FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA DO SUL DE MINAS ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL NÚCLEO DE EVENTOS

GUIA DE EVENTOS
UNIVERSITÁRIOS

FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA DO SUL DE MINAS

FEPESMIG

GUIA DE EVENTOS .Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas Índice Introdução Organização de Eventos Eventos Tipos de Eventos Reunião Aula Magna Aula Inaugural Conferência Palestra Colóquio Videoconferência Workshop Seminário Simpósio Congresso Encontro Semana Acadêmica Debate Mesa Redonda Painel Fórum Curso Checklist Regras para Eventos da Fepesmig Referência Bibliográfica 03 04 04 05 05 05 05 06 06 06 07 07 08 08 09 09 10 10 11 11 12 12 14 16 17 02 .

com as atividades acadêmicas da Fepesmig e suas mantidas. sejam eles pequenos ou grandes. Assessoria de Comunicação Social Núcleo de Eventos Contatos Geral: (35) 3221 5548 eventos@unis.br comunicacao@unis.GUIA DE EVENTOS .br 03 .. Estão contidos neste Guia informações sobre os tipos de eventos e as providências necessárias para que os mesmos. possam vir a acontecer sem surpresas. Com este material.edu.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas INTRODUÇÃO Este Guia de Eventos Universitários tem como objetivo orientar professores.edu. esperamos poder contribuir. de forma mais positiva. coordenadores e gestores nas cerimônias que venham a ser necessárias durante o ano acadêmico da Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas e de suas Instituições de Ensino Superior Mantidas.

como uma depende da outra. Após definir o objetivo.GUIA DE EVENTOS . A solenidade também pode ser designada como sessão solene. recepcionistas. a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes. é necessário definir atribuições do público interno (componentes da Mesa de Trabalhos. a distinção entre cerimônia e solenidade. (MEIRELLES. O público externo é composto pelos convidados. quer seja física. organização e implantação. 04 . 3) Estratégias: conjunto de atividades que vão ser desenvolvidas para o alcance dos objetivos do evento. 2) Público-alvo: é a quem se destina o evento. esta é também um evento. EVENTOS “Evento é um instrumento institucional e promocional. coordenação. também. produtos. 21) É necessária. quatro fases: planejamento. Na fase de planejamento são definidas as seguintes ações: 1) Objetivo: é o que se pretende alcançar. profissionais do Cerimonial. por exemplo. idéias e pessoas. aquela é sinônimo de evento. pelo menos. Variáveis como condições climáticas. e. interferem no resultado de um evento. com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações. No caso de cerimônias universitárias. que no meio chamamos de checklist (no final deste Guia encontra-se um checklist completo). p. por meio de um acontecimento previamente planejado. assistentes de som e vídeo. etc). é necessário que o objetivo do evento esteja bem definido. 1999. serviços. utilizado na comunicação dirigida. Para isso. que tem como característica a pompa. quer seja por meio de recursos de tecnologia”.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS A organização de um evento requer. pode-se determinar o público-alvo e as estratégias. a melhor maneira de controlar todas as variáveis é fazer uma Lista de Conferência.

a fim de discutir. debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividades. etc. etc.GUIA DE EVENTOS .Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas TIPOS DE EVENTOS A classificação de eventos é numerosa. professores do curso e demais membros da Instituição. é quem faz a Aula Inaugural. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Asscom: divulgação. no questionamento e na discussão). Dessa forma. na maioria das vezes. materiais de apoio. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. água. 05 . AULA MAGNA Aula ministrada por uma autoridade de grande expressão. que têm como característica comum as reuniões dialogais (baseada na informação. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. é a aula que inaugura um curso e deve receber atenção e a devida divulgação. Devem estar presentes. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. água. vamos classificá-los abaixo REUNIÃO Caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Asscom: divulgação. O Reitor. além dos alunos. Difere da aula inaugural porque pode ser ministrada em qualquer época do período letivo. Tratase do encontro de uma ou mais pessoas. materiais de apoio. mas interessa-nos aqui os eventos universitários. AULA INAUGURAL Como o próprio nome diz. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. mas pode ser proferida por professor de público e notório conhecimento do assunto do Curso.

