde se deriven. es esencial para una buena administración. Examina la correspondencia de las decisiones con los planes. reprogramar  Control operativo. a fin de que pueda alcanzar sus objetivos. los programas y la necesidad de variar estos. para servir como un modelo o criterio. Mide la coherencia de objetivos y políticas con el contexto. Lo que se decidió:  ¿Es compatible con el contexto?  ¿Es compatible con los objetivos y políticas?  ¿Es coherente con los planes y programas?  ¿Se realiza lo que se decidió? Responder a estas preguntas. así como la coherencia de planes o de programas con esos objetivos y políticas. el que se encarga de eliminar el caos y dar congruencia a la organización. Definirá la consistencia de las acciones. que se corresponden con los de decisión. acciones Necesidades de controlar La necesidad de ejercer una vigilancia sobre estas y sus derivaciones. y a la variación de los resultados con lo previsto. Se trata de algo esencial para lograr los objetivos. que sea capaz de suministrar antecedentes validos y contables. debe estar formado por tres subsistemas. Naturaleza del proceso de control Podría definirse el control como el hecho de asegurarse de que las actividades se realicen bien. proporciona la base sobre la cual se mide el desempeño real o esperado . Estos subsistemas son:  Control estratégico. en relación con las órdenes. Función de control aplicada a los niveles de decisión El sistema de control. las conclusiones que constituirán los juicios valorativos. significa contar con un sistema de control convenientemente estructurado. es decir. El establecimiento de normas.Niveles de decisión Nivel Directivo Gerencial Operativo Le corresponde decisiones relativas a: Objetivos y políticas Planes – programas y presupuesto Ordenes – instrucciones. Proceso de control Básicamente es el proceso.

basta decir que las expectativas pueden usarse como norma. Ejemplos sobre clases de normas Normas cuantitativas  Normas físicas  Normas de costos  Normas de capital  Normas de ingreso    Normas de programas Normas de productividad Normas de posición en el mercado Normas cualitativas  Normas de publicidad  Normas de relaciones publicas  Normas de desarrollo de personal  Normas de distribución para informes de control  Normas de hegemonía del producto  Normas de actitudes de los empleados  Normas materiales Normas materiales Normas de desempeño     Normas de cantidad Normas de calidad Normas de costo Normas de tiempo Normas complementarias  Normas de factores físicos  Normas de comportamiento  Normas de función  Normas de política . Normas cualitativas. así como a los ingresos y a las inversiones de capital. puede deducirse de la teoría de motivación de expectativa. a ingresos y a capital. para controlar tanto mercancías físicas como gente. En general.Clases de normas Normas cuantitativas. a las normas físicas se les puede aplicar un numero. es fácil cuantificar las normas que se refieren a unidades físicas. al costo. a los costos una cantidad de dinero. Una forma de fijar normas cualitativas.

los resultados. Medición del funcionamiento Medir la ejecución y el desempeño actuales. Los datos estadísticos sirven para medir tendencias. Este método proporciona una retroalimentación más rápida que otros. Información contable. En términos generales. Hasta cierto grado. por tanto. más usado para medir el desempeño. de datos estadísticos. Normas fijadas por apreciación. También llamados normas históricas. Informes escritos. Los informes orales. pueden ser extraídos de los propios archivos y registros de la empresa. pueden ser desarrolladas para la medición de la producción de la maquinaria y equipo y de los trabajadores individuales. por estar basadas en un análisis objetivo y cuantitativo. para determinar el nivel de ejecución y desempeño esperados. expresadas en unidades de medida ajustadamente exactas. necesariamente. Son llamadas así. se refiere a un solo concepto: mostrar lo que se ha logrado. cuando exista alguna diferencia entre ambos. evaluar y juzgar. y algunas veces. pues esto facilita la inspección . analizar. de la observación personal. los problemas de medición son definidos. Pueden ser útiles para medir el desempeño de la empresa.Métodos para el establecimiento de normas Hay tres clases que se utilizan. en consecuencia. se le ha usado tradicionalmente para medir el desempeño financiero de las empresas. parcialmente resueltos por la manera en que las normas son fijadas. Este paso del proceso de control. Al proceso de contabilidad. están basados en el análisis de experiencias pasadas. La ejecución real de la medición del funcionamiento. de información escrita u oral y de información contable. Observación de personal. la comparación de lo hecho con las normas para ver si difieren. deberá efectuarse lo más cerca posible del lugar del trabajo. ventas y otros asuntos de la empresa. son paralelos al método de observación personal de medición del desempeño. Informes orales. Los datos utilizados. como parte definida del proceso de control. se logra en muchas formas diferentes de medir el desempeño. Toda clase de informes escritos se usan mucho para medir el desempeño en el proceso de control. Comparación del funcionamiento con la norma o base Consiste en comparar este funcionamiento con la norma o base con esto se evalúa el funcionamiento. o pueden ser un reflejo de la experiencia de varias empresas. Normas estadísticas. Datos estadísticos. Las medidas más comunes se derivan. Las normas no tienen que ser. El funcionario a cargo del control debe. Normas técnicamente elaboradas. es limitarse a observar si está de acuerdo con la norma. El método más simple y. de una situación de trabajo especifica. suele requerirse criterio para establecer la importancia de la diferencia.

Acción correctiva Esta es la última etapa del proceso de control. Empleo del tiempo. a la calidad de cualquier otra dimensión del desempeño organizacional. puede ser suficiente con un cambio en la motivación. El control del empleo del tiempo. materiales y. Incluyen todos los costos que no sean los gastos directos. Que puede controlarse Las áreas vitales de esta función de operación. El control de la cantidad. que deben controlarse con eficacia son:    Cantidad. La acción correctiva la ejercen. en que se gasta el dinero. quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual. Puede implicar un cambio en el método para obtener la cantidad deseada. En ciertos casos. Esta sección se limita a las tradicionales.  Técnicas de control Casi todos los procesos administrativos y las técnicas concretas están relacionados directa o indirectamente con el control. y presenta las técnicas más modernas que a continuación se menciona:  Técnicas de control de recursos  Sistemas presupuestarios de programación y planeación (SPPP)  Análisis de costo/beneficio  Análisis de redes  Administración por excepción  Administración por objetivos . Los costos se dividen en directos e indirectos. o una nueva forma de determinar. la línea de equilibrio y las graficas de Gantt. con el resultado de que las perdidas sean minimas. aunque también puede aplicarse. suele asociarse con el monto o demanda de los productos que se venden. Puede considerarse como el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas. es fundamental en las actividades de las empresas. las dimensiones de las partes que se están produciendo para llenar los requisitos del control de calidad. suele relacionarse con las materias primas que la empresa compra o produce. Calidad. Costo.y ayuda a localizar lo que necesite corrección. Se le vincula con mucha frecuencia con la programación del trabajo y depende de técnicas como: el análisis de redes. con los gastos generales. a veces. El control de la calidad. Los costos directos incluyen trabajo. gastos de ventas. o que se hagan esfuerzo para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado. Los indirectos se relacionan. El control de costo sirve para determinar.

Los controles de operación abarcan de manera típica. Esto es.Tipos de control Control previo Este control intenta anticiparse a los problemas o desviaciones de las normas con anticipación a su ocurrencia. Niveles del sistema control Control estratégico. ya que previene los problemas de manera anticipada. la vigilancia de las actividades de producción. obtener utilidades. para cerciorarse de que se efectúan según el programa. para igualarlo a la norma. Es el tipo deseable de control. imprecisa o con retrasos. afectaran su desempeño. En cambio. la administración puede corregir los problemas. En busca de este objetivo. Desempeño de la organización Los administradores se preocupan por el desempeño de la organización. Producción (operaciones) El éxito organizacional depende. excesiva. Información Los administradores necesitan información para realizar su trabajo. pero ellos no son el único grupo que evalúa la eficacia de esta. Control concurrente Este ocurre. de su habilidad para producir bienes o servicios con eficacia y eficiencia. han hecho juicios sobre la eficacia cuando escogen realizar negocios con una empresa en lugar de otra. la actividad medida ya ha ocurrido. los administradores deben implantar controles financieros. Finanzas El objetivo económico de toda empresa es. Encara adoptar estrategias innovadoras y/o adaptativas. antes de que se vuelvan demasiado costosos. . los administradores necesitan y dependen de los subordinados. La información incompleta. Para alcanzar objetivos departamentales. porque trabajan a través de otras personas. cuando está teniendo lugar la actividad. Enfoques del sistema control Personal Los administradores logran objetivos. El control se establece mientras el trabajo se realiza. diseña controles para planes y sistemas integrales. Control posterior Este es el tipo de control más común en la práctica y es histórico. y es posible regresar para corregir el desempeño. Los clientes y compradores. las correcciones deben ocurrir después del hecho.

Los controles generales. Integra actividades internas. . Controles y auditora administrativa El concepto es utilizar grandes segmentos de una empresa. considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. para evaluar y medir el funcionamiento por áreas principales de una empresa. y que concentre sus esfuerzos de control sobre las actividades en las que tenga un mayor interés personal. comprende la ejecución y administración. Control general La tendencia generalizada es que un gerente absorba el control de cierto tipo especifico. sus recursos. Abarca la supervisión y medición del progreso de las actividades. sus métodos y controles y su forma de operar. En la mayoría de los casos. con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados. debe establecerse el control en áreas como:  Posición de la empresa en el mercado  Lucratividad  Adquisición y uso de recursos materiales  Desempeño de los recursos humanos  Progreso y actitud  Desempeño de los recursos financieros  Productividad Auditoria administrativa Es un enfoque sistemático a la evaluación de la total ejecución de la administración La auditoria administrativa es: Un examen detallado y metódico de la administración de un organismo social. El concepto de auditoría administrativa es una herramienta de control y evaluación. pero efectivos. se apoya en información primaria. no está limitado o aplicado a una actividad o función en particular. existen áreas generales en las cuales deben establecerse las normas e lo que se espera y las evaluaciones de lo que se ha logrado. es decir. sus metas.Control administrativo. controla la conducta y la técnica Control operativo. proporcionan marcos de referencia sencillos.

30888902.7. .08  .8  /80N.83907.9.43974085./.4 .59.5..

9..43013/0 0.01.   .00./23897.../085.08 /0-03 089.903/03.-0. 00.025708./ O /6:8.:.9.48  5074 010.73907.0.07800.9.4397408 0307.08 &30.:7848 8:82F94/48.8 573..9..O3/0.086:0:3070390..9./08:8708:9..5.9.././.43974  0. 43974 .4397403E70./..8 8:870.. .424 O !48.99:/ O 080250N4/04870.457410843./  :/947.5.   439740307.O3/0:347.5.  43974 4507./48 8:8209.43..03.382484. .8 0.9./23897.4308 /0 4 6:0 80 ./4  08 /0.438/07.  34 089E 29. /0 48 .9.:./08 39073.O3 03 5.8 .4305745O894/0/08..20394 547 E70...7.0331472../..79./4 O :.. 0.:.0.20390:347..4/0.7./.O3:84/070.8O3  20/..O3  .43974.78:. 8:507.:. :3 2..907./23897.... 47.424:3807.8 3472.0780 .8.43.47J.0594 /0 .:./23897.. .0594 08 :9..382484.:/947.7  20/7 0 1:3..4  -.0307.3 2.4  6:0 ./08  80 .23. .-847-...4  3907.O3 .4.030207.9.9. /0 .0.7   ../.O3/0.:. :3. 025708.8 0307. ./23897.7  /0-0 089.43.48 /0 7010703.7.47 3907F8507843.949..54./.3/08 80203948 /0 :3.025708../04507..848  08903 E70.07949540850. ./23897.0748 O !74/:.348 O !747084..8 6:0 903.8 .8 0 4 6:0 80 08507.:../.3.43.:/947.8 .2039.9..    4397408.-0./23897.2047..03970 8:8 081:0748 /0 ./08 03 .08/0:3.7.O3 /0 5747084 /0 ./ 4 1:3.7  48 .203/09.08  574547.9.425703/0 .:78482.../4209O/.. 8:303146:088902E9.9F. 2. 803.43.08 O 080250N4/04870.:784813.9.:/947J.../4 .7.O3572..7.:7848:2.O3  .1.7. 08 :3.  .. 077.O3/0./23897.08 03 ..43/:.:.O3  ./4 4 .43974/0.  3 .9./23897.3.8  .43974088: 1472.:-7745479:3/.:.7 7. ..48  5.7..O3 .43974 84-70 .