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Fundamentos de administracin

Unidad 2. Proceso administrativo


2.1. Planeacin 2.1.3. Elementos de la planeacin

La planeacin comprende todo un proceso desde la formulacin de los objetivos hasta el establecimiento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofa

La filosofa de la empresa representa la forma de pensar oficial de la organizacin. Para desarrollarla, se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para sta, que indican hacia dnde se dirige la organizacin, por qu se dirige hacia all y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa vaya en esa determinada direccin. Estos tres elementos son: Los valores. Es decir es la forma de ser de una empresa. La misin. La misin es la razn de ser de la empresa. Se define a la misin en cuanto: describe la actividad o funcin bsica de produccin o servicio que desarrolla la empresa y que la razn de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa.1 La visin. La visin es como se visualiza la empresa a futuro. El trmino visin, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyeccin a futuro de las mismas. La visin contesta a la pregunta qu se desea que sea la empresa en un futuro? Est relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propsitos) y cuantitativas (objetivos).2
Premisas

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.3 Las premisas pueden ser: Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misin. Ejemplo: ausentismo, rotacin de personal, siniestros. Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el desarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 79. Idem. p. 83. 3 Idem. p. 89.
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a) De carcter poltico. Ejemplo: Sistema de gobierno, relaciones internacionales. b) De carcter legal. Pueden ser: 1. Tendencias fiscales: impuestos sobre ciertos artculos o servicios, forma de pago de impuestos. 2. Tendencias en la legislacin: mejoramiento del ambiente. 3. Econmicas: nivel de salarios y precios, ingreso per cpita, producto nacional bruto. c) Sociales: empleo y desempleo, sistemas de salubridad e higiene. d) Tcnicas: rapidez de los avances tecnolgicos, cambios en los sistemas. e) Otros factores: competencia, posicin en el mercado, polticas de operacin.
Propsitos

Los propsitos se definen como: Las aspiraciones cualitativas bsicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconmico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social.4 Caractersticas Son de orden moral, es decir orientan el comportamiento tico de los integrantes. Bsicos o trascendentales. Son fundamento de los dems elementos. Genrico o cualitativo. No se expresan en trminos numricos. Permanente. Son vigentes durante todo el tiempo de vida de la organizacin. Semipermanente. Pueden abarcar un periodo determinado. Su importancia radica en que: Son cimiento de los dems elementos de la planeacin. Orientan sobre el curso de accin moral a seguir para la formulacin de planes. Sirven de identificacin ante el personal y la sociedad con una imagen de responsabilidad socioeconmico. Se consideran la razn de ser del grupo social en el presente y en el futuro. Proporcionan las directrices generales de la empresa definiendo as el xito o fracaso de la empresa.

Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 84.

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OBJETIVOS
La organizacin que no tiene idea de sus alcances y limitaciones, as como hasta dnde quiere llegar, tendr serias dificultades para lograr sus metas. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecern buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. A la larga siempre estar trabajando bajo sentimiento de confusin y fracasos, para evitarlo el administrador de la organizacin debe establecer claramente los objetivos. Al determinar los objetivos, lo que hacemos en realidad es adelantarnos a los resultados que esperamos. Es lgico, pues, que establezcamos nuestros objetivos para conocer qu es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa. Un objetivo es entonces un resultado final, un estado ideal que se pretende alcanzar. El objetivo se define como la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin. Los objetivos exigen ser claros, precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de ayudar a la direccin, entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misin de las organizaciones. Por otro lado los objetivos se pueden definir como los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales, los objetivos organizacionales estn considerados dentro de un concepto jerrquico, es decir, que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos ms altos (objetivos globales), hasta los niveles operativos ms bajos (objetivos departamentales o especficos); hay que considerar que en la organizacin hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y en ocasiones son incompatibles provocando diversos conflictos dentro de la organizacin, dentro del grupo de trabajo e inclusive individuales. La definicin operativa de los objetivos: Un objetivo cuantificado, es una meta. Un objetivo fijado en tiempo, es un programa. Un objetivo fijado en recursos financieros, es un presupuesto. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes, de ah la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven, exhorten al triunfo, definan realmente la misin y propsitos de una organizacin.

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Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.5
Estrategias

Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.6 Son cursos de accin general, porque se establecen a nivel estratgico, indican el camino a seguir sin detallar el empleo de recursos, ya que esto se har en otras etapas (programas, presupuestos y procedimientos). Etapas: 1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas que permitan lograr los objetivos. 2. Evaluacin. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes tcnicas e identificando las ventajas y desventajas de cada alternativa.
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 94. Idem. p. 96.

