Tableros de control

Importancia en el desempeo Institucional

Cules son los desafos?

Qu estn buscando las universidades?

Cobertura con equidad Impacto social Transparencia Eficiencia en la gestin Nuevas fuentes de ingresos

De se m pe

Calidad

Cmo se est tratando de hacer?

Primer escenario

Mejorar paulatinamente lo que se ha hecho durante aos

Fortalecimiento de programas (flexibilidad, actualizacin)

Desempeo

Fortalecimiento de la planta docente Fortalecimiento de la investigacin Un poco ms de recursos para TI Mejora de los sistemas financieros, escolares, RH (SIIA) Gestin de la calidad (estandarizacin y mejora continua) Incipiente cultura y sistemas de planeacin (PDI, PIFI, PIFOP)

Tiempo

rea de vinculacin Ms gasto de operacin Mayor transparencia

Cmo se est tratando de hacer?

Segundo escenario

Romper paradigmas, cambiar las reglas, hacer estrategias, realizar, medir, evaluar y sostener el cambio
Nuevos modelos educativos Formacin integral Planeacin y gestin estratgica Internacionalizacin Desempeo Fuertes inversiones en TI Administracin del conocimiento Inteligencia de mercados e inteligencia institucional (BI) El modelo de la universidad como una cadena de suministro Empresas universitarias Modelos colaborativos con la Iniciativa privada y gobierno Impacto en la sociedad (PIB, ndices de mortalidad, ndices de delincuencia, ndices de bienestar, Ingreso percpita) Incubadoras de empresas Fbricas de software Blended learning (modelos virtuales y presenciales) Deporte de alto rendimiento

Tiempo

Qu tan efectivos y eficientes son los esfuerzos?

- 90 IS O 00

Mejora de procesos administrativos

Siste m

as e sc

olar

es

s ma iste S

les tab con

Equipamiento
Siste m

P PIFO
I PIF

a de

Cu rso

sd ee d uc

info rma cin

Proyectos de vinculacin

aci n c

ejec utiva

ont inu

s ore ad ic Ind

Redes
Cu rso

Congresos
s vi rtu al

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na mi

a web ares v co l ios es Servic Construccin de edificios

es

Me jor a

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S eg uim ien to a

roc

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RH

ncu s de vi royecto P

lacin

esa d os

Algunas de las grandes fallas

Certificar por certificar procesos (Nulo esfuerzo de reingeniera)
Baja orientacin a los clientes (en algunos casos ni siquiera existe aceptacin del trmino cliente) Procesos verticales Procesos ineficientes Bajo o deficiente soporte tecnolgico

Acreditar por acreditar programas

Programas poco pertinentes Modelo educativo obsoleto Reducida utilizacin de tecnologa

Falta de integracin entre acadmicos y administrativos Marcado enfoque de funciones o reas Reducida o equivocada inversin en TI Deficiente o nula mercadotecnia Deficientes sistemas de planeacin y gestin estratgica Grandes brechas y a veces ruptura, entre la visin institucional, la estrategia y la operacin Deficientes mecanismos de vinculacin con la iniciativa privada y el gobierno (papel poco protagonista)

Cmo se puede mejorar?

Cmo se puede mejorar

Alinear, integrar, ejecutar, medir, evaluar

Tecnologa Estrategia Visin Procesos Organizacin

La Universidad que la sociedad demanda

Administracin Estratgica Institucional
Planeacin-Presupuestacin-Evaluacin-Gobierno

Procesos certificados

Administracin del conocimiento

Modelo Educativo, Educacin Virtual y a Distancia Modelo Empresarial para la Vinculacin e Incubacin de Negocios

Pertinencia y relevancia

Programas acreditados

Formacin integral y de de calidad a travs de programas acreditados Extensin Universitaria con impacto social

Fuerte Investigacin, Vinculacin e Incubacin Empresas Universitarias rentables y con fuertes ingresos
Estructura Corporativa para la generacin y administracin de Empresas

Calidad

Modelo Integral de Educacin Continua, Deportes y Cultura

Nuevas fuentes de ingresos

Administracin de p royectos Sistemas de informacin integrados Reingeniera de procesos / ISO-9000

Finanzas-Recursos Materiales-Recursos Humanos-Informacin

Autosostenibilidad

Gestin de Recursos

Impacto social y contribucin al desarrollo sustentable

Tableros de Control y Sistemas de Informacin Ejecutiva Gestin Estratgica de las Tecnologas de Informacin

Demandas de nuestras autoridades

Modelo institucional integrado

Procesos Estratgicos
PLANEACIN ESTRATGICA NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL

Extensin Cultural
Diseo de Programas Integracin de Cadenas Productivas Implementacin de Programas Desarrollo de Empresas Desarrollo de Proyectos Ejecucin de Proyectos Desarrollo del Programa Educativo Validacin de Programas Valoracin de Empresas Evaluacin de Resultados Valoracin Especializada Evaluacin del Programa Educativo Difusin de Resultados e impactos Consolidacin de empresas Productos Difusin de la Transferencia Tecnolgica Aportacin al Capital cientfico y tecnolgico Incorporacin de mejoras al proceso

Servicios educativos de apoyo para el progreso individual y social Empresas de Alto desempeo Tecnologas para la mejora del desempeo organizacional Conocimiento y tecnologa nuevos Egresados Calificados

Desarrollo Socioeconmico comunitario

Procesos clave

Consultora

Generacin de conocimiento y desarrollo tecnolgico

Elaboracin de Programa de generacin de conocimiento y desarrollo tecnolgico

Elaboracin de Programa de consultora

Formacin Profesional
Planeacin Curricular

Procesos de Soporte
Administracin escolar
Reclutamiento Admisin Administracin del periodo Titulacin Seguimiento a egresados

Administracin
Administracin financiera Administracin de RH Administracin de Recursos Mat. Administracin de TI Administracin de negocios

Ejemplo
Gestin estratgica Gestin estratgica

Inteligencia de negocios Sociedad, preparatoria, otras instituciones

Trmites, expedientes, servicio Trmites, expedientes, servicio Reclutamiento Reclutamiento
Administracin de la calidad Administracin de la calidad

Gestin escolar Gestin escolar

Sociedad, empresas, gobierno

Seguimiento a egresados Seguimiento a egresados

Titulacin Titulacin

Admisin Admisin

Administracin del Administracin del ciclo escolar ciclo escolar Desarrollo del programa educativo

Educacin continua Educacin continua

Generacin de conocimiento y desarrollo tecnolgico Generacin de conocimiento y desarrollo tecnolgico Consultora Consultora Desarrollo socioeconmico comunitario Desarrollo socioeconmico comunitario Extensin cultural Extensin cultural

Planeacin curricular Planeacin curricular Innovacin educativa Innovacin educativa

Investigacin Investigacin del entorno del entorno

Qu se necesita para lograr un modelo alineado e integrado?

Tener una estrategia Bajar la estrategia

Operar la estrategia en todos niveles

Medir la estrategia y el desempeo

Desafo para lograr un alto desempeo

Analizar y entender el entorno

Establecer contexto

Anlisis del contexto Institucional

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Formular la estrategia Medicin, control y aprendizaje estratgico

Valores

Actualizar la estrategia

Probar hiptesis

Ejecutar la estrategia

Desafo para lograr un alto desempeo

Analizar y entender el entorno

Balanced

Establecer contexto

Inteligencia Institucional

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Formular la estrategia

Valores

Scorecard

Actualizar la estrategia

Inteligencia Institucional

Probar hiptesis

Ejecutar la estrategia

Desafo para lograr un alto desempeo

Entorno externo e interno

Establecer contexto

Anlisis del contexto Institucional Estrategia institucional

Mapa de estrategia

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control
Iniciativas estratgicas

Valores

Presupuesto Actualizar la estrategia

Medicin y control estratgico Desempeo

Probar hiptesis

Recursos

Resultados

Desafo para lograr un alto desempeo

Entorno externo e interno

Establecer contexto

Anlisis del contexto Inteligencia del negocio

Institucional

Cotejar condiciones

Estrategia institucional
Mapa de estrategia

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control

Inteligencia Institucional

Valores

n cl la acci to con Actualizar en la a estrategia ateg lemtr i E Un s la e e

ve. a

Iniciativas estratgicas

Presupuesto

Inteligencia Medicin, anlisis y control estratgico Institucional

Desempeo

Probar hiptesis

Recursos

Resultados

Mapas de estrategia

Qu Misin

Resultados

Impulsores

Cmo

Ejemplo

Mapas de estrategia
Formar profesionales altamente reconocidos que se inserten exitosamente en los diversos sectores de la sociedad Mejorar la calidad de la educacin
Cliente

Cliente

Ampliar cobertura con equidad Mantener precios competitivos

Financiera

Financiera

Optimizar costos

Manejar eficientemente los subsidios

Desarrollar modelos educativos de vanguardia apoyados en TI Desarrollar una infraestructura moderna y funcional Contar con una planta de profesores de primer nivel
Aprendizaje y desarrollo

