MANUAL DE ORGANIZAÇÃO GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS O presente manual tem por objetivo definir as responsabilidades da Gerência de Recursos Humanos

, seu posicionamento na estrutura, os subsistemas que a compõem bem como o glossário dos termos técnicos empregados na sua elaboração. RESPONSABILIDADES: A Gerência de Recursos Humanos, na sua função estratégica, atua como agente de mudanças sugerindo, orientando e apoiando a organização na assimilação de novos processos, estruturas, tecnologias e conceitos, promovendo mudanças de mentalidade em todo o seu corpo de colaboradores. Deve criar políticas e critérios para o gerenciamento e desenvolvimento das pessoas de forma a atender o planejamento estratégico da organização, posicionando-se como parceiro no negócio. Na sua função de linha, deve proporcionar a criação de procedimentos e métodos como ferramentas das lideranças para o gerenciamento e desenvolvimento das pessoas, prestação de serviços e consultoria operacional interna especializada. POSICIONAMENTO NA ESTRUTURA: A Gerência de Recursos Humanos está diretamente subordinada à Direção Geral, em posição de “staff”, exercendo a supervisão direta sobre as atividades de Administração de Pessoal e Serviços Gerais. SUBSISTEMAS: A Gerência de Recursos Humanos é composta de três tipos de subsistemas, a saber: • Subsistemas Estratégicos São os subsistemas que estão diretamente relacionados ao planejamento estratégico da organização e que podem influenciar os processos de mudança:  Programa da Qualidade Total;  Comunicação;  Recrutamento e Seleção;  Treinamento e Desenvolvimento;  Orçamento de pessoal;  Planejamento e Avaliação de Performance;  Remuneração e Reconhecimento;  Desligamento.  Subsistemas Operacionais São os subsistemas vinculados à relação contratual que possibilitam o gerenciamento das equipes pelas lideranças, através de ferramentas operacionais:  Administração de Pessoal;  Folha de Pagamento;  Administração Salarial;  Relações Trabalhistas.  Subsistemas de Apoio 1

2. Segurança Patrimonial. Identificação. com o objetivo de definir o desenho dos processos sob sua responsabilidade. Serviços Gerais. Sensibilização da Diretoria. aconselhamento e suporte:        Programa de Benefícios. análise e padronização de processos. formação de times da qualidade. Trabalho em grupo dos Gerentes com suas equipes. Implantação do Sistema de Gerenciamento pela Qualidade. através da prestação de serviços. motivação e trabalho em grupo. SUBSISTEMAS ESTRATÉGICOS PROGRAMA DA QUALIDADE TOTAL Programa destinado a proporcionar a adoção de uma metodologia fundamentada nos conceitos de qualidade total. com a respectiva padronização de procedimentos. utilização de ferramentas estatísticas. com sua inclusão como responsabilidade permanente da Gerência de Recursos Humanos a partir de sua validação. de forma a estabelecer o comprometimento da Diretoria no apoio e condução do programa. Apresentação formal do programa a todos os colaboradores. bem como para definir a estratégia de abordagem e mudanças necessárias. vantagens e premissas exigidas para adoção de metodologia de gerenciamento pela qualidade. Plano de Assistência Médico-Hospitalar. de tal forma a permitir a revisão e detalhamento de todos os processos da organização. Treinamento na metodologia. Apresentação de temas relacionados aos aspectos positivos. Programa de treinamento destinado ao nível Gerencial da organização. Medicina e Higiene do Trabalho. Este programa serve como base para a formação do corpo Gerencial como multiplicador da metodologia junto a sua equipe. com conteúdo específico sobre a utilização da metodologia de melhoria contínua. 3. através de sistema de informação e comunicação definido pela Diretoria. Palestra sobre conceitos de qualidade total. Trata-se de programa a ser iniciado no exercício orçamentário 1997/1998. orientação. 5. descrição. 6. Segurança. Divulgação geral do programa. Serviço de Alimentação Conservação e Limpeza Ambiental.São os subsistemas voltados para a garantia do bem estar do corpo de colaboradores. com o objetivo de promover a sensibilização e conscientização de todos os colaboradores para a necessidade de mudança de atitudes e da forma de condução dos processos. 2 . análise e solução de problemas. com a utilização das técnicas assimiladas no treinamento. 4. Conscientização geral de conceitos. Etapas de implantação: 1.

do Planejamento Estratégico. das informações transmitidas em reuniões gerais e de reporting dos assuntos que sejam do interesse geral dos colaboradores. reuniões gerais e de reporting e/ou reuniões específicas de divulgação de determinado assunto. Perpetuação do Programa. Os meios utilizados neste sistema são as circulares. rapidez e objetividade. RECRUTAMENTO E SELEÇÃO A Gerência de Recursos Humanos é responsável pelo provimento de profissionais qualificados para a ocupação dos postos de trabalho definidos na estrutura organizacional da empresa. indicadores e metas para cada serviço. poderá ser conduzido internamente. Este programa serve como plataforma para o desenvolvimento do processo de certificação pela ISO9000.A partir da identificação e padronização dos processos. divulgação de informações institucionais locais e corporativas. com base em procedimento padronizado. Revisão periódica. Todo preenchimento de vaga. Cabe aos Gerentes o repasse aos componentes de suas equipes. tendo então início o processo de recrutamento. com a finalidade de consolidar e aperfeiçoar a metodologia. 7. ou através da contratação de empresa especializada no serviço de recrutamento e seleção de pessoal. através da consulta de cadastro de curriculuns existente. Fazem parte deste sistema a divulgação de fatos e assuntos de interesse geral. definir e divulgar diretrizes gerais da organização (Planejamento Estratégico) com vistas a permitir o estabelecimento de objetivos específicos (Planejamento Operacional). correio eletrônico. O aproveitamento de colaboradores para a ocupação de posições na empresa é estimulado através de processos de promoções e/ou transferências. quadros de avisos. obrigatoriamente. a partir da requisição emitida pela área onde exista a vaga a ser preenchida. bem como a forma de controle e acompanhamento dos resultados obtidos em cada exercício (Plano de Ação). A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela triagem de candidatos e avaliação de aspectos pessoais 3 . terá a participação da Gerência de Recursos Humanos. A base para a definição da quantidade de vagas existentes e sua qualificação é o orçamento de pessoal aprovado. alterações de procedimentos de ordem administrativa. cabendo à Gerência de Recursos Humanos o controle e acompanhamento do efetivo existente. de tal forma a otimizar a interação entre os diversos serviços. Planejamento Operacional e Planos de Ação. através do serviço de recrutamento e seleção de pessoas. permitindo a adequada operacionalização dos processos. mudanças de estrutura. COMUNICAÇÃO A Gerência de Recursos Humanos é responsável por prover a organização de um sistema de comunicação que permita a disseminação das informações com precisão. comunicações internas. Este subsistema é considerado estratégico pela sua característica de permitir a renovação do conjunto de conhecimentos agregados. Este processo. desde que preenchidos os requisitos estabelecidos no perfil do cargo. representado pela qualificação de seus colaboradores. quer seja conduzindo o processo internamente ou contratando empresas especializadas.

cabendo à área requisitante a avaliação da qualificação técnica exigida. com a utilização de recursos didáticos e instrucionais próprios.A. A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela coleta de informações junto às diversas áreas da empresa sobre a composição e movimentação do quadro de colaboradores previsto para o exercício a ser orçado. bem como estabelece a quantidade de colaboradores necessária para o adequado funcionamento da organização. através da contratação de empresa especializada. São considerados como programas de treinamento os cursos de línguas estrangeiras. sendo que a aprovação do candidato no processo seletivo se dá por consenso através da consideração do conjunto pessoal/profissional avaliado. o recurso de avaliação psicológica dos candidatos. cálculo dos encargos e projeção de despesas com benefícios e outros itens que possam integrar as despesas com pessoal. PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO DE PERFORMANCE 4 . com base no levantamento de necessidades. eventualmente. serão apropriados de forma centralizada no L/C de Recursos Humanos os custos previstos para o seu completo atendimento. onde. ORÇAMENTO DE PESSOAL O orçamento de pessoal é a parte integrante do orçamento de despesas gerais. na medida em que amplia o nível de conhecimento individual e consequentemente as possibilidades de obtenção de resultados cada vez mais satisfatórios. a partir do levantamento de necessidades e identificação de meios e recursos para a disponibilização de programas. benefícios e outras despesas com pessoal. que permite a projeção dos custos com salários. o que significa possuir orçamento e gestão próprios da área comercial.identificados através de entrevistas. Os investimentos em formação e desenvolvimento são administrados a partir da dotação de uma verba anual definida no orçamento de despesas. escolhidas em consenso entre a Gerência de Recursos Humanos e a área solicitante. Os programas de treinamento podem ser desenvolvidos internamente. Cabe à Gerência de Recursos Humanos a coordenação de todo o processo de treinamento e formação de pessoas. ficando a parte da programação de treinamento. TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO A formação e a qualificação de pessoal são fatores fundamentais em qualquer processo de mudança e crescimento. encargos. na medida em que isto possa auxiliar no processo de escolha.C. indicada pela Gerência de Recursos Humanos. A formação interna de pessoal da área comercial e de assistência voltada para o conhecimento dos produtos é de responsabilidade do C. ou através da contratação de empresas especializadas. dentro do critério de necessidade de utilização deste recurso para o adequado desempenho das atividades. Pode ser utilizado. O acompanhamento mensal da realização dos valores é feito pela Gerência de Recursos Humanos de forma a obter junto às áreas as justificativas que possam ser apresentadas para explicar eventuais variações. estabelecimento dos valores de salário. sendo também de sua responsabilidade o controle do preenchimento das vagas orçadas (informações sobre efetivo de pessoal). (Centro de Atualização Científica).

logística. estabelecendo critérios de evolução por merecimento. A participação nos resultados é uma forma de remuneração variável aplicada aos colaboradores das atividades não comerciais (administração. de tal forma que possam ser utilizados critérios uniformes e padronizados. O estabelecimento do resultado esperado é fruto de negociação entre superior e subordinado.. promoções. pesquisa salarial de mercado e medidas estatísticas de tendência. reclassificações e enquadramentos. O Plano de Classificação de Cargos tem como finalidade principal estabelecer uma estrutura organizada para o salário fixo dos colaboradores da organização. Por possuir uma característica de forte interferência dos aspectos pessoais e integralmente fundamentada na necessidade de dar e receber “feedback”. 5 . A responsabilidade pela gestão do Plano de Classificação de Cargos é de cada gerência. etc. O programa de remuneração variável é parte integrante do sistema geral de remuneração. bem como formular a política de utilização desta estrutura. a Gerência de Recursos Humanos atua como mediadora em situações de conflitos mais graves. Cabe à Gerência de Recursos Humanos definir a estrutura de cargos e sua equivalência salarial a partir de ferramentas técnicas tais como a descrição. REMUNERAÇÃO E RECONHECIMENTO A contrapartida principal pela prestação de serviços na relação de um contrato de trabalho é o pagamento do salário. planejamento de necessidades de treinamento. e portanto de vital importância para o perfeito entendimento entre as partes. bem como definir critérios uniformes e objetivos que permitam o planejamento do seu crescimento funcional. transformando as divergências em convergências. definição de premiações especiais e variáveis. tais como adoção de medidas corretivas para a adequação de resultados. ficando a Gerência de Recursos Humanos responsável pela análise de exceções. enquadramento adequado no Plano de Classificação de Cargos.Sistema que permite a obtenção de dados concretos e objetivos sobre os resultados individuais de cada colaborador. construindo a base de informações para a aplicação de outros programas de Recursos Humanos. A responsabilidade da Gerência de Recursos Humanos neste processo consiste em prover uma ferramenta adequada às necessidades das demais áreas da organização. equalização de critérios gerais e manutenção do equilíbrio interno. dando consistência ao conjunto de dados utilizados na atividade de planejamento de recursos humanos. identificação de potencial para desenvolvimento. reconhecimento de atitudes positivas no trabalho. e tem como parâmetro básico o resultado real do faturamento em relação ao orçado para determinação dos valores mensais e semestralmente uma avaliação dos valores de margem e despesas operacionais também comparadas aos valores orçados. análise e avaliação de cargos. juntamente com a identificação de recursos e meios necessários para a sua obtenção. trazendo-os para o campo da realização objetiva de resultados planejados. revisões individuais. O pagamento dos prêmios de vendas é um sistema de remuneração variável exclusivamente destinado à área comercial (vendas). sendo dividido em duas formas de apresentação: Prêmios de Vendas e Participação nos Resultados. planejamento de evolução funcional. facilitação dos canais de comunicação.

a Gerência de Recursos Humanos e o Diretor Geral. horário suplementar. Esta base de dados tem valor significativo na análise do clima organizacional. dispensas por motivos médicos. oportunidades de crescimento. cabendo a decisão final por consenso entre a gerência solicitante. Na medida em que sejam reconhecidos esforços individuais para a melhoria de resultados. Esta entrevista consiste em obter a opinião do ex-colaborador a respeito da empresa de uma forma geral. bem como a montagem de métodos para acompanhamento e controle dos resultados obtidos. plano de benefícios.assistência e produção). SUBSISTEMAS OPERACIONAIS ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL Cabe à Gerência de Recursos Humanos o estabelecimento de regulamento interno contendo deveres e obrigações de carater administrativo que deverá ser entendido como uma extensão do contrato de trabalho. identificados por indicadores mensuráveis. bem como o detalhamento dos motivos que levaram à rescisão. etc. uma carta de reconhecimento. podendo ser representado por um brinde. sobre a política de recursos humanos. etc. devem ser propostos pelas gerências nas situações em que a contribuição apresentada seja realmente significativa em termos de resultado. nível de satisfação com a remuneração. geradas por situações e condições muitas vezes não identificadas pela administração da organização. um elogio público diante de todos os colaboradores. observadas e tratadas de maneira preventiva. A conduta disciplinar abrange procedimentos sobre assuntos como horário de trabalho. por sua característica eventual e não programada. definida pelo atingimento de resultados pré definidos através de negociação com as equipes. 6 .. marcação e fruição de férias. documentação necessária. Para que estas causas sejam conhecidas. a Gerência de Recursos Humanos utiliza a entrevista de desligamento como fonte de informação sobre os verdadeiros motivos que levaram à decisão de rescisão do contrato de trabalho. demissionais e periódicos. sobre o seu relacionamento na sua área de trabalho e com o seu superior imediato. Estes prêmios. A responsabilidade sobre a definição da metodologia de premiação em ambos os sistemas é da Gerência de Recursos Humanos. Este tipo de premiação não implica necessariamente no pagamento em espécie. exames médicos admissionais. são aplicados prêmios “spots” com a finalidade de reconhecer e reforçar atitudes proativas.. regras básicas de comportamento e decoro. onde podemos identificar focos de insatisfação ou falhas de gestão que serão corrigidas através de ações sugeridas pela Gerência de Recursos Humanos. incentivo ao desenvolvimento. época e valor da premiação. determinando a forma. normalmente é determinada por causas variadas. onde estão definidos os procedimentos relativos à conduta disciplinar a ser observada por todos os colaboradores. DESLIGAMENTOS A busca por uma nova oportunidade de emprego ou o surgimento de motivos que levam a uma queda no desempenho a ponto de provocar o desligamento de um colaborador.

Em casos de necessidade de aplicação de sanções pelo não cumprimento de alguma das normas definidas no regulamento. 7 .A orientação. a medida deverá obrigatoriamente ser discutida com a gerência do colaborador envolvido e por ela comunicada sob a orientação da Gerência de Recursos Humanos. fiscalização e aplicação das normas disciplinares cabe à área de Administração de Pessoal junto às gerências e aos colaboradores em geral.

É de responsabilidade da Gerência de Recursos Humanos neste processo. Sua operacionalização é gerenciada pela Administração de Pessoal. tendo a responsabilidade por manter atualizados os parâmetros de cálculo e as informações sobre variáveis que compõem o pagamento mensal. são avaliadas e aprovadas pela Gerência de Recursos Humanos antes de sua implementação na folha de pagamento. a supervisão das atividades operacionais de cálculo da folha de pagamento e a autorização de alterações que interferem individualmente no resultado do pagamento de cada colaborador. compete à Gerência de Recursos Humanos a compilação dos dados necessários ao cálculo de valores dos prêmios de vendas e participação nos resultados. merecimento. cabe à Gerência de Recursos Humanos a análise e aplicação dos aspectos salariais definidos em acordo/convenção coletiva da categoria. antecipações). afastamentos e rescisões de contrato e seu respectivo pagamento Compete ainda à Administração de Pessoal o pagamento de prestadores de serviço em geral e respectivo recolhimento das taxas de encargos. que permite não só a comparação dos valores individuais de cada cargo. promoções. reclassificações. processamento e preparação de guias dos recolhimentos correspondentes. Fazem parte deste processamento. pela emissão de depósitos bancários em conta corrente dos colaboradores.FOLHA DE PAGAMENTO Sistema destinado ao cálculo e contabilização do pagamento mensal dos colaboradores da organização. ADMINISTRAÇÃO SALARIAL A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela orientação e coordenação da aplicação da política salarial pelas gerências. por serem contabilizados por seu intermédio. Com vistas a manter atualizados os valores da estrutura salarial aprovada. transferências. periodicamente é elaborada uma pesquisa salarial. Para atender a essa responsabilidade. os cálculos de férias. No aspecto relativo à remuneração variável. enquadramentos. emissão do arquivo “interface” para o sistema contábil. definição de valores correspondentes e elaboração de demonstrativo com o resultado final da aplicação dos critérios definidos. RELAÇÕES TRABALHISTAS Conjunto de medidas e ações que visam manter sob controle eventuais processos de reclamações trabalhistas. bem como a conferência e liberação das relações de pagamento para o depósito bancário. todas as ações que impliquem em atribuição de salário (admissões. A gerências têm como referência o Plano de Classificação de Cargos e a Política Salarial para sugerir alterações e revisões salariais individuais. Por ocasião da data-base. pelo processamento dos cálculos de adiantamento e saldo de salário. como também as práticas adotadas pelo mercado em relação ao sistema de remuneração e benefícios em geral. de forma a evitar situações de desequilíbrio interno no aspecto da remuneração individual. com o objetivo de proporcionar tratamento equânime. em conjunto com escritório jurídico 8 . reajustes.

bem como pela proposição de inclusão e/ou retirada de itens. Cabe à Gerência de Recursos Humanos prover este escritório de informações e documentação hábil para elaboração da contestação. no sentido de proporcionar a adequada segurança quanto a adoção dos preceitos legais. PLANO DE ASSISTÊNCIA MÉDICO-HOSPITALAR Contrato de administração de plano assistencial firmado junto à Aul América Aetna. bem como intermedia a relação com a prestadora de serviços junto à corretora responsável pela apólice.  Grêmio .Fornecimento de Ticket Refeição aos colaboradores das filiais de vendas e pesquisa em São Paulo.  Ajuda Social .Disponibilização de uma área da empresa para utilização dos colaboradores em eventos sócio-esportivos. de acordo com tendências normais de mercado e possibilidades de absorção do custo pela organização.  Seguro de Vida em Grupo . SEGURANÇA. O custo deste serviço é subsidiado com a participação da empresa na base de 80% do custo do Plano Básico. A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela gestão do atual programa. SUBSISTEMAS DE APOIO PROGRAMA DE BENEFÍCIOS Programa que oferece soluções para situações específicas que podem ser traduzidas em vantagens sociais/econômicas aos colaboradores. analisadas em função da possibilidade de utilização de verba destinada.contratado para este fim. designando preposto para representação da empresa nas Juntas de Conciliação e Julgamento. variável de acordo com faixa salarial.Cobertura de até 24 vezes o salário nominal do colaborador.Empréstimo para atendimento de situações emergenciais. Faz parte deste subsistema o acompanhamento e atualização constante sobre a legislação trabalhista e previdenciária. A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela orientação e controle da utilização do plano pelos colaboradores. minimizando o risco de eventuais autuações por parte da fiscalização. com a finalidade de proporcionar a utilização de serviços médicohospitalares em rede credenciada. MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO 9 .com participação do colaborador no custo.  Café da Manhã . quando da utilização de serviços não credenciados.  Refeição subsidiada . Fazem parte do atual programa os seguintes itens:  Ticket Alimentação . definindo o interesse da organização entre a contestação até a última instância ou a celebração de um acordo com a parte reclamante. Deve também traçar as linhas básicas da defesa a ser conduzida pelo advogado contratado.oferecido gratuitamente aos colaboradores da Matriz. A Administração de Pessoal é responsável pela obtenção de cheques de reembolso de recibos de médicos e clínicas apresentados pelo colaboradores. pelos colaboradores e seus dependentes legais.

coleta de lixo. medicina e higiene do trabalho. através de desconto em folha de pagamento. CONSERVAÇÃO E LIMPEZA AMBIENTAL/SEGURANÇA PATRIMONIAL/SERVIÇOS GERAIS A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela gestão dos contratos de prestação de serviços que incluem a conservação e limpeza de áreas internas e externas. manutenção e conservação de central telefônica. com vistas a manter atualizado o PPRA e o PCMSO. Fazem parte do escopo desta atividade a efetiva realização das reuniões da CIPA. instalações elétricas. contato com concessionárias de serviços públicos (eletricidade. O custo da refeição é subsidiado com uma participação dos colaboradores em menos de 50%. elaboração do cardápio mensal. caixas d’água. e também a organização do evento da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT). bem como possibilitar a realização de exames admissionais. água e esgotos). SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela total gestão do serviço de alimentação que inclui a compra de gêneros. Além da gestão do contrato. telefonia. almoxarifado de material de escritório. bem como pela administração da frota própria de automóveis. locação de veículos. subestação elétrica. serviço de correio interno e externo. com a garantia do padrão de conforto e eficácia necessários. e facilitar a realização de medições ambientais necessárias para elaboração do Mapa de Risco. 10 . telefonia interna.A Gerência de Recursos Humanos é responsável pela gestão do contrato de prestação de serviços na área de segurança. segurança patrimonial e vigilância. de forma a permitir o adequado funcionamento das instalações industriais e da administração. compra de passagens e reserva de hospedagem. demissionais e periódicos previstos no plano específico. esgotos industriais e sanitários. com o objetivo de atender a dispositivo legal das Normas Regulamentadoras. administração da cozinha e manutenção do refeitório. bem como a sua organização (eleição e nomeação de membros). compete à Gerência de Recursos Humanos a coordenação dos trabalhos realizados pelo prestador de serviço. a fim de facilitar a refeição dos colaboradores lotados na Matriz. hidráulicas e civis.

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