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3. Seleccin de alternativas. Se busca identificar las alternativas ms factibles y con mayores ventajas, que permitan logran con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la organizacin. Sin las estrategias podran no lograrse los objetivos organizacionales, son lineamientos generales que guan la accin de la empresa, facilitan la toma de decisiones, da alternativas para el caso de que falle la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solucin de problemas. Se caracterizan porque: Se establecen en los niveles jerrquicos altos. Son especficas para cada rea clave. Vara su utilidad de acuerdo a la dinmica del medio. Su vigencia depende de los objetivos, una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias. Se avienen al concepto tradicional militar.
Polticas

Las polticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.7 Son criterios que guan hacia la correcta accin y decisin del personal en sus actividades. Las polticas son flexibles y su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista es decir que su interpretacin sea uniforme. Las polticas se clasifican de acuerdo al nivel jerrquico en que se formulan: estratgicas o generales (se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada), tcticas o departamentales (son especficas de cada departamento) y operativas o especficas (se aplican en las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento).

Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 101.

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Por su origen pueden ser: Externas, (se originan por factores externos: competencia, gobierno, sindicatos). Consultadas, (cuando se dan en actos espordicos). Formuladas, (emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin, del personal en sus actividades. Implcitas, (lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre).

Su importancia radica en que: Facilitan la delegacin de autoridad. Estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Minimizan las consultas innecesarias. Otorgan libertad a la toma de decisiones. Contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal como deben actuar en sus operaciones. Facilitan la induccin del nuevo personal.

Regla

Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento que deber seguir o evitar en situaciones especficas el personal de una empresa.8 Las reglas son estrictas y las polticas flexibles.

Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 101.

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PROGRAMAS

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.9 Procedimiento: 10 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. 3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe realizarse antes de otra, qu actividades se dan simultneamente y, por ltimo qu actividades deben efectuarse posteriormente. 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios. La grfica mas empleada es la grfica de Gantt. Su uso e interpretacin estar de acuerdo al criterio utilizado, profundidad y con el tipo de actividad a que se refiera. Un programa establece la ejecucin completa de las actividades. Las tcnicas que se pueden usar varan, pudiendo ser: El mtodo PERT (Program Evaluation Review Technique) El mtodo de ruta crtica CPM (Critical Path Method)

Se clasifican en: Tcticos. Se establecen para un rea de actividad. Operativos. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un rea de actividad.
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Idem. p.104. Idem. p.105.

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Su importancia radica en: Suministran la informacin e indican el estado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos.11 Para elaborarlos es necesario: Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo. Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa. Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados. Evitar que los programas se contrapongan entre s. Deben hacerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin. Debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; asimismo, debe considerar las consecuencias que operarn en el futuro.

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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 109.

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Presupuesto

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especfico, que determina por anticipado, en trminos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la empresa, para un periodo especfico.12 Caractersticas:13 Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. Es un plan expresado en trminos cuantitativos. En general porque se establece para toda la empresa. Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas en que est dividida la organizacin. Es diseado para un periodo determinado. Clasificacin: En relacin con el nivel jerrquico para el que se determinen, pueden ser: 1. Estratgicos o corporativos. Determina la asignacin de recursos para toda la empresa. 2. Tcticos o departamentales. Elaborado para cada una de las reas de actividad de la empresa. 3. Operativos. Son para cada seccin de los departamentos.

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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 110. Idem. p. 110.

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De acuerdo con forma en que se calculen: 1. Fijos o rgidos. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operacin. 2. Flexibles. Se hacen clculos a distintos niveles de operacin, permitiendo conocer los resultados en diversas situaciones. 3. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa, para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores beneficios. Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral, el cual debe incluir: 1. Presupuestos de operacin: Ventas, produccin, compras, mano de obra, gastos diversos. 2. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos (maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento). 3. Presupuesto financiero: balance, estados de resultados, de origen y de aplicacin de recursos, de flujo de caja. Su importancia radica en que permite medir el desempeo de las unidades organizativas, es un medio de control, permite comprender claramente las metas organizativas, presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las actividades, reduce costos evitando compras innecesarias.
Procedimientos

Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de esto se encargan los mtodos, mismos que van implcitos en el procedimiento. Un mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida.14 Por su especificidad y detalle, su establecimiento bsicamente corresponde al nivel operativo.
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 113. Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 114

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Su importancia radica en que: Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y especializacin. Delimitan responsabilidades; evitan duplicidades. Determinan cmo deben ejecutarse las actividades y tambin cundo y quin debe realizarlas. Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. 15
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 114

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