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Sistema de Contabilidad Gral.

Sistema de Contabilidad General El objetivo del sistema es servir como herramienta para llevar adelante la gestión de Contabilidad cumpliendo para ello con todos los pasos nesesarios para realizarla, desde el ingreso de los movimientos hasta la emisión de subdiarios necesarios y el Balance General. Este Sistema es de modalidad Multiempresa, lo cual permite realizar la gestión contable a más de una empresa a la vez, manteniendo la independencia de los datos entre las empresas. Requerimiento Mínimo de Hardware y Software: Este sistema requiere de una PC con sistema operativo Windows 98, 2000, XP, NT. En modo multiusuario funciona bajo cualquier sistema operativo de red al cual se pueda conectar con una terminal Windows NT, Novell Netware, etc. Instalación del Sistema Para Windows 98 o superior, presione el botón de inicio de la barra de inicio de Windows, seleccione ejecutar, tipee D: instalar.exe, presione aceptar y luego siga las instrucciones de la pantalla de instalación. El proceso de instalación crea un icono de acceso directo al sistema. Al hacer doble click sobre el mismo ingresará a la pantalla inicial, la cual le pedirá el código de la empresa con la que va a trabajar, que deberá dar de alta la primera vez que acceda al sistema, nombre de Usuario y Contraseña, así se encontrará en la Pantalla Principal del Sistema.

Sistema de Contabilidad Gral.

Pantalla Principal del Sistema

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Posicionándose en la opción Archivo se depliega diferentes opciones, que se explican a continuación: Usuarios En esta opción se definen los distintos usuarios autorizados a operar el sistema, contando cada uno de ellos con un nivel de acceso (que será asignado por el Administrador del Sistema) y una clave de acceso para su ingreso.

Pag. N° 01

Pag. N° 02

N° 04 . es decir cuanto mayor sea el número.Sistema de Contabilidad Gral. El nivel de acceso es decreciente. Clave: campo alfanumérico protegido y Nivel: campo numérico de 2 dígitos. Cerrar. Cancel: retorna a la pantalla de usuarios sin efectuar la baja). Se observan también en la parte inferior los botones de acción definidos para esta opción: Alta. completando los datos de Usuario: descripción o nombre del nuevo usuario. Modifica. Al ingresar en la pantalla se observa un browse con el detalle de los usuarios y de su nivel de acceso. La acción despliega un ventana de confirmación en el centro de la pantalla. La acción Modifica finaliza con los botones de OK (confirma la modificación) y Cancel (sale de la acción sin modificar). (Ok: efectúa la baja. Sistema de Contabilidad Gral. Modifica: En esta acción se podrán cambiar algunos de los datos ingresados. Borra. La acción alta finaliza con los botones de OK (confirma el alta) y Cancel (sale de la acción sin realizar un alta). Salir: Presionando este botón se cierra la opción Usuarios y retorna a la pantalla general del sistema Pag. Alta: Se define en esta acción a un nuevo usuario. mayor es su nivel de acceso.Se despliega la misma pantalla que en la acción alta en el registro en el cual estaba posicionado. Borrar: Esta acción permite realizar la baja física del usuario en que se encuentre posicionado el cursor. Se despliega un browse que contiene los códigos de menúes y la opciones habilitadas para el usuario. NOTA: Un usuario podrá únicamente modificar datos de otros usuarios que posean un nivel de acceso inferior ó modificar sus propios datos. N° 03 Pag.

Al presionar los botones.Sistema de Contabilidad Gral. presionando el botón aceptar se grabaran los datos que se ingresan en la ficha. cambiando obviamente la estructura de los datos a ingresar en cada Tabla. en la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones para agregar. Tabla de Empresas Tablas Maestras En este menú podremos ingresar la información de todos los archivos principales del sistema. N° 05 Pag. La operatoria para ingresar estos datos es exactamente igual en todas las opciones de este menú. Presionando el botón borrar se despliega la advertencia que pedirá confirmar la acción de borrado del registro en el que se está posicionado. Seteo de impresora Posibilita de definir las caracteristicas de la impresora a utilizar como lo vemos en la pantalla siguiente: Sistema de Contabilidad Gral. cambiar o borrar un registro y un botón para salir de esta pantalla y regresar al menú principal. Operatoria Utilizaremos a modo de ejemplo las pantallas de Altas/Bajas/ Modificaciones de la Tabla Empresas. presionando el botón cancelar se anula la operatoria. Pag. N° 06 . Al ingresar a la tabla de empresas se despliega el Browse con todos los registros cargados en el archivo. permitiendo ingresar o modificar. cada uno de los datos correspondientes a ese registro. agregar o cambiar se despliega la ficha correspondiente al registro en el que estamos posisionados.

N° 08 Pag. El criterio de codificación de las cuentas es exclusivo de los usuarios. Con anterioridad se definió al sistema como Multiempresas. La Tabla se puede ordenar por los campos Código y Nombre presionando las respectivas solapas que se encuentran en la parte superior. El período activado el aquél cuyos datos están actualmente disponibles para carga o consulta de datos (solo puede haber un periodo activado simultaneamente para cada empresa). Localidad. El propósito de esta tabla es definir a las distintas empresas cuyas contabilidades estarán contenidas en el sistema. Tabla de Períodos En esta tabla se definen los ejercicios económicos de la empresa y contiene los siguientes campos: Empresa: Es el mismo código de empresa que fue definido en la tabla Empresas. Es obligatorio definir una mascara con el formato de la cuenta. la solapa general con los campos previamente definidos y la solapa máscara que tiene por objeto definir el formato de las cuentas contables para todo el sistema. Teléfono. Desde el: Fecha de inicio del período Hasta el: Fecha de finalización del período.I.T.U. se despliega la ficha de la empresa. El resto de los campos (Nombre. Pag. La ficha posee en la parte superior dos solapas. Código: Es el código interno de período definido por el usuario.) contienen los datos propios de cada empresa. que puede contener la información de más de una empresa con la independencia de sus datos.Sistema de Contabilidad Gral. Detalle: El campo define el nombre del período. Los datos requeridos en esta tabla son: Código: Es un campo numérico con el cuál se identifica a la empresa. N° 07 . Sistema de Contabilidad Gral. para que el sistema funcione correctamente. Presionando los botones de Alta y Modifica. El criterio de codificación de las empresas es exclusivo de los usuarios. Código Postal y C. es decir. Estado: Con este campo definimos la condición del período: Activado o Desactivado. para lo cual el sistema prevee distintas opciones (que la cuenta sea un campo numérico solamente o que se combinen caracteres especiales como la barra o el guión). Dirección.

El orden que se le da a las cuentas en el balance es definido exclusivamente por el usuario. Movimientos Este menú esta destinado al ingreso de los asientos contables y a la renumeración de los asientos. Puede Pag. informativo. etc.Sistema de Contabilidad Gral.: A: activo. Columna: Este campo contendrá un valor numérico comprendido entre 1 y 5 que corresponde a la posición física de esa cuenta en la impresión del balance. el campo queda en blanco. con el cuál se puede clasificar la cuenta. Asientos En esta tabla se define el plan de cuentas y contiene los siguientes campos: Empresa: Es el mismo código de empresa que fue definido en la tabla Empresas. Tipo: Es un campo alfanumérico de una posición. o modificando va a mayorizar. (por ej. Tabla del Plan de Cuentas Sistema de Contabilidad Gral. N° 09 Pag. Mayor: Contiene el código de la cuenta de grupo en la cual la cuenta que se está ingresando. Código: Es el código que identifica a la cuenta durante todo el sistema. omitirse el ingreso de este dato si se quisiera. Detalle: Contiene el nombre o denominacion de la cuenta contable.: la cuenta caja SI recibe asientos y la cuenta Activo NO recibe asientos). N° 10 . Recibe asientos(S/N): En este campo define si la cuenta recibe o no recibe asientos (Por ej.). Si esa cuenta no mayoriza en ninguna cuenta de grupo. P: pasivo. La cuenta mantendrá la máscara o formato que se definió en la tabla de Empresas.

El sistema por defecto muestra la fecha del día en que ese movimiento se ingresa. Al ingresar un nuevo asiento. En este proceso se realiza la carga de los asientos contables. N° 11 _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Pag. Sistema de Contabilidad Gral. o modificar uno ya existente se despliega la siguiente pantalla. Para desplazarse dentro del mismo y pasar de campo a campo se debe utilizar Pag. La pantalla posee la misma operatoria en cuanto a su manejo que la de las tablas maestras.Sistema de Contabilidad Gral. Notas: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ El número de asiento es generado automáticamente por el sistema en forma ascendente y correlativa. N° 12 . Dentro del browse se ingresa el detalle del movimiento. El campo detalle corresponde al detalle general del movimiento. El campo fecha contiene la fecha que debe tener el asiento. Las solapas en la parte superior del browse están destinadas a ordenar la tabla en función del número de asiento o de la fecha del mismo.

Esto puede realizarse posicionandose dentro del browse.. Si la cuenta que se desee imputar no existiese dentro de la tabla del Plan de cuentas. de la misma forma se puede modificar o eliminar una cuenta existente. y presionando el botón derecho del mouse. Pag. Hasta que las columnas Debe y Haber no tengan el mismo total. Esta pantalla posee además los botones de Agrega Renglón y Borra Renglón. El sistema posee una ayuda en línea en caso de no recordar el código de la cuenta. durante su ejecución. (por ej.: Se ingresa la cuenta Deudores Vs. podrá desplazarse dentro de este browse con las teclas de movimiento del cursor o con las barras de desplazamientos que se encuentran en la parte exterior del browse. Sistema de Contabilidad Gral. N° 13 Pag. Renumeración de Asientos: Este proceso realiza automáticamente la renumeración de los asientos en función de su fecha. podrá darse el alta en este punto de la operatoria. en el campo codigo. Por último. El detalle es un campo descriptivo que puede no completarse si el usuario lo decide. Deberá ingresarse el código de la cuenta contable (el nombre de la cuenta es dado automáticamente por el sistema). con el cual el asiento queda debidamente registrado. Una vez que se encontró la cuenta a imputar debe posicionarse sobre ella y presionar el botón Selecciona. N° 14 . la tecla TAB. De este modo se despliega el browse del plan de cuentas. resta ingresar el importe en la columna que corresponda. no se habilita el botón de Aceptar. conteniendo la totalidad de las cuentas que forman parte de la tabla. el campo detalle puede contener el N° del Cheque que recibimos como pago). pues este proceso no pude interrumpirse por ningún motivo. cuya finalidad es insertar un renglón o eliminar el renglón donde el cursor está pocisionado. Es aconsejable realizar antes algún proceso de resguardo de la información.Sistema de Contabilidad Gral.

deberemos colocar en el campo a partir del asiento número 600 o cualquier número que sea superior al del último asiento ingresado. En la parte superior izquierda de la previsualización se observan tres botones de acción: Con este botón imprimimos la consulta. Listado de Plan de Cuentas Mediante este proceso se obtiene una consulta por pantalla que puede ser impresa. Sistema de Contabilidad Gral.Sistema de Contabilidad Gral. por ejemplo. las mismas pueden obtenerse a partir de listados impresos. con este botón abandonamos la consulta sin imprimirla. La previsualización de los listados es la misma en todo el sistema. Se detallan a continuación cada una de ellas. el rango consultado. o consultas por pantalla. N° 16 . N° 15 Pag. Se señala en el. y con el botón de Zoom podemos agrandar o achicar la visualización del reporte en la pantalla. Listado del Libro Diario Este proceso emite por pantalla la consulta del Libro Diario que también puede ser impresa. Una vez aceptada la consulta. pero esta vez a partir del asiento número 1 (uno). se observa en pantalla la previsualización de un listado de igual forma que se ve en la figura abajo. Presionando el botón Aceptar damos curso a la consulta y presionando el botón Cancelar abandonamos el proceso sin realizar ninguna consulta. Listados Este menú esta destinado a la emisión de las salidas del sistema. Los datos requeridos para el proceso es la definición del rango a ser consultado. En la figura se observa que el rango propuesto incluye la totalidad del Plan de Cuentas. Por lo tanto. la empresa cuyo Plan de Cuentas es objeto de consulta y el detalle de las cuentas que la componen ordenado por código de cuenta. a continuación detallaremos aspectos importantes de la misma. al sistema se han ingresado 500 asientos. deberá repetirse la operatoria. Una vez finalizado el proceso. Luego de realizar el resguardo RECOMENDAMOS realizar la siguiente operatoria: Si. Los datos requeridos para el proceso son la definición del rango de Pag.

la empresa cuyo Libro Diario es objeto de consulta y el detalle de los asientos ordenados por fecha. Pag. y el rango de asientos.Sistema de Contabilidad Gral. Se señala en el. Listado del Libro Mayor Este proceso emite por pantalla la consulta del Libro Mayor de una o de varias cuentas que también puede ser impresa. y el rango de fechas. fechas que se desea consultar. Una vez aceptada la consulta. Los datos requeridos para el proceso son la definición del rango de cuentas que se desea consultar. se observa en pantalla la previsualización de un listado de igual forma que se ve en la figura siguiente. En la figura se observa que el rango propuesto incluye la totalidad de los cuentas para el período contable vigente. Sistema de Contabilidad Gral. el rango de fechas consultado. En la figura se observa que el rango propuestoincluye la totalidad de los asientos para la fecha 12/01/2001. N° 18 . N° 17 Pag. la fecha de emisión de la consulta. Presionando el botón Aceptar damos curso a la consulta y presionando el botón Cancelar abandonamos el proceso sin realizar ninguna consulta.

que también puede ser impreso. N° 20 . el rango de fechas y el nombre de archivo que generara la consulta para la planilla excel. N° 19 Pag. Los datos requeridos para el proceso son la definición del rango de cuentas que se desea consultar. Pag. se observa en pantalla la previsualización de un listado de igual forma que se ve en la figura abajo.Sistema de Contabilidad Gral. Sistema de Contabilidad Gral. se observa en pantalla la previsualización de un listado de igual forma que se ve en la figura abajo. Tambien pueden consultarse solo las cuentas que reciben asientos. Los datos requeridos para el proceso son la definición del rango de cuentas que se desea consultar y el rango de fechas . Balance Genral de Sumas y Saldos Este proceso emite por pantalla el Balance de sumas y Saldos. omitiendose de esta forma las cuentas totalizadoras Balance de Presentacion: Este proceso emite por pantalla el Balance de presentacion. Una vez aceptada la consulta. Una vez aceptada la consulta. que también puede ser impresa.

N° 21 Pag. pues nada hay que destacar. Si no existen errores dentro del sistema. Notas: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Notas: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Pag. diferencias en Cuentas de Mayor. Sistema de Contabilidad Gral. etc.Sistema de Contabilidad Gral. la consulta será nula.: Asientos no Validados. Estos errores son por ej. Control de Errores Esta consulta tiene por objeto la emisión de un Listado que contenga los errores que puedan existir dentro del sistema. N° 22 .