EL CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN HOTELES, RESTAURANTES, CLUBES Y HOSPITALES

(SU ACETAMINOFÉN...)
Alejandro Gómez Lara, B.S. Cusco, Perú/ San Salvador, Enero de 2002.

Αλεϕανδρο Γ⌠µεζ Λαρα αλεξγο≅ναϖεγαντε.χοµ.σϖ

Introducción
La necesidad de material de estudio para quienes trabajan en el medio de Alimentos y Bebidas, es cada día mayor, es importante señalar como antecedente que en nuestra década de guerra civil, las empresas de Alimentos y Bebidas se desarrollaron como fuentes importantes de empleo para muchas personas, nuevos establecimientos surgieron como una necesidad del conflicto mismo, como una respuesta a la necesidad de esparcimiento que la guerra misma imponía. Surgió y pronto se desarrollo la Zona Rosa a partir del Café Concert, nació la Zona Real y luego el extremo norte del boulevard Los Héroes, mucho tiempo ha pasado desde esos años de fiestas de “toque a toque” en los Hoteles... Fue un período importante en el negocio de servicios hosteleros, la guerra imponía la necesidad de ser muy eficientes en el aprovechamiento de los recursos para poder sobrevivir. Mientras eso sucedía, muchos empresarios se embarcaron en la idea de que “los negocios de comida son buenos negocios”, desafortunadamente en poco tiempo y con un mal sabor cerraban sin entender que salió mal. Pues bien, el negocio es noble, más requiere además de la voluntad y el arrojo de emprender, el conocimiento de los “detalles”, el famoso “know how”, este breve manual busca sentar las bases del conocimiento para aquellos que deseen incursionar en este particular é importante mundo de los costos de A&B. El manual está basado en las enseñanzas de José Luis López Hidalgo (Español), como de los cursos de la American Management Asociation (U.S.A) la experiencia como Gerente de A&B en diferentes cadenas de hoteles y Consultor para hoteles, hospitales y cadenas de Comida Rápida. Está dirigido a diferentes tipos de lectores, los empresarios, con el fin de que conozcan cómo controlar su inversión; a quienes dirigen este tipo de negocio para que no sigan a “obscuras”, estudiantes de Hostelería, y principalmente, a quienes desarrollan labor de “Auditoría de Costos”. Es importante destacar que este tipo de controles difiere en mucho de los “costos industriales” que normalmente se enseñan en las escuelas contables, tanto a nivel de secundaria, como a nivel superior universitario, siendo este tipo de conocimiento una especialidad en sí...

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¿QUE ES EL CONTROL ?, ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? ______________________________________________________________________________
Con una definición simple de control, enfatizamos su directa relación con la Planeación, entendido de partir de este punto, que este es parte del proceso administrativo. Control es una serie de actividades coordinadas que ayuda al administrador a asegurar que el resultado de las operaciones se acerque a los resultados planeados. Es importante porque el Administrador debe conocer el resultado de las operaciones, y hasta que punto se acercan a los resultados esperados. Los procedimientos de control se pueden determinar hasta donde las tareas delegadas se están realizando correctamente. A través de los procedimientos de control se pueden detectar los cambios y los efectos en la economía, mercado y competencia. Los procedimientos de control pueden identificar problemas en una etapa temprana y pueden ser resueltos antes que se conviertan en problemas mayores. Los procedimientos de control ayudan a identificar errores que conduzcan a tomar acción correctiva.

¿DONDE SE UBICA? _____________________________________________________________________________________________ El control, es uno de los elementos permanentes del Proceso Administrativo, se enmarca, para efectos didácticos, en el Control Interno, función de la Auditoría, sea esta de carácter privado ó público, presupone la existencia de reglas ó normas (manual de Control Interno) sobre las cuales el Auditor ha de verificar cumplimiento y los ejecutores de las acciones han de actuar. Estas reglas establecen procedimientos para la cotización, contratación, adquisición, recibo, almacenaje, distribución, proceso productivo y venta (ó prestación de servicios, según sea el caso), documentando cada parte del proceso con la finalidad de la rendición de cuentas de los ejecutores (Administradores) ante los propietarios ó accionistas y en el sector público, como el caso de los hospitales, los contribuyentes. Sus acciones y recomendaciones tienen como finalidad señalar hasta que punto un proceso productivo se acerca ó aleja de los presupuestos ó metas, así como si se cumplen durante el mismo los procedimientos que aseguren el aprovechamiento de los recursos para los fines previstos, siendo sus observaciones la base de la acción correctiva. A nivel institucional (Hospitales) importante destacar que como parte de las dificultades que se encuentran a nivel de Alimentos y Bebidas en los servicios de Alimentación y Dietas, las deficiencias surgen desde la presupuestación de las necesidades, el proceso de licitación, adjudicación y la compra, ya que hay tal dispersión de funciones y responsabilidades que dificultan encontrar un flujo de control que mantenga consistencia hasta el final del proceso mismo, observándose con frecuencia grandes vacíos ocasionados y cubiertos por la naturaleza misma de la burocracia, sin embargo es asimismo importante insistir en el mejor aprovechamiento de los recursos, como se hace en los Hospitales privados... Modernamente las labores de Auditoría, se vincula con la estrategia de la empresa, saliendo de su rol tradicional de la verificación del Control Interno, para ser, en un concepto ampliado, co-partícipe del desarrollo de la empresa, debe evaluar el riesgo de Auditoría y diseñar los procedimientos para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptable. Su responsabilidad es la de llevar a cabo un proceso diseñado para proveer una certeza razonable con respecto al logro de los objetivos en la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las Leyes y regulaciones aplicables. Dado que la función resumida de la Auditoría es la custodia de los valores de la empresa, para tener un panorama general, su función está enmarcada en:

• • • • • • •

La integralidad de los valores éticos El compromiso de ser competente Las actividades de la Junta Directiva ó Administración Superior. La ideología y estilo de dirección La estructura de la organización La asignación de autoridad y responsabilidad Las políticas y prácticas de Recursos Humanos

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Hay que establecer los estándares de costo para cada empresa. ya que cada uno es un caso especial.000.sv 4 Incaland. se requiere el 31% para comprar materias primas necesarias para generar tal venta. B.00) mensuales. luego la información exacta de los resultados actuales.com. todas las áreas : mano de obra. Por ejemplo los porcentajes de alimentos se fijan en 31%. si este no es el caso tienen menos utilidades prácticas aún para ser efectivos.e-mail alexgo@navegante. Los empleados Alejandro Gómez. Una vez alcanzado el objetivo hay que usar el ingenio y la creatividad para bajar a un 31% ó a un 30% sin bajas en la calidad. mano de obra y ventas). El primer paso es el establecimiento de ESTÁNDARES. En términos generales. No es lo mismo decir “los costos de alimentos deberán ser tan bajos como sea posible. Cusco.S. volumen de ventas.EL PROCESO DE CONTROL Este sigue una serie de pasos básicos. Los estándares deben: • Reflejar acertadamente los resultados de la operación de alimentos y bebidas. según el volumen de venta. . Esta acción puede implicar un cambio en los procedimientos de operación y se evalúan mientras tanto. luego los resultados con los estándares. más no tan altos que no sean alcanzables y causen frustración. Esto significa que de la venta total. establecer estándares implica determinar los montos permisibles de costo de los cursos usados para generar tales ventas En alimentos & bebidas los estándares se expresan normalmente en porcentajes de las ventas. Hay que establecer estándares para cada área clave de resultados (alimentos & bebidas. Hay que tomar acción correctiva. • Ser específicos y mensurables. COSTO TOTAL DE ALIMENTOS VENTA TOTAL DE ALIMENTOS De estos las mejores fuentes son: Los presupuestos de operación y los registros internos. etc. usar estados financieros provee una información relevante respecto a una operación determinada. • %= La mayor dificultad para establecer los estándares efectivos frente a los cuales medir los resultados es encontrar las fuentes confiables de información. que decir los cosos de alimentos no deberán exceder el 34% (ó los $25. basados en las expectativas de sus mercados objetivos. El primer paso en un proceso de control es el establecimiento de ESTANDARES. Consultoría. • Incluye la retroalimentación como parte del sistema de control. Veamos el diagrama: Establecer estándares si Medir los resultados actuales comparar actual con ESTANDARES aceptable no revisión de estándares Cambio de procedimientos • • tomar acción correctiva Presupuestos de operación que fijen los niveles deseables de ingresos y gastos. Los registros internos que consideren costos potenciales cruzados con ventas proyectadas. • Ser lo suficientemente altos que ofrezcan un reto y animen la búsqueda de la excelencia. consecuentemente la unión de la medida de los estándares está expresada en cambios de una situación a otra. Perú. sin sacrificar la calidad”. tales fuentes incluyen: • • Promedios obtenidos de operaciones similares locales. Estados financieros de períodos pasados que revelen los montos permisibles basados en información confiable. Enero 2002. hay que entender que los estándares no están sujetos al desempeño individual de los empleados. planear de acuerdo a los resultados esperados de la operación. sin embargo asume que la compañía está satisfecha con los resultados y que estos fueron manejados adecuadamente.

la cual puede ser un cambio de los procedimientos ó la revisión del estándar. etc. no es práctica. hay que evaluar los efectos y los cambios. LA COMPARACIÓN DE LOS RESULTADOS CONTRA EL ESTANDAR. almacenaje. La introducción del desempeño actual ha de ser práctica y fácil de obtener. distribución. Alejandro Gómez. Enero 2002. no solo cuando se sospechan problemas. Es importante reconocer que el control es más que tomar acción correctiva. la la el se 3. hay que revisar exhaustivamente las prácticas de operación y procedimientos (compras. LA ACCION CORRECTIVA La comparación normalmente revela una balanza significativa que requiere acción correctiva. B. 5 . aún más es importante determinar si los cambios realizados no han precedido otros problemas no previstos. se toma acción correctiva. ANTES de tomar acción correctiva. por lo tanto hay que determinar las razones por las cuales el costo ha tenido tal cambio. si por ejemplo estándar de costo se fija en un 31%. Es decir revisar y determinar si tal corrección ha resuelto ó no los problemas.involucrados deben saber su desempeño y si además ellos tienen sugerencias prácticas que puedan mejorar el rendimiento. mano de obra. Esta ayuda a definir cómo ha de ser la situación en ausencia del problema. La información actual ha de ser consistente según los procedimientos usados para fijar los estándares. 2. 5. El tiempo y período de la revisión es importante. Perú. 1.sv Incaland. Sin embargo la revisión del estándar deberá hacerse solo DESPUÉS de haberse revisado los procedimientos de operación. Sean analizadas por la administración y por los mandos medios responsables de tales resultados. Preguntarse “¿Cómo sabremos si la acción correctiva tiene éxito?”. Hay casos en los cuales las razones son obvias.com.S. de hecho ha de ser rutinarias. diario. Para hacer la revisión se recomienda: 1. Hay que considerar que las 2. si el sistema es muy exacto pero toma demasiado tiempo para obtener la información. ¿qué tanto acerca a este costo actual?. La información ha de ser tomada consistentemente para cada auditor. de lo contrario los resultados se dificultan. sin embargo hay otras causas que requieren análisis especial. Es importante que las comparaciones: • • • Sean hechas frecuentemente para que los problemas que se detecten sean corregidos a brevedad. Defina el período é inicie la revisión tomando en cuenta al lapso de tiempo transcurrido para la evaluación del nuevo resultado. 4. Una vez que se han fijado los estándares administración debe estar en posición de obtener información de la operación actual. Esto implica tomar otras decisiones y otros problemas que resolver. La información actual ha de ser expresada en el formato usado para fijar los estándares (si se usa porcentajes en uno no se debe usar cantidades en otro) .) Cuando se ha determinado la causa. Se hagan con diferentes períodos de tiempo. LA MEDIDA DE LOS RESULTADOS ACTUALES DE LA OPERACIÓN. Cuando este es el caso. Sean rutinarias. La información ha de ser compatible con los registros contables ya que las fuentes de introducción para control y registro normalmente son las mismas. a la fecha. por ejemplo costos • • • comparativos al mes. REVISION DE LA ACCION CORRECTIVA _____________________________________________________________________________________________ Después de haber tomado acción correctiva. Se realizan tan pronto se tenga conocimiento del costo actual.e-mail alexgo@navegante. Consultoría. Cusco.

Enero 2002. es Contabilidad quien ha de determinar cómo se ha de controlar el costo. El sistema ha de tener elementos que pueden ó no ser incluidos en aceptación por parte de aquellos que han de la determinación de un estándar en particular. No hay que perder de vista que la responsabilidad de la operación en general siempre recaerá en el Director. acumulados y • FLEXIBLE. modificaciones involucran personas en el proceso y esto puede retardar el impacto de las correcciones al problema original. 15% arriba del presupuesto”. • OBJETIVIDAD.3. Hay exactitud los resultados deseados. el Analista de Operaciones (que así se llama el puesto de control de costos) puede hacer observaciones acerca del significado de las cifras. es una pregunta obvia pero en 4. que considerar: • COSTOS. Recuerde que un dato estadístico formas de hacer el trabajo afectarán siempre solo tiene sentido cuando se puede comparar los procedimientos de control.S. Los sistemas de control han Además de las consideraciones que hemos revisado de ser prioritarios en aquellos aspectos que está otra que es la línea de mando y la motivación al son más relevantes en las metas. Un sistema de control los niveles de desarrollo debe reflejar con adecuado provee información específica. 6 . esfuerzo y resultado • REALISTA. hacerlo efectivo. El trabajo en Alimentos y comparativos con el mes pasado. dado que los fondos públicos son eso. • CONSISTENCIA. lo cual es útil para manejar el problema. públicos. implica elementos. tiempo. B. CONSIDERACIONES EN EL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL asegurar el control de la facturación ha de ser Para asegurar que el tiempo empleado en las implementado antes que el de fundaciones del control es productivo. Se recomienda que aquellos Es importante determinar cual ha de ser el directamente involucrados participen en su estándar y evaluarlo de la misma manera discusión. se pierde la función ya que la responsabilidad está más relacionada con la adquisición “transparente” de los insumos. Hay una serie de • ACEPTACIÓN. sea el Gerente ó el propietario mismo. Deben dar resultados a • APROPIADO. En cada organización se delega la responsabilidad de los controles a un puesto: el Analista de Operaciones. cada vez. Un buen sistema de costos se paga solo. • PERIOCIDAD. El sistema de control debe brevedad. Consultoría. convirtiéndose tales recomendaciones en un consejo oportuno de lo que se puede hacer. • PRIORIDAD. que porcentaje de las ventas. Esta consiste en balancearse en relación al costo de implementación. hay factores aprovisionamiento. reportes y formatos que se han de usar para vaciar tal información en los estados financieros y otros informes extra contables. Cusco. por lo que con otro de referencia. debe valer la pena en términos de sistema. llenar las formalidades del proceso de licitación basta. así como recomendaciones para estabilizar las varianzas respecto al presupuesto y el estándar. Además de esto. más que como la decir: “ en el turno del almuerzo el costo de rentabilidad que se pretende de la inversión mano de obra del puesto de lavaplatos está hecha.e-mail alexgo@navegante. adaptarse al flujo de trabajo.com. LA RESPONSABILIDAD DEL CONTROL En muchas operaciones de Alimentos y Bebidas. Algunas una gran diferencia en decir “el costo de veces las ganancias se definen como un mano de obra está demasiado alto”. ocasiones se enfoca equivocadamente que es lo más fácil y frecuente. el año Bebidas es siempre cambiante y las nuevas pasado. asimismo. con el tiempo empleado en los sistemas de contra las relaciones logradas al usar el control. A nivel institucional. la responsabilidad de los auditores de Corte de Cuentas Alejandro Gómez. la comparación que hay que hacer • EXACTITUD.sv Incaland. determinar costos a diario. debe ser flexible y adaptarse al cambio. más que en su aprovechamiento ó destino. buscando satisfacer al gusto personal de quien lo aplica ó de quien lo supervisa. Ante todo debe ser práctico. La revisión identifica otros problemas que la acción correctiva no ha sido adecuada. así como desempeño. Una revisión muy apresurada no hará un claro vistazo al nuevo resultado La revisión deberá ser objetiva y racional “ ¿se ha resuelto el problema y es más factible que se alcancen los resultados deseados?”. Perú. después de implementarlos. La unidad de medida de • ESPECIFICO. Se puede necesitar una revisión más completa de los procedimientos de control.

7 . Cusco. Cabe recordar que las cadenas y franquicias se basan en la estandarización de sus procesos (sistema) El tiempo es importante y hay que lograr un balance con el tiempo administrativo y el tiempo para desarrollar un sistema de control. ya que cada receta estándar le indica al empleado las cantidades y método de preparación de cada artículo. La principal ventaja es que independientemente quien la prepare. esta es la más básica é importante herramienta del control. 2. como para quienes los proveen. tamaño. más que llenar formalidades de proceso. llena las especificaciones. las cantidades que se necesitan de cada uno. distan mucho de las responsabilidades que se manejan en los Hospitales privados. Ventajas: • Reduce la cantidad de productos requeridos para surtir el menú.sv Incaland.no llega más allá. Además de las ventajas señaladas agregamos otras: • Se puede predecir la producción y evitar producir muy poco ó demasiado de una preparación. es EL CORAZON DEL CONTROL. y la responsabilidad sobre el uso de las mercaderías por las personas que dirigen los Departamentos de Alimentación y Dietas en los Hospitales del sistema. Esta es una descripción concisa de calidad. así como lo específico y lo útil de los resultados los provee el sistema. Tiene que especificarse por escrito. procedimiento ó método de elaboración. e) Proveer asistencia y asesoría para la toma de decisiones DETERMINANDO LOS ESTANDARES La utilidad de la información es mayor cuando se establece estándares para cada centro de explotación (ó centro de costo). Desventajas: • Implica tiempo para iniciar el sistema de especificaciones estándar. Consultoría. Elaborar reportes y hacer recomendaciones. • Se reducen los costos de compras cuando se inicia el procedimiento de compra según especificaciones y no se paga precios más altos por productos que no se necesitan. • Implica más cuidado del recibidor del almacén para revisar si el suministro que recibe. costará y sabrá lo mismo. Implementar las herramientas de control más usadas (descritas a continuación). Una ventaja adicional es que asegura la calidad de los suministros que se compran. Así: 1ESPECIFICACIONES ESTANDAR DE COMPRAS. donde el resultado final es la principal responsabilidad. • La programación de la producción es más fácil.com. LAS CINCO HERRAMIENTAS BASICAS DEL CONTROL El sistema empieza con el menú. indica un sumario de los ingredientes. Una receta estándar es una fórmula para producir alimentos ó bebidas. tamaño de la porción y equipo usado para la presentación.e-mail alexgo@navegante. evaluar el resultado de fin de mes. el personal solo necesita seguir el procedimiento. • Si se establecen especificaciones aumenta el universo de proveedores para un producto cualquiera. cantidad y otros factores deseables en cada artículo ó suministro.). La consistencia en las operaciones se basa en la receta estándar. proceso de las materias primas.FORMULACION DE RECETAS ESTANDAR. lucirá. Desventajas se da cuenta que es más conveniente emplear la estandarización por especificaciones. b) c) d) e) Supervisar el ingreso de mercadería. Enero 2002.S. B. Si saca el balance de Ventajas vrs. control de desperdicios y consumo de empleados. • Se requiere de menos supervisión. peso. supervisión de los puestos de venta (POS. Perú. La responsabilidad del Auditor de Costos ó Analista de Operaciones se resume en: a) Desarrollar el estándar de Alimentos y Bebidas. una vez esté establecido ya sabemos que vamos a controlar. índices de rotación. etc. Estas han de ser la guía para quienes compran reciben el suministro. ya que la receta indica tanto el equipo Alejandro Gómez. cuando se prepare ó quien la sirva.

comparta la receta con quienes la preparan. MAS NO SIEMPRE LEIDA. muy usada para los Buffets. Nótese que no se habla de nuevas recetas.Una pérdida puede darse en cualquiera de estos pasos ó proceso. deberán ser vueltos a probar. Este se establece dividiendo el PESO UTIL ó rendimiento sobre el PESO ORIGINAL y multiplicándolo por 100: Usar las recetas no significa que estas deben estar físicamente en el área de producción. Cuando haya terminado con las pruebas y ajustes. Esto se determina haciendo PRUEBAS DE RENDIMIENTO. Perú. se ha cocinado y porcionado según lo establecido. donde se pesa la pieza en crudo (20.25 Lbs. Un empleado inexperto puede ser lento y cometer errores. siempre se puede producir u plato ó trago. Observar las preparaciones de diferentes Cocineros y Bartenders para uniformar las preparaciones y presentaciones. En la cocina general hay 3 pasos básicos en el proceso. el rendimiento real ó actual deberá ser muy aproximado al rendimiento estándar. El rendimiento estándar es el resultado cuando un producto ha sido producido de acuerdo a u proceso estándar de producción según receta. en nuestro caso 11. Sirven de base para comprar con el rendimiento estándar esperado. sin embargo DEBE ESTAR DISPONIBLE Y CUMPLIDA. cuando se han cumplido las especificaciones de compra. sin embargo. Enero 2002. si está disponible un recetario.com. las cuales se integran al sistema de control de A&B y ayudan a establecer costos estándar. sino de estandarizar las existentes. En general todos los productos que NO tienen el 100% de rendimiento. Para establecer el costo por libra útil se necesita establecer primero el porcentaje de rendimiento. La principal desventaja que se afronta es que cuando el personal no aprendió desde el principio a usar el sistema de la receta estándar. se pesa después de recortado cuando está listo para servirse. El segundo es la cocción y el tercero es el porcionado (cuando no se ha pre-porcionado). Rendimiento significa el peso neto ó volumen de un producto después de procesado y que está listo para la venta al cliente. 3EL RENDIMIENTO ESTANDAR.S. Ejemplo de una prueba de rendimiento es la preparación de una pieza de Barón de Res. • • • • • Alejandro Gómez. distribuya copias de la receta. El personal a medida que las hace las aprende y recordará las cantidades y procedimientos. entrene en su preparación y supervise para asegurar su cumplimiento. 8 . Escriba todos los pasos en la tarjeta de receta estándar. pero siempre será más adecuado con la receta. Una vez que se ha explicado al personal las ventajas de la estandarización se puede: • Establecer horarios para entrenar y enseñar recetas estándar (una ó más horas con Cocineros y una vez por semana con Bartenders) Unificar criterios con Cocineros y Bartenders respecto a los detalles de las preparaciones y sus “secretos”. Otra dificultad es que resienten el tener que hacer apuntes. Las recetas estándar rinden porciones estándar. Cusco. La diferencia entre peso primo y preparado es el desperdicio ó pérdida.e-mail alexgo@navegante. se determina deduciendo el peso final antes de servirse del peso original. Si el Chef ó el Barman no llegan. Consultoría.• • como el tiempo que cada procedimiento necesita. Pruebe la receta y haga los ajustes necesarios. que si el Chef ó el Barman lo tiene en la cabeza.). para fines prácticos esto se hace con productos de alto costo ó productos de bajo costo servidos en cantidades (es decir cuando hay un valor económico alto en juego). No será práctico recordar las recetas cada vez que haya que preparar un artículo. El primero es la preparación y limpieza de los vegetales.sv Incaland. puede tener actitudes negativas y además pensar y decir que su creatividad se está coartando. B. la dificultad mayor es el tiempo que toma estandarizar las recetas existentes y el tiempo que toma entrenar al personal para que las cumpla. hasta llegar al peso útil. luego se pesa después de horneado.18 onz. la pérdida de peso durante el proceso es significativa. se han limpiado y cortado según los estándares.

25 x ¢1. ¿Qué cantidad de carne se necesitará? CANTIDAD NECESARIA DE PORCIONES UTILES 400 onzas (8 X 50) PORCENTAJE DE = CANTIDAD A = = 724 onz.60 = ¢1.25 lbs (45. receta estándar y el rendimiento estándar se mantiene. Otra cifra importante a determinar es el Factor Costo. Perú.25 LBS PIEZA EN CRUDO Luego el costo por libra útil PRECIO DE.00 Cuando haya cambios en los precios de compra del producto.sv Incaland.18 LBS = X 100 = 55. la libra subió a ¢19. El factor costo se obtiene de dividir el costo por libra útil calculado como parte de la prueba de rendimiento.com. Supongamos que hay un evento para 50 personas y el menú vendido es de 8 onzas de carne y que tenemos un porcentaje de rendimiento de 55. el nuevo costo por libra útil es de: ¢19. COMPRA X LB ¢18. EL FACTOR COSTO.84.5520 La cantidad de onzas las reducimos a libras = 724/ 16 = 45.5520 (decimal) El costo por libra útil es el que se necesita para calcular el costo estándar por porción. Consultoría. Enero 2002.25 Lbs.RENDIMIENTO 11.81 = ¢34.e-mail alexgo@navegante.S.81 Costo por libra ¢18. marca y peso original del suministro). RENDIMIENTO (decimal) COMPRAR 0. En nuestro ejemplo.60 % RENDIMIENTO LIBRA UTIL 0. Útil ¢32. Compare el rendimiento.4 onzas) para obtener 25 libras útiles. Puede ser que se pueda sustituir Alejandro Gómez. La preparación entonces es de 45. que es la cantidad solicitada para el evento.20% PESO DE LA 20.Hay que hacer pruebas de productos de varios proveedores. Este depende de varios factores (calidad. Cusco. 9 . asumiendo que hay procedimientos estándar de compra. B. De la misma forma se puede determinar la cantidad de materia prima en crudo cuando se sabe el porcentaje de rendimiento.25. este es un valor constante que se puede usar para convertir los nuevos precios de compra en costos revisados por libra útil.20.00 = COSTO X = = ¢32. se puede calcular rápidamente multiplicando el factor costo por el nuevo precio. por el costo de compra por libra: COSTO POR LIBRA UTIL = FACTOR COSTO PRECIO DE COMPRA Usando los valores que ya conocemos: Costo x lb.

Este se usa para aumentar ó disminuir la producción de una receta RENDIMIENTO DESEADO RENDIMIENTO ORIGINAL estándar. El costo por onza se calcula dividiendo el precio de compra de la botella por el número de onza de capacidad estimada. ya que cualquier artículo en el menú tendrá el mismo tamaño ó cantidad una vez que sea porcionado. Si no hay control de porciones el cliente recibe un artículo más pequeño (“pobre”) por el miso precio. Es muy útil cuando se trabaja con volúmenes grandes. B. Cada botella ha de ser estandarizada en su costo por onza.00 = 20 Onz ¢1. por lo tanto no es necesario reparar hojas de trabajo como en el caso de los alimentos.sv Incaland. Esta es la cuarta herramienta que asegura consistencia en las operaciones. Ejemplo botella de 25 onzas de Vodka Smirnoff: NOTA a) : la medida es 1 ¼ de onza por trago mezclado (combinación) de igual manera que en la hoja de recetas. Alejandro Gómez. el factor de ajuste sería: RENDIMIENTO DESEADO = FACTOR DE AJUSTE = RENDIMIENTO ORIGINAL ½ lb. Enero 2002.25 100 Cada ingrediente en la receta se multiplica por este factor para determinar la cantidad necesaria para el rendimiento deseado. cuartos. que tengan un alto rendimiento SIN COMPROMETER EL ESTANDAR DE CALIDAD. se listan los ingredientes. se considera costo neto.LA ESTANDARIZACION DE PORCIONES. ¼ lb. así.e-mail alexgo@navegante.suministros de menor costo. =0.67 De igual manera cada ingrediente se multiplica por este factor para determinar la cantidad necesaria de cada uno. Se usa un procedimiento similar para alterar el tamaño de las porciones. como banquetes.60 = 10. lo que se llama un precio justo para el cliente. EL FACTOR DE AJUSTE. Nótese que cuando hablamos de “normal” automáticamente hablamos de estándar. COSTO DE LA BEBIDA PRECIO DE VENTA X 100 = PORCENTAJE = DE LA BEBIDA ¢1. Dependiendo de las cantidades usadas.com. ó un trago más fuerte ó muy suave. PRECIO DE COMPRA = COSTO X = CAPACIDAD ONZ ESTIMADA ¢32. el factor de ajuste será: 225 = FACTOR DE AJUSTE = = 2. Si una receta rinde 100 porciones y se necesitan 225 porciones. La consistencia es determinante y el cliente siempre recibirá el mismo valor .6 % ¢15. Consultoría.60 x onz. EL COSTO ESTANDAR DE LAS BEBIDAS.S. Este sirve de base para determinar el porcentaje de costo estándar de la bebida. El valor es la relación de precio/ calidad. Cusco. En cada caso hay que conocer la capacidad en onzas ó centilitros para hacer las relaciones. Ningún cliente recibirá una porción más pequeña ó más grande. Perú. 4. Cada receta estándar indica una porción estándar (tamaño). 10 . Si una receta rinde 40 porciones de ¾ de libra y desea 40 porciones de ½ libra. sus costos unitarios y la suma de estos.00 NOTA b) : los precios de venta se han tomado del Backstreet Kaffé en San Salvador. Se determina dividiendo el rendimiento deseado por el rendimiento de la receta original. Hay que considerar que hay botellas. litros. etc. y basta la hoja de receta. Desarrollar el costo en mención es mucho más fácil ya que son pocos los ingredientes y cada uno tiene sus precios individuales.

una de ellas es la disciplina de trabajo para cumplir con el estándar y otra es la disponibilidad de cristalería (suficiente).). que el cliente reciba cada vez la misma calidad y cantidad y servicio por lo que paga. esta se basa en un período de observación (semana ó mes). A este efecto se procede a establecer partiendo de un registro diario de ventas por productos del menú. asimismo se puede hacer por tiempo de comida. _____________________________________________________________________________________________ A diferencia de otros tipos de restaurantes. etc. Alejandro Gómez. etc. etc. La receta estándar debe especificar el tipo de vaso.. En un vaso muy pequeño al no poder mezclar con suficiente mezclador (soda. Cusco. almuerzo y cena).EL COSTO ESTANDAR POR AREA OPERADA. de preferencia hay que evitar el hielo a granel (marqueta). El “sistema” de franquicias se basa en la estandarización. 30%. 25%.com. etc) LOS RESTAURANTES DE COMIDA RAPIDA. influye en la EL CALCULO DEL COSTO ESTÁNDAR DE BEBIDAS Cuando hemos hablado de la hoja de trabajo. se vuelve el costo –presupuesto ó costo meta. La cristalería influye en la venta. calidad y costo. más no refleja el costo de cada sección.. Consultoría. presentaciones. pero que no es consistente en ese sentido. Hielo: Este no parece importante. independiente de la hora ó locación de un establecimiento.contra el cual se compara el costo actual de cada período. la elegancia y su presentación. La estandarización asegura la calidad. La estandarización así. principalmente porque los sistemas están diseñados para que las personas con un entrenamiento simple puedan formar parte de una LINEA DE MONTAJE de alimentos. para que cada vez que se sirve un trago se sirva de la manera especificada en el estándar. pollo. ya que es parte de la atmósfera creada.sv Incaland. un cuadro resumen que se usa para fines diversos y que permite la recapitulación de ventas del período de un período. las observaciones se anotan a diario comparativos. que sepan mantener de manera consistente los estándares. el trago queda muy fuerte. Perú. Todo está ya establecido y determinado. procedimientos. 5. ya que cada menú es diferente (desayuno. sean hamburguesas. si es el caso contrario (un vaso muy grande) el trago queda muy suave (“flojo”). reportes. así como la presentación y valor percibido por el cliente.S. y a quienes les dirigen. pizza. permite establecer un costo estándar de un departamento (se hace para cada área operada). B.e-mail alexgo@navegante. no requiere que las personas que preparan alimentos sean expert@s en cocina. el hielo debe también ser estandarizado en cubos ó “chips”. Esto tiene sus implicaciones. la principal fortaleza de las cadenas de comida rápida (QSR) es la estandarización de porciones. presentación. pero es determinante. sino les demanda que sepan seguir instrucciones.OTRAS HERRAMIENTAS PARA ESTANDARIZAR EL COSTO DE BEBIDAS Cristalería estándar. Este costo normalmente resume el costo global del servicio a la carta y de banquetes. sabemos que nuestra operación de A&B tiene un costo que debe determinarse a diario. Esta afecta en forma directa el tamaño de la porción ó trago. para efectos + = VALOR DEL INVENTARIO INICIAL VALOR DE LAS MERCADERIAS RECIBIDAS REQUISICIONES (SALIDAS) VALOR DEL INVENTARIO FINAL CONSUMO (COMO PORCENTAJE) Este consumo se cruza contra el total de ventas del período observado para determinar si el costo se acerca ó se aleja (y cuánto) al porcentaje de costo establecido como estándar (20%. Hasta donde vemos. Enero 2002. eso es el ESTANDAR. jugo. 11 . El costo estándar por tanto.

y tales productos siguen el proceso de compra. y aquellos que son parte de la fase de transformación. La cantidad de empleados necesaria El objeto de esta sección es la revisión de técnicas para producirlo y servirlo. etc). en lugar de recurrir a la fase curativa. cafetería. aspecto nutricional ofrecer una variedad que permita un balance de los cinco nutrientes esenciales. cuanto más complejo.e-mail alexgo@navegante. cocción entrenamiento del personal. B. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL MENU. más objetivas para planificar el menú.EL MENU. las Veamos el diagrama siguiente : funciones de control son más fáciles de monitorear. preparación. Están agrupados por separado y se realizan en la cocina. FUNDAMENTO DEL CONTROL ______________________________________________________________________________________________ Los puntos básicos del proceso de control que se indican en el diagrama de flujo son cada uno de ellos un sub-sistema de control .com. El menú decide los productos y producidos consistentemente (estándar). el proceso es un ciclo cerrado que no tiene fin. ESPACIO Y AREA DE TRABAJO. cuando el problema ya ha sucedido y se afronta las consecuencias del mismo. 12 . El menú también influye en el almacenaje. servicio a implementar. así como evaluación de los items del menú: PRODUCCIÓN. formal. comida las personas a quien se ofrece. Cusco. en todas las calidades a comprar. El menú ASPECTOS DIETETICO – NUTRICIONAL. ya que cualquiera sea el resultado que se tenga del cliente (satisfacción / insatisfacción) la REVISIÓN ES OBLIGADA. comida rápida. Perú. fases del proceso. según lo que se ofrece al cliente. de compra a servicio. Cuando cada una de estas fases está claramente identificada. Hay que cuidar el para llevar. ______________________________________________________________________________________________ PERSONAL. Los productos que ofrece han de ser PRODUCTOS. El también influye en la idea de la operación que se menú normalmente tiene un impacto en la salud de necesita (restaurante. EQUIPO. SERVICIO. Alejandro Gómez. informal. establecer precios de personal se necesitará.S. distribución. Consultoría. Este tipo de enfoque permite administrar de manera preventiva. Enero 2002. El menú también implica el equipo necesario para producir los platos que se surtan.sv Incaland. equipo y habilidades. recibo. las técnicas específicas de (cocina) y servicio. venta. PLANIFI CACION DEL MENU COMPRA DE MERCADE RIAS RECIBO DE MERCA DERIA ALMA CENA MIENTO DISTRIBU BUCION DE SUMI NISTROS REVISIÓN LOS NUEVE PUNTOS DEL CONTROL PREPA RACION COCCION (COCINA) SATIS FACCIÓN/ INSATISFA CCION DEL CLIENTE SERVICIO AL CLIENTE TERMINADO Y DECORA CION Como puede observarse.

un mejor precio que la competencia. El menú de una cafetería de comida rápida es más fácil de controlar que un restaurante de servicio a la carta. Como puede verse. Perú. se depende de la habilidad de “adivinar” el precio correcto. (Mercado). así como los gastos de operación y rendir la utilidad deseada. CONTROL DE COSTOS. se prueba con otro. indirectos. presumiendo que una vez en el punto de venta. Precios subjetivos. Aquí se usa la pregunta “¿y si yo fuera el cliente.com. CONTROL SANITARIO.S. así como la utilidad que se pretende en cada artículo. Consultoría. Multiplique el costo de los ingredientes por el múltiplo para obtener el precio deseado. es decir cada día más. Este debe cubrir el costo de los productos. El menú. El menú influye en los controles y procedimientos de control. sin el conocimiento exacto de las cifras.e-mail alexgo@navegante. Cusco. y este se convierte en el precio de venta. así como la percepción de “valor” de los clientes con sus compras. el cliente comparará algo más que deja mayor utilidad. Por otro lado el menú no es solo una herramienta importante en el control. directamente relacionados con los requerimientos de utilidades que establecen los presupuestos de operación. se “compensa”. asimismo los productos determinan el potencial de riesgo de contaminación y las medidas para minimizar tales riesgos. Es importante hacer la reflexión que modernamente el precio lo decide el mercado. Esto significa que no están relacionados directamente con los requerimientos de utilidades previstos en presupuestos y en muchos casos. Enero 2002. por cada vez más. sino también de Mercadeo y Ventas. así: • • • • establecer un control más cercano. dependiendo de su complejidad. El método del precio razonable. B.. la limpieza y ambiente. estos métodos no tienen cabida. se basa en un porcentaje del costo y se calcula: 1 MÚLTIPLO= % DESEADO DEL PRODUCTO Alejandro Gómez. En la administración moderna. la cual incluye el servicio. Aquí el precio se establece un poco más alto que lo que parece “justo” con el propósito de cubrir cualquier “error” que puede haber en el alto costo de algún producto. cuánto me parecería justo pagar por el servicio?”. Precios objetivos vrs. Aquí el precio se rebaja a algunos productos para hacerlo parecer atractivos al cliente. ser competitivo en la plaza implica pelear contra el costo y ofrecer una mejora calidad. siendo el costo una referencia importante sobre la cual se deben tomar medidas de ajuste. así como aquellos de bajo costo que se usan en volumen significativo. Considere si el precio potencial de venta se ajusta razonablemente a la competencia El múltiplo que se determina para cálculos de precios.CONTROL DE INGRESOS. La mayor parte de las personas que establecen precios de venta de Alimentos y Bebidas lo hacen subjetivamente. sea en la compra ó en la reducción de costos del proceso a fin de maximizar el aprovechamiento de cada recurso. EL menú determina si vendemos toda una experiencia ó si solo vendemos “comida”.sv Incaland. tampoco en relación con los costos. Los precios objetivos están ALGUNAS PRACTICAS COMUNES. la planificación del menú tiene varias implicaciones y consideraciones en cada fase del control. El precio de venta incorpora por lo tanto los costos directos. EL PRECIO ADECUADO. 13 . Este método lo usa el Administrador que piensa en un “valor razonable” a pagar por el cliente. El método del descuento. El menú también indica los productos de alto costo y sobre los cuales hay que EL CALCULO DEL PRECIO DE VENTA. ya que se necesita de conocimiento para fijar precios (relación costo/ utilidad). El método del precio intuitivo. Determine los costos de los ingredientes (use la receta estándar) Determine el múltiplo de ganancia que busca respecto al costo.. Si uno no funciona. El método del precio más alto. Aquí se presume que se “sabe” la reacción del cliente ante un precio “justo”. también señala las necesidades de control sanitario.

Bar. EL FACTOR DE UTILIDAD Este indica el momento en el cual el costo de A&B debe incrementarse para cubrir costos directos y margen de utilidad que se ajusta a las necesidades de la empresa. en el caso de un hotel. que tiene un costo estándar (receta estándar. este precio potencial debe ahora ajustarse a la idea de “valor” como lo percibe el cliente.00 ¢17.50 x 3. el precio del menú se determina: PRECIO= Costo de los ingredientes x el múltiplo = PRECIO POTENCIAL. dependiendo de tamaño y complejidad. En un caso típico de un restaurante independiente solo podríamos hablar de departamentos de Alimentos. Bebidas y otros ingresos. Perú. Banquetes. B.00 = 33% = 31% = ¢17. Restaurante. ¿se ajusta a un precio comercial?.75 COSTO ESTANDAR En los tres casos se puede determinar el precio de venta basado en el conocimiento del costo y su relación con la utilidad esperada. Enero 2002. y a los precios que la competencia maneja. El precio de venta puede ser: a) a ¢55. 1 PRECIO= ¢17.33: 1 MÚLTIPLO = = 3. en cada caso se debe estructurar un presupuesto de ingresos por área ó centro de costo. se cuenta con Cafetería.50 x 0. el total de todos los ingredientes) de ¢17. por sus volúmenes trabaja con un costo más bajo que el Restaurante. el múltiplo sería 3.3 = ¢57. Servicio a cuartos. Y estos a su vez se pueden también subdividir por tiempos de servicio (Desayuno. donde se establece un costo permisible de operación. En primer lugar definimos centros de utilidad de los rubros de explotación.e-mail alexgo@navegante.00 = = % DE COSTO PRECIO DE VENTA ¢17.30 Supongamos que tenemos un menú basado en carne. Un centro de utilidad es un departamento que genera ventas ó ingreso é incurre en gastos. por ejemplo.00 = ¢52. Para efectos de ejemplificar. Almuerzo y Cena).50 = ¢55. así podemos establecer que el presupuesto de Banquetes.sv Incaland. Cusco. etc. estableciendo así un porcentaje de participación en el ingreso (los presupuestos son un área separada a tratar).com. vamos a tomar la siguiente distribución porcentual de ingresos de un hotel tipo de la ciudad: Coffee Shop 45% Restaurante a la carta 31% Bar 26% Banquetes 30% El cálculo del factor de utilidad implica la revisión d la información financiera (estado de resultados) del cual tomamos la participación de cada centro de costo: Alejandro Gómez.S.3 0. 14 . Consultoría.30 El resultado ¿es razonable?.Por ejemplo si el % de costo de un producto se desea al 30%.50 b) a ¢52.50.

06 ¢181. Para esto se toma Alejandro Gómez.06 X ¢17.4%) + ¢264.36 2- CALCULO DEL MULTIPLICADOR DE PRECIO = MULTIPLICADOR DE PRECIOS = 3.861. Otra de las funciones del Análisis de Operaciones es la evaluación.50) = ¢53. para el caso.400.com.1.55 (Ver precio potencial) Este ejemplo nos permite ilustrar sobre otra forma de establecer un precio de venta.616.00 VENTAS PRESUPUESTADAS COSTOS PRESUPUESTADOS ¢555.00 X 77.533. separando ó definiendo el criterio de popularidad y rentabilidad de los platos del menú. *** ** * AAA AA A ESTRELLA MUY BUENO BUENO B REGULAR Estos se usan cruzando la información del costo estándar y su frecuencia de venta.CALCULO DE LA UTILIDAD DE LA VENTA DE ALIMENTOS VENTA DE ALI MENTOS GASTOS % DE PARTI COSTO UTILIDAD DE OPERA X CIPACION + DE ALI = DE LA CION DE ALIM. Enero 2002. un 32. sin embargo tomamos para LA EVALUACIÓN DE LOS PLATOS DEL MENU. 15 . Cusco.6%. Un presupuesto de Alimentos estima. Consultoría. EN MENTOS VENTA DE LA VENTA TTL ALIMENTOS Ejm: ¢810.00 3. Perú. el cual puede ser alto para efectos de presupuestos. B.sv Incaland. el cual puede mejorar la utilidad al final de un período y llevarnos a un mejor rendimiento contra el presupuesto. Los presupuestos de operación tienden a cubrir altibajos en la operación. aquí se clasifican en tres ó cuatro categorías (los criterios ó nombres pueden cambiar) : efectos prácticos tomamos el método del múltiplo.= (3.S.115. Otra manera de mejorar el rendimiento es usar el porcentaje del múltiplo para elaborar el presupuesto.15) = ¢186.e-mail alexgo@navegante. Los platos rentables generan un margen mayor de contribución.100.93 – ((¢464.CALCULO DEL PRECIO BASE DE VENTA MULTIPLI CADOR DE PRECIO X COSTO PRECIO ESTANDAR DE = BASE DE ALIMENTOS VENTA Ejm.

sv Incaland. sin embargo el control de costos empieza REQUISICIÓN DE LOS DEPTOS QUE USAN LOS INSUMOS ALMACEN GENERAL cuando se fijan metas a cumplir en estos dos puntos de control. del proveedor que mejores condiciones ó ventajas ofrece. comprar el mejor tomate de jugo para una salsa sería un desperdicio. REQUISICIÓN DE COMPRA DPTO. Aunque el proceso de control es afectado por las decisiones que se toman en l complejo sistma de Alimentos y Bebidas. el cuidado del proceso en sí es lo que al final del mismo es la garantía misma de calidad. Buscar la óptima calidad siempre tiene sentido. Cusco. quincenal. El análisis muestra la frecuencia de venta del un producto y su costo de producción. ¿QUE ES COMPRAR?. DE COMPRAS Este ciclo se repite cada vez que se necesitan productos. asimismo se determina la participación por producto en el volumen de ventas. ya que si el menú requiere de productos fuera de estación. Para efectos de clasificación (y asesoría). s conveniente iniciar la revisión donde físicamente inicia el ciclo de las operaciones. los cuales definen de hecho la calidad. por lo tanto la calidad final empieza con la especificación de los insumos. LAS ESPECIFICACIONES DEFINEN LA CALIDAD. para lo cual tomamos el segundo concepto. se establecen los de mayor popularidad. Luego se documentan las especificaciones estándar por producto para cada necesidad. para fines prácticos nos quedamos con estas y agregamos que en los procesos modernos de aseguramiento de la calidad. Consultoría. Perú.S. el cual ya hemos definido antes. los puntos de compra y recibo de mercadería. El menú determina. sin embargo. Ya que no es posible generalmente separar precio de calidad me refiero a esta relación en adelante como “valor”. platos de camarones). El costo depende en gran medida de la habilidad ó interés de las personas involucradas en comprar los suministros necesarios. Cada colón que se ahorra en la compra de Alimentos y Bebidas. va directamente a sumarse a la última línea del estado de resultados : lautilidad. mensual). cruzados con su rentabilidad (ejem. el inventario necesario para mantener la operación.un período de observación (semanal.com. B.e-mail alexgo@navegante. Es una serie de actividades diseñadas para obtener productos de la calidad y cantidad exacta al precio correcto y en el momento oportuno. La calidad se ha dado en definir como: “las cualidades y características que satisfacen las expectativas del cliente” ó “las características de un producto que se adecuan a su uso”. La complejidad del proceso se ilustra. Alejandro Gómez. Las decisiones sobre los productos ó suministros a comprar parten de establecer un estándar. entonces impactará de manera importante los costos. CONTROL DE COMPRAS. debe existir ya una planificación de la compra ANTES que esta suceda. EL MARGEN DE CONTRIBUCIÓN PROMEDIO MARGEN DE CONTRIBUCIÓN = INGRESO TOTAL – COSTO DE ALIMENTOS MARGEN TOTAL DE CONTRIBUCION PROMEDIO = NUMERO TOTAL DE PLATOS VENDIDOS LOS CONTROLES EN COMPRAS Y RECIBO DE MERCADERIAS. Enero 2002. por ejemplo en el caso de tomate para una salsa. como frutas y vegetales. 16 . para determinar la rentabilidad de cada producto. Debe haber especial cuidado en su manejo. y se puede listar muchas otras más. como ya vimos antes.

aumentos de garantía en grupos). envasados en vidrio. Este sistema permite al Administrador determinar cuándo y cuánto hay que comprar. aunque se describe el tipo de empaque. más de esos ingredientes en especial se necesitarán. lácteos y otros de corta vida útil. Estos se manejan a partir de: • • • • determinar los consumos por períodos de 2 ó 4 días determinar las existencias deducir la necesidad por diferencia ajustar. algunos problemas surgen cuando: 6. La disponibilidad del espacio de almacenamiento. quien tiene que cumplir las especificaciones (en las instituciones son las bases de licitación que se elaboran en conjunto los solicitantes con la UACI. enlatados. El diferencial entre el punto de re-pedido el margen de protección. Este es diferente que el llamado “stock”. Cuanto más se vende según se vió antes en el margen de contribución. Aumento de los costos de almacenaje c. El índice de uso. excepto para aquellos sin mayor importancia (sal gruesa. Alejandro Gómez. 5. L puesto de Agente de Compras dá asesoría sobre las conveniencias/ inconveniencias de tal ó cual compra a quien toma decisión de la compra. el Receptor de mercadería y por supuesto el proveedor. a. licores y todo tipo de alimentos procesados que prolongan la vida útil por períodos de tiempo que permiten compra con base quincenal ó mensual. 3. ya que considera un margen de protección razonable en caso de haber atraso por parte del proveedor para surtir la orden. el uso del mismo. ¿CÓMO SE COMPRA LAS CANTIDADES ADECUADAS? La compra de la cantidad adecuada es tan importante como la calidad. Las condiciones y cantidades mínimas de entrega que especifica el proveedor para ciertos productos. Los productos de alto costo. vida útil. dado que estos pueden subir de precio fácilmente. Es la cantidad de unidades de un producto que se usan durante el tiempo que transcurre entre la colocación de la orden y el surtido en bodega. La hoja ó tarjeta de especificaciones estándar de cada insumo debe. Así: Cant. según sea el criterio que se use para establecer el máximo. además de contener las especificaciones. 17 . Exceso de dinero en inventario. disponible = Cant. Perú. se recomiendan para 2 ó 3 períodos anuales. b. desperdicio) Se sub ordena la compra. para los carteles) estas deberán hacerse para cada producto que 1Se sobre ordena la compra.com. robo. el Comprador. Estos deben ser trabajados en conjunto con los involucrados. lo cual influye directamente en la cantidad a comprar. como el caso de la compra especulativa (ejemplo Pavos previo a navidad). etc. dos ó tres veces por semana). Este incluye los vegetales. Aquí el método a usar es el de MINIMOS Y MÁXIMOS. a fin de mantener un índice de liquidez conveniente y evitar así la fosilización del mismo.S. En donde por su alto precio donde el responsable de la compra debe tomar la decisión sobre si se compra ó no con un precio que pueda considerarse “de oportunidad”. La política de rotación de inventarios.e-mail alexgo@navegante.sv Incaland. La popularidad de los platos del menú. Es importante delimitar que el Almacén trabaja con un 2. tiempo) c. a Comprar de inmediato No perecederos. Enero 2002.según la orden de evento 1- La cantidad adecuada de compras depende de varios factores: 1. Consultoría. frutas. “tetra brick”. esto es conocer oportunamente las existencias que nos permita un nivel mínimo para operar sin que falten los suministros. a. necesaria – Cant. Aumento de los riesgos (pérdida. Los productos se dividen en dos grandes grupos: Perecederos. MINIMOS Y MÁXIMOS. 4. Cusco. El máximo es l que permite la capacidad de compra. son alimentos frescos no procesados que necesitan surtirse con base semanal de compra (una. Sea en bodega seca ó cuarto frío. Deterioro de la calidad ó daño directo de los productos d. se compra. con la consecuente iliquidez (flujo de efectivo).Para poder comprar productos de óptimo valor en la operación de A&B el Agente de Compras debe evaluar cuidadosamente la calidad de cada producto en relación a su costo.en caso de menús de grupos.). almacenamiento ó presupuesto. B. Estos incluyen abarrotes. (grupos repentinos. Compras de emergencia a precio mayor y con costos indirectos mayores (combustible. La falta de productos ocasiona disgusto al Cliente (no hay) b. Pérdida de descuentos y/o bonificaciones por compras al por mayor. pimienta negra molida.

para cuando se reciba el suministro La elección de los proveedores. donde ambas partes entiendan que cada uno debe ganar de la relación y en donde la baja de los precios de compra mantendrá racionalidad. la cantidad que se ordena puede ser el índice de usos mensual ó el índice de usos mensual ó el índice de uso quincenal: Punto de re. EJEMPLO PARA DETERMINAR MINIMOS Y MÁXIMOS.Pedido. 18 . Cusco. cortesía y actitud son también factores a considerar. sino alguien que conoce el producto y puede optimizar su uso. Tiempo de entrega. Otras consideraciones:  Ubicación. El punto de Re.“stock” mínimo. es igual al índice de uso más el número de unidades en margen de seguridad ó reserva.  Calidad de la operación del proveedor. Etica y respeto son determinantes para una buena relación con el proveedor y l Agente de compras de la empresa. Las consideraciones para buscar proveedores se basan en: • Calidad adecuada • Precio razonable (no necesariamente el más bajo) • Pronta entrega • Servicio De preferencia. con conocimiento de los márgenes en los cuales se mueve el negocio.Pedido = índice de uso + nivel de seguridad. Es el número de unidades en “stock” cuando se coloca una órden al proveedor. El representante de ventas no es un “toma ordenes”. modernamente los proveedores se consideran “socios de negocios”. ya que en el momento que uno de los dos lesiona los intereses del otro. Enero 2002. pero el Agente de Compra debe trabajar con el margen de protección adicional.  Honestidad.  Personal de entrega. Punto de Unidades en Unidades en Re. tiempos de entrega y otros servicios. El punto de re-pedido es el número de unidades en “stock”. la relación no durará. manejo de ordenes. se espera lo mismo del proveedor. Perú.  Preparación técnica. se ha de “entrenar” ó capacitar a los proveedores en relación a las especificaciones de los productos que nos sirven. con quienes se habla claro.sv Incaland. cantidad y calidad de items para la producción. Total de cajas disponible= 76 cajas Indice de uso y tiempo de entrega= Nivel máximo = . Consultoría. Si los productos se ordenan en el punto de re-pedido. Se han de escoger proveedores con mucho cuidado. costo del transporte y atrasos inesperados se reducen si el proveedor tiene su base ó planta cerca de nuestra empresa. La apariencia. y con quienes se habla de las especificaciones de los productos a comprar.e-mail alexgo@navegante.com.8 cajas 68 cajas Alejandro Gómez.pedido. se espera se establezcan relaciones estables.  Valor. B. Sobre este concepto basamos nuestra reputación.  Actitudes compatibles. la cantidad del inventario se habrá reducido al punto de reserva ó margen de seguridad.S. Unidad = caja Indice de uso = 2 cajas/ día Período de entrega = 30 días Indice de uso mensual = 2 caja/ día x 30 días = 60 cajas Tiempo de entrega = 4 días Indice de uso de tiempo de entrega = 4 días x 2 caja/ día = 8 cajas Punto de re-pedido = tiempo de entrega + margen de Seguridad = 8 cajas + 8 cajas =16 Nivel máximo = índice de uso + margen de seguridad = 60 cajas + 8 cajas = 68 cajas Cuando se ordena al punto de re. Procesos higiénicos y certificados n su planta.pedido = 16 cajas lndice de uso mensual = 60 cajas. Ya vimos anteriormente las ideas sobre el valor.

el principio de “aprovechar el viaje y la parada” reconoce esta ventaja. como veremos luego. La bodega registrará los ingresos de mercadería según los requerimientos y ayuda a mantener los costos.e-mail alexgo@navegante. Normalmente no nos gusta “regatear” porque “nos dá pena” (¿?). Consultoría. el Chef ó el Carnicero. que en el negocio los clientes invariablemente nos regatean nuestros precios?. el margen de utilidad adecuado a la rotación del inventario ANTES de pagar al proveedor. y el personal que ha de cumplir tal responsabilidad ha de contar con el conocimiento y ha de ser consistente en el manejo de los estándares (por ejemplo.sv Incaland. Considere las compras de oportunidad cuando haya bonificación. Evalúe el ahorro vrs. Perú. Enero 2002. ya que solo se ha de comprar lo necesario y al mejor precio. Pague al contado cuando pueda mejorar el precio. Asimismo el personal que Alejandro Gómez. 19 . puede ser normal para  60 cajas       Evalúe.pedido. destacando el volumen de compra en miles de ¢ ó $ al año.  Asegúrese que la calidad de compra es la especificada en el estándar (si son tomates Santa Cruz. según la cantidad a comprar. esto mejora el costo.S. la persona que recibe la mercadería debe tener una guía para la revisión de las especificaciones y si el producto las cumple ó no. transporte. No use servicios innecesarios con recargos. Aprenda cómo el proveedor estructura precios y baje costos con este conocimiento. Cusco. EL CONTROL EN EL RECIBO DE MERCADERIAS. La liquidez cuando se trate de compras en volumen mayores que el máximo. Evalúe la conveniencia ya que el pago al crédito nos permite trabajar con el dinero del proveedor y haber además recuperado el valor de compra. pero ¿sabía Ud. pero el encargado de recibir en Bodega necesita ser capacitado para saber que tamaño es U8. por lo que quien recibe DEBE SABER QUE ES LO QUE SE ESPERA RECIBIR. y no recibir U10 a cambio. etc.Cuando se coloca la orden antes d llegar al punto critico de re.com. Combine ordenes trabaje con cantidades mayores con un proveedor. recibir camarones U8. (entrega después de horas hábiles. Compre a granel cada vez que pueda hacerlo y dependiendo del uso.pedido = Exceso sobre sobre = Punto de re-pedido 25 cajas -16 cajas 9 cajas La cantidad a pedir es entonces el índice de uso mensual menos el número de cajas en exceso: – 9 cajas = 51 cajas Cajas ordenadas = 51 cajas + 25 disponible = 76 cajas 76 cajas– 8 de Indice de uso y tiempo de entrega = 68 Nivel máximo  LA ORDEN DE COMPRA Y LOS REGISTROS DE COMPRA El punto de partida de la compra es haber definido los requerimientos mínimos ó características a cumplir por el proveedor y. envase ó embalaje. si los suministros se pueden elaborar en casa (mayonesa) a un costo razonable y mejor calidad. Recomendaciones para la reducción de costos:  Negociar precios (regatear) basado en información de las cantidades a comprar en un período de un mes y un año. buscando el mejor precio del proveedor primero determine la existencia: Existencia en bodega = Punto de re. La orden de compra es un documento externo contable.) ya que a la larga lo paga con el valor del producto. B. ¿porqué va a comprar de jugo para una salsa?. Es importante verificar que el punto de control de recibo de las mercaderías se haga siempre de la manera prevista. hay importantes diferencias como estas en casi todo. que además tiene copias a distribuirse (según el tamaño de la empresa) tanto para el pago pactado (Contabilidad) como para que sea recibida (Bodega). Cualquier insumo es más alto cuánto más paga en relación al envase.

Consultoría. asimismo hay algunas compras que de preferencia se deben recibir con el personal de Cocina (Chef ó Carnicero). B. un precio más alto que el pactado. Esto requiere conocimiento y habilidad por parte del recibidor de mercaderías. _____________________________________________________________________________________________ Este procedimiento pone la información de la factura directamente sobre el producto. La rotación del inventario se puede controlar más fácilmente. el empleado ha de pesar el producto. ó aún más. Para mejor aprovechar el día de trabajo. independientemente cuando se pague. Estas discrepancias se controlan con la información de las ordenes de compra que se lleva en registro. Enero 2002. que se reciben en otra área.S. sin la rsponsabilidad de la custodia de la Bodega. marcadores. Ud. No se ha de aceptar prisa por parte del proveedor para recibirle la mercadería. no se permite esperar a que “ya se lo van a mandar” . Esto se señaló antes. Esta información concientiza al personal de la importancia de un manejo cuidadoso. ya que el precio está indicado. pueda ser afectada ó tomada por las personas que puedan pasar. defina también las horas de mayor actividad del Almacén. precio y presentación de cada artículo que se compra. Es el objetivo del sistema de 3. A la empresa no le interesa recibir artículos que no ordenó. a fin de hacer una eficiente labor. No se trata de que le entreguen cuando les conviene. Perú. Para determinar responsabilidades en el recibo de la mercadería. recuerde. 5. almacenaje ú otras que no sean las de su competencia. asimismo su compromiso es el de defender los intereses de la empresa. precio y el responsable. 4. asimismo cuando se levanta inventario. mesa de trabajo. cantidad. El robo y desperdicio se puede controlar más fácilmente ya que la viñeta indica lo que debe haber en existencia. 20 . En todo momento es necesario organizar el horario para recibir mercadería. El equipo de recibo de mercaderías debe incluír báscula. La responsabilidad entonces es la verificación de la calidad. Para completar la información de la viñeta. sino cuando a la empresa le conviene. pone las reglas. 5. caso contrario se deberá repetir la factura ó nota de envío. Complete a diario el formulario de Mercaderías Recibidas (si no se usa. asimismo si faltan productos se hace constar lo recibido. peso. 4. recibir cantidades parciales ó la calidad equivocada. Por otro lado. Cusco. 2. Cuando se recibe menos de lo solicitado.sv Incaland.e-mail alexgo@navegante. 3. Las ventajas: 1. Alejandro Gómez. esta LEGALMENTE ACEPTADA y ya no es responsabilidad del proveedor. por la cantidad recibida. Asimismo hay productos que se pueden dañar por estar a temperatura ambiente. para evitar que mientras permanece en el área de recibo. paga. Este sirve a varios propósitos: Separar costos de Alimentos y Bebidas Para agregar el valor de los “directos”* al sistema de costo diario. peso.com. maneje una requisición “crédito” firmada por el proveedor. facilita el valúo de los producto en el sitio mismo. si Ud. al proveedor no se le permite acceder a las áreas de producción. El enviñetado incluye información de fecha de ingreso. impleméntelo). alterando su calidad. Movilice las mercaderías que se reciben hacia donde corresponda en la Bodega. • • • 2. * Los directos son aquellos como los vegetales. asimismo recuerde que el recibo de mercaderías se hace en días y horas hábiles. donde se establecen días y horas para cada tipo de proveedor ó producto. ya que una vez la factura ú orden de envío ha sido firmada. donde quien recibe la mercadería dá fé de lo recibido y la transfiere en “directo” a la Cocina. MARCAR Y ENVIÑETAR. El personal debe ser capacitado de tal manera que sepa que hacer si un artículo no llena las especificaciones de compra. Verifique los documentos de control: La factura ó nota de envío se chequea contra la orden de compra. por ejemplo al marcar las cajas es más fácil verificar la rotación en función del tiempo. Calcular el costo de alimentos es más fácil ya que la información del costo se puede anotar en la requisición al momento de surtir esta y el valor anotado puede contribuir a que el empleado que ha de usarlo no lo desperdicie. Cuando se firma el documento del proveedor (factura/ nota de envío) la mercadería ya es propiedad de la empresa. La toma del inventario físico se agiliza.recibe debe recibir capacitación en el manejo de los trámites de ingreso de mercaderías. carro para transporte de mercaderías. El proceso de recibo incluye: 1. ya que la custodia pasa a nuestra Bodega. Verifique que los productos se reciben contra las especificaciones.

atendiendo los promedios de consumo por período. afectará la calidad y vida útil del producto. esto previene que empaque (cesta. Perú.inventario (primeras entradas – primeras salidas).sv 21 Incaland. embotellados. Enero 2002. dependiendo del tipo de operación. B. están controlados además de las viñetas. 2. Después de recibir. frutas. para el caso. Piezas de bajo precio mezcladas con piezas 6. Licores adulterados (tapón ó sellos dudosos) EL CONTROL DEL ALMACEN. Reciba en el área señalada para ello.). Mantenga la puerta de la Bodega cerrada en de alto precio pesadas en conjunto ó la parte baja (se recomienda puerta recibidas a granel (camarones. aunque físicamente no estén en el priorizar los productos que han de ser controlados mismo lugar. sino en otras áreas como la Cocina ó más de cerca. PERO NO ENTRAN EN CONTROL DE LA BODEGA. No se puede dar esta cuando se pactó “limpia”. la complejidad y tamaño de la operación obliga otro tipo de controles. tenga acceso a báscula y otros implementos 3. Consultoría. Productos que no son frescos (pescado necesarios para la movilización de la mariscos. 5. Pretender pesar productos sin descontar el los productos al almacén. perecedera por lo general son transferidos de inmediato al área donde se han de usar. pequeño en huevos. _____________________________________________________________________________________________ LAS MEDIDAS A TOMAR El proveedor puede en determinado momento falsear 1. “holandesa” y restrinja en acceso al personal lomitos. El sistema que responsabilidad y control. tomates. envasados en vidrio ú otro de vida útil de más de tres meses. Entrenar al personal que recibe materias 1. 3. por tarjetas de “kardex”* En el caso de Hoteles y Hospitales. etc. etc. así como los períodos que estos han de permanecer en Bodega. Productos de menos a lo pactado y/o 4. Aquí algunos productos necesitan ser controlados más de cerca. guarde inmediatamente 4.) lo que mercadería. los cereales y granos. vegetales. esta clasificación puede ser de diferentes tipos y grado de complejidad. Cusco. lo permite se puede estrechar el control sobre los C y D. 6. Programe las horas para recibir mercaderías a camarones y otros) lo que redundará en más los proveedores. hielo en el caso de los estos se previene que estos se “pierdan” camarones. ya sea por su alto costo Aquí hay que hacer la aclaración que para efectos de ó por su corta vida útil (perecederos). Cuando los productos están en inventario. el azúcar. PROCEDIMIENTOS GENERALES Ya revisamos la importancia de recibir mercaderías y de que estas sean inmediatamente llevadas al área de almacenaje con los objetivos de: • Evitar la fuga de productos • Preservar la calidad • Proveer información necesaria para el sistema Cuando se define un sistema de control de inventario. LA SEGURIDAD RESPECTO AL RECIBO DE MERCADERIAS.e-mail alexgo@navegante. lácteos) Almacenamiento seco (envasados) Material de empaque. La mercadería se clasifica en dos grandes rubros: a) la de inventario y b) la directa. los cuartos fríos son parte se sugiere es la clasificación ABCD. aunque los mismos son aplicables en principio a operaciones más pequeñas. Aquí incluímos los enlatados. Existen además otras áreas de bodega Alejandro Gómez.com. . 5. Que sean diferentes personas las que reciben la entrega: productos (rotación) 2. tamaño más responsabilidad a cualquiera. por lo general los A y B. La mercadería directa. necesario para recibir correctamente. se descargan al costo el día que se reciben.) antes de ser guardados. vegetales. y refleja por lo general el contenido de la factura ó nota de envío. si el tiempo Carnicería. Para estos productos se define las cantidades a pedir y los tiempos de entrega. respecto a los procedimientos y pactada (carne con más grasa y/o “pellejo” especificaciones. al área de preparación. lácteos. y donde pagado. etc. pasan por la bodega “para mientras” llega la requisición para darle salida del registro. en un restaurante de comida rápida: • • • • Productos congelados Productos refrigerados (perecederos. La primera recomendación es la clasificación por categoría de productos.S. el cual permite de la bodega. La mercadería de inventario se recibe con menos frecuencia y las cantidades han de nivelar el “Stock” (ver mínimos y máximos). no autorizado. etc. langostas. Entregar calidad inferior de producto a la primas. para tener el tiempo bajo rendimiento.

Las llaves deben permanecer en la empresa y la persona responsable de la custodia de los valores debe llevar un registro de entregas y recibo por escrito (libro de firmas. Enero 2002. Cusco. plata. Esto no solo aplica a los perecederos del grupo ABC sino también a los vinos.e-mail alexgo@navegante. • Puertas con cerraduras seguras. BAJO Clase C Pollo fresco Lácteos en general Clase D Algunos vegetales y frutas Especias. es más fácil de controlar cantidades pequeñas. Perú. suministros. se recomienda el cambio de chapas rutinario cada vez que un empleado que tuvo acceso se retira de la empresa. Los Alejandro Gómez. color ó acelerando su proceso de descomposición. tales como los bares. harinas. por lo que se debe definir criterios de control sobre: • Que lugares se consideran de bodega • • Que productos han de ser rigurosamente controlados Que procedimientos específicos se usarán para controlar las existencias de cada una de estas áreas.sobre las cuales se debe ejercer control. LA CALIDAD Y VIDA UTIL DE LOS PRODUCTOS. Las prácticas y manejo inadecuado de los productos puede alterar la calidad de estos. Solo el personal autorizado debe tener el acceso a las llaves. propósito). enfriadores y cuartos fríos por igual. hora. y otros. no deberán tener acceso por el techo (donde se encuentran las unidades refrigerantes. hay que definir los procedimientos que nos aseguren que los productos se han de quedar ahí. LA CLASIFICACION DE LOS ALIMENTOS SEGÚN EL ABC y D ALTO PERECEDEROS BAJO COSTO POR PORCION Clase A Clase B Carnes frescas Carnes y Mariscos congelados Pescado fresco Productos enlatados Mariscos frescos Productos en conserva espec. 22 .com. Tramite el acceso solo al personal autorizado. • USO DE LLAVES. • Si son cuartos fríos. con nombre.sv Incaland. la cerveza. Consultoría. los cuales guardan además de licor en cantidad importante. LA SEGURIDAD DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS Después de haber definido que productos tendrán un control más estricto. que ahora es lo usual. toma de inventarios y otras actividades similares. etc. condimentos *el kardex puede ser físico con tarjetas y anotaciones manuales ó mecanizado con una base de datos para controlar ingresos/ egresos con una computadora.S.) baje los stocks. fecha. Algunos pierden volumen y consistencia. B. El procedimiento ha de observarse sin excepción. Todos los depósitos donde se guardan licores deberán tener chapas seguras. sabor. Para guardar licores y otros de valor (chaffing dishes de alpaca. aún con inventario diario. si es posible con bisagras soldadas. tanto proveedores como el resto de los empleados.

Los • Los procedimientos diarios de control procedimientos de registro se enfocan a ese propósito. es que se asegure que los productos se empresa. con plumón) Colocar los artículos más recientes atrás y poner los más viejos al frente. que sean investigadas las causas y se prevenga otras pérdidas por la misma causa. • Las bebidas deben rotar en un mes máximo. necesita los valores de inventario para incluirlos en Alejandro Gómez. El método más conocido es el de “primeras entradas. Se programa una limpieza diaria y una semanal. proveen información de las existencias ó además hay otras razones para implementar los disponibilidad. Trabaje en Mínimos y Máximos para lograr el objetivo de la rotación.21° C) Refrigerado de 45° F ( 7° C) ó < Congelado de 0° F ( -18° C) ó < tirando el agua. _____________________________________________________________________________________________ los Estados Financieros de cada mes. principalmente las cremas ó digestivos (se cristaliza el azúcar alterando la calidad). Consultoría. LA ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS. B. sino con trapeador muy húmedo. el lavado es lo indicado. ya que esta automáticamente sube el costo de alimentos en el valor perdido. si es necesario. ALMACENAMIENTO ADECUADO. enviñetándolos.S. • Almacene productos que absorben olores separados de los que los producen( no se almacenan juntos los huevos ó los lácteos con la cebolla) • Cuando se abren latas y no se usa completamente su contenido. y luego con uno seco. Enero 2002. Las averías deben ser notificadas a los responsables del manejo de costos. se guardan los contenidos en otros depósitos de vidrio. (en el estante) EL AMBIENTE. a fin de que sean descargados del inventario y cargados a la partida de costos. en el banco es inversión que gana intereses. por lo general las especificaciones de cada producto tienen el detalle del manejo. primeras salidas” (FIFO).sv Incaland. Existen varios criterios.procedimientos se establecen a fin de asegurar que no hay avería. Es frecuente encontrar en ciertos establecimientos. Ventilación (no se deben dejar los estantes unidos a la pared) 3. controles: • El sistema Financiero – Contable. La cantidad de dinero que se fosiliza ó envejece es alarmante.e-mail alexgo@navegante. En el caso de las cadenas de Comida Rápida. 23 . temperaturas para almacenaje.com. limpios y secos. Cusco. HIGIENE. así como vida útil después de cocinado (Quality Reference Guide). Recuerde que el dinero en estantes de bodega es un desperdicio. Temperatura: • • • Seco de 50° a 70° F (10° . productos que no han tenido movimiento en más de un año. Bajo nivel de humedad relativa 2. Recuerde que hay varias recomendaciones hechas respecto al almacenamiento: • Separe los productos en su empaque de la pared para que haya circulación del aire. En los cuartos fríos. con descargos. pero no PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS. para cocción y para mantenimiento después de cocinado. en términos generales se acepta: 1. Perú. ya que Uno de los objetivos que mencioné en el inicio de estos son considerados parte del Activo de la esta sección. queden en el Almacén. para mantenimiento previo a cocción. Para facilitar este método hay varios procedimientos: • • • Etiquetado Marcado físico (sobre las cajas. es decir la seguridad. el cual se actualiza anualmente por el equipo de Aseguramiento de Calidad.

la evaluación del rendimiento de las materias primas.675.850. esto es un procedimiento normal para TODOS los insumos que se usan. otro es el control de la inversión. CONTROL DE DESPACHO DE MERCADERIAS.850. etc. sus consumos. sin embargo las bebidas son más suceptibles de robo y son además de alto costo.037.700. Otra recomendación es el registro de firmas. es decir decidir un Stock general. como del Analista de Operaciones. es fijar días para la entrega de suministros a los diferentes departamentos solicitantes. y cada turno determina por diferencia de inventarios. estableciendo así el costo de un día tipo. LA ROTACIÓN Asimismo los registros permiten evaluar cuánto dinero “pasivo” ó no productivo se tiene en existencias.El inventario perpetuo informa de las existencias que indican el nivel adecuado. Hago notar que los volúmenes que se manejan en un turno de uno de estos restaurantes es respetable. es importante destacar que en una organización NO TODAS LAS PERSONAS ESTAN AUTORIZADAS A SACAR SUMINISTROS DE BODEGA. Perú.com. para efectos de control financiero y presupuestario y otro no menos importante.025.S. Alejandro Gómez.00 Costo de Alimentos del mes: ¢174.sv Incaland. sea por tipo ó por departamento. El inventario diario sirve a varios propósitos. siempre he encontrado resistencia a esta idea. esto facilita organizar el tiempo para ordenar. Los procedimientos de control son aplicables tanto a alimentos como bebidas. el surtido de las requisiciones no es menos importante. así como para decidir los puntos de re.00 / 2 = ¢68. Los despachos normalmente se hacen para los diferentes departamentos para Alimentos. desde material de empaque en adelante. El control de inventario diario es una variante del sistema de “kardex” ó “bin cards” que se acostumbra en Bodega. decidir si los bares han de formar parte de la bodega é inventario central ó no.52 veces en el mes NOTAS SOBRE EL INVENTARIO DE BEBIDAS.037. Cusco.00 = 2. Hemos revisado el ingreso y almacenaje de mercaderías. Una de las principales consideraciones es definir los inventarios como tales.00 Valor del inventario de Alimentos al final de un mes tipo: ¢ 72. sin embargo se cuenta cada item. actualizar tarjetas ó registros. Bebidas y Suministros varios. principalmente de los productos de alto costo. Enero 2002.00 Indice de Rotación = Costo mensual de alimentos Inventario promedio de alimentos ¢174. realmente están autorizadas para hacerlo.pedido.e-mail alexgo@navegante. El índice de rotación es el número de veces que el inventario se convierte en ingreso/ rentabilidad durante un período (de un mes). B. cuando se maneja una operación grande como un hotel ú hospital. 24 . En todo caso se recomienda que se trabaje con inventario diario. para poder cruzar luego con la venta. sin embargo en las cadenas de Comida Rápida.00 Indice de Rotación = ¢ 68. El inventario diario facilita el cierre y entrega de turno de cada responsable del inventario. uno de ellos es la reposición de materias primas. El cálculo del índice de rotación: Valor del inventario de Alimentos al inicio de un mes tipo: ¢ 65. los consumos de los empleados de turno y el desperdicio. Una recomendación general de bodega. Consultoría.00 PROMEDIO MENSUAL DEL INVENTARIO DE ALIMENTOS Inventario Inicial + Inventario Final 2 Inventario Promedio = ¢137. principalmente para la elaboración de la requisición sea este de bar ó de alimentos. asegúrese que haya un registro de firmas autorizadas y que las personas que retiran mercaderías. Esta última es una responsabilidad de quien dirige la operación.

banquetes. no se debe permitir que cualquier persona entre y tome los suministros. por lo que el consumo debe ser acorde a la venta generada. Recuerde que cada requisición surtida cuando se valúa genera un ingreso potencial previsto. puede generar abuso (robo. no hay que hacer esperar a un cliente mientras se formaliza una requisición a la bodega. el despacho de bebidas de la bodega debe ajustarse a REPONER el “stock”. En el caso de los Bartenders. todas las partes del proceso están relacionadas y son interdependientes. Otra recomendación sana es marcar las botellas. Una vez definido el “stock”. En caso de necesitarse más durante un turno (en los establecimientos como hoteles) se hace un traspaso de un bar a otro. • Verificar que los productos y su costo sean registrados para su respectivo descargo del inventario. así como todos los procedimientos tienen importancia en cada paso. Ejem: CINTA NEGRA Consumo por día Reserva Par Stock Es importante la formalización de la salida de cualquier producto. y cualquiera que vaya a sacar productos. desperdicio) en lugar de ingresos. dependiendo de la frecuencia con la cual se surte la requisición. esto es lo que se llama un “bar dentro del bar”. Eso significa una requisición firmada: RESPONSABILIDAD. 25 . cocina) y poder seguir con los inventarios sorpresa la pista de cada item. Los objetivos que persigue la estandarización de la entrega: • Limitar el acceso solo al personal autorizado • Verificar que los productos surtidos cumplen los requisitos de su uso. El “par stock” se define estableciendo el consumo de cada turno/ día/ semana. En el caso de los hoteles se recomienda además un código de colores. Consultoría. y este se entrega (por el bar que lo surtió) a bodega como crédito para la reposición. si se saca más de lo que realmente se necesita. =2 =1 = 3 botellas departamentos (bares. Perú. del buen uso que se haga del producto. • Transmitir la información de los productos surtidos al Analista de Operaciones para el cálculo del costo diario. Revise cada cierto tiempo el volumen de ventas de cada centro de explotación. No permita que los Bartenders traigan su propio licor para vender en su establecimiento. El mismo procedimiento aplica a las bebidas. no se pueden descuidar. (ó inventario fijo) se recomienda se establezca para cada bar. Enero 2002. dada la especial inclinación de nuestros empleados a sustraerlas : PAR STOCK. B. ha de ser acorde al volumen de venta que maneja . La estandarización está en todo. para separar la bebida de los diferentes Alejandro Gómez.sv Incaland.com. En el negocio es importante controlar de tal manera que solo se venda y facture los productos de la empresa. Cada botella se marca en la bodega con la fecha en ls cual sale de ese control y permite al Analista de Operaciones evaluar la rotación de cada tipo de licor. deberán surtir botellas VACIO X LLENO. Si un bar no está en operación TODO deberá estar bajo llave. NOTAS SOBRE EL SURTIDO DE BEBIDAS.e-mail alexgo@navegante. se responsabiliza con su firma. Cusco. obtenga un sello pequeño para marcar sus botellas y se ahorrará la desagradable sorpresa de encontrar una venta de botellas ó tragos que no se registran y no se controlan (¿?) . Es claro que es el volumen de ventas el que lo determina. Como puede verse.S. salvo algunas observaciones adicionales. haga los ajustes al Par Stock de acuerdo a la venta y evite el sobreinventario.Desafortunadamente se maneja con “política de puertas abiertas” y estos es nocivo para la Bodega.

Los controles durante este proceso son para asegurar que la calidad sea relativa al costo de producción. camarones.). Asegúrese que todas las herramientas. ya que hay costos de por medio. La producción la entendemos como la transformación que puede implicar preparación. Revise el registro de consumos promedio semanales. 6. Reduzca el desperdicio. así como si realmente se necesita todo lo que se saca. 3. uvas. Es decir cuando se agrega el ingrediente más importante: la mano de obra. supervise cercanamente el uso de los ingredientes y determine si se usa todo lo que se saca y como. no confíe en la experiencia del carnicero) 2. bar ó bodega. Cerezas. Cusco. Vigile las prácticas de alimentación del personal fuera de la cafetería de empleados y concientice de no abusar de los suministros (ejm.e-mail alexgo@navegante. 7. bollos. Verifique a diario el inventario de entrega/ recibo de turno para surtir el Alejandro Gómez. Haga devoluciones de productos que no fueron usados y que están más seguros en la bodega (manzanas. Enero 2002. 26 . Asegúrese que cada producto (enlatado ó no) se usa correctamente. 4.S. tostadas.com. depósitos é instrumentos estándar se usen consistentemente (en carnicería el uso de la báscula es determinante para porcionar carnes. PROCESO DE PRODUCCION 5.RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE COSTOS ADQUISICION VENTA Y REGISTRO CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS BODEGA Y DISTRIBUCION . cocción. Aplique la norma que ningún producto (avería) se tira a la basura sin la aprobación del responsable (Jefe ó Chef. despacho ó servido. palitos de pan. Hongos enteros y hongos rebanados. Un empleado trabajando con una mano y comiendo con la otra sube de inmediato el costo!. B. etc. Capacite al personal en el uso de las recetas estándar y supervise que se cumplen las especificaciones estándar de cada preparación. Consultoría. ejm. Cruce periódicamente las ventas vrs. sea avería de cocina. etc.sv Incaland. pastelería.) con traspasos ó devoluciones. 9. 8. 10. Analista de Operaciones). los costos y los volúmenes producidos (estadística por producto) para determinar si la producción ha generado el monto esperado. Además de los que ya se enumeraron antes agregamos otros: ALIMENTOS: 1. Perú. Súrtase requisiciones solo en la medida que el movimiento ó consumo se justifique.

13. La creatividad es saludable. 6. estas son las requisiciones para sacar alimentos ó bebidas de la cocina ó el bar. 18. limón. 5. es un facilitador de un equipo. piña. veamos: Alejandro Gómez. 15. revise para ello los registros (facturas). . no en bajarlos. pero no permita que se prepare 4.) y los aderezos. pero en el bar y la pastelería. se propone ó desea y cómo lo desea.com. Investigue las diferencias y deduzca las responsabilidades. confíe en el JIGGER (copa de medida). las ideas que al simplificar ó modificar el procedimiento nos lleven al mismo resultado. scoops para helado. no pretenda.11. No confíe en la experiencia del Bartender. los porcionadores estándar (cucharones. que determine a que hora debe estar funcionando cada uno y a que hora desconectar ó apagar (ejm. Concientice del costo a los Bartenders. No permita tragos devueltos por “error”. Ud. Supervise el uso de los formularios de control (requisiciones. 17. Evalúe en consumo de energía y gas.sv 27 Incaland. Asegúrese que se usan las básculas. Evite los hábitos de comer y beber en el Bar. luego no sabrá si realmente lo que comen ó beben se los regaló un cliente). Cruce el consumo ( por diferencia de inventario) contra las comandas y las ventas. El seguimiento cuidadoso de los registros es crítico para la administración de un negocio de este tipo. 14. 19. entrene para tomar buenas órdenes y por escrito en comandas. traspasos. ¿cuál control?. a fin de lograr un ahorro. El papeleo en un restaurante de Comida Rápida (QSR) Pues si. Estudie posible redistribución del equipo a fin de hacer una operación más eficiente (tiempos y movimientos). ¿cuál ahorro?. jugos (naranja. Detecte cuellos de botella en momentos “apretados” hable con todos para encontrar formas de agilizar los procesos. no espere. LOS DATOS Es necesario aprender a usar los números y su aplicación práctica.S. lo gaste en mano de obra. Sea creativo. Los empleados no están autorizados a aceptar comida ó bebida de los clientes (si lo permite. el físico vrs. su propio Juez. los que más lo conocen son quienes lo viven. etc) para asegurar la estandarización de las porciones. sea por el bodeguer@ ó el carnicero. Rodéese de personal que esté interesado en mejorar los estándares. Asegúrese de registrar los remanentes de alimentos y saque un reporte de estos. para ello haremos un ejercicio simple que permite conocer el porcentaje de contribución de cada item al volumen total de compras de un período. 2. Esto sirve para evaluar la exactitud de la producción vrs.e-mail alexgo@navegante. independientemente de su tamaño. ni exija resultados. Motive a los Bartenders a satisfacer las expectativas del cliente. Perú. De los reportes depende la acción correctiva oportuna ó el fracaso y eventual cierre de un negocio. Si su equipo no sabe lo que Ud. BEBIDAS: 1. 9. en el cristal justo de la manera correcta). 12. 16. 7. 10. Cada establecimiento debe contar con una tabla de operación de equipos. las recetas son exactas.parrilla) Reconozca la importancia de la comunicación. 8. estos son un rubro importante del costo de la operación y cada colón ($) que aquí se ahorra tiene un reflejo importante en el último renglón del estado de resultados. despacho. demasiado para un turno ó verá los aderezos en la basura. Consultoría. Enseñe el buen gusto y vuelva a cada empleado un Juez en el control de calidad. inventario diario). pero a las personas que los reciben ó tienen que tomar decisiones con ellos. la calidad se pierde y solo serán más desperdicios comiéndose el costo. los necesitan. Haga chequeos sorpresa de 5 productos por día. Enseñe los hábitos de una buena “mis en place” ó puesta a punto. a las personas que los elaboran no les gustan. Recuerde la importancia del control de horarios y programación de personal. la demanda. Supervise el uso de recetario estándar en el BAR (la cantidad exacta. Entrene personal para pensar en mejorar su desempeño. el inventario diario. si no da salida a los remanentes. Enero 2002. 3. premie las ideas que bajen costos sin sacrificar calidad. Cusco. hay que hacer reportes. las horas extra son ASESINAS de su costo de operación y puede ser que lo que se ahorra en costos directos. B. etc. principalmente con el uso de jarabe.

este se compone de página por producto crudo y permite llevar el registro ó INVENTARIO diario de cada item. Consultoría. Perú. Este reporte permite valorizar el consumo por item y cruzarlo vrs. su rentabilidad.S.500. las compras y las existencias. (30 DÍAS). para elaborar con mayor grado de certeza. 28 . el proyectado de cada uno de los items del menú. tal como se revisó en el manejo del inventario. su rentabilidad y popularidad.00 Total de compras de carne = $ 3. Alejandro Gómez.e-mail alexgo@navegante.Total de compras del mes = $35.desper dicio + /trans . se señaló la importancia de conocer su movimiento vrs. Final = consumo LA HOJA DE TRABAJO ESTADISTICO. Este ejercicio hay que hacerlo con frecuencia trimestral para evaluar el comportamiento respecto a las ventas. Final ferencias 1169 437 1556 788 1796 924 247 247 Unidades Usadas 721 732 681 765 792 870 677 5238 1800 -3 1800 -2 3600 -5 Inv. Asimismo permite establecer el consumo promedio de los items más importantes. la hoja de trabajo registra lo sucedido a las materias primas y productos cuando salen de bodega. Ini 1890 1169 437 1556 788 1796 924 1890 + recibido MES Mayo . estableciendo diferencias. Los primeros 6 – 8 items de mayor porcentaje se deberán controlar a DIARIO.0 % Este porcentaje permite conocer los items de mayor valor ó mayor volumen. ITEM CINTA REG 1 CINTA REG 2 COM BOS PRO MOC DESP COMP COM EMPL TOTAL Big Mmm ¼ c Queso Doble queso Hamburguesa Quesoburguesa 22 7 8 5 55 90 23 15 72 +30 3 10 + 4 9+2 126 41 23 28 + 3 191 Esta hoja refleja el movimiento de un período. De igual manera. semanal ó mensual.000. Enero 2002. las cuales. Inv.sv Incaland. EL LIBRO DE CONSUMO. diario.transferencias – Inv. si las hay. cuando se habló de la evaluación de los platos del menú.Inv. Cusco. las requisiciones para surtir el inventario. Este refleja el consumo real vrs. B. Inicial + compras – desp +/. para una revisión y reposición con base semanal.com. EL REPORTE ESTADÍSTICO.00 % de contribución al total = 10. Item carne Fecha 1 2 3 4 5 6 7 8 Unidad de medida Lbs.

Alejandro Gómez.01 126 128 -2 0. • Producto regalado a terceros sin autorización ni registro.72 175 175 82 134 126 46 625 634 -9 0.e-mail alexgo@navegante.45 Total diferencia = $ 26. Enero 2002. Crudo ( = ) Diferencia Total venta = $338. Cuando surgen estas diferencias.74 184 187 -3 0. B. • Productos vendidos por l@s cajer@s sin registro. la venta.LA HOJA DE USO CALCULADO ó REPORTE ESTADISTICO.91. • Producto sacado por los empleados para consumo fuera del restaurante Dado que hay responsabilidades implícitas en el puesto de Jefatura.88 16. así como los productos del menú más afectados. estos pueden ser: • Productos consumidos por los empleados sin autorización. Cusco.95 % como puede verse el reporte refleja la actividad del inventario vrs.54 4. aquí vamos solo a usar algunas de las columnas.) Uso real ( = ) Variación unidades ( x ) Costo art. Parrilla ó cualquier otro que se vea involucrado. en este caso de $26.5 onz onz 5 191 23 41 134 126 23 242 245 -3 0. por columnas.58 1.91 % de pérdida = 7.79 1. Esta refleja item por item. Perú. Consultoría.com. ya que significa un@ emplead@ que tiene su caja dentro de la caja.67 2. es decir usufructa a costa de la empresa.S. Cuarto Lb/Queso Super quattro Big Mmm Doble quesoburg . Fecha Mayo 1-8 /01 Restaurante Zona Rosa Total usado 5 191 23 0 41 134 126 23 Carne 10:1 5 191 Carne 4:1 Queso 191 46 41 134 252 46 494 513 -19 0. es necesario hacer una revisión de todos los documentos que puedan ayudar a esclarecer ó desvanecer las diferencias. si se vendió sin registro es más grave aún. • Productos tirados a la basura sin registro en la hoja de desperdicio. un reporte regular tiene más columnas y líneas: Turno Día/ Noche producto Hamburg Quesoburguesa Derretido Cuarto Lb. los cuales. con el apoyo del Jefe del Restaurante: • Hojas de requisiciones del período • Registro en libro de consumo • Transferencias • Hojas de comida de empleados • Hojas de desperdicio • Cintas de las registradoras y verificar si hay cortes parciales que no se hayan considerado • Registro de promociones ó atenciones • Grupos (fiestas) Si se confirman las diferencias (no se justifican) la recomendación es el descuento de los valores a los involucrados. descompuesto en sus ingredientes más importantes.sv 29 Incaland. Caja. De no hacerlo esta práctica continúa. Uso calculado ( .86 Pan reg ó 2 Pan 2.58 Pan de 3 onz . es necesario deducir la responsabilidad sobre el faltante.

calculado 14.com. según se establece en la receta estándar. que la porción sea ESTANDAR. Liste las cantidades usadas (Libro de consumo. salsas. real 152 Uso calculado x 1.sv Incaland.calculado Este ejercicio con papas de dos tamaños ilustra cómo al despachar más papas de la porción estándar. café. los extremos son nocivos: • • Los bajos rendimientos pueden indicar si se está usando más de lo debido para cada porción. etc) 1.e-mail alexgo@navegante.: Papa regular usada Papa grande usada Cantidad de libras usada = 140 = 339 = 152 396 Rendim. 4. = 200 / 15.EL REPORTE DE RENDIMIENTOS. papas) Ejm.8 Rendim.3 Rendim. convierta el número de unidades a un solo tamaño (soda.S. se altera negativamente el rendimiento. hoja de trabajo de estadístico) 2. Es importante para hablar de aseguramiento de la calidad. tiene ciertos aspectos a revisar cuando el rendimiento baja: la limpieza de la máquina y el desperdicio que genera. MEZCLA DE BATIDO / 14 gal 200 Uso calculado . Un alto rendimiento puede ser indicador que se está faltando a la calidad y cantidad de la porción que compromete el precio. lechuga. Consultoría. es decir si se pierde la porción estándar y el cliente recibe más de lo que está pagando. Perú. 30 . real 339 Uso calculado Papa reg = 339 555 Total papas vendidas / 140 Total de papas usadas / 420 Total calculado 132 Rendim. si se usa ó no báscula para las porciones. Cusco. si el equipo funciona correctamente (refrigeración).42 = 216 Papa gde. El caso del batido. soda.6 Total calculado 12. al igual que el cuadro estadístico. Alejandro Gómez. si las mangueras tienen fuga. Enero 2002. Divida el total calculado de uso entre el rendimiento estándar 3. Este se entiende como el número de porciones servidas de cada lote de producción. Este cuadro se valoriza para establecer el monto de pérdida y su porcentaje respecto a la venta. Estos reportes han de servir para tomar decisiones: la acción correctiva. COMO SE COMPLETA: Para cada item se establece el rendimiento óptimo (papas. Divida el total calculado de uso entre el uso real de producto. B.

com. basadas en los consumos reales . Consultoría. Enero 2002. ES UN HABITO SALUDABLE!!! Alejandro Gómez. Cada cierre de mes se elabora un reporte resumen del período. Estos reportes también sirven de base para establecer las requisiciones por período.Cada vez que los reportes indican irregularidades más allá de lo permisible. el cual ha de cruzarse con los reportes diarios (se supone sea la sumatoria). usaremos un cuadro para varios productos: Items Soda gal 80/ Café 7. B. Perú.4/ bolsa Lechuga 14/ lb Salsa Big Papa conge Mezcla Mmm lada 380/ Batido 150/gal 100lbs 15. 31 .6/ gal Mezcla Sundae 28/ gal Jugo Naranja 10/ gal Te 33/ gal Uso calculado Uso real según inventario Variaciones Costo unitario Valores $ PIENSE. Cusco. Para facilitar los registros.sv Incaland.e-mail alexgo@navegante. hay que elaborar un plan de acción que permita controlar los productos alterados y reducir las diferencias (y los costos!). el cual refleja los resultados de la operación.S.