pessoas para receber e encaminhar as perguntas feitas pelo público. materiais de apoio. Mais formal que a palestra. As perguntas deverão ser feitas ao final do evento. flyer. técnico ou científico. cartaz e banner • Asscom: divulgação. por autoridade em determinado assunto. COLÓQUIO Semelhante à Conferência. exige a presença de um coordenador. materiais de apoio. Também aceitam-se perguntas por escrito. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma das Atividades • Criação: folder. • Outros: uma pessoa para coordenar a palestra. fotografia e filmagem. por escrito e identificadas. Menos formal que a Conferência. cartaz e banner • Asscom: divulgação. flyer. etc. necessita de um presidente de mesa. que fará a apresentação do conferencista. água. água. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. PALESTRA Caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno. • Outros: pessoa para presidir a conferência. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. Estas podem ser feitas diretamente pela platéia (que deve ser menor do que a da conferência) durante a apresentação e após a autorização do apresentador. desde que identificadas. para a apresentação do palestrante e triagem de perguntas. etc. decoração • Infra-estrutura básica: recepção.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas CONFERÊNCIA Caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. • Núcleo de Eventos: cerimonial.GUIA DE EVENTOS . para um grande número de pessoas. que já possui informações sobre o assunto. o colóquio é apresentado por profissional de renome e com notório saber no assunto e tem como objetivo o 06 .

A decisão final fica por conta da votação do plenário. que permitem a interação entre os participantes. É mais utilizado em classes específicas. Após a apresentação do tema. o segmento médico. como por exemplo. etc WORKSHOP É uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática. 07 . • Outros: Duas a três pessoas para a organização e coordenação dos trabalhos após o colóquio. água. cartaz e banner • Asscom: divulgação. água. quando for o caso) • Materiais: Câmera. estando os participantes dispostos em espaços diferentes e distantes. o plenário deve ser dividido em grupos para debates e estudos e o resultado apresentado pelos líderes de cada grupo. flyer. telão. na qual os participantes testam as informações recebidas. • Núcleo de Eventos: cerimonial. A primeira caracteriza-se pela apresentação teórica de um tema e a segunda trata-se da fase prática. decoração • Espaço: Para formação de grupos • Infra-estrutura básica: recepção. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. codificador e painel de controle • Infra-estrutura básica: recepção.GUIA DE EVENTOS . Mas essa ação é mais utilizada para um número pequeno de pessoas e quando o público é apenas interno. que tem interesse sobre o assunto. projetor etc. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Asscom: divulgação interna (e externa.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas esclarecimento de um tema ou a tomada de decisão. materiais de apoio. Essa apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos. VIDEOCONFERÊNCIA Caracteriza-se pela apresentação de um tema a um grupo de pessoas. fotografia e filmagem.

decoração • Espaço: adequado à proposta de trabalho • Infra-estrutura básica: recepção. 08 . Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. e não só de classes específicas. A duração de um simpósio é. por especialistas de renome. que é dividido em sub-temas. sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações. SIMPÓSIO É a apresentação de um tema geral de grande interesse. debate ou mesa redonda. Mais eclético que o congresso. com a presença de um coordenador que domine o assunto e de um ou mais apresentadores. do qual se estuda todos os seus aspectos. escolhidos pelo grupo. de um a três dias. água. banner • Asscom: divulgação. pesquisados por grupos e apresentados por representantes. como palestra. flyer. cartaz. água. decoração • Espaço: para a execução de atividades propostas • Infra-estrutura básica: recepção. etc • Outros: duas a três pessoas para atuarem na coordenação dos trabalhos. flyer. em média. cartaz. permite também a apresentação de temas de interesses geral. painel. materiais de apoio. se realizado em mais de um dia é jornada. com a tomada de decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro. uma pessoa para presidir o seminário. etc • Outros: materiais que vão ser utilizados na fase prática SEMINÁRIO Caracteriza-se pela discussão de um tema proposto. materiais de apoio. É apresentado sob a forma dialogal. no qual pessoas de todos os segmentos e setores sócio-econômicos podem ter interesse. banner • Asscom: divulgação. de preferência escritas e identificadas. São permitidas perguntas.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. em período pré-determinado. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. não havendo tomada de decisão.GUIA DE EVENTOS .

de acordo com o regimento. geralmente promovido por entidades associativas. Os congressos apresentam. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. água. juntamente com as conclusões do evento. etc • Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos. cartaz. Precisa de um coordenador para apresentar os representantes dos grupos e a coordenação dos trabalhos.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. banner • Asscom: divulgação. com a finalidade de analisar os trabalhos ou debaterem sobre os temas. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. etc • Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos. debater e chegar a conclusões sobre um tema geral. flyer. que serão apresentados no plenário. anual ou bienal. trabalhos e propostas são reunidos em um só documento. As apresentações. decoração • Espaço: adequado às atividades propostas • Infra-estrutura básica: recepção. A sua duração é de cinco dias e sua realização. uma pessoa para ficar responsável pela coleta de todas as informações e compilar as mesmas em um só documento após o término do simpósio CONGRESSO É uma reunião formal e periódica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse. água. materiais de apoio. banner • Asscom: divulgação. flyer.GUIA DE EVENTOS . cartaz. 09 . ENCONTRO Caracteriza-se pela reunião de pessoas de uma categoria profissional para debater temas polêmicos. uma pessoa para ficar responsável pela coleta de todas as informações e compilar as mesmas em um só documento após o término do congresso. ainda. formadas por grupo de estudiosos de um tema. que é exposto em sub-temas. entregue aos congressistas. apresentados por representantes dos grupos participantes. objetivando estudar. decoração • Infra-estrutura básica: equipe de credenciamento e recepção. as comissões técnicas. materiais de apoio.

painéis. coordenada por professores. como a nomenclatura diz. flyer. com apoio de profissionais da área. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. geralmente antagônico e polêmico. por um debatedor ou por pessoas especialmente convidadas para este fim. que tenham interesse no tema debatido.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas que podem ser expostos em forma de palestras.GUIA DE EVENTOS . objetivando informar aos estudantes de hoje – profissionais do futuro – algo de suas áreas de atuação. com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertencem. banner • Asscom: divulgação. no entanto. materiais de apoio. cartaz. cartaz. Exige a presença de um moderador ou mediador. flyer. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma das atividades • Criação: folder. banner • Asscom: divulgação. estabelecendo as regras do evento. Pode ser aberto ao público que. conferências. SEMANA ACADÊMICA Caracterizada pela reunião de estudantes. É realizado. água • Outros: pessoa para coordenar os trabalhos. as perguntas só podem ser feitas pelo mediador. água. 10 . fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. cada uma defendendo o seu ponto de vista. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. mesasredondas. etc DEBATE É uma reunião entre duas pessoas. decoração • Espaço: adequado às atividades propostas • Infra-estrutura básica: recepção. decoração • Monitores/coordenadores de atividade • Infra-estrutura básica: recepção. que coordena os trabalhos. em sete dias. não participa. O encontro acadêmico de um mesmo setor deve ser produtivo. materiais de apoio.

tendo o orador principal maior tempo de explanação. debatem sobre um tema polêmico. cartaz. banner • Asscom: divulgação. o tema é discutido entre eles. controvertido e de interesse. É necessária a presença de um moderador que coordena os trabalhos e estabelece as regras. no qual um orador principal e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado.GUIA DE EVENTOS . sendo admitidas perguntas. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. flyer. 11 . Os painelistas abordam sub-temas ou posições próprias do assunto abordado. de acordo com as regras do evento. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. tendo cada debatedor cerca de dez minutos para sua apresentação inicial. É necessária a presença de um moderador que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. respostas e réplica. com cerca de dois minutos para cada questão. água. água • Outros: uma pessoa para ser mediador no debate MESA-REDONDA Evento que reúne de quatro a oito pessoas que. flyer. A primeira modalidade permite a intervenção da platéia e a segunda restringe a participação aos apresentadores. nunca tréplica. sentadas em semicírculo. Após cada exposição. etc • Outros: uma pessoa para ser mediador dos trabalhos PAINEL Caracteriza-se por um quadro de apresentações. materiais de apoio. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. materiais de apoio. O painel é dividido em duas partes: • Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente. banner • Asscom: divulgação.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. cartaz. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial.

GUIA DE EVENTOS . capacitando-os para o exercício das atividades relacionadas ao assunto proposto. que deve ser sensibilizada e motivada. banner • Asscom: divulgação. água. caracterizado pela apresentação de um tema específico. que definirá as regras de apresentação de cada grupo. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma da atividade • Criação: folder. sempre numerosa. etc • Outros: uma pessoa para servir de moderador dos trabalhos. O evento também deve ser coordenado por um moderador. materiais de apoio. treinamento ou reciclagem dos participantes. cartaz. etc • Outros: uma pessoa para ser moderador dos trabalhos. duas pessoas para a coleta e encaminhamento das perguntas feitas pelo público.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas • Segunda Parte: são seguidas as mesmas regras da mesaredonda. nas quais os painelistas debatem entre si e respondem às perguntas da platéia. materiais de apoio. flyer. Por serem permitidas perguntas e debates. fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial. com a presença de grandes audiências. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. CURSO Evento educativo. Materiais/Atividades: • Local: reserva e confirmação • Cronograma das atividades • Criação: folder. flyer. decoração • Infra-estrutura básica: recepção. constituída de autoridades ou especialistas. e que tem como objetivo o conhecimento. Seu objetivo é o de conseguir a efetiva participação da platéia. cartaz. banner • Asscom: divulgação. água. FÓRUM Este evento caracteriza-se pela troca de informações e debate de idéias. o número de participantes não deve ultrapassar de 50 pessoas. que devem ser feitas por escrito e identificáveis. Os temas são expostos por orador indicado pelos grupos participantes e apresentados à mesa de trabalhos. A 12 . fotografia e filmagem • Núcleo de Eventos: cerimonial.

cartaz.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas duração de um curso depende de vários fatores.GUIA DE EVENTOS . água. flyer. etc A seguir. fotografia e filmagem • Infra-estrutura básica: recepção. • Local: reserva e confirmação • Cronograma de atividades • Criação: folder. veja como confeccionar uma Lista de Conferência Completa (Checklist) 13 . variando entre mínimo de oito horas e o máximo de 12 meses. banner • Asscom: divulgação.

iluminação. cargo. bandeiras (quais e estado de conservação). painel decorativo. linhas e aparelhos telefônicos. por telefone. segurança contra incêndio. telão. 1) Definição do Público de Interesse 2) Objetivo do Evento Data / Hora: ( a data e o horário do evento sempre são definidos segundo a agenda de quem for o responsável direto pelo evento). material de secretaria. cabine de tradução. acústica. cor. entulhos. sistema de tradução simultânea.GUIA DE EVENTOS . • Autorização para utilização do espaço: nome. livro de presença. mesa de som. impressora. • Aspectos internos: capacidade do auditório. iluminação. 5) Materiais possíveis de serem utilizados: Retroprojetor. aparelho de fax. corda divisória de ambiente. 3) Providências: • Solicitação do Espaço por ofício ou contrato. decoração com flores. estado de conservação. tamanho do palco. • Confirmação da reserva: data. gravador e fitas para gravação. telefone. fita de inauguração. painel para fotos. fachada aberta ou fechada. sistema de gravação. obras. segue abaixo os ítens mais importantes para a realização de um evento. fileiras. púlpito fixo ou móvel. Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento). altura.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas CHECKLIST A confecção de um checklist irá ajudar com mais precisão nas providências do evento. por documento. microcomputador. saída de emergência. televisão. • Distribuição dos assentos: modelo. 14 . videocassete. tipo de assento no auditório. tela para projeção. suporte para bandeiras. microfone. tamanho. Dessa forma. tipo da mesa principal. máquina copiadora. 4) Detalhamento do local • Localização exata: endereço e acesso (mapa se for o caso) • Aspectos externos: limpeza. • Esboçar o local destinado: Palco (degraus de acesso. quantidade.

13) Serviço Café. participantes ativos – palestrantes. distribuição de cartazes. bandejas. material de serviço (copos. pessoal de serviço (garçom. servidores e familiares). correio. pronuncia-mentos. cartazes. 7) Abertura Oficial Presidente da mesa. Receptivo de Apoio. responsável (nome. confirmação de presenças (listagem de confirmação. 14) Assessoria de Comunicação Social: Preparação de press-release e briefing sobre o evento. divulgação do programa e material ilustrativo/promocional. Convocação de equipe envolvida. faixa. fechamento do checklist. cobertura de imagens. convidados especiais. flyer. relação de convidados (autoridades obrigatórias. convocação ou convite. telefone e data da entrega).Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas 6) Dimensionamento Participantes internos e externos (convidados). divulgação por matérias jornalísticas. pessoal do serviço de som (microfones. coffee break. convidados. 12) Comunicação aos órgãos internos envolvidos: autoridades internas. Responsável (nome e telefone). endereço. Comissão de Recepções para Autoridades. divulgação para a comunidade interna. pessoal).GUIA DE EVENTOS . banners. etc). 9) Criação: Confecção de materiais impressos – folder. livro de assinatura. marcação de reunião das equipes. responsável (nome. gravação). crachás. copeiras. entrevistas e coletiva com a imprensa. certificados de participação. impressão gráfica. endereço. 11) Comunicação do Evento: Fotógrafo. sinalização. listagem de encaminhamento (malote. 8) Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos. etc). 15 . telefones). homenageados – confirmação pessoal). confecção. 10) Convites Escolha do modelo e elaboração do texto.

plenário.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas 15) Decoração: Local do evento (auditório. jornalista. eletricista. 17) Relação de pessoal que pode ser necessário: Recepcionista. banners. livro de assinaturas e nominatas). pauta do evento – roteiro da solenidade. mesa diretora dos trabalhos. tradutor/intérprete. dispositivo das bandeiras. prismas em acrílico. crachás. coordenador ou gestor terão 15 dias – a contar da data de realização do evento . enfermeiro. com o tempo hábil para que o evento ocorra na mais perfeita ordem. relação de autoridades confirmadas. operador de áudio visual. digitador. motorista. ata da sessão.GUIA DE EVENTOS . coordenador ou gestor terão 30 dias de antecedência – a contar da data do evento . coordenação (roteiros de desenvolvimentos. composição da mesa de honra. mapa de assentos no Plenário. mestre-decerimônias.para comunicar à Assessoria de Comunicação & Marketing a realização do evento. 2) O professor. digitador. relação completa dos convidados. operador de filmagem. que têm o objetivo de facilitar a realização dos mesmos. cartões de mesa. cartões de marcação de assentos. médico. principalmente. quando houver a necessidade de criação. 16) Cerimonial Comissão de recepções. fotógrafo. office boy. encanador. o responsável deverá preencher o formulário próprio no Núcleo de Eventos. material de apoio. mesa de receptivo. Nestes formulários constam as solicitações comuns de um evento 16 . mestre-de-cerimônias. REGRAS PARA OS EVENTOS DA FEPESMIG Para a realização dos eventos universitários das é preciso seguir algumas regras. segurança e serviçais encarregados de limpeza em geral. flores. 3) Ao comunicar à Assessoria de Comunicação a realização de um evento. maître/garçom. secretária.para comunicar à Assessoria de Comunicação & Marketing a realização do evento. preocupando-se. São elas: 1) O professor. operador de som/luz. divulgação e realização. faixas internas. quando tratar-se apenas de divulgação e realização. etc). reunião para definição de funções. painéis. fornecimento de materiais. manobrista. sala.

Pedidos que fujam do padrão devem ser encaminhados via ofício à Assessoria de Comunicação. 17 . REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS MEIRELLES. Cabe ao professor. IMPORTANTE: a Assessoria de Comunicação Social. o simples envio do ofício não caracteriza que o pedido será atendido. Editora Universidade de Brasília: Brasília. 1999.GUIA DE EVENTOS . bem como o Núcleo de Eventos não possuiem verba específica para a realização de eventos e não tem autonomia para a captação de recursos para esse fim. Tudo sobre eventos. Cerimonial Universitário.Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas universitário. Gilda Fleury. Ana. VELLOSO. 1999. coordenador ou gestor apresentar a verba disponível para a realização do evento. No entanto. Editora STS: São Paulo.

br .edu.GUIA DE EVENTOS UNIVERSITÁRIOS FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA DO SUL DE MINAS FEPESMIG Assessoria de Comunicação Social Núcleo de Eventos Contatos Geral: (35) 3221 5548 eventos@unis.br comunicacao@unis.edu.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful