Reingeniería, Estrategia, Dirección de Sistemas y TIC

Reingeniería, Estrategia, Dirección de Sistemas y TIC

Esta asignatura aglutina y resume el conocimiento necesario para dirigir y gestionar procesos estratégicos de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desde los conceptos fundamentales hasta su despliegue. La asignatura Reingeniería, Estrategia y Dirección de Sistemas y TIC estudia las características y funcionalidades de la reingeniería de los procesos del negocio, abordando primero aquellos elementos que sirven de base al aprendizaje del concepto de la reingeniería del negocio como son los sistemas de información, la tecnología, la organización, la gestión y dirección del negocio y la planificación estratégica, hasta el impacto de la reingeniería en la empresa.

Está dividida en 4 capítulos: Sistemas de Información y Organizaciones, Dirección y Planificación estratégica de SI/TIC, Gestión de SI/TIC y Reingeniería de Procesos de Negocio.

Capítulo 1. Sistemas de Información y Organizaciones, inicia con conceptos teóricos sobre los Sistemas de Información y profundiza en sus características, componentes, evolución e importancia para las organizaciones, tanto a nivel operativo como a nivel de toma de decisiones, destacándose éste último elemento por su potencial para mejorar la eficacia y efectividad del negocio frente a los retos actuales del mercado. Revisa el concepto de Sistemas de Información y su rol en las organizaciones.

Capítulo 2. Dirección y Planificación estratégica de SI/TIC, aborda el estudio de la planificación estratégica de los SI/TIC, desde los aspectos preliminares que deben considerarse antes de iniciar un proyecto de planificación estratégica (para lo cual se describen varias metodologías que permiten analizar la organización y determinar las probabilidades de éxito de un proyecto), hasta la determinación de cuáles son las aplicaciones que deben desarrollarse para lograr las metas establecidas, incluyendo un breve repaso de análisis de costos. Revisa de manera íntegra el proceso de planificación estratégica de SI y TIC, repasando los trabajos preliminares, herramientas necesarias, y mecanismos de evaluación de costes y beneficios.

Capítulo 3. Gestión de SI/TIC, presenta los elementos más importantes en la gestión y organización de los Departamentos de Sistemas de Información (SI). Adicionalmente, describe alternativas estratégicas de desarrollo organizacional, en función de los Sistemas de Información y de las Tecnologías y Información y Comunicación. Finalmente expone varias formas de organizar la función de los Sistemas de Información en la organización. Revisa las herramientas de gestión que permiten gestionar los SI y las TIC, desde aspectos funcionales hasta métodos de implantación con formas organizacionales que faciliten esta gestión.

Capítulo 4. Reingeniería de Procesos de Negocio, inicia con una exposición del concepto de reingeniería, definiéndolo como un nuevo enfoque para mejorar radicalmente los procesos del negocio, cuya meta es la satisfacción de los clientes a través de la disminución de costos y mejoras en la calidad, el servicio y la rapidez. Además, describe los elementos que inciden en el éxito o fracaso de los proyectos de reingeniería y expone los niveles de cambios organizativos que involucran un proceso de reingeniería. Revisa el concepto de reingeniería como una forma de mostrar el impacto organizacional de introducir los SI y las TIC en las organizaciones.

Capítulo 1.- Sistemas de información y organizaciones OBJETIVOS - Conocer la noción y concepto de Sistemas de Información. - Conocer los componentes de un Sistema de Información. - Conocer la diferencia entre un Sistema de Información y un Sistema Informático. - Comprender el rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones. - Conocer los diferentes tipos de Sistemas de Información en las Organizaciones. - Conocer los sistemas de información de apoyo a la toma de decisiones. - Comprender el impacto de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC) en el diseño de un negocio. - Comprender el propósito de los sistemas de información en las organizaciones. En este capítulo se mira una organización como si fuese "intensiva en información" o, que es lo mismo, como un centro generador, receptor y emisor de información. Vista así la organización, la cuestión a comprender es cómo encajar un sistema de información en una organización, teniendo presente que un sistema de información es un componente de la organización con gran potencialidad de ayudar, pero también de "molestar" en la dinámica organizacional y en la percepción del negocio. Lo anterior añade el problema de saber cómo encajar y renovar el sistema de información, motivo por el cual se revisan los diversos tipos de sistemas de información. En este sentido, este capítulo ayuda a comprender el proceso de añadir diversos tipos de sistemas de información en las organizaciones. 1.1 Sistema de Información (SI) Este apartado revisa los fundamentos o bases teóricas de los sistemas de información y luego revisa su conformación.

