Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

1.0

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Tajuk tugasan: ‘Proses kerja’ yang terdapat dalam manual prosedur kerja dan ‘fail meja’ ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Bincangkan kebaikankebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

1

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

KISSM KUMP 1/8 /2011

2.0

JAWAPAN

2.1 Pendahuluan Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8/1991. Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya, kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan. Kakitangan baru memerlukan satu pertunjuk arah atau panduan yang dapat membawa pegawaipegawai ke arah menjalankan kerja dengan betul dan cekap bagi menjayakan sesuatu tugasan yang diberikan. Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Ia mampu mengiring para pegawai ini menjalankan tugas dengan dedikasi dan jaya.

2

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 2. Oleh yang demikian. Manual Prosedur Kerja mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat. Ia juga mengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau sequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur tersebut. objektif. kewujudan Manual Prosedur Kerja adalah supaya pegawai-pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut. Manual Prosedur Kerja juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja. Selain itu. Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan. kelewatan dan pembaziran masa.2. Tugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan. 3 .1 DEFINISI MANUAL PROSEDUR KERJA Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia digunakan sebagai rujukan untuk peringkat Jabatan atau Pejabat. Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. produktiviti. kualiti dan keberkesanan jabatan secara keseluruhan.2 Pengenalan Manual Prosedur Kerja 2. fungsi.

Manual Prosedur Kerja juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan atau Pejabat . Manual Prosedur Kerja juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. projek dan aktiviti Jabatan. Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu program.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 2. 4 . Manual Prosedur Kerja dapat memberi gambaran secara grafik ke atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas.2 FAEDAH MANUAL PROSEDUR KERJA Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan Manual Prosedur Kerja. Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab masingmasing serta dijadikan asas kepada penilaian keberkesanan Jabatan.2. Salah satu daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut.

4 BAGI MENYEDIAKAN KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA. projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 2. Carta organisasi 5 . aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat. Ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program.3 MANUAL PROSEDUR KERJA MENGANDUNGI LAPAN PERKARA UTAMA SEPERTI BERIKUT: (i) Latar belakang Jabatan atau Pejabat (ii) Objektif Jabatan atau Pejabat (iii) Carta Organisasi Jabatan atau Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan 2. Ia memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan. Keduanya adalah menyediakan carta organisasi jabatan atau pejabat.2. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang terdapat di jabatan atau pejabat berkenaan. LANGKAH-LANGKAH BERIKUT PERLU DILAKSANAKAN: Adalah yang pertama dengan menentukan objektif jabatan atau pejabat.2. Carta organisasi pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi.

Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.2.5 PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK JAWATAN PROSES 2. dan akhirnya adalah dengan menyenaraikan semua borang yang digunakan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 bertujuan sebagai asas penambahan atau pengurangan kakitangan. Keempat pula adalah dengan menyenaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama. Berikutnya adalah dengan menyediakan proses kerja yang terlibat bagi tiaptiap aktiviti. 2. Selain ia turut menjadi suatu perancangan latihan pegawai atau kakitangan dan sebagai sumber maklumat pengurusan.6 TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA 6 . Ketiga adalah dengan menyenaraikan fungsi-fungsi utama jabatan atau pejabat. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses. Ia juga memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan atau pejabat.2.

• Simbol-simbol yang digunakan:Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/keputusan (decision making) Tindakan serentak 2. Perlulah bermula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan setiap proses.7 CARTA ALIRAN KERJA • Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Pertama sekali. dalam menyediakan proses kerja adalah membuat semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. Sekaligus menjadikan perjalanan sesuatu aktivit itu menjadi lebih lancar dan mendapat hasil seperti yang diharapkan. 2. Ini perlu bagi menjadikan urusan kerja menjadi lebih sistematik dan mempunyai satu ‘petunjuk’ dalam menguruskan sesuatu aktiviti. Seterusnya adalah dengan menyenaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan. Kemudian. Hal ini adalah kerana untuk memastikan setiap pegawai peka dengan tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka.3 Pengenalan Fail Meja Penyambung 7 .2. hendaklah menyediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.

2 TUJUAN FAIL MEJA Fail Meja bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dalam jabatan serta sebagai panduan terperinci mengenai segala tugas individu dan sebagai panduan bagi setiap individu menjalankan tugas dengan cekap.3 PENYEDIAAN FAIL MEJA Langkah-langkah bagi penyediaan Fail Meja adalah seperti berikut: 8 .1 DEFINISI FAIL MEJA KISSM KUMP 1/8 /2011 Merujuk kepada pekeliling PKPA Bil. Fail Meja merupakan satu dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan peranan seseorang pegawai dalam jawatan yang disandangnya.3. Antara lain mengenai Fail Meja adalah ia hendaklah diletakkan di atas meja pegawai bagi memudahkan rujukan dibuat dan pelaksanaan kerja menjadi lebih lancar. Fail Meja merupakan latihan untuk pegawai-pegawai yang baru dilantik atau yang ditukarkan. Apabila mereka jelas mengenai hala tuju pejabat atau jabatan dan peranan yang perlu dilaksanakan. 8/1991.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 2.3. Fail Meja juga merupakan satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam Manual Prosedur Kerja yang patut dilakukan oleh seseorang pegawai itu. Selain itu. Fail Meja adalah satu pekeliling panduan untuk setiap pegawai tentang setiap peranan dan tugas harian yang perlu diikuti. 2. 2. Fail Meja bertujuan untuk menjelaskan segala peraturan dan undangundang serta tanggungjawab individu dalam jabatan.3. tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja.

Sediakan senarai semak bagi tiap-tiap tugas 12. Sediakan format senarai tugas harian 15.Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan 10.Senaraikan peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti utama 7.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 1. tanggungjawab dan hubungan kerja pegawai berkenaan 6.4 BAGI MENYEDIAKAN KANDUNGAN FAIL MEJA. Senaraikan tugas.Senaraikan semua pegawai yang berkenaan yang memberi kelulusan 9. Sediakan carta aliran kerja 11. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai 14.3. Gunakan norma-norma kerja yang ada pada jadual norma kerja 2. Sediakan objektif Bahagian atau Unit 3. Sertakan objektif pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prisedur Kerja 2. Tandakan kedudukan bahagian atau unit di dalam carta organisasi 4. LANGKAH-LANGKAH BERIKUT PERLU DILAKSANAKAN : 9 . Sediakan carta organisasi bahagian atau unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian atau unit 5.Senaraikan semua proses kerja 8. Rekodkan norma kerja yang ada 13.

Ini memudahkan pegawai memahami skop dan bidang tugas masing-masing. Sediakan objektif bahagian atau unit. Berikut ketujuh adalah dengan menyenaraikan Aktiviti Kokurikulum yang juga perlulah terdiri daripada Proses Kerja. Seterusnya ketiga perlulah dibuatkn Carta Organisasi Jabatan atau Pejabat dan juga keempat adalah Carta Organisasi Kedudukan Pegawai. c. Carta Organisasi pegawai bertujuan memudahkan atasan membuat rujukan mengenai pegawaipegawai yang akan dipertanggungjawabkan menjalankan sesuatu aktiviti kelak. kemudiannya adalah Norma Kerja dan akhirnya adalah Senarai Undang-undang dan Peraturan. e. Tandakan kedudukan bahagian atau unit di dalam carta organiasi jabatan/pejabat yang disediakan bagi MPK. Seterusnya keenam adalah dengan menyenaraikan Aktiviti Kurikulum yang terdiri daripada Proses Kerja. Norma Kerja dan akhir sekali Senarai 10 .3. Berikut kelima adalah dengan menyenaraikan tugas atau Kuasa dan Hubungan. b. Senaraikan tugas. 2. tanggungjawab. Sediakan carta organisasi bahagian atau unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian atau unit.5 CONTOH SUSUNAN KANDUNGAN FAIL MEJA GURU KANAN MATA PELAJARAN Fail Meja Guru Kanan Mata Pelajaran perlulah terdiri daripada yang pertama ialah Objektif Jabatan dan kemudiannya kedua disusuli dengan Objektif Bahagian atau Unit. Sertakan objektif jabatan atau pejabat yang telah disediakan bagi MPK. d. disusuli dengan Carta Aliran Kerja. Carta Aliran Kerja. kuasa dan hubungan kerja pegawai berkenaan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 a.

4 PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA 11 . Kandungan kedua belas adalah Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai dan diikuti dengan kandungan ketiga belas adalah Senarai Borang Yang Digunakan dan akhir sekali adalah senarai Tugas Harian. 2. Peraturan-peraturan Pentadbiran adalah kandungan yang kesebelas yang ada dalam senarai fail meja guru kanan mata pelajaran. Kandungan seterusnya kesepuluh adalah Senarai Semak atau Check List. Kandungan seterusnya kesembilan adalah Tugas-tugas Lain yang juga sama isinya terdiri daripada empat item tersebut di atas. Senarai semak merupakan kaedah alternative dalam memastikan setiap item dilaksanakan mengikut jangkaan. Carta Aliran Kerja. Norma Kerja dan akhir sekali Senarai Undang-undang dan Peraturan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Undang-undang dan Peraturan. Begitu juga dengan kandungan berikutnya kelapan iaitu Aktiviti Pentadbiran yang juga isinya terdiri daripada Proses Kerja.

Ketua-ketua Jabatan atau Pejabat perlu melantik seorang pegawai kanan sebagai Penyelaras dan pasukan Petugas perlu diwujudkan bagi penyediaan buku-buku ini.1 KEBAIKAN-KEBAIKAN YANG DIPEROLEHI PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA DARIPADA MANUAL 12 .Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memerlukan perancangan yang teratur dan teliti.4. Penglibatan pengurusan atasan amat diperlukan dalam memastikan rangkaian tindakan diambil secara berurutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. 2. Bagi memudah dan melicinkan penyediaan.

Tiaptiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. pembaziran masa dan ketidakcekapan. maka ia menjadi sah dalam undang-undang dan dapat diterima pakai sebagai rujukan semua pihak yang memerlukannya. Apabila ia menjadi satu rujukan rasmi. Manual Prosedur Kerja tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu. Seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan atau pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan atau pejabat. Berikut merupakan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang melengkapi antara satu sama lain. Keseragaman dalam menjalankan tugas membuatkan sesuatu kerja itu menjadi lebih terperinci. Tanpa Fail Meja pula.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah terdiri daripada 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantumembantu antara satu sama lain. Bagi membolehkan 13 . Cara kerja yang positif amat diperlukan bagi memastikan kerja disiapkan mengikut jadual. Tanpa Manual Prosedur Kerja. Kedua adalah dapat mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja atau sistem atau kaedah kerja. Rujukan rasmi perlu ada sebagai bukti sesuatu kerja itu dilaksanakan. Kebaikan yang pertama adalah dapat merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai satu rujukan rasmi. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Fail Meja tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. teratur dan sistematik. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan.

Adalah penting proses. pembaziran masa dan ketidakcekapan 14 . sekurang-kurangnya ia membantu mengurangkan pegawai yang bertanggunggjawab lalai atau alpa dalam menguruskan sesuatu aktiviti itu. Pegawai yang dipertanggungjawabkan akan diberi senarai cara kerja yang efektik. Contohnya. seorang pegawai ditugaskan untuk menguruskan program keselamatan jalanraya. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang dijadikan sebagai panduan dan rujukan. Dalam kandungan fail meja terdiri daripada Proses Kerja.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 kerja dibuat dengan tepat dan cekap. disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Kandungan inilah yang dapat memastikan setiap pegawai membaca dan mengetahui akan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi dan mengelakkan pegawai daripada melakukan kesilapan atau melanggar peraturan yang telah ditetapkan. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan. Keempat adalah berupaya mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. Carta Aliran Kerja. perkara-perkara yang perlu diuatamakan dan perkara-perkara tindakan susulan bagi menjayakan program tersebut. pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenalpasti. Kebaikan ketiga seterusnya yang boleh diperolehi adalah dapat menentukan peraturan jabatan ataupun pejabat dipatuhi. peraturan. Norma Kerja dan akhir sekali Senarai Undang-undang dan Peraturan. Peraturan yang telah ditetapkan itu menjadikan pegawai seorang yang berdisiplin dan beretika dalam menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan. Kesilapan operasi akan menyebabkan kerja-kerja yang diusahakan akan tergendala.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Jadi sebagai langkah berjaga-jaga. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-caranmenjalankan tugas. Dengan kurangnya masalah dalam operasi maka dengan lancarlah sesuatu operasi itu dilaksanakan. Ketujuh adalah mampu memudahkan kajian mengenai sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat. Fokus utama Manual Prosedur Kerja adalah jabatan atau pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah 15 . Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan atau pejabat. Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakanyang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk. Oleh yang demikian di sinilah pentingnya kedua-dua dokumen ini bagi membentuk pegawai baru yang dinamik dan berpotensi dalam menjayakan tugasnya. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja amatlah diutamakan dengan mematuhi dan mengikuti senarai tugas dan tanggungjawab yang telah dibuat. Keenam pula adalah mampu memberi kesenangan kepada proses pertukaran pekerja iaitu proses ambil alih tugas dari satu jabatan ke jabatan yang lain. dimana Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan atau pejabat. Kebaikan yang kelima adalah sebagai suatu media latihan informal dan memendekkan masa latihan pekerja baru. Ia sebenarnya dijadikan sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan atau pejabat.

lebih meringankan seseorang pegawai memahami tugasnya dan berpandukan dokumen yang diberikan tugas mampu dilaksanakan. Oleh itu gabungan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah bagi membolehkan penambahbaikan dilakukan dan membentuk cara kerja yang betul disamping kecekapan dan keberkesanan tugas dipertingkatkan. maka objektif sebenar sesuatu program tidak akan kesampaian. Berdasarkan 16 . Maka dengan itu kuranglah arahan lisan dikeluarkan kerana ia boleh mengelakkan dari berlakunya kecuaian dalam melaksanakan tugas. Peringkat-peringkat hierarki ini akan dapat membantu mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan. Manakala pemahaman secara visual iaitu dengan melihat dokumen. Seterusnya adalah dapat mengurangkan arahan secara lisan mengenai cara sesuatu kerja itu perlu dilakukan. kerana kadang-kala arahan secara lisan ini boleh menimbulkan kesalah fahaman tentang hal yang ingin disampaikan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan atau pejabat keseluruhan. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan atau pejabat. Dan yang kesembilan adalah ianya dapat menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain. membuat keputusan dan mengawal kerja-kerja yang ditetapkan. Sesetengah pegawai agak kurang dalam penguasaan menerima arahan secara lisan. Sekiranya itu berlaku. Rantaian perintah menunjukkan peringkat hierarki sesebuah jabatan / pejabat.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 hierarki inilah yang dapat menjelaskan akan kuasa dan hubungan kerja antara pegawai-pegawai. 17 . 3. Selain itu. sesuatu organisasi tidak akan seragam.dua perkara ini saling melengkapi antara satu sama lain.0 KESIMPULAN Secara keseluruhannya. Tanpa Fail Meja sebagai tunjang kepada Manual Prosedur Kerja. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. sistematik dan cekap.

Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja. 7. Ia bertindak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru 18 . 2. berikut merupakan rumusan kepentingan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja: 1. 5. 9. Oleh itu. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. 8. Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan penambahbaikan sistem dibuat. Menentukan peratuan jabatan / pejabat dipatuhi. 4.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Manual Prosedur Kerja lebih fokus kepada dokumen rujukan untuk pihak jabatan dimana ia menerangkan fungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab serta cara menjalankan tugas yang telah ditetapkan. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. berkesan dan cekap. Justeru. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti. 3. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. 6. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 TAFSIRAN Dalam tugasan ini terdapat beberapa tafsiran yang digunakan.satu dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan peranan seseorang pegawai dalam jawatan yang disandangnya 19 . Fail Meja . Tafsiran yang digunakan adalah seperti berikut untuk makluman anda:1.satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi 2. Manual Prosedur Kerja .

• Alamat URL : 20 . Objektif Jabatan . ketua badan berkanun. jabatan seseorang menteri. RUJUKAN • • Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 Nota Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia Modul Umum / Kursus kumpulan 1 (2011). ketua pejabat kerajaan 6.rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti 4. Proses Kerja . badan berkanun. jabatan kerajaan. Ketua Jabatan – termasuk ketua setiausaha kepada kementerian. Jabatan – termasuk sebuah kementerian. kerajaan tempatan dan agensi kerajaan 5. Lembaga Penyelidik Undang-Undang (2009). Petaling Jaya: International Law Book Services. Carta aliran kerja - gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur 7. ketua jabatan.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 3.adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya. Kuantan: Unit Latihan dan Kemajuan Staf JPN Pahang. Arahan Keselamatan. Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran. ketua kepada sesuatu perkhidmatan.

pdf 3.dbkl.gov.uitm.edu.net/bahan/FailMejaGKMP. http://www.pdf 2.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 1. http://inqka.smksgpusu.pdf LAMPIRAN 21 . http://peperiksaan.my/sppi/public/borang/MPK%20_%20FM.my/images/PKPA/pkpa081991.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Rajah 1: Senarai Tugas Harian PPM Nama: Jawatan: Tarikh: Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan 22 .

Mengurus pengesahan dalam jawatan 3. Mengurus perlantikan 2.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 Rajah 2: Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh Kerani Perkhidmatan Jenis Kerja Masa YangDiambilJumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm. Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen 115 minit 17 unit 151 minit 13 unit 195 minit 10 unit 23 .Seminggu * 1.

Penyediaan penyata bulanan/suku tahunan 7.Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja KISSM KUMP 1/8 /2011 4. Mengurus kenaikan pangkat 5. Mengurus pertukaran pegawai 95 minit 21 unit 155 minit 13 unit 120 minit 16 unit 185 minit 11 unit *Jumlah bilangan unit yang boleh diselesaikan jika pegawai berkenaan hanya membuat tugas itu dalam seminggu tersebut 24 . Mengurus pemangkuan 6.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful