PENTADBIRAN KOPERASI

SIRI PENGURUSAN MKM

Maktab Kerjasama Malaysia

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

© Maktab Kerjasama Malaysia Cetakan Pertama : 2006 Cetakan Kedua : 2010 Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan ulang mana-mana bahagian artikel, ilustrasi dan isi kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa juga cara sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanik, rakaman atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Maktab Kerjasama Malaysia.

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkalogan-dalam-Penerbitan Pentadbiran koperasi (Siri pengurusan MKM) ISBN 983-4296-62-2 1. Cooperative societies -- Management. 2. Consumer cooperatives --Management. I. Maktab Kerjasama Malaysia. II. Siri. 334.5068

Diterbitkan oleh : Maktab Kerjasama Malaysia 103, Jalan Templer 46700 Petaling Jaya, Selangor Tel : 03-7964 9000 Fax : 03-7957 0434 www.mkm.edu.my

ii

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

KANDUNGAN
Prakata Bab 1 : Latar Belakang Koperasi 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Sejarah Awal Gerakan Koperasi Sejarah Umum Gerakan Koperasi Di Malaysia Definisi Koperasi Nilai-nilai Dalam Koperasi Prinsip-prinsip Koperasi Struktur Koperasi Di Malaysia Perbandingan Koperasi Dengan Organisasi Lain Kebaikan Berkoperasi Perundangan Koperasi 2 3 5 7 8 11 13 13 15 20 22 25 26 29 33 38 39 47 57 66 73 75 79
iii

v

Bab 2 : Sistem Pentadbiran Koperasi 2.1 Demokrasi Dalam Koperasi 2.2 Struktur Organisasi Koperasi 2.3 Mesyuarat Agung Koperasi 2.3.1 Jenis Mesyuarat Agung Koperasi 2.3.2 Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi 2.3.3 Peranan Anggota Atau Perwakilan Dalam Mesyuarat Agung 2.4 Kesimpulan Bab 3 : Komponen Dalam Pentadbiran Koperasi 3.1 Peranan Anggota Koperasi Dalam Pentadbiran Koperasi 3.2 Peranan Anggota Lembaga Koperasi Dalam Pentadbiran Koperasi 3.3 Peranan Jawatankuasa Audit Dalaman Dalam Pentadbiran Koperasi 3.4 Peranan Pengurusan Dalam Pentadbiran Koperasi 3.5 Kesimpulan Bab 4 : Penutup Bibliografi

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Senarai Rajah dan Jadual Rajah 1 : Struktur Koperasi Di Malaysia Rajah 2 : Struktur Undang-undang Koperasi Di Malaysia Rajah 3 : Carta Organisasi Koperasi Rajah 4 : Ciri-ciri Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD) Rajah 5 : Struktur Pengurusan Koperasi Jadual 1 : Perbandingan Koperasi dengan Organisasi Lain Jadual 2 : Perbandingan Jawatankuasa Audit Dalaman dan Juruaudit Luar 11 15 23 65 68 13 67

iv

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Prakata
Peranan gerakan koperasi semakin meningkat sejajar arus pembangunan negara malah telah diterima di peringkat antarabangsa. Pengiktirafan yang diberikan kepada koperasi sebagai sektor ketiga dalam menjana ekonomi negara bukan saja membuktikan bahawa gerakan koperasi masih relevan tetapi juga penting kepada keyajaan negara. Walaupun begitu, bahan-bahan penulisan amat sedikit tidak setanding usianya. Justeru, Maktab Kerjasama Malaysia (MKM) sebagai sebuah pusat pendidikan dan latihan perkoperasian berasa tercabar dan terpanggil untuk menambahkan bilangan bahan bacaan yang boleh dijadikan panduan para koperator di negara ini. Anggota, Anggota Lembaga Koperasi dan Jawatankuasa Audit Dalaman mempunyai peranan dan tanggungjawab yang penting dalam mentadbir koperasi dengan cekap dan berkesan. Begitu juga peranan pengurusan yang menjadi pendokong kepada sistem pentadbiran yang mantap di dalam koperasi. Tanpa pengetahuan yang mantap dalam kalangan anggota koperasi khususnya berkaitan pentadbiran koperasi, adalah agak sukar bagi gerakan koperasi untuk berkembang setaraf dengan sektor-sektor lain. Oleh yang demikian, Siri Pengurusan ini boleh dijadikan wahana untuk menyebarkan ilmu-ilmu perkoperasian khasnya dalam bidang pentadbiran koperasi. Kandungan yang terdapat di dalam buku ini memberikan gambaran yang jelas mengenai fungsi dan peranan yang dimainkan oleh setiap komponen yang wujud dalam koperasi iaitu anggota koperasi, Anggota Lembaga Koperasi, Jawatankuasa Audit
v

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Dalaman Koperasi dan pihak pengurusan dengan berpandukan undangundang dan peraturan-peraturan koperasi yang diamalkan pada masa ini. Buku ini juga diterbitkan sebagai satu sumber yang boleh meningkatkan pengetahuan dan kefahaman anggota koperasi dan masyarakat umum terhadap koperasi. Hasrat untuk memantapkan gerakan koperasi hanya akan tercapai sekiranya pentadbiran dan pengurusan koperasi difahami, dihayati dan diamalkan oleh anggota koperasi dan masyarakat umumnya.

Pengarah Maktab Kerjasama Malaysia

vi

PENTADBIRAN KOPERASI

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

viii

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Latar Belakang Koperasi
Koperasi merupakan entiti perniagaan yang ditubuhkan oleh sekumpulan manusia dengan menyediakan perkhidmatan dan produk kepada penggunanya. Secara umumnya, koperasi merupakan perniagaan yang dimiliki dan dikawal secara demokratik oleh sekumpulan manusia yang mempunyai tujuan yang sama dengan menggunakan perkhidmatannya serta mendapat faedah yang diagihkan sama rata atas penggunaan perkhidmatan tersebut. Pengguna kepada perniagaan ini dipanggil anggota. Terdapat dua cara bagaimana anggota memperoleh faedah daripada koperasi. Pertama, semakin banyak melanggan dengan koperasi, semakin banyak perkhidmatan yang diperoleh. Keduanya, pendapatan yang diperuntukkan kepada anggota adalah berdasarkan kepada jumlah langganan/transaksi dengan koperasi. Aktiviti koperasi adalah mirip dengan perniagaan-perniagaan yang lain. Ia mempunyai kemudahan fizikal yang sama, menjalankan fungsi yang sama serta mengikuti amalan perniagaan. Akan tetapi, perbezaan yang dapat dilihat dari penubuhan koperasi adalah tujuan koperasi ditubuhkan, pemilikan dan kawalan serta bagaimana faedah diagihkan. Perbezaan ini dinyatakan dalam prinsip-prinsip koperasi yang menerangkan dengan lebih jelas keunikan kegiatan koperasi.
1

BAB 1

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

1.1 Sejarah Awal Gerakan Koperasi
Falsafah berkoperasi bermula di dalam penulisan dan aktiviti oleh Robert Owen, Louis Blanc, Charles Fourier dan ramai lagi. Pada mula gerakan ini ia bersifat revolusi tetapi apabila gerakan ini dibawa oleh Sosialis Kristian, aspek revolusi ini berkurangan. Akan tetapi, gerakan koperasi mula mengambil tempat di pertengahan abad ke-18 di mana tercetusnya Revolusi Perindustrian di England. Kesan langsung kepada pembanjiran pekerja di sektor perkilangan menyebabkan pihak pengilang mengambil peluang mengeksploitasi tenaga buruh menerusi bayaran upah yang rendah, masa kerja yang lebih panjang dan keadaan bekerja yang amat menyedihkan. Ini memberikan kesedaran kepada 28 orang penenun untuk menyumbangkan modal sebanyak satu pound seorang dengan menubuhkan sebuah kedai runcit yang menjual barangan kegunaan asas. Peristiwa ini berlaku dalam tahun 1844 dan merupakan sejarah kepada gerakan koperasi sehingga kini. Mereka ini dikenali sebagai Pelopor Rochdale, berjaya sebagai kedai koperasi pengguna yang terawal di dunia sehingga menubuhkan koperasi kilang tepung dan kilang kain. Konsep yang digunakan oleh mereka adalah faedah tetap atas modal dengan agihan keuntungan berasaskan langganan kepada pembelian di koperasi. Aktiviti koperasi yang bermula dengan aktiviti pengguna di kawasan bandar, akhirnya tersebar sehingga ke kawasan luar bandar di kalangan petani. Akibat daripada perkembangan ini wujud berbagai aktiviti seperti koperasi pertanian, kredit, insurans, khidmat kesihatan, perumahan dan pelbagai lagi aktiviti. Dengan perkembangan ini satu badan telah ditubuhkan hasil idea seorang peguam, E.V Neale untuk menyeragamkan identiti koperasi dan memastikan entiti ini dikenali sebagai sebuah
2

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

perniagaan. Maka, Ikatan Koperasi Antarabangsa atau dikenali sebagai International Co-operative Alliance (ICA) ditubuhkan pada tahun 1895 dan sehingga kini keanggotaannya adalah 222 organisasi dari 88 buah negara dengan menganggarkan lebih daripada 800 juta orang di dunia yang terlibat secara langsung dengan kegiatan koperasi. Pada akhir abad ke-19, konsep berkoperasi ini telah meliputi ke beberapa bahagian Eropah dan Amerika Selatan. Pada awal abad ke-20, gerakan koperasi telah tersebar ke India dan secara berperingkat ke negara Asia dan Afrika akibat daripada pemerintahan penjajah oleh British. Perkembangan kegiatan koperasi ini juga tidak mengecualikan Malaysia yang ketika itu dijajah oleh pihak British.

1.2 Sejarah Umum Gerakan Koperasi Di Malaysia
Kegiatan koperasi di Tanah Melayu pada ketika itu adalah hasil idea daripada penjajah British akibat daripada masalah keterhutangan yang serius dalam kalangan penduduk di Tanah Melayu. Setelah undang-undang koperasi yang pertama diluluskan pada 28 Jun 1922, maka koperasi yang pertama berasaskan kredit didaftarkan dengan nama “The Federated Malay States Posts and Telegraphs Co-operative Thrift and Loan Society Limited” pada 21 Julai 1922. Manakala di kawasan luar bandar, koperasi pinjaman desa dipelopori oleh “Syarikat Bekerjasama-sama Kerana Meminjamkan Wang Kampung Tebuk Haji Musa, Mukim Titi Serong, Krian Dengan Tanggungan Tidak Berhad” didaftarkan pada 3 Disember 1923. Organisasi kerajaan yang mengawal selia gerakan koperasi ini adalah Jabatan Kemajuan Kerjasama yang telah diubah kepada Jabatan Pembangunan Koperasi untuk memandu dan memajukan gerakan ini.
3

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Sepanjang 87 tahun (1922 – 2009) gerakan koperasi bertapak di Malaysia, berbagai peristiwa telah melanda gerakan ini. Gerakan koperasi berkembang dengan baik semenjak diperkenalkan sehinggalah terhenti apabila Jepun menakluki Malaya. Selepas itu, atas kesedaran rakyat, koperasi dibangunkan semula sehinggalah sekarang. Antara sejarah hitam yang melanda gerakan koperasi adalah kes kejatuhan Bank Rakyat dalam tahun 1970-an, manakala dalam tahun 1980-an berlaku kejatuhan Bank Pusat Kerjasama Malaysia (CCB) serta fiasco 24 koperasi penerima deposit. Dalam tahun 1990-an berlaku kegawatan ekonomi yang memberi impak negatif kepada segelintir koperasi yang melabur menggunakan sumber pinjaman daripada institusi kewangan. Walau bagaimanapun, kerajaan sentiasa memberi sokongan dengan melancarkan berbagai dasar agar gerakan koperasi seiring dengan pembangunan negara. Antara strategi dan dasar yang telah dilaksanakan adalah seperti : • • Penstrukturan semula gerakan koperasi berasaskan jenis kegiatan koperasi selaras dengan Dasar Ekonomi Baru (1970-an) Pelancaran Era Baru Koperasi dengan memperkenalkan 4 jenis koperasi iaitu Koperasi Pembangunan Daerah, Koperasi Industri Kampung, Koperasi Pelaburan Pekerja dan Koperasi Pembangunan Negara (1980-an) Penyeragaman undang-undang koperasi (1990-an) Pelancaran Dasar Koperasi Negara (DKN) dan Etika Koperasi (ETIKOP) (abad 21) Transformasi Jabatan Pembangunan Koperasi (JPK) kepada Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) dengan pindaan Akta Koperasi 1993 bermula 1 Januari 2008.
4

• • •

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Sepanjang kewujudan gerakan koperasi selama 87 tahun ia seumpama kehidupan manusia. Walau apa pun, corak kehidupannya adalah ditentukan oleh anggota-anggotanya yang memilih wakil untuk mentadbir secara demokrasi. Wakil yang dipilih adalah terdiri daripada anggota lembaga yang mempunyai tugas-tugas tertentu untuk mentadbir dan mengawal koperasi agar sentiasa berada di atas landasan yang betul iaitu berasaskan prinsip dan falsafah koperasi.

1.3 Definisi Koperasi
Koperasi atau “Co-operative” adalah terjemahan langsung daripada “Co-operation” yang berasal daripada perkataan Latin “Co-operari”. Ia terdiri daripada 2 suku kata iaitu “Co” yang membawa maksud “bersama” manakala “Operari” pula bermaksud “bekerja”. Dalam bahasa Inggeris, “Co-operative” bermaksud kerjasama, tolong menolong dan bantu membantu. Justeru itu, koperasi dapat disimpulkan sebagai organisasi yang diwujudkan atas asas bekerjasama serta perpaduan antara anggota-anggotanya bagi mencapai matlamat tertentu. Bagi mencapai matlamat berkoperasi, apa yang penting adalah peranan anggotanya sebagai pemilik, pengguna dan pengawal. Sebagai pemilik, anggota bukan saja mempunyai tanggungjawab untuk melaburkan modal dan menyokong aktiviti koperasi tetapi juga mengawal koperasi dengan konsep “satu anggota satu undi” dan menerima faedah atas langganan yang dibuat. Ikatan Koperasi Antarabangsa (ICA) di Kongres Manchester pada tahun 1995 telah menerima pakai Pernyataan Identiti Koperasi yang menyenaraikan nilai-nilai utama koperasi dan juga satu set
5

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

prinsip-prinsip koperasi yang telah dikaji semula. Dalam kongres ini juga koperasi telah didefinisikan sebagai : “Sebuah persatuan manusia yang berautonomi bergabung secara sukarela untuk memenuhi keperluan dan aspirasi bersama di dalam bidang ekonomi, sosial dan budaya melalui pertubuhan yang dimiliki bersama dan dikawal secara demokratik.” Daripada definisi di atas, koperasi mempunyai maksud yang luas dan berbeza daripada bentuk perniagaan yang lain. Identiti koperasi yang dinyatakan dalam definisi adalah anggota dan anggota itu sendiri berganding bahu, mengamalkan sikap tolong-menolong dan bekerjasama dalam menentukan hala tuju koperasi bagi meningkatkan sosioekonomi mereka. Dengan kata lain, koperasi merupakan organisasi perniagaan yang ditubuh, diuruskan dan bermodalkan wang dari anggota-anggotanya untuk menyediakan perkhidmatan yang diperlukan ke arah meningkatkan dan memajukan taraf sosioekonomi mereka dan masyarakat umumnya. Sebagai kesimpulannya, koperasi adalah sejenis perniagaan atau organisasi yang berasaskan kepada konsep tolong menolong dan prihatin terhadap orang lain. Ia wujud atas sekumpulan manusia yang bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi di dalam organisasi dan mencapai keperluan mereka. Konsep berkoperasi adalah sesuatu yang unik yang tidak dapat diperoleh di mana-mana perusahaan. Ia berbeza dengan organisasi yang lain yang berpegang kepada tiga peraturan utama iaitu:i. Layanan yang sama rata antara anggota tanpa mengira pangkat dan darjat
6

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

ii. iii.