1.1.1

Bases teóricas.

1.1.1.1 Sistema de Información (SI) versus Disciplina de Sistemas de Información (DSI)
Lo primero a distinguir es entre sistema de información y la disciplina de Sistemas de Información: el sistema de información es el objeto que estudia la disciplina de Sistemas de información1. Esta distinción es esencial pues en los textos ambas acepciones del término aparecen indistintamente y sin hacer alusión a potenciales distinciones. En este documento se refiere al objeto. La disciplina de Sistemas de Información es pluralismo y heterogénea1 ... es decir, dentro de una disciplina hay gente de diversas corrientes de formación y de pensamiento diciendo cosas sobre algo muy concreto: los sistemas de información. Por ello no es extraño que encontremos lingüistas, filósofos, antropologías, administradores, ingenieros, especialistas en ciencias de la computación, especialistas en comunicación e información, y un gran, etc 2.
La disciplina se origina de una confluencia entre Administración de Empresas, Ingeniería de Software y Computación. 2 Hoy no es un campo totalmente definido, más bien es un "convocando intelectual", o sea, un sitio donde mucha gente discute.
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No existe una única definición de lo que es un sistema de información. De hecho, depende de las epistemologías de los investigadores y profesionales. Por esto se dice que el concepto de sistema de información ha sido definido y ha evolucionado de varias maneras por diferentes autores que han investigado sobre el tema, sin llegar al día de hoy a una única definición (ver figura 1.1).

Figura 1.1: No hay una única definición de Sistemas de Información.

Algunos proponen usar una visión de sistemas para saber lo QUÉ ES un sistema de información (ver figura 1.2).

Figura 1.2: Observando Sistemas.
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Cabe destacar que en muchos casos, se equipara Disciplina de Sistemas de Información a la Informática Empresarial, entendida como disciplina y campo profesional.

1.1.1.2 Visión sistémica de los sistemas de información
La visión de sistemas provee un punto de vista acerca de cómo conocer y ver las cosas, siendo en sí misma una visión generalizada (ver figura 1.3).

Figura 1.3: Definiendo Sistemas.

Para tener una visión de sistemas clara, es preciso introducir los siguientes planteamientos aclaratorio:

Enfoque sistémico. En este planteamiento, un observado ve un mundo donde todas las cosas son sistemas1. Pensamiento sistémico. En este planteamiento una persona "opera" mentalmente siguiendo un patrón sistémico2.

Teoría de Sistemas. Este es el cuerpo doctrinal de conceptos asociados a sistemas3, basado en la búsqueda del isomorfismo4 entre las cosas, proveer conceptos que permiten definir e identificar sistemas5, y buscar la unidad de la ciencia. Al introducir un enfoque de sistemas, todo lo vemos como sistema. Al introducir el pensamiento, puede que no saquemos sistemas, pero trabajamos "sistémicamente". Al introducir la teoría, el sistema se define por los conceptos que usa.

Con estos planteamientos, se puede "imaginar" que un sistema de información es un sistema, pero en un aspecto organizacional, teniendo como consecuencia que un sistema de información es un sistema, constituido por información y que opera dentro o adscrito a una organización (ver figura 1.4).

Figura 1.4: Los elementos que definen un Sistema de Información.

A continuación se revisarán estos 3 conceptos.

Sistema: Conjunto de elementos y sus inter-relaciones que evoluciona en un cierto entorno con el fin de conseguir un objetivo común. Este concepto define un sistema de información con una entidad, con unos fines concretos y objetivos (ver figura 1.5)

Figura 1.5: Componentes de un Sistema.

Información. Conocimiento transferible, recopilable y procesable que se representa y se hace material en datos almacenados en un soporte (documentos impresos, archivos, estadísticas, informes, entre otros medios de almacenamiento), y que en una organización adquiere valor en la medida de apoyar la toma de decisiones. La forma varía según su fuente y origen. Es la materia prima del sistema de información (ver figura 1.6).

 

Figura 1.6: Formalización de la Información.

Organización. Existen una acepción que la asemeja o equipara a una empresa o a un conjunto de funciones administrativas. Pero aquí interesa la sistémica donde una organización es el conjunto de relaciones que define un negocio. Una organización se concreta en una estructura, que es la forma material de ese conjunto de relaciones y que da lugar a la empresa, la cual puede variar en el tiempo (fusionarse, dividirse, hacerse virtual, etc.) La figura 1.7 expone la diferencia entre organización y estructura. Esta definición permite hablar del diseño de un sistema de información que explícita sus funciones, versus una estructura que explícita la constitución material del sistema de información en base a artefactos y aparatos del mundo físico.

Figura 1.7: A la izquierda Organización a la derecha Estructura.

INFORMACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN La información adquiere muchas formas en una organización (ver figura 1.8).

Figura 1.8: Tipos de Información. Externa: cuando se origina fuera de la organización; Interna: cuando se origina dentro de la organización; y, Corporativa: cuando sirve para comprender el entorno. Información externa La información externa posee las siguientes cualidades: Fuentes: Política, Economía, Sociedad, Tecnología, entre aspectos ambientales. Agentes: Proveedores, clientes, distribuidores, financiadores, reguladores, competidores, entre otros agentes exógenos. La información externa puede ser de 3 tipos: Información Necesitada: La información que realmente se precisa para tomar decisiones y/o realizar cambios. Habitualmente no es información existente ni obtenida, demandando esfuerzos adicionales. Por ejemplo, decisiones que implican conocer la competencia. Información Existente: La que está disponible y es extraíble. Puede no ser necesitada ni obtenida. Por ejemplo información pública o del estado emitida por ley. Información Obtenida: La información que se obtiene con procedimientos de recogida de datos. En muchos casos ni es necesitada ni es la existente. Por ejemplo información recogida de estudios de mercado frecuentes. Con independencia del tipo de información externa, ésta se procesa de diversas maneras (ver figura 1.9: Procesamiento de la Información Externa.

Información entrante: es la información que "llega" pudiendo ser necesitada, existente u obtenida. Información a desechar. Información del tipo existente u obtenida que no es necesitada. Aquí suele desecharse información que las personas llaman "interesante" (aquella que resultó novedosa pero inútil) y "fatal" (aquella que simplemente distorsiona el resto). Información a explotar. Principalmente Información necesitada, pudiendo incluirse algo de información existente u obtenida. Aquí se distingue la información "útil" (aquella que ha adquirido un nivel de necesaria) y la crítica (aquella que al 100% es necesitada). Información interna La información interna se genera de los procesos de la organización, por lo cual puede considerarse caracterizada según los niveles de una organización: estratégica, táctica o de gestión, u operacional (ver figura 1.10).

Figura 1.10: Niveles y funciones de una Organización. El hecho de que la información interna pueda caracterizarse según los niveles de una organización (ver figura 1.11), da lugar a distinciones en el tipo de información, distinguiéndose: formas de utilización/uso, niveles de abstracción (ver figura 1.12), y diferencias de proyección (ver figura 1.13) o alcance dentro de la organización. Además, la información interna varía en sus fines por nivel organizacional (ver figura 1.14). Figura 1.11: Características de la información por niveles organizacionales.

Figura 1.12: Características de abstracción y uso de la información por niveles organizacionales.

Figura 1.13: Características de proyección de la información por niveles organizacionales.

Figura 1.14: Fines de la Información por niveles organizacionales. Cabe destacar, que según el volumen de información interna, en una organización en la sociedad de la información, produce cambios en la dimensión informacional de la organizacional. Si es intensiva en el nivel de táctico o de control de gestión (nivel intermedio), la organización puede aplanarse debido a que pueden aparecer o transformarse en muchas instancias de procesamiento manual de información (ver figura 1.15).

Figura 1.15: Cambios en una organización según el tipo de información. Así, por ejemplo, Si una organización usa mucha información de control pero posee operaciones muy estandarizadas, se dice que la organización se angosta; y Si una organización usa poca información de control, esencialmente en organizaciones automatizadas, se dice que la organización se aplana. Información corporativa La información corporativa es la información que la organización emite al entorno con el fin de hacerse conocida. Esencialmente se caracteriza por el destinatario y su contenido. El destinatario suelen ser proveedores, clientes, distribuidores, financistas, reguladores, competidores, entre otros. El contenido suele ser económico y actualmente incluye contenidos tecnológicos (por ejemplo, indicaciones para realizar transacciones electrónicas). DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO La figura siguiente expone la relación que se da entre información (ya definida anteriormente), conocimiento (proyección de la información en tiempo y espacio y otras dimensiones de utilidad) y datos (registros materiales de hechos o fenómenos) (ver figura 1.16):

Figura 1.16: Información, datos y conocimiento.

a.

En sentido descendente, se puede decir que la experimentación y la observación por parte de las personas de la realidad a quienes les afecta -por ejemplo, en su especialidad laboral-, les facilita el desarrollo de un conocimiento sobre esta realidad. Parte de este conocimiento (el cual puede sistematizarse), que se puede denominar información, se puede conceptualizar, circunstancia que permite que se pueda transferir, recopilar y procesar con posterioridad bajo la forma de datos. Estos datos, surgen cuando, ya sea por conveniencia, ya por obligación, hay que gestionar conjuntos de información relevantes para una actividad, se representan mediante lenguajes y soportes, acompañados de sus reglas de representación.

b.

En sentido ascendente, se puede decir que toda persona que entienda las reglas de significación de un conjunto de datos podrá interpretar su significado y obtener la información que representan. En tal caso, la persona podrá incorporar esta información a su conocimiento sobre la realidad afectada y modificar, si es necesario, su forma de observar esta realidad, pudiendo de esta manera procesar información y llegar a un conocimiento cuando consigue que la información que posee es capaz de situarla en espacios y dimensiones futuras de utilidad.

1 2

Por ejemplo, campos como la System Philosophy se encarga de comprender esto. Por ejemplo, los estudios de Peter Checkland sobre Systems Thinking. 3 Aquí estamos hablando de los trabajos de Stafford Beer. 4 El concepto matemático de isomorfismo pretende captar la idea de tener la misma forma, la misma estructura. El descubrimiento de un isomorfismo entre dos estructuras significa esencialmente que el estudio de cada una puede reducirse al de la otra, lo que da dos puntos de vista diferentes sobre cada cuestión y suele ser esencial en su adecuada comprensión. También significa una analogía como una forma de inferencia lógica basada en la asunción de que dos cosas son la misma en algunos aspectos, aquellos sobre los que está hecha la comparación. En ciencias sociales la aplicación de una ley análoga por no existir una específica o también la comparación de un sistema biológico con un sistema social, cuando se trata definir la palabra sistema. Lo es igualmente la imitación o copia de una estructura tribal en un hábitat con estructura urbana. Fuente: Wikipedia. Enlace web: http://es.wikipedia.org/wiki/Isomorfismo [Leído: 30 de Marzo 2006]. 5 Los más frecuentes suelen ser: Atributo, Complejidad, Conglomerado, Elemento, Energía, Entropía, Equifinalidad, Frontera, Holismo, Homeostasis, Información, Organización, Observación, Retroalimentación, Sinergia, Sistema abierto/cerrado, Teleológico, entre muchos otros.

1.1.1.3 Definiciones de sistema de información
Para terminar este apartado se ofrece una lista de definiciones de sistema de información.

Conjunto de procesos ordenados que tratan información en una organización concreta para mantenerla informada.

Medio a través del cual se recoge, trata, almacena y distribuye información para satisfacer las necesidades de usuarios, sus actividades de negocio y sus objetivos. Conjunto extenso y coordinado de sub-sistemas de información racionalmente integrados que transforman datos en información en una variedad diversa de formas para mejorar la productividad conforme a los estilos y características de los gerentes de una organización. Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección estructurada de datos de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora, almacena y distribuye parte de la información necesaria para su operación, control y dirección. Conjunto de procesos ordenados que procesan información en un entorno concreto con tal de informar. "An organization information system may be viewed as an integrated social system of organizational actors, using information to perform purposeful activity, who may or may not use computer based technology to facilitate their work and to provide information".

Un sistema de información es un sistema con componentes humanos y no humanos cuyo fin es informar para tomar decisiones.

1.1.2 Conformación de un sistema de información
Un sistema de información se conforma con base:
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varias funciones intrínsecas, un proceso de gestión de información, y un conjunto tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC).

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