Mejorar eficiencia terminal Mejorar la gestin acadmico y admnistrativa

Optimizar la planeacinpresupuestacinevaluacin

Interna

Interna

Consolidar modelo educativo basado en competencias

Aprendizaje y desarrollo

Utilizar Blended Learning Contar con mecanismos de evaluacin e incentivos Consolidar el SIIA

Atraer, retener y desarrollar talento

De la estrategia a la medicin

Estrategia

Tablero de control

Qu contiene un tablero de control

Objetivos Factores crticos de xito Indicadores Metas Responsables Reglas de semaforizacin Priorizacin Proyectos que se requieren para alcanzar el objetivo

Tableros de control

Estrategia Misin
Objetivos

Indicadores
Factores crticos de xito

Acciones
Metas
2005 2006 2007

Indicadores

Resp.

Proyectos

Objetivos

Estrategias

Por qu son importantes los tableros de control?

Ayudan a cumplir el plan de vuelo Permiten identificar cmo se estn alcanzando los objetivos, o bien, qu tan lejos se est de ellos. Correctamente articulados, ayudan a identificar las causas y a corregir el rumbo

Pueden ser complejos o sencillos Pueden ser automatizados o no

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Ejemplos de indicadores en una universidad

ndice de empleo en ndice de empleo en el rea de estudio el rea de estudio Nivel de mando / / Nivel de mando sueldo sueldo ndice de satisfaccin ndice de satisfaccin de los empleadores de los empleadores

Formar profesionales altamente reconocidos que se inserten exitosamente en los diversos sectores de la sociedad

Mejorar la calidad de la educacin Ampliar cobertura con equidad Asegurar la pertinencia

% de programas % de programas acreditados acreditados % de estudiantes en % de estudiantes en programas programas acreditados acreditados % de la demanda de % de la demanda de educacin superior en la educacin superior en la regin que est cubriendo la regin que est cubriendo la universidad universidad Distribucin por nivel Distribucin por nivel socioeconmico de los socioeconmico de los estudiantes estudiantes

Nmero de Nmero de egresados egresados contratados en la contratados en la regin regin

Ejemplos de indicadores en una universidad

Contribuir al progreso de la regin a travs de la vinculacin, incubacin y generacin de conocimiento pertinente y relevante

Incremento en el PIB del estado Incremento en el PIB del estado Nmero de empresas incubadas exitosas Nmero de empresas incubadas exitosas Nmero de empleos generados Nmero de empleos generados % incremento en los ingresos por proyectos % incremento en los ingresos por proyectos Relacin de proyectos de investigacin / / generacin de conocimiento Relacin de proyectos de investigacin generacin de conocimiento respecto aa los proyectos deaplicacin / / servicios respecto los proyectos de aplicacin servicios % incremento en el nmero de publicaciones en revistas arbitradas % incremento en el nmero de publicaciones en revistas arbitradas respecto al ao anterior respecto al ao anterior % incremento en el nmero de patentes registradas respecto al ao % incremento en el nmero de patentes registradas respecto al ao anterior anterior

Los indicadores
Deben
Permitir la comparacin (Benchmarking) con otras instituciones. Estar enfocados a las necesidades y expectativas de clientes, empleados y dems interesados Medir absolutamente al objetivo. Enfocarse en el impacto, no en la accin. Conservar la relacin causa-efecto entre los objetivos. Ser claves (estratgicos).

No deben
Tener enfoque nicamente en el corto plazo Ser demasiado complejos Ser difciles de obtener y administrar

Reglas para definir las metas

Las metas le dan vida a la estrategia. Incorporan el factor tiempo en el modelo estratgico. Las reglas bsicas para definirlas correctamente son:
Deben definirse con base en un anlisis minucioso. Nunca al aventn. Deben ser agresivas; aspiracionales; provocar accin. Sin embargo... deben ser realistas; alcanzables. No deben tener un comportamiento uniforme en el tiempo todas las metas.

Indicador
% de reduccin de costos % de eficiencia terminal % de ingresos invertidos en tecnologa

2005

2006
10% 85% 5%

2007
10% 90% 5%

10% 80% 5%

Monitorear la estrategia
Tablero de control semaforizado

Misin

Contribuir al desarrollo sustentable nacional y regional de los sectores social y productivo

Formar profesionales altamente reconocidos que se inserten exitosamente en los diversos sectores de la sociedad Mejorar la calidad de la educacin Ampliar cobertura con equidad Posicionar la imagen en Mxico y el extranjero Asegurar la pertinencia Mantener precios competitivos Generar inteligencia de mercado Contribuir al progreso de la regin a travs de la vinculacin, incubacin y generacin de conocimiento pertinente y relevante Ofrecer proyectos de investigacn, servicios y asesora tcnica de calidad, impacto y rentabilidad Ser cada da ms auto-sostenible (depender menos del subsidio para el crecimiento) Integrar Centros de Investigacin y Desarrollo y Centros de apoyo a empresas

Cliente

Aumentar los ingresos propios Manejar Optimizar eficientemen costos te los subsidios Optimizar la planeacinpresupuestaci n-evaluacin Mejorar la gestin acadmico y admnistrativa Desarrollar las ventas de proyectos / servicios Apoyar la generacin de clusters y cadenas productivas

Financiera

Desarrollar modelos educativos de vanguardia apoyados en TI Desarrollar una Consolidar infraestructura modelo educativo moderna y basado en funcional competencias Contar con una planta de profesores de primer nivel Atraer, retener y desarrollar talento

Interna

Mejorar el seguimiento a egresados Mejorar eficiencia terminal

Fortalecer la educacin continua

Desarrollar incubadoas de negocios

Aprendizaje y desarrollo

Utilizar Blended Learning Contar con mecanismos de evaluacin e incentivos Consolidar el SIIA

Desarrollar habilidades gerenciales y de venta

Desarrollar cuerpor acadmicos

Monitorear la estrategia
Tablero de control semaforizado

Priorizar la estrategia
Tablero de control ponderado

Misin

40%

Contribuir al desarrollo sustentable nacional y regional de los sectores social y productivo

Posicionar 20%imagen enla Mxico y el extranjero Contribuir al progreso de la regin a travs de la vinculacin, incubacin y generacin de conocimiento pertinente y relevante Ofrecer proyectos de investigacn, servicios y asesora tcnica de calidad, impacto y rentabilidad Ser cada da ms auto-sostenible (depender menos del subsidio para el crecimiento)

Cliente

30% 45%

Formar profesionales altamente reconocidos que se inserten exitosamente en los diversos sectores de la sociedad

40%

20%

Mejorar la calidad de la educacin

20%

30%

Ampliar cobertura con equidad

Asegurar la pertinencia Mantener precios competitivos

Generar inteligencia de mercado

Financiera

20%

35%

Aumentar los ingresos propios Manejar Optimizar eficientemen costos te los subsidios Optimizar la planeacinpresupuestaci n-evaluacin Mejorar la gestin acadmico y admnistrativa

Interna

Desarrollar modelos educativos de vanguardia apoyados en TI Desarrollar una infraestructura moderna y funcional Contar con una planta de profesores de primer nivel Atraer, retener y desarrollar talento Consolidar modelo educativo basado en competencias

Mejorar el seguimiento a egresados Mejorar eficiencia terminal

Integrar Centros de Investigacin y Desarrollar Desarrollo y las ventas de Fortalecer la Centros de apoyo a proyectos / educacin empresas servicios continua Apoyar la Desarrollar generacin de incubadoas clusters y cadenas de negocios productivas Desarrollar cuerpor acadmicos

Aprendizaje y desarrollo

Utilizar Blended Learning Contar con mecanismos de evaluacin e incentivos Consolidar el SIIA

Desarrollar habilidades gerenciales y de venta

Ligando la organizacin
Bajar a todos los niveles de organizacin

Paso 2 Paso 1
La planeacin estratgica institucional define el contexto y las prioridades Cada Direccin desarrolla una estrategia y un plan de largo plazo consistente con la agenda estratgica institucional

Corporativo
Dir. A Dir. B Dir. C

Funciones de soporte

Paso 3
Cada funcin de soporte desarrolla una estrategia y un tablero de control para soportar a los clientes internos

Paso 4
Los departamentos, equipos e individuos desarrollan planes y tableros de control consistentes con la estrategia de su organizacin

Equipos e Individuos

Alinear todos los niveles de organizacin

Los objetivos comunes se traducen en objetivos individuales en un lenguaje nico

Institucional

Unidad X

Unidad Y

Alinear todos los niveles de organizacin

Qu
Qu Cmo Qu Cmo Qu Cmo Qu

Cmo

Cmo

Alinear todos los niveles de organizacin

Institucional

Qu

Qu Cmo
Acadmico

Qu Cmo
Escolar

Administrativo

Finanzas

Qu Cmo
Licenciatura Educacin continua

Qu

Cmo

Cmo

Administrando y controlando la estrategia en todos los niveles

Institucional

Qu

Qu Cmo
Acadmico

Qu Cmo
Escolar

Administrativo

Finanzas

Qu Cmo
Licenciatura Educacin continua

Qu

Cmo

Cmo

Estableciendo el contexto para bajar la estrategia

Entorno externo e interno

Establecer contexto

Anlisis del contexto Institucional Estrategia institucional

Mapa de estrategia

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control
Iniciativas estratgicas

Valores

Presupuesto Actualizar la estrategia

Medicin y control estratgico Desempeo

Probar hiptesis

Recursos

Resultados

Estableciendo el contexto para bajar la estrategia

Estrategia institucional
Establecer contexto

Anlisis del contexto Estrategia de rea

Mapa de estrategia

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control
Iniciativas estratgicas

Valores

Presupuesto Actualizar la estrategia

Medicin y control estratgico Desempeo

Probar hiptesis

Recursos

Resultados

Estableciendo el contexto para bajar la estrategia

Estrategia de rea
Establecer contexto

Anlisis del contexto Estrategia de grupo

Mapa de estrategia

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control
Iniciativas estratgicas

Valores

Presupuesto Actualizar la estrategia

Medicin y control estratgico Desempeo

Probar hiptesis

Recursos

Resultados

Qu hacer si no hay mapas y tableros a nivel institucional?

Institucional

Visin y principales objetivos institucionales

Acadmico Administrativo

Visin y principales objetivos

Escolar Finanzas

Licenciatura

Educacin continua

Tablero en un nivel intermedio

Perpectiva
Cliente

Objetivo
Aumentar la captacin de alumnos Mejorar la eficiencia terminal Aumentar el autoservicio

Indicador
Matrcula ndice de eficiencia terminal % de servicios en esquema de autoservicio Das para titulacin

Meta
26,000 90% 100% Institucional

Visin y principales objetivos institucionales

Administr

Reducir el tiempo de titulacin

Visin y principales objetivos

Escolar

Financiera

Reducir los costos de operacin

% de reduccin

10%

Licenciatura

Educacin continua

Qu es un buen tablero de control?

Completo Todos los objetivos y estrategias que son necesarias

Integrado Relaciones causaefecto No esfuerzos aislados

(Finanzas, Clientes, Perspectiva interna, Aprendizaje y crecimiento)

Equilibrado

Dinmico Flexible Mejorable

Tablero de control

Pertinente Acorde a la situacin del entorno y de la institucin Aspiracional, pero realista Relevante Dirigido a cambiar la situacin Generacin de valor

Accesible Fcil de comunicar Fcil de entender A quien deba tener la informacin

Sistemas de informacin para administrar los tableros de control

La tecnologa es un habilitador importante para recolectar, reportar y analizar informacin de los tableros de control.
Esta clase de sistemas tienen funcionalidad muy poderosa, tal como:
Drill down. Anlisis multidimensional (por lnea de producto, por canal, por ubicacin geogrfica, por rea de ventas, etc.) Semforos. Indicadores de nivel. Escenarios y simulaciones. Alarmas. Etc.

Integrando la informacin
Entorno externo e interno
Establecer contexto

Anlisis del contexto Institucional

Estrategia de negocio
Mapa de estrategia

Cotejar condiciones

Misin y Visin

Aprendizaje estratgico
Tablero de control
Iniciativas estratgicas

Valores

Presupuesto Probar hiptesis

Actualizar la estrategia

Medicin, anlisis y control estratgico

Desempeo

Recursos

Resultados

Balanced Scorecard Anlisis multidimensional. Informacin analtica para toma de decisiones Estratgico

Tctico Reportes operativos

Operativo

Cmo armar un Tablero de Control automatizado

Consolidar informacin:
Planillas Excel Bases de Datos Institucionales SIIA y otros sistemas

Examinar Mtricas/Identificar Tendencias

Comparar informacin entre los departamentos Realizar anlisis tipo what-if Acceso al detalle de la informacin

Distribuir la informacin:
Distribuir pantallas de los Tableros de Control en Word, PowerPoint, PDF Compartir la informacin con seguridad

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Sin conocimiento del entorno externo e interno, no hay estrategia Sin medicin y anlisis del desempeo (tableros de control), la estrategia no se ejecuta y queda obsoleta Sin estrategia, no hay crecimiento y sustentabilidad Y sin ello

Las instituciones fracasarn y le quedarn a deber a la sociedad!

Gracias!

Hctor Lozano Moreno

Socio y Director General

hector.lozano@cospherecg.com www.cospherecg.com