You are on page 1of 100

Circular nica

Pg.

TITULO VIII

CMARAS DE COMERCIO .................................................................................................. 1

CAPTULO PRIMERO REGISTROS PUBLICOS A CARGO DE LAS CMARAS DE COMERCIO .......... 1


1.1 1.1.1. 1.1.2. 1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.7.1 1.1.8. 1.2 1.2.1. 1.2.2. 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.2.5 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.5.1 1.2.5.2 1.2.5.3 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9 1.2.10 1.3 1.3.1. 1.3.2. Registro mercantil ...................................................................................................................... 1 Libros necesarios del registro mercantil ..................................................................................... 1 Procedimiento para llevar el registro mercantil * ........................................................................ 8 Respecto de los libros de comercio* ........................................................................................ 10 Formulario del Registro nico Empresarial y sus anexos ** .................................................... 10 Publicacin de la noticia mercantil ........................................................................................... 11 Algunos aspectos atinentes a la matrcula mercantil y su renovacin .................................... 13 Algunos aspectos relativos a la inscripcin de embargos * ..................................................... 14 Inscripcin mediante mensajes de datos ................................................................................. 14 Algunos aspectos relativos a otras inscripciones ..................................................................... 14 Sobre la inscripcin del cambio de domicilio del comerciante. ................................................ 14 Instrucciones para la liquidacin de los derechos de inscripcin de actos y documentos sujetos a registro* ................................................................................................................................ 15 Registro nico de proponentes ................................................................................................ 17 Libros de Registro de Proponentes .......................................................................................... 17 Procedimiento para llevar el Registro nico de Proponentes .................................................. 17 Instrucciones generales ........................................................................................................... 17 Vigencia de los documentos. ................................................................................................... 20 Aproximacin y redondeo de cifras .......................................................................................... 20 Puntaje por liquidez capacidad financiera proveedores ........................................................... 20 Capacidad tcnica.................................................................................................................... 20 Tarifas ................................................................................................................................ 21 Recursos e Impugnaciones...................................................................................................... 21 Reporte de informacin de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos de proponentes.................................................................................. 21 Especificaciones tcnicas para el reporte de informacin sobre contratos, multas y Sanciones de los proponentes................................................................................................................... 21 Especificaciones tcnicas para el reporte de informacin sobre licitaciones ........................... 43 Publicacin del boletn sobre licitaciones ................................................................................. 50 Efectos de la no inscripcin en el registro de los proponentes registrados con anterioridad al 1 de abril de 2009. ...................................................................................................................... 51 Efectos de la no renovacin de la inscripcin en el registro. ................................................... 51 Certificaciones.......................................................................................................................... 51 Horario y lugar de atencin al pblico ...................................................................................... 51 Factor de Paridad Internacional ............................................................................................... 52 Registro de entidades sin nimo de lucro ................................................................................ 53 Libros para el registro de entidades sin nimo de lucro ........................................................... 53 Procedimiento de inscripcin ................................................................................................... 53
Pg. xiii Ttulo VIII

Circular nica

1.3.3. 1.3.4.

1.3.5.

1.3.6. 1.3.7. 1.3.8. 1.3.9. 1.3.10. 1.3.11. 1.3.12. 1.4 1.4.1. 1.4.2. 1.4.3. 1.4.4. 1.4.5. 1.4.6. 1.4.7. 1.4.8. 1.5 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.5.3.1 1.5.3.2 1.5.3.3 1.5.3.4 1.5.3.5 1.6 1.6.1. 1.6.2. 1.6.2.1 1.6.2.2

Prueba de existencia y representacin legal............................................................................ 54 Del control de legalidad en la inscripcin de la constitucin de las entidades sin nimo de lucro de que trata la presente circular [es decir, a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley. Circular 004 del 3 de septiembre de 2007]. ............................................................................................................... 54 Del control de legalidad en la inscripcin del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales [de las entidades sin nimo de lucro a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995 teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley]. .................................................................................................................. 55 Del control de legalidad en la inscripcin de reformas estatutarias [de las entidades sin nimo de lucro a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley]*. ........................................................................................ 56 Del control de legalidad en la inscripcin de la constitucin de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995. ......................................................... 56 Del control de legalidad en la inscripcin del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995. ................................................ 57 Del control de legalidad en la inscripcin de reformas estatutarias de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995**.......................................... 57 [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. ......... 58 [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. ......... 58 [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. ......... 58 Aspectos comunes a los registros pblicos ............................................................................. 59 Abstencin de registro por parte de las cmaras de comercio ................................................ 59 Apertura de libros de registro ................................................................................................... 59 Utilizacin de medios magnticos ............................................................................................ 59 Trmite de las cmaras de comercio para el traslado y entrega de documentos de registro .. 60 Depsito de estados financieros .............................................................................................. 62 Lista de peritos ......................................................................................................................... 62 Acceso a la informacin de los registros .................................................................................. 62 Tarifas de los registros y su publicidad .................................................................................... 62 Implementacin del registro nico empresarial ....................................................................... 63 Implementacin del Sistema nico de Registro Mercantil y de Proponentes .......................... 63 Adecuaciones del registro mercantil ........................................................................................ 63 Requerimientos funcionales ..................................................................................................... 64 Requerimientos de servicio ...................................................................................................... 64 Funciones de verificacin......................................................................................................... 65 Requerimientos de Seguridad.................................................................................................. 66 Proyeccin de servicio ............................................................................................................. 67 Requerimientos de conversin................................................................................................. 67 Ejecucin del proyecto * .......................................................................................................... 67 Cronograma ............................................................................................................................. 67 Interaccin con la Superintendencia de Industria y Comercio ................................................. 70 Reportes peridicos ................................................................................................................. 70 Reportes espordicos ** ......................................................................................................... 70
Pg. xiv Ttulo VIII

Circular nica

1.7 1.7.1. 1.8 1.9 1.10 1.10.1 1.11 1.11.1 1.11.2 1.11.3 1.11.4 1.11.5 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.2. 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.2 2.2.1. 2.2.2. 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

2.10

Operacin del Registro nico Empresarial .............................................................................. 71 Inscripciones mltiples ............................................................................................................. 71 Suministro de informacin del Registro nico Empresarial, RUE, para la Ventanilla nica de Comercio Exterior. ................................................................................................................... 71 Suministro de informacin del Registro nico Empresarial, RUE, para el trmite de la expedicin de licencias de construccin .................................................................................. 72 Actuacin administrativa** ....................................................................................................... 72 Inscripcin en los registros pblicos ........................................................................................ 72 Recursos de la va gubernativa*** ........................................................................................... 73 Oportunidad para la interposicin de recursos......................................................................... 73 Recurso de queja .................................................................................................................... 73 Publicidad del recurso. ............................................................................................................. 73 Notificacin de la decisin del recurso. .................................................................................... 73 Conformacin del expediente de recurso................................................................................. 73 Sistema de Evaluacin de las Cmaras de Comercio (SEC) .................................................. 75 Definicin de los grupos de evaluacin .................................................................................... 75 Grupo de servicio pblico de registro ....................................................................................... 75 Grupo de atencin al pblico ................................................................................................... 76 Grupo financiero, administrativo y contable ............................................................................. 79 Evaluacin de las cmaras de comercio. ................................................................................. 85 Informacin peridica. .............................................................................................................. 85 Informacin eventual ................................................................................................................ 87 Periodicidad ............................................................................................................................. 88 Acciones de control por parte de la Superintendencia. ............................................................ 88 Formatos .................................................................................................................................88 Aprobacin de reformas al reglamento interno ........................................................................ 88 Rgimen de autorizacin general ............................................................................................ 88 Rgimen de aprobacin especial ............................................................................................. 89 Creacin de oficinas seccionales de las cmaras de comercio ............................................... 89 Tarifas por concepto de afiliacin que cobran las cmaras de comercio ................................. 90 Presupuesto de las cmaras de comercio ............................................................................... 90 Contribucin de las cmaras de comercio con destino a la Superintendencia de Industria y Comercio ..................................................................................................................................90 Autenticacin de certificados expedidos por las cmaras de comercio ................................... 91 Procedimiento de eleccin de los revisores fiscales de las cmaras de comercio* ................. 92 Aspectos relacionados con la eleccin de Directores de las Juntas Directivas de las Cmaras de Comercio. ............................................................................................................................ 93 Aspectos relacionados con los directores designados por el Gobierno Nacional en las juntas directivas de las cmaras de comercio .........................................................................95

Pg. xv Ttulo VIII

Circular nica

TITULO VIII

CMARAS DE COMERCIO

CAPTULO PRIMERO REGISTROS PUBLICOS A CARGO DE LAS CMARAS DE COMERCIO 1.1 Registro mercantil

1.1.1. Libros necesarios del registro mercantil Libro I. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales. Se inscribirn en este libro: La escritura pblica o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen o revoquen capitulaciones matrimoniales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante; y La providencia judicial o la escritura pblica por la cual se liquide la sociedad conyugal o se protocolice la sentencia que apruebe la liquidacin de la misma, siempre que el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante.

Libro II. De las incapacidades e inhabilidades. Se inscribirn en este libro: La providencia por la cual se declara o decrete la inhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio; La providencia por la cual se suspende, revoque o d por terminada la inhabilidad o incapacidad; El acta o diligencia de posesin o certificado expedido por el funcionario ante quien se surti la diligencia del comerciante que tome posesin de un cargo que lo inhabilite para ejercer el comercio; y El documento que acredite la cesacin de la inhabilidad para ejercer el comercio. La providencia que dispone la sancin de inhabilidad para ejercer el comercio por parte de personas naturales comerciantes (artculo 83 de la Ley 1116 de 2006)*.

Libro III. Del concordato y la liquidacin obligatoria. Se inscribirn en este libro: La providencia de apertura del concordato; La providencia de aprobacin del acuerdo concordatario con la parte pertinente del acta que contenga el acuerdo concordatario; La parte pertinente del acta cuando el acuerdo concordatario tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre los bienes cuya mutacin est sujeta al registro, constituir gravmenes o cancelarlos; La providencia que declare cumplido el acuerdo concordatario;

Aparte adicionado por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. Pg.1 Ttulo VIII

Circular nica

La providencia de apertura del trmite de liquidacin obligatoria, as como la providencia contentiva del nombramiento o remocin del liquidador; La providencia por la cual se declare terminada la liquidacin obligatoria; La providencia que remueva los administradores y/o al revisor fiscal dentro del concordato o la liquidacin obligatoria.

Libro IV. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones. Se inscribir en este libro: La autorizacin que conforme a la ley, se otorgue a menores para ejercer el comercio, y la revocacin de las mismas. Libro V. De la administracin de los bienes del comerciante. Se inscribir en este libro: Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administracin parcial o general de los bienes o negocios del comerciante. Libro VI. De los establecimientos de comercio. Se inscribirn en este libro: -

La apertura y cierre de sucursales y agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carcter financiero; Los actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio o su administracin; La oposicin de los acreedores del enajenante del establecimiento de comercio a aceptar al adquirente como su deudor; El acto en virtud del cual se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia y sus modificaciones; El acto de designacin o remocin de los representantes y revisores fiscales de una sucursal de sociedad extranjera en el pas; La resolucin mediante la cual se otorgue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento a una sociedad extranjera para operar en Colombia; La liquidacin en los negocios en Colombia de las sucursales de sociedades extranjeras;
La providencia por medio de la cual se apruebe la liquidacin de una sucursal de una sociedad extranjera; La escritura de constitucin y las reformas de las sociedades que establezcan sucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdiccin; La providencia de apertura, aprobacin y terminacin del concordato en las cmaras de comercio con jurisdiccin en el lugar de ubicacin de las sucursales, agencias y establecimientos de comercio;

El documento por medio del cual se haga constar la configuracin y modificacin de una situacin de control o de grupo empresarial, en las cmaras de comercio con jurisdiccin en el lugar de ubicacin de las sucursales de las vinculadas; y

El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situacin de control o de grupo empresarial, en las cmaras de comercio con jurisdiccin en el lugar de ubicacin de las sucursales vinculadas.
Pg.2 Ttulo VIII

Circular nica

La parte pertinente del acuerdo de reorganizacin o de adjudicacin, proferido conforme a lo previsto en el Rgimen de Insolvencia de que trata la Ley 1116 de 2006, cuando dicho acuerdo contenga la transferencia, modificacin o limitacin del dominio u otro derecho real sobre un establecimiento de comercio de su propiedad (artculos 36 inciso 3 y 44 de la Ley 1116 de 2006)**. La providencia de adjudicacin proferida dentro del proceso de liquidacin judicial cuando contenga la adjudicacin de establecimientos de comercio (artculo 58 de la Ley 1116 de 2006). La sentencia que decrete la revocacin o la simulacin de actos o contratos relacionados con establecimientos de comercio, demandados dentro del proceso de insolvencia, y la inscripcin del deudor como nuevo titular de los derechos que le correspondan, (artculo 75 de la Ley 1116 de 2006)* La parte pertinente del acuerdo de reorganizacin, proferido conforme a lo previsto en el Rgimen de Insolvencia, cuando dicho acuerdo contenga la constitucin, modificacin o cancelacin de garantas o la suspensin o conservacin de su exigibilidad derivadas del mismo, sobre establecimientos de comercio (artculo 43 numeral 5 de la Ley 1116 de 2006) **. El acto de reactivacin de los negocios en Colombia de las sucursales de sociedades extranjeras.

Libro VII. De los libros. Se inscribir en este libro:** Los libros de comercio y dems actos para los cuales la ley establezca la formalidad del registro. La direccin de la pgina web y sitios de Internet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artculo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastar que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cmara de comercio la referida direccin. Libro VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles. Se inscribirn en este libro: Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutacin est sujeta a registro mercantil, as como la cancelacin de los mismos; y Las demandas u otras medidas cautelares dentro del proceso de liquidacin obligatoria as como la cancelacin de la misma.

Adicionados por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007 Adicionado por la Circular Externa No. 007 del 11 de marzo de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.011 del 14 de marzo de 2011. ** Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
*

Pg.3 Ttulo VIII

Circular nica

La direccin de la pgina Web y sitios de internet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artculo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastar que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cmara de comercio la referida direccin. La parte pertinente de la providencia de inicio del proceso de reorganizacin en la que se decreten medidas cautelares respecto de bienes del deudor sujetos a registro mercantil (artculo 19 numeral 7 de la Ley 1116 de 2006)*. La parte pertinente de la providencia de confirmacin del acuerdo de reorganizacin o de adjudicacin en la que se ordena el levantamiento de las medidas cautelares vigentes respecto de los bienes del deudor sujetos a registro mercantil (artculo 36 de la Ley 1116 de 2006) *. La providencia de inicio del proceso de liquidacin judicial en la que se dispongan medidas cautelares sobre bienes del deudor sujetos a registro mercantil (artculo 48 numerales 3 y 54 de la Ley 1116 de 2006)*.

Libro IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. Se inscribirn en este libro: ** La escritura de constitucin, reforma y disolucin de las sociedades comerciales e instituciones financieras, as como las providencias referentes a estos actos; El acto o acuerdo en que conste la designacin, remocin o revocacin de los administradores o revisores fiscales, as como las providencias referentes a estos actos; Las escrituras pblicas por las cuales se delegue la administracin en las sociedades colectivas y en comandita, as como aquellas en virtud de las cuales se reasuma la administracin; La resolucin por la cual se conceda, prorrogue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento de una institucin financiera, as como la que aprueba la liquidacin de la misma; La aprobacin de la liquidacin de las sociedades comerciales; La certificacin del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado; La resolucin por la cual se autorice la emisin de bonos;
El nombramiento del representante legal de los tenedores de bonos, con la copia del acto administrativo en el cual conste que la entidad fue designada como representante de los tenedores;

El nombramiento del representante de los accionistas con dividendo preferencial sin derecho a voto; La escritura de escisin de una sociedad o institucin financiera; El acuerdo de adquisicin de una entidad financiera;
La comunicacin del representante legal de la sociedad o del socio que ejerce el derecho de retiro;

Adicionados por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de Diciembre 7 de 2001. Pg.4 Ttulo VIII

**

Circular nica

La comunicacin del representante legal de la sociedad o del socio que ejerci el retiro informando que readquiere sus derechos en virtud de la revocacin de la decisin que lo origin; El acto administrativo mediante el cual se determine la improcedencia del derecho de retiro; El documento por medio del cual la sociedad controlante haga constar la configuracin y modificacin de la situacin de control respecto de sus vinculados; El documento por medio del cual se haga constar la configuracin y modificacin de grupos empresariales; El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situacin de control o de grupo empresarial; El programa de fundacin y el folleto informativo de promocin de las acciones objeto de oferta, en los casos de constitucin de sociedades annimas; Copia de la escritura pblica de conversin de sociedad a empresa unipersonal; Copia de la escritura pblica de conversin de empresa unipersonal a sociedad; El documento de escritura pblica de constitucin de la empresa unipersonal; El documento de reforma, disolucin y liquidacin de la empresa unipersonal; El documento mediante el cual el titular de la empresa unipersonal ceda total o parcialmente las cuotas sociales; y El documento por el cual se delega la administracin de la empresa unipersonal, as como la reforma y la revocacin de la delegacin. La direccin de la pgina web y sitios en Internet, conforme a lo dispuesto en el artculo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastar que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cmara de comercio la referida direccin. La parte pertinente del acuerdo de reorganizacin o de adjudicacin, proferido conforme a lo previsto en el Rgimen de Insolvencia de que trata la Ley 1116 de 2006, cuando dicho acuerdo contenga la transferencia, modificacin o limitacin del dominio u otro derecho real sobre cuotas o partes de inters de las cuales sea titular el deudor (artculos 36 inciso 3 y 44, de la Ley 1116 de 2006)*. La parte pertinente del acta correspondiente a la audiencia pblica en la que se realice el sorteo de designacin del promotor dentro de un proceso de reorganizacin, cuando ste asuma la representacin legal del deudor (artculo 38 numeral 2 de la Ley 1116 de 2006)*. La parte pertinente del acuerdo que contenga la decisin de fusin o escisin de sociedades sometidas al Rgimen de Insolvencia, (artculo 44 ltimo inciso de la Ley 1116 de 2006) *. La parte pertinente del acuerdo de reorganizacin que contenga clusulas que reformen los estatutos del deudor persona jurdica (artculo 44 ltimo inciso de la Ley 1116 de 2006) *. La providencia de adjudicacin de cuotas o partes de inters proferida dentro del proceso de liquidacin judicial (artculo 58 de la Ley 1116 de 2006)*. La sentencia que decrete la revocacin o la simulacin de la cesin de cuotas o partes de inters demandada dentro del proceso de insolvencia, y la inscripcin del deudor como nuevo titular de los derechos que le correspondan, (artculo 75 de la Ley 1116 de 2006)*.

Adicionados por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. Pg.5 Ttulo VIII

Circular nica

El acta que contenga la determinacin de reactivar la sociedad.

Libro X. De la reserva de dominio. Se inscribirn en este libro: El pacto de reserva de dominio, su modificacin y la cancelacin en la compraventa comercial de bienes muebles. Libro XI. De la prenda sin tenencia. Se inscribirn en este libro: - La constitucin, modificacin o cancelacin del contrato de prenda sin tenencia. La parte pertinente del acuerdo de reorganizacin, proferido conforme a lo previsto en el Rgimen de Insolvencia, cuando dicho acuerdo contenga la constitucin, modificacin o cancelacin de prendas sin tenencia o la suspensin o conservacin de su exigibilidad derivadas del mismo (artculo 43 numeral 5 de la Ley 1116 de 2006)*.

Libro XII. De la agencia comercial. Se inscribir en este libro: El contrato de agencia comercial, su modificacin o cancelacin. Libro XIII. De las sociedades civiles. Se inscribirn en este libro: La constitucin, reforma, disolucin y liquidacin de sociedades civiles, as como las providencias referentes a estos actos; El acta o acuerdo en que conste la designacin, remocin o revocacin de los administradores o revisores fiscales, as como las providencias referentes a estos actos; La certificacin del revisor fiscal sobre los aumentos de capital suscrito y pagado; y Los dems actos que de conformidad con el inciso 2 del artculo 100 de la ley 222 de 1995 debern registrarse respecto de las sociedades civiles.

Libro XIV. De las empresas asociativas de trabajo. Se inscribirn en este libro: El acta de constitucin acompaada de los estatutos, las reformas, disoluciones y liquidacin de las empresas asociativas de trabajo, as como las providencias referentes a estos actos; El acta en que conste la designacin o remocin del director ejecutivo; y La comunicacin emanada del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la cual se solicite la cancelacin de la personera jurdica.

Adicionado por la Circular Externa No. 007 del 11 de marzo de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.011 del 14 de marzo de 2011. * Aparte adicionado por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. Pg.6 Ttulo VIII

Circular nica

Libro XV. De los matriculados. Se inscribirn en este libro: La matrcula y las mutaciones referentes a la actividad comercial; y La cancelacin de las matrculas.

Libro XVI. De las sociedades comerciales de hecho. Se inscribirn en este libro: Copia de las providencias judiciales relacionadas con la disolucin y liquidacin de sociedades de hecho. Libro XVII. De los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez. Se inscribirn en este libro: La escritura pblica por la cual se constituyen los fondos de pensiones de jubilacin e invalidez y dems actos que las normas legales ordenen inscribir en relacin con dichos fondos.

Libro XVIII. De los acuerdos de reestructuracin. Se inscribirn en este libro:* El aviso que informe sobre la promocin del acuerdo de reestructuracin. El aviso que informe la convocatoria a la reunin de determinacin de votos y acreencias. La convocatoria a reunin para la reforma del acuerdo de reestructuracin. La noticia de celebracin del acuerdo.
La parte pertinente del acuerdo de reestructuracin donde se establezca la obligacin a cargo del empresario de someter a la autorizacin del comit de vigilancia la enajenacin de los bienes de la empresa.

La constancia de terminacin del acuerdo. El aumento de capital proveniente de la capitalizacin de pasivos.

Libro XIX. De las providencias jurisdiccionales y de los actos y documentos proferidos en desarrollo de los procesos de reorganizacin, adjudicacin y liquidacin judicial ** Se inscribirn en este Libro: La providencia que decreta el inicio del proceso de reorganizacin, as como el aviso que informa su expedicin (artculo 19 numerales 2 y 7 y artculos 20 y 48 de la Ley 1116 de 2006). La providencia en la que se ordena la celebracin del acuerdo de adjudicacin y se fija la fecha de extincin de la persona jurdica del deudor (artculo 35 inciso final de la Ley 1116 de 2006). El acuerdo de reorganizacin o adjudicacin (artculo 39 inciso 1 de la Ley 1116 de 2006).

**

* Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de diciembre 7 de 2001. Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. (adiciona los libros XIX y XX) Pg.7 Ttulo VIII

Circular nica

La providencia que decreta la terminacin del acuerdo de reorganizacin (artculo 45 par. de la Ley 1116 de 2006) El aviso informativo sobre la expedicin de la providencia que da inicio al proceso de liquidacin judicial (artculo 48 numeral 7 de la Ley 1116 de 2006).

La providencia que dispone el archivo del expediente una vez terminado el proceso de liquidacin judicial (artculo 63 de la Ley 1116 de 2006). Libro XX. De los contratos de fiducia mercantil Se inscribirn en este Libro: Los contratos de fiducia mercantil que consten en documento privado, (artculo 123 de la Ley 1116 de 2006).

Libro XXI. De la representacin legal de las sucursales del Banco de la Repblica Se inscribirn en este Libro: El acto o acuerdo en que conste la designacin, remocin o revocacin del representante legal. El acto que afecte o modifique la representacin legal y sus facultades.

1.1.2. Procedimiento para llevar el registro mercantil * Inciso primero (derogado) Los modelos de los formularios de matrcula sern uniformes en todas las cmaras de comercio y deben ser autorizados previamente por la Superintendencia de Industria y Comercio. Al momento de ser presentados los documentos para la inscripcin, las cmaras los radicarn con indicaciones de la hora y fecha de recepcin La inscripcin de los actos y documentos se efectuar en estricto orden cronolgico, de acuerdo con la radicacin de los mismos, mediante extracto de su texto en los libros respectivos.

**

Circular Externa No 005 del 29 de septiembre de 2009. Publicada en el Diario Oficial N 47488 de septiembre 30 de 2009. Circular Externa N 05 del 11 de marzo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.739 de marzo 14 de 2002. Circular Externa N 007 del 19 de agosto de 2005. Publicada en el Diario Oficial N 46.009 de agosto 23 de 2005. Pg.8 Ttulo VIII

Circular nica

Si en un mismo documento cuentan varios actos sujetos a inscripcin y no procede el registro respecto de todos, las cmaras de comercio debern efectuar la inscripcin de aquellos respecto de los cuales sea viable el registro. En el libro respectivo y en las certificaciones correspondientes, se dejar constancia de ello. Para efectos de lo dispuesto en los artculos 53 del decreto 633 de 1993, 75 inciso segundo de la circular externa nmero 8 del 5 de mayo de 2000 de la junta directiva del Banco de la Repblica, y 55 de la ley 643 de 2001, las cmaras de comercio debern proceder a efectuar la matrcula de las casas de cambio, los compradores y vendedores de divisas, y las personas naturales y jurdicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar, respectivamente, en la forma y para los efectos previstos en el cdigo de comercio. Una vez efectuada la inscripcin, el secretario insertar una constancia en el documento registrado que contendr los siguientes datos: Cmara de comercio; Fecha de inscripcin; y Nmero de inscripcin y libro en el cual se efectu.

Cuando se trate de la eleccin de cuerpos colegiados, se realizar una sola inscripcin y las aceptaciones que no se presentaren al momento del registro, no sern objeto de inscripcin posterior, ni causarn derechos de registro Para la inscripcin de la designacin de los administradores y revisores fiscales ser necesario informar a la respectiva cmara de comercio el nmero del documento de identificacin del designado, as como la constancia de que el mismo acept el cargo. Estas constancias, por s solas, no sern objeto de inscripcin ni causarn derechos de registro. Las cmaras de comercio slo registrarn las copias de los documentos, las cuales podrn destruirse siempre y cuando se garantice su reproduccin exacta y su conservacin por cualquier medio tcnico adecuado, en los trminos de las disposiciones legales sobre la materia. Para efectos de inscripcin de nuevos libros ser necesario acreditar ante la respectiva cmara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentacin del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador pblico.

Pg.9 Ttulo VIII

Circular nica

1.1.2.1

Respecto de los libros de comercio*

Una vez efectuada la inscripcin de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cmara insertar una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendr los siguientes datos: Cmara de comercio; Fecha de inscripcin; Nmero de inscripcin y libro en el cual se efectu; Persona a quien pertenece; Nombre del libro o uso al que se destina; y Nmero de hojas tiles de que est compuesto.

Las cmaras de comercio debern autenticar las hojas tiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. 1.1.2.2 Formulario del Registro nico Empresarial y sus anexos El Formulario de inscripcin en el Registro nico Empresarial y sus anexos corresponde al Anexo No. 4.9 de la presente circular, y deber entrar a aplicarse de manera uniforme en las cmaras de comercio del pas a partir del 2 de junio de 2011. 1.1.2.2.1 Derogado 1.1.2.2.2 Informacin sobre los beneficios previstos en la Ley 1429 de 2010 - Formalizacin y Generacin de Empleo. Las cmaras de comercio tienen el deber de informar a los comerciantes de los beneficios que otorga la Ley 1429 de 2010 a las pequeas empresas. Dicho deber se ha de cumplir mediante la publicacin de avisos que sean lo suficientemente visibles en las reas dedicadas a la recepcin de documentos de todas sus sedes y en carteleras y folletos informativos as como mediante publicacin en la pgina de internet de la respectiva cmara de comercio y sus boletines. De igual manera, se debern utilizar los dems mecanismos de publicidad establecidos en el pargrafo 3 del artculo 50 de la Ley 1429 de 2010.

Circular Externa No. 013 del 26 de abril de 2011. Publicada en el Diario oficial No. 48.053 del 27 de abril de 2011. Circular Externa No. 013 del 26 de abril de 2011. Publicada en el Diario oficial No. 48.053 del 27 de abril de 2011. Adicionado por la Circular Externa No. 007 del 11 de marzo de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.011 del 14 de marzo de 2011.

Pg.10 Ttulo VIII

Circular nica

La informacin deber ser concreta y clara respecto de los beneficios que se otorgan tanto a las pequeas empresas, como los que se derivan para cualquier comerciante que pretenda ponerse al da en la renovacin de matrcula mercantil, en los trminos del artculo 50 de la Ley 1429 de 2010. Si el comerciante cumple con los presupuestos consagrados en el artculo 50 de la Ley 1429 de 2010, las cmaras de comercio debern liquidar los valores de renovacin conforme a lo previsto en dicha norma y, en caso de no hacerlo, debern proceder a las devoluciones correspondientes. La constancia sobre la condicin de pequea empresa en los certificados de los comerciantes debe ser visible y constar en donde se relacione la informacin general del comerciante. 1.1.3. Publicacin de la noticia mercantil Las cmaras de comercio del pas debern hacer la publicacin de la noticia mercantil mediante boletines u otros medios escritos, incluidos los mensajes de datos que circulan por lo menos una vez al mes. La noticia mercantil deber incluir la relacin de la matrcula mercantil de los comerciantes y su renovacin, lo mismo que de todas las inscripciones y modificaciones, cancelaciones o alteraciones que se haga de las mismas, de acuerdo con lo dispuesto por el cdigo de comercio y las dems disposiciones que lo adicionan o reforman. De otra parte, las cmaras debern dedicar en su boletn mensual, una seccin, en donde se mencione el registro de personas que tengan previstas actividades propias de las casas de cambio, y compradores y vendedores de divisas, copia de la misma deber ser remitida a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. A partir de la fecha las cmaras de comercio quedan relevadas de la obligacin de enviar copia del boletn a las dems cmaras de comercio y a las Superintendencias de Industria y Comercio y Sociedades; tal obligacin se entender cumplida mediante el envo a sta Entidad de una certificacin formada por el representante legal, en donde se informe sobre el cumplimiento de la publicacin mensual de la noticia mercantil, indicando la fecha de la misma. Tal certificacin deber remitirse mensualmente a esta Superintendencia. Las cmaras de comercio debern tener la noticia mercantil para consulta de los usuarios por cualquier medio. Las cmaras de comercio que publiquen la noticia mercantil en forma de mensaje de datos, no impresos en papel, deben ofrecer los medios necesarios para permitir la consulta de la noticia mercantil en cada una de sus sedes. Adicionalmente las cmaras de comercio que cuenten con un sitio WEB, deben publicar en l la noticia mercantil de por lo menos los dos ltimos aos, a partir del momento que comiencen a generarla en forma de mensaje de datos no impresos en papel.
Pg.11 Ttulo VIII

Circular nica

Las cmaras de comercio podrn asociarse entre s para efectos del cumplimiento de la funcin de dar la noticia del registro mercantil, sin perjuicio de lo previsto anteriormente. Las cmaras debern estar en capacidad de entregar en forma oportuna a las entidades que as los requieran, una copia de la noticia mercantil, en el medio solicitado.

(ESPACIO EN BLANCO)

Pg.12 Ttulo VIII

Circular nica

1.1.4. Algunos aspectos atinentes a la matrcula mercantil y su renovacin 1.1.4.1. Procede la cancelacin de la matrcula mercantil de la persona natural, aun cuando figure como titular de un establecimiento de comercio matriculado, cuya matrcula no se solicite cancelar. 1.1.4.2. La obligacin de renovar la matrcula mercantil de persona natural cesa con la muerte del comerciante. Este hecho se acreditar ante la Cmara de Comercio, con copia autntica del certificado de defuncin. No se causar la obligacin de renovar la matrcula desde la fecha de su muerte. 1.1.4.3. La informacin sobre la prdida de la calidad de comerciante por parte de una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de su establecimiento de comercio, se inscribir en Cmara de Comercio, y, si se han renovado los aos anteriores, se cancelar la matrcula. 1.1.4.4. En el caso de las personas jurdicas, la obligacin de renovar anualmente la matrcula mercantil cesa cuando se inscriba en el Registro el acta contentiva de la cuenta final de liquidacin. Si se han renovado los aos anteriores, se cancelar la matrcula. 1.1.4.5. Cuando un comerciante solicite la cancelacin de su matrcula mercantil, deber proceder a cancelar los derechos correspondientes a los aos no renovados, inclusive la del ao en el que solicita su cancelacin, salvo que se encuentre dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo". 1.1.4.6 Se matriculan en el Registro Mercantil, las personas naturales o jurdicas comerciantes y los establecimientos de comercio. En consecuencia las sociedades civiles no estn obligadas a matricularse. 1.1.4.7 La matrcula del comerciante, persona natural, y de su establecimiento de comercio, as como la renovacin de la matrcula del comerciante, persona natural o jurdica, y de su establecimiento de comercio, se entendern efectuadas desde el momento en que se entregue el formulario debidamente diligenciado y firmado en la cmara de comercio receptora y se reciba el valor correspondiente a la tarifa**. En el caso de personas jurdicas, la matrcula se entender efectuada cuando el documento de constitucin sea inscrito en el registro mercantil. 1.1.4.8 La cartula nica del formulario de matrcula, no requiere ser diligenciada en al caso de

Circular Externa N 003 de mayo 13 de 2005. Publicada en el diario oficial N 45.913 de mayo 19 de 2005. * Circular Externa N 007 de agosto 19 de 2005. Publicada en el diario oficial N 46.009 de agosto 23 de 2005. Pg.13 Ttulo VIII

Circular nica

sucursales o agencias. 1.1.4.9 La matrcula mercantil o su renovacin, no requiere presentacin personal del respectivo formulario**. 1.1.5. Algunos aspectos relativos a la inscripcin de embargos * 1.1.5.1. La razn social de las personas jurdicas, no constituye un bien cuya mutacin est sujeta a inscripcin en el Registro Mercantil. En tal sentido, no es procedente la inscripcin de la orden de su embargo en dicho registro, lo cual deber informarse al Juez por parte de la Cmara de Comercio que recibe la solicitud. 1.1.5.2. Solo procede la inscripcin del embargo de los bienes dados en prenda cuando la mutacin de estos bienes est sujeta a inscripcin en el Registro Mercantil (establecimientos de comercio, cuotas o partes de inters). En caso que la mutacin de los bienes dados en prenda no est sujeta a inscripcin en el Registro Mercantil, la Cmara se abstendr de inscribir la medida e informar al juez de tal situacin. 1.1.5.3. El embargo del establecimiento de comercio no impide la inscripcin en el registro mercantil de la informacin sobre el cambio de direccin, domicilio, nombre comercial y dems mutaciones relacionadas con su actividad comercial, que no impliquen cambio en la propiedad del establecimiento. La Cmara de Comercio responsable de la inscripcin deber informar tales modificaciones al juez competente". 1.1.6. Inscripcin mediante mensajes de datos 1.1.6.1. Procede efectuar la peticin de matrcula, renovacin o solicitud de inscripcin de un documento sujeto a la formalidad registral, mediante el intercambio electrnico de mensajes de datos firmados. 1.1.6.2. Para el caso de la transmisin de mensajes de datos de copias autnticas de escrituras pblicas, la firma digital debe corresponder a la del notario que ha expedido la respectiva copia electrnica de la escritura". 1.1.7. Algunos aspectos relativos a otras inscripciones** 1.1.7.1 Sobre la inscripcin del cambio de domicilio del comerciante.

Circular Externa N 007 de agosto 19 de 2005. Publicada en el diario oficial N 46.009 de agosto 23 de 2005. Circular Externa N 003 del 13 de mayo de 2005. Publicada en el Diario Oficial N 45.913 de Mayo 19 de 2005. Pg.14 Ttulo VIII

Circular nica

1.1.7.1.1. La inscripcin del cambio de domicilio, no comprende la cancelacin de la matrcula del comerciante y, por ende, de su nmero nico de identificacin nacional al que se refiere el numeral 1.5.2. del Captulo Primero del Ttulo VIII de la Circular nica. 1.1.7.1.2. El cambio de domicilio no implicar control de homonimia; no causar derechos de cancelacin, ni derechos de matrcula. 1.1.7.1.3. Cuando se inscriba el cambio de domicilio, la cmara de comercio de origen deber cancelar el nmero de matrcula local y la cmara de destino podr asignar un nuevo nmero de matrcula local. 1.1.7.2. Para la aplicacin de las instrucciones impartidas en el numeral 1.1.7.1., entindase por: Matrcula mercantil. La informacin que el comerciante, persona natural o jurdica, entrega a la cmara de comercio en el formulario previsto para el efecto. Nmero de matrcula local. El nmero que la cmara de comercio respectiva podr asignar internamente al expediente de cada comerciante y que, hasta la fecha de la presente circular, figuraba como su nmero de matrcula mercantil. Nmero nico de identificacin nacional o nmero de matrcula nacional. El cual contiene como parte principal el nmero de la cdula de ciudadana si se trata de persona natural o el nmero de identificacin tributaria NIT u otro nmero de identificacin nacional adoptado de manera general, si es persona jurdica. Dicho nmero, se entender, en adelante, como el nmero de matrcula nacional del comerciante. 1.1.8. Instrucciones para la liquidacin de los derechos de inscripcin de actos y documentos sujetos a registro* 1.1.8.1. La inscripcin de cada acto o documento sometido a la formalidad del registro mercantil, causa, en favor de la cmara de comercio respectiva, los derechos correspondientes de inscripcin. 1.1.8.2. Para determinar los derechos de inscripcin, debe analizarse si la ley ordena la inscripcin de un acto o la inscripcin de un documento, para establecer, en cada caso, si se generan uno o ms derechos de inscripcin. 1.1.8.3. Cuando la ley prevea la inscripcin de un acto, se inscribirn todos los actos sujetos a registro contenidos en el documento presentado, generndose por cada acto un derecho de inscripcin. A manera de ejemplo, cuando se solicite la inscripcin de los nombramientos de representante legal, revisor fiscal y junta directiva contenidos en una misma acta, se inscribir cada acto de nombramiento, generndose un derecho de inscripcin por cada uno.

Pg.15 Ttulo VIII

Circular nica

1.1.8.4. Cuando la ley establezca la inscripcin de un documento, se inscribir sin tener en cuenta los actos contenidos en el mismo. Por ejemplo, la ley prev la inscripcin de la escritura pblica de constitucin de sociedad. En tal caso, ser objeto de registro dicho documento generando un solo derecho de inscripcin, independientemente que contenga, adems de las clusulas estatutarias, los nombres de administradores y/o revisores fiscales, los cuales tambin sern certificados por la cmara de comercio.

(ESPACIO EN BLANCO)

Pg.16 Ttulo VIII

Circular nica

1.2

Registro nico de proponentes*

1.2.1. Libros de Registro de Proponentes Para efectos del Registro nico de Proponentes, las Cmara de Comercio llevarn el Libro I denominado De los Proponentes, en el cual se inscribir: El formulario nico mediante el cual la persona natural o jurdica efecte su inscripcin en el registro de proponentes. El formulario a travs del cual el proponente renueve su inscripcin en el registro de proponentes. El formulario contentivo de la actualizacin o modificacin de los datos que figuren en el registro de proponentes El formulario mediante el cual la persona natural o jurdica cancele su inscripcin en el registro de proponentes. El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificacin o calificacin del proponente El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelacin del Registro nico de Proponentes; El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se aclare, revoque parcial o totalmente la inscripcin contenida en el Registro nico de Proponentes. El acto administrativo debidamente ejecutoriado por el cual se declare la inhabilidad del proponente. Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la informacin concerniente a contratos adjudicados, en ejecucin y ejecutados, multas y sanciones en firme. La Cesacin de efectos del Registro nico de Proponentes

1.2.2. Procedimiento para llevar el Registro nico de Proponentes 1.2.2.1 Instrucciones generales

Los formularios y modelos de certificacin sern uniformes en todas las Cmaras de Comercio. Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deber ser suministrado gratuitamente junto con el mismo.

Circular Externa 002 del 17 de abril de 2009, Publicada Diario Oficial 47326 del 20 de abril de 2009 Anexo 4.8 Formulario nico Empresarial Anexo Registro de Proponentes 1020-F07 aprobado mediante Resolucin 11092 de 2009 publicada en el Diario Oficial No. 47286 del 9 de marzo de 2009. Pg.17 Ttulo VIII

Circular nica

Adicionalmente, las cmaras podrn ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a travs de medios virtuales y la informacin requerida para que puedan realizar cualquiera de los trmites enunciados en el prrafo anterior. Las cmaras de comercio a travs de Confederacin Colombiana de Cmaras de Comercio Confecamaras, podrn determinar modelos estndar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro nico de Proponentes, los cuales, estarn a disposicin de los proponentes en el Portal del Registro nico Empresarial y en los portales de las cmaras de comercio. Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las cmaras de comercio los radicarn con la indicacin de la hora y la fecha de recepcin. Una vez efectuada la inscripcin el secretario o quin haga sus veces insertar una constancia en el formulario que contendr los siguientes datos: Cmara de Comercio correspondiente; Fecha de inscripcin; Numero de inscripcin en el libro respectivo Resumen de la inscripcin y modificaciones efectuadas (para el caso de la renovacin o actualizacin), o cancelacin, segn el caso

Las Cmaras de Comercio, asignarn a cada proponente un nmero nico a nivel nacional, el cual corresponder al nmero de identificacin tributaria, NIT. En el caso de cambio de domicilio el proponente conservar este nmero lo anterior independiente de que cada Cmara asigne un nmero de registro interno a los proponentes de su jurisdiccin A cada proponente se le abrir un expediente en el cual se archivarn en orden cronolgico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripcin, renovacin, actualizacin o modificacin y cancelacin. Las Cmaras de Comercio conservarn los documentos de soporte de la informacin suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podr prescindir de los documentos fsicos y la cmara podr destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproduccin exacta de acuerdo con lo establecido en el artculo 5 del Acuerdo 16 de 2002 del Archivo General de la Nacin. Cuando el proponente cambie de domicilio, la Cmara de Comercio en donde repose el expediente, entregar al interesado que as lo solicite copia autenticada por el secretario o quien haga sus veces, de los documentos soporte y de los formatos contentivos de la informacin suministrada por las entidades Estatales, previa cancelacin de los derechos que origine la expedicin de copias.

Pg.18 Ttulo VIII

Circular nica

La Cmara de Comercio liquidar los derechos a que haya lugar por concepto delregistro del formulario de inscripcin, de renovacin, modificacin y actualizacin del proponente y de las certificaciones correspondientes. Los proponentes podrn solicitar su inscripcin ante cualquier cmara de comercio, pero la inscripcin la realizar aquella donde est fijado el domicilio principal del proponente. En este caso, las cmaras de comercio remitirn la documentacin a la cmara competente de conformidad con lo sealado en el artculo 33 del Cdigo Contencioso Administrativo. La recepcin que realicen las cmaras de comercio de los formularios, anexos y documentos soporte, en la caja, no implica la aceptacin del registro de la actuacin del proponente por cuanto dicha solicitud est sujeta a la verificacin documental que sobre el particular se haga con el fin de determinar que se encuentre correctamente diligenciado y que se allegue la documentacin completa, segn lo que establece para cada caso el Decreto 4881 de 2008. La inscripcin en el Registro nico de Proponentes no implica la inscripcin en el Registro Mercantil, ni en el Registro de Entidades sin nimo de Lucro. Cuando se trate de Entidades sin nimo de Lucro no sujetas a inscripcin en los registros que llevan las cmaras de comercio, de que trata el artculo 45 del Decreto Ley 2150 de 1995 y el artculo 3 del Decreto 427 de 1996, y de entidades con legislaciones especiales, el proponente deber anexar un certificado de existencia y representacin legal expedido por la entidad correspondiente, con los siguientes datos: Nombre o razn social completa del proponente Modificaciones de la razn social Tipo, nmero y fecha del documento de constitucin o creacin Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personera jurdica Duracin de la entidad Domicilio de la entidad Nombre e identificacin del representante legal. Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere

Las sociedades extranjeras se inscribirn en el Registro nico de Proponentes ante la cmara de comercio donde haya establecido el domicilio de sus sucursal, para lo cual aportarn los documentos soporte requeridos en el Decreto 4881 de 2008, cumpliendo las formalidades establecidas. Cuando una persona natural tenga ms de un domicilio, deber inscribirse ante la cmara de comercio con jurisdiccin en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.

Pg.19 Ttulo VIII

Circular nica

Cuando el proponente actualice la informacin establecida en el artculo 17 del Decreto 4881 de 2008 en el registro mercantil o en el registro de Entidades sin nimo de lucro, las Cmaras de Comercio actualizaran la informacin correspondiente, sin necesidad de actuacin alguna por parte del proponente. Las dems modificaciones debern realizarse a travs del formulario, previo el pago de los derechos correspondientes. En los sitios de atencin al pblico, las Cmaras de Comercio mantendrn a disposicin de los usuarios un nmero suficiente de todos los documentos ilustrativos necesarios para el diligenciamiento de los formularios y las tarifas actualizadas. La legislacin sobre el Registro de Proponentes estar a disposicin de los usuarios en la pgina Web de las cmaras. 1.2.2.2 Vigencia de los documentos.

Para efectos de renovacin, actualizacin o modificacin, se considera que los documentos no pierden su vigencia salvo disposicin legal en contrario. Por lo anterior, las Cmaras de Comercio no se podrn abstener de inscribir en el registro de proponentes informacin con base en la fecha en la cual los documentos en los que se sustentan hayan sido expedidos. 1.2.2.3 Aproximacin y redondeo de cifras

Cuando como resultado de expresar la capacidad tcnica, el patrimonio del proponente y el contrato de mayor valor en trminos de SMMLV, las cifras arrojen datos con decimales, las Cmaras de Comercio verificarn que el resultado haya sido aproximado al valor entero ms cercano. Para efectos del clculo de la Capacidad de Organizacin y de la Capacidad Mxima de Contratacin (K), las cifras se expresarn con mximo dos decimales. 1.2.2.4 Puntaje por liquidez capacidad financiera proveedores

Para efectos de la asignacin del puntaje correspondiente a la liquidez de proveedores, prevista en el artculo 37 del Decreto 4881 de 2008, el cuarto rango de la tabla va desde 1,000 a 1,499 veces y los puntos que corresponden son 30. 1.2.2.5 Capacidad tcnica

Para la verificacin de la capacidad tcnica de los proponentes personas jurdicas con menos de 24 meses de constituidas o las personas naturales profesionales con menos de 24 meses de ejercicio de la profesin, las Cmaras de Comercio solo podrn solicitar informacin relacionada con el personal vinculado del ltimo ao y as mismo lo certificarn. Las personas que tengan menos de 12 meses de actividad tomarn la informacin del personal vinculado en el tiempo de actividad que tenga.

Pg.20 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.3. Tarifas Cuando el proponente en un mismo acto se clasifique en varias actividades, especialidades o grupos, las Cmaras de Comercio cobrarn los derechos correspondientes a una sola inscripcin. 1.2.4. Recursos e Impugnaciones La Cmara de Comercio competente para conocer del recurso y de la impugnacin, ser aquella en la que se haya inscrito la informacin respecto de la cual sta se presenta con los requisitos establecidos en el Decreto 4881 de 2008. En el evento en que prospere el recurso de reposicin se revocar total o parcialmente la inscripcin contenida en el registro de proponentes y la cmara de comercio proceder de oficio a modificar el registro en lo conducente. 1.2.5. Reporte de informacin de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos de proponentes 1.2.5.1 1.2.5.1.1 Especificaciones tcnicas para el reporte de informacin sobre contratos, multas y Sanciones de los proponentes Envo de informacin

El diligenciamiento o envo de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones a los que hace mencin la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 4881 de 2008, se debe llevar a cabo a travs de la pgina Web de cada Cmara de Comercio y/o del sitio web que para el efecto las Cmaras de Comercio dispongan. 1.2.5.1.2 Aspectos generales para el reporte de informacin

1.2.5.1.2.1 Identificacin del contrato Cada entidad que reporte informacin deber garantizar que la identificacin o nmero de contrato sea nico, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificacin del contrato, en conjunto con el nmero del Nit de la entidad estatal, seccional y la fecha de adjudicacin del mismo, garantizarn la unicidad de un contrato entre el universo que reportarn las entidades del estado, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeracin.

Pg.21 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.2.2 Estructura del reporte Hace referencia a la forma como se organiza la informacin para el correspondiente reporte. Al respecto se define que sea un formato XML (Extensible Markup Language (lenguaje de marcas ampliable)) como estndar de intercambio de informacin para contratos, multas y sanciones. La adopcin de un reporte en formato XML le permitir a las entidades estatales utilizar diferentes mecanismos de generacin del mismo, desde la utilizacin de editores de texto (wordpad, notepad, edit), pasando por la implementacin de mecanismos en sus sistemas internos para la generacin de los XML y/o elaborando el software que les permita controlar y generar este tipo de reportes. 1.2.5.1.2.3 Medio utilizado para el envo de la informacin La remisin de la informacin relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes, deber realizarse a travs de Internet. Para lograr este alcance, las Cmaras de Comercio proveern un servicio Web al cual podrn conectarse las Entidades Estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente. 1.2.5.1.2.4 Seguridad Las cmaras de comercio establecern los mecanismos de seguridad para la recepcin de la informacin, teniendo en cuenta los avances tecnolgicos existentes que hay para ello. Podrn utilizar algoritmos para encriptar la informacin, protocolo para transferencia segura de datos HTTPS utilizando un cifrado basado en SSL (Secure Socket Layers validando su origen y su contenido), contraseas seguras, Certificados de Firma Digital expedidos por una entidad de certificacin autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otro mtodo que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementacin de procedimientos descritos en este numeral que involucren costos que tengan que asumir las entidades estatales, estos deben estar aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las Entidades del Estado debern remitir a la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio de la Entidad, la Solicitud de uso de medios electrnicos para la remisin de la informacin de contratos, multas y sanciones, anexo No. 4.10 de la presente circular, documento que deber ser descargado de la pgina Web de la Superintendencia de Industria y Comercio o del RUE, para que sea diligenciado, firmado por el Representante Legal y enviado en original, con la asignacin de un usuario para el reporte de la informacin. La Cmara de Comercio enviar la respuesta con el nombre de usuario y la clave o contrasea asignada y las instrucciones para el reporte de la informacin a la direccin de correo electrnico indicada en el oficio. Esta respuesta deber ser remitida mximo 3 das hbiles despus de recibida la solicitud enviada por la entidad estatal.
Pg.22 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.2.5 Estampado cronolgico Hace referencia a la constancia del momento o instante de tiempo (fecha y hora) en que un documento electrnico es generado, transmitido y recibido. En tal sentido la Cmara de Comercio firma el mensaje de datos con un estampado de tiempo en el momento en que es recibido un reporte (aceptado para su registro) y/o el momento en que dicho reporte es rechazado conforme a lo indicado en el numeral de causales de rechazo por parte de la Cmara de Comercio. Para establecer los momentos requeridos de envo y revisin, entre otros, las cmaras de comercio deben utilizar certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificacin autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, que cumplan estos criterios. 1.2.5.1.2.6 Constancia de la informacin recibida Como constancia de la remisin de la informacin relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes por parte de las entidades del estado, la Cmara de Comercio receptora de tal informacin enviar por correo electrnico una constancia de recepcin en donde se indique como mnimo la siguiente informacin: Cmara de comercio receptora Entidad del estado que remiti la informacin (nit y nombre) Nombre del funcionario o servidor pblico que remiti la informacin Fecha y hora de recepcin a satisfaccin de la informacin Nmero total de contratos remitidos Nmero total de multas remitidas Nmero total de sanciones remitidas Nmero nico que identifique esta transaccin (se debe contemplar como mnimo el ao y un secuencial)

1.2.5.1.2.7 Reporte de inconsistencias Como constancia de la remisin de la informacin relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes por parte de las entidades del estado, la Cmara de Comercio receptora, enviar por correo electrnico las inconsistencias o errores encontrados al momento de validarla. Se debe indicar como mnimo la siguiente informacin: Cmara de Comercio receptora Entidad del estado que remiti la informacin (nit y nombre) Nombre del funcionario o servidor pblico que remiti la informacin
Pg.23 Ttulo VIII

Circular nica

Fecha y hora de envo de la informacin Nmero total de contratos remitidos Nmero total de multas remitidas Nmero total de sanciones remitidas Relacin de inconsistencias o errores: i) Tipo de error ii) Nmero de registro en donde se encuentra el error, identificando la etiqueta Total de errores presentados.

1.2.5.1.2.8 Formato utilizado para el envo de la informacin Para el envo de la informacin de contratos, multas y sanciones, se estableci el formato estructurado XML (Extensible Markup Language (lenguaje de marcas ampliable)). El siguiente formato XML est compuesto por 5 elementos: encabezado, contratos, multas y sanciones, que permitirn el envo de la informacin estructurada de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del estado a las cmaras de comercio de su respectivo domicilio. Encabezado Contrato no. 1 Contrato no. 2 Contrato no. 3 .. .. Multa no. 1. Multa no. 2. .. .. ... Sancin no. 1. Sancin no. 2 .. .. .. a) El documento deber cumplir con la especificacin 1.0 tercera edicin; b) Se deber utilizar un conjunto de caracteres ISO-8859-1 (Encoding); c) El archivo debe contener un formato XML bien formado y vlido con el esquema XSD que se incluye en esta especificacin; d) El elemento debe contener un elemento nico raz llamado reporte que a su vez contendr toda la informacin del archivo, tanto el encabezado como los dems registros.
Pg.24 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.3

Estructura del archivo

1.2.5.1.3.1 Formato del encabezado El encabezado del archivo viene en el elemento encabezado y contiene los siguientes datos, todos de carcter obligatorio: Etiqueta fechaReporte codigoCamara Denominacin Fecha en que se enva el reporte Cdigo de la Cmara de Comercio Nit de la entidad oficial Nombre de la entidad oficial Seccional, divisin, departamento, unidad, rea dentro de la entidad contratante Tipo Alfanumrico Numrico Longitud mxima 8 2 Observaciones Formato AAAAMMDD Cdigo de la Cmara de Comercio destinataria del reporte. Nit de la entidad incluyendo dgito de verificacin, justificado a la izquierda Nombre de la entidad En caso de entidades con seccionales/regionales, unidades de contratacin distribuidos, indicarn el nombre respectivo. Por ejemplo, una entidad tiene 3 unidades en Bogot, denominadas BogotCentro, Bogot-sur y Bogot-norte y la que est remitiendo en Bogot-sur, entonces en esta parte debe ir Bogot-sur. Corresponde al

nitEntidad

Numrico

20

nombreEntidad seccionalEntidad

Alfanumrico Alfanumrico

255 128

municipioEntidad

Cdigo

DANE

Numrico

Circular Externa No. 6 de septiembre 29 de 2009. Publicada en el Diario Oficial No. 47488 de septiembre 30 de 2009. Pg.25 Ttulo VIII

Circular nica

del municipio

direccionEntidad

Direccin de la entidad

Alfanumrico

128

identificacionFuncion ario

Nmero de identificacin del funcionario que reporta

Numrico

20

nombreFuncionario

cargoFuncionario

periodoReportado

Nombre del funcionario que reporta la informacin Cargo del funcionario que reporta la informacin Ao y mes del periodo reportado

Alfanumrico

128

municipio en que se encuentra la entidad del estado. Si est reportando una seccional, debe remitirse el cdigo del municipio de la seccional. Validado contra la tabla DIVIPOLA del DANE Corresponde a la direccin de la entidad del estado. Si est reportando una seccional, debe remitirse la direccin de la seccional. Nmero de cdula del funcionario responsable del reporte de la informacin. Debe corresponder al funcionario autorizado por el Representante Legal mediante el formato 4.10. Nombre del funcionario responsable del reporte Cargo del funcionario responsable por el reporte de la informacin En formato AAAAMM donde AAAA indica el ao que se est reportando y MM el mes. Para el reporte de multas y sanciones de que trata el
Pg.26 Ttulo VIII

Alfanumrico

128

Numrico

Circular nica

totalContratos

totalMultas

totalSanciones

Nmero de registros reportados del tipo contrato Nmero de registros reportados del tipo multa Nmero de registros reportados del tipo sancin

Numrico

Numrico

Numrico

pargrafo 3 del artculo 14 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el artculo 2 del Decreto 2247 de 2009, en este campo se reportar 999999. Para el reporte de contratos, multas y sanciones entre 1 de enero de 2009 y 30 de noviembre de 2009, deber reportarse 200911 Sumatoria total de los registros tipo contrato que vienen en el reporte Sumatoria total de los registros tipo multa que vienen en el reporte Sumatoria total de los registros tipo sancin que vienen en el reporte

Todos los campos del registro tipo encabezado son de obligatorio diligenciamiento. 1.2.5.1.3.2 Formato de Contratos Por cada contrato que se reporte deber enviarse un elemento denominado contrato que contiene los siguientes datos: Etiqueta inscripcionProponente Denominacin Nmero de inscripcin del proponente Tipo Numrico Longitud Observaciones mxima 10 Nmero interno que la Cmara de Comercio asigna al proponente. Este campo es de obligatorio
Pg.27 Ttulo VIII

Circular nica

numeroContrato

Nmero contrato

del

Alfanumrico

120

nitProponente

nombreProponente

Nit proponente para personas jurdicas extranjeras NIT de sucursal Colombia Nombre proponente

del y las el su en del

Numrico

20

diligenciamiento Nmero nico dentro de la entidad estatal que identifica el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento Nit del proponente a quien se adjudic el contrato. Incluye el dgito de verificacin. Campo de obligatorio diligenciamiento

Alfanumrico

128

fechaAdjudicacion

Fecha en que fue adjudicado el contrato Fecha en que se dio inicio al contrato Fecha en que se termina el contrato Clasificacin del Contrato

Alfanumrico

fechaInicio

Alfanumrico

fechaTerminacion

Alfanumrico

clasificacionContrato

Alfanumrico

1024

Nombre del proponente a quien se adjudic el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento En formato AAAAMMDD. Siempre deber venir reportada. Campo de obligatorio diligenciamiento En formato AAAAMMDD. Podr venir en blancos si el contrato no ha sido iniciado. En formato AAAAMMDD. Podr venir en blancos si el contrato no ha terminado Corresponde al cdigo en el cual se clasific el contrato de acuerdo con el Decreto 4881 de 2008 y las Resoluciones de la Superintendencia de Industria y Comercio,
Pg.28 Ttulo VIII

Circular nica

tipoContratista

Tipo contratista

de

Numrico

valorContrato

Valor contrato

del

Numrico

20

valorPagadoContrato

Valor Pagado

Final del

Numrico

20

por medio de las cuales se autoriza la creacin provisional de especialidades y grupos, dentro de la actividad que le corresponde. Cdigos de clasificacin del contrato, separados por comas. Deber venir por lo menos una clasificacin, de acuerdo con lo establecido en las normas mencionadas Ejemplo, 31501,31602 donde el primer digito corresponde a la actividad, el segundo y tercer digito a la especialidad y el cuarto y quinto digito al grupo. Cuando no se encuentre definido el cdigo del grupo en la norma, se reportar 00, ejemplo, 14100. 1.Contratacin individual 2.- Contratacin con un consorcio 3.- Contratacin con una unin temporal Valor Inicial del contrato EN PESOS, sin puntos, comas, ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento. El valor reportado debe incluir el IVA Valor final pagado del contrato EN PESOS, sin
Pg.29 Ttulo VIII

Circular nica

contrato

indicadorCumplimiento

Indicador de cumplimiento del contrato

Alfanumrico

estadoContrato

Estado contrato

del

Numrico

puntos, comas, ni decimales. En este valor si incluyen las adiciones o disminuciones a que tuvo lugar el contrato. Si no hubo adiciones ni disminuciones, se reportar el mismo valor del contrato. Este valor debe reportarse nicamente cuando el estado del contrato cambie a terminado. Mientras el contrato no sea reportado como terminado el valor de esta etiqueta deber enviarse con contenido vacio. El valor reportado debe incluir el IVA. S.- Indica que el contrato se cumpli a satisfaccin o se viene ejecutando cumplidamente. N.- Indica que el contrato no se cumpli a satisfaccin o no se viene ejecutando cumplidamente. Campo de obligatorio diligenciamiento. 0.- Adjudicado (no ha iniciado la ejecucin) 1.- En ejecucin (inici la ejecucin y no ha terminado) 2. Ejecutado / terminado. Campo de obligatorio diligenciamiento
Pg.30 Ttulo VIII

Circular nica

indicadorEnvio

Indicador envo contrato

de del

Numrico

0. Indica que el contrato que se est reportando No se est modificando y corresponde a un contrato nuevo. 1.- Indica que el contrato que se est reportando cambi en alguna de las condiciones de este (indicador de cumplimiento o el estado). 2. Este cdigo solo puede ser usado cuando en un contrato se haya reportado errneamente informacin. Se debe indicar la informacin objeto de modificacin. Este cdigo no es aplicable en los casos que el objeto de la correccin sea el Nit del proponente y/o el nmero del contrato, en atencin a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave). 3. Este cdigo solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el nmero de contrato. Al usar este cdigo se indica que el contrato debe ser eliminado del reporte y se sustituye por el nuevo que sea reportado en el mismo envo con el indicador 0. Campo de obligatorio diligenciamiento.

Pg.31 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.3.3 Formato de multas Por cada multa que se reporte deber enviarse un elemento denominado multa que contiene los siguientes datos: Etiqueta numeroContrato Denominacin Nmero contrato afectado del Tipo Alfanumrico Longitud Observaciones mxima 120 Nmero del contrato que se afecta con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento 10 Nmero interno que cada Cmara de Comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento. 20 Nit del proponente afectado con la multa. Incluye el dgito de verificacin. Campo de obligatorio diligenciamiento

inscripcionProponente

Nmero de inscripcin del proponente

Numrico

nitProponente

nombreProponente

Nit del proponente y para las personas jurdicas extranjeras el NIT de su sucursal en Colombia Nombre del proponente

Numrico

Alfanumrico

128

actoAdministrativo

Nmero del acto administrativo con el cual se impone la multa Fecha del acto administrativo

Alfanumrico

40

fechaActoAdministrativo

Alfanumrico

Nombre del proponente afectado con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento Nmero del acto administrativo con el cual se impone la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento
Pg.32 Ttulo VIII

Circular nica

valorMulta

Valor multa

de

la

Numrico

15

valorPagadoMulta

Cuanta pagada de la multa

Numrico

15

estadoMulta

Estado multa

de

la

Numrico

actoRevocacion

Nmero de Acto Administrativo de revocacin de la multa

Alfanumrico

40

fechaActoRevocacion

Fecha del Nmero de Acto Administrativo que revoca la multa

Alfanumrico

Valor de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento Valor pagado de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento para cuando el estadoMulta sea Pagada. 0.- En firme (la multa ser certificada) 1.- En firme sin pago multa y se encuentra en mora (la multa ser certificada) 2.- Pagada (la multa se certificar) 3.-Revocada (la multa no ser certificada) Campo de obligatorio diligenciamiento Nmero de Acto Administrativo a travs del cual se revoca la multa, solo en caso de multas revocadas. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada. En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada.
Pg.33 Ttulo VIII

Circular nica

indicadorEnvio

Indicador envo contrato

de del

Numrico

0. Indica que la multa que se est reportando No se est modificando y corresponde a una multa nueva. 1.- Indica que la multa que se est reportando cambi en alguna de las condiciones de esta (datos de revocatoria o acreditacin de la multa). 2. Este cdigo solo puede ser usado cuando la multa se haya reportado con informacin errnea. Se debe indicar la informacin objeto de modificacin. Este cdigo no es aplicable en los casos que el objeto de la correccin sea el Nit del proponente y/o el nmero del contrato, en atencin a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave). 3. Este cdigo solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el nmero de contrato. Al usar este cdigo se indica que la multa debe ser eliminada del reporte y se sustituye por la nueva que sea reportada en el mismo envo con el indicador 0. Campo de obligatorio diligenciamiento.

Pg.34 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.3.4 Formato de sanciones Por cada sancin que se reporte deber enviarse un elemento denominado sancin que contiene los siguientes datos: Etiqueta numeroContrato Denominacin Nmero contrato afectado del Tipo Alfanumrico Longitud mxima 120 Observaciones Nmero del contrato que se afecta con la sancin. Campo de obligatorio diligenciamiento Nmero interno que la Cmara de Comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento Nit del proponente afectado con la sancin. Incluye el dgito de verificacin. Campo de obligatorio diligenciamiento

inscripcionProponente

Nmero de inscripcin del proponente Nit del proponente y para las personas jurdicas extranjeras el NIT de su sucursal en Colombia Nombre del proponente

Numrico

10

nitProponente

Numrico

20

nombreProponente

Alfanumrico

128

actoAdministrativo

Nmero el acto administrativo con el cual se impone la sancin Fecha del acto administrativo Descripcin de la sancin

Alfanumrico

40

fechaActoAdministrativo descripcionSancion

Alfanumrico Alfanumrico

8 512

Nombre del proponente afectado con la sancin. Campo de obligatorio diligenciamiento Nmero del acto administrativo con el cual se impone la sancin. Campo de obligatorio diligenciamiento Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento Descripcin de la sancin. Campo de
Pg.35 Ttulo VIII

Circular nica

estadoSancion

Estado de sancin

la

Numrico

obligatorio diligenciamiento 0.- En firme (Se certifica) 1.- Revocada (No se certifica) Campo de obligatorio diligenciamiento. 0 Cumpli Sancin 1 No cumpli la Sancin impuesta. 2 Pendiente de cumplimiento (No se ha vencido an el tiempo para cumplir la sancin) Campo de obligatorio diligenciamiento. Nmero de Acto Administrativo a travs del cual se revoca la sancin, Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sancin sea revocada. Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sancin sea revocada.
0. Indica que la sancin que se est reportando No se est modificando y corresponde a una sancin nueva. 1.- Indica que la sancin que se est reportando
Pg.36 Ttulo VIII

cumplimientoSancion

Indicador de cumplimiento de la sancin

Alfanumrico

actoRevocacion

Nmero de Acto Administrativo de revocacin de la sancin

Alfanumrico

40

fechaActoRevocacion

Fecha del Acto Administrativo que revoca la sancin Indicador envo de sancin de la

Alfanumrico

indicadorEnvio

Numrico

Circular nica

cambi en alguna de las condiciones de esta (datos de revocatoria o cumplimiento de la sancin). 2.- Este cdigo solo puede ser usado cuando la sancin se haya reportado con informacin errnea. Se debe indicar la informacin objeto de modificacin. Este cdigo no es aplicable en los casos que el objeto de la correccin sea el Nit del proponente y/o el nmero del contrato, en atencin a que estos hacen parte del identificador de un contrato (llave). 3.- Este cdigo solo puede ser usado para corregir el Nit del proponente y/o el nmero de contrato. Al usar este cdigo se indica que la sancin deber ser eliminada del reporte y se sustituye por la nueva que sea reportada en el mismo envo con el indicador 0. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.4

Ejemplo del reporte en formato XML

A continuacin se presenta un ejemplo de reporte de entidades estatales: <?xml versin=1.0 encoding=iso-8859-1 ?> <reporte>
Pg.37 Ttulo VIII

Circular nica

<encabezado> <fechaReporte>20090417</fechaReporte> <codigoCamara>21</codigoCamara> <nitentidad>8603503201</nitEntidad> <nombreEntidad>SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA</nombreEntidad> <seccionalEntidad>NIVEL CENTRAL</seccionalEntidad> <municipioEntidad>11001</municipioEntidad> <direccionEntidad>CL 57 NO 10 43</direccionEntidad> <identificacionFuncionario>79867432</identificacionFuncionario> <nombreFuncionario>JOSE IVAN NIETO TABARES</nombreFuncionario> <cargoFuncionario>JEFE DE COMPRAS</cargoFuncionario> < periodoReportado>200903</ periodoReportado> <totalContratos>3</totalContratos> <totalMultas>2</totalMultas> <totalSanciones>1</totalSanciones> </encabezado> <contrato> <inscripcionProponente>2011041212</inscripcionProponente> <numeroContrato>LP-001-2009</numeroContrato> <nitProponente>8600256140</nitProponente> <nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente> <fechaAdjudicacion>20090115</fechaAdjudicacion> <fechaInicio>20090119</fechaInicio> <fechaTerminacion>20090319</fechaTerminacion> <clasificacionContrato>31501,31602</clasificacionContrato> <tipoContratista>1</tipoContratista> <valorContrato>1500000</valorContrato> <valorPagadoContrato>1758000</valorPagadoContrato> <indicadorCumplimiento>S</indicadorCumplimiento> <estadoContrato>2</estadoContrato> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </contrato> <contrato> <inscripcionProponente>2011041212</inscripcionProponente> <numeroContrato>LP-991-2009</numeroContrato> <nitProponente>8600256140</nitProponente> <nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente> <fechaAdjudicacion>20090205</fechaAdjudicacion> <fechaInicio>20090209</fechaInicio> <fechaTerminacion></fechaTerminacion>
Pg.38 Ttulo VIII

Circular nica

<clasificacionContrato>31501,31602</clasificacionContrato> <tipoContratista>2</tipoContratista> <valorContrato>56900000</valorContrato> <valorPagadoContrato></valorPagadoContrato> <indicadorCumplimiento>S</indicadorCumplimiento> <estadoContrato>1 </estadoContrato> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </contrato> <contrato> <inscripcionProponente>2011041212</inscripcionProponente> <numeroContrato> LP-991-2009</numeroContrato> <nitProponente>86578945671</nitProponente> <nombreProponente>ABC LTDA</nombreProponente> <fechaAdjudicacion>20090225</fechaAdjudicacion> <fechaInicio>20090229</fechaInicio> <fechaTerminacion>20090319</fechaTerminacion> <clasificacionContrato>31501,31602</clasificacionContrato> <tipoContratista>2</tipoContratista> <valorContrato>52000000</valorContrato> <valorPagadoContrato>52000000</valorPagadoContrato> <indicadorCumplimiento>S</indicadorCumplimiento> <estadoContrato>2</estadoContrato> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </contrato> <multa> <numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato> <inscripcionProponente>3571</inscripcionProponente> <nitProponente>8253506718</nitProponente> <nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente> <actoAdministrativo>OF-M-10-2009</actoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo> <valorMulta>300</valorMulta> <valorPagadoMulta>300</valorPagadoMulta> <estadoMulta>2</estadoMulta> <actoRevocacion></actoRevocacion> <fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </multa> <multa> <numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato> <inscripcionProponente>1041</inscripcionProponente> <nitProponente>8253506718</nitProponente>
Pg.39 Ttulo VIII

Circular nica

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente> <actoAdministrativo>OF-M-10-2009</actoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo> <valorMulta>300</valorMulta> <valorPagadoMulta></valorPagadoMulta> <estadoMulta>3</estadoMulta> <actoRevocacion>OF3117 de 2009</actoRevocacion> <fechaActoRevocacion>20090415</fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </multa> <sancion> <numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato> <inscripcionProponente>2117</inscripcionProponente> <nitProponente>517112513</nitProponente> <nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente> <actoAdministrativo>OF-15-23</actoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>20090327</fechaActoAdministrativo> <descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR 5 AOS</descripcionSancion> <estadoSancion>0</estadoSancion> <cumplimientoSancion>0</cumplimientoSancion> <actoRevocacion></actoRevocacion> <fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> </sancion> </reporte> 1.2.5.1.5 a) b) c) d) e) Causales de rechazo por parte de la Cmara de Comercio

Si es un documento XML que no est bien formado de acuerdo con las especificaciones tcnicas y de contenido establecidas en la presente circular Cuando el nmero de la Cmara de Comercio no sea un cdigo vlido Cuando el usuario que reporta la informacin (registro encabezado) no concuerde con el usuario asignado por la Cmara de Comercio a la entidad Estatal Cuando la clave de usuario enviada en el reporte (registro encabezado) no concuerde con la clave asignada al usuario Cuando el funcionario que reporta la informacin no concuerde con el funcionario que se encuentre en la base de datos (funcionario autorizado para realizar el reporte). Esta validacin se hace contra el nmero de identificacin reportado en el registro encabezado
Pg.40 Ttulo VIII

Circular nica

f) -

En caso de contratos Cuando el nmero del contrato est en blanco o vacio Cuando la fecha de adjudicacin est en blanco, vacio o no concuerde con el formato establecido Cuando el nmero de inscripcin del proponente no est registrado en la Cmara de Comercio o est diligenciado en blanco, vaco o cero. Cuando el nit del proponente no corresponda en la base de datos de la Cmara de Comercio con el del nmero del proponente Cuando el nombre del proponente est en blanco o vaco Cuando se reporte estado terminado y la fecha de terminacin est en blanco, vaco, en ceros o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha Cuando no se reporten cdigos de clasificacin o no correspondan con los cdigos establecidos en el Decreto 4881 de 2008. Cuando el valor del contrato est vaco, en ceros o contenga caracteres diferentes a nmeros (comas, puntos, signos pesos, etc.) Cuando el indicador de cumplimiento sea diferente de 0, 1, 2, 3. Si falta alguno de los tags (etiquetas) establecido en el formato.

g) En caso de multas Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vaco o en ceros. Cuando el nmero de inscripcin del proponente sea reportado en ceros, vacio o no corresponda con un nmero de proponente que exista en la base de datos de la Cmara de Comercio. Cuando el Nit del proponente sea reportado vacio, en ceros o no corresponda con el Nit que repose en la base de datos de la Cmara de Comercio para el nmero de proponente indicado. Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacio o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha. Cuando el nmero del acto administrativo sea reportado en blanco, vaco o ceros. Cuando el valor de la multa sea reportado en ceros, vaco o contenga caracteres no numricos (puntos, comas, guiones, signos, letras) Cuando el estado de la multa sea diferente de 0, 1 o 2 Cuando siendo 2 el estado de la multa no se reporte la fecha del acto de revocacin o esta sea reportada en un formato errneo. Cuando siendo 2 el estado de la multa no se reporte el nmero del acto administrativo de revocacin.

h) En caso de sanciones

Pg.41 Ttulo VIII

Circular nica

Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vaco o en ceros. Cuando el nmero de inscripcin del proponente sea reportado en ceros, vacio o no corresponda con un nmero de proponente que exista en la base de datos de la Cmara de Comercio. Cuando el nit del proponente sea reportado vacio, en ceros o no corresponda con el nit que repose en la base de datos de la Cmara de Comercio para el nmero de proponente indicado. Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacio o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha. Cuando el nmero del acto administrativo sea reportado en blanco, vaco o ceros. Cuando la descripcin de la sancin sea reportada en blancos o vacio Cuando el estado de la sancin sea diferente de 0 o 2 Cuando siendo 2 el estado de la sancin no se reporte la fecha del acto de revocacin o esta sea reportada en un formato errneo. Cuando siendo 2 el estado de la sancin no se reporte el nmero del acto administrativo de revocacin.

Un contrato podr ser reportado tantas veces como sea necesario en reportes o meses diferentes dado que cambien las condiciones del mismo: Inicio, terminacin. En todos los casos un reporte (archivo XML) ser tratado en forma completa, es decir, si alguno de los registros no cumple con las especificaciones tcnicas o de contenido, el reporte ser rechazado por completo, no se harn recepciones parciales de un reporte. 1.2.5.1.6 Manejo de la informacin recibida por parte de las Cmaras de Comercio

1.2.5.1.6.1 Inscripcin en el libro de los proponentes Realizadas las validaciones de forma y contenido de un reporte enviado por las entidades estatales, las Cmaras de Comercio procedern a realizar su registro en el libro primero de los proponentes, teniendo especial cuidado en realizar una inscripcin por cada uno de los registros enviados en el reporte. 1.2.5.1.6.2 Almacenamiento y archivo de la informacin enviada por las entidades pblicas a entidades las Cmaras de Comercio Las Cmaras de Comercio debern almacenar el documento XML recibido, sin alteraciones del mismo y garantizar su permanencia en el tiempo, dando cumplimiento a lo establecido en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.

Pg.42 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.5.1.7

Reporte de multas y sanciones de los ltimos cinco aos

Indica el Pargrafo 3 del artculo 14 del Decreto 4881 de diciembre 31 de 2008 que dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedicin del Decreto (es decir, hasta junio 30 de 2009), las entidades del estado informarn a las cmaras de comercio que tengan jurisdiccin en el lugar del domicilio del inscrito sobre multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el Registro nico de Proponentes - RUP - antes del 16 de enero de 2009. Concreta igualmente que deber reportarse la informacin de los ltimos cinco (5) aos. Para el reporte de esta informacin, las entidades del estado debern utilizar las mismas especificaciones tcnicas definidas en los numerales 1.2.5.1.3.1, 1.2.5.1.3.3 y 1.2.5.1.3.4 del presente captulo. 1.2.5.1.8 Reporte de contratos, multas y sanciones del perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de mayo de 2009

En el Pargrafo transitorio del Artculo 14 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el artculo 6 del Decreto 836 de 2009, se indica que las entidades estatales debern reportar la informacin de contratos multas y sanciones del perodo comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de mayo de 2009 a ms tardar el 16 de junio del mismo ao. Para el reporte de esta informacin, las entidades del estado debern utilizar las mismas especificaciones tcnicas definidas en los numerales 1.2.5.1.3.1, 1.2.5.1.3.3 y 1.2.5.1.3.4 del presente 1.2.5.2 Especificaciones tcnicas para el reporte de informacin sobre licitaciones

La informacin general sobre licitaciones que las entidades estatales pretendan abrir, deber remitirse a la cmara de comercio de la entidad estatal correspondiente. a) El formato que debern diligenciar las entidades estatales para suministrar la informacin relativa a licitaciones incluir lo siguiente: i. Datos generales Cmara de comercio destinataria; Nombre completo de la entidad informante y NIT; Domicilio de la entidad informante; Fecha de reporte de la informacin; y Nombre del funcionario que suministra la informacin, cargo y firma.

ii. Datos especiales - Fecha aproximada de apertura de la licitacin


Pg.43 Ttulo VIII

Circular nica

Objeto de la licitacin con indicacin de la actividad, especialidad y grupo; Requisitos generales para participar; Cuanta; y Lugar y fecha aproximada de las propuestas

b) La informacin de licitaciones que las entidades del estado deben remitir a las cmaras de comercio es la siguiente: Cdigo de la cmara de comercio; Fecha de reporte; NIT; Nombre de la entidad oficial; Cdigo de la ciudad o municipio; Direccin de la entidad oficial que reporta la informacin; Nombre del funcionario; Procedimiento de seleccin; Fecha aproximada de cierre de la licitacin; Objeto de la licitacin; Clasificacin de la licitacin; Requisitos generales para participar; Direccin de entrega de la propuesta; y Fecha aproximada de entrega de la propuesta.

c) La remisin de la informacin de los procesos licitatorios podr realizarse utilizando los medios electrnicos adecuados y seguros dentro de los plazos correspondientes. d) Descripcin general de los registros: El envo de informacin de licitaciones, se efectuar mediante un archivo tipo ASCII remitido en medio magntico a la cmara de comercio correspondiente. El archivo estar conformado por los siguientes tipos de registros: i. Registro tipo A: Control y encabezado Permite identificar datos bsicos, tales como la entidad oficial que reporta la informacin, fecha de envo de la informacin y el nmero de registros de licitaciones reportados. En un archivo de informacin existir un nico registro tipo A y debe ser el primero en el archivo. Este registro est estructurado de la siguiente manera:

Pg.44 Ttulo VIII

Circular nica

Campo 1 Numrico 2 Alfanumrico 3 Numrico 4 Numrico 5 Numrico 6 Alfanumrico 7 Numrico 8 Numrico 9 Alfanumrico 10 Alfanumrico 11 Alfanumrico Total

Longitud 4 1 2 8 12 65 8 4 40 30 166 340

Contenido Nmero de secuencia del registro Tipo de registr ("A" en este caso) Cdigo cmara de comercio destinataria (anexo 4.7) Fecha de reporte NIT Nombre de la entidad oficial Cdigo de la ciudad o municipio Nmero de registros de licitaciones Nombre del funcionario que reporta la informacin Cargo del funcionario que reporta la Informacin Espacios en blanco Caracteres

- Nmero secuencia del registro: indica el nmero o secuencia del registro remitido. - Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control. - Cdigo de la cmara de comercio destinataria: Cdigo que identifica la cmara de comercio a la que va destinada la informacin. Este cdigo debe corresponder al asignado a cada una de las cmaras de comercio por CONFECMARAS. (Anexo 4.7). - Fecha de reporte: Corresponde a la fecha de envo del archivo magntico a la cmara de comercio. Debe presentarse en formato AAAA que indica el ao, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al da. - NIT: Nmero de identificacin tributaria de la entidad oficial que reporta la informacin; contiene el nmero con su correspondiente dgito de chequeo asignado por la Administracin de Impuestos Nacionales a cada una de las entidades. - Nombre de la entidad oficial: Corresponde al nombre completo de entidad oficial que reporta la informacin a la cmara de comercio. - Cdigo de la ciudad o municipio: Corresponde al cdigo donde se encuentre ubicada la entidad oficial, segn cdigo de la divisin poltica colombiana (Divipola) elaborado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, DANE. - Nmero de registros de licitaciones: Corresponde al nmero de registros de licitaciones reportados como tipo B, enviados a continuacin del registro tipo A. - Nombre del funcionario que reporta la informacin: Corresponde al nombre del funcionario perteneciente a la entidad oficial que elabora y verifica la informacin reportada a las cmaras de comercio. - Cargo del funcionario que reporta la informacin: Corresponde al cargo que ocupa el funcionario en la entidad oficial que reporta la informacin.
Pg.45 Ttulo VIII

Circular nica

Secuencia y posicin de los campos: Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("A" en este caso) Cdigo cmara de comercio destinataria Fecha de reporte NIT Nombre de la entidad oficial Cdigo de la ciudad o municipio Nmero de registros de licitaciones Nombre del funcionario que reporta la informacin Cargo del funcionario que reporta la informacin Espacio en blanco ii. Registro tipo_ B: Informacin bsica de licitaciones Contiene la informacin bsica de cada una de las licitaciones que se proyectan dentro de un perodo determinado en una entidad oficial. Este registro est estructurado de la siguiente manera: Campo 1 Numrico 2 Alfanumrico 3Alfanumrico 4 Numrico 5 Numrico 6 Alfanumrico 7 Numrico 8 Alfanumrico 9 Numrico 10 Numrico 11 Alfa numrico Total Longitud 4 1 1 8 8 256 15 30 8 8 1 340 Contenido Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("B" en este caso) Procedimiento de seleccin Fecha aproximada de apertura Fecha aproximada de cierre Requisitos generales Cuanta de la licitacin Direccin de entrega de las propuestas Cdigo de la ciudad o municipio Fecha aproximada de entrega de las propuestas Espacios en blanco Caracteres Dgitos Dgito Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos 1 al 4 5 6y7 8 y 15 16 al 27 28 al 92 93 al 100 101 al 104 105 al 144 145 al 174 175 al 340

- Nmero de secuencias del registro: Indica el nmero o secuencia del registro remitido. - Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control.

Pg.46 Ttulo VIII

Circular nica

- Procedimiento de seleccin: Corresponde al procedimiento de seleccin a que se refiere el registro. Deber identificarse con L cuando se trate de una licitacin y A cuando se trate de un adendo. - Fecha aproximada de apertura: Corresponde a la fecha aproximada de apertura de la licitacin. Debe presentarse en formato AAAA que indica el ao, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al da. - Fecha aproximada de cierre: Corresponde a la fecha aproximada de cierre de la licitacin. Debe presentarse en formato AAAA que indica el ao, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al da. - Registros generales: Corresponde a la descripcin o resumen de los requisitos generales que deben cumplir los proponentes que deseen participar en la licitacin, presentado en un campo alfanumrico de mximo 256 caracteres. - Cuanta de la licitacin: Corresponde al valor de la licitacin expresado en moneda nacional y sin centavos. - Direccin de entrega de las propuestas: Corresponde a la direccin a la cual pueden dirigirse los proponentes que deseen participar en la licitacin en busca de informacin, compra o consulta de pliegos de condiciones y para hacer entrega de las propuestas respectivas. - Cdigo de la ciudad o municipio: Corresponde al cdigo de la ciudad o municipio que identifica plenamente la direccin a la cual pueden dirigirse los proponentes que deseen participar en la licitacin. Expresado segn el cdigo de la divisin poltica colombiana (Divipola) elaborado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica DANE. - Fecha aproximada de entrega de las propuestas: Corresponde a la fecha aproximada hasta la cual la entidad estatal recibe las propuestas. Debe presentarse en formato AAAA que indica el ao, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al da. Secuencia y posicin de los campos: Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("B" en este caso) Procedimiento de seleccin Fecha aproximada de apertura Fecha aproximada de cierre Requisitos generales Cuanta de la licitacin Direccin de entrega de las propuestas Cdigo de la ciudad Fecha aproximada entrega de las propuestas Espacios en blanco Dgitos Dgito Dgito Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgito 1 al 4 5 6 7 al 14 15 al 22 23 al 278 279 al 293 294 al 323 324 al 331 332 al 339 340

iii. Registro tipo_C: Informacin complementaria de licitaciones

Pg.47 Ttulo VIII

Circular nica

Contiene la informacin concerniente al objetivo y clasificacin de licitaciones. En un archivo de informacin debern reportarse, tantos reportes tipo_C como componentes en trminos de actividad, especialidad y grupo se involucren en la licitacin, segn la clasificacin en el registro de proponentes establecida en el decreto 4881 de 2008. Este o estos registros deben reportarse a continuacin de cada uno de los registros tipo_B. Este registro est estructurado de la siguiente manera: Campo 1 Numrico 2 Alfanumrico 1 3 Alfanumrico 256 4 Numrico 5. Alfanumrico 74 Total Longitud 4 5 340 Contenido

Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("C" en este caso) Objeto de la licitacin Clasificacin de la licitacin Espacios en blanco Caracteres

- Nmero secuencia del registro: Indica el nmero o secuencia del registro remitido. - Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control. - Objeto de la licitacin: Corresponde a la descripcin o resumen del propsito de la licitacin, expresado de acuerdo, la actividad, especialidad y grupo que se reporte en el campo clasificacin de la licitacin. Presentado en un campo alfanumrico de mximo 256 caracteres. - Clasificacin de la licitacin: Corresponde a la clasificacin a que pertenece la licitacin, del cual se est reportando informacin. Secuencia y posicin de los campos: Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("C" en este caso) Objeto de la licitacin Clasificacin de la licitacin Espacios en blanco iv. Registro Tipo D : Fin de archivo Permite identificar el final del archivo. Este registro est estructurado de la siguiente manera: Campo Longitud Contenido Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos Dgitos 1 al 4 5 6 al 261 262 al 266 267 al 340

Pg.48 Ttulo VIII

Circular nica

1 Numrico 2 Alfanumrico 3 Alfa numrico

4 1 335

Nmero de secuencia del registro Tipo de registro ("D" en este caso) Espacios en blanco

Indica que un archivo sobre licitaciones remitido por una entidad estatal ha llegado a su fin. e) Reglas generales Todos los campos de informacin son constituidos por caracteres ASCII. Se debe reportar con ceros (0) el campo clasificacin de la licitacin del registro tipo_C, cuando se reporte informacin de una licitacin que no se puede identificar en dicha clasificacin. Todos los valores deben ser reportados en moneda nacional y sin centavos. Los tipos de registro que conforman el archivo remitido por las entidades oficiales a las cmaras de comercio, respecto de las licitaciones, deben enviarse en el siguiente orden: Registro tipo_A (control y encabezado) Registro tipo_B (informacin bsica de licitaciones) Registro tipo_C (Informacin complementaria de licitaciones) ... ... ... ... ... ... Registro tipo_B (Informacin bsica de licitaciones) Registro tipo_C (Informacin complementaria de licitaciones) Registro tipo_D (Fin de archivo) El registro tipo_A, debe ser nico y el primero de los registros reportados en el archivo. Por cada registro tipo_B, debe existir como mnimo un registro tipo_C. Todos los registros tipo_C pertenecientes a un registro tipo_B, deben ir uno a continuacin del otro numerados secuencialmente, inmediatamente despus de haberse reportado el registro tipo_B. Los registros tipo_A, _B, _C y _D son obligatorios para cada archivo remitido. Todos los datos de tipo numrico a reportar, deben ir justificados a la derecha. Todos los datos de tipo alfanumricos a reportar, deben ir justificados a la izquierda. En los campos de tipo numrico no se deben reportar datos alfanumricos. En los campos de tipo alfanumrico donde no exista informacin, debe reportarse con espacios en blanco. En los campos de tipo numrico donde no exista informacin, debe reportarse con ceros. La numeracin de los registros en el archivo debe estar en forma secuencial ascendente y no se deben reportar registros fuera de secuencia, ni repetidos.

Pg.49 Ttulo VIII

Circular nica

La secuencia del nmero de registro debe iniciar en uno (1) en el registro tipo_A e ir ascendiendo de uno (1) en uno (1) en la medida en que se reporten registros en el archivo. Cuando se reporte una fecha con el formato AAAAMMMDD, el mes debe reportarse como el nmero de este a que corresponda: Ej.: El mes de enero corresponde al 01, diciembre al 12, etc. El contenido de datos numricos que sean menores al tamao del campo definido, debe ser rellenado con ceros a la izquierda. El nmero de identificacin tributaria (NIT) debe reportarse sin el guin (-) que posee antes del digito de chequeo. Al final del archivo debe existir un nico registro tipo_D.

f) Ejemplo A continuacin se presenta un ejemplo para aclarar el envo de la informacin: Es de anotar que las divisiones entre cada campo (/) y la indicacin del tipo de registro que aparecen en los ejemplos, no se deben tener en cuenta ya que son utilizados nicamente para dar claridad y una mejor visibilidad a los datos y grupos de registros. Registro tipo A /00001/A/ ... datos identificacin de la entidad... Registro tipo B /00002/B/ ... datos bsicos de licitacin... Registro tipo C /00003/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo B /00004/B/ ... datos bsicos de la licitacin... Registro tipo C /00005/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo B /00006/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo C /00007/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo B /00008/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo C /00009/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo B/00010/B/ ... datos bsicos de la licitacin... Registro tipo C/00011/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo C/00012/C/ ... datos complementarios de licitacin... Registro tipo D/00013/D/ ... fin de archivo 1.2.5.3 Publicacin del boletn sobre licitaciones

Confecmaras se encargar de efectuar la publicacin del boletn sobre licitaciones dentro del trmino establecido en el Decreto 2474 de 2008. Igualmente, Confecmaras deber remitir dentro de los dos (2) das siguientes a su publicacin, el nmero de ejemplares del boletn sobre licitaciones que cada Cmara de Comercio solicite, para ser suministrado a los interesados previa cancelacin de los derechos establecidos para el efecto.

Pg.50 Ttulo VIII

Circular nica

No obstante lo anterior, Confecmaras suministrar ejemplares del boletn sobre licitaciones directamente a los interesados que as lo soliciten, previa cancelacin de los derechos establecidos para el efecto. 1.2.6 Efectos de la no inscripcin en el registro de los proponentes registrados con anterioridad al 1 de abril de 2009. Si el proponente no presenta su formulario de inscripcin dentro de los plazos sealados en el artculo 53 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el Decreto 836 de 2009, cesarn automticamente los efectos del registro. La cesacin implica la no expedicin de certificados. Si presentada la solicitud de inscripcin en los trminos del inciso anterior, y sta fuere rechazada, cesarn automticamente los efectos del registro. Sin embargo, el proponente podr inscribirse en cualquier tiempo. 1.2.7 Efectos de la no renovacin de la inscripcin en el registro.

Si el proponente no renueva su inscripcin dentro del trmino establecido en el artculo 6 del Decreto 4881 de 2008, cesarn sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. De dicha circunstancia se dejar constancia en el libro de proponentes. Sin embargo, el proponente podr solicitar la nueva inscripcin en cualquier tiempo sin presentar las certificaciones de que trata el artculo 39 del Decreto 4881 de 2008, siempre que las cmaras de comercio las tengan en su poder en documento fsico o digitalizadas. 1.2.8 Certificaciones

Las Cmaras de Comercio debern adoptar de manera uniforme el esquema grfico de certificacin aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Los certificados podrn ser solicitados a las Cmaras de Comercio en cualquiera de las oficinas o seccionales y sern expedidos dentro de los cinco das siguientes a la radicacin de la peticin, previa cancelacin de los derechos previstos para el efecto. 1.2.9 Horario y lugar de atencin al pblico

Para efectos del Registro de Proponentes, las Cmaras de Comercio debern prestar el servicio dentro del mismo horario de atencin al pblico previsto para el Registro Mercantil y en todas sus oficinas y seccionales.

Pg.51 Ttulo VIII

Circular nica

1.2.10

Factor de Paridad Internacional*

El Factor de Paridad Internacional (FPI) para determinar la capacidad mxima de contratacin de constructores y consultores para el ao 2011, es 1,724.

(ESPACIO EN BLANCO)

Resolucin N 29603 del 31 de Mayo de 2011. Publicada en el Diario Oficial N 48.086 de Mayo 31 de 2011. Pg.52 Ttulo VIII

Circular nica

1.3

Registro de entidades sin nimo de lucro

1.3.1. Libros para el registro de entidades sin nimo de lucro Las cmaras de comercio para efectos del registro de las personas jurdicas a que se refieren los artculos 40 y 143 del decreto 2150 de 1995, llevarn los siguientes libros: Libro I: De las personas jurdicas sin nimo de lucro. Documentos que deben inscribirse: Las providencias jurisdiccionales y los actos y documentos proferidos dentro de los procesos de reorganizacin, adjudicacin y liquidacin judicial de las entidades sin nimo de lucro no excluidas expresamente en los artculos 1 y 2 de la ley 1116 de 2006 **. El certificado de existencia y representacin legal expedido por la entidad competente para efectos del registro de las personas jurdicas actualmente reconocidas. La escritura pblica o documento privado de constitucin, as como las providencias referentes a este acto. La escritura pblica o documento privado que contenga los estatutos o sus reformas. El acta o acuerdo en que conste la designacin, remocin o revocacin de los representantes legales, administradores o revisores fiscales, as como las providencias referentes a estos actos. La disolucin y/o la liquidacin, as como las providencias referentes a estos actos. Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilancia de las personas jurdicas a que se refiere el presente libro que requieran de esta inscripcin. Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutacin est sujeta a registro, as como la cancelacin de los mismos. La direccin de la pgina web y sitios de internet, conforme a lo dispuesto en el artculo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastar que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cmara de comercio la referida direccin.

Libro II. De los libros de las entidades sin nimo de lucro. * Los libros de contabilidad, de actas y dems respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad. 1.3.2. Procedimiento de inscripcin La inscripcin de los documentos y libros referidos en el numeral anterior, se efectuar en los mismos trminos y condiciones establecidos para el registro mercantil en general y dems normas pertinentes del cdigo de comercio.
**

Documento adicionado por la Circular Externa N 005 del 10 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46749 de septiembre 12 de 2007. Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de Diciembre 7 de 2001. Pg.53 Ttulo VIII

Circular nica

1.3.3. Prueba de existencia y representacin legal** La existencia y representacin legal de las personas jurdicas sin nimo de lucro de que tratan los artculos 40 y 143 del decreto 2150 de 1995, se probar con certificacin expedida por la cmara de comercio del domicilio principal en la que constar como mnimo lo siguiente: documento de constitucin, nombre, domicilio, trmino de duracin, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas. 1.3.4. Del control de legalidad en la inscripcin de la constitucin de las entidades sin nimo de lucro de que trata la presente circular [es decir, a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley. Circular 004 del 3 de septiembre de 2007]. 1.3.4.1. Las Cmaras de Comercio debern abstenerse de inscribir el documento de constitucin de la entidad sin nimo de lucro o el certificado especial de que trata el artculo 7 del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, as como el nombre de la persona o entidad que desempear la funcin de revisora fiscal, si dicho cargo estuviere creado. Pargrafo: En ningn caso las Cmaras de Comercio tendrn facultad para realizar control de legalidad sobre la adecuacin de tales requisitos a las normas que los regulan. 1.3.4.2. La direccin, el telfono y el fax de la entidad sin nimo de lucro, debern suministrarse a la Cmara de Comercio al momento de efectuar la solicitud de registro del documento de constitucin o del certificado especial de que trata el artculo anterior, pero su omisin no faculta a la Cmara para abstenerse de efectuar dicha inscripcin. 1.3.4.3. Las excepciones al registro en las Cmaras de Comercio de los actos, libros y documentos de entidades sin nimo de lucro sealadas en los artculos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relacin a entidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan. Las Cmaras de Comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constitucin de las entidades sin nimo de lucro de que trata esta circular, cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, segn lo sealado en el inciso anterior.

**

Circular Externa N 008 del 11 de octubre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.779 de octubre 12 de 2007. (Modifica el numeral 1.3.3 y adiciona los numerales 1.3.7, 1.3.8 y 1.3.9). Circular Externa N 004 del 3 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.741 de septiembre 4 de 2007 (Adiciona los numerales 1.3.4., 1.3.5. y 1.3.6. del Ttulo VIII Captulo Primero de la Circular nica) Pg.54 Ttulo VIII

Circular nica

1.3.5. Del control de legalidad en la inscripcin del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales [de las entidades sin nimo de lucro a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995 teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley]. 1.3.5.1. Conforme a lo previsto en el artculo 42 del Decreto 2150 de 1995, las Cmaras de Comercio solo inscribirn los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades sin nimo de lucro de que trata la presente circular. En consecuencia, no ser procedente la inscripcin del nombramiento de personas u rganos colegiados que no tengan el carcter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia y fiscales. 1.3.5.2. Las Cmaras de Comercio se abstendrn de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades sin nimo de lucro de que trata la presente circular, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos relativas a rgano competente, convocatoria, qurum y mayoras. 1.3.5.3. Las Cmaras de Comercio se abstendrn de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, en el caso de las corporaciones y asociaciones sin nimo de lucro de que trata la presente circular cuando: a) no estuviere presente o representada en la respectiva reunin, la mayora de los miembros de dicha corporacin o asociacin que, conforme a sus estatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisin no haya sido adoptada por la mayora de los votos de los miembros presentes o representados, salvo que tales estatutos hubieren previsto qurum o mayoras diferentes, en cuyo caso debern estarse a lo dispuesto en los estatutos. 1.3.5.4. Cuando los estatutos de la entidad sin nimo de lucro no contemplen previsin alguna para la adopcin de la decisin de nombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no ser procedente acudir a lo previsto en el Cdigo de Comercio en relacin con las sociedades comerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin nimo de lucro de que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integracin normativa. Ante la ausencia de previsin estatutaria, las cmaras no tendrn que verificar el cumplimiento de requisito alguno para la adopcin de tales nombramientos, a excepcin de lo previsto en el numeral anterior sobre qurum y mayoras de las corporaciones y asociaciones sin nimo de lucro.

Circular Externa N 004 del 3 de septiembre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.741 de septiembre 4 de 2007 (Modifica el numeral 1.3.3 y adiciona los numerales 1.3.4., 1.3.5. y 1.3.6. del Ttulo VIII Captulo Primero de la Circular nica) Pg.55 Ttulo VIII

Circular nica

1.3.6. Del control de legalidad en la inscripcin de reformas estatutarias [de las entidades sin nimo de lucro a las que hace referencia el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, teniendo en cuenta las exclusiones previstas en la ley]*. 1.3.6.1. Las Cmaras de Comercio se abstendrn de inscribir las reformas estatutarias de las corporaciones y asociaciones sin nimo de lucro de que trata la presente circular cuando: a) no estuviere presente o representada en la respectiva reunin, la mayora de los miembros de dicha corporacin o asociacin que, conforme a sus estatutos, tengan voto deliberativo y b) cuando la decisin no haya sido adoptada por la mayora de los votos de los miembros presentes o representados, salvo que tales estatutos hubieren previsto qurum o mayoras diferentes, en cuyo caso debern estarse a lo dispuesto en los estatutos. 1.3.6.2. Cuando los estatutos de la entidad sin nimo de lucro no contemplen previsin alguna para la adopcin de reformas estatutarias, no ser procedente acudir a lo previsto en el Cdigo de Comercio en relacin con las sociedades comerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin nimo de lucro de que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integracin normativa. Ante la ausencia de previsin estatutaria, las cmaras no tendrn que verificar el cumplimiento de requisito alguno para la adopcin de tales reformas, a excepcin de lo previsto en el numeral anterior sobre qurum y mayoras de las corporaciones y asociaciones sin nimo de lucro. 1.3.7. Del control de legalidad en la inscripcin de la constitucin de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995. 1.3.7.1. Las cmaras de comercio debern abstenerse de inscribir el documento de constitucin de la entidad sin animo de lucro o el certificado especial de que trata el artculo 7 del Decreto 427 de 1996, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, as como el nombre de la persona o entidad que desempear la funcin de revisora fiscal, si dicho cargo estuviere creado. Adems debern presentar constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida. En ningn caso las cmaras de comercio tendrn facultad para realizar control de legalidad sobre la adecuacin de tales requisitos a las normas que los regulan. 1.3.7.2. La direccin, el telfono y el fax de la entidad sin nimo de lucro, debern suministrarse a la cmara de comercio al momento de efectuar la solicitud de registro del documento de constitucin o del certificado especial de que trata el artculo anterior, pero su omisin no faculta a la cmara para abstenerse de efectuar dicha inscripcin.

Circular Externa N 008 del 11 de octubre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.779 de octubre 12 de 2007. (Modifica el numeral 1.3.3 y adiciona los numerales 1.3.7, 1.3.8 y 1.3.9) Pg.56 Ttulo VIII

Circular nica

1.3.7.3. Las excepciones al registro en las cmaras de comercio de los actos, libros y documentos de entidades sin nimo de lucro sealadas en los artculos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3 del Decreto 427 de 1996, hacen relacin a entidades que se constituyen de acuerdo con normas especiales que las regulan. Las cmaras de comercio no pueden abstenerse de inscribir el documento de constitucin de las entidades sin nimo de lucro de que trata el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995, cuando en su objeto se contemplen, entre otras, algunas de las actividades propias de las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, segn lo sealado en el inciso anterior. 1.3.8. Del control de legalidad en la inscripcin del nombramiento de los administradores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995. 1.3.8.1. Conforme a lo previsto en el artculo 42 del Decreto 2150 de 1995, las cmaras de comercio solo inscribirn los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades a que se refiere el presente numeral. En consecuencia, no ser procedente la inscripcin del nombramiento de personas u rganos colegiados que no tengan el carcter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia, comits de control social y fiscales. 1.3.8.2. Las cmaras de comercio se abstendrn de inscribir los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales de las entidades a que se refiere el presente numeral, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos o en las leyes especiales que las regulan relativas a rgano competente, convocatoria, qurum y mayoras. 1.3.8.3. Cuando los estatutos de las entidades sin nimo de lucro a que se refiere el presente numeral no contemplen previsin alguna para la adopcin de la decisin de nombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no ser procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades. 1.3.9. Del control de legalidad en la inscripcin de reformas estatutarias de las entidades sin nimo de lucro sealadas en el artculo 143 del Decreto 2150 de 1995**. 1.3.9.1. Las cmaras de comercio se abstendrn de inscribir las reformas estatutarias de las entidades a que se refiere el presente numeral, cuando en la reunin en la que se adopte dicha reforma no se encuentre presente o representado el qurum deliberatorio previsto en la ley o en los estatutos para tal efecto.

Circular Externa N 008 del 11 de octubre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.779 de octubre 12 de 2007. (Modifica el numeral 1.3.3 y adiciona los numerales 1.3.7, 1.3.8 y 1.3.9) Pg.57 Ttulo VIII

Circular nica

As mismo, las cmaras de comercio se abstendrn de inscribir, las reformas estatutarias, cuando en las normas especiales que regulan las entidades a que se refiere el presente numeral, se prevea como sancin la ineficacia de las decisiones que aprueben dichas reformas. Tal es el caso del artculo 38 del decreto 1481 de 1989 en relacin con los fondos de empleados. 1.3.9.2. Cuando los estatutos de las entidades sin nimo de lucro a que se refiere el presente numeral no contemplen previsin alguna para la adopcin de la decisin de reformas de estatutos, no ser procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades. 1.3.10. [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. Las cmaras de comercio se abstendrn de inscribir y certificar las nuevas cooperativas y precooperativas de trabajo asociado***. 1.3.11. [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. Hasta el 30 de mayo de 2008, las cmaras de comercio inscribirn y certificarn los actos, libros y documentos sujetos a registro de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado ya constituidas, que a la fecha no hayan obtenido el registro e inscripcin de la reforma estatutaria conforme a lo dispuesto en el decreto 4588 de 2006 ante la Superintendencia de Economa Solidaria o ante las superintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de las citadas cooperativas y precooperativas. Para tal efecto las cmaras de comercio se abstendrn de realizar dichas certificaciones e inscripciones, a partir del momento en que la respectiva Superintendencia informe a la cmara que ha surtido el trmite de registro e inscripcin de la reforma estatutaria conforme a lo dispuesto en el decreto 4588 de 2006 de la (s) citada (s) organizacin (es). 1.3.12. [Inscripcin y certificacin de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado]. Las cmaras de comercio acordarn con la Superintendecia de Economa Solidaria o con las superintendencias que vigilen y controlen la actividad especializada de las citadas cooperativas y precooperativas, la devolucin de los documentos que fueron entregados a las mismas en virtud de la Carta Circular expedida por esta Entidad el 7 de septiembre de 2007 ***.

Circular Externa N 010 del 23 de octubre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N 46.790 de octubre 23 de 2007. (Adiciona los numerales 1.3.10, 1.3.11 y 1.3.12) Pg.58 Ttulo VIII

Circular nica

1.4

Aspectos comunes a los registros pblicos

1.4.1. Abstencin de registro por parte de las cmaras de comercio Las cmaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripcin de actos, libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripcin, sta se efectuar. As mismo debern abstenerse de registrar actos o decisiones ineficaces o inexistentes, en conformidad con lo dispuesto en el artculo 897 del cdigo de comercio.* Las cmaras de comercio solo podrn abstenerse de efectuar los registros a que haya lugar, en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicables a la materia y, en ningn caso, podrn solicitar documentos o informaciones adicionales a los sealados en el numeral 1.2.2 del presente ttulo, segn corresponda a cada trmite. La informacin que el proponente suministre en el formulario y ya figure en el registro mercantil, no ser tomada en cuenta por parte de estas entidades. 1.4.2. Apertura de libros de registro Todos los libros de registro que deben llevar las cmaras de comercio sern identificados previamente a su utilizacin mediante un sello impuesto por la cmara de comercio en cada una de sus hojas tiles. En la primera hoja del libro se insertar una constancia firmada por el representante legal de la entidad o el funcionario en quien este delegue dicha facultad, la cual contendr los siguientes datos: Cmara de comercio a que pertenece; Fecha; Uso a que se destina; y Nmero de hojas tiles. 1.4.3. Utilizacin de medios magnticos Cuando se adopten mtodos magnticos, informticos o cualquiera otro que permita realizar trmites frente a las cmaras de comercio sin necesidad de papel, el costo de los elementos indispensables para proceder en tal sentido no podr superar el previsto para el mtodo ordinario correspondiente. Los libros podrn ser llevados en medio magntico. Para el efecto, cada cmara de comercio interesada deber acreditar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que el sistema que se
*

Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de Diciembre 7 de 2001. Proceder al registro de actos jurdicos que adolecen de ineficacia o inexistencia es un contrasentido jurdico, pues se le dan efectos a los que por ley no pueden tenerlos. Consejo de Estado. Sentencia 3 de octubre de 1994. Expediente 2838 Pg.59 Ttulo VIII

Circular nica

pretende implementar brinda la seguridad requerida y que el mismo asegura al pblico el fcil acceso y sin costo alguno a la informacin consignada en el libro que se sistematiza. 1.4.4. Trmite de las cmaras de comercio para el traslado y entrega de documentos de registro El trmite, traslado y entrega de documentacin relacionada con el registro mercantil se har con sujecin a las siguientes reglas: a) Matrcula mercantil: El original de los formularios de matrcula mercantil y sus correspondientes renovaciones, y cartas modificatorias, relativas a personas naturales, jurdicas, comerciantes en sociedad de hecho, establecimientos de comercio, sucursales y agencias, domicilios ubicados en municipios que cambien de jurisdiccin, sern entregados a la cmara que recibe por la cmara de comercio de la antigua jurisdiccin. La cmara de comercio que recibe, asignar oficiosamente nuevo nmero de matrcula sobre el ltimo formulario diligenciado por el comerciante, para lo cual deber observar una numeracin en orden consecutivo ascendente. Del cambio anterior dar aviso a todos los matriculados an a los no renovados. La cmara de comercio que hace entrega de las matrculas debe dejar constancia de este hecho y de la causa que lo motiv, en los registros o controles que para el efecto tenga establecidos. El nmero de matrculas no podr ser asignado nuevamente. Las certificaciones relativas a las matrculas entregadas, sern expedidas por la cmara de comercio de la nueva jurisdiccin, indicndose el cambio ocurrido y el decreto que lo determina. La cmara de comercio que entrega la documentacin conservar en su poder las matrculas que se hayan cancelado antes de la fecha en que se realice el respectivo trabajo. b) Documentos inscritos: Los documentos inscritos en el registro mercantil relacionados con actos vigentes en los libros I (De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales), II (De las incapacidades e inhabilidades), III (Del concordato y la liquidacin obligatoria), IV (De las autorizaciones a menores de edad y renovaciones), V (De la administracin de los bienes del comerciante), VI (De los establecimientos de comercio), VIII (De las medidas cautelares y demandas civiles) y XII (De la agencia comercial), sern entregados en su totalidad a la cmara de comercio de la nueva jurisdiccin. De las inscripciones realizadas en el libro VII (De los libros mercantiles), correspondientes a comerciantes domiciliados en los municipios que cambian de jurisdiccin, certificar la cmara de comercio de la antigua jurisdiccin. Para efectos de la aplicacin de lo establecido en el inciso segundo del artculo 165 del cdigo de comercio, la cmara de la antigua jurisdiccin har entrega a la cmara que recibe, de la documentacin a que hace referencia esta norma. Los documentos inscritos en los Libros X (De la reserva de dominio) y XI (De la prenda), que se relacionan con bienes ubicados en municipios que pasen a otra jurisdiccin, sern conservados por las cmaras de comercio donde se efectu su inscripcin, debiendo all mismo hacerse la cancelacin.
Pg.60 Ttulo VIII

Circular nica

c) Deber de las cmaras de comercio de dar aviso a la autoridad administrativa o judicial: La cmara de comercio que realice la entrega deber dar aviso a la autoridad judicial o administrativa, dentro de los treinta (30) das siguientes a la diligencia de entrega, del cambio de jurisdiccin ocurrido, para los efectos legales relacionados con los documentos enviados por ellos para su inscripcin. d) Deberes de la nueva cmara de comercio: La cmara de comercio que recibe, deber inscribir oficiosamente los documentos que reciban en los libros correspondientes y cumplir con el procedimiento legalmente establecido, abstenindose de cobrar derechos por las inscripciones y actuaciones que se deriven de la diligencia de entrega y recibo de documentos por el cambio de jurisdiccin. e) Actos que debe inscribir la nueva cmara de comercio: Las cmaras de comercio solamente inscribirn los actos, contratos o documentos correspondientes a su nueva jurisdiccin a partir de la fecha de la publicacin en el Diario Oficial del decreto que determine la nueva jurisdiccin o de la firmeza del acto administrativo correspondiente. f) Certificacin del cambio de jurisdiccin: La cmara de comercio que reciba la documentacin, al certificar dejar constancia del cambio de jurisdiccin ocurrido. g) Formalidades de las actas de entrega: De la diligencia de entrega se levantar acta en la cual se discriminarn los documentos objeto de entrega, firmada por los presidentes y secretarios de las respectivas cmaras de comercio. El acta de entrega deber contener como mnimo lo siguiente: nombre del comerciante persona natural o jurdica y del establecimiento de comercio, nmero de matrcula, fecha de la ltima renovacin de la matrcula, municipio y nmero de folios de cada expediente. h) Aviso del cambio de jurisdiccin: Las cmaras de comercio, una vez cumplan con el proceso de entrega, informarn documentadamente de ello a la Superintendencia de Industria y Comercio y darn aviso en sus boletines del cambio de jurisdiccin ocurrido. i) Entrega inmediata de documentos: La diligencia de entrega de los documentos a que se hace referencia en el presente numeral, deber hacerse en forma inmediata una vez se publique el decreto correspondiente en el Diario Oficial o quede ejecutoriado el acto administrativo correspondiente. j) Cuando se modifique la jurisdiccin de una cmara de comercio, sta proceder de oficio a remitir a la cmara que corresponda, los expedientes de los proponentes cuyas inscripciones se encuentran vigentes, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la vigencia del decreto que modifique la jurisdiccin. La cmara de comercio que reciba los documentos proceder a la inscripcin y archivo de los documentos, para lo cual deber observar lo instruido respecto de nuevos inscritos sin que ello cause derechos adicionales. k) La cmara que remita los documentos dejar constancia de dicha circunstancia mediante certificacin que se archivar en carpeta especial para el efecto. La certificacin deber ser suscrita por el secretario de la cmara de comercio y en ella se indicar el nmero que identifique al inscrito, la cmara de comercio destinataria, la fecha, el motivo que origin su remisin y el nmero total de folios enviados.

Pg.61 Ttulo VIII

Circular nica

1.4.5. Depsito de estados financieros Al momento de presentarse para depsito los estados financieros de propsito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, las cmaras de comercio los radicarn con la indicacin de la hora, fecha de la recepcin y nmero de folios que lo conforman. Las copias que soliciten los interesados debern entregarse dentro de los cinco (5) das siguientes a aquel en que se radique la peticin y se cancelen los costos. 1.4.6. Lista de peritos Para efectos de lo dispuesto en el artculo 231 de la ley 222 de 1995, las cmaras de comercio mantendrn actualizada una lista de peritos, los cuales designarn para cada caso en particular, mediante sorteo, dentro de los tres (3) das siguientes a aquel en que se radique la solicitud de avalo de las acciones, cuotas o partes de inters. 1.4.7. Acceso a la informacin de los registros a) Acceso a los archivos donde reposan los documentos atinentes al registro de proponentes: El registro de proponentes es pblico y por lo tanto las cmaras de comercio debern garantizar a cualquier persona el acceso a los documentos que reposan en sus archivos y al libro en que se lleva el registro de proponentes. As mismo, deber garantizarse el acceso a la informacin an cuando sta se encuentre sistematizada. b) Solicitud de copias de documentos que reposan en los archivos de las cmaras: Cualquier persona podr solicitar que se le expidan copias completas o parciales de los documentos que se encuentren en los archivos de las cmaras de comercio y del libro relativo al registro de proponentes, para lo cual deber darse aplicacin a lo previsto en los artculos 17 y siguientes del cdigo contencioso administrativo. 1.4.8. Tarifas de los registros y su publicidad Con el fin de dar estricto cumplimiento a las disposiciones sobre tarifas de registro mercantil, proponentes y entidades sin nimo de lucro, asignadas por el Gobierno Nacional a las cmaras de comercio para la prestacin del servicio pblico del registro, los valores all establecidos son los nicos derechos que las cmaras de comercio estn autorizadas para recaudar. Por consiguiente, no est permitido que bajo denominaciones diferentes u otros conceptos, se cobren valores adicionales a los usuarios de los registros asignados a las cmaras de comercio. Las cmaras de comercio debern cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los decretos 457 y 458 de 1995 y el numeral 1.2.3 del presente ttulo.
Pg.62 Ttulo VIII

Circular nica

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrar por las copias de los asientos de los registros, debern publicarse en un lugar fcilmente visible a la entrada de cada rea de atencin al pblico. Cualquier informacin que la cmara de comercio obtenga con base en los datos suministrados para efecto de los registros pblicos a su cargo deber ser: - De conocimiento pblico, es decir, accesible al pblico en general; y - Gratuita, es decir, no se podr cobrar ningn concepto por la informacin proporcionada. 1.5 Implementacin del registro nico empresarial

1.5.1. Implementacin del Sistema nico de Registro Mercantil y de Proponentes Las cmaras de comercio debern dar cumplimiento a lo previsto en la presente circular a fin de que se unifique el Registro nico Mercantil y el Registro nico de Proponentes de manera que se logren los objetivos previstos en el artculo 11 de la ley 590 de 2000 y dems normas concordantes. Para el efecto, las cmaras de comercio debern implementar un Sistema nico de Registro Mercantil y de Proponentes, en adelante el sistema, de tal suerte que tales registros sean nicos y accesibles desde cualquier cmara o por vas electrnicas de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en el nmero 1.5.3 de este Captulo. Para lo cual debern cumplir con el plan de trabajo que se prev a fin de que el sistema se encuentre en operacin el 1 de enero de 2005. 1.5.2. Adecuaciones del registro mercantil A cada comerciante inscrito se le asignar un nmero nico a nivel nacional, el cual contendr como parte principal el nmero de la cdula de ciudadana si se trata de persona natural o el nmero de identificacin tributaria Nit o cualquier otro nmero de identificacin nacional adoptado de manera general si es persona jurdica y se le abrir un expediente en el cual se archivarn los documentos relacionados con su inscripcin en el registro mercantil; por lo tanto, ningn comerciante podr identificarse con un nmero diferente. Si el comerciante est inscrito o desea inscribirse tambin como proponente, deber manejarse el mismo nmero para las dos inscripciones de tal forma que el nmero nico sea personal a nivel nacional, para todos los registros a cargo de las cmaras de comercio. La matrcula del comerciante y del establecimiento de comercio, as como su renovacin, se efectuarn mediante la presentacin del formulario nico del registro nico empresarial, en su anexo correspondiente al registro mercantil, debidamente diligenciado.

Circular Externa N 05 del 1 de marzo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.739 de Marzo 14 de 2002. Pg.63 Ttulo VIII

Circular nica

El Registro nico Empresarial se entender renovado en los trminos y condiciones previstos para el registro mercantil, en conformidad con lo dispuesto en el artculo 33 del cdigo de comercio. En el formulario nico de inscripcin en el registro nico empresarial, deber constar la informacin relativa a proponentes, comerciantes y entidades sin nimo de lucro. El formulario deber ser organizado en anexos separables, que atiendan los requerimientos de cada registro que compone el registro nico empresarial, de tal manera que se permita al usuario la utilizacin exclusiva del anexo o anexos de su inters y contendr como pgina principal la cartula nica empresarial. Las cmaras de comercio, a travs de la Confederacin Colombiana de Cmaras de Comercio presentarn a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobacin, el esquema grfico del formulario nico del registro nico empresarial, a ms tardar el 14 de abril de 2002. Los modelos de formularios sern uniformes en todas las cmaras de comercio. 1.5.3. Requerimientos funcionales El sistema que implementen las cmaras de comercio deber estar en capacidad de satisfacer las funciones que se relacionan en este captulo. Las cmaras podrn adoptar cualquier sistema que consideren adecuado para lograr estos propsitos. Para realizar los desarrollos y operar el sistema podrn emplear los mecanismos que consideren ms eficientes y contratar asesoras o servicios externos. Podrn realizar acuerdos entre las cmaras o con las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios los haga una por cuenta de la otra. En todo caso cualquier sistema que se emplee no implica traslado de la responsabilidad del cumplimiento de lo previsto en esta circular o de las obligaciones que acarrea llevar el Registro nico Empresarial de acuerdo con su competencia territorial. 1.5.3.1 Requerimientos de servicio

El sistema puede incluir procedimientos, equipos de cmputo, comunicaciones y seguridad, programas, archivos documentales fsicos o electrnicos, sistemas de transporte o mensajera, reglamentos, sistemas de pagos o compensacin o contratos que permitan cumplir con los requerimientos funcionales que se sealan: a) Registro desde cualquier cmara: Sujeto al cumplimiento de las previsiones legales y reglamentarias, las cmaras de comercio debern llevar el Registro nico Empresarial de tal forma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar la matrcula, renovacin, inscripcin de documentos, consultas, certificacin y consolidacin de informacin desde cualquier cmara de comercio respecto de cualquier informacin o documento o registro que repose o deba reposar en cualquier cmara de comercio del pas.
Pg.64 Ttulo VIII

Circular nica

b) Duplicidad de inscripcin. El sistema debe permitir que en los casos de mltiple inscripcin, como por ejemplo, los que tratan los artculos 29, 35 111, 160, 165, 228, 953 y 1210 del Cdigo de Comercio, los artculos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o los artculos 11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante pueda solicitar la inscripcin desde cualquier cmara de comercio del pas. c) Separacin de responsabilidades: El sistema debe prever los mecanismos para que se separe la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cmaras. Especficamente debe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en las tareas meramente accesorias de las cmaras que lleguen a servir de intermediarias o le corresponden a la cmara que debe realizar el trmite de objeto de la solicitud. En esta medida el sistema debe incluir un procedimiento, sistema o control que le permita determinar, en caso de presentarse una anomala, a qu cmara le corresponde que tipo de responsabilidad. d) Consulta de informacin por caractersticas: El sistema debe permitir a los comerciantes y al pblico en general la consulta a nivel nacional de la informacin que repose en el Registro nico Empresarial permitiendo establecer criterios de bsqueda que involucren todos o algunos de los campos que componen el Registro nico Empresarial. Los criterios de bsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, bsquedas de texto, rango de valores y la combinacin simultnea de estos criterios con operadores boolanos. e) Acceso a la informacin a travs de internet: El sistema debe permitir la consulta de informacin a travs de internet con las caractersticas sealadas en el literal anterior. f) Impugnacin: Sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentacin personal, se debe permitir la presentacin de impugnaciones previstas en las normas correspondientes desde cualquier cmara de comercio. g) Operacin continua: El sistema debe estar en operacin continua durante los horarios de atencin de las cmaras y durante 24 horas 7 das a la semana para el servicio de internet, salvo en los perodos que se requiera para mantenimiento, los cuales deben ser anunciados y contenidos en la pgina principal del sistema de consulta por internet. El plan de contingencia debe prever un procedimiento par que, en caso de falla del sistema, se restituya la operacin en un plazo no superior a 72 horas. 1.5.3.2 Funciones de verificacin

El sistema que implemente la operacin del Registro nico Empresarial deber permitir las siguientes verificaciones:

Resolucin No 30475 del 9 de diciembre de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45763 de Diciembre 15 de 2004. Pg.65 Ttulo VIII

Circular nica

a) Control de Nmero de Registro: El sistema de informacin debe prever un procedimiento de numeracin que garantice la adjudicacin de nmeros nicos a nivel nacional para la identificacin de registros, matrculas, renovaciones, documentos y dems informacin de tal manera que se pueda verificar la secuencia a nivel nacional. b) Control de homonimia. El sistema de informacin debe permitir la verificacin en el mbito nacional a que hace referencia el artculo 35 del Cdigo de Comercio . c) Control de Inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: El sistema debe contener la informacin necesaria para que puedan ser controlables los casos en que la ley prevea inhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personas naturales o jurdicas respecto del ejercicio del comercio a nivel nacional. d) Control de prendas: El sistema debe llevar el control de todos los registros de contratos de prenda que se refieran a un mismo bien identificando todos los contratos registrados, las cmaras en que se registraron y el orden de prelacin de las prendas de acuerdo con la fecha de registro de la prenda. 1.5.3.3 Requerimientos de Seguridad

El sistema que implemente el Registro nico Empresarial deber tener previstos los siguientes controles: a) Roles: Tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales se deben definir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debe definir el nivel y control de acceso que tienen cada uno de los usuarios del sistema. b) Auditora: Se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas en el sistema de informacin de tal manera que se pueda identificar el responsable del registro u operacin y la fecha en que los realiza. Se debe designar un auditor que revise los registros. La Superintendencia de Industria y Comercio una vez definido el sistema que se utilizar determinar las caractersticas de la auditora. c) Copia de respaldo: Se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia de respaldo de la informacin que se encuentre en medio magntico y de los programas computacionales de tal suerte que se independicen los riesgos de uno y otro y de tal manera que sea posible su reconstruccin. d) Seguridad de las instalaciones: El sistema de informacin debe contar con protecciones fsicas tales que: slo se permita el ingreso a personas autorizadas, se controlen las condiciones fsicoambientales y de operacin que sean exigidas o recomendadas por los fabricantes del hardware. Adicionalmente se debe contar con equipo de proteccin y deteccin de incendios.

Resolucin No 30475 del 9 de diciembre de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45763 de Diciembre 15 de 2004. Pg.66 Ttulo VIII

Circular nica

e) Control de acceso lgico en el sistema computacional: El sistema debe contener los componentes necesarios para restringir el acceso por va electrnica slo a los componentes y usuarios del sistema autorizados y debe controlar que las operaciones que estos realicen se restrinjan a las permitidas. Estos componentes deben ser incluidos en el diseo del sistema. f) Plan de contingencia: Se debe disear un plan de contingencia con el fin de controlar los riesgos y garantizar la continuidad de la operacin del sistema de tal suerte que no se produzcan interrupciones de ms de tres das. 1.5.3.4 Proyeccin de servicio

El sistema debe disearse de tal manera que permita atender el trfico esperado en una proyeccin a 5 aos incluyendo los picos de demanda. 1.5.3.5 Requerimientos de conversin

Las cmaras debern disear un procedimiento para que se realice la transicin de los sistemas de informacin a las del nuevo sistema. En todo caso estos procedimientos deben involucrar: a) Control de homonimia de casos previos a la consolidacin del sistema. A partir de la fecha de entrada en operacin del Registro nico Empresarial el sistema debe permitir identificar los casos previos de homonimia en el mbito nacional.* b) Registros anteriores: Todos los registros del Registro Mercantil y del Registro nico de Proponentes previos a la implementacin de lo dispuesto en esta circular que se pudieran requerir para trmites de certificacin, consulta o renovacin devn estar incluidos dentro del sistema de informacin de tal manera que permita la operacin adecuada del Registro nico Empresarial de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta circular. c) Unificacin de nmeros: Todos los registros sealados en el nmero anterior deben ser numerados de acuerdo con un procedimiento coherente que se adapte al sistema de numeracin que se adopte en el nuevo sistema de informacin de acuerdo con lo dispuesto en esta circular. El sistema adoptado debe permitir la consulta utilizando la referencia de cualquiera de las dos numeraciones. 1.6 Ejecucin del proyecto *

1.6.1. Cronograma

* Resolucin No 30475 del 9 de diciembre de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45763 de Diciembre 15 de 2004. * Circular Externa N 05 del 11 de marzo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.739 de Marzo 14 de 2002. Pg.67 Ttulo VIII

Circular nica

Las cmaras debern concluir las etapas que se desarrollan a continuacin antes de vencido el plazo que se seala: 1. 2. 3. 4. 5. ETAPAS Reglas de distribucin y participacin en toma de decisiones Seleccin del equipo de coordinacin y seguimiento Definicin detallada de requerimientos funcionales Definicin y entrega del cronograma detallado de desarrollo Definicin de los trminos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar 6. Estimacin del valor del proyecto 7. Apropiacin de recursos 8. Proceso de seleccin del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto 9. Finalizacin del desarrollo e inicio de pruebas 10. Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones 11. Pruebas 12. Migracin 13. Inicio de operacin del sistema FECHA 2002/07/15 ** 2002/07/31 ** 2002/07/31 ** 2002/07/31 ** 2002/09/30 *** 2002/11/15 *** 2002/12/31 2003/03/31 2004/08/31 2004/09/30 2004/11/30 2004/12/31 2005/01/01

Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican a continuacin: a) Reglas de distribucin y participacin en toma de decisiones: Acuerdo entre las cmaras en el que se establezca la forma como se dirigir el proyecto de desarrollo del sistema de informacin, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirn los gastos. La adopcin de tales reglas deber hacerse vinculante respecto de todas las cmaras. En todo caso las reglas que se adopten debern ser informadas a las juntas directivas de las cmaras de comercio. Las funciones y decisiones que se trasladen al equipo de coordinacin conllevarn la responsabilidad de todas o algunas de las cmaras, caso en el cual se deber precisar cules. b) Seleccin del equipo de coordinacin y seguimiento: Seleccin de las personas responsables de la coordinacin y seguimiento del proyecto. Para el efecto la Confederacin Colombiana de Cmaras de Comercio, CONFECAMARAS o cualquier otra confederacin o federacin podr ser designada. c) Definicin detallada de requerimientos funcionales: Realizacin del documento en el cual se detalle los requisitos del sistema de informacin e incluya el desglose de todos los
** Circular Externa N 014 del 29 de mayo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.819 de Junio 1 de 2002. *** Circular Externa N 20 del 25 de septiembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.951 de Octubre 2 de 2002. Pg.68 Ttulo VIII

Circular nica

requerimientos funcionales sealados en el nmero 1.5 de este captulo. Este documento debe contar con la aprobacin de las cmaras mediante el proceso que se haya determinado previamente. d) Definicin y entrega del cronograma detallado de desarrollo: Cronograma oficial del proyecto detallado de las actividades que se desarrollarn. Dicho cronograma en todo caso deber ajustarse de tal manera que debe dar cumplimiento por lo menos a las fechas sealadas en el cronograma general que se seala en este artculo. e) Estimacin del valor del proyecto: Estimativo del costo total del proyecto y de la proporcin que le corresponde pagar a cada cmara de comercio al igual que los tiempos en que se debern efectuar los desembolsos. f) Definicin de los trminos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar: Definicin de los trminos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema de informacin que se va a desarrollar y que servirn para realizar el concurso o concursos para seleccionar contratistas y proveedores. En caso de que el sistema o parte de l se desarrolle con recursos y personal propio de las cmaras, presentacin de un documento que indique las tareas, tiempos y resultados que los equipos que se definan para el efecto debern observar a fin de desarrollar el sistema de manera coherente y eficiente. Estos trminos deben incluir los criterios de la conversin y seleccin de los registros anteriores que van a ser migrados al nuevo sistema, indicando el procedimiento que se seguir para garantizar la integridad y trazabilidad de este proceso. g) Apropiacin de recursos: Apropiacin en los presupuestos del ao 2002 de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y que debern ser aportados por parte de las cmaras de comercio o de sus confederaciones. Cada cmara o confederacin debe prever mecanismos o apropiaciones adicionales que permitan cubrir los sobrecostos o gastos no previstos. h) Seleccin del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto: Seleccin de los contratistas o asignacin del personal que va desarrollar el sistema de informacin. i) Finalizacin del desarrollo e inicio de pruebas: Diseo, programacin e instalacin del software y hardware, equipos de comunicaciones y en general las instalaciones donde operarn o donde se almacenar la informacin. Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones: Las cmaras debern indicar las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopcin de sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias segn lo dispuesto en la Circular nica de 2001 Ttulo VIII Captulo II de la SIC.

j)

Pg.69 Ttulo VIII

Circular nica

k) Pruebas: Realizacin de las pruebas del sistema de informacin sobre todas las operaciones y funciones previstas desde cada una de las cmaras de comercio. Los resultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestar dentro de los plazos establecidos en la presente circular. l) Migracin: Inclusin en el sistema de toda la informacin que debe trasladarse al registro nico empresarial que se encontrara contenida en el registro mercantil y en el registro nico de proponentes.

m) Inicio de operacin del sistema: Iniciacin en la prestacin del servicio al pblico con el sistema operando la totalidad de las funciones previstas. 1.6.2. Interaccin con la Superintendencia de Industria y Comercio El equipo coordinador del proyecto deber presentar los siguientes informes a fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar el cumplimiento de las tareas dentro de los tiempos y condiciones establecidas. 1.6.2.1 Reportes peridicos

Se debe informar el estado del proyecto en un reporte bimensual que por lo menos debe tener: a) Indicacin del cumplimiento de las actividades incluidas en el cronograma general y el detallado. En todo caso se debe sealar las cmaras en las que recae directa o indirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos. b) Porcentaje de ejecucin y retrazo del proyecto c) Las medidas correctivas que se tomarn para adecuarse el cronograma previsto cuando quiera que se haya presentado algn atraso, incluyendo la reprogramacin de fechas con el fin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en esta circular. 1.6.2.2 Reportes espordicos * En adicin a los reportes peridicos sealados, se deben presentar los siguientes reportes en los plazos sealados: a) Documento en el cual se formaliza el acuerdo entre las cmaras sobre la forma como se dirigir el proyecto de desarrollo del sistema de informacin, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirn los gastos. Plazo: 2002 /07/31. b) Documento en el cual se definen los requerimientos funcionales con la correspondiente aprobacin. Plazo: 2002/08/15. c) Cronograma oficial detallado del proyecto. Plazo: 2002/08/15.
Resolucin No 30475 del 9 de diciembre de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45763 de Diciembre 15 de 2004 Pg.70 Ttulo VIII

Circular nica

d) Entrega de los trminos de referencia para contratar o desarrollar el sistema de informacin indicando los requerimientos de migracin. Plazo: 2002/10/19. *** e) Estimativo del costo total del proyecto. Plazo: 2002/11/30. *** f) Documento en el que conste que las cmaras de comercio realizaron la apropiacin presupuestal requerida. Plazo: 2003/01/15. g) Indicacin de los contratistas seleccionados para realizar el proyecto y/o personal asignado para la realizacin del proyecto indicando sus funciones y organizacin jerrquica. Plazo: 2003/04/15. h) Informe precisando las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopcin del sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias segn lo dispuesto en la Circular nica de 2001 Ttulo VIII Captulo II de la Superintendencia de Industria y Comercio. Plazo: 2004/10/15. i) Documentacin de las pruebas realizadas del sistema. Plazo: 2004/12/15. 1.7 Operacin del Registro nico Empresarial**

1.7.1. Inscripciones mltiples A partir de la fecha de entrada en operacin del Registro nico Empresarial, en los casos en que la ley establezca la obligacin de inscribir un mismo acto o documento en diferentes cmaras de comercio, como por ejemplo, los que tratan los artculos 29, 35, 111, 160, 165, 228, 953 y 1210 del Cdigo de Comercio, los artculos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, o los artculos 11, 23, 31 y 36 de la Ley 550 de 1999, el comerciante podr solicitar que el acto o documentos inscritos en la cmara del domicilio principal de la sociedad, en cualquiera de los lugares de celebracin o cumplimiento del acto o contrato, o de ubicacin de los bienes, segn corresponda, sea inscrito en las dems cmaras donde de acuerdo con la ley, tambin se requiera inscribir dicho acto o documento. Para tal efecto, el comerciante deber pagar los derechos correspondientes. Corresponder exclusivamente a la cmara de comercio que de acuerdo con la ley realice la primera inscripcin efectuar el control de legalidad y conocer de los recursos que se interpongan con ocasin del mismo. Cuando el comerciante solicite la inscripcin de un acto o documento previamente inscrito en otra cmara de comercio, se deber informar esta circunstancia a la cmara ante la cual se solicita la nueva inscripcin y suministrar los datos correspondientes. 1.8 Suministro de informacin del Registro nico Empresarial, RUE, para la Ventanilla nica de Comercio Exterior*.

*** Circular Externa N 20 del 25 de septiembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N 44.951 de Octubre 2 de 2002. ** Resolucin No 30475 del 9 de diciembre de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45763 de Diciembre 15 de 2004 * Circular Externa N 006 del 24 de junio de 2005. Publicada en el Diario Oficial N. 45.953 de Junio 28 de 2005. Pg.71 Ttulo VIII

Circular nica

De conformidad con los establecido en el Decreto 41419 de 2004 y con el fin de facilitar la implementacin y funcionamiento de la Ventanilla nica de Comercio Exterior, administrada por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, las cmaras de comercio debern establecer mecanismos que permitan a las entidades administrativas que otorgan autorizacin, permisos o vistos buenos previos a las operaciones de comercio exterior, la consulta de lnea de datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representacin Legal, as como el suministro de la informacin de la cartula del formulario nico del Registro nico Empresarial. Los mecanismos para la consulta y suministro de dicha informacin debern establecerse en coordinacin con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. La consulta en lnea de los datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representacin legal deber estar en operacin a partir del 30 de junio de 2005. 1.9 Suministro de informacin del Registro nico Empresarial, RUE, para el trmite de la expedicin de licencias de construccin*

De conformidad con lo establecido en el Decreto 1272 de 2009, con el fin de facilitar la implementacin y funcionamiento de las Ventanillas nicas de Construccin en las ciudades de ms de 500.000 habitantes en donde existan medios tecnolgicos disponibles de consulta virtual o flujos de informacin electrnica, las cmaras de comercio debern establecer mecanismos que permitan a las curaduras urbanas la consulta en lnea de los datos correspondientes al Certificado de Existencia y Representacin Legal. 1.10 Actuacin administrativa** 1.10.1 Inscripcin en los registros pblicos De conformidad con los artculos 14, 15 y 28 del Cdigo Contencioso Administrativo, para efectos de garantizar el debido proceso, las cmaras de comercio deben dar a conocer a los interesados las solicitudes de inscripcin en los registros pblicos. Para el efecto pueden acudir a: a) Informar de dicha solicitud a los terceros interesados en la actuacin, mediante una comunicacin remitida por correo o mediante la publicacin de la misma en un peridico de la entidad o en un peridico de amplia circulacin nacional; b) La publicacin de la solicitud en un medio electrnico pblico, en los trminos del artculo 19 de la ley 962 de 2005.

Circular Externa 003 del 23 de junio de 2009. Publicada en el Diario Oficial No. 47391 del 25 de junio de 2009. ** Circular Externa 0002 del 9 de febrero de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47.619 del 10 de febrero de 2010.
*

Pg.72 Ttulo VIII

Circular nica

1.11 Recursos de la va gubernativa* 1.11.1 Oportunidad para la interposicin de recursos Los recursos contra el acto registral podrn interponerse dentro de los cinco (5) das siguientes a la fecha en que se efectu la anotacin en el registro respectivo. Transcurridos los trminos sin que se hubieren interpuesto los recursos procedentes, el acto quedar en firme. 1.11.2 Recurso de queja. Cuando en desarrollo de la va gubernativa, se interponga recurso de queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, contra un acto administrativo de una cmara de comercio, se solicitar el expediente a la cmara de comercio respectiva, adjuntando copia del recurso de queja. La cmara de comercio remitir de inmediato el expediente solicitado y actualizar el certificado indicando que contra ese acto administrativo se interpuso un recurso de queja, dejando constancia, de conformidad con el artculo 55 del Cdigo Contencioso Administrativo, de que la inscripcin se encuentra suspendida. Una vez notificada la decisin que resuelva el recurso de queja la Superintendencia de Industria y Comercio remitir copia del acto administrativo correspondiente a la cmara de comercio respectiva, la cual deber proceder de conformidad con dicha decisin. 1.11.3 Publicidad del recurso. Una vez interpuestos los recursos de reposicin o de apelacin contra los actos registrales, mercantiles y de entidades sin nimo de lucro, las cmaras de comercio comunicarn a los interesados tal actuacin a travs de servicio de mensajera, a la direccin de notificacin judicial de la persona jurdica o natural, segn sea el caso. Sin perjuicio de lo anterior la cmara de comercio informar de la presentacin del recurso mediante la publicacin en cualquier medio electrnico de que disponga. 1.11.4 Notificacin de la decisin del recurso. Cuando la decisin del recurso de reposicin confirma el acto impugnado, y procede el trmite del recurso de alzada, no es obligatoria la notificacin personal de dicha decisin. En caso de que la decisin del recurso ponga fin al procedimiento administrativo, aquella deber ser notificada en los trminos previstos en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso Administrativo. 1.11.5 Conformacin del expediente de recurso. Resuelto por la cmara de comercio el recurso de reposicin interpuesto frente a un acto registral, mercantil o de entidades sin nimo de lucro, y si fuere procedente el trmite del recurso de alzada, la cmara de comercio deber remitir el expediente del recurso a la Superintendencia de Industria y Comercio - Grupo de Trabajo de
*

Circular Externa 0002 del 9 de febrero de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47.619 del 10 de febrero de 2010. Pg.73 Ttulo VIII

Circular nica

Cmaras de Comercio, debidamente foliados en la parte superior derecha, iniciando desde la carta de remisin a esta Entidad y hasta la ltima hoja, en el orden que a continuacin se indica: a) Carta de remisin del expediente a la Superintendencia de Industria y Comercio. Tal documento deber contener la relacin del material que se enva, con la indicacin de los folios que componen el expediente. b) Escrito del recurso junto con su constancia de presentacin personal. c) Acto administrativo objeto del recurso. Cuando se trate de abstencin registral, la cmara deber remitir el oficio respectivo. En caso de haber procedido la inscripcin, deber remitir copia de la anotacin en el libro respectivo. d) Actos y documentos presentados para registro. e) Resolucin mediante la cual la cmara de comercio decide el recurso de reposicin. f) Estatutos de la persona jurdica inscritos en la respectiva cmara de comercio y vigentes al momento de la adopcin de la decisin materia de registro. g) Certificado de existencia y representacin legal o de matrcula mercantil, donde conste la anotacin registral del acto impugnado, s el recurso es contra una inscripcin. h) Constancia de la publicacin de la solicitud de inscripcin registral, efectuada por la cmara de comercio. i) Constancia del traslado del recurso a los interesados. j) Escritos de respuesta de los interesados al traslado de los recursos. La remisin del recurso de alzada por parte de la Cmara de Comercio a la Superintendencia de Industria y Comercio, deber ser realizada dentro de los tres (3) das siguientes a aquel en que se decida el recurso de reposicin, de conformidad con el artculo 209 de la Constitucin Poltica y el artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Pg.74 Ttulo VIII

Circular nica

CAPTULO SEGUNDO ASPECTOS GENERALES 2.1. Sistema de Evaluacin de las Cmaras de Comercio (SEC) *

El SEC, es el sistema de evaluacin empleado por la Superintendencia de Industria y Comercio, para supervisar de manera integral y especializada la gestin de las cmaras de comercio. 2.1.1. Definicin de los grupos de evaluacin 2.1.1.1 Grupo de servicio pblico de registro

a) Control sobre libros de registro: i. Apertura: La apertura de los libros de registro deber efectuarse observando lo sealado en los numerales 1.1.1 y 1.4.2 del captulo primero del presente ttulo. ii. Existencia de libros y denominacin: Las cmaras de comercio debern asegurarse de la existencia de los libros de registro que determine esta Superintendencia y de su correcta denominacin, con sujecin a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.2.1 y 1.3.1 del captulo primero del presente ttulo. iii. Forma de llevar los libros: Los libros de registro debern llevarse conforme a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2 y 1.4.2 del captulo primero del presente ttulo. b) Procedimiento para llevar los registros: Para llevar los registros, las cmaras de comercio debern observar las disposiciones previstas en los numerales 1.1.2, 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6, 1.3.2, 1.4.1 y 1.4.3 del captulo primero del presente ttulo. c) Certificaciones: Para expedir las certificaciones las cmaras de comercio observarn lo dispuesto en los artculos 86 nmero 3 del cdigo de comercio, las circulares conjuntas 1 de 1983 (anexo7.3) y SB040SIC008 de 1993 (anexo 7.4) de las Superintendencias Bancaria y de Industria y Comercio y numerales 1.2.7, 1.3.3 y 2.7 del presente ttulo. d) Tarifas por concepto de registro y su publicidad: Las cmaras de comercio debern cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el decreto 393 de 2002, y los numerales 1.2.3, 1.4.8 y 2.4 del presente ttulo.

Circular Externa 011 del 23 de Diciembre de 2005. Publicada en el Diario Oficial No. 46.135 de Diciembre 28 de 2005. Pg.75 Ttulo VIII

Circular nica

Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrar por las copias de los asientos de los registros, debern publicarse en un lugar fcilmente visible a la entrada de cada rea de atencin al pblico. e) Recepcin de estados financieros: Cuando se presenten los estados financieros para su depsito, las cmaras de comercio debern observar lo consagrado en el numeral 1.4.5 del captulo primero del presente ttulo. f) Archivo de los documentos de registro pblico: Adems del cumplimiento de lo previsto en el artculo 43 del cdigo de comercio, las cmaras de comercio debern asegurarse de que los archivos de registro pblico cuenten con condiciones adecuadas de seguridad, manejo y conservacin, observando lo consagrado en la ley 594 de 2000. g) Publicacin de la noticia mercantil: Las cmaras de comercio debern publicar la noticia mercantil observando lo establecido en el nmero 4 del artculo 86 del cdigo de comercio y en el numeral 1.1.3 del captulo primero del presente ttulo. h) Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trmites de registro: Las cmaras de comercio debern formalizar y documentar los procedimientos que seguirn para llevar y certificar los registros pblicos, mediante el establecimiento de un manual aprobado por el rgano competente. i) Cumplimiento de trminos para resolver trmites de registro: Los trmites de registro debern resolverse dentro de los trminos sealados en el cdigo contencioso administrativo. j) Notificacin de actos administrativos: La notificacin de los actos administrativos que emitan las cmaras de comercio deber observar lo previsto para tal efecto en el cdigo contencioso administrativo. 2.1.1.2 Grupo de atencin al pblico

a) Horario de atencin al pblico: Las cmaras de comercio no podrn terminar la atencin al pblico, hasta tanto hayan despachado a todos los usuarios que hubieran ingresado a la entidad dentro del horario de atencin previsto en el reglamento interno, de conformidad con lo dispuesto en el siguiente prrafo y en el numeral 1.2.8 del captulo primero del presente ttulo. Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor hagan necesario modificar temporalmente el horario de atencin al pblico, la variacin debe ser informada al pblico por lo menos con cinco (5) das de anticipacin, indicando las causas que justifiquen la determinacin y la duracin de la variacin previstas, fijando en un lugar visible de la sede de la cmara y sus oficinas seccionales y receptoras un aviso a este efecto.
Pg.76 Ttulo VIII

Circular nica

Con la constancia mensual de la reunin de la junta directiva, se allegar a la Superintendencia de Industria y Comercio constancia de haber dado cumplimiento a lo recin dispuesto. b) Informacin al pblico: De acuerdo con la condicin socioeconmica y cultural de cada regin, el nmero de usuarios y las posibilidades de acceso a mtodos de difusin, para cada tipo de usuario y para el pblico en general, se deber informar sobre los siguientes aspectos: i. Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo. En caso que existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar el fundamento legal que justifique su establecimiento. Para cada servicio deber indicarse el nombre y cargo del funcionario responsable y el sitio, forma y tiempo en que se puede tener acceso a l. ii. Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables al servicio especfico. Para el registro de proponentes la informacin mnima ser la sealada en el numeral 1.2.2. del captulo primero del presente ttulo. iii. Los procedimientos y trmites a que estn sujetas las actuaciones, precisando de manera detallada todos los documentos y requisitos que deben ser suministrados por los usuarios y los plazos en que ser resuelto cada trmite. Tratndose de actuaciones sujetas a recursos, deber indicarse de manera expresa los recursos que proceden, as como la forma y tiempo en que los mismos deben interponerse. iv. El sistema de peticiones, quejas y reclamos, en adelante PQR, con que cuenta la cmara de comercio y la forma de acceder al mismo. v. El horario de atencin y los das a la semana en que se atender al pblico debern informarse en un lugar fcilmente visible a la entrada de cada rea de atencin al pblico con que cuente la cmara de comercio. vi. La ubicacin de todas sus reas de atencin, esto es, las oficinas seccionales o puntos de atencin. vii. Disponer de avisos visibles en la entrada de cada rea de atencin al pblico en los cuales se seale que Por instruccin de la Superintendencia de Industria y Comercio y en aplicacin de lo dispuesto en el artculo 26 del cdigo de comercio y el numeral 1.4.7 del captulo primero del ttulo VIII de la circular 10 de 2001, los archivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente y el interesado puede obtener copias de los mismos. c) reas de atencin al pblico e infraestructura disponible: Las cmaras de comercio adecuarn cada rea de atencin al pblico, disponiendo como mnimo, de: i. rea fsica: El espacio, dotacin mobiliaria, la forma de acceso y los implementos disponibles debern estar acorde con el nmero y tipo de usuarios con que cuente cada rea de atencin al pblico, de tal manera que sean suficientes y adecuados para, de una parte, el diligenciamiento de los documentos necesarios para adelantar los trmites de registro y, de otra, a fin de que cualquier persona pueda examinar los libros, los archivos en que sean llevados los registros pblicos o los documentos emanados de stos y tomar anotaciones de

Pg.77 Ttulo VIII

Circular nica

los mismos, en cumplimiento de lo previsto en el artculo 26 del cdigo de comercio y de acuerdo con lo sealado en el numeral 1.4.7 del captulo primero del presente ttulo. ii. Infraestructura y asignacin de personal: Las cmaras de comercio contarn con la infraestructura y el personal suficiente y adecuadamente capacitado para atender a los usuarios de los registros pblicos de manera que se garantice un servicio gil en ventanilla y se respete el derecho de turno. Para este efecto se deber tener en cuenta la estacionalidad de la demanda de cada servicio. d) Capacitacin a los usuarios sobre los registros: Dentro de los programas de capacitacin que las cmaras de comercio debern ofrecer sin costo, deben incluir temas relacionados con registros pblicos, atendiendo el nmero de usuarios, las necesidades de capacitacin que sean detectadas por la cmara, los cambios legislativos y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia. e) PQR: Las cmaras debern adoptar e implementar un sistema de PQR. El sistema deber comprender, como mnimo: Infraestructura fsica suficiente y recurso humano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepcin, tramitacin y respuesta oportuna; el establecimiento de procedimientos y formatos de presentacin; y, la adopcin de mecanismos de difusin y conocimiento del sistema por parte de los usuarios. Las cmaras de comercio debern hacer seguimiento estadstico y cualitativo a su sistema de PQR, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda. f) Cobertura del registro en la jurisdiccin: Las cmaras de comercio debern adoptar las medidas necesarias a fin de prestar los servicios de registro en todos los municipios que conforman su jurisdiccin. Esta cobertura ser aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica en asocio con otras cmaras de comercio, mediante la implementacin de acuerdos de colaboracin autorizados por esta Entidad. Para efectos de determinar la cobertura del registro, las cmaras de comercio actualizarn peridicamente una estimacin del potencial de comerciantes de su jurisdiccin, el cual podr realizarse en asocio o a travs de convenios con otras entidades interesadas en la misma informacin, o sustituirse por otros medios idneos de informacin que permitan determinar dicho potencial, tales como las bases de datos del DANE o de autoridades tributarias nacionales o locales. Las cmaras de comercio debern informar a la Superintendencia la manera cmo cumplen con la cobertura requerida, discriminando las oficinas seccionales, puntos de atencin u otros mecanismos con que cuenten para atender los requerimientos de los usuarios en cada municipio, en los plazos sealados para tal efecto en el formato Informe de gestin o labores CC01-F06 anexo 4.3.

Circular Externa N 00006 del 15 de agosto de 2008. Publicada en el Diario Oficial N 47.087 de agosto 20 de 2008. Pg.78 Ttulo VIII

Circular nica

2.1.1.3

Grupo financiero, administrativo y contable

a) Aspectos contables i. Aplicacin de normas generales de contabilidad: Las cmaras de comercio deben llevar su contabilidad observando lo dispuesto en los decretos 2649 y 2650 de 1993.
ii) Sistema de Contabilizacin de Ingresos y Gastos a Nivel de Subcuentas y Centros de Costos:

Los registros contables de las operaciones y hechos econmicos de ingresos y gastos de las cmaras de comercio se llevarn de forma separada de conformidad con la naturaleza pblica o privada de la actividad o servicio que los gener o motiv. Para el efecto, los sistemas contables de las cmaras de comercio deben incorporar a nivel de subcuentas, mecanismos de separacin de los ingresos y de los gastos en pblicos y privados e imputar en forma simultnea dichos registros a los centros de costos que identifiquen los servicios, programas, proyectos, departamentos o reas generadores o destinatarios de los ingresos y gastos. En cumplimiento de la circular 60 de la Contadura General de la Nacin y de la Circular No 5 de 2005 proferida la Superintendencia de Industria y Comercio, las cmaras de comercio, a travs de la Confederacin de Cmaras de Comercio CONFECAMARAS, elaboraron el Manual de Principios, Reglas, Procedimientos y Clasificacin de los Ingresos y Gastos de Origen Pblico y Privado de las Cmaras de Comercio, el Catlogo de Centros de Costos y Manual de uso y el Modelo de Reportes Bsicos de Estado de Resultados, los cuales fueron aprobados por esta Superintendencia segn comunicaciones del 19 y 22 de diciembre de 2005, radicadas bajo el No 05127557, y son de obligatorio cumplimiento para las cmaras de comercio a partir del 1 de enero de 2006, tal como se estableci en el numeral 6 de la Circular No 5 antes mencionada, sin perjuicio del cumplimiento de otras disposiciones normativas que sobre el particular les sean aplicables. Sin perjuicio de la aprobacin otorgada por la Superintendencia de Industria y Comercio a los Sistema de Contabilizacin de Ingresos y Gastos a Nivel de Subcuentas y Centros de Costos, la interpretacin y aplicacin de las reglas y criterios en ellos establecidos, sern de plena responsabilidad de cada cmara de comercio. b) Requisitos para afiliacin: La adopcin y aplicacin de los requisitos que se exijan a los comerciantes para afiliarse a las cmaras de comercio, debern ajustarse exclusivamente a lo dispuesto en los artculos 19 y 92 del cdigo de comercio y ser conocidas por los matriculados en general. Los requisitos exigidos no podrn establecer condiciones discriminatorias.

Circular Externa N 009 del 11 octubre de 2007. Publicada en el Diario Oficial N. 46.783 de octubre 16 de 2007. Pg.79 Ttulo VIII

Circular nica

c) Cumplimiento de trminos: Los trmites e informacin que se remitan a esta Superintendencia, debern ser radicados en esta entidad en los trminos legales previstos.
iii) Las Cmaras de Comercio deben presentar ante la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia de Industria y Comercio, un balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, clasificando activos, pasivos y patrimonio en pblico y privado**. Para el efecto, las Cmaras de Comercio establecern el modelo metodolgico y los criterios de clasificacin de los activos, pasivos y patrimonio en pblico y privado, de acuerdo con el siguiente cronograma de actividades: Cronograma de actividades para implementar lo dispuesto en el artculo 5 del Decreto 4698 de 2005 FECHA LIMITE dd/mm/aa

ACTIVIDAD 1 Conformacin del equipo de trabajo y coordinacin.

DOCUMENTO

Acta de conformacin o 28/04/2006 autorizacin de cada una de las Cmaras de Comercio. 08/05/2006

2 Definicin de perodos histricos homogneos con su Documento correspondiente sustentacin jurdica para la identificacin y clasificacin de los activos, pasivos y patrimonio como pblicos o privados, as como la definicin de las fechas de corte estratgicas. 3 Levantamiento del perfil econmico de cada uno de los Documento y soportes perodos definidos, a partir de una muestra conformada por cmaras de diferentes niveles de ingreso que representen en cantidad el 15% del total de las mismas. 4 Definicin de los criterios y modelo metodolgico de Documento clasificacin de los activos, pasivos y patrimonio en Modelo pblico y privado para cada uno de los perodos histricos definidos (hoja de ruta).

26/05/2006

detallado- 29/06/2006

5 Aplicacin de los criterios y metodologa de clasificacin Certificacin del 15/08/2006 por cada una de las Cmaras de Comercio para representante legal, el identificar los activos, pasivos y patrimonio pblicos y contador y el revisor fiscal. privados en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005. 6 Presentacin del balance general clasificado en pblico Balance general 28/08/2006 y privado a 31 de diciembre de 2005. clasificando activos, pasivos
**

Circular Externa N 01 del 11 de abril de 2006. Publicada en el Diario Oficial N 46.244 de abril 19 de 2006. Pg.80 Ttulo VIII

Circular nica

y patrimonio en pblico y privado. 1. Conformacin del equipo de trabajo y coordinacin Las Cmaras de Comercio de comn acuerdo, debern conformar un equipo de trabajo que se encargar de coordinar el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma, para la presentacin ante la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia de Industria y Comercio de un balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, que refleje en el activo, el pasivo y el patrimonio, los recursos y bienes provenientes de la administracin de los registros pblicos de aquellos que se consideren privados, a ms tardar el 28 de agosto de 2006. Para el efecto, las Cmaras de Comercio debern definir las reglas para la toma de decisiones, las cuales, una vez adoptadas sern vinculantes respecto de todas las cmaras. En todo caso, el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma ser responsabilidad de cada Cmara de Comercio. Las Cmaras de Comercio, a travs de Confecmaras, debern radicar en esta Superintendencia a ms tardar el 28 de abril del presente ao, el acta de conformacin del equipo de trabajo y coordinacin, en la que consten las reglas adoptadas para tomar las decisiones y desarrollar las actividades previstas en el cronograma establecido en la presente circular. En caso de que la toma de decisiones se delegue en la Junta Directiva de Confecmaras, u otro grupo de Cmaras de Comercio, el acta respectiva deber acompaarse de las correspondientes autorizaciones mediante las cuales cada Cmara de Comercio delega dicha labor. 2. Definicin de perodos histricos y homogneos con su correspondiente sustentacin jurdica para la identificacin y clasificacin de los activos, pasivos y patrimonio como pblicos o privados, as como la definicin de las fechas de corte estratgicas. Las Cmaras de Comercio debern adelantar un estudio jurdico que permita establecer los derechos (tarifas) que el gobierno les autorizaba cobrar a las Cmaras de Comercio por la prestacin del servicio pblico de registro. Para lo anterior, debern definir periodos histricos y homogneos e identificar fechas de corte estratgicas. Las Cmaras de Comercio a travs de Confecmaras, debern ra dicar en esta Superintendencia un documento que compile la normatividad y el estudio correspondiente a ms tardar el 8 de mayo de 2006. 3. Levantamiento del perfil econmico de cada uno de los perodos definidos, a partir de una muestra conformada por cmaras de diferentes niveles de ingreso que representen en cantidad el 15% del total de las mismas.

Pg.81 Ttulo VIII

Circular nica

Las Cmaras de Comercio debern recopilar informacin contable que les permita determinar el comportamiento de sus ingresos y gastos pblicos y privados dentro de los perodos definidos en el numeral anterior, con el fin de establecer criterios uniformes para la clasificacin de sus activos, pasivos y patrimonio en pblico y privado en cada uno de los perodos definidos. La informacin de estudio para cada uno de los perodos deber abarcar un lapso no inferior a cinco aos. El resultado de este proceso deber informarse a esta Superintendencia a travs de Confecmaras el 26 de mayo de 2006, acompaado de los procedimientos adoptados y soportes que den cuenta de los datos obtenidos, los cuales deben suscribirse por el representante legal, el contador y el revisor fiscal de cada Cmara de Comercio. 4. Definicin de los criterios y modelo metodolgico de clasificacin de los activos, pasivos y patrimonio en pblico y privado para cada uno de los perodos histricos definidos (hoja de ruta). Las Cmaras de Comercio de comn acuerdo, deben definir los criterios y metodologa que adoptarn para efectos de clasificar los activos, pasivos y patrimonio correspondientes al balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, en pblicos y privados. Para el efecto, se tendrn en cuenta los resultados obtenidos en el estudio jurdico y en la evaluacin del perfil econmico de que tratan los puntos 2 y 3 del presente cronograma. El documento que d cuenta de los criterios y modelo metodolgico de clasificacin adoptados por las Cmaras de Comercio de comn acuerdo, deber radicarse por la Confederacin de Cmaras de Comercio, Confecmaras, en la Superintendencia de Industria y Comercio el 29 de junio de 2006. 5. Aplicacin de los criterios y metodologa de clasificacin por cada una de las Cmaras de Comercio para identificar los activos, pasivos y patrimonio pblicos y privados en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005. Cada Cmara de Comercio ser responsable de la aplicacin de los criterios y metodologa adoptados de manera uniforme por todas las Cmaras de Comercio, para separar los activos, pasivos y el patrimonio del balance general con corte a 31 de diciembre de 2005 en pblico y privado. Esta actividad deber concluir el 15 de agosto de 2006 y su cumplimiento debe ser certificado por el representante legal, el contador y revisor fiscal de cada Cmara de Comercio, dentro de los ocho das siguientes a la fecha lmite sealada en el cronograma. 6. Presentacin del balance general clasificado en pblico y privado a 31 de diciembre de 2005. Cada Cmara de Comercio debe radicar ante esta Superintendencia a ms tardar el 28 de agosto de 2006, el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, clasificado en pblico y privado suscrito por el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

iv) De conformidad con lo dispuesto en el artculo 7 del Decreto 4698 de 2005, las cmaras de comercio deben proceder antes del 23 de junio de 2006, a la inscripcin en el respectivo registro, de los bienes adquiridos con recursos pblicos, precisando la naturaleza de los recursos utilizados
Pg.82 Ttulo VIII

Circular nica

en su adquisicin y teniendo en cuenta para el efecto cualquiera de los siguientes criterios de identificacin**: - Fuente contable: Cuando los bienes objeto de registro se encuentren clasificados y registrados en los libros de contabilidad como inmuebles adquiridos con recursos de origen pblico. - Fuente directa: Cuando independientemente de la clasificacin o registro contable de los bienes objeto de registro, estos hayan sido adquiridos con recursos provenientes de la prestacin de servicios de la actividad registral. - Fuente indirecta: Cuando cualquiera sea la clasificacin o registro contable que haya tenido el bien objeto de registro, su adquisicin se haya efectuado con los recursos provenientes de la redencin de inversiones o venta de bienes muebles, a su turno, adquiridos con recursos de la actividad registral o con los rendimientos financieros, rditos, frutos, dividendos y dems aprovechamientos civiles o naturales que hayan producido otros activos adquiridos con recursos de origen pblico. - Fuente en el supervit: Cuando la adquisicin de los bienes objeto de registro se haya efectuado con los recursos acumulados del Supervit de origen pblico, tomando para el efecto como referencia el supervit acumulado al 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior a la fecha de la adquisicin. - Fuente crdito: Cuando los bienes inmuebles hayan sido adquiridos con crdito hipotecario y la cuota inicial se haya cubierto con recursos de origen publico, o los rendimientos o redencin de estos y las cuotas de amortizacin del plazo se estn cubriendo o se tenga previsto cumplir con recursos de origen pblico. Si no obstante los criterios de identificacin enunciados, fuera necesario por parte de la cmara de comercio, adelantar estudios y reunir soportes y pruebas para la completa identificacin de un bien como pblico, o para determinar la proporcin que le corresponda si estos han sido adquiridos con recursos pblicos y privados y por tales razones no fuera posible cumplir con el trmino de registro sealado en el Decreto 4698 de 2005, la respectiva cmara de comercio deber radicar en fecha anterior al 23 de junio de 2006, solicitud de ampliacin del plazo ante la Superintendencia de Industria y Comercio sealando las razones en las cuales sustenta la dificultad para el cumplimiento del registro, en forma detallada para cada uno de los bienes susceptible de ser clasificados como inmuebles adquiridos total o parcialmente con recursos de origen pblico. En la misma solicitud, las cmaras de comercio sealarn el inventario de los bienes inmuebles posedos con corte al 30 de mayo de 2006, indicando para cules adelant o adelantar dentro del trmino previsto el registro correspondiente y para cules solicita plazo. Adems, dicha solicitud debe contener los siguientes datos:

**

Circular Externa No 003 del 14 de junio de 2006. Publicada en el Diario Oficial No 46.300 del 15 de junio de 2006. Pg.83 Ttulo VIII

Circular nica

Cdula Catastral, ubicacin (direccin), nmero de escritura (notara y fecha), valor de adquisicin del bien, valor contable ajustado por inflacin del bien, valor de la depreciacin acumulada, clases de recursos utilizados para su adquisicin (pblicos y privados) y destino del inmueble. Efectuado el registro de los bienes inmuebles, no se agota la posibilidad del surgimiento de la obligacin de nuevos registros que puedan resultar de la culminacin de las actividades adelantadas en desarrollo de lo dispuesto en la Circular Externa 01 de abril 11 de 2006. As las cosas, los nuevos registros de inmuebles o ajustes a los ya efectuados, no se considerarn extemporneos, siempre y cuando dichos bienes estn incluidos en el inventario de bienes inmuebles para los cuales se requiri ampliacin del plazo por la respectiva cmara de comercio antes del 23 de junio de 2006. v) Bienes muebles sujetos a registro. Para efectos de dar cumplimiento a lo sealado en el artculo 7 del Decreto 4698 de 2005, respecto de los bienes que se indican a continuacin de manera enunciativa, las Cmaras de Comercio debern indicar expresamente, en los actos de adquisicin y en el registro correspondiente, si fueron adquiridos con recursos de origen pblico: Naves y aeronaves Vehculos automotores Marcas Lemas comerciales Patentes de invencin Diseos industriales Modelos de utilidad Las Cmaras de Comercio debern solicitar a las autoridades competentes la anotacin expresa "recursos de origen pblico", cuando los bienes y el registro cumplan los siguientes requisitos: Que en la adquisicin de la titularidad de los bienes se hayan empleado recursos de origen pblico. Que el registro tenga la naturaleza de registro pblico. Que el acto de registro tenga el carcter de constitutivo de la titularidad del bien que se registra. Para los bienes relacionados con la propiedad industrial, como signos distintivos y nuevas creaciones, que se adquieran o se formen con el empleo de recursos de origen pblico, las Cmaras de Comercio debern sealar el origen o fuente de los recursos en el mismo formulario de solicitud. Para el caso de los registros ya existentes, las Cmaras debern informar, mediante escrito dirigido al Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial, el origen de los recursos

Circular Externa No 004 del 26 de octubre de 2006. Publicada en el Diario Oficial No 46.437 del 30 de octubre de 2006. Pg.84 Ttulo VIII

Circular nica

utilizados para su adquisicin o formacin, identificando el signo distintivo o nueva creacin a la que se hace referencia. Respecto de la manera de efectuar la anotacin para el registro de otros bienes muebles, exigida en el Decreto 4698 de 2005, teniendo en cuenta la competencia de cada autoridad registral para el efecto, esta Superintendencia solicitar a dichas autoridades la adopcin de los mecanismos y procedimientos que permitan recibir, en el registro correspondiente, la anotacin relacionada con el origen de los recursos empleados en la adquisicin del bien. 2.1.2. Evaluacin de las cmaras de comercio. Los grupos de registros pblicos, atencin al usuario y administrativo y contable, se evaluaran con base en los siguientes informes remitidos por las cmaras de comercio a la Superintendencia de Industria y Comercio, en los plazos y condiciones que se sealan a continuacin. 2.1.2.1 Informacin peridica.

a) Programa anual de trabajo: En este informe deber indicarse las actividades de registro, de atencin a los usuarios y administrativas, que se desarrollarn durante el ao siguiente. En el mismo se incluir para cada actividad, su cobertura, las fechas de programacin y el presupuesto requerido. Las actividades que en este programa se incluyan correspondern a aquellas que tienen como finalidad perfeccionar lo que se hace cotidianamente para incrementar la eficiencia y la calidad en la prestacin del servicio de registro. En el programa deber dejarse constancia expresa de que se tuvieron en cuenta los parmetros sealados en esta circular y que solo se estn haciendo destinaciones presupuestales para materias diferentes a los registros una vez se haya llegado al nivel ptimo en todos y cada uno de los campos aqu tratados. En caso de haberse presentado desviaciones, las mismas personas indicarn cules fueron y darn las razones para que ello hubiere sucedido. Las cmaras de comercio deben elaborar este informe anualmente en el formato programa anual de trabajo, CC01-F05 anexo 4.1, someterlo a aprobacin de la junta directiva y radicarlo en esta Superintendencia dentro de los plazos establecidos en el numeral 2.1.3 de la presente circular. b) Informe estadstico de los registros:

Circular Externa N 00006 del 15 de agosto de 2008. Publicada en el Diario Oficial N 47.087 de agosto 20 de 2008. Pg.85 Ttulo VIII

Circular nica

Semestralmente las cmaras de comercio debern radicar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el Informe Estadstico de Registros Pblicos, de acuerdo con lo solicitado en formato CC01-F01* el anexo 4.2 que hace parte de esta Circular, sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia podr solicitar informes parciales y/o complementarios cuando lo considere necesario. c) Informe de gestin o labores y concepto sobre la situacin econmica de sus respectivas zonas: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artculo 86 del Cdigo de Comercio, las cmaras de comercio presentarn un informe de labores. Dicho informe debe referirse a la gestin de registros pblicos, atencin al usuario, presupuestal, financiera, administrativa y de control interno; presentando una descripcin sobre los logros de la gestin adelantada durante la vigencia, indicando los resultados relevantes, el cumplimiento de los objetivos y del programa anual de trabajo elaborado, estrategias administrativas e institucionales y dems actividades encaminadas al cumplimiento de las funciones asignadas. El informe de gestin o labores deber ser elaborado anualmente y remitido por el representante legal de la cmara de comercio dentro del trmino establecido en el numeral 2.1.3 de la presente Circular. Por su parte el concepto sobre la situacin econmica de sus respectivas zonas deber elaborarse y tenerse a disposicin de los usuarios y autoridades que lo requieran."** d) Balance general, estado de resultados y dictamen del revisor fiscal: Las cmaras de comercio debern radicar anualmente en la Superintendencia de Industria y Comercio, el balance general y el estado de resultados, conforme a los formatos Balance General Comparativo CC01-F02* anexo 4.4 y Estado Comparativo de Resultados CC01-F03* anexo 4.5 en forma comparativa con el perodo inmediatamente anterior, elaborado de conformidad con las normas contables vigentes. Los estados financieros debern radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio, acompaados de sus notas anexas y del dictamen del revisor fiscal. Las notas a los estados financieros, as como la certificacin y el dictamen del revisor fiscal deben cumplir con lo dispuesto en el titulo segundo, capitulo tercero del decreto 2649 de 1993 y en los artculos 37 y 38 de la ley 222 de 1995, respectivamente.

Circula Externa No. 00006 del 15 de Agosto de 2008. Publicada en el Diario Oficial No. 47.087 de 20 de Agosto de 2008 ** Circular Externa No, 003 de 12 de Marzo de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47.652 de 15 de Marzo de 2010
*

Pg.86 Ttulo VIII

Circular nica

Esta Superintendencia podr solicitar estados contables intermedios e informes complementarios a los mismos cuando lo considere necesario. e) Informacin presupuestal: Las cmaras de comercio debern suministrar la informacin presupuestal solicitada en el formato Estado Comparativo de Resultados CC01-F03* anexo 4.5. f) Constancia de reunin de junta directiva: En aplicacin de lo dispuesto en los artculos 11 del decreto 1520 de 1978 y 20 del decreto 898 de 2002, los secretarios de las cmaras de comercio debern remitir a esta Entidad, constancia de la reunin observando lo previsto en el formato Constancia de reunin de junta directiva CC01-F04* anexo 4.6. g) Encuesta de Evaluacin Anual de Cmaras de Comercio: Con fundamento en el numeral 11 del artculo 89 del Cdigo de Comercio y las dems normas referentes a la administracin y gestin de las cmaras de comercio, stas anualmente debern diligenciar cada uno de las preguntas contenidas en la Encuesta de Evaluacin Anual de Cmaras de Comercio, Anexo 4.3. de la Circular nica, y remitirla dentro del trmino establecido en el numeral 2.1.3 de la presente Circular** 2.1.2.2 Informacin eventual

a) Planes de mejoramiento: De acuerdo a los resultados de la evaluacin en desarrollo del sistema SEC, se solicitar a las cmaras de comercio la adopcin de planes de mejoramiento, con el fin de que ajusten los aspectos indicados por la Superintendencia. En estos planes de mejoramiento deber indicarse las actividades a desarrollar, las fechas previstas de ejecucin y los responsables de ejecutarlas. En caso de presentarse desviaciones en las fechas de ejecucin u otro de los elementos antes sealados, los responsables indicarn las razones para que ello hubiere sucedido y de ser necesario modificar las condiciones reportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha circunstancia ser informada a la Divisin de Cmaras de Comercio por lo menos con diez (10) das de antelacin a la implementacin del cambio y en todo caso antes de la fecha de terminacin sealada en el plan de mejoramiento.
* **

Circular Externa N 00006 del 15 de agosto de 2008. Publicada en el Diario Oficial N 47.087 de agosto 20 de 2008. Circular Externa No. 00001 del 5 de enero de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 47.943 del 5 de Enero de 2011. Pg.87 Ttulo VIII

Circular nica

Los planes de mejoramiento estarn sujetos a la verificacin de esta Superintendencia y ante su incumplimiento, la Superintendencia adoptar cualquiera de las acciones previstas en la ley. 2.1.3. Periodicidad De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del artculo 86 del Cdigo de Comercio, la informacin requerida deber radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio, en la periodicidad que se seala y a ms tardar dentro de los plazos siguientes: Mensual: Dentro de los 8 das siguientes al fin de mes. Semestral: Dentro de los 15 das siguientes al vencimiento de cada semestre en junio y diciembre. Anual: Hasta el 31 de enero de cada ao * 2.1.4. Acciones de control por parte de la Superintendencia. La Superintendencia adoptar cualquiera de las acciones previstas en la ley, segn corresponda a las circunstancias particulares, a fin de corregir la situacin detectada o prevenir su ocurrencia o recrudecimiento. 2.1.5. Formatos Inciso Derogado tcitamente Adptense los formatos CC01-F05* anexo 4.1 y CC01-F06* anexo 4.3 denominados programa anual de trabajo e informe de gestin o labores, respectivamente. 2.2 Aprobacin de reformas al reglamento interno

2.2.1. Rgimen de autorizacin general Para efectos de lo previsto en los artculos 2 numeral 7 y 11 numeral 7 del decreto 2153 de 1992, en concordancia con el artculo 86 numeral 10 del cdigo de comercio, las reformas al reglamento interno de las cmaras de comercio se entendern aprobadas con la autorizacin que les imparta el rgano competente para tal fin dentro de la estructura interna de la cmara, siempre que se hayan atendido los requerimientos legales y estatutarios. Para el efecto, se debern respetar las siguientes reglas:

Circular Externa No. 00001 del 5 de enero de 2011. Publicado en el Diario Oficial No. 47.943 del 5 de enero de 2011 * Circular Externa N 00006 del 15 de agosto de 2008. Publicada en el Diario Oficial N 47.087 de agosto 20 de 2008. Pg.88 Ttulo VIII

Circular nica

a) Contenido del reglamento interno: Para impartir la correspondiente autorizacin, el rgano competente tendr en cuenta que los reglamentos internos debern contener por lo menos los siguientes aspectos: De la junta directiva y sus funcionarios; Del representante legal; Del secretario y sus funciones; Del revisor fiscal; Del rgimen de afiliados; Del patrimonio; y De las reformas al reglamento interno.

b) Informacin de las reformas adoptadas: Las cmaras de comercio informarn a la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre las reformas a los reglamentos internos, dentro de los cinco (5) das siguientes a su aprobacin por parte del rgano competente, mediante envo del acta correspondiente y una certificacin suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, quienes se comprometern personalmente con que se han cumplido los requisitos legales y estatutarios para el efecto. Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, podr ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la cmara deber, en forma inmediata, adelantar las actuaciones conducentes para ese efecto. 2.2.2. Rgimen de aprobacin especial En caso de modificaciones al rgimen de la representacin legal, de afiliados y las que afecten directa o indirectamente el funcionamiento de los registros pblicos, se requerir aprobacin previa de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las Cmaras de Comercio que hubieren sido sancionadas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las que se creen, requerirn de aprobacin previa a las modificaciones al reglamento interno, durante un perodo de seis (6) meses a partir de la ejecutoria de la resolucin o de la publicacin del decreto respectivo. 2.3 Creacin de oficinas seccionales de las cmaras de comercio

El decreto 2153 de 1992 elimin la funcin de aprobar la creacin de oficinas seccionales de las cmaras de comercio contenida en el decreto 1520 de 1978. En consecuencia, las cmaras de comercio quedan relevadas de la obligacin de someter a la aprobacin de la Superintendencia la creacin de oficinas seccionales. Para efectos de lo previsto en el artculo 2 nmero 7 del decreto 2153 de 1992, las cmaras de comercio remitirn a esta entidad la informacin sobre la creacin de oficinas seccionales resaltando
Pg.89 Ttulo VIII

Circular nica

la circunstancia de la aprobacin en la constancia de la reunin de la junta directiva prevista en el literal h) del numeral 2.1.3.2 anterior.

2.4

Tarifas por concepto de afiliacin que cobran las cmaras de comercio

El numeral 10 del artculo 86 del cdigo de comercio, asigna a las cmaras de comercio la funcin de dictar su reglamento interno, el cual deber contener el rgimen de afiliados y ser aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio, as como las reformas a los mismos, de conformidad con el artculo 6 del decreto 1520 de 1978. El artculo 124 de la ley 6 de 1992, autoriza al Gobierno Nacional a fijar el monto de las tarifas que deban sufragarse a favor de las cmaras de comercio por concepto del registro mercantil y establece que las cuotas anuales que el reglamento seale para los comerciantes afiliados e inscritos, son de naturaleza voluntaria. Por lo anterior, las cmaras de comercio podrn fijar de manera voluntaria y sin aprobacin previa por parte de esta Superintendencia, las tarifas de afiliacin para los comerciantes. Sin embargo, stas debern ser informadas a esta Entidad, en virtud de lo establecido en el artculo 87 del cdigo de comercio y en el numeral 7 del artculo 2 del decreto 2153 de 1992. No obstante lo anterior, las cmaras de comercio al incrementar las cuotas anuales de afiliacin tendrn en cuenta los niveles de inflacin proyectados por el Gobierno Nacional. 2.5 Presupuesto de las cmaras de comercio

Con ocasin de la expedicin del decreto 2153 de 1992, proferido en desarrollo del artculo 20 transitorio de la Constitucin Poltica, se elimin la funcin de aprobar presupuestos de las cmaras de comercio y sus adiciones o traslados, contenida en el cdigo de comercio y en el decreto 50 de 1981. En consecuencia, las cmaras de comercio quedan relevadas de la obligacin de someter a la aprobacin de esta Superintendencia los presupuestos, sus adiciones y traslados. 2.6 Contribucin de las cmaras de comercio con destino a la Superintendencia de Industria y Comercio

Las cmaras de comercio pagarn anualmente a la Superintendencia de Industria y Comercio el uno por ciento (1%) del presupuesto aprobado, en tres (3) contados iguales pagaderos as: Primer contado a ms tardar el 30 de marzo; Segundo contado a ms tardar el 30 de junio; y
Pg.90 Ttulo VIII

Circular nica

Tercer contado a ms tardar el 30 de septiembre. En consecuencia, se aplicar a los presupuestos de cada ao. El pago del uno por ciento (1%) por adiciones al presupuesto de cada vigencia, se cancelar dentro de los diez (10) das siguientes a la expedicin del acto aprobatorio. El pago se har mediante consignacin en cheque de gerencia o en efectivo a: DTN Superindustria y Comercio, cuenta corriente No. 050-00110-6, Banco Popular, Sucursal Bogot. Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a esta entidad, las cmaras de comercio enviarn una certificacin del revisor fiscal respecto del monto de presupuesto y sus adiciones dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a su aprobacin. 2.7 Autenticacin de certificados expedidos por las cmaras de comercio

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 89 del cdigo de comercio, toda cmara de comercio tendr uno o ms secretarios, cuyas funciones sern sealadas en el reglamento respectivo. El secretario autorizar con su firma todas las certificaciones que la cmara expida en ejercicio de sus funciones. En concordancia con lo dispuesto en la norma citada, el artculo 6 del decreto 1520 de 1978, al tratar sobre los estatutos de las cmaras de comercio, prev que stos deben contemplar por lo menos, entre otros puntos, lo relativo al secretario y sus funciones. En este orden de ideas, ante los inconvenientes presentados en la autenticacin por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de las firmas de quienes actan como secretarios de las cmaras de comercio en la expedicin de los certificados de los registros mercantil, de proponentes y de entidades sin nimo de lucro, las cmaras debern verificar previamente que la persona encargada pueda ejercer dicha funcin de acuerdo con los estatutos y remitir el acto de designacin dentro de los cinco (5) das siguientes a aqul en que ste se produzca, acompaado con la firma que emplear el funcionario en el cumplimiento de la funcin de secretario. La Superintendencia de Industria y Comercio, verificar el cumplimiento de lo dispuesto en los estatutos de la cmara de comercio y se abstendr de autenticar los certificados cuando la respectiva entidad no haya dado cumplimiento a lo sealado, siendo responsabilidad de las mismas los perjuicios que se ocasionen a los usuarios y sin perjuicio de las sanciones que se deriven del incumplimiento de las instrucciones impartidas en esta reglamentacin.

Circular Externa N 015 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N 44.639 de Diciembre 7 de 2001. Pg.91 Ttulo VIII

Circular nica

2.8

Procedimiento de eleccin de los revisores fiscales de las cmaras de comercio**

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 23 del Decreto 898 de 2002, corresponder a las asambleas de las cmaras de comercio el nombramiento del revisor fiscal y sus respectivos suplentes. Para tal fin, las cmaras de comercio debern observar el siguiente procedimiento: a. La Junta Directiva de la cmara de comercio en la reunin de junta prevista para el mes de marzo del ao de la eleccin, adoptar los trminos de la invitacin sealando, como mnimo: i) El objeto de la invitacin; ii) Los honorarios a pagar; iii) Los elementos que debern contener las propuestas, tales como: Hoja de vida de los aspirantes principales y suplentes. Si es persona jurdica, indicacin de la persona natural que prestar el servicio bajo su responsabilidad. Fotocopia de la cdula y tarjeta profesional. Declaracin expresa que se entender prestada con la presentacin de la propuesta de que la persona natural aspirante al cargo o la firma de contadores y la persona natural designada por ella, tanto para desempearse como revisor fiscal principal o suplente (s) no se encuentran incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley. Certificado reciente de antecedentes disciplinarios de los aspirantes principales y suplentes, expedido por la Junta Central de Contadores. La experiencia relacionada con el cargo. La aceptacin del cargo por parte del aspirante en caso de resultar elegido. Nombre e identificacin de los suplentes del revisor fiscal.

iv) Fecha lmite para postularse, que en todo caso ser dentro de la primera quincena del mes de mayo de la eleccin. b) El representante legal de la cmara de comercio observando los anteriores trminos, proceder a invitar a las personas naturales y jurdicas interesadas en llevar la revisora fiscal de la entidad, para que se postulen dentro de la primera quincena del mes de mayo del ao de la eleccin, invitacin que se efectuar mediante publicacin que, teniendo en cuenta la fecha lmite para postularse, deber realizarse por lo menos dos (2) veces en la primera quincena del mes de mayo del ao en que se realice la eleccin. Dicha publicacin se har en los mismos medios autorizados para la eleccin de la junta directiva;

** Circular Externa N 001 del 3 de febrero de 2004. Publicada en el Diario Oficial No 45.457 de Febrero 10 de 2004. Pg.92 Ttulo VIII

Circular nica

c)

El Representante Legal de la cmara de comercio, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la publicacin de la invitacin, verificar que las personas que se postulen renan los requisitos exigidos en los trminos de la invitacin. Todas aquellas personas que cumplan con los requisitos mencionados sern los candidatos que se presenten a consideracin de la asamblea, para ser elegidos como revisor fiscal principal y suplente (s) de la respectiva cmara; La relacin de los aspirantes a ser elegidos revisor fiscal principal y suplente (s) deber, as mismo, ser publicada por lo menos una vez en la segunda quincena de mayo, en los mismos medios establecidos para la publicacin de la informacin para la eleccin de la Junta Directiva; El da de las elecciones se dispondr en las mismas mesas de votacin de candidatos a la junta directiva, de una urna destinada a depositar los votos por el revisor fiscal principal y suplente; En los otros asuntos relativos a la eleccin del revisor fiscal principal y suplente (s), se adoptar un procedimiento similar al establecido para la eleccin de la junta directiva, incluido todo lo relacionado con las oficinas seccionales, las urnas, mesas de votacin, designacin de jurados, escrutinio de las urnas, y los dems aspectos necesarios para la eleccin. Sern elegidos como revisores fiscales principal y suplente (s) quienes obtengan la mayora de votos vlidos depositados. A ms tardar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la eleccin, las cmaras de comercio informarn a la Superintendencia de Industria y Comercio el nombre, documento de identidad, tarjeta profesional y firma de los revisores fiscales principal y suplente (s) que hayan sido elegidos.

d)

e)

f)

2.9

Aspectos relacionados con la eleccin de Directores de las Juntas Directivas de las Cmaras de Comercio.

2.9.1. La Asamblea para la eleccin de directores de las cmaras de comercio, se realiza cada dos aos por derecho propio, en el da y la hora previstos en el artculo 2 del Decreto 726 de 2000, por lo que no se requiere convocatoria. 2.9.2. La inscripcin de las listas de candidatos a directores de las cmaras de comercio, deber efectuarse durante la primera quincena del mes de mayo del ao de la eleccin. Para el efecto, se entender que dicho plazo vence el ltimo da hbil de la primera quincena del

Circular Externa 009 de 2005, Publicada en Diario Oficial No 46109 del 1 de Diciembre 1 de 2005 Pg.93 Ttulo VIII

Circular nica

mes citado, sin que pueda entenderse, en ningn caso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer da hbil de la segunda quincena. 2.9.3. En el municipio o distrito en el que existan alcaldas menores, la inscripcin de la(s) lista(s) debe surtirse en la alcalda principal de dicho municipio o distrito. 2.9.4. En las elecciones por matriculados o por afiliados, quien inscriba la lista solo requerir tener la calidad de comerciante matriculado, con matrcula vigente al 31 de marzo del ao de la eleccin. 2.9.5. La modificacin de la(s) lista(s) solo podr surtirse, conforme se prev en el artculo 5 del Decreto 726 de 2000, hasta el ltimo da hbil, inclusive, de la primera quincena del mes de mayo. Para el efecto, se entender que dicho plazo vence el ltimo da hbil de la primera quincena del mes citado, sin que pueda entenderse, en ningn caso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer da hbil de la segunda quincena. 2.9.6. Para efectos de lo previsto en el artculo 5 del Decreto 726 de 2000, se entiende que una persona aparece en ms de una lista, cuando exista constancia de su aceptacin en varias listas. 2.9.7. Cada rengln de las listas debe inscribirse con un miembro principal y uno suplente. Si el principal o el suplente no cumple con todos los requisitos sealados en la ley, se entender no inscrito todo el rengln. 2.9.8. Para determinar el nmero de miembros de la junta directiva de una cmara de comercio, solo se tendrn en cuenta los comerciantes, personas naturales o jurdicas, con matrcula vigente al 31 de diciembre del ao anterior a la eleccin. No se tendrn en cuenta, para el efecto, los establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias. 2.9.9. La eleccin de directores de las cmaras de comercio corresponder a los comerciantes afiliados, si la cmara de comercio cuenta con 300 o ms comerciantes con matrcula vigente y el nmero total de afiliados con matrcula vigente al ltimo da hbil del mes de marzo es superior al 10% del total de comerciantes con matrcula vigente al 31 de marzo del ao en que se realice la eleccin. Para determinar el nmero de comerciantes, solo se tendrn en cuenta las personas naturales y jurdicas sin incluir los establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias. Para determinar el nmero de afiliados se tendrn en cuenta los comerciantes afiliados, esto es, aquellos afiliados personas naturales, jurdicas y las sociedades con domicilio principal

Pg.94 Ttulo VIII

Circular nica

por fuera de la jurisdiccin de la cmara de cuya eleccin se trate, que tengan una sucursal matriculada en dicha jurisdiccin. 2.9.10. Derogado.* 2.9.11. Se entiende que el comerciante matriculado que no se encuentre al da en la renovacin de la matrcula mercantil, no puede ser excluido del Registro Mercantil y, por lo tanto, mantiene su condicin de matriculado. Sin embargo, solo podr participar en la eleccin como candidato y como sufragante, siempre que cancele las renovaciones atrasadas a ms tardar el ltimo da hbil del mes de marzo del ao de la eleccin. 2.9.12. Derogado 2.9.13. Se entiende que el afiliado pierde tal calidad, cuando incumple con el pago de la cuota anual de afiliacin, conforme a la regulacin interna de cada cmara de comercio, o cuando no renueva su matrcula mercantil dentro de los tres primeros meses del ao o cuando incumple cualquiera de las dems obligaciones sealadas en el respectivo rgimen de afiliados. 2.9.14. La prdida de la calidad de afiliado opera automticamente, una vez el afiliado incumple alguna de las obligaciones mencionadas en el numeral anterior, lo cual implica la interrupcin del tiempo de permanencia en tal calidad que exige la ley para que ste pueda postularse como candidato a las elecciones de miembros de junta directiva. 2.9.15. Una vez el matriculado se pone al da con las obligaciones que impone la calidad de afiliado, la cmara de comercio respectiva podr otorgarle nuevamente la calidad de afiliado y, en tal caso, comenzar a contarse de nuevo el trmino de permanencia en dicha calidad para efectos de postulaciones posteriores. 2.9.16. Podrn sufragar los comerciantes matriculados o afiliados, segn corresponda la eleccin a unos u otros, siempre que estn al da en sus obligaciones como tales al ltimo da hbil de marzo del ao de la eleccin. 2.9.17. Para efectos de determinar la calidad de sufragante no aplica la condicin de haber tenido la calidad de afiliado o matriculado, segn el caso, durante los dos aos calendario anteriores, pues la ley no previ tal requisito.

Circular Externa No. 001 de febrero 2 de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47.617 del 8 de febrero de 2010. Circular Externa No. 001 de febrero 2 de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47.617 del 8 de febrero de 2010. Pg.95 Ttulo VIII

Circular nica

2.9.18. El jurado que designe la cmara de comercio para cada mesa de votacin, podr estar compuesto por uno o ms comerciantes matriculados o afiliados, segn el caso. 2.9.19. El voto en elecciones que se realizan en las cmaras de comercio es personal e indelegable. No se podr sufragar a travs de apoderado. Las personas jurdicas comerciantes votarn a travs de su representante legal. 2.9.20. Las listas no podrn ser impugnadas. La impugnacin solo procede contra las elecciones en los trminos sealados en la ley. 2.9.21. Para los efectos de la presente circular, se entender que el ltimo da hbil del mes de marzo ser aquel da de este mes hasta el cual la cmara de comercio recibe renovaciones de matrcula por cualquier medio. 2.10. Aspectos relacionados con los directores designados por el Gobierno Nacional en las juntas directivas de las cmaras de comercio.*

2.10.1. A los miembros de la junta directiva designados por el Gobierno Nacional les es aplicable la vacancia automtica del cargo de director, de que trata el primer inciso del artculo 18 del Decreto 726 de 2000, por su inasistencia sin justa causa a cinco (5) sesiones de la junta directiva. 2.10.2. El procedimiento que se utilice para determinar la vacancia automtica de los miembros del Gobierno Nacional o para presentar las respectivas excusas, ser el mismo que se fije en los estatutos para los directivos elegidos por los comerciantes. En caso de que no se encuentre regulado dicho procedimiento, la justificacin por la inasistencia deber darse en la misma reunin o, a ms tardar, en la siguiente sesin. 2.10.3 En el evento de presentarse una vacancia definitiva de alguno de los miembros designados por el Gobierno Nacional, el presidente de la junta directiva deber proceder a informar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes, para que se proceda a su reemplazo. 2.10.4. Para el caso de los Directivos designados por el Gobierno Nacional, el suplente reemplazar al principal en sus faltas temporales y absolutas y, en este ltimo evento, su reemplazo ser hasta tanto se realice un nuevo nombramiento del principal por parte del Gobierno Nacional.

Circular Externa No. 003 de 3 de Febrero de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 47.973 de 4 de febrero de 2011. Pg.96 Ttulo VIII

Circular nica

Pg.97 Ttulo VIII