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ARQUIVOS E A ORGANIZAO DA GESTO DOCUMENTAL Uberdan dos Santos Lopes Resumo Discorre sobre a importncia dos arquivos na sociedade.

Apresenta aspectos gerais de arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras caractersticas. Esquematiza os mais modernos meios e tcnicas de arquivamento, bem como compara tecnologias aplicadas para o gerenciamento eletrnico de documentos, microfilmagem e GED. Palavras-chave: Arquivos; Gerenciamento Eletrnico de Documentos; Gesto da documentao. 1 INTRODUO Com o crescimento e evoluo da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informao e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir da comeou a agrupar documentos sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com poltica, religio, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservao de documentos objetivando atestar a legalidade dos patrimnios e contar a histria de seus povos. De acordo com Bottino, (1994) os arquivos surgiram quando os indivduos passaram a registrar seus atos e informaes necessrias a sua vida social, poltica e econmica, o que se iniciou na mais remota Antigidade. Arquivos so locais destinados guarda ordenada de documentos criados por instituies ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservao desta documentao como um conjunto e no como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de transaes documentais realizadas e esto relacionados com os direitos e deveres destas instituies ou pessoas. Este artigo enfoca o papel dos arquivos nas organizaes, no considerando a esfera em que se apresentam, mas sim, procurando citar as fases de sua organizao, caractersticas e alguns dos documentos arquivsticos, bem como os tipos de arquivos e arquivamento existentes, mais utilizados. 2 CONCEITOS E METODOLOGIAS Nas organizaes o objetivo principal dos setores de arquivo atender administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte pesquisa tcnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rpida e precisa. Para Prado (1986, p.4) o arquivo serve de instrumento principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica. Abriga
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documentos resultantes de uma atividade, sendo estes conservados como comprovantes. Quando bem organizados, transmitem ordens, evitando repeties desnecessrias de experincias, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que est para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decises. Com o passar do tempo e terminada sua funo legal, os arquivos transformam-se em conhecimento para resgate histrico, quando seus documentos deixam de ter a validade tcnico-administrativa e legal para servirem de fonte histrica institucional. Sua funo principal a disponibilizao das informaes contidas em seu acervo de maneira ordenada e funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituio onde est inserido. Para Paes (2002 p. 20) os arquivos podem ser classificados da seguinte maneira: 1) Por seus mantenedores: a) Pblicos - federal, estadual e municipal; b) Institucionais - Instituies educacionais, Igrejas, Corporaes no lucrativas, sociedades e associaes; c) Comerciais - Firmas, Corporaes e companhias; d) Famlias ou pessoais. 2) Pelos estgios de sua evoluo: a) Arquivos de primeira idade ou corrente; b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio; c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. 3) Pela extenso de sua atuao: a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao; b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo. 4) Pela natureza de seus documentos: a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle. b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que seus documentos apresentem.

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Os documentos a serem disponibilizados apresentam-se em diversos suportes, e de acordo com suas caractersticas, forma e contedo, podem ser classificados basicamente de duas maneiras: a) Relacionados ao gnero-que podem ser textuais, cartogrficos, filmogrficos, sonoros, iconogrficos, microgrficos e informticos; b) Relacionados natureza de seu assunto-que podem ser ostensivos (liberada sua divulgao), sigilosos (com divulgao restrita e subdivide-se em secreto, ultra-secreto, confidencial e reservado). Lopes (1993) tambm coloca que outras espcies documentais, mensurveis por unidade, dentre elas: os negativos e as ampliaes fotogrficas, os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes, os microfilmes, os disquetes, as fitas magnticas de som e as de computador, etc., vm se avolumando em quantidades impressionantes. Estas precisariam tambm ser guardados em muitos casos, com investimentos adicionais e prdios anexos especiais. No se deve esquecer que se vive em plena era da exploso da produo e da acumulao da informao. As espcies documentais mais freqentes encontradas so: cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios, formulrios, entre outros. 2.1 Organizao e administrao de arquivos Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituio na qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organizao. O desenvolvimento deste reconhecimento est dividido em trs fases. So elas:

a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se


conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentao, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos, buscando analisar o gnero dos documentos, os formulrios utilizados para controle, o volume e estado de conservao do acervo, seu arranjo e a existncias de registros e protocolos, bem como a mdia de arquivamentos. Devem ser identificadas tambm a localizao e infra-estrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu nmero, formao e salrio. b) ANLISE DOS DADOS COLETADOS: aps a primeira etapa o profissional estar habilitado para de forma objetiva analisar a real situao dos servios e diagnostic-lo, formulando e propondo as devidas intervenes e medidas a serem adotadas. Nesta etapa, quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes na administrao, ou seja, os problemas de funcionamento existentes no arquivo.
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arquivstico deve-se levar em considerao principalmente as necessidades da instituio sem desconsiderar jamais as disposies legais referentes. Existem alguns pontos de extrema relevncia a serem considerados nesta etapa. So eles: 1. A posio do arquivo na estrutura da instituio; 2. A opo de centralizar ou descentralizar os arquivos; 3. Determinar a coordenao dos servios; 4. Escolha de mtodos de arquivamento; 5. Estabelecimentos de normas de funcionamento; 6. Identificao e capacitao dos recursos humanos; 7. Seleo das instalaes fsicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes; 8. Desenvolvimento de arquivos intermedirios e permanentes; 9. Viabilizao de recursos financeiros; 10. Elaborao do projeto de arquivo; 11. Implantao e acompanhamento do projeto; 12. Criao de manuais. Convm ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que a escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da documentao. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome, nmero, data ou local) pode-se empregar diferentes mtodos, porm baseados em cuidadosa anlise das atividades desenvolvidas pela organizao e pela observao das solicitaes dos documentos nos arquivos. Deve-se definir ento o mtodo principal e os auxiliares a serem implantados. Assim como o mtodo, o arranjo, que a ordenao dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administrao, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) uma das funes mais importantes em um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na rea de gesto de documentos neste ambientes institucionais. Os principais mtodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma: a) Alfabtico utilizado quando o elemento principal a ser considerado o nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a pesquisa feita diretamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante rpido, direto e de fcil utilizao. b) Geogrfico tambm do sistema direto, onde a busca realizada pelos elementos procedncia ou local, que esto organizados em ordem alfabtica. c) Numrico este mtodo deve ser utilizado quando o elemento principal um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessrio recorrer a um ndice alfabtico de assunto, que fornecer o nmero sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em trs tipos: o numrico simples (para cada cliente existe um
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c) PLANEJAMENTO: Para uma correta elaborao de um plano

numero), o mtodo numrico cronolgico (alm do numero observa-se tambm a data do documento), e o mtodo dgito-terminal ( os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo, ou seja os nmeros so dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um e so lidos da direita para a esquerda, formando pares). Este mtodo geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal nmero. d) Assunto ou ideogrficos este mtodo bastante utilizado, porm, no de fcil aplicao porque depende de interpretao dos documentos sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilizao de vocabulrios controlados. Podem ser apresentados alfabtica ou numericamente. No caso da apresentao alfabtica, utiliza-se a ordem alfabtico-enciclopdica, quando os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e disposto alfabeticamente; ou a ordem dicionrio, que ocorre quando os assuntos so dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqencial das letras. e) Duplex quando a documentao dividida em classes conforme o assunto. O mtodo decimal baseado no mtodo de Classificao Decimal de Dewey. f) Mtodos padronizados alm dos mtodos acima descritos, existem outros como Variadex, Automtico, Soudex, Mnemnico e Rneo, que so pouco utilizados. 2.2 Gesto documental A partir da II Guerra Mundial, com o avano da cincia e tecnologia, a produo de documentos cresceu a nveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controle e organizao das empresas, que se viram foradas a desenvolver trabalhos e buscar solues para a gesto destes acervos acumulados. A soluo para resolver o acmulo das massas documentais, vulgarmente conhecidas como arquivos mortos, um dos grandes desafios da arquivstica no Brasil. Trata-se de uma situao que se repete angustiantemente em todo o pas. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com a documentao acumulada no decorrer de suas funes. O poder pblico em suas vrias esferas, a rea privada e mesmo pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so foradas a guardar cada vez maior quantidade de documentos (LOPES, 1993). A sua regulamentao pela Lei Federal n. 8.159, conceituando esta teoria da seguinte forma Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimentos para guarda permanente. Analisando-se este conceito pode-se extrair trs importantes momentos na gesto documental que so a produo, utilizao e avaliao para a determinao do destino destes documentos. Esta determinao deve ser embasada pelo uso da
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Tabela de Temporalidade que o instrumento normativo, elaborado por profissionais, das mais diversas reas, principalmente a jurdica, administrativa e contbil, com auxlio de historiador e sob a coordenao do arquivista. A tabela de Temporalidade determinar os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, ser enviado para o: a) Arquivo corrente - aquele em que os documentos so freqentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento, registro, distribuio, expedio e arquivamento de documentos. b) Arquivo intermedirio - neste momento os documentos no esto mais em uso corrente, seu arquivamento transitrio e a funo deste arquivo principalmente assegurar a preservao guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comisses de anlise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. c) Arquivo permanente - no momento em que os documentos perdem seu valor administrativo, aumenta a sua importncia histrica, e no se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histrico, pois os documentos que hoje so administrativos amanh sero histricos, mas a qualquer momento podero tornar-se novamente administrativos por vrios motivos. Sua funo a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais no-correntes, tornando-os acessveis e teis no momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou histricas. De um modo geral, seja pr necessidade cotidiana ou legal, os empresrios esto sentindo a necessidade premente de possurem sua documentao organizada e preparada pra eventuais fiscalizaes internas e externas, como a classificao da srie ISO 9000. Com o constante crescimento no volume de documentos, se fez necessria a pesquisa para o desenvolvimento de novas tcnicas e suportes para arranjo e armazenamento e disponibilizaro de documentos. Dentre os mais utilizados podemos destacar a microfilmagem e o gerenciamento eletrnico de documentos, por meio da digitalizao e utilizao de software para controle, a seguiro apresentadas estas duas solues. 2.2.1 Microfilmagem A validade legal da microfilmagem no Brasil se deu em 08 de maio de 1968 com a lei do microfilme de nmero 5.433, regulamentador da respectiva lei, sendo atualizada pelo decreto 1.799 de 1996. Devido sua capacidade de compactao, durabilidade, custo previsvel e simplicidade tecnolgica, o microfilme desde a sua criao, na dcada de 1970, no sofreu grandes alteraes e foi escolhido para preservao dos documentos de arquivo (FARIA FILHO, 2000).
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Para a adoo da microfilmagem, deve-se considerar vrios elementos, tais como, custo/benefcio, vantagens e desvantagens de sua utilizao como instrumento tecnolgico para auxiliar no s na preservao dos originais, mas tambm na garantia da segurana do acervo e agilizar a utilizao. Para que o servio de micrografia seja implantado com eficincia/eficcia se faz necessrio antes de tudo a organizao arquivstica dos documentos, com a utilizao de catlogos (eletrnicos ou manuais) para a organizao destes, bem como a implantao de critrios para a avaliao e seleo do acervo. Vive-se em plena em plena era da exploso da produo da informao e as espcies documentais mensurveis por unidade, vm se avolumando em quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliaes fotogrficas, os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes os disquetes as fitas magnticas de som e as de computador e at mesmo o microfilme (LOPES, 1993). A microfilmagem apresenta para a preservao dos documentos vantagens incontestveis, mas em relao ao acesso existem alguns problemas, que podem ser considerados graves, tais como a questo de que somente podem ser utilizados em locais onde se possua equipamento especfico, sua leitura morosa, existem dificuldades de manuseio dos documentos e as cpias tm qualidade inferior ao original. Por esta razo que sistemas hbridos que conjugam a micrografia com os atuais sistemas eletrnicos para armazenamento de documentos vm cada vez mais sendo utilizados, pois, a utilizao de meios eletrnicos para guarda de documentos ainda no totalmente segura. 2.2.2 Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da dcada de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funes, que vo desde os mais simples editores de texto at os mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vm apresentando solues para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as tcnicas de fluxo de trabalho (workflow), a multimdia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na rea da informao e documentao. Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias propiciam, deve-se considerar impreterivelmente a questo legal destes arquivos ou documentos, que at o momento no possuem regulamentao devido a sua vulnerabilidade e, por conseguinte, no asseguram o valor probatrio legal dos documentos. Outra questo a durabilidade dos materiais empregados e sua rpida superao no que tange a atualizao destes softwares de gerenciamento. Para implantao do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessria a sua implantao: cabeamento do prdio, aquisio de servidor, computadores para todos os usurios, interligao dos equipamentos em rede, aquisio e instalao de software. Alem de se fazer necessrio os procedimentos de recebimento, indexao, tramitao, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento dos usurios.
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Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED, isso significa que ela j madura o suficiente para perceber o real valor da informao. Quanto maior o volume das informaes, mais necessrio encontrar uma soluo para que a desordem no crie srios problemas, inclusive o da perda de negcios, atrasos em respostas e perda do potencial da competitividade. (MUNDO DA IMAGEM, 2003). Algumas vantagens do GED: a) Interao com outros sistemas como correio eletrnico, sistemas de gesto e manuteno; b) Possibilidade de maior disseminao da informao, dinamizando anlise de documentos e reduzindo o tempo de tramitao dos mesmos; c) Reduo de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de documentos; d) Rapidez no envio da informao ao usurio final; e) Agilidade no atendimento e padronizao no cadastramento e informaes; f) Economia com a reduo de tempo de resposta para auditorias e pesquisas; g) Reduo de tempo no acesso a documentos, reduo de rea fsica e moveis para arquivamento. A implantao, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada visando a garantia no processo de atualizao da documentao, interrupo no processo de deteriorao dos documentos, e ainda a eliminao do risco de perda do acervo, atravs de backup, microfilmagem e distribuio de documentos, sem falar no acesso informao pela internet e intranet. 3 CONSIDERAES Com o objetivo de apresentar uma viso esquematizada dos arquivos, buscou-se na literatura, principalmente a nacional, embasamento para proporcionar ao leitor aspectos gerais dos arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras caractersticas. Durante a pesquisa observou-se que devido crescente evoluo de tecnologias e de tcnicas aplicadas ao gerenciamento das informaes torna-se muitssimo difcil manter-se atualizado neste universo arquivstico, pois existem realmente poucas publicaes na rea principalmente no que tange s novas tecnologias e seu funcionamento e os eventos de capacitao, alm de serem de alto custo de investimento e carga horria demasiadamente longa, no geral so oferecidos por instituies de Estados do sudeste, o inviabiliza o processo da educao continuada. Para enfrentar todos estes desafios, necessrio investir cada vez mais na formao profissional arquivstica, para concorrer neste mercado, no qual bastante exigida a especializao em decorrncia da responsabilidade crescente destes organismos nas empresas, pois o acmulo desordenado pode levar a perdas irreparveis exemplificados pela existncia dos arquivos mortos.

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Por tudo o que foi exposto, pode-se afirmar que eles no existem. Entretanto, no h como negar a presena asfixiante das massas documentais acumuladas, que se no tratadas devidamente podero no s desqualificar e atrasar empreendimentos, como tambm trazer srios prejuzos para as organizaes, tanto no aspecto mercadolgico quanto no aspecto jurdico auditorial. REFERNCIAS BOTTINO, Mariza. Interface arquivologia diplomtica: alguns aspectos para discusso. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10., 1994, So Paulo. Anais... So Paulo,1994, 21 p. BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Dispe sobre a microfilmagem de documento. Dirio Oficial da Unio. Braslia, DF, 10 de maio 1968. Disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm>. Acesso em: 28 jan.2004. BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial da Unio. DF, 9 de jan. 1991. Disponvel em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm. > Acesso em: 28 jan.2004. BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Dirio Oficial da Unio. DF, 31 de jan. 1996. Disponvel em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm. > Acesso em: 28 jan.2004. FARIA FILHO, Luciano Mendes de. Arquivos, fontes e novas tecnologias: questes para a historia da educao. Campinas: Braganca Paulista, 2000. 160p. LOPES, Luiz Carlos. Arquivpolis: uma utopia ps-moderna. Revista Cincia da Informao. Braslia: v. 22, n. 1. jan./abr. 1993. MUNDO DA IMAGEM. So Paulo: CENADEM, n. 57, mai./jun. 2003. PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. So Paulo: T. Queiroz, 1986.

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_______________________ ARCHIVES AND DOCUMENTAL MANAGEMENT ORGANIZATION Abstract: The importance of archives in the society. Presents concepts, it classifies some of the principal characteristics of the files. Schematizes the most modern means and techniques to archivievment, as well as it compares applied technologies for the administration of documents, microfilmagem and GED. Keywords: Archives. Management files. Administration of Documents. _______________________ Uberdan dos Santos Lopes Especialista em gesto de arquivos; CRB 14 - Bibliotecrio Fiscal Florianpolis SC E-mail: uberdansl@hotmail.com

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