ndice

ndice (02) MS-PROJECT Iniciando o MS Project (3) Abrindo um Arquivo de Projeto (3) Salvando um arquivo de projeto (3) Visualizaes do MS Project (4) Movendo-se no Grfico de Gantt (5) Definindo um Cronograma em um Projeto (5) Iniciando um projeto (5) Calendrios (6) Criando Calendrios (6) Editando Calendrio (6) Opes avanadas dos calendrios (7) Alocando Recursos a um Novo Calendrio (7) Tarefas do Projeto (7) Inserindo uma Tarefa (7) Movendo Tarefas (7) Excluindo tarefas (7) Inserindo Marcos (8) Agrupando atividades (8) Vinculando Tarefas (9) Relaes entre Tarefas (9) Atribuindo Calendrio Especfico para uma tarefa (12) Trabalhando com o Caminho Crtico (13) Caminho Critico (13) Ultrapassando o Caminho Crtico (13) Recursos (14) Criando e Excluindo Recursos (14) Editando um Recurso (14) Informaes sobre o recurso (14) Atribuindo Custos a um Recurso (15) Atribuindo Recursos Atividade (15) Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades (15) Taxas de Custo (16) Cronograma de Recursos (17) Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos (17) Usando a Formula do Trabalho para novas Alocaes (18) Usando a Formula do Trabalho para Alocaes Existentes (19) Alterando o Cronograma de Recursos (19) Atribuindo Calendrio Especifico para um Recurso (20) Imprimindo Visualizaes e Relatrios (20) Exibindo Relatrios (20) Tipos de Relatrios (20) Personalizando Relatrios (21) Especificando Cabealhos, Rodaps e Legendas (21) Modificando Cabealho e Rodaps (22) Gerenciamento de Carga de Trabalho de Recursos (22) Resolvendo os Conflitos de Recursos (22) Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos (22) Nivelando Recursos (23) Restries e Prioridades para o Nivelamento (24) Tipos de Restries sobre a Tarefa (24)
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Linha de Base (25) Criando uma Linha de Base (25) Copiando Linhas de Base (26) Limpando a Linha de Base (26) Planos Provisrios (26) Mltiplos Projetos (26) Inserindo um Projeto num Projeto j existente (26) Excluindo um subprojeto de um projeto principal (27) Consolidando Projetos (27) Relaes de Dependncia entre Projetos Consolidados (28) Recursos em Projetos Consolidados (28) Controlando o Projeto (28) Calculando os Custos (28) Oramento atual e a linha de base (28) Informaes de Custo na Tabela de Custos (29) Acompanhando o Progresso (29) Inserindo informaes reais (30) Atualizando Tarefas Especficas (30) Comparando Resultados (30) Configuraes Importantes na Caixa de Opes (31) Clculo (31) Especificar como o Andamento da Tarefa Mostrado em Relao Data de Status (31) Valor Acumulado (31) Calendrio (31) Dicas teis e Importantes (32) Como Inserir Colunas (32) Como Criar Frmulas no Project (33) Como Inserir Indicadores Grficos nas Colunas Personalizadas com Frmulas no Project (34) Como Exportar Dados para o Excel Usando a Barra de Ferramentas Anlise no Project (35) Como Exportar Dados para o Excel Usando Mapeamento (37) Data de Incio Real (40) Conflito de Agendamento por Causa das Predecessoras (40) Trabalhando com Grficos no Excel (42) Earned Value no Ms Project (45) Configuraes Iniciais do Ms Project (45) Tabelas (46) Tabela Geral Acompanhamento (46) Campos de Clculo do Valor Agregado (49) Planejamento e Controle Passo a Passo (52)

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INICIANDO O MS PROJECT Inicie o MS Project clicando no menu Iniciar / Todos os Programas / Microsoft Office / Microsoft Office Project 2003

ABRINDO UM ARQUIVO DE PROJETO Para abrir um arquivo de projeto existente, voc escolhe o comando Abrir a partir do menu ou d um clique no boto Abrir na barra de ferramentas Padro.

Escolha o arquivo que voc queira abrir. Arquivos com extenso mpp so arquivos do MS Project; Clique no boto OK SALVANDO UM ARQUIVO DE PROJETO Toda vez que voc fizer mudanas no seu projeto importante salv-las. Para salvar um projeto voc possui 2 maneiras. Voc pode usar o comando Salvar no menu Arquivo ou dar um clique no boto Salvar da barra de ferramenta Padro

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Voc tambm pode usar o comando Salvar Como no menu Arquivo para salvar uma nova verso do arquivo de projeto com um nome diferente ou em um local diferente. Quando voc usa o comando Salvar Como, o Microsoft Project fecha o arquivo original, e o arquivo de projeto com o novo nome se torna o arquivo atual.

VISUALIZAES DO MS PROJECT Uma visualizao uma entre vrias maneiras pelas quais voc pode inserir e exibir informaes sobre o projeto. As visualizaes se enquadram em 3 tipos bsicos: as visualizaes de planilha, as visualizaes de tabela e grfico e visualizaes de formulrio.

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MOVENDO-SE NO GRFICO DE GANTT Para mover-se no Grfico de Gannt voc pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais. Na barra de tarefas tambm existe a funo Zoom + e Zoom com elas voc pode visualizar o grfico de Gannt com mais ou menos detalhes. Perceba que o grfico de Gannt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme voc aumenta ou diminui o Zoom. muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente ficamos perdidos com o grande nmero de tarefas que o MS Project nos apresenta. Quando desejamos olhar uma tarefa especfica do projeto utilizamos a funo ir para a tarefa selecionada. Seleciona-se a tarefa na visualizao de planilha Na barra de ferramentas seleciona-se a funo ir para a tarefa selecionada. Ao clicar na funo o MS Project desloca o grfico de Gannt at a data de incio da tarefa.

DEFININDO UM CRONOGRAMA EM UM PROJETO INICIANDO UM PROJETO Para criar um cronograma bsico de projeto voc utiliza a caixa de dilogo Informaes sobre o projeto . Caso voc no insira uma data de incio ou de fim de projeto o MSProject inicia o seu projeto no dia em que o relgio do sistema do computador estiver marcando. No menu Projeto escolha Informaes sobre o Projeto; Escolha a Data de incio do Projeto. IMPORTANTE : Mesmo alterando a hora de inicio do projeto para uma hora diferente do padro do MS PROJECT (09:00) no calendrio ao iniciarmos um projeto e lanarmos a data de inicio, do projeto devemos alterar a hora de inicio tambm.

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CALENDRIOS O MS-Project trabalha com 3 tipos de calendrios: Calendrios de projetos; Calendrios de recursos; Calendrios de tarefas. O calendrio de projetos designa a agenda de trabalho padro de todos os recursos atribudos a um projeto. Os calendrios padro do MS-Project so: Padro: De Segunda-feira a Sexta-feira das 09:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00; 24 horas: Diariamente de 00:00 s 00:00; Turno da noite: De Segunda-feira a Sbado, de 23:00 s 03:00 e de 04:00 s 08:00. O calendrio de recurso o calendrio nico para o recurso. Todo os recursos tem por padro o calendrio do projeto. Se todos os recursos utilizam o calendrio padro do projeto no ser necessrio modific-lo. CRIANDO CALENDRIOS Acesse o menu Ferramentas alterar perodo til; Pressione o boto Novo e escolha um nome para o calendrio; Escolha se o calendrio ser criado a partir do calendrio padro ou ser criado a partir de uma cpia de um outro calendrio j criado; Pressione OK para confirmar a criao. EDITANDO CALENDRIO Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho; Escolha o calendrio a ser alterado na caixa Para,se o projeto no possuir recursos. Os nicos calendrios que iro aparecer sero os calendrios padro do projeto; Clique na data a ser alterada; Na rea Datas Selecionadas, escolha dia de folga ou digite o novo horrio de trabalho; Pressione OK para confirmar as modificaes. Para selecionar todas as atividades clique em um determinado dia da semana clique sobre a inicial do dia da semana.

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OPES AVANADAS DOS CALENDRIOS Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho; Pressione opes; Defina o dia inicial da semana e o ms do incio do ano fiscal; Defina o horrio de trabalho dirio, as horas de trabalho por dia e por semana. Para tornar essas alteraes permanentes para todos os projetos, clique em Definir como padro. ALOCANDO RECURSOS A UM NOVO CALENDRIO Acesse o menu Exibir e escolha Planilha de Recursos; De um clique duplo no recurso que ter o calendrio modificado; Selecione a guia Perodo de Trabalho; Na opo calendrio base selecione o novo calendrio para o recurso; Digite OK. TAREFAS DO PROJETO Ao inserir uma tarefa voc pode ser to detalhista ou generalista quanto quiser. Isso depender do nvel de controle que voc necessita no seu projeto. Quando voc insere uma tarefa um numero de tarefa atribudo a ela. Aps inserir uma tarefa, voc pode inserir uma durao para a tarefa em unidades de dias (d), horas (h) ou minutos (m). INSERINDO UMA TAREFA D um clique na primeira clula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeira tarefa do projeto; Digite o nome da sua tarefa; Caso voc queira inserir uma tarefa entre duas j existentes proceda da seguinte forma: Selecione a linha que deseja inserir a tarefa; No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no boto direito do mouse e selecione Inserir tarefa ; O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que est selecionada no momento; Insira a nova tarefa. MOVENDO TAREFAS O MS-Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o MS-Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio Para mover uma tarefa: Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o numero da tarefa a ser movida Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao EXCLUINDO TAREFAS Selecione a tarefa; No menu Editar escolha Excluir tarefa. Voc tambm pode usar a tecla Delete do teclado. Caso voc tenha errado no momento de fazer a excluso ou voc queira "voltar atrs" sobre alguma ao cometida clique no boto Desfazer na barra de ferramentas Padro. O Desfazer tambm pode ser acessado no menu Editar na opo Desfazer A tecla Delete no mais exclui toda a linha, mas somente a clula selecionada. No caso de usar a tecla Delete na coluna nome da tarefa um Smart Tag ir aparecer perguntando se toda a atividade deve ser excluda ou somente o nome.
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INSERINDO MARCOS Um marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto. Para inserir um marco voc procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa ter durao 0 (zero). Para inserir um marco: Digite uma tarefa; Clique na coluna Durao; Digite 0. O grfico de Gantt exibe ento o marco como um diamante preto, com a data do lado.

AGRUPANDO ATIVIDADES Para criar nveis em um conjunto de atividades: Digite todas as atividades na tabela de entrada; Selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo; Pressione o boto recuo para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo. Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criada, basta pressionar a ferramenta Recuo para a esquerda.

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VINCULANDO TAREFAS Um projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou todas elas) so relacionadas com outras tarefas. Estas relaes podem ser de Trmino - Incio, Trmino - Trmino, Incio - Incio ou Incio - Trmino. O MS-Project por padro vincula tarefas de Trmino - Incio. Para vincular tarefas proceda da seguinte forma: Selecione a tarefa 1; Selecione a tarefa 2. Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que no seja adjacentes; Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.

RELAES ENTRE TAREFAS As relaes entre as tarefas tambm podem ser conhecidas como relaes de dependncia ou precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou trmino de outra tarefa chamada tarefa sucessora. Tipos de relaes: Trmino - Incio (TI) a relao padro quando voc vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a prxima tarefa tem incio. Trmino Trmino (TT) uma em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo. Incio Incio (II) duas tarefas comeam ao mesmo tempo. Incio Trmino (IT) a menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do incio de uma tarefa posterior.

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Especificando as Relaes entre Tarefas: Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ; Selecione as 2 tarefas com o mouse; Na barra de ferramenta escolha Vincular Tarefas. O MS-Project estabelece uma relao de Trmino - Incio entre as tarefas. A alterao entre os tipos de tarefas podem ser feitas de 2 formas. Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que ser alterada; A caixa de dialogo Informaes sobre a Tarefa aparecera; De um clique na tabulao Predecessoras para ativ-la; Dentro da tabulao Predecessor existem os seguintes campos: Nome: Nome da tarefa Durao: Durao Predecessores: Predecessores ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora Tipo: Tipo (TI, TT,II, IT) Retardo: Folga ou Antecipao No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas.

Informaes sobre a Tarefa Voc tambm dar um clique duplo na linha de conexo entre duas tarefas no Grfico de Gantt. Isso exibe a caixa de dilogo Dependncia entre as tarefas, na qual voc pode especificar o tipo de relao e um tempo de antecedncia ou folga.

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Com o MS-Project voc pode especificar um tempo de folga ou antecipao entre as tarefas para que possa Ter um modelo preciso das dependncias que ocorrem na prtica. Um tempo de antecipao quando o incio de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas chamado tempo de folga. Voc pode inserir a antecipao ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da durao das tarefas das predecessoras. Especificando o tempo de folga Quando voc especifica um tempo de folga voc digita um sinal de + frente da durao. Para especificar um tempo de folga decorrido em porcentagem. Selecione a tarefa que recebera a folga; De um clique duplo na tarefa. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa aparecer; Selecione a tabulao Predecessores; Clique no campo Latncia; Voc pode agora especificar o tempo de folga em dias (d), semanas(s), horas (h), minutos (m); Digite + antes do tempo de folga; Clique em OK. Exemplo de uma folga de 2 dias:

Especificando Antecipao De um clique duplo na linha de conexo entre as tarefas; Digite no campo Latncia a antecipao. Exemplo de antecipao: +2d

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Dependncia entre as tarefas Tanto a folga ou a antecipao podem ser inseridas da mesma forma. A nica diferena o valor da folga (+) ou da antecipao (-). Coluna Predecessoras Tambm podemos estabelecer dependncias digitando na coluna predecessoras da atividade Sucessora o nmero da atividade Predecessora. Utilize ponto e vrgula para associar mais de uma tarefa e use os sinais de soma ou subtrao para definir a latncia. Ex.:

Tambm podem ser criada predecessoras relacionada com o percentual da atividade sucessora. Ex.:

ATRIBUINDO CALENDRIO EXPECFICO PARA UMA TAREFA Por definio , o calendrio do projeto o calendrio padro do projeto, mas pode-se atribuir um calendrio especfico para uma atividade dando um clique duplo na atividade e em seguida na guia avanado. Na caixa calendrio determine o calendrio especfico. Clique em OK. Caso deseje que o calendrio da tarefa ignore as alteraes feitas no calendrio de recursos, marque a caixa de seleo O AGENDAMENTO IGNORA CALENDRIO DE RECURSOS.
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TRABALHANDO COM O CAMINHO CRTICO CAMINHO CRITICO O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado. o caminho crtico nico do projeto. A determinao do caminho crtico simples realizada atravs do Assistente de grficos de Gantt. Pressione a ferramenta Assistente de Grfico de Gantt; Pressione Avanar; Selecione a caixa Caminho Crtico no campo tipo de informaes; Pressione Concluir; Pressione Formatar; Pressione Sair do Assistente. ULTRAPASSANDO O CAMINHO CRTICO A reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro do caminho crtico. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas. Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho. Programao de Horas Extras: Esta estratgia encurta a durao. Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recurso. Removendo predecessoras desnecessrias. Esta estratgia elimina os atrasos causados pelas tarefas predecessoras que no afetam a tarefa.

RECURSOS
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CRIANDO E EXCLUINDO RECURSOS Os recursos do MS-Project so criados atravs da Planilha de Recursos Para criar Recursos Escolha Planilha de Recursos atravs da Barra de Modos ou do Menu Visualizaes; Preencha os dados para cada recurso, onde: Nome do Recurso : nome completo do recurso Tipo : Material ou Trabalho Unidade de Material : Unidade de medida para um recurso material Iniciais : Iniciais do nome do recurso Grupo : Departamento, Setor, localidade e etc. Unidade Mxima : Unidade mxima de recursos de trabalho disponvel Taxa Padro : Custo do recurso por hora de trabalho normal para recurso de trabalho ou custo por unidade para recurso material Taxa Hora Extra : Custo do recurso de trabalho por hora extra de trabalho Custo Uso : Custo por utilizao de uma unidade de recurso independente da sua quantidade Acumular : Forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim) Calendrio-base : Calendrio de atividades do recurso de trabalho Cdigo : Campo de texto para armazenar informaes do recurso

EDITANDO UM RECURSO Na planilha de recursos, d um clique duplo no recurso; Quando o quadro Informaes sobre o recurso estiver disponvel, faa as alteraes necessrias e pressione OK. INFORMAES SOBRE O RECURSO A disponibilidade do recurso utilizada quando o recurso est disponvel em apenas uma parte do projeto. Os campos correio eletrnico e Grupo de Trabalho so utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

ATRIBUINDO CUSTOS A UM RECURSO

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Os custos de um recurso podem ser de 3 maneiras distintas. Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X durao da atividade; Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciao de preo de trabalho para horas extras Custo por Uso: O custo uma funo da quantidade solicitada e no do tempo de realizao da atividade. ATRIBUINDO RECURSOS ATIVIDADE Para atribuir um recursos a uma atividade: Clique em Grfico de Gantt na Barra de Modos; No campo nome da tarefa, selecione a tarefa qual deseja atribuir um recurso e, em seguida clique em Atribuir Recurso; No campo nome, selecione o recurso que deseja atribuir tarefa; Determine a quantidade de recursos a ser alocada; Repita os passos 3 e 4 para os outros recursos a serem inseridos; Clique em atribuir.

PERFIS DE ALOCAO DE RECURSOS NAS ATIVIDADES O MS-Project possui novos perfis de alocao para os recursos nas atividades. So eles: Crescente: o trabalho agendado na forma gradativa at que, no ltimo dia, esteja plenamente utilizado. Decrescente: o trabalho agendado na atividade de forma decrescente at que, no ltimo dia, no esteja mais sendo utilizado. Pico duplo: O trabalho agendado com dois picos de trabalho Pico inicial: O trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A velocidade de queda mais lenta que a velocidade de crescimento. Pico Final: O trabalho realizado em um crescente at que o valor mximo do trabalho atingindo, ocorrendo uma queda aps este mximo. A velocidade de queda mais rpida do que a velocidade de crescimento. Sino: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporo. Tartaruga: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo, permanece nesse mximo de trabalho por algum perodo e cai, mantendo a queda na mesma proporo.
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Para escolher um perfil de alocao de trabalho no recurso: Altere o modo de exibio para Uso da tarefa; D um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que ter seu perfil de alocao de trabalho definido ou alterado; No campo delimitao do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado; Clique OK

TAXAS DE CUSTO Atravs das Taxas de custo voc pode atribuir custos personalizados. As diferentes tabelas de taxas de custo disponveis podem ser usadas para dar a um recurso at cinco conjuntos de taxas de custo, para suportar diferentes encargos para diferentes perodos de projeto. Cada recurso permite at 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas de taxas de custo, suportando aumentos ou diminuies para diferentes taxas iniciais de recursos. De um clique duplo no recurso que se deseja na Planilha de Recursos; Acesse a guia Custos; Digite a data efetiva, data para qual o custo ir assumir o novo valor em cada uma das guias desejadas. Cada guia representar um conjunto de datas efetivas. Para alterar a Tabela de Custo para o recurso Altere o modo de exibio para o Uso da tarefa ou Uso do recurso, clicando na Barra de modos; Selecione o recurso que ter sua tabela de custo alterada; De um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta informaes sobre a atribuio; Escolha a tabela de custos desejada no campo tabela de taxas de custo.

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CRONOGRAMA DE RECURSOS O Microsoft Project calcula a durao de projetos tendo por base ou no a alterao da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle que a tarefa pode Ter so: Unidades fixas: a atribuio de unidades de recursos adicionais encurtar na durao da atividade. Durao Fixa: a atribuio de recursos adicionais no influenciar a durao da atividade. Trabalho Fixo: a atribuio de recursos adicionais encurtar a durao da atividade. Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o MS-Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos. Normalmente o MS-Project ir agendar o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do incio da tarefa, a qual foi alocado. O MS-Project ento ir distribuir de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa. MS- Project ir somente agendar trabalho durante as datas e horrios definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendrio do recurso. Caso voc defina que as unidades do recurso sero menores que 100%, isto , o recurso no estar alocado o tempo todo para a tarefa, o MS-Project ir agendar o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso voc tenha uma tarefa que dure 40 horas e alocar um recurso com 50% (0,5) de unidades, este recurso ir ento trabalhar 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso voc aloque mais de 100% de unidades de recurso. Para entender melhor estes conceitos preciso entender como o MS-Project calcula a alocao de recursos. ENTENDENDO A FORMULA DO CRONOGRAMA DE RECURSOS A formula do calculo de alocao de recursos do MS-Project de vital importncia, pois com ela que o MS-Project calcula os tempos e os custos do seu projeto. A formula composta por 3 variveis. D = durao W = trabalho U = unidades A formula diz que o trabalho igual as unidades dos recursos alocados multiplicadas pela durao de suas tarefas.
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De maneira matemtica:

W=UxD

Usando algbrica chegaremos a outras variaes desta formula. U = W / D ou D = W / U Quando voc aloca um recurso a uma tarefa voc precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Voc pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A durao da tarefa foi informada quando voc a criou. O campo unidades do recurso define quanto do recurso em unidades ser alocado a cada tarefa. Este campo pode ser em valor decimal ou percentual. Para alterar o modo de exibio do campo Unidades faa da seguinte maneira: Escolha o menu Ferramentas; Entre em Opes; Escolha Agendamento; No campo Mostre as unidades alocadas como; Escolha decimal ou percentual. Voc pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que 100%, o que corresponde a 1 decimal, valores menores que 100% ou valor zero. Caso voc aloque o recurso com valor igual a 100% (1) o MS-Project ira calcular o trabalho e dividi-lo de forma uniforme na tarefa. Caso voc aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MS-Project ira calcular o trabalho do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da tarefa. Exemplo: Voc pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), voc aloca um recurso a esta tarefa e informa que as unidades do recurso sero iguais a 50% (0,5). O MS-Project usa ento a formula de alocao de recursos para calcular o trabalho. D = 32 horas U = 0,5 W=DxU Portanto: W= 16 horas. USANDO A FORMULA DO TRABALHO PARA NOVAS ALOCAES Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o tempo da tarefa j est definido, campo durao. Caso voc somente entra como o nome do recurso, mas no informar o valor de unidades nem trabalho, o MS-Project ir assumir que o valor de unidades 100% (1) e ir calcular o trabalho. Caso voc informe um valor para o campo unidades, MS-Project usar este valor, e o valor da durao da tarefa para calcular o trabalho. Caso voc informe o valor do trabalho , MS-Project ir assumir que o valor da unidades 100% (1) e ir calcular um novo valor para a durao da atividade. Voc pode se perguntar porque o MS-Project calcula um novo valor para durao em vez de calcular o valor de unidades? A razo que o MS-Project no calcula novos valores para unidades, exceto quando no possui alternativa.
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Caso voc entre com os valores de unidades e de trabalho o MS-Project ir calcular a durao da tarefa. USANDO A FORMULA DO TRABALHO PARA ALOCAES EXISTENTES : A aritmtica que vimos anteriormente vale para novas alocaes. Caso voc for alterar um recurso j existente a uma tarefa ou alterar o valor dos recursos (quantidade) alocados a uma tarefa, o MS-Project sempre usar a formula do trabalho para manter a equao de formula equilibrada. De forma geral quando voc muda o valor das unidades ou trabalho o MS-Project mudar o valor da durao para manter a equao correta. Mudando o valor da durao o MSProject ir alterar o trabalho antes de alterar as unidades. O MS-Project est programado com a seguinte seqncia de calculo. Primeiro alterar a durao ,depois e trabalho e por ultimo as unidades. ALTERANDO O CRONOGRAMA DE RECURSOS Na seo anterior vimos como o MS-Project trata o calculo de unidades, trabalho e durao. Veremos agora como podemos alterar alguns destes parmetros e como trabalhar com eles. Voc pode precisar que uma tarefa possui a durao fixa, no importando o numero de recursos alocados. Neste caso a tarefa ser de durao fixa. Voc pode querer que o MSProject mantenha o trabalho fixo, ou as unidades. possvel definir estes parmetros de forma a alterar o modo como o MS-Project calcula a forma do trabalho. D um clique duplo na atividade; Selecione a guia Avanado; Na caixa Tipo de Tarefa, escolha o tipo de Atividade desejado.

ATRIBUINDO CALENDRIO EXPECFICOS PARA UM RECURSO

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Por definio , o calendrio do projeto o calendrio padro do projeto, mas pode-se atribuir um calendrio especfico para um recurso dando um clique duplo no recurso no modo de exibio Planilha de recursos e em seguida na guia Perodo teis. Na caixa calendrio base determine o calendrio especfico. Clique em OK.

IMPRIMINDO VISUALIZAES E RELATRIOS EXIBINDO RELATRIOS Para exibir os relatrios predefinidos: Acesse o menu Exibir Relatrios; Escolha o relatrio desejado; Pressione selecionar. TIPOS DE RELATRIOS Viso Geral- Apresenta relatrios Genricos do projeto, tais como calendrios, etapas, atividades criticas e de primeiro nvel. Atividades Atuais so relatrios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concludas e em andamento. Custos So os relatrios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, oramento, valores adquiridos, atividades e recursos com oramento estourado. Atribuies So relatrios que identificam as atribuies dos recursos nas atividades. Dizem respeito s funes, aos prazos, lista de atividades pendentes e os recursos super alocados. Carga de Trabalho So relatrios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

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PERSONALIZANDO RELATRIOS O MS-Project inclui mais de 20 relatrios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referncia cruzada. Entretanto se nenhum deles for suficiente voc pode criar os seus prprios relatrios personalizados. Para criar um relatrio personalizado: Acesse o menu Exibir Relatrios; Clique em Personalizado; Clique em Novo; Selecione o tipo do relatrio a ser criado; Preencha as informaes relativas a cada tipo de relatrio, incluindo nomes, filtros e classificao; Pressione OK para criar o relatrio; Para utilizar o relatrio criado, d um clique duplo no relatrio. ESPECIFICANDO CABEALHOS, RODAPS E LEGENDAS Um cabealho um texto que aparece na extremidade superior de cada pgina; um rodap um texto que aparece na extremidade inferior de cada pgina. Tanto no cabealho quanto no rodap, voc pode especificar o tipo de informaes que aparece em cada pgina. Voc pode especificar o alinhamento das informaes do cabealho e rodap. Alem do texto que voc inserir voc tambm possvel incluir as seguintes informaes no cabealho ou rodap. Numero da pgina Numero total de pginas Ttulo do Projeto Nome da Empresa Nome do Gerente Data de Incio do Projeto Data de Trmino do Projeto Data Atual do Projeto Data de Status do Projeto Nome do modo de exibio Nome do filtro Nome do relatrio Nome do filtro
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Data da ultima Gravao Data do sistema Hora do sistema Assunto Autor Palavra-chave MODIFICANDO CABEALHO E RODAPS No menu Arquivo selecione Configurar Pgina; Escolha a guia cabealho ou rodap; Escolha o alinhamento; Escolha as informaes para colocar no cabealho ou rodap; Visualize o seu cabealho ou rodap na janela Exemplo. Utilize SHITH+ENTER para pular de linha na janela Alinhamento. Se voc digitar somente ENTER ser o mesmo que clicar em OK. GERENCIAMENTO DE CARGA DE TRABALHO DE RECURSOS O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja disponvel. RESOLVENDO OS CONFLITOS DE RECURSOS Quando voc mesmo precisa resolver os conflitos, pode usar qualquer uma das estratgias que se seguem ou uma combinao delas. Aumentar o nmero mximo de unidades disponveis de um recurso. Se voc realmente possui recursos adicionais disponveis, insira um nmero grande de unidades na caixa de dilogo Informaes do Recurso ou na Tabela de Recursos. Aloque um recurso diferente tarefa com excesso de alocao. Determine se voc tem ou no outro recurso disponvel que pode fazer o trabalho. Ajuste relaes ou restries de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepem causam um conflito de alocao, voc pode ser capaz de reprogramar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde. Deixe um espao para horas extras. Voc pode inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra. Estenda os dias e horas de trabalho no calendrio de recurso. Use este mtodo se voc quiser que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja includo no cronograma da tarefa. BARRA DE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS Para acessar a barra de ferramentas: Clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponvel na tela com o boto direito do mouse; Clique em Gerenciamento de Recursos na caixa de seleo exibida.

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NIVELANDO RECURSOS Verifique atravs do modo de exibio Uso do recurso, se algum recurso est super alocado. Caso algum recurso estiver super alocado ele ser apresentado na cor vermelha. Acesse o menu Exibir Mais modos de visualizao e escolha o modo de exibio Gantt de redistribuiro Esta visualizao permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem como a defasagem de cada atividade atravs do campo Atraso de redistribuio; Acesse o menu Ferramentas Redistribuir Recursos; Determine se o nivelamento ser manual ou automtico; Escolha a forma de procura por super alocaes (preciso). A procura poder ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms; Determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado; Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem 3 ordens de nivelamento: Somente identificao: determina como critrio de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificao. Padro: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critrio passa a ser o ID da atividade. Prioridade, Padro: utiliza inicialmente o critrio de prioridade da atividade como critrio de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padro. Defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocao de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente; Clique em Redistribuir agora; Compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt de Distribuio.

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RESTRIES E PRIORIDADES PARA O NIVELAMENTO As restries limitam os ajustes que o MS-Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser distribudas. Os principais tipos de restrio so: mais breve possvel A Atividade deve se iniciar o mais breve possvel mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possvel, no permitindo folga entra as atividades; Deve iniciar em A atividade deve iniciar em uma data especfica; Deve terminar em A atividade terminar em uma data especfica; No iniciar antes de: A atividade somente se inicia aps uma determinada data; No iniciar depois de: A atividade tem um limite mximo de data para se iniciar; No terminar antes de A atividade somente concluda aps uma determinada data; No terminar depois de A atividade tem um limite mximo de data para ser concluda. Para atribuir uma restrio: Selecione a atividade que ter alterada suas restries D um clique duplo para abrir o formulrio de informao da tarefa; Clique em guia Avanado; No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.

TIPOS DE RESTRIO SOBRE A TAREFA A prioridade indica a importncia de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiras. A prioridade ser determinada com um algarismo de 0 a 1000. No campo Prioridade, selecione o grau desejado e clique OK.

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LINHA DE BASE CRIANDO UMA LINHA DE BASE Para se obter um melhor resultado possvel durante a execuo do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o oramento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto e assim por diante. Para gravar uma linha de base: Alterne o modo de exibio Gantt de Controle; Acesse o menu Ferramentas Controle Salvar Linha de Base; No formulrio Salvar Linha de Base escolha Salvar Linha de Base e defina se a gravao da linha de base ser para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas. Poder ser salvo at 11 linhas de base no plano de um projeto.

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COPIANDO LINHAS DE BASE Para copiar uma linha de base para outra linha de base : Siga os passos acima, sendo que marque a opo Salvar Plano Provisrio e em copiar escolha a linha de base cujos valores deseja copiar e na Caixa Em, escolha a linha de base a qual deseja copiar os valores LIMPANDO A LINHA DE BASE Caso necessrio limpar os valores de uma linha de base, acesse o menu Ferramentas Controle Limpar linha de base, selecione na tela Limpar linha de base, escolha a linha de base que ser apagada, selecione se a limpeza ser para todo o projeto ou para as tarefas selecionadas,Clique em OK.

PLANOS PROVISRIOS Da mesma forma que se cria, copia e limpa, uma linha de base poderemos tambm trabalhar com Planos Provisrios. Plano provisrio um conjunto de incio e trmino que podem ser salvos em determinados estgios do projeto, possibilitando que se compare um plano provisrio com um plano de linha de base , ou o plano atual. MLTIPLOS PROJETOS Os mltiplos projetos So utilizados em diversas reas, a saber: Um nico coordenador precisa analisar globalmente vrios projetos diferentes; gerente de projeto precisa trabalhar com vrios projetos de lideranas diferentes, e h necessidade de consolidados; projeto tem predecessores e sucessores externos. INSERINDO UM PROJETO NUM PROJETO J EXISTENTE Abra o projeto que funcionar como projeto principal; Na barra de modos, clique em Grfico de Gantt; Clique na linha imediatamente inferior linha que se deseja inserir o projeto; No menu Inserir selecione Projeto; Escolha o arquivo de projeto a ser inserido; Determine se o projeto ser vinculado ao projeto de origem; Caso no se deseja que as alteraes no projeto inserido sejam feitas no projeto de origem, marque a caixa somente leitura; Desmarque a caixa de seleo Ocultar sub-tarefas se desejar que as atividades do projeto inserido sejam mostradas imediatamente no projeto principal; Clique em Inserir.
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EXCLUINDO UM SUBPROJETO DE UM PROJETO PRINCIPAL Selecione a linha do projeto inserido; Pressione a tecla Delete; Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK. CONSOLIDANDO PROJETOS A melhor maneira de organizar projetos grandes ou complexos consolidar projetos. Os projetos consolidados permitem manter o nmero de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nvel gerencivel. Para consolidar projetos: Abras os projetos que sero consolidados; Acesse o menu Janela Nova Janela; Pressione e mantenha pressione a tecla CTRL, clicando nos projetos que sero consolidados temporariamente; Clique em OK.

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RELAES DE DEPENDNCIA ENTRE PROJETOS CONSOLIDADOS Projetos consolidados podem possuir tarefas com relacionamento entre si. Ao vincular as tarefas, o MS-Project exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual a dependncia entre as atividades ser exibida. Consolide os projetos que tero atividades interdependentes, como visto anteriormente; Clique e mantenha o mouse pressionado na barra de atividades predecessora; Arraste at a barra da atividade sucessora no outro projeto, uma relao trmino para incio automaticamente criada. Quando se abre um projeto que possua predecessoras ou sucessoras externas observa-se que uma tarefa predecessora externa adicionada ao projeto que contm a tarefas sucessora, e uma tarefa sucessora externa adicionada ao projeto que contm a tarefa predecessora. RECURSOS EM PROJETOS CONSOLIDADOS Abra o projeto que contm o pool de recursos ou crie um novo projeto e coloque todos os recursos que constituiro o pool nesse novo projeto; Acesse o menu Ferramentas Recursos Compartilhar Recursos; Clique no item Usar Recursos; Na caixa De, clique no projeto que contm o pool de recurso; Clique em OK. O pool de recursos passa a ficar disponvel no projeto ativo, podendo-se atribuir os recursos s atividades normalmente. Caso o projeto ativo j tenha seus prprios recursos, os recursos de ambos os projetos sero combinados e exibidos. CONTROLANDO O PROJETO CALCULANDO OS CUSTOS O custo de uma tarefa a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocaes de recursos. O custo do recurso calculado a partir das informaes de custo unitrio do recurso custo normal, custo de hora extra, custo por utilizao e mtodo de acmulo que voc define para o recurso. ORAMENTO ATUAL E A LINHA DE BASE No menu Projeto escolha Informaes sobre projeto e d um clique no boto Estatsticas; Clique no boto Fechar.

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INFORMAES DE CUSTO NA TABELA DE CUSTOS No menu Exibir escolha Tabela: e em seguida escolha Custo.

ACOMPANHANDO O PROGRESSO Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que o projeto est em andamento. Antes de o projeto comear, voc cria uma linha de base que uma cpia do cronograma original que permanece inalterado Ao acompanhar o projeto voc trabalha com trs tipos de informaes: Linha de Base: o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Tambm pode chamar-se informaes planejada. Essa informao no muda a menos que voc especifique que deseja mudar a linha de base. Atual: Este um modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar medida que voc recebe novas informaes e faz ajustes. Real: As informaes reais so tarefas que j esto em andamento ou que j foram finalizadas. medida que voc insere datas reais para as tarefas completadas, as datas de incio e fim para as tarefas programadas remanescentes so finalizadas.

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INSERINDO INFORMAES REAIS Voc insere informaes reais medida que as tarefas ocorrem. Com o boto direito do Mouse, d um clique em uma barra de ferramentas para exibir o atalho Barra de Tarefas e em seguida escolha Controle; Selecione as tarefas que sero atualizadas; Na barra de ferramentas Controle, de um clique no boto Atualizar como agendado

ATUALIZANDO TAREFAS ESPECFICAS Selecione a tarefa; Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas; Selecione o modo de atualizar a Tarefa; Em percentual Indicando a data de incio e trmino

COMPARANDO RESULTADOS Quando voc salva uma linha de base, o MS-Project proporciona formas para voc comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base. No menu Exibir, escolha Tabela e em seguida escolha Variao. D um clique duplo nas bordas das colunas, se necessrio, para ajustar as larguras das colunas. Alem da tabela Variao, a visualizao Gantt de Acompanhamento permite comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real. No menu Exibir escolha Mais modos de Exibio; Na lista Exibir escolha Gannt de Acompanhamento; De um clique no boto Aplicar.

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CONFIGURAES IMPORTANTES NA CAIXA DE OPES CLCULO

ESPECIFICAR COMO O ANDAMENTO DA TAREFA MOSTRADO EM RELAO DATA DE STATUS: Voc pode usar a data de status com um conjunto de controles na caixa de dilogo opes para determinar onde colocar o trabalho real e o trabalho restante no cronograma, quando estiver inserindo as informaes sobre o andamento, especialmente quando as atribuies forem concludas antes ou depois da data agendada. A data de status corresponde data atual (data de hoje), a menos que voc especifique uma diferente. VALOR ACUMULADO Determine se os dados de valor agregado (BCWP-COTR) vo ser calculados com base no percentual fsico ou no campo percentual fsico concludo e qual a linha de base para determinao do valor agregado.

CALENDRIO Ao se alterar um calendrio deveremos alterar as opes de acordo com o calendrio do projeto

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DICAS TEIS E IMPORTANTES COMO INSERIR COLUNAS : clique o boto direito do mouse na coluna direita onde ser inserida a nova coluna e clique em inserir coluna:

Em NOME DO CAMPO escolha o tipo de campo. Ex.: nmero 1

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Em TTULO de um nome a coluna. Ex.: Quant. Prevista

COMO CRIAR FRMULAS NO PROJECT : Criaremos a coluna de saldo (nmero 7) = [Nmero1]-[Nmero6] clique em FERRAMENTAS \ PERSONALIZAR \ CAMPOS,

No campo TIPO escolha NMERO e ao lado esquerdo NMERO 7

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Em seguida clique em formula :

Digite a frmula ou funo usando Inserir CAMPO OU FUNO

Clique em pronto. COMO INSERIR INDICADORES GRFICOS NAS COLUNAS PERSONALIZADAS COM FRMULAS NO PROJECT :

OK e

clique em FERRAMENTAS \ PERSONALIZAR \ CAMPOS \ INDICADORES GRFICOS e configure conforme figura abaixo :

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COMO EXPORTAR DADOS PARA O EXCEL USANDO A BARRA DE FERRAMENTAS ANLISE NO PROJECT : 1 PASSO : Na Barra de Ferramenta anlise clique em Analisar os dados de escala de tempo no EXCEL...

2 PASSO : Selecione Projeto Inteiro

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3 PASSO : Selecione a(s) coluna(s) que ser exportada(s) para o Excel

4 PASSO : Determine o Perodo e a unidade (dia, ms, semana....) a ser exportado

5 PASSO : Marque no para representar graficamente os dados exportados, pois os dados sero colados no arquivo modelo existente

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6 PASSO : Para Concluir clique em Exportar dados

COMO EXPORTAR DADOS PARA O EXCEL USANDO MAPEAMENTO: 1 PASSO : Clique em ARQUIVO / SALVAR COMO / e em SALVAR COMO TIPO escolha PASTA DE TRABALHO DO EXCEL e clique em salvar.

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2 PASSO : Aparecer a seguinte tela clique em avanar

3 PASSO : Marque a opo DADOS SELECIONADOS

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4 PASSO : Marque NOVO MAPA para criar um mapa ou USARA MAPA EXISTENTE para abrir um salvo

5 PASSO : Na janela abaixo crie os campos a serem exportados, no caso de abrir um existente j aparecero e podem ser editados e salvos novamente

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6 PASSO : Salve o novo mapa ou as alteraes para ser usado futuramente

7 PASSO : Marque as opes desejadas e clique em exportar. Pronto, abra o EXCEL e abra o arquivo no local especificado. No especificando o programa salva como padro na mesma pasta do arquivo do MS PROJECT

DATA DE INCIO REAL As datas de incio real devem sempre ser preenchidas, salvo quando a data for igual prevista , assim como a data de trmino real quando a atividade for concluda.
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CONFLITO DE AGENDAMENTO POR CAUSA DAS PREDECESSORAS : Ao Mudar a data de inicio Real de uma tarefa que tenha um vnculo de predecessoras com outra tarefa. Devemos alterar esse vnculo pois o mesmo ser mantido causando conflito de agendamento. Ex.: A tarefa 7 abaixo contem um vinculo de trmino incio com a tarefa 6;

Suponhamos que tarefa 7 que estava prevista para comear no dia 30/08, ou seja, um dia aps a tarefa 6, iniciou-se no dia 19/08. O MS PROJECT dar a seguinte mensagem :

Se marcarmos a opo CONTINUAR. PERMITIR O CONFLITO DE AGENDAMENTO e est atividade tiver uma durao restante que faa com que ela termine antes da atividade sucessora, no exemplo antes de 27/8, o MS PROJECT pegar a durao restante e jogar para depois de 27/08. ou seja voc recomear a atividade aps termino da sucessora como informado no vnculo.
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Se voc no quiser que seja calculado desta maneira, quando observar que haver conflito de agendamento. Corrija o vinculo na coluna predecessoras.

A baixo um leve comentrio sobre os tipos mais comuns de grficos. rea Barras Colunas Linhas Pizza rea 3D Barras 3D Colunas 3D Linhas 3D Pizza 3D Cilindro 3D Grfico de linhas onde os valores so acumulados. Ideal para representar variaes em funo do tempo. Grfico de barras. Utilize esse tipo de grfico para comparar itens individualmente. Grfico de colunas. Semelhante ao grfico de colunas, mas enfatiza melhor a funo do tempo. Grfico de linhas e marcas. Represente as tendncias dos seus empreendimentos usando este tipo de grfico. Grfico de setores circulares. Esse grfico tem como objetivo mostrar as propores entre os itens. Grfico de linhas em 3 dimenses. Grfico de Barras em 3 dimenses. Grfico de colunas em 3 dimenses. Grfico de linhas em 3 dimenses. Grfico de setores circulares em 3 dimenses. Este grfico criar efeitos tridimensionais com elementos representados por cilindros. Semelhante ao Barras ou Colunas.
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Cone 3D Pirmide 3D

Semelhante ao cilindro alterando apenas a representao dos elementos para cones tridimensionais. Semelhante ao cilindro alterando apenas a representao dos elementos para pirmides tridimensionais.

Construindo um Grfico Para criar um grfico, selecione as linhas ou colunas que contm os dados e o texto do rtulo que voc deseja incluir no grfico. Vamos utilizar uma planilha de exemplo para facilitar o entendimento das etapas do assistente de grfico, antes de continuar desenvolva a planilha mostrada a seguir:

Selecione o intervalo de clulas A5:D9 que corresponde a regio dos dados e inclusive os rtulos. Clique sobre o boto Assistente de Grfico , o assistente nos ajudar dividindo as tarefas e exemplificando visualmente. A localizao do grfico na planilha e o tamanho sero definidos no final da construo do grfico. A partir de ento, o assistente grfico do Excel ir conduzir-lhe at o resultado esperado. Escolha o tipo do grfico que melhor lhe convm e em seguida clique no boto Avanar.

O Excel pergunta exatamente como dever se apresentar graficamente s barras representativas, na opo Seqncia dos dados em: define se a legenda ir ficar com as regies (Linhas) ou com os meses (Colunas).

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Esta ltima etapa solicita Ttulo do grfico, e dos eixos das categorias X e Y.

Ainda na etapa trs voc pode ativa/desativar linhas de grade, posicionar a legenda usando as demais guias de opes. Chegada ltima etapa do Auxiliar Grfico, solicitada a posio do grfico, escolha uma entre duas opes Como nova planilha (ser criado uma planilha exclusiva para o grfico) ou Como objeto em (ser inserido na planilha atual). Clique em Concluir.

Repita este procedimento para grficos de outros tipos como Colunas-3D, reas, etc. O resultado esperado o seguinte:

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Dica A: Utilize a barra de ferramentas grficos, boto tipos de grficos para alterar a forma tipo de apresentao do seu grfico. Dica B: Clique 2 vezes sobre o grfico, se voc desejar usar os recursos avanados do Excel para grficos. Os Comandos Formatar e Inserir contero novas opes exclusivamente para grficos. Dica C: Se voc desejar aumentar o grfico, clique sobre o mesmo e aparecer suas bordas de visualizao. Clique o mouse sobre as alas da borda e arraste. Dica D: Caso seja necessrio alterar a cor de uma barra/fatia/linha, tamanho de um eixo qualquer ou ainda a posio/cor/tamanho/estilo de um texto clique 2 vezes sobre o mesmo e aparecer uma janela especfica de controle. ( A formatao de texto segue um padro bastante parecido com a formatao de texto em clulas)

EARNED VALUE NO MS PROJECT

CONFIGURAES INICIAIS DO MS PROJECT Para que se possam aproveitar todos os recursos que o MS PROJECT possibilita, preciso que algumas configuraes estejam ativas no programa. 1 PASSO : Acesse o menu FERRAMENTAS / OPES / CLCULO e certifique-se de que as opes estejam habilitadas e desabilitadas conforme figura abaixo :

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2 PASSO : Tambm no menu FERRAMENTAS / OPES / CLCULO, clique no boto VALOR ACUMULADO. Determine se os dados de valor agregado (BCWP COTR) vo ser calculados com base no Percentual concludo ou no campo percentual fsico concludo. Utilizaremos o campo percentual fsico concludo e qual ser a linha de base de referncia para determinao do valor agregado.

TABELAS : O MS PROJECT possui um conjunto de tabelas pr-definidas, facilitando e agrupando de modo inteligente os mais de 300 campos disponveis do software. Para escolher uma determinada tabela para um modo de exibio qualquer, acesse o MENU / EXIBIR / TABELA. Se nenhuma das tabelas fornecidas atender s necessidades do projeto, possvel criar uma nova tabela, ou modificar uma tabela existente, que ser salva juntamente com o projeto.

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TABELA GERAL ACOMPANHAMENTO: Foi criada uma tabela nomeada de GERAL onde foram colocadas diversas colunas para uma viso geral. Para impresso aconselhadas as tabelas padres do MS PROJECT que tambm podem ser adequadas a cada necessidade. Nesta tabela foram inseridas as seguintes colunas : COLUNA ID EXCLUSIVA : O campo Id Exclusiva contm o nmero designado automaticamente pelo Microsoft Office Project sempre que uma tarefa criada no projeto atual. Esse nmero indica a seqncia em que esses itens foram criados, independentemente do seu posicionamento na agenda. Sendo nico e no se repete. COLUNA EDT : O campo EDT contm os cdigos de estrutura de diviso de trabalho (EDT), cdigos alfanumricos que podem ser usados para representar a posio da tarefa associada na estrutura hierrquica do projeto. Os cdigos EDT so semelhantes aos nmeros da estrutura de tpicos, exceto pelo fato de que voc pode editar esses cdigos ou aplicar a eles uma mscara ou formato EDT especfico. Alm disso, os cdigos EDT so exclusivos; voc s pode ter um cdigo desses por tarefa. COLUNA ATIVIDADE : Lanamento das atividades para definio da Estrutura de diviso do trabalho (EDT OU WBS). COLUNA DURAO
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Lanamento da durao de cada atividade. Esta coluna depois de feito o planejamento s ser alterada para criao de uma nova linha de base COLUNA INCIO A data de incio do projeto ser inserida ao iniciarmos o projeto na barra de ferramentas PROJETO / INFORMAES SOBRE O PROJETO, as demais sero calculadas pela coluna predecessoras COLUNA TRMINO Esta coluna mostrar a data de termino calculada pelo MS PROJECT (Data De Inicio + Durao) COLUNA PREDECESSORAS Esta coluna mostrar o inter-relacionamento entre as atividades. COLUNA % CONCLUDA : Percentual concludo de cada atividade no perodo, esta coluna por definio ser calculada pelo MS PROJECT ao entrarmos com a DURAO REAL, DURAO RESTANTE, INCIO REAL e TRMINO REAL (caso atividade concluda) COLUNA BASE % FSICO : Esta coluna a coluna % fsico concludo ela foi renomeada para no ser confundida com a coluna Nmero 3 (abaixo), Nesta coluna ser digitado o percentual fsico concludo de cada atividade. Pois foi definido que este percentual que ser usado no calculo do valor agregado (BCWS COTR). COLUNA % FSICO : Esta uma coluna personalizada (NMERO 3) com uma frmula (= % fsico concludo). Serve para corrigir um BUG que no permite que as atividades resumo efetuem a mdia das atividades, pois ao colocarmos a formula acima marcamos a opo para que as atividades resumo efetuem a media das atividades executivas. COLUNA INCIO REAL : Nesta coluna ser digitado o incio real de cada atividade, quando for igual a data de incio prevista torna-se desnecessrio o preenchimento COLUNA TRMINO REAL Nesta coluna ser digitado o trmino real de cada atividade quando esta estiver concluda. quando for igual a data de incio prevista torna-se desnecessrio o preenchimento COLUNA DURAO REAL Lanamento da durao real da atividade tendo como base a data de status. COLUNA DURAO RESTANTE Lanamento da durao restante da atividade tendo como base a data de status. COLUNA ANLISE FISCA Foi Criada uma coluna numrica (nmero 1) e inserida a frmula COTR - COTA, se o resultado for igual a zero o projeto estar sendo executado fisicamente como o previsto, logo se o resultado for menor que zero representa que est atrasado e maior que zero adiantado. Para sinalizar isso usei sinalizadores grficos (= 0, > 0 e < 0)
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COLUNA ANLISE FINANCEIRA Idem a anterior Foi Criada uma coluna numrica (nmero 2) e inserida a frmula CRTR - COTR, se o resultado for igual a zero o projeto estar sendo executado financeiramente como o previsto, logo se o resultado for menor que zero representa que est atrasado e maior que zero adiantado. Para sinalizar isso usei sinalizadores grficos (= 0, > 0 e < 0). COLUNA CUSTO DA LINHA DE BASE : Valor congelado do oramento. Existem colunas de CUSTO DA LINHA DE BASE 1,2,3..... que podero ser inseridas no projeto havendo necessidade, podero ser inseridas at 11 linhas de base em um projeto. Lembramos que quando utilizarmos mais de uma linha de base que para calculo de Valor Agregado deveremos selecionar em opes, como visto anteriormente, a linha de base utilizada COLUNA CUSTO FIXO : Na fase de oramento dever ser digitado nesta coluna o somatrio dos valores que no aparecem como recursos (Custo dos recursos + Custo fixo = Valor orado da atividade) COLUNA ACUMULAO DE CUSTO FIXO Selecionar se o custo da atividade ser no incio, rateado ou no fim. COLUNA CUSTO: Esta coluna o somatrio do CUSTO RESTANTE e o CUSTO REAL NO SE DEVE DIGITAR NADA NESTE CAMPO, POIS IR ALTERAR O CUSTO REAL TRABALHADO ANTERIORMENTE. COLUNA BCWS COTA : automtica do MS PROJECT (custo orado multiplicado pela quantidade prevista para o perodo) e ser utilizada no perodo de oramento para montarmos nossa previso de despesas do incio ao trmino (previsto) do projeto ou quando salvarmos uma nova linha de base. Deveremos estar com o cronograma inicial concludo,os custos de cada atividade (Coluna custo fixo) lanados. e criada a linha de base. Entraremos com a data de trmino do projeto como data de status e em seguida exportar para o EXCEL COLUNA BCWP COTR : Tambm automtica do MS PROJECT (custo orado multiplicado pela quantidade realizada no perodo) e ser utilizada nas atualizaes peridicas do projeto. Deveremos estar com o grfico contendo a BCWS COTA concludo, o percentual executado de cada atividade lanado e a data de status igual data do lanamento do percentual executado, em seguida exportamos para o EXCEL e assim obtermos no grfico no s a BCWS COTA, mas tambm o valor da BCWP COTR. com essas duas informaes analisaremos o projeto fisicamente. COLUNA ACWP CRTR : Tambm automtica do MS PROJECT (custo real do percentual fsico executado da atividade no perodo) e ser utilizada nas atualizaes peridicas do projeto. Este valor ser igual ao valor da coluna custo real que contm informaes providas da planilha Excel de custos que contm tais informaes. Lembre-se que a opo MICROSOFT PROJECT
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SEMPRE CALCULA OS CUSTOS REAIS estar desabilitada, se tivesse habilitada o MS PROJECT calcularia da seguinte maneira : Custo real = (Trabalho real * Taxa padro) + (Trabalho real de horas extras * Taxa de horas extras) + Custos por uso do recurso + Custo fixo da tarefa. Ser gerada juntamente com a BCWP COTR e quando analisarmos BCWP COTR e ACWP CRTR saberemos o desenvolvimento financeiro do projeto. COLUNA CUSTO REAL Nesta coluna poder ser digitado o custo real, caso esteja configurado para o MSPROJECT no calcular o custo real. Poderemos atualizar o custo real tambm pela barra de modos uso da tarefa inserindo a linha de custo real e ajustando a escala de tempo. COLUNA VARIAO DE CUSTO : Mostra a variao do custo total e o custo da linha de base. Ser utilizada a linha de base que foi selecionada para calculo do EARNED VALUE COLUNA CUSTO RESTANTE : Custo Restante = Custo Total Custo Real + (Custo dos recursos x Saldo Percentual da Atividade). NO SE DEVE DIGITAR NADA NESTE CAMPO, POIS O MS PROJECT FAR AUTOMATICAMENTE. CAMPOS DE CLCULO DO VALOR AGREGADO VALOR DO ORAMENTO OAT o valor total da linha de base, oramento do projeto ao trmino. COLUNA DO MS-PROJECT : CUSTO DA LINHA DE BASE VARIAO DE CUSTO VC a diferena entre o custo previsto para atingir o nvel atual de concluso (COTR) e o custo real (CRTR), at a data de status, ou data atual. VC = COTR CRTR VC > 0 = ABAIXO DO ORADO VC < 0 = ACIMA DO ORADO COLUNA DO MS-PROJECT : VC VARIAO PERCENTUAL DE CUSTO = % VC a razo entre a variao de custos (VC) e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variao nos custos com relao ao valor agregado at o perodo % VC = VC / COTR COLUNA DO MS-PROJECT : % VC
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VARIAO DE PRAZO = VA a diferena em termos de custo, entre o valor agregado (COTR) e o valor planejado (COTA) VA = COTR COTA VA > 0 = ANTECIPADO FISICAMENTE VA < 0 = ATRASADO FISICAMENTE COLUNA DO MS-PROJECT : VA VARIAO PERCENTUAL DE PRAZO = % VA a razo entre a variao de prazo (VA) e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variao nos prazos com relao ao agregado at o perodo %VA = VA / COTR COLUNA DO MS-PROJECT : % VA NDICE DE DESEMPENHO DE PRAZO = IDA a diviso entre o valor agregado (COTR) e o valor planejado(COTA) IDA = COTR / COTA (IDA 1 ) > 1 = PERCENTUAL GANHO NO TEMPO DISPONVEL (IDA 1 ) < 1 = PERCENTUAL PERDIDO NO TEMPO DISPONVEL COLUNA DO MS-PROJECT : EDA NDICE DE DESEMPENHO A CONCLUIR = IDAC a razo entre o trabalho restante (ORAMENTO COTR) a ser concludo e os fundos restantes (ORAMENTO CRTR) a serem gastos na data de status. IDAC = (ORAMENTO COTR) / (ORAMENTO CRTR) (1-IDAC) > 1 = PERCENTUAL A MAIS QUE PRECISA PRODUZIR PARA RECUPERAR O CUSTO ORADO COLUNA DO MS-PROJECT : IDAC NDICE DE PERFORMANCE DE CUSTO = CPI calculado pela diviso do valor agregado pelo custo real CPI = COTR / CRTR COLUNA DO MS-PROJECT : IDC CUSTO RESTANTE : ETC
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 o valor financeiro que representa o custo restante estimado do projeto. ETC MENOS SENSVEL = OAT COTA ETC TRADICIONAL = (OAT COTA) / CPI ETC MAIS SENSVEL = (OAT COTA ) / CPI X SPI COLUNA DO MS-PROJECT : ETC CUSTO FINAL DO PROJETO QUANDO CONCLUDO : EAC o valor financeiro que representa o projeto quando concludo. Inclui os custos reais incorridos (CRTR) e os valores restantes estimados (ETC) EAC = CRTR + ( Custo da linha de base x COTR) / IDC COLUNA DO MS-PROJECT : EAT VARIAO AO TRMINO : VAT a diferena entre o OAT (oramento ao trmino) e a EAT (Estimativa ao Trmino) VAT = OAT EAT COLUNA DO MS-PROJECT : VAT

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PLANEJAMENTO E CONTROLE PASSO A PASSO

PLANEJAMENTO ATIVIDADES DEFINIR DATA DE INCIO DO PROJETO COM HORA

DEFINIR CALENDARIOS

OPES

CALENDRIO

FAZER AJUSTES CONFORME CALENDRIO DEFINIDO

INSERIR TAREFAS

NOMES

ORGANIZAR EAP

RECUO

PREDECESSORAS

DURAO

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CAMINHO CRITICO

RECURSOS

DIGITAR RECURSOS E DADOS NA PLANILHA DE RECURSOS

ATRIBUIR RECURSOS AS ATIVIDADES

NIVELAMENTO DE RECURSOS

CUSTO FIXO

LINHA DE BASE

SALVAR LINHA DE BASE

CONTROLE

OPES

CONFIGURAES PARA CONTROLE COM EVA

GRFICO DO EVA NO EXCEL

GERAO DO VALOR PLANEJADO - VP (COTA) DO INICIO AO TRMINO DO PROJETO

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CONTROLE COM EVA

DATA DE STATUS

USO DO % FSICO

INICIO REAL, DURAO REAL, DURAO RESTANTE E TRMINO REAL

PLANILHA DE CONTROLE DE CUSTO REAL NO EXCEL

COPIAR E COLAR NO PROJECT

GRFICO DO EVA NO EXCEL

GERAO DO VALOR AGREGADO - EV (COTR) E CUSTO REAL - AC (CRTR) DO PERODO

AVALIAO ELEMENTOS EVA NO MSP E EXCEL

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