Menggalakkan atau meningkatkan tahap penglibatan anggota untuk bekerja bersesama dalam setiap aktiviti demi menyelesaikan masalah bersama Menyediakan produk dan perkhidmatan untuk mencapai keperluan anggota bukan kepada tujuan mendapat keuntungan semata-mata

1.4 Nilai-Nilai Dalam Koperasi
Asas koperasi adalah nilai-nilai koperasi yang merupakan idea atau fahaman yang dibawa oleh Robert Owen yang dikenali sebagai “Bapa Koperasi”. Nilai-nilai ini merupakan ciri utama yang membezakan antara koperasi dengan organisasi perniagaan yang lain. Nilai dalam gerakan koperasi merangkumi nilai-nilai asas dan nilai-nilai etika. Nilai-nilai asas adalah berteraskan kepada pembentukan peribadi diri sendiri, organisasi dan masyarakat. Manakala nilai-nilai etika adalah merujuk kepada perubahan tingkah laku anggota koperasi melalui penglibatan dalam setiap aktiviti dan perkhidmatan yang dijalankan oleh koperasi yang berhubung kait dengan kehendak dan keperluan mereka.
Nilai Asas : • Membantu diri sendiri • Bertanggungjawab ke atas diri sendiri, • Demokrasi, • Kesamarataan, • Keadilan dan • Perpaduan Nilai Etika : • • • • Keterbukaan Amanah, Tanggungjawab sosial, Prihatin terhadap orang lain

7

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

1.5 Prinsip-prinsip Koperasi
Terdapat tujuh prinsip koperasi yang diamalkan dalam gerakan koperasi. Prinsip 1 : Keanggotaan Sukarela dan Terbuka Berasaskan kepada definisi koperasi, keanggotaan sesebuah koperasi mestilah secara sukarela dan terbuka tanpa ada sekatan dari segi taraf sosioekonomi, agama mahupun pegangan politik. Keanggotaan adalah kepada sesiapa yang inginkan faedah daripada kegiatan koperasi dan bersedia menerima segala tanggungjawab sebagai anggota. Sebaliknya, sebagai anggota koperasi adalah bebas untuk menarik diri tanpa halangan. Daripada prinsip ini dapat dikatakan bahawa kewujudan koperasi dapat memberikan justifikasi kepada masyarakat. Ini kerana masyarakat akan berminat menganggotai koperasi sekiranya kemahuan dipenuhi dan menjauhinya sekiranya tidak mendapat apa-apa kelebihan daripada berkoperasi. Prinsip 2 : Kawalan Demokratik Anggota Di dalam koperasi, kuasa muktamad berada di tangan anggotaanggota disebabkan kuasa yang tertinggi di dalam struktur organisasi koperasi adalah terletak kepada anggota. Dalam segala hal yang melibatkan pengundian, prinsipnya adalah satu anggota satu undi tanpa mengira kepada jumlah saham yang dimiliki anggota. Ini merupakan pengiktirafan kepada kenyataan bahawa manusia bekerja bersama-sama untuk mencapai objektif yang sama perlu mempunyai hak bersuara dalam organisasi yang diusahakan bersama. Ini agak berbeza dengan organisasi perniagaan yang lain di mana modal yang disumbangkan oleh pemegang saham menunjukkan jumlah pegangan undi dalam menentukan kuasa pengundian.
8

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Prinsip 3 : Penglibatan Ekonomi Anggota Setiap anggota akan menyumbang modal mengikut syarat yang telah ditetapkan dan mempunyai peluang untuk melibatkan diri dalam aktiviti ekonomi yang dijalankan oleh koperasi. Untuk menghargai sokongan dan penglibatan anggota koperasi boleh memberikan pulangan ke atas apa yang telah disumbangkan oleh mereka. Sebagai contoh, koperasi boleh memberikan rebat kepada anggota yang banyak berlanggan dengan kedai koperasi dan jika koperasi mempunyai keuntungan bersih yang boleh diagihkan, anggota juga boleh diberikan dividen atas syer yang mereka sumbangkan. Prinsip 4 : Autonomi dan Kebebasan Koperasi bersifat autonomi dan mempunyai hak untuk menjalankan aktiviti mengikut kesesuaian. Sekiranya koperasi membuat apa-apa perjanjian dengan organisasi lain termasuk kerajaan atau badan kewangan, ia perlu memastikan kawalan demokratik oleh anggota dan mempertahankan autonomi koperasi tersebut. Koperasi juga berhak menentukan apa faedah yang boleh diperoleh dan juga bagaimana koperasi digerakkan berlandaskan prinsip-prinsip dan undang-undang koperasi yang sedia ada. Antara lain prinsip keempat ini memberi kebebasan kepada koperasi menetapkan hala tuju dan matlamat koperasi, kebebasan untuk menggaris, menambah dan membatalkan UUK, memilih wakil-wakil lembaga untuk mentadbir koperasi, bebas untuk bergabung dengan mana-mana koperasi yang difikirkan sesuai dan memberi manfaat kepada anggota-anggota koperasi. Prinsip 5 : Pendidikan, Latihan dan Maklumat Prinsip ini adalah amat penting kerana prinsip-prinsip lain tidak dapat dicapai jika prinsip ini tidak dilakasanakan. Koperasi menyediakan pendidikan dan latihan kepada setiap anggota,
9

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

perwakilan yang dilantik mentadbir koperasi serta kakitangan koperasi. Ini akan menyumbang secara efektif kepada pembangunan koperasi. Melalui maklumat pula, masyarakat sekeliling akan mengetahui kebaikan apabila berkoperasi. Objektif prinsip ini adalah untuk menggalakkan pendidikan dan latihan kepada anggota koperasi dan menyebarkan maklumat berkaitan koperasi kepada orang ramai. Prinsip 6 : Kerjasama antara Koperasi Koperasi perlu memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada anggota untuk memastikan institusi ini akan berkekalan. Untuk meningkatkan keupayaan koperasi berbuat demikian, koperasikoperasi sendiri perlu bekerja bersama-sama melalui rangkaian (networking) yang baik di peringkat setempat, kebangsaan dan antarabangsa. Prinsip ini perlu diberi perhatian bagi meningkatkan kerjasama di antara koperasi dan memperkukuhkan kecekapan perjalanan aktiviti koperasi. Prinsip 7 : Prihatin Terhadap Komuniti Prinsip ini menitik beratkan tanggungjawab sosial pihak koperasi dan anggota-anggotanya terhadap komuniti di kawasan operasi. Antaranya adalah bekerjasama menunjukkan keprihatinan kepada komuniti di kawasan operasi, prihatin kepada jiran dan alam sekitar. Dengan lain perkataan, koperasi dan anggota-anggotanya perlu menjadi warga yang baik. Walau bagaimanapun prinsip ini hanya akan terlaksana sekiranya keperluan anggota sudah dapat direalisasikan dan anggota berpuashati dengan perkhidmatan yang koperasi tawarkan.

10

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

1.6 Struktur Koperasi di Malaysia
Secara tradisinya, gerakan koperasi dapat digambarkan seperti struktur piramid yang membentuk tiga lapisan. Lapisan pertama struktur ini merupakan koperasi asas di mana keanggotaannya adalah terdiri daripada individu atau orang perseorangan sahaja. Koperasi asas ini memberikan perkhidmatan kepada anggotanya secara langsung. Saiz koperasi adalah bergantung kepada keluasan kawasan operasi koperasi tersebut dan aktiviti yang dijalankan. Rajah 1 : Struktur Koperasi Di Malaysia

Koperasi Atasan

Koperasi Menengah

Koperasi Asas

Lapisan yang kedua adalah dikenali sebagai koperasi menengah. Operasi yang dijalankan adalah sama seperti koperasi asas kecuali keanggotaannya adalah terhad kepada koperasi asas sahaja, bukan kepada orang perseorangan. Melalui gabungan koperasi asas ini, penggemblengan sumber diperoleh terutamanya sumber modal untuk membeli modal aset atau menjalankan aktiviti yang mungkin tidak mampu dibuat secara sendirian. Sebagai contoh, koperasi pengguna dapat bergabung untuk membentuk koperasi borong yang akan membekalkan barangan kepada koperasikoperasi sebagai anggotanya. Dengan cara ini, koperasi asas
11

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

dapat menjual barangan kepada anggotanya dengan lebih murah berbanding perniagaan yang lain. Pada lapisan yang paling atas merupakan pertubuhan kebangsaan yang dikenali sebagai koperasi atasan atau badan puncak koperasi. Keanggotaan koperasi atasan ini adalah koperasi asas dan juga koperasi menengah yang membolehkan aktiviti dijalankan secara besar-besaran dan dapat memberi manfaat kepada koperasi-koperasi di bawahnya. Di Malaysia, Angkatan Koperasi Kebangsaan Malaysia Berhad atau dikenali sebagai ANGKASA yang didaftarkan pada 12 Mei 1972 mewakili koperasi atasan atau badan puncak bagi gerakan koperasi. Pada peringkat antarabangsa, koperasi bersatu di bawah satu payung iaitu Ikatan Koperasi Antarabangsa (International Cooperative Alliance). Objektif utama penubuhan ICA adalah mempromosi dan melindungi identiti koperasi dengan memastikan gerakan koperasi adalah organisasi perniagaan yang dikenali dan dapat bersaing dengan organisasi-organisasi perniagaan yang lain. Antara aktiviti yang dijalankan adalah : • • • • Meningkatkan tahap kesedaran mengenai koperasi. Oleh itu, ICA merupakan suara kepada gerakan koperasi Memastikan polisi dan dasar yang betul untuk membolehkan koperasi berkembang dan maju Menyediakan anggota dengan maklumat, amalan-amalan baik melalui aktiviti penerbitan untuk membolehkan perkongsian maklumat Menyediakan program pembangunan dengan menyediakan peluang-peluang pekerjaan, menyokong pembasmian kemiskinan dan program mikro kredit.
12

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

1.7 Perbandingan Koperasi dengan Organisasi Lain
Koperasi merupakan sebuah entiti yang unik dan tersendiri. Entiti ini berbeza dengan organisasi perniagaan yang lain. Perbezaan ini dapat dilihat seperti dalam jadual di bawah : Jadual 1 : Perbandingan Koperasi Dengan Organisasi Lain.
Tujuan Proses Membuat Keputusan Kawalan Dasar Struktur Memaksimumkan Memaksimumkan pendapatan anggota pulangan kepada pelabur Demokrasi (satu anggota satu undi) Anggota Anggota Undi saham Undi saham Undi saham Memiliki, melanggan, mengawal adalah orang yang berbeza Koperasi Organisasi Lain Keuntungan maksimum bukan merupakan yang terbaik kepada anggota Implikasi kepada koperasi

Pendidikan kepada anggota Latihan diperlukan

Memiliki, melanggan, mengawal adalah orang yang sama

Pendidikan kepada anggota Pendidikan kepada anggota

Sumbangan modal Anggota

Pemegang saham

Pendidikan kepada anggota untuk memberi kefahaman mengenai tanggungjawab seorang anggota

1.8 Kebaikan Berkoperasi
Di dalam negara-negara membangun, koperasi adalah sesuai dengan masyarakat luar bandar yang berpendapatan rendah. Dengan menubuhkan koperasi taraf sosioekonomi masyarakat akan meningkat. Ini kerana anggota akan menyumbang kepada kumpulan wang yang akan menyediakan pelbagai kemudahan untuk kemashalatan anggota. Keadaan ini tidak dapat dicapai jika dilakukan secara bersendirian. Sebagai contoh, koperasi yang berasaskan pertanian dapat membeli kenderaan untuk
13

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

menghantar produk yang dikeluarkan, membina gudang sebagai tempat penyimpanan produk keluaran pertanian sebelum dipasarkan, menggaji tenaga-tenaga pakar untuk membantu aktiviti yang dijalankan di koperasi. Koperasi bertindak sebagai pusat pemasaran produk petani yang akan menguntungkan mereka daripada bersaing antara satu sama lain jika berurus niaga bersendirian. Jika dilihat dari sudut ini, koperasi berupaya melahirkan usahawan-usahawan melalui perniagaan-perniagaan kecil. Di peringkat anggota pula, kebaikan berkoperasi dapat dilihat dari nilai-nilai dan prinsip-prinsip koperasi. Ia menjurus kepada perpaduan serta kerjasama antara anggota dalam setiap aktiviti koperasi. Apabila diusahakan dengan baik sekali oleh semua anggota adalah tidak mustahil untuk mengecap taraf hidup yang lebih baik. Ini kerana konsep berkoperasi adalah memberi keistimewaan kepada anggota apabila berlanggan dan apabila hasil diperoleh maka lebihan daripadanya akan dikongsi bersama mengikut sumbangan yang telah diberikan oleh setiap anggota. Walau bagaimanapun, koperasi akan beroperasi selagi anggota memberikan komitmen yang sepenuhnya sehinggakan masyarakat di sekeliling juga akan merasai kenikmatan tersebut. Ini berbeza sekali dengan apa yang dipraktikkan dalam syarikat yang mana lebih berpihak kepada pemegang saham. Masalah utama yang dihadapi oleh koperasi adalah dari segi sumbangan modal oleh anggota yang hanya menyumbang setakat jumlah minimum yang ditetapkan dalam undang-undang kecil koperasi. Ini menyukarkan koperasi untuk berkembang dengan lebih maju dengan mempelbagaikan aktiviti koperasi. Alasan utama terjadinya permasalahan ini adalah disebabkan kurangnya ilmu serta kefahaman mengenai konsep berkoperasi di kalangan
14

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

anggota. Ini telah menyebabkan penglibatan anggota di dalam aktiviti koperasi amat terhad. Keadaan ini akan mengakibatkan koperasi kurang sokongan yang menyebabkan koperasi menjadi tidak relevan dan akhirnya ditutup.

1.9 Perundangan Koperasi
Setiap organisasi yang ditubuhkan mempunyai undang-undangnya tersendiri. Begitu juga halnya dengan organisasi koperasi di mana undang-undang yang mengawal perjalanan dan pentadbirannya adalah Akta Koperasi 1993. Sebelum koperasi yang pertama ditubuhkan di negara ini, undang-undang diwujudkan terlebih dahulu agar boleh dijadikan panduan dan memperjelaskan lagi kepada orang ramai apabila menganggotai koperasi. Undangundang diwujudkan untuk melindungi anggota dan koperasi daripada penyelewengan dan salah laku. Bagi koperasi struktur undang-undang adalah dilapisi oleh tiga lapisan iaitu : Rajah 2 : Struktur Undang-Undang Koperasi Di Malaysia
AKTA KOPERASI 1993

PERATURAN KOPERASI 1995

UNDANG-UNDANG KECIL KOPERASI

15

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Akta Koperasi 1993 Co-operative Societies Enactment 1922 of the Federated Malay States merupakan undang-undang koperasi yang pertama yang diluluskan pada 28 Jun 1922. Perkembangan dalam gerakan koperasi menyebabkan berlakunya perubahan pada undangundang koperasi agar selari dengan perubahan semasa sehinggalah penyeragaman dibuat pada Akta Koperasi 1993. Akta ini telah diluluskan oleh Parlimen pada 22 Januari 1993 dan mula dikuatkuasakan pada 22 Januari 1994. Akta ini digubal bagi mencapai empat matlamat utama gerakan koperasi di Malaysia iaitu:(a) (b) (c) (d) menggalakkan perkembangan koperasi menjadikan gerakan koperasi sebagai sebuah gerakan yang mapan mengadakan pembaharuan pentadbiran dan pengurusan koperasi menyatukan undang-undang

Dengan adanya Akta Koperasi 1993, ia merupakan rujukan kepada sesiapa yang terlibat dalam gerakan koperasi ini terutamanya anggota koperasi. Sebagai anggota yang merupakan kuasa yang tertinggi di dalam koperasi, perlu memahami secara asasnya supaya para pemimpin yang dilantik mentadbir koperasi dengan amalan baik. Pembahagian kandungan dalam Akta akan memudahkan penggunanya untuk merujuk bahagian-bahagian yang terdapat dalam Akta. Yang jelasnya, peruntukan yang terdapat di dalam Akta ini sebagai kawalan agar sesiapa sahaja tidak bertindak sewenang-wenangnya apabila menjalankan kewajipan sebagai anggota koperasi.

16

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Peraturan-peraturan Koperasi 1995 Selain daripada Akta Koperasi 1993, Koperasi juga adalah tertakluk kepada Peraturan-peraturan Koperasi. Peraturan Koperasi ini adalah merupakan undang-undang subsidiari kepada Akta Koperasi 1993. Peraturan-peraturan Koperasi ini adalah diperlukan untuk menghuraikan dengan lebih terperinci peruntukan yang terdapat di dalam Akta koperasi 1993. Kuasa untuk membuat peraturan adalah terletak di tangan Suruhanjaya Koperasi Malaysia dengan kelulusan Menteri. Suruhanjaya boleh membuat segala peraturan yang perlu bagi maksud melaksanakan atau memberikan kuatkuasa kepada prinsip-prinsip koperasi dan peruntukan–peruntukan di dalam Akta Koperasi 1993. Undang-undang Kecil Koperasi Apabila seseorang diterima masuk menjadi anggota, beliau adalah terikat kepada undang-undang kecil koperasi tersebut. Ini kerana undang-undang kecil merupakan perlembagaan kepada koperasi. Kandungan undang-undang kecil boleh dipinda, ditambah atau dibuang mengikut kesesuaian koperasi tetapi tidak boleh bercanggah dengan Akta Koperasi 1993 dan juga Peraturan-peraturan Koperasi. Apabila bercanggah, ia dengan sendirinya akan menjadi tidak sah dan terbatal. Apabila Undangundang kecil sesuatu koperasi dipinda, ia akan berkuatkuasa setelah diluluskan oleh mesyuarat agung dan didaftarkan oleh Suruhanjaya. Kesimpulan Perkembangan pembangunan koperasi adalah bermula dengan Pelopor Rochdale yang mengalami evolusi bagi membolehkannya terus bertahan hingga ke hari ini tanpa meninggalkan prinsip dan falsafah koperasi sebagai asas perjalanannya. Ini kerana koperasi sebagai organisasi yang bertujuan membantu diri sendiri akan
17

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

hanya berjaya dalam jangka masa panjang jika individu secara sukarela menerima peruntukan yang terkandung di dalam UndangUndang Kecil serta ketetapan yang digariskan oleh koperasi untuk tindakan bersama. Dengan menganggotai koperasi, secara tak langsung anggota telah bersetuju menerima peruntukan yang terdapat dalam undang-undang kecil serta apa-apa peraturan yang digariskan oleh koperasi berkenaan. Di samping itu, komitmen yang tinggi oleh anggota akan menghasilkan kejayaan kepada gerakan koperasi. Ini kerana anggota-anggota koperasi diperlukan pada setiap peringkat dalam proses pembuatan keputusan. Ia merupakan alasan kepada penubuhan koperasi disebabkan : • • • • Masyarakat merasakan mereka tidak mempunyai kuasa dalam pasaran Tidak wujud organisasi yang menyediakan perkhidmatan yang diperlukan Komuniti akan hilang sekiranya mereka tidak bergabung untuk menyelamatkannya. Menjaga kawalan dan keuntungan dari aktiviti dalam komuniti tersebut

Jelas di sini menunjukkan bahawa koperasi merupakan sebuah organisasi yang unik. Ia mempromosikan aspek pemilikan, hubungan antara pemilikan dengan perkhidmatan yang diberikan serta keunikan prinsip-prinsip koperasi. Promosi ini bukan sahaja membantu perniagaan koperasi tetapi sebagai alat hubungan antara anggota. Kesetiaan dan harga diri anggota akan meningkat sekiranya kesan aktiviti koperasi dapat dirasai oleh masyarakat sekeliling.

18

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Sistem Pentadbiran Koperasi
Kita perlu mengetahui sistem pentadbiran sesebuah negara untuk mengetahui bagaimana sesebuah negara itu ditadbir secara keseluruhannya. Kita perlu mengetahui sistem pentadbiran sesebuah negara bagi mengambarkan perjalanan keseluruhan koperasi tersebut. Seperti sebuah negara, koperasi juga mempunyai sistem pentadbirannya yang tersendiri. Pemahaman ke atas sistem pentadbirannya adalah penting bagi mengenali keseluruhan koperasi. Sistem boleh didefinisikan sebagai cara atau kaedah untuk melakukan sesuatu yang dilakukan bersama bagi mencapai matlamat tertentu. Manakala pentadbiran merupakan satu proses yang melibatkan ramai manusia yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang dikongsi bersama. Elemen yang terdapat di dalam pentadbiran adalah manusia, tindakan tugas dan interaksi antara dua orang atau lebih. Justeru itu, sistem pentadbiran koperasi boleh digambarkan sebagai satu kaedah untuk mengurus sesebuah koperasi yang dilakukan bersama bagi mencapai matlamat tertentu. Sistem pentadbiran koperasi ditadbir secara keseluruhannya berdasarkan amalan sistem demokrasi. Amalan sistem demokrasi dalam sistem pentadbiran koperasi menjadikannya
19

BAB 2

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

sebuah organisasi yang unik dan istimewa jika dibandingkan dengan organisasi lain.

2.1 Demokrasi Dalam Koperasi
Sebagaimana telah dinyatakan dalam bab 1, koperasi merupakan sebuah persatuan manusia yang bergabung secara sukarela di bawah satu organisasi yang mempunyai keanggotaan sukarela dan dikawal secara demokrasi untuk memenuhi keperluan dan aspirasi bersama. Berdasarkan definisi tersebut jelas bahawa koperasi adalah organisasi yang dikawal oleh anggotanya sendiri melalui penglibatan aktif dalam membantu membuat polisi dan keputusan serta aktiviti perniagaan koperasi dan ditadbir secara demokrasi. Apakah yang dimaksudkan dengan demokrasi yang wujud dalam koperasi dan bagaimanakah ia diamalkan? Demokrasi merupakan suatu sistem yang telah diguna pakai sejak zaman empayar Yunani lagi. Perkataan demokrasi berasal daripada perkataan Greek iaitu “Demos” yang bermaksud rakyat dan “Kratos” yang bermaksud kekuasaan iaitu kekuasaan rakyat (Edward Hymas, 1973). Manakala menurut Kamus Dewan demokrasi bermaksud unit politik atau sosial yang pada dasarnya dikuasai oleh semua anggotanya dan keadaan sosial tanpa perbezaan kelas. Amalan demokrasi adalah satu bentuk kepimpinan yang terletak di tangan anggota dan di kawal oleh anggota. Walau bagaimanapun ia melibatkan penglibatan aktif di kalangan anggota dalam membentuk dasar dan membuat keputusan. Kini lebih 170 buah negara telah mengamalkan sistem yang dianggap terbaik ini. Koperasi juga merupakan salah sebuah organisasi yang mengamalkan sistem ini.

20

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Amalan demokrasi dalam koperasi adalah selaras dengan Prinsip Kedua Koperasi iaitu kawalan demokratik anggota yang juga merupakan satu prinsip yang perlu diamal dan dikekalkan oleh setiap anggota koperasi. Pelaksanaan demokrasi dalam koperasi jelas ditunjukkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan yang dijalankan setiap tahun berdasarkan satu anggota satu undi. Pemilihan Anggota Lembaga Koperasi (ALK) melalui proses pengundian dalam mesyuarat agung merupakan contoh yang paling ketara pengamalan nilai demokrasi dalam koperasi. Setiap anggota berhak memilih pemimpinnya sendiri. Setiap anggota hanya mempunyai satu undi sahaja sebagaimana diperuntukkan dalam Seksyen 30 Akta Koperasi 1993 yang menggariskan segala aktiviti dan kegiatan koperasi akan ditentukan oleh pandangan majoriti dalam mesyuarat agung. Setiap keputusan akan dibuat berdasarkan suara ramai atau ringkasnya suara majoriti demi mencapai kepentingan bersama. Jelas di sini gerakan koperasi telah membantu membina masyarakat yang terbuka dan menggalakkan penyertaan rakyat secara demokrasi. Selaras dengan prinsip demokrasi maka amalan diskriminasi baik dari segi gender, lapisan masyarakat, bangsa, agama, politik dan sebagainya tidak wujud dalam koperasi. Setiap anggota mempunyai hak yang sama rata. Setiap anggota juga terlibat secara aktif dalam perjalanan dan pengurusan koperasi dengan memberi sumbangan dari segi idea dan juga sokongan terhadap koperasi yang dianggotai serta menerima faedah serta risiko secara adil dari perniagaan atau perkhidmatan yang koperasi ceburi. Selain mendapat hak dan layanan yang sama rata, amalan demokrasi dalam koperasi juga memberi peluang kepada anggota untuk mentadbir dan memimpin koperasi secara tidak
21

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

langsung. Bukan itu sahaja malah amalan ini wajar diserapkan dalam sesebuah koperasi bagi memperoleh urusan pentadbiran yang tersusun dan teratur. Justeru setiap anggota harus memahami akan amalan demokrasi yang wujud dalam koperasi dan memainkan peranan yang sewajarnya dalam proses memastikan koperasi bergerak ke arah kecemerlangan. Adalah menjadi tanggungjawab bersama anggota, ALK, Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD) dan tenaga kerja koperasi untuk memastikan amalan dan kawalan demokrasi dalam koperasi dapat dilaksanakan dengan berkesan dalam mencapai matlamat penubuhan koperasi. Kita perlu ingat dalam meneliti corak pentadbiran koperasi, demokrasi merupakan tonggak kejayaan sistem koperasi. Oleh itu pemahaman terhadap amalan demokrasi ini perlu dalam konteks pentadbiran sesebuah koperasi sebelum meneliti struktur organisasi koperasi dan peranan yang dimainkan oleh setiap komponen dengan lebih jelas lagi.

2.2 Struktur Organisasi Koperasi
Sistem pentadbiran koperasi dapat dijelaskan dengan lebih mudah berdasarkan struktur organisasi koperasi. Struktur organisasi menerangkan susunan dan saling kaitan di antara komponenkomponen yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Struktur organisasi juga menentukan pembahagian aktiviti-aktiviti kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi bagi setiap aktiviti yang berlainan dihubungkan dan sedikit sebanyak ia juga menunjukkan peringkat pengkhususan aktiviti-aktiviti kerja tersebut. Ia juga menjelaskan tentang hierarki dan struktur autoriti atau kuasa dalam sesebuah organisasi. Struktur organisasi koperasi menerangkan hubung kait di antara setiap komponen yang wujud
22

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

dalam koperasi. Struktur organisasi koperasi juga menunjukkan pembahagian tanggungjawab setiap komponen secara keseluruhan yang perlu dipatuhi bagi menentukan kelicinan perjalanan sesebuah koperasi. Struktur organisasi boleh dilihat dengan jelas melalui carta organisasi. Di dalam carta organisasi kita boleh memahami bagaimana rantaian arahan berlaku. Rantaian arahan ini menggambarkan arah aliran kuasa membuat keputusan di dalam sesebuah organisasi. Sebagai sebuah organisasi yang unik, koperasi mempunyai struktur organisasinya yang tersendiri. Struktur organisasi koperasi boleh dilihat dengan lebih jelas dalam carta organisasi koperasi berdasarkan rajah 3 berikut : Rajah 3 : Carta Organisasi Koperasi (contoh)
ANGGOTA (MESYUARAT AGUNG)

LEMBAGA (DILANTIK OLEH MA)

JURUAUDIT LUAR

PENASIHAT

J/K AUDIT DALAMAN (DILANTIK OLEH ALK)

JAWATANKUASA KECIL (FUNGSI) PENGURUS (DILANTIK OLEH ALK) FUNGSI PENGURUSAN

J/KUASA KERJA EXCO (TERDIRI DARIPADA ALK)

KEWANGAN

JUALAN

PERJAWATAN

BELIAN

STOR

Berdasarkan rajah tersebut jelas bahawa sistem pentadbiran dan pengurusan koperasi terbahagi kepada empat komponen utama iaitu anggota koperasi yang diwakili oleh kuasanya dalam anggota, ALK, JAD dan pengurusan koperasi iaitu tenaga kerja koperasi. Perhubungan di antara komponen-komponen ini juga ditunjukkan dalam carta organisasi koperasi. Anggota memilih pemimpin iaitu ALK melalui Mesyuarat Agung
23

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Tahunan. ALK bertanggungjawab membuat dasar, menjalankan pentadbiran dan urus niaga koperasi manakala JAD yang dilantik oleh ALK pula bertanggungjawab membuat pengauditan dan mengemukakan laporan audit dari semasa ke semasa kepada ALK sementara pengurusan pula bertanggungjawab untuk melaksanakan dasar yang telah diputuskan oleh ALK melalui mesyuarat lembaga. Ada sesetengah koperasi, ALK menyerahkan urusan pentadbiran dan pengurusan kepada pengurus atau tenaga kerja koperasi masing-masing. Walau bagaimanapun koperasi tidak boleh terlalu bergantung pada pengurus semata-mata bagi mengelakkan kejadian yang tidak diingini seperti penyelewengan, pecah amanah dan sebagainya terjadi. ALK perlu mengambil tahu akan perjalanan serta pentadbiran koperasi dan memastikan pengurus yang dilantik melaksanakan tugas berdasarkan arahan dan keputusan yang dibuat oleh ALK dalam mesyuarat dan bukan sebaliknya. Dalam pentadbiran koperasi ALK menentukan atau membuat dasar koperasi manakala pihak pengurusan pula melaksanakan dasar tersebut dan pelaksanaan dasar tersebut perlu di pantau dan dilaporkan oleh JAD kepada ALK. Mana-mana keputusan dan dasar yang dibuat oleh koperasi mesti mengikut keputusan mesyuarat dan berlandaskan kepada prinsip-prinsip koperasi. Berbeza dengan organisasi korporat, Pengarah Eksekutif mempunyai kuasa untuk menentukan dasar dan mempunyai suara mutlak dalam membuat keputusan. Jelas di sini bahawa peranan yang dimainkan oleh keempat-empat komponen inilah yang akan menentukan corak pentadbiran dan perjalanan sesebuah koperasi. Sebagaimana yang digambarkan dalam carta organisasi koperasi Mesyuarat Agung merupakan kuasa yang tertinggi. Dari segi
24

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

pentadbiran dan pengurusan, anggota telah diberi kuasa tertinggi oleh Akta Koperasi 1993 melalui Mesyuarat Agung. Merekalah yang berhak menentukan corak pengurusan dan struktur kepimpinan sesebuah koperasi berpandukan kepada peruntukan perundangan. Hal ini jelas berpandukan seksyen 36 Akta Koperasi 1993 yang menyatakan : “Tertakluk kepada peruntukan-peruntukan Akta ini, peraturan-peraturan dan undang-undang kecil, kuasa tertinggi bagi sesuatu koperasi berdaftar hendaklah terletak pada mesyuarat agung anggota-anggotanya, yang padanya tiap-tiap anggota, sama ada dia sendiri atau melalui perwakilan atau, dalam hal koperasi menengah atau atasan, melalui proksi, mempunyai hak untuk hadir dan mengundi”.

2.3 Mesyuarat Agung Koperasi
Secara umumnya mesyuarat boleh didefinisikan sebagai suatu perhimpunan sebilangan manusia yang dihadiri oleh sekurangkurangnya dua orang. Mesyuarat juga ditakrifkan sebagai satu perhimpunan yang diadakan dengan tujuan membincangkan sesuatu perkara yang telah ditetapkan dan di akhirnya membuat satu keputusan secara kolektif atau bersama. Walau bagaimanapun Kamus Dewan telah mendefinisikan mesyuarat sebagai perundingan untuk membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan. Mesyuarat juga dikategorikan sebagai salah satu alat komunikasi yang berjaya kerana ia membincang dan membahaskan perkara atau isu-isu tertentu sebelum mencapai persetujuan. Umumnya fungsi mesyuarat diadakan adalah sebagai satu kaedah kawalan
25

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

bagi anggota terhadap prestasi sesebuah organisasi dan bagaimana sesebuah organisasi itu ditadbir dan diuruskan. Oleh itu Mesyuarat Agung Koperasi bolehlah didefinisikan sebagai satu perhimpunan atau perjumpaan yang menemukan anggota-anggota koperasi dengan pihak pengurusan koperasi bagi membincangkan perkaraperkara tertentu seperti yang telah digariskan dalam Akta Koperasi 1993, Peraturan-peraturan Koperasi 1995, Undangundang Kecil Koperasi serta arahan-arahan berkaitan yang dikeluarkan Suruhanjaya. Sebagai kuasa tertinggi dalam pentadbiran koperasi, mesyuarat ini mestilah dilaksanakan dengan teliti bagi memastikan keputusan yang dibuat adalah sah dan pelaksanaannya selaras dengan undang-undang yang dimaksudkan. Untuk itu, beberapa syarat harus dipatuhi sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan. Antaranya sesuatu mesyuarat itu mesti diadakan oleh mereka yang telah diberi mandat dan kuasa sahaja. Meskipun setiap anggota adalah pemilik bagi koperasi yang dianggotai, ini tidak bermakna mereka berhak untuk memanggil atau mengadakan mesyuarat pada bila-bila masa yang disukai. Mereka harus akur bahawa kuasa itu telah diserahkan kepada ALK dalam Mesyuarat Agung. Notis mesyuarat juga harus sampai di tangan semua anggota yang berhak menghadirinya dan yang paling penting mesyuarat yang diadakan mesti memastikan kehadiran atau kuorum mencukupi sepanjang perjalanan mesyuarat. Selain itu, pengerusi mesyuarat mestilah orang yang telah ditentukan dalam undang-undang dan agenda yang diperbincangkan harus selaras dengan notis yang di keluarkan. 2.3.1 Jenis Mesyuarat Agung Koperasi Mesyuarat Agung terbahagi kepada empat (4) jenis iaitu Mesyuarat Agung Tahunan, Mesyuarat Agung
26

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Perwakilan, Mesyuarat Agung Permulaan dan Mesyuarat Agung Khas sebagaimana peruntukan dalam seksyen 36 hingga seksyen 40. i. Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakan oleh setiap koperasi sama ada Mesyuarat Agung Anggota atau Perwakilan tidak lewat daripada enam (6) bulan selepas berakhirnya setiap tahun kewangan. Mesyuarat ini perlu diadakan sekali pada setiap tahun untuk membolehkan koperasi membuat keputusan rasmi, mendapat mandat dan kuasa dari anggota serta membentang dan membincangkan penyata-penyata serta laporan tahunan koperasi. Sekiranya koperasi tidak dapat melaksanakan dalam tempoh enam bulan, koperasi boleh memohon kepada Suruhanjaya untuk melanjutkan tempoh mesyuarat agung koperasi. Mesyuarat Agung Perwakilan Mesyuarat Agung Perwakilan mesti diadakan oleh setiap koperasi berdaftar yang mempunyai kawasan operasi meliputi satu negeri atau lebih atau meliputi seluruh Malaysia. Sebelum mengadakan mesyuarat agung perwakilan, koperasi akan mengadakan mesyuarat agung kawasan atau wilayah sekurang-kurangnya dua tahun sekali untuk memilih perwakilan ke mesyuarat agung perwakilan. Di samping itu juga, mesyuarat agung kawasan juga akan membincang hal-hal kewangan dan menerima usul daripada anggota dalam kawasan
27

ii.

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

berkenaan untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung tahunan perwakilan. iii. Mesyuarat Agung Permulaan Mesyuarat ini diadakan bagi koperasi yang bercadang untuk menubuhkan koperasi selepas mendapat surat kelulusan penubuhan daripada Suruhanjaya. Mesyuarat Agung Permulaan akan membincangkan perkara-perkara berkaitan permohonan koperasi untuk didaftarkan, menerima pakai undang-undang kecil yang dicadangkan, memilih anggota lembaga serta membincangkan perkara-perkara yang dikehendaki oleh undangundang kecil atau Suruhanjaya. Kehadiran mesyuarat ini sekurang-kurangnya dua puluh lima orang untuk menandatangani minit mesyuarat agung permulaan. Mesyuarat Agung Khas Mesyuarat Agung Khas diadakan oleh koperasi pada bila-bila masa oleh ALK atau atas permintaan anggota-anggota untuk membincangkan perkaraperkara luar biasa. Lembaga sesebuah koperasi boleh dan hendaklah apabila ada rekuisisi yang ditandatangani oleh sekurang-kurangnya satu perlima atau satu ratus orang anggota atau perwakilan koperasi itu mengikut mana-mana yang kurang memanggil mesyuarat agung khas. Selain itu Suruhanjaya atau mana-mana orang yang diberi kuasa oleh Suruhanjaya boleh memanggil pada bila-bila masa suatu mesyuarat agung khas sesuatu koperasi berdaftar mengikut cara dan pada masa
28

iv.

