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CAPACITACIÓN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Plan de Mejoramiento-2011 CGA.

Actualización del Documento: Noviembre 1/2011

Fecha

original

Junio

2010

Medellín, Noviembre 1/2011

PARA RECTORES, DIRECTORES RURALES Y CONSEJOS DIRECTIVOS

A MANERA DE INTRODUCCIÓN

Debe quedar claro que TODA COMPRA que realicen los Fondos de Servicios Educativos, (en adelante también FSE), así el bien sea de pequeño valor, es un contrato. Igualmente, se insiste en que TODO GASTO del FSE debe realizarse a través de las diversas modalidades de contratos:

compraventa, suministro, obra pública, contratos ocasionales para una labor específica y temporal de servicios técnicos o profesionales, entre otros.

Debido a recientes consultas en las que se indagó si las compras también eran contratos y se les aplicaba el Reglamento del Consejo Directivo, en el presente documento usaremos en buena parte los términos compras y contratos que en el fondo son lo mismo porque la compra es un contrato de compraventa. Además, porque son los 2 términos que de manera generalizada utilizan los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos, para referirse a la ejecución de cualquier tipo de gasto que el Artículo 11 del Decreto 4791/2008 autoriza a los FSE.

La anterior explicación y demás reiteraciones que encontrarán en el presente documento y otros que hemos construido a propósito de la contratación de los Fondos de Servicios Educativos, probablemente incomode a expertos en el tema legal y especialistas en la construcción de textos literarios, por considerarlas obvias e innecesarias o atentatorias de la buena prosa.

Sin embargo mi propósito al repetir lo que para muchos no debo y no dejo de darles la razón-, es puramente pedagógico, si se me permite el término: insistir como lo hace el buen padre de familia con sus hijos, en aquellos apartes del tema en los cuales la experiencia nos ha indicado que hay deficiencia en el conocimiento y por ende un potencial riesgo de anomalías en el proceso de selección del contratista; inclusive, en la aplicación del Reglamento del Consejo Directivo, procedimiento elemental y sencillo si se compara con los de la Contratación Estatal, pero que de todas formas debe garantizar la vigencia de “…los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.”.

Ojalá que este documento supla, al menos en parte, esa necesidad sentida de capacitación que necesitan los Rectores y Directores Rurales para poder administrar correctamente los recursos públicos de los Fondos de Servicios Educativos.

Con especial aprecio, para los señores Rectores y Directores Rurales, he construido este documento, con la esperanza de que les sea de mucha utilidad.

ALBERTO URREA MONSALVE

Asesor Fondos Servicios Educativos/Celular 311 310 38 24

NOTA: Este documento se produce con ocasión del Plan de Mejoramiento-2011 de los Fondos de Servicios Educativos, aprobado por la CGA.

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NORMATIVA BÁSICA PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FSE

Los Fondos de Servicios Educativos (en adelante también FSE) están obligados a contratar según lo dispone el Estatuto General de Contratación Estatal, el cual tiene diferentes denominaciones, tales como: Estatuto de la Contratación Estatal, Estatuto de Contratación, Estatuto Contractual o de la Contratación Administrativa.

Excepcionalmente, los FSE podrán utilizar el Reglamento del Consejo Directivo, procedimiento que no es de ley 80//1993, o sea, del Estatuto de la Contratación Estatal, pero sí debe garantizar los principios de la contratación administrativa: responsabilidad, publicidad, selección objetiva, transparencia y los de la función administrativa.

De acuerdo con lo anterior, la normativa básica para la contratación en los FSE, es la siguiente:

1. Estatuto de Contratación Estatal: Leyes 80/1993 y 1150/2007 Y Decreto 2474/2008; Ley 1474/2011 y Decreto 2516/2011. Lo anterior, aparte de los demás decretos que las reglamenten y normas que los sustituya, modifiquen y complementen.

2. Estatuto Orgánico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás normas que lo sustituyan, modifiquen y complementen, estatuto aplicable a la contratación y manejo de los FSE, inclusive al procedimiento del Consejo Directivo para contratar cuantías inferiores a 20 SMLMV.

3. Reglamento del Consejo Directivo: Para compras o contratos INFERIORES a los 20 SMLMV: Ley 715/2001, Artículos del 11 al 14. Decreto 4791/2008, Artículos 5 y 17.

NORMAS DEROGADAS:

Adicionalmente se le recuerda a los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos que:

A): Que los Decretos 1857 de 1994 y 992 de 2002, fueron derogados por el Decreto Nacional 4791/2008, el cual se encuentra en plena vigencia.

B): Que el Decreto 3576/2009 de Subasta Inversa del 10% de la Menor Cuantía, que había sido suspendido en febrero/2011 el Consejo de Estado, definitivamente ya fue DEROGADO POR EL DECRETO 2516 DEL 12 DE JULIO DE 2011, que reglamentó la CONRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA, en virtud de la cual los FSE pueden adquirir todo tipo de bienes y servicios cuyo valor no exceda el 10% de la Menor Cuantía, es decir, no mayores a 28 SMLMV, para el caso de los FSE.

C): Que el Decreto Nacional 066 de 2008 (que reglamentaba la ley 150 y 80) fue declarado nulo, y en su lugar fue expedido el Decreto 2474/2008, que es el que actualmente rige, aunque algunos artículos han sido demandados y suspendidos por el Consejo de Estado.

Que el Artículo 46 del Decreto 2474/2008, lo anuló el Consejo de Estado. Este permitía comprar bienes de MÍNIMA CUANTÍA (valor igual o inferior al 10% de la menor cuantía lo que equivale a 28 SMLMV en el caso de los FSE), sin que se requiriera obtener previamente varias ofertas.

D): Que el Decreto Nacional 2170/2002 (reglamentaba la ley 80) está derogado salvo los artículos 6, 9 y 24.

Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades: Al Rector y al Director Rural, a los

Miembros de los Consejos Directivos y a los participantes en los procesos contractuales de los

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FSE, incluso aquellos cuya cuantía sea inferior a los veinte (20) SMLMV, se les aplica el régimen de incompatibilidades, inhabilidades o conflictos de interés, razón por la cual el Reglamento del Consejo Directivo deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la participación de oferentes y subcontratistas, incursos en alguna de estas causales. Véanse, entre otras normas: La Ley 1474/2011 o Estatuto Anticorrupción, la Ley 190/1995, los Artículos 8º, 9º y 10º de la Ley 80/1993. Ley 734/2002: Artículos 37, 38, 39 y 40. Artículo 48 Numerales 17, 18, 30 y 31.

DEFINICIONES DE ALGUNOS TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO

Certificado De Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal.

Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin.

Pliego De Condiciones Definitivo: Documento final que reúne las condiciones y requisitos que deben cumplir los proponentes interesados en la selección abreviada, el cual pasa a ser parte integrante del contrato

Estudios Previos: Es el documento que sirve de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance de los requerimientos de la administración, al igual que la valoración de la distribución de los riesgos que la entidad propone.

Estudios y Documentos Previos Simplificados: Los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboración de la invitación pública que la entidad formulará para la participación de cualquier interesado de tal manera que puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones técnicas, el valor estimado del contrato y su respaldo presupuestal.

Justificación Previa del Contrato: Versión elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos. Es el soporte para la invitación pública a contratar con base en el Reglamento del Consejo Directivo, de tal manera que los proponentes puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones técnicas, el valor estimado del contrato y la disponibilidad presupuestal existente.

Subasta Inversa: Puja dinámica realizada de forma presencial o electrónica mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado.

SECOP: El Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP es un sistema gerencial basado en una herramienta tecnológica de apoyo a la contratación pública que integra los sistemas de información actuales, facilitando información sobre estos procesos y entregando a las entidades estatales herramientas para modernizar y optimizar la gestión contractual. Esta herramienta corresponde a la fase transaccional del Sistema de Contratación Electrónica del estado Colombiano (www.contratos.gov.co) y fue creado mediante el Decreto 2178 de 2006 y reglamentado por el Decreto 3485 del 2011.

SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.

RUP: Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial.

RUT. Registro Único Tributario. Documento de la DIAN donde se encuentra la información básica y la actividad de las personas naturales y jurídicas.

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SMLMV. Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

FSE. Fondos de Servicios Educativos.

PEI. Proyecto Educativo Institucional

CER. Centro Educativo Rural. Establecimiento educativo.

Ofrecimiento más favorable: Es la oferta que al considerar los factores técnicos y económicos de la escogencia y ponderación precisa y detallada de estos, contenidos en los pliegos de condiciones, resulte ser la más ventajosa para la entidad.

Mínima Cuantía: Modalidad de selección mediante la cual la entidad adquiere bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía independientemente del objeto que se trate. La regulación y reglas para la aplicación de esta modalidad de selección se encuentran en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Reglamentario 2516 de 2011.

Garantía Única: Documento que avala o garantiza el cumplimiento de las obligaciones a favor de la Entidad durante el desarrollo del Proceso de Selección, la ejecución y su liquidación deberá estar vigente por el plazo de ejecución del mismo y por otro término más, según sea el caso. La exigencia de la garantía será opcional y estará supeditada a las características del objeto contractual y a la forma de pago, caso en el cual debe quedar justificado en el Estudio Previo Simplificado.

Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecución de los Contratos: Son los trámites necesarios para que el contrato surja al mundo jurídico. En el caso de la modalidad de Selección de Mínima Cuantía, el contrato se constituye a través de la oferta presentada junto con la comunicación de la aceptación que la Entidad hace la misma, luego de lo cual se expedirá el respectivo registro presupuestal, entendiendo que el contrato se entiende perfeccionado. Para su ejecución se requerirá la aprobación de la Garantía en caso de requerirse. El contratista debe pagar los impuestos a que hubiere lugar.

Acta de Inicio: Documento suscrito entre el interventor y el contratista en el que se establece el momento a partir del cual se empiezan a cumplir las obligaciones y el plazo establecidos en el contrato.

Invitación Pública: Es el documento mediante el cual, la Entidad da a conocer las condiciones que regirá el proceso de selección y el futuro contrato. El titular del Organismo competente para adelantar el proceso de selección (Rector o Director Rural), publicará invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. La invitación deberá contener lo siguiente:

Nombre de la entidad contratante, indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultar la invitación pública, los estudios previos, el objeto, plazo de ejecución, forma de pago, las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso, el cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas, requisitos habilitantes en donde se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica.

Véase en el Link de los FSE, en el documento CAPACITACIÓN II-2011 “PASO A PASO y FORMATO…”, el contenido de la invitación pública para los contratos que se realicen con base en el Reglamento del Consejo Directivo.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: BSCTU Según el Artículo 16 del Decreto 2474/2008, “… son bienes y servicios de características técnicas

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uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

CAPÍTULO I LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Todos los recursos de los establecimientos educativos estatales, sus Presupuestos y Planes de Compras, solo podrán ser ejecutados a través de la actividad contractual y únicamente por intermedio del respectivo FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS legalmente constituido y autorizado previamente por Secretaría de Educación de Antioquia. Para la creación de un FSE, el establecimiento educativo estatal deberá contar, como mínimo con:

Rector o Director Rural nombrados por la Secretaría de Educación de Antioquia, (únicos ordenadores del gasto y titulares de la actividad contractual)

Consejo Directivo y tesorero pagador de planta, que deberá proveer el Departamento de Antioquia: al menos así lo dispone el Artículo 15 del Decreto Nacional 4791/2008.

Autorización expresa de la Secretaría de Educación de Antioquia, mediante Resolución motivada.

Salvo que se cumpla con los anteriores requisitos, según lo estable la Resolución Departamental 023180 del 12 de Agosto de 2011 y las posteriores que la modifiquen, ningún establecimiento educativo o CER podrá recibir o ejecutar recursos propios o que se le hubieren asignado por CONPES-GRATUIDAD o del Programa Departamental BIENVENIDOS A CLASE, o que provengan de otras fuentes, así hayan abierto cuenta y se inscriban en la DIAN. Ningún docente ni mono-docente podrá manejar recursos públicos.

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I. FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO, EN LOS FSE.

PRIMER PASO:

EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS:

Antes de iniciar el año lectivo, el Rector o Director Rural hará un inventario de todas las necesidades de la propia institución y la de los CER a los cuales les administra el recurso, para conformar el Presupuesto y el Plan de Compras, únicamente con aquellos bienes y servicios que indica el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación con el PEI.

El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE unificado permitirá programar con anticipación las compras y contratos de todos: EL FSE no podrá ejecutar en forma individual y separada a cada CER los recursos, o entregarle el dinero para que el mono-docente o docente haga la compra, o estar permanentemente comprando al menudeo los bienes y servicios porque la contratación estatal incluyendo la que se hace con base en el Reglamento del Consejo Directivo, manda a planear previamente la actividad contractual, a partir de la elaboración del PRESUPUESTO y EL PLAN DE COMPRAS. (Ver Artículo 5 y 6 del Decreto 4791/2008)

Una vez que se priorizó y realizó el inventario de necesidades, éstas deben convertirse mediante acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de la respectiva vigencia, que el Consejo Directivo, previa elaboración del Rector o Director Rural, discutirá y aprobará.

Tanto en la confección del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecución, se deberá tener en cuenta la Ley 715 de 2001 (artículos 12 y 14) y el Decreto 4791 de 2008 (artículo 3), que establecen que el manejo presupuestal de los FSE deberá sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgánico de Presupuesto, contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las demás normas que lo modifican y complementan. Ver los artículos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y 10 del Decreto 4791/2008.

Recordemos que los SGP no harán unidad de caja con los demás dineros del FSE y por lo tanto se depositarán y manejarán en cuenta bancaria aparte: así lo manda el Artículo 91 de le Ley 715/2001. Por lo anterior, y en vista de que los recursos del Proyecto de Mejoramiento de la Educación Media también deban consignarse en cuenta bancaria aparte, necesariamente deberá haber una tercera cuenta para los ingresos propios de cada FSE.

Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrán consignar en establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia Financiera, lo que quiere decir, que no pueden ser consignados en cooperativas u otras entidades similares así sean de ahorro y crédito, salvo que sean Cooperativas Financieras.

El Plan de Compras deberá registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada año. Una vez ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el año tenga el presupuesto y el Plan de Compras se registrarán allí mismo como una simple modificación que se hará cada vez que sea necesario.

Todo proveedor dentro de un proceso de selección del Estatuto de Contratación Estatal, debe también registrarse previamente en el SICE y acreditar ese registro con la propuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario acreditarlo cuando la compra o contrato se vaya a realizar según el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto 2516/2011 que reglamenta la Contratación de Mínima Cuantía).

De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puesto que es con base en esos precios que el Rector o Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato, sin peligro de que mañana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios del mercado.

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Conclusión: Aunque no sea necesario que el proponente esté registrado en el SICE cuando quiera participar en un proceso de selección con base en el procedimiento del Consejo Directivo, los precios del SICE siguen siendo el referente como precio del mercado, es decir: que el FSE no puede comprar por encima de los precios que a la época de la convocatoria a contratar registraba en el respectivo municipio el SICE, para los bienes o servicios requeridos. Para probar los precios SICE y la consulta previa que de ellos se hizo; basta agregar copia del pantallazo al expediente del contrato.

Si el SICE no registra oferta del bien o servicio para el municipio o por cualquier motivo técnico o similar no se podía consultar el SICE, de lo cual se dejará la constancia y evidencias, el Rector o Director Rural hará un estudio de mercado en la localidad solicitando cotizaciones a todos los potenciales proveedores del lugar. El referido estudio de mercado, la forma de la convocatoria, los participantes, precios y el resultado final deberá quedar el debido registro documental el cual hará parte de los Estudios y Documentos Previos, o de la Justificación del Contrato cuando se convoque la selección del contratista a través del Reglamento del Consejo Directivo.

El funcionario que maneja el SICE en el municipio al cual pertenezca el FSE, puede ser de mucha ayuda si se requiere alguna indicación práctica en el proceso de inscripción o registro. A la fecha, la página del SICE es: www.sice-cgr.gov.codonde el Rector o Director Rural encontrará información importante para absolver dudas y proceder a la inscripción.

NOTA: Ver página www.seduca.gov.co LINK de los FSE, guía paso a paso para obtener la clave como usuario del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

SEGUNDO PASO:

CONFORMACIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO:

Las únicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando tengan ESTRICTA relación con el Proyecto Educativo Institucional, PEI.

Esas obras, bienes y servicios se pueden clasificar en la siguiente forma, con el fin de conformar un OBJETO CONTRACTUAL ÚNICO, o bien varios OBJETOS CONTRACTUALES, como más adelante se explicará.

GRUPO 1:

Bienes de uso común y características técnicas uniformes (en adelante también BSCTU):

i): Papelería, tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas, sobres, fólderes, libretas, tintas, CD, equipos de cómputo pero de los cuales solo se exigirán las características técnicas requeridas según la necesidad del establecimiento educativo, sin nombrar o exigir una marca en específico; ii): útiles de oficina tales como: lápices, lapiceros, minas, portaminas, borradores, sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y que se ofrezcan en cualquier tienda, miscelánea o almacén y satisfagan la necesidad que motiva la compra, independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimiento con las observaciones hechas para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresión y publicaciones, etc.

Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institución y los CER que administra, el Rector o Director Rural podrá constituir:

-UN ÚNICO OBJETO TOTAL CONTRACTUAL PARA UN ÚNICO PROCESO DE SELECCIÓN Y UN ÚNICO CONTRATO: Esto sería lo ideal y preservaría el principio de la economía. En este caso el objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institución y los

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demás establecimientos para el año o el período que corresponda de este, y un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de los bienes o de una parte de ellos. O varios proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos de bienes. Lo anterior, bajo el supuesto de que exista la disponibilidad presupuestal suficiente en el respectivo rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato.

-VARIOS OBJETOS CONTRACTUALES PARA VARIOS PROCESOS DE SELECCIÓN Y VARIOS CONTRATOS: Es decir: Ante la imposibilidad de conformar un único objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o por limitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rector o Director Rural, con el debido cuidado y suficiente asesoría ojalá del propio municipio o la Secretaría de Educación de Antioquia, podrá integrar varios objetos contractuales dependiendo de los grupos de bienes que puedan asociarse en razón de su naturaleza misma, especialidad y el uso que estén llamados a cumplir y que por tal se diferencian claramente de otros bienes individualmente y como grupo. Veamos una breve explicación, así:

El

Conjunto “A” conformado por resmas de papel, carpetas, carátulas, sobres…. y otros de igual

o

similar naturaleza, pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto “B”

integrado por útiles de escritorio u oficina: así sean de diferente naturaleza los elementos de los citados Conjuntos A y B, ambos tienen en común un mismo uso en el quehacer de la institución, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un único OBJETO CONTRACTUAL y un único proceso de selección del contratista.

Con el mismo razonamiento anterior, a pesar de no compartir su naturaleza se pueden juntar en razón del uso o destino, bienes de un Conjunto “C integrado por detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes, cepillos, guantes, esponjillas y otros utensilios (plásticos y no plásticos): todos los anteriores, son elementos de aseo.

De la mano de los anteriores razonamientos, podríamos encontrar en los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en razón de la naturaleza, especialidad o del uso o destinación, pueden conformar varios OBJETOS CONTRACTUALES, diferentes a los que a continuación se relacionan a manera de ilustración:

1. Objeto contractual integrado por equipos de cómputo, impresoras y elementos similares.

2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo.

3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretería.

4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares

No sobra insistir en que el Rector o Director Rural deberán fundamentar la razón de ser de la conformación del OBJETO CONTRACTUAL:

i. En el documento de Justificación Previa del Contrato si este vale menos de 20 SMLMV y por ende habrá de utilizarse el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo;

ii. En los Estudios Previos si se utilizará un procedimiento del Estatuto de Contratación Estatal en vista de que el bien vale 20 o más SMLMV.

De la correcta integración o conformación y fundamentación del OBJETO CONTRACTUAL desde

el punto de vista de la naturaleza, especialidad del bien o servicio (la obra pública es diferente de

los BSCTU) y del valor de los mismos (menos de 20 SMLMV o mayores a dicho monto), depende

la legalidad del trámite que se adelante para la selección del contratista. Por esta razón, es

recomendable que consultar previamente al momento de conformar el OBJETO DEL CONTRATO:

El municipio tiene asesores o funcionarios con experiencia en el tema y la contratación administrativa en general, y pueden ser una buena fuente de consulta. Igualmente, no olviden hacer uso de otras ayudas al momento contratar, según aparece más adelante, en el CAPITULO III de este documento.

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GRUPO 2:

Lo constituyen: i): La Obra pública: adecuaciones, reparaciones, refacción, pintura y similares del establecimiento educativo; ii): Los demás bienes que requieran los establecimientos, que no sean bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización- BSCTU: gasolina especial (no corriente), droga veterinaria, la máquina, los repuestos, el computador y el software marca tal…. En los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artículo 11 del Decreto 4791/2008, podremos encontrar otros ejemplos.

Con el GRUPO 2, se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en forma independiente aplicando la misma lógica, condiciones y explicaciones dadas para la conformación de los objetos contractuales del GRUPO 1.

Con la conformación del OBJETO DEL CONTRATO, teniendo a la mano la debida asesoría ante las probables dudas, y atendiendo las precisiones a partir de la clasificación en GRUPO 1 y GRUPO 2 de las necesidades de los establecimientos educativos, se evitará que el Rector o Director Rural, incurran:

-En el fraccionamiento de contrato, lo que es penalizado por la ley. Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo en caja los recursos suficientes para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1, el Rector o Director Rural divide arbitrariamente la compra de tal manera que la cuantía de cada contrato sea inferior a los 20 SMLMV para poder comprar varias veces la misma clase de bienes en un mismo período fiscal (por ejemplo papelería y elementos de escritorio) con base en el Reglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de selección de ley 80 y 1150, que requiere más trámites, requisitos y documentos en el proceso de selección del contratista.

-En la violación de los principios de economía y eficiencia en la contratación porque las adquisiciones fraccionadas impiden beneficios por compras de mayor volumen: Se debe realizar una sola compra por el total, o como mínimo, por grupos de bienes que pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL.

TERCER PASO:

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:

Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de 1993. Es el documento en el cual se analizará la necesidad y conveniencia de la compra o contrato a la luz del PEI del respectivo establecimiento educativo y el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, y sirve de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones en los procesos de selección del Estatuto de Contratación Estatal, de forma tal que los proponentes puedan estimar el alcance de los requerimientos de la administración, al igual que la valoración de la distribución de los riesgos que la entidad propone. Y conozcan cuál es la disponibilidad presupuestal, su número y fecha que tiene la entidad para realizar el contrato.

En el caso de las compras y contratos con base en el Reglamento del Consejo Directivo para cuantías inferiores a 20 SMLMV, es suficiente un simple documento de Justificación Previa del Contrato, que no es otra cosa que la versión simplificada y muy elemental de los Estudios y Documentos Previos que deben realizarse en los demás procesos contractuales de las Leyes 80/1993 y 1150/2007. (Véase el contenido de la Justificación Previa del Contrato en la página WEB www.seduca.gov.co documento CAPACITACIÓN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV

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II. FASE DE LA SELECCIÓN, LA FIRMA, LA EJECUCIÓN Y LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

Como parte de los Estudios Previos, o Justificación Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la entidad deberá establecer cuál será el procedimiento o la modalidad de selección que utilizará para escoger al contratista: En la citada Justificación, el Rector o Director Rural dirá, por ejemplo, que utilizará el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de Condiciones Simplificados dirán que se convoca una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no sería procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicación deberá darse en los Pliegos de Condiciones normales.

Teniendo claro y justificado el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se procederá según la normativa para seleccionar al contratista, para luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.

Más adelante, en el CAPITULO III, indicaremos la forma de acceder a los procedimientos del SIG que PASO A PASO guiarán al Rector o Director Rural o a quien lo asesore, para contratar a través de las modalidades del Estatuto Contractual vigentes, particularmente las que le competan al FSE:

Contratación Directa, la Selección Abreviada (Subasta Inversa y De Menor Cuantía), y Contratación de Mínima CUANTÍA.

En la página WEB www.seduca.gov.co en el documento CAPACITACIÓN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV, encontrará el procedimiento para la selección del contratista conforme con el procedimiento que se sugiere para el Reglamento del Consejo Directivo.

Una vez ejecutado el presupuesto a través de la actividad contractual, el establecimiento educativo tendrá en su bodega todo aquello que necesita para funcionar y prestar el servicio durante el año lectivo, razón por la cual no habrá necesidad de realizar ninguna otra compra durante el período, salvo que por algún eventual motivo muy especial se haya agotado algún bien de la bodega. O deba contratar algún servicio esporádico y transitorio, puesto que debe entenderse que también se realizaron los mantenimientos y demás trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.

CAPITULO II

MODALIDADES CONTRACTUALES APLICABLES EN LOS FSE

MODALIDADES DEL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL:

ESTA ES LA REGLA GENERAL APLICABLE A LOS FSE

Según el Artículo 13 de la Ley 715 y el 17 del Decreto 4791/2008, la Regla General es que los FSE están supeditados al Estatuto General de la Contratación Estatal. Así las cosas, de las 5 modalidades de contratación que trae el Estatuto, solo unas cuantas está obligado el Rector o Director Rural a convocar con ocasión de la ejecución de los recursos, debido especialmente a los pequeños y medianos presupuestos que se manejan en los FSE.

Esas 5 modalidades contractuales son:

La Licitación Pública, la Selección Abreviada, el Concurso de Méritos y la Contratación Directa. (Artículo 2 de la Ley 1150/2007, la cual hace parte del Estatuto). Además, existe una 5ta.

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Modalidad denominada Contratación de Mínima Cuantía creada por el Artículo 94 de la Ley 1474/2011, y reglamentada por el Decreto 2516/2011.

Así las cosas, al momento de contratar el señor Rector o el Director Rural deberá verificar las cuantías de cada objeto contractual y la clase de obras, bienes y servicios que requiere el FSE, para poder saber cuál es la modalidad o procedimiento que debe convocar, así:

I.

Si la obra, el bien o el servicio valen MENOS de 20 SMLMV, entonces el Rector o Director aplicará el procedimiento establecido en el Reglamento del Consejo Directivo.

II.

Si la cuantía de la obra, bien o servicio oscila entre los 20 y los 28 SMLMV, obliga la convocatoria de una SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA aplicando el Decreto 2516/2011, modalidad que no es tan ágil como el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo, pero sí más rápido que las otras modalidades contractuales.

III.

Si la cuantía de la obra o de los bienes o servicios superan los 28 SMLMV sin exceder los 280 SMLMV, entonces al FSE le obliga contratar según la modalidad de la SELECCIÓN ABREVIDADA (Subasta Inversa y De Menor Cuantía).

IV.

Si la cuantía supera los 280 SMLMV, el Rector o Director Rural convocará un Licitación Pública, para contratar la obra pública, los bienes o servicios que NO SEAN de características técnicas uniformes y común utilización.

V.

Si lo requerido por el FSE son servicios profesionales, técnicos y oficios específicos, contratará en forma directa, tal cual lo explicaremos más adelante, en cumplimiento de las causales “a, c, e, g, h, i”, del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150; además, con base en el Artículos 32 Numeral 3 de la Ley 80/1993, 82 del Decreto 2474/2008 y el Numeral 11 del Decreto 4791/2008, sin olvidar las prohibiciones del Artículo 13, ibídem.

De acuerdo con lo anterior, las modalidades de la Contratación Estatal que mayoritariamente y casi en forma exclusiva utilizará el FSE, serían las siguientes:

1. SELECCIÓN ABREVIADA: (DE SUBASTA INVERSA Y DE MENOR CUANTÍA)

La Selección Abreviada, es la modalidad de selección del Estatuto de la Contratación Estatal o Administrativa, creado por la Ley 1150, Artículo 2º Numeral 2, que tiene 2 variables o formas de procedimiento, así:

SUBASTA INVERSA:

Está reglamentada a partir del Artículo 16 del Decreto 2474/2008, y puede ser Electrónica o Presencial, siendo esta última la que por ahora obliga a los FSE. La Subasta Inversa Presencial es un procedimiento de la SELECCIÓN ABREVIADA que los FSE utilizarán cuando se trate de adquirir bienes de características técnicas uniformes y de común utilización y el contrato valga 28 SMLMV o más, y por lo tanto no pueda utilizarse el Reglamento del Consejo Directivo que solo se aplica si la cuantía es MENOR a los 20 SMLMV, ni la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA, del Decreto 2516/2011.

MENOR CUANTÍA:

Procedimiento o variable de la modalidad SELECCIÓN ABREVIADA, Reglamentada por el Decreto Nacional 2025/2009 -Artículo 9- que los FSE deberán utilizar cuando se trate de contratar la Obra Pública o todo aquello que NO SEAN bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, y siempre y cuando la obra, el bien o servicio

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valgan 20 ó más SMLMV, sin exceder de los 280, a partir de los cuales obligaría al FSE a la convocatoria de una Licitación Pública. Se aclara que la selección que entre varias cotizaciones hace el Rector o Director Rural, es una especie de contratación directa y nunca una licitación, como algunos la consideran.

NOTA: El procedimiento “Menor Cuantía” que es una simple variable de la SELECCIÓN ABREVIDA, no se puede confundir con la CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA, modalidad esta que es muy diferente y fue creada por el Artículo 94 de la Ley 1474/2011 y reglamentada por el Decreto Nacional 2516/2001.

Para los FSE la Menor Cuantía va hasta los 280 SMLMV, lo que implica que el 10% de la Menor Cuantía para los FSE, o sea, la MÍNIMA CUANTÍA, es de 28 SMLMV. Véase el cuadro siguiente donde se explica en forma clara este aspecto, según el Numeral 2 del Artículo 2º de la Ley 1150.

LA MENOR CUANTÍA DE LAS ENTIDADES Y LOS FSE ESTÁ DADA EN RAZÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL REFERIDO EN SMLMV:

PRESUPUESTO ANUAL

EN SMLMV

MENOR CUANTÍA EN S.M.L.M.V

= o > 1.200.000

1.000

= o > 850.000 y < 1.200.000

850

= o > 400.000 y < 850.000

650

= o > 120.000 y < 400.000

450

< 120.000 (caso de la mayoría de los FSE)

280

A manera de simple información, tenemos que las otras 2 modalidades para la selección del contratista que trae el Estatuto de Contratación Estatal, y que es muy poco probable que se tengan que convocar en un FSE, serían las siguientes: (Artículo 2 de la Ley 1150):

A): LICITACIÓN PÚBLICA: Modalidad de selección a través de la cual se contrata la Obra Pública y la adquisición de bienes y servicios que no sean de uso común y características técnicas uniformes, y cuyo valor de los bienes y servicios como el de la obra pública, sea superior a 280 SMLMV. En razón de la cuantía, es poco probable que un FSE deba convocar una licitación pública. (Véanse los artículos del 2 al 15 del Decreto 2474/2008).

B): CONCURSO DE MÉRITOS: Es bastante remoto que un FSE deba hacer uso de esta modalidad, a través de la cual se contratan los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

2. SELECCIÓN O CONTRATACIÓN DE DE MÍNIMA CUANTÍA:

Modalidad de Contratación creada por el Artículo 94 de la Ley 1474/2011, reglamentada por el Decreto 2516/2011. Esta se aplica para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no

exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, entiéndase FSE, independientemente de su objeto.

.

Tal como en aparte anterior se dijo, ara los FSE la Menor Cuantía es hasta de 280 SMLMV, lo que quiere que el 10% de la Menor Cuantía, o sea, la MÍNIMA CUANTÍA, es de 28 SMLMV. Véase el

cuadro que antecede donde se explica en forma clara este aspecto, según el Numeral 2 del Artículo 2º de la Ley 1150.

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Antecedentes de la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA.

Es importante hacer los siguientes comentarios, debido a que la contratación de MÍNIMA CUANTÍA (28 SMLMV en los FSE) tuvo varios altibajos entre el 2007 y el 2011, lo que pudo crear algunas confusiones en los señores Rectores y Directores Rurales, inclusive en otros operadores del Estatuto General de Contratación Estatal o Administrativa, así:

LA LEY 1150/2007 ELIMINÓ LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: En el Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150/2007, desapareció la MÍNIMA CUANTÍA del valor de un bien como causal para realizar una compra DIRECTA, al ser derogado de manera expresa por el Artículo 32 de la citada ley, el Numeral 1º del Artículo 24 de la Ley 80/1993.

DOS INTENTOS FALLIDOS PARA RESTABLECER LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:

Para compensar lo anterior, meses después el Gobierno Nacional en el Artículo 46 del Decreto 2474/2008 intentó revivir la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA, pero bien sabemos que dicho Artículo 46 fue posteriormente anulado por el Consejo de Estado, porque mediante el Decreto 2474 no se podía revivir lo que ya había derogado la Ley 1150. Posteriormente, en un segundo intento por revivir la Contratación de MÍNIMA CUANTÍA, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 3576/2009 que estableció un procedimiento ágil para obras, bienes y servicios cuyo valor no excediera el 10% de la Menor Cuantía, el cual fue suspendido por el Consejo de Estado en Febrero de 2011 ante una demanda de nulidad.

EN EL 2011 CON EL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN, LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA FUE RESTABLECIDA (LEY 1474/2011). A través de esta, los FSE pueden adquirir en forma ágil bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, (entiéndase presupuesto del FSE). La regulación y reglas para la aplicación de esta modalidad de selección se encuentran en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Reglamentario 2516 de 2011.

3. CONTRATACIÓN DIRECTA EN LOS FSE

Cuando se emplea el procedimiento establecido por el Reglamento del Consejo Directivo para compras y contratos de valor inferior a los 20 SMLMV, se estaría aplicando una especie de CONTRATACIÓN DIRECTA que autoriza el Artículo 13 de la Ley 715 y el Artículo 17 del Decreto 4791/2008, y que es muy diferente a la mencionada en la parte final del artículo 2 de la Ley 1150/2007, o sea, no es la misma del Estatuto de la Contratación Estatal.

De acuerdo con lo antes dicho, 2 serían las oportunidades que tiene el FSE para contratar en forma DIRECTA, así:

**La del Reglamento del Consejo Directivo: para compras y contratos inferiores a los 20 SMLMV, sin importar la obra pública, o el bien o servicio que deba adquirirse. Dicho Reglamento debe constar en escrito.

**La del Estatuto de Contratación Estatal: Modalidad que utilizará el FSE, cuando se trate de compras y contratos relacionados con las causales “a, c, e, g, h, i” del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150, que aparecen a continuación, y el valor de los mismos IGUALEN o SUPEREN los 20 SMLMV.

a)

Urgencia manifiesta;

c)

Contratos interadministrativos;

e)

Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

g)

Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;

h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

i) El arrendamiento de inmuebles.

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En Resumen: Si la cuantía de las compras o contratos relacionados con los literales anteriores es inferior a los 20 SMLMV, se podrá aplicar el Reglamento del Consejo Directivo. Si la cuantía es igual o superior a los 20 SMLMV, se utilizará la modalidad de CONTRATACIÓN DIRECTA del Estatuto de Contratación Estatal, consagrada en el Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150/2007, y que reglamenta de manera general el Decreto 2474/2008, y en forma particular a partir del Artículo 77, entre otros.

La anterior normativa, debe armonizarse con el Artículo 11 del Decreto 4791/2008, que permite, entre otros gastos, la celebración de contratos para la prestación de servicios técnicos y profesionales y otros servicios donde la parte intelectual no es preponderante, los cuales se rigen por la Ley 80/1993 y 1150/2007 o Estatuto General de Contratación, y deben realizarse en la forma limitada que las normas citadas indican, con el fin de evitar incurrir en los contratos que están prohibidos en el sector público, la subordinación, el cumplimiento de horarios y períodos de tiempo prolongados al servicio de la institución, más allá de la tarea temporal y concreta que debe encomendarse.

Estos contratos, como todos los contratos de la administración pública, deben constar por escrito y exigir para la celebración y el pago, las constancias de afiliación y cancelación de la seguridad social integral: salud, pensiones y riesgos profesionales, en tratándose de personas naturales. En lo demás, véase el Artículo 50 de la Ley 789/2002.

A propósito de la Contratación Directa y la Ley de Garantías Electorales:

La Ley 996 de 2005, o Ley de Garantías Electorales, prohibió durante los 4 meses anteriores a las elecciones, la Contratación Directa a las entidades del Estado, en los siguientes términos:

ARTÍCULO 38. PROHIBICIONES PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS. A los empleados del Estado les está prohibido:

(…)

PARÁGRAFO. Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, ni participar, promover y destinar recursos públicos de las entidades a su cargo, como tampoco de las que participen como miembros de sus juntas directivas, en o para reuniones de carácter proselitista.

ARTÍCULO 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.

Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.

Una vez pasadas las elecciones, los FSE podrán volver a:

A. LA CONTRATACIÓN DIRECTA, pero exclusivamente para las causales “a, c, e, g, h, i” del Numeral 4 del Artículo 2º de la Ley 1150.

B. La CONTRTACIÓN CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO:

Para adquirir cualquier bien, servicio u obra de valor inferior a los 20 SMLMV.

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NOTA ESPECIAL: Lo anterior, bajo el entendido de que durante la vigencia de la Ley de Garantías, las demás modalidades de contratación NO ESTABAN SUSPENDIDAS, puesto que la restricción solo operaba para la Contratación Directa referida en los anteriores literales.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN POR FUERA DEL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN: LA EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL

En el caso de los FSE, dos son los casos en que la Selección del contratista, se hará mediante un procedimiento diferente al Estatuto de la Contratación Estatal o Administrativa, así:

i. Reglamento del CONSEJO DIRECTIVO para la contratación de bienes y servicios de cuantía inferior a los 20 SMLMV. (Artículo 13 Ley 715. Artículo 17 Decreto 4791/2008). Pero “… en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

ii. Reglamento BANCO MUNDIAL, establecido para la selección del contratista dentro del Proyecto de Mejora de la Educación Media que actualmente se adelanta en la Secretaría de Educación de Antioquia.

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTOS y FORMATOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN “SIG” PARA LA CONTRATACIÓN, A DISPOSICIÓN DE LOS FSE EN LA PÁGINA WEB DE LA GOBERNACIÓN

Cuando un Rector o Director Rural necesite contratar tendrá los siguientes apoyos:

A. -El presente documento-cartilla y los demás documentos publicados en la página web de la Secretaría y los remitidos por otros medios a los FSE., en particular, los documentos:

-CAPACITACIÓN I-2011 SERVICIOS EDUCATIVOS”

“INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE

-CAPACITACIÓN II-2011 PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.

- CAPACITACIÓN III-2011 “GASTOS PERMITIDOS Y NO PERMITIDOS A LOS FSE”

B. -Podrá pedir asesoría y apoyo especial a la Secretaría de Educación de Antioquia. Esta se presta a través del EQUIPO DE APOYO A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS que tenga establecido la Secretaría. (Véase en la página WEB de la Secretaría, en el enlace “Fondos de Servicios Educativos”, los integrantes del actual equipo y sus números telefónicos.

Hasta tanto el Gobierno electo decida otra cosa y esté en vigencia el Convenio con el Politécnico JIC, los Rectores podrán acudir al FINEA, proyecto que tiene dispuesto para consulta: La línea 018000 518047 para fuera del Área Metropolitana, y la 403 52042 dentro del Área. Dirección: K 51 No. 9C sur-85, Oficina 201, Edificio Multicentro Guayabal-

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Medellín. El FINEA se integró para cumplir el Objeto del Convenio Interadministrativo Secretaría de Educación de Antioquia - Politécnico Colombiano JIC., suscrito en Septiembre de 2010.

C. -El Rector o Director Rural podrá apoyarse en los procedimientos, formatos y documentos del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN “SIG”, a los cuales remite el Manual de Contratación del Departamento: Decreto Departamental 2132 del 27 de Agosto de 2009 y que de igual forma pueden consultar en la web de la Gobernación.

Todos los procedimientos, formatos y documentos del Sistema integrado de Gestión “SIG” para la contratación, están a disposición permanente de los Rectores y Directores Rurales, en la página Web de la Gobernación www.antioquia.gov.co y se podrá consultarlos en la forma paso a paso como se indica a continuación:

-PRIMERA FORMA DE ACCEDER A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DEL “SIG” PARA LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

Ubíquese en la página WEB de la Gobernación www.antioquia.gov.co y haga clic en el enlace “Sist. Integrado de Gestión”, luego en la caja de diálogo que aparece diligencie, así: usuario:

consulta, clave: Gobant123; luego en la parte superior izquierda de la pantalla se dará clic en el enlace “Documentación” que lo llevará al “Listado maestro de documentos”, dele clic y aparecerá la ventana “Documentación” y digite en la casilla “Texto a buscar” la frase contratación administrativa, prosiga dando ENTER y aparecerán todos los procedimientos y formatos relacionados con la contratación.

-SEGUNDA FORMA DE ACCEDER A LOS PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS DEL “SIG” PARA LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Ubíquese en la página WEB de la Gobernación www.antioquia.gov.co y haga clic en el enlace “Sist. Integrado de Gestión”, luego en la caja de diálogo que aparece diligencie, así: usuario:

consulta, clave: Gobant123; luego en la parte superior izquierda se dará clic en el enlace “Documentación” que llevará al “Listado maestro de documentos”, dele clic y aparecerá la ventana “Documentación” y haga otro clic en la palabra “Proceso” (aparece en azul) y continúe con la siguiente secuencia:

En la ventana que aparece, haga clic en la doble flecha en azul al frente de PROCESOS DE APOYO, luego otro clic en la doble flecha al frente de SOPORTE INSTITUCIONAL, luego clic en Contratación Administrativaque lo llevara al sitio donde aparecen todos los procedimientos y formatos relacionados con la Contratación Estatal, los cuales son aplicables a los Fondos de Servicios Educativos, con las adecuaciones respectivas que cada Rector o Director Rural le haga. Estando allí, también podrá filtrar por la ventanilla “Tipo” los formatos, los procedimientos, o tipo de documentos que necesita, entre otros.

NOTA: Disponibilidad del formato: Es frecuente que algunos formatos no estén disponibles. Sin embargo, los procedimientos que son los que recogen el paso a paso de las diferentes modalidades contractuales, siempre están disponibles. Esto quiere decir, que a cualquier hora o día el Rector o Director podrá consultar el procedimiento paso a paso para una SELECCIÓN ABREVIADA (Subasta Inversa o Menor Cuantía), para una CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA…. y para las demás modalidades contractuales.

Una vez que se acceda utilizando una de las 2 formas de ingreso antedichas, el Rector o Director Rural encontrará cuadros en secuencia del 1 al 5, tal como aparece en la página siguiente, los cuales podrá consultar en orden 1, 2, 3, 4, 5 o en la forma que lo desee. Cada cuadro contiene los formatos y procedimientos relacionados con la contratación administrativa (también conocida como Contratación Estatal, Estatuto Contractual, Estatuto de la Contratación…etc.).

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NOTA ESPECIAL: -Los procedimientos, formatos y documentos en cuestión, deberán aplicarse teniendo en cuenta la estructura administrativa propia de los FSE, por ejemplo: En los FSE no hay Consejo de Gobierno, ni Secretaría Técnica; el Responsable o Titular del Organismo será el Rector o Director Rural; el Consejo Directivo hará las veces de “Comité Asesor de Contratación” y de “Comité Evaluador de Propuestas”, comité que el Rector o Director Rural deberán complementar con el personal técnico que corresponda dependiendo del contenido de la propuesta. Las dependencias, oficinas o funcionarios que aparecen en los procedimientos, formatos y documentos del “SIG” en referencia, no aplican a los FSE, salvo que existan en dichos fondos con otros nombres y cumplan similares funciones.

Véase a continuación la muestra del cuadro inicial que aparecerá una vez se acceda al SIG.

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Proceso

   

n

 

Caracterizacion de

 
 

25/Ago/2011

 

CA-M7-P3-001

 

Contratación Administrativa

 

procesos Nueva

7

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

ANGELA MARIA VELEZ

   

PR-M7-P3-001

 

Contratación Administrativa

 

Procedimiento

7

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

18/Ago/2010

MARTA PATRICIA CORREA

PR-M7-P3-010

Contratación Administrativa

 

Procedimiento

3

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

28/Jul/2010

MARTA PATRICIA CORREA

PR-M7-P3-021

 

Contratación Administrativa

 

Procedimiento

4

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

18/Ago/2010

MARTA PATRICIA CORREA

PR-M7-P3-011

 

Contratación Administrativa

 

Procedimiento

3

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

27/Sep/2011

MARIA LILIANA MENDIET

PR-M7-P3-002

 

Contratación Administrativa

 

Procedimiento

8

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

27/Ago/2010

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-023

 

Contratación Administrativa

 

Formato

1

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

25/Sep/2009

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-039

 

Contratación Administrativa

 

Formato

3

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

26/Ago/2009

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-037

 

Contratación Administrativa

 

Formato

1

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

13/Ago/2009

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-052

Contratación Administrativa

 

Formato

1

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

08/Sep/2011

MARIA LILIANA MENDIET

FO-M7-P3-042

 

Contratación Administrativa

 

Formato

1

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

08/Sep/2011

MARIA LILIANA MENDIET

FO-M7-P3-006

Contratación Administrativa

 

Formato

2

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

13/Ago/2009

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-031

 

Contratación Administrativa

 

Formato

1

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

26/Ago/2009

MARTA PATRICIA CORREA

 

MARYAM ROLDAN

 

15/Feb/2011

FO-M7-P3-013

 

Contratación Administrativa

 

Formato

6

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

TABORDA

 
 

IVAN DARIO ARANGO CORREA

FO-M7-P3-014

 

Contratación Administrativa

 

Formato

5

LUISA CATALINA RIVERA

JUAN CARLOS HERRERA

15/Feb/2011

 

FO-M7-P3-017

 

Contratación Administrativa

 

Formato

3

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

26/Ago/2009

MARTA PATRICIA CORREA

FO-M7-P3-045

Contratación Administrativa

Formato

2

MARTA PATRICIA CORREA

JUAN CARLOS HERRERA

23/Jun/2010

MARTA PATRICIA CORREA

Resultados: 1 a 10 de 45 encontrados.

1

2

3

4

5

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Junio

2010

ADEMÁS DE LO ANTERIOR, LOS RECTORES Y DIRECTORES RURALES PODRÁN VER PASO A PASO POR LA WEB LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE INTERÉS

***Desde la página WEB de la Gobernación se podrá acceder por el enlace “Contratación” e ingresar directamente a la “Contratación Gobernación de Antioquia” y al “Portal Único de Contratación”, donde encontrará constantemente múltiples convocatorias a contratar, en particular las que sean de interés para los FSE.

Lo anterior, sin perjuicio de consultar por INTERNET las convocatorias públicas a contratar de su propio municipio o de otra entidad del país. Todos éstos, son ejemplos que pueden ilustrar al Rector o Director Rural al momento de adelantar su propio procedimiento.

Las leyes y decretos básicos citados en este documento, y la restante normativa legal que integra el Estatuto de Contratación Estatal, son de fácil consulta por INTERNET o a través de la Página WEB de la Gobernación o en el Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Es deber de los Rectores y Directores Rurales consultar periódicamente la página Web del Ministerio de Educación www.mineducacion.gov.co y de la Secretaría de Educación, www.seduca.gov.co, enlace “Fondos de Servicios Educativos” para mantenerse informado, no solamente en materia contractual sino en otros aspectos de interés para los FSE.

La Contraloría General del Departamento www.contraloriagdeant.gov.co de igual forma emite conceptos jurídicos orientadores sobre el tema de los FSE, además de otra información importante dentro de su programa de prevención, que es diferente al control previo que no le está permitido.

SECOP: PUBLICACIÓN EN EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN:

Con el fin de efectuar las publicaciones en el Portal Único de Contratación Nacional (www.contratos.gov.co) que se requieren durante el proceso de SELECCIÓN ABREVIADA (incluyendo el proceso del Decreto 2516/2011 para la MÍNIMA CUANTÍA), cada Rector y Director Rural deberá solicitar la clave de publicación correspondiente en dicho portal para garantizar la publicación en él de los procedimientos y documentos. Véase el Artículo 8 del Decreto 2474/2008 y en la página de la Secretaría en el LINK “Fondo de Servicios Educativos, el

“…Instructivo Inscripción SECOP…”.

Si bien la información se encuentra en el portal, la contraseña referida puede ser solicitada en el correo soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co o la línea gratuita nacional 018000952525.

El Rector, Director Rural, el Consejo Directivo o cualquier ciudadano podrá expresar sus dudas e inquietudes sobre el manejo de los Fondos de Servicios Educativos ingresando a la página www.seduca.gov.co y activando el enlace “Sistema de atención al Ciudadano”-SAC, registrándose y una vez hecho esto utilizando este medio para sus consultas. De igual forma podrá consultar personalmente en la Oficina 410 de la Gobernación de Antioquia o por los siguientes medios: Teléfono fijo 383 85 24. Celular 311 310 38 24, correo Alberto.Urrea@antioquia.gov.co

PAUTAS GENERALES PARA CONSTRUIR Y MEJORAR EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLM.

La única forma de ejecutar los dineros de los FSE es a través de la actividad contractual, es decir, de los CONTRATOS, cuyos objetos han de ser los autorizados en el Artículo 11 del Decreto 4791/2008 y la Directiva del Ministerio de Educación No. 22 del 21 de Julio de 2010.

CAPACITACIÓN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIÓN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Plan de Mejoramiento-2011 CGA.

Actualización del Documento: Noviembre 1/2011

Fecha

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Junio

2010

Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trámites y reglas se le aplicarán sin excepción a TODAS las compras y contratos inferiores a 20 SMLMV que realicen los FSE. Ese reglamento establecerá el procedimiento para la compra de bienes de pequeño valor (por ejemplo: una resma de papel que se agotó antes de tiempo), así como el procedimiento para las compras o contratos de mayor valor pero inferior a los 20 SMLMV.

A través del Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de naturaleza

diferente, dependiendo de la necesidad que cubran, por ejemplo: Contrato de Compraventa (cuando el FSE compra cualquier bien así sea una resma de papel, una caja de tizas…o bienes de un valor superior); Contrato de Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas periódicas); Contrato de Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro profesional o técnico para una asesoría temporal y concreta); Contrato de Obra Pública (cuando

el FSE realiza reparaciones, adecuaciones, remodelaciones o construye un aula), etc.

La expedición del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competencia exclusiva del Consejo Directivo de los FSE, según lo autoriza el Artículo 13 de la Ley 715 y los Artículos 5 y 17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que “… en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.”. Esos postulados están en el Artículo 209 de la CP, y son los siguientes: los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y los Directores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior, es ilegal que un Rector o Director entregue dineros al CER puesto que lo que debe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractual adelantado en un todo por el Rector o Director Rural.

El Reglamento del Consejo Directivo debe siempre constar por escrito, bien como parte del Acuerdo del Presupuesto que debe aprobar el Consejo Directivo cada año, o bien puede constar en un documento aparte y especial debidamente refrendado y aprobado por el Consejo Directivo. En este último caso, se entenderá que su utilización será indefinida en el tiempo hasta tanto el Consejo Directivo lo modifique o expida un reglamento nuevo.

Si no existe Reglamento escrito del Consejo Directivo, el Rector o Director Rural deberá comprar

desde lo más mínimo en cuanto a valor (por ejemplo una resma de papel), acudiendo a la nueva modalidad de contratación creada por el Artículo 94 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474), denominada SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA y que aparece reglada en Decreto 2516 del 12 de Julio de 2011, procedimiento de selección que exige en sus Artículos 3º, 4º y 5º, publicaciones en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, además de Pliegos de Condiciones y demás trámites, lo que no se justifica tratándose de un bien de ínfimo valor, por

ejemplo, $1,oo, o lo que valga la referida resma de papel.

LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA, que reglamenta el Decreto 2516/2011, se aplica para

la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la

menor cuantía de la entidad (entiéndase FSE). Esta modalidad de contratación reemplazo y

derogó el Decreto 3576/2009 que consagraba la Subasta Inversa del 10% de la Menor Cuantía.

NOTA ESPECIAL: Para profundizar más sobre este particular, favor consultar en el LINK “Fondo Servicios Educativos”, página WEB www.seduca.gov.co el documento CAPACITACIÓN II-

2011 “PASO A PASO y FORMATO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV”.

Ok/ ALBERTO URREA MONSALVE/Asesor Fondos Servicios Educativos.