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

yang sama dan di tempat yang di arahkannya dan boleh menentukan perkara-perkara yang hendaklah dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Mesyuarat tersebut hendaklah mempunyai segala kuasa dan tertakluk kepada kaedah-kaedah yang sama seperti mesyuarat agung yang dipanggil mengikut Akta Koperasi 1993 atau undang-undang kecil koperasi berdaftar tersebut. 2.3.2 Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi merupakan majlis utama untuk anggota-anggota koperasi menimbang dan memutus untuk meluluskan atau tidak meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan dengan perancangan masa depan koperasi khususnya dalam tempoh satu tahun akan datang. Bagi memastikan mesyuarat agung dirancang dan dijalankan secara teratur, Suruhanjaya telah mengeluarkan satu Pekeliling mengenai Garis Panduan Pengurusan Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi (Pekeliling Ketua Pendaftar bil 1 Tahun 2003). Ini kerana Mesyuarat Agung Tahunan merupakan kuasa tertinggi dalam struktur organisasi koperasi dan merupakan platform kepada anggota-anggota koperasi untuk mengetahui dan menilai pengurusan dan prestasi koperasi sejak setahun yang lalu. Anggota-anggota koperasi juga boleh menegur, mengawal dan mengambil tindakan yang perlu jika wujud sebarang kelemahan, kesalahan dan penyelewengan dalam koperasi. Oleh sebab Mesyuarat Agung adalah kuasa tertinggi dalam struktur organisasi koperasi maka ia merupakan
29

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

forum pertemuan antara anggota atau perwakilan dengan ALK bagi tujuan-tujuan tertentu yang telah digariskan. Antara tujuan-tujuannya adalah seperti berikut : i. Perancangan Mesyuarat Agung merupakan tempat bermulanya idea dan cadangan dari ahli kepada ALK. Idea dan cadangan ini menggambarkan kehendak atau keperluan sebenar anggota koperasi bagi membolehkan dan memudahkan pihak pengurusan koperasi merancang sebarang perkhidmatan atau aktiviti yang akan dilaksanakan pada masa hadapan. Ini adalah kerana tujuan berkoperasi adalah untuk memenuhi aspirasi dan kehendak anggota-anggotanya. Anggota-anggota koperasi memberi mandat kepada ALK untuk mentadbir, mengurus dan melaksanakan semua keputusan yang dipersetujui dalam Mesyuarat Agung Koperasi. Penyampaian Maklumat Anggota-anggota koperasi akan mendapat maklumat melalui laporan atas urusan, perjalanan dan pencapaian koperasi sejak setahun lalu yang telah dilaksanakan oleh ALK dan pihak pengurusan koperasi dalam Mesyuarat Agung Koperasi. Penilaian Mesyuarat Agung merupakan forum bebas yang membolehkan anggota atau perwakilan menilai prestasi, kecekapan dan keberkesanan
30

ii.

iii.

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

pengurusan koperasi dalam tempoh setahun yang lalu. Ini membolehkan koperasi memperbaiki dan meningkatkan perkhidmatan dan pengurusannya pada masa akan datang. iv. Pengawalan Mesyuarat Agung merupakan kuasa kawalan ke atas sebarang kelemahan, salah laku, penyelewengan dan pelanggaran undang-undang oleh pihak pengurusan koperasi. Anggota-anggota koperasi boleh mengambil tindakan positif ke arah memperbaiki pengurusan koperasi khususnya dari segi pematuhan kepada perundangan dan nilai-nilai koperasi.

Bukan itu sahaja malah Mesyuarat Agung Tahunan yang diadakan setiap tahun oleh koperasi merupakan gelanggang untuk anggota-anggotanya memberikan buah fikiran dan kritikan membina. Ini bermakna semua pihak mempunyai hak bersuara dalam koperasi dan undi terbanyak menentukan keputusan yang bakal dibuat. Walaupun begitu undi minoriti tidak diketepikan dan tetap diberi perhatian serta tindakan sewajarnya. Kesemua perkara penting seperti pemilihan, kewangan koperasi, isu-isu dasar dalam koperasi hendaklah dibincang dan mendapat mandat dalam Mesyuarat Agung. Undangundang Kecil yang disediakan oleh setiap koperasi biasanya memberikan arahan dan garis panduan yang cukup mengenai Mesyuarat Agung, kehadiran ahli-ahli, pengundian dan pemilihan ahli-ahli lembaga. Semua ini bertujuan supaya demokrasi sebagai satu-satunya prinsip koperasi dapat dipraktikkan dengan sebaik mungkin.
31

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Selain Mesyuarat Agung, perjalanan dan pentadbiran koperasi turut dibantu oleh Mesyuarat Lembaga, Mesyuarat JAD dan Mesyuarat Jawatankuasa Kecil. Mesyuarat-mesyuarat ini bertujuan untuk membantu memudahkan perjalanan dan pentadbiran sesebuah koperasi. i. Mesyuarat Anggota Lembaga Koperasi (ALK) Menurut fasal (1) undang-undang kecil 39, Mesyuarat Anggota Lembaga yang pertama selepas Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah diadakan sebaik sahaja selesai mesyuarat agung tersebut. Manakala Mesyuarat Anggota Lembaga Koperasi pula biasanya diadakan sebulan sekali untuk membincang dan membuat keputusan serta membentuk dasar bagi pelaksanaan aktivitiaktiviti koperasi. Mesyuarat ini juga diadakan bagi membentang laporan-laporan aktiviti koperasi berserta laporan kewangan bulanan koperasi. Walau bagaimanapun kekerapan mesyuarat ini tertakluk kepada undang-undang kecil koperasi berkenaan sebagaimana peruntukan fasal (2) undang-undang kecil 39. Mesyuarat Jawatankuasa Koperasi Bilangan anggota koperasi yang ramai menyukarkan ALK untuk mendalami setiap kehendak dan keperluan anggota. Adalah menjadi tanggungjawab ALK untuk mewujudkan satu jawatankuasa bagi membantu memudahkan perjalanan serta pentadbiran sesebuah supaya setiap jawatankuasa ini lebih fokus kepada aktiviti-aktiviti yang ditetapkan.
32

ii.

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Peluang serta ruang yang diberikan kepada anggota koperasi untuk menganggotai jawatankuasa ini, akan memudahkan pihak pentadbiran dan pengurusan koperasi menerapkan konsep, nilai-nilai serta prinsip koperasi dan secara tidak langsung mengurangkan beban ALK dalam melaksanakan tugas seharian. Walau bagaimanapun bilangan jawatankuasa ini bergantung kepada aktiviti koperasi berkenaan. Biasanya jawatankuasa ini akan dipengerusikan oleh ALK sendiri dan selalunya diadakan sebelum mesyuarat Lembaga. iii. Mesyuarat Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi (JAD) Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi menurut fasal 5 undang-undang kecil 52, hendaklah bersidang tidak kurang daripada dua kali setahun dan mengemukakan laporan kepada Lembaga serta Suhanjaya. Laporan JAD akan dibentangkan oleh ALK semasa mesyuarat agung tahunan koperasi.

2.3.3

Peranan Anggota Atau Perwakilan Dalam Mesyuarat Agung Koperasi Kejayaan serta kegagalan sesebuah koperasi itu bergantung kepada sokongan anggota-anggotanya kerana matlamat awal penubuhan koperasi adalah untuk menyediakan kemudahan dan perkhidmatan kepada mereka. Prestasi sesebuah koperasi juga bergantung kepada sokongan yang diberikan oleh anggotanya. Pendek kata jatuh bangun, maju mundurnya sesebuah
33

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

koperasi adalah terletak di tangan anggota-anggotanya. Sebagai sebuah organisasi yang unik dan tersendiri, anggota koperasi juga merupakan pemilik kepada koperasi yang dianggotai yang menjadikannya berbeza dengan organisasi lain. Justeru peranan anggota koperasi dalam menentukan pentadbiran dan perjalanan sesebuah koperasi amat bermakna terutamanya peranan yang harus mereka mainkan di dalam Mesyuarat Agung Koperasi. Sebagaimana yang telah dijelaskan Mesyuarat Agung Tahunan adalah landasan terbaik dalam pengamalan demokrasi oleh anggota. Anggota akan bersidang, berbahas dalam mendapatkan maklumat dalam Mesyuarat Agung sebelum memberikan mandat serta kuasa kepada ALK dan JAD untuk mentadbir dan mengurus koperasi melalui kuasa mengundi yang ada pada setiap anggota koperasi. Walau bagaimanapun terdapat segelintir anggota yang mengabaikan tanggungjawab mereka untuk samasama menjayakan amalan demokrasi dengan tidak menghadirkan diri atau mengambil bahagian dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Sikap sebegini boleh menyebabkan perjalanan koperasi tergugat malahan boleh mengakibatkan pemesongan daripada memenuhi kepentingan dan kebajikan bersama. Dalam mesyuarat agung kehadiran ahli-ahli sangat diperlukan. Oleh itu peranan utama yang harus dimainkan oleh anggota di sini ialah memastikan kehadiran mereka dalam Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi. Kehadiran anggota ini penting kerana sekiranya kehadiran anggota tidak mencukupi kuorum yang telah ditetapkan maka mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan diadakan pada satu tarikh yang
34

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

lain sebagaimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Koperasi. Anggota atau perwakilan hendaklah menjalankan tugas mereka dengan penuh tanggungjawab dalam Mesyuarat Agung kerana mereka merupakan kuasa kawalan yang utama untuk menjaga kepentingan koperasi pada masa hadapan. Peranan ini boleh dilaksanakan oleh anggota atau perwakilan dengan mengambil perhatian kepada perkara-perkara seperti laporan JAD dan Pandangan Suruhanjaya ke atas akaun koperasi seperti yang tercatat dalam Peraturan Koperasi. Adalah menjadi kewajipan bagi JAD dan Suruhanjaya untuk menarik perhatian anggota koperasi kepada sebarang isu yang berkaitan dengan akaun dan pengurusan koperasi untuk di ambil perhatian dan tindakan oleh koperasi melalui laporan dan ulasannya ke atas akaun-akaun yang dibentangkan dalam Mesyuarat Agung. Dari sudut yang lain, anggota dapat melihat ketelusan koperasi dengan meneliti laporan daripada Juru Audit Luar. Dengan ini adalah menjadi tanggungjawab setiap anggota koperasi mengambil tindakan susulan bagi memastikan pihak lembaga dan pengurusan koperasi membetulkan perkara-perkara yang diberi teguran. Bukan itu sahaja setiap anggota hendaklah meneliti dan mengkaji akaun-akaun koperasi dan laporan yang berkaitan dengannya yang perlu disampaikan kepada mereka sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat untuk mendapatkan penjelasan lanjut setiap perkara yang difikirkan wajar dan perlu semasa mesyuarat Agung nanti. Semua aspek yang berkaitan dengan akaun sebagaimana
35

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

dinyatakan dalam seksyen 59 Akta Koperasi 1993 perlulah diambil perhatian serius oleh anggota koperasi. Selain menilai laporan JAD, laporan juruaudit luar dan pandangan Suruhanjaya ke atas akaun-akaun koperasi, setiap anggota juga hendaklah menilai Belanjawan Tahunan Koperasi dengan teliti. Penilaian tersebut bertujuan untuk memastikan pengurusan koperasi berbelanja secara berhemat. Perbelanjaan sebenar hendaklah dibandingkan dengan anggaran belanjawan yang dibuat. Begitu juga dengan anggaran belanjawan untuk tahun akan datang hendaklah mengambil kira perancangan masa depan serta kemampuan kewangan koperasi semasa. Manakala ALK pula perlu mengemukakan laporan yang mengandungi butir-butir terperinci mengenai pelaburan yang dicadangkan dan prestasi pelaburan yang sedia ada. Setiap anggota pula perlu mengkaji kedudukan pelaburan-pelaburan koperasi masa lalu dan akan datang sama ada ia dibuat untuk faedah koperasi atau tidak. Mesyuarat hendaklah memastikan setiap pelaburan yang dicadangkan hendaklah mematuhi seksyen 54 Akta Koperasi 1993. Mesyuarat Agung hendaklah menyampaikan maklumat keanggotaan baru dalam koperasi yang meliputi anggota yang telah diluluskan, ditolak atau digantung keputusan permohonannya oleh Lembaga. Anggota koperasi tanpa mengira usia, pangkat, jantina dan sebagainya boleh mengemukakan pandangan serta cadangan berdasarkan pengamatan mereka terhadap perjalanan koperasi sepanjang tahun. Anggota yang prihatin akan memastikan sebarang persoalan atau
36

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

cadangan dapat dijawab oleh pihak pentadbiran dan pengurusan koperasi dengan tepat dan terperinci. Walau bagaimanapun peranan anggota dalam Mesyuarat Agung dalam membincang, menimbang dan meluluskan perkara yang dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan koperasi ada digariskan dengan lebih terperinci dalam Peraturan Koperasi. Menyedari hakikat ini setiap anggota harus mengambil bahagian dalam setiap perbincangan dan tidak terburuburu untuk menamatkan perbincangan dalam setiap agenda. Perbincangan tersebut harus diteliti dan dihalusi sebaik mungkin sebelum sebarang keputusan dipersetujui. Anggota yang bijak akan menggunakan kuasa satu anggota satu undi yang ada pada mereka sebaik mungkin untuk memilih pemimpin yang akan menerajui tampuk pimpinan koperasi mereka. Kesilapan memilih pemimpin boleh menyebabkan koperasi terpesong dari matlamat asal penubuhannya. Pemilihan pemimpin yang tepat dapat memastikan operasi dan perniagaan koperasi dapat dimajukan dengan lebih cekap dan berdaya maju. Oleh itu anggota yang bertanggungjawab perlu memilih pemimpin yang layak untuk menerajui koperasi mereka. Malah mereka juga harus mengenal pasti keupayaan, komitmen, pengorbanan dan keikhlasan seseorang sebelum dipilih menjadi ALK. Selain daripada peranan anggota dalam Mesyuarat Agung Tahunan koperasi, setiap anggota juga perlu sedar tentang hak dan tanggungjawab mereka dalam pentadbiran koperasi. Hak dan tanggungjawab anggota yang seterusnya akan dibincangkan dalam peranan
37

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

komponen-komponen yang wujud dalam struktur pentadbiran koperasi.

2.4 Kesimpulan
Koperasi adalah sebuah pertubuhan yang istimewa yang wujud atas dasar memenuhi aspirasi bersama secara sukarela. Keistimewaan ini dapat digambarkan dalam struktur organisasinya yang tersendiri. Berbeza dengan organisasi lain, pertubuhan ini telah meletakkan kuasa tertinggi ditangan anggota-anggotanya dalam mesyuarat agung. Anggota berhak memilih pemimpin untuk menerajui koperasi mereka agar operasi koperasi berjalan dengan baik. Setiap komponen yang digambarkan dalam struktur organisasi koperasi mempunyai fungsi, tanggungjawab dan kuasa yang tersendiri dalam menggerakkan dan memajukan koperasi. Oleh itu, penglibatan aktif semua komponen yang wujud amat diperlukan. Pekerjaan yang dilakukan tanpa kerjasama daripada semua pihak mungkin menemui jalan buntu bak kata pepatah “bersatu kita teguh, bercerai kita roboh”. Pepatah ini amat bersesuaian dengan konsep koperasi yang diamalkan. Justeru kelancaran perjalanan sesebuah koperasi bergantung pada perpaduan yang diwujudkan terutama oleh anggota koperasi itu sendiri. Semua pihak hendaklah seiring jalan, berganding bahu demi menjayakan apa yang telah dirancang bersama-sama.

38

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Komponen Dalam Pentadbiran Koperasi
Koperasi dibentuk dengan pendekatan “dari bawah ke atas” (bottomup approach) tidak seperti model perniagaan tradisional. Pendekatan perniagaan yang berbeza membuatkan koperasi sebagai sebuah organisasi unik dengan dikawal oleh anggotanya sendiri. Kawalan secara demokrasi berasaskan satu anggota satu undi, boleh mengelakkan kuasa dominan individu di dalam pentadbiran koperasi. Sebagaimana yang telah diterangkan dalam bab 2, sistem pentadbiran dan pengurusan koperasi boleh dibahagikan kepada empat komponen utama yang mempunyai fungsi, tanggungjawab dan kuasa masingmasing dalam mentadbir dan mengurus koperasi. Komponen-komponen yang dimaksudkan ialah anggota koperasi, ALK, JAD dan tenaga kerja koperasi. Bab ini seterusnya akan mengupas peranan yang dimainkan oleh setiap komponen yang dimaksudkan.

BAB 3

3.1 Peranan Anggota Koperasi

Koperasi

dalam

Pentadbiran

Berdasarkan prinsip kedua koperasi iaitu kawalan demokratik anggota, ia menjelaskan betapa pentingnya peranan anggota39

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

anggotanya dalam pentadbiran organisasi koperasi. Maju atau mundurnya sesebuah koperasi adalah bergantung kepada sokongan padu anggota-anggotanya yang merupakan pemilik dan juga pelanggan. Seksyen 2 Akta Koperasi 1993 mentafsirkan “anggota” termasuklah seseorang atau sesuatu koperasi yang diterima menjadi anggota mengikut peraturan-peraturan dan undangundang kecil. Ini menjelaskan bahawa apabila seseorang telah diterima menjadi anggota maka ia akan terikat dengan undangundang pertubuhan tersebut. Ini dijelaskan lagi di dalam peruntukan seksyen 17, Akta Koperasi 1993 yang menyatakan bahawa undang-undang kecil hendaklah mengikat anggotaanggota. Apabila menyertai koperasi, setiap anggota perlu sedar tentang peranannya sebagai seorang anggota bagi memastikan kemantapan gerakan koperasi. Sikap tolong-menolong, bekerjasama, semangat kekitaan dan sayangkan koperasi perlu ada di dalam diri setiap anggota. Untuk menyemai sikap dan semangat ini, setiap anggota perlu mengetahui peranannya di dalam koperasi. Antara peranan anggota yang penting adalah pemilik, penyumbang modal, pengawal dan pengguna. Anggota sebagai Pemilik Pemilikan merupakan peranan yang utama disebabkan anggota merupakan orang yang bertanggungjawab menubuhkan organisasi ini dengan menentukan apakah kegiatan terbaik yang hendak dijalankan dan merangka undang-undang kecilnya. Anggota jugalah yang membentuk perjanjian, bertindak membuat keputusan dan melantik barisan pentadbiran iaitu Anggota Lembaga Koperasi. Harta yang dimiliki oleh koperasi
40

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

adalah milik setiap anggota yang menyumbang dalam bentuk kewangan kepada modal koperasi yang perlu dijaga dengan baik demi kepentingan bersama. Sebagai pemilik, anggota juga memainkan peranan yang besar dalam memberi pendidikan koperasi kepada anggota-anggota baru. Ini akan menarik minat orang ramai untuk menyertai koperasi apabila mengetahui faedah dan kelebihan berkoperasi. Malahan setiap anggota koperasi itu sendiri perlu memahami dengan jelas kepentingan berkoperasi untuk membolehkan mereka menjadi anggota yang aktif. Oleh itu, sebagai pemilik koperasi, anggota berupaya mengawasi perjalanan pentadbiran koperasi agar tidak terkeluar dari amalan prinsip dan falsafah koperasi dan juga dapat membendung gejala penyalahgunaan kuasa dan juga dapat mengelakkan penipuan. Anggota sebagai Pengawal Anggota mempunyai hak untuk mengawal koperasi dan operasinya secara demokrasi. Kawalan ke atas koperasi adalah berasaskan kepada satu anggota satu undi bukannya berasaskan sumbangan modal sepertimana organisasi lain. Penglibatan anggota dalam proses pembuatan keputusan adalah penting kerana koperasi ditubuhkan untuk memberi khidmat kepada anggota-anggotanya. Mereka merupakan orang yang bertanggungjawab secara bersama dengan merancang dan melaksanakan perancangan agar koperasi mencapai kejayaan sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat agung. Maklumat diperoleh di dalam mesyuarat agung akan dibincang dan dianalisis untuk dibuat keputusan bagi melaksana perkaraperkara yang dianggap penting. Tambahan pula, mesyuarat agung koperasi boleh dianggap sebagai forum terbuka untuk anggota memberikan pandangan dan cadangan berasaskan penilaian ke atas prestasi pengurusan koperasi dalam tempoh satu tahun yang lepas.
41

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Anggota sebagai Penyumbang Modal Syarat keanggotaan adalah menyumbang modal seperti yang tertulis di dalam undang-undang kecil. Jika sumbangan telah mencukupi maka seorang anggota mempunyai hak untuk menunaikan tanggungjawabnya. Anggota perlu memberi komitmen agar perniagaan yang dijalankan berkembang maju. Anggota sebagai Pengguna Sewajarnya anggota bertanggungjawab berlanggan dengan koperasi untuk membolehkan keuntungan dijana hasil langganan tersebut. Keperluan anggota melalui perkhidmatan serta produk koperasi membolehkan anggota terlibat sebagai pengguna dan ini menjadikan koperasi wujud secara berterusan. Koperasi mencapai matlamatnya bukanlah secara individu tetapi melalui anggota-anggotanya yang bertindak secara berpasukan dan mendapat faedah daripadanya. Anggota-anggota bukan hanya mendapat pulangan langganan malah akan memperoleh berbagai faedah melalui kumpulan-kumpulan wang yang diwujudkan. Sebagai kesimpulannya, peranan anggota di dalam koperasi perlu diberi perhatian secara komprehensif apabila diterima menjadi anggota koperasi. Dengan adanya kesedaran mengenai pentingnya peranan para anggota dalam koperasi akan menimbulkan rasa kepunyaan (sense of belonging) anggota kepada koperasi terus meningkat dan akhirnya semangat setia akan wujud dalam diri para anggota. Apa yang perlu dibuat adalah dengan merealisasikan prinsip kelima iaitu Pendidikan, Latihan dan Maklumat kepada semua anggota melalui program pendidikan anggota. Dari program ini, anggota secara tak langsung akan mengetahui hak dan tanggungjawab yang perlu dilakukan bagi memantapkan organisasi koperasi yang dianggotai oleh mereka.
42

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Hak dan Tanggungjawab Anggota Koperasi Seksyen 28, Akta Koperasi 1993 menjelaskan bahawa anggota yang tidak menjelaskan bayaran saham seperti yang termaktub di dalam undang-undang kecil koperasi berkenaan tidak akan memperoleh hak sebagai seorang anggota. Apabila tidak memperoleh hak, anggota itu tidak mempunyai keistimewaan serta tidak dapat menggunakan perkhidmatan yang disediakan oleh koperasi. Maka hak dan tanggungjawab anggota koperasi adalah penting bagi memantapkan perjalanan koperasi. Hak dan tanggungjawab anggota dapat dibahagikan kepada dua jenis iaitu hak dan tanggungjawab peribadi serta hak dan tanggungjawab kewangan. Hak dan tanggungjawab peribadi adalah hubungan antara anggota dengan organisasi koperasi yang dianggotainya, manakala hak dan tanggungjawab kewangan pula adalah berkaitan dengan sumbangan dalam bentuk kewangan untuk menjalankan aktiviti ekonomi koperasi dengan memastikan pulangan atas sumbangan tersebut. Hak Peribadi Kuasa yang tertinggi di dalam koperasi adalah terletak hak pada mesyuarat agung anggota-anggotanya yang mempunyai hak untuk hadir dan mengundi. Kenyataan ini tertera di dalam peruntukan seksyen 36 Akta Koperasi 1993. Tanggungjawab anggota kemudiannya dinyatakan lagi di dalam fungsi-fungsi mesyuarat agung yang terdapat di dalam Peraturan Koperasi. Sebagai anggota secara peribadinya mempunyai hak mutlak mengawasi perjalanan mesyuarat agung dengan menghadiri, mengambil bahagian dengan mengundi, menimbang segala laporan, memilih barisan anggota lembaga dan jawatankuasa audit dalaman serta mengemukakan usul demi peningkatan
43

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

koperasi. Apa yang perlu dibuat oleh anggota adalah bersedia dengan memahami undang-undang koperasi, membaca kandungan laporan tahunan dan menganalisis penyata kewangan sebelum mesyuarat diadakan. Jika ini yang berlaku, maka koperasi tersebut akan mempunyai anggota-anggota yang aktif dan sentiasa menginginkan pembaharuan yang akan memberi manfaat kepada setiap anggota. Manakala barisan pentadbir yang dipilih oleh anggota akan sentiasa melakukan tugas dan tanggungjawab dengan baik bagi memastikan perjalanan koperasi adalah di atas landasan yang betul. Ini akan menghindarkan gejala buruk yang sering kita dengar berlaku di dalam koperasi. Sebagai anggota koperasi, mereka berhak untuk menggunakan kemudahan yang disediakan seperti kemudahan pinjaman, tabung kebajikan, pasar mini dan lain-lain lagi. Kemudahan perkhidmatan yang disediakan oleh koperasi perlulah menepati keperluan anggota dengan penetapan harga yang setimpal untuk membolehkan anggota sentiasa berurus niaga dengan koperasi. Anggota yang merupakan aset kepada koperasi mempunyai hak untuk bersuara apabila berlaku ketidakpuasan hati atau terkilan dengan sesuatu keputusan. Ini bertepatan dengan pengamalan prinsip kedua iaitu kawalan demokratik anggota. Apabila keadaan ini berlaku, koperasi tidak hanya dimonopoli oleh satu kumpulan kecil tetapi bergantung sepenuhnya melalui perpaduan yang padu dari semua pihak. Hak Kewangan Sumbangan modal yang minimum merupakan pra-syarat seorang anggota untuk mendapat hak pengundian dan seterusnya
44

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

menikmati segala kemudahan serta perkhidmatan oleh koperasi. Keuntungan yang diperoleh hasil daripada aktiviti koperasi akan diperoleh oleh anggota bukan sahaja dalam bentuk kewangan malahan juga merangkumi faedah kebajikan yang ditetapkan oleh koperasi. Antara faedah kewangan yang akan dinikmati oleh anggota koperasi adalah hadiah langganan, rebat atas langganan, dividen dan bonus. Manakala faedah kebajikan adalah melalui pembentukan kumpulan-kumpulan yang dipersetujui di dalam mesyuarat agung. Anggota koperasi yang ingin menarik diri daripada koperasi mempunyai hak untuk mendapatkan kembali modal saham yang dilaburkan setelah ditolak segala hutang dengan koperasi. Tempoh pengembalian modal saham tersebut adalah berdasarkan kepada undang-undang kecil koperasi tersebut. Sekiranya koperasi dibubarkan atas alasan-alasan tertentu, seseorang anggota koperasi mempunyai hak untuk menerima sebahagian daripada harta tersebut. Tanggungjawab Peribadi Koperasi akan mencapai matlamatnya apabila setiap anggota mengetahui tanggungjawab masing-masing iaitu menjadi anggota yang aktif. Anggota yang aktif adalah mengambil bahagian dengan setiap perkhidmatan yang dijalankan, memberi perkhidmatan dengan sukarela tanpa memikirkan ganjaran dan sedia berkhidmat sekiranya diperlukan. Untuk merealisasikan tanggungjawab ini, setiap anggota perlu membekalkan diri dengan ilmu pengetahuan mengenai berkoperasi. Ini berkaitan dengan prinsip kelima yang jika diamalkan sepenuhnya akan mengurangkan masalah koperasi mengalami kerugian atau ditutup kerana anggota akan sentiasa memperjuangkan nilai dan prinsip berkoperasi sepanjang masa.
45

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Misalnya dalam menentukan koperasi boleh melabur dalam saham, hartanah atau membuka subsidiari, anggota koperasi perlu diberi peluang memberi pendapat kerana pendemokrasian akan menjamin kesejahteraan koperasi. Anggota yang memahami konsep koperasi akan mempunyai sikap taat setia terhadap koperasi. Sikap ini akan menjadikan anggota secara sukarela menjalankan tanggungjawab dengan tujuan membantu diri sendiri demi meningkatkan taraf sosioekonomi. Ini kerana di dalam koperasi, kepentingan kumpulan perlu didahului berbanding kepentingan individu berasaskan kepada tujuan penubuhan koperasi itu sendiri. Tanggungjawab ini dijelaskan melalui fungsi-fungsi mesyuarat agung yang dinyatakan dalam Peraturan Koperasi. Tanggungjawab Kewangan Sumber modal koperasi perlu dipertingkatkan untuk menjalankan aktiviti koperasi yang dirancang. Sebagai anggota koperasi adalah menjadi tanggungjawab untuk meningkatkan sumbangan modal sekiranya diminta oleh pihak pentadbiran dan pengurusan koperasi. Jika ini tidak dapat dipenuhi oleh anggota maka ia meletakkan koperasi dalam risiko yang tinggi yang mana akan menjejaskan perjalanan koperasi. Di samping itu juga, sebagai anggota koperasi yang menggunakan perkhidmatan yang disediakan seperti kemudahan pinjaman, perlulah menjelaskan pinjaman mengikut tempoh yang telah ditetapkan. Anggota tidak boleh beranggapan bahawa koperasi adalah milik sendiri dengan tidak perlu membayarnya dan akhirnya akan memudaratkan koperasi serta anggota-anggota yang lain tidak dapat menikmati kemudahan tersebut. Anggota perlu merasai bahawa koperasi yang disertai adalah ‘KOPERASI
46

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

KITA’ atau ‘KELUARGA KITA’ supaya kesemua anggota merasai nikmat sepertimana sebuah keluarga tanpa meminggirkan nilai dan prinsip koperasi. Anggota yang merupakan penggerak kepada gerakan koperasi perlu memainkan peranan yang aktif untuk memastikan koperasi sebagai wadah pembangunan negara. Untuk merealisasikan matlamat ini, setiap anggota perlu memahami hak dan tanggungjawab sebagai seorang anggota koperasi. Kesetiaan merupakan salah satu faktor kepada kejayaan koperasi. Jika sikap ini wujud dalam setiap anggota koperasi, harapan untuk koperasi berjaya begitu cerah dan tidak sukar dicapai. Kesetiaan yang ditunjukkan oleh para anggota juga adalah merupakan perkara pokok yang dapat membantu kejayaan koperasi. Tambahan lagi dengan pemahaman terhadap undang-undang koperasi terutamanya undang-undang kecil koperasi adalah amat penting kepada setiap anggota. Ini kerana undang-undang kecil merupakan perlembagaan koperasi yang menjelaskan garis panduan keseluruhan organisasi koperasi itu. Kefahaman ini akan memudahkan pentadbiran dan pengurusan koperasi.

3.2 Peranan Anggota Lembaga Koperasi dalam Pentadbiran Koperasi
Anggota Lembaga Koperasi (ALK) diistilahkan sebagai pegawai koperasi yang diamanahkan oleh anggota dengan menjalankan tugas di bawah kuasa peraturan-peraturan dan undang-undang kecil koperasi. Barisan ALK dipilih dengan sewajarnya dalam Mesyuarat Agung Tahunan mengikut kehendak seksyen 43 Akta Koperasi 1993. Manakala jumlah penetapan bilangan ALK adalah sepertimana yang dinyatakan dalam seksyen 42 Akta Koperasi
47

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

1993 dan kemudiannya diperincikan dalam undang-undang kecil mengikut kesesuaian koperasi tersebut. Struktur pentadbiran koperasi menunjukkan kedudukan ALK adalah di antara anggota koperasi dengan pihak pengurusan yang digaji oleh koperasi. ALK juga merupakan pengguna kepada perkhidmatan koperasi dan bertindak sebagai perwakilan kepada anggota yang juga menggunakan perkhidmatan yang sama. Bertindak sebagai sebuah kumpulan, ALK menetapkan objektif perjalanan koperasi dan kemudiannya membuat keputusan untuk membolehkan objektif dicapai. Oleh itu, setiap keputusan yang dibuat oleh pihak ALK mestilah memberi faedah kepada anggota. Untuk memastikan kejayaan dalam gerakan koperasi, satu Garis Panduan dikeluarkan oleh Suruhanjaya di bawah seksyen 86B Akta Koperasi yang bertujuan mewajibkan semua ALK menghadiri kursus Pentadbiran dan Pengurusan Koperasi. Kursus ini hendaklah diikuti dalam tempoh perkhidmatan sebagai ALK. Ia bukanlah bertujuan membebankan para ALK tetapi sebagai keperluan ilmu pengetahuan untuk mentadbir koperasi dengan efisien dan memenuhi objektif asal penubuhannya. Anggota Lembaga Koperasi sebagai Pemimpin Asas kejayaan atau kejatuhan sesebuah koperasi adalah terletak kepada peranan ALK yang mewakili kesemua anggota sesebuah koperasi. Oleh itu, hak anggota koperasi untuk mencalon dan memilih ALK adalah amat kritikal. Sesetengah koperasi berhadapan dengan pelbagai cabaran semasa proses pencalonan dan pemilihan calon yang berkelayakan sebagai ALK atau mendapatkan anggota yang bersedia untuk berkhidmat sebagai ALK. Ini kerana ALK bertanggungjawab ke atas perjalanan dan seterusnya masa depan koperasi tersebut. Mereka diamanahkan dengan kewibawaan rasmi untuk memastikan supaya segala
48

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

tindak tanduk dan perlakuan anggota-anggota koperasi serta kakitangannya selaras dengan matlamat penubuhan koperasi. Sehubungan dengan ini, ALK mestilah mentadbir koperasi secara bersepadu dan bukanlah mengendalikan setiap aktiviti di dalam koperasi secara berasingan. Sebagai pemimpin, para ALK perlu pandai menggunakan kuasa dan pengaruh, penerimaan juga merupakan inti kepada kepimpinan. Apa yang pasti ALK mesti berkemampuan untuk memenuhi kehendak dan keperluan hidup anggota-anggota koperasi. Antara ciri yang perlu ada pada diri ALK sebagai seorang pemimpin adalah :• • • • • • • • Memiliki keadaan fizikal yang sihat dan sesuai dengan tugasnya Berpengetahuan luas dan pintar pemikirannya Memiliki daya kerja dan semangat yang tinggi Gemar memikul tanggungjawab dan cepat membuat keputusan Menguasai prinsip perhubungan manusia dan teknik berkomunikasi Mempunyai keyakinan dan kepercayaan yang teguh akan kemampuan diri sendiri Berlaku adil Objektif di dalam erti kata dapat menguasai emosi dan lebih menggunakan akal

Berpandukan kepada ciri-ciri kepimpinan seorang pemimpin di atas, ia perlulah didasari dengan ilmu pengetahuan. Pemimpin yang berilmu akan menampakkan kematangan dalam corak pentadbirannya dan akan sentiasa berlaku peningkatan dengan idea-idea yang bernas ke arah kemajuan koperasi. Pengalaman
49

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

sahaja tidak akan sempurna sekiranya tidak mempunyai ilmu. Para ALK yang merupakan pemimpin koperasi perlulah menimba ilmu pengetahuan dengan menghadiri kursus, seminar, latihan dan pendedahan tambahan yang lain untuk membolehkan mereka menilai dan menganalisis diri sebagai penambahbaikan kepada pentadbiran koperasi. Oleh itu, ALK yang diamanahkan oleh mesyuarat agung mempunyai tugas dan tanggungjawab yang berat untuk mentadbir koperasi agar keperluan yang ditetapkan akan dinikmati oleh setiap anggota. Tanggungjawab sebagai ALK dapat diklasifikasikan kepada dua keadaan iaitu tanggungjawab statutori dan tanggungjawab fidusiari. Tanggungjawab Statutori Tanggungjawab ini adalah berasaskan kepada peruntukan undangundang yang telah ditetapkan. Secara umumnya, tugas dan kuasa ALK dinyatakan dalam seksyen 44 Akta Koperasi 1993. “Lembaga sesuatu koperasi berdaftar hendaklah mewakili koperasi itu di hadapan segala pihak berkuasa awam yang kompeten dan dalam segala urusan dan transaksi dengan orang ketiga, hendaklah mempunyai kuasa untuk memulakan atau membela guaman yang dibawa atas nama koperasi berdaftar itu dan, pada umumnya, hendaklah mengarahkan, menguruskan dan mengawasi urusan, wang dan harta koperasi berdaftar itu, dan hendaklah menjalankan segala kuasa yang perlu untuk memastikan pentadbiran dan pengurusan yang sepenuhnya dan sepatutnya akan hal-ehwal koperasi itu, kecuali kuasa-kuasa yang dikhususkan untuk mesyuarat agung anggota atau perwakilan.”
50

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Daripada peruntukan seksyen tersebut, ia menjelaskan bahawa ALK perlu memastikan koperasi diurus dan ditadbir seperti mana amalan perniagaan biasa dengan menggunakan kuasa yang diberikan oleh mesyuarat agung. Tugas dan tanggungjawab yang terperinci ALK dinyatakan dalam peruntukan undang-undang kecil. Panduan Tadbir Urus yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya merupakan garis panduan bagi tugas dan tanggungjawab ALK bagi memastikan ALK menyelenggara dengan baik dan cekap pentadbiran koperasi. Dengan adanya Panduan ini akan memperkemaskan lagi peraturan yang ada untuk membolehkan ALK bertindak dengan lebih cemerlang sebagai usaha memberikan perkhidmatan yang terbaik dan cemerlang kepada anggota serta mempunyai tahap integriti yang tinggi dalam melaksanakan tanggungjawab. Tugas dan tanggungjawab ALK bermula sebaik sahaja berakhirnya Mesyuarat Agung Tahunan dengan mengadakan Mesyuarat Lembaga yang pertama. Tujuan mesyuarat ini hanyalah melantik jawatan tertinggi iaitu pengerusi, setiausaha dan bendahari bagi melicinkan pentadbiran koperasi serta menjalani mesyuarat yang seterusnya. Kewajipan setiap jawatan ini dihuraikan satu persatu di dalam undang-undang kecil koperasi masing-masing supaya tidak berlaku pertindihan kerja. Dalam melaksanakan tugas dan kuasanya, ALK perlu memberi komitmen yang tinggi bagi memastikan kejayaan koperasi di samping bertanggungjawab terhadap segala urusannya. Perkara ini dinyatakan di bawah seksyen 45(1) Akta Koperasi 1993 :
51

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

“Dalam perjalanan hal-ehwal sesuatu koperasi berdaftar, anggota-anggota Lembaga koperasi berdaftar itu hendaklah berhemat dan bertekun seperti ahli-ahli perniagaan yang biasa dan hendaklah bertanggungan secara bersesama dan berasingan bagi apa-apa kerugian yang ditanggung oleh sebab kegagalan mereka berhemat dan bertekun sedemikian atau oleh sebab apa-apa perbuatan yang bertentangan dengan peruntukan-peruntukan Akta ini, peraturan-peraturan, undang-undang kecil koperasi berdaftar itu atau arahan mesyuarat agungnya.” Peruntukan ini menjelaskan bahawa barisan ALK yang dilantik perlu menjalankan kewajipan sebagai ahli perniagaan yang baik demi peningkatan koperasi dan menjauhi perkara-perkara yang tidak dibenarkan oleh peruntukan undang-undang. Jika tidak mereka akan bersesama atau secara individu bertanggungan ke atas setiap kesalahan yang dilakukan. Walau bagaimanapun, jika tindakan yang dibuat telah merugikan pihak koperasi dan segala perbuatan atas tindakan adalah bersifat bona fide atau suci hati maka ALK adalah terlepas dari tindakan undang-undang, seperti yang dinyatakan dalam seksyen 45(2) Akta Koperasi 1993. Akan tetapi sekiranya seorang ALK mengambil tindakan tanpa kebenaran barisan ALK yang lain, maka dia akan dipertanggungjawabkan atas kerugian yang dialami oleh koperasi sepertimana peruntukan dalam Peraturan Koperasi iaitu: “Seseorang anggota Lembaga atau pekerja sesuatu koperasi berdaftar hendaklah menanggung rugi koperasi bagi apa-apa kerugian yang ditanggung oleh koperasi akibat daripada suatu transaksi yang dilakukan olehnya tanpa kebenaran Lembaga.”
52

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Ini kerana dalam menjalankan aktiviti koperasi, ia perlu berpandukan kepada matlamat penubuhan koperasi seperti yang terkandung dalam undang-undang kecil dan sebagai ALK tidak boleh membuat keputusan di luar daripada apa yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan koperasi memandangkan ia memberi kesan kepada anggota dan modal koperasi serta pihak pengurusan sendiri. Anggota koperasi berhak membantah sebagaimana yang digariskan oleh perundangan koperasi. Sejajar dengan perkembangan ekonomi, koperasi telah berkembang maju yang mengakibatkan peningkatan dalam tenaga kerja. Jika suatu ketika dahulu semua kerja dilaksanakan oleh barisan ALK terutamanya setiausaha tetapi keadaan sekarang kebanyakan kerja dilaksanakan oleh bahagian pengurusan koperasi yang diketuai oleh pengurus koperasi. Tugas dan tanggungjawab ALK adalah memantau dan menyenggarakan dasar koperasi dan anggota koperasi juga perlu menyedari, memastikan dan melibatkan diri secara langsung agar barisan ALK tidak mengabaikan tanggungjawab dengan hanya menyerahkan kepada pihak pengurusan yang digaji oleh koperasi. Sikap bertanggungjawab semua pihak adalah pendukung dan penyuntik kepada kejayaan pentadbiran koperasi. Walau apa pun keadaannya, ALK tidak akan terlepas daripada tanggungjawabnya sepertimana yang dijelaskan dalam seksyen 45(3) Akta Koperasi 1993: “Jika Lembaga sesuatu koperasi berdaftar telah melantik seseorang sebagai pengurus untuk mentadbirkan dan menguruskan hal-ehwal koperasi berdaftar itu, pelantikan itu tidaklah mengecualikan anggota-anggota Lembaga daripada liabiliti dan tanggungjawab bagi
53

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

arahan dan perjalanan yang sepatutnya akan hal-ehwal koperasi berdaftar itu.” Dalam memantapkan pentadbiran koperasi, penubuhan jawatankuasa kecil yang diketuai oleh ALK yang dilantik akan menampakkan perjalanan yang sistematik. Daripada jawatankuasa kecil tersebut, aktiviti yang dirancang akan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan dan belanjawan yang diluluskan dengan semangat kerjasama oleh anggota-anggota koperasi yang menyertainya. Anggota koperasi yang dilantik menjadi manamana Ahli Jawatankuasa (AJK) perlu memahami dan menjalankan tugas dengan sebaik mungkin bagi memastikan kejayaan aktivitiaktiviti tersebut. Apa yang perlu di sini adalah dengan memberi pendedahan latihan berkaitan dengan kursus-kursus yang dianjurkan oleh Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), Maktab Kerjasama Malaysia (MKM), ANGKASA dan pusat-pusat latihan lain. Peranan setiap jawatankuasa adalah penting bagi memastikan aktiviti berjalan dengan lancar dan setiap anggota akan merasai kepuasan daripada aktiviti yang dijalankan. Untuk memantapkan lagi, jawatankuasa akan bermesyuarat sebelum mesyuarat Lembaga dan segala keputusan mesyuarat akan dilaporkan semasa Mesyuarat Lembaga untuk mendapat perhatian dan tindakan susulan setiap barisan ALK. Dalam mesyuarat Lembaga, ALK akan memikirkan cara yang terbaik untuk melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan oleh anggota koperasi, Jawatankuasa Audit Dalaman dan kakitangan koperasi. Segala urusan mesyuarat Lembaga ada dinyatakan dalam undang-undang kecil sebagai garis panduan semasa menjalankan mesyuarat. Segala penat lelah ALK atas kewajipan yang dilakukan akan terbalas dengan menerima elaun seperti yang terkandung di
54

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

bawah seksyen 46(1) Akta Koperasi 1993 berdasarkan jumlah yang ditetapkan oleh mesyuarat agung. Selain daripada itu, sebagai imbuhan atas kewajipan yang dilaksanakan sepanjang tahun kewangan koperasi, ALK juga menerima sumbangan dalam bentuk “honorarium” yang diberi berdasarkan pengagihan untung bersih teraudit seperti yang termaktub di bawah seksyen 57(5)(c) Akta Koperasi 1993: “pembayaran honorarium kepada anggota-anggota Lembaga koperasi berdaftar itu, yang tidak boleh, bagaimanapun, melebihi jumlah wang yang disyorkan mesyuarat agung dan diluluskan oleh Suruhanjaya;” Tanggungjawab Fidusiari Tanggungjawab ini bermaksud tanggungjawab yang diamanahkan yang diberikan oleh anggota kepada wakil yang dipilih melalui Mesyuarat Agung Tahunan untuk mentadbir koperasi. Ia adalah berasaskan kepada konsep nilai yang diamalkan oleh gerakan koperasi. ALK yang dipilih perlu melaksanakan amanah dan kuasa yang dipertanggungjawabkan menurut kepentingan anggota. Mereka tidak boleh menyalahgunakan kuasanya untuk kepentingan diri, keluarga, saudara mara atau kaum kerabat sendiri. Sekiranya perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat Lembaga mempunyai kepentingan peribadi, mereka seharusnya mengisytiharkan perkara tersebut. Ini disebut di dalam undang-undang kecil koperasi. Dengan demikian, barisan ALK perlu telus dan tulus serta harus memikul tanggungjawab terhadap anggota, kakitangan dan juga pihak lain.

55

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Sebagai pemimpin dalam pentadbiran koperasi, ALK perlu memiliki ciri-ciri sebagai seorang ahli perniagaan iaitu dari segi:• • • • • Berkemampuan menguruskan hal-hal perniagaan Berpengetahuan dengan persekitaran perniagaan dan industri koperasi Mempunyai minat yang tinggi terhadap koperasi sebagai seorang anggota yang aktif sebagai contoh kepada anggotaanggota lain Berkeupayaan untuk menilai potensi dan prestasi pihak pengurusan Berpengetahuan dan memahami kewangan serta berupaya membaca dan menganalisis kewangan

Di samping mempunyai nilai-nilai murni untuk mentadbir koperasi, ALK perlu mempunyai pengetahuan dan kemahiran supaya sebarang kegiatan dapat dilaksanakan dengan teratur melalui perancangan serta pewujudan sistem dan prosedur yang lengkap dan efektif. Melalui kecekapan dan kekuatan, koperasi akan menjadi organisasi berdikari untuk menjalankan aktiviti-aktiviti yang memberi peningkatan kepada kualiti kehidupan dan mengutamakan perkhidmatan dan kebajikan kepada anggota. ALK juga berupaya untuk menghadapi tekanan dalam menyelesaikan masalah koperasi dengan bertindak secara progresif dan sentiasa setia sebagai anggota dengan berusaha untuk memajukan koperasi. Tanggungjawab fidusiari ini juga berkait dengan tadbir urus yang baik dengan mewujudkan sistem pentadbiran yang telus, adil, demokratik, bertanggungjawab, penglibatan semua pihak serta responsif kepada kehendak anggota.
56

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

ALK yang mewakili anggota koperasi perlu memainkan peranan yang penting bagi memastikan kejayaan dan pembangunan di dalam koperasi. Antara ciri penting yang perlu ada dalam diri ALK adalah sifat bertanggungjawab terhadap tugas yang diamanahkan seperti mana yang terkandung dalam perundangan koperasi.

3.3 Peranan Jawatankuasa Pentadbiran Koperasi

Audit

Dalaman

Dalam

Keberkesanan pihak pentadbiran dan pengurusan serta tenaga kerja dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab bergantung pada sistem kawalan yang baik. Perjalanan seharian koperasi yang dikendalikan oleh pihak pentadbiran dan pengurusan dalam membuat dasar-dasar yang berkesan bergantung pada maklumat, data dan laporan kewangan yang lengkap serta kemas kini. Begitu juga sebaliknya data dan laporan kewangan yang lengkap dan kemas kini pula bergantung pada sistem kawalan dalaman yang baik. Namun begitu perlu diingatkan bahawa satu sistem kawalan tidak semestinya dapat memberi jaminan sepenuhnya kesilapan atau penyelewengan tidak akan berlaku. Walau bagaimanapun sistem kawalan dalaman akan mengurangkan kesilapan atau penyelewengan. Oleh itu sekiranya perkara ini masih berlaku ia akan dapat dikesan pada peringkat lebih awal. Oleh yang demikian tindakan segera perlu dilakukan. Sistem kawalan dalaman merupakan satu mekanisme kawalan yang diwujudkan bagi memastikan undang-undang, peraturan serta dasar yang telah digariskan dipatuhi dan dilaksanakan dengan baik oleh pihak pentadbiran dan pengurusan koperasi. Sistem kawalan dalaman terbahagi kepada dua jenis kawalan utama iaitu kawalan pengurusan dan kawalan kewangan yang
57

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

meliputi fungsi-fungsi pengurusan dan prosedur-prosedur kewangan. Pengauditan dalaman adalah sebahagian daripada ciri utama sistem kawalan dalaman dalam sesebuah organisasi dan dikawal oleh satu jawatankuasa yang dipanggil audit dalaman. Audit dalaman merupakan fungsi penilaian bebas yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi bagi memastikan objektif organisasi tercapai dan menilai aktiviti organisasi untuk meningkatkan operasi. Ia juga membantu sesebuah organisasi menyempurnakan matlamatnya dengan membawa pendekatan yang lebih sistematik untuk menilai dan meningkatkan keberkesanan pengurusan dan proses pentadbiran. Oleh yang demikian Audit Dalaman Koperasi adalah satu penilaian bebas yang diwujudkan dalam sesebuah koperasi yang bertujuan untuk memeriksa semua sistem operasi dari sudut pengurusan dan kewangan serta sistem kawalan dalaman bagi memastikan pematuhan, kecukupan dan kecekapan serta menilai keberkesanannya. Peranan ini akan dilaksanakan oleh satu fungsi bebas yang dikenali sebagai Unit Audit Dalaman yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi. Juru audit dalaman (JAD) pula adalah mereka yang menganggotai unit ini dan bertanggungjawab untuk membuat laporan terus kepada peringkat pengurusan tertinggi mengenai perjalanan organisasi yang diaudit. Dalam konteks gerakan koperasi, fungsi audit dalaman akan dilaksanakan oleh satu jawatankuasa yang dilantik oleh ALK dikenali sebagai jawatankuasa audit dalaman. Pelaksanaan tugas pengauditan dalaman yang efektif akan menggalakkan operasi koperasi yang telus, efisien serta dapat mengurangkan kesilapan dan salah laku.
58

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Pemilihan Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Seksyen 42A Akta Koperasi 1993 telah menggariskan bahawa Lembaga hendaklah menubuhkan suatu JAD yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga orang dan tidak lebih dari lima orang anggota yang dilantik dengan sewajarnya. Walau bagaimanapun anggota koperasi yang telah disabitkan atas suatu kesalahan di bawah Akta Koperasi 1993 dan juga anggota koperasi yang telah dipecat sebagai pekerja sesebuah koperasi tidak layak dilantik untuk menganggotai Jawatankuasa Audit Dalaman koperasi sebagaimana diperuntukkan dalam undang-undang kecil koperasi. Selain itu, anggota koperasi yang telah dilantik menjadi ALK koperasi yang sama juga tidak layak dipilih untuk menganggotai jawatankuasa ini. ALK mempunyai kuasa untuk melantik JAD yang benar-benar layak dan mampu untuk memegang jawatan ini. Selain berpengetahuan dan berkemampuan di dalam menjalankan tugas-tugas audit, JAD yang dipilih mestilah terdiri daripada mereka yang jujur, amanah, berintegriti serta berpegang kepada prinsip dan etika koperasi. Keperluan Audit Dalaman Koperasi Sebelum menjalankan tugas serta tanggungjawab yang diamanahkan, JAD yang dilantik seharusnya faham akan tujuan atau keperluan audit dalaman dalam sesebuah koperasi. Antara tujuan jawatankuasa ini diwujudkan adalah untuk : 1. Memastikan koperasi mematuhi kehendak Akta Koperasi 1993 dan Peraturan-peraturan Koperasi 1995.
59

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

2. 3. 4. 5. 6.

Mengesan sebarang bentuk kesilapan dan penipuan pada peringkat awal supaya tindakan pembetulan atau pencegahan dapat diambil dengan segera. Memastikan perbelanjaan digunakan dengan berhemah. Memastikan sumber-sumber digunakan dengan baik. Meningkatkan keberkesanan pentadbiran pengurusan. Meningkatkan keyakinan anggota dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Kuasa dan Kewajipan Jawatankuasa Audit Dalaman Koperasi Masyarakat umumnya melihat audit dalaman sebagai satu tugas yang terhad kepada memeriksa rekod-rekod kewangan sahaja. Tanggapan ini tidak benar kerana sekiranya difahami dan diperhalusi, peranan audit dalaman sebenarnya jauh lebih dalam dan melangkaui perspektif tersebut. Seksyen 42A(2) Akta Koperasi 1993 berkehendakkan supaya tugas dan tanggungjawab JAD diperuntukkan dalam Undang-undang Kecil Koperasi. Segala perjalanan koperasi sama ada dari segi pengurusan mahupun pentadbiran hendaklah dikawal secara berterusan. Tanpa kawalan atau semakan sebarang kesilapan yang dilakukan tidak dapat diperbetulkan dengan segera. Di sinilah JAD sebagai salah satu komponen yang penting dalam memastikan pentadbiran koperasi berjalan dengan betul perlu memainkan peranannya. Antara ketetapan yang dimasukkan dalam undang-undang kecil adalah seperti berikut: (a) Memastikan kuasa dan kesahan segala perbelanjaan JAD perlu melihat sama ada perbelanjaan-perbelanjaan yang dibuat terutamanya perbelanjaan yang material
60

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

telah mendapat kelulusan dan kuasa untuk berbelanja. Kelulusan untuk berbelanja sahaja tidak mencukupi, pemeriksaan lanjut juga harus dibuat untuk mendapat pengesahan bahawa perbelanjaan dibuat mengikut prosedur yang betul dan ia benar-benar berlaku atas urusan koperasi. Untuk itu, belanjawan tahunan yang telah diluluskan oleh mesyuarat agung menjadi salah satu bahan rujukan terpenting sebagai garis panduan perbelanjaan di peringkat koperasi. (b) Memeriksa akaun-akaun koperasi pada lat-lat masa yang tetap dan tidak boleh kurang daripada sekali dalam tempoh tiga bulan Pemeriksaan akaun-akaun koperasi memerlukan JAD mempunyai sedikit sebanyak latar belakang dan pengetahuan perakaunan atau pengurusan kewangan. Ini bagi membolehkan mereka memahami dokumen dan maklumat perakaunan yang disediakan di koperasi. Akaun akaun tersebut mesti diperiksa pada lat-lat tempoh yang tetap sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan. Setelah kerja-kerja audit dijalankan, laporan perlu dihantar kepada ALK untuk dibincangkan dalam mesyuarat lembaga sebagai tindakan susulan untuk penambahbaikan. Elaun kepada JAD akan dibayar atas khidmat yang diberikan kepada koperasi. Memberitahu ALK apa-apa ketidakselarasan yang berlaku dalam pengurusan koperasi Barisan ALK dan JAD mempunyai fungsi dan tanggungjawab masing-masing yang jelas. Sekiranya kedua-dua komponen ini dapat bekerjasama erat, pastinya perjalanan pengurusan koperasi akan licin dan teratur
61

(c)

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

kerana pihak yang lalai akan ditegur dan diperbetulkan atas dasar kesatuan nilai dan falsafah berkoperasi. Keterbukaan fikiran dan bersikap positif dalam menerima teguran dan pandangan akan meningkatkan lagi keberkesanan pengurusan koperasi. Dalam menjalankan pengauditan, JAD bertanggungjawab memberitahu ALK apa-apa kelemahan atau ketidakselarasan yang berlaku dalam pengurusan koperasi melalui laporan-laporan audit yang dibuat dari semasa ke semasa. JAD juga perlu mengemukakan laporan syor-syor yang dibuat kepada Suruhanjaya sekurang-kurangnya dua kali dalam tempoh setahun. (d) Mengemukakan kepada Lembaga laporan mengenai pengurusan dan hal ehwal koperasi termasuk apa-apa pelanggaran terhadap Akta, Peraturan atau undangundang kecil Laporan audit dalaman adalah menjadi tanggungjawab ALK untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung tahunan. Secara langsung JAD sebenarnya membantu para anggota menilai prestasi pengurusan koperasi dan membuat keputusankeputusan penting mengenai hala tuju dan perjalanan koperasi di masa akan datang.

Sebagai komponen yang bertanggungjawab untuk mengawal perjalanan atau operasi sesebuah koperasi, JAD perlu menjalankan tugas berdasarkan prinsip-prinsip tertentu. Adalah penting bagi setiap anggota JAD untuk mengemukakan laporan audit berdasarkan fakta sebenar dan keputusan yang dibuat tidak dipengaruhi oleh mana-mana pihak. Mereka yang membarisi barisan JAD juga perlu berkelayakan untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman dan melaksanakan tugas dengan tekun
62

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

dan berhati-hati serta bertanggungjawab merahsiakan maklumat bahagian yang diaudit. Kunci Keberkesanan Pengauditan Dalaman Dalam proses menjadikan Audit Dalaman di koperasi sebagai satu elemen yang perkasa dan berkesan, JAD yang dipilih juga wajar memiliki sifat-sifat tertentu. Seseorang JAD seharusnya mempunyai pengetahuan dan pengalaman dalam bidang perakaunan, pengurusan dan pengauditan serta memahami undang-undang, dasar-dasar, peraturan serta arahan atau garis panduan yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya dari semasa ke semasa. Secara langsung sifat ini menyentuh soal integriti dan personaliti anggota JAD sendiri. Mereka juga perlu bebas daripada sebarang pujukan, sogokan dan pengaruh. Malah mereka juga perlu bebas daripada dikawal oleh pelanggan baik dari segi tindakan, pemikiran mahupun sikap. Keberkesanan fungsi audit dalaman mungkin boleh dipersoalkan sekiranya tidak wujud unsur kebebasan semasa mereka menjalankan tugas. Bukan itu sahaja, JAD yang dipilih mesti bersifat jujur, amanah, berakhlak serta bertimbang rasa dan menggunakan budi bicara dengan bijaksana. Sifat tekun, sabar, teliti dan bertanggungjawab ke atas setiap kerja dan laporan yang disediakan didokong oleh niat yang ikhlas dan minat yang mendalam terhadap amanah dan tanggungjawab juga merupakan sifat yang harus ditanam dalam diri seorang JAD. Sifat-sifat ini merupakan elemen yang amat penting dalam memastikan keberkesanan pengauditan dalaman diberi. Sebagai komponen yang bertanggungjawab dalam pengauditan dalaman, JAD perlu sentiasa memperlengkapkan diri mereka
63

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

bagi menghadapi cabaran masa depan. JAD perlu menyesuaikan teknik serta pendekatan inovatif termasuk membentuk usaha sama dengan pengurusan. Anggota JAD pastinya tidak dapat bertindak sendiri tanpa sokongan ALK. Peningkatan dan penambahbaikan pengurusan organisasi tidak akan dapat berlaku dengan tindakan satu pihak semata-mata. Tindakan penambahbaikan itu harus di dokong oleh semua pihak yang terlibat. Sesungguhnya sokongan penuh ALK akan memberi motivasi kepada pasukan JAD untuk terus melaksanakan tugas secara berganding bahu ke arah meningkatkan prestasi koperasi. Walau bagaimanapun, sokongan itu tidak bermakna campur tangan ke atas soal fungsi dan peranan seperti yang telah digariskan dalam undang-undang. Justeru perlu wujud persefahaman di antara ALK dan JAD yang menumpukan kepada penyelesaian masalah daripada mencari masalah. Ketelusan maklumat dan komunikasi berterusan adalah inti pati kepada keberkesanan pengauditan dalaman. Tidak ada perkara harus diperlindungkan sekiranya apa yang dilakukan itu adalah benar dan tidak menyalahi mana-mana undang-undang dan peraturan. JAD sebenarnya hanya menjalankan tugas dan tanggungjawab seperti yang diamanahkan dan untuk itu kebebasan mereka mengakses maklumat tidak seharusnya dinafikan. Malah ciri-ciri tertentu sebagai seorang JAD harus disemai dan dibaja sejak awal lagi. Ciri-ciri tersebut bolehlah dirumuskan seperti dalam Rajah 4. Bagi membantu koperasi menentukan hal ehwalnya dijalankan mengikut matlamat dan peruntukan undang-undang kecilnya, JAD perlu mempunyai kemahiran sewajarnya supaya mereka dapat menjalankan tugas kawalan dalaman dengan cekap dan berkesan. Justeru dalam memastikan JAD memperoleh pengetahuan dan kemahiran yang relevan maka satu pekeliling telah dikeluarkan
64

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi
DAHI LUAS UNTUK KEMAHIRAN TELINGA BESAR UNTUK MENDENGAR

CERMIN TEBAL UNTUK MEMBACA HIDUNG BESAR UNTUK MENGHIDU MASALAH MULUT ‘BERZIP’ KERONGKONG BESAR UNTUK MENELAN ALASAN

IMEJ YANG BAIK PEN UNTUK MENCATAT MESIN KIRA KELULUSAN TANGAN KANAN YANG BESAR UNTUK BERJABAT TANGAN DENGAN ANGGOTA

ALAT UNTUK MENGGERTAK PESALAH

BEG UNTUK MENGISI DOKUMEN

KAKI BESAR UNTUK MENGESAN ORANG YANG TIDAK JUJUR

Rajah 4 : Ciri-ciri Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD)

bagi mewajibkan mereka untuk mengikuti kursus-kursus tertentu yang dapat membantu koperasi bergerak maju dalam aktivitiaktiviti ekonomi dan sosial selari dengan matlamat penubuhan koperasi. Pengauditan bukan satu perkara yang mudah. Tanggungjawab ini boleh diibaratkan seperti menarik rambut di dalam tepung, rambut jangan putus dan tepung tidak berselerak. Tanggapan bahawa
65

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

audit hanya mencari kesalahan dan kelemahan pihak pengurusan perlu diperbetulkan. Kewujudannya adalah sebagai mekanisme terpenting dalam memastikan unsur ‘check and balance’ dalam koperasi. Namun begitu sekali lagi diingatkan bahawa kewujudan komponen ini tidak akan menjamin kebocoran, perlanggaran etika dan perilaku dalam pengurusan tidak berlaku. Tetapi ia mampu mengesan sebarang kesilapan dan penipuan yang berlaku di peringkat yang lebih awal. Bak kata pepatah mencegah lebih baik dari mengubati. Justeru langkah-langkah pencegahan perlu diambil bagi membantu meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan pengurusan sekali gus memupuk dan menyuburkan nilai dan falsafah koperasi yang di dokong oleh gerakan ini. Melalui teknik-teknik pengauditan, perancangan pengauditan, analisis penyata kewangan serta amalan dan pengurusan komunikasi berkesan antara JAD, ALK, pengurusan dan lain-lain sudah tentu peruntukan seksyen 36 hingga 48 Akta Koperasi 1993 dan Peraturan Koperasi yang berkaitan dengannya dapat dipenuhi di samping memastikan koperasi serta anggota-anggotanya tidak terjerumus dalam perkara-perkara serta kegiatan-kegiatan yang tidak diingini.

3.4 Peranan Pengurusan Dalam Pentadbiran Koperasi
Komponen yang keempat yang menjadi pelengkap kepada struktur organisasi koperasi ialah pihak pengurusan. Elemen ini tidak kurang pentingnya dalam memastikan pentadbiran koperasi berjalan dengan lancar kerana telah dimaklumkan bahawa ALK merupakan komponen yang menentukan atau membuat dasar koperasi manakala pihak pengurusan pula merupakan komponen yang melaksanakan dasar tersebut. Jelas di sini bahawa
66

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Jadual 2 : Perbandingan Jawatankuasa Audit Dalaman dan Juruaudit Luar Bil. 1. Pelantikan Juruaudit Dalaman Individu yang dipilih dalam mesyuarat agung 3 – 5 individu Hendaklah terdiri daripada anggota koperasi sebagai JAD. Walau bagaimanapun JAD boleh melantik orang yang kompeten untuk membantu memeriksa akaun Melapor kepada ALK 4 kali setahun, melapor kepada Ketua Pendaftar 2 kali setahun dan melapor kepada Mesyuarat Agung berkenaan dengan pengurusan dan hal ehwal koperasi Elaun JAD dan bayaran/yuran (orang kompeten yang dilantik) diiktiraf sebagai bayaran perkhidmatan Penekanan kepada pengurusan dan kewangan 67 Juruaudit Luar Panel yang dipilih dalam mesyuarat agung Satu firma daripada panel yang dipilih Hendaklah terdiri daripada Juruaudit Luar yang diluluskan oleh Ketua Pendaftar Koperasi

2. 3.

Bilangan Kelayakan

4.

Tugas dan Tanggungjawab

Melapor kepada anggota-anggota koperasi dan Ketua Pendaftar berkenaan dengan penyata kewangan dan hal ehwal koperasi sekali setahun Yuran audit diiktiraf sebagai bayaran perkhidmatan

5.

Bayaran

6.

Teknik Pengauditan

Penekanan kepada penyata kewangan

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

komponen ALK dan pengurusan adalah komponen yang saling berkaitan dan memerlukan. Aktiviti serta operasi koperasi yang pelbagai tidak dapat berjalan dengan lancar sekiranya bergantung kepada ALK semata-mata. Ini kerana ALK berkhidmat secara sukarela dan mungkin tidak mempunyai pengalaman serta kepakaran yang perlu untuk mengurus dan mengendalikan operasi serta aktiviti koperasi yang berkenaan. Tambahan pula ALK akan bertukar ganti setiap tahun. Sebagai jalan penyelesaian bagi memudahkan pentadbiran koperasi berjalan dengan lancar maka ALK boleh menggaji pihak pengurusan yang profesional bagi mengurus serta mengendali aktiviti-aktiviti koperasi dengan lebih cekap dan berkesan demi memenuhi matlamat penubuhan koperasi. Kemahiran pengurusan dalam koperasi boleh didefinisikan sebagai keupayaan kakitangan atau pekerja koperasi menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan dalam pengurusan harian koperasi. Struktur pengurusan adalah berbeza antara satu koperasi dengan koperasi lain berdasarkan saiz dan aktiviti yang dijalankan. Pengurusan bertanggungjawab terus kepada Anggota Lembaga Koperasi sebagaimana yang ditunjukkan dalam Rajah 5 di bawah.
ANGGOTA LEMBAGA KOPERASI (ALK)

PENGURUS

TENAGA KERJA

TENAGA KERJA

TENAGA KERJA

Rajah 5 : Struktur Pengurusan Koperasi 68

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Satu perkara yang paling nyata ialah pengurusan mempunyai fungsi yang tersendiri seperti merancang, menyusun, mengelola, mengawal dan menilai. Fungsi-fungsi ini haruslah dilaksanakan oleh orang yang profesional. Keprofesionalan ini boleh diperoleh dengan pengetahuan yang cukup dan moden seiring kemajuan semasa dalam menjalankan semua tugas yang diamanahkan. Pengetahuan ini boleh diperoleh melalui latihan dan pendidikan yang berkaitan yang dijalankan oleh institusi latihan seperti SKM, MKM, ANGKASA serta institusi lain yang berkaitan. Meskipun koperasi dipunyai oleh anggota yang boleh bersuara di dalam mesyuarat agung dan mewakilkan pengawasan kepada lembaga, urusan pentadbiran dan pengurusan harian dijalankan oleh tenaga kerja yang dibayar gaji. Mereka perlu menjalankan tugas secara profesional dalam melaksanakan polisi serta dasar yang telah ditetapkan oleh anggota lembaga koperasi. Bukan itu sahaja malah setiap tenaga kerja koperasi mesti menjalankan tanggungjawab mereka berasaskan nilai dan prinsip koperasi. Selain dari mempunyai pengetahuan dalam bidang masing-masing seperti kewangan, pengurusan pejabat, pengurusan perniagaan dan sebagainya tenaga kerja koperasi juga perlu memahami konsep dan falsafah berkoperasi. Setiap keputusan yang bakal dilaksanakan wajar mendapat kebenaran dari anggota lembaga terlebih dahulu kerana mereka yang akan bertanggungjawab atas apa yang dilakukan oleh tenaga kerja sebagaimana telah dinyatakan dalam Seksyen 45 (3), Akta Koperasi 1993. Malah seseorang pekerja koperasi harus memikul tanggungjawab sekiranya sesuatu kerugian itu adalah akibat daripada keputusan yang dibuat tanpa pengetahuan Lembaga sebagaimana peruntukan yang termaktub dalam Peraturan Koperasi.
69

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Kenyataan ini menghuraikan bahawa pihak pengurusan koperasi tidak boleh mengetepikan konsep, nilai dan prinsip koperasi dalam perjalanan koperasi seharian. Keprihatinan terhadap aspek tersebut akan menjamin pengurusan yang lebih telus, bertanggungjawab serta amanah serta peka terhadap kehendak ALK dan anggota. Jelas di sini walaupun tenaga kerja dilantik bagi memudahkan perjalanan serta pentadbiran sesebuah koperasi namun kuasa mereka adalah terhad dan bergantung kepada keputusan ALK tersebut. Strategi pengurusan yang berjaya bukan sekadar menunjukkan lebihan dalam akaun untung rugi malah mengambil kira kebolehan koperasi menghadapi perubahan, inovasi dan teknologi. Perubahan-perubahan tersebut memerlukan perancangan yang sistematik untuk dipadankan dengan kekuatan dan kelemahan koperasi. Layanan kepada pelanggan sama ada anggota mahupun bukan anggota merupakan nadi kepada kejayaan sesebuah koperasi. Untuk memastikan kejayaan ini berkekalan, komunikasi berkesan juga tidak kurang pentingnya kepada tenaga kerja koperasi. Komunikasi membawa maksud perhubungan secara terus atau melalui perantaraan surat, radio, televisyen, telefon dan sebagainya. Oleh itu sebagai tenaga kerja koperasi mereka adalah medium perantara yang paling hampir dengan anggota koperasi khasnya dan juga pelanggan-pelanggan koperasi yang lain. Jadi setiap tenaga kerja harus bertutur dengan sopan dan tertib semasa berurusan dengan mereka. Secara tidak langsung amalan ini akan menarik minat pelanggan untuk berurusan dengan koperasi dan seterusnya memajukan lagi koperasi. Selain itu pihak pengurusan sesebuah koperasi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu dalam memastikan
70

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

perjalanan sesebuah koperasi berjalan dengan lancar. Antaranya, pengurusan koperasi harus menjalankan dan melaksanakan pentadbiran dan pengurusan koperasi mengikut arahan ALK dari semasa ke semasa. Malah pengurusan koperasi juga harus menyediakan laporan-laporan serta kertas kerja untuk mesyuarat ALK dan Mesyuarat Agung Tahunan koperasi. Mereka juga bertindak untuk memberi nasihat kepada ALK mengenai pelaksanaan sesuatu dasar agar ia selari dengan kehendak Undangundang Koperasi. Tidak dinafikan bahawa peranan yang dimainkan oleh pihak pengurusan dalam pentadbiran koperasi tidak kurang pentingnya. Pihak pengurusan yang demokratik akan menjadikan perjalanan sesebuah koperasi lebih efisien. Kejayaan sesebuah koperasi boleh dilihat sekiranya pihak pengurusan koperasi mampu melaksanakan keputusan yang diputuskan oleh ALK secara cekap, efisien dan kompetitif. Dalam usaha untuk melihat pencapaian sebenar sesebuah koperasi, semua komponen yang diberi tanggungjawab perlu memahami objektif berkoperasi. Mereka bukan sahaja perlu sedar akan kewujudan prinsip, konsep dan falsafah koperasi yang unik malah perlu mempunyai komitmen yang tinggi serta mempunyai wawasan jangka panjang supaya sebarang kegiatan koperasi dapat dilaksanakan dengan teratur bagi manfaat semua terutamanya anggota-anggota koperasi. Anggota pula perlu memainkan peranannya seperti yang diperuntukkan mengikut perundangan koperasi. Memandangkan kepentingan peranan pihak pengurusan koperasi dalam menentukan corak atau sistem pentadbiran sesebuah koperasi maka satu pekeliling telah dikeluarkan oleh Suruhanjaya. Pekeliling Ketua Pendaftar bilangan 19 tahun 2005 telah menggariskan panduan mengenai kod etika bagi ALK,
71

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

pegawai dan pekerja koperasi. Garis panduan ini dikeluarkan bagi memantau dan mengawal tatatertib kerja setiap ALK, pegawai dan pekerja koperasi yang telah dilantik untuk melaksana, mentadbir dan mengurus hal ehwal koperasi. Antara isi kandungan yang digariskan dalam pekeliling ini ialah tenaga kerja koperasi tidak dibenarkan melibatkan diri secara langsung atau tidak langsung dalam apa-apa aktiviti peniagaan yang bersaing dengan koperasi atau mempunyai apa-apa kepentingan diri di dalam koperasi. Antara kepentingan yang dimaksudkan adalah kepentingan kewangan di luar dan kepentingan lain dalam perniagaan. Selain itu, tenaga kerja koperasi juga tidak dibenarkan melakukan pekerjaan lain melainkan mendapat kebenaran bertulis daripada pengurus atau ketua bahagiannya. Kebenaran ini akan hanya diberikan sekiranya pekerjaan tersebut tidak menjejaskan kepentingan koperasi. Bagi mengelakkan sebarang konflik dalam membuat keputusan, tenaga kerja koperasi dan ALK tidak dibenarkan menerima sebarang bentuk layanan istimewa atau hadiah daripada pelanggan, bakal pelanggan atau pembekalnya kecuali jika dia boleh memberi balik layanan yang sama, sama ada secara peribadi atau pihak koperasi di mana tuntutan balik perbelanjaan melalui baucar pembayaran dibenarkan oleh koperasi. Walau bagaimanapun pekerja dan ALK boleh menerima cenderahati yang tidak bernilai tinggi semasa musim perayaan dengan syarat penerimaan tersebut tidak menyusahkan operasi koperasi. Bukan itu sahaja malah tenaga kerja koperasi juga tidak boleh menerima pelantikan sebagai Lembaga Pengarah mana-mana syarikat perbadanan atau berkhidmat sebagai seorang Anggota Lembaga Pengarah di syarikat perbadanan tanpa kelulusan ALK selain syarikat perbadanan awam yang bukan bertujuan membuat keuntungan
72

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

seperti persatuan agama, pendidikan, kebudayaan, sosial, kebajikan, dermawan atau institusi amal tertakluk kepada dasar koperasi berkenaan. Semua koperasi hendaklah mematuhi garis panduan ini dan kegagalan mematuhinya adalah menjadi suatu kesalahan di bawah seksyen 91, Akta Koperasi 1993 dan Peraturan-peraturan Koperasi 1995 dan tindakan undang-undang boleh diambil ke atas mana-mana koperasi yang didapati tidak mematuhi garis panduan ini.

3.5 Kesimpulan

Koperasi bolehlah diibaratkan sebagai seorang manusia. Kesemua organ-organ yang terdapat dalam badan manusia perlu berfungsi dengan baik bagi mendapatkan tahap kesihatan yang sempurna. Organ-organ tersebut bolehlah diibaratkan seperti empat komponen penting dalam struktur organisasi koperasi iaitu Anggota, ALK, JAD dan pengurusan atau kakitangan koperasi. Justeru sebagai anggota koperasi yang peka dan prihatin kita harus memastikan kesemua komponen-komponen ini berfungsi dengan baik bagi melancarkan lagi perjalanan sesebuah koperasi. Sekiranya terdapat komponen-komponen yang tidak berfungsi dengan baik maka kepincangan akan wujud. Kadangkala perubahan dalam koperasi itu perlu dalam proses memastikan gerakan koperasi terus relevan dan sesuai dengan peredaran semasa tetapi dalam masa yang sama mengekalkan identiti koperasi. Sebagai anggota kita perlu mengkaji, menilai dan membuat kesimpulan sendiri tentang keistimewaan dan kepuasan yang telah dinikmati. Melalui revolusi minda yang berterusan anggota koperasi akan dapat menilai kebaikan dan keburukan dalam sistem pentadbiran dan membuat keputusan mekanisme yang sesuai untuk diguna pakai oleh pihak pentadbiran dan pengurusan koperasi dalam membina keutuhan koperasi.
73

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

74

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

BAB 4

Penutup

Koperasi sebagai sebuah gerakan yang mempunyai satu wawasan di mana anggota-anggotanya tanpa mengira bangsa atau keturunan secara bersesama berusaha ke arah mencapai kepada peningkatan kebajikan sosial dan pertumbuhan ekonomi. Konsep berkoperasi ini menyumbang kepada dasar negara yang hendak membentuk masyarakat yang penyayang dan adil, sambil dipergiatkan lagi pembangunan ekonomi yang boleh berasaskan kepada keadilan, kesamarataan dan saling membantah. Kejayaan sesebuah koperasi berasaskan kepada organisasi, manusia dan kewangan yang teguh mempunyai konsep yang berbeza dengan konsep badan perniagaan yang lain. Corak pentadbiran yang diamalkan adalah jauh berbeza dengan badan perniagaan yang lain, cuma yang memberikan persamaan adalah dari segi amalan perniagaan yang mana mesti mengikut sistem perniagaan yang betul seperti mengadakan bukubuku akaun, menyelenggarakan stok dengan baik, akaun yang kemas kini dan teraudit setiap tahun. Sistem pentadbiran yang unik adalah dilihat melalui struktur organisasi koperasi itu sendiri. Struktur organisasi koperasi meletakkan anggota
75

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

sebagai kuasa yang tertinggi dengan mempunyai tanggungjawab yang besar untuk menentukan jatuh bangunnya sesebuah koperasi. Ini kerana anggota merupakan pemangkin secara bersesama dalam menentukan hala tuju dan juga pencapaian koperasi. Anggota yang memahami koperasi akan menunaikan hak serta tanggungjawab dengan menghadiri mesyuarat agung dan memainkan peranan yang aktif sepanjang perjalanan mesyuarat. Undian anggota dalam memilih ALK adalah sangat penting kerana perlunya kepada calon yang benar-benar layak dalam memimpin dan mengawal koperasi. Pemimpin yang dipilih hendaklah yang betul-betul memikirkan bagaimana untuk mentadbir dan mengurus koperasi dengan baik, membawa perubahan yang diperlukan dan mempunyai wawasan dalam kepimpinannya. ALK yang berintegriti akan mentadbir koperasi mereka bagi memenuhi kehendak asas anggotaanggota, manakala JAD yang dilantik ALK akan bertanggungjawab untuk memastikan tadbir urus yang baik diamalkan oleh semua komponen koperasi yang terlibat. Apa yang perlu dibuat oleh koperasi adalah memastikan tanggungjawab anggota-anggotanya terlaksana adalah dengan mempelbagaikan aktiviti untuk meningkatkan kesedaran anggota supaya mengambil berat tentang koperasi yang dianggotainya. Dengan memberikan pendidikan melalui kursus atau taklimat yang dirancang akan menambahkan bilangan anggota serta meningkatkan pengetahuan anggota mengenai selok-belok perundangan termasuk undang-undang kecil, hak dan tanggungjawab anggota ke atas koperasi mereka. Sekiranya pendidikan tidak dimanfaatkan adalah sukar bagi anggota untuk memahami dan menghayati konsep berkoperasi. Ekoran kurangnya pemahaman tersebut penglibatan anggota dalam aktiviti koperasi menjadi terhad. Lama-kelamaan fenomena ini akan mengakibatkan segelintir sahaja anggota koperasi yang akan membantu mentadbir koperasi. Situasi ini akan menyebabkan koperasi tidak akan berkembang disebabkan kurangnya sumbangan idea untuk kemajuan
76

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

koperasi. Hal ini perlu diambil perhatian oleh pihak ALK agar situasi ini tidak menimpa koperasi mereka. Pelbagai program boleh dirangka oleh ALK yang bertanggungjawab terhadap pendidikan anggota untuk merealisasikan prinsip kelima yang diamalkan oleh setiap koperasi. Apabila ini berlaku, ia akan membentuk sikap positif dan kreativiti kepada anggota dalam memajukan koperasi. Tanggungjawab ALK adalah besar, ALK hendaklah menjalankan tugas dengan penuh tanggungjawab dan berhemah. Kredibiliti dalam pentadbiran yang ditunjukkan akan meningkatkan keyakinan dan kepercayaan anggota kepada masyarakat terhadap gerakan koperasi. ALK tidak harus melepaskan tanggungjawab kepada penguruspengurus yang dilantik kerana peranan ALK adalah berbeza dengan peranan lembaga pengarah syarikat. Di samping itu juga, ALK perlu memperkemaskan pentadbiran koperasi supaya dapat memenuhi kehendak-kehendak perundangan semasa. Perkara ini wajar dilaksanakan dalam usaha kita menekankan nilai-nilai kualiti untuk menjamin kecekapan dan keberkesanan pentadbiran koperasi sesuai dengan cabaran dan situasi yang akan datang. ALK juga mesti mengambil tahu dan bertanggungjawab akan hal ehwal koperasi daripada peringkat bawahan hinggalah ke peringkat atasan. Setiap masalah dan perjalanan koperasi adalah di dalam pengetahuan mereka dan sebagai pemegang amanah mereka perlu bertanggungjawab sepenuhnya ke atas hal ehwal koperasi. Malah kerajaan juga mahukan ALK yang dilantik menjadi golongan yang kompeten dalam mengarah, mentadbir, mengurus dan mengawasi koperasi. Manakala komponen yang tidak kurang pentingnya adalah JAD yang bertindak sebagai pengawal dasar koperasi. JAD berperanan dalam memeriksa segala rekod perakaunan dan rekod-rekod lain yang mempunyai hubungan dengan hal ehwal koperasi dan menyampaikan laporan pemeriksaannya kepada ALK selain daripada laporan
77

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

tahunannya yang perlu dibentangkan dalam mesyuarat agung. Pengawasan mereka ke atas keseluruhan urus niaga koperasi adalah satu perkara yang penting dan mutlak. Tidak ada tempat untuk bertolak ansur dalam menghadapi penyelewengan yang telah dikesan. Oleh itu, usahausaha peningkatan ke arah kawalan dalaman hal ehwal pentadbiran keseluruhan koperasi termasuk kewangan perlu bergerak aktif supaya ia akan memberikan jaminan kepada setiap anggota yang menganggotai koperasi. Perasaan kerjasama yang tersemai di dalam minda JAD akan memudahkan urusan memantapkan aspek-aspek di dalam mentadbir dan mengurus koperasi. Dengan itu, ia akan mengurangkan rasa curiga dan tindakan tuduh menuduh yang akan membawa kepada reputasi buruk dan akhirnya menghilangkan kepercayaan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan di dalam koperasi. Pihak pengurusan juga memainkan peranan yang penting dalam pentadbiran koperasi bagi melicinkan perjalanan koperasi. Operasi harian koperasi akan dilaksanakan oleh pihak pengurusan dan bertanggungjawab terus kepada ALK. Di samping berpengetahuan dalam bidang masing-masing, pihak pengurusan perlu memahami juga konsep dan falsafah berkoperasi. Mereka perlu memahami hubungan dengan anggota koperasi yang merupakan pemilik serta pelanggan kepada koperasi tersebut. Setiap maklum balas oleh anggota koperasi perlu diambil perhatian demi mengekalkan tahap kepuasan yang tinggi kepada anggota koperasi. Akhir sekali, penilaian harus dibuat oleh anggota ke atas perjalanan koperasi masing-masing sama ada telah benar-benar mencapai objektif asal penubuhannya. Adakah koperasi yang dianggotai telah mengamalkan nilai-nilai dan falsafah yang dibawa oleh gerakan koperasi.

78

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Bibliografi
Akta Koperasi 1993 (Akta 502) dan Peraturan-peraturan (2003). Petaling Jaya: ILBS. Aziz, N. A. A. (2003, August). Peranan JAD dalam koperasi, PELANCAR 5-7. Birchall, J. (1994). Co-op: The people’s business. Manchester: Manchester University Press. Co-operative movement (6th ed.) (2005). Colombia Encyclopedia. Garis Panduan Penyeliaan Koperasi (2005). Jabatan Pembangunan Koperasi Malaysia. International Co-operative Alliance Statement on Co-operative Identity: Background Paper to the Statement on Identity and ICA Statement on Co-operative Identity. Retrieved from http:// www.wisc.edu/ewcc/icic/issues/print/21-cent/background.html. International Co-operative Alliance, “Statement on the Co-operative Identity”, ICA Regional Office for Asia and the Pacific, New Delhi, 1995. Ismail, A. M. (2003). Jati diri koperasi dan ke arah memantapkannya. WAWASAN, 42-49.

79

Siri Pengurusan Pentadbiran Koperasi

Ismail, A. M. (2002, July). Prinsip kelima asas kemajuan koperasi. PELANCAR, 30-32. Ismail, A. M. (2005). Mengenali anggota dan koperasi. Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd. Ismail, I. & Said, M.S. (2003). Pengenalan koperasi. Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd. Lian, T. K. (2002). The unique co-operative response to globalization. Review of International Co-operation 95 (1). Macdonal, L. (2005). “Co-operative Democracy More Relevant Than Ever” Co-operative Congress Glasglow 2005. Muenkner, H. H. (2003, February). Co-operative principles and values in developing co-operative societies in a globalised economy. Speech presented at the 2nd Asia-Pacific Regional Research Conference, Cebu Philippines. Raffae, M. R. (2006, January). Peranan audit dalam meningkatkan kecekapan pengurusan koperasi. DIMENSI KOOP 22-26. Samsudin, M. Y. (2002). Urus tadbir mengikut perundangan koperasi. WAWASAN (13), 76-81. Sirat, S. (2002). Perkembangan gerkaan koperasi di Malaysia – Satu sejarah. WAWASAN (13), 8-16.

80

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful